引論：我們為您整理了13篇電子文件與電子檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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（一）電子文件的概念

目前，國際上對電子文檔的概念是：在機構或個人活動中產生或收到的記錄信息，它由內容、結構和上下文關系組成，并作為一個整體提供該項活動的證據。另外一種說法就是：電子文件是一種通過數字式電腦進行操作、傳輸和處理的文件。

（二）電子文件的特點

電子文件的特點主要體現在五個方面，第一，電子文件信息與載體的不固定性。第二，電子文件內容豐富性、多樣性。第三，電子文件傳遞的速度極快，幾乎不受時間和空間的限制。第四，電子文件對設備的依賴性。第五，電子文件的安全性差。

二、做好電子文件歸檔工作的幾點建議

做好電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，摸清文件產生的源頭，并對產生的大量電子文件的收集、鑒定、存儲工作逐步進行完善，以下是對做好電子文件歸檔工作的幾點建議。

（一）建立嚴密的電子文件歸檔制度

電子文件的形成涉及的環節眾多，哪一個環節出現失誤都影響到電子文件的原始性、真實性和完整性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件歸檔管理制度。明確各方面的職責，顯得尤為重要。

（二）做好電子文件的收集、積累工作

收集工作是做好歸檔管理工作的基礎，重視對電子文件的及時收集，防止存有信息內容的載體發生丟失、損壞。收集要實行“雙套制”：紙質一套，電子版一套，特別要保證兩種載體的檔案內容信息的一致性。目前，很多單位各類公文的傳遞、批辦、催辦、均在網上操作，因此，電子文件的收集也要在網上進行.同時可以利用記錄系統的自動記錄功能，收集電子文件的形成、修改、責任人等信息。

（三）做好電子文件的鑒定工作

電子文件的易逝性、軟硬件的依賴性、信息相關性等影響電子文件的鑒定工作，因此，電子文件的鑒定工作需要電子文件形成部門、檔案部門、計算機部門等多方參與，鑒定的內容包括電子文件的真偽、價值、開放度等。

（四）嚴格電子文件的歸檔工作

目前電子文件歸檔應符合下列要求：首先，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上。其次，一般以保存3套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，一套由相關業務部門異地保管，另一套供查閱使用。再次，宜采用通用標準，文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，圖像文件宜采用JPG格式，數據文件宜采用DBF文件等。

（五）提升管理人員的綜合素質

一方面要為檔案管理人員提供學習的機會，舉辦計算機、網絡、多媒體等各種技術培訓班；另一方面檔案管理人員應樹立終身學習的思想，學習現代化檔案管理的相關知識，以適應新形勢下檔案管理的需要。

三、企業電子檔案管理存在的問題

檔案實現電子化管理，給企業檔案管理帶來前所未有的嶄新變化，同時存在著諸多亟待解決的問題。首先，對電子檔案管理的重視力度不夠。缺乏系統長期的整體規劃，上項目的熱情高，抓管理的后勁不足；仍停留在傳統管理的老思路、老辦法，跟不上新技術新要求。工作起色不大。其次，電子檔案鑒定工作難以正常開展。檔案鑒定一直是企業檔案管理的難點。電子檔案鑒定專業技術要求高，普遍有畏難情緒，致使鑒定工作舉步維艱，處于停滯或半停滯狀態，造成檔案大量積壓，管理難度加大。第三，電子文件收集歸檔不及時不完整。電子文件歸檔制度不完善，責任不明確，缺乏約束力；過于依賴電子文檔管理系統。容易造成部門問對接移交不及時，延誤文件歸檔，造成文件不全。第四，電子檔案管理存在不安全的因素。除電子文檔系統存在安全隱患外，電子檔案存儲載體選擇不當，以及保管措施不完善，也影響著電子檔案的安全。

四、強化企業電子檔案管理的主要對策

為加強電子檔案規范化、制度化管理。提高企業檔案管理工作水平，應采取以下對策。

（一）實行統一管理全程管理新體制，形成企業電子檔案管理的合力

企業電子檔案管理的內在要求必須實行統一管理、全程管理的模式。企業檔案管理部門、文件形成部門、信息化部門都要擔負起各自的工作職責，各司其職，步調一致，協同管理。檔案管理部門要做好電子檔案管理有關制度的制定，以及對直屬、下屬單位電子檔案管理的監督和指導工作。文件形成部門要積極參與文件歸檔過程管理，按照要求做好本部門電子文件的積累、鑒定和歸檔工作。信息化部門應主動做好電子文檔系統的技術維護工作，及時解決運行過程中出現的問題。確保正常安全運行。只有做到“三位一體”，發揮綜合管理效能，才能真正形成電子檔案管理的合力，從根本上解決工作力度不夠的問題。

（二）從文件形成源頭抓起，確保電子檔案的真實有效

從電子文件形成的源頭抓起，首先做好電子文件的積累，凡是反映電子文件真實性、有效性，保證其長期可讀的元數據和背景信息都應通過文檔系統予以保存。其次，要強化電子文件歸檔前的鑒定與整理工作，并進行在線歸檔。次之，提高兼職檔案員的業務素質，加強專業培訓，掌握電子文件在形成和使用過程中所需的專業和技術方面的知識，全方位適應檔案管理工作的需要。

（三）認真做好電子文件鑒定工作，全面提高電子檔案質量

在借鑒紙質檔案鑒定經驗的基礎上，結合電子文件的特點，做好電子檔案鑒定工作。鑒定時，要判定電子文件的原始性和真實性，滿足電子檔案憑證功能的要求。全面分析電子檔案的保存價值，同時要考慮電子文件之間的聯系、企業今后的需要、現有的保管條件等因素，確定保管期限。要重視加強鑒定專業隊伍建設，抓好歸檔鑒定和期滿鑒定兩個環節，制定和完善電子檔案鑒定規范標準，堅持原則性和靈活性相結合，按照國家和企業檔案管理要求，切實做好電子檔案鑒定工作，優化館藏檔案結構，提高企業檔案管理工作質量。

（四）重視安全保障體系建設，切實做好企業電子檔案安全管理工作

加強企業電子檔案管理，必須建立健全安全管理保障體系，確保各項安全管理制度和技術防范措施落到實處。著重抓好企業內控和檔案保密制度建設，確保保密檔案不泄密，在線開放檔案不。堅持“雙軌制、雙套制”的原則，選擇最佳的存儲介質，對具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，實行異質異地備份.專庫或專柜集中保管，并做好相關環境、濕度、溫度、電磁等安全防護工作。堅持每年對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行檢查登記，認真做好電子檔案安全管理工作。

五、結束語

綜上所述，我們可以得出，隨著社會經濟的不斷發展，電子文件的歸檔與其電子檔案的管理工作逐漸成為一種新的挑戰，人們在對其認識不斷提高的同時，其方法也得到了很大的改進，標準化程度逐漸提高。相信通過各方不斷努力，其管理工作一定會更加合理和科學的。

參考文獻：

[1]李建國.試論電子文件的歸檔[J].檔案，2006，87.

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隨著辦公自動化和CAD計算機設計的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動的記錄將產生于電子工作環境，人們進行交流的手段也將從紙質走向電子媒體，多數文件的部分生命將以電子形式度過，由此檔案工作人員將不得不關注并盡早介入電子文件的管理。對我國檔案工作者來說，隨著我國金卡、金橋、金關、金建工程的發展，以及國家“十一五”計劃要求到2010年CAD設計在機械、電子、航天、航空、汽車、船舶、紡織、建筑工程設計活動中的普及率及覆蓋率達100%或90%，電子文件和檔案的管理問題將日益突出，從現在開始我們應該充分重視電子文件及檔案的管理問題，否則我們將難以迎接信息技術給我們帶來的挑戰，難以對付電子文件給我們帶來的難題。電子文件具有如下特征：1.依賴性與不可識別性。電子文件相對于紙質文件而言具有信息與載體相分離，不能直觀閱讀的特點，必須依賴于技術才能識別和利用。2.所用技術的不穩定性。電子文件的有效利用必須依賴于一定的技術和設備，然而設備和技術的壽命一般都不超過10年。3.載體形式多樣性且體積小。4.載體不穩定性且壽命短。電子文件相對于紙質文件而言，對環境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年。載體脆弱且不穩定。5.信息的易控性、可變性與易丟失性。6.動態性與虛擬文件特征。電子文件以電子形式存在具有動態性特點，是一種虛擬文件。

二、電子文件對檔案管理工作的影響

（一）電子文件的出現對檔案管理工作的挑戰

1.電子文件的永久保存和永久利用上面臨的問題。傳統檔案保護工作十分強調工作的目標是對檔案載體如何“延年益壽”，因為載體與所記錄的信息就是一體，有了載體就有了可用的信息。對電子文件而言，載體的耐久性可以通過再生性保護手段，無限延長其壽命。然而其載體與信息相分離，必須依賴于一定的技術（軟件和硬件）才能識讀，僅保存載體，離開了電子文件的工作環境，載體的保存將沒有意義，其上的信息無法進行利用，等于沒有保存。因此傳統的保護觀念必須更新才能適應電子文件的挑戰。眾所周知，任何文件和檔案保存的最終目的都是供人利用。因此電子文件和檔案的保護觀念應該是首先樹立如何保護所存信息能被長久或永遠的安全可用。其保護工作的構成要素因而包括以下幾個方面:載體的保護、技術（軟件和硬件）的保護、工作環境的保護、保障數據安全（數據可靠、真實、不丟失、不被篡改）。

2.檔案管理工作者的專業素質面臨嚴峻考驗。在電子文件時代，與傳統的文檔管理不同，檔案工作者應成為高素質、復合型的專門人才，除了具有基本的文化科學知識、檔案專業知識外還應有較高的外語水平、豐富的法律知識和熟練掌握現代信息技術、網絡通信技術，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能維護電子檔案的完整與安全，與各種危害電子檔案的諸多因素進行有效斗爭。

3.檔案計算機管理系統與辦公網絡系統不兼容。進入21世紀，檔案系統提出文檔一體化的管理模式。電子文件歸檔必須了解電子文件產生的背景、數據格式，以及相應的電子計算機軟硬件技術。但目前的情況是大多數單位的檔案管理系統與辦公系統各自為政，辦公自動化網絡系統上運行的電子文件是為服務，政務工作結束，電子文件就停留在辦公網絡中。機關檔案室使用的檔案管理系統是檔案行政部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享推廣的檔案現代化管理軟件。由于辦公網絡系統與檔案管理系統設計單位不同，系統環境不同，因而形成的數據難以轉換，造成辦公網絡系統與檔案管理系統不兼容。

（二）電子文件對檔案管理工作帶來的機遇

1.大大降低檔案管理的管理成本。電子文件檔案是通過計算機進行操作、存貯、傳輸的數碼序列，其管理主要是在文檔一體化的框架下，通過計算機文檔監控系統對文件和檔案在網絡環境下自動著錄、自動標引、自動檢索、自動統計、自動借閱，最終以磁帶、磁盤、光盤等形式來存貯和保管，這不僅避免了文書部門和檔案部門的大量數據重復錄入，文件重復整理歸檔等許多重復的工作，而且檔案管理部門也不必要花費大量的人力、物力、財力來建造庫房、進行裝訂等工作。

2.縮短檔案的檢索速度，實現資源共享。數字化信息使人們可以在任何時候、任何地點通過網絡傳遞迅速獲得所需要的信息。同一份檔案可以在同一時刻為眾多人利用，人們通過網絡可以利用保存于數千里、甚至上萬里外的地方的檔案，檔案保存地點的遠近不再成為制約人們利用的因素。

3.提高工作效率，促進檔案管理的現代化。由于電子文件內容與載體的可分離性，文件的內容將以數據單元的形式自由地存貯、分類、編輯、檢索和傳遞，并通過計算機系統進行迅速、有效、多角度整序，不再需要像對紙質文件那樣的分類整理。可以完成文件的自動著錄、自動標引、自動檢索、自動借閱和自動統計，縮短文件歸檔的運作周期。建立的文件級目錄檢索體系，能極大地提高檔案的檢索速度和查準率、查全率。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

三、對電子文件管理的若干思考

（一）提高檔案管理人員的綜合素質

筆者認為，即使在電子時代，也少不了作為主體的人的能動作用的發揮，畢竟電子產品與電子技術最終還是要以人為本，為人服務。所以，在信息時代，同樣要求有著高素質的人才來操縱信息化、發展信息技術。在檔案管理方面，筆者以為應從以下兩方面綜合提高檔案管理人員的素質：一方面應當提高電子檔案信息安全意識。由于電子文件具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識和經驗，有時不能及時發現問題，因此必須具有明確的信息安全意識。目前對提高電子檔案應持謹慎態度，在無確定把握時可限制利用方式，以防出現泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，上網時需要穩妥的安全保密措施。其次，應當加強檔案管理人員的信息技術的學習。隨著計算機技術的發展，電子檔案的應用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應用都要靠人的設計和操作，因此，檔案工作人員應加強電子檔案理論知識學習，努力開發檔案利用方面的系統功能，逐步創造條件，為利用者提供更多、更方面的服務。

（二）應用“前端控制”理論介入電子文件的運作和管理。

按傳統檔案的管理模式，檔案的管理與文件的管理是相分離進行的。鑒于電子文件的特點，我國檔案學研究人員提出在電子文件的管理中應用“前端控制”理論，使檔案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，從文件生成起建立文件檔案，對重要的文件實現全程管理。檔案行政部門積極地應用“前端控制”理論對電子文件實行管理，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成、運行到歸檔管理，指定專人或專門機構負責。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，及時備份數據和對設備環境的備份，以保證電子文件歸檔的質量，電子文件生成用統一的專用軟件歸檔管理；已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格地制度和有效的技術措施保證其信息的原始性、真實性、完整性。長期保存的電子文件應與相同內容的紙質文件和拷貝一起歸檔，確保歸檔電子文件的完整性、有效性。在網絡上定期把符合歸檔要求的電子文件信息聯機傳送，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的載體上，脫機保存。具有保密要求的電子文件，必須有安全保密措施，上網時必須符合國家安全保密的有關規定，確保電子文件的安全。

（三）加強辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作。

做好辦公自動化系統和電子文件的安全防護工作，首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體，定期拷貝是保證磁性載體可靠性的行之有效的方法。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。二是要保證計算機網絡系統運行安全，可設置登錄限制，使用文件權限的限制，在一定的范圍內對服務器文件數據提供了保護。三是做好數據備份工作，保證信息安全。四是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在計算機系統安裝防病毒軟件和其它先進的防病毒措施，不允許隨使用外來的磁盤、光盤等，必須使用時嚴格地進行病毒檢測，確認安全方可使用。

參考文獻：

［1］蒙海理.電子文件對檔案工作的影響及紙質文件的共存［J］.西昌師范高等專科學校學報，2004，（3）.

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Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號：G270 文獻標識碼A 文章編號

引言：測繪與勘察專業電子文件作為建筑企業的數據核心有著其重要性和不可替代性。而近年來，我國的測繪與勘察專業電子文件檔案管理也是投入大量的財力和人力，也是希望能夠讓自己的核心數據能夠安全以及保密。而且，由于其電子文件的專業性以及形成的特性，在對電子文件的保護上又是有所不同的，不僅僅應該側重于計算機安全的保護，在本身的文件保護上也應該有所不同，不過，著都市這都擁有一個共同的目的，那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實用性和安全性，這對建筑企業來說也是有著重要的現實意義的。

1.測繪與勘察專業電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業電子文件檔案在整個檔案的管理的體系中有著其特殊的地位，同樣也有著其不一樣的性質，這不一樣的性質也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就對此作一個詳細的分析。

首先，測繪與勘察專業的電子文件對外部設備的依賴性很強。由于為電子文件檔案，所以最重要的那就是對計算機設備的依賴，也就是說計算機設備已經成為其電子檔案的不可分割的一部分，離開了計算機設備也就沒有了測繪與勘察專業電子文件的生存余地。

其次，測繪與勘察專業電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業電子文件是數字化的信息形態,，其存儲的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉移到另一種記錄載體上, 但是其內容卻沒有變化。

第三，測繪與勘察專業電子文件檔案的專業性。測繪與勘察專業電子文件主要用于記錄建筑企業在工程建筑上的一些極為機密以及對建筑工程息息相關的數據和資料，所以，記載的東西是對建筑工程的負責，所以是極其專業的。

第四，測繪與勘察專業電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說，計算機的設備這就制約著電子文件的安全，而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動，存儲載體不安全還有現在的計算機以及網絡本身的不安全構成的，這些都會讓測繪與勘察專業電子文件檔案沒有足夠的安全保護。

2.測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進行管理那么就應該從電子文件檔案的特性作為出發點，而對其進行探討分析，下面就從測繪與勘察專業電子文件檔案管理和維護的四個方面進行詳細的闡述。

2.1對測繪與勘察專業電子文件要保持良好的保管環境

保持良好的保管環境這主要是針對測繪與勘察專業的電子文件檔案的載體介質而實際采取實管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業電子文件檔案因為各種介質的損壞而使得無法讀出進行調用。實際采取的措施首先那就是應該將測繪與勘察專業的電子文件的保存介質盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環境應該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應該保持在35% ~ 45% 之間，最后要注意的就是要遠離熱源、酸堿等有害氣體和各種強磁場。另外還有應該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片，特別值得注意的那就是應該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業電子文件檔案的保管環境了。

2.2對測繪與勘察專業電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環境也應該做到對文件檔案的定期檢測，這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業的電子文件檔案進行不定期的機讀抽檢一次,而且要規定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當抽檢是如果發現記錄的光盤損壞或者出現了問題,那么應該利用備份的電子文件檔案盤及時拷貝,另外還有那就是在抽檢時同時要做好測繪與勘察專業電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此，隨著我國的計算機技術和設備的更新,在對測繪與勘察專業的電子文件的檔案在更新時也應該要做到記錄的載體與新設備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應該采取措施，也就是要做到不能讓測繪與勘察專業電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業電子文件檔案的維護

通過上文的測繪與勘察專業電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計算機是其運行的主要平臺，所以計算機的系統問題也就是對測繪與勘察專業電子文件檔案格式的讀取問題，要做到真正的維護，下面就從四個方面對這個格式的讀取問題的解決進行探討分析：

第一，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案的格式更新。這個最重要的目的為了防止測繪與勘察專業電子文件檔案的存儲媒體過時或者失效。這個具體的做法也就是將電子檔案內容從舊儲存媒體復制到新儲存媒體中，這樣能夠預防測繪與勘察專業電子文件檔案存儲媒體的可能損壞，但無法做到計算機系統和硬件的設備進步而帶來的問題。

第二，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案轉置。這個主要是解決其電子檔案管理系統軟硬件過時或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業電子文件檔案進行格式轉換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業程序也就是做到軟硬件改朝換代時,將電子檔案格式轉換,這就是測繪與勘察專業電子文件檔案的轉置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現有的計算機技術環境下,將電子文件檔案的數字資料恢復到其原始操作環境, 以呈現出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術,實際應用幾率不高。

第四，那就是對測繪與勘察專業電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進行儲存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結束語：總而言之，在對測繪與勘察專業電子文件檔案的管理上，主要那就是要安全為重。在以安全作為出發點而采取一些措施。另外，那就是測繪與勘察專業電子文件檔案管理不僅僅對企業的檔案部門來說，而且對于測繪與勘察專業電子文件形成部門來說都具有極其重要的現實意義。因此測繪與勘察專業電子文件的檔案部門在應該聯合公司的技術部門以及法律界和文件形成部門等各行各業人士密切相關的配合, 而做到加強測繪與勘察專業電子文件的檔案管理工作目的的同時, 還能夠確保測繪與勘察專業電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻。

參考資料：

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

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（一）統籌安排合理規劃

電子文件管理是一個系統工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優化軟硬件系統配置，處理好軟件系統服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統一標準

電子文件管理工作是一項長期開展的持續性工作，應落實領導責任，組織相關數量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續工作的質量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構，主要負責電子文件管理工作、系統設備升級維護、網站建設維護等；制定電子文件管理中著錄項目統一標準，數字化技術參數標準等。

（三）多方參與爭取合作

電子文件管理涉及社會的各行各業，應千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網絡利用優勢；發揮檔案學會等社會組織的作用；非重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業。

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隨著企業互聯網時代的到來，企業檔案數字化建設也隨即展開，并使電子文件更加廣泛應用普及，這些是企業經營活動、科研生產的原始數據，是企業科研生產、經營管理的重要基礎，能夠為企業的后續發展提供借鑒，尤其在新品的開發和研制上，因此必須對電子檔案加以很好的保護和充分的利用。

一、電子文件的定義及特點

電子文件是指在數字設備及環境下生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它與紙質文件相比，有如下特點：

1.電子文件不具備直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。而且有些電子檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，非人工識讀性與紙質文件有著本質的區別。

2.電子文件可直接在計算機上迅速地處理和傳遞。而且具有易復制、修改、刪除等特點，使檔案“原件”的概念變得難以確認。因此對其真實性，可靠性有更高的要求。

3.電子文件的瀏覽不受時間地點的限制，可實現資源網絡共享，利用更加方便快捷。

4.電子文件對保存環境的要求更高，如溫濕度，防塵，防磁，防震等。

二、電子文件的利用及保密

電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要和必要的，而同紙質檔案相比，它更加難以控制。全數字化的形態加大了日常維護的難度，在技術支持方面和人員素質方面有較高的要求。

（一）技術支持方面的問題

電子文件為需求人員提供便利的同時，也導致了一些不容忽視的問題。其具有的共享性、交互性、多樣性、開放性等特點，使其對軟硬件平臺的依賴性更強，對支持其運行的網絡系統的安全性要求更高。

1. 載體保護

首先要做好電子文件載體的軟件保護。電子文件的格式多種多樣，有文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、網頁文件、數據庫文件等等。如歸檔時不加以控制，在以后相當長時間內，也許能夠讀取它們的軟件不再使用，就不能保證其可讀性。因電子技術更新很快，對歸檔的電子文件就要規范幾種常用的少量的文件格式，用幾種通用性較強的軟件讀取，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。另外，要做好電子文件載體的物理保護。要盡可能防止電子文件載體劃擦記錄涂層，避免擠壓，遠離強磁場，與有害氣體隔離等。

2.信息保護

企業檔案是屬于商業秘密的范疇，是企業核心競爭力的保障。為了防止企業檔案信息被竊取、刪除和修改，通過簽署確認、設置密碼、身份驗證、安裝殺毒軟件、服務器備份等保護措施，對電子文件的真實性，儲存安全性，防范非法訪問和病毒侵害都有很好的保護作用。（1）防止修改。將電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。（2）簽署確認。由于電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，電子文件的原始記錄性和憑證作用將不再確定，因此需要對歸檔的電子文件進行電子數碼簽名封簽認證。只要數據未發生改變，則簽名信息依然存在。數字簽名技術是被公認可靠的，被法律界所承認的。（3）設置權限。根據業務職能的需求，設置不同操作權限。有管理級用戶、業務級用戶和瀏覽級用戶。各級用戶不能超越自己的管轄范圍。用戶在利用時，要特別注意不要泄密。（4）防病毒系統。安裝殺毒軟件，定期進行病毒的檢測和清除。（5）數據備份。有條件的話，應實現異地備份。即備份服務器與被備份服務器安裝在不同房間，以防止因火災、水災、高壓電等災難造成同一房間內的所有服務器同時損壞。條件允許的情況下，應實現雙機熱備。如果實現雙機熱備存在困難，則必須利用數據庫和操作系統的維護計劃功能實現自動備份。

3．復制保護

由于電子環境日新月異，存貯介質會老化，落后，電子數據格式要定期升級和更換，即在不同軟、硬件上進行復制，防止數據丟失和損壞。

（二）人員素質方面的問題

為適應檔案數字化管理模式，要不斷提高檔案人員素質，要有一支具有高素質的專業化知識、并能熟練地運用高科技手段處理企業電子檔案的人才隊伍。

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計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結

綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■

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隨著信息技術快速發展，電子文件與電子檔案大量產生。由于電子文件的某些性質與傳統文件有著很大區別，對電子文件歸檔后產生的電子檔案管理也有很大影響，因此有必要對電子文件真實與完整性進行分析。以下將結合筆者工作經驗來闡述電子文件真實與完險管理。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。①

1.2 電子文件對檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價值的文件，還應包括該文件讀取軟件甚至操作系統。

2 電子文件真實與完險

電子文件管理中最致命的問題、最根本的風險就是真實性、完整性受到破壞，這是需要管理者動用一切辦法加以防范的，以下是真實性與完整性這兩種主要風險。

2.1 電子文件的真實風險

電子文件若真實性受損，就無法客觀地反映原始事實，也就會失去利用價值。目前，這樣的實例很多，比如，加拿大調查委員會對加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽證會。調查委員會要求查看國防行動中心一個數據庫中文件運行記錄。在查看該文件運行記錄時，委員會發現了許多異常情況，如空白信件、漏號或重號等。調查委員會認為這些記錄不可靠，不能用于當時進行調查，也不能向未來研究人員提供利用。電子文件不真實具體表現包括：(1)文件是偽造的，即用戶身份不真實；(2)無法證明電子文件未經改動，即無法排除文件不真實的可能性。主要原因在于系統沒有生成、獲取文件的背景信息。

2.2 電子文件的完險

電子文件完整性風險主要表現在應該歸檔保存的電子文件數量殘缺不全或是文件構成要素不完整。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全文件留給后人是支離破碎的社會記憶，會對電子文件利用帶來很大障礙，也會嚴重影響電子文件應有價值。在電子環境下，介質脆弱，技術過時以及系統特性都會影響電子文件完整性。

3 影響電子文件真實與完險的因素分析

一般說來，影響 電子文件真實與完險主要有：(1)管理風險電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個階段，都與機構管理密不可分。管理機制不完善，或由于人的主觀性、難以規范性和不確定性，都可能會威脅到文件的真實與完整。例如由于文件管理知識缺乏，可能使文件重要構成要素和文件系列沒有保存齊全；操作失誤；主觀或無意的內容或形式改變；網絡攻擊或電子欺詐行為對文件造成的非法變更與摧毀；人為因素引起保管環境惡變而對電子文件載體產生破壞；管理規范缺乏和人為疏忽造成數據缺乏備份、備份媒體選擇不當和沒有異地備份等；以及本章第一節中探討影響電子文件真實與完整的其他人為因素等，都是由于管理不當導致的風險。(2)信息技術風險電子文件形成和存在依賴于信息技術和設備，信息技術的不穩定也會使電子文件真實與完整面臨風險。基礎設施風險。基礎設施包括硬件、系統軟件、網絡及機房等。缺乏信息技術基礎設施應具有的基本條件，如硬件軟件性能欠缺穩定性、安全性、容錯性、可靠性與可維護性等，都會對電子文件真實與完整構成威脅；系統空間容量不足；備份過程、數據傳輸過程欠缺安全保護措施及準確性；系統功能對電子文件真實完整性需求的滿足程度不夠；機房的交流電源、備用電源設施及安全保護措施不當等等，都有可能導致電子文件信息變更與丟失。數據管理風險。電子文件數據本身具有極大不穩定性，這與電子文件內容與載體可分離性、載體不固定性以及技術壽命有限等因素相關。為保證文件內容持久可讀，必須對電子文件定期遷移。在遷移過程中，文件信息有丟失和受損的風險。許多部門由于忽視了數據的不穩定性，未對其采取相應保護措施，由此造成的損失無法彌補。(3)固有風險在對電子文件管理中，總會有一些不可抗拒因素導致文件真實完整性受損。由這些不可抗因素引起的風險，稱為固有風險。例如不可抵抗的自然災害(如火災、水災、地震等)與意外災禍(如失竊、鼠災等)，惡劣環境(如強光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場等)帶來的影響等，都會導致文件損毀。電子文件整個生命周期各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲、處理、保存與利用等等)中，任何一個環節出現問題，都可能嚴重影響電子文件的真實與完整。

4 電子文件真實與完整的風險管理策略

4.1 對電子文件管理流程加以優化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相關管理活動有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復制和模擬，而應根據電子文件技術特點，利用計算機系統高效處理數據、一次輸入多次輸出、可并行作業等優勢，構建更為科學高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。相比手工管理流程，電子文件管理流程內容，以及組成流程各項管理活動開展時間、承擔者相互關系都有變化。在內容上，有些管理活動需要增加，如確定文件存儲格式、確定文件存儲位置等；有些管理活動被簡化，如實體整理、分發；另外一些則變得復雜，如鑒定工作中增加了技術鑒定內容，錄入范圍擴大等。在電子文件管理活動開展時間上，有些活動提前，如歸檔、鑒定、分類、錄入等提前到文件形成階段就開始；與此同時，著錄、鑒定等延伸到整個文件生命周期。

在電子文件檔案工作管理人員中，除了檔案人員、文件形成者之外，信息技術人員、計算機系統人員成為電子文件管理隊伍新成員。信息技術人員負責技術鑒定、遷移、備份等技術管理工作；如果設計和使用得當，文件系統可以完成和參與許多公務性、重復性的工作任務，如文件分發、鑒定、歸檔、錄入、跟蹤、統計等，使之自動化。在文件管理之間相互關系上，手工條件基本上是依次開展、順序銜接、相互獨立管理，而在電子環境中則逐漸變得同時開展、相互交叉、部分內容合成，從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自動記錄到錄入數據庫中，從而導致錄入同其他文件管理的集成。各單位應綜合考察業務、技術、制度、標準、人員、文化等多個要素，通過合并、削減、前置、并行、自動化等手段，優化設計電子文件管理流程，并將電子文件管理流程的優化納入機構業務流程整體優化之中。

4.2 以電子文件管理軟件為中心實施管理

電子文件技術特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統，而最后解決途徑也都要歸結到系統設計上。在電子文件管理體系中，管理系統(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統管理對電子文件而言是不可想象的。設計合理的電子文件管理系統是相關管理制度、標準、方法的執行者，是電子文件管理活動重要的承擔者，是全程管理、前端控制和流程優化的根本保證。承擔電子文件管理功能的系統-主要由兩部分組成：形成電子文件業務系統和獨立電子文件管理系統。業務系統負責生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統，電子文件管理系統負責適時獲取、采集電子文件并保證其長期真實、完整、可讀、可用。這兩個系統之間應該有數據接口，以保障數據順暢、無損傳遞。當然，有些業務系統包括功能相對齊備的文件、檔案管理模塊，不過一般只能管理本系統產生的電子文件，而專業的電子文件管理系統則能綜合管理多種電子文件。近年來電子文件管理軟件的功能需求一直是國際關注熱點，對于文件系統開發的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題一條重要措施。獨立的電子文件管理系統應該具備一般功能包括獲取(歸檔)、分類、鑒定與處置、錄入(數據管理)、存儲與保護、檢索與利用、安全與存取權限控制、日志、審計、報表設計及制作等。

4.3 采用基于職能的管理方法

職能是機構對于社會承擔的主要職責，它包括完成一定目標的多項工作。有時多個部門聯合執行某項職能，有時不同部門在職能中交叉。機構承擔的職能相對穩定，而組織結構和部門設置則相對靈活多變。文件是機構履行職能記錄，職能類別是判斷文件類別的依據，職能重要程度是決定文件重要程度的依據，按照職能分類體系組織文件，可以充分反映文件的來源聯系，說明其來龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎組織文件信息提供利用，是檔案管理中極富特色的專業方法，為多個國家所采納，并被國際標準IS015489確認，在電子文件管理中也應該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統設計過程所必須開展的工作內容。以上要點的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件，僅有科學方法是不夠的，還要構建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內的全面管理體系。

5 結論

因此，我們必須在對電子文件管理流程加以優化、以電子文件管理軟件為中心實施管理、采用基于職能的管理方法等思想指導下，積極、慎重地應用較為先進與成熟的信息技術手段，監視電子文件生命周期全過程，抑制風險因子，通過監控、記錄和審計與電子文件有關的一切活動，防止其不被修改、替代或破壞。同時，對電子文件生命周期每一階段、每一環節，都要建立相應管理措施加以防范和制約，形成一個不間斷的連續管理系統，以確保電子文件真實與完整。

注釋：

① 出自國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894―2002)[S].

參考文獻：

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一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎

一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發展，加強檔案信息系統研發，將數字檔案室建設作為企業信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統”納入“信息化應用系統”統一籌劃開發，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現了檔案管理系統和電力企業業務系統的集成，基本形成了較為完整規范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現有系統，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環節應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發檔案掛接、統計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統的整體掛接和查閱利用，充分發揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現了檔案資源的集中管理。根據信息系統的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開

首先，領導重視為各項工作的有序開展創造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業各項工作同布置、同落實；每年印發《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業務主管部門、市檔案局業務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統檔案的管理現狀、檔案信息系統建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。

其次，強化指導監督。數字檔案室建設涉及企業多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環節進行監控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統計標識密級文件，從源頭上區分檔案數據的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規定以及全市“十二五”檔案事業發展目標中關于國有企業全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規范和相關標準，規范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規定，統一工作標準，明確發展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規范電子文件管理的制度；形成“信息系統內查閱電子檔案的方式”，對信息系統內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規定查閱范圍，科學設定利用權限，規范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續發展

一是強化統籌規劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統相比發生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統、檔案數據庫管理系統；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統和多媒體技術等的發展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現機關檔案工作從文件收發、歸檔整理到電子存儲等多環節檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環境；要遵循統籌開發的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統的特殊性和專業性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。

三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發生改變，其工作模式與傳統工作相比也發生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業的檔案業務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻

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一 電子文件的定義及特點

電子文件的定義

電子文件是人們為了某一目的，在計算機上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質文件存在著很大的區別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點。

電子文件的特點

1．應用發展的階段性。

辦公自動化的應用是不斷發展變化的過程。設備的規模不斷擴大，例如一些單位的計算機網絡，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網，發展到現在的數百臺終端的大型網絡，甚至連接成國際網，處理的業務也由點發展到面，幾乎覆蓋了辦公業務的全部流程。在不同的應用發展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計算機只起打字機作用）、輔電子文件（紙質文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質形式的電子文件）。

2．設備依賴性。

離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計算機幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，而信息形態無任何變化。于是很難象紙質文件那樣確定哪個是“原件”。這個性質直接影響到如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運轉、歸檔過程中文件內容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，使得其組成和結構要比紙質文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實體歸檔的可能性。

不論電子文件實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網絡毀壞，電子文件就可能永遠丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數據的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運作過程產生的人員和機構等方面的信息，對于普通紙質文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報批簽署等背景性內容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會直接影響電子文件的憑證作用或價值。元數據是指構成電子文件數據的數據，系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據。元數據由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數據被丟失或破壞，電子文件原始的形態就會改變，甚至會失去可讀性，可見保證背景信息和元數據的完整與正確是至關重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質采取措施。

二、電子文件的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事務的出現，使檔案的生成方式發生很大的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統的提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機的提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內容和電子文件之間的關系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實、完整，要系統地反映工作的過程和結果，電子文件的歸檔應由形成者進行整理并編制歸檔說明，經有關領導審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應協助電子文件形成者或承辦者進行整理，同時對歸檔的電子文件進行檢查、檢測、驗收。歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據了解，在很多辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經發現，一些部門的電于文件管理不嚴密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲器的容量問題，使新產生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時才考慮就已經無法挽回了，下面對一些主要問題進行分析介紹。

（一）網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴展、數量急劇增加，最主要的原因就是計算機網絡化的快速發展。計算機網絡的發展在短短幾年中就深入到世界的各個角落，可以想象，網上的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。我國政府上網工程也已經啟動，1999年各個部委開始在互聯網絡中建立正式站點和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會陸續進入互聯網絡，網絡化帶來的突出問題是，多數辦公自動化網絡的建設沒有檔案部門參加，而多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網絡中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會少，例如從安全方面看，據計算機安全專家的調查，約有10％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行3年后從未發現過病毒的網絡只剩約10％；而接入互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術使電子文件的技術環境及存儲結構更加復雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標準化程度還比較高，而且技術環境的復雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復雜的多種信息的混合物。例如，為適應辦公習慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點或不同的數據庫中。又由于技術更新太快，非標準信息必然增多，使電子文件離開了特殊環境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實性。

實際工作中，影響電子文件真實性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規范的程序化管理；收集電子文件時，忽略采集背景信息和元數據；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數電子文件與其相對應的紙質文件之間未建立統一的管理方法；還有部分電子文件已實現無紙化，只對其進行了邏輯歸檔；存儲電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實性的技術過于復雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關來確定的，例如紙質文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應的法律認定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時制定法律認定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的。鑒于電子文件的特點，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現了電子文件與紙質文件的統一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設計中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境，相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其信息的原始性、真實性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上；具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的規定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴禁上開放的網絡。

（二）相關標準的制定

由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統計等方面作出較細致的規定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統方法集中到一個檔案館，會產生許多難以解決的問題，如頻繁的設備更新耗費大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網絡上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進行，會降低效率、增加成本和產生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產生它的部門時，應由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”此方法被稱為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認可，但在一些分布式的辦公自動化網絡中，對電子文件的實時歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時改變結構，脫離原來的軟、硬件環境，以便長久保管

 針對電子文件的設備依賴性，一些國家采取了相應措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項目的開發。該工具軟件包將數據庫文件以展開方式存儲，由于去掉了原數據庫復雜的索引結構，使電子文件保管時不再受原數據庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數據庫的邏輯結構。 

我國目前還未發現采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復雜，用一個軟件包對多種數據庫的電子文件進行展開處理非常困難。另外，被展開存儲的電子文件，能否不改變地恢復成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經大量產生，不少國家對此問題作了規定，一般是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規定，符合國家規定的管理程序產生的電子文件具有憑證作用。不過在實際案例的操作中，并不是所有的法庭都認可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規定。實際上是把這個問題包含在計算機信息系統的整體法律認定上，例如，具有法人資格部門的計算機系統產生的電子文件記錄應當對該部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也是采用了這種對策。看來，這個問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術措施才行。 

（六）對電子文件真實性問題的解決

由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以為保證電子文件的真實性要采取專門技術措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發處理，還有的辦公自動化網絡中，可自動對每份電子文件的修改，存取，傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

五、結論

檔案的電子化管理，檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮出它應有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經引起了很多檔案工作者的重視，有關的研究工作正在逐步深入進行，相信將會有更多的經驗產生。

   

參考文獻：

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Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.

Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture

在知識經濟時代，檔案信息化技術管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發展中具有越來越重要的作用。如今現代的信息化技術為檔案管理的發展提供了強大的技術支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業整體的工作效率。企業檔案管理工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。現代化企業檔案管理制度的本身，應使企業檔案管理工作緊貼企業的需求，對外滿足企業市場競爭的需求，對內滿足企業制度創新、技術創新和企業文化的需求。

檔案管理應用信息化技術的優點：與紙質的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的企業檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，具有很強的穩定性。一般在監理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監理單位或某個工程的單位業績、工程獎項，只能靠翻閱這些紙質檔案或一些實物獎狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。

檔案管理應用信息化技術需要注意的問題：要保證檔案管理系統的網絡安全性。電子化檔案信息通過計算機網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，需要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸的過程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴格的身份證和權限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統、備份與恢復系統等安全措施。

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1、電子文件檔案管理系統的主要優勢以及特點

1.1提高了辦公效率。傳統的文件檔案管理工作需要復雜的工作手續，這主要表現在工作人員很難進行文件檔案的編號，而且效率非常低。若要查找相關的文件檔案也是非常的復雜，需要在文件檔案管理室進行復雜的檢索，查找一份文件檔案需要非常長的時間[2]。而電子文件檔案管理系統可以對文件檔案進行快速的掃描，并將其儲存到硬盤中，調取相關文件檔案時只需要簡單的檢索便可以查看相應的文件檔案。1.2便于文件檔案進行補漏增缺。文件檔案并不是一成不變的，在較長時間的發展過程中文件檔案的信息會發生一定程度的改變，如果采用傳統的文件檔案管理工作的話就需要將卷宗打開并重新制作，這樣的話會導致分類規律發生較大的改變，不利于日后進行相關文件檔案的檢索。而電子文件檔案管理工作則只需要重新掃描就可以繼續存檔，檢索時仍然很簡單。1.3有利于保持文件檔案的原始狀態。傳統的文件檔案管理工作中需要將文件裁剪成統一的模式，這樣做的目的是保證文件檔案的美觀性，為了將文件檔案整齊的存放[3]，在裁剪過程中就容易出現對原始文件檔案的損壞。而電子文件檔案管理工作不需要手工對文件檔案進行裁剪，只需要進行掃描就可以進行存檔。1.4有利于文件檔案的信息保密。傳統的文件檔案管理工作中將全部的信息歸納在卷宗之中，人們若是查找卷宗中的某一部分資料便可以查看到卷宗中的剩余資料，這將泄露文件檔案的信息。而電子文件檔案管理工作是將卷宗中的各個部分隔離的，人們查找相關文件檔案不會查看到該卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件檔案的信息交流與共享。傳統的文件檔案管理工作是將卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地區的人們想要調取相關的文件檔案資料是非常麻煩的[4]。而電子文件檔案管理工作是將文件檔案的信息存放在電腦的硬盤之中，1.6有利于文件檔案管理一體化的實現。傳統的文件檔案管理的各個部分的工作是分開的，這樣浪費了大量的工作時間，無法得到較高的工作效率。而電子文件檔案管理工作可以將文件檔案管理的各個工作有效的結合在一起，使得文件檔案的管理更加快速有效。

2、電子文件檔案管理系統的設計與實現

電子文件檔案管理系統能夠較好的保存文件，所以電子文件檔案管理系統在現今得到了較多的應用，下面將詳述電子文件檔案管理系統的設計與實現。2.1管理流程設計。電子文件檔案管理系統的管理流程是非常重要的，系統內部的工作人員需要進行文件收集、檔案鑒定、檔案整理以及案卷編目等工作。那么電子文件檔案管理系統的內部人員就要嚴格按照檔案管理工作的先后順序，首先就是收集檔案資料，然后鑒定檔案資料的真偽，再就是整理文件檔案的內容；最后才是對文件檔案進行編目。電子文件檔案管理一定要按照流程進行，如果沒有嚴格按照流程進行就有可能會使得電子文件檔案的準確性降低。為了預防非法用戶進入電子文件檔案管理系統或者保護電子文件檔案管理系統中的數據安全就要進行防毒及殺毒的操作，這樣不僅可以保證電子文件檔案管理系統內部數據的安全性，而且還可以保護用戶電腦的安全性。2.2業務流程設計。電子文件檔案管理系統的業務流程包括電子文件檔案的收集、電子文件檔案的鑒定以及電子文件檔案的整理，這三個業務需要內部人員的合作才能夠有效的完成。在電子文件檔案的收集階段要利用辦公自動化系統對工作人員的日常工作進行電子文件歸檔，然后按照電子文件檔案的內容來統計資料，完成上述任務后就要對電子文件檔案進行歸檔[5]。電子文件檔案的鑒定過程中工作人員要判斷電子文件檔案的價值，對于沒有保存價值的文件檔案予以銷毀以此來節省電子文件檔案管理系統的存儲空間。電子文件檔案的整理則需要工作人員對有價值的電子文件檔案進行長時間的保管，并定期查看文件檔案是否損壞。電子文件檔案管理系統主要是利用計算機技術和文件檔案管理技術來進行的，為了更好的完善電子文件檔案管理系統就要不斷的創新其系統設計，這樣才能夠使得電子文件檔案管理系統更加完善。

作者：陳德紅 單位：遼河農墾管理區安監局

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電力在我國的城市建設和經濟發展過程中扮演著極其重要的角色，我們必須要著重發展電力資源，從而為經濟建設提供源源不斷的發展動力。因此如何完善對電力公司的檔案管理，正確的利用電子文件記錄電力公司的應用流程，成為電力行業發展的一個急需解決的問題。電力公司不斷的對檔案管理中電子文件的應用做出改革，利用現代信息技術和科學網絡技術對電力單位檔案管理工作實施新的條例。檔案管理逐漸轉向電子文件應用方面，主要利用數字化和信息化來對檔案進行集中管理。下面主要對檔案管理中電子文件的應用流程作出分析。

1電子文件收集

我們在創建電力公司的檔案管理過程中，要充分利用信息化時代帶來的電子文件檔案管理應用功能。首先應在平時的管理工作中，對日常的電子文件進行收集積累。每當電力公司完成一項任務或者是企業發展走向一個新的領域時，要及時的將發展過程中的經驗保存下來。這種檔案管理主要是利用電子文件進行實時收集。在平常的管理工作中大多管理者會使用電腦等信息化設備來對電力公司的日常任務做出規范，對未來的發展方向做出有效引導。而這些信息的發出全部是依靠電子文件進行操作，電子文件成為傳播的載體。因此我們在進行檔案管理中，首先要及時的對檔案的電子文件進行收集。將其他格式的電子文件載體轉化為檔案管理中的電子化信息元素，確保檔案管理中的電子文件不遺漏，不遺失，保障檔案管理的安全性。電子文件在整個電力公司檔案管理發展過程中的作用不可忽視，我們必須要加強電子文件收集能力。

2電子文件初步鑒定

電力公司的檔案都是一些較為精密的電力數據和電力統計，我們在進行電子文件初步鑒定時必須認真鑒定電子文件的真實性和正確性。確保電子文件要符合電力公司的數據信息發展規律。首先要確保電子文件的內容和平時電力公司的基礎數據完全吻合，完全是對以前的發展過程中電子文件進行的復制歸檔。要使電子文件的內容結構和背景信息與原始信息進行初步鑒定，確認與形成的原始狀況保持一致。電子文件的真實性得到證明之后，我們要開始鑒訂電子文件的完整性。一個不完整的電子文件不能有效的說明電力公司的發展軌跡，無法使電力公司的發展狀況用數據表達出來。因此一定要對電子文件的完整性進行鑒定，確保電子文件的可靠性。最后還要鑒定電子文件的有效性。檔案管理中一定要存在檔案人個人資料，以便確保檔案的有效性。檔案管理需要的是還原真實的原始材料，建立完善的管理技術系統。我們要致力于電子文件的正確鑒定，使電力公司能在以后的發展中正確調用電子文件檔案。

3電子文件存檔

電子文件存檔是電力公司單位檔案工作的重要內容，促使電力公司的檔案管理得以健康發展。電子文件存檔主要包括文本型電子文件存檔，音頻型電子文件存檔和圖像型電子文件存檔，這三種方式的電子文件存檔是電力公司目前主要的存檔方式。下面我們主要對電子文件存檔工作作出分析。

3.1文本型電子文件存檔

文本型電子文件是電力公司檔案存檔的主要方式，在檔案管理中起著重要作用。隨著計算機的迅速發展，越來越多的電力公司開始利用計算機的快捷性原理，編寫文本文件來進行檔案收集和存檔工作。文本型電子文件就是利用數字，文字和符號表達式的綜合運用，從而形成一個完整的文本文檔，然后文本文檔進行分類整理。在電腦網盤上選擇一個存放電子文件的系統盤，并將企業重命名為檔案的主要標題。然后再在主目錄里設置各種分目錄，開始將對應的文本型電子文件存放到相應目錄中。文本型電子文件存檔后，越來越多的應用型數據會被存入到大型數據庫當中。文本型電子文件存檔是目前檔案管理最常用的一種方式，因此我們必須要加強對電力公司電子文件存檔的管理。

3.2音頻型電子文件存檔

音頻型電子文件是以聲音和視頻等方式來記錄各種信息的電子文件檔案。電力公司在管理和施工活動中，經常會利用各種出聲音文件和視頻文件對員工進行培訓。這種電子文件具有更加直觀和真實的感覺，具有極其強大的說服力。音頻型電子文件的存檔要遵循嚴格的存檔規范，不能將不完整的聲音文件和視頻文件存檔到檔案中。因為隨著電力公司的發展可能會導致檔案管理過程中，一些人會利用職務之便，隨意改造個人檔案。從而對電力公司的檔案管理造成損害。音頻型電子文件的存檔最后要將不同的電子文件進行分類，同時對每個音頻進行編號。按照編號的順序進行電子檔案存檔，將整理好的電子文件集中拷貝到U盤或者是電腦盤中，然后將其存檔到檔案。同時也要對電子檔案進行多次保存，確保電力公司不會因為數據丟失而造成巨大損失。音頻型電子文件在電力公司檔案管理也使用的較為廣泛，我們要開始加強音頻操作基礎知識。

3.3圖像型電子文件存檔

圖像型電子文件的存檔和音頻型電子文件的存檔有著很大的相似度，都是利用特殊的載體來記錄各種信息的電子檔案。電力公司在平時的管理中，要把平時的圖像利用信息化設備儲存下來。圖像文件能使調用者直觀地了解檔案中的數據信息，從而迅速完成檔案查詢。要對圖像進行時間順序編號，在不同的圖像下方添加備注，以便后來的調用查閱。隨著手機的廣泛應用，越來越多電力公司職員開始利用手機進行保存數據。他們在平時往往是往往習慣使用手機對平時的檔案進行拍照，然后上傳到個人空間像冊。這種圖像會在他們的個人設備上長久的保存下去。因此這種文件存檔方式穩定性也極高。圖像對于加強圖像電子文件的發展也尤為重要，促進了電力公司的檔案管理工作。

4電子文件的檔案審核

電子文件存檔后，已經形成了一個完整的電子檔案。電力公司往往會將檔案歸納總結，全部核定封裝成為公司的檔案手冊。在最后的管理工作中，歸檔單位要嚴格按照歸檔的項目類型對其檔案進行鑒定與檢查。這是檔案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部門審核合格后才會將檔案投入使用。如果各部門發現檔案內容和格式中還存在錯誤，要及時的與相關部門進行溝通。最后審核合格后將檔案上交給管理工作的領導。領導再次進行核查，如若無誤后，將審核結果填入歸納檔案中。這是電子文件投入使用的最后一個步驟，只有在這一過程驗收合格后，才能將電子文件轉化為電子檔案。電子文件的檔案審核工作在電子文件的檔案管理中起著最后的決定性因素，我們一定要重視電子文件的檔案審核工作。

5結束語

電子文件具有極其強大的快捷性和穩定性，電子文件的使用對于檔案管理工作的實施起著關鍵性作用。電力公司可依靠計算機技術對電子文件進行分類總結，從而提取符合電力公司發展的文件。在檔案管理過程中，要尤其重視各種電子文件的應用流程，處理好各種電子文件間的關系，確保電力公司能夠建立完善的檔案管理制度。

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我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。

1.1 電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。

1.2 電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。

1.3 電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。

1.4 對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。

2 實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。

2.1 對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。

2.2 明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。

2.3 普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。

2.4 在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。

2.5 提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。