由子期刊是一種以較固定的名稱和出版形式,連續編號出版的文獻類型,而且隨著現代信息社會的發展,其種類和數量也在.不斷增長,目前已成為圖書館藏書體系的重要組成部份。正因為期刊有著許多與圖書不同的特點,因此帶來了管理上一系列的問題。美國國會圖書館雖然是世界上最早實現電腦化管理的圖書館之一,但美國人仍然認為,期刊管理的自動化,乃是圖書館電腦系統中最復雜的系統。我館為了實現中文期刊管理的電腦化,利用“圖書館微型電腦通用管理系統”(Vl.0版本)中的期刊管理模塊,在一套BIM5550微機上建立了擁有3,00。多種中文郵局發行期刊的數據庫,并將電腦設備安裝在報刊部的工作現場,于1987年1月1日起正式投入運行。一年多來,報刊部利用這一系)統,輸入存貯了本館1987年以來的全部館藏期刊數據,共2,700多種,20,000多冊,實現了期刊收集、現刊記到、過期催缺、期刊統計等項工作的電腦化管理,減輕了工作人員的勞動強度,縮短了期刊整理上架的周期,較大地提高了工作效率和科學管理水平,受到大家的熱烈歡迎。通過一年來的使用,我們感到該系統具有如下特點:
一、根據期刊不同的發行方式,設里了多種訂刊操作功能,不僅可以進行訂刊、建立訂購目錄、打印訂刊清單和訂刊統計等項操作,而且可以根據期刊發行方式的變動或停刊,作相應的處理,實用性好。
期刊的種類有很多種,發行方式也不少,該系統將期刊發行方式歸納為:郵局、內部征訂、市內采購、館際交換、原版外刊和影印外刊等方式,設置了相應的訂刊操作,用戶通過相應的操作輸入每種期刊的訂刊數據。當年發行未裝訂入藏的期刊稱為現刊,用戶首先輸入一個擬定刊號后,系統就會在期刊庫查找,如果找不到,系統就會提示用戶進入訂新刊操作,一般要求輸入刊號、刊名、刊期、定價、所訂份數。刊號是這樣給的:郵局發行的有郁局代號(即省別+流水號),其幾種取各省期刊內部登記號和組合碼〔即省別簡稱+刊名縮寫(刊名開頭四個字的漢字聲母+刊期(即1.周刊、2.旬刊、3.半月刊、4。月刊、5.雙月刊、6.季刊、7。半年刊、8。年刊、9.不定期)〕。用戶如在輸入數據有錯時,只要在刊號前加“關”號,系統就會自動轉入該刊的修改狀態。這樣,刊名、份數、刊期、單價都可按用戶的要求進行修改。如去年郵局發行的期刊由于種種原因,發行方式要改變,那么訂刊操作也應有改變,但用戶不用記住那種刊的原來發行方式,當擬訂期刊的來源與期刊庫的原記錄不同時,系統就自動提示:是否改變訂刊操作方式?”這樣用戶就可以作相應的修改。如果用戶需要停刊,只要在修改方式的同時,在訂數欄輸入“0”,系統就會提示:“該刊是否停訂?(N/Y)”,按Y鍵就完成該刊的停訂。等到下次訂刊時,用戶輸入擬訂刊號后,系統如果查找成功,則自動進行舊刊續訂。一般用戶只需打入刊期、定價和所訂份數便可完成。
對于通過各種途徑收集的期刊,系統提供了自動統計的功能,能夠統計出通過各個途徑收集的期刊時種、份數和書款。在統計過程中,如果期刊庫中有較多的期刊種數(數千種),而實際訂刊數較少時,系統會出現靜止畫面,因為系統在庫中查找訂刊數據,故需要一個過程。統計完成后,系統會發出信號,通知用戶裝好打印紙,并將統計結果打印出來。過去用人工統計,需要好幾天,現在只用十來分鐘就可得到的訂刊數據,確是方便極了。此外,還可以打印到館的實際種數、份數、金額、以及停訂、漏訂的報表,方便用戶掌握館藏的情況和查找停訂、漏訂的原因,便于以后續訂和補訂。
二、期刊編目設有期刊著錄、自動編目、打印卡片目錄等功能。鵝刊著錄的項目符合國家標準(GB3792.3一5)夕能處理可變長字段和多國文字,并能夠自動更新期科教據庫的倒排文檔。
期刊著錄是建立期刊館藏的基礎,著錄工作的質量好壞,對以后館藏和讀者使用都有重要作用,因此,著錄期刊是一項不可忽視的工作。系統根據著錄要求,在用戶打入刊號后,出現著錄格式,要求用戶打入索書號、刊名、編輯者、出版者、刊期等等,還要在附注項中反映出版該刊在發行過程中的變化情況,女汀改刊名、改刊期、停刊等,便于以后查找。新刊在訂刊操作時己輸入若千簡單數據,就可直接按換行鍵跳過,在空白處進行所需的著錄。光標可上、下、左、右移動,并可實現記錄向前或向后的轉移。對于要刪除的項目,用戶只需將光標移到該項欄位,按下“D”鍵,就可刪除該項內容。
用戶在訂刊和期刊著錄時可生成刊號控制文檔和倒排文檔。如需用現成的基本數據生成自己的期刊系統,或進行系統恢復時,系統還提供了自動編目的功能。’所謂自動編目,實際上是利用已存貯在期刊庫中的數據,自動生成相關的倒排文檔,供檢素使用。這一過程自動完成,不需要人工干預。
以前的卡片是用手工寫的,現在使用該系統后,可用電腦打印卡片。打印時,先輸入所要的刊號,然后規定每種打印的份數(1~9張),就能打印出與標準著錄格式相同的期刊卡片目錄。
三、現刊管理設有表格化的操作畫面,記到、催索、裝訂、修改、備注等各項操作十分方便,大大提離了工作效率。
現刊管理是整個期刊工作中最為繁忙的環節。當新刊到館后,首先進行記到。現在我們使用電腦記到,操作畫面同傳統的用卡片記到相似,但速度快多了。從前兩人24小時的工作量,現在1人僅用2小時使可完成,這真是不可同日而語的。操作時,用戶把收到的現刊,輸入其刊號、年、卷、期和份數,就完成了該刊的記到。如該刊有多期、同時到館,可在同一畫面中輸入卷、期和份數,提高了輸入速度。系統設置了多種數據輸入的自動校驗功能,如沒有訂購的期刊,如要作記到時,一打入刊號,系統就會顯示“無此刊記錄”;年號不在限定之間的.索統將顯示“輸入年錯”,輸入期數如超出該刊刊期范圍,系統就會顯示“輸入期數錯”,如超出訂刊冊數時,系統也將顯示“輸入冊數錯”等等,這樣就減少了許多因不當操作而引起的錯誤。
在現刊記到過程中,經常會有缺期現象,系統就為用戶提供了催索期刊的操作。記到過程中,系統將自動檢查該刊是否有缺期,女口有就提示用戶催缺,并在記錄中作已催刊標志。催缺的期刊能夠隨時打印清單。
現刊到館一段時間后,就要裝成合訂本,該系統又為用戶提供了裝訂管理操作。對裝訂期滿的刊,只需按“H”鍵,系統就會顯示“輸入裝訂期刊第x期至第又期X份”,輸入裝刊數據后,系統就自動在裝訂數據前加圓括號。裝訂期刊清單也可以隨時打印出`來,通知有關人員作相應的處理。
有時現刊記到會輸入錯誤的數據,可以通過修改操作進行修改。修改時,先輸入刊號,系統自動查詢,如該刊存在,用戶在“〔〕”卷欄中按“E”鍵,這時屏幕就會顯示修改數據的格式,用戶就可以自行修改,至于要刪除的數據也一樣.按“D”鍵,再按換行鍵,系統就自動把相應的期數和冊數刪除去。對于期刊中出現的增刊、特刊、附刊等額外的出版物,可以通過備注功能,將其記載入備注欄。
四、過刊管理設有過刊記到、打印館藏期刊登記冊等功能,其中按年度和索取號順序打印的財產登記冊夕具有直觀、查檢方便和個別登記的優點。
裝訂后的期刊合訂本,又叫做過刊,也一樣需要記到。系統為用戶提供過刊記到和打印財產登記,將已裝訂入藏的期刊合訂本貯到期刊數據庫,以便于以后查找某刊的館藏情況。系統按合訂本為單位進行過訂記到,先輸入記到年,再打登錄號,即期刊合訂本個別登記的順序號,用戶只需輸入兩個數據,就可完成一本期刊合訂本的記到,用戶如輸入錯的刊號,系統在數據庫中找不到,就會提示此刊沒有著錄,請先著錄再入藏,如伺一批過刊中有若干年的期刊,這樣用戶可將同一年的期刊集中記到,然后退出記到操作。重新定義記到的年數,再記到另一年的過刊。
合訂本入藏后就要進行財產登記,打印財產登記冊。該系統設計的登記格式不同于個別財產登記和總括登記:每年打印入藏期刊財產冊,按索取號順序打印,每種期刊占一行,查找十分方便;登記的一行中有刊名、刊期、出版者、個別登錄號和合訂期數。
五、期刊檢寨有多種途徑,響應速度快(少于2秒)。檢索結果既可反映期刊的簽本普錄項目,也能反映館藏各期數據。
為了便于用戶和讀者查找資料,該系統設置了期刊檢索功能。用戶只需提供刊號、刊名(開頭四個字)、內部登記號、組合碼或分類號任一途徑,便可查找,期刊檢索是采用一次檢索方式(即單項檢索),所以檢索速度相當快,每次檢索用幾秒鐘便可,按“P”鍵還可以反映館藏,按“Y”鍵就自動顯示下一個記錄,這樣用戶就可以不用慢慢查卡片,大大提高了工作效率。
我們認為,“圖書館微型電腦通用管理系統(vl.o版本)”能夠在較為普及的BIM索引微型機上,設置期刊管理模塊,無論是系統的功能、實用性、性,還是系統的性能價格比,都達到了先r進的水平,這是十分難能可貴的。可以相信,隨著國產微型機的普及,和“圖書館微型龜腦通用管理系統(Vl.o版本)”軟件的推廣應用,我國圖書館的期刊管理工作將大大加快現代化的進程。
免責聲明以上文章內容均來源于本站老師原創或網友上傳，不代表本站觀點，與本站立場無關，僅供學習和參考。本站不是任何雜志的官方網站，直投稿件和出版請聯系出版社。
