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退休人員管理是我國經濟發展初期國企辦社會職能的表現形式之一，隨著市場經濟改革的不斷深入已經逐漸成為國企轉型升級的制約。2019年，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于國有企業退休人員社會化管理的指導意見》，在全國范圍內推行國企退休人員社會化管理，退休人員人事檔案同步移交。

(一)助力國企職能定位轉變

我國的國有企業在其發展過程中曾經承擔了大量的公共性職能，除了需要完成生產任務、實現盈利目標外，還具有退休人員管理，國企辦教育、國企辦醫療，職工宿舍物業與水、電、氣、消防安全管理等五方面的職能，導致企業負擔過重，嚴重拖累了生產效率。剝離企業辦社會職能是國有企業改革的核心。目前，國企職工住宅家屬區“三供一業”與教育、醫療職能移交改革已經基本完成，推進國企退休人員社會化管理是深化國有企業改革的重要課題，有助于理順政府與國企的職責界限，使國企從公共性職能中解放出來，集中精力專注主營業務，提高市場競爭力。

(二)提高檔案管理服務水平

國有企業檔案管理部門并不是專業化的檔案管理機構，由于各企業管轄的自身退休人員人事檔案數量較少，聘任專職檔案管理員人力成本較高，導致許多企業并不能從“按崗選人”的原則出發，而是選擇讓不具有檔案專業背景的其他崗位人員兼職做檔案管理工作，或者將檔案管理崗位作為安置年齡較大、因病退居二線人員的“照顧性”崗位，由此造成從業人員業務素質不高，缺乏必要的上崗培訓與繼續教育，無法適應新時代國企退休人員人事檔案管理的要求。此外，由于檔案管理工作并非企業的盈利增長點，許多企業高管對檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏更新檔案管理設施設備的動力，一些企業的檔案室都未能按要求配備除濕機和防火器材等，造成紙質檔案霉變破損，檔案的保管存在安全隱患。國企退休人員人事檔案實行社會化管理可以有效地改善這種現實情況。政府部門對轄區內的所有國企退休人員人事檔案進行集中管理，管理規模與檔案總量遠超以前單個企業管轄的體量，有助于形成規模效應，還可以利用采購談判低價采購設備與耗材，有效降低成本。檔案管理人員分工協作、各司其職，一方面攤低了每份退休人員人事檔案管理的人工成本；另一方面也有助于組織規范化的檔案業務培訓，優化績效考核方案，通過交流協作營造工作人員之間比、學、趕、超的良性競爭氛圍。

(三)保障企業退休人員利益

由于退休審批需要人事檔案材料佐證，職工到達法定退休年齡、辦理退休手續的時間節點是企業人事檔案的高峰利用期。很多人誤以為國企人事檔案在人員退休審批結束后就毫無用處了，但實際上退休人員人事檔案的利用范圍涵蓋了政審佐證、繼承權確認、社會保障權利證明等方面，對人事檔案整理與審核水平有較高的要求。根據有關學者的統計，國企退休人員人事檔案的利用機構(人)中，社會保障部門占比最大。換言之，在國企退休人員人事檔案社會化轉型之后，社會保障部門(退管經辦機構)既是檔案的管理機構，也是利用檔案頻率最高的機構，有助于社會保障部門(退管經辦機構)從檔案用途的角度出發，深入剖析入檔材料的必要性與重要性，適時調整檔案類目，重塑管理流程，使國企退休人員人事檔案管理工作更好地為檔案利用服務，從而有效保障國企退休人員的合法權益。

二、國企退休人員人事檔案移交可行性

國企退休人員人事檔案移交社會化管理工作時間緊、任務重，管理模式變動大，涉及國企退休人員人數眾多。在退休人員人事檔案移交過程中，國企和人事檔案接收機構要以“送出去”“迎進來”的姿態，主動銜接，熱情服務，打消國企退休人員的顧慮。

(一)做好政策宣傳與咨詢服務工作

國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理離不開國企退休人員的理解和支持。由于國企退休人員人事檔案管理的模式運行已久，許多退休人員不理解改革的動因，容易產生檔案移交實行社會化管理可能會影響退休人員待遇的擔憂。政策宣傳與咨詢服務可以幫助國企退休人員充分了解實施退休人員人事檔案社會化管理的優點，使他們明白退休人員人事檔案移交的步驟流程與方式方法，有助于提高退休人員對人事檔案移交工作的配合度與接受度。同時，國企退休人員人事檔案移交實施社會化管理也是一次促進檔案業務“供給側”與“需求側”交流融合的改革契機，政策宣傳過程中能夠收集到大量國企退休人員的意見建議，也可以為檔案管理部門改進服務質量提供思路和依據，進而有助于促進由“政府、群眾、檔案”新型三元互動模式取代傳統的“政府、檔案”二元互動模式，有效提高行政效率。

(二)制定科學合理的移交方案

在實施國企退休人員人事檔案社會化轉型之前，由于國企退休人員人事檔案是由企業自行管理的，導致人事檔案管理的質量參差不齊，檔案接收機構對各個國企的檔案管理情況的掌握也不夠全面。因此，在開展國企退休人員人事檔案移交工作之前，檔案接收機構需要開展調研和溝通銜接，摸排底數，列出責任清單，明確目標任務。要積極了解掌握各移交企業退休人員人事檔案管理的現狀，依據移交人事檔案的總量、行業類別、社保歸屬地等進行歸納分類，制定下發具有可操作性的移交方案，按照先易后難、分類分批原則，明確移交所需材料、經辦流程、時間安排。還要認真開展政策培訓，組織重點國企人事檔案管理人員召開政策宣講會，提高國企檔案移交工作人員的業務經辦能力。同時按照時間表倒排工作，掌握進度，限時完成，保證國企退休人員人事檔案社會化管理改革有條不紊、忙而不亂。

(三)簡化檔案移交流程

檔案接收機構接收到國企退休人員人事檔案以后，要將信息同步共享到街道(社區)，同時開展人事檔案信息化加工。要暢通移交業務流程，在移交過程中，檔案直接在國企與檔案接收機構之間進行流轉，企業退休人員本人不用辦理任何手續，只需在接到社區通知后到社區報到并確認相關信息。

(四)加強檔案移交中的過程控制

為保質保量完成國企退休人員人事檔案移交任務，檔案管理部門應及時落實國企退休人員人事檔案移交考核的口徑、指標、工作要求，實施風險防范預案，對檔案移交接收工作認真進行查漏補缺。一是建立通報機制，對考核范圍中的重點企業形成移交情況進度報表，定期通報情況；二是建立督查機制，對各檔案接收機構按行政區劃歸屬進行工作督查，加強溝通，及時指導。

(五)設置過渡期，確保平穩移交

國有企業涉及的行業范圍廣泛，由于主管單位不一，往往遵循不同的檔案管理規范，實行統一管理難度較大。國企退休人員人事檔案管理的社會化轉型打通了檔案管理的前后端，促使各企業按照統一的標準及時歸檔、合理組卷、規范裝訂，并要求涉及檔案移交的相關國有企業在過渡期內保持一定力量協助檔案接收機構做好企業退休人員人事檔案社會化管理服務的協調工作，如有檔案材料缺失需按規定進行補充或提供情況說明，以免因“三不管”與相互推諉損害退休人員的利益。

三、國企退休人員人事檔案日常業務改革

檔案移交只是國企退休人員人事檔案社會化轉型的第一步。社會保障部門(退管經辦機構)成為國企退休人員人事檔案的管理部門之后，日常為企業退休人員提供檔案整理、查詢、調動、出具證明等服務，需以“就近辦、簡化辦、網上辦”為要求，推進窗口服務工作標準化、規范化、制度化建設，不斷提升企業退休人員的滿意度。

(一)流程再造

傳統的檔案政務服務模式以檔案服務機關的職能為中心，檔案管理人員具有資源優勢與政務權利，容易滋生官本位思想。隨著行政體制改革向縱深推進，傳統的檔案政務服務模式已經無法適應新時代社會經濟發展的要求。近年來，“一窗受理”成為政務服務領域的熱點名詞。由于辦事窗口是政府向群眾提供面對面服務的場所，可以在很大程度上影響群眾的滿意度。因此許多政府機構對外辦事部門都以方便群眾辦事為目標，將原本的各分項業務辦理窗口統一歸并為綜合窗口。比如，由具有檔案管理職能的業務部門對綜合窗口工作人員進行業務培訓，使每一個綜合窗口都可以經辦國企退休人員人事檔案業務。另外，安排領導干部輪流到辦事大廳值周，負責向前來辦事的外來人員提供引導、政策解釋、陪跑服務；實行窗口工作人員錯時上下班制度，實行中午時段窗口對外辦公，最大限度減少辦事人員等候的時間等，這些都是提高檔案服務質量的有益嘗試。當然，“一窗受理”不應僅僅拘泥于字面意義上的歸并辦事窗口，更應該借“一窗受理”完成檔案政務服務的流程再造，使其成為“政府再造”的契機。“政府再造”理論是當下政府改革中廣泛使用的政策工具，是指通過對政府行政部門與公共管理組織績效的根本性變革轉型，大幅提升效能、服務能力、創新能力與適應能力。“政府再造”要遵循公共導向，檔案管理部門應以便民利民為出發點，最大限度地簡化辦事環節，最小化行政成本，從而提高檔案管理服務效能。

(二)精簡相關材料

應從企業、群眾的辦事需要出發，精簡國企退休人員納入社會化管理服務審核所需材料。比如，社會保障部門(退管經辦機構)可以利用信息化手段獲取國企退休人員的基礎信息，從而取代傳統的由退休人員手工填寫各類表格的信息采集方式。將功能相近的表格整合為一張表格也能夠有效縮短窗口業務的平均辦結時間，為“一窗受理”提速增效。

(三)檔案數字化

在傳統的檔案管理模式下，紙質檔案要實現在各部門間的流轉共享就必須通過“調檔”的方式進行，檔案材料流動緩慢且利用效率低下。如果業務申辦發起地與檔案保管地距離較遠，經常需要耗費更多時間，無法“即辦即走”。因此，要實施改革，就需要信息技術的協助。檔案數字化是大數據時代檔案管理的發展方向，是指通過使用掃描儀等設備，將紙質檔案進行加工使其轉變為數字圖像存儲在電子載體上，并且按照檔案材料之間的內在聯系，把數字圖像和目錄數據用關聯關系連接起來的處理過程。國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，可以分批次進行檔案數字化。一方面，檔案數字化以紙質檔案為基礎，有助于形成倒逼機制，促使檔案管理機構及時做好紙質材料的歸檔、整理、審核、檢查等工作，保證入檔材料的準確真實、類目完整；另一方面，檔案數字化不僅能夠防止檔案的腐化霉變、破損遺失，還能夠提高檔案利用效率，有利于政務信息的公開，實現檔案資源的互聯互通。

(四)打通檔案信息共享壁壘

國企退休人員人事檔案是企業退休人員人生經歷的記錄與證明，是最好的身份信息佐證材料。在國企退休人員人事檔案移交實行社會化管理以后，凡是涉及行政業務的事項，如有關高齡、勞模、政治面貌、高級職稱等信息的數據采集，都可以在檔案移交環節完成，不再需要辦事企業與群眾自行填寫，實現讓數據“替群眾辦事”。在條件允許的情況下，將檔案系統網絡延伸到社區，在行政審批權限范圍內實現信息共享，通過多部門合作使檔案異地查詢、檔案業務異地“一窗受理”成為可能。

四、社會化轉型的成效與展望

國企退休人員人事檔案管理社會化轉型有效提高了企業與退休人員辦理檔案業務的便捷性，推動了檔案數字體系的構建與公共服務理念的轉變；同時，也對經辦機構的檔案管理能力提出了新的要求。開放且充滿活力的政府、從群眾需求出發的服務理念，以及不斷提升的信息化水平是社會化轉型改革成功的關鍵所在。一方面，檔案管理部門應鞏固現有改革成果，保持與國有企業的良好溝通，集思廣益，將好事辦得更好；另一方面，還應注意分析國企退休人員人事檔案管理中出現的新形勢、新問題，不忘初心，與時俱進，努力完善健全檔案管理機制，更好地為企業退休人員服務。

參考文獻：

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一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領導管理層將工作重點放在的生源的擴招、教學及科研等方面，而對檔案管理這項基礎性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環節較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應的管理設備與硬件環境建設都不完善，導致檔案管理效率和質量偏低，未及時有效的對檔案進行歸檔，檔案丟失情況嚴重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。

（二）缺乏行之有效的管理機制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學院檔案室保管，并沒有及時的移交給當地的社保經辦機構，這就容易出現檔案管理多重化的問題。當地的社保經辦機構管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業技術檔案仍在原學院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協調上容易出現問題，造成退休人員各項資料的調查不完整。不同的機構采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權益。

（三）管理人員素質有待提高（進一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓和學習）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認識誤區，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業素養的意識，在進行檔案管理工作時態度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統的手工方式進行管理，缺乏現代化管理系統與技術的專業知識，無法滿足現代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數都是身兼數職，缺少專業素養和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設的需求。

二、改進大專院校退休人員檔案管理的對策

（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學校應通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機構及人員都能深刻認識到檔案管理的重要性，使他們充分認識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。以此來加強對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護廣大退休職工的合法權益。

（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎保障，也是促進檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機構的設置的前提下。大專院校應提供充足的資金來建立專門的檔案管理機構，配備專職管理人員，并明確其職責，規范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數據庫，實行信息化的有效管理。利用現代化的信息技術，構建退休人員檔案管理系統與數據庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統中，在使用檔案資料時可通過檢索系統便捷化地調取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。

（三）加大資金投入。大專院校在經費中可以劃撥專門用于檔案管理的經費，增加退休人員檔案管理的基礎設施建設經費，配備完善的基礎設施，不斷完善其所需的軟、硬件建設，防止發生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。

（四）增強管理隊伍的建設。檔案管理隊伍建設是做好檔案管理工作的重要環節，管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理工作的效率和質量。因此，必須強化檔案管理人員的綜合素質培養以及專業業務技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責任心強，專業水平高，政治可靠，素質高的工作人員；其次，針對現有管理人員要加強其業務技能和職業素養的培養，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養和業務能力，建立一支高素質、高水平的企業退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。

三、結束語

綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎設施建設的資金投入，并不斷增強管理人員的綜合素質和業務技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。

參考文獻：

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創建人事檔案管理服務目標體系

企業退休人員人事檔案管理服務是一個系統工程，需要從頂層設計，以規劃為引領，創建全面、可持續發展的管理服務目標體系，以推動企業退休人員人事檔案管理服務事業的發展。南京市企業退休人員人事檔案管理服務的目標，也是服務和滿足企業退休人員和社會的生產生活的需求。規劃的主要任務是根據國家檔案局要求，落實“三個體系”的建設:一是建立覆蓋企業退休人員的檔案資源體系，二是建立方便企業退休人員的檔案利用體系，三是建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，這三個體系是統一的有機整體，安全保障體系是手段，資源體系是基礎，檔案利用體系是目的。

建立經濟實用的人事檔案庫房

南京市企業退休人員人事檔案庫(館)的建設理念與實體建筑都需要進一步發展。檔案庫建設是檔案安全保障的基礎，是檔案資源建設和企業退休人員人事檔案利用的依托，因此檔案庫房建筑必須符合檔案的長期安全保管和便于提供利用的要求。國家檔案局、建設部和發改委在2007年對檔案館的建設標準作了規范要求，明確了建設規模和項目的構成、房屋建筑面積指標、選址與規劃布局、建筑設計和省市縣檔案館用房指標分類。在檔案庫房建設的原則上，于海燕認為需要遵循實用性、經濟性、人本性和文化性原則［1］。實用性原則是指把實用和節儉放在第一位，盡可能考慮檔案保護的要求，為檔案提供最大可能的安全保障。經濟性是指在節能降耗、環保低碳方面加強檔案館建設的投入，在檔案庫房建筑設計時充分考慮檔案庫房設施，合理采用新技術、新材料、新設備，注意可持續發展。人本性原則具體體現為無障礙設計，為殘疾人、老年人提供便利行動的設施，同時在檔案用房布局中給檔案利用者提供方便。文化性原則是指檔案庫房建設要反映文化特性，具有文化個性，是人事檔案走近社會和企業退休人員的重要渠道。南京企業退休人員人事檔案庫房建筑是由800多平方米的地下室庫房和100m2左右的服務大廳、60m2左右的兩間辦公室組成，而且區位比較分散，這與國家檔案庫房建設標準和庫房建設原則還有很大的差距，因此成立獨立檔案庫應該成為可能條件下的首選，建筑區位選擇在市統一規劃的基礎上要盡量符合交通便利條件，建筑面積根據企業退休人員人事檔案資源容量以及未來20—30年需求，應在5000m2以上，建筑設計應揉合南京古城風貌精神，服務設施應反映以人為本的理念。

強化人事檔案資源建設

南京市企業退休人員人事檔案要繼續貫徹“大集中、大服務、大檔案”的理念。檔案實行集中管理是確保檔案庫豐富信息的來源，隨著新增企業退休人員人事檔案的實時入庫的已退休人員人事檔案的分批次入庫，目前已入庫管理38萬卷，23萬企業退休人員人事檔案待入庫，每年還有近3萬新增的企業退休人員人事檔案入庫，巨大的庫藏容量，是南京市人力資源和社會保障機構不斷滿足全市企業退休人員人事檔案的管理與服務多樣化需求的堅強后盾。隨著入庫人事檔案數量的日益增加和檔案利用需求的明顯增長，充分利用計算機與網絡先進技術實現企業退休人員檔案數字化管理應成為當前的主要工作目標。檔案數字化把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。當前南京市推進企業退休人員檔案的必要性主要體現在三個方面。一是妥善解決退休人員人事檔案存放的有效途徑。由于現有辦公用房條件限制，將檔案信息數字化以及紙質檔案移交檔案主管部門或異地代保管，不失為解決退休人員檔案存放的一條有效途徑。二是提升檔案服務效率的現實需要。目前南京市人力資源和社會保障機構檔案管理部門每月接待退休人員檔案查閱量約1100卷、借閱180卷、復印2000余份。退休人員檔案數字化后，可以提供更快捷的查詢和其他利用服務，大幅提高檔案服務效率，滿足各類用人單位以及相關群體對檔案利用的需求。三是檔案管理與服務的發展趨勢。現代檔案管理正朝著數字化、網絡化的方向發展。退休人員檔案數字化后，存儲于數據庫里的數字檔案，將可以提供方便、快捷的遠程查閱和多點、多向查閱及其他利用，不僅提升我們對退休人員檔案的有效利用，還將全面提升我市退休人員檔案管理及服務的整體水平。同時，退休人員檔案數字化還將為我市社會保險業務檔案數字化積累經驗。當前南京市推行企業退休人員檔案數字化的有利因素也有三個方面。一是信息技術有支持。現在檔案數字化技術已比較成熟，且檔案數字化工作在全國各地區檔案管理部門也有比較成功的做法，可以為南京市退休人員檔案實現數字化管理提供有力的技術支持和可借鑒的寶貴經驗。同時，南京市人力資源和社會保障信息系統和市、區(縣)、街道(鄉鎮)、社區(村)四級公共服務平臺，也為今后實現檔案數字化利用奠定了良好的基礎。二是經費來源有保障。南京市每年可用于退休人員檔案管理的費用約為260萬元，且每年隨著退休人員的增加相應增長，加上目前的歷年結余409萬元，基本上可以滿足退休人員檔案數字化管理的經費要求。三是規范管理有基礎。南京市企業退休人員檔案管理工作已基本實現規范化，確保退休人員檔案均按規定整理、立卷、歸檔、入庫，配置了適宜安全保存檔案的專門庫房以及相關必要設施，建立了比較完善的各類管理服務制度，同時初步建立起了一支業務素質較高的檔案管理隊伍，為實現退休人員檔案數字化提供了有力保證。企業退休人員人事檔案數字化管理建設可遵循統一規劃，分步實施，技術可靠，永久保存的基本原則，依托人力資源和保障信息系統開發數字化檔案管理子系統，安全、高效的管理和利用退休人員檔案，實現資源共享，有效保證檔案實體安全。目標是將新增的退休人員檔案及時進行數字加工處理，轉化為數字信息后保存。在此基礎上，將現有庫存的人事檔案逐步進行數字化處理加工;采用由小到大、由少到多、循序漸進，逐步擴大的形式，用3年左右的時間完成60多萬企業退休人員檔案數字化任務。完整的檔案數字化建設流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、OCR文字識別、圖像處理、數據校對、數據質檢、數據掛接、整理還原、案卷入庫等環節。其中掃描的主要工序有:高速掃描、去空白頁、質檢、高掃補掃、頁碼錄入、頁碼特殊處理、影像自動排序。數字化后的檔案采用BS架構實現自動實時出入庫，后臺是一個Web服務器，前臺基于無線手持設備(如PDA等)，在庫房內連接放置在庫房中的無線路由器訪問Web服務器進行資料出入庫。在對企業退休人員人事檔案數字化的過程別要做好數據錄入質量的控制，加強數據錄入人員素質培訓，制定并逐步完善的錄入細則，強化數據質量驗收，確保檔案數據的準確可靠，為檔案資源的有效利用提供良好的基礎。在加強企業退休人事檔案數字化管理的同時，加強對現已產生的企業退休人員電子化檔案建設的研究與管理，創建合適的電子檔案系統管理模式，豐富和規范企業退休人員人事檔案資源。在推動企業退休人員人事檔案數字化的同時，需要注重對實體檔案的維護技術研究，實體檔案是歷史的真實記錄，有著證據學上的憑證及參考作用，具有不可替代的重要價值，加強對折痕、破裂、殘缺、水浸、成磚、霉變污染、酸化等類型破損檔案進行分類研究、制訂合適的修復方案，也是當前企業退休人員人事檔案資源管理的一個重要內容。提高企業退休人員人事檔案資源的應用和服務能力目前主要有三方面的技術。一是建設檔案檢索目錄。美國學者克萊弗登認為評價信息檢索效果的指標有六項:收錄范圍、查全率、查準率、響應時間、用戶負擔和輸出形式［2］，對照此標準，南京市企業退休人員人事檔案信息檢索技術還需要進一步推進智能搜索引擎如語義搜索、群體搜索、基本內容特征的多媒體檢索、羅盤搜索、整合搜索、垂直搜索、個性化搜索、社會化搜索［3］等來建構信息檢索系統，來提高檔案資源管理服務水平。二是采用數據挖掘技術。隨著企業退休人員人事檔案數字與電子化檔案量的增加，數據挖掘技術能夠提高管理效率，更好滿足社會和企業退休人員對檔案查找、利用的需求。數據挖掘可以從大量的集中數據中，發現隱含在其中規律性的、人們事先不知道的，但又是潛在有用的最終可被理解的信息和知識的非平凡過程，它可以擴大檔案收集范圍，優化庫存檔案結構，提高整理效率、鑒定效率，提供個。［4］三是在適時推進云計算技術。云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用模式，旨在通過網絡(互聯網和局域網)以按需、易擴展的方式獲得所需的硬件、平臺、軟件及服務等資源，可以提高檔案資源利用率，節省總擁有成本，增強IT靈活性和效率，被視為科技領域的新革命，對于建立統一、高效物檔案資源管理服務平臺、實現檔案信息資源海量存儲與共享利用、打造低碳經濟信息化建設模式、提升檔案服務、優化檔案信息化人才結構等有著重要意義。［5］南京市企業退休人員人事檔案管理服務可在四級服務平臺間開展云計算試點，待技術成熟后可進一步推廣。

加強人事檔案安全體系建設

檔案安全是企業退休人員人事檔案管理服務工作的生命線，尤其是實現檔案數字化管理服務后，檔案實體安全與檔案信息安全并重，是檔案事業可持續發展的堅實基礎。檔案安全體系主要包括安全管理體制、安全管理制度、安全設施配備、安全技術系統管理等，就安全管理制度而言，要特點注重信息安全與保密規范，按照《檔案法》、《保密法》等法規要求，確定企業退休人員人事檔案信息資源審查標準，處理好保密與公開原則，在保障信息安全與保密基礎上實現信息公開和資源共享。異地備份是數字時代檔案信息安全管理的重要手段，提高檔案安全保障能力。異地備份是指將原始檔案資料數據化后，一成不變地進行復制，并保存在相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶的異地。容災，是指為保證重要檔案數據在經歷各種災難后，仍能提供正常服務，并為此所進行的一系列應急計劃和建設行為。［6］南京市企業退休人員人事檔案的異地備份管理工作目前還沒有有效開展，在檔案數字化工作完成后，可以在國家人力資源和社會保障系統內或國家檔案管理機構系統間建立異地備份管理關系，與相應機構簽訂協議，確保企業退休人員人事檔案服務資源的安全。

開展人事檔案編研工作

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一、加強企業退休人員檔案管理的重要意義

退休人員檔案是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據。為了加強企業退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發〔2003〕16號），各省（區、市）也根據《中華人民共和國檔案法》和當地《檔案管理條例》分別出臺了推進企業退休人員社會化管理服務工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。

（一）加強企業退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設的需要

按照建立與之相適應的獨立于企業事業單位之外的社會保障體系改革設計，用人單位在依法繳納社會保險費之后，不宜再承擔管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構，既是管理鏈條的重要環節和實行社會化管理的基礎，也是社會保障體系發展完善的配套設施。

（二）加強企業退休人員檔案管理是經濟社會發展的客觀要求

當前，隨著國有企業改革深化和破產兼并企業的增加，一些企業退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機構，既不利于破產企業退休人員的人事檔案管理，也不利于現代企業制度的建立和完善。如果實現對離退休人員的社會化統籌管理，就會減少因企業倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩定。

（三）加強企業退休人員檔案管理有利于促進企業輕裝發展

實行人事檔案社會化管理，使退休人員一旦因達到退休年齡退出勞動領域后，將人事檔案轉移到相關社會托管機構，打破了傳統的檔案管理模式，也就打破了傳統的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統的“單位人”“一包到死”的觀念，真正實現與企業脫鉤，可有效降低企業經營管理成本，讓企業從具體的人力資源管理服務中解脫出來，促進企業經營發展，防止出現企業越老、退休人員管理服務壓力越大的局面。

因此，在經濟社會發展的新常態下，加強企業退休人員檔案管理，有利于增強對企業退休人員的服務功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。

二、企業退休人員檔案管理存在的主要問題

目前，企業退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

（一）檔案管理制度不完善

雖然各地已經加大了對企業退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區間發展不平衡的現象，發達地區在企業退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區、小城鎮等沒有建立起相應的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規范化管理，導致檔案混亂現象突出，嚴重影響了企業退休人員檔案管理制度，缺乏規范化和標準化。

（二）檔案移交接收管理不規范

企業退休人員檔案的管理分別由省級養老保險經辦機構、市（州）養老保險經辦機構、縣（市）養老保險經辦機構等承擔，并由各級各類企業的同級檔案行政管理部門負責監管和指導。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規范，導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關鍵材料等現象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發關于檔案管理的糾紛。

（三）檔案托管機構工作經費未納入政府財政預算

由于企業退休人員人事檔案管理工作，是國家社會保障體制改革建設衍生出來的配套服務工作，但由于退休人員數量多、專業性強、檔案利用量大，需要配備專業管理人員和必要的場地設施建設、維護投入。由于種種原因，作為公共服務重要組成部分的托管機構一直沒能納入機構編制、財政部門的管理，其正常的經費沒有納入財政預算，一直靠收取托管費來維持。2015年國家取消檔案托管費收費項目后，一些托管機構面臨經費無源的嚴重問題。有些社會化檔案管理機構也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。

（四）檔案利用率低，檢索效率低下

企業退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉退休、更改戶籍信息查詢、經濟房及拆遷宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內容較廣。但由于企業退休人員檔案管理的不規范，加之檔案信息化建設力度薄弱，導致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。

三、加強企業退休人員檔案管理的對策建議

（一）健全完善企業退休人員檔案管理機制

健全完善的管理機制是做好企業退休人員檔案管理工作的制度保障。有關管理部門應建立科學、完善的管理機制，增強企業退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設力度，運用計算機技術、信息技術、數據庫技術等，把企業退休人員檔案管理轉變為信息化管理，提高檔案的利用效率。

（二）加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識

有關部門應加強《檔案法》《社會保險法》以及企業退休人員檔案管理實施辦法等法律法規的宣傳，提高檔案管理部門、企業、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關注檔案管理的良好氛圍。

（三）做好檔案移交接收工作

檔案管理部門及企業檔案管理人員應深入學習有關法律法規和規章制度，掌握檔案管理專業知識和技能，強化企業退休人員檔案移交接收工作，從而在企業退休人員數量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。

（四）轉變檔案管理觀念

進一步轉變企業退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，發揮企業退休人員檔案對社會和諧、老有所養、老有所為的重要作用。

（五）建立專業的退休人員檔案管理隊伍

由于這種社會化托管機構是在不增加人員編制和人頭經費的情況下開設的，可以通過面向社會公開招聘的方式，招聘具有較高專業水平和責任心的大學生，通過進行相關的專業培訓工作和職業道德教育，也可以通過在系統內部選擇具有較強責任心，且具有檔案管理經驗的人員充實到企業退休人員的人事檔案管理，并建立長效的培訓機制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻、熱心為企業退休人員服務的職業道德和良好品德，更好地為企業退休人員提供人事檔案方面的服務工作。

四、結語

總之，做好企業退休人員檔案管理是一項重要的基礎性工作，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業退休人員檔案管理服務水平。

⒖嘉南祝

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2.企業離退休人員電子檔案的優勢分析

一是提高辦公效率。一般的企業退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業，退休職工也就上千人，若是由原企業管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務后，一個社會保險經辦機構管理的人數那就是一個龐大數字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務好如此眾多的企業離退休人員，單靠用原始的手工作業臺帳，顯然是不能適應新的形勢的。而建立企業離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經辦機構的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業離退休人員提供咨詢、查詢、養老金調整等社會化管理服務。

二是有利于加強對企業離退休人員原始檔案的管理。 企業離退休人員人事檔案是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業離退休人員的數量增長比較快，隨著國有企業改革深化和破產兼并以及私有企業的增加，一些企業退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務后，若沒有好的庫房和設施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業離退休人員的人事檔案經過數碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。

三是可以拓展和提高社全化管理服務的質量。為了防止出現養老金冒領，確保養老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領取養老金資格認證工作，任務重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯系電話、親屬姓名及聯系方式等數據采集和補充，建立起離退休人員信息數據庫，方便進行查詢和數據管理。有條件的經辦機構可以通過現場攝像、QQ視頻遠程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認證時能夠有更便捷的手段，提高認證的精確度，確保社保基金的安全。

3.企業離退休人員電子檔案潛在的問題

一是對系統依賴大。原來辦公都是手工作業，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業臺帳。現在辦公都實現信息化網絡化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統出問題，或網絡受到攻擊，就可能導致辦公癱瘓。從如此眾多的企業離退休人員的檔案中查找手工作業臺帳，那將耗費大量的人力和時間。

二是存在泄密的風險。各類企業離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。

三是容易忽略手工作業臺帳的保存。有了各類企業離退休人員的電子檔案，社會保險經辦機構的工作容易依賴系統辦工，有些同學還會認為系統是絕對安全的，對手工作業臺帳重視不夠。

4.企業離退休人員電子檔案管理的幾點措施

一是嚴格接程序建立企業離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業臺帳，并將退休人員檔案基礎信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當天接收的檔案當天錄入，當天上架，當天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務查詢的原則，結合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內容，盡量減少調檔，提高了電子檔案的利用率。

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一、退休干部人事檔案管理中存在的不足之處

1.退休干部人事檔案管理意識弱

當下諸多企業僅注重經濟利益追求，檔案管理意識弱。企業領導僅將自己的精力與資金均投入于各項生產經營及產品銷售，對檔案管理工作并不關注，認為退休干部與企業僅是雇傭關系，無需將精力與資金投在人事檔案管理工作上，導致企業退休干部檔案管理工作十分被動，大多數情況下都難以應付全局，各項工作完成質量偏低，退休干部上訪或是存在爭議時則無原始資料查找。檔案管理人員對此項工作的認識偏差，導致退休干部認識檔案管理工作與企業發展脫節。

2.退休干部人事檔案經費少

企業退休干部人事檔案管理工作的落實，要為此設置專門的庫房，派遣專業管理人員，建立相應的保障措施與制度。但這些工作的落實均需充足的經費，以確保退休干部人事檔案管理工作有序展開。

3.退休干部人事檔案管理欠缺

利益驅動導致有人想要獲得企業退休干部原始檔案，企業退休干部人事檔案中的原始資料均是長時間保存，具有相應的商業價值與收藏價值，有人會由利益驅使而想方設法的獲取相關原始檔案資料。

二、退休干部人事檔案管理工作相關建議

1.加強企業對退休干部人事檔案管理的認識度

要不斷加大宣傳力度，引導企業深刻認識到退休干部人事檔案管理工作的重要性。可根據實際情況開展各種活動，運用報紙、電視等媒體大力宣傳檔案相關法規與社會保障法規，引導各級領導深刻認識退休干部人事檔案管理的重要性，并知道檔案丟失或者缺損后的危害，督促其自覺將退休干部人事檔案管理列入日程，真正重視退休干部人事檔案工作，根據實際情況給予相應的經費支持，全面維護退休干部的合法權益。

2.加大經費投入

要根據企業實際情況加大資金投入，積極改善退休人員人事檔案管理條件與環境，健全和完善各項基礎設施建設，以確保企業退休干部人事檔案管理工作有序開展。社會保險經辦部門要積極爭取并獲得政府支持，加大資金投入，同時建立專門的退休干部人事檔案管理庫房，為其配備計算機、掃描儀等設備。庫房要做好防火、防盜、防潮等方面工作，保證退休干部人事檔案存放安全。

3.加強依法治檔

要不斷加強依法治檔，持續加大退休干部人事檔案管理力度。檔案管理行政機構各項工作的開展務必遵循依法治檔的原則，將退休干部人事檔案管理工作列入國家檔案管理內容中，根據《檔案法》中的各項要求嚴格落實管理工作，強調標準嚴格、執法嚴格、監督嚴格。全面維護退休干部人事檔案管理工作的嚴肅性、規范性，促使檔案法制建設進一步發展。

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2 人事檔案管理的作用

2.1 提高人力資源的結構配置

企業人力資源管理部門可以借助相關的員工人事檔案管理，實現高效的人員管理，所以企業人力資源規劃、人事檔案可以根據員工的專業知識、業務性能和專業品質，將最合適的人員放在最合適的崗位，執行工作任務。此時人事檔案可以促進員工潛力的激發，幫助他們實現人生價值，促進企業的可持續發展。

2.2 有助于人力資源需求的合理性和科學性

對人力資源的需求產生干擾的因素往往來自企業內部環境，輔助人事檔案管理可以幫助企業人力資源管理部門有一個一生都獻給了對人力資源的理解，并且可以參考企業長、短期發展目標，合理地估計和預測的需求，從而確保企業的連續性和穩定性。此外，在規劃的過程中，人力資源管理人事檔案材料可以使企業高層管理者和決策者對人力資源有一個清晰的理解，是奠定一個好的基礎發展的戰略目標，建立一個科學的人才體系，大大降低了好員工“跳槽”的現象。也就是說，人事檔案可以促進人力資源管理科學和標準化的發展，這是一個重要的形式。

3 人事檔案管理改革中存在的問題

人事檔案管理改革的過程中，經常會有一些難以解決的問題，一方面，相關管理人員的人事檔案管理缺乏全面的認知；另一方面，人事檔案管理人員不具備完善的管理體系，需要提高人事檔案管理的質量。具體問題表現為以下三點：

3.1 人事檔案管理改革人員缺乏正確的認知

改革人事檔案管理和業務管理人員對于人事檔案管理、業務單元缺乏正確認知，領導還沒有樹立正確的思想，在一定程度上不能適應時代的發展，不能提高人事檔案管理的關注。與此同時，業務單位人事檔案管理的工作人員對人才檔案管理存在錯位的認知，忽視其重要性，很難真正實現管理系統，導致人事檔案管理質量低下。人事檔案管理改革存在問題，如人才稀缺，有關部門沒有建設高質量的人才團隊，沒有錢，在提高人事檔案管理的效率和質量上很難發揮出重要作用。

3.2 缺乏完善的人事檔案管理系統

目前，人事檔案管理工作沒有建立完善的管理制度，人事檔案成員的行為管理系統無法使用，導致人才流失加劇問題，很難提高業務單位人事檔案管理的質量。同時，人事檔案管理人員檔案工作領域改革得較晚，沒有建設完善的改革機制，可能存在文件丟失的問題，很難加強人事檔案的管理。

3.3 缺乏更高層次的信息化

隨著我國社會經濟的發展，市場經濟體制不斷完善，引入相關的法律、法規和政府有關部門管理機制，可以努力提升信息技術水平，使人事檔案管理的效率得到提高，但結合當前的現實人事檔案管理，許多企業的人事檔案管理信息不完善，水平相對較低，電腦只是一個簡單的打印作業配置，沒有實現人事檔案信息電子化，也沒有互聯網接入功能，它會造成人力資源的浪費，人事檔案管理錯誤率會直接影響人事檔案管理的效率。

4 改革問題的解決措施

隨著我國人事檔案管理的改革，相關的管理人員和技術人員必須完全解決各種問題，提高人事檔案管理工作效率和質量，提高人事檔案發展的影響力。具體措施包括以下：

4.1 樹立正確的認知

在我國人事檔案管理的改革過程中，必須重視對意識的想法，主要是因為意識的正確概念有利于改變人們的思想和行動，提高管理的效率，第一，管理者必須重視員工的概念轉換，使其可以面對他們的工作，與此同時，人事檔案管理部門需要增加營業額，提高人事檔案管理的質量，營造良好的工作環境；第二，我??國家相關的管理部門必須嚴格分析人事檔案管理要求，形成系統的人事檔案管理平臺；第三，相關管理部門也應高度重視人才工作，提高員工的專業素質，使其能更好地參與管理，保證人事檔案管理專業和系統的管理能力，使員工更熟練地掌握辦公軟件，通過這種方式提高人事檔案管理改革的工作效率。

4.2 建設高素質人才隊伍

人事檔案管理必須具備高質量的人才隊伍建設，提高人事檔案管理的效率和質量。第一，我國人事檔案管理部門需要嚴格的招聘體系，招聘人員專業素質高，要求按照規定和思想道德水平，提高人事檔案管理在我國的保護水平；第二，我國人事檔案管理部門在招聘員工時，應定期進行專業知識和技能培訓，使其能掌握專業的人事檔案管理知識和技能，并提高他們的工作質量；第三，我國人事檔案管理需要做好思想政治工作，提高效率和質量的思想政治工作，加強思想政治建設系統。

4.3 建立“統一”、“分離”查詢和方便的管理系統

所謂的“統一”是人事部門的要求，檔案管理機構必須相互配合，緊密聯系在一起，在很大程度上要避免人員的轉移和流動。所謂的“分離”是在職人員檔案管理和退休人員管理要分開，在職人員檔案保管在單位和部門，退休人員文件由另一個部門統一管理。一方面，它在很大程度上減輕了檔案管理工作的壓力；另一方面，檔案管理工作可以更清晰，更加方便管理。這個退休人員專業管理的方法，可以防止由于不注意導致的退休文件損壞或丟失，因此失去了重要的有價值的文檔。

4.4 建立社會公共權威檔案管理機構的性質

人事檔案管理可以建立一個社會公共性質的檔案管理機構的權威，而我國現有的人力資源機構和人力資源市場中心一段時間內難以解決這個問題，一些人的檔案在歸檔后，他們將不會再接受這些檔案，這意味著一些人事檔案仍不能得到有效的保護，許多企業和機構都保持自己的單位人事檔案，這造成其他人和退休人員文件沒有托管，因此建立一個社會公共性質的檔案管理機構的權威是必要的，它不僅有記錄的作用，還很大程度地方便了個人，如人的保險信息是否有違法、違規的情況。

4.5 建立完善的創新體系

隨著我國科學技術的發展、社會的進步，我國人事檔案管理應該從單向到社會管理轉變，相關管理部門也需要改變管理方式，減少管理存在的問題，同時企業還應重視人事檔案管理方式，實現資源共享，通過人事檔案的流動，加強人才選擇的科學性和合理性，并?_到預期的目的。與此同時，我國人事檔案管理部門需要滿足社會的需要，減少人事檔案管理存在的問題，加強人事檔案的管理。

4.6 開發信息管理解決方案

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（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關鑒定人員認定該退休職工的退休日期應該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協調工作不好做。

（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數發生在赤腳醫生、下鄉知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發生。

從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。

二、申報退休遇到問題的原因分析

（1）表象原因。一是由于歷史原因導致的職工的檔案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調動時極易導致部分檔案材料內容不完整，跟不上個人經歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現象，人事檔案中工作經歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。

（2）本質原因。在辦理職工退休中出現的各種現象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環節嚴重不規范所導致的結果。過去將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質和業務水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現象嚴重等原因導致了人事檔案出現各種問題，并且這一現象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。

三、建立人事檔案管理體系

（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規定的軟硬件設施，按照檔案管理相關規定確保人事檔案管理的規范性、提高檔案的質量和檔案信息的安全性。

（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環節。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規范的現象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。

（3）加大檔案管理的培訓工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質參差不齊，專門學習檔案管理專業的人員不多，因此油田應該適當的組織檔案管理人員進行適時培訓，提高各單位檔案管理人員的基本素質，在油田范圍內建立一支專業的檔案管理隊伍，為高質量的檔案管理提供基本的人力保障。

（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經歷和德才能績的客觀記錄，應當對職工公開、透明，每個職工也都有權利知曉自己檔案的內容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質量，避免出現十幾年之后才發現檔案缺失的現象。同時應該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權，有條件的開放部分相關信息，

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一、人事檔案管理工作的重要意義

（一）人事檔案是個人工作的原始憑證。人事檔案起著憑證、依據和參考的作用，是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，個人求職、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。同時，人事檔案還可以為單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

（二）人事檔案是辦理個人待遇的證明材料。社會保險和對單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養老保險金、失業保險金;辦理大病醫療統籌，進行工資調整;辦理職稱申報工作;計算退休年限;為員工出具相應的證明材料等。

（三）人事檔案是選拔任用干部的重要參考資料。在考察任用干部時，人事檔案是十分重要的參考資料，直接關系到有關干部選拔的正確性。

（四）加強人事檔案管理是深化人事制度改革的需要。隨著人事制度改革的不斷深化，“單位人”必然要變成“社會人”。人社部門不但要履行人事管理的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，要求必須建立完整安全的個人信息系統，即安全有序的人事檔案系統。否則，人社部門的工作就會陷入被動，一定程度上還會影響到人事制度改革的進程。

二、人事檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠。人事檔案數量繁多，工作環節復雜，但軟硬件投入卻相對較少，人員配備少、經費缺乏的情況在各地普遍存在，有些單位甚至沒有專門檔案室，該歸檔的檔案不能及時歸檔，人事檔案保管存在一定的隨意性，部分工作人員存在概念不清、認識不到位的問題，人事檔案管理意識淡薄，影響了工作的順利開展。

（二）專業人才缺乏。隨著社會的發展，人事檔案管理應該從傳統手工管理向信息化手段管理過渡，人事檔案管理人員專業水平亟待提高。但是，人事檔案管理干部普遍存在著專業知識缺乏、技能單一、知識老化的現象，大部分人事檔案管理人員專業理論水平和業務工作能力不強，不能適應工作的需要。還有一些單位沒有按照規定配備專職檔案管理人員，而多由辦公室人員兼任。這些非專業檔案管理人員，不僅缺乏檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等有關檔案管理的專業知識和基本技能，專業的檔案管理知識和能力，檔案管理工作的專業化、規范化管理難以實施;一些檔案管理人員不掌握計算機操作、軟件應用等現代化管理技術，影響了人事檔案管理工作的質量。

（三）管理模式陳舊。在一些部門，傳統的檔案管理模式依然存在;檔案的內容多是文字性的材料，干部個人經歷、政治思想、日常表現、工作能力考核方面的評價較少。很多單位人事檔案管理還沒有實現電子信息化，檔案管理的現代化水平不高。管理方法滯后，無法滿足人事制度改革的需要。近幾年隨著社會形勢的發展，有的人事檔案管理部門推行了檔案的信息化管理，但有的缺乏相應軟件，有的缺乏硬件支持，有的缺乏專業人才，軟、硬、人三方面沒有協調統一，應有的效能沒有充分發揮起來。一些失業、托管人員檔案以及破產、關停并轉企業退休人員檔案管理不規范、不齊全，檔案時刻面臨脫管、遺失現象。

（四）經費投入不足。檔案管理方面，一些單位投入嚴重不足，沒有按標準建立檔案室，柜子、電腦設備等基本設施缺乏，檔案經常與其它材料混放，增加了管理難度。

三、工作對策

人事檔案管理是一項政策性強，系統性、科學性、專業性較高的工作，隨著人事改革制度的不斷深入，單位內部、單位之間、地區之間的人員流動越來越頻繁，對人事檔案管理工作提出了更高要求，需要齊抓共管，形成合力，才能將這項工作抓實抓好。

（一）提高思想認識。要積極營造強化人事檔案管理、重視人事檔案管理的良好社會氛圍，不斷加大對人事檔案工作的重視程度，取得各級領導對人事檔案工作的重視與支持，切實解決人事檔案管理工作中存在的人員不足、資金短缺、庫房緊張等工作中存在的困難和問題，全力營造人事檔案管理工作的良好氛圍、創造更加有利的工作條件。

（二）加強隊伍建設。人事檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，要建立專業化的人事檔案管理隊伍，注重搞好檔案

管理人員思想政治、工作作風、業務能力、保密意識等方面的培訓，打造一支政治硬、業務精、能力強、作風正的高水平檔案管理隊伍。同時，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。檔案管理人員要強化學習，樹立大局意識和服務意識，不斷提高自身素質，增強業務檔案管理水平。

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3.信息化的提醒功能，可以及時提醒員工退養、退休等事宜。由于一個單位的員工較多，哪些員工什么時候可以退養、哪些員工什么時候可以退休，僅憑人事管理工作者的頭腦記憶不是一件簡單的事情。由于信息化具有備忘提醒的功能，如果將所有的人事檔案全面實行信息化管理，就可以利用信息化來提醒人事管理工作者及時為退養、退休人員辦理手續，防止因工作繁忙造成工作的疏忽或耽誤

二、人事檔案信息化建設建議

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一、高校人事檔案的內涵及特征

（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關、單位準確記錄和反映一個人成長歷練、學習、工作經歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據。

（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現實性、流動性、機密性四個特征。

1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學歷學籍檔案、專業學習情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務任免決定、評優決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側面概括出員工工作經歷及全貌。

2.人事檔案具有現實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據個人崗位職責的現實分工，真實記錄員工在工作、學習過程中所產生的現實狀況，按檔案管理要求和規范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現實性特征。

3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調動到何處，檔案一定要同隨調人員一道，轉入到新的主管接收單位，在職人員到規定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應發生變化，因此在保管過程中一定要嚴格按照檔案管理的規范要求進行整理收集。

4.人事檔案管理內容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續。

二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性

高校人事檔案信息化管理是實現檔案科學化管理人才的重要手段。一個學校的人事工作水平的高低直接關系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預選人員進行有計劃地篩選、調配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設是今后人事檔案工作的重點，信息化建設既能為高校選用人才提供準確的信息依據，又為加強高校的教學與科研工作提供優質服務。

傳統人事檔案主要以手工操作與紙質管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務利用，隨著現階段檔案信息量的急劇增加，還繼續沿用傳統的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應形勢所需，需要運用現代信息技術方法，創新人事檔案管理工作方法、轉變管理理念，提高人事檔案工作質量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統，并建立相應的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網絡化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發揮信息化管理的優勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務利用。

三、人事檔案管理存在的弊端

高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統還沒有統一規范的標準，數據庫功能各有不同，很難實現真正意義上的信息資源共享。

（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業的發展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應人事檔案事業發展的要求，都需要得到進一步改進。學校領導對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業務素質和責任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應社會對人事檔案的查閱利用。

（二）人事檔案管理領導重視不夠，基礎較為薄弱。大多數單位的人事檔案工作領導都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領導對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎設施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發揮。

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基于我國社會保障制度體系建設在維護國家安定、社會穩定，促進我國社會經濟發展、保障全體公民安居樂業所擔當的重要社會角色，文章分析了在我國社會保障體系建設及運行當中，仍然面臨諸多矛盾和問題，存在許多不盡人意的地方，尤其是企業人事檔案管理工作在社會保障體系建設中的不到位，引發了太多的糾紛，從而導致上訪、投訴案件的增多，給我國新常態下的社會穩定造成影響。為此，筆者就此展開論述。

1當前企業人事檔案管理工作中存在的問題

1．1企業改制導致職工檔案的管理缺失

隨著我國經濟體制改革的深入，改制企業的勞動關系是否理順則成了重點和難點，有些改制企業在工作中忽視人事檔案的重要性，移交操作過于簡單，如：有的改制企業把職工的社會養老保險費和社會醫療保險費以及人員名單交給社保部門就算完成改制任務，而遺留問題及改制時因該完善的工作往往用一句簡單的“企業已改制，檔案已托管到社保”加以推諉。由于改制企業職工的人事檔案移交管理不到位，繼而出現這樣的現象：改制破產后企業職工人事檔案有的移交社保部門、有的移交主管部門、有的仍堆放在企業，有的干脆放在個人口袋里。然而檔案畢竟是個人的歷史資料，往往在關鍵時候體現它的作用。當有政策出臺可享受優惠而需要開證明時，問題就來了。檔案放在社保的，還可從社保開具房改貨幣化補貼證明、出國經濟收人證明、購房經濟收入證明、購房貸款證明等。但是對子女教育、工齡認定、辦理遺屬供養生活費等證明，由于社保部門本身畢竟沒有檔案管理這項職能，也沒有時間和精力將人事檔案管理工作細化到家，所以很多時候這樣的證明社保部門無法開具，給個人帶來一些不便和影響。可以說，由于改制破產企業職工檔案移交管理的不到位，給檔案所有人、社保部門造成許多不利的影響，而且給原本就承擔繁重工作任務的社保機構帶來額外的負擔。

1．2特殊工種記錄不完善

根據國家的有關規定，特殊工種審批統一由各級地方勞動保障部門根據企業上報材料對從事特殊工種名稱、從事時間、公示結果、企業上報備案材料及本人檔案記載等情況進行核對，并嚴格把好審核、審批關，對沒有原始檔案或原始檔案沒有記載特殊工種經歷的，不得作為特殊工種提前退休依據。根據以上政策，勞動障保部門審定特殊工種的重點也是唯一依據，是國家和各省所定的特殊工種目錄中從事某項工種記載的原始記錄，因此，對提前退休特殊工種的審批，檔案管理尤為重要，這項工作做好了，既能保護在特殊崗位上職工的合法權益，也能遏制企業違規辦理職工提前退休、審批把關不嚴、審批條件掌握不一，甚至違反規定審批的不良現象。綜上，原始檔案的管理成了維護職工合法權益、規范職工退休審批制度，促進養老保險制度改革的有力保證。目前由于改制企業或某些歷史原因，許多檔案遺失或檔案記錄不全。有的企業雖有檔案，也有記錄，但職工工作崗位轉換后，不及時記入檔案，很難保證檔案真實性與合法性；有的檔案記錄不全，工資單上反映特殊工種的補貼，不能證明職工自己從事的特殊工種職業崗位時間。所以說，改制企業職工檔案管理工作的缺位，將給特殊工種的認定帶來巨大的困難。

1．3合同制職工檔案管理存在的問題

實行勞動合同制是《勞動法》的主要內容，是加強企業經營機制轉換的一項重大舉措，是企業人事制度建立，并與社會主義市場經濟體制相適應的必然要求，也是企業實行人員聘任制度的必然途徑。實行聘用制后，雙方可以協商約定聘用時間，打破了以前以崗位定終身的用人制度，用工形式日趨靈活，人才流動更加頻繁。但目前有些企業對合同制職工的檔案管理不規范，有的甚至無勞動合同，對續聘、解聘、崗位調整、職務升遷、工資待遇、獎懲尚無據可尋，致使用人單位與職工之間矛盾沖突常有發生。企業隨意解除合同，損害了職工的切身利益，在發生勞動爭議時往往因職工與單位沒有一份完整的用工記錄，沒有勞動合同，給勞動爭議仲裁帶來麻煩，更是影響到了勞動爭議仲裁的公正性。

2對策與措施

2．1加大宣傳力度，以提高全社會的共識

與社會保障體系建設的發展進程相比，企業人事檔案管理工作目前存在著一定的差距，表現在：社保信息提供不準確、不及時；改制單位職工檔案不完整；人事檔案管理基礎工作較為薄弱；部門與部門之間存在差距等。這一方面影響了政策的貫徹落實，另一方面也影響了政府部門的形象。所以提高各單位及企業人事干部對檔案管理重要性認識尤為關鍵。只有從基礎抓起，保證各企業所提供檔案的準確性、及時性，才能保證在落實各項社會保障待遇及開展勞動爭議仲裁等各項工作時的準確、公正，更好地保障職工的合法權益。

2．2明確目標任務、以突出工作重點為前提

一是加快社區檔案信息平臺建設。托管社保人員在檔案進入社保后，由于從單位人轉向社會人，單位對職工推向社會就不再履行管理手續，而社保在收到“兩費”后，就只停留在“兩費”管理，而忽視了人員的其它管理，造成職工需要檔案時，無處可查，給職工本人和社保工作造成了許多麻煩。社區建立檔案信息平臺后，實現社區與社保計算機信息聯網，社保部門通過社區提供的各種信息，及時了解職工的生存狀況、健康狀況、工作變動情況，以及其他有關信息，通過及時地歸檔，建立完整的個人信息數據庫，為提供全面、準確的檔案服務打下良好的基礎。二是加強特殊工種檔案的管理。涉及有特殊工種的用人企業應加強特殊工種管理檔案，將本企業職工從事特殊工種的名稱、從事特殊工種起止時間及變換工種（工作）崗位等情況做出完整人事檔案記錄，將單位從事特殊工種職工花名冊報當地勞動保險部門登記備案或建立數據庫實行計算機管理，確保勞動保障部門對所轄提前退休的特殊工種的職工進行年度檢查審核。對職工符合提前退休條件，在辦理提前退休手續時，勞動部門根據每年年檢從事特殊工種的名稱、起止時間及累計從事特殊工種年限進行審核，以此為據進行公告，在無異議情況下，方可辦理提前退休審批，以便杜絕過程中的人情“風”、鉆空子等不公正的現象。三是加強勞動合同的管理。全面推行勞動合同用工制度，不是一項孤立的工作，需要企業的嚴格管理和重視。所以，有關部門要加大《勞動法》執法力度，督促企業與職工簽訂規范合法的勞動合同，并建立用工合同檔案管理制度，做到各種爭議案件有據可依，切實維護勞動關系爭議雙方的合法權益。勞動爭議仲裁實踐表明，勞動爭議案件的處理關鍵是事實清楚，材料準確，檔案完整。而這些都離不開檔案管理部門所做的基礎工作，所以說檔案管理的成效直接影響著仲裁工作的準確性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗話說，沒有規矩，不成方圓，要讓企業人事檔案管理工作為社會保障工作提供有效的服務，就必須建立一套較為完整的企業人事檔案管理制度，并由熟悉企業人事檔案管理的工作人員規范社保人事檔案管理。企業人事檔案收集手段要不斷改善，社保部門要盡早介入。要盡可能創造條件，并利用現代先進管理手段，建立計算機信息平臺，加強現有企業檔案室的管理。加強企業人事工作人員培訓交流工作，讓他們樹立一種全新的檔案理念。只有做到企業人事檔案資料的真實和完善，才能實現社保工作的公平、公正，才能保障職工的合法權益。企業人事檔案的收集、保管和利用，正成為我國勞動保障部門解決勞動糾紛、認定工齡、提前退休審批、養老保險金認領等各項工作必不可少的重要環節。所以應積極探索企業人事檔案工作的新思路、新方法，善于創造性的開展工作，努力實現企業人事檔案工作的創新發展。

參考文獻

1高文麗．基于信息網絡環境下的檔案管理探究［J］．辦公室業務，2012（9）

2貢小玲．規范人事檔案管理為社會保障提供服務［J］．探索與創新，2011（2）

篇13

1.思想觀念滯后，與現代社會發展的需求不適應

首先是，目前很多醫院對離退休干部檔案管理相關工作缺乏足夠的重視。部分醫院的領導甚至錯誤的認為離退休干部檔案管理無足輕重，無非就是管理一些資料，并沒有多大的利用價值。其次是離退休干部檔案管理與利用的責任意識相對比較落后。

2.檔案資料歸檔工作有待規范以及創新

首先是醫院離退休干部檔案的收集以及歸檔工作存在著比較大的被動性。一般都是被動的等待醫院領導的安排。或者是上級下達了比較具體的資料收集任務，離退休干部檔案管理相關的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結果是往往由于時間倉促，收集到的材料來不及進行查證核實，這使得離退休干部檔案材料的真實性受到很大的影響，檔案的質量大打折扣。其次是離退休干部檔案材料的來源渠道有待工作人員進行疏通以及拓展，目前很多醫院的檔案管理部門缺乏能夠從不同側面獲得能夠反映離醫院退休干部真實情況的信息渠道。另外是目前醫院離退休干部檔案的歸檔制度有待進一步規范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

3.檔案利用功效的發揮存在著局限性

3.1檔案功能的發揮存在著局限性。一是檔案內容過于單調、呆板，較難全面的反映離退休干部的真實情況。離退休干部檔案的履歷表過于簡單，內容過于單調程式化，缺乏能全方位了解離退休于部情況的個性化材料。二是離退休干部檔案利用價值不大。缺乏合理利用檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源在社會發展中作用沒有很好的凸顯出來。離退休干部檔案在改革實踐中的社會效益作用沒有得到很好的體現。

3.2離退休干部檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是現行的干部檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案。二是對于計算機和現代網絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現代化工作方式的優勢很好地發揮出來，導致工作效率較低。三是干部檔案管理工作者的素質與新時期的檔案管理工作要求不太適應。很多檔案管理者年齡偏大，習慣于用老思路、老方法解決問題，很難適應新形勢下出現的新問題。有的檔案管理工作者雖然擁有高學歷，但卻缺乏足夠的專業素養和必備的工作經驗，理論與實際想脫離，說起來輕而易舉，做起來卻費力不討好，工作效果不佳。

二、加強離退休干部檔案管理與利用的相關策略

l.更新工作理念，重視檔案管理工作

一是更新領導的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領導應從傳統的認識誤區中走出來，把離退休干部檔案管理工作作為工作的重中之重狠抓落實。二是完善離退休干部檔案管理工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應的處罰，以此增強檔案管理工作者的責任心，提高其積極性。

2.規范檔案資料歸檔，創新工作機制

一是完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發揮檔案管理工作者工作的主動性，克服其工作的盲目性、隨意性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規范性。二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內，拓展離退休干部檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性。三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現代通訊工具和計算機網絡技術及時督促、監管檔案材料的辦理進程。

3.創新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率