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[中圖分類號] G271；R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0193- 01

醫院檔案管理工作就是對醫院的各種數據和資料進行管理和整理的工作，其中主要包括了醫院建設發展的各種數據和醫院進行醫療活動的各種文件和數據等方面的檔案，其中還包括了醫療糾紛、引進資料、先進的醫療設備和醫療學術的研究活動等方面的內容。對于醫院的這些各方面的資源和數據，對醫院的發展以及醫療技術的進步都有著非常重要的作用，所以需要對醫院的檔案進行規范化的管理。

1 醫院檔案管理的現狀

1.1 缺乏對檔案管理工作的重視

在醫院各方面的管理工作中，檔案管理一直屬于不被重視的類型。對醫院的檔案進行管理的內容主要有管理考核和綜合性的管理活動著兩方面的內容，但是很多醫院的相關的人員始終認識不到醫院檔案管理的重要性，常常把醫院的檔案管理工作當作是可有可無的。因為醫院的管理人員對檔案管理的消極態度，導致了在對檔案管理進行工作人員的安排上十分的消極和不夠全面。醫院在引進人才的時候很少進行專業檔案管理人才的引進，同時也不能夠積極的對現有的檔案管理工作人員進行專業技能的培訓。醫院的管理人員對于檔案管理的不夠重視始終是檔案管理不能夠規范化的一個重要的原因。

1.2 醫院檔案管理工作人員不夠專業

檔案管理不是一個簡單的資料收集和整理的工作，它也需要工作人員具有足夠的職業素養和專業的技能支持。但是，目前我國大部分的醫院進行檔案管理的工作人員在檔案管理中的業務水平比較差，有很多的醫院檔案管理工作人員并不是出身與檔案管理的專業，只是在進行職業的選擇的時候被調劑到進行醫院檔案管理的這個工作中來，他們往往在工作之前乃至在工作之后都沒有進行過專業的檔案管理知識的培訓，所以他們進行檔案管理工作的專業程度上有所欠缺。很多的醫院的檔案管理人員除了缺少專業的檔案管理的技能，不能夠專業和規范的對檔案進行管理之外，還缺少足夠的檔案管理過程中的法制觀念。在進行檔案管理 的工作中需要依據相關部門制定的《檔案法》的規定進行檔案管理，但是目前我國醫院的很多檔案管理人員缺少依法歸檔的意識，在進行檔案管理的時候常常不能夠科學和系統的進行工作，導致在檔案信息的收集方面存在很嚴重的問題。

2 新醫改背景下加強檔案管理規范化的對策

2.1 對醫院行政檔案資料的管理工作的規范化

首先，應該建立起一個專業的檔案管理的部門，并且要能夠為檔案管理分配專業的設備、人員和辦公的場所等等。在進行檔案管理的過程中，要能夠在統一的管理下進行檔案的管理工作。檔案管理部門能夠在醫院的其他部門的工作提供各種資料和數據，同時還能夠為相關的管理人員在進行醫院的管理活動中提供相關參考資料和依據，能夠極大的提高醫院各個部門的工作效率。其次，應該加強對醫院檔案管理工作人員進行專業技能和職業素質的培養，提高檔案管理工作人員的工作效率和工作水平。在我國的醫院檔案管理方面最嚴重的問題就是缺少專業的檔案管理人員，這個問題是制約我國檔案管理規范化的重要的因素。通過提高醫院檔案管理工作人員的專業的技能和職業素養，能夠不斷的提高他們的業務水平，提高醫院檔案管理的規范化程度。

2.2 加強對醫院科研檔案資料管理的規范化

作為關系到醫院的醫療水平和醫療技術是否能夠提高的資料，醫院的科研活動的資料是醫院進行檔案管理的一個重點。在對醫院的科研資料進行管理的時候需要注意兩方面的內容：①加強對科研資料進行全面的收集、歸納和整理，及時的對整理好的科研資料進行編目和分類等工作，并且要對已經分類的資料進行安全的保存，并且要適時的對保存的資料進行再管理，防止出現遺漏的內容。②要能夠對整理好的科研資料進行再開發的活動。對科研的資料進行再開發是一項對醫院和社會醫療水平的提高有著重要作用的工作，所以醫院的檔案管理人員要能夠利用保存好的科研資料幫助醫院相關部門進行在開發的工作，把醫院檔案管理的作用充分的發揮才出來。

2.3 加強對醫院病例資料管理的規范化

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長期以來，許多檔案人員對信息化檔案管理工作認識不足，意識中的檔案管理工作仍然局限于紙質檔案的建立和保管層面上，認為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務工作，只要紙質材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應付日常的查檔工作就行。沒有意識到信息化的重要性。

（二）學校檔案管理人員的信息化、現代化水平不高。

目前檔案管理主要仍保持實體管理，沒有隨著科學技術的進步而實現高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓，部分檔案管理者自身的電子系統操作水平也十分有限。這些都導致高校檔案管理只能在低水平層面上進行。

（三）學校檔案管理系統硬件條件的缺失。

檔案的信息化管理離不開整套完整、有效的信息管理網絡系統，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統都處于缺失狀態。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無法進行信息的查詢和檢索，更無法實現信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導致很多檔案管理工作只能靠低現代化的手工操作來完成。

二、學校檔案人員在信息管理新時期中工作改革的幾點建議

（一）建立完善的檔案信息管理網絡系統。

當今社會，信息、網絡和通訊技術對檔案工作者的角色既提出了挑戰，又帶來了相應的解決方案，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。利用目前的網絡條件及數據庫處理技術，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實現檔案管理的信息化。檔案人員應該積極接受并鼓勵信息管理網絡系統的建立，同時更應該意識到不應局限于已經使用的網絡系統及信息操作平臺。隨著技術發展日新月異，會不斷產生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應該與時俱進，不斷學習和適應新的系統規則和操作方式。

（二）健全檔案管理信息化的各項規章制度。

不斷健全并認真貫徹落實檔案管理方面的各項規章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規范化。在信息化轉變的過程中，結合學校檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范現代化信息管理的過程。

（三）提高檔案人員的文化知識和素養。

作為一個能夠適應信息管理轉變的新時期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識，其知識水平和文化素養都需要有相應的提高。檔案工作者不僅應具有較高的檔案專業知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識。在新時期中，科技的發展決定了計算機與網絡必將成為今后信息傳播的主要途徑，經濟全球化的發展也勢必將學校推向多種語言檔案管理的先鋒行列。學校的檔案工作者做為多語言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計算機知識和外語知識。

（四）提升檔案人員的信息處理技能。

首先檔案工作者在從事檔案工作實踐活動中需要對信息進行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對檔案進行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學校檔案管理的過程中，不同群體對檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對不同類型受眾的需求進行分析，分類整合、系統梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學校作為新一代人才孕育和成長的地方，檔案工作者也必須時刻關注外界信息，并學校的實際工作相聯系，將一手的信息存檔，作為有價值的資料提供給全校師生參考。

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二、基層醫院檔案管理工作優化和改進的對策和措施

（一）進一步強化檔案管理意識。針對基層醫院檔案管理工作中存在的各種各樣的問題，需要結合基層醫院工作的實際，對檔案管理工作意識進行進一步的加強和提升。首先，要在基層醫院內建立檔案管理領導小組，對檔案進行網絡管理，強化對檔案管理工作重要性的進一步認知，將檔案管理工作納入到醫院管理的重要工作體系當中，科學規劃、認真開展。其次，要在醫院內部大力宣傳檔案管理工作的重要意義，加強相關的業務學習和培訓，提高全院對檔案管理重要性的認識。

（二）健全檔案管理工作制度。結合基層醫院管理的實際，對檔案管理工作制度進行健全和完善是保障檔案管理工作條理性、科學性的重要基礎。要根據相關的法律法規要求，對檔案管理的歸檔、保管、移交、銷毀等具體的業務工作制度進行完善。其次，要讓基層醫院檔案管理中的每一個工作環節，如病案記錄、檢查報告等都要規范，建立臺賬管理制度，明確各個規范和要求，對檔案進行統一的制度要求和管理，確保檔案管理工作的整體性和系統性。

（三）加強檔案管理的硬件保障。針對基層醫院檔案管理中存在硬件設施簡陋等問題，需要增加資金投入，改善檔案管理的硬件條件和設施。首先，要根據基層醫院的實際，完善檔案的庫房，并且配備空調、除濕機等相關的設施設備，確保檔案管理保存的完善。其次，根據醫院檔案管理信息化建設發展的重要趨勢，需要加大投入，購進照相機、攝像機、掃描機、打印機以及相關的計算機硬件和軟件系統等，構建醫院檔案管理信息管理系統體系。通過完善的硬件設施保障推動基層醫院檔案管理工作的不斷完善。

（四）做好檔案管理人員隊伍建設工作。首先，要對檔案管理人員隊伍的構成進行完善，要建立專人負責和兼職輪崗相結合的人員管理機制，由于基層醫院人員構成的實際，堅持兼職輪崗的工作機制是比較符合基層醫院實際的，但是仍然需要安排專人進行負責，避免出現檔案管理責任疏漏，影響檔案管理工作的順利進行。其次，要加強對檔案管理人員的綜合素質能力培訓，強化檔案管理人員的專業技術水平，將檔案人員的素質培訓納入醫院人才培養計劃當中，并且結合新時期檔案管理工作發展的實際，在檔案管理業務知識、管理工作技術方法等方面強化培訓工作。

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檔案工作是信息資料收集處理與利用的一項基礎性工作。醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教育、預防、保健以及行政管理，思想政治工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體，不同形式的歷史記錄。完整系統的檔案資料，不僅對研究和借鑒醫院管理和發展的歷史經驗有著積極意義，而且對研究醫院的學術和技術的進步和經驗，對病人的健康態勢與轉歸，對涉及醫療問題的結論與處理有重要的參考價值，也是醫院制訂工作計劃和領導決策的可靠依據。

筆者對新疆民政系統的七家公立專科精神病醫院的檔案管理工作現狀作了初步調查，其基本情況如下表：

1 方法與統計結果

1.1 方法：采取調查與電話采訪的方法，并參照有關統計資料與數據，以自制統計表格匯總列出。

1.2 7家民政專科醫院的檔案管理情況統計，見表1.

2 討論：

從以上統計表及專項調查中，明顯存在以下問題及不足：

2.1 檔案管理意識不強，資料收集多頭管理

由于歷史原因，各民政專科醫院的檔案管理意識普遍不強，對檔案工作重視不夠。尤其是在信息資料的收集保管方面多頭管理。多頭勢必造成管理混亂，信息資料的保管和處理不統一也必然導致檔案管理的不規范。

2.2 專職人員少，人員素質較低

由于長期存在的嚴重缺編，導致不是主要工作的檔案管理人員奇缺，7家專科醫院只有專職人員3人，兼職人員12人，且無1人是檔案專業畢業的。在上一輪事業單位崗位設置中，只有3家專科醫院設檔案崗位4人。在此種狀態下，檔案專職人員的素質和檔案管理水平提高的難度是可想而知的。

2.3 投入少，硬件缺，不能滿足檔案保管的基本要求

全疆民政系統7家專科醫院除專門檔案室及資料室，只有1家有專用病案室及專用保管設備（密集架等），其余醫院均為綜合檔案室，且面積均未超過30。由于資金問題，這一困難也不可能在短期內得到解決。

2.4 檔案利用率低，信息反饋少。

由于管理水平不夠，管理技術滯后，極少利用計算機和網絡技術，加之在檔案管理上的重藏輕用思想，致使檔案信息資源開發不足，檔案資源的利用也相應很少，檔案本身潛在的社會效益和經濟效益得不到發揮，從另一方面無形中制約著醫院的發展。

3 對提高民政專科醫院檔案管理水平的思考與建議

3.1 學習、宣傳、落實《檔案法》，提高對檔案工作的認識

認真學習《檔案法》，大力宣傳檔案工作，使醫院領導，各級管理者擴大，職工都充分認識到檔案管理是醫院管理中重要的組成部分，是提高醫院醫療質量和工作效率的必要條件，改變檔案工作可有可無的模糊認識和受冷遇的境況，切實把檔案管理工作提到一個必要的水平。

3.2 領導重視，加強管理，確立檔案管理工作與醫院總體工作同步規劃，同步發展的理念。

在醫療改革日益深化的今天，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，而對于醫療事業發展的一部分，對檔案管理工作必須要有全面的通盤考慮，而不應厚此薄彼甚至缺失。已有的經驗告訴我們，在制訂醫療事業發展的長遠規劃時，應將檔案管理工作同步納入，確定目標要與時俱進，力求做到檔案管理工作與醫院總體工作同步規劃，同步發展。

3.3 加大投入，增加軟硬件設施建設

根據民政系統的特點和發展需求，在現有的大量“欠賬”的狀況下，要采取多種方式，適當加大投入力度，尤其是改善檔案保管場地狹小，設備設施短缺，特別是人員編制少的狀況，盡快使檔案管理工作這一“短板”健全起來。

3.4 完善檔案管理制度，規范工作程序

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所謂的醫院檔案就是指醫院在日常的醫療業務活動中形成的所有文件資料、圖片資料以及音像資料，另外還包含了病人的病程記錄、會診資料和病人的X光膠片以及手術報告等文書檔案，檔案管理工作直接影響著醫院的長遠發展。因此，在新時期下，分析國內醫院檔案管理中存在的問題，積極探討解決對策，具有重要的現實意義，也能提高醫院的管理水平。

一、新時期醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理體制與時代的發展不相匹配

目前，大部分的醫院都建立了各自的管理制度，但是關于這些制度，都把管理工作的重心都放在了人事、醫療等方面，醫院的檔案管理制度并不完善，也沒有起到重視。很多醫院都只是著眼于眼前的問題，沒有放遠目標，根據實際情況和自身的理解簡單的對檔案進行管理，沒有明確的管理標準和模式。還有一些醫院不重視檔案管理，沒有將檔案管理歸入到目標管理考核中，時間一長，就使得檔案管理工作處于監督無效的狀態。

（二）檔案管理人員專業水平較低，人員流動性較強

由于較多的醫院對檔案管理工作不重視，因此，在很多的醫院中沒有設立專職的檔案管理人員，主要是通過招聘兼職人員進行簡單的管理。兼職人員流動性較強，不僅給工作交接帶來麻煩，也不利于檔案管理水平的提升。另外，招聘的兼職人員對檔案的存檔要求、資料的收集整理等業務了解較少，給檔案管理工作質量帶來隱患。一般的兼職人員的專業水平較低，專業素質也不高，對文件資料的整合能力較差，遠不能滿足新時期醫院檔案管理的需要。

（三）檔案利用率較低

新時期下，醫院檔案管理的主要目的就是對檔案資料進行開發和利用。開發檔案資料，提高檔案利用率，提升檔案利用價值，為醫院的教學和研究提供依據。目前，醫院普遍存在一種現象，就是只注重醫療建設和追求經濟效益，忽視了檔案管理工作，不利于醫院的長遠發展，使得檔案信息資料利用率較低，浪費檔案價值。

（四）檔案管理投入較少，管理水平不高

由于醫院沒有把管理重心放在檔案管理上，大量的投入都是在醫療建設上，使得醫院的檔案管理不規范、技術落后。隨著計算機網絡技術的飛速發展，現代化的管理技術逐漸被人們所重視，滲透到各個領域，在醫院的檔案管理中也沒有充分利用計算機技術進行管理，使得檔案管理工作效率較低。

（五）檔案信息化、開發利用程度相對落后

隨著信息技術的快速發展，計算機技術已經廣泛應用到各個領域。新時期下，實現醫院檔案的信息化管理是醫院檔案管理工作的必要階段。目前的醫院網絡應用開發技術較落后，僅僅停留在信息檢索上，對檔案只建立卻沒有利用，浪費資源。

二、醫院檔案管理的對策

（一）加強宣傳，提高檔案管理的認識

檔案管理是醫院日常管理中的重要組成部分，做好檔案管理工作的前提條件就是要求醫院領導重視檔案管理工作，要把檔案管理工作納入到日常重要會議中，作為重要內容進行管理，在加強醫療建設的同行，也要加強檔案管理，實行同步發展。做好檔案管理的宣傳工作，充分認識到檔案管理的重要性，使醫院各層領導提高對檔案管理的認識，支持檔案管理工作，這樣才能形成良好的檔案管理環境，促進檔案管理發展。

（二）健全醫院檔案管理制度

檔案的機密性較高，專業性較強，內容涉及范圍廣，因此，就要建立全面的檔案管理制度，也是保障檔案管理工作順利進行的前提條件。諸如檔案管理制度涉及到的集歸檔制度、保管制度等，全都要求建立完善。醫院在進行制度改革時，應該將這些制度歸納于醫院崗位責任制和日常考核中。對于檔案的收集工作格外重要，是檔案管理工作開展的必要條件，在醫院的各個部門都會形成檔案文件，資料比較分散，因此，需要在各部門設立專項的檔案資料收集人員，在進行集中管理和保存，一旦出現資料缺失，能夠及時的在各部門查找補充，確保完整和全面性。

（三）加強硬件設施建設

在醫院的檔案資料實現共享的前提條件下，加強硬件設施建設，如計算機、掃描儀、現代化辦公設備等，充分利用現代化信息技術，發揮這些高科技的作用，實現醫院檔案管理現代化、信息化。

（四）提高檔案編研水平

醫院檔案的編研工作需要引起領導的重視，作為重點工作來開展，認真落實到位，將檔案的編研工作納入到日常的工作計劃中，根據檔案信息研發專題，還要求對編研成果的使用情況進行監督檢查，在實際工作開展之前，也要求具有全面可行的編研計劃。

（五）提高醫院檔案管理人員的專業素質

醫院檔案管理工作要求檔案管理人員認真的落實，檔案管理人員的專業素質決定了檔案管理工作的落實情況和質量。檔案管理人員要積極主動的提高自我認識和專業素質，不能長期處于被動提升的狀態，積極服務醫院的各項活動，使醫院的教學科研和建設緊密結合。另外，對檔案管理，要有全新的認識，不斷的創新思維，拓展思想，增強對新事物的接受能力，及時發現醫院的檔案信息，促進檔案編研工作，在最少的時間內，掌握更多的信息資料，不斷的提高醫院經濟效益和社會效益。

三、結束語

總而言之，檔案管理工作是醫院其他管理工作的基礎，檔案的信息也是依賴于日常管理中。在醫院的各部門中收集檔案資料進行管理是醫院檔案管理的重要內容，要求引起領導重視，提高檔案管理意識。加大檔案管理宣傳力度，健全檔案管理制度，實現醫院檔案管理的現代化、信息化，促進醫院更好的發展。

參考文獻：

[1]韓瑩.醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].科技資訊，2012（23）

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Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management

FENG Zhen-yu LIU Wei-de

The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China

[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.

[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion

隨著我國新醫改方案及配套政策的陸續出臺，醫療改革日益深化，對醫院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰[1]。檔案管理是醫院各項工作的重要組成部分之一，是醫院建設與發展歷史最真實面貌的反映，對于提高醫院的醫療、教學、科研、預防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當前的醫院檔案管理水平還不能滿足醫療衛生事業快速發展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學化、規范化、現代化的要求，對醫院檔案管理工作進行的全面考核和評價，對于規范醫院檔案管理，提升醫院檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。

1 當前醫院檔案管理工作中存在的問題和不足

1.1 醫院領導對檔案工作的重視程度不夠

個別醫院的領導對檔案工作認識不到位，認為檔案工作可有可無，經常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫院長期規劃和短期計劃中，一般只對規模效益、科學技術、人才隊伍和儀器設備等進行了較為詳細的規劃和設計，而對檔案的科學管理、設備投入和業務培訓等涉及較少或未納入規劃計劃中，從而導致檔案管理缺乏頂層設計，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設施經費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫療業務發展水平。

1.2 檔案多頭管理，缺乏統一的管理機構

醫院檔案管理一般是由辦公室下設的綜合檔案室負責，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等[5]，而醫療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫院檔案管理的總體效能。

1.3 檔案專業人員整體水平不高，難以適應檔案事業發展的新要求

隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院檔案管理的專業化、信息化以及檔案資源的編研和開發利用都離不開一支高素質的檔案人才隊伍。我國醫院從事檔案工作的人員大部分是從醫護人員轉崗而來，其沒有經過系統地檔案管理培訓，專業知識缺乏，年齡老化，學歷偏低，人員結構不合理，甚至出現檔案人員不會整理、立卷、不懂檔案編研的現象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業知識的學習和培訓。

2 我院檔案管理考核評審工作開展情況

我院是山東省衛生廳直屬的集醫療、教學、科研、預防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學醫院。目前醫院現有職工1490名，有臨床科室48個，醫技科室13個，曾獲“全國衛生系統先進集體”“山東省醫院管理先進集體”“全省衛生行業文明單位、誠信建設先進單位”等榮譽稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現有專職檔案員4人，專職分管副主任1人。現存文書檔案469卷，財務檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學檔案20卷，科研檔案13卷，設備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。

2011年，我院按照山東省衛生廳下發的衛生檔案工作要點和檔案管理考核書的各項考核內容，堅持高起點、高標準、嚴要求，認真研究學習考核標準，加強組織領導，完善規章制度，強化軟硬件建設，通過逐項逐條對照檢查、貫徹落實和補充完善，使我院檔案管理工作更加規范化、科學化。12月，我院在山東省衛生廳組織的檔案管理考核評審中成績優秀，綜合檔案室達到省一級水平。近兩年來，以檔案達標評審為契機，我院檔案管理水平不斷提高，對醫教研等主要業務工作的開展發揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認可和肯定。實踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動醫院檔案規范化和現代化建設行之有效的辦法。

3 以檔案管理考核評審促進和改善醫院檔案管理工作

3.1 醫院檔案管理的組織領導和制度建設進一步加強

醫院領導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領導工作的議事日程[7]，納入醫院“十二五”發展規劃和年度工作計劃，納入職能科室質量考核標準，與醫院重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全院上下進一步統一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。成立了檔案管理工作領導小組，由分管院領導任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領導親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領導小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎。根據《山東省衛生檔案管理實施細則》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規要求，我院進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網絡，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規章制度，做到制度上墻、工作上心。

3.2 醫院檔案管理的隊伍建設和業務培訓進一步增強

通過加強檔案人才隊伍建設，我院綜合檔案室現配有專職檔案員4人，院內兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學歷的達100%，檔案管理人員都是醫院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業技術人員同等的待遇。為增強全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我院堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊伍的培養和培訓[8]。一是集中組織學：在堅持自學為主的基礎上，舉辦培訓班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學習，廣泛宣傳學習有關檔案管理的政策、法規，統一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學：積極選派人員參加山東省衛生廳舉辦的檔案管理專業培訓3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業務水平；多次組織人員到山東省立醫院、千佛山醫院等檔案管理先進單位參觀學習，取長補短，進一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進來講：采取邀請山東省衛生廳檔案管理專家來院現場指導或舉辦講座等方式，有針對性地改進我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質。

3.3 醫院綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善

我院根據年度檔案工作計劃和科室布局調整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實現了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設計規范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲的需要。設置了獨立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標管理達到省委組織部二級標準。醫院在財力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫院檔案管理工作，院領導及時召開專題會議，加大了資金投入，引入現代化的技術和設備[9]，更換辦公設施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個，消毒滅菌機2臺，電動鉚管打孔機1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機1臺，切紙機2臺，碎紙機1臺，微機3臺，激光打印機1臺，1000 G移動硬盤1個，空調3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設置了專門的榮譽室，室內陳列了建院以來醫院獲得的各類錦旗、牌匾、獎杯、獎狀和證書等70余面（件）。醫院檔案管理工作現代化是衡量醫院管理工作是否現代化的一項重要指標，是檔案管理考核評審的重要內容之一[10]。根據山東省衛生廳加快檔案管理信息化、規范化建設步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強院內電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎。下一步將逐步對室存檔案進行數字化處理，逐步實現數字化檔案室和網絡化服務，同時實現院內所有科室檔案信息網絡連接，為科室和個人提供更加優質、快捷的服務。近年來，醫院為加強檔案的基礎設施建設，累計投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環境和辦公條件。

3.4 醫院檔案管理的基礎業務建設進一步規范化

按照檔案管理考核的要求，醫院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴格按照國家和行業標準要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準確[11]，卷內文件、材料目錄、編號規范、清晰，檔案內無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標題簡明、準確，案卷排列規范、有序。建立了檔案管理基本情況統計臺賬和檔案利用及反饋情況統計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發生。

3.5 醫院檔案編研和檔案資源開發利用工作進一步強化

檔案管理的根本目的在于開發利用。近年來，隨著醫院發展速度日益加快，建設規模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫院的建設發展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內共向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復等文件查閱達數百次。檔案人員熟悉檔案及相關業務，調卷迅速、準確，查全率、查準率達100%。能夠及時根據利用者需要，通過采取分發目錄、電話調卷、開架閱覽、網絡提供利用等多種服務形式主動提供檔案信息服務，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅持把加強編研工作，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研和開發利用工作。近年來，我院將現行的規章制度、崗位職責進行了整理匯編，促進了檔案開發利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務，方便了患者選擇醫生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發利用檔案資源制作完成了精美的醫院形象宣傳片，續修了醫院院志（1985～2005年），這兩項工作分別獲得了山東省檔案局開發利用檔案信息資源優秀成果一等獎和二等獎。

總之，檔案管理在醫院的發展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進一步加強，有助于醫院的長遠發展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機，按照集中統一管理檔案的原則，從組織領導和規章制度、隊伍建設和業務培訓、軟硬件條件建設、基礎業務建設和檔案編研及開發利用等5個方面，進一步推進了醫院檔案管理工作的制度化、規范化和科學化建設，使醫院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫院決策者的依據、利用者的幫手和醫院管理工作的亮點。

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[12]徐春林.檔案達標復查促進醫院檔案建設[J].辦公室業務，2012，（14）：83.

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一、醫院檔案所包括的幾點內容

醫院的檔案從內容上來看主要可以分為六大類，其中詳細內容如下：

文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫院工作計劃和決策提供可靠依據，為協調各項工作正常運行作參考資料。有利于醫院領導更好的領會國家的方針政策來管理醫院，推動醫院和諧穩定的發展。

業務檔案包括：醫院的醫療教學檔案、業務學習檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步，推動醫療衛生事業的發展具有重要參考價值。

科技檔案包括：醫院財務檔案、基建檔案、醫療設備檔案、藥品目錄檔案。其中財務檔案的管理是重要的一項。

醫療法定文書檔案包括：醫院所有病案檔案及所有醫療司法鑒定檔案。

聲像、電子、實物檔案包括：醫院重大事件、活動的聲像資料、醫療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發展而產生的各種電子檔案。

特殊檔案包括：醫院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰場，在特殊時期將會產生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其中有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫德醫風檔案、傳染病檔案、醫療行業商業賄賂專項治理檔案等。

二、醫院檔案管理中存在的問題以及影響因素

首先，醫院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時，在進行管理工作中，檔案不能夠進行更好的歸類，另外，檔案管理工作對于醫院來說，不是主要的經營業務，在工作中缺少專業的高級管理人員，不能進行科學的有效的管理，而由于檔案管理的設施和管理模式相對較為落后，檔案管理中也出現了檔案流失的現象，這種情況也是普遍存在的，嚴重制約著醫院檔案工作的順利進行和發展。與此同時，醫院檔案管理相關的制度也相對較少，相對于醫院其他的醫療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫院檔案管理的水平相對較差的原因，因此，現如今醫院的檔案管理工作還有著很多的問題存在，也是檔案資料發生流失的重要原因。其次，檔案管理的具體內容和目的不夠明確，在實施管理的過程中針對性不強，目的不夠明確。最后，醫院的檔案應用意識較差，對檔案的認可程度相對較低。另外，檔案管理人員的專業素質和醫院對檔案管理的重視也是影響醫院檔案管理的重要因素。

三、改進檔案管理工作的具體方案

首先，加強對專業檔案管理人員的培養。醫院不僅要重視檔案的管理工作，同時還要培養出有效的專業管理人才。以往，醫院只重視醫療技術人員的培養，而忽略了檔案管理人才的培養，這就使檔案管理工作難以得到更好的發展。而對檔案管理人員素質的培養需要列入到醫院醫療人員的培養隊伍當中，讓其充分的得到足夠的重視和學習進修的機會，獲得更好的檔案管理知識的培訓，從而在醫院不斷發展的過程中，結合醫院的自身情況，更好的推進醫院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業務發展到一個有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識和管理技術上有所提高，醫院對檔案管理人才的培養刻不容緩，既適應了社會發展的需求也是有效發揮醫院檔案作用的重要途徑。其次，對于檔案制度的建設要更加完善，同時對檔案工作進行科學的、統一的管理。最后，醫院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養的投入，另一方面是對管理設備的更新與使用的投入，從而保證實現管理的現代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發展，以便能夠更好的建立起專業的管理團隊，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據。

四、重視并搞好醫院檔案管理的風險預警和控制工作

1、建立檔案管理風險預警的重要性

醫院檔案是醫院發展和建設的重要憑證，對于現代醫學的發展也有著重要的作用，在新時期，醫院檔案是醫學科學研究的重要基礎，是醫療科技發展的重要依據，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風險，這種風險的存在對于醫院的發展和醫療隊伍的建設有著重要的影響。因此，要建立起有效的風險預警措施，通過風險預警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的問題，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。

2、構建醫院檔案管理的風險預警系統

檔案管理的風險預警系統，主要有檔案數量、檔案數據庫數量、數字化設備數量和備份設備數量，檔案數據庫數量有計算機、掃描儀、打印機等，備份設備數量有移動硬盤、光盤等。風險方面主要有：自然災害（地震、海嘯、洪水、強磁場、強電子脈沖等）；人為因素有責任心不強、泄密、操作失誤、非法聯網等；環境因素有電源質量差、溫濕度不適應、無抗靜電、抗磁場干擾、硬件和軟件問題有網絡安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等；社會安全事件有戰爭、國內動亂、恐怖襲擊事件等。

3、 對醫院檔案依據分類做出風險評估

醫院檔案管理要根據前文敘述的六種檔案分類分別做出風險評估，把各種檔案管理風險按照其性質、嚴重程度、可控性和影響范圍等因素進行預警，把預警分為5級，分特別嚴重、嚴重、較重、一般、無危害。

4、 風險管理的控制實施

第一，要建立風險管理控制系統。第二，要定期進行風險分析與評估。對可能存在的風險進行分析與評估。一是確認風險，確認威脅、危險以及可能出現的問題，二是確認如何才能最好地管理這些風險，再開始行動。第三，要建立危機警報體系，確定危機級別，對檔案管理進行危機定級，根據不同的危機級別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進行模擬危機管理訓練。

五、結語

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立起良好的服務意識。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，可以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。■

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1.1 文書檔案管理人員綜合素質偏低 隨著信息化時代的發展，無論是企業、單位還是各類社會組織，其競爭力的高低歸根結底取決于其人才綜合素質水平如何。尤其是對于醫院文書檔案管理工作來說，專業化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經濟時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業的檔案管理專業知識，又要熟練基本的計算機操作等。然而，從目前醫院文書檔案管理工作隊伍來看，這種高素質、高水平、專業的復合型人才還比較缺乏，綜合素質普遍偏低，這很不利于醫院檔案管理工作效率的提高。

1.2 部分單位不能有效地利用醫院文書檔案 目前，還有部分醫院管理人員和相關工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費。另外，有些醫院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責上分配較為混亂，檔案存放和管理職責不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規范性，甚至有些醫療檔案不統一存放于綜合檔案室進行管理，而是存放于各個科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫院各類工作的正常開展。

1.3 缺乏硬件設施，信息化程度低 很多醫院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關硬件設施的建設，導致醫院檔案室硬件設施達不到相應標準，比如缺少檔案存放位置或檔案管理條件差等，大大降低了醫院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫院的文書檔案工作仍然為傳統手工操作，使文書檔案資料不能及時整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實性和完整性。如今，我國大部分醫院還沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性，缺乏對于信息化建設的人力、物力、財力等各方面的投入，導致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時等問題，最終導致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。

2 做好醫院文書檔案管理工作的對策

2.1 提高對醫院文書檔案工作的重視 首先，醫院要想切實提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領導的理解與支持，讓領導意識到檔案管理工作對于醫院現代化建設發展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報工作，以此來提高領導的檔案意識，使檔案工作更好的為領導的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業對口、工作認真負責、職業道德良好的員工擔任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認真務實，能夠自覺學習不斷提高綜合素質水平與檔案管理水平，從而更好地為醫院工作服務。然后，醫院應該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經費和物質保障。比如對檔案室進行裝修改造，配備鐵質檔案密集柜、計算機、打印機等現代檔案管理需要的硬件設施，進而保證醫院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫院檔案部門要積極爭取各方面支持與協助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。

2.2 提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質 新的社會形勢對醫院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實做好檔案管理工作，需要相關工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業知識，還需要熟悉現代計算機技術，即要具有較高的綜合素質。因此，首先醫院必須加強對文書檔案管理人員的專業培訓，也可以通過加強職業教育的方式，豐富其檔案管理專業知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質。其次，醫院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規范的、系統的文書檔案管理程序，實現醫院文書檔案的科學化管理，進而方便切實解決檔案管理中出現的各類問題。此外，醫院檔案部門還要積極引進高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現代檔案管理專業知識和操作技能的高校檔案專業人才的重視，為醫院檔案現代化建設工作儲備人才。

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1．醫院檔案管理網絡體系和制度的不足。醫院雖然建立了三級檔案管理網絡，但它的運行效果目前不很理想。不少相關人員檔案意識較淡薄，一些人為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，造成這些檔案資料既沒有整理，也沒有專柜存放，導致檔案材料的丟失或損壞現象時有發生。平時他們也很少學習有關檔案法規、規章制度以及檔案業務知識。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使有關人員乃至醫院全體員工充分認識到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會財富，管理和保護好這種資源是每個員工的義務和責無旁貸的職責。

2．醫院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷。目前醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。信息科是二級綜合醫院必備職能科室，負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理；綜合檔案室是二級綜合醫院直屬的獨立職能部門，對本單位各種門類、載體的檔案實行集中統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導、檢查。信息科、綜合檔案室在日常工作中基本是各自獨立地進行信息的收集、整理、保管、加工、統計和提供信息使用服務，兩個部門之間缺乏必要的協調，重復勞動現象較為普遍，造成人力、物力和財力的浪費，很大程度上制約了醫院信息管理整體水平的提高。

3．檔案編研工作跟不上形勢，缺乏時效性。現有專題匯編資料基本上來源于醫院內部的信息，多為一些原始資料、統計數據和基本事實的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發展要求，且由于平時缺乏主動積累、主動服務和超前意識，編研工作缺乏時效性，往往到需要用時才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。主要原因在于：(1)醫院檔案編研工作缺乏遠見性和計劃性。目前醫院檔案編研工作仍沿襲著傳統的“室內資料室內編”的各自為政方式，使得編研內容局限在很雜窄的范圍之內，缺乏制定科學的行之有效的檔案編研規劃。平時不注意收集編研，需要時匆忙編寫，使信息的編研成果置后，不適應醫院管理工作的需要。(2)有關檔案人員的認識和能力有待提高。對檔案編研的認識不夠深，常常認為檔案編研工作是滿足一時之需的工作，沒有長期思想準備，不刻苦鉆研編研業務，在編研能力上也顯得捉襟見肘，只能做一些簡單匯編工作。對需要一定綜合分析和加工能力要求的編研任務總感無所作為和力不從心。(3)編研工作操作原則不明確、不規范，沒有制定出適合醫院近期和遠期的操作計劃，選編材料主要以本室藏的檔案材料，而沒有將社會的需要有機地結合起來，以滿足醫院改革、建設、發展的需要出發，編研出符合醫院醫療特點的編研成果。

4．檔案的存放保管條件有待完善。醫院的病歷、財務、人事、基建等各種檔案，相關部門已制定過保密制度，但由于管理分散，各部門檔案的存放條件各有不一，也未按檔案管理規范進行必要的防范。隨著時代的進步，很多檔案資料以人工方式實行的保密制度和措施，已不適應當前檔案管理的需要。

醫院檔案管理工作發展的新思路

21世紀，隨著醫院醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度改革的不斷深入，對醫院檔案工作提出了新的要求，要搞好檔案管理，促進醫院檔案事業的發展，必須探索一條適應醫院檔案管理工作發展的新思路。

1．進一步建立健全和加強醫院檔案管理制度和檔案管理網絡。要建立健全檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管等制度，歸檔范圍和檔案保管期限表等，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

2．建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式。社會信息是一個集合概念，它包括多種記錄形式，如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然名稱各異、形式多樣，但都有一個共同本質――信息。醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。將這個子信息資源系統融入醫院整體信息化工作中，不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。

近年來，醫院信息科和綜合檔案室成為本單位圖書、資料、信息、檔案的儲存基地和利用中心，充當了領導決策和日常管理的重要助手，但由于醫院信息量大，且內容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準確、有效、迅速地為醫院管理服務。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫療衛生部門改革和發展的需要。

3．重視檔案的開發利用。檔案的價值只有通過不斷開發才能發現，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時編出較深層次的編研材料。

要把編研工作列入重要工作，常抓不懈。首先要把編研工作列入醫院工作計劃，不僅要落實檔案信息開發的專題匯編數據，還要檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為考核檔案管理水平、開發利用成效的主要表現。其次是醫院的分管領導要十分重視和支持本部門檔案編研工作，把編研工作擺在重要位置，作為單位的一項工作抓好，真正落到實處，確實克服編研工作只是檔案人員個人行為的傾向。最后，醫院檔案室在制定年度工作計劃時，必須結合醫院的發展規劃及當前的工作重點，全面衡量、多方論證、認真篩選，制定一個科學的、行之有效的檔案編研、信息開發計劃及各時期的編研規劃。

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Key words：hospital; File management; Review; The development ideas

中圖分類號:R276文獻標識碼:A文章編號:1004-4949(2013)05-0150-03 醫院檔案管理工作是集醫療、教學、科研、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄資料的管理。它們既是醫院寶貴的精神物質財富, 也是醫生進行診療工作的可靠依據和參考資料。

1對于醫院檔案管理工作的基本要求

1.1醫院檔案的整體管理

醫院檔案管理的基本原則就是要保證檔案的完整。保證檔案集中保存、不致遺漏，前后關聯的檔案也要歸類整理。

1.2醫院檔案的安全管理

保證醫院檔案不因為年代久遠而損壞，延長醫院檔案的使用、保管壽命，避免因管理不善而泄露機密。

1.3醫院檔案的科學化管理

醫院檔案管理應遵循科學的理論和方法進行工作指導，建立系統的體系管理來促使醫院檔案管理工作逐步提高水平。

1.4醫院檔案的規范化管理

醫院應通過制定相關各項管理技術和業務標準，來促進醫院檔案管理的規劃統一，標準統一，資源共享統一。建立檔案管理系統內部、系統之間的標準化，是實現醫院檔案管理工作向規范化、網絡資源共享化的前提和基礎。

1.5醫院檔案的經濟性質管理

在醫院的檔案管理工作中，也要考慮到相關的經費對工作的影響作用。這就要求我們在工作中盡可能的做到低成本高效率，用盡可能少的投資達到效益最大化。

1.6醫院檔案的現代化管理

隨著網絡的普及應用，電算化技術、復制粘貼技術、可視技術等各種現代化技術越來越多的應用于現代化的醫院檔案管理之中。在提高醫院檔案管理工作效率的同時，也大大提高了檔案管理的水平。

2對于醫院檔案管理工作的特點分析

醫院檔案管理工作與其它管理工作一樣，是一種綜合系統的信息控制，主要有以下四個方面的表現:

2.1醫院檔案管理的相對封閉性

醫院檔案從形成之日起，對于社會公眾有一段時間的封閉期，這種封閉期有其形成的各種因素，也造成了檔案管理和檔案使用之間的矛盾。

2.2醫院檔案管理的階段性

醫院檔案管理工作的階段性可以分為檔案的檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段的檔案具有不同的服務對象、服務價值和服務作用、服務方式。檔案處于檔案室保管階段時，主要是供檔案的形成單位使用，需要經常性的調閱使用，具有過渡的屬性；在檔案館的階段時，檔案的屬性轉變為具有研究價值，不僅僅為檔案的形成單位服務，還要對整個系統形成資源共享。

2.3醫院檔案管理的依附性

醫院的檔案是由其形成者根據相關的數據，綜合實際情況產生的。既包含客觀實際，也包含了形成者的主觀觀點。因此醫院的檔案牢牢的依附于形成者的思想和價值觀。

3醫院檔案管理工作的內容

3.1醫院檔案管理工作的負責部門

院級文件檔案的管理工作由醫院辦公室負責。并負責監督檢查下屬各科室的檔案管理情況。部門科室的檔案管理由各個科室指派專人負責管理科室普通檔案的借閱由本部門領導審批，院級檔案的借閱由院長審批。由總經理（院長）負責審批機密文件的借閱、檔案的復制及銷毀工作。

3.2檔案收集、歸檔

院辦統一歸檔以醫院名義收發的公文，涉及到部門的，由相關部門歸檔復印件。各部門的檔案整理歸檔由部門檔案管理員統一進行。涉及到幾個部門科室的檔案，由主要負責的部門收集整理，最終由院辦歸檔。本部門負責收集歸檔本部門的會議紀要等文件。院辦負責收集整理院級的會議紀要等文件檔案。醫院工作人員以單位名義的學習、考察調研、上級單位的業務學習等，需要歸檔檔案的，由院辦負責。

3.3檔案立卷

統一存放于檔案柜的檔案，應由管理員分別根據類型進行立卷。檔案立卷應明確條目，便于查找。案卷明細分類名稱用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。

歸檔的檔案按年度立卷，立卷時核對歸檔檔案的完整性、準確度。

歸檔檔案應符合國家檔案管理制度的要求，目錄清楚、字跡工整。

3.4檔案目錄編制

檔案文件的編號應遵循國家關于檔案管理的統一規定編制目錄。管理人員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》。

歸檔檔案必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，以便查閱。《檔案目錄》內容包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。

3.5檔案保管權限、期限與類型

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一、基層醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員檔案意識淡薄。

很多醫院的工作者甚至是領導，都沒有檔案意識，根本意識不到檔案的重要性，在工作中注重經營，輕視檔案工作，更別說是對檔案的管理工作了，導致其缺乏科學的管理，造成醫院發展的歷史性資料不完整，甚至很多流失了；此外，醫院檔案的利用率非常低。

（二）檔案管理的設備設施落后。隨著時代的發展，科學技術的進步，很多新進的機器設備被研發制作出來，大大提高了工作效率。但是醫院的檔案管理工作仍然采用傳統的模式，為引進先進的管理設備設施，依然使用之前落后的甚至是老化的設備設施，導致檔案管理的現代化水平不高。一般來說，基層醫院檔案管理工作存在的問題有：房屋不夠、資金短缺、設備陳舊等等，甚至在互聯網技術普及的時代，有些單位仍然采用傳統的手工收集檔案的方式，大大降低了工作效率，同時也不利于檔案的檢索及使用。

（三）檔案管理人員素質不高。現階段，很多基層醫院中從事檔案管理的人員在上崗之前沒有接受過專業的培訓，導致專業素質低，并且很多管理人員存在學歷低、知識儲備有限、計算機操作能力低等等問題。另外，基層醫院只注重醫護人員專業技術素養的培養提高，對其進行繼續教育培訓，而不關心檔案管理人員的素質水平，最終致使很多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。

(四)醫院檔案管理缺乏統一的管理標準。很多基層醫院沒有建立健全完善的檔案管理制度，造成收集檔案的效率低下，缺乏集中的管理及信息資源不完整。與此同時，很多醫院的檔案管理工作缺少一致的管理模式和標準，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更別說統一的立卷歸檔制度了。缺乏完善的檔案管理制度，導致有價值的資料、數據流失，不利于醫院的研究發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而導致現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

二、做好基層醫院辦公室檔案管理工作的措施

由上可知，現階段我國基層醫院辦公室的檔案管理工作存在著一些問題，影響醫院檔案工作的健康發展，不利于醫院的研究發展，因此需要針對問題，采取行之有效的措施，從而保證醫院辦公室檔案工作的順利開展，具體措施如下：

（一）提高醫院領導的檔案意識。醫院領導要樹立檔案意識，充分認識到檔案對醫院發展的重要性與必要性。檔案是醫院實現醫院現代化管理的重要依據，有利于促進醫院由單純經營型、粗放型向科學型、集約型轉變，從而有利于提高醫院的技術水平和服務質量，提高醫院的競爭力，并且增加其經濟效益。此外還要做好檔案室的建設，為其配備必要的設備設施，如電腦、文件柜等等。

（二）加強檔案管理人員的教育學習，提高其業務素質。保管檔案的最終目的是使用，加之檔案的種類很多，而且每種之間差別特別大，這要求檔案管理人員必須具備較高的專業素質，掌握專業知識，才能保證檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計到最后提供利用有序開展，最終滿足社會的發展需要。隨著科學技術的進步，互聯網的普及，檔案管理向自動化、電子化轉變，這對管理人員提出了更高的要求，需要與時俱進，不斷提高自身的業務素養，從而滿足新時期檔案工作發展的需求。

（三）建立健全完善的檔案管理制度。檔案管理工作的有序開展需要完善的管理制度做保障，因此要建立健全完善的檔案管理制度，使檔案管理工作的開展有制度可循。醫院檔案會以不同的形式、種類，如文字、聲像、圖表等記錄下來，并且涉及很多內容，不僅包括本醫院的發展歷史，而且還有病人的各種健康資料，是指導協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。所以，醫院應制定完善的規章制度，實現各種檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等工作，并且劃分到具體科室，由專人負責，從而確保醫院檔案資料的完好無損。

三、結束語

綜上所述，基層醫院辦公室的檔案管理對醫院自身的發展起著非常重要的作用，然而在實際工作中由于受某些因素的影響，導致其發展存在著一些問題，影響檔案事業的健康發展，因此要針對問題，采取對策，從而推動醫院檔案工作有序開展。

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1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產醫院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫療機構之首，是省會最具影響力的品牌醫院之一。但由于醫院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規劃面積較小，發展空間受限。

2.醫院檔案用房不固定。隨著醫院各項業務的發展，特別是二胎政策的放開，醫院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫療業務用房，行政用房全部改造為醫療用房，檔案室隨之遷移，同時由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務水平受影響。

3.檔案室信息化設備不完善。各院區檔案室分散，檔案室設施較簡陋，雖然醫院很重視此項工作，不斷加大資金投入，持續改進檔案室設備設施，但終因環境受限，科技、設備等檔案不得就近單設檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎環境。

二、對檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產生經濟效益和社會效益，醫院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現象，主要表現：一是在年度目標管理工作中沒有將綜合檔案納入醫院管理體系中；二是醫院投入到綜合檔案管理的資源不足，現代化設備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執行權限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨立的管理狀態，沒有形成共同管理的工作架構，如設立綜合檔案管理領導小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權力執行的內容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫院只制定了院內規章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責理解不清晰。其次，沒有規范綜合檔案收集標準和范圍，許多本應納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統一的檔案目錄標準，職能部門只是根據各自的理解和使用習慣對檔案資料進行簡單整理，造成醫院檔案目錄不統一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個人年度工作目標責任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區已完成主體建設，新院區總建筑面積128000平方米，規劃、設計及建設省市一流的科學化、現代化的綜合檔案室已列為醫院重點工作計劃。因此，針對目前醫院綜合檔案建設及檔案管理工作現狀，筆者作了以下幾點思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構。要建立綜合檔案管理辦公室，根據醫院管理架構建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權，明確考核量化標準，逐級逐人落實，確保檔案各項規章制度執行順暢。建議成立“綜合檔案室建設項目攻堅小組”，由院長任組長，由院辦室、設備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點研究綜合檔案室的建設項目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導、督促各部門按時、按質、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項活動提高醫院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動為醫院決策層提供有價值的檔案數據，加深醫院領導對檔案工作重要性的認識；最后，建立檔案管理獎懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關人員對待檔案工作的熱誠度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫院要根據自身實際，有針對性的制定一套健全醫院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責、權限和移交流程等；其次，醫院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標準、保管期限，方便職能部門區分檔案資料，保證醫院的歷史能在檔案中得到真實、全面的記錄和延續。

4.強化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學習國內先進檔案室建設與管理經驗，并結合醫院多院區一體化管理的實際情況，研究制定綜合檔案室建設方案，按照《國家二級檔案室建設標準》、《石家莊市單位機關檔案室建設的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設標準，科學合理設計檔案室。同時爭取上級相關部門支持，加大資金投入。按照現代化、科學化、信息化標準優化硬件及軟件設備設施的配備，確保綜合檔案室可容納三個院區檔案保管、檢索、利用，實現三個院區檔案信息資源共享。同時，加強檔案隊伍建設，做好檔案知識培訓及崗位練兵工作，提高檔案人員的業務素質，確保崗位職責清晰。

篇13

一、醫院擋案管理工作現狀堪憂

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。

隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

通過走訪，了解到大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫院沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。就我們市級的中醫院而言 ，1985年職工集資購買的門診房2處，由于原始材料和購法房憑證什么都沒有存檔，在2003年財產變更時出現了很多麻煩。2004年根據市衛生局要求寫醫院“院志”。由于各方面的材料檔案都很難查到。浪費了更多的時間和人力去查找。更為可惜的是很多名老中醫的經驗方劑和制劑方法都沒有保留下來。一家有1000之多的醫院。建院歷史60多年了。擋案管理工作也沒有配備專業人員。進口的大型醫療設備說明書和相關材料都沒有存檔，致使設備出現問題的時候束手無策。

2、檔案意識不強，檔案利用率較低

大多醫院領導只注重醫院醫療建設和經濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。有的醫院領導班子變換頻繁，只抓眼前醫療工作而忽視了對醫院長遠發展有利的檔案管理工作。造成醫院檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，檔案管理類別不明，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、x 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設施不全，檔案現代化管理水平不高

隨著醫院的快速發展和規模的不斷擴大，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫院存在著檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫院檔案管理工作的發展。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫院檔案現代化管理水平不高。

二、改進醫院檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識。

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展; 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

2、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據 《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3、加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。

提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。

5、適當投入，強化檔案室的硬件建設。

根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。