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檔案是醫院重要的信息資源,檔案管理越來越受到人們的關注與重視。隨著醫學技術的提高,醫院管理力度不斷加大,對醫院檔案工作也提出了新的要求。檔案工作由保管、記錄活動的證據,變為確保這種證據的確實產生,進而確保上述活動本身有可信證據作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者,變為檔案遺產的積極塑造者,從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者,變為在檔案形成過程中,明確歷史責任感的積極干預者。醫院應結合本單位的實際情況,有的放矢狠抓薄弱環節,推動檔案工作發展,從而更好地服務于醫療、教學、科研等各項工作。當前醫院檔案管理仍有不盡如人意之處,如醫院領導重視不夠,檔案意識不強;檔案管理格局混亂,管理機構不健全、管理職能不明確,等等。要做好醫院檔案管理工作,醫院的檔案管理必須適應新形勢的發展,調整管理思路,改進工作方法,著力解決當前客觀存在的突出問題,促進檔案工作步入規范化、標準化、制度化軌道。在提高管理人員素質和強化全員檔案意識的同時,要健全檔案管理制度,建立檔案管理的新模式,最重要的是改變重管輕用的現狀,多途徑地開發利用檔案信息資源。此外,要強調管理現代化,不僅要設備配置現代化,還要管理標準規范化,管理技術及管理思想現代化。筆者認為,醫院檔案管理存在如下問題:

一、檔案管理意識淡薄

醫院里不少同志,尤其是領導干部的檔案管理意識還較為淡薄。因為醫院領導大多來自于臨床部門,缺乏檔案工作的知識,一貫重視醫療護理人員素質和技能提高,在規劃醫院人才培養體系時,往往會對衛生技術人員培養作為重點,忽略檔案工作人員知識提高和更新的必要性,對檔案工作需要規章制度、依法保管、依法利用、學習和借鑒國內外先進管理經驗和技術的認識不足,認識不到檔案在醫院管理中的重要性和必要性,檔案利用率低。同時,檔案在醫院工作中發揮作用和開發程度不夠,也導致醫院領導和職工對檔案工作的認識有偏差。由于對檔案重視程度不夠、檔案信息資源開發不足,造成檔案利用率不高。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證,是實現檔案科學管理的前提。醫院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓,與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳醫院檔案管理的意義,加強檔案法律法規學習,使全院干部職工充分認識檔案的重要性,認識檔案與醫院日常工作的密切關系,更好地支持檔案管理工作。

二、沒有建立科學的檔案管理體制和機制

檔案管理體制和機制不健全、不完善,醫院檔案工作業務受上級檔案業務主管部門指導,工作關系受本單位領導。這種不健全、不完善的檔案管理體制和機制,必然導致醫院檔案管理混亂。在確定醫院檔案發展方向、檔案管理結構、檔案工作人員的業績考核時,單位領導和業務主管部門往往因為評價的指標和要求不同經常會出現矛盾,檔案管理人員會出現無所適從的現象。另外,由于檔案管理體制和機制不健全、不完善,也會導致輕視檔案管理工作。如,目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責,而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少,沒有統一規范的醫院檔案管理模式;有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集,造成檔案收集效率不高,信息管理與檔案管理嚴重脫節,失去了檔案工作的完整性,醫院信息資源缺乏整合性,跟不上新時期發展的需要,不利于科學管理。

三、檔案管理人員素質不高

檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄,是最可靠的固化記錄物,最具有權威性和憑證性。尤其是獨一而珍貴的歷史性檔案資料,一旦損毀、消失其原始原貌,無法復原再生,其損失無法估量。對醫院來講,檔案是醫院重要的信息資源,在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮著重要作用。因此,檔案作為一種社會事物,之所以得到精心呵護,關鍵在于它的有用性,不斷強化檔案管理,對于保護檔案資料,提高檔案服務質量,充分發揮檔案無可替代的憑證作用,至關重要。隨著醫院檔案管理工作的逐步建立與完善,對醫院檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案工作者只有端正思想、更新觀念、加強學習、提高素質,才能促進醫院檔案管理工作再上新臺階。目前,檔案專業人員素質參差不齊,與時展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少、專業知識老化、知識面較窄、知識結構不合理、學歷普遍較低、高層次的檔案專業人才較少,這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展,缺乏創新和活力。同時,檔案管理人員工作變動較大,給檔案管理帶來較大困難。檔案管理是專業性較強的學科,管好用好檔案需要有一定專業知識的人才,特別是在長期管理過程中所積累的知識與經驗對檔案管理很重要,而一些醫院的檔案管理人員經常變動,致使已經培養好的檔案人員發揮不了作用,而新的人員需要重新開始培養,給檔案管理帶來較大困難。因此,醫院要重視人才培養,提高人員素質。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃,通過專業培訓、知識更新、進修學習等,提高業務水平,建立檔案管理人才梯隊,適應檔案業務發展,推動檔案管理水平的提高。

四、檔案工作硬件投入不足,檔案現代化管理水平不高

由于一些醫院資金緊張,檔案工作硬件投入不足。沒有現代化的設備,要跟上時代的發展步伐就是一句空話。要不斷加強基礎設施建設的投入,按照檔案管理的要求,檔案管理要配備計算機、復印機、掃描儀、防磁柜、空調、刻錄機、滅火器、加濕機、溫濕度計等一系列硬件設備,裝密集架檔案柜,科學安排檔案柜架的排放和檔案存放布局,制作柜架檔號標簽,做到各類檔案排架整齊美觀、檔案存放規范合理、檔案查找醒目方便,但現實生活中一些單位檔案用房狹小,不符合檔案保管的標準;檔案管理設備陳舊,管理技術落后,醫院使用計算機及網絡技術管理檔案的較少,不少醫院還采用手工收集、檢索,不利于檔案的收集、利用和開發,也制約了檔案事業的發展。要充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用,利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能,加大電子檔案管理相關規范的宣傳教育,使檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現,使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

五、檔案管理工作規范化、標準化程度不夠

由于檔案不能直接為醫院創造經濟效益,特別是有些醫院主管檔案工作的領導對檔案工作存在價值認識不足,對其作用把握不準,因此檔案管理工作規范化、標準化程度不夠。一是檔號不規范,沒有目錄號,一卷多冊現象較多;二是案卷標題不規范,有標題但不能反映主題內容,或標題缺少基本要素、甚至沒有案卷標題等現象;三是大部分案卷缺少卷內目錄,以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用;四是許多案卷未標頁碼,如果使用中掉頁很難發現;五是組卷混亂,如有按時間組的,也有按職能部門管轄權限組的,還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一,有的一兩頁紙一文一卷,有的五六百頁紙一類一卷。在市場經濟發展過程中,醫院注重經營而輕視了檔案,落實檔案管理工作的規范化、標準化更是沒有被提及。

(作者單位:南陽市中心醫院)

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一、檔案管理工作的現狀

（一）缺乏完善的制度。當前，很多檔案人員工作不夠認真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業務不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規范。這樣將造成檔案資料出現遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關職責未明確下來，造成檔案管理工作容易出現錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員，導致檔案的分類、歸檔及管理不規范，從而影響了檔案資料的準確性和完整性。

（二）硬件設施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經常造成資料丟失并出現損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進行。甚至有很多單位還沒有配置計算機等設備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。

（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規范，如未能及時立卷與歸檔，也沒有按照規定進行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導致一些珍貴的文件、案卷在反復調閱的過程中，將難以避免出現損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設缺乏正確的認識，認為僅僅需要將紙質信息輸入到計算機內即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。

（四）人員素質有待提升。當前，檔案管理人員素質還需要進一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現有人員基本上是兼職的，很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應的培訓工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業務能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現檔案信息遺漏的問題。

二、檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業性較強，需要按照《檔案法》中的相關規定，與實際情況結合起來，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責的部門或個人，應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認識做好檔案管理工作的意義，而單位要規范檔案管理體制，并把這項工作納入議事日程，并制定相關規定，加大對相關工作人員的監管力度，督促他們履職盡責，能夠不斷規范自己的行為。

（二）增加投入，購置設備。要充分考慮到實際情況，建立標準化的檔案室，并配置掃描儀、計算機、復印件、防磁柜等設備。在當前信息時代下，以往人工操作的模式已經逐步被淘汰，要加大對先進技術、設備的應用，加快檔案管理軟件的開發，確保檔案的立卷、編目、檢索、統計以及借閱等可以正常開展。要轉變以往手工操作的方式，使用計算機進行管理，可以有效提升信息儲存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實現了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業人員負責管理，嚴格規定進入權限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設置專門負責檔案管理的機構，安排專人管理，將專用箱柜等基礎設施配置完善。明確保管期限。對于已經超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀。

（三）主動提供檔案服務。第一，對檔案實行精細化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規范、高效。第二，充分發揮先進設備的作用，如利用計算機、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺階。第三，要有正確的檔案服務意識，改變以往被動的狀態；要主動了解檔案利用者的需求，以便提供相應的服務。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎上，認真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠將有價值的檔案資料準確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據相關流程與規范，將檔案資料及時收集起來，防止出現混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創造條件。

（四）加強檔案信息化管理。在社會發展與變革的過程中，檔案管理工作出現了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發揮計算機的優勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進設備用好，發揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進行。還要將自動化辦公系統利用起來，在檔案管理工作中，能夠實現自動檢索，確保利用者可以準確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運用正規的信息管理平臺，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。

（五）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員要及時轉變觀念，加強學習，跟上時展步伐，掌握更多先進的知識與技術，如檔案管理知識、計算機網絡技術等，確保檔案管理工作能夠順利進行。同時要不斷拓寬知識面，懂得檔案的標引、檢索、編研等業務，并能夠自覺落實各項檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓工作，加強檔案相關法律法規的宣傳，切實增強檔案管理的責任感，能夠主動完成各項檔案管理任務，避免檔案資料出現損壞、丟失等問題。要精通業務，做好檔案服務工作。

三、結語

總之，現階段形勢為檔案管理工作帶來了巨大的考驗，需要盡快提升信息化水平，規范工作流程，才能滿足當前檔案管理工作的需要。對此，需要提高對檔案管理工作的重視，通過健全各項規章制度，增加資金投入，加快人才隊伍建設，為檔案管理工作的順利開展提供堅實保障，確保檔案資料的應用價值得到體現。

【參考文獻】

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一、檔案管理的發展概述

檔案管理在我國經濟社會的發展過程中具有悠久的歷史，從古代我國產生檔案開始，就逐漸衍生出有效的檔案管理模式，為檔案管理工作服務。在古代，出于對檔案進行有效管理，建立了相應的管理機構，經過多年的發展，檔案管理機構經歷了從無到有、由簡單到繁瑣的演化。隨著我國逐漸發展，國家檔案機構的建立也逐漸趨于現代化，這一時期的檔案管理工作開始獨立出來，在各種機關、部門中都形成了專業性的檔案管理機構，形成了以機關檔案室為中心的檔案機構體系。像現在有新修建的高標準檔案室，各單位每十年要向檔案館移交檔案，檔案管理既有紙質的，還有電子檔案，有業務指導，培訓班，等 。但總體說來，近年來我國的檔案管理機構在工作中還是不夠成熟，檔案管理機構之間的聯系不夠緊密。隨著改革開放程度逐漸加深，當代我國檔案管理逐漸成形，通過各級檔案行政管理主體的確定，新的檔案管理逐漸產生，在發展的過程中又經過了多次發展和調整，當前我國已經建成了兼顧集中統一理念和條塊結合理念的檔案管理，但就當前的形勢而言，我國距離建立統一的國家檔案管理還有一定的差距。我國當前的檔案管理具有一定的科學性、民主性以及靈活性。

二、檔案管理的現狀

針對科學技術以及知識產權單位而言，加強檔案管理是日常工作中的一個重要組成部分，科學技術以及知識產權對于社會經濟的發展具有十分重要的意義，對各種科學技術以及知識檔案進行有效的管理，有助于對各種檔案的有效利用。檔案行業的改革具有與我國其他行業改革不同的特點，通過不斷發展，我國的檔案管理已經開始推行宏觀管理模式，并且實現了依法行政的運行機制。在不斷改革的過程中，促進了一批現代化的檔案管理機構的產生與于發展，已經形成了高標準的檔案管理室，各個單位每十年要向檔案館移交檔案，進行各種檔案的更新，在檔案管理過程中也形成了電子檔案管理模式……檔案管理是國家行政管理過程中的一個重要內容，它的改革不僅會受限于國家的政治、經濟、文化等環境的影響，也會受到檔案管理目標、資源等方面的影響。盡管我國的檔案管理工作已經取得了很大的成就，但是在日常的管理過程中還是存在一些問題。

1.檔案管理過程中存在滯后現象

檔案管理對于一個國家的檔案管理工作的發展具有十分重要的意義，各種檔案信息能夠促進我國經濟快速發展，檔案管理工作的促進作用是一種持續性的過程，檔案管理的改革應該與我國的經濟體系的改革成正比，但是在實際的改革過程中，檔案管理的改革相對比較落后，導致很多檔案管理工作混亂無序。

2.檔案管理工作中出現黨政合一、政事不分的現象

當前我國的檔案管理工作中，黨的職能與國家的職能存在一定的差距，國家對檔案進行管理的根本目的與黨進行檔案管理工作的目的是不同的，很多人認為黨和國家對檔案管理工作是負有直接責任的，但是對兩者職能的不同沒有準確的理解，因此在檔案信息的利用方面存在一定的問題，不能積極發揮檔案信息的作用。此外，在檔案管理過程中還存在政事不分的問題。在工作過程中，如何獲得更高的效率是工作中一直追尋的目標，對于科學技術以及知識產權單位而言，其中的每一個體系的功能都具有多向性，這種管理體系對于單位的發展有積極的促進作用，但是對于檔案管理工作則不太適用，甚至有可能導致檔案管理工作過程中資源浪費、改革停滯的現象。

3.從事的檔案管理的部門的或者機構的職能不夠明確

當前我國檔案管理貫徹的核心思想是“局館合一”，在檔案管理機構中職能的實施不夠明確，檔案管理機構更多的是向行政化的方向發展，對于檔案事業的發展具有十分嚴重的阻礙作用。

4.當前我國檔案管理領導機制不統一，謀劃以及分工不夠明確

從我國開始設立檔案管理機構開始，經過多年的發展，檔案管理機構的隸屬管理關系在不停變化，這導致我國檔案管理機構在職能、規模以及構成等多多方面都形成了一些差異，我國檔案管理領導機制不統一，阻礙檔案管理事業的發展。另外，當前我國檔案管理在不斷改革的過程中一般是采用統籌謀劃以及明確分工的經營方式，系統專業主管部門與地方行政管理部門之間的協調性不夠，導致檔案管理在改革的過程中不能形成統一管理。

三、加強檔案管理改革效率提升的措施

檔案管理的改革對于我國檔案管理工作的發展有著十分重要的意義，為了加強檔案管理改革不斷深入推進，可以從以下幾個方面著手。

1.更新傳統的檔案管理的理念

長期以來，檔案管理都是傳統的紙質版的管理模式，但數字化逐漸成為一種發展趨勢，近年來在一些城市中已經開始實施數字檔案管理，與傳統的紙質檔案管理形成了互補。在實際的管理過程中，仍然要保持對檔案管理人員的思想觀念的改革，讓檔案管理人員能明白檔案信息資源的重要性以及進行改革對檔案管理工作的意義，改變傳統的繁復的管理模式，利用現代化的管理方法對檔案管理效率進行提升。尤其是針對科學技術以及知識產權單位而言，對各種科學技術進行管理時應該要結合信息時代的背景，改變傳統的檔案管理理念，要定期對檔案管理人員進行相應的宣傳，宣傳各種先進的檔案管理知識和理念，在當前已經取得的成績的基礎上，促進人員采取更加高效的檔案管理模式。

2.加強檔案管理改革中的全新構架設置

在當前的形勢下，單位的檔案管理工作對于檔案管理部門的公共服務和管理的職能的強調更大，在檔案管理過程中實現從中央到地方的檔案管理過程中的業務監督和指導。檔案管理的組織構架不當是我國檔案事業在不斷發展過程中的一個核心研究問題，在檔案管理全新構架設置方面，應該要從上至下建立完善的檔案機構，加強我國檔案管理領導機制的統一，任何單位或者機構在進行檔案管理時應該要與國家檔案管理機構的職能進行協調，為企業或者單位的檔案管理工作奠定堅實的組織基礎。

3.加強數字檔案室的建設以及完善

對于對科學技術以及知識產權單位而言，檔案管理工作中一個重要的部分就是要加強數字檔案室的建立，當前在科學技術檔案的管理過程中已經形成了電子檔案，為了加強電子檔案的效用的發揮，還應該要加強數字檔案室的建立，為電子檔案的發展提供硬件條件和基礎。加強數字檔案室的各種基礎設施的建設和完善，首先加強網絡建設，由于科學技術檔案管理的特殊性，在數字檔案室的建設過程中，要建立相對獨立的檔案數據網絡，在進行數據交換時，要采取嚴格的安全措施，以保證檔案信息的安全性。其次要對數字檔案室的硬件環境進行建設。由于科學技術以及產權相關的檔案內容量十分巨大，因此在數字檔案室的硬件建設過程中，要配置滿足檔案存儲、查詢等需求的各種服務器、掃描儀、打印機等設備，以滿足海量的檔案信息處理需求。第三，還應該要加強檔案管理中的軟件建設，無論是檔案的整理收集，還是存儲分享，軟件建設工作都是不可或缺的一個重要部分。在配備軟件資源時，要選擇穩定的、安全可靠的操作系統，選用能夠滿足各種資料信息和數據管理的需求，要選用對應的掃描軟件和圖像處理軟件，對檔案信息進行有效地處理，實現電子檔案文檔與各個工作辦公系統的銜接。

4.逐步實現檔案法制化建設

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1、土地檔案思想認識不到位

當前，國土資源管理部門都把加強土地檔案管理工作放在重要位置，積極開展檔案升級達標活動，但有些同志思想認識上存在著偏差和誤區，檔案意識淡薄現象依然存在。一是思想觀念陳舊。沒有把土地檔案工作放到夯實基礎的戰略高度去認識，對檔案工作缺乏必要的了解，存在檔案工作是一般事務性工作、沒有業務工作重要的思想，對土地檔案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好檔案工作和怎樣加強檔案管理工作。二是重視程度不夠。沒有認識到土地檔案在當前信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財力，往往是得不償失，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。三是管理意識不強。不注重日常土地資料的收集與積累，不用時檔案資料隨意亂擺亂放，要用時到處翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的資料沒有及時歸檔保存，造成檔案資料丟失、遺漏，無據可查，給工作造成了隱患。

2、土地檔案收集整理不規范

隨著經濟社會的不斷發展，特別是土地調查、新農村建設和萬頃良田建設等工作的開展，使土地檔案涵蓋面進一步擴大、內容更加廣泛、形式更加多樣，除紙質檔案外，照片、錄音、錄像、實物等檔案不斷增多。這些文件資料對地籍管理、土地確權、土地利用規劃、耕地保護和執法監察等國土資源管理工作起著重要的作用，但在土地檔案文件收集整理環節上，常常曝露出一些問題，存在“四重四輕”的現象。一是重文件，輕報表。收集的大多數是單位和部門的紅頭文件，而本級在工作活動中形成向上報送的各類材料和表格存檔相當少。二是重文書，輕實物。注重收集文件、會議材料、內部刊物等經收發登記和流轉的資料，忽視照片檔案、電子聲像、榮譽獎勵、科技檔案等實物檔案的整理，實物檔案庫存量較少。三是重類別，輕單項。重視加強綜合文秘類、地籍管理類、建設用地類等檔案資料的歸檔，采取限時催交、全面核查、及時歸檔等措施，確保保存完整，但是對突擊、臨時的單獨項目檔案卻很少收集，有的雖然收集了，也是隨意堆放，或私自留存備查，沒有進行系統整理。四是重數量，輕質量。土地規劃、土地登記、土地出讓、土地征（轉）用等檔案都能做到門類齊全、案卷完整，數量清楚，但質量不高，要求不嚴，圖紙折疊、頁碼標注、檔案裝訂等不符合規定，有的甚至對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況，制約了檔案規范化管理進程。

3、管理體制不健全

一是職責不明確。國土資源管理工作量大、任務重，由于受編制限制，檔案管理人員一般由辦公室人員或勤雜人員兼任，專兼職檔案人員配備不到位，職責不明確，文件資料收集整理歸檔知識缺乏，難以獨立完成立卷歸檔工作任務。二是制度不健全。土地檔案有的規章制度沒有建立健全，管理流于形式，隨意性大，工作中形成的文件資料在歸檔、保管、利用方面缺乏制約機制，檔案資源個別流失，存在斷代現象。三是管理力量薄弱。土地檔案管理人員缺乏，兼職過多，變動頻繁，不能專心從事檔案管理工作，有的甚至沒有經過專業檔案知識系統培訓就上崗，檔案專業化程度不高，業務不熟悉，運用現代化管理手段較少，致使檔案管理水平差，質量不高，檔案使用利用

率低。

二、加強土地檔案管理工作的幾點思考

1、統一思想，提高認識，切實更新土地檔案工作的新觀念

一是端正態度，提高認識。土地檔案事業是一項崇高的事業，是國土資源管理工作一個不可缺少的方面，要本著“對歷史負責，對現實負責，對未來負責”的態度，切實提高對土地檔案工作重要性和必要性的認識，把檔案管理工作真正列入議事日程，貫穿工作始終，作為一項經常性、基礎性工作常抓不懈，緊緊圍繞“依法治檔、科技興檔、強化服務、發揮效益”要求，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二是深刻理解，增強責任感。全面理解“三要求”，即：“抓好檔案工作是對歷史、現實和未來負責的必然要求”，“抓好檔案是當今信息化發展的必然要求”和“抓好檔案工作是經濟社會發展的具體要求”的重大意義和深刻內涵，增強做好土地檔案工作的責任感和使命感，提高檔案工作的自覺性。全面加強檔案法律法規學習，增加必要的投入，積極主動匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，不斷提升土地檔案管理質量和公共服務水平，發揮檔案的信息資源共享作用，切實擔負起土地檔案的承上啟下、內外聯系、協調各方的

重任。

2、強化培訓，健全制度，不斷注入土地檔案事業發展新動力

一是著眼長遠發展，加強土地檔案隊伍建設。做好土地檔案工作，需要一支精通業務、甘于清苦、開拓進取、求真務實的高素質隊伍，要圍繞提高整體素質，增強創新能力的要求，將熱愛檔案管理工作、細心勤快的人員選配到土地檔案管理的崗位上來，在政治上給予關懷，在工作上給予關心，在生活上給予關愛，營造良好的工作環境，充分激發他們的潛能和熱情，主動擔負起檔案工作資政育人、傳承文明、服務大局的重任。二是著眼長期建設，強化土地檔案業務學習培訓。一方面積極選送檔案人員參加檔案部門組織的業務培訓，采取“請進來、走出去”的辦法，提高檔案人員的實際操作技能和業務指導能力，確保相互協作、和諧發展，另一方面根據檔案工作發展的需要，適時舉辦土地檔案基礎知識和業務技能培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，培養適應檔案工作發展的合格人才，促進檔案工作健康、平衡發展。三是著眼長久建設，完善土地檔案工作制度。按照檔案工作目標管理考核制度的要求，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業務工作程序，納入崗位目標管理制考核內容進行考核，切實調動檔案工作的積極性和創造性。建立健全督查機制，加強協調聯系和督促落實，強化對檔案工作的檢查，努力抓好“四有”，即：有專（兼）職檔案人員、有檔案管理制度、有檔案保管箱柜、有檔案實體保存。

3、突出重點，規范管理，努力開創土地檔案工作發展新局面

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一、現階段事業單位檔案管理現狀分析

事業單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現狀的存在導致了檔案管理的現狀存在著很多的問題。主要表現在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。

1、檔案管理認識不足、意識薄弱

在日常的檔案管理工作中，經常出現的就是檔案管理的意識薄弱，出現這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔、服務性的工作，對事業單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設置不合理等。

2、軟硬件設施薄弱

做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎設施、技術水平及資金投入情況都要求很高，很多事業單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導致了事業單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設施而導致檔案管理工作停滯不前，沒有表現出良好的效果，也沒有發揮檔案管理工作對事業單位日常管理工作的作用。

3、事業單位檔案管理制度有待于完善

無規矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規存在很多的漏洞，導致了很多的事業單位自身也沒有關于檔案管理方面明確的制度設置，導致了工作上存在了一定的空白，嚴重影響到了事業單位檔案管理工作的順利開展。

二、完善事業單位檔案管理工作的幾點建議

1.提高對檔案管理的重視

提高對檔案管理工作的重視就是改變過去那種把檔案管理當做可有可無或者輔、服務性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業單位管理水平提高的重要內容，只有提高對檔案管理的重視，才能從認識或者思想觀念上進行扭轉。一方面應該加強事業單位領導對檔案管理的支持和認同，這是做好檔案管理工作的首要任務和前提；另一方面也需要通過培訓、學習等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責任感，從而提高他們對本職工作的重視。

2.加大對檔案管理工作的投入

檔案管理工作硬軟件設施的不足及專業人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開展，并制約著檔案管理工作的質量和工作效率。對此應該加大對檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財力的支持，提供必要的辦公地點、技術、人員，強化隊伍的建設；另一方面要培養或者引進專業的檔案管理人員，通過他們專業化的指導來不斷的完善和提高管理工作的水平。專業的檔案人員具備豐富的檔案管理知識和經驗，對于管理工作的認識、創新、實際工作的分類等具有較強的優勢，便于事業單位檔案管理工作的開展，為事業單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎。

3、加快事業單位檔案管理標準規范制定

標準規范以及規章制度是事業單位進行檔案管理的基礎，是事業單位進行檔案管理的制度保障，所以事業單位應該加快對相關規范制度的制定。一方面應該建立專門的機構，增設專門的人員；另一方面應該健全檔案管理制度的體系化建設，做好有章可循。

4.增強檔案管理意識，加強檔案現代化進程

增強每一位檔案從業人員對檔案管理工作的重要性認識，提高其綜合素質和工作待遇，調動積極主動的工作熱情，培養嚴謹認真的工作作風，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。

與此同時，加大檔案管理硬件設施方面的投入，配備獨立的檔案庫房并加裝空調、除濕機、檔案柜等必備設施配件。加強檔案信息化發展，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統，充分發揮計算機技術在檔案管理程序中的應用。

5.建章立制，規范檔案管理流程

建立健全簡明實用的檔案管理制度，體現檔案管理工作的合理性、科學性和嚴肅性。加強檔案從業人員的職業道德操守和安全操作規范培訓，杜絕檔案管理過程中出現人為的低級錯誤。

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近年來，隨著國內醫療改革的深入，醫院內部管理水平得到了極大的提升，也取得了一系列的建設成果。在醫療改革的背景下，怎樣加強醫院檔案管理工作成為擺在我們面前的一個重要課題。做好檔案管理對促進醫院發展具有非常重要的意義，它不但是醫療體制改革的必然要求，同時也是醫療改革政策方案得以貫徹落實的有力保障。醫院檔案管理工作一般是收集醫院運行過程中所產生的各類有價值的信息資料，結合這些信息資料，醫院管理者和相關部門能夠作出更加科學的決策。對臨床醫療而言，檔案材料的有效利用可以幫助醫院臨床研究工作更快速地發展。另外，對醫院自身和患者來說，檔案材料是重要的憑證，如果存在醫療糾紛，能夠作為證據使用，由此可見，做好檔案管理工作意義重大。

一、當前醫院檔案管理工作的現狀分析

（一）不重視檔案管理，相關制度不完善。一直以來，檔案管理工作都是醫院內部管理中的薄弱環節，究其原因，主要是檔案管理并不屬于醫療工作的組成部分，不像醫療診斷等工作一樣給醫院帶來經濟效益。因此，大部分醫院的領導常常會忽略檔案管理，他們關心的重點主要是在提升醫院經濟效益方面，而對可以產生科研價值的檔案管理工作并不關心。醫院的領導層常常會在醫療診斷等工作項目上制定出完善的系統的規章制度，但往往不重視與檔案管理工作內容相關的制度建設。另外，醫院內部的工作人員（普通醫務人員與檔案管理工作人員）也并不重視檔案管理工作的有效性，沒有樹立正確的檔案管理意識。比如對醫院檔案管理人員來說，他們往往是各類檔案材料的直接接觸者，但一部分檔案管理人員覺得自己的工作內容僅僅是對這些信息材料進行簡單的歸檔整理，在工作過程中也常常會出現人為失誤。

（二）檔案管理不規范，歸檔內容不明確。當前國內的大部分醫院都存在檔案管理工作不規范的問題，隨著現代科學技術的飛速發展，越來越多的現代化管理技術被廣泛應用于各行各業，但因為醫院內部檔案管理意識薄弱的問題，一些醫院管理者遲遲未將提升檔案管理工作效率提上日程，導致檔案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不規范的問題。比如說一些醫院檔案管理人員連究竟應該對何種信息材料進行歸檔都不明確，即便是對歸檔的信息材料進行了規范，也不以統一的標準作為參照，常常是以檔案管理人員的主觀意愿為主。另外，現代醫學技術飛速發展，醫院檔案信息材料必然會更加豐富，如果我們不對檔案管理工作進一步進行規范，明確檔案材料的歸檔內容，將會在很大程度上制約醫院的發展。

（三）檔案人員的工作能力、綜合素質不高。醫院檔案管理工作是一項復雜系統的工作，對于相關管理人員的專業要求非常高，不僅要求檔案管理人員擁有較強的辦公能力，同時還必須要對檔案管理工作相關的法律法規有深入的了解，擁有較強的協作能力與計算機應用能力。但目前大部分醫院的檔案管理工作人員對專業知識并不精通，在上崗之前并未參加相關的培訓，這樣就非常容易導致檔案管理工作落實不到位，在信息材料的收集歸檔以及后期利用的過程中無法有效開展工作。同時，因為檔案管理人員的管理意識不足，風險意識不強，不具有檔案保管與收集意識，從而導致檔案材料無法得到妥善管理，造成檔案材料的遺失、泄密等嚴重后果。而管理人員職業道德素質存在的問題也會對醫院檔案的管理造成很大的影響，甚至會阻礙醫院的健康發展。

二、新時期下做好醫院檔案管理工作的對策

（一）樹立檔案管理意識，完善檔案管理制度。要增強醫院檔案管理工作的有效性，首先必須要積極更新觀念，樹立現代檔案管理意識。醫院管理人員和檔案工作人員必須要意識到做好檔案管理工作的重要性，要利用學習、培訓、宣傳等多樣化的途徑，讓醫院管理層到普通職工都積極參與到檔案管理工作中來，為促進醫院檔案管理工作科學化、規范化開展打下良好的基礎。此外，醫院檔案管理工作內容豐富，必須要有完善的管理制度作為保障，構建檔案管理工作制度必須要涉及到檔案管理工作的每個流程，我們可以把獎懲制度和激勵制度引入檔案管理工作制度之內，對及時規范完成檔案管理工作的相關人員進行獎勵，而對于工作不積極，存在諸多問題的檔案工作人員給予一定的懲罰。這些制度應該納入醫院內部考核評價機制之中，從而確保檔案管理人員的工作積極性得到有效提升。站在動態管理的視角而言，筆者認為醫院檔案管理制度的建設必須要結合醫院運行實際，組建檔案管理工作小組，挑選出一批工作經驗豐富的檔案管理人員作為組員，共同討論制定檔案管理制度，確保管理制度的科學性和針對性。

（二）提高醫院檔案管理人員的綜合素質。醫院檔案管理工作內容繁雜，現代檔案管理技術的應用對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，我們必須要加強檔案管理隊伍建設，努力提升醫院檔案管理人員的專業素養。其一，作為檔案管理工作人員，必須要樹立責任意識，進一步提升自己的業務水平，積極更新管理理念，通過各種途徑的學習來增強自身的專業素養，努力掌握管理新技能，用現代化的管理手段來增強醫院檔案管理工作效率，推動醫院的健康發展。其二，醫院方面要建立一直高素質、高水平的檔案管理隊伍，把現代化的管理理念引入醫院內部管理工作中，做好針對管理人員的技能培訓，為他們營造更多的提升機會，同時要完善相應的績效獎懲制度，最大限度地激發檔案管理人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設，提高檔案利用率。現代科技的發展和應用要求我們必須要轉變過去那種檔案管理方式，在日常的管理工作中積極應用現代化管理技術。醫院方面應該提高對檔案管理工作的財力投入，提供現代檔案管理工作所需的計算機、掃描儀等設備，推進檔案管理信息化建設。運用計算機網絡技術能夠幫助我們更好地對醫院檔案材料進行保管，不僅可以保證檔案材料的完整，同時也可以幫助檔案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我們還必須要充分挖掘檔案材料的價值，提升檔案材料的利用率，要結合實際需求，把握好檔案保密和公開的規律，及時調整其關系；或者利用有償服務的方式，構建檔案收入和資源提供的良性循環系統，努力豐富檔案數據庫的內容，收集更多有價值的檔案資料，讓檔案材料的價值得以更加充分地發揮。

三、結語

總而言之，醫院檔案管理工作屬于醫院內部管理工作的重要組成部分，對醫院來說非常重要。檔案管理所提供的信息材料能夠為醫院各項工作的開展提供有價值的依據和線索。在當前的形勢下，醫院檔案管理工作同時面臨著機遇與挑戰，我們在努力完善檔案管理工作的同時，必須要準確把握時代脈搏，樹立現代化的檔案管理理念，結合醫院的實際情況，采取有針對性的管理方式，從而推動現代化醫院的建設和發展。

參考文獻：

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一、企業文書檔案管理工作及意義

企業文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進行檔案管理的基礎，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關系，可以將文書檔案管理工作達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發現文書處理部分的不足，可以及時調整。

隨著科技的不斷進步和經濟的快速發展，企業的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計算機應用等都可以運用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。

二、文書檔案管理工作中的現狀及分析

（1）文書檔案管理工作中的滯后表現：緊跟時展的步伐，企業的各項制度都在慢慢創新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進。比如說企業中許多部門和企業已經整改重編，在新的制度下進行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發展的腳步。

（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計算機檢索兩種方式，檔案進行歸類整理后基本處于放置狀態，只有當真正需要的時候才進行相應的查詢。以目前的企業查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進行分類整理和編碼，當需要尋找指定的檔案時可以很快的進行查找。但隨著檔案的數量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計算機檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內容在計算機中輸入，并進行特定的編碼，這需要耗費大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應的技術的支持。

（3）檔案管理人員專業知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應的重視，所以在各個企業單位缺少在文書檔案管理工作的專業技術人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關專業知識，也沒有受過專業的培訓，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質量都相應的降低。特別是在當前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業技能，還需要熟練各種計算機的應用。只有在檔案管理工作人員的專業知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。

三、文書檔案管理工作中的創新措施

（1）管理理念的創新：文書檔案管理理念的創新是在文書檔案管理工作的關鍵。擁有創新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結以往的經驗與不足，時刻報以學習的狀態，學習新的管理模式運用到文書檔案管理工作中去，以不斷學習的姿態對文書檔案管理工作進行新的創新[2]。同時文書檔案管理在創新的同時，應該遵守以大局出發的原則，堅持以單位企業的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進行適當的宣傳，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。

（2）管理形式的創新：文書檔案管理的創新可以是對文書檔案進行數字化的管理。所謂數字化的管理就是將所有檔案都輸入至計算機中，使紙質稿在計算機中備份，這樣更方便進行查詢工作。因此，在輸入過程中應采用更加先進的技術將紙質稿轉化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統，只需要用戶的賬號和密碼就可以進行該檔案的調用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。

（3）協調各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內容和進展。還需要在日常整理檔案的過程中發現不足之處，及時與各部門進行聯系。同時企業也要加強各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進行。

四、結語

綜上所述，各單位企業應該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進行溝通協調，加強各部門間的交流合作。同時運用新型的計算機應用，緊跟時代的發展，提高文書檔案管理的效率，實現文書檔案管理工作的創新，達到更好的標準。

參考文獻：

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（二）信用檔案收集不及時。企業信用檔案具備分散性特點：一是體現在實體分散性上，主要是因為企業信用檔案構成主體較多，包括政府部門、企業和社會其他組織與個人，因為信用檔案實體比較分散，所以極大增加了企業信用檔案管理工作難度。二是體現在外在形式的多樣性上。企業信用檔案主要由各種合同、會計原始憑證、賬單、評估報告和財務報告等構成。由于檔案管理人員對信用檔案分散性特點認識不到位，因為收集工作開展不及時，影響了信用檔案的完整性。

（三）信用檔案管理缺乏時效性。在企業發展過程中，生產規模逐步擴大，新產品研發速度也會加快，從而產生大量信用檔案。這需要企業及時對新的信用檔案進行歸檔，并銷毀過時的信用檔案。對于企業信用檔案管理工作而言，是一個動態的過程，需要確保其時效性，不斷補充并更新信用檔案內容。而很多企業對此認識不到位，導致信用檔案管理時效性不強，很難提升檔案的利用率。

二、企業信用檔案管理工作的對策

（一）完善制度，科學管理。企業信用檔案具備分散性特點，需要將相關資料收集完整，否則會對今后的利用帶來不利影響。企業信用檔案構成主體除了自身以外，還包括政府相關職能部門、社會組織與個人等，為更好地管理企業信用檔案，政府需要建立統一的網絡平臺，確保檔案資料更具時效性。而企業檔案管理人員也要主動轉變過程，及時對信用檔案進行補充，銷毀已經過時的信用檔案。

（二）落實制度，夯實基礎。企業要做好信用檔案立卷、歸檔等工作，這些都是信用檔案實體管理工作內容，涉及鑒定、收集與整理等環節。在企業信用檔案鑒定中，主要包括檔案真實性與具體的價值，需要以發展、全面的觀點進行判斷，將信用檔案保存價值確定下來。因為企業檔案具備分散性特點，所以在收集工作中，需要確定相關主體的收集范圍，避免發生重復、不全面收集的情況。企業要將檔案管理部門職責明確下來，確保在出現問題后可以找到相關責任人，讓信用檔案的收集更加完整，便于更好地開展整理工作。信用檔案實體管理重點內容就是要做好整理工作，并非是把所有信用檔案單獨歸類整理，而是要根據全宗原則立卷，同時編制專題目錄，為今后的利用提供方便。

（三）合理開發，規范利用。為提升企業信用檔案管理工作成效，需要認真做好收、管、用等方面的工作，同時在收集、積累和形成的同時，還要確保保管的規范性。信用檔案與一般檔案不一樣，有很獨特的地方，需要重點保管好信息內容，避免發生泄密的問題，否則會對企業造成嚴重的影響。企業要在做好保管工作的基礎上，加大對信用檔案資源的開發力度，從而實現經濟效益與社會效益的提升。企業要想將信用檔案資源充分利用起來，需要對信用檔案信息進行加工與二次開發，及時開展檔案編研工作，這樣既能夠減少成本投入，還可以提升效益。企業通過由信用檔案制作成的各種多媒體文件，有利于在社會上宣傳企業文化，促進自身的進一步發展。

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（二）檔案管理水平不高。很多疾控中心缺乏完善的檔案管理制度，無法滿足當前形勢下檔案業務發展的要求。一些疾控中心對檔案的整理把控能力不強，未能統一、集中管理檔案，造成大量檔案被分散到各個科室。此外，一些珍貴檔案的收集、整理和歸檔工作不及時，不能充分發揮出檔案的作用，檔案得不到有效利用。

（三）檔案管理不夠規范。從當前疾控中心檔案管理工作來看，還顯得不夠規范，缺乏健全的工作制度，也沒有將相應標準明確下來。在需要使用檔案資料的時候，經常要用大量時間去翻找，從而影響了檔案的利用率，很難真正發揮出檔案的作用。不僅如此，檔案制作過程也不夠規范，書寫很隨意，未留出裝訂線，對之后檔案的裝訂造成麻煩。

（四）檔案管理信息化建設滯后。當前信息技術已經非常普及，將其運用到疾控中心檔案管理中，可以簡化工作流程，節約人力和物力，并讓檔案資料得到妥善保存。現階段很多疾控中心已經開始應用檔案管理信息化系統，不過其功能還不多，實用性有待提升。此外，很多檔案管理人員不熟悉信息技術，工作中仍然以紙質檔案為主，需要進一步加快檔案管理信息化建設步伐。

二、疾控中心檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理工作制度。疾控中心檔案具備不可復制的特征，需要認真開展檔案收集與整理工作，讓檔案管理更加規范，并得到有效利用。對此，疾控中心要結合《檔案法》相關規定，從實際檔案管理工作情況入手，不斷完善檔案管理工作制度，將檔案的收集、整理和歸檔等要求明確下來。比如對檔案收集工作而言，需要及時進行收集，保證檔案資料的完整，不出現遺漏。此外，檔案管理人員還要督促各科室認真收集和整理本科室形成的檔案資料，嚴格落實各類檔案管理制度，確保檔案管理工作更加規范和科學。

（二）注重檔案管理人員的培養。疾控中心領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，設立專門的檔案管理部門，并安排專業檔案管理人員負責。在日常工作中，要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們掌握最新的檔案知識，提升職業道德素養。由于疾控中心檔案管理工作有著服務性與保密性等特點，還要重視思想政治工作，讓檔案管理人員具備較高的政治覺悟，能夠在工作崗位上保持高度的責任心。只有這樣，才能從整體上提升疾控中心檔案管理隊伍的素質與能力，提升檔案管理工作的水平，確保衛生防疫工作順利開展。

（三）提升?n案管理的規范性。疾控中心可以采取檔案兩級管理措施，包括中心級與科級兩種。其中中心級檔案的行政性較強，主要內容有行政文件、人事管理檔案、財務管理檔案；而科級檔案學術性較強，主要形成于日常工作中，檔案資料取決于服務對象，容易發生變化，內容有疫情流行病因分析報告、各類年度分析報告、日常監測報告、免疫規劃檔案、艾滋病患者檔案、結核病患者檔案、慢性非傳染性疾病管理檔案、健康教育工作資料和疫情調查處理材料等。疾控中心要結合實際業務的特征，將檔案兩級管理工作標準明確下來，并成立相應的管理小組，安排專人負責工作，從而讓檔案管理更加規范，便于今后的查詢與利用。

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北京市社區檔案工作起步于上世紀90年代末，2003年，北京市檔案局和北京市民政局聯合印發《關于進一步做好我市社區檔案管理工作的意見》，對加強全市社區檔案管理工作起到了指導和引領作用。全市16個區縣檔案局結合《意見》要求，都制定了社區檔案管理規范性文件，并通過培訓、現場指導、檢查等方式方法加強對社區檔案管理工作的指導。

經過10多年的發展，社區組織和規模有了很大的變化，社區居委會及社區服務站等社會組織承擔著越來越多政府主導下的社會職能工作。社區檔案工作同樣隨著社區各方面的發展而變化。社區檔案內容涵蓋了社區組織機構與管理、黨建、共青團婦女、統戰、老齡、綜合治理和人民調解、人口與計劃生育、衛生、文化教育體育、社區服務與管理、社會保障工作等各個方面，既為社區建設留下歷史見證，也為社區發展積累了豐富的資料。

為深入了解全市社區檔案管理情況，北京市檔案局在2013年10月對社區檔案的門類、數量、管理狀況、經費保障、人員情況及信息化等方面進行了全面調查，通過發放調查表對全市16個區縣220個街道（地區）辦事處，2662個社區進行了廣泛調研，并對部分社區實地走訪。從調研的結果來看，社區檔案工作存在檔案門類較多、數量較大，庫房及設施設備不能滿足安全保管的需要，信息化不能適應現代化管理的需要等狀況。

（一）社區檔案的門類和數量情況

各社區一般保存有文書、科技、會計、聲像、電子、實物等多種門類和載體的檔案，并編制了案卷目錄、歸檔文件目錄等必要的檢索工具。文書檔案是社區檔案的主體，主要包含民政救助、勞動保障、計生、老齡、殘疾、治保調解、經濟適用房和廉租房申請、社會化管理等業務工作檔案。截至2013年10月底，全市社區室藏檔案總數1828587卷/件，其中文書檔案1425302卷/件，會計檔案29108卷，科技檔案9785卷，設備檔案9089卷，照片檔案418987張，實物46544件，電子檔案151298件（圖1）。

（二）社區檔案管理情況

各社區檔案工作一般歸屬社區黨委分管，社區承擔的社會服務職能的增多以及各類型業務檔案的增加，迫切要求社區黨委進一步強化檔案管理工作，加大建章立制，配備庫房、檔案專柜等。

1.社區檔案管理制度建設情況。社區逐步建立了歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀、換屆交接等一系列檔案管理制度。全市2662個社區中，有1990個社區制定了歸檔制度，占74.8%；有2124個社區制定了保管制度，占79.8%；有1598個社區制定了借閱制度，占60%；有1115個社區制定了鑒定銷毀制度，占41.9%；有1423個社區制定了換屆交接制度，占53.5%（表1）。

2.檔案專用庫房及硬件建設情況。2662個社區中，有484個社區配有獨立的檔案庫房，占18.9%；有2182個社區配有檔案專用鐵皮柜，占81.9%；有855個社區保管檔案場所配備了防盜門窗，占32.1%；有1540個社區配備了滅火器，占57.9%（表2），檔案保管還存在一定隱患。

（三）檔案管理人員及經費情況

1.社區檔案管理人員普遍存在人員少，且流動性強的特點。絕大部分是兼職檔案員，兼職基本都在3項工作以上，有的甚至兼7、8項工作；從身份上看，有的是正式在編人員，有的是聘用人員。據統計，2662個社區檔案人員中，專職檔案人員89人，僅占3.3%；兼職檔案人員2573人，占96.7%；正式在編人員1803人，占67.7%；聘用人員859人，占32.3%（表3）。

2.檔案經費情況

全市所有社區都沒有專門的檔案業務經費，檔案管理工作所需經費一般從社區辦公經費中支出。

3.檔案信息化發展情況

隨著社會信息化的發展和檔案信息化管理的實際需要，社區檔案的數字化管理得到一定發展，整理和保存了一定數量的電子文檔、數碼照片和視頻等。2662個社區中，有357個社區配備了檔案專用電腦，占13.4%；有462個社區建立了計算機檔案檢索目錄，占17.4%。

（四）社區檔案管理存在的主要問題

社區檔案管理是社區開展黨的建設、社區自治、社區文化、社區服務和社區安全等各項工作的重要基礎，雖然各社區檔案管理工作已經取得了一定的進展，但還存在著各區縣社區的檔案管理水平不均衡，同一區縣不同社區之間檔案管理工作水平不平衡的狀況。

1.檔案管理意識比較薄弱

（1）部分社區檔案工作還未形成正常領導體制和工作機制，社區領導對檔案工作重要性認識不夠，對檔案相關法律法規不了解，檔案工作沒有得到應有的重視和關注，檔案管理所需的人、財、物無法得到很好保障。

（2）市、區街道業務主管部門干涉過多，他們為便于本部門專業工作需要，要求社區按照本部門規定建專卷，既干涉了社區的自主管理，又導致社區檔案不能集中統一管理，且重復建檔，給社區檔案管理工作有序開展造成較大的影響。

（3）部分社區工作人員對檔案工作不理解，認為社區搞建檔又多了一項工作，是給自身找麻煩；少數人甚至認為社區不需要建立檔案工作，社區服務中產生的文件材料上交上級對口業務部門即可，本社區不需要歸檔。

（4）部分社區檔案管理人員缺少檔案法制觀念，不熟悉檔案法律法規和相關業務知識。

2.檔案業務保障基礎薄弱

（1）檔案專業人員隊伍建設不到位

社區檔案管理人員配備不到位，部分人員身兼多職，精力不足。檔案員隊伍不穩定，變動頻繁，有些社區甚至沒有配備相對固定的專兼職檔案員。部分檔案人員很少參加檔案業務技能培訓，缺乏基本的檔案管理知識和基本技能，很難勝任和完成檔案管理工作。

（2）硬件建設無法適應檔案工作需要

隨著社區服務職能的拓展，大量各門類和載體檔案產生，檔案保管硬件建設無法適應工作需要的矛盾凸顯。全市2178個社區沒有專門的檔案庫房，有761個社區采用分散保管的方式，檔案保管專柜的容量不足，檔案設施設備不能滿足需求的問題在各個社區普遍存在。

（3）檔案業務經費不足

社區檔案管理工作所需經費是從社區辦公經費中支出，而每年的社區辦公經費也僅僅2萬元左右，能夠用到檔案管理上的經費更是少之又少，這就導致檔案整理保管必備的檔案裝具、專柜等都不能予以保障。

3.檔案管理不規范

（1）檔案工作的機制還未完全建立，檔案工作制度還不健全。由于缺乏統一的協調機制，一些社區業務工作形成的檔案基本處于誰形成誰管理的狀態，部分社區還缺少歸檔、保管、借閱和換屆交接等基本的檔案管理制度，在文件歸檔整理時，有的按上級業務部門要求整理，有的隨自己工作方便整理，既沒實現檔案的集中統一管理，也沒有按照檔案標準規范化整理，且造成文件材料歸檔不齊全，嚴重影響了社區檔案管理工作的有序開展。

（2）檔案信息化工作相對滯后。由于社區經濟條件有限，檔案管理人員素質不高等原因，大部分社區信息化建設比較滯后，仍然采用傳統紙質手段保管檔案，產生的電子文件也沒有歸檔，不僅影響了社區檔案的完整性，也不利于今后的開放利用。

二、做好社區檔案管理工作的對策

社區檔案工作是社區工作的重要組成部分，也是檔案工作的新領域。做好社區檔案工作，需要檔案行政管理部門和社區業務主管部門及社區的共同努力。各級部門要通過各種途徑，加強檔案法律法規的宣傳力度，組織社區人員學習《檔案法》等，提高社區人員的檔案法制觀念；要采取多種形式，宣傳社區檔案工作的重要性和作用，宣傳社區檔案工作與社區建設、與城市文明建設的關系，真正把檔案工作作為社區基礎工作的一項重要任務來抓，做到社區檔案工作與社區各項工作同步。

（一）加強頂層設計，嚴格規范標準

省級檔案行政管理部門要加強與省級民政、社工等部門的溝通協調，爭取相關部門對社區檔案工作的理解和支持，做好全省社區檔案行政規范性文件的制定工作，協調與民政、社工等部門共同制發。積極組織地市縣級檔案局做好規范性文件的宣貫，確定工作目標，提出工作標準，明確工作要求。同時加強對社區檔案工作的宏觀監督指導和調研工作，發現社區好的做法，及時認真研究，總結經驗，樹立典型，做好宣傳和推廣，以點帶面，帶動整個區域社區檔案工作全面提升。

（二）加強溝通協調，做好培訓指導

地市縣級檔案局要加強以下幾項工作：一是加強與本行政區域組織、民政、社工、街道等部門的溝通與聯系，積極為社區檔案工作營造良好環境。二是協調成立社區檔案工作領導小組，由地市縣級檔案局牽頭，民政、社工等部門為成員單位，重點做好相關部門的溝通協調工作，確保社區檔案工作所需的人、財、物等得到充分保障。建立社區檔案工作管理網絡，形成檔案行政管理部門―街道―社區居委會三級檔案管理網絡。地市縣級檔案局研究制定本地區社區檔案工作標準，并同街道辦事處一起按照標準抓落實，努力使社區檔案工作朝著規范、標準、有序的方向發展。三是組織培訓街道和社區檔案管理人員，提高其檔案業務知識和能力。四是積極與街道檔案管理人員溝通，調動和激發他們的工作熱情和積極性，指導街道辦事處檔案人員通過上門指導、檢查考核等方式，進一步促進社區檔案工作取得新進展。

（三）加強支持保障，促進齊抓共管

街道辦事處作為社區直接的行政管理部門，要關心和支持社區檔案工作，切實做好社區檔案工作必需的人員、經費、庫房、裝具保護設備等基礎保障，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。社區檔案工作是一項系統工程，涉及民政、社工、勞動保障、計生、文明辦、安全綜治等多個部門，只有各相關職能部門加強合作，齊抓共管，形成合力，才能抓好社區檔案工作。社區各項工作直接受街道辦事相關職能部門的領導，街道辦事處分管檔案工作的領導應統籌相關職能部門制定有關檔案的各項制度、辦法，統一歸檔、整理標準；與相關部門達成共識，建立社區檔案協同管理體系，對社區檔案資源進行整合，集中收集、整理和保管，確保檔案收集齊全、整理規范、保管有序、利用有效。街道辦事處檔案管理人員要經常指導社區工作人員做好社區業務工作形成的文件材料的收集和歸檔工作，并對社區工作人員定期進行業務培訓。

（四）加強建章立制，抓好層層落實

社區領導要通過各種途徑，加強與社區主管機關（主要是街道辦事處各職能部門）的溝通與聯系，爭取社區行政管理部門的支持，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。要明確一名分管領導具體負責檔案工作，選用責任心強、業務素質好的同志擔任專（兼）職檔案人員。

要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境，最大程度上保持檔案管理人員崗位的相對穩定，通過提供晉升機會和待遇等方法，加強對檔案管理人員的崗位吸引力，使檔案管理工作開展得更好。

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2.當前我國高校檔案管理的現狀

高校中某些領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置、資金投入、人員配置和關注力度等都較為薄弱。不少高校只把資源用在與辦學或能產生經濟效益相關聯的項目上，而對檔案管理很難引起高度的重視。

各級領導、科研人員和科研管理部門由于受經濟利益等的影響，往往忽視了檔案管理的重要性，絲毫沒有認識到檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。檔案管理混亂、不規范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔，或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發揮檔案服務作用。完全沒有自身的檔案管理辦法，或者根本就沒有按照檔案管理要求去實施檔案的管理。

受高校大環境的影響，部分高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱。檔案管理隊伍中，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏。歸檔材料質量不高，科研檔案原始性、完整性、系統性較差。使大量原本就不應該歸檔文件材料卻按檔案的方式進行管理，浪費了寶貴的人力物力等檔案管理資源。

檔案管理人員工作意識落后，工作態度消極，使得檔案歸檔工作的業務掌握不熟練、不認真、不嚴格。高校檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一些重要文件沒有正規行文，文件整理沒有保持文件之間的有機聯系。不僅直接影響了檔案本身的質量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，為未來的利用埋下后患。

3.檔案管理對于高校科研教學等日常工作的重要性

隨著高校教學和科研事業的不斷深入和發展，在其學科體系、制度體系和日常管理不斷完善的趨勢下，檔案的重要性越來越突出。檔案是高校教學質量評估的重要依據。

高校檔案是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果，所以分析檔案管理中所存在的問題，并找出有效地方法解決問題，這對提高高校科研檔案整體管理水平和檔案的利用價值提出了極高的要求。檔案管理是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。

高校檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。檔案有利于規范教學秩序，有利于協助教師完善教學過程，使得教學過程有章可循，有據可查。

4.檔案管理人員的基本要求

要想成為一名合格的甚或是優秀的檔案管理人員，必須要熟練掌握一定的專業理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業人才。

檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應告訴發展的信息時代的新要求和新挑戰。全英文檢索，全英文錄入等等，對檔案管理提出了新要求。

要想適應檔案管理的現代化發展需求，勝任這一工作，就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。

檔案工作是專門業務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現檔案工作的科學管理。

5.提升高校檔案管理水平的思路及措施

計算機網絡技術日新月異，信息時代來臨，從信息資源開發的角度看，檔案管理人員不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息這一財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。

要加強教學檔案管理人員的職業素質培養，提供條件讓教學檔案管理人員有機會去參加各種業務培訓， 學習掌握檔案專業理論與知識。高校要研究教學檔案管理創新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規范性，更好地為提高高校教育教學質量服務。

檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應該在學習檔案學專業理論知識的同時，注重這方面思維的訓練。

檔案數字化把各種載體的教學檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以網絡化的形式互相連接，并利用計算機系統進行管理，基于互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現資源共享數字化教學檔案建立起來以后，可以便捷實現檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，大大提高教學檔案的利用率。

6.結語

隨著高校管理改革，高校的教學檔案管理也要加強制度建設，建章立制，規范管理。檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。要把檔案管理工作的所有涉及的環節和人都列入受控對象，特別要保障數字化檔案管理中的信息數據的真實性、完整性、機密性、安全性、穩定性、可靠性。

認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校檔案管理工作的開展，使檔案管理工作的水平得到提高。高校要研究檔案管理的創新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規范性，更好地為提高高校教學和科研質量服務。

參考文獻

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（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺了最新檔案管理條例。其中對人事單位、尤其是學校這類事業單位進行了重點要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調閱檔案;學校檔案管理員只有錄入權利、不具取出權;檔案管理員必須嚴格保證所經手的檔案信息不泄露。但就這幾點上來看，我國當前雖已推行了檔案信息管理系統，但許多學校仍然存在諸如檔案隨意調取等問題，沒有完整、系統的檔案管理制度，使得檔案管理條例形同虛設。

（三）管理人員素質參差不齊。除高校外，當前很多學校沒有設定專職的檔案管理崗位，一些學校的檔案管理人員不是臨時配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業的檔案管理知識，且沒有接受過系統培訓，有些甚至連基本的信息錄入培訓都沒有接受過，更不具備服務意識及保密思想，這些均易導致檔案管理過程中出現疏漏，嚴重制約了學校檔案管理工作的發展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關法律法規了解不足、工作積極性不夠等現象也隨處可見，所以管理人員素質問題也是當前學校檔案管理的一個重要問題。

二、完善學校檔案管理工作的具體措施

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二、大學生畢業生檔案去向

畢業生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業學生將《就業協議書》交給將要畢業學校，由學校人事部門統一到畢業學生人社部門辦理畢業學生就業派遣證。需要轉移戶口的高校畢業學生，還應該持就業派遣證、畢業證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉遷證。如果需要辦理手續的，由畢業學校一起拿到人才交流中心，經整理、核對，符合要求的，整理完手續齊全存檔。要辦理戶口的，持手續齊全存檔、復印畢業證、戶口準遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應該交一定的檔案存入費。