引論：我們?yōu)槟砹?3篇機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02
1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。
近年來，隨著我國(guó)基層檔案工作規(guī)范化的推進(jìn)和社會(huì)信息化整體進(jìn)程的加快，數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。2000年起，國(guó)家檔案局、中央檔案館開始機(jī)關(guān)單位電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作[1]。在此基礎(chǔ)上，2011年初制定的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點(diǎn)基礎(chǔ)上推動(dòng)機(jī)關(guān)電子文件管理工作，加強(qiáng)對(duì)在辦公區(qū)域相對(duì)集中機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導(dǎo)”。一批國(guó)家部級(jí)單位以及北京、上海、杭州等地市級(jí)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作的開展，在標(biāo)準(zhǔn)制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績(jī)，為機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。
要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的順利運(yùn)行，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化并對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行高效管理，最重要的解決方案即是構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進(jìn)的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫(kù)，并強(qiáng)化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報(bào)移交、年檢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督指導(dǎo)等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導(dǎo)的需求，使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺(tái)階。
2 軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵
軍隊(duì)裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理，就是在部隊(duì)主管裝備工作的各級(jí)機(jī)關(guān)，改變以紙質(zhì)資料形式存儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，借鑒和運(yùn)用檔案數(shù)字化管理理論及先進(jìn)方法，開發(fā)建設(shè)裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊(duì)各級(jí)裝備機(jī)關(guān)日常業(yè)務(wù)工作及各專項(xiàng)活動(dòng)中形成和積累的各種計(jì)劃、方案、批示、報(bào)告、規(guī)章制度、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進(jìn)行采集、歸類、整理、維護(hù)，實(shí)現(xiàn)裝備機(jī)關(guān)各種業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)字化存儲(chǔ)與管理，并提供檢索查詢服務(wù)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務(wù)工作檔案資料的積累、儲(chǔ)存、管理、查詢等難題，對(duì)裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。
3 裝備機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)資料管理現(xiàn)狀及問題
軍隊(duì)各級(jí)裝備機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)本級(jí)部隊(duì)軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會(huì)形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內(nèi)容上講，包括年度業(yè)務(wù)工作文件、專項(xiàng)活動(dòng)工作文件資料；從形式上講，包括各類報(bào)表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務(wù)工作的成果積累，對(duì)裝備保障的建設(shè)發(fā)展具有重要作用，應(yīng)給予安全存儲(chǔ)和有效利用。
目前，裝備機(jī)關(guān)文檔資料的存儲(chǔ)管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實(shí)物形式保存，手工立卷加紙質(zhì)目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實(shí)物化的方式占用空間大、不利于儲(chǔ)存管理和及時(shí)收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經(jīng)不能滿足文檔資料儲(chǔ)存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲(chǔ)于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對(duì)車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運(yùn)用。
應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當(dāng)前條件下文檔資料管理的必然趨勢(shì)。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學(xué)管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。
4 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)
裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性和安全性，適應(yīng)海量存儲(chǔ)需求，易于管理和維護(hù)，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務(wù)，以利于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)用，與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能自動(dòng)歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。
5 裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃
裝備機(jī)關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)。
5.1 檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)
裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)由目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體資料數(shù)據(jù)庫(kù)組成。
（1） 目錄數(shù)據(jù)庫(kù)：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計(jì)算機(jī)中保存形成的數(shù)據(jù)集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計(jì)算機(jī)，形成機(jī)檢目錄，以備查詢利用。
（2） 業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)：是裝備保障業(yè)務(wù)數(shù)字資源的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將以紙質(zhì)等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務(wù)文件轉(zhuǎn)化為可用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應(yīng)文檔資料、訓(xùn)練工作文檔資料、科研學(xué)術(shù)項(xiàng)目情況及文檔資料、經(jīng)費(fèi)管理文檔資料、專項(xiàng)重大活動(dòng)文檔資料等。
（3） 文檔資料數(shù)據(jù)庫(kù)：具體包括已經(jīng)頒布實(shí)施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等的數(shù)字化文檔。
（4） 多媒體資料數(shù)據(jù)庫(kù)：業(yè)務(wù)工作或重大活動(dòng)形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)集合。
5.2 裝備保障檔案資料檢索維護(hù)系統(tǒng)
（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進(jìn)行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。
（2） 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對(duì)文檔、圖片、音頻和視頻等內(nèi)容進(jìn)行錄入、上傳。在錄入時(shí)可設(shè)立多級(jí)目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設(shè)定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時(shí)間及用戶名。
（3） 數(shù)字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創(chuàng)建者、編號(hào)、屬性、創(chuàng)建時(shí)間、更新時(shí)間、目錄和關(guān)鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準(zhǔn)確定位所需文檔。支持聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調(diào)閱某些文件時(shí)，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，節(jié)約了成本。
（4） 統(tǒng)計(jì)功能。主要根據(jù)發(fā)文時(shí)間、資源上傳時(shí)間、資料類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
（5） 用戶級(jí)權(quán)限管理功能。系統(tǒng)應(yīng)能夠創(chuàng)建用戶，并根據(jù)用戶的不同等級(jí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)訪問各類檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)和管理，并確保用戶不能越權(quán)訪問數(shù)據(jù)。
（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。
（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。
6 系統(tǒng)建設(shè)中的難點(diǎn)與關(guān)鍵問題
6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類
工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務(wù)資料，也有首長(zhǎng)重要批示和講話、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件及法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數(shù)量龐大，種類復(fù)雜，需要按照檔案電子化需求重新進(jìn)行梳理分類，構(gòu)建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎(chǔ)。
6.2 檔案存儲(chǔ)與檢索技術(shù)
一是要科學(xué)設(shè)計(jì)各類檔案資料的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對(duì)于文檔、資料進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，是將其轉(zhuǎn)換成圖片進(jìn)行存儲(chǔ)，并沒有直接存儲(chǔ)該文件資料的全部文字性內(nèi)容，同時(shí)音視頻文件在存儲(chǔ)時(shí)，存儲(chǔ)的只是具體二進(jìn)制文件，為了進(jìn)行檢索，還需要在保存文檔時(shí)，對(duì)文檔的主要內(nèi)容進(jìn)行描述，比如采用關(guān)鍵字方式對(duì)該資料（文檔圖片、音視頻）進(jìn)行描述，如何根據(jù)用戶輸入的查詢關(guān)鍵字進(jìn)行文檔匹配，保證查全率和查準(zhǔn)率，對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設(shè)系統(tǒng)時(shí)需要研究的內(nèi)容。
6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制
篇2
1、與項(xiàng)目承擔(dān)單位簽訂保密協(xié)議，并要求項(xiàng)目承擔(dān)單位與項(xiàng)目組的每個(gè)成員簽訂保密協(xié)議。
2、配備項(xiàng)目所需要的計(jì)算機(jī)，簽封計(jì)算機(jī)USB接口，在項(xiàng)目工作間安裝監(jiān)控鏡頭。
3、不定期對(duì)項(xiàng)目組全體成員進(jìn)行檔案安全、保密意識(shí)培訓(xùn)。
二、結(jié)合檔案的實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化
1、檔案整理方面：以國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，并多次邀請(qǐng)中央檔案館保管部的專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查和指導(dǎo)，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，確定了檔案整理的實(shí)施細(xì)則。
2、檔案數(shù)字化方面：以國(guó)家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案數(shù)字化以“保真”為原則，盡可能使數(shù)字化文本版式、字體、標(biāo)點(diǎn)接近原文式樣。檔案數(shù)字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數(shù)據(jù)按照“年度――組織機(jī)構(gòu)代碼――案卷號(hào)――卷內(nèi)順序號(hào)――頁(yè)號(hào)”的路徑進(jìn)行掛接。
三、在項(xiàng)目管理方面實(shí)現(xiàn)流程管理全程化和人員管理規(guī)范化
1、引入項(xiàng)目管理的理念，明確工作流程和崗位職責(zé)，設(shè)計(jì)了《中國(guó)科學(xué)院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數(shù)字化流程單》，對(duì)項(xiàng)目17個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理。在項(xiàng)目完成后將各環(huán)節(jié)的記錄按照年度匯總成冊(cè)，便于日后出現(xiàn)問題能夠進(jìn)行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對(duì)項(xiàng)目成果質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。一審：項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行自查，合格率達(dá)到100％后，再提交文檔處進(jìn)行檢查；二審：文檔處對(duì)檔案實(shí)體逐卷逐件檢查，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處不定期地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行抽查。
通過層層審核，確保項(xiàng)目質(zhì)量，使檔案實(shí)體整理符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確。
3、為切實(shí)貫徹項(xiàng)目的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證項(xiàng)目質(zhì)量，文檔處和中央檔案館的專家多次對(duì)項(xiàng)目工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
4、通過《工作間管理制度》，對(duì)衛(wèi)生值日、水杯放置、人員進(jìn)出等方面提出明確規(guī)定，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
5、文檔處與項(xiàng)目承擔(dān)單位不定期地召開會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目管理、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、質(zhì)量等方面出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行溝通，提出解決方案，每次會(huì)議均形成會(huì)議紀(jì)要。
四、項(xiàng)目成果
在院、廳領(lǐng)導(dǎo)的支持，中央檔案館的具體指導(dǎo)和項(xiàng)目組成員的共同努力下，完成了中國(guó)科學(xué)院機(jī)關(guān)1949～1966年5071卷檔案的整理與數(shù)字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內(nèi)目錄，比原有44453條卷內(nèi)目錄增加了46246條，對(duì)每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，形成《中國(guó)科學(xué)院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標(biāo)題或原有標(biāo)題不規(guī)范、檔案著錄項(xiàng)缺失(如文號(hào)、形成時(shí)間、責(zé)任者不詳?shù)?、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數(shù)字化前期的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。
篇3
黨政機(jī)關(guān)；基建檔案；數(shù)字化管理
多年來，黨政機(jī)關(guān)基本建設(shè)項(xiàng)目形成的紙質(zhì)檔案資料，不僅量大而且保管費(fèi)用高且不易保存。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛使用，無紙化辦公越來越普遍，檔案數(shù)字化管理越來越顯示出其方便、快捷的優(yōu)越性。尤其是黨政機(jī)關(guān)基建檔案應(yīng)該適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，及時(shí)開展電子文件歸檔和各類紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理工作。否則就會(huì)影響各基建檔案信息的開發(fā)利用，使檔案難以迅速、準(zhǔn)確地為機(jī)關(guān)事務(wù)各項(xiàng)工作服務(wù)。
一、基建檔案數(shù)字化的意義
基建檔案數(shù)字化就是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化，使檔案的管理內(nèi)容從實(shí)際向數(shù)字轉(zhuǎn)變，使檔案的管理方式從傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。
1、能有效保護(hù)原始檔案。基建檔案數(shù)字化后可提供原始檔案的電子副本，同樣滿足借閱、查詢等需求，同時(shí)避免與原始檔案的接觸，達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。
2、能有效地進(jìn)行檔案管理。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化管理，針對(duì)不同的借閱對(duì)象采用不同的保密方式進(jìn)行管理，并根據(jù)查檔者的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案，能有效做好檔案的保密工作。
3、提高檔案的查詢和利用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在提供查檔服務(wù)時(shí)表現(xiàn)明顯的效率低下的問題，數(shù)字檔案利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，提供方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢功能，同時(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息共享，通過網(wǎng)絡(luò)把檔案提供給眾多用戶，最大限度提高檔案信息的利用率。
4、利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息立體化。利用現(xiàn)在多媒體技術(shù)使數(shù)字化的檔案信息做到圖、文、并、茂，加強(qiáng)檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，增強(qiáng)檔案信息的記錄功能和顯示功能，有利于檔案信息的利用。
二、如何做好基建檔案數(shù)字化管理工作
紙質(zhì)基建檔案數(shù)字化就是機(jī)關(guān)事務(wù)部門的基建或房產(chǎn)管理科室，在每一項(xiàng)基建項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，將現(xiàn)有檔案室保存的基建檔案采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。
1)檔案整理：在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。通過目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁(yè)面修整、檔案整理登記、裝訂等六個(gè)步驟，完成檔案整理。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。
2)檔案掃描：根據(jù)掃描檔案的實(shí)際情況，選擇適宜的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率等對(duì)檔案進(jìn)行掃描，并進(jìn)行掃描登記，即認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單。登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
3)圖像處理：通過圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等五個(gè)步驟，對(duì)圖像進(jìn)行全面處理，達(dá)到最佳效果。
4)圖像存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。進(jìn)行圖像文件命名，紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。
5)目錄建庫(kù)。首先是目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。第二是檔案著錄，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。第三是采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
6)數(shù)據(jù)掛接。通過匯總掛接、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、交換登記等，做好數(shù)據(jù)的掛接，確保前后一致。
7)數(shù)據(jù)驗(yàn)收。通過數(shù)據(jù)抽檢、驗(yàn)收指標(biāo)、驗(yàn)收審核、驗(yàn)收登記，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。
8)數(shù)據(jù)備份。經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。還要填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。
9)數(shù)字化成果管理。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。
三、基建檔案數(shù)字化管理后應(yīng)注意的問題
為了做好檔案室數(shù)字化建設(shè)，在建設(shè)過程中應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。
1）堅(jiān)持紙質(zhì)文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑。因而必須實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”，同時(shí)進(jìn)行整理歸檔。實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質(zhì)管理系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)獨(dú)立地、沒有任何聯(lián)系地保管，而應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案作有機(jī)的對(duì)應(yīng)，相互建立準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
2）堅(jiān)持電子檔案的安全保護(hù)和隨辦隨歸檔。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部尤其是基建科室針對(duì)利用者職責(zé)，設(shè)置使用權(quán)限密碼，防止越權(quán)閱文，切實(shí)做好安全保護(hù)。同時(shí)，為防止文件丟失，基建工作人員需對(duì)每一份基建檔案進(jìn)行人工進(jìn)行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統(tǒng)歸檔并輸入文件目錄，無電子文件的紙質(zhì)文件需要進(jìn)行數(shù)字化，這就需要做到隨辦隨歸檔，主要是為了出現(xiàn)以下問題：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進(jìn)度；二是容易因?yàn)闄C(jī)關(guān)進(jìn)行微機(jī)整理造成電子信息的丟失。
3）堅(jiān)持建章立制與人員培訓(xùn)。基建檔案數(shù)字化管理因時(shí)間較短，數(shù)字檔案室管理制度在建設(shè)之初并不會(huì)非常完善，需要檔案人員在執(zhí)行過程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞及需要改進(jìn)的地方，不斷修改和完善。同時(shí)，因基建工作人員并非專業(yè)的檔案管理人員，所以黨政機(jī)關(guān)在檔案管理工作中，除要對(duì)基建人員員進(jìn)行定期的檔案知識(shí)培訓(xùn)外，還要在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件更新后，安排相應(yīng)的培訓(xùn)，使他們能準(zhǔn)備充分、快捷的使用更新后的管理軟件，避免發(fā)生因更新造成誤操作，而導(dǎo)致無法預(yù)料的事故。
作者：姜海峰 單位：山東省乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局
篇4
1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性
1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)展的需要
我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)人了信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。從20世紀(jì)80年代開始，計(jì)算機(jī)就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計(jì)算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)等方面，并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。
1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)
建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對(duì)于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)
數(shù)字化檔案館以其對(duì)信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個(gè)文明建設(shè)，最終會(huì)成為科教興國(guó)的源泉和動(dòng)力。同時(shí)，檔案信息可以說是前人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容
數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。
根據(jù)對(duì)數(shù)字化檔案館的認(rèn)識(shí)。可以認(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在采取必要的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M(jìn)館的數(shù)字檔案實(shí)施有效管理。這就要求檔案工作人員對(duì)本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個(gè)全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購(gòu)置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)訪型是由單合計(jì)算機(jī)處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個(gè)開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個(gè)數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴(kuò)大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館
數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時(shí)開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國(guó)的數(shù)字化檔案館，是切實(shí)可行的。
首先，各檔案館對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，即通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，同時(shí)為非數(shù)據(jù)化的信息編制機(jī)讀目錄和索引等二次信息，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理的同時(shí)也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或來不及進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對(duì)原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。
第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對(duì)所處理的文書信息進(jìn)行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國(guó)家管理的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進(jìn)行管理。
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二、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的有效措施
建立學(xué)籍檔案校園網(wǎng)信息管理系統(tǒng)，無疑為龐大的學(xué)籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理，保證電子學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效的電子學(xué)籍檔案管理工作水平。1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍管理規(guī)章制度。高中學(xué)籍檔案直接關(guān)系到高校錄取甚至就業(yè)與前途。我校領(lǐng)導(dǎo)高度重視學(xué)籍檔案，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物配備上給予支持，安排有責(zé)任心的專職人員擔(dān)任學(xué)籍檔案管理工作，改善辦公、管理環(huán)境，為我校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力保證。建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高中學(xué)籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。制定“學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、“學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等，使學(xué)籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。2.學(xué)校各部門各司其職，準(zhǔn)確錄入學(xué)生信息。學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化是一項(xiàng)可由多部門協(xié)作、多臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)操作的系統(tǒng)工程。這些信息由學(xué)校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學(xué)籍檔案貫穿了每個(gè)高中生三年學(xué)習(xí)的全部記錄，平時(shí)的學(xué)生學(xué)籍檔案分別由各部門獨(dú)立錄入并單獨(dú)保管，如學(xué)籍卡、成績(jī)卡、會(huì)考成績(jī)等教務(wù)處負(fù)責(zé)，思想品德考核表德育處負(fù)責(zé)，健康卡醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)，黨團(tuán)關(guān)系由校黨委、團(tuán)委負(fù)責(zé)，所有資料信息隨時(shí)錄入并保存，隨時(shí)按實(shí)際情況調(diào)整學(xué)生班級(jí)或年級(jí)裝訂成冊(cè)，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復(fù)勞動(dòng)，為資源共享創(chuàng)造了必要的條件。3.建立校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理平臺(tái)，達(dá)到資源共享。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理是學(xué)籍檔案進(jìn)入現(xiàn)代化的標(biāo)志，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，可及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地掌握學(xué)校、班級(jí)和學(xué)生動(dòng)態(tài)。有權(quán)查閱檔案的人員可超越時(shí)空和機(jī)構(gòu)，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間用任一聯(lián)網(wǎng)的電腦，自如地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，可以輕松完成學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)。包括歷次期中、期末、競(jìng)賽和會(huì)考、補(bǔ)考成績(jī)。我校原來的成績(jī)統(tǒng)計(jì)是通過Excel進(jìn)行簡(jiǎn)單操作的，過程繁雜，耗時(shí)長(zhǎng)久，而且很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。如今通過校園網(wǎng)管理平臺(tái)，由任課老師將考試成績(jī)輸入成績(jī)管理模塊后，教務(wù)員匯總，計(jì)算機(jī)便自動(dòng)生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯(cuò)誤率，又節(jié)省了時(shí)間，極大地提高了工作效率。網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理，教師能通過計(jì)算機(jī)快速查詢到學(xué)生的各種信息，以便及時(shí)了解學(xué)生的成長(zhǎng)過程。各種及時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和圖表，十分有利于教師們對(duì)自己的學(xué)科教學(xué)情況進(jìn)行綜合分析，以便對(duì)癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時(shí)檢索調(diào)閱學(xué)生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準(zhǔn)確掌握學(xué)生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學(xué)籍檔案數(shù)字化安全管理，權(quán)責(zé)分明，保護(hù)學(xué)生隱私。在實(shí)行學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權(quán)限分明。高中學(xué)生學(xué)籍信息的保密程度雖然不如政府機(jī)關(guān)、及一些重要部門，但學(xué)籍信息在相對(duì)范圍和一定程度上同樣存在著保護(hù)學(xué)生隱私的問題。學(xué)籍信息的完整性、準(zhǔn)確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學(xué)籍檔案安全管理方面，實(shí)行權(quán)限分級(jí)管理，德育處負(fù)責(zé)設(shè)置各級(jí)權(quán)限，對(duì)各用戶進(jìn)行分組，授予校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、中層以上領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、班主任、任課教師以不同級(jí)別的權(quán)限，內(nèi)容主要包括對(duì)各種不同類別的學(xué)生信息進(jìn)行查詢、新增、修改、刪除等等。權(quán)限設(shè)置后，既能遏制某些人惡意涂改數(shù)據(jù)，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學(xué)生學(xué)籍檔案信息的完整、真實(shí)和安全。
三、學(xué)籍檔案管理人員也要“素質(zhì)”化、現(xiàn)代化
檔案管理人員素質(zhì)質(zhì)量，是電子學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵。我校重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，使這些人熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和技能，不斷提高管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員具備應(yīng)有的知識(shí)存量和敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應(yīng)當(dāng)前我市學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)與正常運(yùn)行的需求。
篇6
前言
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，辦公自動(dòng)化在各行政機(jī)關(guān)成普及之勢(shì)。辦公自動(dòng)化，以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各信息，提高辦公效率。辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對(duì)自動(dòng)化辦公過程中形成的電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、進(jìn)館、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理和有機(jī)結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點(diǎn)解決的問題。把檔案工作帶入了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的電子化，是大勢(shì)所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對(duì)文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策作一些研究。
一、文書檔案電子工業(yè)化管理的現(xiàn)狀
目前，在我國(guó)辦公自動(dòng)化雖然逐步已普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國(guó)是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，并且在目前我國(guó)生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對(duì)落后的條件下，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：
1.1 辦公自動(dòng)化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化雖然已聲勢(shì)浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實(shí)行辦公自動(dòng)化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級(jí)密切聯(lián)系，對(duì)上履行職責(zé)任務(wù)，匯報(bào)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題；對(duì)下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級(jí)指示精神；同級(jí)兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。因此，這就需要實(shí)行全社會(huì)最起碼本級(jí)市的各機(jī)關(guān)單位各部門都實(shí)行辦公自動(dòng)化，但目前還未能做到這一步，而且業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。
1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實(shí)的“高檔打字機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)，也造成了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。
1.3電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴性。離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識(shí)別。也就是說特定的電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件存在的。
1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對(duì)策
檔案電子化管理必須是在辦公自動(dòng)化條件下，以公文管理實(shí)行全文電子信息處理為前提，而目前在傳統(tǒng)的辦公方式正向自動(dòng)化過渡階段，將如何應(yīng)對(duì)日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔呢？我認(rèn)為必須把握好幾個(gè)環(huán)節(jié)：
2.1 建立電子檔案管理制度。建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度：歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設(shè)安全、有序地開展。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。
2.2 電子文件和紙質(zhì)文件共存，實(shí)現(xiàn)文檔一體化工作制度。鑒于目前紙質(zhì)文件和電子文件正在過渡階段，檔案電子化管理在實(shí)際應(yīng)用中存在難以克服的各種問題，所以在目前電子文件完全取代紙質(zhì)文件并不現(xiàn)實(shí)。解決的方法只能是電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，實(shí)行兩條腿走路。要在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存工作的發(fā)展以及電子檔案特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達(dá)到互補(bǔ)的目的。
2.3 嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼，保密期過后才能解密。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要妥善保管，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
2.4 文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，比照手工作業(yè)的方法，起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、封發(fā)各類公文，在這些過程中要按照行文的要求，選好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級(jí)和時(shí)限、發(fā)送范圍等到所謂的電子文件背景材料。如果能夠在附件上記錄下文稿的歷次修改標(biāo)記，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的記錄，那就更加完美了；第二部分是電子文件的歸檔處理。應(yīng)該堅(jiān)持以下原則：按時(shí)歸檔的原則。要求已經(jīng)形成的正式的電子文件要及時(shí)向虛擬的電子檔案室進(jìn)行移交。可以以郵件、硬拷貝等形式、送交到由檔案室已設(shè)置好的一個(gè)個(gè)文件夾，進(jìn)行及時(shí)的分類管理。正式紙質(zhì)文稿要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案室移交，以便對(duì)有關(guān)的電子文件進(jìn)行核對(duì)，防止電子文件的錯(cuò)亂現(xiàn)象或被人為的刪改。歸檔的電子文件核對(duì)鑒定原則，應(yīng)由有關(guān)人員組成核對(duì)鑒定小組，定期對(duì)各部門已形成的電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性和時(shí)效性鑒定，同時(shí)劃分出不同的保管期限。同時(shí)編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。
篇7
1.1檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)(Chinanet)、中國(guó)教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國(guó)科技網(wǎng)(CSTnet)和中國(guó)金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。 轉(zhuǎn)貼于
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后;
經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁(yè)，根本無實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無法購(gòu)置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
篇8
一、檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
二、高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
篇9
1.1檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展；90年代以來，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國(guó)教育科研網(wǎng)（caep.cetinnet）、中國(guó)科技網(wǎng)（CSTnet）和中國(guó)金橋網(wǎng)（ChinaGBnet），并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶機(jī)/服務(wù)器（Client/Server）體系結(jié)構(gòu)模式；客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶機(jī)C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù)，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器（包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器）分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機(jī)即可。
3.2檔案信息的管理離不開數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。現(xiàn)在高校檔案部門使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫(kù)―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。
淺議高校檔案管理數(shù)字化及檔案管理創(chuàng)新
張洪光
（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 內(nèi)蒙古 010070）
摘要：隨著信息數(shù)字化急速成熟，高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展，高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的。
關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
1.1檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展；90年代以來，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國(guó)教育科研網(wǎng)（caep.cetinnet）、中國(guó)科技網(wǎng)（CSTnet）和中國(guó)金橋網(wǎng)（ChinaGBnet），并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET， 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效
自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
篇10
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)成為符合時(shí)展的辦公方式，“紙上辦公”時(shí)代已經(jīng)逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)辦公能夠保存大量的電子文檔，節(jié)約資源。圖書館正在利用很多種網(wǎng)絡(luò)方法、掃描方法、OCR方法、數(shù)據(jù)處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行各類檔案的信息，只要輸入關(guān)鍵字，就可以很快地找出文檔，節(jié)省了大量的時(shí)間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數(shù)字化的檢索，可以用很短時(shí)間發(fā)現(xiàn)并核對(duì)缺失的檔案及缺失的內(nèi)容，利用網(wǎng)上信息查找方式對(duì)缺失點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進(jìn)行修補(bǔ)，利用的也是數(shù)字化的原理；此外，兩個(gè)相隔很遠(yuǎn)的人需要進(jìn)行文件傳輸，就可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上辦公，與傳統(tǒng)辦公相比，網(wǎng)上辦公具有隨時(shí)性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當(dāng)下圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待改進(jìn)
目前，我國(guó)圖書館的檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面有許多需要亟待改進(jìn)的地方，其一，我國(guó)缺乏一個(gè)完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統(tǒng)，不同的單位之間無法有效的進(jìn)行信息查詢對(duì)接；其二，在當(dāng)前的時(shí)展的大環(huán)境下，我國(guó)很多圖書館的計(jì)算機(jī)設(shè)備都仍然是“大頭電腦”，上網(wǎng)速度很慢，信息儲(chǔ)存能力很低，無法有效及時(shí)地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對(duì)他人的電子文檔進(jìn)行篡改，導(dǎo)致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系
紙質(zhì)信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對(duì)圖書館檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)并不是遺棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是將檔案儲(chǔ)存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質(zhì)檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價(jià)值和意義。電子檔案的儲(chǔ)存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時(shí)發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點(diǎn)不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。
3 采取有效措施，優(yōu)化圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作
3.1 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展
原文資料是對(duì)事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進(jìn)行信息的收集。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性，因此，在進(jìn)行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時(shí)還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環(huán)境做到最好優(yōu)化。
3.2 落實(shí)圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機(jī)關(guān)在日常的工作中幾乎每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文本文件需要及時(shí)輸入和存儲(chǔ)，因此數(shù)字化系統(tǒng)就應(yīng)使用雙服務(wù)器雙機(jī)備份、磁盤陣列存儲(chǔ)、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時(shí)，為了提高利用率，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。
篇11
隨著國(guó)家電網(wǎng)公司集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的快速推進(jìn)，各單位的辦公、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)及工程項(xiàng)目等業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng)已逐步建立和應(yīng)用，其中形成的電子文件、電子歸檔的數(shù)量也迅速增長(zhǎng)。瑯琊山電站工程項(xiàng)目為安徽省“十五”期間重點(diǎn)能源項(xiàng)目，電站樞紐主要有上水庫(kù)、輸水系統(tǒng)、地下廠房、下水庫(kù)和地面開關(guān)站五部分組成。電站裝設(shè)四臺(tái)15萬(wàn)千瓦的單級(jí)可逆式抽水蓄能機(jī)組，總裝機(jī)容量60萬(wàn)千瓦。2002年12月2日正式開工，2007年9月25日四臺(tái)機(jī)組全部并網(wǎng)發(fā)電，2009年通過國(guó)家檔案局檔案驗(yàn)收，2012年獲國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程銀質(zhì)獎(jiǎng)。該工程從2002年開工以來，業(yè)主就對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，且信息量每年以“驚人”的速度遞增，目前實(shí)現(xiàn)了電子檔案查詢利用功能。
檔案信息資源是國(guó)家或企業(yè)寶貴財(cái)富和重要戰(zhàn)略資源，只有建立在安全的基礎(chǔ)上，才能使其價(jià)值得以真正實(shí)現(xiàn)，否則將會(huì)影響檔案信息作用的全面、有效的發(fā)揮。強(qiáng)化信息安全管理是檔案信息數(shù)字化順利進(jìn)行的根本保證。下面，我從安全職責(zé)、管理措施、技術(shù)措施等方面，談?wù)剶?shù)字化檔案信息安全管理的體會(huì)。
二、建立職責(zé)明確的責(zé)任體系
加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立職責(zé)明確的責(zé)任體系，是確保檔案信息安全的一個(gè)重要方面。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)公安部門破獲的網(wǎng)絡(luò)入侵案件中，90%以上都可以通過加強(qiáng)管理來避免。據(jù)美國(guó)FBI調(diào)查，75%的公司報(bào)告財(cái)務(wù)損失是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全問題造成的，超過50%的安全來自于公司內(nèi)部。信息安全管理應(yīng)按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)運(yùn)營(yíng)誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。單位主要負(fù)責(zé)人是本單位信息安全第一責(zé)任人。信息安全實(shí)行專業(yè)化管理、歸口監(jiān)督。信息工作辦公室是信息安全的管理和保障部門，安全監(jiān)察部是信息安全監(jiān)督部門。各部門職責(zé)明確，分工到位，形成了完善的信息安全責(zé)任體系。
建立信息安全責(zé)任體系，強(qiáng)化員工責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，可以提高制度的執(zhí)行力，確保檔案信息數(shù)字化的順利進(jìn)行。在瑯琊山電站建設(shè)期，業(yè)主與監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等參建單位組建了辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，在合同條款中對(duì)監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等參建單位在檔案資料收集、整理、檔案信息錄入、信息安全等方面進(jìn)行了約束。同時(shí)在電站建設(shè)和生產(chǎn)不同時(shí)期，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了由各參建單位和各部門人員參加的檔案工作網(wǎng)，全員簽訂了《安全生產(chǎn)責(zé)任書》、《信息安全承諾書》和《員工保密承諾書》，并定期開展網(wǎng)絡(luò)信息和保密教育培訓(xùn)，形成了“保障檔案信息安全，人人有責(zé)”的氛圍。同時(shí)，檔案管理部門不斷地對(duì)檔案信息安全現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真地分析，把檔案信息安全作為檔案信息部門、檔案工作者各項(xiàng)考核的首要指標(biāo)；對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行認(rèn)真清理，完善數(shù)字檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的制度，并對(duì)制度的執(zhí)行情況加強(qiáng)督促和檢查，定期進(jìn)行考核，確保各項(xiàng)制度能夠有效、正確執(zhí)行；對(duì)當(dāng)前電子文件和電子檔案，制定電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度，加強(qiáng)電子文件的保管和檢修鑒定；在檔案信息提供利用中，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家信息安全和信息保密等規(guī)定，嚴(yán)格把握檔案利用審查關(guān)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息利用的監(jiān)督和管理工作。
三、采取嚴(yán)格有效的管理措施
數(shù)字檔案信息安全包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、環(huán)境及人員管理的安全。要保證數(shù)字檔案信息安全，必須采取嚴(yán)格有效的管理措施。一是要不斷建立和完善檔案信息安全管理制度，定期或不定期對(duì)信息安全管理制度進(jìn)行檢查和審定，對(duì)存在不足或需要改進(jìn)的安全管理制度及時(shí)進(jìn)行修訂，只有這樣，才能做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，才能更好地維護(hù)檔案信息安全。目前，我國(guó)已建立了《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》等一系列信息安全方面的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，這些法規(guī)為維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全提供了法律依據(jù)，有力地保障了信息安全工作的順利進(jìn)行。二是要明確安全管理機(jī)構(gòu)，設(shè)立系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、安全管理員等崗位，并明確各崗位職責(zé)。應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理人員之間、信息只能部門和業(yè)務(wù)部門之間的合作與溝通，共同協(xié)作處理信息安全問題。三是要加強(qiáng)人員安全管理，關(guān)鍵崗位應(yīng)簽訂保密協(xié)議，及時(shí)終止離崗員工的所有訪問權(quán)限，嚴(yán)格外部人員訪問程序。四是在運(yùn)維管理方面，要嚴(yán)格執(zhí)行信息機(jī)房管理有關(guān)規(guī)定，確保機(jī)房運(yùn)行環(huán)境符合要求，嚴(yán)格機(jī)房出入管理。對(duì)終端計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。強(qiáng)化存儲(chǔ)介質(zhì)存放、使用、維護(hù)和銷毀等各項(xiàng)措施。對(duì)檔案信息服務(wù)器系統(tǒng)，要詳細(xì)記錄日常操作、運(yùn)行維護(hù)記錄和修改等內(nèi)容，嚴(yán)禁任何未經(jīng)授權(quán)的操作；要及時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)更新，定期進(jìn)行漏洞掃描，及時(shí)安裝補(bǔ)丁程序。要及時(shí)升級(jí)防病毒軟件和惡意代碼庫(kù)。五是要建立備份與恢復(fù)管理相關(guān)安全管理制度，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過程，妥善保存?zhèn)浞萦涗洠瑘?zhí)行定期恢復(fù)程序。六是建立與完善應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)培訓(xùn)和演練，確保人力、設(shè)備、技術(shù)和財(cái)務(wù)等應(yīng)急保障資源可用。七是要切實(shí)加強(qiáng)員工信息安全培訓(xùn)，提高全員信息安全意識(shí)。
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（2）真實(shí)性
對(duì)于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實(shí)性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時(shí)糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強(qiáng)。
（3）便捷性
通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個(gè)很大因素就是因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會(huì)相互干擾。
（4）可讀性
數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識(shí)別和理解，同時(shí)保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而保證了檔案的實(shí)際價(jià)值。
二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略
1.加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)
首先進(jìn)行檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進(jìn)檔案管理意識(shí)和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊(duì)伍，以便對(duì)各種專業(yè)設(shè)施的維護(hù)、維修和升級(jí)，促進(jìn)專業(yè)設(shè)備的順利安全運(yùn)行。同時(shí)通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識(shí)。技能和流程，進(jìn)而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和建設(shè)。
2.加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)體系的建立
只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用才能得到更好的利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價(jià)值和意義。同時(shí)還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，否則一些不標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理將會(huì)對(duì)房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。
3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)
檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進(jìn)而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實(shí)際檔案變動(dòng)和增加及時(shí)更新和擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫(kù)信息，保證檔案的完整性、實(shí)效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時(shí)候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實(shí)、全面的有利依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，也就是進(jìn)行檔案的編目，以分層級(jí)的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲(chǔ)好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時(shí)也需要運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲(chǔ)，因?yàn)樵谛盘?hào)轉(zhuǎn)換的時(shí)候，檔案信息會(huì)因?yàn)楦鞣N因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運(yùn)用這兩種檔案方式進(jìn)行檔案管理。
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1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代中，實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲(chǔ)，這不僅能夠節(jié)省信息存儲(chǔ)時(shí)間，而且還能提高信息利用價(jià)值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會(huì)化。計(jì)算機(jī)設(shè)備既能實(shí)現(xiàn)文本存儲(chǔ)，還能實(shí)現(xiàn)圖像存儲(chǔ)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對(duì)性的進(jìn)行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化特點(diǎn)。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進(jìn)設(shè)備實(shí)施具體的掃描工作，以便資料查詢和實(shí)際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機(jī)設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細(xì)、合理分析，借此方式實(shí)現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實(shí)性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實(shí)性，對(duì)于存在出入的信息要及時(shí)糾正，提高信息的可靠性和真實(shí)性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時(shí)查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時(shí)間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實(shí)際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對(duì)于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計(jì)算機(jī)設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價(jià)值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量?jī)?yōu)化，促進(jìn)管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時(shí)代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會(huì)通過人工應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案只是實(shí)現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)降低信息的真實(shí)性和實(shí)用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時(shí)間、提高信息準(zhǔn)確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進(jìn)行。為此，聘請(qǐng)專家對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識(shí)、提高工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運(yùn)用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)
