引論：我們?yōu)槟砹?3篇城市建設(shè)檔案管理規(guī)范范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個(gè)問題：
首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計(jì)工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號(hào)到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：
1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒有對招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對報(bào)送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評標(biāo)委員會(huì)名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時(shí)也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個(gè)項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
篇2
根據(jù)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/158-2011）的規(guī)定，城建檔案“是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)水平的提升，城市建設(shè)管理的外延逐步擴(kuò)大，內(nèi)容也更加復(fù)雜，任務(wù)更加艱巨?？傮w來看，城建檔案管理主要包括城市建設(shè)規(guī)劃、城市建設(shè)工程檔案、城市建設(shè)勘測、城市建設(shè)管理等方面的內(nèi)容，涉及到國土資源、工業(yè)、民用、電力、水利、交通、環(huán)境保護(hù)、園林綠化等不同層面的規(guī)劃、建設(shè)項(xiàng)目。城建檔案不僅為城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供了全面、切實(shí)的依據(jù)，還能夠?yàn)槌擎?zhèn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化的維護(hù)及保障提供重要的資料來源，并創(chuàng)造有利的條件。科學(xué)的城建檔案管理，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)及發(fā)展提供深入、詳實(shí)的材料，完備、準(zhǔn)確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2 城建檔案管理存在的問題及成因
2.1 城建檔案管理存在的問題
隨著城市建設(shè)事業(yè)的告訴發(fā)展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
一是城建檔案管理不規(guī)范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費(fèi)，也難以充分發(fā)揮檔案管理資料的價(jià)值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對檔案資源處理的效率較低，如對一些不合格的材料沒有及時(shí)處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關(guān)要求規(guī)范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會(huì)造成檔案胡亂臨時(shí)補(bǔ)湊、隨意變更等現(xiàn)象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。
二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實(shí)踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導(dǎo)致城建檔案管理工作很少為外界認(rèn)知，城建檔案管理對社會(huì)的價(jià)值無法體現(xiàn)。
三是檔案管理工作水平較低，城市建設(shè)進(jìn)程加快促進(jìn)了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對檔案資料的種類、質(zhì)量及相關(guān)設(shè)施等了解不足，導(dǎo)致為利用者服務(wù)的效率低下。檔案管理工作欠缺主動(dòng)性，加上保密保護(hù)政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設(shè)水平。
2.2 造成城建檔案管理問題的成因
影響城建檔案管理質(zhì)量的主要有以下幾個(gè)方面的原因。一是意識(shí)理念的落后，很多城市建設(shè)、施工及管理單位對城建檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，理念模糊，即使工作過程中運(yùn)用城建檔案較多的單位，也缺乏科學(xué)的城建檔案搜集、歸類、報(bào)送意識(shí)，導(dǎo)致城建檔案管理中資料不齊、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問題層出不窮。二是對城建檔案管理工作的投入有限，包括對城市檔案建設(shè)的設(shè)施建設(shè)、人員的指導(dǎo)及培訓(xùn)等工作，導(dǎo)致對城市檔案管理的激勵(lì)欠缺，嚴(yán)重影響了城市檔案管理的長遠(yuǎn)、健康發(fā)展。二是對城市檔案管理建設(shè)缺乏科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)，如對城市建設(shè)檔案的收錄、處理采取標(biāo)準(zhǔn)還不夠明確，導(dǎo)致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。不僅如此，城市檔案管理內(nèi)部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴(yán)重降低了城市檔案管理工作隊(duì)伍的質(zhì)量。三是城市檔案管理工作的信息化建設(shè)水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數(shù)字化檔案的建設(shè)，促進(jìn)了層級化的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，然而由于城建檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，城建檔案資料的分類不夠?qū)I(yè)，加上對在城建檔案管理中軟件建設(shè)不到位，導(dǎo)致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，阻礙了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
3 城建檔案管理的對策
3.1 深化城建檔案管理的認(rèn)知
對城建檔案管理工作，要從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，制定城建檔案管理中長期規(guī)劃，加強(qiáng)城建檔案現(xiàn)代化管理理念，將城建檔案管理與城市規(guī)劃、建設(shè)緊密結(jié)合起來，提升社會(huì)對城建檔案管理重要性的認(rèn)知。同時(shí)，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實(shí)、高效的城建檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，為此，城建檔案管理應(yīng)在科學(xué)的思想理念的指導(dǎo)下，明確自身職責(zé)，以科學(xué)、有效的方法促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。
3.2 完善城建檔案管理的制度
城建檔案管理工作內(nèi)容繁重，任務(wù)艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩(wěn)定開展。首先，應(yīng)完善城建檔案管理工作的法律、法規(guī)等相關(guān)制度，確立城建檔案管理在城市建設(shè)中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據(jù)。其次，城建檔案管理工作的程序應(yīng)合法、規(guī)范，對建設(shè)單位招投標(biāo)過程中的相關(guān)文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序及要求，對文件資料進(jìn)行搜集、審核、存儲(chǔ)及處理，以為城市建設(shè)及管理提供更加準(zhǔn)確、全面的材料。最后，在城建檔案內(nèi)部管理中，還應(yīng)建立科學(xué)合理的人事、評價(jià)、監(jiān)督、激勵(lì)等制度，以促進(jìn)城市檔案管理人力資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，并且明確不同層級部門、人員的職責(zé)，激發(fā)城建檔案管理的積極性與創(chuàng)造力。
3.3 強(qiáng)化城建檔案管理的信息化建設(shè)
信息化時(shí)代的來臨，人們對信息資源的需求更加強(qiáng)烈，在城建檔案管理工作中，應(yīng)從以下幾個(gè)方面，強(qiáng)化城建檔案管理的信息化建設(shè)。一是積極整合社會(huì)資源，適當(dāng)增加對城建檔案信息化建設(shè)的投入，如檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施、軟件等。通過搭建有效的平臺(tái)，促進(jìn)城建檔案資源的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，提高城建檔案的利用率。二是營造良好的城建檔案信息化管理宣傳環(huán)境，利用網(wǎng)絡(luò)、電視、移動(dòng)客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質(zhì)及特點(diǎn)，并結(jié)合城建檔案的搜集、w檔等工作，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的信息化開發(fā)，為滿足城市建設(shè)對檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強(qiáng)對城建檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，通過多種形似的指導(dǎo)及培訓(xùn)，促進(jìn)城市檔案管理人員改變服務(wù)理念，增強(qiáng)信息服務(wù)質(zhì)量，為深化城建檔案管理與社會(huì)的聯(lián)系搭建更加穩(wěn)固的橋梁。
4 結(jié)論
綜上所述，城建檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息化時(shí)代，城建檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規(guī)范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設(shè)層面上的，為了更好地為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供信息資源服務(wù)，城市檔案管理應(yīng)在科學(xué)、先進(jìn)的思想理念指導(dǎo)下，結(jié)合切實(shí)合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設(shè)水平，增強(qiáng)城建檔案管理人員素質(zhì)。作為城市建設(shè)的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發(fā)展空間，從人員、物質(zhì)、制度、信息化建設(shè)等方面逐步改進(jìn)，既能夠使城建檔案管理與時(shí)展的要求結(jié)合地更加緊密，也能夠促進(jìn)城市的建設(shè)及運(yùn)行更加科學(xué)、全面、高效。
參考文獻(xiàn)
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篇3
為進(jìn)一步做好城市地下管線工程檔案管理與服務(wù)，通過對1994年以來中國知網(wǎng)收錄的集成服務(wù)方面文章進(jìn)行綜合分析，并對近些年一些理論文章進(jìn)行研究，筆者認(rèn)為我國集成服務(wù)研究存在著如下的問題：第一，對于集成服務(wù)的研究相對分散，雖然也取得了大量的研究成果，但是都是分散在各個(gè)領(lǐng)域，不很集中，也不夠系統(tǒng)。第二，對于集成服務(wù)的理論研究欠缺，目前的研究大多是具體的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不能稱之為系統(tǒng)化的理論。第三，檔案集成服務(wù)問題的研究不足，尤其是城市地下管線工程檔案的集成服務(wù)，寥寥無幾。
2 集成服務(wù)模式的類型①
集成服務(wù)模式依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以劃分為多種不同的類型，依據(jù)集成服務(wù)系統(tǒng)建立的特征，城市建設(shè)文件、檔案信息集成服務(wù)可分為以下三種模式：①獨(dú)立式，是通過系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或業(yè)務(wù)過程的集成而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)文件、檔案信息服務(wù)自動(dòng)化的一種模式。在該模式下所進(jìn)行的只是孤立的系統(tǒng)集成和孤立的系統(tǒng)服務(wù)。②整合式，是通過系統(tǒng)間建立集成的機(jī)制來保證產(chǎn)品質(zhì)量實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)文件、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的一種模式。通過對各種質(zhì)量規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，從多種客戶需求、法律要求及質(zhì)量要求出發(fā)來建立文件質(zhì)量保證體系，保證文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)具有跨部門和跨系統(tǒng)兼容性的一種服務(wù)模式。這種模式下，文件及其信息的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在文件生命全過程和工程項(xiàng)目全過程中得以連貫和一致，檔案信息質(zhì)量最終得以保證。③嵌入式，是通過復(fù)雜的系統(tǒng)間的各項(xiàng)功能的集成來實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)文件、檔案信息服務(wù)智能化的一種模式，也就是指依據(jù)城建文件、檔案信息集成管理與集成服務(wù)原理，將城市建設(shè)文件、檔案信息的各種業(yè)務(wù)管理活動(dòng)、建設(shè)工程審批活動(dòng)、及各專業(yè)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)職能活動(dòng)納入與工程建設(shè)基本程序和城市建設(shè)工程規(guī)劃及其管理過程，以保證管理過程經(jīng)濟(jì)、高效；依據(jù)客戶關(guān)系管理理念全面考慮各類型檔案信息的用戶群需求，實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式的集約化、多元化、專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)集成模式。這種模式中，城建文件檔案信息的服務(wù)實(shí)現(xiàn)了與城建專業(yè)系統(tǒng)服務(wù)的集成，城建文件檔案的價(jià)值得以最大實(shí)現(xiàn)。
3 城市地下管線工程檔案集成服務(wù)的涵義及其最佳實(shí)踐的特征
3.1 城市地下管理工程檔案集成服務(wù)的涵義 城市地下管線工程檔案集成服務(wù)即采用集成的思想和理念，保證城市地下管線工程檔案信息質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)城市地下管線工程檔案科學(xué)高效管理，從而達(dá)到用戶服務(wù)高度滿意的一種優(yōu)化的服務(wù)理念和服務(wù)方式。
3.2 城市地下管理工程檔案集成服務(wù)最佳實(shí)踐的特征② 第一，城市地下管線工程管理流程集成（系統(tǒng)集成），即指以后現(xiàn)代檔案管理理念為指導(dǎo)，將地下管線檔案的各種管理系統(tǒng)、地下管線工程審批活動(dòng)、各產(chǎn)權(quán)單位以及城建檔案行政部門所扮演的角色、地下管線工程以及檔案管理法規(guī)制度等納入地下管線工程業(yè)務(wù)流程，以保證地下管線管理過程經(jīng)濟(jì)、高效。第二，城市地下管線工程檔案產(chǎn)品集成（信息集成），即指通過對各種質(zhì)量規(guī)范如：文件管理規(guī)范、檔案管理規(guī)范、工程質(zhì)量管理規(guī)范、信息分類規(guī)范、文件編目整理規(guī)范等都進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，真正從多方面保證信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，使得各種載體形式的地下管線檔案信息都能確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、可靠性、安全性和可用性。第三，城市地下管線工程檔案服務(wù)集成（功能集成），即指依據(jù)客戶關(guān)系管理理念全面考慮地下管線信息的用戶群，實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式的集約化、多元化、專業(yè)化和個(gè)性化。和目前我國城市地下管線工程檔案管理存在的幾種模式相比，城市地下管線工程檔案集成服務(wù)模式視角更開闊，涵蓋范圍更廣，適用的對象更廣泛，是一種具有普遍指導(dǎo)意義的理念、方式和模式。
4 城市地下管線工程檔案集成服務(wù)的必要性、可行性及重要意義
4.1 必要性 城市地下管線工程建設(shè)是城市基本建設(shè)的重要組成部分，縱橫交織的城市地下管線與社會(huì)生產(chǎn)和人民生活密切相關(guān)，是現(xiàn)代城市的“生命線”。城市地下管線檔案必須實(shí)行集成服務(wù)，才能夠?yàn)樯鐣?huì)提供高效和高質(zhì)量的服務(wù)。首先，城市地下管線本身處于動(dòng)態(tài)變化之中，只有進(jìn)行全程管理和集成的文件質(zhì)量服務(wù)控制，才能夠保障城市地下管線檔案信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和可用性。其次，數(shù)字化、信息化的社會(huì)需要城市地下管線工程檔案的集成服務(wù)。信息時(shí)代的到來，提出了集成信息、集約化服務(wù)等需求。最后，城市地下管線工程檔案如果不采用集成服務(wù)的理念，檔案服務(wù)系統(tǒng)將處于孤島狀況，服務(wù)將滯后于城市建設(shè)的需求，服務(wù)工作難以實(shí)現(xiàn)高效率和高效果，服務(wù)水平就不可能提高。
4.2 可行性 信息時(shí)代的到來為實(shí)現(xiàn)城市地下管線工程檔案集成服務(wù)提供了各種有利條件。首先，《檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》以及城市管線檔案管理辦法（規(guī)定）等法規(guī)制度的完善為實(shí)現(xiàn)城市地下管線工程檔案集成服務(wù)提供了保障。其次，現(xiàn)代信息技術(shù)和測繪技術(shù)的發(fā)展為實(shí)現(xiàn)城市地下管線工程檔案的集成服務(wù)提供了技術(shù)平臺(tái)。第一、信息技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的發(fā)展，電子圖紙和其他電子數(shù)據(jù)的形成，大大方便了城市地下管線信息的傳輸、移交和提供利用。第二、GIS能夠?qū)⒌叵鹿芫€數(shù)據(jù)信息在系統(tǒng)中進(jìn)行集成，為包括城市地下管線信息在內(nèi)的綜合性地理信息的管理與服務(wù)提供了一個(gè)先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)。第三、現(xiàn)代測繪技術(shù)的發(fā)展，使得地下管線的普查補(bǔ)測工作不再成為城市地下管線檔案收集工作的障礙。最后，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為城市地下管線工程檔案管理提供了更廣闊的發(fā)展空間。城市地下管線檔案作為一種重要的信息資源，必須與市場接軌，才能夠發(fā)揮自身的專業(yè)性優(yōu)勢，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
4.3 選擇城市地下管線工程檔案集成服務(wù)模式的意義
4.3.1 城市地下管線工程檔案集成服務(wù)的受益廣泛。城市地下管線工程檔案集成服務(wù)的受益是多方面的。城市建設(shè)行政管理部門、建設(shè)單位、施工單位、管線產(chǎn)權(quán)單位、城建檔案管理部門、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)、測繪部門和政府以及社會(huì)公眾，都能夠從中受益。城市建設(shè)部門能夠發(fā)現(xiàn)體制上的弊端，理順工作中的各種關(guān)系，改革管理體制，做好管理工作；建設(shè)單位能夠在保護(hù)自己權(quán)益的前提下依據(jù)可靠的管線信息保證建設(shè)工程順利施工；各管線產(chǎn)權(quán)單位能夠在科學(xué)合理保管和使用本專業(yè)管線檔案的同時(shí)，加強(qiáng)與其他管線產(chǎn)權(quán)單位的聯(lián)系，共建管溝，科學(xué)利用地下空間，防止因管線歸屬不同，報(bào)批和施工各自為政，且重復(fù)建設(shè)，頻繁開挖，影響市民生活；城建檔案管理機(jī)構(gòu)（城建檔案館）能夠?qū)θ械牡叵鹿芫€檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和提供利用；城市規(guī)劃設(shè)計(jì)與測繪部門可以利用已有的多種管線綜合信息為新的管線工程提供科學(xué)的數(shù)據(jù)和預(yù)測信息；對政府而言，城市地下管線工程檔案的集成服務(wù)是政府行政效率提高的一個(gè)重要表現(xiàn)；對公眾而言，其知情權(quán)得到了保護(hù)。
4.3.2 與傳統(tǒng)的管理模式相比，集成服務(wù)模式具有以下優(yōu)點(diǎn)：第一，采用后現(xiàn)代主義思想和后現(xiàn)代檔案管理理念，把檔案的管理納入地下管線工程建設(shè)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程控制，易于保證管線檔案信息的質(zhì)量。第二，采用客戶關(guān)系管理理念，綜合考慮多種類型的客戶和多種形式的客戶需求，努力達(dá)到集約化、多元化和個(gè)性化的服務(wù)，易于提高用戶服務(wù)的滿意度。第三，采用集成的管理機(jī)制，更有利于城市地下管線工程檔案信息資源的積累、共享與交流，易于管線工程文件檔案信息管理與服務(wù)的整合與優(yōu)化，有利于城市可持續(xù)發(fā)展。
注釋：
①該部分內(nèi)容的撰寫參考了：華燦麗，“EDMS 與ERMS集成管理的國際化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及其啟示”，《城市建設(shè)文件檔案信息集成管理與集成服務(wù)研究》（論文集），北京：中國建筑工業(yè)出版社，2004年11月，第124-132頁.
②本部分內(nèi)容的撰寫參考了：安小米，“集成管理與集成服務(wù)：21世紀(jì)城市建設(shè)文件、檔案信息最優(yōu)化管理的理論與實(shí)踐研究（節(jié)選）”，《城建檔案》，2003年第5期，第15-17頁。安小米，“城建文件、檔案信息集成管理與集成服務(wù)研究及其啟示”，《城市建設(shè)文件檔案信息集成管理與集成服務(wù)研究》（論文集），北京：中國建筑工業(yè)出版社，2004年11月，第87-101頁.
參考文獻(xiàn)：
篇4
1對市政檔案管理的概況分析
(1)市政檔案管理是城市行政轄區(qū)內(nèi)對城市建設(shè)進(jìn)行的必要工作，它包括城市規(guī)劃檔案、市政工程竣工檔案、市政管理檔案、市政技術(shù)檔案等。在具體規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理等施工環(huán)節(jié)中，會(huì)形成大量文字材料，包括圖紙、圖表、模型、音像資料等，這是城市建設(shè)中的重要依據(jù)和系統(tǒng)記錄。(2)市政檔案管理的綜合性體現(xiàn)。市政檔案管理的綜合性體現(xiàn)主要表現(xiàn)在城市建設(shè)的綜合性能和重要基礎(chǔ)設(shè)施上，例如：城市建設(shè)的規(guī)劃與管理、施工計(jì)劃與設(shè)計(jì)等，都需要與之相符的各個(gè)方面的市政建設(shè)資料作為依據(jù)。此外，市政檔案管理也有專業(yè)性的體現(xiàn)，例如：一項(xiàng)市政工程的檔案記錄，會(huì)有大量工程圖紙和設(shè)計(jì)方案等資料，這就需要在施工過程中協(xié)調(diào)所涉及的各個(gè)單位或部門的專業(yè)人員，因涉及多個(gè)專業(yè)、多個(gè)學(xué)科，因此在對市政檔案進(jìn)行采集、處理加工時(shí)足以體現(xiàn)了其專業(yè)性。同時(shí)，滿足以上要求外，還要從時(shí)間的維度上進(jìn)行考慮，因?yàn)槭姓ぷ鳈n案之所以能作為重要依據(jù)，不僅要在表面現(xiàn)狀上進(jìn)行分析，還要有歷史參照作為后盾支持。因此，對市政檔案的管理與利用應(yīng)當(dāng)充分考慮其各個(gè)方面的綜合性能。
2市政檔案管理對市政建設(shè)的作用
(1)在城市建設(shè)中，科學(xué)合理的規(guī)劃有著不可替代的作用，無論是對老城區(qū)進(jìn)行改造，還是針對城市建設(shè)做出的任何的改動(dòng)，都離不開市政檔案這一重要的參考對象。例如：在市政設(shè)施養(yǎng)護(hù)時(shí)，必需根據(jù)該建設(shè)項(xiàng)目全部檔案資料，綜合制定出科學(xué)合理的可行性方案。根據(jù)各道路路況的地下管線及構(gòu)筑物，必須查找原有準(zhǔn)確的市政建設(shè)檔案，以作為相關(guān)項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)及施工的重要依據(jù)?？梢哉f，市政檔案管理是市政城市建設(shè)中的重要工作依據(jù)，它能科學(xué)地分析市政設(shè)施的基本現(xiàn)狀。(2)在城市建設(shè)中，市政檔案管理對市政工程建設(shè)質(zhì)量具有重要作用。在《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中規(guī)定:“建設(shè)單位應(yīng)按照條例規(guī)定要求建立健全項(xiàng)目檔案，工程竣工后將項(xiàng)目檔案移交給建設(shè)行政主管部門或其他相關(guān)部門的，應(yīng)責(zé)令要求其履行自己的職責(zé)。”綜上所述可以看出，實(shí)施任何方面的工程建設(shè)，市政檔案必須合格，只有這樣，才能為市政城市建設(shè)提供可靠的質(zhì)量保障。
3市政檔案管理工作的對策分析
3.1加強(qiáng)市政檔案管理工作監(jiān)管力度。(1)建立市政檔案管理監(jiān)督體制。市政檔案管理工作只有嚴(yán)格依照法律條例執(zhí)行管理任務(wù)，才能保證市政檔案工作的制度化和常態(tài)化。因此，應(yīng)認(rèn)真貫徹及落實(shí)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《關(guān)于加強(qiáng)管理城市基本建設(shè)檔案的意見》等相關(guān)規(guī)定，并著重培養(yǎng)市政建設(shè)工作者的法律意識(shí)，切實(shí)做好到有法可依，依章辦事，將一系列的法律性規(guī)章條例形成權(quán)威執(zhí)行力的重要依據(jù)。(2)完善和健全市政檔案法律監(jiān)督體系。落實(shí)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的基本法規(guī)于實(shí)際工作中，提高市政檔案的重要性認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)的效能意識(shí)，并制定詳細(xì)執(zhí)行細(xì)則。例如：在相關(guān)市政檔案形成、移交、存檔過程中存在的違法現(xiàn)象，應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定懲辦，以提高市政檔案管理的權(quán)威性。3.2保證市政檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在市政建設(shè)過程中，建立標(biāo)準(zhǔn)化的市政檔案是提高市政檔案管理水平的重要前提，也是促進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展的重要條件。為了使市政檔案的作用得到最大限度地發(fā)揮，市政檔案管理人員在對檔案各個(gè)工作環(huán)節(jié)過程處理中應(yīng)嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行，確保市政檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，為提高市政工程建設(shè)提供可靠的保障。3.2提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力。在信息化背景下，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，擁有多樣化的檔案工作操作技能，了解檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論，并借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等重要的平臺(tái)支持，提高工作效能。這就要求相關(guān)檔案管理工作者要不斷提高自身素養(yǎng)，適應(yīng)現(xiàn)代化新時(shí)期的崗位需要，深入增強(qiáng)市政檔案的社會(huì)服務(wù)性。
4結(jié)語
市政檔案管理是城市建設(shè)中的重要組成因素。目前，在傳統(tǒng)的服務(wù)基礎(chǔ)上，檔案管理有了更廣闊、更便捷的平臺(tái)，這不但可以進(jìn)行資源共享，還可以進(jìn)行檔案管理相關(guān)的信息交流和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而更加深入地進(jìn)行檔案管理的編制、開發(fā)、管理以及利用的工作，真正將各種檔案管理技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，加快榆林建成陜甘寧蒙晉最具影響力城市進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)：
篇5
1.城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)存在的突出問題
（1）缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在信息化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。（2）傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的障礙。（3）檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。（4）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。（5）缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
2.城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
（1）要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)決策落實(shí)力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)，落實(shí)責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進(jìn)一步提高科學(xué)決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。
（2）積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)，增強(qiáng)大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強(qiáng)化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機(jī)制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
（3）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實(shí)性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。
(4)是建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。
(5)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》頒布實(shí)施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實(shí)際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對城市建設(shè)檔案利用的需求。第一，要按照建設(shè)規(guī)劃要求及政府電子政務(wù)建設(shè)的總格局，促進(jìn)將城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。第二，要繼續(xù)加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)城市建設(shè)檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，` 構(gòu)建城市建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。第三，繼續(xù)建設(shè)和完善城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以社會(huì)需求為導(dǎo)向，及時(shí)把整合加工后的城市建設(shè)檔案信息在網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，推動(dòng)城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。
(6)是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬?，為他們提供施展才華的舞臺(tái)，使之有所作為。對已經(jīng)確定并不斷成長起來的人才，要加強(qiáng)培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的需要，變被動(dòng)坐等為主動(dòng)出擊，積極引進(jìn)有信息專業(yè)技術(shù)特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.結(jié)束語
總之，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)城市建設(shè)檔案現(xiàn)代化的早日實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
篇6
一、城建檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析
1、傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的障礙。
2、檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理信息化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
3、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
4、缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在信息化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。
5、缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
二、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的對策
1、建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。
2、建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實(shí)性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。
3、加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》頒布實(shí)施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實(shí)際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對城市建設(shè)檔案利用的需求。第一，要按照建設(shè)規(guī)劃要求及政府電子政務(wù)建設(shè)的總格局，促進(jìn)將城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。第二，要繼續(xù)加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)城市建設(shè)檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，` 構(gòu)建城市建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。第三，繼續(xù)建設(shè)和完善城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以社會(huì)需求為導(dǎo)向，及時(shí)把整合加工后的城市建設(shè)檔案信息在網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，推動(dòng)城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。
4、要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)決策落實(shí)力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)，落實(shí)責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進(jìn)一步提高科學(xué)決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。
5、是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛瑸樗麄兲峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，使之有所作為。對已經(jīng)確定并不斷成長起來的人才，要加強(qiáng)培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的需要，變被動(dòng)坐等為主動(dòng)出擊，積極引進(jìn)有信息專業(yè)技術(shù)特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
6、積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)，增強(qiáng)大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強(qiáng)化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機(jī)制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
篇7
表1 華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時(shí)間[2] ～ [13]
調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個(gè)城市先后頒布了相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進(jìn)程。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個(gè)城市相繼出臺(tái)了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導(dǎo)本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺(tái)了新的規(guī)范性法文件對原有規(guī)定進(jìn)行更新，2011年又出臺(tái)新的規(guī)章對2004年的規(guī)定進(jìn)一步進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時(shí)間特色方面具有代表性。
1.2 立法地域分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時(shí)間差異較大，非發(fā)達(dá)城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個(gè)城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當(dāng)?shù)卣?、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設(shè)檔案管理辦法》和《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法》、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步提高了規(guī)章的可操作性。
1.3 立法技術(shù)分析
1.3.1 整體架構(gòu)分析。華東地區(qū)10個(gè)城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進(jìn)行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責(zé)任等模塊?？梢?，各個(gè)城市城建檔案管理立法的重點(diǎn)主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責(zé)任等幾個(gè)方面。
1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強(qiáng)對城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實(shí)施細(xì)則》”。
各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及省級城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。
1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應(yīng)地區(qū)市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設(shè)行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)。第三，對建設(shè)工程的竣工圖都有極為嚴(yán)格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關(guān)規(guī)定由相應(yīng)部門補(bǔ)繪并歸檔。第四，文件的實(shí)施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個(gè)人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)”。（2）特色。特色之一，實(shí)行兩套制歸檔?！赌暇┦谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》等法律條文中均涉及“建設(shè)工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設(shè)單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設(shè)檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應(yīng)定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進(jìn)的服務(wù)思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)?！逗戏适谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機(jī)銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務(wù)工作與行政管理活動(dòng)緊密結(jié)合。《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)隸屬于規(guī)劃（建設(shè)）行政主管部門，詳細(xì)闡述了城建檔案工作者參加城市建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設(shè)竣工檔案等內(nèi)容。
2 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析
2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對于法律責(zé)任和獎(jiǎng)懲的內(nèi)容存在表述含糊、標(biāo)準(zhǔn)不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權(quán)限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當(dāng)國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機(jī)關(guān)出現(xiàn)問題時(shí)，懲罰措施往往不易落到實(shí)處。
2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設(shè)發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺(tái)和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進(jìn)展緩慢。從10個(gè)城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，影響了城建檔案工作的順利開展。
2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時(shí)代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個(gè)城市中，只有徐州市在2011年出臺(tái)的《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設(shè)工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對此均無相關(guān)的規(guī)定和要求。
2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構(gòu)相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個(gè)城市的地方特色。縱觀華東地區(qū)10個(gè)城市，有的以交通建設(shè)為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)各不相同，城市建設(shè)規(guī)模不一，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)在部分條款中用于展示自己獨(dú)特的風(fēng)貌和建設(shè)實(shí)際。
3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議
篇8
1．1世界經(jīng)濟(jì)一體化下與國際慣例接軌的要求
世界經(jīng)濟(jì)一體化的形勢在不斷的變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點(diǎn)新要求：①要求我們的檔案管理工作要更加規(guī)范，要盡可能縮短與世界發(fā)達(dá)國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求；②要求檔案管理要發(fā)揮為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供支撐和依據(jù)作用，隨時(shí)為城市規(guī)劃與建設(shè)、招商引資等提供“全、新、準(zhǔn)”的信息。
1．2我國加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的形勢
對于城鎮(zhèn)特別是大城市來說，加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的一個(gè)重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發(fā)展。老城由于空間有限，進(jìn)步更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發(fā)展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區(qū)拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。
1．3我國加快法制建設(shè)和公民法律意識(shí)加強(qiáng)的形勢
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識(shí)也進(jìn)一步加強(qiáng)。特別是與城建檔案管理相關(guān)的《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》和《中華人民共和國物權(quán)法》的出臺(tái)，城建檔案所具有的與規(guī)劃、房產(chǎn)等相關(guān)的法律性依據(jù)特征，往往成為解決法律糾紛的重要依據(jù)，這就對檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、全面性等方面提出了更高的要求。
2城建檔案管理的特點(diǎn)
2．1復(fù)雜性
城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個(gè)方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。
2．2動(dòng)態(tài)性
城市無論是興旺還是衰落，都在時(shí)刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實(shí)記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動(dòng)態(tài)性的特征。動(dòng)態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時(shí)提供真實(shí)反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時(shí)效性作用。
2．3準(zhǔn)確性
大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個(gè)建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會(huì)給國家、企業(yè)、個(gè)人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。
3 以創(chuàng)新的服務(wù)手段逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化
3．1 以創(chuàng)新的工作管理模式逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是一個(gè)政黨永葆生機(jī)的源泉。當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，改革開放深入進(jìn)行，城市化步伐加快，城市建設(shè)日新月異，這些對新時(shí)期城建檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案觀念和老的做法已經(jīng)難以適應(yīng)新的形勢。所以，如何創(chuàng)新性的開展城建檔案工作，逐步實(shí)現(xiàn)工作的現(xiàn)代化是我們城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現(xiàn)代化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送等轉(zhuǎn)變，以信息化形式為社會(huì)提供服務(wù)。因此，只有創(chuàng)新工作管理模式才能逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
（1）檔案載體不斷發(fā)展導(dǎo)致管理載體方式的創(chuàng)新。檔案載體是檔案信息存儲(chǔ)的介質(zhì)，它與社會(huì)發(fā)展階段相適應(yīng)，具有鮮明的時(shí)代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術(shù)載體。尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所需的信息載體越來越成為現(xiàn)代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會(huì)越來越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化．也需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行搶救。檔案載體的現(xiàn)代化必然導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化。
（2）現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理的主體。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和城市管理科學(xué)化的窗口。與一般檔案中目比，城建檔案有其獨(dú)特性、真實(shí)性、廣泛性、系統(tǒng)性和依據(jù)性。隨著我國城建開發(fā)事業(yè)的蒸蒸日上，城建檔案數(shù)量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現(xiàn)代化技術(shù)手段過渡，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展。
3．2以創(chuàng)新的服務(wù)理念逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是我們城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個(gè)中心。所以，城建檔案工作必須關(guān)注社會(huì)變化、跟蹤經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的潛在需求，注重服務(wù)觀念、方式、手段的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)型服務(wù)向新型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
服務(wù)觀念上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。在服務(wù)觀念上，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，要破除“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念。破除舊觀念、樹立新觀念，必須根據(jù)社會(huì)的需求對檔案的文件材料進(jìn)行認(rèn)真地分析，開展主動(dòng)上作，把城建檔案由“死”變“活”。
服務(wù)方式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)方式的創(chuàng)新是服務(wù)工作創(chuàng)新的具體體現(xiàn)。社會(huì)愈發(fā)展．社會(huì)需求愈呈現(xiàn)多元化、個(gè)性化，信息的接收也多樣化，要求服務(wù)方式社會(huì)化、多元化、高效化。城建檔案服務(wù)也不例外。①利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立本單位的信息網(wǎng)站，將有關(guān)城建檔案的文件材料、現(xiàn)行文件等向社會(huì)開放。②積極主動(dòng)地參與本單位有關(guān)城建方面的各項(xiàng)活動(dòng)，提供主動(dòng)服務(wù)。③開展多種形式的編研工作，及時(shí)將城建方面的信息進(jìn)行整理、加工，提供給公眾和領(lǐng)導(dǎo)，使公眾了解城市規(guī)劃與建設(shè)，使領(lǐng)導(dǎo)決策有科學(xué)的依據(jù)。
服務(wù)手段上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)手段的創(chuàng)新是城建檔案工作創(chuàng)新的載體。傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)落后．已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐?，F(xiàn)在全國正掀起信息化的浪潮，各地正積極建設(shè)“數(shù)字城市”，城建檔案是城市建設(shè)不可分割的一部分．應(yīng)該抓住機(jī)遇先行實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。
3．3在創(chuàng)新工作中隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和關(guān)注現(xiàn)代化建設(shè)中出現(xiàn)的問題
信息化發(fā)展參差不齊。目前，我國各地城建檔案信息化水平發(fā)展參差不齊，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規(guī)范，而中小城市由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和業(yè)務(wù)發(fā)展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規(guī)范，有些就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，制定全國統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的需要，也是我國城建檔案管理事業(yè)的需要。檔案管理模式的規(guī)范化，便于以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，沒有規(guī)范化的模式就沒有檔案管理的現(xiàn)代化。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，才能更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
不斷加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)、多元化的復(fù)合型檔案管理人才。城建檔案的內(nèi)涵十分廣泛，涉及城市規(guī)劃、城市勘測、城市建設(shè)、土地管理、建筑管理等多個(gè)專業(yè)部門的檔案．具有涉及面廣、環(huán)節(jié)眾多、內(nèi)容復(fù)雜、綜合性和整理性強(qiáng)等特點(diǎn)。因此．城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又要熟練掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫、硬件管理、程序管理和信息系統(tǒng)管理技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，以適應(yīng)信息化建設(shè)時(shí)代的發(fā)展要求，最大程度地發(fā)揮好城建檔案作用。
篇9
隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，在城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生了大量的城建檔案，百姓對城建的檔案的認(rèn)識(shí)也隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展而愈發(fā)深入，城建檔案的價(jià)值作用也日益凸顯。加快新型城鎮(zhèn)化建設(shè)新形勢下，應(yīng)積極探索新形勢城建檔案管理工作的出路。
一、城建檔案管理存在的問題
1、業(yè)務(wù)管理不夠規(guī)范
城建檔案的工作環(huán)節(jié)主要表現(xiàn)在收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)、利用等方面，但在實(shí)際操作過程中，由于受經(jīng)費(fèi)和人為因素的制約，普遍反映在管理制度不健全、庫房建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)建設(shè)不規(guī)范、檔案保護(hù)措施不利、服務(wù)對象狹隘等諸多問題上。這些不同程度地影響了城建檔案工作向主
動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變及實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程，阻礙了城建檔案工作向現(xiàn)代化信息化發(fā)展的速度，也不符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)和城市建設(shè)的要求。
2、法規(guī)制度不健全
檔案管理法制建設(shè)不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執(zhí)法細(xì)則有待進(jìn)一步完善，檔案管理法制建設(shè)不健全制約著城建檔案事業(yè)的發(fā)展。《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《城市地下管線檔案管理辦法》等規(guī)劃建設(shè)專業(yè)法規(guī)的相繼頒布實(shí)施，從法律法規(guī)條款上進(jìn)一步對城建檔案工作給予了支持，同時(shí)也拓展了城建檔案的服務(wù)地域和范圍，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇，隨著新型城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，相應(yīng)的城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作實(shí)施細(xì)則尚無進(jìn)一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識(shí)較低，使得城建檔案的行政執(zhí)法工作比較被動(dòng)，也造成了城建檔案管理法制建設(shè)的不健全。
3、信息化工作滯后
在城建檔案管理的過程中，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是城建檔案管理的信息化建設(shè)的觀念亟待轉(zhuǎn)變。在城建檔案管理信息化建設(shè)中，由于管理人員的信息化意識(shí)不足，在城建檔案管理實(shí)際工作中沒有發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，仍然停留在傳統(tǒng)的城建檔案管理的階段，不利于現(xiàn)代城建檔案管理工作的進(jìn)行。二是城建檔案管理信息化的硬件軟件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設(shè)的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設(shè)施落后。三是城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)過于緩慢。以上情況的也制約了城建檔案與城市建設(shè)的同步協(xié)調(diào)發(fā)展。[1]
二、加強(qiáng)城建檔案管理的對策
1、注重對城建檔案的宣傳教育
加強(qiáng)城建檔案工作管理，首先必須提高人們的檔案社會(huì)意識(shí)，消除重建設(shè)輕檔案，重使用輕管理思想。城建檔案管理工作從無到有，從單一到全面，從簡單到復(fù)雜，經(jīng)歷了相應(yīng)的發(fā)展過程，在大多數(shù)人都對城建檔案工作有所認(rèn)識(shí)的今天，仍然有部分人對城建檔案缺乏全面的認(rèn)識(shí)和了解，這就需要我們加大城建檔案管理和利用的宣傳、教育工作，用城建的有效利用事實(shí)去說話，作為一名基層城建檔案工作者，我們必須清楚的看到檔案社會(huì)意識(shí)薄弱會(huì)出現(xiàn)建設(shè)管理工作與建設(shè)檔案利益相脫節(jié)，規(guī)劃資料不歸檔，建設(shè)施工不查檔，建設(shè)完畢不建檔，城建管理不用檔等現(xiàn)象，以上都是只顧眼前利益，不顧長遠(yuǎn)利益的集中反映，都不利于城建檔案的管理和今后的發(fā)展，城建檔案館要在抓好對社會(huì)宣傳教育的同時(shí)，組織作好對建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)規(guī)劃、市政、建管、園林、村鎮(zhèn)、人防等專業(yè)管理單位及城建檔案基層管理人員的培訓(xùn)教育，形成城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，讓全社會(huì)都了解、支持城建檔案工作，這也能充分提高城建檔案館的社會(huì)地位和知名度，利于城建檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
2、建立健全管理機(jī)構(gòu)和制度
城建檔案是城市建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理相關(guān)活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、圖表、照片、影片、錄像等不同載體
和形式的真實(shí)歷史記錄。隨著新型城鎮(zhèn)化化進(jìn)程的加快和城市化水平的提高，城建檔案作為城鄉(xiāng)建設(shè)的重要檔案的永久保管基地和信息中心，在城鄉(xiāng)建設(shè)活動(dòng)中起到了不可替代的重要作用。城建檔案管理機(jī)構(gòu)的建立和管理體制的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障。我們?nèi)R州市作為縣級市城建檔案館成立于1989年，城建檔案管理工作開展較早，隸屬萊州市住房和規(guī)劃建設(shè)管理局，經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備配備比較齊全，法規(guī)制度建立健全，城建檔案管理包括接收、整理、著錄、利用等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作到建設(shè)竣工檔案及竣工圖、地下管線綜合系統(tǒng)圖的審驗(yàn)、近幾年全面執(zhí)行國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》CJJ/T158-2011、《城建檔案著錄規(guī)范》GB/T50323-2001、《建設(shè)工程文件整理歸檔規(guī)范》GB/T50328-2001、《城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程》CJJ61-2003等，城建檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作逐步完善和加強(qiáng)，城建檔案館加掛了城市建設(shè)信息中心、城建檔案管理辦公室兩塊牌子，城建檔案體制實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)三位一體，同時(shí)健全各項(xiàng)業(yè)務(wù)和內(nèi)部管理制度，城建檔案管理與服務(wù)工作齊頭并進(jìn)。[5]
3、加強(qiáng)城建檔案的信息化建設(shè)
信息化和新型城鎮(zhèn)化要求我們不斷創(chuàng)新城建檔案管理模式，加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)城建信息現(xiàn)代化管理是我們的工作目標(biāo)。各級各地城建檔案館都應(yīng)將城建檔案信息化建
設(shè)作為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期城建檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略任務(wù)。近年來，各地市城建檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)建設(shè)部關(guān)于城建檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)的要求和城市建設(shè)的快速發(fā)展不斷加大投入，在作好各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的配備，不少地方已經(jīng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)連結(jié)上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息快速傳輸檢索和利用。城建檔案信息化建設(shè)是今后城建檔案工作的發(fā)展方向，要求我們基層城建檔案工作者根據(jù)本地城市建設(shè)發(fā)展的實(shí)際和城建檔案管理現(xiàn)狀，做好適合本地情況的計(jì)算機(jī)軟件的選用和設(shè)計(jì)，逐步摸索城建檔案數(shù)字化管理的模式，具體作好綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能的維護(hù)和運(yùn)行，現(xiàn)階段作為我們縣級市在運(yùn)行初期主要任務(wù)是作好城建檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，建立規(guī)劃、建筑、管線、市政基礎(chǔ)設(shè)施等各專業(yè)數(shù)據(jù)庫，作好基礎(chǔ)數(shù)字化工作，為今后信息化工作的深入開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了應(yīng)對城建檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，需優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式。我們要根據(jù)社會(huì)各界和城市建設(shè)的需要，以用戶為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進(jìn)程，編研出專題信息成果進(jìn)行提供利用，利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，用專業(yè)主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設(shè)計(jì)人員必須到現(xiàn)場的問題，從內(nèi)容、形式上實(shí)現(xiàn)完全不同與以往有聲有色的主動(dòng)服務(wù)。[2][3][4]
三、結(jié)束語
綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，城建檔案提供利用已呈現(xiàn)出社會(huì)化、多元化、全面化、法制化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。為適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的需要，城建檔案管理部門必須強(qiáng)化城市建設(shè)檔案管理工作，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理及和諧社會(huì)建設(shè)發(fā)揮更大的作用。在未來的發(fā)展中，管理城建檔案會(huì)成為國家工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，百姓對于城建檔案的管理也會(huì)逐步重視，相信在將來的發(fā)展中，管理城建檔案一定會(huì)朝著積極的方向發(fā)展，將難點(diǎn)全部解決。
參考文獻(xiàn)：
[1]高明波.現(xiàn)代化城建檔案管理特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)途徑[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2011（04）
[2]于靜.以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)城建檔案管理工作[J].城建檔案.2011（02）
篇10
1．1城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
(1)有些城建檔案管理部門或領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案信息化工作認(rèn)識(shí)不足，不能與時(shí)俱進(jìn)的認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的重要性和迫切性，不能將日常工作與信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合。
(2)受資金的制約，硬件設(shè)備投入不足。城建檔案信息化建設(shè)需要配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備；開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等部需要大量的資金投入。
(3)城建檔案信息化建設(shè)需要的管理系統(tǒng)軟件不夠完善，系統(tǒng)維護(hù)，特別是系統(tǒng)運(yùn)行中的管理、完善和升級的技術(shù)能力還較缺乏。
(4)信息化建設(shè)相關(guān)技術(shù)人才缺乏。既懂城建檔案業(yè)務(wù)知識(shí)又懂信息專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才缺少，城建檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)中，軟件部分絕大多數(shù)城建檔案管理部門是聯(lián)合研發(fā)也說明了這一問題。
(5)建設(shè)任務(wù)量大，建設(shè)時(shí)間長。人工將館藏的大量繁多紙質(zhì)檔案、音像、照片等轉(zhuǎn)換成電子文件需要較長的時(shí)間。
1．2 對城建檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的原因分析
隨著信息化的浪潮席卷全球，也影響到我國社會(huì)的各個(gè)方面，城建檔案事業(yè)也面臨著這一沖擊。從當(dāng)前城建檔案現(xiàn)狀看，在城建檔案信息化進(jìn)程中總體態(tài)度是積極的，但在一定程度上存在著急于求成、對困難估計(jì)不足的傾向，其表現(xiàn)大體有：
(1)對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，片面追求數(shù)字化。對城建檔案信息化建設(shè)必須有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。
①目前城建檔案信息化尚無這一指標(biāo)體系、標(biāo)準(zhǔn)，城建檔案部門在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合自己的各方面情況，經(jīng)充分論證后進(jìn)一步制定出具體的目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟與方法等。某些單位在目前缺乏實(shí)施細(xì)則、指標(biāo)體系和基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不足的情況下出現(xiàn)了過熱地追求城建檔案工作的“信息化”。
②有些單位甚至片面地認(rèn)為館藏?cái)?shù)字化加信息上網(wǎng)就是信息化，這樣做即便把所有的館藏都進(jìn)行了數(shù)字化處理也很難達(dá)到信息化的目的。從實(shí)際情況看不少單位數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量不高，例如著錄標(biāo)引深度不規(guī)范、信息檢索途徑單一、信息資源分散、信息化建設(shè)各自為政等，離信息化管理的要求尚有很大距離。城建檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，它涉及計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息輸出、獲取、處理、信息安全以及微電子等多個(gè)技術(shù)問題，需要人才、資金，在運(yùn)行模式上也需要探索一條符合城建檔案工作實(shí)際情況的路子。
(2)不講究城建檔案信息化的投入產(chǎn)出。信息化的關(guān)鍵不僅僅在檔案信息數(shù)字化上，要使檔案信息能信息化地“用”與信息化地“管”，因此應(yīng)十分注意投入效果。城建檔案管理部門用于信息化的資金有限，若浪費(fèi)實(shí)在可惜。
①從目前情況看，不少單位倉促上馬，沒有一個(gè)一體化的完整構(gòu)想，其結(jié)果是達(dá)不到信息化要求的，有的即便眼前似乎較原先進(jìn)了一大步，過不了多久就呈現(xiàn)出滯后現(xiàn)象，這些實(shí)際上就是浪費(fèi)。
②城建檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)建設(shè)中過于追求速度，注重實(shí)效不夠。
(3)缺少既懂城建檔案專業(yè)知識(shí)又懂信息專業(yè)的復(fù)合型人才。城建檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來，進(jìn)來后又難以留住。
筆者以為，在整個(gè)社會(huì)快速信息化的背景下，城建檔案部門力求在信息化建設(shè)上與社會(huì)同步發(fā)展的愿望是正確的，但是目標(biāo)必須準(zhǔn)確，階段性目標(biāo)更應(yīng)切合實(shí)際。同時(shí)還要注意處理好速度與效果的關(guān)系，在追求速度中要注意信息加工質(zhì)量，例如數(shù)字化城建檔案與電子文件的著錄標(biāo)引是否規(guī)范、能否滿足網(wǎng)絡(luò)條件下對信息的檢索與利用、管理軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與功能結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)程度等。實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化，沒有一定數(shù)字化城建檔案資源是不行的，但只追求數(shù)量而沒有質(zhì)量也是不行的，城建檔案信息化不等于城建檔案數(shù)字化。
從宏觀上看，還應(yīng)注意到城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展很不平衡，條件較好的地區(qū)與系統(tǒng)、規(guī)格較高的單位具有技術(shù)、資金、人力等優(yōu)勢，城建檔案信息化建設(shè)搞得熱火朝天，而經(jīng)濟(jì)相對落后的地區(qū)，既無充足的資金，又無能從事檔案信息化建設(shè)的技術(shù)人才，要搞信息化建設(shè)困難重重。瀏覽我國的城建檔案網(wǎng)站就能明顯地感覺到這種差距的存在。
2 當(dāng)前城建檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)
當(dāng)前城建檔案信息化建設(shè)要堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”的指導(dǎo)方針，立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來，服務(wù)社會(huì)需求。以信息化提高創(chuàng)新能力，促進(jìn)我國城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。重點(diǎn)做好以下幾方面工作：
(1)把城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)納入城市建設(shè)事業(yè)的信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的總格局中。實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化與本省、市信息化建設(shè)工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。
(2)城建檔案信息化是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和社會(huì)需求等諸多因素共同推動(dòng)的結(jié)果，是一個(gè)長期的發(fā)展過程。城建檔案信息化建設(shè)工作要與本省、市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，因地制宜，避免不切實(shí)際地追求過高的目標(biāo)。
(3)以為城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展和人民群眾提供有效的城建檔案信息服務(wù)為宗旨，以數(shù)字化城建檔案館建設(shè)為方向，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息資源建設(shè)為核心，以信息化人才隊(duì)伍為保障。
(4)以信息網(wǎng)絡(luò)為綦礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。充分重視應(yīng)用軟件開發(fā)和信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)工作健康、持續(xù)、快速發(fā)展。
(5)將在城建檔案管理部門建設(shè)數(shù)據(jù)備份基地作為安全和永久保存國家城建檔案信息資源的手段，并與各地城建檔案主管部門電子政務(wù)數(shù)據(jù)庫管理服務(wù)中心相配套。城建檔案管理部門還要組織開展城建檔案異地?cái)?shù)據(jù)備份工作。
(6)堅(jiān)持發(fā)展城建檔案專業(yè)特色，堅(jiān)持有限目標(biāo)，突出重點(diǎn)，有所為有所不為，重點(diǎn)突破和解決制約城建檔案信息發(fā)展的“瓶頸”；突出專業(yè)化服務(wù)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力和核心競爭力，綜合開發(fā)城建檔案專業(yè)信息資源，提高資源使用效率，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享。
(7)統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，分步實(shí)施。處理好信息化建設(shè)中宏觀與微觀、速度與效益、市場導(dǎo)向與政府管制、開放與安全相互促進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。
(8)加快推進(jìn)城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè)。
①建設(shè)和完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。研究制定電子文件歸檔、檔案信息采集和整理、檔案信息安全管理、城建檔案網(wǎng)站建設(shè)與管理、數(shù)字城建檔案館建設(shè)規(guī)范等城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)有序開展。
②研究電子文件與電子檔案管理的規(guī)范。制訂出臺(tái)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范細(xì)則》和《建設(shè)檔案電子文件報(bào)送接收標(biāo)準(zhǔn)》，加快建立健全電子文件與電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的機(jī)制。
③為加快城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè)，我們應(yīng)注意：a．要吸收圍內(nèi)相關(guān)行業(yè)的成果，例如圖書、情報(bào)部門與政府部門有關(guān)信息標(biāo)準(zhǔn)。b．要借用社會(huì)的技術(shù)力量。c．要研究、借用國外檔案信息化的經(jīng)驗(yàn)。從諸如城建檔案工作體制、機(jī)構(gòu)、法規(guī)、科學(xué)技術(shù)情況、信息化程度、利用情況等方面列出指標(biāo)，進(jìn)行對比，并找出差距，從而制定出城建檔案工作現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化指標(biāo)體系和實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)間表，以及城建檔案數(shù)字化的統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化。
3加快城建檔案數(shù)字化進(jìn)程是當(dāng)前城建檔案信息建設(shè)的必由之路
(1)認(rèn)真貫徹落實(shí)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB／T50328―2001、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T50323―2001、《建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117―1007等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推廣應(yīng)用符合城建檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范、要求和檔案信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的城建檔案管理軟件，為城建檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。
(2)積極推進(jìn)館藏城建檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案的數(shù)字化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。逐步實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。
(3)積極開展建設(shè)電子文件與電子城建檔案管理。按照《建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》CJJ／T117―1007的要求，積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究，研究制定電子城建檔案管理辦法，從源頭解決館藏檔案數(shù)字化。
城建檔案管理部門還應(yīng)對建設(shè)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子檔案的質(zhì)量。選擇有條件的城建檔案管理部門和建設(shè)單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案離線移交以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的遠(yuǎn)程接收。
篇11
城建檔案包括城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的所有檔案，具有涉及領(lǐng)域廣泛、檔案類型多、產(chǎn)生周期長、專業(yè)性和成套性相輔相成等特點(diǎn)。檔案信息資源整合是對現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行重組，從而形成具有針對的檔案信息流，實(shí)現(xiàn)信息高度共享的一種服務(wù)模式。在現(xiàn)階段的城建檔案信息資源整合過程中，存在城建檔案集中管理與分散管理并存、不同規(guī)模城市的城建檔案管理結(jié)構(gòu)不一以及城建檔案管理工作設(shè)計(jì)單位眾多等現(xiàn)狀，城建檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際，合理整合城建檔案信息資源，從而發(fā)揮城建檔案對國家城市化建設(shè)的最大價(jià)值。
2、當(dāng)前城建檔案信息資源整合的主要方式
現(xiàn)階段，我國城建檔案信息資源的整合，逐步打破了原有的各級檔案管理部門之間的隔閡，實(shí)現(xiàn)了各級檔案管理部門之間的信息資源整合。當(dāng)前我國城建檔案信息資源整合主要包括檔案部門之間的整合、通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息資源共享服務(wù)以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)支撐三種主要方式。目前我國已出臺(tái)的《城建檔案著錄規(guī)范》、《檔案著錄規(guī)則》以及《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)性文件，將檔案信息的數(shù)字化著錄引向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化信息內(nèi)容不同系統(tǒng)之間的可讀性。
二、城建檔案整合存在的問題
1、管理部門之間權(quán)責(zé)不清
首先，由于我國城建檔案管理體系所涉及的單位眾多，加上各單位之間職能和權(quán)限劃分不明確，極易引發(fā)各級部門之間檔案管理權(quán)限方面的矛盾。其次，城建檔案產(chǎn)生于城市建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，并由不同單位對其進(jìn)行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同單位職工素質(zhì)、檔案保存條件和執(zhí)行監(jiān)督能力均存在較大差異，因此極易造成城建檔案的缺失和損毀，破壞城建檔案資源的成套性。
2、缺乏社會(huì)導(dǎo)向，檔案信息資源利用率低
我國城建檔案工作在資源整合的過程中，涉及各類企事業(yè)單位。部分城市規(guī)劃檔案、建設(shè)施工檔案、設(shè)計(jì)檔案和管理檔案都分別保管于不同單位，由于其內(nèi)容雜、距離遠(yuǎn)、公開程度不同和保管方式不一等原因，導(dǎo)致城建檔案缺乏社會(huì)導(dǎo)向，檔案信息資源交流閉塞，城建檔案信息資源不能完全被社會(huì)共享，造成城市建設(shè)過程中大量的人力、物力浪費(fèi)，檔案信息資源的利用率極低。
3、法律法規(guī)的執(zhí)行力和監(jiān)督力不強(qiáng)
近年來，隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會(huì)各級部門的重視，與此同時(shí)，我國的城建檔案管理法規(guī)也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對城建檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做了不同程度的規(guī)定。盡管如此，但是針對法律法規(guī)而產(chǎn)生的城建檔案管理的執(zhí)行力和監(jiān)督力卻不強(qiáng)，從而導(dǎo)致城建檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性都不高。
三、城建檔案信息資源整合的對策
1、結(jié)合城建工作實(shí)際，開展城建檔案信息資源整合
我國城建檔案信息資源涉及范圍廣、檔案類型多、管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜，因此在建構(gòu)整合模型時(shí)，要充分考慮實(shí)施的理念模式，以突出重點(diǎn)、找準(zhǔn)角度和循序漸進(jìn)為原則展開。有關(guān)城建檔案信息資源整合的實(shí)施模式主要涵蓋從局部整合到整體整合、從初步整合到完全整合、從橫向整合到縱向整合再到立體整合以及以實(shí)體整合為輔，信息整合為主等四種實(shí)施模式。在具體的城建工作當(dāng)中，我們應(yīng)以實(shí)際為基礎(chǔ)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)不同專業(yè)、不同類型以及不同服務(wù)目標(biāo)的城建檔案信息資源整合共享服務(wù)。
2、合理整合城建檔案信息資源，明確信息來源
要實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的整合，首先要有豐富的信息資源儲(chǔ)備，為此，要注重對各類信息資源的搜集和整合，確保各類信息資源的可持續(xù)性，不斷為城建檔案信息增添新的信息元素，做到城市建設(shè)發(fā)展到哪，檔案信息資源的整合工作就開展到哪，最終為我國城建檔案資源整合工作奠定良好的資源基礎(chǔ)。
3、立足用戶需求，實(shí)現(xiàn)城建信息資源的整合
篇12
本文首先闡述了城市建設(shè)施工技術(shù)資料的歸檔管理的基本內(nèi)容和重要意義，隨后分析了我國當(dāng)前施工技術(shù)資料的歸檔的發(fā)展情況，最后提出幾點(diǎn)關(guān)于促進(jìn)城市建設(shè)施工技術(shù)資料的歸檔管理工作的建議。
一、城市建設(shè)中建筑工程施工技術(shù)資料歸檔管理的基本內(nèi)容和要求
施工技術(shù)資料的歸檔管理對于組卷有一定的要求。城市建設(shè)施工技術(shù)資料的組卷遵循一定的原則，即建筑工程文件材料的管理在多年的保管和存放中形成了自己的規(guī)律，在對城市建設(shè)中建筑工程施工技術(shù)資料的歸檔管理中要保持卷內(nèi)原有文件內(nèi)容之間的固有聯(lián)系，這樣有助于檔案的保管和后期利用。一般情況下，建筑施工工程的組卷按單位工程組卷劃分和存檔，單位工程又按分部工程組卷。那些比較復(fù)雜的需要辦理中間驗(yàn)收的諸如基樁工程、結(jié)構(gòu)加固補(bǔ)強(qiáng)工程、網(wǎng)架工程和幕墻工程等子分部工程，則需要獨(dú)立組卷，這樣的分組分類組卷便于建筑資料的查閱。在我國，許多城市都根據(jù)自己的實(shí)際情況編寫出版了自己的建筑工程施工技術(shù)資料歸檔管理規(guī)范。其中廣東省制定了《廣東省建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表》，惠州市也依據(jù)有關(guān)規(guī)范規(guī)定，結(jié)合惠州市工程特點(diǎn)，出臺(tái)了了《惠州市建筑工程施工技術(shù)資料編制目錄》。為惠州市城市建筑施工工程資料的歸檔管理提供了統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)。一般的組卷可以分為五卷：工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序文件；建筑工程綜合管理資料；工程質(zhì)量控制技術(shù)資料；工程驗(yàn)收及備案文件和竣工圖。其中工程質(zhì)量控制技術(shù)資料最為復(fù)雜，也是整個(gè)城市建設(shè)中建筑工程施工技術(shù)資料的歸檔管理的核心資料。其中包括了地基與基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，主體結(jié)構(gòu)建筑的裝修樣式，建筑內(nèi)部，給排水線路，采暖設(shè)備，電氣接口，空調(diào)電梯及燃?xì)夤?jié)能設(shè)備的安裝。2007年10月份行業(yè)又增加了一個(gè)新的節(jié)能分部，裝訂入冊的建筑施工技術(shù)資料每驗(yàn)收一個(gè)就裝訂成一冊，使得資料的整理歸檔就及時(shí)、清晰、高效、便于查找。城市建設(shè)中建筑工程施工技術(shù)資料的歸檔組卷需要按照一定的順序進(jìn)行，一般卷內(nèi)的建筑文件材料按照封面目錄、文件材料、工程照片及封底的大順序進(jìn)行排列。當(dāng)然，對于這種關(guān)系工程事項(xiàng)的技術(shù)資料歸檔組卷必然有較高的質(zhì)量要求。建筑施工技術(shù)資料的文件歸檔首先內(nèi)容務(wù)必真實(shí)準(zhǔn)確，簽章手續(xù)務(wù)必齊備，書寫的材料必須具備耐久性，自己務(wù)必清晰，不得使用鉛字筆、紅色和純藍(lán)色筆、圓珠筆等容易褪色的書寫材料書寫。如果存檔的是復(fù)印件，復(fù)印件必須注明原件的存放處，而且要保證復(fù)印件的要字跡清晰牢固，以便能夠長期保存。在城市建筑工程施工技術(shù)的材料歸檔管理中，所有有書寫內(nèi)容的頁面都需要編寫頁號(hào)，編號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始，按順序逐張編寫，編號(hào)應(yīng)該用鋼筆或打印體。而每個(gè)案卷的封面、案卷內(nèi)所列目錄、及備考表不需要編寫頁號(hào)，案卷之間的編頁號(hào)不可以連續(xù)。只有一面書寫文字的材料編號(hào)均寫在右下方，雙面書寫文字的材料頁號(hào)需分兩種情況，材料正面材料編號(hào)在右下方，材料背面編號(hào)在左下方。任何形式的圖紙編號(hào)一律寫在右下方處。
二、城市建設(shè)中建筑工程施工技術(shù)資料歸檔管理存在的問題
由于歸檔管理在城市建筑施工技術(shù)資料中的運(yùn)用時(shí)間較短，深度不夠，所以城市建筑行業(yè)對于檔案存放的重視程度仍然不夠。在實(shí)際工作中，參與城市建筑管理人員對施工技術(shù)資料存檔工作的認(rèn)識(shí)存在一定的誤區(qū)，還認(rèn)為檔案工作只是傳統(tǒng)的抄寫保管的簡易事務(wù)，并不在單位的主流工作中，更不會(huì)給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作只要可以應(yīng)付例行的檢查，不丟失、不泄露機(jī)密就行。認(rèn)不清檔案工作的重要性，忽視檔案的謹(jǐn)慎管理已經(jīng)給目前城市建筑施工技術(shù)資料的歸檔管理和后期的整合使用造成了一定程度的負(fù)面影響。由于建筑建檔的工作初步運(yùn)行，目前城市建筑施工技術(shù)資料的管理力量薄弱、水平不高，而且管理手段相對落后。大部分管理檔案的人員并未經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。無法系統(tǒng)地掌握對檔案管理的要求，對于有效信息的收集、整理、歸檔、裝訂業(yè)務(wù)不專業(yè)。大多數(shù)檔案管理員身兼數(shù)職，對檔案工作的重視不足。檔案管理工作只是簡單的入檔案盒，并未對重要的技術(shù)材料進(jìn)行專門的篩選和分類，影響了檔案管理水平。建筑行業(yè)技術(shù)資料沒有專門的檔案室，檔案存儲(chǔ)硬件設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的設(shè)備準(zhǔn)備不足。多數(shù)單位檔案狹窄，有的甚至沒有檔案室。檔案存儲(chǔ)設(shè)備不配套，存在檔案資料霉變的隱患，影響檔案的完整和后期查用。
三、城市建設(shè)中建筑工程施工技術(shù)資料歸檔管理存在問題的解決對策
要解決當(dāng)前建筑施工技術(shù)材料的歸檔難題首先要提高檔案管理員的素質(zhì)。這就要求建筑單位和企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)和完備，選擇工作認(rèn)真責(zé)任心強(qiáng)的專門人員從事檔案管理工作，并在平時(shí)的工作中對他們進(jìn)行定期的的教育和專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的的積極性和創(chuàng)造性。管理好復(fù)雜的檔案工作，積極運(yùn)用信息化管理手段是十分必要的。信息自動(dòng)化作為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢，對各行業(yè)各方面工作效率的提高有巨大的推動(dòng)作用。同時(shí)對傳統(tǒng)簡單的檔案管理工作提出了更高的要求。在建筑施工技術(shù)材料的歸檔管理中要最大限度地運(yùn)用科技新成果和信息化新手段，在原有的基礎(chǔ)上提高檔案管理的效率和水平，跟上信息化的先進(jìn)步伐。目前，信息化檔案管理也在一定范圍內(nèi)得到了推廣和運(yùn)用。實(shí)現(xiàn)建筑施工技術(shù)資料檔案信息化管理已成為行業(yè)發(fā)展主流。健全檔案管理的規(guī)范制度是做好建筑施工技術(shù)材料檔案管理的必然選擇。檔案管理制度的制定要體現(xiàn)科學(xué)合理性性。建立起來的檔案管理制度要符合本單位本行業(yè)的特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，并且使新建的檔案制度簡單實(shí)用，具備可操作性，這樣才能更充分地發(fā)揮規(guī)范制度的指導(dǎo)作用。在實(shí)際的建筑檔案管理中要實(shí)行制度的雙向約束。約束職工的同時(shí)要約束領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的行為牽動(dòng)著制度的有效執(zhí)行，職工作為單位的主體，是規(guī)范實(shí)行的主要約束對象。制度執(zhí)行過程要保持一定的嚴(yán)肅性。檔案管理部是制定檔案的部門，更是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在實(shí)際的制度執(zhí)行過程中，要時(shí)刻維護(hù)檔案規(guī)章的威信，以便做好檔案的管理和后續(xù)查用。
四、結(jié)語
總的來說，在現(xiàn)代建筑業(yè)迅猛發(fā)展的形勢下，城市建筑行業(yè)工程施工技術(shù)資料的歸檔工作仍存在不少隱患和問題。為更好的發(fā)展，工程施工技術(shù)資料的歸檔工作也要緊緊跟上時(shí)代的發(fā)展要求，建筑行業(yè)要從觀念和設(shè)備上克服傳統(tǒng)歸檔管理的弊端，采取更有效措施，探索和運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理模式，促進(jìn)建筑行業(yè)的持久發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
篇13
目前，以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、新媒體和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)為代表的信息技術(shù)迅速發(fā)展和深入應(yīng)用，顯現(xiàn)出技術(shù)支撐傳統(tǒng)行業(yè)發(fā)展已經(jīng)到了一定的高度。
在技術(shù)進(jìn)步的推動(dòng)下，檔案學(xué)理論與實(shí)踐存在兩個(gè)發(fā)展的要求或趨勢：其一，檔案信息資源管理逐步由傳統(tǒng)的人工模式和實(shí)體模式向平臺(tái)化、知識(shí)化、智能化等自動(dòng)模式和虛擬模式方向推進(jìn)；其二，檔案工作業(yè)務(wù)流程由基本層面檔案的收集、管理與服務(wù)向更高層面的信息獲取、信息分析、知識(shí)服務(wù)和智慧服務(wù)的方向延伸。這兩個(gè)趨勢必然帶來檔案學(xué)理論與方法研究范式的轉(zhuǎn)型以及檔案管理組織結(jié)構(gòu)模式的演變。
然而，各個(gè)領(lǐng)域社會(huì)實(shí)踐的不斷深化與檔案管理理論方法創(chuàng)新滯后的矛盾十分突出，主要表現(xiàn)在信息平臺(tái)升級而應(yīng)用跟進(jìn)滯后、信息資源泛在而處理能力不足等方面。
1.1 信息平臺(tái)升級，應(yīng)用跟進(jìn)滯后。目前，檔案學(xué)研究與檔案信息服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)、支撐條件和核心內(nèi)容逐漸向知識(shí)?Y源、技術(shù)資源和理論創(chuàng)新的大方向轉(zhuǎn)移。
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式主要是檔案管理部門自身通過實(shí)體檔案的借閱、展覽、編研和咨詢等利用形式來實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。這種實(shí)體化的檔案服務(wù)模式已經(jīng)逐漸遠(yuǎn)離當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對在線化服務(wù)的現(xiàn)實(shí)要求。多元化、多樣化、共享化、體驗(yàn)化和情境化的檔案信息服務(wù)呈現(xiàn)出呼之欲出的態(tài)勢。沒有信息技術(shù)的支撐，這樣的檔案信息服務(wù)是很難開展起來的。
1.2 信息資源泛在，處理能力不足。其一，資源的泛在性正在淡化檔案收集管理業(yè)務(wù)的邊界性。立檔單位的職能活動(dòng)已與各類資源存在愈來愈多的交集，這些資源包括基礎(chǔ)資源、科技資源、人文資源、擴(kuò)展性資源和個(gè)性化資源以及支撐這些資源配置的網(wǎng)絡(luò)、軟件和硬件所構(gòu)成的硬件資源、軟件資源等。檔案收集管理范圍和所涉及的領(lǐng)域愈來愈寬。
其二，資源的泛在性正在削弱檔案部門機(jī)構(gòu)對原生性資源的壟斷性。從用戶的角度看，信息資源可以從多渠道獲取。信息可近性原理和用戶最小努力原則表明，用戶在泛在的信息空間中將存在更大的自由度，去選擇更便利的途徑以獲取所需的信息資源。因此，檔案工作面臨的挑戰(zhàn)將逐步轉(zhuǎn)向信息資源供給能力的競爭上。
其三，資源的泛在性正在顛覆檔案信息服務(wù)場所的固定性。信息資源的泛在性第一個(gè)表現(xiàn)是信息載體和信息環(huán)境的泛在性，由此產(chǎn)生了泛在網(wǎng)絡(luò)、泛在知識(shí)、泛在計(jì)算、泛在智能、泛在學(xué)習(xí)、泛在研究、泛在管理、泛在服務(wù)等新的變化。就泛在學(xué)習(xí)而言，已經(jīng)出現(xiàn)了無處不在的學(xué)習(xí)，或者說任何人在任何地方、任何時(shí)刻均能通過多樣的時(shí)空、多樣的方式獲取多樣的信息進(jìn)行學(xué)習(xí)。泛在網(wǎng)絡(luò)也極大地影響了科學(xué)研究、管理服務(wù)等活動(dòng)。正因?yàn)槿绱?，秉承傳統(tǒng)信息資源服務(wù)優(yōu)勢的同時(shí)，拓展檔案服務(wù)空間，形成新的泛在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)優(yōu)勢，就成為檔案工作的新任務(wù)。
其四，資源的泛在性正在暴露檔案信息服務(wù)能力的薄弱性。信息資源泛在性第二個(gè)表現(xiàn)是信息服務(wù)的長期性、可得性、直接性、移動(dòng)性、交互性、融合性、情境性、體驗(yàn)性和主動(dòng)性，信息服務(wù)的智能化水平愈來愈高。在檔案管理服務(wù)部門之外，已經(jīng)形成了廣泛的信息獲取能力、可靠的信息傳遞能力和高效的信息服務(wù)能力。檔案信息服務(wù)能力面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，面對新壓力，探索新模式，不斷提升檔案信息服務(wù)能力，才能跟進(jìn)時(shí)展步伐。
在平臺(tái)化和泛在化特征愈來愈突顯的社會(huì)情境下，擺在檔案工作者面前的是如何適應(yīng)新的要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案學(xué)思維模式，探索新的理論和應(yīng)用模式，重新考察具有檔案特色的核心理論，用新的視角和理念探討檔案學(xué)新的理論與方法，進(jìn)行理論方法和應(yīng)用的再創(chuàng)新。其重要意義在于面對這種多元化的信息技術(shù)與信息服務(wù)格局，通過理論與方法的創(chuàng)新，給更高層次的檔案學(xué)研究與檔案信息服務(wù)提供支撐，創(chuàng)造新優(yōu)勢和獲取新發(fā)展。然而，從現(xiàn)有的檔案學(xué)研究成果來看，還沒有成熟的理論和方法能夠把資源、技術(shù)、管理和服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，形成系統(tǒng)化的理論和應(yīng)用體系。
筆者認(rèn)為，造成檔案工作相對滯后性和能力不足的主要原因在于檔案工作思維模式相對滯后和創(chuàng)新動(dòng)力相對不足兩個(gè)方面。檔案學(xué)研究應(yīng)當(dāng)注入跨界融合模式，以更加開放和共享的理念，加強(qiáng)檔案學(xué)理論、方法、技術(shù)和應(yīng)用的交叉協(xié)同創(chuàng)新與跨界融合創(chuàng)新，逐步形成新的理論和技術(shù)應(yīng)用框架。在此基礎(chǔ)上，開展檔案管理能力提升工程建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代要求和獲得自身發(fā)展的重要路徑。
平臺(tái)升級和資源泛在特性在智慧城市建設(shè)中表現(xiàn)得尤為突出。為此，本文結(jié)合智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)，探討跨界融合模式推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的基本問題。
2 確立檔案管理平臺(tái)功能的中心性定位
智慧城市建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，也可以說是一個(gè)復(fù)雜巨系統(tǒng)，或者說是一個(gè)生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)。智慧城市建設(shè)的核心是通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段對信息進(jìn)行全面感知和智能處理，以實(shí)現(xiàn)管理上的協(xié)同化、精準(zhǔn)化和服務(wù)上的智慧化、智庫化[1]。
智慧城市建設(shè)包含的要素非常廣泛，涉及智能建筑、智能社區(qū)、智能園區(qū)、智能家居、智能交通、智能醫(yī)療、公共安全、節(jié)能環(huán)保、電子政務(wù)、電子商務(wù)等方方面面的信息資源建設(shè)、業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)和服務(wù)體系建設(shè)[2]。
從智慧城市建設(shè)以信息流為主線的目標(biāo)設(shè)計(jì)來看，檔案信息化建設(shè)應(yīng)是其中的重要工作之一。因此，檔案部門在智慧城市建設(shè)中，具有其不可或缺性[3]。同時(shí)，具有檔案管理中心、數(shù)據(jù)監(jiān)管中心和信息服務(wù)中心的三個(gè)中心職能。
2.1 智慧城市的檔案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建設(shè)的一般框架，該框架突出了兩個(gè)重要的支撐要素，也就是云計(jì)算平臺(tái)和數(shù)據(jù)處理服務(wù)。
從智慧城市的信息集成性來看，基于跨部門和跨平臺(tái)的協(xié)同環(huán)境，完成各類業(yè)務(wù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化處理、集中統(tǒng)一收集和管理是其重要任務(wù)之一，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)成為這一重要任務(wù)的主要承擔(dān)者。因此，需要將數(shù)字檔案信息資源體系作為智慧城市信息資源體系的重要組成部分，確立檔案管理中心的角色定位。
檔案管理中心具有數(shù)字檔案信息資源體系的“總庫”地位，并具有維護(hù)信息的原生性和集成性的重要職能。檔案管理中心通過建立網(wǎng)絡(luò)化的“歸檔”為入、“利用”為出的機(jī)制，拓展中心職能，逐步發(fā)展成為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息總樞紐。
從云計(jì)算平臺(tái)和數(shù)據(jù)處理服務(wù)的關(guān)系上來看，數(shù)據(jù)處理服務(wù)依托云計(jì)算平臺(tái)貫穿于智慧城市運(yùn)行中縱向和橫向的各個(gè)層面，既包括數(shù)據(jù)感知、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)析取、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)獲取與處理功能，也包括與業(yè)務(wù)層密切相關(guān)的數(shù)據(jù)分析與建模、可視化與決策支持、語義與元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)智能處理功能。通過數(shù)據(jù)處理服務(wù)，面向應(yīng)用層的各種類型應(yīng)用，如城市規(guī)劃、健康保險(xiǎn)、交通運(yùn)輸、公共安全、環(huán)境保護(hù)、公共事業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、教育培訓(xùn)、信息公開和應(yīng)急服務(wù)等提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支撐，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、智能化、便利化的智慧管理與智慧服務(wù)[4]。
在數(shù)據(jù)感知層、數(shù)據(jù)資源池層、數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)支撐應(yīng)用層和社會(huì)化智慧服務(wù)功能層等五個(gè)層次的智慧城市建設(shè)框架之中，檔案管理工作所處的層次和角色如何進(jìn)行定位，將是一個(gè)非?，F(xiàn)實(shí)的問題。
在一般認(rèn)識(shí)上，檔案工作處在數(shù)??支撐應(yīng)用層和社會(huì)化智慧服務(wù)功能層之間，各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位在自身的職能工作活動(dòng)中形成的記錄，機(jī)關(guān)檔案部門和各級各類檔案館按照歸檔范圍和進(jìn)館要求，進(jìn)行檔案的收集與管理。在此基礎(chǔ)上，再面向各級各類的職能工作部門和面向社會(huì)開展檔案提供利用工作。
智慧城市檔案信息資源管理中心在技術(shù)層面上可以采取智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)的思路。在智慧城市建設(shè)的總體框架下，建設(shè)兩級檔案管理中心，其支撐平臺(tái)是智慧城市檔案管理云平臺(tái)。
一級中心是在數(shù)據(jù)支撐應(yīng)用層中增加與各類應(yīng)用相對應(yīng)的檔案管理中心，即云檔案室；另一級中心是在數(shù)據(jù)支撐應(yīng)用層之上建設(shè)檔案管理中心，即云檔案館。兩級檔案管理中心依托“地區(qū)云”平臺(tái)，形成智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系。
智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系可以看作智慧城市檔案信息資源的云端策源地和云端聚集地，是在“地區(qū)云”基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過橫向與縱向的融合設(shè)計(jì)，搭建的智慧城市檔案管理云環(huán)境。智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系是聯(lián)結(jié)智慧城市各個(gè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)信息平臺(tái)的樞紐性節(jié)點(diǎn)平臺(tái)共同構(gòu)成的平臺(tái)體系，具有智慧城市線上線下（O2O）并重的檔案管理職能。
檔案工作既要明確這一最基本的定位，也要面向智慧城市建設(shè)，按照檔案開放和信息公開原則以及縱深切入到底和橫向延伸到邊的原則，把共享與開放的檔案信息資源管理與服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行制度設(shè)計(jì)和應(yīng)用設(shè)計(jì)。據(jù)此開展跨界融合的智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)，重塑組織和業(yè)務(wù)流程，形成新型檔案信息化體系，使檔案管理部門成為原生性信息的保管利用中心，才能適應(yīng)云計(jì)算平臺(tái)上的智慧服務(wù)對檔案工作的新要求，充分發(fā)揮檔案管理部門在智慧城市建設(shè)體系中的獨(dú)特作用。
2.2 智慧城市的數(shù)據(jù)監(jiān)管中心定位。從智慧城市的信息保障性來看，對智慧城市建設(shè)中各類業(yè)務(wù)平臺(tái)中的信息流，除保證其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，更重要的是確保信息的原始性、真實(shí)性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性和安全性。這需要在電子文件形成的前端和電子文件效用完成以后的末端，整個(gè)電子文件形成的生命周期，進(jìn)行有效的和可信的控制。而這一點(diǎn)，正是檔案部門的重要使命。
從智慧城市的數(shù)據(jù)安全性來看，需要開展基于智慧城市大數(shù)據(jù)的檔案監(jiān)管工作。智慧城市建設(shè)過程中除了空間信息和數(shù)字化信息，還將會(huì)持續(xù)涌現(xiàn)各類海量的感知信息和網(wǎng)絡(luò)信息，這些信息共同構(gòu)成了智慧城市大數(shù)據(jù)[5]。智慧城市大數(shù)據(jù)反映了智慧城市建設(shè)和運(yùn)行過程中各單位以及民生工作的真實(shí)面貌，需要納入檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)管的工作范疇。
2.3 智慧城市的信息服務(wù)中心定位。從智慧城市的信息窗口性來看。政府信息公開是智慧城市建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容。2007年國務(wù)院頒布的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規(guī)定，檔案管理部門是政府信息公開查閱的重要場所。
從智慧城市的信息服務(wù)性來看。智慧城市建設(shè)的根本目的在于惠及民生和促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展。因此，增強(qiáng)咨詢服務(wù)能力是智慧城市建設(shè)中的重要任務(wù)之一。檔案管理部門一旦擁有智慧城市建設(shè)中的各類原生信息資源，利用各類智能手段和方法增強(qiáng)咨詢服務(wù)能力也就成為責(zé)無旁貸的重要工作任務(wù)。
3 確立檔案管理平臺(tái)建設(shè)的嵌入性定位
3.1 智慧城市綜合平臺(tái)的業(yè)務(wù)性嵌入。智慧城市建設(shè)的目標(biāo)之一是跨領(lǐng)域整合各類行政業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)的協(xié)同化，通過開放的單一窗口實(shí)現(xiàn)便利化服務(wù)，提高整體工作效能和辦事效率。因此，檔案管理平臺(tái)建設(shè)不能孤立進(jìn)行，需要嵌入各類業(yè)務(wù)信息的遷移和多種業(yè)務(wù)平臺(tái)整合之中，同步開展建設(shè)工作。
其一，管理層面的體系化嵌入。智慧城市建設(shè)雖然涉及面很廣，但也有整體布局和分層、分級、分區(qū)域、分專業(yè)、分系統(tǒng)、分部門的具體規(guī)劃。我國檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與智慧城市建設(shè)具有體制上的一致性，可以依托基層檔案管理部門按照立檔?撾壞鬧腔鄢鞘薪ㄉ璺槳附?立基層的智慧城市信息資源管理中心。在此基礎(chǔ)上，按照各級各類檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)的層級關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系建立省區(qū)市和國家層面的檔案信息資源管理中心。
其二，制度層面的適應(yīng)性嵌入。智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)要充分利用智慧城市綜合平臺(tái)，以政務(wù)信息公開和檔案開放原則，通過檔案管理的體制機(jī)制改革與創(chuàng)新，完善檔案信息化管理制度、檔案業(yè)務(wù)管理制度、各種類型的專業(yè)檔案工作制度和各類檔案開放利用工作制度。
其三，技術(shù)層面的標(biāo)準(zhǔn)化嵌入。檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)要采取遵從智慧城市建設(shè)的技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系原則，實(shí)現(xiàn)與智慧城市各類業(yè)務(wù)平臺(tái)所具有的諸如大數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算、復(fù)雜事件響應(yīng)與處理等功能模塊的對接。
其四，平臺(tái)層面的網(wǎng)絡(luò)化嵌入。智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)可以納入“地區(qū)云”建設(shè)規(guī)劃，按資源共享、協(xié)同共建的原則，利用“地區(qū)云”建設(shè)的各類資源，包括網(wǎng)絡(luò)資源、技術(shù)資源、計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源、環(huán)境資源等進(jìn)行建設(shè)。
在檔案管理體制、機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范協(xié)同化建設(shè)的基礎(chǔ)上，開展網(wǎng)絡(luò)化嵌入設(shè)計(jì)。將檔案管理平臺(tái)專業(yè)化地接入智慧城市綜合管理平臺(tái)，建立智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系。逐步實(shí)現(xiàn)智慧城市電子文件與電子檔案的在線動(dòng)態(tài)管理，包括在線收集、在線歸檔、在線整理、在線存儲(chǔ)、在線鑒定、在線保管、在線統(tǒng)計(jì)、在線編研、在線檢索、在線利用和在線咨詢服務(wù)等，為開展智慧城市檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理服務(wù)提供平臺(tái)保障。
通過檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)，形成跨界融合與開放共享并重的智慧城市檔案管理新模式。通過管理和技術(shù)上的再創(chuàng)新，使智慧城市檔案管理云平臺(tái)在泛在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在智慧城市生態(tài)體系之中，成為智慧城市建設(shè)的檔案信息資源管理中心，聯(lián)結(jié)智慧城市各個(gè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)信息平臺(tái)的樞紐平臺(tái)，進(jìn)而發(fā)展成為智慧城市大數(shù)據(jù)檔案管理的策源地和集聚地，并逐步上升為智慧城市信息資源匯入和輻射的信息樞紐。
3.2 檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全的前端性控制。加強(qiáng)可信電子文件安全管理制度建設(shè)和技術(shù)平臺(tái)建設(shè)，進(jìn)行前端控制是檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容。
目前，各類技術(shù)平臺(tái)和業(yè)務(wù)平臺(tái)在角色管理、身份識(shí)別、權(quán)限設(shè)置、訪問控制、加密控制、容災(zāi)備份、入侵防火墻等技術(shù)層面的應(yīng)用已相對成熟，與網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也都比較健全。但是，有了數(shù)據(jù)安全和信息安全，并不等于電子文件和電子檔案質(zhì)量有了保證。因?yàn)?，電子文件和電子檔案除信息內(nèi)容，還包括電子文件全生命周期過程中所產(chǎn)生的各類背景信息和關(guān)聯(lián)信息，這些信息和電子文件自身內(nèi)容一起構(gòu)成了電子文件有機(jī)整體。
因此，需要建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行前端控制，以增強(qiáng)電子文件安全管理的可信性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和成套性。只有這樣，才能保證檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用的質(zhì)量。
4 確立檔案信息資源建設(shè)的體系化定位
傳統(tǒng)的檔案管理主要側(cè)重于實(shí)體檔案管理，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下電子文件與電子檔案管理的相應(yīng)機(jī)制沒有建立起來[6]。還存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對接、軟硬件對接、網(wǎng)絡(luò)對接、數(shù)字資源對接等方面的現(xiàn)實(shí)問題。
具體表現(xiàn)為：其一，適用于智慧城市建設(shè)的檔案信息資源加工處理的原則方法、制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化工作上存在差距；其二，適用于云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的檔案管理軟件和硬件系統(tǒng)不完善；其三，與智慧城市各級各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互聯(lián)互通的檔案管理平臺(tái)建設(shè)較為乏力；其四，數(shù)字檔案信息資源的存量建設(shè)不足、增量建設(shè)不力，其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和成套性的質(zhì)量控制也不盡如人意等。
筆者認(rèn)為，以體系化定位進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的模式創(chuàng)新和模式轉(zhuǎn)換，是解決上述問題的重要途徑。體系化建設(shè)的基本思路是樹立大資源觀，將技術(shù)與平臺(tái)、載體與數(shù)據(jù)共同納入檔案信息資源的管理框架并加以綜合管理。
4.1 確立各類技術(shù)和平臺(tái)的信息資源屬性。無論是從理論上還是從實(shí)踐上，檔案信息資源建設(shè)都是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。在信息技術(shù)廣泛而深入應(yīng)用的今天，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)更是檔案管理基礎(chǔ)性工作中的重中之重。
從數(shù)字化發(fā)展的角度來看，數(shù)字資源對信息技術(shù)和信息平臺(tái)的依賴性愈來愈強(qiáng)。從檔案載體發(fā)展來看，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，依賴于各種信息平臺(tái)的全媒體檔案載體類型和載體形態(tài)占的比重越來越大，有些載體類型和載體形態(tài)中的數(shù)據(jù)難以甚至不能轉(zhuǎn)化為實(shí)體檔案形態(tài)加以收集、保管和利用。這已經(jīng)成為傳統(tǒng)檔案信息資源體系建設(shè)的瓶頸問題。因此，應(yīng)確立各類技術(shù)和平臺(tái)的信息資源屬性，將技術(shù)和平臺(tái)作為數(shù)字檔案信息資源的重要組成部分進(jìn)行建設(shè)。
4.2 確立各類載體和數(shù)據(jù)的信息資源屬性。智慧城市大數(shù)據(jù)具有跨界生成性和分布存儲(chǔ)性，這對檔案的集中統(tǒng)一管理原則來說是一種挑戰(zhàn)。
智慧城市大數(shù)據(jù)檔案管理可以運(yùn)用云計(jì)算平臺(tái)，用整體遷移上云的方法，在物理分散的情況下實(shí)現(xiàn)邏輯上的集中管理。這樣，既在邏輯上堅(jiān)持了檔案集中統(tǒng)一管理的原則，又在空間上節(jié)省了擴(kuò)建檔案保管場所和新建檔案管理信息化平臺(tái)的成本。
對于在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的數(shù)字檔案資源，按照數(shù)字檔案收集管理的相關(guān)規(guī)定，將其中反映職能工作活動(dòng)面貌的數(shù)字資源歸檔，實(shí)行雙套制和雙重備份制管理，形成大數(shù)據(jù)檔案、數(shù)字檔案、實(shí)體檔案和實(shí)物檔案并存的信息資源體系。
4.3 確立存量資源數(shù)字化與應(yīng)用的聯(lián)動(dòng)性。檔案信息資源體系化的建設(shè)，存量檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)。
首先，標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)動(dòng)。存量檔案信息資源的數(shù)字化加工，要以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，進(jìn)行地方與行業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)工作，在信息資源的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面做到無縫對接。
其次，技術(shù)聯(lián)動(dòng)。結(jié)合智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)的規(guī)劃和目標(biāo)，開展積極有效和扎實(shí)的檔案數(shù)字化加工工作。同時(shí)，充分運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)手段，條件成熟時(shí)融合廣播網(wǎng)和電視網(wǎng)等技術(shù)，將存量的檔案數(shù)字資源進(jìn)行知識(shí)化和智慧化加工處理，??現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案在各類終端設(shè)備上的一體化管理，形成存量資源與應(yīng)用聯(lián)動(dòng)的檔案信息資源體系。
4.4 確立增量數(shù)字資源線上線下的互補(bǔ)性。將檔案信息資源管理平臺(tái)無縫接入智慧城市的各類業(yè)務(wù)平臺(tái)體系之中，利用電子文件前端控制和電子文件全生命周期質(zhì)量控制的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)現(xiàn)增量資源線上管理的同時(shí)，探索線上與線下相協(xié)調(diào)檔案管理新模式，形成線上和線下互補(bǔ)的電子文件與電子檔案一體化管理體系。
5 確立檔案管理制度設(shè)計(jì)的融合性定位
在智慧城市建設(shè)背景下，泛在的信息空間正逐步確立，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)、移動(dòng)計(jì)算服務(wù)平臺(tái)、多網(wǎng)融合信息服務(wù)平臺(tái)以及物聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)平臺(tái)等得到了更加深入的應(yīng)用，而且這些應(yīng)用具有跨界融合性。
智慧城市背景下的檔案信息化建設(shè)，應(yīng)以跨界融合性思維，從宏觀和微觀兩個(gè)層次開展。在宏觀上，從國家和地區(qū)層面制定相應(yīng)的政策，鼓勵(lì)和支持圍繞智慧城市建設(shè)，開展檔案管理體制和機(jī)制融合創(chuàng)新，同步完善檔案法規(guī)和信息技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在微觀上，按照智慧城市建設(shè)所屬行業(yè)，分級、分類、分領(lǐng)域、分行業(yè)、分專業(yè)地深度融入，開展平臺(tái)化的檔案管理典型示范與應(yīng)用推廣工作，達(dá)到統(tǒng)籌規(guī)劃和全面實(shí)施的目的。
檔案管理制度融合創(chuàng)新的具體舉措是強(qiáng)化體制與機(jī)制、政策與法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、創(chuàng)新與示范等設(shè)計(jì)方面的系統(tǒng)性、導(dǎo)向性、一體化和聯(lián)合性。
5.1 體制與機(jī)制的系統(tǒng)性設(shè)計(jì)。開展檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)，要以管理制度、體制機(jī)制、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的融合對接為基礎(chǔ)進(jìn)行。一方面，智慧城市背景下檔案管理的體制和機(jī)制改革與創(chuàng)新，應(yīng)作為政府主導(dǎo)的系統(tǒng)工程進(jìn)行頂層統(tǒng)籌的政策設(shè)計(jì)、制度設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、管理設(shè)計(jì)。另一方面，為適應(yīng)智慧城市建設(shè)的新要求，認(rèn)真研究智慧城市建設(shè)過程中的各類要素及其相互關(guān)系，以供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的原則和方法為指導(dǎo)，進(jìn)行體制和機(jī)制再創(chuàng)新。通過政策與制度的融合對接，建立和完善智慧城市背景下檔案信息化建設(shè)的制度體系、技術(shù)體系和方法體系。
5.2 政策與法規(guī)的導(dǎo)向性設(shè)計(jì)。
5.2.1 支持?jǐn)?shù)字資源的平臺(tái)化建設(shè)。目前，檔案信息存儲(chǔ)與傳遞的媒介形式因技術(shù)進(jìn)步而發(fā)生了一系列的變化，承載電子文件和電子檔案的各類業(yè)務(wù)平臺(tái)在信息的表現(xiàn)形式和管理方式方法等方面也發(fā)生了一系列的變化。
為適應(yīng)這一變化以及適應(yīng)未來網(wǎng)絡(luò)發(fā)展新趨勢，提高電子文件和電子檔案管理的質(zhì)量，國家檔案局和相關(guān)機(jī)構(gòu)相繼出臺(tái)了一系列的檔案管理法律和法規(guī)性文件。如國家檔案局在頒布的第1號(hào)令、第5號(hào)令、第6號(hào)令、第8～第11號(hào)令中，從檔案信息資源建設(shè)的角度，對新的檔案載體形態(tài)及其支撐技術(shù)的管理問題均作了原則性要求。
這些要求涉及設(shè)施與安全、歸檔平臺(tái)、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查、載體質(zhì)量檢查、網(wǎng)上交接、脫機(jī)存儲(chǔ)、成套數(shù)量、安全利用、不同載體歸檔互聯(lián)、元數(shù)據(jù)與背景信息歸檔、電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本歸檔、電子文件備份中心、企業(yè)電子文件歸檔和社區(qū)電子文件歸檔等多個(gè)方面，對有效地開展數(shù)字資源的平臺(tái)化建設(shè)工作提供了依據(jù)。
從智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)的角度看，上述規(guī)定也有許多值得改進(jìn)和補(bǔ)充的地方。建議根據(jù)泛在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和信息媒介演進(jìn)的新需求，進(jìn)行系統(tǒng)化的補(bǔ)充和完善，加大對數(shù)字資源的平臺(tái)化建設(shè)的支持力度。
5.2.2 支持跨界合作的信息化建設(shè)。在檔案信息化專項(xiàng)建設(shè)方面，國家相繼出臺(tái)了檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的相關(guān)政策，鼓勵(lì)探索采用信息技術(shù)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展檔案管理工作，提供信息服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)[7]。如，2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》；2010年6月17日，國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》；2014年7月14日，國家檔案局的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》；2016年5月26日，國家檔案局辦公室關(guān)于征求《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南（征求意見稿）》意見的通知等。
這些政策文件的出臺(tái)對檔案信息化建設(shè)起到了積極的推動(dòng)作用。建議在跨界合作的信息化專項(xiàng)工程建設(shè)領(lǐng)域強(qiáng)化政策扶持，推進(jìn)檔案信息化向縱深發(fā)展。
5.3 標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的一體化設(shè)計(jì)。目前，智慧城市建設(shè)中各類信息標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范存在一定的差別，與之相適應(yīng)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范尚沒有完全統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的不一致性，將會(huì)導(dǎo)致智慧城市建設(shè)過程中各類數(shù)據(jù)之間的兼容性問題。
1999年以來，國家相繼出臺(tái)了數(shù)字檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T57-2014）和《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）等。這些標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是開展智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)的基礎(chǔ)。
檔案管理部門可以利用現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)作平臺(tái)，參與智慧城市信息資源標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定過程，改進(jìn)和完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，逐步形成一體化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系。
5.4 創(chuàng)新與示范的聯(lián)合性設(shè)計(jì)。建議國家檔案行政管理部門與相關(guān)部委聯(lián)合推出智慧城市檔案信息化項(xiàng)目庫。通過項(xiàng)目庫提供相應(yīng)的項(xiàng)目建設(shè)資金，帶動(dòng)信息化建設(shè)項(xiàng)目研究、應(yīng)用與示范，并在一定的范圍內(nèi)開展項(xiàng)目的創(chuàng)新應(yīng)用推廣工作。
建議各省（區(qū)、市）檔案行政管理部門探索創(chuàng)新與示范聯(lián)合推動(dòng)的管理模式，為智慧城市檔案信息化建設(shè)工作提供新動(dòng)力。
6 確立檔案服務(wù)體系建設(shè)的共享性定位
6.1 確立技術(shù)共享支撐服務(wù)的理念。運(yùn)用云計(jì)算所倡導(dǎo)的設(shè)施即服務(wù)、軟件即服務(wù)、平臺(tái)即服務(wù)的理念，確立技術(shù)共享支撐服務(wù)的思維模式，充分利用智慧城市建設(shè)中的各種媒體形態(tài)和傳播渠道，推進(jìn)檔案信息服務(wù)的便利化。
運(yùn)用技術(shù)共享支撐服務(wù)理念，構(gòu)建線上線下聯(lián)動(dòng)的服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類終端的線上檔案瀏覽、檢索和借閱。同時(shí)，豐富各類專題展覽、全媒體立體展示大廳等載體形式，實(shí)現(xiàn)線下檔案的利用體驗(yàn)。
6.2 確立網(wǎng)絡(luò)共享便利服務(wù)的理念。建立“互聯(lián)網(wǎng)+跨界聯(lián)合”的檔案信息資源協(xié)同開發(fā)與服務(wù)新模式。便利化服務(wù)是智慧城市建設(shè)的重要目標(biāo)之一，其基礎(chǔ)是通過綜合平臺(tái)跨界集成各類業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。
傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)與信息服務(wù)模式，主要是檔案管理機(jī)構(gòu)自身基于館藏并按照社會(huì)需求而開展起來的。這種檔案信息資源開發(fā)與服務(wù)的模式難以滿足智慧城市建設(shè)的便利化服務(wù)要求。因此，確立“互聯(lián)網(wǎng)+跨界聯(lián)合”思維，建立和完善檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同開發(fā)與服務(wù)新模式就成為必然選擇。
“互聯(lián)網(wǎng)+跨界聯(lián)合”服務(wù)模式具有兩個(gè)重要的推動(dòng)作用，即服務(wù)模式的優(yōu)化和服務(wù)優(yōu)勢的強(qiáng)化。通過模式優(yōu)化和優(yōu)勢強(qiáng)化，使檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)和智慧化服務(wù)更為有力。
優(yōu)化檔案服務(wù)模式可推進(jìn)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)六個(gè)轉(zhuǎn)變。即變檔案信息資源開發(fā)與服務(wù)的孤軍奮戰(zhàn)為聯(lián)合作戰(zhàn)、變臺(tái)協(xié)作為跨平臺(tái)協(xié)同、變單渠道信息來源為多渠道信息來源、變單向信息服務(wù)到交互信息服務(wù)、變被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)、變有限服務(wù)到泛在服務(wù)等。
強(qiáng)化檔案服務(wù)優(yōu)勢可進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的四個(gè)優(yōu)勢。即跨界聯(lián)合的專業(yè)互補(bǔ)優(yōu)勢、服務(wù)主體與服務(wù)對象交互的自媒體優(yōu)勢、信息資源的共建共享的信息集成優(yōu)勢以及技術(shù)與平臺(tái)資源作用發(fā)揮的綜合優(yōu)勢等。
6.3 確立知識(shí)共享智慧服務(wù)的理念。其一，開展檔案內(nèi)容的智慧化組織工作。在智慧城市建設(shè)中，信息資源共建共享是其重要內(nèi)容之一，而信息資源內(nèi)容的組織則是其重中之重。智慧城市檔案管理云平臺(tái)作為智慧城市原生信息資源的中心平臺(tái)，更應(yīng)當(dāng)率先開展檔案內(nèi)容的智慧化組織、管理與服務(wù)工作。信息資源內(nèi)容的組織需要以用戶為導(dǎo)向，以需求為牽引，以知識(shí)化為核心，以技術(shù)為支撐，以智慧服務(wù)為目標(biāo)進(jìn)行。
其二，開展檔案知識(shí)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作。檔案內(nèi)容的智慧化組織需要構(gòu)建穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)開展工作。團(tuán)隊(duì)建設(shè)可以在檔案館原有編研力量的基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流和實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練等方式逐步形成。通?^團(tuán)隊(duì)化知識(shí)組織與知識(shí)服務(wù)，不斷提高檔案信息資源知識(shí)化和智慧化組織與加工處理的能力，滿足智慧城市建設(shè)對檔案信息服務(wù)的精細(xì)化及便捷化要求。
其三，開展檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)工作。與數(shù)字化辦公平臺(tái)、可視化公共平臺(tái)等相對接，以動(dòng)態(tài)和可視化的方式呈現(xiàn)檔案信息內(nèi)容所反映的對象[8]，提升檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。
7 確立檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的協(xié)同性定位
一是確立制度設(shè)計(jì)的協(xié)調(diào)性。與體制和機(jī)制創(chuàng)新相結(jié)合，人事制度改革相配套和區(qū)域人才培育項(xiàng)目相協(xié)調(diào)，建立和完善人才隊(duì)伍建設(shè)的政策體系和制度體系。激勵(lì)檔案工作人員積極投身于智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)中，全面提高自身的創(chuàng)新意識(shí)和信息技術(shù)應(yīng)用能力，使更多的信息技術(shù)應(yīng)用人才脫穎而出。
二是確立教育資源的互補(bǔ)性。多渠道開展現(xiàn)有檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分利用智慧城市建設(shè)中的各類政策資源、行業(yè)資源、產(chǎn)學(xué)資源、技術(shù)資源、網(wǎng)絡(luò)資源和智力資源等各類資源，聯(lián)合開展各種類型的繼續(xù)教育活動(dòng)，全方位提高檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力和水平。
三是確立培引使用的交流性。確立需求驅(qū)動(dòng)、政策激勵(lì)、跨界聯(lián)合、協(xié)同共建的人才培引政策，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用人才隊(duì)伍建設(shè)的力度，用交流的理念吸引各領(lǐng)域信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)優(yōu)秀人才加入到智慧城市檔案管理云平臺(tái)建設(shè)之中，形成跨界聯(lián)合與交流互動(dòng)的高層次檔案信息技術(shù)應(yīng)用人才培引使用機(jī)制。
四是確立能力培養(yǎng)的多元性。通過政策引導(dǎo)，支持檔案工作人員參與跨界融合的學(xué)術(shù)交流、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)交流、參觀學(xué)習(xí)、現(xiàn)場訓(xùn)練、訪問互動(dòng)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、決策咨詢、項(xiàng)目管理等活動(dòng)，使檔案專業(yè)技術(shù)人員開闊視野、貼近實(shí)際，不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用的針對性和實(shí)踐性。
五是推進(jìn)成長環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化。建議實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)+檔案人才行動(dòng)工程計(jì)劃項(xiàng)目。通過全媒體信息和技術(shù)共享形式，構(gòu)建檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的自我成長、培育引進(jìn)、互動(dòng)提高的在線模式，發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的倍增效應(yīng)，快速提升檔案信息化人才隊(duì)伍的整體能力和水平。
