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一、信息化與檔案的關系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。
4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化
1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
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首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育。
加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域。
要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
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二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點
現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。
例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。
三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響
逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。
新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。
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首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。
美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。
其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。
校園網中各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，使各類歸檔的數據能非常及時、準確。學校內的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業、教職工的調離與退休等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網上計算機管理的數字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。
許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展
90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（CER?鄄net）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET，800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
1.3.3經費緊張狀況得到初步緩解
經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身通過多種創收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質低弱
在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器(Client／Server)體系結構模式
客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C／S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行，共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數據時，工作站向被稱為后臺的數據庫服務器（Server）發出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶（Client）。
C／S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，它必須依賴網絡系統而存在，并且充分利用了網絡的資源優勢，但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構造起實用C／S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2建立基于Web的服務體系
在學校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式，通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式，因此為利用者提供的信息組織結構應是網狀的，用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽，而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應建立自己的Web服務器，向校內外檔案利用者提供檔案信息服務。目前，計算機技術的發展，使得在PC機上Web建立站點變得相當的簡單，只需選用適當的Web服務器軟件，有些操作系統，如WindowsNT，已把建立Web服務器的功能內置在系統之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機而是有無Web服務器。
3.3檔案信息的管理離不開數據庫系統
數據庫管理系統的選擇要建立在Internet／Web技術基礎上，也就是說，選擇數據庫系統不僅要支持C／S體系結構，還要支持分布式處理。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase，FoxBASE，FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
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2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項內容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統管理理論的基礎上，對檔案管理整體的工作內容進行科學合理的規劃，對檔案管理工作人員進行有序規范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項工作內容的負責人，針對他們不同的職責義務分派不同的資源和權利，制定不同的任務目標，根據這些分項任務的完成來實現對檔案管理工作整體任務目標的達成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標以及完成的過程進行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優缺點，來制定相應的改善措施，進一步完善檔案管理工作，促進檔案管理工作質量上和效率上的進步。
二、現代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強對檔案工作人員的專業培訓
現代化檔案管理的工作內容與計算機科技和其它科學技術的應用密不可分，檔案工作人員必須加強對相關科學技術以及先進設備的掌握和應用能力，達到能夠熟練運用各種科技設備和技術完成檔案管理工作的各項內容和目標。對此，檔案管理單位和部門應該加強對檔案工作人員的專業培訓，提升檔案管理工作人員的專業素質以及職業素養，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴肅性的認識，使其能夠以對檔案管理工作高度負責的態度為基礎，以熟練掌握科學技術和先進設備為介質，以檔案管理單位和部門分派的任務目標為目標，使用各種檔案管理技術完成檔案管理工作的內容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發現和改進，保證檔案管理工作的順利實施，為檔案管理工作的質量提升貢獻自身的力量。
2.加強對紙質資料的保護
現代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質檔案兩種，紙質檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應該加強對紙質資料的保護，首先檔案管理單位應該做好紙質資料的數字化錄入工作，對紙質資料記載的檔案信息實現與電子內容一樣的共同保護和管理；其次，檔案管理單位應該建立紙質資料的管理條例和保護原則，對紙質資料管理工作的規范性、安全性、效益性和價值性作出相關的約束和責任，對紙質資料管理過程中的諸多環節做好相應的監控與保護工作，保證紙質資料的任何管理內容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應該加強紙質資料的保護工作，對能夠影響到紙質資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質資料存放的安全性。
3.加強電子檔案資料的保護
對電子檔案資料的保護工作首先應該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內容進行規劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護工作，保證其清潔性和實用性，對磁盤和光盤的存放位置應該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計算機網絡空間上的電子檔案資料應該設置好相應的控制密碼，擁有更加先進設備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護工作；最后，檔案管理單位應該定期對磁盤和光盤內的電子檔案內容進行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內容進行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現質量上的問題。
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二、企業檔案管理潛在的信息化要求
（一）現代企業市場開發信息需求現代企業市場開發工作中對企業競爭力的控制不僅僅在于對企業整體質量的控制方面，而且還體現在提高企業市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業對技術競爭的優勢作用，提高企業進入、占領市場的速度，同時獲得市場信息調控權利，為企業市場開拓提供強有力的基礎支撐。
（二）企業發展政策信息需求企業發展過程中，不但需要結合國家發展的基本國情以及國家整體發展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調控對企業在整體技術創新方面的約束，把握好企業技術創新的各個環節。而只有企業具備與發展政策信息化同步時，才能實時掌握企業政策信息，為企業的發展提供內部動力。
（三）企業檔案管理的技術信息在企業檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業整體發展造成的不利影響，同時調整企業檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術創新過程中出現的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關人員掌握了信息化技術之后，才能對企業的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質上提高企業檔案管理的創新質量。
（四）潛在的人才信息現代企業經濟和技術方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業內部經營管理過程中發揮作用的人才的數量和質量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術性人才培養，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現代企業信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業人才資源建設的基礎性工作。綜上所述，在企業的檔案管理信息化建設工作中，企業的檔案管理工作不但需要對企業整體的技術性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業的發展提供精確、超前的信息資料。通過調控的方式提升企業檔案管理的信息化水平。
三、企業檔案管理信息化的建設策略
（一）符合企業檔案信息化建設發展的基本方向企業不同階段所產生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關心的資料內容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術的快速發展，現代企業的檔案的生成方式發生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。
（二）創新企業檔案管理手段現代企業的檔案管理工作必須要朝著新技術的應用以及多手段的檔案管理方向發展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發展方向，通過利用多種信息技術及手段，逐步拓展信息化發展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統紙質檔案數字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。
（三）整合信息檔案網絡，實現資源共享企業的傳統檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規章制度的方式建立其統一的檔案管理方式。同時，還要實現企業內部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業檔案信息，在服務企業成員的同時，間接的推動了企業的發展。
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2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題
2.1 管理技術、人才缺乏
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規范性的標準，使得檔案管理行業的發展也面臨較大的挑戰。同時在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業人才，同時不斷增加專業信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。
2.2 檔案管理性質理解不正確
檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。
2.3 信息化檔案管理理念缺乏
目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。
3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略
3.1 增強管理人員的專業素質
針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。
3.2 樹立信息化檔案管理意識
在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。
3.3 加快實現信息化檔案管理
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2.方便資源的共享
傳統的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數價值較高的資源都處于閑置狀態，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加的方便，檔案管理部門將現有的檔案進行系統的管理，并且不斷提高刮泥洗頭膏的完善性，同時將檔案管理系統利用網絡實現資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現有的檔案資源，提高?Y源的完善性，提高了資源的共享的效果。
3.保存具有穩定性
傳統的檔案管理主要是紙質檔案，紙張保存的受到外界環境的影響比較大，纖維素決定了紙張的耐久性，但是纖維素容易受到高溫、潮濕、氧化等因素的影響，很容易受到破壞，因此如果保存不當會影響檔案的完整性，造成難以挽回的損失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免傳統的檔案管理中存在的弊端，提高了檔案存儲的穩定性，不容易受到外界環境的影響，同時也可以提高信息傳遞的方便性和快捷性。
4.提高了信息傳遞的速度和安全性
傳統的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來來傳輸文件，也會影響傳輸的及時性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網絡技術進行文件的傳輸，可以有效的縮短傳輸的時間，保障了檔案資源的安全性，提高；俄檔案管理工作的效果。
二、提高檔案管理工作信息化進程的措施
檔案管理管理工作的信息化進程對于管理人員是觀念、技術水平都有了新的要求，要求檔案管理人員不斷的轉變思想，強化管理的效果，但是這并不是一朝一夕的事情，而是需要循序漸進，這樣才能夠提高檔案管理工作的進程。
1.建立規范的檔案管理體系
我國檔案管理的時間相對較晚，因此檔案管理的基礎差、管理質量不高，檔案管理工作的分類標準不統一，因此需要解決當前檔案管理中的存在的問題，需要建立統一的標準，細化檔案的分類，順應時展是需要，因此需要建立和完善檔案管理體系，推動檔案管理的信息化進程。
2.強化檔案管理工作的安全措施
檔案管理工作主要是依靠人來執行一切工作，無論是傳統的檔案管理還是信息化的檔案管理，安全性也主要是依靠人的主動性，這就會增加檔案管理工作的安全性，檔案管理工作的信息化也會增加影響檔案的保密性，因此為了能夠促進檔案管理的信息化進程，需要提高檔案管理工作的安全性，避免黑客的對于系統的威脅，提高數據資源的安全性。
3.建立檔案管理制度
在建立檔案管理制度的過程中，需要重點強化檔案管理的科學性和合理性，隨著社會的發展逐步的完善，同時還要根據不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執行力度，提高制度的約束性。
4.提供技術的支持
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檔案管理現代化核心基礎理論為系統化管理，為提升現代化工作水平，工作人員應全面突破小生產分割模式，創建形成系統化管理思想，基于整體觀念，做好系統項目管控。各區域均為總部門的組成內容，僅有樹立系統化管理思想，方能全面激發系統之中各個分支價值，實現全面融合，提升實踐工作效率。各區域應全面重視檔案管理，為現代社會經濟建設、文化事業、產業化發展提供有價值的資料信息。通過資源全面深入開發，方能有效節約人力以及物力資源，最大化創設經濟效益。
3.整分合原理以及反饋原理
管理學研究專家明確，在對工作實施細化分解后，應將其劃分為小部分，并做合理的組織安排，進而全面提升實踐工作效率。由該視角來講，應針對事物發展環節做細化了解及明確整體面貌并分析其中的規律，了解具體功能以及核心價值。有效組織即依照事物發展規律在確保最大化效益的基礎上做有效的排列組合。當前高效管理工作的重要途徑在于有效的分工整合，也就是整分合原理。檔案管理由現實實踐來講可包含整理、統計分析、編研應用等部分。由宏觀視角來講，則包含檔案室、科研教育以及檔案館工作等。為使各項職能全面發揮出來，各級部門應依照自身權責明確年度目標，做好職責劃分，提升實踐工作效率。
檔案管理信息反饋目標在于明確自身價值，只有令檔案信息創設的經濟、社會效益整體全面反饋出來，方能明確檔案管理重要性。輸出檔案信息后不僅要接受社會評估檢驗，還應快速對缺陷問題進行及時反饋，工作人員應依照客觀要求對檔案資源做持續的改進以及豐富處理。
4.基于檔案管理原理做好檔案管理保護
基于檔案原理發揮管理保護作用進程中，不僅應提升重視力度，做好各機構權責職能劃分，還用注重其完成輸出后社會各方的反饋。為確保檔案管理面向全社會服務，創造更大效益，應強化檔案資源保存管理。做好員工專業化教育培訓。從當前工作人員現狀水平審視，他們多為非專業人員，因此欠缺一定的專業知識以及高水平技能。伴隨檔案管理現代化發展，其展現形式、管理存儲要求漸漸轉變，如果工作人員單純應用已有技術較難契合現代化發展目標。為此，應吸引工作人員主動參與培訓學習活動，掌握新型檔案載體管理保護技術。
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檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
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【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫院檔案信息化建設的重要性
醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫院檔案信息化建設的優越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。
2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。
3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。
3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。
4 小結
醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
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2檔案管理信息化建設現狀
當前，檔案信息化建設已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，但是，仍有有許多相關單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關建設過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術問題而言，當前從事相關檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術不能夠滿足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關檔案管理工作。另外，相關操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發揮價值。
3檔案信息化建設相關介紹
檔案信息化所包含的內容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結合各個行業的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內容涵蓋了經濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網絡技術的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設利用計算機網絡技術能夠有效地把許多現代化的檔案資源結合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發揮作用，服務社會以及大眾。
4改進檔案管理的建議與方法
4.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養
優化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統管理觀念的同時加強自身專業素養，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業才能得以實現，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業素養的綜合型人才，提高相關工作人員的專業素養加強對管理人員的技術培養，對檔案信息化管理具有重大意義。
4.2提高檔案信息管理水平
在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發揮其潛在的經濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。
4.3加強檔案信息管理
在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹的態度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規劃，在構架檔案管理網絡平臺時，應充分發揮網絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發相關功能，更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業人才的培養，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業素養與工作能力。另外充分結合計算機網絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網絡管理技術發展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網絡技術所構建的網絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節約絕大多數人力資源。
5結語
通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統的方式通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經滿足不了當今社會的需求。因此，建設信息化檔案已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業素養，從而更好地推動檔案信息化發展進程。
作者:蘭志芳 單位:內蒙古烏蘭察布市中心醫院
參考文獻:
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信息時代的到來，使計算機等通信技術得到快速的發展，目前經濟學院的檔案建設和管理也邁入信息化發展的時代。對檔案進行信息化建設主要是通過信息化技術的使用，將檔案中的資料和信息與社會的政治、經濟、文化發展相互融合，進而使建設的信息化檔案資料和信息能夠在社會這個交流的平臺中最大限度地傳播開來，滲透和融合到社會中去，進而為社會服務。
一、檔案信息化建設的有效措施
1.促使工作人員樹立檔案信息化的理念
目前傳統的檔案建設中，工作人員并沒有對檔案建設有足夠的重視，工作中只是簡單地進行檔案記錄和保管工作，未能真正認識到檔案的重要性，這樣既無法滿足社會發展的需要，但也預示了檔案信息化建設的到來。在進行檔案信息化建設的過程中，相關的工作人員是工作的主體，他們要對信息化檔案建設有充分的了解，樹立正確的信息化檔案建設理念，在工作中發揮自己的主觀能動性，進而促進檔案信息化建設的發展進程。工作人員要對檔案信息化建設工作負有足夠的責任感和使用感，這樣才能推動檔案中的信息資料更好地傳播和融合到社會中去，提高檔案管理的質量。
2.提高信息化檔案建設的技術水平
在進行信息化檔案建設的過程中，工作人員要配置齊全的計算機等硬件設備，并能夠根據檔案信息的特點選擇適當的系統軟件進行信息統計，這樣能夠有效地提高信息化檔案建設的技術水平，并能夠在建設的過程中不斷進行完善，保證檔案的信息化傳播平臺系統性的強大，并能夠實現檔案的全文和目錄數字化，使檔案中的信息能夠在比較完善的現代化設備中進行內容錄入和統一的保存，這樣能夠有效地提高工作效率。值得注意的是，在進行檔案錄入時，要嚴格按照國家的規定和標準進行，并要進行一定的審查，保證信息錄入的準確性，減少重復性，推動信息化檔案建設的發展。
建設檔案信息化后，檔案的管理部門能夠對檔案中的信息進行共享，但是這樣就使得檔案管理中出現漏洞。所以在建設檔案信息化工作時，要界定的網上的信息，按級別進行文件信息預覽，對信息進行科學、合理的分類，查閱信息的用戶需要經過網絡驗證才可以查閱信息。也可以明文規定一些信息是可以公開的，一些信息是只有一部分管理人員或者需要特殊條件才可以查閱，通過界定預覽者的身份進行信息公開或保密，這樣能夠有效地保證檔案信息的安全性和可靠性。
3.提高檔案信息化管理的水平
在初步完成檔案信息化建設的基礎上，對檔案進行管理時主要采用信息化技術，這樣能夠有效地提高檔案管理的水平和質量，保證檔案管理更加科學化和現代化。在檔案信息化建設之后的管理中主要采用的信息化系統設備，即掃描機設備、打印機、磁性介質等，這些設備在進行檔案資料信息化的過程中，推動了電子文件和信息化的發展，同時也保證檔案管理工作更加高效、科學。
在檔案信息化建設的發展進程中，國家規定了相關的實施綱要，主要是要相關的部門在進行檔案信息化建設的過程中選擇合適的管理軟件系統，并能夠有針對性、有計劃性地進行檔案資料的錄入工作，并針對這些信息進行深入的開發研究和利用。
二、檔案信息化管理的發展方向
在檔案的信息化建設完成之后，要對檔案進行管理，工作人員要有針對性地選擇合適的檔案管理系統軟件，結合經濟學院自身以及檔案的發展優勢，制定嚴格的檔案管理制度，保證檔案信息化的發展方向。同時還應該要提高檔案信息化管理工作人員的工作技能和整體素質，對工作人員進行相關系統技術和能力的培訓、考核，保證工作人員能夠熟練掌握基本的計算機知識和技能，并能夠積極參與到信息化檔案管理系統軟件的開發中，在工作中不斷充實自己，提高對信息化檔案管理的工作認識，在檔案管理的過程中提高工作效率，促進檔案管理的正常運行。
總而言之，檔案的信息化建設和管理工作需要有計算機等技術設備的支持，只有這樣才能夠通過現代化的技術設備，提高檔案建設和管理的工作效率，并能夠通過相關的軟件系統對檔案進行動態管理，節省人力和物力。工作人員在工作中要掌握基本的工作技能，提高計算機的知識水平，進而在工作中對檔案進行規范化、科學化的建設和管理工作，保證信息化檔案能夠有效地為社會和國家服務。
參考文獻
