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高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現在兩個方面：一是能夠讓企業更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現人盡其能。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業生的學歷、在校表現、實習經歷以及工作經歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據并提供參考作用；二是能夠讓企業更好的掌握員工信息與狀態，從而為企業人力資源管理工作提供依據。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據。同時，根據高校畢業生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業生對自身工作的盡快融入以及職業能力的提升。
（三）高校畢業生人事檔案管理對畢業生自身的重要性。
高校畢業生人事檔案記錄著畢業生的各類信息，并且也能夠對畢業生綜合素質做出反映。一是在畢業生求職過程中，畢業生的人事檔案是社會企業事業單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內容，在此過程中，畢業生人事檔案發揮著依據作用；二是在畢業生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發揮著憑證作用；三是高校畢業生人事檔案記錄著高校畢業生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業生人事檔案記錄著畢業生在學習以及工作中的各項考核數據，以此為依據，畢業生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業的發展。
二、高校畢業生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續管理工作得以有序發展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業生自身，都應當樹立重視畢業生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業生人事檔案管理工作創造良好條件，并且要強化對畢業生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業生人事檔案管理中存在偽造內容或者內容單一的問題，但是這并非普遍的現象，因此，用人單位應當將畢業生人事檔案當作是對畢業生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業生，應當認識到畢業生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內容所具有的真實性、權威性以及有效性能夠為畢業生的工作以及自我提升發揮出重要作用，所以，高校畢業生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業生人事檔案管理工作規范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業生人事檔案的充實，確保體現出畢業生的各類信息。在此方面，高校畢業生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內容要具有完整、全面的特點，并重視體現出畢業生的專業能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規定，同時要對高校畢業生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業生人事檔案價值的實現需要建立在高校畢業生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業生人事檔案管理單位在對這些內容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業生人事檔案管理單位還應當制定有效的監督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監督來避免在檔案的借閱與利用中出現違規現象，從而避免檔案的丟失。對于違規現象，應當明確規定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
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人才服務站；高校畢業生；人事檔案；檔案信息化管理
高校畢業生人事檔案管理是人才服務站非常重要的一項工作，在當前新形勢下，人才服務站需要充分的利用信息化優勢，努力提高高校畢業生人事檔案信息化管理水平，從而更好的服務于待就業的畢業生及用人企業。人才服務站通過推進高校畢業生人事檔案信息化管理工作，能夠為用人單位提供及時、高效及準確的檔案信息，推動高校畢業生的就業。而且在信息化管理工作中，通過對人事檔案信息資源進行數字化和網絡化處理，不僅可以加快速人才的流動，而且能夠進一步豐富人事檔案信息，提高人事檔案管理效率，為高校畢業生和用人企業提供高效的服務，加快推動人事檔案信息資源的共享。
1人才服務站對高校畢業生人事檔案信息化管理的現狀
1.1對高校畢業生人事檔案信息化建設缺乏重視
對于人才服務站來講，由于近年來高校畢業生檔案數量呈現出不斷增長的態勢，這也對人才服務站對高校畢業生人事檔案管理工作提出了嚴竣的挑戰。管理高校畢業生人事檔案的任務十分繁重，這就需要人才交流主管部門要給予充分的重視和支持，將高校畢業生人事檔案管理工作列入重要的日程安排上來。但當前各人才服務站對于高校畢業生人事檔案信息化建設工作普遍缺乏重視，無論是投入人力還是財力都嚴重不足，這導致高校畢業生人事檔案管理工作中存在許多問題，人才服務站也無法更好為高校畢業生和用人單位提供良好的服務。
1.2缺乏完善的檔案管理信息化的法規體系與業務規范
人事檔案的記載不僅信息豐富，而且時間跨度較大。在實際人事檔案管理工作中，時常會發現數據前后不一的情況，針對于這種情況下，如果在檔案信息化建設過程中能夠得以解決，則可以實現原始紙質檔案與數字檔案之間的良好銜接，而且在數據庫建設過程中也能夠有效的解決標準化和規范化等問題。因此需要構建完善的檔案管理信息化法律體系和業務規范。當前檔案管理信息化法規體系和業務規范還完善，這使人才服務站在管理高校畢業生人事檔案過程中還缺乏有效的指導，同時人事檔案信息資料數據庫還缺乏規范性，這對高校畢業生就業帶來了一定的難度，也不能有效的滿足企業人才的需要和流動的需求。
1.3缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍
在人才服務站以高校畢業生人才檔案信息化管理工作中，人才是關鍵，只有高素質的人事檔案信息化人才才能更好的推動人才服務站人事檔案的信息化建設步伐。但當前人才服務站檔案管理人員普遍存在年齡偏大問題，同時信息技術水平和能力欠缺，這就嚴重制約了人事檔案信息化建設的進程。因此人才服務站需要打造一支高素質的人事檔案信息化人才隊伍，從而更好的提高檔案管理水平，為高校畢業生和企業提供更優質的服務。
1.4檔案流轉中存在不規范現象
在檔案轉接過程中可能由于某些學校對學生的檔案沒有做好合理的保管，對學生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現了一些問題。還有一些是已經放在人才市場的，但是在轉接過程中沒有規范性，所以也影響了檔案不合理的現象，這樣也導致一定要是檔案的本人去解決，才能進行報到等環節的落實。
2人才交流中心對高校畢業生人事檔案信息化管理對策
人才服務站為高校畢業生和企業之間架起了聯系的橋梁，更好的解決高校畢業生和企業雙方的需求，因此做好高校畢業生人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。
2.1充分認識到人事檔案信息化建設的重要性
在當前市場經濟環境下，我國人事制度改革不斷深入，這就對人事檔案信息化建設工作提出了更高的要求。作為人才服務站，高校畢業生人事檔案作為其管理工作中非常重要的部分，因此需要在國家政策指引及上級人才交流部門支持下加快推動人事檔案信息化建設進程。通過加大人力和財力的投入力度，重視人事檔案信息化建設的基礎設施建設，將人事檔案信息化建設作為重要的工作來抓，從而有效的提升人事檔案管理水平，更好的完成高校畢業生人事檔案信息化管理任務。
2.2建立健全人事檔案管理的規章制度與業務規范
人事檔案信息化建設，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務，所以無法再依據傳統的手工管理階段的制度，必須結合高科技時代的技術，要利用信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進人事檔案管理工作發展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規范化發展。特別是高校畢業生的人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以人才服務站更要制定出相對完善的管理制度，從而保證人事檔案信息化建設的開展。
2.3全面提升檔案管理質量與人員業務素質
檔案管理質量與人員業務素質，是相互關聯的命題，人事檔案信息化建設，它的一個關鍵因素，就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。檔案人員要做到與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作。
2.4強化檔案流轉規范性、科學性
實現檔案流轉的科學性與規范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執行，落實到位，嚴格相關的流程和手續，對于流轉過程中的違規和錯誤現象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。
3結論
人才服務站在高校畢業生就業過程中發揮著非常重要的作用，高校畢業生人事檔案信息化管理是一項較為系統的工程，需要人才服務站在日常工作中要不斷進行創新，努力提高檔案人員的業務素質，強化檔案信息化建設，從而更好的服務于高校畢業生和企業，為高校畢業生和企業之間架起溝通的橋梁，并為社會各項事業的開展提供人才保障。
作者：包太敏 單位：大慶市大同區人才交流服務站
參考文獻
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1 人事檔案對高校畢業生的社會生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是記載人生軌跡的重要依據。高校畢業生檔案是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續等，都起到最原始的依據作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業生立足社會、謀求發展的基礎。
自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業、自主創業，市場調節就業，政府促進就業”的積極就業政策。高校畢業生就業也由國家統包統分，相應調整為推薦就業、自謀職業和市場就業的就業政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業創業、敢于自謀職業、敢于自主創業的高校畢業生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策，做好公共就業服務工作、踐行“政府促進就業”的重要手段，必須抓緊抓實。
2 當前高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
當前，高校畢業生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個別地方對高校畢業生人事檔案管理工作不重視。
主要表現為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規范、不完善，或者有制度不堅持、不執行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。
二是部分民營企業對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。
檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。
三是部分高校畢業生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。
某學院04年畢業生張先生大專畢業以后，決心自主創業。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業工作，企業要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業后未及時辦理檔案轉接手續，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態的高校畢業生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發檔為例，該市每年共接納各類畢業生檔案1.8萬份，實際每年發檔、轉檔約1萬份，現存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業生對自己人事檔案的淡漠心態。
以上情況的存在，導致了高校畢業生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據不完全統計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續而扣留人事檔案。2015年5月，某企業醫院因13名高校畢業生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業生聯名狀告公共就業和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰”的焦點，引發人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業服務對人事檔案加強管理的措施建議
1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統一的高校畢業生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。
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一、人事檔案現狀
1．企業人事檔案不予重視，存在嚴重的拋檔現象
很多企業輕視檔案，兩三頁的個人簡歷人家都不見得會仔細看，更別說厚厚的個人檔案，招工企業單位大多是以聘用的形式與求職者達成協議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。雖然為了便于管理，單位會為員工辦一份臨時檔案，考察他們在單位工作期間的業績、能力及各方面表現，但考慮到人事檔案的管理成本，多數用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會出現已經畢業工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現象拋棄檔案對于高校畢業生和部分求職者來說已不是個別現象，大部分畢業后自謀職業或長期未就業的學生，他們通常的做法是把檔案留在學校，之后又被學校退回原籍。據某些從事學生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業生離校后檔案存放在學校就不管了，可是畢業生檔案在學校的保管期只有兩年，保管期一過，人事部門就不再為這些檔案出具接收手續，這些檔案就會變成了所謂的“死檔”。
2．流動人員斷檔現象嚴重
斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業，后來應聘入我單位后，又去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。（2）有很大部分企業沒有人事檔案管理資格，將人才引進后，人事檔案掛在人才市場，人才市場人事部與個人簽訂協議后，每年交管理費給人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。
3．行政事業機關重視人事檔案管理，普遍管理規范
由于行政機關事業單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統全面地了解干部的歷史情況、工作經歷，優缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據之一。個人檔案在轉正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養老保險起著非常重要的作用。行政事業機關都有設專門的人事檔案管理人員系統的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質還是專業素質上都經過把關，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》進行，每個干部的檔案都整理成冊，用標準的干部檔案盒保存。
二、對人事檔案管理的建議
1．要解放思想，與時俱進
隨著經濟的發展，社會的進步，人事檔案的作用也發生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質文化生活需要與落后的生產力之間的矛盾，因此，在現時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應該轉變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機會。
2．加強個人對人事檔案作用的認識
目前人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都“繞”不開檔案這一關。尤其對于求職心切的大學畢業生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及出國、升學、結婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機關和企事業單位，對人事檔案是相當看重的。雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、評價、身份等歷史資料將不復存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發現自己的人事關系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人才交流機構辦理有關手續，這都使得工齡、檔案、保險等受到影響，造成不必要的損失。
3.各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作
要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或審查把關不嚴的人員，要視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任；對工作不負責任、違反職業道德規范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調離或予以辭退。對發生違紀違規行為的單位，要限期整改；問題嚴重的，要責令停業整頓，直至吊銷許可證。
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（二）檔案管理主管不專管，專管不專業
在基層，說得嚴重些，這是多年形成的一個積重難返的問題。其根本原因是，長期以來有關人事領導部門，對畢業生人事檔案工作重要性認識不足，檔案意識不強，沒有充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人事工作的地位和作用；對待檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”；管理人員不固定，有些檔案管理人員沒有檔案作用意識和參與意識，僅僅是“看門保管”，不固定、不專業、不專職。據調查所知，地、市、縣基層基本上沒有專職的畢業生檔案管理人員，大部分是由人事檔案管理人員兼管。這樣的人員安排，勢必嚴重影響畢業生人事檔案管理工作質量與效率。
（三）當事人人檔分離，人事檔案利用率不高
據國家人事部門透露，在全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份已與主人失去了聯系。中國人才交流協會也作過估測，在實現工作流動的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人檔分離，要么徹底棄置。我們也做過統計，在代為托管的8652份學生檔案中，有347份已與主人失去聯系。等于這些畢業生已是用非所學或學所不用，是人才培養的一大損失。
二、做好新時期畢業生人事檔案工作幾點設想
（一）加強宣傳，提高認識
加強宣傳，提高認識是當前首先要做好的工作。人事檔案部門應利用一切可利用的手段組織學習宣傳做好畢業生檔案管理工作的必要性和重要性，最終達到各級有關領導端正態度，積極認真、切實有效地抓好此項工作；其次利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案管理的知識，要讓他們充分認識到，畢業生人事檔案對今后就業、生活各方面有著極其重要的影響。特別應讓學生知道，畢業生檔案是反映畢業生綜合素質的一個方面，是行政事業單位、企業單位錄用的主要依據，是用人單位選賢舉能的重要參照。這項工作，應在大中專學生畢業前，由學校的人事檔案部門作為一項專門內容向學生宣講，組織學生學習討論，切實提高他們的認識，改變“檔案可有可無”的錯誤認識；再次，應向國營企業、民營等大中型企業宣傳，錄用人員要做到一看成績、技術，二查檔案，不可盲目用人。
（二）加強領導，完善制度
這是做好畢業生人事檔案管理的關鍵環節，應從如下三個方面抓起：
1、明確領導、責任到人。人事部門要建立畢業生及行政人事檔案領導小組，明確一名負責領導為組長，下設辦公室。組長全面負責對檔管工作的指導、監督、析查；小組成明確分工，各司其責。
2、健全制度，嚴格要求。各地應根據本實際，建立健全一套易于操作、完整的的規章制度。如材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查（借）閱、傳遞；管理人員工作制度及相關薄冊，做到制度上墻，責任到人。
3、評比激勵，促進創新。要依據本地區制定的檔案人員《崗位職責》，定期檢查，年終總結評比。對那些工作認真，富有創新的人員，要落實規定，給予適當獎勵，鼓勵人們爭優創新，做好工作。
（三）穩定隊伍，提高素質
隨著時代的前進，對檔案工作人員的要求越來越高，加強檔管人員隊伍的建設已是一項迫不及待的任務。應從以下幾項工作著手：
1、穩定隊伍，安心工作。按照《檔案法》規定，每管理千份檔案配備一名專職檔案員，嚴格執行執業資格證書制度，把好隊伍的入口關；不輕易調動他們的工作，保持相對穩定；做到不兼職或少兼職，讓檔管人員能安心本職工作，做好本職工作。
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一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內容失真。真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明，參加工作時間、入黨、入團時間確切，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門?，F有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。
二、怎樣提高我國人事檔案管理
（一）提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
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高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，其準確、齊全、完整地記載了畢業生人事檔案，歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據，同時它也是用人企業評估、使用專業技術人才的第一參考資料，是企業科技創新、人才興企工作的基礎保證。但是就目前畢業生的人事檔案管理工作來看，還存有不足之處：
1、畢業生對自己人事檔案重要性的認知程度不夠
隨著市場經濟的發展，工作中心的轉移，組織人事政審等工作相對減少，在個別畢業生頭腦中存有人事檔案可有可無或無關緊要的不正確認識；同時應聘于煤炭企業的許多大學生，他們的某些學長或校友，因就業于一些人事制度不完善或沒有人事主管權的私營企業、民營企業等非公有制單位，無意中就遺棄了自己的檔案，這也加劇了許多高校大學生對于個人檔案無所謂的態度。殊不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性認識的欠缺，既給個人將來的工作帶來許多的麻煩，勢必也會影響用人單位事因檔案不到位在人才資源開發過程中的可操作性。
2、企業在檔案管理工作制度上的不規范現象還有存在
許多廠礦企業在檔案管理制度的完善執行上松垮滯后，沒能做到與時俱進、因企制宜、將檔案管理工作細化量化，只是簡單地照搬上級組織部門下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》來開展工作，沒有形成切合自己實際的實施細則和規章制度，在執行過程中存在不嚴格、不規范的現象，收集歸檔工作被動不及時；另外個別管檔人員在管理上流于形式，僅擔當起了檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學?；蚪邮諘r間的不同，在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，大大降低了人事檔案的工作效率，給企業“人才興企”戰略的實施和畢業生的專業化發展都帶來了一定的負面作用。
3、檔案管理手段落后現象未能得到全面改變
目前檔案管理部門的管理手段已經步入辦公自動化階段，在工作效率已有了明顯提高，但在一些周邊企業或非主業企業里，檔案管理辦公自動化還未全面實現。即使是實現了計算機管理，由于總體要求的欠缺或具體工作人員的能力限制，也僅限于將名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的平臺共享性能和簡潔快速潛力并未能得到完全發揮，并沒有從根本上改變操作運轉慢、效率低的問題。
二、做好新時期煤炭企業大學生檔案管理工作的措施
從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作還遠遠不能適應企業快速發展的步伐，與“人才興企”戰略要求還有一定的距離。為使畢業生人事檔案管理工作在企業“新一輪”發展中發揮更大的作用，為來企高校畢業生提供高效優質的服務，提供更寬松優良的成才發展環境，我們應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率，全方位做好大學生的人事檔案管理工作：
1、提高對畢業生人事檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識和政策要求，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、發展、生活等各方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考。
二是加強自身學習，提高管檔人員的認識能力和工作素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給應聘畢業生的人事檔案管理工作提出了新的、更高的要求。檔案管理工作人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源。
2、加強對畢業生人事檔案的科學規范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。
二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。
三是要實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規范的管理。
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（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。
參考文獻：
[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2006（2）.
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（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。超級秘書網
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。
參考文獻：
[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2006（2）.
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隨著人事制度的改革，人事政策在全國的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問題，這些問題影響了檔案托管人員的利益和合法權益，也不利于人事檔案管理部門的長遠發展。在新聞媒體和網絡輿論已形成強大維權武器的信息時代，各管檔部門更應不斷提升自己的業務水平，緊跟時代步伐，借用科技手段，創新管理模式，促使檔案管理的規范化、科學化、專業化。
一、人事檔案管理人員的認識不夠
保管人事檔案是一項重要的職責，專職檔案管理人員不僅僅要遵從保密原則，保管住檔案，更要保管好檔案，這是新時代的必然要求。近幾年來，我國各機構改革力度大大加強，尤其是引進競爭機制的用人制度的改革打破了“鐵飯碗”時代，為各用人單位和社會各類人才提供了雙向選擇的機會，人才流動性大大加強，人動更加頻繁，這就要求從事檔案管理工作的部門積極、主動地為托管人員提供跟蹤服務，檔案管理人員的意識也要改變。僅僅停留在過去的“就檔案管檔案”的層面是不夠的，管檔人員還應具備“就人才管檔案”的認識，以人才為焦點，確保人才檔案的完整性和系統性。如果沒有這方面的意識，檔案管理創新的步伐就無法邁開，也難以適應新形勢下的新要求。
二、檔案管理配套設施不完善
檔案庫房設施簡陋，檔案室建設不標準、不規范、“六防”設備不配套的現象大大存在，有些部門連檔案管理的基礎設施都極度缺乏，這些配套設施的不完善不僅增加了檔案管理人員的勞動強度，直接影響了檔案的美觀整潔和完整性，也大大降低了管理的效率，更增加了管檔風險。因此，管檔配套設施應緊跟科技的步伐，以確保安全、方便、快捷、高效地管理檔案。利用電子信息平臺和新興軟件技術登記管理信息勢在必行，系統化甚至網絡化管理措施的推行是現代化檔案管理的助推劑，是與人力資源公共信息市場化接軌的有力裝備，檔案管理的信息化水平依賴于配套設施的完善。
三、管理措施及收集工作力度不強
檔案管理人員在調閱檔案時都是采取手工方式，反復的手工接觸使檔案遭到磨損，人工的操作也容易導致檔案放置排列失誤，因此，借用先進技術手段，充分掌握現代化管理技能，提高檔案管理的信息化程度是做好檔案管理工作的新要求和檔案管理部門發展的必然方向。此外，收集、歸檔工作不到位、執行不嚴格也嚴重影響了檔案的質量，材料收集的全面性、完整性、及時性是充實檔案和提高檔案質量的前提。管檔部門應積極、主動地與各單位密切配合，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能充實豐富文件資料，避免歸檔遺漏，為用人單位和各類人才提供齊全、準確、可靠地檔案信息資源，使得滯留的死材料變為有效的活信息。
四、檔案管理人員素質不高
人事檔案至關重要，管檔人員也應是素質較高且有專業管理知識及計算機水平較高的人員。但是，就目前來看，大部分管檔人員都未進行嚴格選用，這就影響了管理的水平和效率。要擁有一支專業的管檔隊伍，各部門就必須嚴把選人關，例如，實行崗前培訓、定期考核、目標責任制等多種細則。優化自身隊伍建設是實現現代化管理的必備要求，也是提高人事檔案管理水平的原動力。
五、對人事檔案轉移渠道的宣傳解釋不到位
人事檔案屬保密材料，不得經由個人保管，必須專人專取專管。但是，社會上也有大部分高校將檔案交由畢業生個人自帶，這是對畢業生極不負責的行為，而且由于畢業生對人事檔案的重視程度不夠，往往私自將個人檔案拆封，甚至將其中的材料隨意處置，這就嚴重損害了畢業生的終身利益。目前，畢業生畢業后，人事檔案轉移渠道較多，有的直接滯留在高校，有的暫寄在畢業生就業指導中心，有的轉給用人單位，有的轉入人才機構。多種管理渠道一定程度上加強了人事檔案的流動性。而畢業生的就業方向不同，選擇人事檔案存放的渠道也應不同，例如，選擇就業的畢業生把檔案存放在正規的人才機構人才交流中心進行人事有利于以后的檔案工資調整、工齡計算、戶口遷移、辦理養老保險等，而繼續留在高校深造的學生將人事檔案存放在高校較妥，暫未落實工作單位的畢業生將檔案存放在畢業生就業指導中心較好。但是，就目前來看，由于高校和各檔案管理部門對人事檔案管理渠道的宣傳解釋力度不夠，變相地提高了檔案流失率。
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一、人事檔案管理的社會價值
人事檔案的社會價值，是由其自身的社會屬性所決定的。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在計劃經濟時期，人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現實表現成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。在市場經濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。因此，要正確認識人事檔案的社會價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用。
二、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案管理政出多門?，F有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉制時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（二）部分企事業的職工檔案存在著客觀性、準確性、完整性差的問題。沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。一些企業，尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。
（三）檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要，特別是檔案管理人員素質急需提高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。多數檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子里。
三、加強人事檔案工作的主要措施
建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新收回來，歸政府所有。人事檔案管理部門要積極爭取領導支持，改善檔案管理設施和設備。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業務培訓，系統地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。人事檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。是組織、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關手續時，比如報考公務員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養老保險、辦理出國手續等，都是最原始的依據。根據目前我國有關規定，只有將人事關系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機構保存的人員，才能享受應有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升等。因此，對于我們每一個人來說，都十分重要，我們一定要重視它。
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1. 對龐大的大中專畢業生實行人事管理，促使著檔案管理的改革
自1999年始，各高校招生規模不斷擴大，高等教育的發展進入一個新的階段。我國高等教育總規模從1998年的643萬人，增加到2003年的近1700萬人，實現了從精英教育向大眾教育的轉變。2003年畢業生已達212萬人，同2001年115萬畢業生相比，增幅接近50%。龐大的就業隊伍給人才市場帶來了生機與競爭，在單位用人數量與單位編制數量相矛盾時，人事管理、檔案管理出現了新問題，于是，人事成為了眾多單位首選的一種用人方式。
人事是人才流動服務機構為單位和個人提供的人事人員的人事關系掛靠；戶籍、黨團關系掛靠、人事檔案管理、工資晉升、專業技術職務申報等，用人單位只考慮如何使用人才，而不需要考慮如何管理人才。自1995年國家人事部首次提出“人事”并逐步推行后，受到了廣大用人單位的歡迎，這是人事管理大膽改革的舉措，更是社會進步的體現，同時也是社會市場經濟體制建立后的必然趨勢。
隨著勞動、人事和分配制度的改革，人員的任用方式也隨之進行了改革。首先是大學生分配制度的改革，即大學生畢業后由國家統一分配改革為本人與單位雙向選擇；其次是用人單位接受人員方式的改革，由被動接收變為主動擇優錄用；再次是用工形式的改革，由員工固定制改革為員工聘任制或人事制，這一切既簡化了用人過程中需辦理的繁瑣手續，又提高了人力資源整體利用的效率，不僅拓寬了人力資源開發的途徑，而且使人事管理逐步走向科學化、合理化、規范化、法制化。
與人事管理相伴生的是人事人員的檔案管理問題，人事檔案管理是人事服務的重要項目和主要內容，人事檔案材料是整個人事服務工作開展的依據和基礎。人事服務工作的任務從本質上講，就是由人才流動服務機構代表國家對流動人才實行社會化管理。
2. 人才流動與檔案管理出現分離的僵局，促使檔案管理進行改革
人事審批制度的改革，促進并加速了人才流動，但“人檔分離”的現象也隨之產生，人檔分離的原因大致有以下幾種情況：第一，就業渠道的拓寬，使外企、鄉企、私營企業等成為吸引人才的熱點，由于這些企業沒有人事檔案管理權，到這里就業的人員基本是人檔分離者。特別是在京、津、滬、魯、江、閩等發達地區，人才聚集，由于受單位編制的限制，很多人只能把戶口和檔案留在原籍，造成的“人檔分離”。第二，暫緩就業的大中專畢業生，本人檔案被寄到原籍人事局或人才交流中心保管，但畢業生本人并未回到原籍就業，造成上的“人檔分離”。近幾年來，企事業單位跳槽、自動離職的人員逐漸增多，由于種種原因，單位不愿放人，則扣留檔案以挽留人才，而這部分人員一如既往，棄檔而去，這是造成“人檔分離”的第三種原因。這些現象不僅給人事檔案管理帶來了新問題，同時也給改革人事檔案管理帶來了催化劑。
3. 人事檔案管理應隨市場機制而改革
在信息化程度日益加深的現代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手：
一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理，需要以科學的手段來扭轉“看、堆、守、攤、”的局面，以適應檔案管理信息化的對內要求，可建立人事檔案信息的專用數據庫。
二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使檔案數字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。
三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺，建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立起來后，還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通，也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。
4. 結束語
人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄，對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。隨著市場經濟與人事制度改革的深入，人員的流動將會越來越頻繁，這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員的人事檔案管理工作提出了更高的要求。雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題，但是只要我們勇于探索、不斷開拓，就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。
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1.高職院校檔案管理人員對畢業生檔案轉遞和查詢工作缺泛重視。首先，在高職院校管理的模式下，教師和管理人員都把學生的教學、管理、教育工作作為一項主要任務來抓，而對于學生檔案管理工作卻十分不重視，特別是對學生檔案的最后一個環節，即畢業生檔案轉遞和查詢工作的觀念就更為淡?。黄浯危呗氃盒W生檔案管理人員的重視程度不夠，責任心不強，認為畢業生檔案管理工作是一項輔工作，工作質量好壞對學生整體教學質量高低不會產生很大的影響，學生在畢業以后，只需要把他們的檔案轉遞出去。
2.高職院校學生檔案管理人員素質參差不齊及崗位變動較快。在高職院校學生檔案管理工作中，普遍認為學生檔案管理工作只是一項服務性工作，檔案管理人員雖然作為學校教學服務中的重要組成部分，但是其隊伍建設卻一直沒有得到應有的重視。大多數高職院校中都沒有配備專門檔案管理人員，即使有的高職院校已經配備了相關專門管理人員，但是人員沒有進行相關培訓，缺乏檔案管理專業水平，而且崗位變動較快，特別在近幾年擴招的情況下，檔案管理人員的數量遠遠不能滿足學校檔案管理需求。
3.高職院校對畢業生檔案管理的宣傳力度不大。高職院校的大部分學生都不知道自己在畢業以后，檔案要進行轉交，甚至認為自己轉不轉檔案和自己工作沒有多大關系，在其簽約協議上的檔案轉交單位和地址，學生也沒有給予應用的關注。大多數的高職院校學生都不知道自己檔案的具體用途和查詢的方式，只有一部分學生明白自己在畢業以后，需要將自己的檔案轉出，轉交到單位或者人才交流中心。
4.高職院校畢業生轉交和查詢管理不規范。在目前高職院校的檔案管理工作中，還缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度，導致各個高職院校學生檔案管理體制的不一致，學生檔案管理工作就成為高職院校的某個行政部門的附屬品，給高職院校畢業生學生檔案轉交和查詢帶來一定的困難；其次，在高職院校畢業生檔案轉交過程中，還沒有一個統一的標準，造成畢業生檔案轉交過程極為不規范，存在較大的隨意性。在高職院校畢業生檔案轉交過程中，有的是采取學校匯總寄出，有的是由學生自己帶走，有的是檔案管理部門沒有檔案郵寄權利，而給另外一個部門去郵寄，在學校檔案寄出的時候，其選擇途徑也不盡一致，有的學校是采用機要傳遞，有的學校采取特快專遞，有的學校是采用掛號信寄出。
5.高職院校畢業生檔案轉交和查詢方式較為落后。目前，在高校畢業生檔案轉交和查詢的管理方式還較為落后，大多數是采用手工填寫的方式，例如檔案轉交等級和檔案轉交傳單都是通過手寫區完成的，檔案查詢也是通過查詢快遞存根和回執單，查詢耗力也費時，如果遇到畢業離校已經有二十多年的學生查找檔案轉交存根的話就更加困難了，容易給管理人員帶來較大的工作量。因此，較為陳舊的檔案轉交和查詢方式，不僅消耗了大量的人力物力和財力，而且也導致檔案資源難以得到有效利用。
二 解決存在問題的對策研究
綜上所述，目前高職院校畢業生檔案管理工作已經跟不上市場經濟發展的步伐，作為政府人事行政部門的人才服務機構，應認真研究高職院校畢業生人事檔案管理中存在的問題，深刻分析產生問題的根本原因，及時找到解決問題的對策。
1.加強畢業生檔案意識教育，切實做好畢業生檔案轉遞的基礎工作。高職院校檔案工作者在就業指導課以及平時的日常管理工作中，加大教育宣傳的力度，不斷強化畢業生的檔案意識，讓畢業生認識檔案、走近檔案。高職院校要有計劃地開設相關的選修課程，或舉辦短期培訓班、講座等，讓學生獲得檔案重要性的知識和信息。要讓畢業生明確哪些檔案材料入了人事檔案袋，明白一旦失去人事檔案，很多以檔案為依據的個人證明等手續就會受阻。
2.認真做好畢業生檔案轉遞工作。在畢業生與用人單位簽訂就業協議書后，檔案要隨人走的工作原則，以及畢業生派遣的去向，學校應安排專職人員通過機要方式盡早為畢業生辦理檔案轉遞手續，做到畢業生檔案轉遞工作的快、準、齊。
3.及時查詢畢業生檔案接收情況。在畢業生離校前，應通過多種途徑給學生培養關注檔案動態流向的思維模式，同時明確檔案的去向與報到證派遣的關系，知道報到證派遣到哪里，人事檔案將由學校轉往何處，并且通過學校就業信息網可以及時查詢到人事檔案的目的地。
4.完善管理體制，全面推行與市場經濟發展相適應的人事制度。人事是政府人事部門所屬人才服務機構依據國家人事政策和法規，接收單位和個人委托，對其人事業務、人事檔案及相關事宜進行集中、規范、統一的社會化管理。是目前高校畢業生檔案和相關人事管理的主要選擇。從本質上講，就是由人才服務機構代表行政部門對流動人才實行社會化管理。而對流動人才實行管理的依據和基礎就是對人事檔案的管理，因而加強高職院校畢業生人事檔案的管理，實現檔案管理的規范化，最終目的是為了更好推動人事服務工作的開展。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事的力度，使人事成為畢業生就業的有力保障。
總之，高職院校要牢固樹立"人人都是就業指導工作者"的理念，以服務畢業生就業工作大局，以畢業生檔案效用為目的，積極探索畢業生檔案管理模式。對于畢業生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉遞、留校檔案的保管等易發問題，進行創新改革，構建起高職院校的畢業生檔案管理新模式，使畢業生檔案管理制度化，規范化，能夠促進高職院校畢業生就業服務體系更加完善，更好地為學院畢業生就業工作及畢業生服務。
