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檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。

（二）數字化檔案

數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。

二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求

（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢

檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：

1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。

（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求

檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。

2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。

三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策

數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學規劃

檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。

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一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、“數字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。

（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。

三、“數字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。

（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。

參考文獻：

[1] 葛紅.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.

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前言

21世紀是一個信息技術發展日新月異的時代，信息技術在各個行業各個方面的運用已經越來越普遍，并逐漸成為各個行業競爭的有力技術手段已經各方面進步和發展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網絡技術等數字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰，正確的認識檔案管理的數字化發展，并使其向數字化的方向發展，使得檔案管理更加的系統、及時、準確和高速，從而實現對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業的發展，減小管理工作過程中的工作量及難度。

一、我國檔案管理的現狀

我國檔案管理是以服務社會主義現代化建設檔案資源為目的，其主體是依據《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發展。發展到現階段，隨著網絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發展，對檔案管理也產生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產出，以及計算機技術下紙質檔案數字化的進步，促進了檔案包含信息內容的加速，并逐漸出現檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現階段，網絡信息技術的發展，必然會導致不同區域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。

二、數字化檔案管理的內容及特點

信息化建設的關鍵是實現信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規范化以及標準化的管理已受到社會各行各業的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業發展的客觀需求，數字化檔案管理運用計算機網絡技術并結合數據庫系統對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數字化的管理，全面的管理，并進一步實現檔案系統與辦公系統的無縫銜接。數字化檔案管理是由若干年前西方“數字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網絡實現跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。

數字化檔案管理包括諸多方面的內容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網絡技術，多媒體技術以及現代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調整的公共網絡系統。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數據庫形式。再則是實現智能處理，實現數據庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網絡的檔案搜索，實現檔案信息的全網絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

數字化檔案管理作為一種基于互聯網的分布是檔案管理系統，能夠根據不同的需求提供各類檔案信息服務，數字化檔案管理主要有以下幾種特點及優勢：

1、實現經濟效益的提高。

如今，社會經濟得到的飛速的發展，造成現實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業管理成本大幅度的增加，相反數字化檔案管理一改傳統紙質載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質資料而造成的浪費和成本的增加。

2、實現辦公效率的提升

數字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數字化的檔案管理方式，通過計算機網絡就能輕松準確的統計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數字化的檔案管理更是能實現檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變為可供隨時隨地利用的信息處理中心。

3、實現檔案的高效利用

傳統的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內進行的，而且是以紙質材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。

三、數字化檔案管理建設應注意的問題

數字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現全面檔案管理的數字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：

1、系統工程的構建

我們必須認識到檔案管理數字化建設是一項系統的工程，它包括設計、開發、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統的效率還應管理查詢系統的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發操作系統、加密系統等已全面提高檔案管理的水平。

2、保證檔案的安全性及可靠性

運用計算機技術的數字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網絡資源共享對其安全也提出了更高的要求。現在網絡技術發展迅速，應注意及時更新保護系統以保證管理系統的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。

3、注意與辦公系統的高效銜接

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檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

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Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發和提供利用服務的過程。據報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現代網絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一。

一、檔案信息網絡化的必備條件

實現檔案信息網絡是一項復雜的系統工程,必須具備一定的條件才能實現。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質檔案轉換成數字檔案并傳輸上網的硬件設備;二要有檔案信息上網、利用、組織等系統的法律、法規和規章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才。現在就對這三個條件分析如下:

1. 檔案信息網絡基礎設施的配置。檔案信息上網,一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質文件轉換成數字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現計算機的普及,互聯網的開通,從大環境上講,這些條件容易實現。但對于檔案界這個小環境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

2. 制定統一的檔案信息網絡化管理規范。第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規劃、管理方法以及質量要求,對重要的、保密的程序和數據要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統運行安全管理和電子文件管理制度,規范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規則,制定保護政策、管理規劃、管理方法以及質量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規則。因此檔案信息的編輯、保管、轉載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網站。國家制定統一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統而詳細的規定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會計算機編輯、會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。

二、實現檔案信息網絡化的對策

隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網上用檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。

2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規范:

(1)加強網上用檔的立法規定,對那些非授權訪問,冒充合法用戶破壞數據完整性、干擾系統正常運行、利用網絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規定;(3)嚴格進行權限管理,包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規定。(4)網上查閱檔案信息目錄的規定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優化系統的規定。

三、如何保障檔案信息資源網絡安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網絡環境下,影響檔案信息服務安全的主要因素有三個方面:操作系統因素、硬件設備因素以及“網絡黑客”因素。其中操作系統是計算機運行的最基本的要求,實現檔案信息的網上傳遞,首先要解決操作系統的安全問題;硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應引起我們的關注;“網絡黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網站的人。其行為借助網絡技術對檔案信息資源的安全同樣構成危害:存儲于網絡的檔案信息,會因病毒的侵襲而發生嚴重損毀。因此,利用網絡環境開展檔案信息服務的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務網絡的安全與正常運行。并根據檔案信息自身的特點與網絡環境下檔案信息資源整合利用的實際需要,健全相關的防火墻技術、VPN(虛擬專用網)技術、加密技術、網絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息資源備災基地建設等,以切實保障網絡環境下檔案信息資源優化整合與開發利用的安全。

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[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫學檔案是醫院最關鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫學檔案信息的價值以及其在醫學研究等方面的應用，得到了越來越多人的關注。對于新時期的醫學檔案管理工作，醫院必須要積極應用數字化技術，構建醫學檔案管理網絡，實現檔案的開發、利用與服務的信息化，這對促進醫院發展和醫療事業的發展來說具有重要意義。

1 現代醫學檔案的特點分析

第一，數量和類型逐漸增多。現代人的生活條件和醫療條件得到了改善，致使醫學檔案不管是數量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產生了很大影響，工作內容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。

第二，醫學檔案的來源和內容越來越廣。隨著時代的發展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫學服務體系的日益完善，使醫學檔案的來源方式也呈現出了更加多元化的局面，其內容也更為豐富。醫學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業學科之間有著較為緊密的聯系。

第三，載體形式日益多元化。醫學檔案管理從過去的紙質管理發展到如今，即便是電子化信息化技術已經得以較多的應用，但因為醫學檔案自身存在的特殊性，紙質檔案依舊在醫學檔案中占據了較多的比重。另外，以縮微醫學檔案、聲像醫學檔案等其他不同類型的醫學檔案也越來越多，醫學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現代社會中，互聯網信息技術飛速發展，現代人的信息需求量也越來越大。對醫學檔案信息來說，其與現代人的實際生活聯系緊密，社會需求量也持續增多。另外，生活水平的提升與生活節奏的加快讓社會對醫學檔案的需求也越來越高。醫院醫療服務中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫學檔案管理工作的變革。

2 數字化技術在醫學檔案管理中應用的必要性

2.1 順應時代的需要

過去的醫學檔案管理往往是手工作業的方式，以紙質檔案為主要載體。近年來，隨著數字化信息技術的飛速發展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應用，醫學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發展。即便是計算機在醫學檔案管理中已經有了非常普遍的應用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關服務的能力。所以為了順應時展的要求，醫學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數字化建設。

2.2 提高工作的質量

把醫學檔案從過去紙質的管理模式逐漸轉化為現代的數字化管理模式，可以在很大程度上促進醫學檔案管理工作質量的提升。過去的醫學檔案管理一般是在檔案管理人員根據相應的管理規范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業務水平和素質能力的差異，而造成醫學檔案管理工作的效率和質量存在差異。而借助于數字化技術，應用現代的信息管理模式，其最主要的工作內容可以說是計算機代勞，計算機根據已經編制好的程序完成相關工作，能有效避免人工作業時可能出現的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應用數字化技術開展醫學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優勢在于促進醫學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫學檔案信息管理系統，提升醫學檔案的利用率。選擇現代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設置密碼的辦法來設置權限，進一步簡化了授權與查找的流程，最終實現醫學檔案信息Y源的共享。

3 數字化技術在醫學檔案管理中的應用

3.1 融傳統檔案管理與數字化于一體

數字化技術應用于醫學檔案管理工作中，可以說是傳統檔案管理工作的一次創新與改革，過去的醫學檔案管理系統是數字化技術應用于醫學檔案管理的前提和基礎。數字化醫學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數字化管理模式和過去人工管理模式既有區別，也有聯系，隨著檔案管理工作的改革，醫院要意識到數字化技術與傳統檔案管理手段的融合是醫學檔案管理工作未來的主要發展趨勢，把互聯網環境和各種高效的數字化技術有機結合起來，讓醫學檔案管理能夠煥發出新的活力，在醫院管理系統甚至于其他相關領域中發揮作用，最終實現醫學檔案管理工作的重組建設。

3.2 加強硬件設施的投入

數字化技術應用于醫學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設施作為工作開展的前提與基礎，醫院方面要加強對硬件設施的資金投入，確保硬件設施的建設和完善具備一定的科學性與預見性，在醫院發展的過程中要“一步一個腳印”的構建網絡信息系統，為數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用提供更大的發展空間。同時，還應對醫學檔案信息材料予以有效保存，對網絡系統的設置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現代醫院中已經建立了局域網，可在某一范圍內實現信息共享，在這種形勢下，數字化技術必然能夠在醫學檔案管理中得以更加全面的應用。

3.3 整合醫學檔案數字化的原始資源

數字化技術在醫學檔案管理中的有效應用的基本前提是數字化資源，缺乏資源的醫學檔案信息化建設管理工作就如同無根之水，不能真正發揮出有效的作用。醫學檔案數字化管理工作必須要從兩個方面出發：一是對醫院醫學檔案資源的數字化管理，二是對社會化資源的開發管理。醫院內部醫學檔案資源的信息化建設，是按照醫療機構的實際情況和發展方向所構建的全面數據資料庫，并提供醫學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應的病例和學術論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發管理，是對部分擁有較高學術價值的醫學檔案進行收集整理，盡可能地對醫療信息予以過濾、整合，確保醫學檔案資源更加高效的應用。

3.4 創新數字化檔案管理的組織模式

現代社會的飛速發展和社會主義建設的逐漸推進，醫療機構、醫學檔案作為與現代人實際生活密切相關的一個重要因素也得到了發展，不管是從行政管理、學術研究亦或是確保普通百姓的合法權益等方面來說，醫學檔案管理工作都是至關重要的。要構建完善的數字化檔案管理的組織模式，建立一個和現代社會發展相符合的醫學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數字資源、網絡化存取和分布的角度進行創新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統等基礎系統實施創新；三是站在社會組織機構的角度實施創新。唯有循序漸進的開拓發展，才能確保數字化技術更為有效地應用于醫學檔案管理工作中。

3.5 加強檔案數字化的安全保障措施

近年來，數字化技術在醫學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應用，但與此同時，醫院也必須要注重其安全防范。醫院信息技術工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術確保數字化醫學檔案在開發利用過程中的安全性，對醫院內部網絡系統給予充分的保護，如設置防火墻、數據加密或者設置登陸動態口令等方法有效避免醫學檔案信息資源的泄露。醫學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數字化技術，掌握一定的安全防范技術措施，確保醫學檔案的高效利用。

4 結 語

隨著現代科學技術的飛速發展，數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用已成為醫院檔案管理工作的發展趨勢。但數字化技術的應用，并非是短期內能夠得以全面推廣的，它還需要一個發展與延伸的過程，醫院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數字化的管理理念，把數字化資源更加科學地應用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫學檔案管理工作的數字化建設，才能真正提升醫學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數字化醫學檔案管理之路。

主要參考文獻

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社保檔案涉及的信息量非常多，內容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預測征管系統可以更好的完善每一項信息工作。當社保檔案管理系統健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。

（二）機構內控管理

實現數字化社保檔案管理系統體系，可以將經辦機構的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業務的來源與去向，在對機構賬務進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業務的實際信息，數字化技術為實現健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術性的保障，能夠最大化的實現內控管理的效率和質量。

（三）經辦業務事后監督

無論我們提出何種的社保檔案管理技術，都需要對其進行事后監督，并且有必要為其設立經辦業務事后監督部門，數字化技術的研發沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術中存在的問題需要切實的發現。通過設立經辦業務事后監督部門，可以有效的預防數字化技術在社保管理工作中的問題，提前發現問題，進而由經辦業務事后監督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。

二、數字化技術在社保檔案管理中的應用策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

我國的社保檔案管理制度是根據各省級以及各市級規范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統一的制度。這在很大程度上限制了地區之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據我國社保實際狀況出發，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統一的整體，能夠依照一個標準予以執行，使仁和地區的工作機構在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。

（二）引用信息技術管理方式

信息技術工作是當今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數量在隨著社會的發展不斷加大，只有引用信息技術管理方式進行工作，未來才可以實現全國社保檔案管理的統一化。其能夠改變傳統手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構的工作效率。同時，運用信息技術管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術為每位人民服務，促使社保檔案管理現代化。

（三）實現社保文檔的資源共享

將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數據管理中心，集中的為其設置一個電子文件，并且在該網站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現社保文檔的資源共享，規范社保檔案信息系統中每個數據接口的管理制度，實現現有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復率，在很大程度上節約人力物力，并且為社保檔案管理機構帶來更多的便利。

（四）加強專職隊伍建設

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進入數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。

一、數字時代對檔案管理工作的影響

（一）數字化電子檔案應運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著數字化、網絡化的不斷發展進步，檔案的物質載體表現形式也發生了翻天覆地的變化，由原來的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數字化檔案管理模式所取代，數字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數字化的目的是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。

（二）檔案館形態發生變化。檔案館形態由傳統型檔案館向數字型檔案館轉變， 這種轉變將傳統型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數字化手段和互聯網技術的應用，實現了數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及信息資源共享化。這種轉化帶來的還有檔案實體保管模式的轉變；之前的紙質檔案管理是相對集中的，進入數字時代后，紙質檔案逐步向電子檔案過渡。

二、數字化檔案的優缺點

（一）數字化檔案的優點：一是數字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數字化檔案的網絡化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數字化檔案歸檔的網絡化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。

（二）數字化檔案的缺點：一是數字化檔案容易失真。數字化檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數字化檔案極易失真，這不是數字化文件本身的缺陷，而是在形成數字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。二是數字化檔案安全性有待提高。數字化檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電， 直接影響信息再現，出現不安全問題 。三是數字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數據保存長久性問題有時候相當脆弱。當網絡突然癱瘓或者電腦出現故障等問題時， 很容易導致文件數據丟失。

三、完善數字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

（二）增強防寫技術措施。目前，在許多軟件中可將數字化文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從數字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數字化檔案。接入網絡的電腦應當注意使用防火墻，以防止網上用戶對該機構信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網絡上非法輸出，保護網上數字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。

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（一）有助于檔案原件的保護。首先，當紙質檔案實現了數字化后，就可以實現數字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質污損而出現不易辨認的情況，而數字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數字化檔案還能夠對紙質圖片檔案運用現代技術進行修復，避免紙質圖片檔案因為自然老化的原因而失真。

（二）有助于節省檔案存儲空間。傳統檔案作為紙質文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數字化檔案管理運用先進的數字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質檔案在存儲過程中可能出現的各種損壞、損毀危險。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統檔案管理工作中，由于是紙質檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數字化檔案后，則可以憑借互聯網突破時空限制，實現檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。

二、做好數字化檔案管理工作的對策與途徑

（一）構建完善數字化檔案管理制度。為了進一步提高數字化檔案管理工作效率和工作質量，構建健全完善的數字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應當切實結合自身數字化檔案管理工作實情，從實際出發對現有的數字化檔案管理制度予以健全完善，以構建出一套更加科學合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數字化檔案管理制度應當包括數字化檔案收集制度、數字化檔案歸檔制度、數字化檔案保管制度，以及制定數字化檔案歸檔范圍、數字化檔案保管期限等規定，還需要將這些制度與規定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責任意識以及對制度和規定的執行力度，確保數字化檔案能夠按照規定的流程得到規范化的管理。

（二）規范數字化檔案的利用方式。對于數字化檔案的利用應當額外制定相關查、借閱利用制度，不能無原則，當利用者需要查閱利用數字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關規定。比如根據數字化檔案內容的密級層次對借閱、利用人員進行相關規定，不符合查、借閱規定的人員不能借閱、利用數字化檔案。還有就是針對檔案內容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監控下進行。為了確保數字化檔案在共享過程中的網絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內容。此外，伴隨數字化檔案管理工作的加深，相信數字化檔案的數據容量也會不斷增加，從而給儲存設備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據檔案數據的訪問頻率來管理檔案數據，對各種數字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數字化檔案的存儲成本。

（三）實施紙質檔案數字化外包。為了節約檔案數字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質檔案數字化工作外包給專業的檔案數字化服務公司。首先，檔案管理部門應當根據自己的實際需求，嚴格評估和審核外包商的業務能力和技術能力，選擇信譽好、業務能力強的服務商。其次，檔案原件在移交數字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續和交接手續。在檔案數字化生產加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監督，及時解決生產加工中出現的問題，排除泄密隱患，與承擔檔案數字化生產加工單位簽訂保密協議，明確數字化加工單位的保密義務和責任，并要求數字化加工單位必須與從事檔案數字化加工的人員簽訂保密協議，檔案數字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務和責任。再次，檔案部門工作人員應根據工作進度，不定期對已完成數字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。最后，檔案數字化加工完成后，數字化加工單位應當將生產加工的檔案原件、檔案數字化信息及其存儲介質全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標形式將檔案數字化項目外包給云南蘭臺商貿有限公司，??館藏檔案進行全文數字化掃描和數據掛接，建立全文數據庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優先對這些檔案進行全文數字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續做第三批。通過檔案數字化有效改變了檔案利用的現狀，更好地為社會提供高效便捷的服務，也標志著檔案管理工作向規范化、數字化、信息化建設邁出了一大步。

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高校數字化檔案管理的發展實踐面臨的問題，主要表現在以下幾個方面：第一，高校數字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構的矛盾。目前，電子檔案資源已經成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數據的存儲帶來了持續的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎設施建設的負擔，還使對海量數據信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰。另外，隨著高校數字化檔案建設的不斷深入，不斷出現大量異構的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態比較嚴重。第二，高校數字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內容：傳統形態的檔案向數字化檔案的轉化以及數字化檔案的存儲和流通。目前高校數字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數字化檔案建設的發展。第三，高校數字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權保護等問題。因此高校數字化檔案資源管理中，在用戶的權限設定、數字化資源加密以及數字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數字檔案資源價值的發揮與利用。

2.云計算在高校數字化檔案管理中應用的優勢

云計算在高校數字化檔案管理和應用中有以下優勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數字檔案館的管理和服務水平。基于云計算構建的數字化檔案服務平臺能夠有效利用各種數字化資源，使高校數字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數字化檔案的信息檢索、數字參考咨詢等業務訪問向云端遷移，實現一站式服務，大大的提高數字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數字檔案館職能不斷改變，實現以用戶為中心的服務模式，放大高校數字化檔案館的應用潛，提高數字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數量眾多的服務器組成的數據存儲中心，由數據中心對數字化檔案資源進行統一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數字化檔案利用策略[1]。

3.基于云計算的高校數字化檔案管理的主要實現和應用模式

云計算概念的提出給高校數字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環境下高校數字化檔案管理的主要實現和應用模式。

3.1基于云計算的高校數字化檔案資源整合框架

云計算環境下的高校數字化檔案資源整合的出發點就是實現資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數字化檔案館的構建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統的服務進行整合，提供開放的API接口，實現統一的認證服務[2]。從邏輯結構上看，把云計算環境下的高校數字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。

3.2基于云計算的高校數字化檔案用戶的業務實現機制

針對高校數字化檔案的業務特點，云計算環境下高校數字化檔案用戶的業務實現機制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的網絡、計算、存儲等基礎設施構成，幾乎所有的數字化檔案數據和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調用。包括PC、手機、PDA等統稱為數據終端，數據終端只需要擁有瀏覽器和操作系統，通過網絡接入“云”，經驗證授權后，即可使用云中的檔案資源。

3.3基于云計算的高校數字化檔案資源的虛擬存儲機制

大量數字化檔案資源，給數字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術轉化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數據存儲和業務訪問功能。在高校數字化檔案館的應用中，采用典型的網絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現[3]。

4.結束語

高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數字檔案管理的整體業務能力和服務水平，論文的研究對于高校數字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。

參考文獻：

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一、檔案管理數字化的概念及優點

（1）檔案管理數字化的概念。檔案管理數字化是建立在現代科學技術及數字信息技術發展普及的基礎上，運用現代科技及數字信息技術，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現代的網絡系統為技術設施的分布式、超大規模的數字信息的系統管理。（2）檔案管理數字化的優點。第一，檔案管理數字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復雜的過程，如果信息過時還會嚴重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數字化能夠節省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現代科學技術，能夠將那些紙質的檔案以數字化的形式儲存在計算機的內部，避免了大量紙質的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數字化之后出現。第三，檔案管理數字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學技術接軌，充分地利用了網絡和計算機的功能，同時也將它們的功能發揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現代網絡系統發送給各級部門，拓寬了服務的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數字化的管理中，你只需輸入關鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。

二、管理檔案數字化的方法

（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用

率，檔案管理數字化是必須要做的基礎性的工作。在進行檔案數字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復制的原則。在檔案數字化的管理當中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數字化、鑒定整理和仿真復制等的工作進行合理的安排和統籌規劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數字化的管理中，要優先建立起文件的目錄數據庫，這是開展數字化工作的基礎，一定要注重目錄數據庫的建設，重質量。要對檔案信息資料進行準確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎，在源頭上杜絕數字化管理的差錯。因為檔案數據的對錯、詳略決定著檔案數字化管理的成敗。（2）檔案管理的數字化是一項系統的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數據庫，保證重要數據安全。檔案數字化的管理核心就是建立企業的檔案的數據庫系統。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數據庫，它是根據企業的基本情況，通過著錄標引，將企業內收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數據庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數據庫，在企業的檔案數字化管理中，建立一個基層報表以及狀態數據庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數據，通過計算機網絡直接填入到建立的數據庫中，再根據企業的具體要求進行一些調整，還要根據上級的使用情況和要求，及時、迅速、準確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統一思想，要想加快檔案數字化的建設，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業內部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發揮出檔案的作用。第三，在當下這個時代必須要將檔案工作實現技術化，也就是數字化。檔案資源的數字化，一是要對現存的檔案資料進行數字化的開發，利用數字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當將這些檔案資料進行數字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數字化轉換時，還要注重當前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業務素質，檔案管理人員可以通過學習和時間來掌握系統的文化素質、專業理論知識以及業務能力、技能素質和應用現代化的新技術等。隨著數字信息技術的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業務的的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識，還要掌握熟練地網絡信息技術和計算機操作技術。不僅要提高他們的素質，還要加強檔案管理者的隊伍建設，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發展。第五，在我們實現檔案管理數字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業化等環節，因為數字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環節都需要各個部門的密切合作；檔案數字化管理是多方面的，不能只注重傳統資料本身，還要延伸到與其相關的部分，對其進行數字化的處理；還可以設立專職檔案管理員，這種專業化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質檔案資料，也保存數字檔案資料。第六，保證重點檔案的數字化工作，醫院可能由于剛開始致力于檔案管理數字化的工作中，檔案全面的數字化管理不能在短時間內實現，所以可以先保證重點檔案的數字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優先的數字化管理，尤其是那些對企業長遠發展有著重要指導意義和作用的檔案，更要特別關注它的數字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。

檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數字化是一種社會發展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應該全面投入到檔案管理的創新和改革中來，檔案管理數字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標志，計算機網絡數字化成為檔案管理工作的重中之重。

參 考 文 獻

[1]劉云霞．淺談檔案管理的數字化[J]．科技情報開發與經濟．2011：2（21）

[2]馬秀英．試論網絡環境下的網絡創新服務[J]．城建檔案．2011-

02-05

[3]許平．淺談檔案管理數字化與高素質人才隊伍建設[J]．基層工作．2009-09-02

[4]富玉．關于建設數字化檔案管理的幾點思考[J]．現代商業．2010-

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（2）隨著社會的快速發展，人們的時間觀念越來越強。所以，現代水利的發展需要融入現代的文化理念與辦事習慣。發展農業水利建設，保障其順利實施，項目的指導與決策是建立在詳細的資料分析以及實地考察之上。領導負責人，需要快速得到所需要的相關資料，并進行分析與決策；各個與該開發項目有關的職能部門也需要及時獲得各種項目信息，并及時準確地給予工作指導；這些都想檔案管理的快速與便捷性方面提出了較高的要求。同時不斷增加的農業水利開發檔案也要求檔案的管理者加快轉變傳統的檔案管理模式，運用現代化的方式進行檔案的歸檔、保存、檢索和提供利用服務等。提高農業水利開發檔案管理能力和效率、提供便捷及時的利用方式都要求農業水利開發檔案的管理必須盡快地實現數字化。

（3）發展新型農業的必然要求。農業科技的發展使得新型農業迅速崛起，農業可開發項目迅速增多，而傳統的檔案管理模式費時費力，給新型農業的發展帶來很多的不便。利用數字化的方式進行農業開發檔案的錄入與管理，可以節省項目開發者的工作時間、減少工作量，由此，工程進度便能順利完成，提高了農業水利開發項目的社會與經濟效益。

二、農業水利開發檔案數字化管理的優勢

以數字化為依托的農業水利開發檔案管理有著眾多的優勢，更便于農業水利開發信息的管理與使用，能夠為農業水利的發展提供大量的有用信息，節約農業水利項目開發的人工成本、減少不必要的開支，提供農業水利開發項目的效益。

（1）信息容量最大化。對農業水利開發檔案進行數字化的管理，是把各種信息以數字化的形式保存在水利信息的數據庫當中，而這個數據庫的容量巨大，容納的信息量比以往的紙質檔案要大出很多；而它所占空間小，往往幾臺計算機便可以實現冗雜的信息管理，完全不用像以往那樣考慮各種檔案的存放空間問題。在農業水利開發項目實施的過程中，可以適時地錄入開發項目的詳細資料，以備查閱。并且在開發工程實施之前以及之后，各種與工程相關的資料都可以搜集起來，以信息為特征量，分類存放到數據庫中，方便用戶信息檢索，為所開發的項目提供更好地借鑒。在對檔案進行管理時，需注意把檔案資料清晰歸檔，避免文件的混亂不宜查找。在搜集與補充資料的過程中，也要確保資料的真實性。在進行檔案數字化整理的時候由于信息容量很大，各種數據資料可以盡可能地詳實，保證檔案資料的完整性以及長期可讀性，以便于對歷史資料的查詢。

（2）信息利用便捷化。以數字化形式對農業水利開發檔案的管理，是以網絡中心為依托，實現對開發項目相關資源的共享的現代化檔案管理模式。在檔案中心，建設檔案數據資源系統，以網絡為基礎，用戶通過網絡連線，訪問信息資源。節省了翻閱開發檔案的時間，而且不受時間的限制，真正做到了隨時隨地可以獲取自己所需要的信息，節省時間、勞力又方便快捷。同時，由于數字化的農業水利開發檔案管理，能夠實現信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少會受到信息檢索困難，或者是難以找到自己所需要的信息而帶來的麻煩。當然，要做到這一點就需要信息錄入過程中就詳細地進行分類，并盡可能地錄入一切相關并有用的數據資料，更好地服務于農業開發項目的設計、實施與應用。

（3）信息保存安全化。數字化的農業水利開發檔案，是用數據庫、光盤、U盤等形式進行保存，一般不會出現損壞或者其他保存載體出現意外等情況，減少了農業水利開發檔案丟失或者損毀的風險。并且數字化的檔案在歸檔、轉移、管理以及利用等方面都是通過局域網站、專用網站、互聯網等進行的，確保檔案在傳送的過程中不會出現錯誤或者丟失等。檔案數據的安全性一直是檔案管理的重要內容，為了確保農業水利開發檔案的安全性，首先應該保證機房的安全，同時也應該做好日常維護工作，例如電子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁與防塵的工作；也要進行數據庫的維護，防止網絡病毒的入侵；做好重要文件的備份工作。

三、數字化的農業開發檔案管理具體措施

農業水利開發檔案進行數字化管理，要以需求為指導，并以方便信息的使用為管理宗旨，充分利用現代的計算機成果、發揮軟件與硬件的功能，最大限度的保存，管理好開發檔案的同時，也更好地發揮水利開發資源信息的利用價值。而做好以數字化為依托的農業水利開發檔案管理工作也要做好一些基礎性的工作。

（1）提高思想認識，關注檔案的安全性與數字化管理的長效機制。農業水利開發檔案的管理是實施開發項目、引進開發項目、盡心開發項目調整等工作的重要依據，對開發檔案的管理，應該提上農業水利發展工作的議事日程。首先要加大農業水利開發檔案重要性的宣傳力度，使所有相關人員認識到檔案有效管理工作的重要性。其次對數字化檔案的管理工作要明確具體的負責人，嚴格把關農業開發檔案管理工作的各個環節。再次是要對農業開發檔案的數字化管理工作有著長遠的統籌規劃，不能流于形式或者搞面子工程，將所有的開發檔案進行數字化的管理是一個繁瑣龐大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要對原有的檔案進行一一整理歸類并錄入。并且在數字化的過程中，要確保數據資料的真實性與完整性，在完整收入數據庫之后也要保存原有檔案的完整性。

（2）建設健全的農業水利檔案管理體系。開發檔案進行數字化管理對檔案管理人員自身的知識素養也提出了更高的要求。首先應該創建起一支高素質的數字化檔案管理隊伍，這就需要培養起一批既熟悉水利開發項目，又具備檔案管理知識以及計算機技能和網絡技術的綜合型人才，可以采用內部培訓與外部培訓等方式培養這樣的人才，也可以請專家指導提高檔案管理水平；此外也可以積極向外部招聘農業開發檔案數字化管理的人才參與到數字化的農業水利開發檔案管理工作當中來。其次要建立起完整的信息網絡。關于農業水利開發項目的檔案資料在搜集的過程中就要盡可能地全面并確保其真實性，檔案資料的形式要豐富多樣，涵蓋圖片、音頻、視頻等多種形式，全方位記錄農業開發項目的內容。信息網絡的覆蓋面要大，設置專門的用戶門戶系統，網絡的閱讀、使用與下載等都能方便快捷。

（3）以嚴謹的態度開展農業水利開發檔案的數字化管理工作。開發檔案管理的工作像所有的檔案管理工作一樣冗雜，甚至更為繁瑣，在對眾多的檔案進行數字化的掃描時要優化掃描儀的參數設置，把握數字檔案的資料。其次在數字化的過程中也要各種材料進行有目的的選擇，按照一定的原則確定需要進行數字化并收入數據庫的資料。此外還要對所有檔案數字化管理的各個環節進行控制，注重全面的質量檢測。同時在數字化檔案管理工作當中，也不可避免會遇到各種技術難題，這樣的情況下一定不可以馬虎過關，導致以后使用上的各種不便，一定要以嚴謹的科學態度進行解決。針對檔案數字化管理工作也會出現各種前所未有的問題，需要參與檔案管理工作的人員有著嚴謹的態度對待農業水利開發檔案的管理。