引論：我們?yōu)槟砹?3篇數(shù)字檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
【中圖分類號】 G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2013）03-0059-02
隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息資源的存儲、檢索、遠(yuǎn)程利用也越來越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。
目前有些地方對數(shù)字檔案館的定義：“是一種建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。”我們要正確認(rèn)識數(shù)字檔案館：數(shù)字檔案館并不簡單只是一個存放數(shù)字化檔案的檔案館。
由于數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案是全然不同的，所以筆者認(rèn)為目前數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理、利用、銷毀等也與傳統(tǒng)檔案有很大區(qū)別，原有的手工檢索的檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)勢必要進(jìn)行調(diào)整，要將不適用于檔案信息化建設(shè)的一些工作流程進(jìn)行簡化，加強檔案信息化相關(guān)環(huán)節(jié)建設(shè)。
一、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進(jìn)，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡(luò)存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當(dāng)擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應(yīng)該進(jìn)行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。
二、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準(zhǔn)確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
三、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關(guān)于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
四、數(shù)字檔案整理
對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關(guān)聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進(jìn)行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學(xué)生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進(jìn)行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術(shù)進(jìn)行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進(jìn)行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。
五、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護(hù)在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
六、如何做到數(shù)字檔案管理安全
篇2
1．?dāng)?shù)字檔案信息資源的共享建設(shè)。數(shù)字文件建設(shè)共享是數(shù)字檔案信息資源共享的首要環(huán)節(jié)。如何充分利用機關(guān)在工作中形成的大量數(shù)字文件，建立數(shù)字檔案信息資源，避免檔案部門重復(fù)勞動、重復(fù)加工是數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計與實現(xiàn)的一個重要課題。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”根據(jù)全程管理和前端控制的原則，將包括文件的著錄、分類和歸檔鑒定等檔案基礎(chǔ)工作都完全融入文件辦理運行程序之中同時進(jìn)行，各部門數(shù)字文件在形成之后，通過公共數(shù)據(jù)控制與交換平臺，向數(shù)字檔案管理平臺移交。實現(xiàn)了數(shù)字文件信息資源形成過程的自動過渡與高度共享。
具體做法是：(1)建立數(shù)字文件規(guī)范及歸檔標(biāo)準(zhǔn)。我們明確規(guī)定，凡已建或在建的各類信息管理系統(tǒng)，都必須加入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的歸檔功能模塊。(2)建立公共數(shù)據(jù)控制與交換平臺。在各類系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，集中建立公共數(shù)據(jù)庫，用于與各系統(tǒng)進(jìn)行訪問與交換。(3)建立數(shù)字檔案接收平臺，自動接收來自于公共數(shù)據(jù)控制與交換平臺歸檔的數(shù)字文件信息。警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺通過網(wǎng)絡(luò)與其建立了連接。用戶在自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中工作辦理完畢后，系統(tǒng)對形成的數(shù)字文件通過建立的標(biāo)準(zhǔn)自動分析研判，向數(shù)字檔案管理平臺提交歸檔，實現(xiàn)了真正意義上數(shù)字文件信息的共享和文檔一體化管理。
2．?dāng)?shù)字檔案信息資源的共享管理。數(shù)字檔案資源的合理布局是實現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享管理的基礎(chǔ)。江蘇省公安系統(tǒng)下轄13個市級公安機關(guān)、120多個縣(分)局公安機關(guān)和2000多個基層公安派出所，按傳統(tǒng)的做法，每個單位都建立獨立的檔案管理系統(tǒng)，其人財物的投入是可以想象的，而且也不符合數(shù)字資源集中管理和有效整合的客觀要求，也會對共享利用造成比較大的困難。
“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”在設(shè)計和實現(xiàn)上采取了相對集中與分散相結(jié)合的管理模式。一方面，為了節(jié)省投資和提高效率，采用相對集中建設(shè)模式，將檔案軟件、服務(wù)器平臺、數(shù)據(jù)資源集中在省、市公安機關(guān)(根據(jù)需要也可建設(shè)在縣、分局)。省廳的服務(wù)器集中存儲廳機關(guān)及直屬單位的數(shù)據(jù)和提供數(shù)據(jù)管理服務(wù)；市級公安機關(guān)的服務(wù)器負(fù)責(zé)市局機關(guān)、縣分局和基層派出所的數(shù)據(jù)管理和全文信息服務(wù)。另一方面，縣、分局以及基層派出所任何客戶機都可以通過公安信息互聯(lián)網(wǎng)訪問市局機關(guān)的中央服務(wù)器提供的數(shù)字檔案管理平臺，進(jìn)人檔案管理與檔案利用服務(wù)。
采用相對集中和分散相結(jié)合的管理模式，其優(yōu)越性十分明顯：一是節(jié)省了大量的經(jīng)費，實現(xiàn)了資源存儲的優(yōu)化，減少了數(shù)據(jù)冗余。二是便于提高用戶的查詢效率。用戶查閱某人的違法犯罪信息即可通過該市的數(shù)字檔案管理平臺查詢，從而避免了過去挨家挨戶查詢既費時又費力的現(xiàn)象產(chǎn)生。三是實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能。省市檔案部門可以通過檔案平臺監(jiān)測下轄檔案部門的系統(tǒng)，指導(dǎo)工作的開展。
3．?dāng)?shù)字檔案信息資源的共享利用。實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享利用是數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計和實現(xiàn)的根本目的。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”在設(shè)計數(shù)字檔案資源利用共享方面，實現(xiàn)了多種共享利用的方式。
一是采取了多樣化的檢索方式。從檢索手段上講，既有通過檔案平臺檢索模塊進(jìn)行的檢索，又有通過警務(wù)綜合查詢平臺查詢的功能；從檢索方式上講，既能實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)庫檢索、全文檢索，又能實現(xiàn)多數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)檢索和跨平臺多數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)檢索；從檢索效果上講，既能檢索到各類檔案數(shù)據(jù)信息，也能檢索到全文信息、多媒體信息等。
二是實現(xiàn)了開架式的閱覽服務(wù)。為便于用戶了解和瀏覽機藏檔案類型和具體內(nèi)容，“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”設(shè)計和實現(xiàn)了開架式的瀏覽服務(wù)方式，當(dāng)用戶通過數(shù)字檔案管理平臺進(jìn)入開架式服務(wù)功能時，就像走進(jìn)開放式的圖書館一樣，用戶可按菜單隨意點擊某類案卷或某份文件，系統(tǒng)自動顯示其卷內(nèi)文件目錄和全文信息。
三是建立了專題信息服務(wù)平臺。專題信息服務(wù)平臺設(shè)計和提供了兩項服務(wù)內(nèi)容：一是用戶可以直接查詢由檔案部門編研的各類專題文件信息匯集，通過點擊相應(yīng)的專題，系統(tǒng)顯示各類專題的文件信息和全文信息；二是用戶可以自設(shè)專題進(jìn)行智能化檢索并列出相應(yīng)的專題文件信息和全文信息。
二、智能化設(shè)計與檔案辦公自動化
智能化設(shè)計是實現(xiàn)檔案辦公自動化的重要途徑，也是衡量數(shù)字檔案管理平臺質(zhì)量優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。所謂智能化設(shè)計就是運用自動控制的原理對數(shù)字檔案管理的全過程實現(xiàn)自動化管理，最大限度地減少人工干預(yù)的設(shè)計方案。其基本原理是，將根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定的參照系統(tǒng)輸入計算機，由計算機自動比照參照系統(tǒng)對檔案工作各項環(huán)節(jié)進(jìn)行自動化處理。方法是必須建立一套指標(biāo)完備的參照系統(tǒng)。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”在數(shù)字檔案的接收、處理和分析評估等智能化設(shè)計方面進(jìn)行了有益的探索。
1．?dāng)?shù)字檔案接收的智能化設(shè)計。就是根據(jù)檔案歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，制定一套能夠為計算機識別的、與輸人的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行比對匹配，將符合條件的數(shù)據(jù)文件自動接收歸檔的參照系統(tǒng)。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”實現(xiàn)的基本思路是：將歸檔接收模塊前置到OA系統(tǒng)或各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，當(dāng)用戶在OA系統(tǒng)或各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中輸入、處理文件信息工作完成時，系統(tǒng)自動將這些數(shù)據(jù)文件與接收歸檔前置模塊中的參照系統(tǒng)進(jìn)行比對匹配，將符合歸檔條件的數(shù)據(jù)文件自動導(dǎo)入到數(shù)字檔案管理平臺。接收歸檔的指標(biāo)體系主要是依據(jù)“檔案類型劃分及編號規(guī)則”、“檔案歸檔范圍與不歸檔范圍”以及“公安專業(yè)檔案管理規(guī)定”等規(guī)定辦法以及歸檔指標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容，并結(jié)合檔案工作的實踐制定出來的。包括是否歸檔、歸檔類型、歸檔類別、歸檔年度等20多個主要指標(biāo)體系。
接收歸檔的智能化設(shè)計的主要特點是：一是將接收歸檔與文件形成和處理融為一體，實現(xiàn)了文檔一體化；二是當(dāng)用戶數(shù)據(jù)文件形成處理完成時，也就是接收歸檔之時，實現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的形成、處理與接收歸檔同步實時完成；三是數(shù)字文件信息接收歸檔的整個過程，避免了人為的干預(yù)，由系統(tǒng)按照歸檔指標(biāo)體系自動審核把關(guān)，實現(xiàn)了檔案接收歸檔的自動化。
2．?dāng)?shù)字檔案處理的智能化設(shè)計。數(shù)字文件信息進(jìn)入檔案管理平臺后，即要對其進(jìn)行處理，形成數(shù)字檔案資
源。數(shù)字檔案處理的智能化設(shè)計包括整理排列、自動編目、自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”等內(nèi)容設(shè)計。
(1)數(shù)字檔案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要確立整理排列的原則、方法和要求。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”確定的方法是：①整理排列的原則。分為二種，即保管期限一年度一組織機構(gòu)和年度一保管期限一組織機構(gòu)排列。供用戶選擇。②整理排列的方法。分為三種，一是先按“文件形式”排列，然后按“專題”排列，再按“形成日期”順序排列；二是先按“專題”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”順序排列；三是全部文件按“形成日期”順序排列。各種排列方式由用戶選擇。③整理排列的要求：在第一種、第二種方法中。同一文件形式下，將屬于同一類型的文件排列在一起。如同一文號的文件、同樣形式的統(tǒng)計報表、簡報等文件和同一組織活動(如會議文件等)的文件。當(dāng)用戶對某一年度組織機構(gòu)的檔案進(jìn)行整理排列時，系統(tǒng)自動按用戶選擇的整理排列的原則、方法和要求列出文件目錄，也可以進(jìn)行局部微調(diào)。
(2)數(shù)字檔案的自動編目。系統(tǒng)列出文件目錄后，用戶確定編號規(guī)則如全宗號―類別號―目錄號―機構(gòu)號―件號，并輸入第一份檔案的檔號，系統(tǒng)自動編寫其他檔案的檔號，并以歸檔文件目錄的形式輸出結(jié)果。為了減少實體紙質(zhì)檔案加蓋歸檔章和填寫歸檔號的工作量，提高文書處理人員的工作效率，系統(tǒng)設(shè)計了自動打印歸檔章功能。具體方法是：①事先用黏和度較高的不干膠紙(A4)印制歸檔章式樣；②在系統(tǒng)中設(shè)置打印歸檔章功能；③當(dāng)整理編目工作完成后，套打歸檔章；④文書處理人員按歸檔文件目錄和歸檔章編號粘貼在實體紙質(zhì)文件上。
(3)自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”。數(shù)字檔案整理編目工作完成后，按規(guī)定必須要編寫“整理歸檔年度報告或稱為年度整理歸檔說明”，警務(wù)數(shù)字檔案平臺設(shè)計了自動編寫的方法。在平臺中建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，把全宗名稱、全宗號、全宗地址、變化情況，主要負(fù)責(zé)人，內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整等情況建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。當(dāng)整理歸檔工作完成后，系統(tǒng)自動形成整理歸檔年度報告或歸檔說明。
3．?dāng)?shù)字檔案分析評估的智能化設(shè)計。對數(shù)字檔案的接收、處理和利用進(jìn)行分析評估，是數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)的重要內(nèi)容，也是提高數(shù)字檔案和數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)水平的極其重要的方面。數(shù)字檔案分析評估智能化設(shè)計包括數(shù)字檔案數(shù)量、質(zhì)量分析、數(shù)字檔案利用分析和實時自動監(jiān)控等內(nèi)容。
(1)數(shù)字檔案數(shù)量、質(zhì)量分析。①數(shù)字檔案數(shù)量統(tǒng)計分析。警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計了多種靈活的統(tǒng)計分析功能，包括各類檔案機藏量統(tǒng)計、年度歸檔量統(tǒng)計、各類數(shù)據(jù)和電子文件數(shù)量統(tǒng)計、各類檔案藏柱圖、曲線圖等等。②數(shù)字檔案質(zhì)量分析。對接收或形成數(shù)據(jù)的質(zhì)量從各方面進(jìn)行統(tǒng)計分析。例如，數(shù)據(jù)項目接收或錄入結(jié)構(gòu)齊全情況統(tǒng)計分析、機讀目錄差錯率統(tǒng)計分析、各用戶形成數(shù)據(jù)質(zhì)量和差錯率統(tǒng)計分析等等。③數(shù)字檔案質(zhì)量控制。即由計算機自動比照制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范。警務(wù)數(shù)字檔案平臺制定和運用了100多種項目的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，如全宗名稱、各類檔號結(jié)構(gòu)、分類號、責(zé)任者、形成日期、性別、居民證號等等標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)平臺接收或錄入的數(shù)據(jù)出現(xiàn)質(zhì)量問題時，系統(tǒng)自動將存在的問題統(tǒng)一找出來并進(jìn)行自動修改或手動修改，以保證機讀數(shù)據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
(2)數(shù)字檔案利用分析。一般檔案管理系統(tǒng)對于網(wǎng)上查檔利用僅以點擊率來統(tǒng)計。這種分析方法既不準(zhǔn)確，也難以說明問題。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”設(shè)計了一套比較科學(xué)的檔案利用統(tǒng)計功能，從檔案利用數(shù)量、利用類型、利用目的和用戶等多方面進(jìn)行統(tǒng)計分析。尤其是平臺將用戶上網(wǎng)查檔點擊詳細(xì)信息和全文信息數(shù)作為計數(shù)單位，相比點擊率統(tǒng)計而言，較為準(zhǔn)確與科學(xué)。
(3)實時自動監(jiān)控。通過利用公安機關(guān)建立的統(tǒng)一的身份認(rèn)證和識別系統(tǒng)，對公安機關(guān)的上網(wǎng)用戶進(jìn)行自動認(rèn)證和識別，并在監(jiān)控功能上實時滾動式顯示用戶姓名、上網(wǎng)時間、操作的功能內(nèi)容，用戶的IP地址等等，使檔案工作人員能夠直觀地監(jiān)控網(wǎng)上用戶的操作情況，一方面起到安全防范的作用，另一方面也為上網(wǎng)用戶的研究提供了可靠的依據(jù)。
三、關(guān)聯(lián)檢索的設(shè)計及其應(yīng)用
關(guān)聯(lián)檢索是一種智能檢索方法，是在普通檢索的基礎(chǔ)上，運用關(guān)聯(lián)技術(shù)方法，通過查詢某一條信息將有相互關(guān)聯(lián)的其他信息同步顯示。其在數(shù)字檔案管理平臺中的應(yīng)用，不僅能夠減少重復(fù)檢索的次數(shù)，提高工作效率，而且也有利于提高檢索的完整性和準(zhǔn)確性。
“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”設(shè)計和實現(xiàn)了三種形式的關(guān)聯(lián)檢索：
1．內(nèi)聯(lián)檢索―互動式檢索。內(nèi)聯(lián)檢索是指數(shù)字檔案管理平臺內(nèi)部各數(shù)據(jù)庫之間關(guān)聯(lián)檢索。按照傳統(tǒng)的檢索方法，用戶查閱某方面的檔案，既有可能在一類檔案中，也有可能分布在其他檔案類型中。用戶除了檢索某一類檔案外，還得二次甚至三次檢索其他類型和其他構(gòu)成形式的檔案。內(nèi)聯(lián)檢索避免了傳統(tǒng)方法，它使用戶通過一次檢索達(dá)到實現(xiàn)查詢多類檔案、獲得多種結(jié)果的目的。它的基本原理是，在檔案數(shù)據(jù)建設(shè)過程中，對具有相同聯(lián)系的檔案數(shù)據(jù)通過特定的字段項目建立聯(lián)系，當(dāng)系統(tǒng)查詢這一字段項目時，與之相關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)信息就會自動調(diào)出。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”實現(xiàn)的內(nèi)聯(lián)檢索分為兩類：一是漸進(jìn)式檢索，即實現(xiàn)了檔案構(gòu)成單位從案卷信息一卷內(nèi)文件目錄信息一案件信息一人員信息一全文信息等漸進(jìn)式的檢索閱覽。無論用戶從哪個角度進(jìn)行查詢，均可以關(guān)聯(lián)相關(guān)信息。這種漸進(jìn)性檢索完全模擬了人工瀏覽案卷的方式，使用戶仿佛就是在翻閱檔案一樣。二是橫向式檢索，即實現(xiàn)了不同檔案類型之間的關(guān)聯(lián)查詢。內(nèi)聯(lián)檢索技術(shù)的應(yīng)用，使得不同類型檔案數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)查詢成為可能，從而大大提高了工作效率和查全率、查準(zhǔn)率。
2．橫聯(lián)檢索一綜合性檢索。橫聯(lián)檢索是指數(shù)字檔案管理平臺與其他信息管理平臺各數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)檢索。公安機關(guān)普遍建立了數(shù)量較多的信息管理系統(tǒng)，如人口、違法犯罪人員、案件信息等系統(tǒng)。各系統(tǒng)之間都保持相對獨立的關(guān)系，用戶要了解一個人的全面情況，就必須要進(jìn)入各個系統(tǒng)分別檢索一次，既浪費了大量時間，又難以保證檢索的全面性和準(zhǔn)確性。
橫聯(lián)檢索屬于一種綜合性、跨平臺的檢索方法。它的基本原理是：從各類系統(tǒng)中抽取最常用的數(shù)據(jù)項目組成公用數(shù)據(jù)(索引)庫，并建立與各個系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，構(gòu)成統(tǒng)一、規(guī)范、普遍關(guān)聯(lián)的綜合信息查詢系統(tǒng)。用戶通過該系統(tǒng)可以查詢機關(guān)各類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。實現(xiàn)橫聯(lián)檢索的基本要求：一是必須要有共用的數(shù)據(jù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檢索項目；二是各類系統(tǒng)必須要有相同的項目作為關(guān)聯(lián)的條件；三是最好使用相同類型的數(shù)據(jù)庫管理軟件；四是需要建立各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)與公用數(shù)據(jù)(索引)庫之間的數(shù)據(jù)同步，維持公用數(shù)據(jù)(索引)庫中的數(shù)據(jù)與各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。
篇3
當(dāng)前，檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化，并通過計算機技術(shù)的運用，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)非常落后，并逐步被數(shù)字檔案管理模式所取代，這樣既能夠讓檔案管理工作水平得到提升，還能提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化水平。對此，檔案管理人員要充分提起重視，將計算機技術(shù)充分運用到數(shù)字檔案管理工作中，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問題。
一、計算機技術(shù)在數(shù)字檔案管理中運用的策略
（一）檔案信息管理的數(shù)字化
通過對計算機技術(shù)的應(yīng)用，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，通過將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到計算機中，可以讓檔案信息保存、查詢、修改、檢索等工作變得更加高效與便捷。［1］在計算機技術(shù)支持下，還能夠讓檔案信息得到共享，工作人員只需要利用網(wǎng)絡(luò)就可以實時查詢相關(guān)信息，實現(xiàn)了對檔案信息的綜合管理，并讓檔案信息管理工作變得更加順暢與有效。在檔案管理數(shù)字化過程中，會極大減少紙質(zhì)檔案的使用量，減少了檔案管理成本投入，并能夠讓重要、珍貴的檔案信息得到永久保存，不會出現(xiàn)磨損、遺失等問題。
（二）檔案信息管理的自動化
在互聯(lián)網(wǎng)時代下，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用非常廣泛。對計算機技術(shù)來說，信息存儲非常高效，處理能力較強，能夠同時處理多種信息，且處理速度也很快，能夠提升檔案管理的自動化水平。通過設(shè)置相關(guān)的工作程序，計算機可以快速完成信息整合、分析處理、信息查詢和信息管理等工作，不用進(jìn)行人工操作，且可以獲得更高的效率，讓檔案管理工作可以自動開展。對此，要將計算機技術(shù)充分應(yīng)用到數(shù)字檔案管理工作中，讓檔案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科學(xué)地進(jìn)行。
（三）檔案信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化
隨著計算機技術(shù)的發(fā)展與普及，在提升檔案管理工作效率上發(fā)揮著重要作用。通過運用計算機技術(shù)，能夠?qū)⒏鞯貦n案形成一個統(tǒng)一的整體，工作人員在檢索過程中，只需要簡單操作就可以實現(xiàn)。在計算機技術(shù)支持下，能夠檢索所有的信息，包括本地檔案信息查詢與各處檔案綜合查詢等，工作人員只需要利用計算機與網(wǎng)絡(luò)就可以完成檢索工作。同時，檢索速度也可以得到有效提升，只需要輸入關(guān)鍵字，可以快速獲得檢索結(jié)果，從而節(jié)省了檔案查詢的時間，也提升了檔案資料的利用率。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索，幫助工作人員提升了工作效率，提升了檔案管理工作的智能化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化水平，讓各地檔案信息得到有效共享。
（四）檔案信息管理的安全化
檔案管理有著一定的特殊性，且很多檔案對保密的要求比較嚴(yán)格，這需要做好檔案的安全保護(hù)工作，避免信息發(fā)生丟失、泄露的情況。［2］將計算機技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字檔案管理中，可以提升檔案資料的保密性，這表現(xiàn)在以下兩點：一是檔案資料本身的安全保密。即一些檔案資料附加有密碼，只有獲得相應(yīng)權(quán)限才可查閱，這樣就避免檔案資料出現(xiàn)外泄的情況。二是對系統(tǒng)軟件的安全加密。對啟動盤進(jìn)行加密，避免人為復(fù)制相關(guān)信息，將信息泄露途徑切斷。要通過各種有效的技術(shù)措施，提升數(shù)字檔案的安全性。
（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才
檔案人員素質(zhì)與能力的高低，對數(shù)字檔案管理工作水平影響很大。對此檔案管理部門需要加強對人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握更多的專業(yè)技能，學(xué)習(xí)計算機技術(shù)等相關(guān)知識，能夠充分運用好計算機技術(shù)，保證數(shù)字檔案管理工作效率得到提升。檔案管理人員在接受培訓(xùn)以后，可以熟練操作各種先進(jìn)設(shè)備，如計算機、打印機、復(fù)印件、掃描儀等，讓數(shù)字檔案管理能夠正常開展。此外，檔案管理人員也要充分認(rèn)識到學(xué)習(xí)的重要性，主動投入到學(xué)習(xí)中，并在日常工作中注意總結(jié)經(jīng)驗，這樣才能跟上時展步伐，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作，讓檔案資料應(yīng)有的價值得到發(fā)揮。
二、結(jié)語
總之，在信息時代背景下，檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，檔案管理模式也發(fā)生了變化。檔案管理部門要重視計算機技術(shù)的引入，提升檔案管理工作的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平，這樣能夠讓工作效率得到有效提升，減少工作強度。此外，還要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這樣才能保證數(shù)字檔案管理工作正常開展，將計算機的作用發(fā)揮出來，讓檔案資源得到有效利用。
參考文獻(xiàn)：
篇4
1 數(shù)字檔案管理的內(nèi)容
數(shù)字檔案管理是指利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入等方法將檔案信息存儲到檔案管理系統(tǒng)中，對檔案進(jìn)行管理的過程。運用在檔案管理方面的數(shù)學(xué)技術(shù)主要有數(shù)字掃描技術(shù)、圖片處理技術(shù)等，將紙質(zhì)和圖片上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可存入計算機系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字信息，同時還可對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。
2 加強數(shù)字檔案管理的重要性
2.1 有利于規(guī)范檔案管理工作
對數(shù)字檔案加強管理，使封閉式的檔案管理轉(zhuǎn)化成開放性的數(shù)字化管理，檔案管理的方式由先前簡單的記錄和保存功能轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)收集、錄入、提供服務(wù)和管理等多方面功能來完善檔案管理工作。對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化后，有利于工作人員充分運用先進(jìn)數(shù)學(xué)科技，對檔案信息和相關(guān)資源進(jìn)行整合與分配、科學(xué)利用，服務(wù)于社會。
2.2 有利于提高管理效率與經(jīng)濟(jì)效益
在信息爆炸的現(xiàn)代社會，以往的信息管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在傳統(tǒng)的辦公方式下，紙質(zhì)檔案的記錄與處理都需要使用大量的紙張，造成了環(huán)境污染和資源浪費現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案文件體積大，可以記錄的內(nèi)容少，處理過程中易損壞文件，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管時也存在安全隱患。
2.3 有利于促進(jìn)信息資源共享
隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各大機構(gòu)對信息傳遞和使用效率非常重視。紙質(zhì)檔案的保存和檢索都無法快速滿足需求者，很難實現(xiàn)信息共享，而數(shù)字化檔案可以解決這些問題。運用先進(jìn)技術(shù)處理和保存檔案信息，當(dāng)員工有需求時可快速將文件資料傳送過去，為需求者提供方便。但是，數(shù)字檔案管理也不能完全滿足要求，目前社會上公司里經(jīng)常存在工作文件被竊取、被病毒化，很多單位和工作人員不愿將資源對外共享。在這種情況下，必須要對數(shù)字檔案加強管理，提高檔案信息資源的安全性，促進(jìn)資源共享。
3 信息化背景下數(shù)字檔案管理存在的問題
3.1 技術(shù)方面存在的問題
檔案管理數(shù)字化是建立在互聯(lián)網(wǎng)、存儲系統(tǒng)和計算機技術(shù)基礎(chǔ)上的，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的問題日益凸顯出來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，數(shù)字檔案具有不嚴(yán)謹(jǐn)性。我們都知道存儲在計算機上的文件容易失真、失讀和損壞，這些缺陷可能會讓資源信息受到破壞，不能再被使用。其次，數(shù)字檔案存儲設(shè)備和運行環(huán)境受不良因素影響。一旦發(fā)生這樣的事故，存儲在系統(tǒng)也就是在硬盤里的文件資料如果沒有進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)相當(dāng)于完全丟失，無法對檔案信息的完整性和全面性保證。
3.2 管理方面存在的問題
管理方面的問題也影響著數(shù)字檔案管理效率。從人的角度出發(fā)，檔案管理員的管理意識薄弱，部分檔案管理員還停留在穿用的紙質(zhì)檔案管理觀念上，對數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用和流程都不太熟悉，也不知道如何處理數(shù)字化檔案發(fā)生的事故。
3.3 法制方面存在的問題
雖然我國部分法律中有提到對數(shù)字檔案管理的規(guī)章制度，但是目前為止，國家沒有對數(shù)字檔案建立完整的管理體系，不能為數(shù)字檔案所有權(quán)益提供法律保護(hù)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，國家和單位對檔案管理的需求進(jìn)一步加深，僅靠普通的檔案方面的規(guī)章制度，不能完全保障數(shù)字檔案信息的權(quán)益，這對檔案管理數(shù)字化發(fā)展有一定的阻礙。
4 信息化背景下加強數(shù)字檔案管理的方法
現(xiàn)在是信息爆炸的時代，數(shù)字檔案管理存在的問題也日益凸顯，在這種背景下如何加強數(shù)字檔案管理是檔案管理員及相關(guān)工作者的首要任務(wù)。
4.1 制定人才培養(yǎng)方案，設(shè)立獎懲機制
在數(shù)字檔案管理過程中，人的作用非常重要。在聘請檔案管理員初期，需對求職者計算機專業(yè)知識、系統(tǒng)操作能力、檔案管理能力以及素質(zhì)方面進(jìn)行評定，在職期間對員工進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的檔案管理意識和快速準(zhǔn)確操作系統(tǒng)的能力。設(shè)立獎懲機制，對業(yè)績優(yōu)異的檔案管理員實行獎金或物質(zhì)激勵，對違規(guī)工作人員進(jìn)行警告和處罰，有利于加深檔案管理員對檔案文件的重要性認(rèn)識，提高他的工作積極性。
4.2 建立管理體系，完善法律規(guī)章
通過制定完善的法律規(guī)章，對數(shù)字檔案管理違法行為和處罰制度進(jìn)行全面規(guī)定，讓工作人員做到有法可依、有章可循。同時，建立有效的管理體系，加強數(shù)字檔案管理。
1.建立有效的管理體系
目前，隨著信息和網(wǎng)絡(luò)的普及，計算機運行環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)平臺的安全問題越來越多，數(shù)字檔案在信息資源處理和保存過程中起著越來越重要的作用，所以建立有效全面的管理制度非常有必要。信息的安全存儲與有效傳遞都是基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺基礎(chǔ)上的，因此要相應(yīng)地建立管理體系，主要涉及到服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)線路、硬件設(shè)備以及檔案管理存儲系統(tǒng)及其設(shè)備維護(hù)方面。設(shè)備和檔案管理工作人員要履行自己的職責(zé)，做到“誰的工作誰負(fù)責(zé)”，對設(shè)備和檔案系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范管理與利用，加強數(shù)字檔案管理。
2.完善法律規(guī)章
目前，黑客入侵電腦盜取機構(gòu)的機密文件事件經(jīng)常發(fā)生，在數(shù)字檔案機構(gòu)中，也發(fā)生過這樣的事。因此，建立起檔案安全的法律規(guī)章從而加強數(shù)字檔案管理，讓工作人員做到有章可循、有法可依。主要可從兩方面來完善檔案法律法規(guī)，一方面是提高數(shù)字檔案信息傳遞環(huán)境安全法律法規(guī)，在任何行業(yè)，每天都會形成和傳遞非常多的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)平臺作為信息傳遞和使用媒介，運行環(huán)境安全非常重要。另一方面是制定檔案內(nèi)容保護(hù)制度，這部分內(nèi)容包括數(shù)字檔案信息知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、檔案信息歸檔與管理等。
4.3 加強設(shè)施設(shè)備建設(shè)
硬件設(shè)施設(shè)備是數(shù)字檔案管理工作開展的載體，必須加強這方面的建設(shè)，通過采用先進(jìn)完善的存儲系統(tǒng)和計算機設(shè)備，可以保障數(shù)字檔案信息的安全。
1.數(shù)字檔案信息資源的存儲設(shè)備
一個良好的信息存儲設(shè)備不僅能安全存儲大量的信息，還能保證信息長期有效且能快速存取。所以在一開始選擇檔案存儲系統(tǒng)時，要選擇與檔案信息相匹配、質(zhì)量上等的設(shè)備使用，目前我國大多數(shù)檔案管理機構(gòu)使用的數(shù)字化技術(shù)是光盤刻錄技術(shù)，這種技術(shù)具有儲存空間大、存取方便、成本低以保存的優(yōu)點。另外，要對檔案信息進(jìn)行備份來保證信息的安全，還需對備份設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)。
2.數(shù)字檔案信息資源的傳遞設(shè)備
數(shù)字檔案信息主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺和計算機技術(shù)向需求者傳遞。在選擇計算機設(shè)備時，要全面考慮到計算機的性能和屬性，并對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、中繼器、網(wǎng)絡(luò)線路等傳遞設(shè)備進(jìn)行定期維修維護(hù)、保管等工作，從而加強數(shù)字檔案管理。
4.4 加強科學(xué)技術(shù)手段的運用
科學(xué)技術(shù)是加強數(shù)字檔案管理最重要的手段。先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理員可通過不斷運用新技術(shù)來達(dá)到加強數(shù)字檔案管理的目的，方便信息在檔案系統(tǒng)的存取與保管，以及阻止木馬病毒和黑客入侵，保障數(shù)據(jù)的安全。
目前，檔案數(shù)字化在檔案管理的地位越來越重要，加強數(shù)字檔案管理，有助于維護(hù)檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，更有助于檔案機構(gòu)向需求者提供全面的服務(wù)，促進(jìn)社會的發(fā)展，所以對如何加強數(shù)字檔案管理的研究非常有必要。雖然目前數(shù)字檔案管理存在安全問題，但科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，管理制度也在逐步完善，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)代檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢。檔案管理從事者應(yīng)全面提高對數(shù)字檔案管理的重要性認(rèn)知，努力學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)知識，進(jìn)一步加強數(shù)字檔案管理，更好地服務(wù)用戶，服務(wù)社會。
篇5
1海洋數(shù)字檔案的概念和特點
在1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實態(tài)檔案庫(Physicalrepositoriesofarchives)相對應(yīng)的虛擬檔案(Virtualarchives)。國際檔案理事會對數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過機器來利用，并根據(jù)來源原則來組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。
2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患
在數(shù)字化的過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計算機為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時間、地點和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。
目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來進(jìn)行，缺乏對電子檔案長時間可靠保存的經(jīng)驗與技術(shù)。實踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對一個保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲載體。
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強，而安全技術(shù)是一種在對抗中被動發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。
管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計算機安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ嬎銠C與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，缺乏對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識。
3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對策
如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。
3.1管理方面
加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強責(zé)任感、使命感和危機感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計算機和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動海洋檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。
制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。
3.2網(wǎng)絡(luò)安全方面
硬件設(shè)備安全。涉及海洋電子文檔的計算機應(yīng)做到專人專用，使用的移動儲存設(shè)備也應(yīng)做到專用，不可混用。對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)該盡量使用通過保密檢測的設(shè)備，不要盲目追求新產(chǎn)品、新技術(shù)，以減少泄密渠道。
操作系統(tǒng)安全。安全的操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)安全的重要基礎(chǔ)，因為所有的基本應(yīng)用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測、設(shè)置防火墻和安全島)都依賴操作系統(tǒng)提供的底層支持。充分考慮海洋數(shù)字檔案操作系統(tǒng)的安全性是我國的國情所決定的，因為許多核心技術(shù)我國并不掌握，無法保證國外操作系統(tǒng)產(chǎn)品不存在后門程序。在海洋數(shù)字檔案管理用操作系統(tǒng)方面要考慮以下兩點:①采用的產(chǎn)品要具有自主知識產(chǎn)權(quán)，且源代碼對政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測系統(tǒng)漏洞和配置情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。操作系統(tǒng)的安全主要通過增強身份標(biāo)志與驗證、細(xì)化自主訪問控制、用戶職責(zé)劃分、強制訪問控制、審計跟蹤和安全管理等方面的措施來實現(xiàn)，這些措施都可以對基本安全功能提供強有力的支持。
安裝殺毒軟件。防病毒必須從網(wǎng)絡(luò)整體考慮，主動防御，改變被動劣勢，要樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網(wǎng)絡(luò)上的所有機器，如利用定時查毒功能，對客戶進(jìn)行掃描，檢查病毒情況;利用在線報警功能，監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)上的每一臺機器，出現(xiàn)故障或病毒侵人時，網(wǎng)絡(luò)管理人員都能及時知道，并作出反應(yīng)。
內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)外部網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻(包括分組過濾與應(yīng)用)實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制是保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)安全最主要的同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
在必須使用公眾網(wǎng)絡(luò)時采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)技術(shù)。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施為用戶創(chuàng)建隧道，并提供與專用網(wǎng)絡(luò)一樣的安全和功能保障。在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)時，VPN可提供保密和數(shù)據(jù)加密。如果某機關(guān)檔案系統(tǒng)設(shè)有兩個或更多分支機構(gòu)，或者希望用戶遠(yuǎn)程訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，這種方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)。備份數(shù)據(jù)可以防止磁盤驅(qū)動器出現(xiàn)故障、電源斷電、感染病毒和發(fā)生其他事故時丟失數(shù)據(jù)。一旦發(fā)生了數(shù)據(jù)丟失，如果按照備份規(guī)程進(jìn)行了備份，那么就可以恢復(fù)數(shù)據(jù)。海洋數(shù)據(jù)備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結(jié)合，例如我們可以每周執(zhí)行一次完全備份，每天執(zhí)行一次增量備份。除此之外，還應(yīng)該選擇不同的數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，并將備份介質(zhì)存放于不同的安全地點。
載體保護(hù)。海洋數(shù)字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學(xué)性和磁光性，易受磁場、光線、溫度和濕度等環(huán)境影響。海洋數(shù)字檔案存儲介質(zhì)應(yīng)存放在無強磁場干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環(huán)境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。加強工作人員責(zé)任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標(biāo)識筆作標(biāo)注時，會帶來盤面的污損拿取時手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長期依附其上，會腐蝕盤帶。
數(shù)字簽名技術(shù)。主要包括數(shù)字簽署技術(shù)和驗證技術(shù)，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲和流通過程中，保證了數(shù)字檔案的原始性、真實性。目前常用的數(shù)字簽名技術(shù)有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數(shù)字指紋、數(shù)字水印、數(shù)字時間截和數(shù)字證書等。
信息加密。加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法經(jīng)信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對密鑰，任何發(fā)方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護(hù)效果。
雙套歸檔制。實行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，這也是在技術(shù)水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實性問題的一種可行辦法。
篇6
（2）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。
（3）全面推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。
（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。
（5）運用多種技術(shù)手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。
（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。
數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。
1、控制為核心的體制設(shè)計理念
檔案與其它文獻(xiàn)信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設(shè)計理念，管理體制的設(shè)計重心是如何防止檔案信息的泄密。而數(shù)字檔案館建設(shè)的最大意義就是要實現(xiàn)管理理念以保管檔案實體為主向以提供檔案服務(wù)為核心的轉(zhuǎn)變，可以借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導(dǎo)下實現(xiàn)檔案實體的保管和整理的升級。因此發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，為廣大檔案利用者提供服務(wù)是建設(shè)數(shù)字檔案館的應(yīng)有之意，2000年的全國檔案工作會議明確提出：要轉(zhuǎn)變觀念，改變認(rèn)識。把檔案館建成“兩個基地，一個中心。”即檔案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務(wù)中心。時代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術(shù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楸４妗⒔栝啞⒓夹g(shù)管理、對外開放模式。檔案工作理念的改變，導(dǎo)致了原有的控制為核心體制設(shè)計理念的變化。如果檔案工作堅持以保管為主的理念，則失去了建設(shè)數(shù)字檔案館的意義，另一方面，數(shù)字檔案也使得檔案工作者從傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)向計算機管理模式。
2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的職能分配方式
原有的檔案館在組織建構(gòu)上基本立足點都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣了被動的工作方式，但隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設(shè)已不再是單純的技術(shù)工作對檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統(tǒng)檔案的歸檔工作一般是在檔案館內(nèi)部完成的，而數(shù)字檔案從現(xiàn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、儲存系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)等硬件環(huán)境，以便檢驗、儲存、管理和閱讀數(shù)字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個系統(tǒng)的方案設(shè)計以及需求分析和系統(tǒng)實現(xiàn)階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術(shù)發(fā)展為契機從而實現(xiàn)檔案行業(yè)在管理理念和運行體制上的重要變革，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案工作者以服務(wù)的姿態(tài)用數(shù)字檔案建設(shè)的成果為利用者服務(wù)，應(yīng)該借助數(shù)字檔案的環(huán)境主動與相關(guān)行業(yè)系統(tǒng)的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統(tǒng)作風(fēng)，數(shù)字檔案提供利用時，應(yīng)注意安全保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得復(fù)制數(shù)字檔案，體制上發(fā)生轉(zhuǎn)變才能保證檔案數(shù)字的健康發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)必將使傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)的職能結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。
3、管理理念的更新
數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。
篇7
與發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。我們要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。與此同時，數(shù)字檔案的加密自然也在檔案管理數(shù)字化過程中起著越來越重要的作用。RSA算法是世界上第一個既能用于數(shù)據(jù)加密也能用于數(shù)字簽名的非對稱性加密算法。它易于理解和操作，流行甚廣，經(jīng)歷了各種攻擊，至今未被完全攻破。
2.數(shù)字檔案管理中的安全問題及其應(yīng)對措施
2.1 數(shù)字檔案管理的安全問題
與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有以下主要特點：數(shù)字檔案信息的可變性、數(shù)字檔案載體的脆弱性、數(shù)字檔案信息與載體的相分離性、數(shù)字檔案對系統(tǒng)的依賴性、數(shù)字檔案內(nèi)容傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)性、數(shù)字檔案信息組織形式的網(wǎng)狀性等。數(shù)字檔案的這些特性，對數(shù)字檔案的管理與安全維護(hù)提出了更高的要求，如何做好數(shù)字檔案的安全管理工作，是目前檔案界必須認(rèn)真研究和探討的問題。網(wǎng)絡(luò)、計算機、存儲器和信息系統(tǒng)是數(shù)字檔案生存的基礎(chǔ)，也是引發(fā)安全問題的風(fēng)險基地。目前數(shù)字檔案在長期安全保存中存在的主要問題有：數(shù)字檔案的長期安全存取問題、計算機系統(tǒng)的不安全性問題、數(shù)字檔案的真實性問題、安全技術(shù)滯后的問題、安全管理滯后的問題。本文主要針對數(shù)字檔案管理中的安全性問題和真實性問題進(jìn)行探討和研究，通過使用RSA對數(shù)字檔案進(jìn)行加密，來確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性問題和真實性問題。
2.2 數(shù)字檔案的安全管理技術(shù)
要解決上述問題，主要有兩種方案，一種是采取保證數(shù)字檔案安全的管理措施，如建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的法律法規(guī)、建立完善數(shù)字檔案的安全管理制度等。另一種方案是應(yīng)用能夠保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施，如加密技術(shù)、防火墻規(guī)則設(shè)置技術(shù)、入侵檢測技術(shù)和簽署技術(shù)等。
密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心，是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止秘密數(shù)據(jù)被外部破析所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開性。加密技術(shù)通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息，以達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)安全的目的。
RSA算法是世界上第一個既能用于數(shù)據(jù)加密也能用于數(shù)字簽名的非對稱性加密算法。由于它易于理解和操作，所以流行甚廣。算法的名字以發(fā)明者的名字命名，他們是：Ron Rivest，Adi Shamir和Leonard Adleman。雖然RSA的安全性一直未能得到理論上的證實，但它經(jīng)歷了各種攻擊，至今未被完全攻破。
在RSA算法中，我們先要獲得兩個不同的質(zhì)數(shù)P和Q做為算法因子，再找出一個正整數(shù)E，使得E與（P-1）*（Q-1）的值互質(zhì)，這個E就是私鑰。找到一個整數(shù)D，使得（E*D）mod（（P-1）*（Q-1））=1成立，D就是公鑰1。設(shè)N為P和Q的乘積，N則為公鑰2。加密時先將明文轉(zhuǎn)換為一個或一組小于N的整數(shù)I，并計算ID mod N的值M，M就密文。解密時將密文ME mod N，也就是M的E次方再除以N所得的余數(shù)就是明文。
2.3 RSA加密算法
RSA算法是最著名的公開密碼體制。基于大數(shù)分解的難度，其公開密鑰和私人密鑰是一對大素數(shù)的函數(shù)，從一個公開密鑰和密文中恢復(fù)出明文的難度等價于分解兩個大素數(shù)之積。因此可以確保RSA算法的安全性。RSA算法過程：首先是設(shè)計密鑰，然后是對消息加密，最后是對密文解密。
3.基于RSA加密算法的數(shù)字檔案管理
為確保檔案信息在使用過程中的可靠性、安全性及真實性，在管理者與使用者，創(chuàng)建者與管理者之間利用數(shù)字簽名技術(shù)實現(xiàn)雙方身份的確認(rèn)，并保護(hù)數(shù)據(jù)，防止偽造，確保檔案管理部門與其他部門之間信息的收集與安全管理。
3.1 密鑰的生成與管理
（1）設(shè)計公私密鑰（e，n）和（d，n）
（2）英文數(shù)字化
將明文信息數(shù)字化，并將每塊兩個數(shù)字分組。假定明文英文字母編碼表為按字母順序排列數(shù)值，如表2所示。
則得到分組后的key的明文信息為：11，05，25。
（3）明文加密
用戶加密密鑰（3，33）將數(shù)字化明文分組信息加密成密文。由CMe（mod n）得：
因此，得到相應(yīng)的密文信息為：11，26，16。
（4）密文解密
用戶B收到密文，若將其解密，只需要計算MCd（mod n），即：
用戶B得到明文信息為：11，05，25。根據(jù)上面的編碼表將其轉(zhuǎn)換為英文，我們又得到了恢復(fù)后的原文“key”。
（5）安全性分析分析
RSA的保密性基于一個數(shù)學(xué)假設(shè)：對于一個很大的合數(shù)進(jìn)行質(zhì)因數(shù)分解是不可能的。若RSA用到的兩個質(zhì)數(shù)足夠大，可以保證使用目前的計算機無法分解。即RSA公開密鑰密碼體制的安全性取決于公開密鑰（n，e）計算出秘密密鑰（n，d）的困難程度。RSA的安全性取決于模n分解的困難性，但數(shù)學(xué)上至今還未證明分解模就是攻擊RSA的最佳方法。出于安全考慮，建議在RSA中使用1024位的n，對于重要場合n應(yīng)該使用2048位。
3.2 實現(xiàn)RSA加密算法的C源程序
程序運行結(jié)果及相關(guān)說明如下：
主函數(shù)實現(xiàn)求N的歐拉數(shù)、由公鑰求解私鑰、加密解密選擇以及相應(yīng)的密文明文輸出。子函數(shù)candp實現(xiàn)加密解密時的求冪取余運算，fun實現(xiàn)e與t的互素判斷，已驗證e是否符合要求。程序主體參考了網(wǎng)上的相關(guān)RSA算法程序，我對其中e的合法性判斷、主函數(shù)實現(xiàn)的順序以及相關(guān)提示信息做了補充與修改并加上了注釋，這樣程序可讀性更強，運行時更容易操作，思路也更加嚴(yán)密。
當(dāng)P=43，q=59時，對134進(jìn)行加密，運行結(jié)果如下：
4.結(jié)論
本文主要介紹了數(shù)字檔案系統(tǒng)及其特點和存在的安全隱患、數(shù)字加密技術(shù)及RSA加密算法的具體內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上用源程序?qū)崿F(xiàn)了RSA算法，最后論述了基于RSA的數(shù)字簽名系統(tǒng)。該算法具有較高的安全性和可靠性，并確保信息在傳輸中的完整性和不可否認(rèn)性等，為數(shù)字檔案的管理提供了必要的條件。
參考文獻(xiàn)
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篇8
1 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)面臨挑戰(zhàn)
數(shù)字檔案資源眾多，數(shù)據(jù)量大，由于數(shù)字檔案信息客觀需要對安全性又有較高的要求。隨著數(shù)字檔案的社會服務(wù)功能的不斷深入、延伸，數(shù)字檔案管理工作需要承受不斷增加的數(shù)據(jù)量和業(yè)務(wù)量的雙重壓力，這就要求數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用中，與普通信息管理系統(tǒng)相比，還要面臨以下主要挑戰(zhàn)：
（1）伸縮性：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)不斷增長、變化的各類數(shù)字檔案管理、應(yīng)用需求，在功能擴展性和用戶群擴展性方面能夠很好地滿足新的需求。
（2）安全性：數(shù)字檔案信息是數(shù)字檔案館順利開展業(yè)務(wù)的關(guān)鍵，也是其提供服務(wù)的保證。為此，對數(shù)字檔案館信息安全的研究已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)和發(fā)展的核心問題之一[8]，這就要求數(shù)字檔案管理系統(tǒng)必須有完備的數(shù)字檔案安全解決方案。
（3）異構(gòu)和互通問題：在檔案信息數(shù)字化過程中，會產(chǎn)生不同文件格式、不同載體類型、形式各異的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，如何解決這些不同載體形式檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化以及以不同形式保存在計算機中各類檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一處理，都是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需要解決的實際問題。
（4）系統(tǒng)易用性：隨著檔案社會服務(wù)的多樣化，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所面向的用戶群體也趨于多樣化，檔案服務(wù)更加追求個性化和定制服務(wù)，這就要求檔案管理系統(tǒng)必須使用簡單、方便，以適應(yīng)不同用戶的需求。
2 Enterprise Library框架介紹
Enterprise Library是patterns & practices 小組為.NET Framework開發(fā)的一套企業(yè)庫，共包括數(shù)據(jù)訪問（Data Access Application Block）、異常管理（Exception Handling Application Block）、數(shù)據(jù)驗證（Validation Application Block）等多個應(yīng)用程序塊。Enterprise Library 是一個為了由創(chuàng)建復(fù)雜企業(yè)級應(yīng)用的開發(fā)人員使用的應(yīng)用程序塊的集合，用于解決企業(yè)級應(yīng)用開發(fā)中所面臨的一致性、擴展性、易于使用和集成性等共性挑戰(zhàn)。
數(shù)據(jù)訪問模塊實現(xiàn)了常用的數(shù)據(jù)訪問功能，簡化的這部分的開發(fā)工作。通過該模塊，在應(yīng)用開發(fā)中可以減少實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)功能所需編碼量，在應(yīng)用數(shù)據(jù)訪問中保持一致的數(shù)據(jù)訪問體驗，同時對多數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)庫的變化提供很好的支持。
加密應(yīng)用模塊主要解決了應(yīng)用開發(fā)中數(shù)據(jù)加密問題，該模塊提供了離散加密和對稱性加密兩種加密模式，可以滿足應(yīng)用開發(fā)中實際需求。同時，該模塊也提供了擴展接口，開發(fā)者可以根據(jù)實際需要，自定義相應(yīng)加密方法。
安全管理模塊允許開發(fā)人員在程序中包括安全性功能。程序可以在不同的情況下使用到安全性，比如鑒別和批準(zhǔn)用戶訪問數(shù)據(jù)庫，獲得任務(wù)信息，以及緩存用戶信息等。
日志模塊主要為開發(fā)者在應(yīng)用中實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的日志功能。
異常處理模塊為開發(fā)者和決策者在系統(tǒng)架構(gòu)中提供一致的異常處理流程。
緩存模塊為開發(fā)者提供在應(yīng)用中組成本地緩存功能。
驗證模塊為開發(fā)者提供在應(yīng)用的不同層的業(yè)務(wù)對象創(chuàng)建驗證規(guī)則的功能。
依賴注入模塊，開發(fā)者可以用這個模塊在應(yīng)用中實現(xiàn)一個輕量的、可擴展的依賴注入容器，容器支持構(gòu)造函數(shù)注入、屬性注入、方法調(diào)用注入。
策略注入模塊，開發(fā)者可以使用這個模塊在應(yīng)用中實現(xiàn)攔截策略，可以簡化一些常用功能，例如日志、緩存、異常處理、驗證等功能的實現(xiàn)。
3 基于Enterprise Library的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)設(shè)計
數(shù)字檔案的管理工作主要分為兩個方面，一個是檔案整理工作，該工作主要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化，為檔案利用做好準(zhǔn)備。另一個是檔案利用工作，包括檢索、編研、借閱、保管、鑒定、統(tǒng)計等。
整個數(shù)字檔案管理系統(tǒng)采用基于.NET的Enterprise Library設(shè)計、開發(fā)，整個系統(tǒng)模塊設(shè)計、實現(xiàn)是標(biāo)準(zhǔn)化的、可擴展的。有效地滿足了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的伸縮性要求。
利用Enterprise Library的安全、加密、日志和依賴注入模塊，設(shè)計數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的安全體系，有效滿足了系統(tǒng)的安全性需求。通過依賴注入模塊將安全相關(guān)功能采用攔截處理的方式實現(xiàn)，這樣將各個安全模塊從業(yè)務(wù)模塊中獨立出來，可以有效地解決安全策略的統(tǒng)一、完整。利用安全模塊、加密模塊和日志模塊分別實現(xiàn)了數(shù)字檔案管理中權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、日志保存的功能需求。
在數(shù)據(jù)訪問上，利用Enterprise Library的數(shù)據(jù)訪問模塊實現(xiàn)各應(yīng)用程序模塊和檔案數(shù)據(jù)庫的交互。利用數(shù)據(jù)庫訪問模塊不僅可以簡化數(shù)據(jù)庫的訪問，而且可以方便地實現(xiàn)跨數(shù)據(jù)庫支持。這樣就可以很好地適應(yīng)各檔案館的實際情況，保證新系統(tǒng)的應(yīng)用時可以很好地支持原有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移，保護(hù)已有投資。
系統(tǒng)開發(fā)實現(xiàn)采用ASP.NET技術(shù)進(jìn)行呈現(xiàn)，用戶只要擁有一臺可以上網(wǎng)的計算機即可以進(jìn)行相關(guān)數(shù)字檔案管理操作，方便實用。
系統(tǒng)整體的結(jié)構(gòu)設(shè)計如下圖所示。
基于Enterprise Library的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)設(shè)計圖
篇9
隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達(dá)到17萬余萬件。如果運用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準(zhǔn)率、查全率也不高，極大浪費了企業(yè)的寶貴資源，難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。
2. 項目建設(shè)的總體目標(biāo)
大唐南京電廠檔案信息化建設(shè)按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的原則，建設(shè)總體需求是實現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務(wù)流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新檔案管理型中，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來包括如下幾點：
（一）檔案系統(tǒng)建設(shè)
建設(shè)大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務(wù)的管理。
（二）接口開發(fā)
實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認(rèn)證系統(tǒng)的單點登錄。
（三）軟硬件環(huán)境建設(shè)
主要是搭建檔案系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，針對不同階段的部署方案來搭建相應(yīng)的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。
（四）檔案規(guī)范體系建設(shè)
在大唐南京發(fā)電廠內(nèi)制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應(yīng)的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應(yīng)用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。
布署示意圖如下：
3. 產(chǎn)品選型
企業(yè)以自身的需求為選型的基礎(chǔ)，對軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù)，軟件售后服務(wù)的物質(zhì)及涵蓋地區(qū)等進(jìn)行了解與比對，另外再考慮企業(yè)e化的預(yù)算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進(jìn)行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：
選公司：選擇商譽卓著，經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。軟件業(yè)進(jìn)入門檻很低，但是軟件公司要能長期經(jīng)營的障礙卻很高。軟件及服務(wù)都是無形商品，應(yīng)該選一家經(jīng)營績效良好，經(jīng)驗豐富的公司。
選產(chǎn)品：選擇的產(chǎn)品能滿足企業(yè)長期發(fā)展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質(zhì)量要穩(wěn)定，維護(hù)要容易。
看服務(wù)：選擇的公司擁有完善的售后服務(wù)機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務(wù)。
看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。
比速度：企業(yè)希望在最短的時間內(nèi)使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應(yīng)競爭環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風(fēng)險也越小。
比價錢：在各方面的條件都一致時，應(yīng)該選擇成本較低廉的解決方案。
結(jié)合本企業(yè)實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。
四、項目建設(shè)思路及內(nèi)容
（一）檔案信息化建設(shè)的理論依據(jù)
依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，故整個系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，總體的技術(shù)路線是以C/S模式和B/S模式相結(jié)合，實現(xiàn)不同的功能。
客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務(wù)器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。
本方案以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲平臺、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫內(nèi)容管理為數(shù)據(jù)平臺；以XML作為檔案交換的標(biāo)準(zhǔn)；采用成熟的主流技術(shù)和產(chǎn)品來建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術(shù)包括：檔案管理平臺技術(shù)，瀏覽器技術(shù)，視圖技術(shù)，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，XML技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。
本項目的開發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發(fā)工具C/S端采用Delphi開發(fā)、B/S端采用Eclipse開發(fā)；系統(tǒng)的負(fù)載測試采用采取企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)級負(fù)載測試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進(jìn)行測試。
（二）設(shè)計原則及特點
按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運用計算機技術(shù)方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準(zhǔn)確、強大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作管理工具。
1、先進(jìn)性原則
采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)（（C+B）/S架構(gòu)），所提供的技術(shù)具有一定的先進(jìn)性，采用先進(jìn)的、符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)平臺、體系結(jié)構(gòu)和開發(fā)技術(shù)，系統(tǒng)可以快速的進(jìn)行應(yīng)用擴展。
2、靈活性原則
業(yè)務(wù)和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。
3、開放兼容性原則
系統(tǒng)設(shè)備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應(yīng)遵循業(yè)界相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，支持開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，支持跨平臺。使整個系統(tǒng)成為一個統(tǒng)一的整體，而不致產(chǎn)生運行上的“孤島”。
4、安全性原則
系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應(yīng)的安全機制。
在系統(tǒng)設(shè)計中，采用良好的安全機制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當(dāng)前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲數(shù)據(jù)的安全。
系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權(quán)機制，對用戶在系統(tǒng)中的各種操作進(jìn)行全面的管理和控制。可有效防止非法用戶入侵和最大限度地限制信息泄密；系統(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對在線用戶進(jìn)行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。
5、易用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統(tǒng)維護(hù)界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習(xí)慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)解決方案，后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)字典公開，系統(tǒng)布署方便快捷。
操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結(jié)構(gòu)分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進(jìn)行查詢。
6、智能性原則
具有良好的統(tǒng)計分析功能，提高工作效率。同時系統(tǒng)應(yīng)該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。
7、標(biāo)準(zhǔn)性原則
系統(tǒng)采用的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標(biāo)準(zhǔn)要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。
8、可靠性原則
系統(tǒng)運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能。可靠的信息傳輸手段、存儲方式、運行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。在整體設(shè)計中，根據(jù)實際情況采用完善的備份方式和災(zāi)難恢復(fù)計劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務(wù)。
9、擴展性原則
隨著數(shù)據(jù)量的增加和運行節(jié)點的擴展，系統(tǒng)對硬件軟件的要求會不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計必須考慮可擴展性的要求。
在軟件系統(tǒng)的設(shè)計中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。
為滿足數(shù)字化檔案建設(shè)不斷深入的要求，在設(shè)計時，充分考慮了系統(tǒng)擴充問題，系統(tǒng)具有良好的可擴充性。在程序結(jié)構(gòu)設(shè)計和數(shù)據(jù)接口設(shè)計時，預(yù)留了各種接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，采用XML技術(shù)描述數(shù)據(jù)接口技術(shù)并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴展性特點。進(jìn)行數(shù)據(jù)交互和關(guān)聯(lián)操作。當(dāng)需要進(jìn)行系統(tǒng)性升級時，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調(diào)整。易于擴充升級，既滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進(jìn)行功能擴展。
10、成熟性原則
文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統(tǒng)計和等各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)之中，形成一個閉環(huán)的管理。
11、可維護(hù)性原則
在系統(tǒng)的設(shè)計中，充分考慮了因機構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過自擴展的方式適應(yīng)新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面、打印格式及統(tǒng)計要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務(wù)變化的需要；業(yè)務(wù)處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，并能在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)新的需求。
考慮到工程實施完成后系統(tǒng)的操作與維護(hù)，因此，該系統(tǒng)具備較強的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運行。應(yīng)用軟件的開發(fā)選用了流行的可視化開發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。
（三）信息資源庫建設(shè)
1、目錄庫建設(shè)
大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務(wù)基礎(chǔ)上，實現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，并具有開放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權(quán)下檢索利用。
系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。
檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)具體功能設(shè)計如下：
（1）檔案收集
檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責(zé)任和流程，通過應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。
上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由全宗單位內(nèi)各部門的兼職檔案員通過幾種方式進(jìn)行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行移交，由全宗單位內(nèi)的檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進(jìn)入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細(xì)介紹這四個步驟的內(nèi)容：
①信息收集
數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等手段。
OA接口收集方案
系統(tǒng)實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無縫連接，接口部份主要
設(shè)計方案如下：
圖 OA 接口收集原理圖
OA系統(tǒng)接口是保證文件自動歸檔的關(guān)鍵。通過接口，系統(tǒng)可以以自動或手動兩種方式轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)當(dāng)中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入文件服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應(yīng)關(guān)系。
在線收集
在線收集是提供各業(yè)務(wù)部門人員對重要文件進(jìn)行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進(jìn)行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進(jìn)行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。
檔案管理人員可以根據(jù)實體文件直接在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進(jìn)行信息的填寫。
著錄部分提供的功能包括：
1.必填項標(biāo)識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進(jìn)行明顯的標(biāo)識區(qū)分，方便用戶進(jìn)行識別。
2.著錄字段可設(shè)定默認(rèn)值。所有字段均可設(shè)置默認(rèn)初始值，或可通過事件定義，自動跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務(wù)規(guī)則，從相關(guān)信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發(fā)文時間和保管期限等等。
3.著錄內(nèi)容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。
4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。
5.界面事件自定義功能。可預(yù)先定義在著錄時要進(jìn)行響應(yīng)的事件，即某些著錄項的內(nèi)容可在其他著錄項著錄完成時，根據(jù)規(guī)則進(jìn)行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進(jìn)行求和填寫進(jìn)C字段，或?qū)、B兩字段進(jìn)行截取或拼接后填入C字段。
6.著錄信息自動繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時，可自動繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個字段信息，并可根據(jù)需要進(jìn)行選擇性繼承。在著錄時還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進(jìn)行著錄，系統(tǒng)會自動將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認(rèn)值。
7.支持TAB鍵及光標(biāo)鍵的焦點跳轉(zhuǎn)。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標(biāo)鍵實現(xiàn)輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標(biāo)，極大的方便了錄入工作。
8.著錄同時即可進(jìn)行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。
離線收集
9.離線收集是提供建設(shè)項目和流動性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。
10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：
11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設(shè)項目和流動性企業(yè)使用離線客戶端導(dǎo)入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進(jìn)行使用。
12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換可實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能，批量導(dǎo)入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，需要各原檔案系統(tǒng)開發(fā)商將需導(dǎo)入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成上述標(biāo)準(zhǔn)格式，最終實現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換。
系統(tǒng)可為歷史檔案單獨設(shè)置一些類別和數(shù)字化流程。針對歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在不同的問題，系統(tǒng)會提供字段對應(yīng)關(guān)系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應(yīng)關(guān)系，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
至于電子文件，則可通過內(nèi)容管理平臺中提供的電子文件轉(zhuǎn)換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動通過元數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)關(guān)系實現(xiàn)自動對應(yīng)。
②數(shù)據(jù)整理
數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進(jìn)入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：
自動分組（分類）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行分組（分類）。
自動排序
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行排序。
立卷（裝盒）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關(guān)案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：
自動組卷（裝盒）
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行自動組卷（裝盒）操作。
手工組卷
由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進(jìn)行手工組卷操作。
手工調(diào)整
對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能，包含以下功能點：
增加
提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。
刪除
提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。
修改
提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結(jié)果。
檢索
提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準(zhǔn)率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數(shù)據(jù)排序
主要是對于進(jìn)入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應(yīng)排序規(guī)則默認(rèn)排序，排序后便于檔案整理人員對于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務(wù)管理設(shè)置”子系統(tǒng)中預(yù)先定義完畢，除預(yù)先定義的規(guī)則外還可以進(jìn)行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對調(diào)和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調(diào)整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
數(shù)據(jù)移出
將當(dāng)前檔案類型的文件級數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)化，且轉(zhuǎn)化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
案卷打散
將已組好的案卷或盒內(nèi)的文件打散，重新進(jìn)行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。
卷內(nèi)文件抽出
將已經(jīng)組好的案卷內(nèi)的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。
加入案卷
將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內(nèi)文件。
③數(shù)據(jù)歸檔
此部分主要是由檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查歸檔的操作，包含以下功能：
數(shù)據(jù)檢驗：由檔案管理員詳細(xì)檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。
數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)入檔案庫。
2、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面是對室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設(shè)備對存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質(zhì)檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍(lán)功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設(shè)置過高，導(dǎo)致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入檔案服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。
2010年項目實施時，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對室藏檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、約154萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設(shè)
1、制度建設(shè)
為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進(jìn)一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護(hù)、保管、備份、安全保密等制度。
自工程建設(shè)以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責(zé)；（4）基建期間所有設(shè)備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。
2、系統(tǒng)操作安全保障
本部分安全設(shè)計方案主要是從應(yīng)用系統(tǒng)安全設(shè)計、安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密方面，應(yīng)用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問安全三個方面來考慮。
數(shù)據(jù)傳輸安全
①采用VIEW服務(wù)方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護(hù)帶來極大方便，無需客戶端。
②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行傳輸，在客戶機內(nèi)存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。
③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。
系統(tǒng)操作安全
登錄（和其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的安全訪問控制）
①登錄的安全控制任務(wù)
平臺對外部系統(tǒng)提供相關(guān)的接口和服務(wù)，需要保證沒有權(quán)限的人不能獲取對應(yīng)的服務(wù)，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對應(yīng)的接口。
平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關(guān)的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。用戶進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)證時，進(jìn)行如下的令牌獲取操作：
從外部系統(tǒng)訪問平臺提供的接口和服務(wù)之前，先要獲取相關(guān)的系統(tǒng)
訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關(guān)的平臺提供的接口和服務(wù)；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構(gòu)造相關(guān)的用戶信息，并且訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。
②操作權(quán)限
操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)默認(rèn)的角色有系統(tǒng)管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。
定義角色的時候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級權(quán)限，其中對應(yīng)的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設(shè)置權(quán)限。
判斷的時候首先要根據(jù)用戶的ID取得對應(yīng)的角色I(xiàn)D，根據(jù)角色I(xiàn)D信息來判斷是否在該角色中存在權(quán)限信息，如果已經(jīng)存在則為有權(quán)，如涉及到檔案類型需要判斷對應(yīng)的檔案類型權(quán)限。
③操作日志
系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數(shù)據(jù)過程進(jìn)行審計。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。
用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進(jìn)檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。
主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。
用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進(jìn)行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務(wù)器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。
用來記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)題（電子文件的標(biāo)題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。
數(shù)據(jù)訪問安全
數(shù)據(jù)訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設(shè)置權(quán)限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限根據(jù)權(quán)限類型分為條目權(quán)限和電子文件權(quán)限，根據(jù)設(shè)置方式分為臨時權(quán)限、規(guī)則權(quán)限、默認(rèn)權(quán)限。
規(guī)則權(quán)限針對網(wǎng)上利用者和普通用戶設(shè)置，針對條目權(quán)限和原文權(quán)限進(jìn)行判斷，可以設(shè)定對應(yīng)的查詢規(guī)則來批量設(shè)置權(quán)限。可以針對檔案庫進(jìn)行設(shè)置。可以內(nèi)置一些固定規(guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務(wù)對應(yīng)密級等。可以選擇組或組下面的人進(jìn)行設(shè)置權(quán)限，如果設(shè)置了組的權(quán)限，下面的人自動繼承組的權(quán)限，判斷順序為人優(yōu)先于組。規(guī)則權(quán)限判斷流程為：
默認(rèn)權(quán)限主要針對網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。
條目權(quán)限根據(jù)默認(rèn)權(quán)限和規(guī)則權(quán)限組合得到對應(yīng)的用戶的權(quán)限。
電子文件的一般使用流程
電子文件一般的使用流程如下圖所示：
上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環(huán)節(jié)，利用時可以對電子文件進(jìn)行瀏覽、下載、打印、導(dǎo)出光盤等。以上應(yīng)用模式中存在以下幾個問題：
①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；
②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；
③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進(jìn)行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉(zhuǎn)給其它人員的隱患。
電子文件訪問安全控制的主要任務(wù)：
①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。
②保證重要文檔不轉(zhuǎn)給其它人員。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權(quán)的用戶，即使拿到其他人的授權(quán)文件，仍無法閱讀加密的文檔。
（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)
1、機架式服務(wù)器一臺
存儲設(shè)備一臺
2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備。
五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能
大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔(dān)負(fù)著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：
完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導(dǎo)和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對各部門的年報進(jìn)行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。
1.全文檢索系統(tǒng)信息服務(wù)功能
系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產(chǎn)品，實現(xiàn)對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進(jìn)行智能分類，并可對設(shè)定的主題，將全部相關(guān)信息進(jìn)行聚類；系統(tǒng)的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關(guān)心的信息以及了解信息分類之間的關(guān)系。
針對上述各類搜索方式，都會受到系統(tǒng)權(quán)限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。
目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。
技術(shù)特點：索引權(quán)限和系統(tǒng)權(quán)限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫數(shù)據(jù)同步。
全文檢索示意圖
2.主動式檢索服務(wù)應(yīng)用
檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務(wù)方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價值；
檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應(yīng)用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設(shè)定有效期后直接推送給用戶進(jìn)行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內(nèi)容；請求推送是指利用者通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理員發(fā)出檔案利用請求信息，檔案管理員根據(jù)請求內(nèi)容組織所需要的檔案信息，設(shè)定有效期限后直接推送給利用者。
檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。
（三）OCR技術(shù)的應(yīng)用
與圖像處理技術(shù)一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術(shù)也已嵌入到系統(tǒng)當(dāng)中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時調(diào)動OCR功能，實現(xiàn)圖像漢字的識別。OCR技術(shù)主要應(yīng)用與以下幾方面：
紫光的OCR漢字識別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現(xiàn)文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當(dāng)中的檔案關(guān)鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當(dāng)中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當(dāng)中可以選定所需文件內(nèi)容，自動對其進(jìn)行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。
檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內(nèi)容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動將區(qū)域內(nèi)的信息傳到檔案服務(wù)器進(jìn)行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。
原文瀏覽的時候選擇要識別的區(qū)域
識別后的文本文件
在線OCR支持網(wǎng)絡(luò)上所有有權(quán)限的用戶應(yīng)用，同時允許多個用戶并行使用。
（四）可擴展支持多種安全技術(shù)
系統(tǒng)設(shè)計方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成、實現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。
（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術(shù)
檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設(shè)備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術(shù)，實現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。對文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理及標(biāo)引。
圖像處理技術(shù)的應(yīng)用
系統(tǒng)中內(nèi)嵌了紫光圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。
在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動對應(yīng)。
圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標(biāo)文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現(xiàn)批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。
圖像處理功能介紹
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。
圖像處理窗口
掃描的參數(shù)設(shè)定，在掃描的同時用戶可以設(shè)定自動執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進(jìn)行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。
掃描后的文件
去黑邊處理后的文件
糾偏、去污點處理后的文件
掃描后的文件
圖像拼接前
圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）
篇10
1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險
對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。
2數(shù)字檔案安全管理策略
2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機制
首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計重點考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲備，不斷地對數(shù)字檔案運行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u價方法和評價指標(biāo)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計、分析，根據(jù)評價結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加強數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)
要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。
2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施
2.3.1對數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護(hù)的有效途徑。因為其脫離了數(shù)字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計算機設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。
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一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理內(nèi)容
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理，內(nèi)容涵蓋了數(shù)字檔案管理各個環(huán)節(jié)，主要包含了機關(guān)數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施和運行環(huán)境安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案的人員安全管理、機關(guān)數(shù)字檔案的授權(quán)和審計安全管理等方面內(nèi)容[3]。1.機關(guān)數(shù)字檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和運行環(huán)境安全管理。機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要投入大量資金，購置專門檔案管理設(shè)備和專業(yè)檔案管理系統(tǒng)。由于資金投入的限制，一定程度上導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案主機系統(tǒng)安全等級較低問題，供電條件、防火防盜、溫度和濕度等必備條件難以保障，甚至把機關(guān)數(shù)字檔案簡單地存儲在一臺未加密、未備份的普通電腦中，給機關(guān)數(shù)字檔案帶來很大的安全隱患。2.機關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理。載體與介質(zhì)安全、檔案數(shù)據(jù)訪問安全、檔案數(shù)據(jù)完整性和可用性、檔案數(shù)據(jù)存儲備份等，都是機關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理主要內(nèi)容[4]。在機關(guān)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)安全管理中，介質(zhì)損壞、電腦病毒、硬盤損壞等，都可能導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案資源被破壞或者被非法使用、被惡意篡改等。數(shù)據(jù)是機關(guān)數(shù)字檔案的核心，機關(guān)檔案數(shù)據(jù)一旦發(fā)生上述問題，將給機關(guān)數(shù)字檔案帶來無法估量的損失。3.機關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理。機關(guān)數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理，主要是對網(wǎng)絡(luò)竊取、網(wǎng)絡(luò)非法接入、網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)ARP攻擊（地址解析協(xié)議）和DDOS攻擊（分布式拒絕服務(wù)）等進(jìn)行安全防護(hù)。這些網(wǎng)絡(luò)安全問題，不僅可能導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)無法正常使用，甚至可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)外泄問題，特別是網(wǎng)絡(luò)ARP攻擊，會導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)被非法侵入和非法控制。4.機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理。檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，是機關(guān)數(shù)字檔案管理的重要支撐保障。由于技術(shù)本身的不完善，系統(tǒng)在運行過程中存在各種安全隱患，如數(shù)字檔案的平臺故障、網(wǎng)絡(luò)故障和設(shè)備故障等。這些故障的出現(xiàn)將會直接影響機關(guān)數(shù)字檔案的安全和機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)正常運行。因此，機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)安全管理，主要承擔(dān)了降低運行安全隱患，快速解決運行安全問題，以最快速度恢復(fù)檔案管理系統(tǒng)運行的責(zé)任。5.機關(guān)數(shù)字檔案的應(yīng)用安全管理。由于機關(guān)數(shù)字檔案自身價值較高，從而引發(fā)許多非法用戶以各種非正常手段入侵機關(guān)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，非法獲取系統(tǒng)操作權(quán)限，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)外泄、數(shù)據(jù)損毀、非法篡改等；或者合法用戶以不合法手段實施了超越權(quán)限的操作，非法獲取機關(guān)檔案信息、篡改檔案數(shù)據(jù)等；檔案管理系統(tǒng)設(shè)計缺陷，導(dǎo)致查詢利用不規(guī)范或不合理等。這些都可能導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案應(yīng)用安全風(fēng)險，只有加強機關(guān)數(shù)字檔案的應(yīng)用安全管理，才能為用戶提供穩(wěn)定的檔案信息服務(wù)。6.機關(guān)數(shù)字檔案的人員安全管理。在機關(guān)檔案管理中，由于編制緊張，未能配備專門檔案管理人員，無法有效保障機關(guān)數(shù)字檔案的運行維護(hù)工作；或者是由于人員培訓(xùn)不足，導(dǎo)致機關(guān)檔案管理人員專業(yè)技能缺乏，很難勝任新形勢下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理工作；檔案安全意識薄弱，甚至個別機關(guān)檔案管理人員在外在誘惑之下，對機關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行非法篡改或竊取，產(chǎn)生機關(guān)檔案數(shù)據(jù)的“安全風(fēng)險”；機關(guān)數(shù)字檔案管理中，缺乏規(guī)范性操作流程和要求，導(dǎo)致管理漏洞。人是機關(guān)數(shù)字檔案安全管理最為活躍的影響因素，應(yīng)加強對機關(guān)數(shù)字檔案工作人員的安全管理，形成安全風(fēng)險防范第一道防線。7.機關(guān)數(shù)字檔案的授權(quán)和審計安全管理。主要對機關(guān)數(shù)字檔案管理中的授權(quán)和審計過程進(jìn)行管理。由于機關(guān)數(shù)字檔案管理中的授權(quán)機制不完善，導(dǎo)致權(quán)限混亂、亂授權(quán)和過度授權(quán)等問題；由于系統(tǒng)審計日志缺失，從而導(dǎo)致無法對非法入侵及時阻止、有效跟蹤、快速追查等問題。機關(guān)檔案的授權(quán)和審計管理，需要建立完善的授權(quán)管理機制和系統(tǒng)的審計日志，對非法入侵進(jìn)行提前防控。
二、加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)數(shù)字檔案安全管理策略與路徑
針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)數(shù)字檔案安全管理內(nèi)容與問題，應(yīng)從以下幾個方面加強機關(guān)數(shù)字檔案安全管理。1.強化機關(guān)數(shù)字檔案安全管理意識。首先，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，無論是機關(guān)檔案自身，還是機關(guān)檔案管理，都發(fā)生了根本性變化，機關(guān)檔案數(shù)字化是必然發(fā)展趨勢，加強機關(guān)數(shù)字檔案安全管理刻不容緩[5]。因此，要從思想認(rèn)識上強化機關(guān)數(shù)字檔案安全管理，突破傳統(tǒng)檔案管理思維束縛，根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)特點，探索更加適合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理路徑。其次，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理，不僅要求增強檔案管理人員的安全意識，還要對檔案管理人員信息技術(shù)水平進(jìn)行考核。因此，機關(guān)檔案管理人員要切實提升自身的數(shù)字檔案安全管理能力，重視檔案管理人員數(shù)字檔案安全管理能力培訓(xùn)，加大專業(yè)人才引進(jìn)力度，通過提升服務(wù)技能達(dá)到提高機關(guān)數(shù)字檔案安全管理的目標(biāo)。2.構(gòu)建機關(guān)數(shù)字檔案信息安全存儲基礎(chǔ)。在信息時代，數(shù)據(jù)將會以指數(shù)級增長，而且數(shù)據(jù)類型和形式更加多樣化，增加了機關(guān)數(shù)字檔案信息安全存儲的難度和風(fēng)險。特別是機關(guān)數(shù)字檔案信息體量十分龐大，容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客惡意攻擊，導(dǎo)致機關(guān)數(shù)字檔案信息被非法使用。因此，要對機關(guān)數(shù)字檔案信息安全存儲進(jìn)行重點關(guān)注，構(gòu)建穩(wěn)定可靠的安全存儲基礎(chǔ)，構(gòu)建全面的檔案信息存儲防護(hù)體系。第一，要擴充機關(guān)數(shù)字檔案存儲容量，為機關(guān)檔案信息存儲提供足夠的數(shù)字空間。機關(guān)檔案管理中形成的大量存儲數(shù)據(jù)，不僅數(shù)量急劇增加，而且結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜，現(xiàn)有的存儲方式已很難滿足實際需要，因此要構(gòu)建容量足夠大、安全性足夠高的機關(guān)數(shù)字檔案安全存儲方式。第二，要在眾多的機關(guān)檔案信息存儲方式中，擇最為合適的方式，改變傳統(tǒng)的單一存儲方式。對于結(jié)構(gòu)松散的半結(jié)構(gòu)化機關(guān)檔案數(shù)據(jù)，采取面向文檔需要的分布式存儲方式；對于結(jié)構(gòu)化的機關(guān)檔案數(shù)據(jù)，采取主題存儲方式。要針對信息類型的不同，采取不同的數(shù)據(jù)存儲方式，提高機關(guān)數(shù)字檔案信息安全和開發(fā)利用的有效性。3.加強大數(shù)據(jù)技術(shù)在機關(guān)數(shù)字檔案安全管理中的應(yīng)用。紙質(zhì)館藏內(nèi)容基本上依靠手工整理、人工編目，是傳統(tǒng)機關(guān)檔案管理的主要技術(shù)手段。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)數(shù)字檔案管理中，檔案管理工作借助于現(xiàn)代信息技術(shù)完成，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，在機關(guān)數(shù)字檔案安全管理中得到廣泛應(yīng)用。首先，通過大數(shù)據(jù)與機關(guān)數(shù)字檔案安全管理的深度融合，提升機關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全防御級別，更好地應(yīng)對更高級別的持續(xù)性網(wǎng)絡(luò)攻擊，對各類計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的非法入侵進(jìn)行有效防御。其次，在推進(jìn)機關(guān)檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對機關(guān)檔案管理全流程進(jìn)行實時上傳，建立機關(guān)數(shù)字檔案全路程跟蹤溯源，確保數(shù)據(jù)不被惡意篡改。再次，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)機關(guān)檔案數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)的多節(jié)點接入，更好地實現(xiàn)對機關(guān)檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)訪問，強化了機關(guān)數(shù)字檔案的安全性。4.建立安全高效的機關(guān)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)。機關(guān)數(shù)字檔案本身具有與載體分離、高度依賴系統(tǒng)等特點，從而對機關(guān)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)的安全性提出了更高要求。配置更為優(yōu)質(zhì)、先進(jìn)的硬件設(shè)施，建立集收集、存儲、分析、開發(fā)、應(yīng)用為一體的機關(guān)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，是機關(guān)數(shù)字檔案安全管理的重要任務(wù)。因此，要建立一個基于云計算技術(shù)的機關(guān)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，不僅能對數(shù)量繁雜、類型多樣的機關(guān)數(shù)字檔案進(jìn)行收集、分類和分析，挖掘機關(guān)數(shù)字檔案之間的關(guān)聯(lián)性，還要具備快速擴容和安全存儲能力，提高機關(guān)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)安全性，為機關(guān)檔案管理人員提高工作效率和服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)，同時也提高機關(guān)數(shù)字檔案安全管理水平。
三、總結(jié)
數(shù)字檔案管理，是機關(guān)檔案管理的必然發(fā)展趨勢，不僅可以降低機關(guān)檔案管理成本，而且還可以提高機關(guān)檔案服務(wù)水平，但同時也面臨著新的安全風(fēng)險。因此，要構(gòu)建完善的機關(guān)數(shù)字檔案安全管理體系，確保在機關(guān)檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全，使機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)得以順利實施。
參考文獻(xiàn)
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篇12
二、澳大利亞國家檔案館數(shù)字檔案加值服務(wù)
澳大利亞國家檔案館（National Archives of Aus tralia）隸屬澳大利亞通訊信息技術(shù)及藝術(shù)部（Depart ment of Communications，Information Technolo gy and the Arts），擔(dān)負(fù)著政府檔案管理政策顧問及文化組織的雙重角色。澳大利亞國家檔案館下設(shè)公眾及讀者服務(wù)（Public and Reader Services）、政府文書檔案管理（Government Recordkeeping）、館藏管理（Collection Management）及綜合管理（Corporate）等四個部門，由助理館長督導(dǎo)。澳大利亞國家檔案館負(fù)責(zé)聯(lián)邦檔案管理法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)訂定以及檔案文化推動，并在各地設(shè)立分館，負(fù)責(zé)各省國家檔案相關(guān)業(yè)務(wù)。
（一）數(shù)字檔案應(yīng)用加值
澳大利亞國家檔案館非常重視數(shù)字檔案應(yīng)用推廣服務(wù)。澳大利亞國家檔案館于1995年完成了數(shù)字檔案管理的初步規(guī)劃與系統(tǒng)建置工作。自2001年4月起，澳大利亞國家檔案館已經(jīng)開始提供數(shù)字化服務(wù)，使用者可通過數(shù)據(jù)庫搜尋瀏覽或付費得到數(shù)字文檔。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與廣泛運用，澳大利亞國家檔案館積極開放其館藏檔案。通過互聯(lián)網(wǎng)與檔案數(shù)據(jù)庫，讀者能夠跨越國家與地區(qū)的地理隔閡，使用澳大利亞國家檔案館開放的數(shù)字檔案。
澳大利亞國家檔案館經(jīng)常舉辦各種網(wǎng)絡(luò)展覽活動，這些活動多以數(shù)字化影音媒介展出。為提供進(jìn)一步服務(wù)，澳大利亞國家檔案館編制了100多種單張或數(shù)張的概要說明（fact sheet），指引研究者開放時間、各項服務(wù)與設(shè)施及館藏特定主題或人物提供簡要說明，置于網(wǎng)站以便參考。[1]
澳大利亞國家檔案館還運用館藏數(shù)據(jù)主題式方式，制作及編輯或詮釋檔案。澳大利亞國家檔案館目前已建立了SODA數(shù)字檔案館。這些SODA主題數(shù)據(jù)是從澳大利亞國家檔案館數(shù)字化檔案精品中重新詮釋產(chǎn)生。2013年國際檔案日這天，澳大利亞國家檔案館隆重向世界推出SODA。SODA數(shù)字檔案主題豐富，包括居民生活、旅行照片、移民材料、歷史紀(jì)錄等等各個側(cè)面的澳大利亞社會歷史檔案。SODA為那些對特定主題感興趣的研究人員提供了一個方便的參考。[2]更值得一提的是，SODA數(shù)字檔案還充分發(fā)揮當(dāng)今人們喜愛的社交媒體的傳播功能，讀者可以隨時隨地將自己喜歡的SODA數(shù)字檔案分享到Twitter和Face book。
（二）檔案目錄整合加值
檔案整合目錄檢索系統(tǒng)是利用單一接口檢索多種檔案數(shù)據(jù)庫，旨在于鼓勵大眾能更普遍地了解檔案價值并起到檔案應(yīng)用加值服務(wù)的目的。澳大利亞國家檔案館編制各種檔案目錄檢索工具，如研究指引（re？ search guide）、Fact sheet和在線檔案目錄檢索。其中在線檔案目錄檢索主要包括查詢文書檔案的Re？ cord Search和查詢照片的Photo Search。
Record Search大約收錄六萬個系列文書檔案、九千個檔案產(chǎn)生者和寄存者（包括機關(guān)、個人和組織）的詳細(xì)數(shù)據(jù)、800萬個檔案項目（案卷、地圖、海報）及120萬個數(shù)字影像。Record Search提供的檢索方式有簡易檢索及進(jìn)階檢索兩種，簡易檢索主要提供關(guān)鍵詞（或名稱）、日期、典藏地、參考號和查詢層次等字段，進(jìn)階檢索則是在聯(lián)邦政府檔案系列系統(tǒng)（Commonwealth Record Series（CRS）System）架構(gòu)下提供組織、機關(guān)、系列、項目或所有層級的檢索。Record Search檢索結(jié)果以三層格式呈現(xiàn)，第一層的檢索結(jié)果告知使用者，符合檢索值的數(shù)據(jù)數(shù)量，僅列出層次和符合的項目數(shù)量。如果要更有效率檢索澳大利亞國家檔案館有關(guān)個人的館藏檔案，可以使用Name Search進(jìn)行搜尋，讀者可輸入家族姓名后，再選擇檔案類型后進(jìn)行檢索，其檢索結(jié)果則從Record Search中檢索而來。
Photo Search是檢索澳大利亞國家檔案館館藏照片的檢索工具，目前該數(shù)據(jù)庫收錄有16萬張照片影像供在線瀏覽。其檢索方式可采取簡易查詢及瀏覽查詢兩種。簡易查詢以照片相關(guān)的關(guān)鍵詞、詞組、系列號碼、影像號碼及條形碼號等來查詢，亦可同時以照片日期來查詢。瀏覽查詢則是以主題來瀏覽圖片的查詢結(jié)果，約可瀏覽從1860年到1996年澳洲國家及城市人民生活的照片5萬5千張。Photo Search檢索結(jié)果則顯示照片的相關(guān)信息，包括題名、日期、主要主題、次要主題、影像號、條形碼、典藏地、其他系列相關(guān)案件及系列編號等，使用者并可直接在在線瀏覽影像。[3]
近年來，澳大利亞國家檔案館十分重視檔案目錄檢索系統(tǒng)的整合。2008年7月8日澳大利亞國家檔案館宣布，在未來的幾年內(nèi)，澳大利亞國家檔案館將建立一個移民記錄在線查詢系統(tǒng)平臺，即“共建澳洲家園”（Making Australia Home-Your family migration re？ cords），目前該平臺已初步建成。
（三）數(shù)字檔案教育加值
數(shù)字檔案自從上世紀(jì)90年代美國推動“美國記憶”（American Memory）數(shù)字檔案計劃以來，即因具有不受時空限制、提供多媒體館藏及館藏信息經(jīng)過組織整理與分析等特質(zhì)，使其成為教學(xué)的新場域。數(shù)字檔案教育加值是指檔案館藏機構(gòu)將數(shù)字化后的各項檔案文化素材放置在網(wǎng)絡(luò)上，提供使用者查詢及欣賞或作為教育的教材，從而大幅提升檔案文化傳播、教育與研究的檔案加值活動。[4]
澳大利亞國家檔案館在其主頁設(shè)置有教育資源專區(qū)，提供聯(lián)邦、移民、國防、情報、外交政策和土著等六大主題的教育資源，圖文并茂地展示了澳大利亞的政治、文化和社會歷史。上述各類主題下又分別提供數(shù)個主題教育網(wǎng)頁，用戶可以點擊這些網(wǎng)頁進(jìn)入，從而看到百年以前的原始檔案。此外，澳大利亞國家檔案館主頁還專門為5-12年級的學(xué)生設(shè)置有Vr-room（Vir？ tual Reading Room）在線教室，內(nèi)容包含藝術(shù)與娛樂、健康與福利、國際關(guān)系等9大主題。Vr-room在線教室的每一件館藏都有屬于它的描述，內(nèi)容包括標(biāo)題、日期、產(chǎn)生者、媒體形式及版權(quán)聲明等信息，該館亦針對每一件館藏編寫學(xué)習(xí)內(nèi)容，學(xué)生可通過學(xué)習(xí)內(nèi)容的信息了解館藏內(nèi)容及其教育價值。為便利使用者利用此教育網(wǎng)頁，注冊登入該網(wǎng)站后，還可針對各館藏紀(jì)錄進(jìn)行儲存并標(biāo)注學(xué)習(xí)心得。[5]
數(shù)字學(xué)習(xí)已被視為是提升檔案教育質(zhì)量、改善教育資源管理的有效途徑，因此世界各國重視并積極發(fā)展數(shù)字學(xué)習(xí)；數(shù)字檔案是針對檔案文化資源進(jìn)行組織整理，所具有的優(yōu)勢及多元特質(zhì)，使其成為建立數(shù)字學(xué)習(xí)環(huán)境的最佳組件。[6]澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站的數(shù)字檔案教育加值應(yīng)用融教育和檔案為一體，將原始的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為生動形象的教育素材，并完整地融入在線課堂服務(wù)之中。澳大利亞國家檔案館重視檔案教育和充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推廣檔案文化知識的思路值得我們思考和學(xué)習(xí)。
三、數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)展望
檔案為人類知識的累積，隱含著價值無限的知識和文化信息。數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)是實現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化的重要途徑和措施。加速數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)是信息科技時代的重要課題。數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)應(yīng)積極從以下三個方面入手：
篇13
數(shù)字時代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來各種各樣的沖擊，數(shù)字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來，檔案管理和利用如何適應(yīng)數(shù)字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問題.
開展檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)對以下四個方面工作引起重視：一、牢固樹立效益觀，重視檔案數(shù)字化對象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統(tǒng)，完善的目錄數(shù)據(jù)庫；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)
數(shù)字時代給我們的生活方式、工作方式甚至思維方式將帶來各種各樣的沖擊，數(shù)字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來，檔案管理和利用如何適應(yīng)數(shù)字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的主要問題.
開展檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)對以下四個方面工作引起重視：一、牢固樹立效益觀，重視檔案數(shù)字化對象的前期鑒選工作；二、建立全面，系統(tǒng)，完善的目錄數(shù)據(jù)庫；三、重視電子檔案的收集和管理；四、加強檔案現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。
數(shù)字檔案是電子信息技術(shù)在企業(yè)各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的必然產(chǎn)物，因此檔案數(shù)字化管理是檔案管理適應(yīng)時代要求的具體體現(xiàn)。檔案數(shù)字化管理是檔案管理結(jié)合計算機軟件技術(shù)共同實現(xiàn)的，在數(shù)字化管理技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用階段，顯現(xiàn)出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端。針對檔案數(shù)字化管理存在的弊端，建議把握幾個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。本文從探討新時期檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā)，分析了當(dāng)前實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理存在的問題，最終提出積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的對策，以供相關(guān)人士參考。
檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。
檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。檔案信息化工程建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。
雖然說，今后的檔案管理費由財政來買單，但是，如果現(xiàn)有的大量檔案管理并不能產(chǎn)生社會效益，服務(wù)于民眾和企業(yè)的需求，繼續(xù)高成本維持是否有必要？
據(jù)報道，中央組織部、人力資源社會保障部、發(fā)展改革委等五部門本周聯(lián)合下發(fā)通知，明確將于2015年1月1日起取消流動人員人事關(guān)系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉(zhuǎn)遞費，各地要將相關(guān)經(jīng)費納入同級財政預(yù)算。
此前，新華社曾報道，全國200多個地級市，每個市每年收費少則數(shù)百上千萬元，大城市動輒上億元，全國每年收取的檔案保管費至少達(dá)數(shù)十億元。但這筆錢怎么花，一直缺少明白賬。
如今，不合理的檔案費終于取消，而且取消日期也比預(yù)期提前了一年--根據(jù)2012年的《關(guān)于降低部分行政事業(yè)性收費標(biāo)準(zhǔn)的通知》規(guī)定，檔案保管費“三年后自動取消”。對于多如牛毛的行政收費清理，就應(yīng)當(dāng)有這樣的緊迫感和高效率，能早一天做到的事，就沒必要再拖。
檔案管理費的取消，是順應(yīng)民意之舉。但檔案制度的改革不能止步于此，要看到，管理費問題只是檔案制度弊病的一個方面，檔案制度，是計劃經(jīng)濟(jì)時代的產(chǎn)物，在市場經(jīng)濟(jì)體制已確立，“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)換的今天，舊有的檔案制度越來越不能適應(yīng)時代的需要。
人事檔案最初是作為考核干部的重要依據(jù)，由于這樣的制度設(shè)計初衷，后來這一制度被當(dāng)成“職業(yè)誠信記錄”服務(wù)于就業(yè)，難免產(chǎn)生種種問題。例如，檔案的不透明管理，使得公民對自己的檔案中裝有哪些記錄一無所知，現(xiàn)實中，公民因為自己檔案中莫名其妙出現(xiàn)污點記錄，而四處碰壁的事情屢有發(fā)生。
