工作效率指單位時間內(nèi)完成的工作量，理想狀態(tài)是對有限資源實現(xiàn)最佳分配［1］。工作效率高，就能在合理的限度內(nèi)，花最少的人、財、物力去辦最多的事、創(chuàng)造最大的價值。很多科技期刊編輯部人員編制緊張，編輯多身兼數(shù)職，常身陷“茫盲忙”的狀態(tài);尤其是月刊、半月刊、旬刊等出版周期較短的科技期刊編輯，若不會合理安排時間，則易長期處于超負荷工作狀態(tài)，除難以保證期刊質(zhì)量、無法做編輯學方面研究外，還可能導致編輯自身亞健康，引發(fā)多種職業(yè)?。?-3］。因此，運用科學的理念與方法提高科技期刊編輯的工作效率，對縮短期刊出版時滯、提高期刊質(zhì)量、促進編輯個人職業(yè)發(fā)展與身心健康、提高生活質(zhì)量等，均具有重要意義。筆者在近10年的編輯工作中，總結(jié)出5種提升科技期刊編輯工作效率的方法，現(xiàn)論述如下。
1.找到并強化編輯工作的內(nèi)部動力，學會雙向調(diào)節(jié)壓力
1．1啟動編輯工作的內(nèi)部動力工作動力是推動工作、事業(yè)前進的力量，是工作的能源，包括內(nèi)部動力(內(nèi)因)和外部動力(外因)2個方面，其中，內(nèi)部動力由個人的自身素質(zhì)決定，是提高工作效率的基礎(chǔ)［4］?？萍计诳庉媽庉嫻ぷ靼l(fā)自內(nèi)心的喜愛及自身的責任感、事業(yè)心，是最關(guān)鍵的工作內(nèi)部動力。筆者2016年對高校科技期刊青年編輯職業(yè)發(fā)展狀況的調(diào)查結(jié)果表明，大多數(shù)青年編輯入行是出于志趣愛好、且責任感和忠誠度很高，也能從工作中得到社會認同、價值感與安全感，這是種好現(xiàn)象［5］。編輯平時還可通過回憶自己入行的“初心”、多關(guān)注科技期刊發(fā)展的新政策與趨勢、跟事業(yè)心強的同行多交流，回顧作者、讀者、審稿人對自己的肯定評價等方式，提升責任感與價值感;翻看自己編校或撰寫過的好文章，提升成就感與自信心;預先想象任務完成后的成效，給予自己期待;玩“找茬”游戲、引進自我競爭與獎勵等，自討“樂”吃，提高工作的趣味性。
1．2適時給自己“加壓”與“減壓”編輯工作細致煩瑣，按部就班做久了難免會感覺枯燥乏味、效率低下。這時要給自己巧施壓力，把壓力轉(zhuǎn)化為動力。如給自己布置具有創(chuàng)新性、挑戰(zhàn)性的任務，制定實事求是、“跳一跳，夠得上”的目標，并設(shè)置最后期限，加強自我督促，發(fā)現(xiàn)有屢犯不改的錯誤可給自己小小的懲戒等。適當?shù)膲毫商岣吖ぷ餍?，但壓力過大卻會阻礙人的潛能發(fā)揮、反而降低工作效率?？蓢L試以下方法減壓:1)先開始再完善。畏難情緒重或因完美主義導致拖延癥的編輯，常會擔心做不好某事而情愿不去做。這時可提醒自己“爛開頭也可能有好結(jié)果，不開頭肯定不會有結(jié)果”，讓自己先開始做15min，在做的過程中再不斷調(diào)整策略。隨著不斷投入，往往會發(fā)現(xiàn)事情不如自己預設(shè)的那么難。2)開啟“角色扮演”模式。想象自己是演員，在進行角色扮演，全力以赴后就算結(jié)果不好，也是因為角色有難度，讓角色來替自己承擔一部分壓力。這對一些天性靦腆的編輯，在進行與人打交道的工作時非常實用。3)預留彈性時間。編輯看稿時，常會被來訪、電話咨詢、臨時任務等事件打斷，不能按計劃完成工作;因此，將工作時間分為核心時間和彈性時間2部分，不要排滿，可避免因經(jīng)常完不成計劃而產(chǎn)生的壓力。筆者常運用一種“三長兩短”總結(jié)法來給自己適當?shù)膭恿εc壓力。即在每日工作總結(jié)中記下3點自己做得好的地方，肯定自己，并列出可運用的幾個類似場景;同時記下2點不足，分析下次如何改進。
2.樹立正確的時間管理理念，善用時間、知識管理軟件
2．1學習時間管理理論，運用有效的時間管理策略認知心理學認為，人的信息加工或信息處理系統(tǒng)容量有限，這種限度使人們必須把有限的資源有控制地分配到不同的活動或同一活動的不同方面去［6-7］。四象限工作法、GTD工作法即很好地利用了這一點。四象限工作法由著名管理學家史蒂芬·科維提出，它把工作按重要、緊急2個維度，劃分為4個象限:緊急重要、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要［8］。處理順序依次為:緊急重要＞重要不緊急＞緊急不重要＞不緊急不重要。GTD工作法全稱為Gettingthingsdone，意為“把事情做完”，是由效率管理專家戴維·艾倫開創(chuàng)的一套完整個人時間管理系統(tǒng)，是目前被證實最有效的提效方法。GTD核心理念為:必須記錄下來要做的事，整理安排并使自己一一執(zhí)行。所包含的5個核心流程分別是收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行［9］。
2．2善用個人時間與知識管理工具工欲善其事，必先利其器。個人時間管理工具近年來受到廣大知識工作者的普遍關(guān)注［10］。筆者篩選出一些口碑較好的工具進行學習和應用探索，切實體會到確能極大地提升工作效率，重點推薦以下3個。滴答清單:一款幫助記錄工作、任務，規(guī)劃時間的應用，為待辦事項(Todo)清單管理神器TickTick的中國服務器版本。有計劃、日程、日歷、備忘、番茄、便簽、筆記、鬧鐘等多種功能，可幫助制訂工作計劃、設(shè)置會議提醒、安排行程規(guī)劃、記錄備忘事項等。時間管理的常用功能非常齊全，適合常需處理繁雜事務的編輯使用。幕布:一款清單式的筆記工具，通過大綱來組織內(nèi)容，可用更清晰的結(jié)構(gòu)來記錄筆記、管理任務、制定工作計劃、進行頭腦風暴，并可通過微信、QQ、微博鏈接，將文檔分享給他人。與思維導圖一鍵轉(zhuǎn)換的功能很實用，特有的加標簽功能可標示任務執(zhí)行信息。筆者在將大項目分解成行動時經(jīng)常使用。番茄todo:番茄鐘(指把任務分解成30min，工作25min后休息5min;連續(xù)收獲4個“番茄”后，能休息15～30min)+待辦列表的組合。能開啟學霸模式、定時鎖機，提供詳細的歷史記錄及數(shù)據(jù)分析，給予成就感的同時能分析高效時刻。尤其適合患有“拖延癥”的編輯使用。結(jié)合上述四象限工作法、GTD工作法和時間管理工具，筆者執(zhí)行工作任務的流程如下:1)收集。把一切事務從大腦中導出，寫在我的工作筆記本的“收集箱”中。2)整理。決定是執(zhí)行、推遲、委托還是刪除。重要緊急的，排程后執(zhí)行;重要不緊急的，盡快做，以免轉(zhuǎn)化為重要緊急的;緊急不重要的，想辦法委托他人或借助工具;相對不重要不緊急的就推遲;完全不重要不緊急的，直接刪除。3)排程。決定要做的事情，寫下想要達到的效果，安排下一步行動。2min內(nèi)可以完成的事情，立即執(zhí)行。復雜的項目，先用幕布軟件做子主題、多層次的行動清單，分解成一個個可執(zhí)行的行動;再將行動以“我+時間+動詞+關(guān)鍵人+事情”(如“我明天打電話給王教授約稿”)的形式記錄在滴答清單中。將滴答清單中的行動按“日歷事件”“情境清單事件”分類?！叭諝v”中放截止到某刻或某天必須完成的事，前者如出差、出席會議等，后者如出刊、提交材料等，設(shè)置到時或提前提醒，“日歷”事件最好只占所有事件的20%。“情境清單”中放沒有具體截止時間但也越早完成越好的事情，譬如回復作者郵件、給作者寄版面費發(fā)票等，并按“手機”“電腦”“辦公室”“校內(nèi)”“在家”“外出”等情境分類。定期系統(tǒng)地加以整理和查看。4)執(zhí)行。每天上班后從滴答清單中選出3件重要的事情，在番茄鐘的陪伴下完成它們。完成日歷上的事情后，再根據(jù)所處情境完成相對應的情境清單事件。
3.優(yōu)化、規(guī)范化工作流程
3．1優(yōu)化工作流程，把握不同階段的工作重點合理地組織編輯、出版過程，壓縮文稿在審稿、編輯、排版、校對、印刷各出版環(huán)節(jié)的停留時間，保證文稿各道加工工序的連續(xù)性，是縮短期刊出版時滯的重要方法之一［11］。包括事先與作者、審稿人約定交稿時間，并在適當?shù)臅r機提醒;初審時對刊用希望很大的文章進行粗加工，如調(diào)整文章結(jié)構(gòu)與表格格式、刪除冗余、修改明顯文字語法錯誤等;提修改意見時除反饋審稿專家的修改意見外，讓作者補充作者簡介、基金項目名稱、參考文獻信息等;前置排版流程，送終審的同時安排當期稿件的排版甚至校對工作(為防止個別論文終審被斃，每期稿件適當多準備幾篇);熟悉排版軟件的使用技巧，在校對時能進行簡單改動，不必非得等印刷廠來改;與印刷企業(yè)互相協(xié)作，制訂科學規(guī)范的工時定額標準等。在不同的工作環(huán)節(jié)明確工作重點，有的放矢，能使繁雜的編輯工作變得快捷有序。譬如，在編輯稿件時要全面把握文章內(nèi)容、架構(gòu)與格式、圖表、數(shù)據(jù)與公式、文字錯誤、編輯規(guī)范等;一校時要重點核紅，并進一步核對文章標題排序、圖表排序、圖注及重點數(shù)據(jù);二校時要重點核紅;通讀時要注意頁眉排版、數(shù)字分行、圖表重復、背題等排版時易出現(xiàn)的錯誤［12］。
3．2巧用模板、清單，使編校流程規(guī)范化在編輯工作的主要節(jié)點中，使用各種標準化模板，可大大減少編輯的重復性勞動，提高工作效率［13］。如本刊網(wǎng)站主頁的投稿須知，就對稿件的總體要求、標題、作者簡介、單位署名、中英文摘要、關(guān)鍵詞、前言、正文結(jié)構(gòu)、圖表與公式、統(tǒng)計符號、量與單位、參考文獻著錄等都做了詳細論述，提供的稿件模板(Word文檔)以批注形式將作者易出錯處一一加以說明，在約稿時將投稿須知與論文模板、稿件處理流程圖都附上。在退修這一環(huán)節(jié)，可歸納總結(jié)稿件中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，將修改意見模板化，以備今后送修類似文章時直接套用或簡單修改后使用;制作易出錯圖、表的正確模板發(fā)給作者參考，可降低圖的橫縱坐標標目、圖注、表格編排的出錯率;送修時還可附上已刊出的相似論文作為示例。修改意見文末可附上一段文字，如“感謝您賜稿本刊。為提高效率、讓您的論文盡快刊登，請?zhí)貏e注意文中批注，按要求在編輯發(fā)給您的這份文檔中逐條修改、補充，修改之處另色標出”等，可有效減少返修次數(shù)。校對時可針對易產(chǎn)生疏漏和錯誤的分散“點”，如首頁的頁眉頁腳、著者信息和摘要，文章中部的標題架構(gòu)、正文和圖表，文末的致謝和參考文獻部分等，擬成量化的校對分項清單，逐項對照進行校對［14］;還可將正確改法總結(jié)成“常見謬誤糾正清單”，供校對時查詢。向作者強調(diào)“為使您的科研成果以最佳面貌與讀者見面，請務必仔細校對”;發(fā)送繳費通知時附上開版面費發(fā)票所需資料模板，標紅強調(diào)“單位稅號務必準確，若有誤會導致您無法報銷”“地址務必詳細，否則您可能收不到發(fā)票與樣刊”等。此外，本刊編輯部還針對作者電話和郵件中出現(xiàn)的常見問題制作了回復模板，上傳到網(wǎng)站的“編讀往來”專題模塊。如此一來，各類咨詢電話和函件明顯減少，一定程度上減輕了編輯工作量，提高了工作效率。
4.系統(tǒng)管理電腦重要資料
現(xiàn)代編輯工作幾乎處處離不開電腦，“管理好電腦才能管理好人腦”的說法有一定道理，很難想象電腦文件混亂無章的編輯會思路清晰、工作高效。
4．1建立科學、合理的文件分類及命名體系很多編輯出于便捷考慮，往往順手把文件存放在電腦桌面上，時間一長難免雜亂，常發(fā)生找不到資料、花費大量時間才能找到或是找到錯誤版本的情況，浪費時間不說，還影響情緒。建立個性化的電腦文件分類命名系統(tǒng)，并養(yǎng)成及時整理的好習慣，可大大減少用于“苦苦尋覓”的時間，長期堅持可明顯提升工作效率［10］。文件分類應力求簡單方便、符合個人需求與習慣。分類不宜超過3層，即文件夾—子文件夾—孫文件夾。筆者文件第1層分別命名為“收集箱”“辦理中”“編輯工作”“編務工作”“資料庫”“軟件”“個人”。“收集箱”用于存放新收到的非常規(guī)任務及信息，著手執(zhí)行后立即轉(zhuǎn)移到“辦理中”文件夾，形成一個工作流;“編輯工作”文件夾下面(第2層)按稿件處理流程分為“約組稿”“審稿”“退修”“編?！薄敖K審”“印刷”“發(fā)行”“反饋”等;“編務工作”文件夾下面(第2層)再根據(jù)所涉及部門如財務、校辦、人事、出版局等來分類;“資料庫”文件夾下(第2層)再設(shè)置檔案、學習資料、調(diào)研材料、編委會及編輯部成員資料、通訊錄等。“軟件”“個人”文件夾下面也都會有相應的再分類。編輯根據(jù)自己的工作習慣和文件類型確定合適的文件命名規(guī)則，可有效避免版本過多產(chǎn)生混淆的情況。1)可按“稿號—作者—題名—出版進程—日期”格式命名稿件，譬如從“18P552—李然—印度黃檀化學成分分離及結(jié)構(gòu)鑒定—作者修改2—20190112”，就能清晰看出，這是作者李然2019年1月12日發(fā)過來的第2次修改稿。2)對于在某一環(huán)節(jié)“表現(xiàn)搶眼”的稿件，還可在按上述方法命名的基礎(chǔ)上，在日期后再加“()”，在括號內(nèi)用文字描述其特色信息，如編輯案例稿件名稱中的“(典型可錄用文章)”“(作者初學寫作，問題很多)”“(編輯進行大的結(jié)構(gòu)調(diào)整)”“(15個圖10個表，需要精簡)”、特色評審意見稿件名稱中的“(典型退稿意見)”“(可做審稿意見范文)”“(初審與復審意見對比)”“(有爭議稿件，共4份審稿意見)”等。一看文件名稱便一目了然，方便編輯將稿件加入“學習資料庫”后查看學習或調(diào)用。3)新收到的工作任務，以“截止日期－事件－想要結(jié)果”命名后放在“收集箱”文件夾里。4)按特定的命名規(guī)律儲存重點聯(lián)系過的作者、審稿專家信息。例如，“18P101張三(中大生化)√※”表示稿號18P101文章的作者是中山大學的張三，研究方向為生化，已交版面費、并提供了開發(fā)票的詳細信息;“李四(北中醫(yī)中藥)#*”表示北京中醫(yī)藥大學中藥學專業(yè)的專家李四，已提供身份證號、銀行賬號供審稿費發(fā)放等。
4．2做好郵件管理采用郵件管理軟件，協(xié)助編輯及時、有重點地處理郵箱中繁雜的各類函件。譬如筆者采用Foxmail軟件，用“標為未讀”功能標出當天來不及看的郵件，避免次日遺漏;用“星標置頂”功能標出重要郵件;用“標簽”功能實現(xiàn)分類管理;點擊“更多操作”項下的“設(shè)置提醒”設(shè)置待辦事項提醒，“添加備注”標出郵件的補充信息等。在一封封函件被標記的過程中，編輯可以緩解緊張的狀態(tài)，獲得成就感。
4．3重視學習資料庫的建設(shè)與管理知識內(nèi)化后可顯著提升個人工作能力，而現(xiàn)代科技期刊編輯所要學習的知識包羅萬象，因此一個系統(tǒng)化的知識管理體系的建立特別重要。筆者從入職起就開始建立學習資料庫，現(xiàn)在包括編輯業(yè)務、醫(yī)藥專業(yè)、英文知識、電腦技巧、工作日記5大方面，其中“編輯業(yè)務”中的工作典型案例(評審意見、編輯案例等)、上級政策、編校標準、審讀報告、文獻庫、他山之石，“醫(yī)藥專業(yè)”中的最新動態(tài)、“電腦知識”中的常見問題解決方法都是我特別關(guān)注與經(jīng)常迭代的。工作日記是我近幾年新增的，每份工作日記分時間、內(nèi)容、反思3個板塊。時間板塊包括每日計劃、時間使用統(tǒng)計與分析;內(nèi)容板塊為知識提煉、易錯清單;反思板塊為工作感受與難點回顧，除記錄工作中的喜怒哀樂以抒發(fā)心情、緩解工作壓力，還回顧當日遇到的難題、思考過程、解決方法及效果、改進措施，以鍛煉思維、促進工作能力的提升。
5.提高常用軟件及網(wǎng)絡搜索的使用效率
5．1提高電腦、手機常用軟件的使用效率掌握Word軟件的常用功能提高速度，比如多用格式刷、設(shè)置快捷鍵(上標、下標)等;利用“審閱”選項卡下“比較”功能組的“比較”功能，依次選擇原文檔和修訂的文檔，可精確比較原稿與修改稿的異同(在WPS中選擇視圖—并排比較—同步滾動或重設(shè)位置亦可實現(xiàn)此功能);“審閱”選項卡下“拼寫和語法”“翻譯”功能對編校英文很實用;“視圖”選項卡下“大綱視圖”“文檔結(jié)構(gòu)圖”用于察看各級標題排序特別方便。使用Excel表格做任務匯總表，每行為一個任務，將每列標題分別設(shè)置為“完成日期”“地點”“人物”“事件”“目標”“重/難點”“重要緊急程度”“進度”等，可根據(jù)當下所關(guān)注因素的不同(譬如是完成日期、重要緊急程度還是進度等)，采用關(guān)注因素列的升序降序功能實現(xiàn)多項任務的重新排序;使用黑馬校對軟件，識別常見的錯誤;使用功能強大的本地搜索軟件，如Everything;用華為手機備忘錄的語音速記功能，可將語音自動識別成文字保存，正確率很高，適用于外出不方便打字時記錄靈感。
5．2利用網(wǎng)絡資源，增強信息檢索能力如利用知網(wǎng)學術(shù)不端檢測系統(tǒng)檢測，在數(shù)據(jù)庫中將稿件與已發(fā)表文章進行對比，通過稿件的關(guān)鍵詞、標題、參考文獻等信息查驗結(jié)果，綜合評判文章的創(chuàng)新性［15］;勤用百度、知乎、Wikipedia、Google等綜合性的網(wǎng)站，細分行業(yè)的垂直網(wǎng)站、App、公眾號如醫(yī)學領(lǐng)域的丁香醫(yī)生”“小木蟲”等搜索資源。
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作者：劉曉涵 廣東藥科大學期刊編輯部
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