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高校檔案館作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，集合了教學、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進行，高校檔案在學校越來越多的方面起到至關重要的作用。在技術發展的新形勢下，建設數字化檔案館是當前高校檔案工作的迫切任務和必由之路。高校要充分運用計算機技術實現檔案管理自動化，對館藏檔案進行普遍、全面的數字化處理，建立各類數據庫，在文檔一體化建設的前提下進行檔案收集，在網絡化背景的基礎上提供檔案的開放和利用。
一、數字檔案館的含義
數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構成的數字檔案館群體。其主要功能包括數字檔案的接收、采集、管理、利用和系統維護。
二、高校數字檔案館建設中存在的問題
1、數據不規范、標準不統一
標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要。從整體來看，大部分高校仍未能解決數據標準化問題，檔案館系統基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不規范，致使大多數檔案館無主題標引，難以實現資源共享。
2、技術條件受限
從技術條件來看，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，這是一項涉及超大規模數據庫技術、網絡技術、數字化技術、數字檔案標引技術、多媒體信息處理技術、基于內容的檢索技術、數據庫與分析處理技術、自然語言理解技術等內容的系統工程。然而，目前大多數高校數字檔案館建設的投入與產出不成比例。建設數字檔案館所需的硬件設備、軟件投入巨大，數字檔案館的建設與利用對于建設者還有很重的經濟負擔，所以很多高校并不具備建設數字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問題突出
隨著計算機無紙化辦公的發展，學校各部門大都采用計算機進行業務管理，在工作過程中形成了大量的電子文件，根據不同的任務目標、不同的業務，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數字化的對象問題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價值不同、保管年限不同、開放利用時限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統一標準劃分哪些檔案信息可以數字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數字化。
5、檔案管理人才培養問題
目前很多高校的教師學歷水平呈逐年上升趨勢，但是在檔案管理崗位出現“偏科”，檔案、信息處理復合型人才相對缺乏，影響了檔案信息數字化進程。任何一個數字檔案館工作的正常運行都離不開一支知識結構、儲備合理完善的隊伍，為了這支隊伍的建設需要，應著手培養和引進一批人才，培養和提高他們的技術知識、設備使用情況已經人員自身政治素質，促使這支隊伍成為具備靈活運用現代化技術技能，能夠開發檔案信息化項目和產品的隊伍。
三、高校數字檔案館建設思路
如今高校校園網覆蓋校園各個區域，整個校園基本實現信息傳輸網絡化。同時在教學、科研、管理等活動當中形成了各個門類的檔案實體憑證，建立了與檔案實體相關聯的各類信息資源庫，這些給數字化檔案館的建設提供了契機。
1、加強檔案數字化基礎建設
擁有先進的基礎設施是建設數字檔案館先決條件。目前高校應根據數字檔案館的功能需求建設完善基礎設施，主要包括：計算機網絡設備、數字化設備、檔案系統管理軟件、存儲設備、服務器、攝像機、掃描儀、光盤記錄設備等。其次，綜合管理系統平臺也是數字檔案館為了適應時展而應具備的基本功能。
2、數字檔案館資源庫建設
傳統檔案資源數字化主要使用計算機及相關技術管理檔案資源，建成各類專題全文數據庫，即檔案資源庫。一般包括目錄數據庫，元數據庫，內容數據庫。具體來說，有以下幾種專業數據庫：（1）教學檔案數據庫。主要包括教學計劃，教學大綱，教學檢查及評估，教學改革，專業發展規劃，教材選擇與建設，教學管理條例等教學方面的數據資源，學生學籍管理，學生學位管理，學生成績管理，學生教學評價管理，學生專業證書考試管理等與學生在校學習有關的數據資源。（2）文書檔案數據庫。文書檔案是在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影， 又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數據庫。主要包括科研成果管理、科研項目管理、科研基地管理和科研人才管理四個方面的資源。
3、制定標準規范和安全管理體制
數字檔案館標準規范的制定是數字檔案館建設的基礎性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數據標準化、電子文件標準化。數字檔案信息的安全管理維護，主要是指維護數字檔案館的資源安全、網絡運行安全、物理安全、信息安全保密等。網絡的正常運行是基本前提，重點是做好計算機病毒的防御，確保網絡環境安全綠色。實行嚴格的權限管理和管理員制度，以保證系統有較高的安全性與可靠性。對于非公開的檔案信息要做到局域網訪問，斷絕與外網的連接。采用防火墻、身份認證、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統的安全。應當高度重視數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊伍建設
高校應提高對培養檔案優秀管理人才的重視，數字檔案館是集網絡技術、操作系統、管理系統、多媒體技術等于一體的現代高科技項目，需要信息采集、處理并數字化的人才；計算機操作、網絡維護、系統開發的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業人才。所以高校在對檔案管理人員的培養要有針對性，既有專業人員，又有復合型人才。
數字檔案館是高校檔案館未來發展的必然趨勢，是一項龐大的系統工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進的進行。高校要在建設數字檔案館的過程中不斷積累經驗，從而更好地為師生服務。
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檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數字檔案館建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次要根據檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發檔案信息化的項目和產品等。
5.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻
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一、云計算概述
根據業內共識，云計算是一種通過網絡統一組織和靈活調用各種ICT信息資源，實現大規模計算的信息處理方式，是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網絡訪問可配置計算資源（如網絡、服務器、存儲、應用程序和服務）共享池的模式。云計算的基本原理是將多個成本相對較低的計算實體通過網絡整合成一個具有強大計算處理能力的系統，以服務的形式將軟件、平臺、基礎架構等提供給用戶。用戶所處理的數據并不存儲在本地，而是保存在互聯網的數據中心里面，并且云計算服務提供商提供大量專業人員對數據中心進行專業化管理，維護硬件、安裝和升級軟件、防范病毒和各類網絡攻擊。
二、高校數字檔案館建設概述
隨著信息技術的迅速發展，建設高校數字檔案館已是高校信息化的必然趨勢。高校數字檔案館是信息時代高校檔案館新的存在形式，是信息時代保存高校記憶的重要方式。目前，國內一些知名大學已經在檔案信息化建設方面取得了顯著成效。例如，南京大學檔案館從1983年就開始在國內首次采用計算機管理科技檔案信息。先后自主研究和開發了多套檔案管理軟件，其中“南大之星”檔案管理軟件已為湖北省內多所高校檔案機構使用。上海交通大學檔案館聯合多個單位開發和研制的《上海交通大學數字檔案館》項目，于2008年順利通過了由上海市檔案局組織的成果鑒定，標志著全國高校第一個數字檔案館建設成功。
近年來，高校數字檔案館建設取得了可喜的進展，但也存在一些亟待解決的問題。一方面，一些高校檔案意識薄弱，檔案管理理念滯后，未意識到高校建設數字檔案館的必要性。另一方面，在高校數字檔案館建設中，設備技術支持、專業人員配備、后期擴容維護等方面經費投入很大，不是所有高校都具備建設數字檔案館的實力。
三、云計算應用于高校數字檔案館建設的優點
從建設成本方面看，高校無需投入大量資金購置、安裝、管理維護數字檔案館建設中所需的設備，只需配備接入云平臺的簡單用戶終端，由云端統一管理軟硬件資源，高校檔案館可按需使用云端ICT資源，按量支付服務費用，從而實現數字檔案館建設成本的降低。
從信息存儲方面看，云存儲為高校數字檔案館日益增多的館藏資源提供海量存儲空間。傳統的存儲方式要避免客戶端和服務器的瓶頸，而云存儲應用靈活而先進的分布式算法，在存儲量和分布式規模增加的時候盡量保證檢索的效率。
從資源共享方面看，云計算實現了ICT資源的集成，高校檔案館能夠共享云平臺上的服務器、存儲空間等，使用統一規范的應用軟件系統，避免各高?！肮聧u”式檔案信息化建設帶來的ICT資源重復建設。
從利用服務方面看，數字檔案館的云服務平臺能實現多種服務形式的開展，如個性化服務、知識服務等，充分體現以用戶為中心的服務思想。高校檔案館借助云服務平臺能夠實現為校內各部門及社會提供多元化檔案服務，不斷提升高校檔案利用服務工作水平。
四、云計算環境下高校數字檔案館的構建
（一）系統功能需求分析。需求分析是基于云計算的數字檔案館設計、開發與實施的重要依據。需求分析的準確性、科學性是影響基于云計算的數字檔案館系統工程成功的重要因素。
1.收集功能。檔案收集是高校檔案館面向校內各個檔案形成部門開展的主要工作，也是高校檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。在進行需求調研時需要確定：高校檔案館與其他各部門內部的業務流程、任務分工方式；高校檔案館接收其他部門電子信息的約定（例如移交途徑、格式等）；檔案收集工作與館內其他業務工作之間的信息流關系；檔案接收處理過程中產生的所有信息，哪些需要記錄、跟蹤、管理等。
2.管理功能。為了改變目前一些高校各類檔案信息單獨建立數據庫文件、檔案信息檢索及利用等方式比較落后的現狀，應對高校檔案館內各檔案門類之間的信息進行關聯，實現檔案信息的系統化管理；將各類檔案信息按照各部門的權限進行配置，實現館內全部檔案信息的集成化管理和權限范圍內信息資源的共享。
3.保存功能。云環境中數字檔案館能夠實現數字檔案長久的安全保存，包括數據的長期保存以及安全的海量數據存儲空間。高校檔案館保存的是學校的歷史、文化、記憶，檔案信息的安全保障是至關重要的。同時，隨著數字資源的不斷增多，高校檔案館應適應高校檔案工作未來發展需求，不斷擴展數字資源存儲空間，從而確保能夠不間斷地記載學校歷史，傳承學校文化。
4.利用功能。高校檔案館應將學校發展過程中形成的重要信息資源進行系統化整合、編研，為學校各級部門提供多元化利用服務，提高檔案服務工作水平。云環境中高校數字檔案館應當實現以較低的用戶端設備要求，滿足利用者對檔案信息的快速、準確、全面的查詢要求，實現開放檔案信息的共享和網絡化利用，實現檔案信息智能編研、深度挖掘，實現參考咨詢服務、個性化服務等多種服務方式，實現用戶統計管理、權限管理、日志統計等功能。
（二）基礎架構。筆者曾經在《基于云計算的數字檔案館建設與服務研究》一文中根據云計算服務體系結構，設計了基于云計算的數字檔案館基礎架構，該架構同樣適用于云環境中高校數字檔案館的建設。高?？梢越Y合自身需求對各層服務進行選擇及調整，以便服務于本校檔案工作，但總體框架不脫離該基礎架構。
1.基礎設施層。該層提供數字檔案館所需的計算、存儲等資源來裝載相關應用。該層利用虛擬化技術實現一臺物理機上運行多個虛擬機。例如，虛擬化技術將服務器資源邏輯切分，形成虛擬資源池，為高校數字檔案館提供檔案存儲、網絡傳輸等所需的相應資源，并且有利于進行檔案數字資源的備份、移動和復制。
2.平臺層。該層是一個應用程序的共享平臺，可運行多種應用程序的所有負載，支持現有應用程序的整合并且高效地構建新應用程序，實現高校檔案館對應用程序的有效控制，包括檔案接收、虛擬庫房管理等。例如利用多租戶技術，能讓一個單獨的應用實例為高校內多個檔案移交部門服務，并且對各部門移交的數字資源保持良好的隔離性和安全性。
3.應用層。該層提供可擴展服務接口，根據用戶需求提供相應的應用接口，實現用戶對應用層的訪問。例如，該層整合了平臺層所提供的應用軟件，由于支持公開協議（如HTML4、HTML5），高校檔案館只需配置一個簡單用戶終端接入網絡后就能訪問該層的應用，無需安裝和升級軟件，按需求量服務，按服務計費，從而節省數字檔案館建設成本。
4.終端用戶層。云環境中高校數字檔案館的用戶終端不需要強大的運算能力即可響應用戶操作，保證用戶的良好使用體驗。用戶可以利用多種終端設備接入網絡，直接訪問應用層，獲取相應服務。例如，使用移動終端設備比如手機、平板電腦等接入網絡后，即可獲取高校數字檔案館云平臺提供的各種服務。
近年來興起的云計算技術給數字檔案館的建設帶來了新機遇，也給高校數字檔案館的建設提供了新思路。云環境中高校數字檔案館建設方案的實現，在技術上沒有太多障礙，但實施起來是一項長期且艱難的工作任務，但可以肯定，云計算技術的迅速發展將對高校檔案信息化進程產生越來越大的影響。
【參考文獻】
[1]胡大平，王留軍.智慧城市關鍵技術與產業發展[M].武漢：長江出版社，2014（11）.
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一、目前數字化檔案館建設的現狀
1.數字檔案館的含義
數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”。該含義重點突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質，強調了在數字檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。因此，數字檔案館不是一種物理存在的實體，而是利用網絡技術將分布于不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以連接，以供及時利用，實現檔案信息資源共享，其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。從這一意義上看，數字檔案館不是一種具體的檔案館形態，而是一種無形的信息組織與利用環境。
2.從數字檔案館的特點看建設現狀
數字檔案館的主要特點：存在方式、運行方式、功能定位。在存在方式上，數字檔案館是“利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式”，這一特點主要突出了數字檔案館是在計算機通訊網絡上對分布于各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質。在運行方式上，數字檔案館的運行方式是存取檔案信息的網絡化，數字檔案館存取的是各種檔案機構提供的數字化檔案信息，從這一意義上看，各類檔案機構是數字檔案館環境得以存在的基礎，數字檔案館環境下對檔案信息的利用側重追求的不是單機狀態下或獨立狀態下對某一檔案館收藏的數字化檔案信息的利用，而是對分布在個館或不同數據服務器上的數字化檔案信息的組織和利用。目前高校數字檔案館建設還存在一些問題：現行實體檔案館網絡化基礎設施的構建與完善；檔案信息資源共享中的相關協調等。在功能定位上，一般檔案館與數字檔案館在各自的運行管理中應存在不同的功能定位。一般檔案館不僅應成為開發利用檔案信息資源的中心，而且應該是一個檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件與電子檔案的不斷增多，雖然我們還不能肯定將來電子檔案完全代替紙質檔案，但隨著相關技術問題的解決與管理方法的成熟與穩定，電子檔案的信息積累與信息憑證功能將會逐漸顯現。從這一意義上看，為了有效發揮現行實體型檔案館的信息積累、信息記憶作用和電子檔案信息的憑證功能，目前高校檔案館在檔案信息資源建設中應定位于基于“擁有”型功能的檔案館。而數字檔案館則因其主要對分布于各地的檔案信息資源進行動態搜尋聯結這一特色，在功能定位上以“存取”為中心。目前高校數字檔案館建設是以實體型檔案館為依存，對檔案信息資源的“擁有”產生積極的作用，如：保證電子檔案信息的真實性和可靠性，為數字檔案館環境中的檔案信息“存取”服務提供數字化檔案信息資源保證；這不僅可以明確檔案信息資源公布權、處分權、獲益權等基本權利的歸屬，還可以維護我國檔案信息資源開發利用的良好秩序。
3.目前高校數字檔案館建設中存在的主要問題
（1）檔案信息化資源相對分散。
隨著高校信息化的不斷發展，學校辦公自動化系統的開發，大量的電子公文隨之產生，這些都需要新型的檔案管理系統及時、準確、有效地接收。而很多高校檔案館的檔案管理系統無法融入到學校的整體自動化系統中，導致各部門越來越多的電子文件資源分散，使得信息化檔案接收的任務變得越來越重。
（2）高校檔案信息化中的法律問題。
對于高校檔案部門而言，隨著相關信息資源管理部門對于知識產權保護的日益重視，如何協調因向公眾提供其開發的信息資源與維護當事人的合法權益之間的矛盾在具體操作中還存在諸多問題。
（3）高校檔案部門檔案上網帶來的保密問題。
檔案信息中凡涉及國家秘密、商業秘密、工作秘密、個人隱私和其他法律規定不得公開的信息都屬于保密范圍，在檔案信息化過程中，存在信息被竊取、服務器被黑客攻擊等諸多泄密的環節。
（4）電子文件真實性以及長期保存的問題。
由于電子文件存在易復制、易篡改的特點，在實際工作中我們還得依靠傳統紙質文件作為憑證使用，雖然國家了《電子文件簽名法》，但是應用到實際工作中還存在很多有待解決的問題，此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統更新換代帶來的數據丟失問題將愈發嚴重。
二、高校數字檔案館的發展趨勢及對策研究
1.發展趨勢
高校數字檔案館建設的最終目的是實現檔案資源共享。在我國數字檔案館建設早期，檔案界在對數字檔案館概念界定和功能分析中，對其無障礙的跨庫資源共享的強大功能寄予了厚望，如何嘉蓀教授認為：“數字檔案館不僅僅是館藏得到數字化以及管理工作實現了信息化的檔案館和檔案館群體；它實質上是一個通過計算機互聯網網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的多樣的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數字信息資源的真實性、完整性和持久有效性，并實現上述信息資源跨庫共享的超大規模、分布式和可擴展的數字信息系統?！雹倥c何嘉蓀教授的觀點類似，馮惠玲教授認為：“數字檔案館是采用現代高新技術所支持的數字檔案信息系統，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環境和基礎設施構建，是超大規模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心?！雹诤渭紊p和馮惠玲教授對于數字檔案館的認識在中國具有典型代表性，即認為數字檔案館是一個功能強大的超大的分布式檔案信息系統或知識信息中心，最終目的是實現檔案資源共享。
2.對策研究
從關于數字檔案館概念的定義來看，我國絕大多數檔案學學者傾向于將數字檔案館界定為一種“信息系統”或“信息空間”，這實質上是將所有類型的檔案信息囊括其中的基于數字化存儲和網絡化存取的信息空間。這種認識基本把握了數字檔案館的本質，同時也反映了人們對數字檔案館能夠最廣泛、最大限度地實現檔案信息資源共享的美好愿望。
但現實高校數字檔案館的建設中還存在著許多問題：所需的技術條件、經濟條件和法律制度在我國還比較欠缺，有待完善。首先，在技術條件方面，數字檔案館建設是一個系統工程，需要多項關鍵技術支撐，包括數字檔案信息生成技術、數字檔案標引技術、數據壓縮及海量數據存儲技術、數據挖掘技術、自動分類及智能檢索技術、數字檔案的安全保護技術，以及系統體系結構所涉及的中間技術等。其次，由于經濟技術條件的限制，社會信息化發展水平的制約，以及法規、標準的缺失或滯后，我國高校數字檔案館建設進展緩慢。為此，筆者認為應從以下幾個方面考慮。
（1）完善信息基礎設施建設。
檔案館的基礎設施建設是建設數字化檔案館的必要條件和有效平臺。根據數字檔案館的功能需要，其基礎硬件主要包括：計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案數字加工設備、存儲設備等，如交換機、縮微膠片數字化設備、視頻音頻信息采集設備、數碼照相、攝像機、掃描儀，以及噴繪、光盤記錄設備，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應發展需要的綜合管理系統平臺和網絡構架。
（2）解決檔案信息安全問題。
信息安全的現狀是：首先，檔案館建設缺乏必要的投資，無法防范病毒的攻擊。高校檔案部門經費不足，很難爭取到必需的安全投資，甚至只能使用單機版殺毒軟件來應付，而這樣的軟件對于利用網絡漏洞傳播的“沖擊波”等惡性蠕蟲病毒來說根本不起作用，計算機一旦中毒就只能全部斷網逐臺查殺，嚴重影響了業務的正常運行。其次，安全設備沒有得到應有的維護。對于殺毒軟件、防火墻來講，日常的更新維護相當重要，由于缺乏有經驗的網絡管理人員，設備的日常維護得不到應有的重視。如果殺毒軟件的病毒庫沒有及時更新或者網絡安全設備自身存在漏洞，就會給整個安全帶來隱患。再次，員工行為不規范導致病毒侵襲。由于缺少相應的安全制度，員工缺乏敬業精神，經常從網上下載軟件、電影、音樂，使用聊天軟件，訪問不良網站，這些都給網絡整體安全帶來了隱患。因此，我們必須把安全防范意識放在檔案信息化建設的首位，建立完善的信息安全機制，發揮信息數據的真實性、完整性、機密性、對立性，以及網絡、數據庫、操作系統和應用系統的安全性、穩定性、可靠性。為此筆者認為，一要尋找、研發電子檔案壽命長的載體；二要盡快制定網絡安全法、國家信息安全法，從制度上保證網絡信息的安全；三要針對檔案的真實性，建立安全保密系統，建立可靠的備份制度，對不同的用戶提供不同的等級、不同的程度的信息查詢、閱讀服務，并設置帳號及權限；四要采用元數據系統；五要在當前采用傳統檔案與現代電子檔案有機結合的方法，保證檔案的真實性。
（3）信息資源體系整合。
高等院校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，這些數據涉及教學、科研、行政、財務、后勤等方面，是非常珍貴的資源，同時遍及校園的教育網，為信息的傳播和共享提供了天然的平臺。
首先，整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息，這些數據信息應包括各部門的信息系統、網站、數據庫、照片、視頻、電子文檔等。信息系統，比如學校機關的OA系統、學生處的學籍管理系統、科研處的科研成果管理系統、財務處的財務報表系統、教務處的成績管理系統，產生的數據都將直接成為數字檔案。通過前端控制和全程管理，我們對其產生、使用、失效等過程進行有效的管理，發揮工作上的主動性和前瞻性。隨著校園網建設的不斷深入，很多院系、機關都建立了自己的網站，各部門的信息都通過網站進行，這些信息不存在紙質版本，所以應該要求各部門每次網站更新時，應將舊網站進行歸檔或者有選擇地采集網站信息。對于各部門使用辦公軟件、媒體編輯工具產生的非結構化文件，我們也應該要求各部門定期通過網絡或者光盤載體的方式移交到檔案館。
其次，優化館藏檔案目錄。館藏檔案數字化活動的成功，關鍵在于數字化后檔案的社會價值與經濟效益的體現。對于傳統的紙質檔案、膠片、磁帶等數據，應該有選擇、分步驟地實行數字化，先要做好選題工作。數字化的對象首先應該是館藏優質資源，比如學籍卡片、科研成果、名人檔案、歷史視頻等數據，對這些數據必須在數字化正式開始前做好手工整理，保證其完整性、連續性，否則將對以后的檢索帶來很大的麻煩。這些工作應在綜合業務系統中得到集中的考慮，通過建立數據庫和內容管理系統來實現。
再次，建立檔案信息網絡。通過分析調查，確定好了信息源，我們就應該構建一個覆蓋全校的檔案信息網絡，每年定期從各個部門接收事先指定的信息資源（包括傳統文件和數字文件），這樣檔案館才有可持續發展的動力。
（4）構建多媒體檔案信息數據庫。
高校檔案部門可利用高校網絡發展的優勢，走在網絡開發檔案信息的前沿，及時制定規劃和計劃，在信息服務方面率先搶占平臺，盡快形成高校檔案信息網絡。
首先通過網絡接收學校新聞及部分專題節目；其次與本?，F代教育技術中心合作，將大量反映學校建校、教學、科研以及社會服務等各個方面的聲像資料刻錄成光盤，形成一定數量的多媒體檔案信息，并隨時對接收的多媒體檔案信息進行刻錄，建立多媒體檔案信息數據庫；促進學校建立文檔的一體化，保證數字化文件形成的內容、背景等信息的完整性，避免丟失或破壞的現象發生。
（5）加強人才隊伍建設，優化檔案網站服務模式，有效利用檔案信息資源。
人才隊伍建設是高校數字檔案館建設的關鍵。數字檔案館是一個集計算機技術、網絡技術、通訊技術和多媒體技術等為一體的高新技術項目，需要一批具有檔案管理與服務、系統開發與維護、數據庫加工與分析人才、知識產權使用與保護、數字檔案經營與管理等方面的專業人才。所以要根據數字化檔案館建設的需要，培養和引進具有諸方面知識的復合型人才，建立一支與現代信息技術發展相適應的檔案人才隊伍，在競爭中取得主動性，使數字檔案館建設正常運行。
筆者認為，建設高校數字檔案館的最終目的是實現檔案信息的資源共享。因此，要優化檔案網站服務模式，有效利用檔案信息資源。
數字檔案信息具有信息資源的海量存儲，跨時間、地域的無縫傳遞，自動化的管理和查詢，網絡間的資源共享等許多優勢。數字檔案信息的管理和利用模式與傳統檔案管理相比是根本性的變革，主要以構建檔案部門網站作為信息利用和服務的平臺。通過檔案網站，用戶可以訪問檔案信息數字庫，方便、快捷地進行在線檢索、借閱和利用，獲取所需信息。可以說，只有在互聯網上向公眾提供數字化的檔案信息資源服務，才能真正實現檔案信息的資源共享。
雖然用戶需求與網站的應用效果不容易直觀測算，但還是可以通過一些直接或間接的統計與調查方法進行分析，如數據倉庫、web數據挖掘技術。這些技術是在網絡數據庫環境下出現的新的數據分析技術，可以利用網站大量的訪問數據去分析、發掘特定訪問者的訪問偏好。這些分析結果能夠幫助網站管理者了解用戶的實際需求，調整服務策略，優化站點結構，為用戶提供差異化、個性化的網站服務，從而使服務更具有針對性，增強數字檔案信息的實用性。另外，在檔案網絡信息服務上，要打破館際界限，實現各級檔案網站之間的互聯互通和資源共享，這樣既能夠有效利用各館的檔案資源，避免重復建設，又可以盡可能地滿足用戶的需求，發揮檔案信息的最大效用。
檔案信息的數字化為檔案有效保護、檔案信息資源共享開辟了一條新的途徑。我們不僅要積極地推進檔案數字化工作的開展，還要應對檔案數字化建設中出現的新的問題給我們帶來的挑戰，樹立管理和服務新理念，促進檔案數字化建設健康、有序、高效地運轉。
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高校信息化建設的實施，數字校園的成功運轉，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變，形成了大量的數字化檔案信息。另一方面，計算機大量應用于高校教學、科研及管理，產生了大量的電子文件，進而形成數字化形態的檔案信息。面對數量眾多的新型形態和載體的數字文件材料，開展檔案數字化建設，規范其管理，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，成為高校檔案部門的當務之急。
2、高校檔案數字化建設有利于高校檔案信息資源的開發利用服務
高校檔案數字化建設是以數字技術和數字化信息資源為基礎的建設，當高校檔案轉化為數字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發利用。首先，數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網絡的傳輸便利，提供快速有效的利用服務，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現檔案信息資源的共享。其次，數字化檔案信息還便于利用計算機進行快速檢索，促進各種高新技術在檔案管理中的應用，更有利于檔案信息資源的開發利用。
二、高校檔案數字化建設中存在的問題
1、數字化、輔助管理滯后
事實上現有的高校檔案計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而是大大增加了額外手工勞動的投入。
2、缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作，大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館標準化、自動化和網絡化的進程。
3、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，基本上都沒有遵循國際標準，功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。
4、數據庫建設滯后
主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺乏全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。
5、經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館數字化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館數字化建設的經費非常有限，無法購置好的軟硬件，建立高起點的檔案館數字化模式，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍然是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
三、高校檔案館數字化建設的基本原則
基于高校檔案館數字化建設中存在的諸多問題，如何順利推進高校檔案數字化建設，高校檔案部門應堅持以下相關原則。
1、可行性原則。高校檔案館進行數字化之前，應該對館藏的實際情況有一個全面了解與把握，有進行數字化建設所需要的組織保證、物質保證、技術保證及人才保證。
2、全局性原則。高校檔案館在數字化建設中，必須將數字化技術標準、對象選定、數據庫、網絡建設等納入學校數字校園建設進行整體考慮，才能隨著數字校園的現代化建設一起發展。
3、標準化原則。檔案管理的標準化是實現檔案數字化的前提，加強各類標準的制定工作，在遵循國家專業標準的前提下，根據自身特點，制定更為具體和切實可行的部門標準，才可能實現資源共享。
4、經濟性原則。選用數字化設備方面應根據自身財力，注意適用、節約，不能盲目地追求“高、精、尖”，需與本單位的具體情況相結合，追求經濟投入的最小化，實現效益的最大化，使有限的人力、物力、財力得到最大限度的發揮。
5、重點性原則。校檔案館館藏豐富，在進行數字化建設時，如果要把全部館藏都轉化為數字化信息，不但任務繁重，耗費大，且毫無必要，應選擇利用率高的檔案優先實施數字化，在計劃上重點籌劃，在人力、技術以及經費上保證重點，突出重點。
6、安全性原則。在檔案數字化過程中，形成的數字文件在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中普遍存在數據丟失、數據失控、數據竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，因此，檔案數字化轉化過程中通過錄入或掃描方式得到數字化信息的，要確保檔案原件的安全;在處理和存貯數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;確保檔案內容不泄密;確保在新的技術環境下能夠對數據信息進行檢索、使用以及數字信息長期可存取。
四、高校檔案部門如何應對檔案數字化的挑戰
數字化時代，高校檔案部門面臨著前所未有的挑戰。檔案部門必須迎接挑戰，適應檔案數字化管理的迫切需要，著眼于檔案工作的可持續發展。
1、培養檔案復合型人才
高校檔案部門應以培養管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的指導思想，要求人才隊伍具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數字檔案館的建設和正常運行的需要。
2、加快高校檔案數字化建設
高校檔案數字化工作，應分步驟、突出重點進行。首先將較高價值的檔案數字處理，然后再考慮學校特色檔案，利用率高的檔案等情況由點到面，分步驟進行數字化處理。
3、主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備、權威的信息資源庫
高校檔案部門應主動開展檔案利用調查，改變過去坐等上門的被動服務方式，通過走訪調查，了解用戶需求，宣傳介紹檔案館館藏檔案的信息，主動解決用戶利用中存在的問題。
4、建立相應的規章制度
高校檔案部門要根據數字檔案的特點，制定一套特定的規章制度，如文檔一體化制度、數字檔案歸檔制度、保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等，是高校檔案數字化建設能夠安全、順利地開展的保障。
總之，高校檔案數字化建設需要經歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發展的過程，只有遵循合理的原則，設立科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能充分發揮高校信息為學校教學、科研和管理服務應有的作用。
參考文獻
1、《南京大學檔案信息化建設實施意見》，2003年5月16日。
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1 數字化檔案館要實現的目標
數字化檔案館是在互聯網上形成一個超大規模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機網絡的聯接和應用軟件的集成，組建成一個超大數字檔案館，使檔案利用者可以在整個網絡上進行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數據有效的組織和挖掘，可以為生產、管理和決策提供必要的依據；通過網絡向政府和社會各界提供優質高效的服務［1］。數字檔案館就要實現館藏數字化、館務自動化、傳輸網絡化、服務在線化和信息共享化。（1）檔案業務流程處理自動化。檔案管理部門用數字化手段對檔案業務流程進行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統生成的電子檔案實行網絡監控、接收和歸檔，實現文檔一體化管理。（2）館藏檔案數字化。數字化檔案館將原始文獻信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質之中從而形成各種數據庫，館藏檔案信息只有經過數字化，才能通過計算機和校園網絡實現資源共享。（3）信息傳遞網絡化。在信息資源存儲數字化的基礎上，數字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網絡技術，將檔案信息在網上傳輸，用戶通過網絡實現異地利用，成為互相聯結、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數字化檔案館在充分開發利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實現真正意義上的信息共享［2］。
2 數字化檔案館建設對高校檔案工作的作用與影響
2.1 數字化檔案館與傳統檔案館相比有著巨大的優勢數字化檔案館通過計算機網絡獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間??；通過計算機網絡聯接形成一個完整的系統，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質檔案的調卷、查閱，保護了紙質檔案；能夠通過網絡實現信息資源共享；服務質量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。
2.2 構建高校數字化檔案館是國家檔案事業發展的需要隨著高校各項事業的發展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構建高校數字化檔案館有助于國家綜合信息系統的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統的功能和與其他信息系統的聯網能力［3］，是我國數字資源建設開發利用的基礎，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業發展的需要。
2.3 數字化檔案館最大限度地發揮館藏檔案的作用
隨著高校檔案信息化建設的推進，學校在教學、科研及管理等方面產生了大量的數字化形態的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進行有效的數字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網絡、傳播、交流，拓寬服務范圍；用戶充分利用網絡與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發揮館藏檔案的作用［4］。
2.4 數字化檔案館對高校檔案工作產生積極的促進作用數字檔案館的獨特形式對信息服務將產生深遠的影響，使檔案管理者的觀念發生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務方式及信息資源的保護都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設置權限，各部門根據自己的權限范圍收集與本部門相關的檔案信息數據，按照相應的格式傳輸到檔案管理系統數據庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發展。
3 高校數字檔案館建設的具體實施策略
數字檔案館是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。
3.1 高校數字檔案工作
3.1.1 數字化檔案的收集
高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，涉及教學、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統一管理。通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確認有保存價值的電子文件，通過校園網再傳輸到檔案管理系統，通過設計好的程序對其進行自動鑒定，并進入檔案館監控網絡中；對于各部門使用的辦公軟件，產生的非結構化文件也應定期通過網絡移交到檔案館。
3.1.2 數字化檔案的管理
高校數字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統。實行計算機輔助立卷，運用計算機技術對檔案工作的全過程實施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數字化加工和數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數字管理全過程。建立數字檔案設備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。
3.1.3 數字化檔案的利用
高校檔案館通過數字校園平臺，運用自己的網頁和服務器，實現遠距離、快速度、高質量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網上利用工作主要使用高性能的計算機作為WEB服務器，通過校園網開展電子檢索服務，在各高校之間互傳、互換信息；聯機建立用戶使用情況文檔，實現資源共享［5］。
3.2 優化館藏檔案資源結構
3.2.1 館藏檔案數字化
把館藏紙質檔案、實物、聲像、各種基建圖紙全部數字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統數據庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數據庫。
3.2.2 與辦公自動化系統有效接軌
在數字化校園建設過程中，學校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統，這些系統產生的有價值的信息資源通過一個數據接口自動轉入檔案管理系統，檔案管理系統對這些系統中的數據進行采集、處理、分類、加工，實現一體化管理。因此，要建立檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。
3.2.3 資源庫建設
檔案資源庫是國家基礎數據庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎。所以必須在規范化的基礎上，投入足夠的人力、物力，建設高質量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數據庫的基礎上，建立相應的數據庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數據庫、學生檔案數據庫、教學活動數據庫、重大科研成果檔案數據庫、檔案編研成果數據庫等。
3.2.4 檔案信息結構升級
數字檔案館信息資源不但要達到齊備的門類、一定的數字規模，更要使數字化檔案館資源建設突出重點、層次清晰、不斷充實新的內容。加快信息結構升級、有效提升信息之間的關聯度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關的信息，提供信息服務，實現檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽二級檔案館，借助校史館開設歷史沿革、學科建設、知名專家、黨建工作、學生活動專題等。二是對館藏檔案信息進行分析、選擇、組織、提煉、加工，進行深層次的開發和挖掘，形成新的信息產品，使檔案信息的服務更具有深度和廣度。三是充分發掘教學、科研特色，廣泛征集校內外、國內外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運用校園網和檔案管理系統進行數據轉換，運用互聯網實現共享。四是加強校內各部門之間、校際之間、學校與社會各界的橫向聯合，形成一個完整的體系，實現信息資源的互補，使信息資源豐富、系統，滿足多層次、全方位的需求。
3.3 數字檔案館個性化服務
3.3.1 加強信息意識
數字檔案館個性化服務就是利用計算機網絡為用戶提供充分的信息服務，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學習信息知識，提高信息能力，對信息進行監督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準確、可靠。學習計算機技術、網絡技術，具備對檔案信息分析、處理能力。
3.3.2 提高個性化服務水平
數字檔案館以用戶為中心，根據用戶希望的時間和地點滿足其對檔案的信息需求，根據個人的習慣、專業等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務。只要通過網絡上的個人電腦就可以成為數字檔案館的服務對象，用戶可以利用檔案館的客戶機進行網上咨詢、發送電子郵件等，自由地查詢網絡上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進行跟蹤服務，建立檔案用戶反饋機制，發現不足，提升質量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。
3.4 數字檔案信息風險對策
高校數字檔案館建設的目的是將數字檔案信息在網上進行傳輸，實現檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾，解決信息安全問題至關重要。
3.4.1 系統安全對策
采用安全性能較高的操作系統，高性能的服務器、計算機軟件、硬件，高可靠性的數據庫管理系統。
3.4.2 管理安全對策
（1）加強安全保密意識
高校數字化檔案信息的內容涉及高校的教學、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應樹立高度的安全意識，嚴格依據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。
（2）制定相關的制度、標準
結合國家及本地相關的數字檔案文件、結合本部門的實際及數字檔案館的特點，制定相關的制度、標準。例如，數字檔案鑒定、備份制度、數字檔案網絡管理制度、數字檔案管理標準、數據庫標準等。保證制度到位，責任到人，嚴格管理。
（3）侵權風險措施
必須認真采用身份認證，加強用戶使用管理，資源授權管理，保護利用者隱私。只有授權用戶才能按照授權范圍通過客戶端應用程序進行數據處理工作，其他人無法操作系統。采用知識產權相關聲明規避侵權風險，保護知識產權［9］。
3.4.3 技術安全對策
對數字信息進行安全維護，保證數據安全傳輸，未得保護的移動設備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網絡；定期檢查、安全升級、軟件補丁，確保數字化檔案不受惡意侵害；檔案館內部的數據庫和電子文件的局域網要切實與外網實行物理隔離，密鑰管理；在網上提供公開檔案信息服務的，采取防火墻、數據備份等防護措施，檔案館信息系統遭到人為或自然災害時能夠及時有效恢復，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網［10］。通過風險評估、安全檢測、判斷，實現網絡主動防御、主動安全保護。
4 結 語
數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，檔案的信息化、現代化也對數字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發展的目標需要、科技發展的實現可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經濟效益，數字化檔案館是一項功在當代、利在千秋的偉大事業，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強學習，掌握新形勢下檔案工作的業務知識，提高計算機技術、網絡技術水平，以適應數字檔案館建設的需要。
參考文獻
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1 高校圖書館圖書檔案數字化建設原則
數字化后的圖書檔案高效、簡捷地為讀者提供信息服務是當今信息社會發展的必然要求?，F如今大數據時代下的圖書檔案資源共享、快速更新、便捷檢索等管理理念，均都要求我們改變圖書檔案管理常規模式，利用現當代信息科學技術來加以實現。為此，在數字化過程中要堅持下面一些原則：
1.1 效益性原則
圖書檔案數字化的目標就是使圖書館所管理的文獻信息在收藏、整理、存儲、查閱和咨詢等方面愈加便捷、全面、系統和高效。因此，在數字化工程建設中，一定要講究效益性原則，要統籌兼顧，在建設理想中的圖書檔案數字化工程的同時，要把節約成本放到首位，把有限的資金合理運用，保障后續數字化建設有充裕的資金支持，最終建成高標準的圖書檔案數字化系統工程供廣大師生使用，為學校的教育、科研等提供充裕智力支持。
1.2 一致性原則
毫不夸張地說，高校圖書館信息資源數字化工程是一項長期、龐大、系統、涉及面廣的跨學科工程。由于常年的日積月累，已經形成了載體多樣、形式各異、門類繁雜、數量巨大的圖書館信息資源，這些圖書檔案信息資源已涉及到了多學科領域專業技術人員和部門，要想全部實現數字化，就必須使相關部門和對應專業技術人員一起聯動起來，按照統一標準，方方面面保持一致進行全面數字化建設。包括上至國家圖書館、下至縣、鄉、村圖書室的銜接與共享，以及與其他高校圖書館的數據一致性等。一致性是保證圖書檔案數字化后的信息資源服務順暢的基礎。所以，圖書館數字化要建立統一的領導管理機制，并制定出科學的長遠規劃和詳盡的具體操作措施，統籌協調，規范建設。
1.3 安全性原則
圖書館數字化建設不僅是一個新生事物，更是一個長遠、持久的基礎性工作，歷史上沒有可供借鑒的科學經驗，只有靠大家的智慧摸索前行，在數字化過程中，如果稍不認真，大批量的數字信息資料就有可能泄密、丟失甚至毀損，將對數字化建設造成無法估量的損失，為此，在實施數字化過程中，要把安全性放到第一位。首先要通盤考慮將被數字化的圖書檔案的保密性；其次要評估將被數字化的圖書檔案安全性。不僅包括計算機硬件設備的安全穩定性，還包括軟件系統的安全穩定性，其中計算機硬件設備的安全穩定性包括存儲設施、服務器、網絡服務終端、信息傳輸等的安全，軟件系統的安全穩定性包括購買的軟件、數據庫和自行創建、開發的軟件、數據庫的長遠兼容性及穩定性等；最后還要注重圖書檔案數字化后的管理系統的的整體安全性，包括管理中的網絡環境、遠程訪問、自動備份等系統安全性。
2 高校圖書館圖書檔案數字化建設思路
信息化、數字化是現今全球社會和經濟發展的總趨勢，傳統古老的圖書檔案借還管理模式已經難以滿足現今圖書檔案管理要求，信息網格化、數字化在圖書檔案信息資源建設和管理中的具體運用，既實現了圖書檔案管理量的大幅提升，更實現了圖書檔案管理質的飛躍，極大地提高了圖書館服務效能。因此，高校圖書館為了更充分發揮自身服務功能，就必須高屋建瓴的全面、多角度思考和建設圖書檔案數字化。
2.1 建立健全高職院校圖書館圖書檔案數字化建設風險控制制度
高職院校圖書館圖書檔案數字化建設要持續不斷的大量資金注入做保障，在整個數字化建設過程中，無論是因為國家政策、學校規章制度，還是圖書館圖書檔案數字化建設人員調整或資金預算等諸多因素，均將會出現一定的預期風險，這些預期風險主要有：
（1）系統專業人員或管理人員的突變，從而使軟件系統的開發中止。
（2）資金鏈斷裂或年度預算偏低以及超支從而使有關硬件設備購入延遲或擱置。
（3）機密圖書檔案資源數字化過程泄密。
（4）數字化過程可能發生的知識侵權、產權糾紛等。為此，必須建立健全高職院校圖書館圖書檔案數字化建設風險控制制度。
2.2 加快轉變圖書館服務理念，強化讀者服務意識，增強責任感，提升服務水準，最大限度發揮圖書館圖書檔案利用價值
進行圖書檔案數字化建設后，將會從本質上徹底改變以往圖書館被動消極的服務狀態，無論是高職院校內的廣大師生，還是校外的社會人群均能通過數字網絡實現一鍵操作，完成圖書檔案的各種用途的使用，方便、簡捷、快速將是建成后的數字化圖書館的主要特點。與此同時，加快轉變圖書館服務理念，強化讀者服務意識，增強責任感，提升服務水準，在數字圖書館建成后，切實能夠實現根據讀者的需求實施讀者定制服務，以及學科跟蹤服務，還有能夠深入推動學科館員建設。
2.3 科學規劃高職院校圖書館圖書檔案數字化建設方向和目標，有條不紊推進數字化圖書檔案建設進程
高職院校圖書館圖書檔案數字化建設的意義就在于通過提供數字化圖書檔案信息為全校師生以及社會人員提供學習和實踐服務。庫存的大量圖書檔案怎樣發揮其自身價值，一方面在于社會的需求，另一方面更在于圖書館館員如何開發和運用。圖書館應根據廣大在校老師、學生及社會公眾的需求，對圖書檔案數字化建設進行投入產出效能進行綜合分析，科學規劃，有的放矢地進行統籌部署。
（1）對那些經過鑒定、甄別的還具有重大保存價值的瀕危圖書檔案加緊進行數字化工作。
（2）對那些需要永久和長期保存的圖書檔案及時數字化。
（3）對利用或咨詢次數較多的圖書檔案加快數字化。
（4）對那些有地域特色或寶貴的圖書檔案及時數字化，確立高職院校圖書館圖書檔案數字化建設方向和目標，有條不紊推進數字化圖書檔案建設進程。
參考文獻
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作者簡介
篇8
1、前言
隨著信息時代的發展，計算機網絡技術的普及，高校檔案數字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復雜，浪費大量的人力和資源。檔案數字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強檔案數字化的建設，建立完善的檔案管理系統，提高檔案管理水平。
2、高校檔案數字化的意義
紙質檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發、保存和查閱，利用率較低，不能充分發揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質檔案由原來人工變為電子形成，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網絡技術的廣泛的使用，校園網絡建設逐漸完善，這為檔案的數字化提供了良好的基礎。由于高校檔案設計的內容繁多，且人員流動頻繁，傳統的紙質檔案更新速度較慢，不能及時反映當前情況，而通過建設數字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實現共享，使高校中的人員隨時了解動態。同時，目前國家檔案局對于檔案數字化建立和完善十分重視，高校檔案數字化勢在必行。
3、高校檔案數字化現狀
3.1 檔案實體保存不完善
由于傳統紙質檔案管理沿用時間交長，對檔案進行數字化，首先需要將檔案實體數字化，當紙質檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護成本。由于紙質檔案需要一定的空間，在進行檔案整理時，可能會造成一些資料的丟失，同時，隨著時間的流逝，保留的紙質檔案也會存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數字化時，由于檔案實體的缺失，導致數字化檔案信息不健全。
3.2 檔案管理人員素質較低
一般高校對于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認為檔案管理只是收發、管理檔案的簡單工作，在選擇檔案管理工作人員時，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當，同時，經常在其他工作較忙時，檔案管理人員就會被調去做其他工作，導致檔案管理人員的專業水平和綜合素質普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業知識外，還要具有相關的計算機技術，高校中現有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學校由于對檔案管理工作的不重視，也忽略了對管理人員專業知識和技能的培訓，技術水平落后，不能滿足檔案管理工作發展的需求。
3.3 電子文件管理缺失
目前檔案數字化建設處于初步階段，缺乏對于電子文件管理工作的相關規定，監管不到位，在收集、保存電子文件的過程中，沒有設立專人監督，這就為電子文件的流失帶來了隱患?，F在雖然檔案數字化逐漸建立，但紙質檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實現檔案的同步數字化，電子文件的完整性和真實性也就無法保證。檔案數字化的管理制度缺乏，導致管理電子文件工作不能收到嚴格的監督管理，文件流失現象嚴重。在進行檔案數字化規劃時，對于電子文件的格式也沒有統一的規定，數字化的技術水平和質量較低，不利于檔案數字化建設的長遠發展。
3.4 基礎設施落后
檔案數字化需要相應的人員和設備支撐，如計算機、掃描儀、網絡、相關軟件，以及專業的管理人員和技術人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對于檔案數字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎設施相對落后，不能滿足檔案數字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業水平的技術人員。健全的基礎設施是實現檔案數字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數字化建設最主要的影響因素。
4、促進高校檔案數字化建設措施
4.1 提高重視
加強高校檔案數字化建設，首先需要提高高校對檔案管理工作的重視，改變原有的觀念。檔案記錄了高校的發展過程，具有很大的歷史價值，同時為高校的發展提供依據，而傳統的紙質檔案受到時間的影響，逐漸變脆，較為久遠的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災的威脅，管理困難，建立數字化檔案能夠解決這些問題。檔案數字化檔案除了能夠長期保存檔案之外，同時能夠節省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認識到檔案數字化建設的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動檔案數字化工作的發展。
4.2 完善基礎設施
基礎設施的完善，是保證檔案數字化建設的基本條件。檔案數字化建設的基礎設施包括硬件和軟件兩個方面，硬件是指由紙質檔案轉為電子檔案所需的計算機、掃描儀等，保存電子檔案的存儲設備，以及實現電子檔案資源共享的網絡設施等；軟件指的是與管理檔案相關的系統軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統計、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲空間，高質量的存儲性能，減少信息的損失，系統軟件要保證安全穩定。完善檔案數字化的基礎設施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。
4.3 加強檔案管理隊伍培養
檔案數字化建設對于檔案管理人員的專業水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識，還要具備一定的計算機技術和相關軟件的操作技能及維護能力。這樣才能熟練地進行紙質檔案的數字化，電子檔案保存，在遇到網絡故障時，能夠及時解決問題，確保電子文件不會由于軟件和網絡的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強對檔案管理人員專業知識和技能的培訓，進行先進檔案管理方法的教學，定期檢查專業知識和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時掌握檔案數字化建設和管理的新動態和進展，保證管理人員能夠熟練操作相關軟件，建立專業的檔案數字化管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質。
4.4 確立明確的工作目標
高校的檔案數字化建設是一個長期的、系統化的工作，需要確立長遠的工作目標和階段性目標，以及實現階段性目標科學可行的實施方案。首先，需要確立一個明確的總體目標，以此作為具體實際工作的指導依據；其次，根據高校檔案管理工作的實際情況，確定階段性的目標，并制定詳細可行的方案，逐步實現，最終實現長遠目標。
4.5 建立嚴格的規范制度
無規矩不成方圓，沒有嚴格的規章制度，檔案數字化的建設也不能順利地實現，管理體系的規范化是檔案數字化建設的基礎之一。檔案數字化建設要對電子檔案的分類、程序、方法、格式、質量等做出明確的說明，還要確定電子檔案在進行入庫、修改、備份和刪除等操作時要遵守的原則和程序，同時，對于保密文件的管理、文件使用權限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國家對于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設檔案數字化時，要根據自身的實際情況，制定適應本校的規章制度，并嚴格執行，保證數字化檔案系統與其他工作系統兼容，數據完整，更新及時，實現檔案數字化的價值。
4.6 注意數字化檔案備份
雖然電子檔案能夠彌補紙質檔案受到火災和潮濕危害的不足，保存相對安全，但受到計算機和網絡安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數字化檔案時要注意安全。數字化檔案的安全性包括三個方面：系統安全，即硬件系統和網絡的安全性，網絡的發展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數字化系統和網絡時，要采取安全訪問和身份認證等措施；物力安全，數字化檔案的存儲設備雖不像紙質檔案對環境的要求較高，但電子存儲設備對于溫度和濕度也有一定的要求，否則會造成資料數據的損失；數據安全，要建立健全的系統、檔案備份和操作日志，并對信息的完整性進行檢查，檢測和記錄非法入侵，保護檔案數據，對于保密文件，要與公共網絡隔離，防止泄露。
4.7 電子檔案與紙質檔案共同保存
紙質檔案是電子檔案的主要來源，是最原始的檔案，具有很大的保存價值。目前檔案數字化雖然已經成為檔案管理工作的趨勢，但紙質檔案仍有很重要的價值，不能完全合棄，在價值檔案數字化建設和數字化檔案的保存時，也要注重紙質檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質檔案電子化，并進行其他數字化操作，在操作過程中容易造成資料的刪減或錯誤，如果沒有紙質檔案的參考，則電子檔案的真實性無從考證，也就不能保證檔案數字化建設的可靠性，失去了檔案數字化應有的價值。
4.8 制定合理的數字化策略
高校檔案數字化主要包括全部檔案的數字化、重點檔案數字化、特有檔案數字化、高頻檔案數字化和需要檔案數字化，全部檔案數字化是將高校的所有檔案信息全部進行數字化，工作量大，耗費大量的人力、物力、財力和時間；重點檔案數字化是將對于高校具有較高的利用價值的檔案進行數字化；特有檔案數字化是指針對其他檔案館沒有的檔案數字化；高頻檔案數字化是指在對出現頻率較高的檔案資料數字化；需要檔案數字化是指只在需要的情況下，對所需的檔案數字化。每種數字化都有一定的利弊，在建設高校檔案數字化時，根據實際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。
5、結束語
檔案是記錄了高校的發展歷程，對于高校的發展具有很大的歷史意義和指導意義。檔案的數字化建設處于初步階段，尚存在一些問題，加強檔案數字化建設，首先要提高高校對檔案數字化的重視；加大投入，完善基礎設施；加強檔案管理隊伍的培養；確立明確的長遠和階段性目標；建立和完善相關的規章制度，并嚴格執行；提高數字化檔案的安全性；注意紙質檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數字化方法和策略。
參考文獻
[1]左晉儉.論高校檔案數字化工作流程的應用實踐[J].蘭臺世界，2012（17）
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（1）硬件基礎設施缺乏
許多學校在硬件基礎設施的資金投入嚴重不足，計算機、光盤刻錄機、掃描儀、打印機等必要設備的購置尚存在問題，使構建完整數字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數字化建設留于形式，根本起不到實質的作用。
（2）數據庫建設落后
許多擁有豐富館藏資源的學校，在其數據庫中卻只現其館藏之冰山一角，內容極其稀少，種類極其貧乏，數據庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數據庫根本不能發揮其網羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。
（3）網絡建設落后
網絡建設落后，網絡故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網絡資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴重影響了資源共享的程度，大大的違背了數字化建設擴大資源共享面的初衷。
1．2人才匱乏與激增的建設需求之間的矛盾
人才的培養是高校檔案館數字化建設的一個關鍵因素。數字化建設的建設、更新、維護與升級與普及都與人才息息相關。檔案館的工作人員必須具備相關的計算機技術、網絡傳播技術及檔案管理知識才能更好的服務于檔案館的建設。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業計算機人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進行業務培訓及引進外來人才的意識，這些都嚴重影響了檔案館數字化建設的。
1.3高校檔案館數字化建設是為了更好的方便資源的利用
但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學校的數字化檔案館中對于檔案信息數據的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數字化檔案館的使用人數。同時因為缺乏專人負責對數字化檔案館的答疑工作，出現問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。
2反饋機制不健全與完善數字化建設之間的矛盾
高校檔案館數字化建設才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進。但是目前很少有高校能做到反饋機制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進一步下降。
3.針對高校檔案館數字化建設相關問題的對策
3.1加強基礎設施建設
適當增加基礎設施建設的經費。經費的投入不僅包括網絡通訊設備、服務器、處理設備的購置，還應包括軟件設施的完善。數字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應注重數據庫的完善構建。首先，數據庫的內容要能很好的反映館藏書籍的內容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數據庫內容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應能夠根據相關要素進行查詢，以達到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。
3.2加大人才培養力度
檔案館工作人員不僅承擔者檔案館的建設、更新、維護與升級，更承擔著指導用戶如何利用數字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數字化建設需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關計算機技術、網絡技術并具備溝通技能的綜合素質人才。要想推進高校檔案館數字化建設的進程，就必須要大力優化檔案館成員的知識結構，定期對相關人員進行業務培訓，并且大量引進外來人才，為檔案館建設補充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業務水平要定期進行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進行。
3.3強化使用推廣
高校檔案館的基礎建設程度和水平質量，需要由用戶來認可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎所在。高校檔案館做為一項基礎建設部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優質熱情的服務態度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強化信息建設的同時，主要就是要為用戶提供優質快捷的服務，因此，加強信息化建設對于提高檔案館的管理規范程度以及用戶的認知層次具有重要的作用。
3.4加強反饋機制的建立
篇10
[中圖分類號]G647.24；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01
0 引 言
信息時代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉變，必須注重計算機和網絡在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設的進程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎業務水平。高校n案管理信息化主要是指通過運用計算機技術和信息網絡技術，將傳統的紙質版的檔案資料和音頻資料轉移到計算機等電子設備中，以實現檔案資料的網上管理。雖然各大高校也在落實政策，進行檔案管理的信息化建設，但是信息化建設的結果不是很理想，還存在許多需要改進和完善的地方，必須不斷對其進行優化，使其管理水平進一步得到提高。
1 當前高校檔案管理信息化建設中存在的問題
1.1 缺乏完備的基礎設備
硬軟件基礎設施是高校檔案管理信息化建設的基礎，沒有這些基礎的設施，檔案管理信息化建設也就失去其存在的物質載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認為配備幾臺計算機就實現了檔案管理的信息化，而沒有對計算機進行相應程序系統的設置，也沒有配備其他相機、掃描儀等基礎電子設備。
1.2 未建立完整的檔案信息數據庫
高校檔案管理信息化建設中的一個關鍵方面，就是要建設一個完整和持續更新的檔案信息數據庫。而各大高校檔案信息數據庫的現實狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據現實情況進行更新；錄入的信息未經嚴謹的核實，存在虛假的信息等?？傊?，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實、更新不及時等問題。
1.3 缺少專業的檔案管理人員
高校檔案管理的信息化過程不同于傳統的檔案管理過程，其中必然會涉及電子計算機等網絡技術，因此，對檔案管理者的綜合素質有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業務能力，還需要具備熟練的計算機能力以及其他電子設備的使用能力。但是現實情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業務能力，要么具有計算機使用能力，很少同時具有業務能力和電子設備使用能力。
1.4 未意識到檔案信息的安全問題
各高校在進行檔案信息化的建設過程中，很容易忽視的一個問題就是檔案信息的安全問題。因為在傳統的檔案管理中基本不會出現安全問題，而實現檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。
2 高校檔案管理信息化建設的優化渠道
2.1 完善檔案信息管理的基礎設施
各大高校要想真正實現檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設施。檔案管理信息化過程是一個復雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計算機必須是高端的而且要設置好相應的系統程序。同時，也要配備相機、掃描件、錄像機等其他電子設備，以用來進行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊?，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎設施，為真正實現檔案管理信息化打下堅實的基礎。
2.2 加快檔案信息數字化的進程
要想真正實現檔案信息的數字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數據進行認真的核實，保證信息的真實性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時性?？傊涌鞕n案信息數字化的進程也就是保證信息完整性、真實性、及時性的過程。
2.3 培養專業的復合型檔案管理人才
檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對其綜合素質的培養。檔案管理人員應該是同時具有計算機等電子設備使用能力和檔案管理基礎業務能力的復合型人才。一方面，對現在任職人員的實際情況進行相對應的專業培養，以彌補其所欠缺的方面；另一方面，專業培養一批同時掌握計算機技術和專業檔案管理技術的復合型人才。
2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識
雖然高校通過檔案管理信息化的建設，檔案信息實現了網上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統的防護功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。
3 結 語
高校檔案管理信息化的建設過程是一個不斷完善的長久過程。高校必須針對目前出現的問題，采取對應的措施，如完善檔案信息管理的基礎設施、加快檔案信息數字化的進程、培養專業的復合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識等，來推動高校檔案管理信息化的建設，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發揮作用。
篇11
根據目前我國主流學界對數字檔案館的認識，數字檔案館最重要的功能就是無障礙的檔案資源共享。馮惠玲提出：“數字檔案館是采用現代高新技術所支持的數字檔案信息系統，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環境和基礎設施構建，是超大規模的，便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心”。傅榮校認為：“數字檔案館是一個電子化信息的倉庫，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制，它能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理、查詢和集成在一起，使這些信息得以在網絡上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。王宇暉指出：“數字檔案館是一個數字化的信息系統，它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化方式存儲，以網絡化方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享”。概括而言，學界普遍認為理想的數字檔案館是一種把“所有類型的檔案信息囊括其中的基于數字化存儲和網絡化存取的信息空間”，能夠最廣泛、最大限度地實現檔案信息資源共享。
受到經濟技術條件的限制和社會信息化發展水平的制約，在實踐中，數字檔案館的建設需要循序漸進地進行。國家檔案局2010年6月的《數字檔案館建設指南》中指出：“數字檔案信息、資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進、有步驟實現。”肖秋惠曾把數字檔案館的建設分為以下三個基本階段：
1.檔案館自動化階段。實現檔案實體管理和檔案信息組織的自動化。
2.單個數字檔案館建設階段。主要包括館藏數字化、檔案數據庫建設和檔案網站建設，并能夠實現對電子文件的遠程存取。
3.多個數字檔案館互聯階段。實現多個數字檔案館之間的互操作，以各個數字檔案館共同遵循的高層協議為基礎，整合各個檔案館的資源并提供統一的檢索入口。
從第二階段開始，單個的數字檔案館通過有效保存、保護和利用各檔案單位記錄的包括大量數字信息在內的歷史記錄和文化遺產，已經可以成為促進文化建設的良好工具。而到了第三階段，數字檔案館建設將打破我國檔案工作“縱向隸屬”“封閉隔絕”的傳統，實現開放、協調、高層次大規模的信息資源共享。這種數字檔案館將突破物理條件的局限，能夠突出服務于歷史和文化的主題，并發展出信息時代的檔案文化。
二、數字檔案館與文化建設
我國各地的數字檔案館建設目前多集中于上述第二階段，正向第三階段穩步發展。而在國外，已經有許多依托互聯網平臺的廣義的數字檔案館，由多個檔案單位合作建設，通過“面向所有人”開放的網站，向眾多學術研究和文化建設項目以及用戶個人提供檔案資源，并推出自己的檔案文化精品、建設文化品牌。
亞洲歷史資料中心（http：//jacar.go.jp）正式成立于2001年11月3日，是由日本內閣會議決定，由國立公文書館、外務省外交史料館、防衛廳防衛研究所圖書館合作成立的大型數字檔案館項目。它通過互聯網提供日本政府有關機構所保管和公開的“亞洲歷史資料”——近現代日本與亞洲近鄰各國關系的歷史資料，是十分重要的日本公文檔案和其他紀錄。這個項目的宗旨是，通過數字檔案館的技術，“使‘任何人’在‘任何時候’和‘任何地點’都能‘免費’閱讀和打印歷史資料，下載圖像數據”。截至2011年4月，亞洲歷史資料中心已提供了2246萬個圖像、162萬件歷史檔案的共享。與此同時，中心還在網站上定期推出主題展覽，對歷史檔案資料進行系統介紹。自成立以來，這個數字檔案館一直擁有極高的訪問量，為亞洲各國的各項文化建設（如楊冬權講話中所提到的文學創作、歷史研究、文化設施的建設、文化活動的開展等）提供了豐富的第一手檔案資料。
國際敦煌項目（http：//idp.bl.uk）是由世界各地的敦煌和絲綢之路文獻收藏機構聯合發起的，成立于1994年。1998年10月，其網站正式開通，用戶可以開始通過互聯網免費獲得敦煌和絲綢之路文獻的圖像資料。敦煌和絲綢之路上其他考古遺跡出土的大量文獻，不僅是我國，而且是全人類的偉大文化遺產。這些文獻大部分于20世紀初流散于世界各地的收藏機構，給系統研究和利用造成了很多困難。國際敦煌項目致力于解決這些困難，不僅通過數字化和共享使任何人都能獲得這些資料，而且從2004年開始出版《IDP通訊》，介紹學術界對這些資料的研究成果。項目還設計了專門的教育主頁，提供關于絲綢之路及其出土文獻的文化教育項目?！八皇翘囟ㄡ槍δ骋粐一蛘吣挲g層，也不是專門為了特定的課程而設計，而是希望能夠適用于讀者自己的學習計劃。”通過這些形式，網站已經推出了自己的具有檔案特色的文化精品，使世界各地、不同年齡層和文化背景的人都可以享受這些知識。而且，由于實現了信息資源的整合和共享，國際敦煌項目的網站也可以成為許多與絲綢之路相關的文化活動的基礎，在資源利用方面“開疆拓土”。
雖然像亞洲歷史資料中心和國際敦煌項目這樣的大型數字檔案館尚未在我國推廣，但是在建設單個數字檔案館的過程中，我國的很多高校檔案館已經有了很好的利用數字檔案館促進文化建設的實踐。例如，上海交通大學的數字檔案館，不但為校史撰寫、學術研究和教學工作等提供了大量的檔案資料，而且通過“專題推薦”“視頻點播”等項目推出了豐富多彩的文化產品。全國乃至全世界的用戶通過這個數字檔案館，可以了解交大光輝的歷史、豐富的學術成就、校友的風采以及校園文化?？梢哉f，高校數字檔案館的建設和利用本身就和高校的學術事業和文化建設緊密地聯系在了一起，數字檔案館是一個促進高校文化建設的極好的平臺。
篇12
高校檔案館網站建設是高校數字檔案館實施的前期工作和長期的表現形式，也是衡量高校信息化建設的重要指標。本課題組對北京市高校檔案館網站進行了持續的觀察和數據提取，并進而對其建設狀況進行了績效評價，以期有利于提高高校檔案館網站的建設水平，提高高校檔案館檔案信息服務質量，加快檔案信息資源的傳播。
1.北京高校檔案館網站
建設評估工作
2009年11月至2010年5月1日期間，本課題組依托“中國檔案在線”( archives.org.cn/)網站對高校檔案館網站的鏈接，對北京各個高校檔案網站進行了調查分析。調查對象參考新浪網“教育頻道”(edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名單，對各個高校檔案館網站進行了深入的調查分析。我們選取檔案網站的“功能指標”為重點評價指標，選取“內容指標”和“形式指標”作為輔助評價指標，以便對網站進行全方位的綜合評價。
文章主要根據倍數加權法②來確定各個指標的分值。倍數加權法雖然在參照要素的選擇上容易出現依靠主觀判斷的情況，但該方法卻可以有效地區分各考評要素之間的重要程度。我們將影響高校檔案館網站的內容指標作為最次要的考核要素，以此為1;再將形式指標的重要性與該指標相比，得出重要性倍數為1.5;同理，得出最重要的功能指標重要性程度為7.5;然后依據該比例分配分值，文中以100分為滿分。賦值標準及分值如表1所示。
2.評價結果及分析
調查顯示，新浪網“教育頻道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了數字檔案館，其他學校都沒有獨立的數字檔案館，部分學校可以通過站內搜索找到與檔案館相關的信息或新聞;另外，還有一部分學校，在學校的教輔機構或管理機構中設有檔案室(館);更有一部分學校根本沒有找到關于檔案館的任何信息。
2.1評價結果
我們重點選取了13所高校進行績效評價，另外還有三所高校雖然也有本校檔案館網站，但是網站建設尚不夠完善，也沒有體現檔案網站的服務功能，與其他的高校檔案館網站相比差距較大，所以這里只列出這13所高校進行比較分析，如表2所示:
2.2 指標分析
2.2.1內容指標分析
網站內容的廣度和深度直接影響用戶對信息的利用程度，也是評價檔案信息網站的基本指標之一。調查顯示，內容指標的平均分為8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在這6所高校中，中國人民大學、清華大學、北京航空航天大學均得到滿分。這些學校比較注重本校數字檔案館網站的建設，涉檔信息相對全面，同時提供一定的特色檔案信息。那些低于內容指標平均分值的學校在某些方面存在一定欠缺，校務公開情況沒有體現出來，也沒有具有本校特色的檔案信息。
2.2.2 形式指標分析
這些高校檔案館網站的形式指標平均分為8.3076，高于該平均分的高校有5所，其余高校在這個方面都或多或少有所欠缺。信息時效性較差是這些高校普遍存在的問題。有的高校信息更新到2004年，部分學校更新到2008年。這些高校中，網站支持外文頁面的只有中國人民大學、北京理工大學、首都師范大學3所。
2.2.3功能指標分析
高校檔案館建館目的是分享檔案信息和提供便捷的檔案信息利用，其功能是否全面、是否強大是檔案網站建設的首要考慮因素。
各個高校檔案網站建設的功能指標平均分最低，得分率也最低。功能指標總分定為75分，而平均分為36.0769分，平均得分率僅為0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。數據表明，高校檔案網站服務功能存在很大欠缺，需要進一步重視和提高。尤其是在服務功能方面，各個高校需要進一步完善。從這次調查來看，所有高校在檔案信息檢索方面都不夠完善，部分學校根本沒有這種功能。其中做得較好的為中國人民大學，該校所提供的“資源查詢”，提供了部分可公布的館藏檔案目錄，查詢可以輸入一項或多項，可以輸入部分名稱或全稱，另外對一些基建檔案和聲像檔案也指出了可查詢的范圍。其他學校的檢索功能，都差強人意，有很大的提升空間。服務咨詢、業務指導、利用指南等欄目可以為用戶利用檔案信息提供一定的指導幫助，各個高校應該適當給予重視。
得分率最高的是內容指標，其次是形式指標，得分率最低的則是這些高校檔案網站的功能指標。根據分值可見，網站內容指標的分數在6—10分之間，形式指標分數在6—13分之間，功能分值差別較大，從26—50分不等。功能指標得分中，差距產生主要表現在交流和服務功能方面。
這13所高校中，有11所高校有獨立的檔案網站，2所掛在本校網站的相關欄目中。各個高校應該申請獨立的域名，并確保鏈接的有效性、穩定性，避免出現無鏈接和死鏈接現象。
3.結論及建議
3.1 北京市高校檔案館網站建設的現狀及結論
3.1.1目前北京高校建立本校數字檔案館網站的數量少之又少，令人吃驚
此次調查，90所高校中僅可以查到16所高校有本校檔案館網站，屬于國家211工程及985項目的北京高?；旧隙加凶约邯毩⒌臋n案館網站，其中有個別學校數字檔案館掛靠在本校主頁的某些欄目中。
3.1.2 已經建立的高校檔案館網站，基本能涵蓋檔案網站所要求的基本內容和基本功能
各個高校檔案館都包含檔案館概況、機構職能、政策法規、業務動態等基本內容，同時也都包括業務指南、利用指南等項目，個別高校檔案服務功能比較健全，例如清華大學，檔案檢索功比較全面，設有站內信息檢索、網站地圖、相關鏈接等欄目，同時提供相關的檔案信息下載。部分高校，例如中國人民大學，在檔案信息交流方面做得比較完善，注重和用戶的信息溝通，信息反饋相對比較及時。
3.1.3 高校檔案網站建設仍有很多問題有待解決和完善
高校檔案館網站信息內容更新周期長，時效性差。檔案檢索功能有待進一步提高和完善，檢索工具應該多樣化。另外，隨著高校信息公開化，隨之而來的檔案信息安全問題也應該給予高度重視。
3.2 對北京市高校檔案館網站建設的幾點建議
3.2.1 要注重高校檔案信息資源開發的廣度和深度
在進行檔案信息資源整合時，要增加信息的覆蓋面，擴大學校歸檔信息范圍，加強本校特色檔案建設。校務公開要及時透明，信息更新周期要短，內容要有創新性。同時，應該確保檔案信息的深度，不能華而不實，對檔案信息質量的控制要嚴格，確保信息可靠性和安全性，同時注意保護檔案隱私內容。
3.2.2 要重視網站的互動功能
增強學校檔案網站的信息交流功能，不僅有利于用戶對本校檔案信息資源的利用，而且有利于提高本校在檔案信息網站建設方面的知名度，對于今后檔案工作的開展有推動作用。
3.2.3 要注重提高高校檔案信息資源的檢索功能
檢索功能強大與否直接影響檔案信息利用的工作效率。這個功能的提高有助于數字檔案館整體工作水平和績效評價的提高，是檔案工作的核心工作。
3.2.4 要重視高校檔案館網站建設的安全性
檔案信息有一定的保密性，做好學校信息安全保障工作也是一項難度較大的工作。要防止黑客、病毒等惡意侵入。另外要把握好檔案信息開放和保密的關系，確保重要信息的機密性，采用必要的技術手段，控制信息輸入和輸出，同時做好檔案信息的保管存儲工作。
3.2.5 高校檔案館網站建設要為高校數字檔案館建設創造條件
高校檔案館網站建設的形式指標，間接反映檔案網站建設的質量。網頁設計是否美觀，結構比例是否合理，也能體現出學校對檔案館數字化建設的重視程度。各個高校應在加強本校檔案館網站建設的同時為該校數字檔案館的建設開辟新思路，創造新條件。
注 釋:
①本文系2009年北京市高校檔案研究會項目(編號DA200910)“北京市高校檔案館網站建設的績效評價”的研究成果 和 2007年國家檔案局項目(編號2007-X-18)“檔案信息網站績效評估體系的可持續研究”的階段性成果之一。
② 倍數加權法是首先選擇出最次要的考核要素，以此為1。然后將其他考核要素的重要性與該考核要素相比較，得出重要性的倍數，然后再進行歸一處理。其優點在于它可以有效地區分考核要素之間的重要程度，另外，也可以不選用最次要的考核要素，而選用更具代表性的考核要素為基本倍數。
參考文獻
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篇13
〔中圖分類號〕G25073 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部為全面貫徹落實《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進程”的要求。對開展教育信息化的指導思想、工作、目標、實施原則及試點內容都做了詳細部署，其中全國試點高等學校為100所左右，其中本科院校試點內容包括：以信息化促進人才培養模式創新和提高教育質量重點，在數字化校園建設、校園網絡與信息安全、網絡課程建設及應用、教育教學模式改革、科研組織模式創新、管理與社會服務信息化、學生網絡文化生活等多方面開展研究與探討。
高校檔案信息化是高校管理與社會服務信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發展的大勢所趨。
1 高校檔案信息化管理的發展前提
檔案信息化建設就是指檔案管理模式從以往的檔案實體為重心逐步向檔案信息為重心轉移過程。這一發展過程需要檔案實體的規范化和標準化管理為基石，要采用現代化技術裝備，建立數字檔案館，向信息化管理方向發展，它主要包括如下內容：
1.1 檔案管理標準化、規范化
各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，把規范的管理制度形成文件下發，對檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個環節，做到有章可循，保證每個操作環節統一標準，即統一檔案的鑒定標準，統一檔案的分類標準，統一檔案的標引標準等等。
1.2 檔案信息的數字化
利用數據庫傳輸技術、高速掃描技術、數據壓縮等技術，將紙質文件、聲像文件和已經歸檔的電子門類檔案，組織成系統的信息庫。這項工作由檔案管理標準化、規范化做基礎，才能夠有條件實現。目前高校檔案網絡系統的逐步利用，教務管理、科研管理和學生系統網絡等平臺的運用，為高校檔案數字化建設創造了前提和條件。
1.3 數字檔案館建設
近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽室、文件利用中心等等，數字檔案館是檔案信息數字化的發展必然，他們都是實體檔案的不同體現形式。數字檔案館是無形的信息組織和利用環境，實體檔案館是數字檔案館的奠基石，對檔案信息數字化的統一管理，是數字檔案館管理內容，數字檔案館的出現，對現行實體檔案館提出了新的管理和服務機制建設需求，兩者不是替代關系，是相互依賴和相互促進的關系，數字檔案館的建設是實現檔案信息化的必經路徑。
2 高校檔案信息化管理面臨的問題
具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網與檔案管理網絡的有效連接也面臨很多問題：
2.1 檔案信息化相關的法規體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴重障礙 國家高校檔案法規已有一定基礎，檔案數字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲介質標準漢字沒有出臺，產生相關問題很多。如：光盤數據、聲像信息缺陷率較高，存儲文字信息質量，顯得過于寬松，會使認為合格的光盤中文字錯誤率超標等；檔案存儲格式的不統一；網絡黑客的不斷浮現，也成為阻礙高校檔案信息化發展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數字化、信息化要求的相關標準。
2.2 檔案信息化管理處于探索階段，需領導重視提高檔案意識 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機制、納入計劃、納入總結。某些學校領導受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結成不丟失不缺漏為管理目標，對檔案機構人力、物力、技術、待遇給予支持不多，使檔案部門的現代化管理很難走上正軌，無法實現檔案管理信息化。
2.3 缺乏與現代化發展相配套的復合型管理人才
檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務量又大、評聘職稱難，都導致優秀人才難以引進，即使進來也難渡默默無聞工作性質之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養尊處優缺乏生機，沒有活力。有的單位重建設輕利用，買來了硬件設備設施，檔案管理人員沒有真正利用其先進功能作用，沒有結合自身情況，做到檔案的數字化，更是無法實現檔案信息化。
3 面對問題，適應發展，加快檔案信息化管理
加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源的利用開發。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現代化發展的重要表現形式。
3.1 如何加快高校檔案信息化管理
3.1.1 標準化、規范化原則
