醫學期刊因其出版周期短、發表文章快、反映世界醫學近期水平與動向,而成為含有65腸~70腸情報量的重要文獻情報源。在醫學圖書館,期刊占館藏量的23/,加之2/3以上的讀者主要借用期刊,因而期刊是醫學圖書館收藏與服務的核心。就期刊與圖書在管理方面比較,圖書經過長期的實?踐,已有整套分類編目制度,而期刊迄今尚無統一完善的整理加工方法。探索期刊的科學管理方法,為讀者提供情報服務,應是醫學圖書情報人員當務之急。本文就期刊的收集、合訂、排架、利用、典藏等方面的管理,談幾點認識。
(一)收集
期刊的收集是根據仕務(含預見任務的發展)的需要、經費的許可、刊物出版的情況考慮決定的。為保持刊物的連續性,一旦確定后就應連續訂下去,切忌訂訂停停,時斷時續。近年來由于文獻量急劇上升,刊種日益繁多,價格亦不斷上漲,各館頗感經費拮據。對此,有人因文獻離散系數越來越高,研究了一個領域的核心期刊,約占載有這一領域文章的期刊總數的10腸,但提供的文章數可高達文章總數的50腸~60腸,其主張只收集本館的核心期刊,以節約經費。另有人主張根據各地圖書館橫向聯合的網絡相繼成立,館際協作正在迅速發展這一喜人形勢對需要外匯、價格昂貴的外文原版期刊按地區統一協商收集。顯然,兩者均是有益的建議,既解決了經費拮據之難,又擴大了信息量,提高了用刊率,避免了收藏、翻譯方面的許多重復勞動。我們認為外文原版期刊及各館非核心期刊,宜由各地區圖書情報報網絡組織該地區各館統一規劃商訂,而各館所需的中文核心期刊,因其利用率高,且與外文原版期刊比較亦屬低格刊物,即使大量重訂亦是合理的。基層圖書室應注意收集各類檢索性、情報性期刊,這些是用刊的工具書,應是必備的。其次國內期刊的增刊,多系另行發行,亦應注意收集.
(二)合訂
期刊合訂的目的,在于系統地完整地長期保存文獻,避免散失,便于管理。合訂前必須借助期刊劃到卡,認真、仔細清理,特別應注意外文期刊中的增刊、刊物索引的正確合訂,并使之成為規定,不得隨意更改。清理完畢后,應由另一人復查.復查無誤后方可送裝訂廠。缺期及卷期不明的刊物應緩訂。任何錯訂、漏訂均會增加日后查找的困難,因此應嚴格把關,保障正確合訂,并能復制。一些圖書館規定現刊展出一年后再下架合訂,以期刊末期展出一年計算需兩年后方可合訂。這樣既易散失,又難管理,加上期刊合訂成冊后方納入館藏量,勢必影響與館藏量有關的一切統計數,實屬弊多利少。黃仲凱等主張及時清理合訂。我們長期實踐證明,及時合訂便于管理、保存,對讀者利用影響亦較小,是值得推薦的方法。期刊送裝訂廠在長達數月的合訂期內,讀者不能用刊,其次裝訂費較高,以我室為例,裝訂費約占年購刊費的14腸。因此,大館多數自購設備、自己裝訂;小館則采用多批少量送廠裝訂,以縮短每批合訂時間;也有改裝訂為用特制的塑料袋、刊盒、刊夾等方法來保存期刊、節省經費。
(三)排架
期刊排架是期刊管理中的一個重要環節。目前采用的排架方法是多種多樣的,據統計有分類、刊名、按號、其它排架等4大類39種ao.我們訪問過十幾個圖書館,亦是館館各異。究其原因,既有期刊管理水平,又有人力、設備、館舍條件等因素。實踐證明,不同的排架方法各有利弊,如按中國法排架,大量綜合性期刊(各地醫藥,各院校學報)難以處理恰當,對系列性刊物(中華系列醫學雜志、國外醫學系列各分冊)亦不便管理;如按刊號分編時,刊號更改后即處于被動狀態,且所作刊號標志遠不及刊名醒目,似屬多余;按刊名字順排架,同一類學科不能集中,則耗費讀者大量查找時間.我們利用期刊刊名固定、連續出版,各科醫生主要閱讀本科刊物的特點,按本院設置業務科室的實際情況,將各科主要用刊集中一處,若系兩科共用刊物(如神經內、外科,肺科與胸外科等)亦集中一處,標明科別,再將綜合性刊物分別按各地醫藥、學報、基礎、其它分類排架存放。這樣可使現刊,過刊排架統一。十余年來,讀者(尤其是進修醫生)反映能一目了然本科訂刊情況,極易查找。較適合醫院圖書室采用。
(四)利用
醫學文獻的“半生期”只有三年,是所有學科中最短者。為了抓緊這短暫的三年,充分發揮期刊文獻的情報作用,已有不少人重視了現刊利用的研究,如延長開館時間(醫務人員有早、中、晚不同斑次,在醫院圖書室延長開放時間是很有意義的);盡早出借現刊;購置復印設備,限量免費或低價提供期刊文獻復制品;加強期刊文獻單元的深度揭示,編制本館期刊文獻的主題、分類、專題等目錄;與他館聯合編制地區性、系統性期刊聯合目錄等等.顯然,及時編制本館現刊檢索工具,確是充分利用現刊的好方法。但一般圖書館因人力不足等原因難以實現.對此我們設想了一個簡易方法:利用復印設備,將剛到館的期刊目錄頁復制若干份,再將目錄逐條剪貼于編有固定期刊代號的目錄卡上,加蓋刻有年卷期頁的活動橡皮章,即可迅速排列成各種目錄供讀者檢索,或輸入電子計算機存貯。若能與各期刊出版部門商議,請他們在印刊時多印若干目錄頁及時寄至需要的圖書館,則既省錢、又能提前編制好目錄,解決了無復印設備館的困難,也增加了期刊出版部門的收入。過刊的利用,在于普及文獻檢索知識與改進檢索工具的編制。目前醫學院校偏重于醫科學生、研究生等學習文獻檢索,而忽視了提高廣大在職醫務人員文獻檢索的能力,據李明調查:在292人中,僅有73人會使用一種或一種以上檢索工具,說明有3/4的中高級科技人員不會使用檢索工具cl0〕.其次,縮短檢索工具編印時間,增加品種亦是重要的。
(五)典藏
典藏中最突出的矛盾是文獻量的急劇增長,使藏書空間、設備、人力處于十分緊張的狀態,而典藏的卻是利用率愈來愈低的大量過刊。對此我們建議建立地區性醫學過刊中心,由各館將逾期10年以上的過刊無賞送該中心保存利用.其主要優點是:①過刊中心應按國家文獻庫布局修建在指定位置,使我國文獻庫的建立合理。②新建一館可省去數十乃至數百館的擴建或另建,節約大量人力、物力、財力.③專為保存過刊而設計的過刊中心,無疑較各館保存更,無館館保藏和館館保藏不善之憂。④過刊集中于過刊中心后,藏書必將比任何一館完整、更成體系,便于面向社會服務,可提高過刊利用率。⑤過刊移出后各館藏書量相對穩定,藏書空間、設備、人力亦相對穩定,有利于各館人員定編及計劃工作。⑥多余的過刊可支援新建單位或及時處理等。
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