引論：我們為您整理了13篇檔案資料安全管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

其二，在檔案文件建立方式與存儲方式上的變化。首先，在建立方式上，傳統檔案文件的建立基本上是依靠鍵盤輸入，但數字檔案的建立更具多樣性，如掃描、攝像等。其次，在存儲方式上，數字檔案的存儲方式也將從傳統檔案的單機硬盤備份、磁盤存儲備份轉變成為服務器集中存儲或云存儲，這明顯提高了檔案文件存儲的完整性與安全性，同時也提高了人們查閱檔案文件的便捷性。

二、數據庫管理模式下的安全保障要務

（一）常用的計算機安全防護措施。首先，定期清理計算機。在計算機的使用中，對于人們在使用程序或上網時留下的一些記錄，會自動地保存下來（如瀏覽器，計算機會自動將人們在瀏覽過程中的信息自動保存到相關的設置當中。臨時文件、緩存、歷史記錄等便是這些記錄的具體表現）。對于這些保存的記錄，一旦被人利用，將會從中獲得很多使用者的個人信息。另外，當收到了一些來路不明的文件或郵件等，不要輕易打開，為了避免病毒的入侵，應該立即采取刪除的手段。在“windows”系統中，自帶了一個更新漏洞補丁的功能，應該定期進行更新，以此來有效地保護計算機。同時，對計算機進行定期的清理工作，對不必要的記錄進行有效的刪除，不但能夠從根本上提高整個系統的運行速度，更能夠為系統的安全性帶來極大的積極效應。其次，靈活運用殺毒軟件和防火墻。殺毒軟件，它是確保計算機拒絕非法訪問、不受病毒侵害的根本手段之一，而在數字檔案信息的保?o中也是一個最為基礎的方法。因此，身為檔案管理人員，如果能夠對殺毒軟件的應用達到非常熟練的程度且定期對病毒庫進行升級，那么就能夠實現對計算機的實時監控，從而從根本上對最新病毒的侵害起到一個防范的作用。另外，所謂防火墻，它是位于“Internet”與內部網之間的一個構成，它的存在能夠有效地為計算機和網絡提供安全保護的硬件以及相應的軟件。因此，殺毒軟件與防火墻都具備了較為關鍵的作用，二者有著互相補充的關系。

篇2

風險管理與檔案安全之間的關系

“安全”的基本內涵是沒有危險、沒有損失、沒有威脅?！帮L險”主要內涵為危險、傷害以及遭受損失的可能性，二者之間具有極為密切的關系。但是，風險并非意味著不安全?！帮L險”重點強調“可能性”，其具體含義為可能引起或者不會引起安全問題，風險不是絕對的?！帮L險”同時具有威脅與機會的雙重含義，其中的威脅是消極的，而機會則是積極的。此處的威脅不同于傳統含義的威脅，其關鍵點在于如何平衡安全、成本和效率，如何將威脅轉換為機會。在醫院的檔案管理中，盡管電子檔案更加便捷、易于管理，但其所存在的風險遠遠大于紙質檔案的風險，可是，不能由于這種風險的存在就不再采納電子檔案。

風險管理的基本內容為對可能遇到的風險情況全過程進行計劃、識別、評估、應對、監控等。對風險大小的正確識別，必須依靠準確的風險評估。進行評估后，再采取對應而適當的控制方式，對目標風險進行有效控制，根據實際情況制定針對性的信息安全管理方式，才可以確保將安全風險發生率降低到可控水平范圍內。風險管理是安全管理的核心內容，貫穿于安全管理的始終。風險管理具有雙重意義，既可指導安全管理，又能應用于安全工作實踐。只有在正確地了解和認識到存在的安全、風險后，才可以更加全面地、準確地理解風險管理，才可以從安全風險的角度出發制定出合理而完善的決策，正確開展安全體系建設以及安全管理投資等。以風險管理的視角對安全管理進行透視，必須始終堅持將風險管理貫穿于安全管理體系。建成的風險管理安全管理體系并不表示可以完全消除安全風險，但這種體系的完全實施，將可以確保安全風險盡量減少到最低水平，最終實現安全風險、安全成本與安全效率之間的有效平衡。

檔案安全風險評估的必要性和作用

醫院的檔案管理與其他行業領域的檔案管理工作一樣，存在著較大的安全隱患問題，這些安全隱患成為誘發檔案安全事故的潛在威脅。加之檔案管理工作人員的基本素質與業務素養存在著較大的差異，其認識上表現為不一致性。①不少檔案管理部門以及檔案管理人員尚未形成風險管理意識。工作人員期望實現檔案的絕對安全，但實際上絕對安全是不存在的。即便是對隱患進行認真排查或對風險進行有效控制，都只能實現檔案的相對安全，隨著環境的變化，其安全問題依然存在。和檔案資料安全的相對性相比，檔案資料的風險卻表現為絕對性，不管采用何種方法進行控制預防，風險始終一直存在。正是由于上述關系，檔案管理部門以及工作人員必須牢固樹立對檔案安全以及風險管理和控制的正確意識，始終緊繃安全這根弦，一直致力于檔案安全管理。②部分檔案管理工作人員的風險意識比較淡薄，其麻痹思想嚴重。在工作過程中，存在僥幸心理，自己認為不會出問題。③部分檔案管理人員沒有對檔案工作的重要性引起足夠的重視。檔案資料具有保密性、完整性、實用性以及真實性，其業務內容相對復雜。因此，要始終堅持形成檔案安全風險評估機制，且努力將這一機制認真貫徹實施。

篇3

盡管數字化技術具備無可比擬的優勢，但數字化技術運用于房地產檔案管理工作中，還需注意以下幾個問題：

1.1 注意服務理念的創新

傳統的房地產檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應的咨詢和證明等被動型服務即可，缺乏主動服務和優化服務的意識。因此，在運用數字化技術的過程中，房地產企業的檔案管理人員需改變自身的服務理念。

1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞

隨著信息技術與計算機技術的不斷發展，房地產檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產檔案資料的過程中，極易出現信息和資料收集遺漏的現象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態化的信息管理形式，以完善房地產的檔案管理工作[1]。

1.3 注重檔案管理人才的培養

由于房地產檔案管理趨于數字化，因此，需注重對管理人員的技能培訓，并讓其熟練掌握房地產專業知識、檔案管理技術和檔案管理系統維修技術等知識，并加強對檔案管理人員的計算機知識、數據庫管理技能、網絡知識等管理知識的培訓力度，為房地產企業培養一批實用型人才。

2 房地產檔案管理中有效運用數字化技術的策略

2.1 建立健全的管理制度

在房地產檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓到硬軟件的要求等，均需給出明確的規定。檔案管理制度的主要內容有：一是規劃和控制已存儲的數字檔案資料，并對其進行密級分類：將敏感和機密的資料信息進行加密處理，也可將其脫機存儲于一個安全性較高的地方，以此預防房地產檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統運行環境安全管理制度：包括房地產檔案機房的出入控制、環境條件的保障管理、自然災害的防護、防護設施的管理等內容；三是應用系統運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權限的管理、操作監督管理、操作恢復管理、操作規范管理、操作責任管理和應用系統的備份管理及應用軟件的維護安全管理等內容，通過相關的技術，預防數字檔案信息出現竊取、修改的問題，從而增強數字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴格將其落到實處；建立房地產的數字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性[2]。

2.2 規范房地產檔案資料

在房地產檔案資料信息管理中，傳統的手工搜集、整理紙質材料，容易出現材料丟失、儲存不當、資料信息不規范等檔案管理不到位的現象。因此，采取數字化技術對房地產檔案資料進行管理，不但能達到檔案資料紙質管理和信息化管理齊頭并進的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術手段，使房地產檔案資料管理更加豐富化、動態化。如圖1。

2.3 建立數據系統和傳輸平臺

篇4

要解決工程檔案資料收集的這一困窘,筆者認為,利用合同控制來強化參建單位、供貨單位的檔案資料歸集、移交,是行之有效的方法之一。建設項目的資料大多產生于建設合同的執行過程中。項目檔案資料的收集就應該從合同抓起。企業要在與施工方、監理方、設備供貨商簽訂合同時就將檔案資料的歸集、移交提出具體細致的要求,設立專門條款,明確規定設計單位、監理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等;規定施工單位、供貨商的資料移交手續與“質量保證金”、“工程結算”、“工程尾款”等掛鉤,通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施,強化各參建單位的責任,以及相關經濟處罰措施,與其經濟利益掛鉤。同時,在合同執行過程中,要認真進行檢查督導,并以合同內容為依據,對施工方加以考核,督促,定期召集有關參建單位檔案管理人員參加檔案資料收集工作協調會議,通報各項工程項目進度和該項目檔案資料收集工作進度,促進施工方、供貨方及時做好資料整理、歸檔和移交,避免完工后再補資料。這樣,利用合同控制,輔以經濟手段,從源頭抓檔案資料的收集工作,可以達到較好的效果。

二、投資方與建設方雙方擔責,共同負責檔案資料的收集

基建項目的檔案資料的收集工作是一件十分復雜的工作,投資方與建設方必須協作作戰,共同全程負責檔案資料的收集。一般地說,因為項目建成后為投資方長期使用,投資方比較重視檔案資料的收集;筆者認為,建設單位同樣應該十分重視工程檔案資料收集工作,須明確一位主要領導分管,配備檔案資料管理人員,統一管理工程檔案資料。項目檔案資料的收集工作,建設方不能馬虎從事,投資方不能被動地接收,因此,最好的方法是雙方明確項目檔案員全程跟蹤收集。這里,雙方領導的重視無疑是非常重要的,可以設立一個有雙方領導參加的工程檔案收集領導小組,項目雙方各自明確一名或數名專(兼)基建項目檔案員,作為項目檔案資料收集小組成員,全程負責工程項目資料的跟蹤收集工作?；椖抗こ躺婕暗膶I知識多,雙方檔案資料管理人員要互相配合。一方面,投資方的檔案人員應親臨施工現場,收集資料。根據工程進度,與項目經理、施工員甚至領班密切聯系,針對性地列出需收集的資料名目,主動出擊;另一方面,建設方的檔案人員要做到邊施工、邊收集資料,積極配合,做到資料真實完備、記錄準確符合規范要求,及時整理移交。這樣,投資方與建設方共同擔責,可以確保資料收集工作有序進行。

三、注重項目電子檔案資料的收集

1. 要第一時間收集電子檔案資料。在基建項目中,傳統的紙質文件、圖紙等檔案資料人們比較看重,而計算機中的各種電子文件往往不會引起人們的重視,有時會忽視它的檔案資料價值,沒有及時的收集存儲。而沒有及時收集存儲的電子資料很容易因為主觀或客觀的原因而消失,如病毒的入侵、人員的誤操作、存儲介質容量不夠等等。因此,我們要十分注重電子檔案資料形成后第一時間的收集、備份,并存儲于能夠脫機保存的載體上。

2. 要盡量運用通用軟件、采用標準格式存儲。隨著技術的進步,計算機的各種軟件版本升級頻繁。要保證信息的長期保存和便捷利用,我們應該盡量采用使用廣泛的通用軟件,同時盡量采用標準格式的儲存方式。專用軟件產生的電子文件,應盡量轉換成為通用格式;通用軟件產生的電子資料,收集時應注意收集其軟件版本型號和相關參數,并注意相關軟件的版本適用性。專用軟件產生的電子文件如不能轉換為通用格式,應注明專業軟件的名稱和版本,或者在收集時連同專用軟件一并收集,為今后檔案的檢索和查詢提供必要條件。

3. 要切實做好電子檔案資料的安全管理。電子檔案資料收集的安全管理萬萬不可忽視,它是后期資料整理的前提。目前,網絡使用日益廣泛,項目管理中又存在經常大量的與相關方進行數據交換和傳遞。要防止病毒傳播,必須做好項目電子檔案資料的安全管理。首先是該加密的要及時加密,以限制無授權權限相關方進行編輯、復制等;其次,保存項目電子檔案的計算機應專人使用和管理,經常修改登錄密碼。再次是安裝并及時更新殺毒軟件,及時進行備份等。

四、工程項目檔案資料收集應“不分巨細”忌“抓大放小”

基建項目檔案資料門類多、來源廣、周期長、內容雜,收集工作十分繁復。整個建設項目應該收集的檔案資料數量龐雜,有“大”(如勘測設計圖紙)有“小”(如一項檢測記錄),我們進行資料收集時應該“不分巨細” 悉數保存。同時,我們在資料收集時切忌“抓大放小”。在收集資料時,重要的會議記錄、圖紙等“大資料”我們往往會及時收集,而建筑材料單據等“小資料”卻常常被忽視。這種情況必須引起我們足夠的重視。在收集過程中,凡是具有保存價值的各種形式的歷史記錄,必須應收盡收。尤其要做好項目建成后行將消失或將被隱藏的部分的資料,行將消失的部分如在拆遷過程中形成的材料,包括拆遷前的實景照片、錄像、前期測量圖紙、拆遷協議等;項目建成后將被隱藏的部分如地基資料、地下管線資料等。原始的東西往往是最寶貴的東西,在大量的收集留存的基礎上“去粗取精”,才能夠確?；椖繖n案整理工作的高質量。

參考文獻:

[1]國家安全生產監督管理總局:基本建設項目檔案管理辦法.

篇5

不同于過往的檔案記載，信息化的檔案資料再也不是一支筆、一份紙記錄的過程，從輸入到輸出都是經由計算機與其輔助設備實現，管理與傳輸也都依賴各種軟件與網絡資源共享，信息處理速度與質量在某些程度上依賴于計算機的性能與軟件的適應性。

1.2易控性和可變性。

信息化的檔案資料一般是以通用的文檔、圖片、視頻、音頻等形式儲存下來，這給信息共享帶來了便利，但也增加了檔案資料的易控性和可變性，對于文檔資料可以通過office工具刪除修改文字、對于圖片資料可以通過photoshop輕易地改變其原有的面貌、對于音頻和視頻資料可以通過adobeaudition和premiere工具的剪輯變成完全不同的模樣，這些都造成了檔案信息易丟失的現象。

1.3復雜性。

檔案信息量不斷增加、信息存儲形式也變得豐富多樣，不僅有前文所述的文檔、圖像、視頻、音頻等形式，不同格式之間的信息資料還可以相互轉換，如視頻與圖片、文字與圖片的轉換等等，進一步增加了檔案信息的復雜性。

2目前網絡環境下檔案信息安全管理存在的問題

2.1網絡環境下檔案信息安全問題的特性。

檔案信息化有其顯著特征，在此基礎上的檔案信息安全問題屬性也發生了較大變化。首先表現在信息共享的無邊界性，發達的網絡技術使得整個世界變成一張巨大的網，上傳的信息即使在大洋彼岸也能及時查看，一旦信息泄露，傳播的范圍廣、造成的危害難以估量。同時，在某種程度上檔案信息化系統也存在著脆弱性問題，計算機病毒可以入侵系統的眾多組成部分，而任何一部分被攻擊都可能造成整個系統的崩潰。此外，網絡安全問題還存在一定的隱蔽性，無需面對面交流，不用對話溝通，只需打開一個網頁或是鼠標輕輕點擊，信息就會在極短時間內被竊取，造成嚴重后果。

2.2網絡環境下檔案信息安全面臨的主要問題。

1）檔案信息化安全意識薄弱。很多情況下，檔案信息被竊取或損壞并不是因為入侵者手段高明，而是檔案信息管理系統自身安全漏洞過多，其本質原因是檔案信息管理安全意識不夠。受傳統檔案管理觀念的桎梏、自身技術水平的限制，很多管理人員并未將檔案信息看作極為重要的資源，對相關資料處理的隨意性大，也無法覺察到潛在的風險，日常操作管理不規范，增加了檔案安全危機發生的可能性。2）檔案信息化安全資金投入不夠?，F代信息環境復雜多變，數據量急劇增加，信息管理難度也越來越大，對各種硬件、軟件設備的要求也進一步提高，需要企業在檔案信息管理方面投入更多的人力、物力，定期檢查系統漏洞。而就目前情況而言，大部分企業在這方面投入的資源還遠遠達不到要求，檔案信息管理的安全性得不到有效保障。3）檔案信息化安全技術問題。技術問題首先表現在互聯網自身的開放性特征中，互聯網的基石是TCP/IP協議，以效率和及時溝通性為第一追求目標，必然會導致安全性的犧牲，諸如E-mail口令與文件傳輸等操作很容易被監聽，甚至于不經意間計算機就會被遠程操控，許多服務器都存在可被入侵者獲取最高控制權的致命漏洞。此外，網絡環境資源良莠不齊，許多看似無害的程序中夾雜著計算機病毒代碼片段，隱蔽性強、傳染性強、破壞力大，給檔案信息帶來了嚴重威脅。

3網絡環境下實現檔案信息安全保障原則

3.1檔案信息安全的絕對性與相對性。

檔案信息安全管理工作的重要性是無需置疑的，是任何企業特別是握有核心技術的大型企業必須注重的問題，然而，檔案信息管理并沒有一勞永逸的方法，與傳統檔案一樣，不存在絕對的安全保障，某一時期看起來再完善的系統也會存在不易發現的漏洞，隨著科技的不斷發展，會愈來愈明顯地暴露出來。同時，檔案信息安全維護技術也沒有絕對的優劣之分，根據實際情況的需求，簡單的技術可能性價比更高。

3.2管理過程中的技術與非技術因素。

檔案信息管理工作不是單一的網絡技術維護人員工作，也不是管理人員的獨角戲，而需要技術與管理的有機結合。檔案管理人員可以不具備專業網絡技術人才的知識儲備量，但一定要具備發現安全問題的感知力與責任心，對于一些常見入侵跡象要了然于心，對于工作中出現的自身無法解決的可疑現象應及時通知更專業的技術人員查看。可根據企業實際情況建立完善的檔案安全管理機制，充分調動各部門員工的力量，以系統性、全面性的理念去組織檔案信息管理工作。

4網絡環境下檔案信息安全管理具體保障方法

4.1建立制度屏障。

完善的制度是任何工作順利進行的前提與基礎，對于復雜網絡環境下的檔案信息安全管理工作來說更是如此。在現今高度發達的信息背景下，檔案管理再不是鎖好一扇門、看好一臺計算機的簡單工作，而是眾多高新技術的集合體，因此，做好檔案信息安全管理工作首先要加強安全意識的宣傳，包括保密意識教育與信息安全基礎教育，加強檔案管理人員特別是技術操作人員的培訓工作。同時，應注重責任制度的落實，詳細規定庫房管理、檔案借閱、鑒定、銷毀等責任分配，詳細記錄檔案管理培訓與考核工作、記錄進出檔案室的人員信息，具體工作落實到人。在實際操作中，應嚴格記錄每一個操作步驟，將檔案接收、借閱、復制等過程完整、有條理地編入類目中，以便日后查閱。

4.2建立技術屏障。

網絡環境下的信息安全技術主要體現在通信安全技術和計算機安全技術兩個方面。1）通信安全技術。通信安全技術應用于檔案資料的傳輸共享過程中，可分為加密、確認與網絡控制技術等幾大類。其中，信息加密技術是實現檔案信息安全管理的關鍵，通過各種不同的加密算法實現信息的抽象化與無序化，即使被劫持也很難辨認出原有信息，這種技術性價比高，較小的投入便可獲得較高的防護效果。檔案信息確認技術是通過限制共享范圍達到安全性要求，每一個用戶都掌握著識別檔案信息是否真實的方案，而不法接收者難以知曉方案的實際內容，從而預防信息的偽造、篡改行為。2）計算機安全技術。從計算機安全角度入手，可采用芯片卡識別制度，每一名合法使用者的芯片卡微處理機內記錄特有編號，只有當編號在數據庫范圍內時方可通過認證，防止檔案信息經由計算機存儲器被竊的現象發生。同時，應加強計算機系統的防火墻設計，注意查找系統漏洞。

篇6

（一）房地產企業不配合工作。有些人認為一個人擁有什么應該受到隱私權保護，但是我國推行了不動產登記制度，其目的在于方式商人炒房，讓我國的房地產經紀逐步回歸到一個正常的水平線上來，對投機者起到警示作用。同時是實現我國共同富裕的一個重要的手段。但是房地產企業手里握著大量的住戶資料卻不愿意配合我國的行政人員的工作，導致工作難以展開。

（二）檔案填寫不規范，重要信息全無。檔案信息的不規范是一個重要的問題，首先檔案信息因為是房地產企業進行對內部資料的轉錄所以難免有著很多的漏洞和信息，有些檔案戶主只有一個姓名，身份證號碼以及其他信息都沒有。所以不能用于不動產登記以及其他的用途，檔案形同虛設，同時在檔案中還存在很多檔案的填寫不全的現象。隨著信息技術與計算機技術的不斷發展，房地產檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產檔案資料的過程中，極易出現信息和資料收集遺漏的現象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態化的信息管理形式，以完善房地產的檔案管理工作

（三）缺乏人才的管理培養。人才的培養是一個重點的項目，在人才的管理上，我國房地產檔案自動化發展有著很多問題，其中最大的問題在于不同形式的檔案文件需要一個統一的制式進行資料的整理的分析，在檔案的處理過程中，人員素質低就會造成檔案的管理工作進展很慢，在施工的過程中，檔案整理的進程慢直接影響了下一步不動產登記的進度。但是想要處理這些資料就必須具備多種信息的處理的能力，不僅對常見的計算機軟件操作熟悉，對于一些冷門的軟件知識也要熟練掌握。

二、房地產檔案管理中有效運用數字化技術的策略

（一）建立健全的管理制度。在房地產檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓到硬軟件的要求等，均需給出明確的規定。檔案管理制度的主要內容有：一是規劃和控制已存儲的數字檔案資料，并對其進行密級分類：將敏感和機密的資料信息進行加密處理，也可將其脫機存儲于一個安全性較高的地方，以此預防房地產檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統運行環境安全管理制度：包括房地產檔案機房的出入控制、環境條件的保障管理、自然災害的防護、防護設施的管理等內容；三是應用系統運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權限的管理、操作監督管理、操作恢復管理、操作規范管理、操作責任管理和應用系統的備份管理及應用軟件的維護安全管理等內容，通過相關的技術，預防數字檔案信息出現竊取、修改的問題，從而增強數字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴格將其落到實處；建立房地產的數字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性。

（二）規范房地產檔案資料。在房地產檔案資料信息管理中，傳統的手工搜集、整理紙質材料，容易出現材料丟失、儲存不當、資料信息不規范等檔案管理不到位的現象。因此，采取數字化技術對房地產檔案資料進行管理，不但能達到檔案資料紙質管理和信息化管理齊頭并進的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術手段，使房地產檔案資料管理更加豐富化、動態化。

篇7

安全檔案建設內容包括安全制度、日常工作、責任落實、安全檢查、隱患排查及整改措施等，對幼兒園安全隱患問題的解決和辦學質量的提升都有著極為重要的意義?！吨行W幼兒園安全管理辦法》第二十七條指出：“學校方面通過建設安全工作檔案，通過記錄日常安全工作，進而進一步落實安全責任，消除安全隱患?！彼鼮橛變簣@安全管理考核評估提供重要的參考依據，也為幼兒園安全事故的處理與相關責任的追究提供重要保證。

（三）建設原則與要求

幼兒園安全檔案建設是指“部署收集整理生成保管利用”的整個過程，建設原則一般為：“分散形成”、“分類整理”、“統一歸檔”、“集中管理”、“檔案保密”、“檔案利用”。建設要求：第一，隨時積累和保存各種安全工作資料；第二，所有資料必須保持絕對的真實和完整；第三，專人負責安全檔案的收集、整理并上交給幼兒園檔案室或檔案管理人員。

2 幼兒園安全檔案資料建設現狀

就目前的發展現狀來看，幼兒園安全檔案建設體系存在的主要問題：

（一）意識不強，觀念陳舊，安全工作認真做了卻未留痕跡，大量資料零星、分散保存在幼兒園各人或各科室，因疏于收集和整理原始材料保存殘缺現象時有發生。

（二）制度不完善，要求落??不到位，一些記錄及表冊的填寫不及時、不完整，很多檔案資料因無專人分類管理而造成收集不到位。

（三）有考評來時就組織人員臨時“做”檔案，往往是為了檢查而惡補資料，“假、大、空”不實用現象顯著。缺乏專門的檔案室及專業的檔案管理人員，資料整理模式死板，立卷歸檔不規范。

3 安全檔案建設實踐

（一）思維活起來：建設管理 “兩必須”

1.必須一：解放思想更新觀念。作為幼兒園管理者和教職工都應徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念，確立“知識化、網絡化、社會化”的現代化意識，把知識和創新作為幼兒園安全檔案建設工作的管理目標。把滿足社會、家長和幼兒園的需求作為幼兒園安全檔案建設工作的中心環節和價值走向，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，開辟出幼兒園安全檔案建設發展新途徑。

2.必須二：訂立制度明確職責。按照《中小學幼兒園安全防范工作規范（試行）》要求，結合實際建立健全幼兒園安全檔案建設制度，明確各部門的分工和責任，明確管理規則，保證及時準確地收集、分類、歸檔、清理相關資料，把安全檔案建設作為制度納入到幼兒園日常管理和各部門工作規劃中。如S幼兒園制定了幼兒意外傷害事故處理流程圖（見圖一）明確發生事故情況必須在1小時內報告園方，若沒有按流程及時匯報，所造成后果由當事人承擔相關責任及賠償。

圖1：S幼兒園幼兒意外事故處理流程圖

3.必須三：現代化手段來推動

隨著先進的科學技術如互聯網、平安校園工程等走進我們的學習和生活，

（二）讓合作活起來：規范管理“三步走”

（二）合作活起來：規范管理“三步走”

1.第一步：責任承擔征集上交。按照幼兒園現行的“一崗雙責”安全工作責任制要求，幼兒園每一位教職工同是安全工作的承擔者和責任人。幼兒園安保主任（或安全員）應在規定時間內向各部門、各教職工征集園內分散的各種安全檔案資料，并按照“一年一卷”的原則組卷。原則為：每年的12月份對本年度安全工作資料進行整理；每年的2、3月份對上年度的安全工作資料進行立卷，同時做好登記造冊后移交給幼兒園檔案室或檔案管理員。

2.第二步：集中管理統一歸檔。幼兒園檔案室工作人員按照專業規范要求對安保主任（或安全員）上交的安全檔案資料進行及時分類、組合、排列、編號和編目，充分發揮出幼兒園安全檔案建設的“實效性”和“規范性”。集中統一管理可以分為兩個方面，一是對幼兒園安全檔案實體實行集中保管，統一整理提供利用；另一方面對幼兒園的全部安全檔案信息（目錄、數據等）按統一的管理制度進行集中管理。

3.第三步：分類數據一目了然。安全檔案資料編件立卷后一定要分類匯總，將相同類別或同一性質的資料依序分類編號以便查考利用。

（三）形式活起來：保管利用杜絕“零價值”

1.形式一：保管利用價值體現。當幼兒園安全檔案出現嚴重破損、丟失、毀損或查找困難時，該幼兒園的日常安全管理工作體現為“零價值”。 那么，安全檔案的有效保管和利用則是實現幼兒園安全檔案建設本身價值的前提條件。在進行檔案保管和利用時相關人員還應注重檔案室內防火、防盜、防水、防霉等，減少因外在條件導致的檔案資料損毀的發生

幾率。

2.形式二：信息化、網絡化推進。幼兒園應開展信息化、網絡化建設，本著“利用優先、分步實施”的原則，建立一批直接服務大局的重要專題數據庫，有序推進傳統載體檔案數字化進程。電子檔案不僅可以使安全檔案資料收集更趨合理化和規范化，還可解放一些人力，釋放更大的庫房空間。

3.形式三：編研創新經驗分享。幼兒園可根據某些安全活動、項目課題建設等成功案例編研成各種安全手冊，通過不同形式對安全檔案資源進行宣傳和分享，既利于搜索、查閱和攜帶，又擴大了安全檔案服務范圍及有效利用。如S幼兒園通過對“意外事故處置應急預案”開展研討-實施，經過實踐選取合理部分，摒棄不合理部分，然后再研討-再實施，通過長時間的實踐積累和創新整合，匯編成獨具園本特色的《安全工作經驗實操》。

4 激活安全檔案大有可為

（一）為幼兒園的對外宣傳服務

一方面幼兒園安全檔案中的資料可以作為與家長交流和宣傳的重要資料，讓家長更加放心地將孩子交給學校；另一方面，資料也方便了幼兒園同其他幼兒園的交流，通過不斷的探討與總結不同幼兒園的安全保障經驗，能有效提升幼兒園的安全質量整體水平。

（二）為幼兒園的各類評估考核服務

為進一步提高辦學質量，幼兒園往往會在不同時期進行各式各樣的評比，而檔案資料在評比中則發揮著非常重要的參考價值。如在省級幼兒園的安全示范幼兒園評估時，上級一般會對幼兒園每季度的安全設備（如滅火器、警報器）的購置情況，教學中實施安全演練的情況及幼兒園的值班記錄，入園登記等進行考察。完善的檔案能夠反映出基本情況，為各類評估考核做好鋪墊。

（三）為幼兒園文化底蘊的內涵發展服務

篇8

一、明確職責，狠抓落實

為確保扶貧數據和檔案資料的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在推進精準扶貧精準脫貧工作中的積極作用。明確了縣政府分管檔案的副縣長為精準扶貧工作領導小組副組長；縣***局長為領導小組成員；各鎮（街）負責具體相關工作，并責任到人，各村（居）委會安排了專人負責檔案資料整理工作。通過層層抓落實，實現檔案工作與精準扶貧各項工作同部署，人員、責任同落實。

二、精準扶貧檔案工作與精準扶貧工作同部署、同實施、同檢查、同驗收

為加強和規范***精準扶貧檔案工作，確保精準扶貧工作材料的完整、齊全、規范建檔，實現脫貧攻堅工作順利驗收，***聯合縣扶貧辦，深入到全縣7個鎮（辦）扶貧辦，與鎮（辦）的同志一道，認真查找脫貧攻堅檔案存在的問題，研究制定了全縣脫貧攻堅檔案的業務標準和具體操作流程。要求各鎮（辦）的扶貧辦：一是加強對脫貧攻堅檔案工作的重視；二是嚴格按照云檔聯發【2016】3號文件要求做好文件材料的收集與管理;三是確保精準扶貧檔案的準確、規范、安全管理，為接下來的全縣精準扶貧檔案收集整理工作的順利開展奠定了良好的基礎。目前，我縣已完成現有建檔立卡人口801戶（卷）的精準扶貧檔案的歸檔工作，做到一戶一檔，實行動態管理；全面完成易地搬遷10戶36人建檔立卡貧困人口25卷檔案的歸檔工作。

三、規范建檔，確保精準扶貧檔案整理取得成效

及時轉發了云檔聯發【2016】3號文件和《歸檔文件整理規則》、《會計檔案整理辦法》、《科學技術檔案案卷構成一般要求》、《數碼照片歸檔與管理》、《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與管理規范》等工作規范要求。

四、集中統一管理，確保檔案的安全

縣級扶貧辦和鎮（街道）都明確了分管檔案的領導和具體工作人員，設置了符合檔案安全管理要求的庫房及裝具，確保檔案的有效管理和絕對安全。

五、建立資源體系，為精準信息化建設工作奠定基礎

及時將數據錄入全國扶貧開發信息系統業務管理子系統，截止8月31日，動態管理各項工作任務圓滿完成。為實現扶貧檔案與全國扶貧開發信息系統業務管理子系統的無縫對接。

六、存在問題

篇9

前言

在公路工程的建設中，公路建設項目資料的完整和準確對工程建設的質量產生直接影響，而且也可以反映出檔案資料的編制和整理的質量。在公路工程的建設中，檔案資料的編制存在于項目建設的每一個環節，貫穿于工程建設的整個過程。在公路工程的建設中，從項目的立項、審批、設計以及竣工等每個過程都會有各種形式的圖文、表格和聲像資料需要進行管理。因而，每份資料都是對公路建設的記錄，用于反映工程項目的性質和質量等，對于保護和監督工程的質量起到重要作用，同時也是工程驗收的重要依據。

一、高速公路項目檔案管理的現狀

對于公路檔案的管理來說，能否進行妥善的保存是關系到公路工程完工后對公路進行養護以及改建等工作的極為重要的信息依據，大量的公路信息在進行信息化記錄和保存后，對于公路的信息能夠做到長時間有效的保存。然而我國目前的信息化公路檔案管理建設還存在著一定的不足，應當采取有效的形式發現問題的所在。

1、高速公路項目檔案信息不能得到充分的利用

一方面，對于高速公路項目檔案信息來說，在整個前期施工、后期維護過程中起到了指導性作用，減少不必要的人力、物力的投入；另一方面，對于大多數高速公路施工單位而言僅僅注重高速公路項目檔案的“管”上，沒有把所管的高速公路項目檔案運用到“理”中，只是一味的走出出現問題、解決問題模式，并沒采取發現問題、解決問題的模式。

2、高速公路項目檔案管理基本構造不合理

就目前高速公路項目檔案而言，給予大家呈現的高速公路項目檔案大多數以紙質檔案為主，并沒有形成高速公路項目檔案電子化。除極個別具有特殊功能的高速公路項目檔案出具紙質的格式，其他高速公路項目檔案都要以電子的格式進行保存，這樣不僅可以減少不必要人力物力的浪費，還在一定程度上方便了工作人員的查找。

3、高速公路項目檔案管理工作得不到相應的重視。

公路建設工程大多比較分散，檔案管理工作相對來講也比較分散，工程施工期間形成的檔案散亂現象較普遍，往往出現移交的檔案資料與工程項目檔案資料相脫節現象。個別項目負責人檔案意識不強，片面強調工程質量與工程進度，不重視工程檔案材料的形成、積累和管理，造成部分工程檔案資料殘缺不全。有些建設工程平時不注重收集、整理檔案資料，往往拖延到工程結束后搞突擊整理，甚至有造假嫌疑，從而造成工程檔案資料雜亂無章，沒有真正篩選有價值的檔案資料，為日后檔案管理增添了難度。

二、加強公路工程技術檔案信息化管理措施

1、加強檔案管理人員信息化培訓

隨著信息化快速普及和電子文件的快速發展，紙質檔案必將被電子檔案代替。當前，計算機應用于辦公自動化（OA）和自動化工程設計，己產生了大量的計算機輔助設計（CAD）或公文性電子文件，電子圖紙、電子文件必將以其快捷的工作進度和傳遞速度取代紙質文件。通過信息化管理公路工程技術檔案，使設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便，能夠實現電子圖紙和電子文件管理方便、省時、省力。要實現公路檔案管理信息化，必須要提高檔案管理人員隊伍素質。因為工程技術檔案的收集、歸檔、保管、利用，以及文檔的存儲、檢索、傳輸、銷毀等處理，都由檔案管理人員進行操作。因此，加強檔案管理的職業技能培訓至關重要。一是要重視檔案人員的職業道德教育，做到每個公路項目建設配備專職檔案人員，引導檔案人員愛崗敬業，推進工程檔案管理規范化。二是抓好檔案人員業務素質培訓。按照國家檔案局《關于加強檔案業務人員培訓工作的意見》的通知，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案管理人員信息化水平，培養既精通信息技術又熟悉檔案業務的檔案管理人員，實現檔案人員持證上崗。三是要加強檔案管理交流學習。檔案人員不僅要精通檔案管理知識，還要懂得公路交通、建筑施工、環保安全等多方面知識。要加大檔案部門間、區域間系統交流合作，引導檔案人員多學習外省公路建設項目檔案管理的好經驗、好做法，不斷提高檔案管理水平。

2、加強檔案信息化基礎設施建設

要做到檔案管理信息化，必須依托互聯網技術，建立面向社會、服務公路參建各方的檔案網站，不斷提高服務質量和水平。首先，建立建設項目管理信息化平臺。圍繞公路建設項目，各參建單位使用共同文件處理軟件系統，運用計算機、掃描儀進行文件的接收、查找、借閱、歸還、銷毀，為文件歸檔利用和管理奠定基礎。特別是公路建設項目大多處于偏僻地帶，施工、監理單位要實現文件信息化傳輸的難度比較大。其次，加快檔案管理應用系統的建設，檔案管理應用系統應是高效率和低成本的。按照交通運輸部的有關規定，公路竣工檔案分為：綜合文件、決算和審計文件、監理資料、施工資料、科研、新技術資料等五部份。結構層次劃分為卷、篇、目、冊四級。針對具體的公路建設項目，利用計算機做好檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄等工作，為檔案利用提供便利。再次，加快檔案信息流通網絡化。由于紙質檔案信息傳輸大多是人工方式進行的，工程檔案信息化管理，必須利用網絡進行傳輸。要積極利用公路工程檔案管理軟件系統，實現工程檔案收集、借閱管理和信息的數字化，為檔案利用管理提供便利。

3、加強檔案信息化安全管理

加強檔案信息安全管理，確保檔案信息和系統的絕對安全，是實現公路工程檔案管理信息化重要內容。首先，各參建單位要提高信息安全意識。認真貫徹落實《計算機信息系統國際聯網保密管理規定》、《寧夏回族自治區計算機信息保密管理規定》等保密制度，制定符合實際的具體規定，確保橋梁隧道等一些重要技術參數不上互聯網，確保檔案數據庫安全。其次，加強電子文件安全管理。加強電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等安全管理，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。所有檔案都應嚴格根據秘密等級，不用來歷不明的軟件或移動存儲介質，及時備份重要檔案資料，防止重要技術參數泄密。再次，設置有效的安全物理隔離措施。在內部局網和外網之間，要設置物理隔離，安裝有效的路由器和防火墻，防止病毒感染和黑客攻擊，確保檔案信息網絡傳輸的安全。

三、結束語

總之，公路工程事業的發展必將伴隨著對檔案管理工作要求的提高，因而公路檔案管理的信息化建設必須得到重視和發展。這就需要公路檔案的管理工作人員及時的提高自身素養并且加深重視程度，以規范的操作進行信息化的公路檔案管理建設和實踐，促進公路檔案管理工作的進步與我國公路交通事業的發展。

參考文獻

[1] 單承瑾，史艷春.淺析建筑工程檔案資料管理制度[J].中國管理信息化.2012（19）.

篇10

一、數字化時代提高醫院檔案管理有效性的意義

在信息技術和掃描技術得到不斷利用的前提下，醫院檔案管理方式面臨變革。因此，采取相應措施，順應數字化趨勢成為提升檔案管理有效性不可忽視的工作，其重要作用體現在以下方面：

（一）實現檔案管理數字化模式。在數字化時代，很多醫院檔案管理逐漸由紙質檔案向電子檔案轉變，利用掃描設備和計算機將紙質檔案數字化，推動醫院檔案管理模式轉變。一般而言，醫院的人事檔案、檢驗信息系統、醫學影像系統、辦公自動化系統等，形成大量的以電子文檔為主的醫院檔案信息數據庫。并進行編號，方便資料存儲和查詢，推動醫院檔案管理方式變革。

（二）節約存儲空間并保護檔案。醫院檔案信息資料豐富，工作量大，涉及人事、科研、病例、財務等多個方面。傳統紙質檔案雖然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查詢比較困難，并且需要占用大量空間，防潮、防水、防鼠害的任務緊迫。而在數字化時代，可以將這些檔案資料進行數字化處理，形成電子檔案，通過光盤或磁盤將紙質檔案進行數字化處理，然后進行存儲和查閱。這樣不僅節約檔案資源的存儲空間，還有利于確保檔案資源的安全可靠，減少管理人員的工作量，促進管理效率的提升。

（三）確保檔案安全和利用效率。對醫院檔案進行數字化處理之后，然后將其存儲于磁盤和硬盤，并做好備份工作，有利于確保醫院檔案信息資料的安全，防止檔案資料丟失。另外對檔案進行數字化處理之后，還可以設置相應的目錄，使用者中只需要輸入關鍵詞或編號之后，就可以方便地查閱檔案信息資源，便利檔案資料查閱和使用，有利于促進檔案利用效率的提升。

二、數字化時代提高醫院檔案管理有效性的策略

數字化趨勢的出現，給醫院檔案管理帶來機遇，推動檔案管理方式創新，有利于提升檔案管理工作效率。但在實踐中，一些醫院檔案管理人員素質偏低，相關制度不健全，制約管理工作水平提升，需要采取完善措施。結合管理工作需要，可以從以下幾個方面入手，有效提升醫院檔案管理的有效性。

（一）建立專門的數據庫。重視醫院檔案管理的網絡化環境建設，管理人員應該結合醫院檔案管理需要設置專門數據庫。實現對檔案的數字化管理。根據醫院檔案管理實際情況，將醫院各類文書方案的檔號、分類號、題名、形成時間、主題詞等錄入計算機，建立醫院檔案管理基本目錄數據庫。檔案數據庫包括人事、病例、財務、科研等檔案信息，構建強大的數據庫，滿足查詢需要，為檔案管理提供有效的服務。

（二）重視技術防護工作。對于醫院檔案管理數據庫，為確保其安全，應該重視加密技術、防火墻技術的應用，做好病毒查殺工作，重視軟件更新和升級。加強數據庫的日常巡視，及時排除可能存在的安全隱患，確保計算機數據庫安全。重視電子檔案備份，進行加密處理，確保檔案資料完整，滿足檔案信息資源使用的需要。

（三）健全完善管理制度。健全醫院檔案管理制度，確保數字化檔案資料完整。重視檔案資料分類處理，明確相關人員職責。制定醫院檔案數字化管理規范標準，明確管理目標和流程，促進檔案管理水平提高。

（四）提高工作人員素質。引進計算機技術使用水平高、檔案管理理論扎實、工作責任心強的管理人員，不斷充實管理隊伍。建立完善的管理培訓制度，加強管理制度，數據庫使用，數字化檔案維護等各項工作，使之成為復合型人才。能熟練利用數據庫、計算機、掃描設備、多媒體、互聯網等開展醫院檔案管理工作，促進醫院檔案管理水平的提升。

（五）注重檔案安全管理。提高安全管理意識，確保醫院檔案信息安全。檔案數字化處理之后要做好存儲和備份工作，防止數據丟失。并重視密碼技術的應用，對檔案信息設置密碼，防止非法訪問，保證檔案信息資源的安全與可靠。同時還要加強計算機、硬盤、磁盤的管理，避免受到黑客攻擊、病毒或自然災害等影響。加強醫院數字化檔案存儲、傳輸、處理、維護等各個環節的管理，有效保障醫院檔案信息資源的安全。

三、結語

總之，數字化時代，醫院檔案管理面臨全新變革，同時也給檔案管理帶來新的機遇。例如，數字化趨勢愈加明顯，信息技術和掃描技術得到更為廣泛的應用，給醫院檔案管理帶來更大的便利。在這樣的背景下，應該順應數字化趨勢，重視信息技術應用，完善各項基礎設施建設，健全管理制度，提高管理人員素質，促進醫院檔案管理效率提高，進而實現對醫院檔案資料的有效利用。

【參考文獻】

[1]武蕾.醫院綜合檔案數字化管理的可行性探討[J].城建檔案，2016（4），76-77.

篇11

2.1規范投訴處理程序，加強檔案資料收集：

投訴處理的程序包括投訴接待記錄及分流、相關科室調查核實、處理反饋、持續改進等階段（詳見圖一），各階段均會產生相應的文字材料即檔案資料，參與投訴的各職能科室應做好各階段的檔案資料收集工作，投訴辦公室則應負責整個投訴資料的收集、

2.2提升投訴處理人員素質，規范投訴檔案管理:

投訴處理人員承擔著統一受理投訴、組織調查核實投訴事項、提出處理意見、及時答復投訴人及組織、協調、指導全院的投訴處理工作等職責，投訴處理人員的素質直接影響投訴檔案管理水平，要對投訴處理人員進行系統的投訴處理及檔案管理知識的培訓，提高投訴處理人員素質。首先，要通過繼續教育、進修學習、專門培訓及自學等多種方式提高投訴處理人員的投訴處理能力及投訴檔案管理能力。其次，要通過深入臨床一線及相關職能科室調查研究，提高投訴管理人員對投訴情況進行歸納分類和分析研究的能力，為投訴檔案的開發利用盡可能提供詳實有效的信息。

2.3加強投訴室的硬件建設，保障醫患雙方的合法權益:

為確保投訴檔案的真實準確，保障醫患雙方的合法權益，要加大資金投入，引進現代化的技術設備，三級以上醫院要逐步配置有完善的錄音錄像設施的投訴接待室，使投訴檔案范圍由傳統的文字材料擴大至更為生動詳實的影像資料，為查證投訴、分析投訴事件、考評接待投訴人員能力乃至終結投訴案件提供依據，最終起到保護醫患雙方合法權益的重要作用。

2.4建立投訴管理責任制度，健全投訴檔案管理機制:

一是要建立健全投訴管理部門與醫療質量安全管理相結合的臨床、護理、醫技和后勤等部門的溝通制度，明確并落實投訴各相關部門在投訴處理及投訴檔案收集過程當中的責任。二是完善一套較科學、系統、可行的投訴處理及投訴檔案管理制度，由投訴管理部門對投訴及投訴檔案進行統一審核及管理，使投訴及投訴檔案管理與醫院質量安全管理體系同步發展。

篇12

檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻，檔案的重要性顯而易見，但隨著社會的飛速發展和進步，檔案資源的開發力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應地突現出來！解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜等案件，近幾年時有發生；對檔案管理認識到不到位，沒有認識到檔案的重大歷史和現實意義，不對有價值材料、照片、影音資料及時保存、保管，以致于這一段歷史缺失檔案記錄；由于檔案庫房溫濕度調控不及時，造成檔案發霉、變質現象也時常出現。

一、檔案安全管理的目的。加強檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料，保持資料的原始、準確、完整，以便核對資料的準確性和查證，便于建立人事或項目履歷，便于在今后的工作中進行借簽；而職能部門的檔案，更是當前行依法政行為的過程，更是打造服務型政府的要求，更是保障人民利益的客觀要求。

二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據相關檔案管理的法律、法規、規章，必須嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，堅持嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則。具體部門、單位在執行好相關安全管理制度的同時，必須建立健全本部門的安全管理制度，用制度規范檔案管理行為，保證檔案安全管理工作的需要，確保檔案安全有效進行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每個一個過程，都要形成制度，在檔案管理過程中，有嚴格的依據，有嚴格的規范，確保檔案安全萬無一失。

三、要采用計算機等現代化的管理手段。隨著社會的發展，特別是隨著計算機的發展，檔案管理日益現代化，計算機在檔案管理上大量應用，更使復雜化的檔案管理工作變得清松起來，日常管理也方便起來。當前檔案管理示范級建設，不但對檔案管理人員有更高的要求，而且對管理手段也有更新要求，這也是檔案管理現代化的過程，檔案管理規范化的過程，所以用好、管好計算機檔案應用系統，已成為當前檔案管理的當務之急。

篇13

事業單位；檔案管理；數字化管理

事業單位檔案的內容主要包括:事業單位內部的組織結構發展、財務狀況以及單位內部的人員變動情況等這些資料的保管。事業單位的檔案管理其主要職責是為單位的發展規劃提供第一手的參考資料，檔案管理工作的進一步發展是目前最重要的一項內容，隨著計算機數字化逐漸被應用在檔案管理中，檔案管理工作由傳統模式朝著數字化模式發展，檔案管理的數字化建設，使得檔案管理更加高效、便捷。

1事業單位檔案數字化管理的現狀?

不只是事業單位，每個單位都有檔案管理。一般來說從事檔案管理人員都是由有一定管理工作經驗的人來擔任的，然而，目前我國事業單位檔案管理數字化的發展中還有許多問題，事業單位不怎么重視檔案管理的數字化建設，主要是因為檔案數字化管理才剛剛引入事業單位，單位的領導還沒有體會到數字化檔案管理帶來的好處，因此常常出現管理不夠嚴謹的現場發生。有些事業單位還有一個問題，就是沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作沒有人才選拔機制，很多人沒有意識到這個崗位的重要性。因此，很多事業單位并沒有專門的檔案管理人員。還有部分事業單位的檔案管理工作人員的專業技能不強，也沒有學習的熱情。檔案管理工作人員要想向數據化發展，那么我們的檔案管理人員就要認真的學習并掌握數字化的知識。

2事業單位檔案管理數字化的發展

2．1檔案的形式

傳統的檔案一般是紙質，單單員工個人資料就會用很大的空間，而且查找起來非常困難，計算機數字化技術的應用，我國檔案管理的形式有了進一步的發展，使用計算機數字網絡系統檔案資料就可以通過數字信息存入到電腦的數據庫中，可以隨時查找，非常便捷方便，對于那些比較重要的檔案也可以錄視頻或者音頻來保存。

2．2檔案管理的模式

現如今事業單位的檔案不再僅僅是用來記錄單位的發展歷史了，已經成為資料庫了，為事業單位的發展規劃提供一手資料。所以，檔案管理的模式也發生了很大的變化。數字化的檔案管理模式不單單提高了檔案管理的效率，也提高了檔案管理的功能，使得檔案管理工作更加方便、快捷。

3事業單位檔案數字化管理的具體措施

3．1建立檔案管理系統

數字化檔案管理就是通過使用計算機網絡來對事業單位的檔案進行管理，就是說要把以前的檔案資料用數字化的形式儲存到數據庫中、新檔案經過收集整理也保存到計算機內，所有的檔案分類保存。用計算機來管理檔案資源在調取的時候非常方便、快捷。事業單位在建立數字化管理系統的時候，一定要結合本單位自身的實際情況，來選擇適合的設備與系統。建立檔案管理系統檔案數字化管理的基礎，也就是說在事業單位的內部建立一個局域網，一個聯網性質的檔案存儲數據庫，把所有的檔案資料都儲存到數據庫中統一管理。

3．2檔案管理工作的責任劃分

事業單位的檔案管理工作由傳統的紙質檔案轉化為現如今的數字化檔案管理，這個過程是非常復雜的，并且事業單位中的每項工作都在不停的進行，檔案資料也越來越多，檔案的劃分也越來越明細。按照傳統的工作形式，由檔案管理人員來收取檔案的數據信息并且整理保存，其工作量會非常大。所以，檔案管理工作的責任一定要合理分配，檔案管理人員在數字化管理的過程中，所有的環節都要由工作人員快速的完成，并且能夠及時的解決工作中出現的問題。例如:檔案資料的收集工作，事業單位可以由一到二個人來專職干這項工作，該崗位的工作人員能夠對檔案資料的類型進行編輯、分類，還可以協助單位中其他部門的工作人員整理檔案資料，使得上交的檔案資料規范整齊便于管理。

3．3完善檔案管理工作的規章制度

事業單位的數字化檔案管理工作是非常重要的，要掃描事業單位現有的檔案資料，并且還要制作出各種表格，會計部門的檔案也要記錄在案，單位員工的檔案資料，單位的會議記錄與發展規劃等等，這些都需要輸入數據庫進行歸檔保存。還要根據事業單位的情況，對檔案的類型進行劃分，檔案格式都要有一定的規范。所以，檔案管理工作的管理規范一定要完善，也就是說要按照檔案資料的類型、來源等等，來制定檔案資料的范本，并且把范本分發到事業單位的每個部門，所有部門一定要嚴格按照范本的格式來提交檔案資料。檔案資料的調取也要有一定的程序，比如:員工的檔案資料設置賬號與密碼。

3．4事業單位檔案資料的安全管理

數字化的檔案管理不僅僅只是在檔案資料存儲形式上與傳統的方式不一樣，在檔案資料的安全管理上也不相同。檔案資料的安全管理是數字化檔案管理中非常重要的一部分，是我們必須做好的一項工作。事業單位在建立數據庫的時候，一定要選擇適合的生產廠家與供應商，對設備的選擇一定要嚴格把關，嚴格按照設計標準來挑選適合的計算機設備，并且還要為以后功能升級做好準備。還要按照檔案資料的重要程度來選擇級別不同的保護設施，使得檔案的使用者的處理效果最佳。

3．5數字化檔案管理的注意事項

事業單位的數字化檔案管理，可以使得檔案管理工作快速的發展起來，檔案資料的數字化管理需要一步一步的進行，不是一朝一夕就可以完成的，檔案數字化管理需要注意的事項有:

(1)檔案管理工作人員的專業技能與職業素質要不斷的提升，事業單位要定期開展業務培訓工作，并且進行業務競賽，來提升檔案管理工作人員的專業技能與職業素質，進而使得事業單位檔案管理工作健康的發展下去。

(2)及時更新添置數字化檔案管理硬件設施，隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的不斷革新，我們要更新添置檔案管理部門的硬件設施，為檔案管理工作順利的發展下去。

4結語

總而言之，事業單位的檔案管理工作數字化建設是科技發展與時代進步的必然結果，提高事業單位檔案數字化管理工作，是事業單位中一項重要的工作。事業單位重視這項工作，一定要意識到這項工作的重要性。事業單位要加強檔案管理部門人才培訓工作，提高檔案管理工作人員的專業技能與職業素質。數字化的檔案管理可以促進事業單位不斷進步，使得事業單位更好的服務社會。

參考文獻:

［1］孫文興．淺析事業單位檔案的數字化管理［J］檔案管理，2014，23(02):216～218．