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信托財務檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他需要保存的會計核算資料。可以說信托財務檔案管理的這些內容與固有業務的財務檔案大體相同，但它的管理方式因為“單獨記賬、單獨管理”，以及不同的信托品種在期限上、業務核算規模上、涉及業務的種類上等各方面差異的存在，而變得更為繁瑣。

2 信托財務檔案管理的原則

信托種類、項目繁多，檔案管理的內容繁雜，要把信托財務檔案管理好，檔案管理者必須做到“綱目并舉、經緯分明”。只有在日常的管理中打下良好的基礎，做到條理清晰，才能在需要的時候做到“靈活機動、方便快捷”。

因此，在管理中，應以信托項目類型為“綱”，以信托項目名稱為“目”，以檔案資料類型為“經”，以時間順序為“緯”，“分散與集中”相結合，在保證每個信托項目檔案獨立管理的基礎上，保證信托項目按類有序保管，以便于調閱、查找。

3 信托財務檔案管理方式

根據信托業務的特點，結合財務操作的流程，制訂出“四分、兩集中”的管理信托財務檔案的方式。所謂“四分”：既“分人、分項、分類、分期”。 分人：信托項目數量繁多，期限長短不一，如所有檔案由一個人管理，并做到條目清晰，整理有序，恐為其難。因此，我們將審核憑證的財務人員作為檔案管理的最初的管理人員（一般為2-3人），每個“保管人員”直接接觸原始憑證、記賬憑證，并進行審核，因此在財務檔案形成的初期即可做到嚴格把關，保證檔案的有效、齊全；分項：每個保管人員根據“單獨立賬、單獨管理”的要求，對自己所管理的檔案根據信托項目的劃分進行分項管理，保證各信托項目財務檔案相互間的獨立性，防止不同信托財務資料的相互混淆，同時便于日常財務檔案的查找。分類：每個保管人員在分項目保管的基礎上，對保管的檔案應進行分類管理，主要分為業務資料和會計檔案。這里所指的業務資料如“信托合同、資產交易合同”等相關業務文件，在信托項目整體運作期限內，對信托項目財務操作具有影響，需要隨時調閱、參考，應單獨歸類管理。

4 信托財務檔案的分期

檔案的管理在期限上分為三個階段――初級管理人員單獨管理一年、設立備查庫統一管理一年、最后歸入檔案庫進行整體管理。以會計年度為標準，每個保管人員所管理的檔案期限僅為一年，在年度終了后，整理所管理的檔案，上交檔案管理人員；“上一年度”的財務檔案因各類檢查、審計或委托人、受益人的要求等原因，調閱頻度較高，暫存備查檔案庫，由檔案管理人員統一保管一年，于下一年再轉入信托檔案庫與原有檔案進行集中管理。“兩集中”是指每個會計年度終了，集中交接財務檔案，進行統一管理，一方面是集中接收上年度各信托項目的檔案資料，轉入備查檔案庫，同時將原保管的前一年度的備查檔案轉入信托檔案庫，進行集中管理；另一方面是指每個信托項目檔案進入檔案庫后進行集中管理，檔案保管人員應將入庫的財務檔案，按照信托項目名稱及時間順序進行整理，使每個信托項目檔案都成為一個獨立的體系，同時將同一信托類型的檔案進行集中管理。

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（一）對財務檔案管理重視不足。財務檔案管理工作是保存歷史、服務現實的重要工作，但是由于高校財務工作人員的數量比較少，承擔的任務也比較繁雜，所以對財務檔案的收集、整理重視不足，導致部分有價值性的財務檔案損毀、缺失，無法發揮真正的功能。

（二）高校財務檔案管理人員綜合素質不高。如今，大多數高校都沒有專職的財務檔案管理人員，基本是會計人員兼任的，他們沒有接受過專門的檔案業務知識培訓，缺乏足夠的檔案管理工作經驗，所以對財務檔案的歸檔標準不甚清晰，導致整理出來的財務檔案質量不高、分類不科學、裝訂也不夠規范。久而久之，就會導致財務檔案隨著其他無用資料被一起銷毀。

（三）財務檔案管理機構設置不科學。財務檔案管理機構是實施財務檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數高校并沒有設置此機構，所以導致財務檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會計人員完成會計檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財務檔案管理工作的整體質量。

二、提升高校財務檔案管理效率的策略

針對已經存在的一系列問題，高校可以采取以下幾點方法予以解決：

（一）提高對財務檔案管理工作的重視程度。只有對財務檔案管理工作提高重視程度，才會對其投入人力、物力和財力。高校領導要意識到財務檔案管理工作的重要性與必要性，積極構建財務檔案管理網絡。并根據學校的實際情況設置專職人員管理財務檔案，還要完善相關的規章制度，將財務檔案管理工作納入到學校的總體工作中，使學校上下都能意識到財務檔案管理工作的重要意義。

（二）提高財務檔案管理人員的綜合素質。財務檔案管理工作至關重要，從事這項工作的人員必須素質高、能力強，還要具備一定的法律知識，因為部分財務檔案涉及學校機密。在安排財務檔案管理工作人員時，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財務檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓，組織他們到先進單位進行參觀，引導他們參加專題講座，以此提高他們的綜合素養和業務能力，增長見識、開拓視野。并對他們進行思想政治教育，培養他們愛崗敬業、腳踏實地的工作作風。

（三）設置專門的財務檔案管理機構。高校配置了穩定的財務檔案管理人員隊伍，還應該設置專門的財務檔案管理機構，并落實目標管理責任制，將財務檔案管理業績作為工作人員參加晉升、評比的重要標準，通過獎優罰劣，最大程度地調動工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動性。（四）加強財務檔案信息化建設。進入21世紀之后，已然邁入信息技術時代，信息技術蓬勃發展，社會各個領域都深受其影響。所以高校加強財務檔案信息化建設有其自身之義。為了實現與時俱進，高校必須提高財務檔案管理的信息化程度，加快財務檔案數據庫建設，并實現財務檔案信息的資源共享，盡快實現高校財務檔案信息傳遞網絡化、使用快捷化和服務現代化，使財務檔案信息能夠發揮最大化的效用與功能。

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[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-00-01

1 財務檔案管理信息化的特點

當前會計電算化進程不斷加快，財務人員的日常制單、復核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務報表和賬簿也可以根據需要隨時打印輸出。越來越多的企業財務檔案管理也實施了信息化管理，使財務檔案的管理更加便利，磁性介質形式存儲取代了紙介質的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應用。財務管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業未來發展的一種必然趨勢。

2 財務檔案信息化建設的主要內容

2.1 建立適合管理的財務檔案動態數據庫

財務檔案管理信息化促使財務檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學合理的數據。計算機硬件和網絡平臺建設是信息化管理的基礎，而軟件建設是信息化管理成功的關鍵。財務檔案管理軟件和信息網絡的應用，提高了系統里各類信息資源的準確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務檔案信息網絡的完善建立，既可以將各類業務文檔和文件錄入數據庫，形成數據動態存儲，保證信息完整，還可以實現聯機公共查詢、遠程服務及傳輸。總之，財務檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態管理模式，實現了向動態管理的轉變，強化了財務檔案的服務職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強財務檔案的網絡安全建設

財務檔案的信息化和網絡化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數據提取更加準確，形成了全面電子化的檔案管理。財務信息作為內部重要資源，除可對外披露的信息外，應做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務信息更要嚴格保密。加強網絡安全建設，做好信息保密與公開，才能高效地實現信息合理利用。

2.3 完善財務檔案管理的輔助系統

財務檔案數據利用網絡化平臺進行采集、分析、整理和傳輸，為領導、決策者和財務人員的決策運用提供準確有效的數據支撐。由于信息量和工作量大，同時對數據的準確性要求高，因此，單單依靠相關人員的經驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進和智能的輔助決策系統來完成。決策支持系統的建立，要以管理科學、電腦科學、控制理論以及行為科學作為基礎，并輔以計算機網絡、人工智能、經濟模型等技術手段，科學合理地建立起適宜決策運用的完善系統。該系統要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進行對比分析，得出最優解決方案，進一步提升財務決策的質量和水平。

3 加強財務檔案信息化管理的建議

3.1 注重實效性

財務檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務檔案信息化程度的標尺。首先，在財務檔案建立初期，就要對檔案進行科學分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態數據，進行補充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務數據要確保全面、科學，做到檔案資源共享，檔案資料管理規范。另外，財務檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設備、系統等都有很高要求，要定期對電腦設備進行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2 保障網絡安全

財務檔案信息化管理有著非常顯著的特點，就是保存的財務數據量大，保密性要求高。數據的信息化也就代表著網絡化，保障網絡的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務檔案內部管理制度，加強網絡監督，制定嚴格的操作規程，防止財務檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴格保證網絡環境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質儲存設備的病毒傳播。定期對計算機設備進行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網絡環境進行病毒查殺。最后，還要定期做好財務檔案資料的備份，防止財務檔案數據永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項規章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發揮網絡不受地域、時間等限制的特點，實現專業化精準查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質

高素質的財務檔案管理人員是財務檔案信息化工作的主體。財務部門要改變人員專業結構單一的現狀，不斷充實計算機和通信等專業的技術人員，以保證信息化建設的需要。加大管理人員培訓力度，分層次和分階段地結合業務要求開展培訓，提高管理人員信息化技術水平，提高其運用各項信息技術和手段的能力。

主要參考文獻

[1]蔡建美.企業財務管理信息化探討[J].現代商業，2009（4）.

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一、會計電算化的特點分析

會計電算化的實現是基于計算機信息技術發展而來的，計算機技術與會計核算的結合產生了會計電算化，計算機技術取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負擔，而財務檔案管理工作也變得更加規范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點，一個就是它對數據信息處理方式進行了革新，在會計電算化技術的應用之下，財務核算實現了人機交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數據成功輸入到核算機制之中，通過財務軟件作用的發揮就可以直接對會計分錄進行計算與處理了，最后在機制憑證審核完成之后對數據信息進行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點，而電算化檔案只能在相應的財務管理平臺進行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務信息就容易被別人隨意入侵修改。財務檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應用要求，需要具備豐富的工作經驗，熟練掌握會計核算工作內容，同時對計算機的相關操作也需要學習了解，這樣才能確保財務檔案的安全性，達到較好的檔案管理效果。

二、基于會計電算化下的財務檔案管理工作的完善策略

1.完善財務檔案管理的軟硬件設施

基于會計電算化下的財務檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機軟件，確認其管理功能是否健全，同時還需要對計算機系統進行定期的安全維護，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運行環境[1]。在計算機的應用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務檔案信息被隨意篡改。在財務檔案管理的硬件設施上，也應該配備相關的先進設備，，比如激光打印機、噴墨打印機等，這樣能夠實現財務信息載體的質量的提高，對紙質檔案進行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質檔案的保存期限，確保檔案的完整性。

2.提高財務檔案管理人員的專業素質

會計電算化下的財務檔案管理屬于人機交互的管理模式，人們能夠對計算機的安全性進行自主的控制，因此，財務檔案管理人員的素質在財務檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據具體的職位要求對工作人員的崗位進行劃分，對不同崗位的工作職責進行明確的規定，使得每一位財務檔案管理人員都能夠對自己的工作負責。另外，就是需要注重對管理人員進行相關的培訓，將軟件操作、網絡財務安全等知識作為培訓的重點內容，提高管理人員的電算化核算水平，培養更多的復合企業發展需要的復合型人才，促進財務檔案管理水平的提升。

3.建立完善的會計電算化財務檔案管理機制

基于會計電算化背景下，為了增強財務檔案管理的規范性，就需要實現相關管理機制的不斷完善，對不同管理環節的制度加強重視[3]。一方面，為了實現財務檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務檔案管理人員需要對產生的財務報表等數據進行及時的打印，根據審計部門提出的具體要求去進行賬簿的打印，處理結束后立卷，形成紙質的檔案。另一方面，需要對電子財務檔案管理制度進行確立，在對財務檔案進行備份的時候，最好選擇質量合格的磁盤進行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內容進行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務檔案進行分類，按照不同的類別進行編號儲存，將建檔的詳細日期以及檔案的主要內容進行明確的標注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費。對財務檔案的借用也需要形成完善的管理機制，財務檔案中包含的信息內容是非常復雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進行財務檔案的借閱的時候，需要根據一定的借閱步驟去規范的進行操作，企業內部人員如果需要借閱財務檔案，則需要先去財務部門進行申請，經過審批允許之后再進行借閱。如果是企業外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業開具的介紹信或者相關的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發生。基于會計電算化的應用，財務檔案管理工作中還需要注意對檔案進行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務檔案管理人員需要對相關的檔案信息進行定期的備份，將所有的備份檔案單獨的儲存在一個專門的數據庫之中，對檔案備份的主要內容、備份時間等信息進行完整的記錄，加強管理，防止出現備份檔案損壞的問題。

三、結語

在財務檔案管理工作的開展中需要不斷的適應新時代的要求，進行工作上的改革創新，會計電算化技術的應用推廣，滿足了財務檔案管理創新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰，新時期，財務檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養更多優秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發展要求，這樣會計電算化就能夠發揮出更大的效用了。

參考文獻：

[1]梁艷.淺析實行會計電算化環境下的財務檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.

[2]張惠霞.探析會計電算化條件下的企業財務檔案管理[J].財會研究,2012,21:51-53.

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一、財務檔案概念

財務檔案是一種在會計核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種會計記錄都是經濟活動的生動記錄和客觀寫照。對會計檔案的重視程度如何，也反映了有關單位經濟秩序是否正常和合法。會計檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。

二、財務檔案管理的重要意義

財務檔案是一種在財務核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種財務記錄都是經濟活動的生動記錄和客觀寫照。對財務檔案的重視程度如何，也反映了有關單位經濟秩序是否正常和合法。主要體現在：第一，為企業、事業、機關團體等基層單位加強內部的微觀管理，提高經濟效益和社會效益提供豐富的原始數據；第二，它為國家進行經濟建設計劃和決策，對國民經濟進行宏觀管理和監督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護國家財產和打擊經濟領域里的不法行為提供有力的證據；第四，為研究財政、經濟歷史和發展提供可靠的史料。總之，財務檔案工作的好壞，對國民經濟的正常進行，經濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的影響，財務檔案在社會主義經濟建設中具有極其重要的作用。

三、財務檔案主要工作內容

1、財務檔案的特點

財務檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了化具有自己獨有的特點，首先，財務檔案具有來源廣泛性，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成財務檔案。其次，財務檔案具有內容的專業性，再次，會計核算的嚴密性也就決定了財務檔案形成過程的嚴密性。

2、作用

財務檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用，首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟和經營成果都儲存在財務檔案中，其次，企業單位對外融、投資都需要協作單位提供幾年的有關財務數據，而財務數據也都來源于財務檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，財務檔案是國家統計部門的統計數據重要組成部分，為國家各部門分析經濟情況、總結經驗教訓提供了重要的依據。

3、價值

是制訂財務計劃的重要數據源；是進行科學經濟決策的信息源；是維護正常經濟、工作秩序的法定書證；是研究經濟文化存在與發展規律的重要文獻源；是開展歷史研究的記憶庫；是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

4、管理職責

按規定和要求定期收集與征集需要歸檔的會計文件和會計檔案；對會計文檔的數據和信息內容進行必要的審查核對，并整理組卷，編制會計文檔目錄，委派專人保管，嚴防丟失和損壞；對所藏會計檔案實行科學管理，裝具齊備，備有目錄或索引，存放有序，嚴格實行庫房管理制度，不隨意堆放，防止會計檔案的實體散失和內容泄密；利用會計檔案手續要嚴格，查閱時嚴格執行會計檔案利用工作制度；對已滿一定保管期限的會計檔案，要按照有關規定進行處置；對單位合并撤消解散破產分立調動離職等事項發生時檔案管理人員有責任將檔案移交或轉交有關業務主管部門。

5、職業道德

忠于職守，愛崗敬業；遵紀守法，嚴守機密；博學求進，公正服務參照以上的要求把在工作當中碰到的實例寫進去是怎樣去實際操作的，總結實踐工作中遇到的問題和今后改進的方法、財務檔案的特點及作用。

四、財務檔案的科學管理有效方法

1、統一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作，提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2、制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

3、規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

4、加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質

會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。

結語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。

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檔案信息化是檔案工作的一個十分重要的環節，在傳統的會計檔案工作中通常都是以紙張的形式對檔案進行管理，為了能夠更好的順應時代的發展，一定要采取相關的措施積極實現檔案信息化和數字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來了很大的變革。

（二）加強財務檔案信息網絡的建設

檔案的真正價值都是在其使用的過程中體現出來的，建設好財務檔案數據體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數據獲取方面也不僅僅局限于紙質文件，可以通過光盤或者是網絡等形式獲得數據，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現問題的幾率，同時還能夠對企業的資源進行合理的配置，提高企業資源的利用率。

（三）加強財務檔案信息的輔助系統建設

財務檔案輔助機構的建設能夠有效的為企業在人力和經營策略的制定起到推進的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標準也非常的嚴格，同時工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會降低工作效率，因此就需要建設一個輔助系統，更好的保證其建設的整個過程，將各個領域中重要的學科都融入到該系統的建設當中，這樣才能保證輔助機制建設的有效性和科學性，以便能夠為企業的科學決策奠定更加堅實的基礎。

二、建設財務檔案信息化的建議

（一）軟件系統方面

1、轉變思想觀念

加強相關人員信息化檔案建設的關注程度，同時制度建設中相關人員一定要體現出高度的責任感，在建設的過程中一定要充分的考慮到國家的相關政策，加強信息的管理和監督工作，保證檔案信息化的建設質量，同時也能夠更好的對信息的真實性進行有效的保護。

2、完善財務檔案信息化制度的建設

首先要采取相關的措施對財務報表工作進行有效的改進和完善。財務報告水平在經營的過程中對企業有著十分重要的影響，在這一過程中最重要的就是要更好的對信息的可靠性和真實性予以有效的保障，在檔案信息管理的過程中還要加強數據處理的及時性和有效性，這樣才能更好的保證財務報表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會計信息標準化的水平和質量，同時還應該保證核算體系的建設質量，要按照相關的要求來構件一個科學合理有效的控制制度，同時還要采取有力的手段對整個過程都進行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財務數據庫

檔案信息化建設對為檔案的高效管理奠定了十分堅實的基礎，傳統的檔案通常都是以紙質材料的形式進行保存和管理，在管理的過程中會出現一些問題，同時還會給管理人員造成一定的麻煩，在進行信息化建設之后，數據的保存和管理就顯得更加的高效，當然這一切的實現都要依賴于檔案信息數據庫的建設。

4、完善及有效利用財務檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優勢，系統能夠對原有的信息和當前的信息進行詳細的對比，這樣一來就對企業科學決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業的經營管理人員能夠根據市場的變化調整自己的決策，構建一個具有良好科學性的決策體系。

5、不斷提升相關人員信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

（二）硬件系統方面

1、加強財務檔案的信息網絡建設

檔案控制信息化從工作過程中能夠產生非常關鍵的影響，能夠推動檔案發揮應有的作用。檔案數據合理使用，為營造健全財務檔案數據體系的關鍵基礎。有效實現數據信息化，不但能夠有效的減少財務工作者實際工作量，同時能夠提高數據真實性水平。

2、建立財務檔案安全運行管理機制

營造財務檔案數字化將可靠性當作基礎。提高可靠性，關鍵在于營造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時可以提高利用率，對財務工作進行科學合理的監督。想要提高可靠性水平，則一定營造出科學合理的安全控制體系。加強對系統的監控，網絡之間要實行物理隔離，對各種數據進行備份。根據國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。

3、實現財務檔案管理輔助決策系統的建設

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Keywords: higher school; Financial affairs; Electronic files

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

在電子與信息技術高度發展的今天，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質，就是財務電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發揮其便利、快捷的特性，成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。

一、財務電子檔案特點：

財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物―財務電子檔案，較之傳統的財務檔案，有了許多新的特點：

1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。

2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。

3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。

4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現；但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。

5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質水平的管理人員。

6、財務電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。

二、高等學校財務電子檔案管理的狀況

高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在：

1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。

2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。

3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現今機器上順暢運行。

隨著會計電算化的不斷發展，財務電子檔案的形式和數目日漸增多，更多替代了原有傳統財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復現設施的購置和管理人員專業技術的再培訓，其財務電子檔案管理的環境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。

三、高等學校財務電子檔案的現代管理

財務電子檔案的現代管理是指運用現代技術手段對財務電子檔案實施有效管理，包括四個環節即財務電子檔案的收集、整理、保存和利用。

（一）財務電子檔案的收集

1、設定固定的收集區間。一般可視業務量大小，按月、季或年度來設定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區間連續、無間斷。

2、制定固定的數據收集程序。選用質量好、可靠性高的貯存介質，備份所有財務數據，存貯于磁性介質，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質介質；同時應在磁性介質上，附加其運行的語言程序版本及操作環境標識，作為以后復現時的參照。

3、制定軟件環境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉換前的初始數據備份，確保無誤后，再做謹慎轉換。

4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內存的大小、硬盤的容量以及外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。

5、有關登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統管理員、程序員的操作資料，區分業務具體操作人，以便于后續追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區分責任。

（二）財務電子檔案的整理與保存

財務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵，關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現代電子技術知識的專業人員來管理，而且還需根據各種介質的特性，實施不同的整理與保存措施。

1、貯存的磁性介質。磁性介質檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數據。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環境和形成時間，連續順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。

2、貯存的光盤介質。光盤介質檔案對儲存環境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。

3、貯存的紙質介質。紙質介質是電子介質的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。

財務電子檔案的多種介質各有其性，管理方式要因質而異。良好的儲存環境是每一介質都所必需的，保持清潔，定期通風，控濕溫，創造良好的儲存環境，使電子檔案維持優良狀態，以期最佳利用效果。

（三）財務電子檔案的利用

財務電子檔案的充分利用是電子介質新載體、高科技特性的全面展現，也是檔案管理有效性的最終體現。財務電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現媒體，方能充分發揮其效能。

1、財務電子檔案的查閱。

查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應程序和運行環境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質易于修改，所以要專設查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。

2、財務電子檔案的計算與分析。財務電子檔案的數據匯集，通過微機計算，集成產生多項分析結果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專業人員，在內控專用機器上調閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質的運行環境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結果一經得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數據信息。

隨著數字化、信息化時代的到來，財務電子檔案會有不斷的新發展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結構，使財務電子檔案的效能得以充分發揮。

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隨著數字信息技術與計算機技術的發展與普及，高校財務檔案管理也開始逐漸向會計電算化模式轉變，就目前高校財務電子檔案管理現狀來看，仍然存在不少問題。首先，財務電子檔案的存儲載體不同于傳統載體，其存儲環境也相應不同。目前絕大多數高校財務電子檔案的存儲環境并沒有達到電子媒體介質的存儲要求，主要體現在環境的通風、干燥等基礎要素，環境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。其次，電子財務檔案出現的時間并不長，因此在高校中還未有相應齊全的管理制度。目前財務會計電子檔案管理的依據是《會計檔案管理辦法》，其管理的對象是傳統紙質財務快信息，對于近些年興起的電算化會計檔案信息并未涉及，因此這種相對滯后的管理方法已經不太適應發展需求。再次，因為沒有健全的電子財務檔案管理規范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時候管理工作做不到位。由于沒有得到應有重視，大多數高校財務電子檔案的管理工作由會計人員代為執行，沒有設置專門的電子檔案管理崗，導致一些混亂想象的出現，這就導致既給財務電子檔案管理工作帶來不變，又造成學校人力、財力的浪費。最后，財務電子檔案的后續利用不充分。在多數高校內，財務檔案通常屬于保密類型檔案，一旦封存很少再會用到，并且在全新的社會經濟模式下，高校的過往財務信息沒被重視，很少拿出來被利用，用以檢查和反思以往的經濟活動，一定程度上造成了高校財務電子檔案資源的浪費。

三、現念下的高校財務電子檔案管理

從高校財務電子檔案的產生及后續利用過程來看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個環節。

(一)財務電子檔案的收集編制

從四個方面或環節入手財務電子檔案的收集編制，分別為財務信息收集區間的設定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環境的更替收集程序、有關登記資料的收集。收集區間要具有連續性和不間斷性，區間的固定可根據財務工作及業務量的大小來確定；電子檔案載體介質要選擇高質量、安全性能高的材質，電子檔案數據根據會計需求進行備份，備份數量依高校自身需求確定；軟硬件環境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復查詢中便于轉換。由于數字信息技術的發展太快，軟硬件及數字信息的讀取方式更新換代較快，需隨時關注技術發展現狀及趨勢，必要時最初最有效的轉換；同時，軟硬件的設備最好同步保留備份，以便技術更新后的電子檔案信息轉換。

(二)財務電子檔案的整理與保存

財務電子檔案整理與保存是電子財務檔案管理的關鍵，是關系整個管理工作實施有效性的重點，因此在實際的財務電子檔案管理中，不但要配備專業的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環境。由于磁性會改變或破壞數字信息的完整性和準確性，因此在進行財務電子檔案整理和保存時，磁性介質電子檔案的保存要原理磁場或專設磁場屏障；光盤介質的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤保護膜應完好，避免擠壓或刮擦；

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由于目前我國仍處于發展階段，在步入現代化國家行列的過程中無疑需要大量的資金和技術投入。近年來，盡管我國的總體經濟水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細節化和子系統化的工作上仍然存在著一些問題。在這樣的背景下，事業單位的財務檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發展提供了參考數據和資料，為財政工作整體發展提供了一個效率保證。

（二）防止亂象叢生

對于事業單位而言，大部分的財政撥款都是為了履行公共職能或是國家職能，因而需要在資金進出流程上嚴格把關。然而，從長期以來的事業單位財務管理來看，始終存在著資金挪用和浪費等現象，這是缺乏科學管理的結果。因此，有了體系化規范化的財務檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現，防止相關人員偏離正軌，保證國家財政資源不受浪費。

二、現今事業單位財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理人員素質偏低

現代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現行的相關檔案法律法規和財務管理規定抱著無所謂的態度。同時，在管理工作的細則規定上也存在著法律不健全、執行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現象。

（二）檔案歸檔工作不規范

財務檔案管理工作是一個注重流程和規范的工作范疇，同時也是一個需要不斷完善和系統化的過程，它對于工作規范和流程嚴謹化的要求是極高的，因而在財務檔案歸檔過程中，及時的記錄和規范化的檔案編號編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業單位在財務管理方面僅憑賬目數據和憑證就對合同等重要文件進行評估，忽視了檢驗報告等重要核驗憑證，沒能做到完全意義上的結合實際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財務檔案管理失去了原有的規范性，還使得資料失去了參考價值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規范還與相關的硬件設施有關，一些單位未能及時建立獨立的檔案管理儲存室，只是檔案歸檔工作與會計審計工作混淆，不僅加大了工作量，還導致原有的財務檔案因為一些不確定性因素而損壞，從而嚴重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現代化科技和信息技術已經成為各個工作范疇必不可少的技術工具，事業單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術的配合。財務檔案管理失數據和分析的工作綜合，因而計算機可以為工作人員提供分析和計算統計的工具，大大減少工作壓力，通過高技術的數字化掃描和全方位的信息化分析為事業單位的整體發展提供參考資料。這一過程不僅需要時間的投入，還需要大量的資金和技術投入，而從目前的事業單位財務工作信息化程度來看，尚不夠客觀，它是一個長期的過程，必然需要通過采取合理的措施來不斷完善和提升。

三、事業單位財務檔案管理的相關建議

（一）提高工作人員素質

工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發展有利無害。

（二）樹立檔案管理和規范意識

物質決定意識，意識反作用于物質，因而要使得事業單位的財務檔案管理工作達到一個相對穩定的程度，務必要使相關工作人員和管理層人員樹立起端正的檔案管理和規范意識，正確認識檔案管理的重要性，從而在出現突發狀況時能夠鎮定自若，找準癥結，對癥下藥。

（三）合理利用現代化信息技術

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事業單位是指國家以社會公益為目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織。事業單位成立目的不是為了生產經營獲取利潤，而是提供公共服務，是社會主義市場經濟發展中不可或缺的一部分。事業單位的財務檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質和文化生活和公益服務的需求，就必需有一套完整的制度、強硬的賬務隊伍和可行的實施辦法。

一、目前，事業單位財務管理存在幾個問題

（一）制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

（二）正規的、專業的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現任的會計檔案人員大多由負責財務的人員兼管，缺乏相應的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導致會計檔案資料的利用率低，甚至出現檔案不移交、缺失等問題。

（三）會計電算化下形成的電子數據資料，缺少必要的網絡安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優勢，但是，由于網絡安全措施防衛不當，通過計算機技術手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）單位從上到下對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，在實際的經濟活動中，財務檔案是其進行經濟活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。

二、針對財務檔案中存在的幾個問題，提出如下建議

（一）建立健全完善的事業單位會計檔案制度。《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務管理制度的重要法律依據，首先單位應該從領導和管理人員的思想意識入手，充分認識財務檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案管理工作對本單位發展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進而達到會計檔案管理步入正規化管理。

（二）指定專業的高素質的會計檔案管理人員。邀請檔案專業人員，依據《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務檔案人員進行技能培訓和職業道德教育，提高業務水平和綜合素質。會計檔案管理人員應該是集多種技能于一身的復合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應用計算機。

（三）對于會計電算化下形成的數據信息，要及時備份進行保存，防止會計數據信息的丟失；以紙介質形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網絡的安全管理、計算機系統的安全管理，并指定專業的、固定的網絡安全人員對財務系統定期進行安全維護，防止惡意破壞網絡、篡改數據信息。

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自改革開放以來我國經濟飛速發展，醫療體系改革也在逐漸加快步伐，其改革效果已經有了質的發展與進步。在我國醫療方面上，雖然各大醫院已經將大量的經費投入到了醫院日常管理中，醫院將會獲得越來越多的市場，但是在醫院的財務管理工作上卻沒有得到良好的實際發展，難以保障醫院今后能夠良好運作與長久發展。就醫院的本質而言，其屬于公益性質單位，因此，醫院財務管理工作內容與性質較企業其他單位財務管理存在較多差異，將其細化可理解為，該項工作涉及的范圍為醫院內部相關工作人員管理、醫療器械設備的管理以及對醫院內部資產的管理與投資。在醫院管理工作過程中，財務管理作為醫院核心部分起到舉足若輕的作用。在醫院進行有效的財務管理工作能夠提升醫院管理效率和質量，使醫院的醫療服務水平與管理質量得到有力保障，并推動醫院順利發展。

三、醫院財務管理的作用

首先，醫院財務管理是所有管理的基礎，而財務檔案管理是財務管理的重要組成部分，是財務工作的最具體的體現和最終憑證。因此只要將相關財務管理工作處理妥當，才能夠使財務管理工作在今后的發展道路上更加順利。財務檔案管理在醫院管理中不僅是檔案管理的重要組成部分，還是醫院從發展之初乃至今后的成長記錄筆記。醫院財務檔案管理能夠將醫院成長發展道路上的大小事情真實地記錄下來，以便人們能夠在今后清楚的了解醫院的發展狀況。從中我們可以了解到，醫院在進行財務管理工作時，其主要是圍繞著醫院展開工作的，將醫院作為其工作重心。醫院財務管理為醫院今后順利運營與發展提供了堅實基礎，同時也對醫院的順利發展與成長具有重要作用。

四、醫院財務管理存在的問題

(一)管理人員意識淡薄。醫院檔案管理工作是一項十分重要的工作，其起到一個樞紐作用，即對檔案歷史起到保存作用，還對當下的服務工作負起責任，具有承前啟后的重要作用。雖然醫院財務管理工作與醫院的發展狀況密不可分，但是卻未被醫院相關領導重視，并且檔案財務管理也未被財務負責人重點對待。最終，該種現象造成檔案管理工作只是做做形式，而不切實落實到工作中，對付工作的成分十分的濃重。與此同時，由于管理人員具有十分強烈的該種觀念，便會對醫院資金投入產生影響，最終使醫院財務檔案管理工作在管理經費方面、管理設備方面以及人員管理方面存在不足。醫院財務檔案管理長期處于如此極端的情況下，將使其無法進行正常工作并對其今后的發展與成長產生了限制，進而將醫院財務管理工作推入到不良的狀況中，長此以往，最終會進入惡性循環。

(二)檔案使用率較低。所謂財務檔案管理，既是對財務工作的流程進行管理，也是對檔案進行管理，所以其在醫院管理工作中具有重要作用與意義。但是由于醫院不經常使用相關檔案，因此，其較易被人們忽視，不易記住其存在，出現該種現象的原因具體有以下幾點。首先，醫院未對財務檔案管理手段進行規范化，沒有將財務檔案管理收集方法進行整合并歸類成一個方便存取的體系。在進行工作時，檔案的歸類與使用無法有效對應。在醫院中，雖然不同類別的檔案應由與之相對應的部門進行檔案管理，但是由于工作性質等原因使各個部門之間溝通交流的機會較少，因此，在各個部門對檔案進行收集與整理之后，不能及時告知醫院中的其他部門，最終將會造成檔案利用率較低的現象。其次，由于傳統思想在管理人員的意識里根深蒂固，使其未樹立起服務意識，對工作缺乏熱情，最終對醫院財務檔案使用效率造成影響。

(三)管理人員素質較低。在醫院中工作的財務檔案管理人員并非是由該專業畢業的，其大部分人員是由護理、醫師以及行政等部門轉調過來任職的。這些人員不但具有較低的財務管理水平與理論基礎，并且該類配備人員思想無法及時跟上管理工作標準的更新速度，知識涉獵不廣泛。如此一來，該種現象將會大大降低醫院管理人員在財務管理專業方面素質水平，在工作態度上過于隨意、散漫并且易造成人員流動現象。由其他崗位調任過來的管理人員與更新發展的管理要求準則具有較大的差別，因此，其無法及時適應到全新的財務管理工作要求標準，從而對醫院財務檔案管理事業產生負面影響。

(四)部分醫院不重視財務檔案管理工作。當前部分醫院的管理者，對醫院的財務檔案管理工作不夠重視，醫院缺乏完善的管理制度，導致在現實財務檔案管理工作中出現各種問題，財務人員在管理當中無章可循，僅僅憑借自身的經驗進行財務檔案管理工作，長此以往，會出現嚴重的財務漏洞，為醫院造成嚴重的財務損失，同時，財務檔案分類不科學，財務人員沒有按照規章進行財務檔案的整理工作，導致財務檔案混亂，當財務管理人員休息或者請假時，其他使用者不能夠準確地找到檔案，影響了醫院工作的正常運行。目前許多醫院都存在這種重醫療、輕管理的理念，導致醫院在提高醫療質量方面缺乏一定的經濟基礎，不能對財務管理核算進行重視，那么就會造成財務管理中的各個環節出現紕漏，從而導致醫院不能健康、良性的發展下去。

(五)信息化管理水平較低。互聯網技術的不斷發展，為當今醫院檔案的信息化管理提出了挑戰，醫院財務檔案信息化發張早已成為醫院發展的必然趨勢。但目前仍有多數醫院不能夠實現財務檔案的信息化管理，財務檔案管理仍然沿用以往傳統的管理模式，造成一定的人力、物力的資源浪費。傳統的財務管理模式存在檔案損毀、丟失或者被人擅自篡改的現象，部分財務管理人員認為財務管理只不過是對數據進行處理，不會出現較大的問題，但這種不負責任的意識，會在工作中出現不必要的錯誤，為醫院帶來一定的損失，同時也導致醫院財務檔案管理出現不真實的現象，長此以往，醫院會出現財務信息失真的現象，影響了醫院管理者的判斷力和掌控力，制約了醫院的健康、可持續發展，因此，提高醫院財務檔案信息化管理，是構建完善的財務管理制度的重中之重。

五、醫院財務管理的有效對策

(一)增強財務檔案管理人員的管理意識。伴隨著社會不斷地發展與更新，醫院相關領導與財務管理人員應該對財務檔案管理工作的發展方向進行審查并及時將醫院財務管理工作的重要性了解清楚。醫院管理人員應找出醫院的自身發展特點，并根據其發展特點有效加強財務檔案管理力度，從而為醫院的財務檔案管理工作創造良好的環境。在進行檔案管理工作時，首先需要做到有檔案可供授權使用人員查找。可將其細化為，管理人員所建立的檔案要將醫院每一項的財務包括在內，使其具有與之相對應的、詳細的財務管理檔案，建檔內容需要將物品的來源時間與存放位置包含在內，以此能夠為物品盡可能發揮最大的功效提供有力保障。其次，管理人員在建立財務檔案時需要確保所建成檔案具有較高的準確性以及完整性。對醫院財務相關資料進行準確收集與建立檔案，能夠保證醫院財務在今后將其功能使用率達到最大值，進而從根本上將醫院財務檔案管理工作的服務功能體現出來。最后，在職管理人員需要將醫院財務管理部門的宣傳力度加大，使醫院各位領導能夠重視財管理部門的作用與發展狀況，進而對員工產生積極的影響，使每一位工作人員甚至工作部門能夠積極地對財務管理部門的相關工作進行監督與幫助。

(二)將檔案管理使用率提高。醫院領導不僅需要對醫院財務檔案管理資料的收集與管理進行重視，還需要將財務管理工作、醫院相關建設以及醫療服務發展狀況相結合，在如何將醫院財務檔案管理工作水平與用途增加的方面進行積極思考，以達到將醫院的服務狀況改善的目的。如何做到這一點，以下將給出具體有效措施以解決醫院檔案使用率較低的問題。首先，醫院財務檔案管理工作管理人員應在服務觀念方面上進行及時更新與學習，其需要將從前被動的服務方式如坐等上門、被動談話等問題改掉，以全新的面貌積極主動的開發醫院財務管理檔案的信息資源，為提高財務檔案管理的利用效率盡職盡責的拓展其可使用的路徑，并大力推動電算化的進程，最終使醫院財務檔案管理工作能夠向著信息化管理水平不斷邁進。

(三)提升管理人員素質。管理人員專業技能與道德素養將直接影響醫院財務管理工作質量的高低。想要將財務檔案管理工作做好，首先要將確保財務管理信息的準確性與真實性基本要點。雖然該項工作聽起來十分簡單，但是醫院財務管理人員真正實行起來卻并不是一件簡單的事情，管理工作人員需要具備十分優秀的專業素質與職業道德水平。一方面，醫院需要建立起有關約束制度，可通過激勵員工的方式為員工提供一個良好的道德環境，其約束方式與對應的獎懲制度相結合使用，最終可達到良好的效果;另一方面，引導并鼓勵員工進行自我約束，使其能夠對自身的職業生涯負責并進行規劃，對自身的特點與差異進行細致考慮，使醫院財務檔案管理人員能夠在日常工作中對自身的問題進行反省，并根據問題不斷完善不足，最終使醫院財務檔案管理人員的職業素質水平得到逐漸提高。

(四)做好檔案保密工作。醫院財務檔案管理人員應在日常工作過程中將檔案保密工作的相關規定、制度貫徹落實。醫院相關財務檔案管理庫的建設地點應該是按照我國具體財務管理相關法律、法規而專門為其設立的。但是由于較多的外界與內部因素致使部分醫院無法達到法律要求建設的標準，因此醫院無法專門為醫院財務檔案管理部門建設檔案管理地點。就醫院財務檔案管理保密的角度而言，醫院應為其設立檔案庫房，以免造成財務檔案被棄之一旁甚至丟失的現象的發生，從根本上將財務檔案管理工作的保密性加強。

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電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：

1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。

2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫院）

篇13

一、會計檔案在單位正常的工作、生產和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：

（一）會計檔案可以為制定經濟計劃、進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用的信息，為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。

（二）會計檔案對保護國家財產，監督國家財務制度和財經紀律的執行情況，打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風，有著重要的作用。

（三）會計檔案是管理經濟活動的歷史真實記錄，是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。

（四）會計檔案是機關事業工作、企業管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

二、管理會計檔案如此重要，但目前會計檔案管理的現狀令人堪憂，不少單位會計檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認識，會計檔案管理制度不健全。其主要表現在：

（一）沒有統一管理會計檔案的標準，現存會計檔案的標準，現存已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類的檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號。

（二）對裝訂沒有統一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計算機軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對電算化中生成的會計信息記錄沒有統一的管理，電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，由于軟件的變更、升級，使原有的數據在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統生成的會計信息在新系統中不能正常運行，造成大量數據資源的浪費。

（四）會計檔案交接手續不完備，多數應歸檔的會計資料散落于不同經辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設置專職會計檔案管理崗位。由于技術上的原因，往往沒有將財務報表、上級有關文件、合同、財務制度及主要財務活動等資料歸檔。

三、鑒于上述，應采取以下措施進一步加強會計檔案的管理：

（一）配備合格的會計檔案管理人員，不拘一格，擇優選聘，把好人員入口關

要選擇那些忠于原檔，忠實守信，保守機密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴禁求實，不畏權勢的管理人員，將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。同時加強對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理工作進行監督、檢查，對不符合規定要求的會計檔案管理方式和案卷質量，及時給予糾正。另外，制定必要的獎懲措施，獎勤罰懶，將物質獎勵、精神獎勵結合起來并與相應處罰同步進行。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質不斷提高，促使其安于并樂于從事會計檔案管理工作。

（二）進一步完善會計檔案管理工作制度

抓住基本環節：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點，不僅要保證會計檔案齊全完整、信息準確，還要保證質量。在整理過程中，要區分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會計電算化系統開發和使用全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。②嚴格建立檔案保管制度。首先，嚴格執行安全和保密制度，保證會計檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責保管會計檔案，有關單位、人員要定期不定期地檢查會計檔案的保存情況，嚴格按規定程序和技術方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴格的借用手續制度，查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要出具介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案定期檢查、復制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設施，逐步實現現代化管理

存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。現代會計核算已普遍使用計算機軟件處理賬務、賬款及固定資產，在會計電算化的基礎上完善財務管理，又將計算機技術擴展到采購、生產、銷售環節，計算機對形成的信息進行收集、加工及處理，實現了無紙化辦公。可以預見，會計檔案存檔也必將實現電子信息化管理。檔案現代化管理、檔案信息數字化、檔案管理網絡化，將是檔案現代化管理的發展趨勢。