摘要:
催審是科技期刊編輯的日常工作之一。如何優化各環節的催審形式，充分發揮編委及審稿專家的作用，保障期刊審稿工作高效率完成，對于期刊自身發展至關重要，也是關系編輯隊伍建設的重要課題。通過近一年的摸索實踐，該文剖析期刊審稿流程中編委和外審過期形式的不同特點，對癥下藥，對常規的系統郵件、通信軟件的催審形式進行再思考，提出審稿提速的優化策略。
期刊論文的審稿速度快慢關系到科研工作者成果發表的是否及時，也是衡量編輯工作效率的重要指標，影響著期刊自身的形象，因此是每個編輯部應該重視的課題。隨著中國科研管理體系的完善和科研成果數量的飆升，科技期刊特別是一些的期刊的收稿量日益增多。加之，編輯部的成員人數和精力有限，稿件審理的過期率也隨之升高。而期刊審稿效率低下不但影響了科研人員成果發表的時效性，也損害了期刊在學界的口碑，不利于樹立自身的良好聲譽。要盡快解決這一問題，迫切需要優化現有的工作方式，針對各個環節特點個性化催審。
通常期刊論文審稿流程由送審、復審、終審幾個環節組成，而其中編委和外審專家在整個流程中占有十分重要的地位。如何根據不同環節選擇效率更高的催審方法，嚴格把控審稿流程中的時間節點，充分發揮編委的主動性，激發專家的審稿熱情，保障審稿正常快速進行值得編輯進一步學習和探討。筆者在近一年的日常期刊稿件催審工作中不斷總結經驗，和編委、審稿專家、編輯部主任進行學習和交流，分析各個流程的特點，比較并改進原有的工作方法。本文基于Scholarone系統的審稿流程，從稿件審理中的2個重要角色：編委和審稿人所審稿件的過期特點出發，深入探討稿件審理提速的優化形式，并對目前通用的催審方式和存在的問題進行審視和改進，以期對同行在期刊審稿流程提速方面提供借鑒。
1.編委審稿過期特點及對應策略
編委是期刊審稿的中堅力量，在稿件的送審和復審中占據重要地位。目前科技期刊的專家審稿流程主要包括“主編―編委―外審”3個環節，編委在這個過程中的重要性不言而喻[3]。作為編委會的主要成員，編委應充分發揮其學術影響力，不僅要保障期刊的學術質量，也要提高送審的速度。編委所審理稿件過期的狀態主要分為2種，在投稿前期送審的過期情況包括：等待選擇審稿人過期和等待指定審稿人過期；在稿件等待最終建議過期時為等待編委給出審稿建議過期的狀態。等待選擇審稿人的情況需要編委選擇2～4名該領域專家，先發邀請信。對這一狀態的過期稿件進行分析，發現過期的稿件普遍具有以下特點：一般編委會選擇4～8名甚至更多的審稿專家進行審稿，而同意率較低，催審后只有少部分的專家會回信。等待指定審稿專家過期的狀態一般出現在編委邀請的專家數與同意審稿數不等時，這時就涉及到稿件給出處理意見所需專家意見的低標準問題和專家未同意審稿過期的時間問題。等待編委給出審稿建議過期15d以內的，一般在催審1～2次后才有回復，超過15d的則需要采用更直接的催審方式聯系專家，比如微信或者電話來問明情況，聯系是否存在郵件未查到、更換郵箱的問題，并且要及時與編輯部主任反映情況，決定是否需要更換編委等。
《自動化學報》編輯部積極與編委溝通聯系，總結出一系列的稿件審理策略。在編委送外審前，應通讀一遍論文后再做處理，做到對內容心中有數；選擇審稿人時，首先要明確審稿人的方向，除了利用審稿系統自動匹配審稿專家外，還可以通過谷歌學術、Mendely、CNKI等網絡數據庫搜索外審專家近期發表的論文判斷其目前的研究方向所審稿件是否一致。此外，應充分考慮審稿人的年齡、學位、職稱情況，盡量選擇具有博士學位或副研職稱的青年學者作為審稿人。這些審稿人正處于科研事業的上升階段，已具備了一定的學術水平，對新知識接受能力強，而且他們有時間和精力對稿件進行深度審讀，因此一般能在較短時間內完成審稿工作。當所選審稿人未同意審稿時，應及時加送外審；稿件久催未回時，編委也需提供協助，以發郵件、電話或微信等形式進行催審，確保稿件的審稿效率。在這個過程中，編委直接催審通常效果更好，但由于日常工作忙，不能及時關注稿件過期狀況，這時就需要編輯多跟編委溝通，及時處理稿件過期問題。
2.外審審稿過期特點及對應策略
審稿過程中外審專家人數最多，且不一定是編委和編輯部的熟人，因此審稿的快慢也難以受控。一般在編委選擇送外審時，審稿系統會根據主題詞自動匹配審稿人選，并且與文章的研究方向進行匹配。通常情況下，外審專家接到邀請審稿的通知后能及時審理，從原創性、學術質量、可讀性、選題價值、參考文獻等幾方面給出定性的審稿評價、建議和結論。外審專家審稿過期的情況為“過期的審稿人回復”這一狀態，并且這一狀態過期的稿件數占總過期稿數量的一半之多。其中一個原因是審稿專家人數較多，一般一篇文章要匹配3～4名專家進行審稿，其次也有可能是專家對該方向并不熟悉或者由于一些原因沒有收到邀請的郵件。對于一些編委熟悉的專家，編委可以直接聯系進行催審，但也有大部分是不熟悉的專家，就要求編輯部從過期時間上進行甄別，按情況處理。對于過期天數在15d以內的專家，可以給編委發郵件，請他協助催審，或者編輯在系統里找到該專家的電話信息，打電話告知。實踐證明，這一部分催審稿件在發送第二封郵件或者打電話之后就會有回應。但也有一些未及時審稿而導致過期時間較長的專家基本不會回應審稿邀請，也不回應不審稿的郵件，這時，編輯可以與編委和編輯部主任溝通，將其權限設置為不活躍的成員，以避免其他稿件再遇到該專家耽誤審稿進度。另外，外審專家大多是本領域研究所或高校的科研工作者，他們既是高水平科研論文的撰寫者，也是科研論文深度評審過程中質量把關的審者。因此，外審專家這個群體對于期刊編輯部拓展其領域內潛在的學術資源至關重要。編輯部應增強主動對接專家的服務意識。定期維護專家數據庫，了解審稿專家現狀，并且要合理控制審稿專家在審的稿件數量，特別是一些和科研項目申請沖突的時間點，要合理安排專家審稿數量，避免過于疲憊而應付審稿；多與專家溝通，建立良好的互動，如參加國內外學術會議、編輯部主辦的學術論壇，通過與科研人員的交流，組建、策劃一些熱點研究的綜述和主題專刊；編輯自身也要了解目前行業動態和對應專家的科研進展情況，提升學術素養，為專家做更品質的服務。
3.通用催審方法的再思考
3.1常規郵件催審中的“非常規”
常規的郵件催審是目前編輯部的主要方法之一，無論是聯系國內還是國外的作者都很方便。一般而言，Scholarone審稿系統會根據未處理稿件的時限，在剩余幾天時自動發送郵件提醒審稿人，而在審稿超期5d以后就需要人為催審。催審對象主要包括主編、編委、審稿人。主編根據論文內容涉及研究方向選擇合適的編委、編委根據具體研究內容和方法送外審，一般送2～4個外審，主編根據每一層級給出的建議，做最終決定。在這個流程中，若超過審稿預定時間，則需以郵件形式給對應層級催審。郵件內容包括稿件ID、當前狀態、稿件信息和處理方法的鏈接。郵件的催審可以預先在審稿系統添加模板，在下次催審時直接應用，模板要注意使用禮貌用語。實踐證明，在郵件催審過程中，除了要注意文章題目、編輯部名稱、角色名稱等基本信息，還應添加已過期時間，讓未做任務更醒目，引起視覺和心理沖擊。此外還應注意審稿專家的常用郵箱信息是否更換，定期更新專家數據庫，跟進專家的動態。另外，在發送郵件的時間上也要注意不能間隔太密，否則會被郵件管理系統認為是垃圾郵件而自動屏蔽，導致不能及時查收后續郵件而造成審稿延誤，編輯在處理過期稿件時要給專家預留處理時間，并且及時關注稿件近期狀態。
3.2軟件平臺“精準”催審的若干工具
短信平臺催審也是目前比較常用的一種催審方式，具有及時性、性的特點。主要是利用第三方的通訊軟件作為交流平臺，以短信的形式用編輯部的座機號發送至對方手機告知目前的稿件狀態。編輯部可以在短信平臺上建立電子專家數據庫，輸入每位專家的手機號信息，定期維護。目前主要的短信平臺有統一通信、樂信、北斗通等。它們都是基于通信運營商的第三方短信服務平臺，廣泛應用于政企事業溝通交流及工作通知。短信催審的特點是方便、直接、快捷，能夠有效地和審稿專家進行溝通，及時處理審稿中出現的問題。但是僅限于通知國內的專家，對于外籍專家來說并不方便，而隨著我國期刊的國際化進程加快，期刊的編委、審稿人分布在全球各個國家，并且涉及時間、隱私和禮貌問題，因此該方式的廣泛應用還有一定局限。對于短信方式來說，定期維護專家數據庫是保障催審運行的關鍵，在日常的系統維護中，及時更新短信平臺信息，可以使溝通更加順暢、高效。近年來，隨著互聯網技術的不斷發展，社交軟件逐漸成為溝通方式的主流，如微信、QQ、釘釘等在工作中被作為相互聯系的重要媒介。其在時效性上優于郵件，對工作地點要求靈活，是一種可移動式的工作形式。社交軟件催審的優點是時效性、互動性強，可以及時有效地對審稿情況進行溝通。但在實際操作過程中，由于審稿專家的語言、國別的差異，很難有一款社交軟件能囊括所有的專家和編委。例如：我國使用微信和QQ交流的頻率比較高，歐美國家Facebook、Twitter占據主流。對于一些國際化的期刊，其審稿人分布在各個國家和地區，使用社交媒體軟件進行溝通存在一定的技術障礙，因此在實踐中利用社交平臺進行催審就需要考慮這些問題。
4.結論
隨著中國對科研重視力度加大及本國科研人員成果指數上升，我國期刊的收稿量不斷增多，在編輯部人員有限的情況下，稿件審理過期現象是普遍存在的。編輯部作為作者和專家之間的橋梁，能做的不僅僅是簡單的在時間頻率上增加催審次數，或者是單一的系統發郵件催審，更要根據實際情況判斷審稿過程特點針對性的催稿。通過多元化的催審形式，利用短信、微信等社交軟件與專家形成良好的溝通和交流，綜合多種溝通渠道，提升審稿效率，是科技期刊工作的發展方向。只有通過編輯積極主動、多渠道的催審，才能保障整個審稿流程的靈活性，保障稿件審理按時進行。
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