摘要:
學術會議是學術交流的重要形式，也為期刊發展提供了理想交流平臺，參加學術會議更是科技期刊編輯提高業務能力的有效途徑。該文從學術會議的特點、會前準備、會中宣傳和組稿以及會后整理和跟蹤等方面探討編輯如何借助學術會議提升科技期刊學術水平和影響力。學術會議是學術交流和探討的動態平臺,科技期刊是學術成果展示的靜態平臺。專業學術會議，是編輯跟蹤學科前沿、結識專家學者、組稿約稿、宣傳展示期刊的好陣地。有準備、有目的地參加學術會議，有助于編輯發現作者和審稿人、擴大讀者群體、提高對稿件的鑒別力，也有利于專欄的約稿組稿，實現期刊的學術水平和影響力的雙提升。本文從學術會議和科技期刊的共通之處，以及編輯參加學術會議的會前準備、會中宣傳和會后跟蹤等角度，為學術期刊編輯高效地完成參會任務提供一些建議和方法。
1.學術會議與科技期刊的異同
學術會議和科技期刊有一定的共性的同時也存在一些差異，兩者共同為促進學術交流、推進科學研究發揮著至關重要的作用。
1.1團體性
學術會議和科技期刊通常都是由一個或多個組織或機構舉辦（主辦單位、承辦單位、協辦單位），以學術交流和成果展示為主要目的和任務的活動，不同的是學術會議以參會為主要交流形式，而科技期刊則以為主要的展示形式。學術會議的參會群體和科技期刊的受眾通常都是某一特定研究領域的專家、學者和學生（可以來自同一單位、同一地區，也可以來自不同單位和地區），都具有很強的團體性和組織性。
1.2專業性
隨著科技的迅猛發展，專業分工日益明確，甚至同一專業各學科領域間也有較大差別，逐步形成了“小同行”。因此學術會議和科技期刊同樣作為成果和交流的平臺，都具有非常明確的主題和相當程度的專業性。不同的是研究機構或組織通過舉辦學術年會或專題研討會等形式，進行集中的信息交流，以集思廣益、啟迪思路，最終達到促進科學技術發展、促進重大課題的突破和完成、攻堅克難等目的[2]；而科技期刊則通過開設專欄/?？男问?，讓一個小領域的研究成果得以聚集，讓這個領域的前沿進展和學術精髓以論文的形式展現出來，充分向讀者透露該領域的著眼點和核心，讓不同學術見解可在一個核心內容的平臺上表達。
1.3交流和傳播方式
學術會議與科技期刊兩者的交流方式存在差異:學術會議為科研人員提供了近距離學術交流與討論的機會和場所，并可以及時獲得反饋；科技期刊則主要通過文字、圖表等方式展現科研人員的學術成果以進行學術交流，很難在及時時間獲得反饋。但是正因為這種展示和交流方式的差異，用于學術會議交流和展示的成果可以是很初步的、甚至是一些想法和質疑，能接收到這些信息的受眾只有參會人員，傳播范圍較窄傳播時間較短；而科技期刊因為需要經過同行評議和編輯出版流程，其成果往往是很成熟的，也具有更高的可信度，傳播范圍更廣、傳播時間更長。但是它們二者又是相互促進的:由于學術會議的參會代表和科技期刊的作者讀者群同屬一個研究領域，通常有較多重合，學術期刊可以通過在期刊版面、官方網站、微信公眾號刊載會議介紹、會議通知及會議新聞的形式傳播會議資訊，對會議具有較好的宣傳作用;一些學術會議還可以通過在學術期刊發表會議主題相關專欄/?？男问降臅h成果。從另一角度來看，期刊可以通過學術會議與作者讀者們面對面交流，接受更多作者讀者的意見和建議，甚至可以利用會議的平臺對擬出版專欄/專刊征稿或評議，與此同時也在這個學科領域打響了期刊的知名度。
1.4定期性和延續性
眾所周知，學術期刊是具有一定出版周期的連續出版物。隨著科學的發展與變革，越來越多的學術機構將其主辦的學術交流活動制度化、規范化、格式化、定期化，這不僅便于同行學者之間的學術交流，也便于會議的主辦方組織和管理。當學術會議也像科技期刊一樣具有一定的延續性的時候，將吸引越來越多的參會代表，會議的主題和形式也將越來越推陳出新。
2.會前準備
2.1確定會議類型
科技期刊相關學科領域會議的舉辦頻率很高,而編輯的時間、精力和財力都很有限，根據不同的會議類型制定不同的參會策略非常重要。例如：以約稿組稿為主的，推薦選擇熱門學科的中小型研討會或青年/前沿論壇，一般參會人數在200人左右；以期刊知名度宣傳為主的，推薦選擇各學會主辦的年會，參會人數規模通常在1000人以上。英文科技期刊則應重點集中在高水平的國際會議上，或者國際合作項目的項目進度報告會。
2.2材料準備
在確定參會后，建議流程化的完成一些參會的前期工作，以便高效地開展會議期間的任務。
1）會訊。在期刊的網站和社交媒體（如官方微博、微信公眾號）會議信息，并傳達期刊編輯也將參會的信息，在幫助會議主辦方擴大影響的同時，也便于有需要咨詢出版信息的參會代表跟編輯面對面地交流。
2）內插頁和宣傳頁。聯系會議的主辦方，在會議手冊中加印內插頁，或者在會議材料袋里面加裝宣傳單頁，這種形式費用不高，制作簡單，且受眾面廣。會議手冊將會分發給每一位參會者，會議期間將反復翻閱，因此內插頁閱讀率高；而宣傳單頁在參會者不感興趣的情況下，可能會直接被丟棄，利用率相對較低，比較適用于規模較小的會議。
3）展位/展臺。在經費允許的情況下，向學術會議主辦方申請專門的展位/展臺，能夠最直觀地、多方位地展示期刊形象。展位/展臺需要人員布置和值守，便于分發和大批量存儲期刊宣傳材料和期刊紀念品，也方便參會代表在會議期間到固定地點和編輯進行面對面的交流，如專欄征稿、稿件審理，稿件進度查詢，投稿咨詢和問卷調查等。
4）寄送與會議主題相關的期刊，或制作虛擬專輯。學術會議一般都有明確的主題，因此，編輯部所印制的會議宣傳資料和所選擇的贈刊一定要緊扣會議主題，加深參會代表對期刊的印象、提高他們對期刊的興趣。如果期刊曾經發表過一系列相關主題的文章，但是分別在不同的卷期上，制作虛擬專輯是一個很好的宣傳途徑，既可以印制紙質虛擬專欄/專刊在會場贈閱，也可以對這些論文進行電子版的二次加工（一般只保留論文的題目、作者信息、重要方法和結論，并盡量圖多文少，提高可讀性，附上全文鏈接）在期刊網站或公眾號中推送，在會場以二維碼的形式分享。
5）與期刊編委互動。查閱會議的日程，如果有本刊編委參會的，建議提前跟他們聯系，通過他們的個人影響力宣傳期刊，增加編輯在會議現場組稿約稿的可能性。具體的做法有提前制作期刊介紹PPT放在編委的會議報告中、制作以該與會編委為召集人的征稿啟事等。有想讓編委在會場引薦的專家學者，也建議和編委提前溝通，對于挖掘品質稿源和拓展編委隊伍都很有益處。
6）查閱參會專家信息，提前制定約稿計劃。通過學術會議的網站和會議日程，了解即將到會做報告的專家的信息，重點查閱與期刊主旨相符的相關的發言專家的學術背景、寫作水平、發表著作情況、被引情況、學術嚴謹性，從而對于該專家的寫稿意向進行初步判斷。尤其關注曾經在本刊發稿或審稿過的高水平專家，建議及時跟蹤相關文章的引用率或下載率，以便在會議上與其溝通，拉近與專家的距離，通過長期的積累就可以獲得穩定的高質量專家庫和作者群。如果要制定專欄約稿計劃，需要從報告人中確定合適人選名單以便與專欄召集人溝通，有計劃地進行約稿。
3.會中宣傳和約稿
在前期準備非常充分的前提下，編輯通過積極參與學術會議的全部過程，努力爭取到品質的稿件或專欄，提升期刊的學術水平；盡力提高期刊的顯示度，擴大期刊的讀者群體；使期刊的媒介作用在學術會議的過程中進一步加強，更大地發揮科技期刊促進學術交流的價值。若在會議活動區有展臺的話，在與會期間隨時都要有專人值守，為來到展位/展臺的與會代表提供期刊樣本、虛擬專輯、宣傳頁和小紀念品，盡可能地向更多相關領域研究人員宣傳期刊。通常一些與會代表會向期刊編輯提出一些期刊現狀和的相關問題，都要及時有效地給予答復。在展位邀請參會代表關注期刊公眾號二維碼，也是擴大期刊影響力的有效途徑。如果能設計有針對性的問卷調查，還能進一步摸清行業從業人員的訴求、期刊的定位和不足之處。另外，充分利用會議分會場、展板區、茶歇區展示期刊也會獲得不少助益。學術會議的主題（特邀）報告往往由本專業領域有建樹的專家來主講，宏觀闡述該領域目前進展情況、未來發展方向和趨勢、需要關注和解決的問題及建議，對編輯在大局層面上把握該學科的發展歷程和近期進展都是十分必要和重要的。很多學術會議還會根據報告的主題涉獵的領域的不同，設立若干分會場，編輯應根據會議手冊中的分會場信息（分會場主題、主持人、報告題目、報告人簡介等）選擇與期刊主題密切相關的分會場參加。參加分會場的主要目的有三：1）發現前沿，了解熱點和焦點，從而實現對選題組稿的把握；2）聆聽發言，預判作者的寫作方向和學術水平，以確定目標約稿人群，在報告結束后即當面肯定其發言的水平并表達約稿意愿，如果能利用一些數據庫分析給約稿對象展示已發表的成果的被引情況以及本刊的優勢，將更利于約稿的成功；3）建立專家人才庫，有利于在以后的工作中精準地選擇審稿專家，從而促進期刊學術質量的提升。如果能與編委或熟知專家在同一個會場,可以及時溝通組稿意向，利用專家的學術號召力組織專欄/轉刊。不少國際會議還會采用小組討論的形式，鼓勵與會代表通過深入交流，不斷激勵創新思維，碰撞智慧火花。編輯應認真聆聽和記錄所聽報告的閃光點和存疑之處，在討論中要不怕班門弄斧，主動出擊參與討論。尤其對于一些跨學科的問題，編輯更要把不同的學科的方法和理論多進行比較和結合，不但可以發現新問題、找到新方法、啟迪新思路，還讓與會代表會對期刊印象深刻，十分有利于開展合作。在信息時代，隨著智能手機的普及，信息處理的時效性越來越強。很多編輯原本在會后要做的工作，在會場就可以及時時間高效完成：如查詢會議上新認識的專家詳細信息、完善和擴充采編系統中審稿人資料等。比起會后撰寫會議報道，及時撰寫會議報道以及專欄的組稿意向和進度，在會議期間就向外更具意義。撰寫圖文并茂的會議報道、為專欄征稿打廣告、推出與會議主題相關的虛擬專輯等，通過期刊官網、微信、微博或者主管和主辦單位的新聞網站推送期刊參加學術會議的消息。很多學術會議還會設置展板區，供一些沒有口頭報告的學者進行成果展示。編輯通過觀看展板往往能發現、培養有潛力的中青年作者。與他們進行深入溝通：一方面向他們宣傳期刊，收集聯系方式，定期發送期刊資訊，鼓勵他們向期刊投稿；另一方面是將他們納為潛在作者，關注其學術研究動向，豐富作者人才庫，當他們產出科研成果時主動約稿。這樣，既為期刊培養忠實讀者，還能培養原創撰稿人。
4.會后整理
會后聯系是個趁熱打鐵的過程，利用好不僅能加深印象、增進感情，還能進一步確定懸而未決的事項。為新認識的專家可以有針對性地推送本刊的文獻，讓其逐漸關注和了解本刊，為以后組稿約稿、邀請審稿、甚至作為編委打下基礎。對在會上給予幫助的編委要及時以郵件、電話或者短信等形式致謝，為今后進一步合作打下基礎；由編委出面組稿的專欄，要及時和編委確定稿件數量、主題、作者和交稿時間，發送正式的約稿函，定期追蹤約稿論文的撰寫進度。對于在學術會議現場已經口頭同意撰稿的作者，可以郵件發送正式約稿函并附上期刊的稿件要求以及近期的論文模板，明確稿件的撰寫要求和質量，并商量交稿日期。對于在會上見到的已經在本刊發文的作者，會后可以郵件提醒作者文章發表后的情況（被引情況、下載量、社交媒體的轉發量等），并邀請作者加入學術互動平臺，推送包括該作者文章在內的會議虛擬專輯并建議作者本人分享和轉發，提高作者和期刊的“黏度”。運用科普化并富有趣味性的語言報道會議成果，吸引大眾媒體的眼球，也是提升期刊顯示度的有力手段。
5.結束語
綜上所述，隨著學術交流需求的日益增強，各個學科領域都會召開大量學術會議，學術會議為學者們搭建了一個很好的學術交流平臺，同時成為了編輯提升科技期刊辦刊水平的重要手段?？萍计诳矠閷W術會議的科研成果轉化和提供了重要的平臺，和學術會議一樣，都是學術交流的重要方式之一。為了尋求更多的與該領域學者面對面交流的機會，為了更地把握科研動態以及選題組稿，為了更好地了解作者群和讀者群的需求，參加學術會議已成為了編輯的重要工作內容之一。筆者從學術會議和發展科技期刊兩者的契合點出發，就會前準備、參會宣傳和約稿、會后整理等方面進行論述，探索編輯在學術會議活動中工作的策略和方法，為提升期刊學術水平和影響力提供參考。
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