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[中圖分類號]G275；F272.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-0-01
1 知識管理的內容
企業的知識管理指的是通過對企業內部和外部各個信息和資源進行有效地識別、歸類和管理，包括對企業和市場信息地收集、加工及應用，并且企業知識管理鼓勵知識共享和知識創新，以期讓知識帶動企業經濟增長，提高企業的競爭水平和科技發展能力。企業知識管理的核心內容主要包括以下幾個方面：①企業知識是企業重要的戰略資源之一，是企業立足市場，投身競爭的核心競爭力，企業只有加強了對企業知識地開發和利用，才能有效避免知識流失的現象，提高企業自身的競爭力；②企業知識實現的主要途徑是知識共享，企業實行知識共享可以極大地促進企業知識資源的豐富和拓展，更好地面對大數據時代市場潮流的沖擊；③企業運用知識的目的一定是要為客戶提供服務的。企業可以把知識管理作為一種經營管理形式，來加強企業自身的創新能力和造血能力。
2.1 知識管理要求企業進一步改進檔案管理工作
對于大多數企業和管理者來說，企業要改進檔案管理工作最有效的方式就是設計更好的工作流程，來提高消費者的消費體驗，以顯示企業管理的科學化和紅專業化。企業進行檔案改革是對傳統檔案管理思想的一項沖擊，為企業提供了一種新的發展方向和發展思路，能讓企業更好地整合現有資源，提高企業內部管理和外部管理的質量和水平，進而提升整個企業的知識管理工作水平。關于企業開展知識管理工作的步驟，主要有以下幾點：首先，要突破以往知識管理思想的束縛，要摒棄以往對企業知識管理的認知，用新的觀點和新的理念來看待企業這一改革活動，更加關注企業發展文件的系統性，重視文件的連續性；其次，要建立一個更加信息化的企業知識管理平臺，利用現代信息技術來提高企業信息管理模式的運營效率和運行水平。因此，要加快企業檔案一體化工作進程，提高企業檔案的信息化水平，把文檔的管理活動和要求同時運用信息化的方式進行整合，運用現代科技水平進行信息化的全程管理，提高企業知識的信息化程度和可利用率。
2.2 知識管理要求企業完善檔案管理的職能
知識管理對企業運營的影響是多方面的，不僅可以對企業的管理戰略和管理模式產生影響，甚至還能改變企業的工作流程和運營方式。如果對知識管理改變企業這一現象進行研究，就會發現在知識管理的要求下，企業檔案管理的職能相比以往已發生了巨大地改變，因此，檔案管理工作應該不斷發展來適應這種改變。在具體的實踐中，可以通過以下幾個方面進行改造：第一，企業的檔案管理模式轉變道路要契合企業知識管理的要求，為知識管理服務，傳統的企業檔案管理是實體保存，這樣的保存方式不利于人工查看，當然也影響了企業檔案的利用效率，而在知識管理的要求當中，企業檔案占據了非常重要的地位，因此，加快企業檔案管理信息化系統化是適應知識管理的必要前提之一；第二，檔案管理人員要完成角色轉變，從以往的實體保管轉向現代化管理，即從一個僅僅保證檔案完好的保管員轉變為擁有專業知識的檔案分析員，新的檔案分析員要能夠保管企業檔案里傳遞出來的信息，必要時候甚至可以提供知識和決策。此外，檔案管理人員必須有著過硬的個人能力和專業素養，個人意志要符合企業的發展理念，不斷參與到企業的發展和建設工作當中，發揮出知識管理應有的作用。為此檔案管理員必須掌握現代管理知識，熟悉企業檔案內容和使用方法，掌握舉一反三的能力，不斷提升自己的專業素質，從單純的體力輸出者轉變為企業發展的智力輸出者，為企業的發展提供智力和決策支持。
2.3 知識管理要求企業發展新的檔案管理技術
當今社會，科技和知識的更新水平越來越快，更新周期也相應縮短。為了適應更加快節奏的技術和資源需求革新，企業檔案管理工作也要廣泛應用現代化技術來適應現代化的知識管理需求。通過對目前企業信息技術發展現狀分析，筆者發現制約我國企業信息技術發展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設施不到位等。企業應認識到知識管理的重要性，并且從自我分析中找到企業知識管理工作的缺點和不足，采取措施掃清發展障礙，來促進企業檔案管理工作的進一步開展。筆者結合企業信息技術現狀，給出以下幾點建議：首先，企業應加大研發部門的投入，加強自身研發能力，或者與研發部門進行合作，共同開發企業檔案管理技術，企業應根據自身特點來選擇不同的道路，比如，自身財力雄厚的企業，應更多地傾向于自主開發檔案管理技術；其次，企業應加強對信息資源的開發。隨著企業信息化程度不斷提高，企業的生產方式、管理方式等逐漸走向科學化和智能化，但是目前很多企業檔案的信息化程度不深，做得遠遠不夠，很難適應知識管理對企業檔案信息化程度的要求，此時應主要運用現代信息技術，加快企業檔案的信息化、系統化和平臺化，積極加大檔案資源地開發和利用，爭取提高企業知識管理的效率和效益。
知識和信息是知識經濟時代企業發展的核心和動力，是支撐企業發展的核心。企業檔案作為一個企業生產發展最直觀地反映和記錄，只有受到企業管理者的關注和重視，才能在企業管理等各方面發揮更大的作用。
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一、實行工作管理責任制
（一）建立法律追究責任制。單位領導干部負責人要擔負起本單位檔案基本工作管理全面責任制，重視和關心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規范的領導干部實行責任追究制。還要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節輕重，依法追究法律責任。
（二）落實行業內部責任制。在水文部門提供給各行各業的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎資料進行數據分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業內部責任制，加強規范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規制度。結合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務制度：一是水文檔案資料的性質確定、變更和解除制度；二是信息及網絡載體管理制度；三是信息系統和信息設備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領導干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業務知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責任考核制度等常規性制度。
（二）日常制度。在單位內部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護措施
（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發生，加強人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。
（二）技術措施到位。加強對整個水文系統計算機網絡信息技術的管理：一是要實行分級保護，信息系統要按照規定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術防護，設施、設備要按照國家標準及水文行業信息系統同步規劃、同步建設、同步運行。三是要明確在計算機操作規程中禁止事項。四是明確網絡運營商、提供儀器設備服務商雙方的法律責任，建立規范審查，嚴防因網絡、儀器設備問題損壞檔案資料事件發生。
（三）人防措施到位。水文行業內部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設施、設備放置場所要符合水文行業標準，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯接過互聯網的，最好是國產的，這樣才能做到萬無一失。
（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設施、設備技術防護沒有達到高標準要求，存在的安全隱患和漏洞的要責令停止使用。
四、開展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經過很多道工序環節，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業技術規范》的相關規定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。
（二）加強檔案管理工作教育培訓。單位應定期對工作人員特別是領導干部和人員進行新形勢下的法律法規、專業技術防范知識等方面的教育培訓，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關法律法規的培訓和學習，或講解一些實際案例作為教育學習材料，利用集中授課方式、個人自學方式等多種學習方式開展檔案管理宣傳教育培訓。讓傳統檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。
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整 理
檔案入庫后需進行分類、整理。遂川縣的林權檔案主要分以下兩類，一是宗地檔案，內容包括林權登記申請表、林權登記公示表、受理林權登記申請登記表、責任山承包合同書，權源依據、宗地地形圖(藍圖)、身份證復印件、各類證明：二是綜合檔案，內容包括省、市、縣有關林權登記文件、方案，鄉、村、組林改方案，縣林改辦文書資料，林改簡報，林權登記臺賬，林權證發放登記表、林權登記申請表校對表及有關統計報表、計算機數據資料，影像、圖片資料，林業要素市場各中心辦檔案。
宗地檔案中的林權登記申請表、權源依據、身份證復印件、各類證明等材料統一存入以戶為單位的林權檔案袋中。林權登記公示表、受理林權登記申請登記表、責任山承包合同書以村或組為單位裝入林權檔案袋中。綜合檔案按照一般文書檔案進行整理歸檔。
林權檔案分類整理好后放置到檔案密集架上。為便于管理，對檔案密集架進行排序編號，制作鄉鎮村組卡片標貼在密集架上。一般情況下，一列密集架為一個鄉(鎮)的檔案，一個檔案箱為一個村的檔案，其中專門存放宗地檔案中分戶裝袋的林權登記申請表、權源依據、責任承包合同書。組與組之間的檔案用貼有組別卡片的塑料墊板隔開。宗地檔案中的林權登記公示表、林權登記受理申請登記表專門安排一列存放。綜合檔案根據其資料多少安排數列密集架，不同性質的資料如文書檔案、音像資料、今后的林業要素市場資料等分別存放于一個檔案箱。林權檔案卡片內容為林權檔案名稱、數量、建檔時間、建檔人。同時，還根據各鄉鎮場及綜合檔案的排列順序，制作林權檔案分布查詢圖，張貼在檔案室的醒目位置，方便查詢。
保 管
一是高起點、高標準完善設備設施。建立標準化檔案管理機房，購置高性能的微機、專用打印機、掃描儀及移動數據備份存儲設備；參照國家檔案庫房建設標準，建立了具備防火、防潮、防盜功能的林權檔案室，配置了符合國家行業標準的直列式手動檔案密集架。
二是建立、健全了各項規章制度及管理機構。遂川縣成立了專門的林權檔案管理機構，有專人負責林權檔案收集、整理、歸檔及檔案室管理工作。同時制定了《計算機機房管理制度》、《計算機房值班制度》、《遂川縣林權檔案管理辦法》、《遂川縣林權檔案庫房管理辦法》等，確保了計算機房及設備正常有序工作，保證了林權檔案的安全、整潔，延長了檔案使用壽命；制定了《林權檔案管理員崗位職責》，明確林權檔案管理員基本職責。
利 用
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1.2 提高檔案管理水平的自我動力不足。檔案管理工作的目的是為本機關和上級機關服務，可以說，機關開發檔案工作的動力源于檔案工作對機關參考、咨詢、決策及保存機構記憶所起的作用。如果機關僅從為自身服務這一動力出發，完成相應的檔案管理工作，并不需要進行太大的投入就能做到。很多機關對檔案管理工作不積極的原因之一，是機關對檔案管理水平沒有過高的要求。機關檔案工作是我國檔案事業有機組成部分，機關檔案工作肩負著為國家積累檔案史料的任務，就這一點來說，機關檔案管理工作屬于公共事業管理的范疇。作為我國檔案事業的基礎，顯然，機關檔案工作的質量高低影響著整個檔案事業管理水平的高低。
1.3 檔案在整體工作中的地位不高。機關檔案室作為機關的內部組織機構，其經費來源于機關內部資源的分配，而各機關因職權的不同，可支配的財力也有差異。機關檔案工作相對前沿的業務工作而言，并不直接與機關的職能、職權相關，是機關幕后的服務工作。機關檔案工作需要依靠機關領導的重視才能有效開展，但是，一般說來，領導重視程度欠缺，是機關檔案工作長期面臨的不爭事實。機關檔案室作為機關部門機構的附屬性，是制約機關檔案提供社會利用，制約檔案管理水平提高的根本原因。可見，如果不改變機關檔案工作對機關的附屬性，要開展機關檔案提供社會利用，提高管理水平，單依靠制度和監督的完善是難以做到的。
2 信息時代機關檔案管理工作面臨的新挑戰
傳統的檔案管理，僅能實現單一數據的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應科技發展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時代與科技信息的不斷發展，傳統的檔案管理終將被網絡化的檔案管理所取代。系統化、網絡化的檔案管理，一方面可以節省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長遠來看，具有不可估量的積極意義。所以，對于每一位管理人員而言，轉變觀念，樹立現代化的檔案管理理念，是一項迫切的任務。
2.1 對傳統檔案管理工作觀念的挑戰。傳統的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會對知識的評價標準是知識對經濟的推動力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉化為生產力，才能得到社會的認可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉變服務觀念，大力開發檔案信息資源為社會和發展經濟服務。
2.2 對傳統檔案管理手段和方式的挑戰。當前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的檔案信息，難以達到傳輸的高容量和網絡化，難以形成新的知識生長點，也難以為社會經濟發展服務和供社會共享。檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。從自身實際出發制定一套完整的檔案管理制度;引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。
2.3 對檔案工作者自身素質提出的挑戰。新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立高素質的專業人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計算機技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。因此，運用檔案來傳播知識，促進經濟發展，使檔案中的知識轉化為現實的生產力，成為新的經濟增長點是檔案工作者義不容辭的責任和義務。
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一、檔案管理存在的問題
1、當前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統一管理，業務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現象比較嚴重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內，儼然一個保密機關，較為封閉。
2、應當歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據為己有的現象屢見不鮮。《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。
二、培養檔案管理意識
1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。
2、加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養。營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，重拳強化檔案意識。
3、加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
4、重視新農村檔案工作。在我國農村人口占絕大多數，一個地方其他檔案工作做得很好，農村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業單位的檔案工作，農村檔案未引起足夠的重視。正因為農村檔案的薄弱，所以應格外關注。
5、要全面推進民營企業檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業遍地開花，已成為經濟建設的一支強大力量，民營企業檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業發展創造效益，使越來越多的民營企業家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業自身發展需要的檔案管理體系，促進民營企業檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強服務意識，提高服務水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看 ，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。
4、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。
四、總結
綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。
參考文獻
[1] 劉振華.檔案工作創新談[J].中國檔案，2016，（3）
[2] 李國慶.檔案管理現代化是一項系統工程[J].檔案學，2014
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一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
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一、醫院檔案管理與信息化要求相適應的必要性分析
1、是為了滿足社會發展的需求
在這個信息化迅猛發展的時代中，信息化實現程度已經逐漸成為了企業現代化管理水準的考核標準。最近幾年，我國對各項工作相關部門的信息化建設也提出了更多的要求，例如在《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出，應加快全國檔案信息化的建設進度。《2006～2020年國家信息化法發展戰略》中也提出了應盡快加強醫療衛生領域的信息化建設進程。隨著這些綱要和發展策略的不斷提出，各地區醫院也順勢而行，加快了檔案信息化建設的步伐，以此來滿足社會發展的需求。
2、是為了滿足醫院檔案自身發展的需求
隨著醫學領域的快速發展和全面改革，醫院所保存的檔案數量也呈現急劇增長趨勢，且種類繁多、內容豐富，需要花費不少人力物力資源來進行管理，有限的存放場所已經難以滿足這種檔案增長趨勢了，因此必須采取有效的科學管理模式對其進行整頓。融入信息化技術之后的醫院檔案管理工作，相對于之前傳統的紙質管理手段來說，無論是從工作效率還是從管理成本方面來說，都得到了很大的改善。醫院檔案管理部門不必分配過多的人員來管理，也極大程度地提高了管理工作的質量，除此之外，由于摒棄了之前紙質保管的模式，醫院可以騰出更多的儲存場所來保管機密文件，有效地防止了由于文件堆積過多而造成的重要檔案丟失。
3、為了更好與醫院的各項工作相配合
醫院各項工作的正常運行離不開一個科學的檔案管理系統，特別是進入信息化時代之后，人們的價值觀與時間觀不斷加強，醫院所涉及的檔案也越來越多，這無疑對醫院的檔案管理工作提出了更高的要求。傳統的紙質保管方式已經不能跟上信息時代的步伐。此時各個醫院應構建一個完善的信息化檔案管理，為員工提供更便捷的查詢途徑，同時增加原始檔案的使用效率，通過網絡來實現檔案的資源共享，以此來配合醫院內部各項工作的開展。
二、醫院檔案管理滿足信息化要求的對策分析
1、提高檔案管理人員的創新意識
雖然檔案管理工作僅僅為醫院日常業務中的輔助部分，但是卻貫穿著整個醫院從小到大的工作環節，任何一個部門及任何一個工作環節都與檔案管理工作密切相連。在信息化醫療檔案管理工作中，其核心內容便是致力于將信息化檔案管理打造為現代化醫療服務系統及現代化醫療工作系統的重要工具，并構建一個完善的檔案信息管理系統。要想徹底貫徹以上策略，最關鍵的一步是必須加強工作人員對信息化檔案管理工作重要性的認識，增強其現代化管理理念。醫院管理層的管理創新意識及全體員工的配合，能夠加快醫院檔案管理滿足信息化要求的步。
2、培養現代信息化檔案管理人才
現代信息化檔案管理系統的構建必須通過相關管理人才來實現。從現階段醫院檔案管理工作人員的素質看來，相當一部分人員還是缺乏專業的信息化檔案管理技能，僅僅這一點就嚴重阻礙了信息化檔案管理的發展步伐。因此，國家必須加強對檔案管理工作人員的技能培訓，鞏固檔案管理工作人員的知識框架，加強他們的信息化技術理念，全面提高檔案管理人員的整體素質。除此之外，醫院還應向社會招募專業的檔案管理人才，特別是對于集檔案管理知識和計算機網絡知識為一體復合人才，醫院應該大量進行儲備，以此來適應現代信息化檔案管理對人才方面的要求。
3、加大檔案管理相關軟硬件的建設力度
一個有效的醫院檔案管理系統離不開配套完善的軟件和硬件設施。其中硬件設施主要包括集復印、打印、掃描為一體的打印機、計算機等現代化設備；而軟件設施主要包括檔案管理系統中的軟件及管理文件、數據庫、檔案查詢系統、安全軟件等。醫院應投入更多的資金資源來籌備檔案管理信息化系統所需的軟件及硬件。除此之外，醫院在對檔案管理信息化進行建設的同時，必須與醫院的網絡建設保持同步狀態，有效地實現資源共享，使任何人都能夠快速地檢索到所需的資料，極大程度地改善了工作效率。
4、以充分的資金來滿足檔案管理信息化的建設
隨著社會信息化發展步伐的加快，各個醫院應實時更新相關的檔案管理軟件。由于醫院信息化檔案管理是通過信息傳播式的方法將醫院各項工作環境中的事態及人物進行記錄，因此醫院可以嘗試根據檔案的生命周期來決定投資力度，使檔案管理信息化的生命周期一直處在最佳狀態中。例如可以運用一些軟件檢測設備來檢測硬件和軟件的運行情況，并建立一套完善的檔案管理體系，這些工作的開展均需要投入一定的資金才能得以實現。
三、結語
醫院在建設檔案管理信息化時，切不能將信息化與現代化兩個部分分開進行。醫院可以根據檔案使用者的要求來指導檔案管理信息化的建設工作。在建設過程中，醫院必須提高檔案管理人員的創新意識、培養現代信息化檔案管理人才、加大檔案管理相關軟硬件的建設力度、以充分的資金來滿足檔案管理信息化的建設，只有將以上工作做到位，一定能夠建設出一個有效的現代化信息醫院檔案管理系統。
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一、醫院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫院在服務能力、醫療能力等方面的問題，這樣醫院才能制定針對性的措施進行學習和改善。而現代城市的發展促使醫院的規模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統的紙質檔案管理，既浪費紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當產生很多嚴重的后果。而信息化的檔案管理系統能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進醫學技術的不斷提高。
另一方面，醫院檔案管理的信息化能夠增強醫院與病人之間的聯系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務。一般來說，信息化的檔案管理可以實現不同醫院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫院就診，醫生也能快速找到病人的病歷，節省診療的時間；而醫生專家之間也能夠進行更加暢通的學術交流，相互學習借鑒成功的診療經驗。這對于提高醫生總體的醫學水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點
與傳統的人工檔案管理方式相比，信息技術支撐下的醫院檔案管理有一些新的特點和優勢。首先，信息化時代的醫院檔案管理工作具有較強的時效性。信息技術下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫院的檔案管理經常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應該在需要的時候以最快的速度調度出來供病情參考，才能為挽救病人節約更多寶貴的時間。
其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運用。由于紙質檔案搬運起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發揮檔案資料對于醫院建設的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進行一些計算機操作，就能迅速的調取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫院的發展決策提供更多可靠的參考，并促進醫院服務質量的全面提高。
三、醫院信息化管理建設的策略
（一）加強技術建設
醫院檔案管理工作的信息化離不開先進技術的支持，為此，醫院必須不斷引進先進的計算機設備和軟件技術，從硬件技術上為檔案管理的信息化創造良好的環境。這就要求醫院相關部門密切關注該領域的最新技術，花費更多的資金和精力去引入先進的信息技術和軟件系統。醫院應該將傳統的紙質信息轉化為電子信息，并按照一定的規律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設還應該以提高綜合服務水平為導向，建設檔案管理電子系統的信息平臺。因為大量繁復的檔案編寫工作都是由醫院內部工作人員進行的，而醫生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫院必須建設完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。
（二）加強人才建設
當然，醫院檔案管理的信息化必然意味著對專業人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識，并熟練掌握電子信息系統操作方法，同時還具備一定醫學知識的工作人員才能勝任這一工作。醫院引入的大量現金設備和軟件系統都需要專門的人員進行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設才能正常進行。這就要求醫院建立起一支現代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進制度和管理制度，以優厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓，不斷提高其專業技術和思想素質。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術，并且以認真踏實的工作態度對待檔案管理工作。
（三）加強制度管理
為了保證醫院檔案管理工作的信息化、自動化進程，醫院還應該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強法律法規的相關宣傳，使檔案管理工作人員認識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當的利用。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責所在，同時也了解信息化建設應該遵循的規則。另一方面，也要加強對檔案管理信息化的監督，對收集資料、保存資料的過程進行檢查，以保證資料數據的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應該符合規范，避免違規行為。
四、結束語
綜上所述，醫院檔案管理是醫院管理工作中非常重要的一部分，加強醫院檔案信息化管理已經成為當前醫院發展的重要趨勢。因此面對醫院檔案信息化管理建設應當引起高度的重視，采取科學有效的建設策略，讓醫院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻
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1地方檔案規范性文件概況
據2010年3月對《法律圖書館》網站的不完全統計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關的地方規范性文件大約有562個。詳見表1論文
2對我國地方檔案規范性文件的分析
應該說,自1957年7月《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規范性文件遠遠大于562個。這些規范性文件不但是推動我國檔案事業法制化進程的重要基礎,也是促進我國檔案事業不斷發展和進步的主要工具和重要保障,為今后轉型期地方檔案規范性文件的制定提供了寶貴經驗。同時,地方檔案規范性文件還存在許多不足和薄弱環節。下面,從制定技術的角度,對地方檔案規范性文件在制定根據、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結構等六個方面存在的問題進行分析。
2.1地方檔案規范性文件的制定根據分析
在我國,行政機關制定行政規范性文件是以“根據”為原則的。由于原網站改版或升級,造成《法律圖書館》網站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據,占92%;28部沒有指明制定依據,占8%。詳見表2。
檔案規范性文件制定依據的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯合,市級其他局、委、辦單獨或聯合。
從總體情況看,地方檔案規范性文件大部分注意到了對制定根據的表述,但仍然存在表述過于籠統的問題。
第一,同樣內容的規范性文件,法律依據多少不一。如有關“城市建設檔案管理”的規范性文件共有90部,其中,法律依據最多的有7部,最少的沒有說明法律依據。第二,有些規范性文件只是籠統地說明依據“有關法律法規和規章”、“有關法律、法規的規定”、“國家有關法律法規規定”等,沒有說明具體依據哪一部或哪幾部法律、法規。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關于印發<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規范性文件就存在這種問題。
除了上述規范性文件以外,還有相當一部分規范性文件在說明具體依據某部法律后,還加有“和其他有關法律、法規的規定”的表述。這里的“其他有關法律、法規的規定”指的是與檔案有關的法律、法規,還是與文件有關的法律、法規;是與公民有關的法律、法規,還是與機關、團體、企業有關的法律、法規;是刑法、民法,還是行政法,應該有進一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規范性文件時,還沒有嚴格遵循《立法法》的規定和要求。
2.2地方檔案規范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來說,行政規范性文件是介于行政立法行為和行政執行行為之間的一種“在一定程度上可反復適用、具有弱普遍約束力”的“準行政立法行為”,是規章以上行政法淵源重要而有益的補充。因此,行政規范性文件在行政管理領域內的效力,總的來說,“應低于同類行政法規、規章而高于據其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規、行政規章相抵觸。
由于經驗與技術的欠缺,地方檔案規范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機關,還是企事業單位或是社會團體,誰都可以制定有關檔案行政管理的規范性文件。特別是某些大中型企事業單位制定的關于加強本單位檔案管理辦法的某些內容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權現象較嚴重。與制定檔案規范性文件有關的越權行為,既有上下級檔案行政機關的縱向越權,亦有同級檔案(或非檔案)行政機關的橫向越權,目前,以后者居多。三是與檔案行政法規、行政規章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規定,而有的檔案部門則借此機會自行制定收費標準,擴大收費范圍,提高收費標準,在社會上造成不良影響。四是與制定規范性文件的法定程序相違背。按照國家規定,制定某些專業檔案管理的規范性文件,檔案部門需要與有關專業行政主管部門聯合發文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業主管部門會簽,有時因時間關系,會簽手續不全,也照發不誤。這樣,就造成主辦、協辦機關不明,各自職責不清,出現問題相互推諉,自然會影響這些規范性文件的行政執法效力。五是不符合法律規定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規范性文件詞不達意,時常出現錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴格把關。
2.3地方檔案規范性文件的名稱分析
從形式上看,370部地方檔案規范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關系或某一方面行政工作做比較全面、系統的規定。“辦法”和“通知”是規范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領導機關或職能部門對特定范圍內的工作和事務制定相應措施,要求所屬部門和下級機關貫徹執行的法規性公文。“辦法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關系或行政工作做出比較全面、系統與具體的規定。“規定”是落實某一法律、法規,具體規范某項工作而制定的,具有較強的約束力,且內容細致,可操作性較強。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規應采用“條例”,地方政府規章和規范性文件應采用“辦法”。
2.4地方檔案規范性文件的適用范圍分析
由于規范性文件的內容種類不同,適用的范圍也就不同。從規范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規范性文件涉及內容最多的有:檔案管理,檔案事業,檔案工作,城市建設檔案,企業檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術檔案,移交檔案,等等。涉及內容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機構與檔案人員,等等。從數量和內容來講,當前急需的檔案行政執法,檔案行政復議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務,檔案資源整合,檔案工作崗位責任制,電子文件中心建設等方面的規定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創新精神。這應是未來各級政府及其工作部門重點規范的內容和領域。
2.5地方檔案規范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析
從制定技術上講,法律法規的頒布時間和實施時間應間隔一段距離,以便法規的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規部門對法規的實施有一定的心理準備,也有利于社會成員的學習與消化,使法律法規實施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內的10部,11～20天以內的16部,21～30天以內的30部,31～40天以內的24部,41～50天以內的28部,51～60天以內的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規范性文件中,有21部明確規定了失效時間,占5.7%。
我們認為,首次頒布的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍大一些,修訂的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規范性文件應明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規范性文件同時廢止。
2.6地方檔案規范性文件的形式結構分析
370部檔案規范性文件,有119部屬于復雜結構,占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標題,條文也較多,要件數量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標題;有3部沒有附則。116部中,有58部設有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡單結構與復雜結構之間。要件多于簡單結構但少于復雜結構,沒有章的設置,也沒有各部分標題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復雜結構少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結構,只有款之分,條文較復雜結構少了許多。370部規范性文件均沒有目這一層次。從字數看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。
另一個值得注意的問題是,同一內容的規范性文件,其形式結構差異很大。如有關“城市地下管線檔案”的規范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設條,直接用數字標明順序;字數最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規范性文件能夠結合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現了形式和內容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規普遍存在的照抄照搬現象。這是值得充分肯定和需要進一步保持和發揚的地方。
在370部地方檔案規范性文件中,有58部設有獎勵或制裁的條款,占15.7%。
行政規范性文件和行政法規、規章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據,效力最高的應該是行政法規,其次為規章。因為,根據1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關規定,行政法規、規章可以設定行政處罰,行政規范性文件明確規定不得設定行政處罰。其次,根據《中華人民共和國行政訴訟法》的相關規定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規、自治條例和單行條例為依據,同時參照規章,并沒有包括行政規范性文件。據此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規范性文件時,應當取消行政處罰,適當保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。
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1醫院檔案信息化的內涵
醫院檔案是醫院在日常工作過程中積累下來的文檔、圖像、聲頻以及視頻等多種資料的總稱。而所謂的醫院檔案信息化，就是將現代信息技術用于醫院檔案管理工作中去。換而言之，醫院檔案的信息化就是在醫院檔案管理過程中充分利用電子計算機技術、網絡信息技術等先進科技，對醫院的檔案資源開展收集、分類、歸納、保存以及管理工作，充分發揮醫院檔案的社會價值，使其充分發揮為社會醫療衛生事業發展服務的最終目的。
2醫院信息化建設給檔案管理工作帶來的影響
醫院信息化建設給檔案管理工作帶來的影響是非常巨大的，具體說來，主要表現在以下三個方面：
2.1醫院信息化建設為醫院檔案管理工作的發展提供了更為廣闊的空間首先，醫院信息化建設的開展改變了傳統的以紙張為主要載體的檔案資料管理模式，開辟了新形式的以電子介質為主要載體的檔案信息化管理模式，不僅使醫院檔案信息管理工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，而且還使醫院檔案信息管理工作擺脫了固定的工作場所，使檔案信息的存儲量在有限的空間內實現了最大化，極大地拓展了醫院檔案管理工作的發展空間。[2]其次，通過檔案管理信息化建設，能夠使醫務人員、后勤人員以及其他信息使用者通過醫院內部網絡在不同的地點對各種檔案信息進行查詢、收集以及利用，使醫院檔案信息的使用空間得到了極大的拓展[3]。
2.2醫院信息化建設為醫院檔案資料的開發利用創造了便利條件醫院檔案管理的信息化能夠方便、快捷的為醫務人員、后勤行政人員、科研工作人員等提供其所需的檔案資料，極大的節省了查找資料的時間。這樣一來，不僅使檔案資料的使用效率得到了極大的提升，而且還能夠充分調動廣大醫院工作人員開發利用檔案信息的積極性。
2.3醫院信息化建設加快了醫院檔案管理工作的現代化進程就當前社會科技發展的現狀來看，在醫院檔案管理工作過程中引入信息化與數字化已經成為當前醫院檔案管理工作的必然趨勢。電子病歷目前已經在醫院檔案管理的日常工作中得以廣泛運用，由此可見，醫院信息化建設無疑加快了醫院檔案管理工作的現代化進程。但是，如何將檔案管理融入醫院信息化建設的整體工作中一同規劃，一同建設卻成為當前推進醫院檔案管理工作現代化進程所面臨的重要課題，需要我們在日常工作中進一步探索與研究。
3加強醫院檔案管理信息化建設的對策措施
在醫院檔案管理工作過程中，如何加強信息化建設已成為當前業界所面臨的重要課題。相關工作者也對此開展了深入的理論研究與實踐探索。筆者結合現有的先進經驗以及自身的工作實踐，認為當前有效推進醫院檔案信息化工作的開展，可采取以下幾方面的對策措施：
3.1加強領導，保障檔案信息化工作的順利開展醫院檔案管理信息化水平直接取決于醫院領導對檔案工作的重視程度。檔案工作只有取得醫院領導足夠的重視和支持，才能將醫院檔案信息化建設納入醫院整體發展規劃，從而得到各個科室的真正重視，確保檔案信息化工作落到實處。醫院檔案部門應加強對醫院檔案信息化建設的指導，積極開展對醫院檔案信息化建設的研究，適時制定醫院電子文件、電子檔案管理的標準和實施細則，組織兄弟單位間的及時交流和推廣經驗。
3.2加大投入，推進實行檔案數字化、網絡化進程一方面應加大人、財、物的投入，配置信息化管理必要設施、沒備，如數碼照相機、數碼攝像機、音視頻數字化采集和轉換設備、存儲設備等現代化設備，以滿足信息化環境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求，進一步推進檔案數字化工作[4]。
另一方面應盡快實現檔案信息網絡化管理。必須堅持檔案信息化建設和醫院信息化建設同步的原則，積極依托醫院的網絡平臺，搭建以檔案室為中心的統一的檔案網絡管理系統，將檔案管理系統納入醫院信息化系統中，實現檔案管理系統與醫院信息系統的無縫連接，實現全院檔案資源互補共享，同時也體現出數字化檔案管理的時效性。
3.3強化培訓，提升檔案人員專業水平在檔案信息化建設過程中，建立一支專業的檔案人員隊伍是關鍵。要實現醫院檔案信息化管理，醫院檔案人員不僅要具備檔案管理專業知識素養，還必須掌握一定的運用現代信息技術的基本技能。在日常的檔案信息管理過程中，要能夠應用好檔案信息化系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保檔案信息化系統安全、穩定運行[5]。因此，要強化檔案人員的學習和培訓，不斷提升檔案人員的知識水平和業務技能，以適應檔案信息化建設工作的需要。同時，實現多專業配合、多部門協作，保障檔案信息化管理工作的順利實施。
4結束語
通過上述幾個部分的分析與論述，我們可以看到，深入開展當前醫院檔案管理工作的信息化建設已成為當前亟待解決的重要課題。我們應當充分意識到醫院信息化建設給檔案管理工作帶來的影響，并積極采取有效措施，深入推進醫院檔案管理信息化建設。只有這樣，才能夠使醫院檔案管理工作真正實現服務社會醫療事業的重要作用，才能夠進一步實現醫療衛生事業改革的健康發展。
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1 引言
進入新世紀以來，計算機技術和互聯網技術飛速發展，現代社會正逐步向信息化、數字化時代轉變。科技檔案在企業或公司中占據著相當重要的地位，在經濟技術的推動下，工作環境也變得日益復雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復雜，工作量多，加大了管理難度，在當前信息化、數字化時代，必須引進信息化管理，對其中出現的問題及時予以解決，從而為公司企業管理提供依據。
2 科技檔案和科技檔案管理
2.1 科技檔案
所謂科技檔案，即是指與生產技術等相關的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農工生產技術檔案、設備檔案及科研醫療檔案等。科技檔案有其特殊性，可表現為以下幾點：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業性較強，主要體現在內容性質和形成領域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產活動的專業性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業提供相關資料和情報，提升企業的生產力，進而增加企業經濟效益。
2.2 科技檔案管理
科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進行管理，以保證其安全性。科技檔案管理通常包括以下幾點：（1）收集。對科技生產中形成的資料進行采集，將其集中在專業管理部門進行管理，以便最終實現科學管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進行處理，按內容或形式特點將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應對其進行仔細鑒別，按照檔案質量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術，運用合理的手段和方法，保護檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發揮作用；（5）統計。通過一系列相關參數對科技檔案的數量等方面進行分析統計，對其總的狀況能夠實時了解，起到監督的作用，同時也能夠為下一步發展提供準確的數字依據；（6）提供利用。指發揮主觀能動性，創造一些科學合理的新方法，對科技檔案信息進行深一步開發，以滿足工作需求。
在21世紀，現代信息技術迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進信息技術，依靠計算機技術、互聯網技術和信息化技術組成一個新的平臺，為科技生產活動提供相應的技術條件，為組織管理工作提供信息依據，促進企業的綜合發展，從而提升企業的競爭力。
3 科技檔案管理存在的問題
科技檔案管理工作繁重，且需細心，受諸多因素影響，管理中常會出現各種問題。
3.1 管理模式落后
檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當前信息化時代，許多企業還在使用傳統的管理模式，對新技術有所忽視，雖然也能進行管理，但效率不高，浪費時間，還容易出現失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。
3.2 服務手段滯后
計算機技術已遍布社會各個角落，還在繼續發展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機較老，只能做一些基礎的簡單處理，對于最新的計算機以及相關設備（如掃描儀等）則缺乏購置，不能及時進行技術交流和信息分享，不利于其信息資源的開發利用。
3.3 服務方式較為被動
檔案管理部門是為企業提供一定的服務的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務對象和服務內容以及方式范圍等都比較狹隘。
3.4 信息開發力度不夠
過于依賴檔案的統計數據，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的解析，以致于良好的信息反饋機會錯失。在引進實例時，沒有將其進行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務等多方面進行管理。
3.5 管理人員業務素質有待提高
在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業技術和專業知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細節往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內環境影響，檔案易出現損壞等現象，學生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產情況并不了解，再加上態度不認真，在進行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不全。
4 針對科技檔案管理中出現問題的對策
4.1 轉變觀念
首先應對科技檔案管理加以重視，尤其是領導階層，務必要加強檔案信息化建設，將其納入企業檔案信息化建設的總體規劃范圍內，實行崗位負責制，對員工進行績效考核。檔案管理部門應轉變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現混亂。相關建設經費應算入年度財務預算，并考慮增加檔案的保管數量，引進先進的技術手段，加大成本投入，購置高性能的計算機，其他設備如掃描儀、服務器等設備也應配置齊全。
4.2 創新組織機構
檔案管理需有專門的檔案室和專業的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴格執行。對于檔案管理人員，除了基本的專業知識考核，還應培養其綜合能力，通過培訓，保證每個管理人員都能夠對計算機有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業務素質和道德素質，實現手工型向技術型的轉變，并進一步發展。
4.3 改變管理模式
為保證檔案的完整性和便捷性，應采取統一領導、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領導，對所屬單位，主要起監督、檢查作用，并予以一定的指導，防止出現檔案散化管理的情況。在管理機制方面，總經理負責整個管理，總工程師分管，技術和檔案部門齊抓共管，實行責任承擔制，將責任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發揮科技檔案的效用，應實行科學化、標準化管理，積極引進計算機技術和信息化技術，加大信息化建設的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數字化保管模式逐漸轉變，實現數字化、信息化管理。
4.4 改變管理方法
合理的方法在檔案管理中起著異常關鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統、數據庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數數據接口，都要達到規定標準。注意數據信息在數據庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設。
4.5 改變服務方式
手工式的管理方式顯得比較被動，為實現主動服務，需對服務方式進行創新。互聯網技術可以不受地域空間限制，同時開通在線服務，實現信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進行交流，從而促進企業提高競爭力，實現主動服務。
4.6 做好檔案保護工作
雖然信息化檔案管理能夠實現檔案數字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現破損，借閱者需小心謹慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應盡量修復，并隨時保證檔案室的環境適合檔案資料的保管。
5 結束語
科技檔案對企業起著十分重要的作用，加強管理，可以進一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經濟技術的發展，檔案管理方式也應改進，在信息化的大環境下，應引進計算機技術、信息化技術及互聯網技術，逐漸實現信息化的科技檔案管理。
參考文獻：
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篇12
一、秘書人員檔案管理工作的轉變
伴隨著檔案管理對象由紙質檔案為主向數字檔案為主的轉變，管理的條件、方法和所需要的能力也發生了巨大的轉變。
所謂數字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲的信息，電視臺等媒體又稱其為媒體資產。紙質及實物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數字檔案管理的基本條件是網絡計算機系統，這一轉變對管理方法的影響主要表現在以下兩個方面：
（一）由表層管理向深層管理轉變。調用一份紙質檔案時，一般不會只調用其中的某一頁，往往是調用一套檔案，再從中找到有用的那部分信息。如用戶想查某個通知中的某一項要求，就必須調用整個通知。而調用數字檔案（視音頻信息）時，既可以調用長達幾十個小時的完整信息，也可以調用其中幾秒鐘的信息。如用戶想使用某個足球運動員在某場比賽的某一次助攻視頻時，他不必從一個半小時的整場比賽的錄像中找，只需要輸入幾個關鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。
這種不同是因為對不同介質檔案的管理不同造成的，而對不同介質檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質的特點有關。瀏覽紙質檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說，同樣是陌生的、內容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質檔案需要的時間要比數字檔案所需要的時間少。所以，為了方便數字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調用所需的信息，就要對數字檔案進行化整為零的管理，即對完整的視音頻進行層層切分，使之變成一個個小片斷，再對每個小片斷進行文字說明，即著錄。
管理檔案，一個重要的工作是編目。對紙質檔案的編目，只需要對完整一套檔案的各方面信息進行著錄，如時間、作者、主要內容、關鍵詞、語言種類等；但對數字檔案的編目，不僅需要對完整檔案信息進行著錄，還要對檔案進行層層切分，然后分別著錄。這就是說數字檔案的編目包括兩個方面：切分與著錄。
一般情況下，數字檔案的切分分為五層：節目、片段、場景、鏡頭和關鍵幀；著錄主要有四大項：題名項、主題項、描述項、建設者項。
如對一個專題片（即一個節目，如某次會議）的管理是：先進行片段層的切分與著錄，即將完整的專題片切分成若干個內容相對完整的片段，同時為每一個重要片段（編目者認為重要的）抽取一幅關鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項、主題項、描述項、建設者項等。
片段層編目完成后，要進行的是下一層――場景層的切分與著錄，即將每個重要片段切分成若干個場景，然后對其中重要場景的各方面信息進行著錄，并抽取至少一幅關鍵幀。
然后是再下一層――鏡頭層的切分與著錄，即將每一個重要場景再切分成若干鏡頭，并對重要鏡頭的各方面信息進行著錄，同時抽取至少一幅關鍵幀。
這么編目的目的是便于利用者提取任意一個想用的部分，不必花大量時間瀏覽整個視頻資料。但從上述數字檔案的管理過程可以看出，它對數字檔案不僅有表層的管理：節目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。
（二）由被動管理向能動利用轉變。主要內容有：
1.檔案管理技術改變引起工作重點改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編研與檔案利用。過去，對秘書的檔案管理工作要求重點是做好前六項，即來什么檔案管理什么檔案就基本可以了。現在，由于數字檔案管理技術的先進性，對秘書的檔案管理工作的重點轉為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因為在數字檔案管理系統內，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計都可以由專門設備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡單了。如需要對檔案進行統計時，只要向系統內輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統計結果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應的計算機不能完成的工作，人能發揮主觀能動性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點工作。
2.檔案利用的需求改變引起工作重點改變。以往，檔案利用最常見的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創造新作品，或基于對檔案的研究為領導或部門工作提出建議，不是秘書檔案管理時的主要工作。但隨著信息設備和信息管理技術的提高，人們閱讀習慣的改變，使得領導或部門的工作總結，對產品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書們能夠利用已有的視音頻――數字檔案制作工作總結專題片，或情況、產品介紹專題片等。而制作專題片，就要充分發揮管理者的主觀能動性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強的創新能力。
二、秘書人員能力與素質要求提高
以傳統介質為檔案管理對象的檔案管理，對秘書的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復印、傳真等，其技術含量和對創新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數字檔案管理，其對管理者的能力與素質要求則比較高。其主要表現在以下這4個方面。
（一）要有較高的對視音頻作品的理解能力。這主要是因為，在對數字檔案進行編目時，必須有較高的對視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類型的視音頻信息的編目特點，才能正確切分和準確著錄。否則，會層次切的不對，重要的片段、場景、鏡頭沒抓住，重要的信息沒著錄上。
一般來說，數字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對數字檔案的主旨和結構的準確理解比較困難，加上有的數字檔案創作者使用了比較獨特的表達形式，這就給檔案管理者在編目時準確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個原因是，數字檔案管理要遠比傳統介質檔案管理深入。
按廣電總局制定的編目規范看，視音頻信息共分六大類：新聞類、體育類、影視劇類、專題類、綜藝類和素材類。在這六類中，編目每一類材料所需的知識體系和能力都不一樣，如對新聞類數字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因為所需要的知識并不特殊；二是因為其結構清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結太多。而對影視劇類、體育類視音頻信息的編目則需要有特殊的知識積累和較強的理解能力。因為，雖然每個人都看過不少電視、電影，但由于一般人并不具有導演的眼光，體育知識不豐富，因此，沒有經過專門培訓，很難迅速找到重要片段、重要場景，并寫出正確的著錄內容。
（二）要有更強的文字運用與語言概括能力。數字檔案管理與傳統的檔案管理還有一點不同的是，它的服務對象數量大得多，有的是面對全世界，因此影響也更大。隨之而來的就是對編目工作要求很高，比如，對錯別字非常重視，要求著錄不能有一個錯別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書寫漢字和準確概括視音頻內容的能力。
在檔案檢索工作中，最重要的一項是編目，數字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項，而文字檔案的管理沒有切分，只有著錄一項。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結即可。而數字檔案管理所需要填寫的題名項、主題項和描述項很多需要管理者自己總結、概括。因此，不經過一段時間的專門訓練，很難勝任這樣的工作。
（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應用能力。數字檔案管理的最重要的目標在利用，無論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專題片，都需要一個能力：編輯軟件的能力。
編輯軟件有多種，其中比較簡單的要數會聲會影，這是大眾級的視頻編輯軟件。還有一款專業普通級的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中， 是蘋果公司開發的一款專業視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。
掌握第一款軟件，不需要納入教學計劃，學生利用業余時間就可掌握，因為它很簡單。但正因為簡單，不能用它制作內容復雜、表達豐富的專題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來制作復雜的專題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學計劃。
（四）要有一定的創新能力。對數字檔案的利用，重要方式之一就是專題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對于學生來說是有一定難度的工作，難就難在創新上。能否用普通的材料表達新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺，哪怕是舊材料新視角；主題表達的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒有一定程度或方面的創新，那所制作的視音頻作品就沒有生命力。
三、秘書人才數字檔案管理能力培養
概括地說，數字檔案管理的內容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規范，但由于其只是一種知識，不是培養的難點所在。編輯要求的是創造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對管理者的綜合素質要求較高。
（一）培養學生的數字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養秘書人才具有這樣的能力、怎樣培養秘書人才具有這樣的能力是根據專業所在地區和師資條件決定的。如果專業處在欠發達地區，那就不必培養。因為，培養這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進的設備。但如果專業處在比較發達的地區，就應該將此能力的培養納入到人才培養目標和人才培養方案中。理由有二：一是它能較全面地培養學生的信息管理能力。在培養學生數字檔案管理能力的同時，也培養了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應用能力。二是它能有力地提高學生的綜合素質。因為，編輯一個視音頻作品，是一個人閱讀、思考、寫作和創新能力的綜合體現。
（二）納入人才培養方案。如果將培養學生的數字檔案管理能力納入人才培養方案，可以有兩個層次：作為一般能力培養和作為核心能力培養。
1.作為一般能力培養。數字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書應該掌握的諸多能力之一。培養這一層次的能力，既可以在一門課中實施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項能力培養；也可以作為一個單獨的實訓項目在實踐學期進行。
2.作為核心能力培養。如果將檔案管理作為秘書人才的核心能力，那就要為它設計一個教學模塊。這個模塊可以包括3門課程，也可是4門課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節目制作》，關鍵看專業方向。
《檔案管理》的教學內容除了使學生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學生掌握對視音頻信息的著錄能力。《攝影攝像》課，既是教授學生辦公設備的使用，也是培養學生視音頻信息的鑒賞和表達能力。《視音頻信息編輯》課的教學內容主要包括兩個方面：非線性編輯和專題片制作，在教學過程中，二者可以融為一體。此課培養的是學生對數字檔案的利用能力。
3門課或4門課的教學順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序為：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序為：《攝影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》。《檔案管理》是總，其他課是分。
不同的上課順序體現不同的教學設計思路。總分分式是希望通過《檔案管理》使學生對數字檔案管理有一個概論式的了解，然后再通過《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對數字檔案管理的專項能力進行深入訓練。分分總式是希望讓學生先把各專項能力訓練好了，再在《檔案管理》課上進行綜合訓練。
數字檔案管理既然是因社會發展而產生的新工作，它就有較強的拓展性，對于《檔案管理》課來說，它是對傳統檔案管理方式的拓展；對于秘書人才來說，它又是秘書專業能力要求的向上拓展；對于工作崗位來說，數字檔案管理稍微改變一點，就是迎合新的職業――媒體資產管理。因此，將數字檔案管理能力的培養納入秘書人才培養的方案中，會使所培養的人才無論是在能力方面，還是在就業崗位方面都會有一定的拓展。
【參考文獻】
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篇13
1.信息化形勢下檔案工作的特點
1.1電子檔案的形成
互聯網為電子檔案的形成和傳輸提供了極大地便利。特別是隨著當前人事檔案制度的普遍開展，醫院新進職工的檔案基本由當地的人事檔案機構保管，這讓醫院從傳統的人事檔案事務中解放出來。但存在的問題是，醫院如查詢個人檔案信息，需持單位證明到人事檔案機構進行查閱。這在一定程度上給醫院人事工作帶來了不便。電子檔案以其儲存便捷、查閱方便、信息傳輸高效等特點為解決人事檔案的管理工作提供了有效途徑。醫院在進行職工人事檔案前，可以根據需要，通過信息技術把紙質檔案轉化為電子信息留存，為今后查閱利用等提供便利。
1.2電子檔案數據的分析和利用
對醫院人事檔案實行信息化管理，除了為檔案信息的查詢、儲存以及傳輸提供便利外，更重要的是實現檔案數據的分析和利用。通過計算機信息檢索系統，對儲存的檔案信息進行檢索、查詢、比較、選優、排序、分析、統計和輸出，以對醫院人才隊伍人員的素質狀況、學歷、年齡結構等進行及時準確的分析，為醫院人才預測提供各種數據，為制定相關政策提供科學的依據。同時，對人事檔案數據的分析和利用，能夠及時動態的了解醫院人力資源信息的變化及發展趨勢，為人事管理提供同步的信息支持，有效解決了傳統檔案材料利用不便造成的信息滯后帶來的時效性失真。電子檔案通過計算機儲存、加工、傳輸的特點，也大大減少了傳統手工檔案整理和利用發生錯誤的可能性，提高了檔案信息的準確性和完整性。
2.當前醫院人事檔案管理人員素質現狀
2.1人事檔案管理人員配備呈現隨意性，專業素質難以保證
檔案管理工作是一項業務性極強的工作，檔案管理人員需具備一定的檔案專業背景知識和基本的信息化、電子化的計算機操作、統計分析能力，但往往在人事調配上，檔案室往往成為安排老職工的場所，難以滿足當前信息化下對人事檔案管理人員的專業素質要求。
2.2人事檔案管理人員專業技能不高，檔案信息的開發和利用尚未實現
調查顯示，當前很多醫院從事人事檔案管理的工作人員大多是“中途出道”，具有專業知識的科班出身人員非常少見。而且檔案管理人員往往更換頻繁，缺乏必備的檔案管理專業知識與技能，很難保證人事檔案管理工作的連貫性與專業性，更無法適應或勝任信息化時代對人事檔案管理的高要求。
2.3人事檔案管理人員主動服務意識欠缺
傳統人事檔案工作的特點，造成了人事檔案管理長期處于封閉的工作狀態，檔案管理人員也僅僅是被動的提供查閱、借閱服務，根本談不上檔案信息資源的開發利用。隨著人事制度改革的不斷推進，人事檔案資源在管理決策中的價值逐漸顯現出來，檔案管理人員要主動及時的提取人力資源數據信息，并對數據進行分析，為決策者提供信息參考。這就要求檔案管理人員具有超前、主動服務的意識，把握信息需求的方向，充分利用好檔案信息資源的作用。
2.4人事檔案管理的安全意識和責任意識有待加強
人事檔案的內容涉及個人功、過等諸方面情況，是組織、人事等部門按照黨的干部政策，正確選拔、使用干部的重要依據。因此具有較強的保密性。查閱、借用和轉遞檔案文件都應遵守有關規定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。除傳統的紙質檔案保管的風險外，電子檔案儲存和傳輸中面臨電子數據的網絡安全和潛在威脅的安全問題。
醫院工作的性質決定了它是一個以臨床業務為主的工作單位，這就造成了一種錯誤的觀念，認為只有臨床業務才是最重要，行政工作是可有可無的，檔案管理工作更是邊緣中的邊緣，很多職工對檔案管理工作認識不足，甚至很多醫院領導也沒能從思想上認識到檔案工作的重要性，對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理人員非專業化，安于現狀，不思進取，進而不能主動積極的有所作為。把檔案管理工作只是作為一種“職業”，一種謀生的手段，缺少工作的激情和責任感，這樣的工作態度和環境往往造成工作人員的工作倦怠，進而影響檔案管理工作的發展。
3.如何提高檔案管理人員的素質探討
3.1檔案管理人員隊伍的整體素質有待提高
首先，領導重視是做好醫院檔案管理工作的前提，也是提高檔案管理隊伍素質的基礎和重要保證。檔案管理人員要首先認識到自己工作的重要意義，積極主動的提高業務知識和技能，即使是非檔案專業出身，從事了檔案管理行業，就要不斷通過崗前培訓、進修學習、專家指導等方式，不斷提高業務素質。醫院領導在配備檔案管理人員的時候，要考慮人員的專業性和可持續性，改變現有人員在專業性、可持續性上的欠缺。同時，積極開發利用檔案資源，不斷改變醫院領導和職工對檔案工作的看法，提高對檔案工作的關注和重視。
3.2檔案管理人員的思想政治素質需要提高
人事檔案的內容決定了人事檔案管理的嚴肅性，對檔案管理人員的素質提出了很高的要求。檔案需要真實的反應和衡量個人的諸方面情況，為組織部門考察人員提供參考，因此，良好的政治素養是對人事檔案管理人員的內在要求。人事檔案管理人員要不斷加強自身的政治理論學習，學習黨的方針路線、政策和科學文化知識，了解國內外的形勢，使人事檔案管理工作始終保持正確的政治方向。
3.3提高檔案管理人員的科學文化素質
隨著信息化得發展變化，檔案的內容和檔案的管理的形勢不斷發生著變化，對檔案管理人員的文化知識提出了挑戰。一方面，信息化形勢下電子檔案的出現，要求檔案管理人員具備計算機輸入輸出以及數據分析利用等計算機操作技能。另一方面，隨著現在檔案內容的復雜多變，檔案管理人員對檔案內容的分類、甄別提出了挑戰。因此，在新的時代形勢下，對檔案管理人員的綜合素養提出了更新更高的要求，檔案管理人員要不斷涉獵新的知識領域，完善知識結構，才能適應時展對檔案工作的要求。
3.4增強責任心，發揮積極主動性
主觀能動性是實踐的基礎。要改變醫院人事檔案管理工作的現狀，必須發揮檔案管理人員的主觀能動性，積極主動的工作，增強責任心。主動的學習新方法、新技能，提高檔案工作的效率，轉變檔案管理工作的方式方法，增強工作的內涵，主動與分管領導、以及溝通職工溝通交流，開闊視野，增強自己對做好工作的信心和決心。
3.5提高檔案人員的業務技能素質
檔案管理是一項具有很強專業性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關專業知識外，同時還應具備計算機操作、信息檢索以及統計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復合型人才，需要在工作中不斷學習、補充，逐步提高檔案管理的業務技能。
3.6建立健全人事檔案管理的培訓開發和考核評估體系
檔案管理工作要保持與時具進，需要檔案管理人員綜合素質的與時俱進。對檔案人員的培訓要形成系統的體系，特別是對非專業出身的檔案管理人員，崗前培訓非常重要。檔案管理的考核評估，就是對檔案工作“獎優罰劣”，督促檔案管理人員提高自身素質，以適應崗位變化的需求。在具體的操作中，要注意考核指標的科學合理，突出人性化管理理念，通過考核激勵檔案管理人員的工作積極性。
參考文獻：
