引論：我們為您整理了13篇檔案管理基礎知識范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

高等職業技術院校中的人事檔案的管理工作，不僅為人才合理的使用提供了有力的保障，而且能有效的提高教職工教研、科研工作的開展，同時提高教研、科研水平。因此，對高等職業技術院校的人事檔案的管理工作具有重要的現實意義。

一、高等職業技術院校人事檔案的作用

高等職業技術院校的人事檔案的管理，在人才的引進以及教師隊伍的質量上具有重要的作用。通過人事檔案可以有效地對引進的人才的經歷、素質、道德水平、科研能力，社會關系等有著基本的掌握與了解，查閱相關的人事信息，做到唯才是舉，因地因時而用，選擇合適的人才在適合的崗位上工作，能夠在教研、科研的水平上取得很大的進步。同時人事檔案反映了一個人成長的過程，是對師資隊伍進行一些人事操作的有力憑證，可以做到有理有據有節，很好的處理了在人事管理中的問題，具有很重要的作用。

二、高等職業技術院校人事檔案存在的問題

（一）檔案的內容不夠合理與全面，缺乏有效的評價機制。

在長時間以來，大部分的人事檔案通過記載的方式進行，只反映了人員的社會經歷、個人信息、思想情況等基本的履歷信息，反映人員的科研情況，知識結構、業務情況等都有巨大的缺失，反映的材料大部分都是比較刻板，現實的人員信息比較少。目前對人員的評價機制以前的德、能、勤、績、廉等方面進行考核，此種考核機制多已流于形式，基本沒有很好的參考價值，不能反映教職工的教研、科研能力水平，對其評價的標準已經與現代高等教育發展發生了脫離。

（二）檔案管理材料不夠完整，真實性不強。

對人事檔案進行管理過程中，相關人員缺乏規范的管理知識，在歸檔環節不能準時，準確的進行檔案的歸檔，造成材料不全與文件的丟失。同時在進行人員的檔案記錄過程中，思想意識性不高，往往會出現漏填、錯填等重要的人事信息的問題，造成與真實的檔案信息不一致。而且，某些人因為利益的驅使，進行個人檔案的更改與偽造的造假現象。

（三）檔案的整理工作量大，不易于管理。

高等職業技術院校的人事檔案較多，在進行檔案的分類時，假如根據材料的標題進行分類，使得檔案的整理難度增大，排序工作量大大的加強，嚴重的影響了辦事的效率。

（四）檔案管理制度不健全，執行松散。

現代的高等職業技術院校的人事檔案的管理信息化不高，進行檔案管理比較單一，沒有形成規范化管理，大部分實踐進行檔案的分類、整理，對檔案進行動態的立體化的管理能力不高。管理人員的意識不強，往往還是停留在固定的模式下進行檔案管理，執行中沒有很好的融合先進的人事管理方式。

（五）投入資金建設不足，制約人事檔案管理發展。

對人事檔案的資金投入的不足使得檔案管理不能夠有效的規范化以及準確化，一方面在硬件設備投入的不足，必須使得人事檔案室形成獨立的設備空間與獨立的管理模式；另一方面檔案建設的信息化與現代化的水平不高，管理人員的操作還是停留在手工的程度上，效率低下。

（六）人事檔案的利用率低。

人事檔案的管理大部分注重檔案的存檔，沒有很好的利用與開發，造成人事檔案沒有發揮很好的效用；過分重視紙質檔案，對電子化的檔案沒有很好的利用，信息化與網絡化程度不高；當出現相關任務時才會進行相關的檔案的查閱，主動性不高，沒有將人事檔案很好的利用起來。

三、高等職業技術院校人事檔案管理的措施

（一）高等職業技術院校人事檔案管理制度化，規范化、科學化、現代化。

在高等職業技術院校人事檔案管理中，要有不斷發展的意識，進行人事檔案技術的變革，積極地發揮人事檔案的效能，建立起來人事資料完全的高等職業技術院校人才檔案庫，為人事檔案的信息管理提供很好的檔案管理。建立健全檔案管理的制度，規范檔案管理，從人員、制度方面不斷的加強人事檔案意識，按照規章制度來進行高等職業技術院校人事管理。同時加快檔案信息化的建設，采用新的技術提高人事檔案的開發與管理，實現高等職業技術院校人事管理的制度化、規范化、科學化、現代化。

（二）增加資金投入。

增加對人事檔案建設的資金投入，建立人事檔案的相關預算，不斷的提高人事檔案的設備水平、信息化檔案管理能力。

（三）人事檔案管理人員素質提高。

建立起具有很強的專業知識，技術性以及政策性好的人事檔案工作人員，通過提高管理人員的素質適應新時期下的高等職業技術院校人事檔案管理的新環境，人事檔案管理更加合理化與制度化。

（四）服務理念下的人事檔案管理。

人事檔案的管理必須擁有服務的意識對人才進行個人空間、家庭生活與成長進步進行關心與支持。為人才提供好的咨詢服務，加強彼此之間的交流，使得人才得到好的發展。

（五）人事檔案的信息化建設。

改變原有的手工方式，實現人事檔案的數據化、信息化，利用先進的電子信息技術，不斷地提高檔案信息的便利的操作性與內容的準確性。通過信息化技術方便的對人事檔案進行分類、查詢等操作，提高了工作的效率與優質的人事檔案服務，很好的實現了資源的共享能力。

（六）系統化管理，人事檔案工作協調發展。

人事檔案的管理是一個系統的工程，要保持大局觀念，在深思熟慮、全面考慮的基礎上，進行檔案信息平臺及其相關人員的建設進行統籌安排，形成高效人事檔案管理的高效運行，建立起完整齊全準確的人事檔案系統，提高整體的服務水平與質量，使得人事檔案工作與其他事業協調發展。

（作者單位：陜西職業技術學院人事處）

參考文獻：

[1]田今暉.高校人事檔案管理中存在的問題與對策研究.內蒙古財經學報（綜合版），2012年第10卷第3期.

[2]馬冬雪.淺析當前院校人事檔案管理存在的突出問題.黑龍江教育學院學報，2011年4月第30卷第4期。

篇2

隨著物聯網的發展，作為關鍵技術的RFID技術已經以極快的速度滲透到許多領域如二代身份證、物流管理、高速公路監管等。醫療行業作為保障民生和社會穩定的重要行業，其管理水平的高低直接影響著我國居民的生命安全和幸福指數。目前，國外已經開始將RFID技術應用于病歷檔案管理領域，并且取得了很好的效果。隨著我國醫療衛生事業的不斷改革，私立醫院的蓬勃興起，各醫院之間的競爭越發激烈。在這嚴峻的形勢下，醫院病歷檔案的管理需要與時俱進，在變革中謀求新的出路。

一、病歷檔案及其雙軌制管理模式

病歷檔案是醫院工作人員對患者進行治療過程中直接形成的，客觀真實地反映每個患者病情變化以及就診全過程的以備查詢的原始記錄。

隨著信息技術和互聯網技術的發展，醫院管理工作開始逐漸引入計算機設備，電子病歷檔案也應運而生。但是由于電子病歷檔案沒有得到我國法律的認可以及安全、技術等其他原因，所以即使現在醫院管理工作使用電子病歷，但仍然會將電子病歷打印成紙質病歷檔案進行保存。這種管理方法即雙軌制管理模式，具體表現為臨床醫務人員通過電子病歷系統錄入病歷的各項內容，然后打印成紙質病歷檔案，人工簽名后由病案室回收歸檔保存，同時電子病歷通過HIS傳輸至病案室歸檔。[1]但是上述雙軌制管理模式存在兩個弊端：一是沒有解決傳統紙質檔案保管的問題，比如庫房壓力、檔案由于環境或人為原因遭受損壞等。二是醫院的電子病歷管理系統只存有在醫院引入計算機設備以后患者就醫形成的病歷檔案，也就是說醫院的計算機系統里不存在某位患者在此醫院就診的全部電子病歷檔案。

二、RFID技術及其在病歷檔案管理中的適用性分析

（一）RFID概念及其工作原理

RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，中文名稱是無線射頻身份識別。RFID技術是利用無線射頻信號空間耦合（交變磁場或者電磁場），實現無接觸式的對標簽信息進行自動識別和傳輸的技術。工業界經常將RFID系統分為：RFID標簽、閱讀器reader、天線三大組件。

RFID技術的工作原理：閱讀器發出射頻信號，當RFID標簽進入閱讀器的掃描場以后，會產生感應電流進而獲得能量發送出存儲在芯片中的電子編碼（被動式標簽）或者RFID標簽主動發送某一頻率的信號（主動式標簽），閱讀器對接收到的信息進行讀取和解碼，最后送到中央信息系統進行下一步的數據處理。

（二）RFID技術在病歷檔案管理中的適用性分析

傳統紙質病歷檔案管理存在以下幾個問題：（1）病案室所存儲的病歷檔案數量龐大，查找某一病歷檔案費時費力。（2）檔案管理人員在將病歷檔案歸還放置時，很容易因為某些不確定的人為原因導致病歷檔案錯放的情況。遇到這類情況，檔案管理人員只能憑借工作經驗去判斷可能錯放的位置。（3）傳統紙質病歷檔案的統計工作通常只能根據檔案借閱登記表進行分析。但是由于檔案借閱登記表可能存在好幾本，所以統計起來很繁瑣。這種統計方式不利于開展病歷檔案利用的統計工作，進而也不利于醫學研究的順利開展。

RFID技術的使用可以有效解決以上所有問題。將病歷檔案首頁的基本信息錄入到RFID標簽內部，并將RFID標簽貼于病歷檔案的固定位置。當查詢某一編號的檔案信息時，系統查詢到該病歷檔案的位置，檔案管理人員可以通過檔案架上的指示燈的提示迅速找到所需檔案。歸還檔案時，置于檔案架上的閱讀器會對所歸還的檔案的RFID標簽進行掃描，從而確定此檔案是否于此處保存。若不是，系統會自動提示，從而避免了檔案錯放的產生。由于閱讀器在讀取病歷檔案標簽的同時也會將信息傳送到后臺應用軟件，因此可以通過數據統計分析當前病歷檔案的利用情況，比如病歷檔案借出數量，借閱次數最多的病歷檔案等，幫助檔案管理人員及時了解病歷檔案的使用情況，并為下一步病歷檔案的調整提供支持。

三、RFID技術應用于病歷檔案管理的可行性

（一）從成本角度分析

RFID標簽相對于普通二維碼標簽來說，價格稍顯昂貴。但是隨著科技的發展，RFID標簽的價格呈下降趨勢。2000年，每個RFID標簽價格為1美元。2005年每個RFID標簽的價格為12美分左右，超高頻率的RFID標簽價格為10美分左右。2016年，淘寶網上出售的RFID標簽按照銷量從高到低排序，排名第一的RFID標簽價格為0.8元。若醫院想對全部紙質病歷檔案貼上RFID標簽，可以專門聯系RFID標簽的生產商，進行直接訂貨。這樣大批量的購買，使得RFID標簽的價格會更低，這樣一來，成本也就更低。

（二）從管理效率角度分析

RFID技術應用到病歷檔案管理當中可以明顯提高醫院工作效率，比如：美國食品藥品監督管理局利用RFID標簽快速調出患者信息，估計降低50%的醫療事故。新加坡國立癌癥中心化療科自2011年使用有源高頻RIFD標簽及讀寫器以來，醫院比以前多治療20%病人，等待時間減少8%，56%的病人等待時間少于30分鐘。[2]

（三）從其他領域的應用效果分析

RFID技術在圖書管理領域取得突破性進展。目前我國很多圖書館都已經開始引入此技術，比如：深圳圖書館、中國國家圖書館、陜西省圖書館等。這種高科技手段解決了圖書館資源的合理分配、提高了圖書館的業務效率、同時滿足了讀者的服務需求。眾所周知的是圖書和檔案作為當今時代的重要的信息資源在一定程度上有很大的相似性，RFID技術在圖書管理領域的成功應用可以為此技術在檔案管理領域的應用帶來很多啟示和鋪墊。同時RFID技術在醫院的某些業務工作領域已經得到利用，比如新生兒管理領域、精神病患者管理領域、某些設備的清領域等。

結語

醫院每年都要投入大量的人力、物力、財力來管理數量浩大的紙質病歷檔案，所以將傳統紙質病歷檔案數字化必將成為日后病歷檔案管理的趨勢。紙質病歷檔案數字化可以采用多種技術，本文只是論述的其中一種：RFID技術。雖然電子病歷的法律效力在我國還未得到認可，但是我們不能坐等到法律承認的那天。從現在開始，我們就應該大膽嘗試開展電子病歷檔案的研究工作，特別是注重電子病歷管理系統的開發，以迎接電子病歷檔案的時代的到來。結合以上的分析，本人相信RFID技術在醫院病歷檔案管理方面有很大的應用前景。

參考文獻

[1] 農永英.雙軌制管理模式在醫院病歷檔案管理中的應用分析[J].人才資源開發，2016（12）：176-177.

篇3

（二）信息時代檔案管理對工作人員的素質要求。現代檔案管理系統正朝著電子化管理方向發展。而檔案信息電子化的管理前提是化要有現代化的管理者。因此信息時代檔案管理對工作人員要有現代化的知識和計算機技術水平，檔案管理人員的一般的計算機操作已經不能滿足管理需要。從現在看，目前許多檔案館現代高技術人才的缺口較大，其中檔案管理的信息處理高素質人才尤其缺乏，檔案管理隊伍整體的技術水平相對低下，甚至部分管理人員不了解計算機，即使檔案館引進了現代化檔案管理設備，和系統也不能有效提高檔案管理效率，嚴重影響檔案信息電子化發展。除此之外，由于檔案管理具有服務性、政治性、專業性等特點，信息時代下檔案管理人員也必須具備較高水平的思想素質、專業能力和素質以及政治覺悟。

二、提高檔案管理工作者的素質和能力

（一）提高檔案管理工作者的思想素質。素質一般指的是在一定的生理素質基礎上，人們在后天不斷的實踐和學習中習得的能力。素質是一個人進行生產活動的基本條件。檔案管理工作者要提高管理水平，（1）樹立正確的世界觀、人生觀，價值觀。管理員作為要在管理工作中要樹立人民服務、維護用戶和國家利益的價值觀。（2）樹立正確的職業理想。對檔案管理事業要有較高的責任感，積極發揮主觀能動性，熱愛并認真地完成檔案管理工作。（3）增強檔案管理的時代意識。檔案管理工作人員，必須意識到信息時代下檔案管理模式的變革趨勢，不斷有意識地提高自己的管理技術。

（二）加強檔案管理工作者的專業素質。（1）基礎知識。基礎知識是檔案管理知識結構中的初層知識，也是管理人員進行檔案管理的必須具備的知識。在信息化時代背景下，檔案管理工作者應該掌握與檔案學有關的學科知識，掌握豐富的科學文化知識以適應檔案管理工作需求。（2）專業知識。檔案管理工作人員在進行檔案管理時會利用到與檔案各學科相關的知識和方法，因此管理人員必須強化對檔案基礎知識和技術的學習，如檔案管理技術、檔案管理理論、檔案編研和檔案信息資源開發與利用。（3）現代科學技術知識。電子檔案管理系統的應用涉及到諸多新技術，這就要求管理人員必須強化對現代電子計算機技術的學習，掌握基礎的信息管理方法和技術，以適應信息時代的要求。

篇4

相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環境的直接因素和現實。當然，“技能”一詞的涵義是動態的，而非靜態的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業知識的人才、一身而兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。其后果是在信息社會里，我國檔案部門可能游離于信息產業之外，從而產生“檔案信息孤島”現象。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養力度，培養一支有志獻身于檔案工作的專業人才隊伍。具體采取三個方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。各高等院校要根據最新的技術發展與檔案管理現代化實踐發展的需要，制定教學計劃與教學大綱，組織編寫最新、最實用的教材。總之，高等院校檔案專業要對檔案專業學生進行新知識與新技能的系統教育，盡快培養出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業加強專業管理人員的教育與培養，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會包括廣大高校廣泛吸納、引薦、引進所需的專業人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養，以主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。

三、檔案管理人員必備的知識技能

（一）檔案管理基礎知識

1.檔案保護技術學

了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

2.文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎知識

1. 自然科學基礎學科

學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。

2.微電子技術

微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

3. 電子計算機技術

學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

4.電子計算機軟件技術

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5. 現代通信及電子計算機網絡技術

如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。

6. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機（下轉第49頁）（上接第41頁）在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規定的中級以上水平。

7. 設備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到金工、電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。

（三）外語能力

檔案管理現代化的軟硬件許多具有通用性，國際檔案界也十分重視在現代化管理技術、管理手段與方法（尤其是有關電子文件管理方面）的交流與推廣。因而，要進行對外交流和合作，引入國外先進的管理技術與設備，必須熟練掌握一門外語，達到能看、能聽、能筆譯和日常簡單的對話，滿足日常工作和對外交流的基本需要。

參考文獻：

篇5

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現代企業都沒有重視起自身企業的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關資料信息。此外，由于很多企業的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業務資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現人員流動現象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業生產業務遭受到嚴重損失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業素質不高

當下我國雖然已經有一部分的企業開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發揮出應有價值，而造成這種現象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業素質和業務水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結構和檔案管理素質存在嚴重缺失上有著顯著體現。一方面，檔案如果發生不合理的分類結構，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現代企業中的真正價值很難得以體現。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應的檔案管理基礎理論知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當下很到現代企業都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數據信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現象的發生。而另一方面，企業沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關檔案管理工作人員素質較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現象的發生，從而也就造成企業經濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業由于缺乏相應的網絡安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應的信息化辦公手段

雖然當下很多企業管理制度都開始對傳統的紙張辦公方法進行了轉變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業檔案都沒有實現信息化，對企業中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業的發展，同時也在很大程度上促使企業的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應對策

2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應該讓企業內部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業從上至下逐漸形成一個統一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業性進行提升

首先，企業應該重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關的檔案管理基礎知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應該以轉化其傳統檔案管理基礎知識為主，來對其進行相應的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛入職的檔案管理人員，則應該以檔案管理基礎理論知識為主，重點傳授他們專業性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業水平，始終迎合當下市場經濟化需求，為企業發展帶來有效推動作用。

2.3 增強辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現代企業來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現。首先將相應的保密制度建立起來，以此來對相關的檔案管理人員進行約束，一經發現泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業應該積極額普及計算機知識和網絡安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網絡安全工作的安全管理力度。

2.4 運用集成化信息管理體系

篇6

檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務建設同步發展

檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。

3提高檔案管理現代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。

4加強檔案管理中信息技術人才的培養

在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。

篇7

相關學校領導對于檔案信息化建設的重要意義沒有清楚的認識，缺乏足夠的重視。認為檔案管理信息化工作只是管理保存一些材料，是檔案管理員的事情，對于學校的整體工作不重要，沒有意識到學校檔案管理信息化工作的價值和意義。學校的檔案管理信息化工作缺少政策上的支持，人力財力投入不足，這就導致學校的檔案信息化建設無法順利有效地開展。

（二）檔案信息化基礎設施建設比較落后。

很多學校對檔案信息化管理的資金投入薄弱，很多硬件設施老舊，根本無法滿足基本的檔案保管的要求。雖然一些學校也配備了一些基本設備如計算機、打印機、掃描儀等，但多是一些被淘汰或老化嚴重的設備;檔案數字化工作滯后，多數學校未建立室藏檔案數據庫，目錄數據庫不健全，不少學校只有單一的文書檔案目錄數據。查找利用手段落后，不能適應學校現代化管理的需要。

（三）檔案信息化人員素質不高。

許多檔案管理的人員管理觀念比較落后，依然按照傳統的管理模式對檔案進行管理。相當一部分學校仍然只重視對紙質文件的整理而輕視電子文件，從而導致一些重要的電子文件丟失。多數學校缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的教職工兼管。

二、初級中學學校檔案管理信息化建設的幾點對策

（一）強化對檔案管理信息化重要性的認識。

隨著大量的電子文件和電子檔案的涌現，已經對學校檔案工作形成了巨大壓力。檔案管理的理念、體制和工作方式都面臨重大的挑戰。因此初級中學必須迎接挑戰，適應電子文件歸檔管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續發展。社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。面對挑戰，廣大檔案工作者必須要增強檔案信息化的緊迫感，提高檔案信息化的自覺性。學校檔案信息化建設是全學校檔案建設的共同工作，對于學校發展等各項工作都有極大的促進作用。要加強對檔案信息化建設的領導規劃，從學校領導方面來看，要將檔案信息化建設納入學校的現代化建設的整體規劃上來，明確專職的檔案管理人員，定期聽取相關部門的意見和建議，及時解決檔案管理信息化過程中出現的各種問題。有關領導部門要充分認識到學校檔案信息化建設的重要性和必要性，在強化思想的基礎上，指導信息化建設。

（二）加強檔案信息化管理人才的培養。

優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，還必須做到業務精通。檔案管理信息化飛速發展，必然對檔案工作人員提出更高的要求。對檔案管理人員而言，既要具備專業的檔案管理知識，又要能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識，提高其綜合素質。要加強對檔案管理員的長期培訓和再教育工作，使其具有較好的基礎知識、較高的專業知識、相關的學科知識、較高的個人修養和責任心等，要不斷掌握新知識和新技能，促進檔案管理信息化的建設進程。要充分認識人才隊伍建設在檔案工作中的關鍵性作用，為檔案信息化人才的成長進步和施展才能創造有利條件。

（三）加大檔案信息化管理的軟硬件建設。

長期以來由于缺乏足夠的重視，造成了在這方面投入的財力經費都不夠，導致學校檔案信息化基礎設施嚴重落后，即使想建設檔案信息也沒有扎實的基礎保障。硬件設施是檔案管理信息化建設的基礎，也是保障檔案管理質量的重要條件。各學校要克服一切不利因素，投入盡量多的物力、人力、財力，采取有效措施保證檔案管理信息化建設工作的順利進行。要加大對檔案信息化建設的投入，設立綜合檔案室等，配備相應的管理設施和必要現代化辦公設備，使檔案工作從落后的手工操作走向信息化的規范管理。

（四）實現檔案信息化管理的資源共享。

隨著網絡化、信息化進程的加快，對于學校檔案管理來說，信息化、網絡化成為了今后檔案管理發展的必然趨勢。要充分利用網絡技術推進文檔一體化的管理，克服學校各部門之間歸檔材料銜接不緊等問題，通過網絡技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理。要加強橫向聯合，實現多部門的資源共享，使學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心，利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導和有關部門，提高查閱利用率，使他們親身體驗到檔案信息化的便利。充分發揮整體優勢，實行一體化的統一管理。通過建立校園局域網系統，可以實現資源的充分利用和優勢互補，避免不必要的重復和浪費。

篇8

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業性、業務性較強的還可建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。

建筑設計單位是典型的智力、知識密集型單位，其檔案管理具有較強的專業性和業務性，除日常的文書檔案、人事檔案外，圖紙檔案、合同檔案也是其檔案管理的重要內容。而且，不同的檔案類型一般分屬不同的部門管理，如文書檔案一般由辦公室管理，負責各類行政文書、行業文件、內部普發文件等的收集和歸檔；人事檔案則歸人事處或人力資源部管理，包括人事信息、勞動合同等；生產合同檔案一般由生產經營處負責，是記錄建筑設計單位項目承攬數量、合同額、設計面積等的重要信息來源，是確保生產經營活動有序運行的保障；圖紙檔案則由技術處下屬的圖檔室管理，是直接體現建筑設計單位技術水平和業績的重要資料。

二、檔案管理人員的素質要求

對于建筑設計單位的檔案管理人員來說，做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質量與水平。檔案管理人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總稱。檔案管理水平與質量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質的高低。《中華人民共和國檔案法》明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。

（一）良好的政治素質。

檔案管理人員應該具備各類專業工作人員必須具備的基本政治素質，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。

（二）精湛的業務素質。

業務素質是指檔案管理人員應具備專業的技能和素質。具體體現在以下幾個方面：

（1）掌握檔案管理專業知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統計到提供利用、進行編研等各項業務環節都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關的法律法規。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規和方針政策，熟悉針對本行業制定的各種規章制度和業務規定，按照這些規章制度和業務規定進行檔案管理。

（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業知識、法律法規和各項規章制度的要求都靈活地應用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應用現代化的辦公手段。建筑設計行業是信息化和辦公自動化較早的行業，目前，在全國很多地方開始推行“白圖替代藍圖”“電子歸檔”等，隨著檔案管理的現代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現代化設備的使用。

（三）愛崗敬業，遵守職業道德。

檔案管理人員應具有良好的職業道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業道德主要表現為：一要熱愛檔案事業；二要有珍檔敬業、無私奉獻的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質。

（四）與時俱進，勇于創新。

隨著社會生產力和經濟的整體發展，尤其是科學技術的進步和提高，檔案管理人員在思想和業務上必須順應社會的發展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業管理知識。

三、提高檔案管理人員綜合素質的途徑

（1）端正工作態度。通過強化檔案管理人員的工作態度來端正職業道德素質，首先要讓工作人員認識到做好檔案工作是管理工作的重要內容，其次鼓勵工作人員具有奉獻精神，能夠在平凡崗位上做出卓越成績；最后增強責任心，培養檔案管理人員認真負責的態度。

（2）加強崗位培訓。崗位培訓通過對進行業務知識集中學習來提高檔案管理人員素質，不僅能補充工作人員的業務知識還要對各種檔案及其基礎理論、工作任務、要求、程序、方法進行系統的學習。同時在崗位培訓過程中需要在時間和內容上進行科學的設置，將培訓內容通過理論聯系實際、突出重點達到學以致用的目的，最后采用實際操作與理論考核并行的考核方式，對培訓效果進行檢驗。

（3）鼓勵開展業務自學。作為已在職的工作人員，培訓學習畢竟只能作為學習的輔助手段，還需工作人員針對工作中的不足之處進行自學，以提高工作能力，在單位中可以鼓勵檔案管理人員對計算機技術、外語能力以及檔案管理方面的課程學習，通過不影響工作的情況下，鼓勵檔案管理人員考取技能等級，進行鼓勵之余，將知識轉化為能力，運用到實際的檔案管理之中。首先，檔案管理人員應積極參加培訓，不斷地增強檔案管理基礎知識，熟練掌握檔案的管理理論和方法，其次，檔案人員需具備豐富的文字知識、寫作知識等與檔案相關的基礎知識，以備開展檔案記編工作。

四、小結

篇9

2 知識管理背景下企業檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。由于企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發生了相應轉變，其轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業完善和優化館藏。隨著信息化技術的發展，電子文件大量產生，檔案工作者須投身對其的產生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質檔案。三是知識管理要求企業提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業信息化，須納入企業整體信息化建設中。

3 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業檔案電

子信息庫。應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現象，制定適合本單位的知識資源管理整體規劃，全面收集各種信息、知識，采用統一的數據格式和元數據標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環節。在數字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質檔案，而且，要借助信息網絡傳送、儲存、查詢等數字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統的企業知識體系和企業知識庫，以完善和優化館藏。

篇10

（一）要有規范的檔案管理機制。首先要人工和電子錄入相結合，對所需要歸檔的各類文件進行收集、整理進行分類，然后形成電子文件進行錄入、編目、存儲、檢索、開發利用及檔案統計等制定出標準、規范的工作流程，確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通。它不是簡單的手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。

（二）要有必要的基礎設施支撐。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。我局已在2013年為檔案工作購置了數字錄入軟件及專門的服務器設備，保障了檔案工作的順利開展。檔案分類是建立檔案信息數據庫的第一步，通過分類將文件的內容按永久、30年，10年三類記錄下來，然后按黨組，辦公室，稅政細分形成目錄，將目錄逐一錄入計算機，組成檔案信息數據庫，建立檔案目錄數據庫，便于查找歸檔文件。

（三）要有專業的檔案管理人才。檔案信息化建設，人才是關鍵，檔案工作需要復合性人才。它不僅要具備最基本的檔案管理知識，熟悉檔案業務，還要掌握計算機管理應用，懂方法，會操作。最初的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術;而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、具體流程卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。所以需要檔案部門定期培訓，既要掌握檔案基礎知識，又要充分了解計算機技術，只有兩者相結合還能更好的利用到檔案工作中來。

二、推進檔案信息化工作應重點解決的

問題及決策建議

想要使檔案信息化工作更快、更好的發展，需著手解決以下問題：

（一）是人員配備上。目前各單位在檔案人員的配備上大多未作長期考慮，多是兼職人員因未經過正規培訓，精力過多分散到其它工作中，不但檔案知識了解不夠，計算機專業知識也知之甚少，檔案管理軟件的應用比較困難，在一定程度上影響了檔案信息在機關辦公自動化中作用的發揮。

篇11

二、專業知識要豐富

要適應新時期檔案管理工作的要求，檔案管理人員必須徹底改變以往知識面窄、理解深度不夠的弊端;必須具有一定的歷史知識、古漢語知識以及與檔案管理有關的專業知識;熟悉和掌握檔案管理學、檔案保護技術學、科技檔案管理學等方面的知識，同時，必須大量吸收和掌握其他學科的知識;進一步優化知識結構，提高檔案管理理論素養，形成精、細、廣、深的知識結構，努力使自己成為一名專業知識與理論素養相互融合、相貫通的“復合”型人才。要重點熟悉和掌握檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等環節，熟練每個環節工作流程，培養自己的檔案管理信息編研、開發利用能力，努力使自己成為一名檔案管理、信息開發工作的多面手。

三、計算機網絡知識要熟練

數字化管理已成為當今檔案管理工作的發展目標。要提高檔案管理制度化、規范化和科學化管理水平，檔案管理人員必須熟練掌握計算機網絡知識，充分利用計算機手段，開展電子文件和電子檔案管理，奠定檔案管理信息化基礎。隨著科學技術的不斷發展，檔案信息收集、整理、編目檢索、存儲保管、統計、利用等工作，逐步向自動化發展，這對檔案管理工作者提出了新的、更高的要求。目前，許多單位正在強力推進檔案管理信息化建設，這就要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機網絡技術，熟練利用掃描儀、攝像機等設備，對紙質文件進行數字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等格式，進行信息化管理。檔案管理人員只有具備計算機基礎知識和操作方法，才能適應檔案管理信息化建設的需要。

篇12

下面我談談自己的認識、收獲和體會。

一、分類管理是我院必須做好的一項基礎性工作。

此書主要內容有：國家檔案局頒布的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》；西安市檔案局2001年11月9日的《西安市歸檔文件整理實施細則（試行）》；文書檔案整理要求與流程；會計、科技、聲像、實物檔案整理規范。培訓期間，理論與實際相結合，同時觀摩了市檔案館不同類別、不同時期的實物檔案、聲像檔案、歷史紙質檔案等資料，為單位檔案管理起到了示范借鑒作用。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性。

通過學習，我深知如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是今后檔案管理工作的重中之重。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。

篇13

關鍵詞：檔案信息化；人才建設；模塊

檔案信息化改革和發展的核心問題是人才問題，檔案管理信息化事業應樹立人才資源是第一資源、人才優勢是最大優勢的觀念。從一定意義上說，檔案管理信息化事業人才建設是人才強國戰略的重要內容，是國家高層次人才建設的重要組成部分；另外，檔案管理信息化事業的人才狀況也直接關系到檔案管理事業的發展和整個檔案管理事業的興衰，因此，加強人才建設，也是檔案管理事業自身發展的必然選擇。

一、檔案信息化人才建設現狀

隨著我們國家對檔案信息化建設工作的重視力度不斷加大，人才建設取得了巨大的進步，在一定程度上緩解了檔案信息化建設人才瓶頸，基本上能滿足當前檔案信息化建設的需要。但是，從檔案信息化建設的實際出發，檔案信息化建設人才建設還存在著許多函待解決的問題，有待于進一步更新觀念，采取得力措施，鼓勵和引進社會優秀人才充實到檔案信息化建設人才當中。

1.檔案職業隊伍的信息化素養總體偏低，不能適應檔案信息化發展的需要。85%以上的領導干部對信息化建設缺乏必要的了解和掌握，外行領導內行的現象比較普遍，個別人對信息化存在輕視甚至排斥的心理。

2.技術型人才嚴重不足。據調查顯示，目前我國從事檔案管理工作的人員當中具有信息技術專業背景的人員的比例還不到10%，遠遠低于歐美發達國家大于60%的從業比例，還存在著較大的差距和不足。

3.人才流失嚴重，人才缺口很大，人才結構不平衡。隨著檔案管理事業規模的擴大，各檔案局、館對各方面人才的需求也隨之增加。但普遍存在學歷和職稱偏低、隊伍數量不足、人才資源稀缺的問題，人才建設跟不上形勢發展的步伐。另外，優秀人才又不斷流失，大多數流向了社會其他行業。

4.缺乏創造性的制度機制和政策環境，人才穩定性差。一是思想觀念陳舊，官本位意識較濃，檔案人員地位普遍不高。二是市場人才配置的作用還沒有充分發揮，知識和人才的價值沒能得到充分體現。三是科學化管理程度不高。

二、檔案信息化建設對人才需求模塊分析

（一）素質模塊分析。

檔案管理人員必須具有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神，這一方面是由檔案管理工作的政治性、服務性決定的，另一方面也是由檔案管理工作的保密性、服務性所決定。

1.堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

2.熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀。在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到。力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

3.嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

4.較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求檔案管理人員要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

（二）能力模塊分析。

檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。

1.能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

2.能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

3.能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

4.能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

（三）結構模塊分析。

檔案信息化建設人才需求不僅是長遠的，而且是廣泛的。相對于不同的工作對象，不同的工作內容，不同的工作范圍，信息化建設對人才結構的需求呈現出梯形結構分布。

1.管理型人才。檔案信息化管理型人才是檔案信息化項目的組織推動、戰略規劃、工程策劃和標準制定者，也是檔案信息化工程設計的主要參與者，包括檔案局館中分管信息化工作的領導、技術負責人、信息化部門主管、項目負責人、信息化系統分析人員等。它要求相關人員了解國內外檔案信息化建設的現狀，熟悉檔案信息化建設的內容和要求，做到既精通管理業務，又熟悉信息技術應用。

2.技術型人才。這部分群體是檔案信息化項目的工程設計、系統分析和技術實現者，進一步細分為系統的設計、開發人才和系統的支持、維護人才；側重于硬件的人才與側重于軟件的人才；通信網絡專家、信息系統專家、軟件編程人員等。此類人員必須具有信息技術專業背景，具備較為深厚的信息技術功底，精通并能熟練應用信息技術某一領域的知識和技能，并具有檔案管理基礎知識，了解文件檔案管理的信息流程。

3.技能型人才。技能型人才是具體承擔日常操作和管理維護的人才。技能型人才必須具有檔案管理專業知識和信息技術基礎，掌握特定崗位所需的知識和技能，如網頁制作與網站維護技術、網絡管理與存儲技術、檔案數字化技術等。

4.研究型人才。研究型人才是檔案研究機構、高等院校和檔案管理部門中從事檔案信息化建設理論和應用技術研究的高端人才。作為研究型人才，其工作職能是在實踐的基礎上構建檔案信息化建設的理論，研究新技術、新方法在檔案領域的應用，提出電子文件和數字檔案管理的標準建議，指導檔案信息化建設的開展。

（四）知識模塊分析。

檔案信息化建設作為一個整體系統工程，人才建設應當由多學科知識背景的各類專業人才綜合構成。檔案信息化人才應當具備下列相關專業知識：

1.檔案業務知識。包括文件工作與電子文件管理、檔案學理論與檔案管理業務、文件保護與信息安全知識等，特別是檔案信息化和數字檔案管理方面的知識和技能。

2.信息技術知識。包括硬件技術、軟件編程技術、系統分析與系統基層技術、通訊網絡技術、多媒體技術等知識技能。

3.工程管理知識。包括工程項目決策與管理的基本理論、方法，工程項目建設的方針、政策和法規，工程技術知識等。

4.行政管理知識。包括行政學理論和行政管理、行政法規、行政體系與公務員制度、政治學和領導科學等方面的知識與技能。

三、檔案信息化人才建設若干建議

加強檔案信息化人才建設工作，從整體來講，要制定一個總體目標和規劃，建立一個完善的信息化建設教育體系，確定系統的信息化建設教育內容，編制適用不同層次的教材。要立足于全員培訓，有計劃、分階段，區分層次、突出重點。

1.通過高等院校培養高層次檔案信息化管理人才。充分發揮高等院校設施齊全，師資力量雄厚，科研水平高，輻射面廣等優勢。研究生教育中設定檔案信息化建設研究方向，本科生教育中加大現代化、信息化管理等方面的課程份量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養高層次的管理人員。

2.通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。繼續教育形式靈活、內容專一、周期短、見效快。可以專題培訓、專題講座形式普及信息知識，學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用的檔案管理軟件的應用，學習網絡知識，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳播者。

3.通過崗位培訓，使檔案信息管理知識成為入門必讀。基層檔案人員兼職多，更換頻繁，崗位培訓是最受基層人員的歡迎。要在原來“五學”的基礎上，增加現代化、信息化管理的課程，掃除現代文盲，使之上崗后就了解紙質文件、電子文件的管理。

4.開專題研討會、舉辦專題研討班，營建檔案信息化建設的研究氛圍，增強檔案信息化建設的緊迫感。經常對檔案信息化建設涉及的問題充分討論、廣泛交流。

5.借用科研單位、科研實體的力量，推動檔案信息化建設。檔案部門應與技術過硬的科研單位、科研實體聯合開發實用的軟件，借用他們的技術力量培訓操作人員。甚至在技術力量不足的情況下，還可以借助他們的力量制作網頁、建立網站、構建局域網。

參考文獻：

[1]崔麗君《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2]雷亞旭《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期。