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檔案是檔案實踐得以存在的物質基礎，檔案理論與實踐都隨其變化而變化。在2003年，天津師范大學檔案學系劉新安教授提出了“檔案物質實體雙重構成”的思想，他認為“檔案物質實體雙重構成是檔案物質實體構成的一種形態，是一種由‘文件實體集合’和‘檔案歷史聯系的記錄’兩種物質構成的形態”。②而檔案實踐的對象是檔案，當檔案物質實體出現了雙重構成的形態后，“檔案的形成”也相應地被分解為兩項實踐，一項是形成“文件實體的集合”，另一項是形成“檔案歷史聯系的記錄”，而只有形成了這兩種物質，我們才能將它們整合為檔案。
雖然這兩項檔案實踐的目的都是為了形成構成檔案的物質，但就實踐的對象和性質而言，“文件實體的集合”與“檔案歷史聯系的記錄”的形成是兩類不同性質的檔案實踐。“文件實體集合”的形成屬于以“文件實體”為對象的檔案實踐，而“檔案歷史聯系的記錄”的形成則屬于以“檔案歷史聯系的信息”為對象的檔案實踐。“文件實體集合”的形成屬于“檔案實體管理”，而“檔案歷史聯系的記錄”的形成屬于“檔案信息整理”。這樣在“檔案物質實體雙重構成”出現之后，檔案實踐就從傳統的一元檔案實踐，演變為“檔案實體管理”和“檔案信息整理”二元構成的檔案實踐。③
基于“二元檔案實踐”理論的形成，我們可以站在現代檔案學理論的角度重新審視和設計數字檔案館的概念。
數字檔案館的概念設計
業內人士在討論數字檔案館概念的時候，大多是關注傳統檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、數字化檔案館等概念的比較和區別。筆者認為，在建設數字檔案館之前，很有必要對數字檔案館內部結構進行細致和深入的分析，以便清晰、準確地把握概念本身的內涵，有效地開展工作。
“概念設計”是一個在現代設計領域使用頗多的詞語，被廣泛地用于產品設計、建筑設計甚至城市規劃設計之中。“概念設計”，可以歸納為一種以形象進行設計描述，設計構想不拘泥于具體的設計形式；它企圖憑借新觀念和新構想，進行一種理想化的設計描述，以求在其中誕生新的設計類型。“概念設計”對未來的科技發展和人們的生活方式進行合理預測，最終形成概念產品。概念產品的存在形式可以是三維實物，也可以是虛擬的電子模型或其他形式。 “概念設計”被看做是實施全新設計之前的理論思考和理論形態的設計，盡管也許會有技術實現上的難度或者缺陷，但其本身已經是一個完整的設計形態了。④
（一）數字檔案館概念設計圖
如圖所示，數字檔案館首先是一個實體檔案館，也就是說數字檔案館是以單個檔案館為概念主體和行為主體，它是檔案館實體的一種新形態。⑤數字檔案館是由兩個實體子系統構成的，即文件實體集合系統和檔案歷史聯系的記錄系統。
（二）文件實體集合系統
此系統由兩種不同載體形式的文件實體集合系統組成，即紙質文件實體集合子系統和電子文件實體集合子系統。
1. 紙質文件實體集合子系統
它是指傳統檔案館中原有館藏的紙質檔案。這些紙質檔案保持著進館時的整理順序和庫房保存位置,保存這些紙質文件的根本目的是為了保證檔案的憑證作用。在計算機技術普遍應用的條件下，為了提高檔案用戶利用檔案信息的幾率，檔案工作人員會對這些紙質文件進行數字化。而這一過程生成的數字化文件不是當時社會實踐下生成并遺留的真正文件，因此不能作為當時社會實踐的實物憑證，尤其是在數字檔案目前還不具備法律憑證效率的情況下，保留紙質文件的實體集合顯得尤為重要。
2. 電子文件實體集合子系統
隨著信息技術的發展，各單位為提高工作效率產生了大量的電子文件。在計算機條件下，可以采用多種方式將電子文件集合在一起，比如存放在硬盤、軟盤、光盤等載體上，形成電子文件實體集合子系統。
在電子文件實體集合子系統中，電子文件“實體”在硬盤上的物理存儲方式遵循著計算機自身固定的邏輯和算法。具體地說，計算機在確定電子文件“實體”存儲位置時，會考慮到文件的存取速度、存儲空間的有效利用等問題，因此人們很難判斷一份電子文件“實體”在計算機中的物理存儲位置，相應地也就失去了對電子文件“實體”進行排列的權力。此時的“電子文件實體集合”如同一堆未經過整理的散亂的紙質文件，顯然人們很難從這樣的“文件實體集合”中解讀出電子文件之間的歷史聯系。而文件之間一旦失去了這種內在聯系，將不能稱之為檔案，為了體現檔案學基礎理論中最為重要的歷史聯系，必須建立一個“檔案歷史聯系的記錄系統”來專門固化、記錄電子文件之間的歷史聯系，從而使檔案用戶通過一份份有序的電子文件解讀出他想要了解的那段歷史。
(三) 檔案歷史聯系的記錄系統
檔案歷史聯系的記錄系統是專門記錄電子文件之間歷史聯系的系統，它是由無數“檔案歷史聯系的記錄”組成的。“檔案歷史聯系的記錄”也是一個電子文件，在這個電子文件中記載著一組具有歷史聯系的電子文件的代碼。打開“檔案歷史聯系的記錄”，我們看不到電子文件的具體內容，只能通過這組代碼獲悉哪些電子文件是具有關聯的，這就像我們不可能從“檔案目錄”中看見文件的具體內容一樣。當檔案用戶提出查詢檔案信息的需求時，檔案工作者將首先通過“檔案歷史聯系的記錄系統”從歷史的角度檢索出具有關聯的文件代碼，再通過“文件實體集合系統”去查找檔案的具體內容。
檔案歷史聯系記錄系統的出現，是數字檔案館系統的一次變革。它首先解決了檔案人員不能對電子文件進行實體排列的問題，而且它的出現可以使我們獨立地發展記錄檔案歷史聯系的原理和技術，使記錄檔案歷史聯系的方法由傳統的“一維”發展到“多維”。這樣，我們可以把目光轉向紙質檔案領域，紙質檔案是利用文件實體的一維排列來固化檔案之間的歷史聯系，即我們只能選取檔案歷史聯系中的一個要素（如來源）對其進行整理。這樣形成的紙質檔案只能從一維的角度記錄歷史。“檔案歷史聯系的記錄系統”出現后，紙質檔案整理時不再受傳統檔案整理方法的制約，可以運用虛擬整理技術記錄紙質檔案的歷史聯系，這時形成的紙質檔案就具有了與電子檔案一樣的多維歷史聯系。這樣，“檔案歷史聯系記錄系統”出現后，可以運用統一的技術方法來同時記錄紙質檔案和電子檔案的歷史聯系，形成多維的歷史聯系的記錄，從而更加客觀、完整地記錄社會歷史。
結束語
1． 數字檔案館的本質
數字檔案館，顧名思義，它是在計算機及其技術高度發展的條件下發展起來的一種新型檔案館。它并不僅僅指數字檔案館館藏信息的全部數字化，它是能同時融合紙質檔案和電子檔案的一種高度整合的技術形態，其實質是檔案歷史聯系的數字化，即當計算機技術發展到一定程度，能用同一技術標準將紙質檔案和電子檔案歷史聯系數字化時，數字檔案館隨即形成或應運而生。
2． 數字檔案館的發展趨勢
數字檔案館是實體檔案館，而將多個數字檔案館中的信息利用虛擬技術與網絡技術，連接在一起形成一個虛擬的信息空間，就是我們平常所說的虛擬檔案館。⑥虛擬檔案館是一種虛擬的、無形的網絡空間，強調的是利用電子網絡遠程獲取檔案文獻信息的一種方式。它的建立是以數字檔案館中的信息為基礎和支持的，是數字檔案館建設的必然發展趨勢。
當前，檔案界同仁的首要任務是要認清數字檔案館的本質，加快數字檔案館的建設，最大限度地為社會提供檔案信息資源。
參考文獻
[1][5]于麗娟.再論數字檔案館[M]，21世紀的社會記憶，北京:中國人民大學出版社,2001
[2]劉新安.檔案物質實體的雙重構成[J]，檔案學通訊,2003（5）
[3]劉新安.二元檔案實踐及其體系[J]，檔案學通訊,2004（1）
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這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計算機中的文件都是電子文件。現在任何一臺個人計算機中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務器和存儲系統。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項無法完成的任務。
應該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計算機中的文件”是指計算機科學中的文件概念，而不是文書學、檔案學中的文件概念。作為一個檔案行業的標準，《電子文件歸檔與管理規范》中的“文件”確實更可能指向文書學、檔案學中的文件，而非其他學科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風。事實上，我的確懷疑標準中的“文件”的含義更多地來自計算機科學。
在標準中還有關于電子文件分類的規定：
電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數據文件。
如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標準毫無疑問是計算機科學的。只有計算機科學中的文件我們才能嚴格按照這個分類劃分，而一份文書學、檔案學意義上的文件往往是上述多種類型的混合。
或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學和檔案學中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計算機密切相關的文件形態，引入計算機科學的分類方式也不無道理。
必須承認，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關于電子文件的定義和分類是否科學。但是這種定義和分類至少在檔案學角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實踐中必須使用的概念、術語是有距離的。實際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術化的傾向，即過于關注電子文件管理所需的計算機技術細節，而忽略了從檔案學角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統檔案管理的關系。這種泛技術化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實踐中則造成了很多的問題。
二、泛技術化傾向給電子文件管理實踐帶來的問題
1、電子文件與傳統載體檔案的關系復雜
電子文件是一個單獨的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統檔案的一種不同形態?
檔案界在最初研究電子文件時是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現在雖然我們已經認識到電子文件與傳統檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨立的編號、獨立的目錄和獨立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統的紙質檔案之間雖然在內容上存在著千絲萬縷的聯系，但彼此之間是補充關系，紙質、照片、音頻、視頻可能同時用來記載一個活動，但是它們的具體內容和表現形式各不相同。但電子文件與傳統載體檔案的內容和表現形式可以完全相同，呈現出一種替代關系。
如何在檔案管理中把握這種關系呢?一個現實的問題是，當我們接收一個單位的傳統載體檔案和電子文件時，電子文件的目錄是應該單獨建立數據庫還是并入傳統載體檔案目錄數據庫?如果單獨建立電子文件數據庫，那么同一份文件既有傳統載體又有電子文件，在檔案統計時如何計算?這些都是電子文件管理的細節問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進行的大量研究中我們很難找到這些細節問題的答案，甚至是解決思路，而這些細節又恰恰是我們開展實際工作必須解決的問題。
2、電子文件管理的指導和實踐之間存在錯位
在所有關于電子文件管理的政策、標準、規定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實踐中，幾乎所有的地區和單位都依然把傳統載體檔案當作真正的檔案(即便它是根據“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統載體檔案經過數字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實質上這個問題關系到我們電子文件管理研究和實踐的重點應該放在哪里。
3、跛足的“雙套制”
現階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學術界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發展。如果說學界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進，那么在實踐中“雙套制”帶來的困難已經開始真正阻礙電子文件管理的發展。現有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強調電子文件的紙質化，而沒有把傳統載體檔案的數字化與之結合起來。這就使得傳統載體檔案特別是紙質檔案和電子文件不是嚴格的一一對應，一方面很多紙質檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質版本。傳統載體檔案與電子文件并存但不能一一對應，這種不徹底的“雙套制”無論對于機關檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。
三、從實踐角度對電子文件管理對象的再認識
電子文件管理是信息時代檔案工作面臨的最嚴峻挑戰，是一項長期而艱巨的任務，對此我們必須有清醒地認識。電子文件管理必須依據統籌規劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據電子文件的不同性質和特點有針對性地開展工作。
我認為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數字信息。
原生性電子文件是指在計算機中產生，并且在實際業務活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當前電子文件管理學術研究中真正關注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們去前端控制、去全程管理，需要我們運用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達百項的元數據來確保其真實性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機提款到各種電子消費，從企業網上年檢到網上申報納稅，這種電子文件在社會生活中發揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數都不在接收進館的范圍內。雖然不進館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術部門有很好的解決方案。
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檔案學基礎理論研究，是理論檔案學的核心，也是應用檔案學研究的前提和基礎。本方向研究檔案與檔案管理（事業）中的基礎性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會事物的內涵、外延及檔案的價值、特點，檔案工作和檔案事業管理，檔案學科體系的內容、結構，檔案管理基本理論等。
（二）電子文件管理
本研究方向旨在面對電子文件的出現在文件與檔案管理、司法認同、技術支持方面引發的一系列前所未有的挑戰而開展全方位的理論探討和創新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點，電子文件管理原則、模式和標準，電子文件管理流程、方法和技術，以及電子文件的利用等。
（三）企業檔案管理
本研究方向在研究企業經營管理活動的基礎上，以企業檔案管理、科技檔案管理和知識管理為研究對象。著重探討和研究在社會主義市場經濟條件下的企業檔案管理、信息管理、知識管理的原則、模式、方法與技術，并為企業提供適用的檔案管理、信息管理和知識管理解決方案。
（四）歷史檔案與史學研究
檔案學與歷史學有著十分密切的關系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價值及其管理理論和方法，并在此基礎上進行相關的史學研究。
（五）檔案保護技術
檔案保護技術是檔案學專業的一個重要的研究方向。本方向研究的內容主要包括：檔案載體及記錄材料結構、成分、性質及耐久性；環境條件對檔案載體耐久性的影響；有害生物對檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復技術；現代信息安全性研究。
那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學熱點問題的標準呢我認為基本的標準包括以下幾種.
第一,近年來相對比較集中探討的檔案學前沿性理論和實踐問題.學術研究是有規律可循的.每門科學的建設和發展都有其自身的內在矛盾規律.這種矛盾規律往往是通過一些前沿性的理論問題和實踐問題表現出來的.比如,我國進入21世紀以后,檔案學研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因為我國的檔案工作對象發生了較大的變化,電子文件大量出現,且因其具有許多不同于以往傳統形態檔案的特點,傳統檔案學管理理論已經無法合理地解釋和說明這種新的檔案現象,更無法科學地回答它所提出的各種具有挑戰性的管理理論和實踐問題.正是由于理論和實踐之間的這種矛盾的存在,才引發了越來越多的人關注這方面的研究,并將大量的外國檔案學的相關成果介紹進來,同時結合我國的國情,進行整理,吸收,改造和發展.
第二,對新世紀檔案學術研究具有一定導向性與前瞻性的理論問題.
第三,具有一定公眾關注度的實踐和理論問題.
二,檔案學熱點問題舉要
(一)與電子文件管理有關的基礎理論問題
1.電子文件的"真實性","完整性","原始性"維護問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續體模型理論.可參見《檔案學》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉".對這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.
2.前端控制理論.與這種理論相關的研究課題有許多.如:
(1)檔案管理的前端控制思想;
(2)檔案鑒定中的前端控制;
(3)檔案集中過程中的前端控制;
(4)檔案保護的前端控制;
(5)檔案編目的前端控制;
(6)檔案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預時機的選擇;
(8)電子政務建設中文檔前端控制思想的應用;
(9)電子文件管理與紙質文件管理中前端控制思想的比較等.
3.來源原則問題.來源原則所強調的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質疑.有的學者認為:"源于各種不同結構組織體的數據的產生,改變了單一來源的概念.電子計算機信息系統已經超越了傳統的組織機構的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的."特里·庫克認為:"電子時代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機關,更包括其形成目的,形成活動,過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關注點從"實體來源",轉變為"變動,臨時,甚至''''虛擬''''的機構中文件形成者的職能和業務活動為重點的概念來源."庫克的"概念來源",實際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運用哪些數據,為了什么目的,采用了何種結構形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應當如何對待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機構或實體"來源觀嗎
4.電子文件的特點問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對人們普遍認可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點,提出質疑.他們認為:"這一觀點與事實大相徑庭,完全不符合事實.不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實上與載體分離的信息根本就不會存在."
5.電子文件的元數據問題.戴維·比爾曼最早將元數據的概念引入檔案學,并將文件和元數據形象地比作信函的內容與信封,文件是元數據封裝起來的對象,元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件.元數據具有維護電子文件原始性,真實性和憑證性的作用.但是,目前人們對元數據的理解不同,主要觀點包括:
(1)元數據是關于文件的背景信息和結構的數據,是有關電子文件的技術性信息.[ICA]
(2)元數據是關于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]
(3)元數據是關于文件和文件集合的背景及其相互關系的結構化描述和編目數據.[英國]
(4)元數據是指構成電子文件數據的數據,例如格式信息,字型,字體,數據詞典,數據庫描述,邏輯和物理模型,系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據,具有隱含性.[中國]
(5)元數據是"由電子文件系統自動記錄的關于文件形成時間,地點,人員,活動,文件系統,結構及內容等方面的具體數據."[中國]
6.數字檔案館的建設與發展問題.
7.電子政務條件下的文檔一體化管理問題.
8.電子文件的運動周期的劃分問題.
(二)檔案學傳統熱點——持續性和發展性的理性思考
1.文件與檔案的關系問題."轉化"關系的探討."半現行文件"概念的爭論.
2.檔案本質和本質屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存備查性"等.
3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴大外延"說的代表,主張把"收發文登記"宣布為"歸檔","把全部現行文件都宣布為檔案".黃存勛認為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進館''''作為文件轉化為檔案的標志.換言之,應該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進入永久保存階段的文件視為檔案."
4."實物檔案","口述檔案"概念之爭.
5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認為:"該理論對我國并不適用."因為"我國沒有半現行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認為,該理論是現代檔案學發展的重要里程碑,是構建文件與檔案學的重要理論基石,是我國檔案事業發展與變革的重要路標與指南之一.
6.文件中心在我國建設與發展之爭論.有的認為它的建立會增加機構和資源浪費,而且同我國的文件與檔案管理理論不適應.有的則將它視為我國檔案機構改革和發展的方向.有的認為我國已經有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認為兩者都是中間過渡性文檔管理機構,可以在不同的情況下并存.
7.文件中心的建設與模式選擇,運作方式問題.
8.電子網絡條件下,文件中心的發展命運問題.
9.文件運動的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰.焦點在于"文件運動是否應與文件的實體形態聯系在一起討論".
10.檔案價值理論的爭論.主要涉及檔案價值的實質及檔案價值概念的表述問題,特別是"勞動價值問題".
11.檔案管理體制的變革問題.
12.檔案工作原則與規則的關系問題.
13.檔案種類劃分問題.
14.虛擬利用方式與傳統利用方式的關系.
15.館藏建設中的"官方文化"現象的變革.
16.確保電子文檔信息長期的真實性,完整性和可利用性的戰略問題.
17.信息時代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.
18.檔案學理論和實踐的關系.理論是高于實踐還是實踐高于理論的問題始終在我們的檔案學研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學理論"為由,排斥實踐中出現的新觀點,新做法;而不是自覺地檢討相關檔案學理論是不是還能夠具有指導實踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對待外國的文化思想和先進的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價值性,多時空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應用主題……",一口氣列舉了十個"多",不知這種所謂的新理念對實際工作有何指導意義
(三)檔案學自身的基礎理論問題
1.檔案學研究對象的表述問題.
2.檔案學的學科性質問題.
3.檔案學與文書學的關系問題.
4.檔案學的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.
5.現代管理理論對檔案學研究的影響.
(四)檔案管理信息化問題
1.檔案網絡建設中的信息管理問題.
2.文檔信息化服務中的技術因素與非技術性因素問題.
3.文檔信息化與文檔有效管理問題.
4.文檔核心信息資源的開發利用問題.
5.網上檔案信息的法律地位問題.
6.檔案信息網絡安全問題.
7.檔案信息化建設的核心問題.資源建設:檔案目錄數據庫和部分開放文檔的全文數據庫建設問題;電子文檔信息資源的組織問題.
8.數字化檔案信息資源的管理和維護問題.效益與成本問題.
9.檔案管理信息化時代,檔案工作者的角色轉變問題.
(五)檔案實體管理應用理論研究中的熱點及難點
1.關于保管期限粗分與細分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進館,不進館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯系,在分階段多次鑒定的基礎上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內部再細分.例如,歸檔前鑒定主要區分歸檔與不歸檔,進館前鑒定主要區分進館與不進館,檔案館定期鑒定主要區分銷毀與繼續保存.在歸檔,進館和繼續保存等檔次內部,再根據有關檔案的實際情況靈活掌握,考慮是否再細分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進一步細分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區分開放與控制使用的同時,還可結合復查原定保管期限.
2.關于保管期限的標時與否的爭論.
3.關于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰.另外,職能鑒定法與內容鑒定法的研究,以及對"宏觀鑒定戰略","文獻鑒定戰略"的質疑等.對"宏觀職能鑒定理論"的質疑,代表性的觀點包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎尚不嚴密,且未提供切實有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實質有悖于現有的基礎理論","宏觀職能鑒定論實質上正是以''''實體價值論''''(即檔案價值是獨立于主體之外而存在的,它隨檔案的產生而產生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價值觀的.以這種片面的檔案價值觀為理論實質的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價值的角度出發來判定文件價值的大小,并未慮及文件的第二價值,這樣就明顯違背了雙重價值論."對鑒定過程的實質問題:鑒定的過程是賦予文件價值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內容鑒定的關系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優于文件的自生自滅嗎
4.電子文件的集中與捕獲問題.
5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.
6.歸檔制度的建立與完善問題.
7.檔案實體分類方案的編制與應用問題.
8.檔案分類的客觀性與一級類目分類標準的確定問題.
9.成套性與客體全宗問題.
10.實體分類與信息分類問題.
11.傳統著錄與電子文件著錄的區別問題.
12.信息社會中檔案編研工作的特點問題.
(六)檔案信息管理應用理論研究熱點
1.公民權利與現行文件公開,保密問題.
2.開展現行文件利用服務過程中,檔案部門的角色定位問題.
3.知識管理與檔案信息利用服務工作的關系問題.
4.現行文件利用服務中心的建設與發展實踐對傳統檔案管理理論的挑戰
(七)檔案史學研究方面熱點問題
1.檔案的起源問題.
2."檔案"的辭源問題.
3."信息","文件","公文"的辭源問題.
4.甲骨檔案中的"貞人"問題.
5.甲骨檔案的內容結構問題.
6.文書檔案連鎖法的重新評價問題.
7.20世紀30年代和40年代我國檔案學理論研究的主要歷史成就問題.
8.簡牘檔案的發現及其史料價值問題.
9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓.
(八)專門檔案管理領域的熱點問題
1.專門檔案的定義問題.姚軍認為:"專門檔案就是指人們在社會和自然活動中某些專門領域形成的,用較為系統的,成熟的專門管理方法進行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."
2.專門檔案的種類劃分問題."依據專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."
3.人事檔案管理問題.
(1)現行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.
(2)建立國家人事檔案中心問題.
(3)擅自建檔,造檔問題.
(4)擅自扣檔問題.
(5)擅自棄檔問題.
(九)檔案管理制度建設,標準建設方面的熱點問題.
1.《歸檔文件整理規則》的討論.內容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機聯系"規則推薦的聯合分類法中的分類標準問題
2.《文書檔案保管期限表》的討論.
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電子檔案一詞在國家頒布的規章或標準中出現較少，還沒有官方認可的統一定義。參照紙質文件與紙質檔案的對應關系，電子檔案也應當是由電子文件經過歸檔、移交等流程轉化而來。盡快界定電子檔案的概念對于檔案部門做好電子文件歸檔和電子檔案的管理特別是長期保存工作非常緊迫和重要。對于電子檔案的內涵，就目前的認識水平，有幾點是明確的，一是電子檔案是由上述所說狹義的電子文件歸檔形成的，二是電子檔案應當包括元數據、內容數據以及必需的過程數據，并且通過一定的方式互相關聯，三是電子文件歸檔應當進行真實、完整、可用方面的檢測，四是立檔單位向檔案館移交電子檔案應當履行法定程序。對于電子檔案的長期保存有些問題還未形成共識，一是對于形成時不符合格式要求的電子文件是否必須要轉換成標準格式或通用格式，轉換后是否影響電子檔案的原始性與有效性；二是對于流式文件是否要轉換成版式文件作為檔案保存；三是各立檔單位的軟硬件環境是否要向檔案館移交；四是動態數據是否作為電子檔案保存。
數字檔案一詞使用也比較普遍，特別是各地在進行數字檔案館項目的立項和建設過程中，作為核心建設內容的數字檔案資源建設，是數字檔案一詞得到較多使用的重要原因。目前比較一致的看法是，數字檔案是館藏數字信息的統稱，包括新接收的電子文件、傳統載體檔案數字化形成的數字化檔案以及根據館藏需要收集的重要數字信息資料等。
二、關于檔案數字化的工作策略
檔案數字化工作是實現檔案信息化管理的必要途徑，從提高檔案利用的效率和確保檔案原件的安全角度出發，檔案數字化是每個檔案館、檔案室都需要做的基礎性工作。在開展數字化工作過程中應當把握下列幾個方面的原則。
完整性原則。應當有效保證檔案信息的完整性，一個案卷、一個專題或一個全宗的檔案應當全部進行數字化，不能視檔案信息內容的重要程度、敏感程度等刪減數字化內容，避免人為造成檔案信息不完整現象出現，給檔案管理和提供利用造成障礙。
目錄優先原則。對于館藏量較大、基礎工作比較薄弱的單位，應當優先建立文件級目錄數據庫，為開展全文數字化工作奠定基礎。要注重基礎工作的質量。檔案數字化是應用計算機等相關技術對檔案數據進行高效管理，檔案數據的詳略、對錯決定著數字化工作的成敗。應當對檔案案卷進行準確無誤的分類、著錄、整理、編頁，建立高質量的案卷目錄和文件目錄，為數字化工作奠定堅實的基礎，從源頭上杜絕計算機管理的差錯。
最小干預原則。要注重維護檔案原貌，必須減少對原件可能造成的損害。應當對數字化、縮微、仿真復制、鑒定整理等工作進行統籌規劃、合理安排，盡可能不拆卷掃描，杜絕多次拆裝卷和重復掃描。
方便利用原則。數字化的主要目的是方便利用，同時保護原件。對已經數字化的檔案，要及時鑒定，劃分公開范圍和控制使用范圍，并將無限制開放的檔案及時向社會開放，確保可以公開的數字化檔案向社會提供利用，使檔案數字化真正成為檔案信息資源開發利用的有力手段，而不僅僅作為檔案信息保存的另一種形式。
三、關于數字信息轉存膠片、縮微膠片數字化及其與紙質檔案數字化的關系
將數字信息轉存縮微膠片是保證電子文件可靠性、長期保存的重要選項，也是電子文件安全備份的措施Z--。但是，數字信息轉存膠片的存檔機及其相配套的沖洗設備投資較大，對工作人員的操作也有必要的專業要求，因此，在省級以下檔案館及多數檔案室并不需要配備相關設備，可以委托省級以上檔案館或相關專業公司進行轉換。
縮微膠片數字化的目的是解決縮微膠片檢索速度慢、閱讀不方便的問題。已經進行縮微拍攝的檔案，為避免重復拆卷、掃描對檔案原件造成的損害以及其他安全隱患，應當不再調用原件進行掃描，而利用縮微拷貝片或者母片進行數字化轉換。但是，對于有些檔案館早期拍攝的縮微膠片畫幅質量不高、對案卷或文件進行有選擇性拍攝、案卷整理不規范等情況，如果采用縮微膠片進行數字化轉換，會出現數字圖像質量不符合標準要求、圖像與目錄掛接困難等問題，就應直接調用紙質檔案原件進行掃描數字化。
數字信息轉存膠片是一項著眼于檔案資料長期保存、安全備份的戰略性的技術手段，縮微膠片數字化是為了提高檔案復制件的利用效率，紙質檔案數字化的作用體現在三個方面，一是避免使用檔案原件，保護檔案原件，二是能夠提高檔案利用的效率以及查全率、查準率，三是檔案資料安全備份的一種技術方法。應當根據檔案資料保管、利用的不同要求以及自身的人員、技術、設備條件等，選擇相應的技術方法。
四、關于電子文件中心、電子文件備份中心和數字檔案館三者的建設要求及其相互關系
在國家綜合檔案館建設電子文件中心的設想和要求是2005年開始在檔案部門提出的，2007年4月，為貫徹落實王剛同志有關電子文件管理工作的批示精神，國家檔案局在江蘇、安徽召開了“電子文件中心建設經驗交流會”，會議對全國檔案部門進行電子文件中心建設的任務和要求進行了全面部署。在2009年全國檔案局長館長會議上，電子文件中心作為各級國家綜合檔案館“五位一體”的“一位”，成為今后各級國家綜合檔案館的一項基本功能建設要求。對于電子文件中心的功能和建設要求，安徽省檔案局黃玉明副局長在《檔案學研究》2010年第2期刊發的《電子文件中心的定位與核心取向》一文中，已經做了很好的、比較系統的闡述，這里不再贅述。
電子文件備份中心的名稱在各地檔案部門使用比較少，只是在個別地方檔案館，為了適應當地電子政務建設數據備份的要求，提出建立本地電子文件備份中心的項目需求。在2009年12月兩辦印發的《電子文件管理暫行辦法》文件中，明確提出了在各級國家綜合檔案館應當根據災害備份的要求，建立本級電子文件備份中心或者異地備份庫的要求。這是從國家戰略高度，從電子文件的安全管理需要出發，國家賦予各級國家綜合檔案館在電子文件管理方面的一項新職能。電子文件備份中心建設應當緊緊圍繞電子文件管理、國家災害備份的要求，結合各地檔案館的特點，明確定位和功能要求，建立相應制度，配備相關設備和人員。
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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
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“互聯網+”時代已經到來，計算機網絡逐漸滲透到社會的各行各業之中，檔案管理也是現代信息化時代需要進一步拓展的空間。大數據是信息化技術發展到一定程度之后的必然產物。在當今社會中，更多的信息實現了電子化，數字化的發展模式，這樣就給我們查詢相關的信息帶來了更大的方便，我們可以運用手機或者計算機調閱相關的信息，即：信息的大數據時代已經到來。基于這一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機電子化、數字化的虛擬網絡之中，實現檔案數據更廣泛的共享。
1大數據對于檔案管理的意義分析
1.1實現檔案管理的高效性
大數據的概念就是基于網絡信息技術，將相關的信息通過網絡進行共享。這樣思想運用到檔案管理之中，可以實現不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調閱者可以得到更多全面的信息，相關的數據參考更多。大數據的概念實現了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關信息。
1.2實現信息的可靠性
由于大數據是將更多的檔案資源進行整合，實現一個龐大的虛擬數據庫。在這一數據庫中，我們可以更多準確地找到自己所需要的資料和信息。在調閱的過程中，檔案資料的真實性有了進一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調閱的檔案資料。
1.3強化了自動分析能力
在大數據的理念中，我們還加入了數據分析的環節。更多的大數據在被調閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機對其進行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機事前設計好的，具有一定的科學性，自動分析的結果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數據中得到最為準確、科學的結論。
2提升大數據在檔案管理價值的具體措施
2.1系統開展信息化建設
由于大數據需要基于當前的不同檔案部門之間相互數據共享的基礎上，因此，實現所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標準化的信息技術改造。例如：使用同一個數據庫系統，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現相關信息共享。這一點十分關鍵，只要有一個部門信息化系統改造不徹底或者是數據庫系統不一致，都可能造成最終的數據共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協作，加強溝通，頂層部門需要進行信息化系統的統一采購和安裝，同時針對技術人員進行統一的培訓，使得他們充分掌握系統的使用、維護和日常問題處理。在信息系統建立之后，我們需要進行聯調聯試，查找數據共享過程中的問題，最終實現整個系統的完善和優化。
2.2加快紙質檔案的電子化進程
現代的大數據概念是基于網絡計算機的電子化數據信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現檔案的大數據共享，第一步就是需要實現這種珍貴的紙質檔案資料的電子化轉換。將相關的紙質檔案掃描、拍照，形成一系列系統化的電子檔案，這樣才能進一步輸入電腦，實現與網上數據對接。在紙質檔案的電子化進程中，我們需要進一步掌握相關的技術，做好更多的防護措施，盡可能地保證那些珍貴紙質檔案的完整性。
2.3構建檔案信息化管理的統一標準
檔案在進行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進一步構建統一化的標準。在進行信息化建設過程中，只有統一標準，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構成一個完整的電子檔案數據。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進一步統一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進一步統一，差異性才能降到最低。
2.4人員的信息化素養提升
信息化技術、大數據理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關概念，對其應用和操作知之甚少。我們需要進一步加大對檔案管理人員的信息化技術素養提升。因為檔案管理需要有人員進行操作，同樣的檔案信息化建設、大數據的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進行信息化技術的培訓。同時我們還需要進一步引入一批專業化的信息人才，他們的進入可以幫助我們實現檔案管理隊伍的優化，進一步幫助在崗人員相互學習和交流。信息化培訓的形式可以多樣化。例如：自學與交流相結合，理論與實踐相結合等都是可行的。培訓的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學相結合。
3 結語
檔案管理借助大數據的理念將實現質的飛躍，其高效性、準確性將得到進一步提升。在大數據改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統改造的統一性，加快紙質檔案的電子化，構建管理標準，強化管理人員的技術培訓，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎。
參考文獻
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一、元數據檔案整理技術
“元數據檔案整理技術”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術。而西方產生這種技術的實踐基礎是，他們利用計算機網絡及其技術實現了“電子政務”，并且使“電子政務平臺”成為他們日常行政管理的實踐基礎和管理工具。
在這種特殊的條件下，電子政務系統本身不僅能產生著電子文件、而且也能提供電子文件的實體信息(數據)，并且能根據電子文件生成的具體環節，提供隱含在具體環節背后的、電子文件與社會實踐及其過程之間的對應信息——元數據(數據的數據)，即檔案實踐通常所稱的“檔案歷史聯系信息”。于是，嵌在電子政務平臺中的檔案整理系統就可以在電子政務的支持下，利用所采集的“元數據”完成“檔案歷史聯系”的整理，它不但獲得了“電子文件實體集合”，而且具有了足以使這一文件實體集合轉化為檔案的“檔案歷史聯系的記錄”。而“電子文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”這兩種物質實體的獲得，就構成了它所要得到的電子檔案實體。因此“元數據檔案整理技術”本身是一個具有科學性、高自動化程度的檔案整理技術體系。
由于現在西方和我國還只是將“元數據檔案整理技術”嵌入到了電子政務系統，所以有人可能誤認為，元數據檔案整理技術只適用于電子政務。其實不然，它不但能適應電子政務的檔案整理，而且也能適應諸如電子銀行、電子商務、電算化會計等等電子管理平臺的應用。事實上，只要人們能為某一社會實踐的管理建立電子管理的平臺，那么元數據檔案整理技術就能嵌入這個電子管理系統，成為適應它的檔案整理技術。所以“元數據檔案整理技術”本身是一種具有很寬實踐范疇的實用檔案整理技術。
“元數據檔案整理技術”所具有的特征是，它徹底變革了傳統檔案實體整理的技術，成為“文件實體整理”與“檔案歷史聯系整理”分離的技術。這種文件實體與檔案歷史聯系整理的技術分離，使元數據檔案整理技術中的“檔案歷史聯系整理”，不再受電子文件實體的干擾，而使檔案整理真正地進入了多元的時代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發展為具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。“元數據檔案整理技術”所具有的“文件實體整理與檔案歷史聯系整理技術的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”是其檔案整理技術的四大特征。
二、非元數據檔案整理技術
在檔案整理技術中“非元數據”與“元數據”是相對存在的兩種檔案整理技術。從概念上說，除了“元數據”的檔案整理技術之外，都屬于“非元數據”檔案整理的技術范疇。但本篇文章不再研究傳統的檔案實體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術”、“雙套制的檔案整理技術”和“不同載體的混合檔案整理技術”。
不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術”，還是“不同載體的混合檔案整理技術”，它們的檔案實體整理與檔案歷史聯系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數據的檔案整理技術，具有一個共同特點，即它們都是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的檔案整理技術。由于這些“非元數據檔案整理技術”是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的技術，所以它們就同樣都能實現檔案歷史聯系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”兩種物質實體共同構成檔案。
于是我們發現，中國提出的非元數據檔案整理技術雖然還存在著許多的缺點，但在“質”上，這些非元數據檔案整理技術都具有“文件實體整理與檔案歷史聯系整理的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”的四大檔案整理技術的特征。
三、兩種典型檔案整理技術的比較
我們的研究發現，雖然非元數據和元數據檔案整理技術的技術環境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術具有相同的內在結構，完全可以用同一的《檔案整理結構的模型》來認識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有相同的檔案整理結構，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數據和元數據檔案整理技術這兩種看似非常不同的檔案整理技術，其實是同一檔案整理結構的兩種不同技術表現形式。
為什么會產生這兩種不同的檔案整理技術形式，或者說，西方為什么采用元數據檔案整理技術，而中國為什么要采用非元數據檔案整理技術，而這是相同的檔案整理原理為適應不同國家檔案實踐條件而產生必然結果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現階段提出的“文件中心”，與之相應的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學理論。
原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術的中介，由于技術離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進的技術并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。中國人民大學王健教授在國家社科基金項目“OA環境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術報告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機構，還是檔案館，都無權指導各機構的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能。”①對于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態度是不科學的，完全撤銷檔案室的做法是不現實的，在保留檔案室的基礎上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題。”②這些認識對于認識檔案整理技術的發展同樣有效。
我們應特別注意，計算機化與現代化是兩個不同的概念，比如，一種檔案整理技術雖然沒有實現計算機化，但如果它能實現多維的檔案歷史聯系聯系整理；而另一個雖然實現了計算機化，但它形成的檔案歷史聯系卻是一維的，那么我們究竟應該將哪種技術判斷為現代檔案整理技術呢？檔案整理技術現代化的關鍵是檔案整理技術內容上的現代化，計算機化只是檔案整理現代化的一種外在的形式。
在自動化和計算機技術應用的程度上，元數據顯然要高于非元數據檔案整理技術。但在中國發展元數據檔案整理技術，有著諸多檔案界自身無法克服的現實障礙，但只要我們放棄部分元數據檔案整理技術的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現“文檔一體化”、能脫離電子政務環境、不用制定也不依賴“檔案元數據集”的條件下，創造出一種可應用于文書和科技檔案、并適用于紙質文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術。所以不要簡單化地根據計算機技術的應用程度，來論檔案整理技術的長短。
四、中國檔案整理技術前景的展望
通過“非元數據檔案整理技術”與“元數據檔案整理技術”的比較研究，我們認為：
中國檔案界，須在元數據和非元數據檔案整理技術之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術問題，而是干系到中國檔案事業未來發展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學者和中國檔案事業的領導者都必須傾心關注的問題。
不應該排斥元數據檔案整理技術，但在相當長的一段時期內，“非元數據檔案整理技術”應該是一條更適應中國國情的檔案整理技術路線。我們甚至認為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術。
“非元數據檔案整理技術”雖然已經有了基礎，但技術整體還處于相當混亂的狀態。我國應該在夯實它的檔案學理論基礎、簡約它的技術、注重它的實用性的前提下，統一制定中國的檔案整理技術規范。其結果應該是創造出一種具有中國特色的檔案整理技術體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個契機。
篇8
2004年10月，安徽省在全國率先啟動的省級電子文件中心建設受到各方矚目，被《人民日報》譽為檔案傳統管理向現代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國家綜合檔案館全面建成與電子政務相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運行，成為市級電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國內首家縣級電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設并顯出燎原之勢。2007年4月，國家檔案局在常州和合肥召開了全國電T3C件中心建設經驗交流會，標志著電子文件中心建設達到了一個。
數字檔案館與電子文件中心關系辨析
數字檔案館與電子文件中心建設取得了一定成果，也存在一定的問題。主要問題在于應該研究和明確二者的關系，說明它們在電子文件管理中扮演的角色有何區別，在社會中的定位有何差異?二者的關系理不清，實踐建設就會出現偏差，例如當前存在的缺乏統籌、多頭無序，定位不明、關系不清，模式各異、功能效果各不相同等問題。
1 已有的對二者關系的闡述
闡明數字檔案館與電子文件中心的關系，首先要基于定義基礎之上。但二者尚未形成精準的、被普遍接受的定義。對數字檔案館屬概念的定位，有信息系統、網絡系統、一種信息獲取方式等，所述內涵與外延偏差較大，缺乏科學定義的應有之義。實踐上基本“停留在館藏數字化和建立檔案網站階段”，例如深圳數字檔案館真正實現的是館藏的數字化及其管理，缺乏電子文件管理的應有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產生的電子文件數量急劇增加的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心。”該描述沒能揭示本質內涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關系。
在定義尚不精準的前提下，目前關于數字檔案館與電子文件中心的關系有如下一些主要觀點：數字檔案館是檔案信息化建設的高級形式和中長期目標。在不能一步建立數字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎建設數字檔案館；電子文件中心是數字檔案館的前端和入口，是連接數字檔案館與電子政務各系統的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務辦公自動化系統和數字檔案館的中間過渡階段；我國數字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問題，有望通過電子文件中心的出現得以解決。
2 筆者對二者關系的認識
筆者認為，從核心本質上看，從長遠發展上看，數字檔案館與電子文件中心從內涵到外延并沒有什么差別。它們都是電子時代的新型文檔管理機構概念，其實體除了人物之外還包括電子文件管理系統并且該系統是其建設的主體，建設的最終目標都是為了解決電子文件的管理問題。作為新型文檔管理機構，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統檔案工作領域，成為跨領域的、能夠實現全程管理功能的整體運作的系統。
既然二者沒有差別，為什么會存在名稱上的差異呢?筆者認為，是源于從不同角度對于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數字檔案館是在文獻機構強調面向社會服務的過程中、尤其是數字圖書館取得較大進展的推動之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動化、電子政務建設和政務公開政策的推動之下形成的名稱。從實際運作情況看，數字檔案館強調通過公眾互聯網絡以數字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務網中，承擔著保管政府機關電子文件以及網上文件信息的功能。數字檔案館側重于面向社會服務；電子文件中心側重于為電子政務服務。無論如何，二者的本質是相同的，只是實踐中根據建設需要所選用的名稱不同。數字檔案館易于得到社會公眾的關注和認可，電子文件中心是為了向電子政務靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對象推廣新型檔案理念，以求得到相關發展經費，獲得更多的發展機遇。
在未來的建設中，數字檔案館與電子文件中心這兩個概念理當二而存其一，保留一個淘汰另一個，從字面上看，筆者更加認同電子文件中心這個概念，它簡單明了，既表達了以電子文件管理為核心任務又體現了與電子政務的天然聯系。其定義應該是：以電子文件管理系統為主體，通過網絡對電子文件等數字化檔案信息實現全程管理與社會化服務的新型文檔管理機構。
數字檔案館與電子文件中心未來發展
1 理順文件與檔案管理流程
探索數字檔案館與電子文件中心的未來發展之路，必須克服當前的外延式技術應用模式，對其內涵和價值進行徹底的思考和追問。電子文件中心(數字檔案館)要想最終解決電子文件管理問題，首先要建立在理順國家整體文件流程的基礎之上，克服當前文檔分治的局限，實現真正的文檔一體銜接。
理順文檔管理流程要從整體上進行根本陛思考，對電子文件管理活動進行系統分析和科學整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個流程全面而系統地管理起來。筆者主持的一項國家社科基金項目中提出的“保存即歸檔模式”，對電子公文的管理過程進行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設。這種思考付諸實施的結果將導致政務流程的再造。機構由傳統的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機構文件活動，提高機構的整體績效。為此，電子文件中心不應該是檔案機構的改良，而應該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機構。
2 兼具管理、技術與服務功能
當前數字檔案館與電子文件中心建設在功能上都不完善：數字檔案館側重于面向社會服務，前端管理薄弱；電子文件中心側重于為政府服務，長久保管功能薄弱。在未來發展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來真正的電子文件中心應是建立在整合了當前傳統檔案館、信息中心、數字檔案館和電子文件中心等機構基礎之上，兼具管理、技術、服務功能于一體，同時面向社會和政府進行服務的機構。它一方面要實現政府信息資源共享，對國家中產生的、具有保存價值的電子文件進行集中收集、歸檔、統一管理；另—方面應堅持檔案化的思想，使電子政務過程中生成的電子文件如同紙質文件一樣得到永久保存并為社會公眾查詢提供—站式服務。
3 建立起整體運作體系
我國數字檔案館與電子文件中心建設多是以原有的檔案機構為實施主體，對傳統檔案機構的部分功能進行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設仍囿于傳統檔案領域內，并沒有真正地“走入合作圈”。這是我國數字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當前建設缺乏統籌、多頭無序的關鍵所在。
未來的建設要打破舊有行政理念的傳統思維模式，理順各方關系，建立起整體運作體系。從宏觀上、整體上統一管理策略，為所用應用軟件系統及其平臺、數據庫、網絡、接口等制定原則和標準；構建全面一體的網絡，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統一管理機構，合并機構職能。
4 成為一體化管理中心
未來的電子文件中心對于電子文件的管理，應該既是保存、交換中轉，又是歸檔，同時進行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現行政務信息與歷史政務信息于一體，集政務信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。
篇9
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿 國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院 召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999 把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件?僅指計算機識別的文件 最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
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現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
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現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
篇12
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
篇13
根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
2 現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
4 結語
綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。
