科技期刊編輯部都重視刊出論文的學術質量，還很重視刊出論文的語言質量，但對編輯部工作流程的質量管控往往關注不足，容易出現工作細節瑕疵，而小問題不管控就有可能帶來大麻煩，最終影響編輯部的工作，損害編輯部的聲譽。對于工作流程的管控，比較適宜的方法是借鑒ISO9000認證的基本原則及質量體系建立方法，學習制定和優化工作流程的技巧，并將其應用于編輯部的日常管理之中。“錄用證明”是稿件被編輯部錄用后，編輯部為作者開具的加蓋編輯部公章的證明材料。因為論文從錄用到刊出需要一定時間，很多作者在這段時間里需要參與畢業、評優、評職、申請項目等事情，需要證明自己的文章已經被錄用，所以“錄用證明”應運而生。開具“錄用證明”是一個非常簡單的步驟，恐怕大家都會認為如此微不足道的事情無需管理。其實，管理的優化與事情的大小無關，只要是舊工作流程有瑕疵，給編輯部帶來了麻煩，就需要進行流程管理。
1隨意開具“錄用證明”的舊工作流程不
開具“錄用證明”對編輯部來說是件小事，但對作者來說是至關重要的大事，作者可以憑此畢業、評優、提職、申請項目或項目結題。在人生的關鍵時刻，有些作者急近功利，可能會做出不恰當的舉動。開具“錄用證明”有3個先決條件: 1)論文已被錄用且作者已經完成修改; 2)作者提供的投稿介紹信無異議;3)全部作者都已經在版權協議上簽名。“錄用證明”的內容往往包括作者名、作者單位、錄用時間、稿件編號和論文題目，我刊開好的證明往往隨其他印刷品一同采取平郵方式郵遞，常有信件丟失的現象。編輯部在工作中有時會接到高校或科研機構打來的電話，確認某作者的稿件是否錄用，編輯部是否開具了“錄用證明”，編輯接到電話可立刻查詢到稿件的錄用情況，但是否開具了“錄用證明”，則不好回答，因為編輯們開完證明后都是各自備案，必須一一詢問查詢才能了解。還有一些特殊的情況，就是已經給作者開具了“錄用證明”，但是稿件因故未能刊出，或刊出后被撤稿。
2建立新流程科學管理“錄用證明”
編輯部首先成立了“錄用證明”流程設置工作小組，項目負責人為，組員為編輯部全體成員。
2．1汲取ISO質量管理精髓，結合編輯部實際情況，提出新流程
建議根據ISO族標準的8個原則，結合編輯部的實際情況，認為與“錄用證明”流程相關的原則主要有3點:1)過程方法。這個原則的精髓就是“防患于未燃”，即堵住引發問題的漏洞。據此，建議增加“錄用證明”的統一備案制度;建議編輯與作者盡量以email溝通以保留證據，建議作者采用電子版“錄用證明”，如需原件，則采用順豐或EMS方式郵遞;建立適當機制應對開證明而論文未刊出或刊出撤稿的特殊情況。2)管理的系統方法。這個原則的內涵為“我的地盤我做主”。據此，建議責任編輯全權負責自己稿件的“錄用證明”，其他編輯除非得到責任編輯的授權，否則不可開具。3)基于事實的決策方法。這個原則的含義是“實事求是，集思廣益”，就是說新流程的制定需要從實際出發，開會時由大家一起討論確定。2．2開會討論，最終確立“錄用證明”新工作流程
在編輯部工作會議上，大家對提出的建議進行了熱烈的討論，并確立科學的“錄用證明”流程管控機制:1)全體編輯部成員同意新增“錄用證明”統一備案制度，編輯的個人備案制度可保留。目前，編輯部有嚴格的“印章管理制度”，可將此制度與“錄用證明”流程管控結合起來，即在蓋章登記處單獨列表格登記“錄用證明”蓋子情況，表格中包含稿件編號、聯系人姓名、開具原因、編輯姓名和開具時間。2)全員同意采取責任編輯負責制，即責編全權負責自己處理的稿件。同時，電子版“錄用證明”要發送至通訊聯系人的email，可復制給及時作者一份。3)全員同意采用順風快遞或EMS方式郵遞“錄用證明”原件給通訊聯系人，以保障證明材料、迅速送達。4)建立“錄用證明”回收機制。即，特殊情況下論文未刊出或刊出后撤稿，責編會要求通訊聯系人返還“錄用證明”原件，并以Email方式通知論文通訊聯系人所在單位院系領導、學術委員會、學位辦等相關單位，聲明該“錄用證明”已經作廢，并給出具體原因。
3結束語
ISO9000等質量管理認證主要用于以制造業為主的公司，對于科技期刊編輯部來說，未必適用。但ISO9000等認證中體現的先進管理理念、科學的質量控制體系、優化的過程管控等內容，值得編輯學習，并可以結合編輯部的實際情況，對日常工作中的小問題、小瑕疵進行流程管控，從而使編輯部的工作更順暢、更。
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