引論：我們?yōu)槟砹?3篇合同管理規(guī)范范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
農(nóng)業(yè)承包合同；管理；規(guī)范化；措施
農(nóng)業(yè)承包合同是指我國在實(shí)行家庭承包責(zé)任制的過程當(dāng)中，農(nóng)村的農(nóng)業(yè)集體經(jīng)濟(jì)組織與其成員為了明確相互的權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的關(guān)于發(fā)包、承包集體所有的土地等生產(chǎn)資料的協(xié)議。
1農(nóng)業(yè)承包合同管理當(dāng)中存在的不規(guī)范現(xiàn)象
1.1承包合同管理機(jī)構(gòu)不健全在我國部分農(nóng)村當(dāng)中，并沒有農(nóng)業(yè)承包合同管理機(jī)構(gòu)。在很多情況下，都只是口頭協(xié)議，并沒有真正意義上的書面合同，導(dǎo)致很多的糾紛。
1.2簽訂農(nóng)業(yè)承包合同時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)合同雙方權(quán)利義務(wù)不明確在訂立農(nóng)業(yè)承包合同的過程中，有時(shí)簽訂的權(quán)利和義務(wù)都得不到履行。有時(shí)出現(xiàn)合同的一方將自己的意志強(qiáng)加給另一方的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)無期限合同。
1.3簽訂農(nóng)業(yè)承包合同時(shí)手續(xù)不齊全，表達(dá)不清楚農(nóng)業(yè)承包合同手續(xù)不全主要表現(xiàn)在公章不齊全或蓋錯(cuò)公章。表達(dá)不清楚主要表現(xiàn)在字跡馬馬虎虎，模糊不清，缺字及語句有歧義，存在代簽現(xiàn)象。
1.4相關(guān)業(yè)務(wù)工作人員素質(zhì)較差許多業(yè)務(wù)人員未經(jīng)相關(guān)的正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對相關(guān)的法律、法規(guī)、政策不明白，理解較為片面。
2農(nóng)業(yè)承包合同規(guī)范化管理建議
2.1健全落實(shí)各村承包合同管理機(jī)構(gòu)對于如何一個(gè)村來說，任何經(jīng)營項(xiàng)目的發(fā)包，是一件直接關(guān)系全村人民切身利益的大事。因此，應(yīng)該設(shè)立專門的承包合同管理機(jī)構(gòu)，防止在承包過程中出現(xiàn)意外。有些地方，政府部門雖然沒有落實(shí)專門的承包合同管理機(jī)構(gòu)，但是村委會(huì)應(yīng)該負(fù)起責(zé)任來，可以自己組織村委會(huì)相關(guān)人員，負(fù)責(zé)承包合同的管理。
2.2明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)在簽訂承包合同時(shí)，合同雙方的地位是平等的。因此，在簽訂合同的過程當(dāng)中，合同雙方都都應(yīng)該遵循自愿然則，合同雙方都不能違背對方的意愿或是強(qiáng)迫對方簽訂對方不愿意的合同。同時(shí)也應(yīng)該明確雙方的義務(wù)與權(quán)力。在我國，通過家庭承包責(zé)任制取得的農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)可以依法轉(zhuǎn)包、出租、互換、轉(zhuǎn)讓或者其他方式流轉(zhuǎn)。當(dāng)承包方采取轉(zhuǎn)讓方式進(jìn)行承包土地流轉(zhuǎn)時(shí)，承包方必須得經(jīng)過發(fā)包方的同意；當(dāng)承包方采取轉(zhuǎn)包、出租、互換或者其他方式進(jìn)行土地流轉(zhuǎn)時(shí)，承包方必須經(jīng)得發(fā)包方備案[1]。
2.3合同文本必須規(guī)范統(tǒng)一、簽訂合同的手續(xù)必須齊全農(nóng)業(yè)承包合同周期都較長，因此在簽訂合同時(shí)，手續(xù)必須齊全，以防止后期出現(xiàn)意外時(shí)有據(jù)可依。項(xiàng)目發(fā)包時(shí)雙方應(yīng)提供的材料如下：合同雙方相關(guān)法人的身份證明，合同雙方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、雙方的經(jīng)營資質(zhì)及授權(quán)委托書，場地及經(jīng)營能力證明[1]。項(xiàng)目登記管理應(yīng)該注明項(xiàng)目的名稱、位置、面積大小及經(jīng)營期限等。此外，在簽訂農(nóng)業(yè)承包合同時(shí)，雙方代表都要在合同上簽字蓋章，由村經(jīng)濟(jì)合作社發(fā)包的，還應(yīng)加蓋公章[2]。在合同的書寫上面，不能字跡潦草，要字跡工整，使合同雙方都能看清，同時(shí)相關(guān)的語句要通順，不能有歧義。合同中不能漏字或出現(xiàn)錯(cuò)別字，以防止出現(xiàn)意外時(shí)合同里面的內(nèi)容不是當(dāng)初簽訂合同時(shí)想要表達(dá)的意思。在最后的簽字上面，合同雙方一定要按照雙方身份證上面的名字就行簽字。
2.4提高相關(guān)管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)綜合型人才承包合同管理部門應(yīng)該提高相關(guān)業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)。作為領(lǐng)導(dǎo)管理者，要定期對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)。不僅要進(jìn)行制定合同的相關(guān)理論培訓(xùn)，更要進(jìn)行承包合同案列的分析，既要有正面案例的分析，也要有反面案例的分析。要高度重視培訓(xùn)，培訓(xùn)不是走過程，更不是形式主義。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)管理者要對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行道德素質(zhì)教育及法律教育，提高業(yè)務(wù)人員的道德水平及法律水平。承包合同管理部門在人才建設(shè)上面，要以目前單位內(nèi)部業(yè)務(wù)人員為基礎(chǔ)，大力培養(yǎng)綜合型人才，使之在面對突發(fā)狀況時(shí)，可以合理及時(shí)的應(yīng)對。另外，承包合同管理部門要建立嚴(yán)格的淘汰制度。單位領(lǐng)導(dǎo)管理者要定期對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行考核，對優(yōu)秀的業(yè)務(wù)人員要進(jìn)行重點(diǎn)的培養(yǎng)，對專業(yè)技能及思想道德素養(yǎng)低下的要果斷的進(jìn)行淘汰。同時(shí)，部門要規(guī)范選拔制度，積極引進(jìn)優(yōu)秀的大學(xué)生人才。
3結(jié)論
隨著我國新農(nóng)村建設(shè)的加快，農(nóng)業(yè)項(xiàng)目承包將會(huì)越來越多。規(guī)范化的農(nóng)業(yè)承包合同管理可以促進(jìn)我國新農(nóng)村的建設(shè)，加快形成社會(huì)主義和諧社會(huì)，提高我國農(nóng)民的生活水平，促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
篇2
合同的簽訂為管理提供了對象，并成為全程管理的基礎(chǔ)。簽訂依據(jù)的是現(xiàn)行的法律、法規(guī)及規(guī)定;包括《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和《合同法》以及相應(yīng)的規(guī)范性文件。但依據(jù)上述法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等等還不能夠完全地、調(diào)解施工合同各主體之間利益的不對等關(guān)系。論文參考網(wǎng)。
一、建設(shè)施工合同的特點(diǎn)
建設(shè)程施工合同是我國經(jīng)濟(jì)合同的一種。它與其它12類相比較，具有一定的共性之外，還有一定的特殊性。共性主要表現(xiàn)在都是法人之間為了一定經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。特殊性主要表現(xiàn)在合同標(biāo)的物特殊、執(zhí)行周期長、包涵內(nèi)容多、涉及面廣“四個(gè)方面。標(biāo)的物特殊性主要表現(xiàn)在：一般建筑物都是定性生產(chǎn)資料或民用設(shè)施，一次性造價(jià)一般部比較高；合同執(zhí)行周期長，在絕大部分建筑合同中一種特殊的交易方式，從簽訂合同到交付使用，都需一定時(shí)間；要根據(jù)工程自身特點(diǎn)增加所需條款，除此以外，合同還有許多具體內(nèi)容通過附件等形式規(guī)定下來；合同主要涉及法令、法規(guī)多，簽訂一項(xiàng)建設(shè)施工承包含同時(shí)，涉及的有關(guān)法令、法律達(dá)12個(gè)方面、26個(gè)具體規(guī)定。
二、合同管理的思想基礎(chǔ)
“財(cái)富的一半是合同”。提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)的自我發(fā)展能力都有賴于自身合同管理。良好的合同管理，可以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)自我約束有賴于自身合同管理。認(rèn)真履行合同義務(wù)，是企業(yè)自我約束的主要體現(xiàn)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，它對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響是深遠(yuǎn)的。通過加強(qiáng)對合同簽訂、履行的管理，可以預(yù)防合同欺詐，及時(shí)解決合同爭議，增強(qiáng)自我保護(hù)能力。合作的誠意是合同正常履行的思想基礎(chǔ)。項(xiàng)日合同的簽訂與實(shí)施過程是雙方法人合作的過程，而不是互相競爭、互相斗爭的過程，任何破壞合作氣氛的行為都必將結(jié)合同的實(shí)施帶來困難。
恪守合同，公平合理，平等互利，友好合作是合同雙方都應(yīng)奉守的方針，是忠誠合作精神的體現(xiàn)。對合同管理存在的認(rèn)識(shí)問題必須糾正。對合同的條款和內(nèi)容缺乏必要的認(rèn)識(shí)；對合同的強(qiáng)制性，嚴(yán)肅性缺乏認(rèn)識(shí)，對工程合同的執(zhí)行人員進(jìn)行合同管理的教育不夠；未能普遍采用科學(xué)的手段和方法進(jìn)行合同的管理。加強(qiáng)法律知識(shí)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)法律機(jī)制管理合同。長期以來，我國項(xiàng)目建設(shè)依靠行政手段組織實(shí)施，這在一定程度上還是需要的，但人治代替法治的行為避免不了，合同是經(jīng)濟(jì)法律行為必須運(yùn)用法律機(jī)制管理。
三、合同管理的現(xiàn)實(shí)意義
隨著市場經(jīng)濟(jì)的機(jī)制改善，要求轉(zhuǎn)變政府職能，完善內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理，是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的要求。不正當(dāng)競爭，加劇了混亂的建筑市場經(jīng)濟(jì)秩序。加強(qiáng)施工合同的管理，以促進(jìn)建筑市場健康、穩(wěn)定發(fā)展。建筑市場將全面開放。如果不適應(yīng)國際市場規(guī)則，施工企業(yè)將失去競爭的機(jī)會(huì)。要樹立國際化意識(shí)，加強(qiáng)施工合同的規(guī)范管理，建立有效的合同管理制度。
四、完善建筑工程施工合同管理
1、索賠管理
索賠是指承包人根據(jù)正當(dāng)充分的理由，向發(fā)包方正式提出要求給以某些方面的補(bǔ)償。論文參考網(wǎng)。出于工程項(xiàng)目復(fù)雜多變，現(xiàn)場環(huán)境及氣候的變化，標(biāo)書及施工說明中的錯(cuò)誤等因素不可避免，會(huì)造成承包方一定的損失，所以索賠在承包施工過程中也是難以避免。索賠一般有兩種形式：要求延長工期，要求賠償款項(xiàng)，當(dāng)承包方提出索賠要求，并有充分依據(jù)向發(fā)包方應(yīng)仔細(xì)審定這些依據(jù)。索賠應(yīng)有一定的程序合同雙方可以在簽約時(shí)商定。索賠管理是合同管理工作中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，既存在承包商的索賠也就有業(yè)主的反索賠。論文參考網(wǎng)。由于索賠和反索賠所依據(jù)的是合同條款和實(shí)際發(fā)生的工程情況，因此要特別注意合同條款的變更及日常工程數(shù)據(jù)檔案等的管理工作。
2、強(qiáng)化施工隊(duì)伍的管理
要求各施工單位嚴(yán)格執(zhí)行工程日報(bào)、月報(bào)和每日例會(huì)制度，對工程質(zhì)量和安全隱患由監(jiān)理和業(yè)主不定期進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。同時(shí)，要求所有參與工程施工的施工隊(duì)伍，必須在人員配置上滿足三班小時(shí)不間斷。在保證工程質(zhì)量的前提下確保施工。安排專人蹲守設(shè)計(jì)院，協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部門加班加點(diǎn)搶設(shè)計(jì)，只要設(shè)計(jì)院完成一個(gè)單體設(shè)計(jì)，我們就立即組織實(shí)施，做到了不在中間環(huán)節(jié)上耽擱一分鐘；千方百計(jì)壓縮招投標(biāo)時(shí)間。在不超出國家規(guī)定和不影響工程的情況下，我們以最短的時(shí)間編寫出招標(biāo)文件、招標(biāo)公告和完成開標(biāo)評標(biāo)，把所有合同的開評標(biāo)過程全部連續(xù)進(jìn)行得一環(huán)緊扣一環(huán)，白天未評完的，我們說服專家晚上接著進(jìn)行，直至工程全部招標(biāo)工作結(jié)束。
3、加強(qiáng)對承包商的資質(zhì)管理
確定承包商的負(fù)責(zé)任性時(shí)要求查閱調(diào)查以下事項(xiàng)：承包商圓滿執(zhí)行合同的能力，包括其財(cái)務(wù)資金以及承包商是否擁有要求的政府證書或者許可證；承包商利用自身實(shí)力履行合同的意愿和決心；以及承包商是否擁有足夠的誠意不折不扣地執(zhí)行合同。在確定負(fù)責(zé)任性過程中，給予了合同官員很多判斷權(quán)力，并且他的決定只有司法機(jī)關(guān)在檢查虛假合同、欺騙、不合理性和不可理解時(shí)才能查閱。為防止合同官員濫用職權(quán)，對于合同官員有特殊的要求，要求他閱讀所有現(xiàn)在和以前的有關(guān)承包商業(yè)績的材料，包括不論是中標(biāo)的還是沒有中標(biāo)的投標(biāo)情況。合同官員需要收集有關(guān)承包商的業(yè)績表現(xiàn)的推薦材料，并且在適當(dāng)時(shí)候要向提名的承包商提交不負(fù)責(zé)任確定書，這樣做時(shí)需要約見承包商聽取其對合同官員所做的對承包商在執(zhí)行合同能力方面的不利信息的反駁意見。
施工合同需要良好的信用機(jī)制，進(jìn)行系統(tǒng)化保障，對用戶全面保證質(zhì)量，形成三方制約的保障體系中，合同將發(fā)揮其應(yīng)有的作用。建立健全合同管理制度，建設(shè)各方做好合同的各項(xiàng)管理管理。嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，培育建設(shè)市場的一項(xiàng)重要內(nèi)容。提高對承包商的索賠意識(shí)有待解決的問題。根據(jù)施工合同進(jìn)行索賠，合同管理、合同索賠時(shí)，要充分考慮各種不利因素，采取對合同最有效的策略和索賠管理戰(zhàn)略;保護(hù)他們的合法權(quán)利和利益。以便適應(yīng)國際工程項(xiàng)目的規(guī)范和改進(jìn)今后的生存能力。
參考文獻(xiàn)
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篇3
1.合同管理
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
2.合同管理的規(guī)范化
2.1規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)
合同既是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、取得經(jīng)濟(jì)效益的紐帶，也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn)有許多是在合同的立項(xiàng)、訂立和履行中發(fā)生的。合同管理首先要盡可能的發(fā)現(xiàn)簽訂某宗合同隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。通過規(guī)范的合同管理，加強(qiáng)合同中立項(xiàng)的審查以慎重決策減少無利益投資；加強(qiáng)合同訂立的管理可以減少合同訂立過程中因個(gè)人疏漏產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)合同履行中的控制可以保障合同利益得以更為及時(shí)、安全的實(shí)現(xiàn)；加強(qiáng)合同的備案與存檔可以督促有關(guān)機(jī)構(gòu)與人員更謹(jǐn)慎執(zhí)行合同事務(wù)，防止風(fēng)險(xiǎn)。通過這一系列的措施，最大范圍內(nèi)確保收益的實(shí)現(xiàn)。
2.2 提升企業(yè)形象
現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭，不僅僅是產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競爭，更重要的是企業(yè)信用，企業(yè)形象競爭。規(guī)范的合同管理毫無疑問的將使接觸企業(yè)的人感受到合同管理中體現(xiàn)出的企業(yè)管理的規(guī)范與秩序，工作的嚴(yán)謹(jǐn)與守信，較高的法律意識(shí)和員工素質(zhì)。從而提高企業(yè)的知名度和美譽(yù)度，提高競爭力，贏得市場，健康持久地發(fā)展下去。通過在合同管理制度中規(guī)定合同變更、解除的程序及合同履行、變更、解除應(yīng)注意的問題，有助于企業(yè)員工樹立良好的信用意識(shí)，嚴(yán)格履行已生效的合同，從而樹立企業(yè)良好的商業(yè)信用及形象。
2.3 創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益
企業(yè)的首要目的就是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，一次重大的交易失敗、頻發(fā)的交易失誤會(huì)造成企業(yè)的直接經(jīng)濟(jì)損失，甚至一蹶不振。合同管理通過控制隨意的決策，通過對合對方的準(zhǔn)確分析判斷，通過科學(xué)的談判對策，通過對合同條款的的合理設(shè)計(jì)，通過對履行過程中集體問題的妥善處理，通過合法合理的糾紛解決程序，可以最大限度的降低成本，促進(jìn)企業(yè)提高誠信經(jīng)營的意識(shí)，提高企業(yè)誠信的知名度、信譽(yù)度，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。在市場競爭日趨激烈的當(dāng)今，加強(qiáng)合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。
3.加強(qiáng)規(guī)范化合同管理的途徑
3.1 強(qiáng)化法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，規(guī)范合同管理。
合同糾紛的大量增加是對企業(yè)合同管理體系的重大考驗(yàn)。要進(jìn)一步強(qiáng)化合同規(guī)范化管理，規(guī)范合同審查標(biāo)準(zhǔn)，提高合同審查質(zhì)量。就要提高企業(yè)強(qiáng)烈的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，但法律風(fēng)險(xiǎn)事前是可防可控的，要抓緊強(qiáng)化防范工作。以合同管理作為企業(yè)防范內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)和突破口，利用“合同管理”防范和控制法律風(fēng)險(xiǎn)，有效地化解企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范并凈化企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境。針對合同履行可能發(fā)生或已發(fā)生的違約糾紛事件，及時(shí)采取要求對方提供抵押擔(dān)保、第三人保證、提高客戶保證金等多種保全手段，盡量減少因違約造成的企業(yè)損失。
3.2 建立完善的管理體制，規(guī)范合同管理。
建立、健全完備的合同管理制度，使企業(yè)合同管理活動(dòng)定型化、條文化、制度化，明確各部門的分工和責(zé)任，使之在合同管理中互相支持和配合，這樣，可以減少不必要扯皮或失誤，提高合同管理水平。合同管理體制應(yīng)當(dāng)從整體上進(jìn)行規(guī)范，明確管理的范圍、管理的部門、管理的人員、管理的職責(zé)、管理的程序和管理的具體要求、處罰獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。
（1）企業(yè)要就合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，從合同簽訂到履行完畢的全過程，制訂一套比較完善而嚴(yán)密的切實(shí)可行的合同管理制度，使合同管理有章可循，這些環(huán)節(jié)包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。例如，在簽訂合同時(shí)，嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認(rèn)真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大、工程承包、產(chǎn)權(quán)交易等重要的抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關(guān)法律規(guī)定及時(shí)辦理抵押登記手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴(yán)密性和完備性。
（2）企業(yè)合同管理要覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落。企業(yè)應(yīng)當(dāng)獨(dú)立設(shè)置總法律顧問和法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，全權(quán)負(fù)責(zé)單位的法律事務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定各種制度。例如，合同歸口管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度、合同會(huì)簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛調(diào)處制度、合同歸檔制度等一整套以事前防范、事中控制為主，事后補(bǔ)救為輔的合同管理制度。配合合同專項(xiàng)管理部門，起到法律咨詢、合同評審、履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。
3.3 配備專職合同管理人員，規(guī)范合同管理。
促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展合同管理面廣線長，法律要求嚴(yán)格，專業(yè)性強(qiáng)，因此要求企業(yè)要根據(jù)自己的規(guī)模和需要，建立相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)或配備一定的專、兼職合同管理人員。目前，大部分企業(yè)合同管理由企業(yè)法律顧問室負(fù)責(zé)，中小型企業(yè)一般由財(cái)務(wù)、審計(jì)或供銷部門指定專人兼管，由專人分門別類建立檔案，集中保管，才能保證合同的嚴(yán)肅性、完整性。這樣使企業(yè)合同訂立、履行整個(gè)過程有人專管，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、過問及把關(guān)。同時(shí)制訂合同管理制度、崗位職責(zé)，并定期檢查合同管理執(zhí)行情況，對違反合同管理要求的人員進(jìn)行處罰，對執(zhí)行合同好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。這是保證企業(yè)合同管理目標(biāo)化、規(guī)范化、制度化的重要條件。也是提高企業(yè)合同管理逐步科學(xué)化、法制化的重要保證。
4結(jié)束語
合同管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其規(guī)范化、制度化是企業(yè)管理規(guī)范化、制度化的相應(yīng)要求。完善、規(guī)范的合同管理，能夠使企業(yè)形成一種自然的工作機(jī)制，形成程序化的制度管理，各負(fù)其責(zé)，提高企業(yè)的管理水平和運(yùn)營效率，使企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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合同是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營行為的主要手段，是現(xiàn)代化管理的必然要求。如果要最大限度發(fā)揮合同的作用，就必須加強(qiáng)合同管理，加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化是制度化的最高形式，是規(guī)范化的最高要求，是科學(xué)化的最佳途徑。只有加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能避免合同風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范經(jīng)營行為，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，提高企業(yè)競爭實(shí)力。
二、企業(yè)合同管理中出現(xiàn)的問題
煤炭企業(yè)涉及合同方面的內(nèi)容很多，其中大家最常見和熟悉的有物資管理合同、銷售管理合同等。這些合同都有專門的單位或部室人員進(jìn)行管理，這些合同基本都有相對的時(shí)間、客戶、管理格式等，有一定的規(guī)律可循，所以管理相對較為容易。但是，機(jī)關(guān)和后勤等涉及的對外合同，由于涉及種類多，部門多，格式內(nèi)容等也比較多，部分部室人員由于專業(yè)性的限制，對合同需要的各項(xiàng)資料不了解，往往存在資料確實(shí)缺失情況，管理起來存在一定難度，需要多個(gè)部門的聯(lián)合把關(guān)，也需要專門部室人員的管理。尤其是各礦廠機(jī)關(guān)后勤，分公司購買的設(shè)備、搞的土建工程等，缺少專門部室管理和監(jiān)管，給企業(yè)合同管理埋下隱患。迫切需要鑫龍煤業(yè)專門部室及專門人員進(jìn)行管理。
為避免公司機(jī)關(guān)、后勤服務(wù)部門以及分公司購買的設(shè)備、搞的土建工程、進(jìn)行的各項(xiàng)設(shè)備、設(shè)施維修、租賃等，涉及的對外合同缺少專門管理。存在以下問題：
1.缺乏必要的法律知識(shí)，部分內(nèi)容存在法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.合同的審查、簽訂不規(guī)范，亂，對合同的履行缺乏行之有效的監(jiān)督。
3.缺乏供應(yīng)商的資質(zhì)的審查。
4.部分合同存在對合同雙方在合同執(zhí)行過程中的責(zé)任與權(quán)利約定不明確、表述不清等問題。
這些都給企業(yè)合同管理埋下隱患。鑫龍煤業(yè)企業(yè)規(guī)劃部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求，于2014年5月起接手了鑫龍煤業(yè)機(jī)關(guān)、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排專門人員進(jìn)行了管理，根據(jù)合同工作的各項(xiàng)要求，對后面所有的合同全面進(jìn)行了規(guī)范化的管理。
三、合同規(guī)范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程。為規(guī)范各分公司、機(jī)關(guān)部室的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實(shí)現(xiàn)合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司合法權(quán)益，制訂了《安陽鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同管理辦法》鑫煤〔2014〕207號，使各分公司、機(jī)關(guān)部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容包括：合同管理機(jī)構(gòu)的建立及其職責(zé)的明確界定；合同簽訂前的供應(yīng)商資格、價(jià)格、質(zhì)量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權(quán)限設(shè)定、法人授權(quán)委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內(nèi)容。
2.及時(shí)啟用“安陽鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同專用章”，并予以公布，指定專門人員進(jìn)行管理。
3.重點(diǎn)要求各責(zé)任單位在合同簽訂前，加強(qiáng)對供應(yīng)商的資格審查。對供應(yīng)商的資質(zhì)、商品價(jià)格與質(zhì)量、履約能力的審核。合同管理部門在對供應(yīng)商材料進(jìn)行審核并形成審核意見后，要將審核報(bào)告上報(bào)主管部門審核。
4.編制了安陽鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同審批表，確保在合同簽訂過程中，各專業(yè)部門或領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。
5.對不同合同規(guī)定不同的上報(bào)材料，加以區(qū)分。通過議標(biāo)簽訂的合同，報(bào)合同會(huì)簽單與會(huì)談紀(jì)要；通過招標(biāo)簽訂的合同，報(bào)合同會(huì)簽單與中標(biāo)通知書；通過領(lǐng)導(dǎo)批示簽訂的合同，報(bào)相關(guān)請示和領(lǐng)導(dǎo)批示。
6.編制了安陽鑫龍煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理臺(tái)帳，涉及序號、合同名稱、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人、簽訂日期、合同期限、合同價(jià)、對方單位、存檔份數(shù)、歸檔日期、備注等11項(xiàng)內(nèi)容，確保各項(xiàng)合同查找有據(jù)可依，查詢方便。如下表：
7.合同查詢時(shí)，做好查詢、借用等相關(guān)手續(xù)（查詢借用人員需要填寫查詢、借用登記表，并將借用、查詢時(shí)間及歸還時(shí)間填寫清楚，借用時(shí)除了填寫登記表外，還要打借條），防止合同備份資料的遺失。
四、實(shí)施效果
通過對公司機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同管理進(jìn)行了規(guī)范管理以來，公司合同管理工作獲得了長足發(fā)展。
1.通過制度的制定和完善，為機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同簽訂前、簽訂過程和簽訂后備案等工作提供了管理流程和依據(jù)。
2.規(guī)避了部分法律風(fēng)險(xiǎn)。
篇5
《合同法》規(guī)定“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議”，實(shí)踐中，合同是現(xiàn)代企業(yè)從事經(jīng)營活動(dòng)和對外經(jīng)濟(jì)交往的主要手段，企業(yè)的運(yùn)營過程實(shí)際上就是合同簽訂和履行過程，合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制、調(diào)節(jié)和監(jiān)督檢查等管理活動(dòng)。加強(qiáng)內(nèi)部控制在合同管理中的應(yīng)用對企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。
一、強(qiáng)化合同管理內(nèi)部控制應(yīng)用的意義
西方有句諺語“財(cái)富的一半來自合同”。合同起到維系市場主體，規(guī)范、約束市場交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)秩序的重要作用，合同的簽訂與履行是企業(yè)獲得經(jīng)濟(jì)效益的主要途徑。通過加強(qiáng)企業(yè)合同管理內(nèi)部控制，防范企業(yè)經(jīng)營法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)合法權(quán)益、提升資金使用效率、保證營運(yùn)安全、最大范圍內(nèi)確保收益的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)通過合同全面有效的履行，可以提升企業(yè)形象和競爭力、提高經(jīng)營管理水平，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
二、合同管理內(nèi)控體制的構(gòu)建
（一）建立分級授權(quán)管理和審批制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級安排，建立合同分級管理和審批制度。對于權(quán)限劃分，可以參照《股票上市規(guī)則》中9.3、9.11、10.2.6的規(guī)定，根據(jù)交易涉及合同金額來決定合同的審批層級，對企業(yè)發(fā)展有著重要影響的重大合同應(yīng)規(guī)定一律由股東（大）會(huì)審批，如公司重大對外投資、融資等合同。屬于上級管理權(quán)限的合同，下級單位未經(jīng)批準(zhǔn)或授權(quán)不得擅自簽訂。上級單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)加強(qiáng)對重大合同的訂立、履行情況的監(jiān)督管理。
（二）建立健全合同管理機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化合同管理職能
職能清晰是有效落實(shí)管理責(zé)任的保障，為防止出現(xiàn)多頭指揮和推諉責(zé)任的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行合同歸口管理制度。可以根據(jù)實(shí)際情況成立合同管理委員會(huì)，指定法律部門等作為合同歸口管理部門，配備具有法律專業(yè)資格的專職合同管理人員，使合同管理工作規(guī)范、科學(xué)、合理。可根據(jù)企業(yè)人員和業(yè)務(wù)量等狀況，聘請中介機(jī)構(gòu)擔(dān)任專（兼）職法律顧問，負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行的法律審查，防范合同漏洞，控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對經(jīng)營管理人員法律知識(shí)培訓(xùn)，提高其法律素養(yǎng)和運(yùn)用法律解決問題的能力。
（三）明確職責(zé)分工、協(xié)調(diào)工作機(jī)制
合同控制的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密相扣，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同管理崗位責(zé)任制，相關(guān)合同管理部門和崗位應(yīng)有明確的職責(zé)與權(quán)限，合理分工，職責(zé)明確，要確保合同的擬定與審批、審批與執(zhí)行崗位相分離，并形成制約和監(jiān)督機(jī)制，從而保證企業(yè)合同管理目標(biāo)化、規(guī)范化、制度化。
（四）制定有效的激勵(lì)與約束機(jī)制、實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)利統(tǒng)一
企業(yè)應(yīng)為合同管理人才創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，根據(jù)能力提供相應(yīng)的待遇，明確權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)，為合同管理工作人員提供培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)。同時(shí)應(yīng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度，開展合同后評估，定期檢查合同管理執(zhí)行情況，對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。
三、合同業(yè)務(wù)的主要管控措施
根據(jù)財(cái)政部2010年頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號—合同管理》，分別從合同的訂立和合同的履行兩方面要求加強(qiáng)合同管理控制，為防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，在合同簽訂、履行過程中的主要管控措施有：
（一）合同的訂立階段
1.程序合規(guī)。（1）按規(guī)定須經(jīng)上級部門批準(zhǔn)和授權(quán)才能簽訂的合同，必須履行程序后才能簽訂。（2）按法律規(guī)定和公司章程必須由公司股東（大）會(huì)或董事會(huì)決定才能簽署的合同，必須取得相關(guān)決議后才能簽訂。（3）國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)按規(guī)定辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)。（4）合同文本須報(bào)經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。如涉及到國有資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓的，要根據(jù)《企業(yè)國有產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓管理暫行辦法》和《企業(yè)國有資產(chǎn)評估管理暫行辦法》履行相應(yīng)的手續(xù)。
2.規(guī)范合同審查制度。（1）健全合同審查機(jī)制，應(yīng)在合同正式訂立前對對方主體資格、業(yè)務(wù)資質(zhì)、資信能力、履約能力、合同文本形式、合同內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查。（2）不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的單位簽訂合同，在合同談判前取得對方的經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)證書復(fù)印件（加蓋公章），并通過對方單位的注冊資本和實(shí)收資本、最近一期經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表資料，對其主體資格和履約能力做出綜合判斷。（3）合同形式，均應(yīng)當(dāng)采用書面形式。對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查。（4）實(shí)行合同簽約人負(fù)責(zé)制，促進(jìn)依法審慎簽訂合同。
3.建立合同會(huì)審制度。合同承辦部門應(yīng)當(dāng)將起草的合同文本交由合同關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門和法律部門會(huì)同審核并出具書面意見。會(huì)同審核的重點(diǎn)主要包括合同的經(jīng)濟(jì)性、可行性、嚴(yán)密性、合法性。重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)指定法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)等專業(yè)人員參加談判，必要時(shí)可以聘請外部專家或中介專業(yè)機(jī)構(gòu)參與。
4.運(yùn)用合同擔(dān)保制度。（1）合同擔(dān)保制度對保障交易安全以及維護(hù)合同權(quán)益具有重要意義。嚴(yán)格遵守合同法、擔(dān)保法的規(guī)定來設(shè)定擔(dān)保，內(nèi)容、程序要符合規(guī)范，并要求及時(shí)辦理登記等手續(xù)。（2）要求對方提供擔(dān)保，應(yīng)審查其擔(dān)保資格以及用來擔(dān)保的財(cái)產(chǎn)權(quán)利狀況，并在合同中明確擔(dān)保責(zé)任條款，提供保證的，應(yīng)明確保證的范圍和保證期間。如果是做擔(dān)保人，在履行企業(yè)的審批程序、取得股東（大）會(huì)或董事會(huì)決議批準(zhǔn)的前提下，依法謹(jǐn)慎設(shè)定，可要求被擔(dān)保人提供反擔(dān)保，減小合同擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)。（3）適當(dāng)運(yùn)用保證金條款，為保證合同有效履行，可以在合同中設(shè)置履約保證金條款，如對于工程類合同，作為發(fā)包方可以根據(jù)實(shí)際情況約定進(jìn)度保證金和質(zhì)量保證金，對于按時(shí)保質(zhì)保量完成的，可以在工程竣工驗(yàn)收合格后，返還進(jìn)度保證金和一定比例的質(zhì)量保證金，預(yù)留一部分質(zhì)量保證金在一定期限后質(zhì)量無問題的情況下予以返還，否則按照違約程度不予返還。
（二）合同履行階段
1.建立定期檢查和報(bào)告制度。（1）企業(yè)應(yīng)當(dāng)監(jiān)控合同的履行情況，按照合同約定全面適當(dāng)履行義務(wù)，并敦促對方及時(shí)履行其義務(wù)。業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人員應(yīng)對其承辦的合同，從訂立到履行終結(jié)進(jìn)行全過程跟蹤監(jiān)控管理，一旦發(fā)現(xiàn)有違約行為或違約可能，應(yīng)及時(shí)提示風(fēng)險(xiǎn)，并向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告，采取有效措施，避免違約損失的擴(kuò)大。（2）應(yīng)建立合同履行情況臺(tái)賬。對履行時(shí)間長、標(biāo)的額大的重大合同實(shí)行計(jì)劃履行、定期報(bào)告制度，及時(shí)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。企業(yè)應(yīng)按照其內(nèi)控機(jī)制規(guī)定成立或指定相應(yīng)的合同驗(yàn)收職能部門，確保合同有效履行。
2.重視合同證據(jù)工作。依照民法中誰主張、誰舉證的舉證原則，主張權(quán)利要有證據(jù)支持。（1）在合同履行過程中，要保全相關(guān)證據(jù)，應(yīng)及時(shí)整理來往信函、文書、通知等文件并妥善保管原件，向合同對方交付標(biāo)的物、款項(xiàng)、資料或發(fā)票時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ剿魅∈諚l，做到防患于未然。向?qū)Ψ絾挝话l(fā)出通知時(shí)，應(yīng)采取書面形式并由專人送達(dá)或快遞郵寄，由對方蓋章或授權(quán)代表簽名后收回妥為保存。（2）要充分認(rèn)識(shí)重大合同公證、鑒證的重要作用，以防范、避免合同履行風(fēng)險(xiǎn)。
3.建立合同違約處理制度。對于違約情形，應(yīng)當(dāng)按合同條款要求對方承擔(dān)違約責(zé)任。必要時(shí)應(yīng)采取相應(yīng)的保全措施。根據(jù)《合同法》的規(guī)定，承擔(dān)違約責(zé)任的形式：賠償損失、違約金、定金罰則、繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施。根據(jù)《合同法》第114條：“約定的違約金低于造成的損失的，當(dāng)事人可以請求人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)予以增加，約定的違約金過分高于損失的，當(dāng)事人可以請求人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)予以適當(dāng)減少。”第116條：“當(dāng)事人既約定違約金，又約定定金的，一方違約時(shí)，雙方可以選擇適用違約金或者定金條款。”當(dāng)違約金、損害賠償金、定金并存時(shí)，若對方違約，應(yīng)當(dāng)先比較違約金數(shù)額和損失大小確定采取違約金還是賠償損失的方式，再從違約金、定金中選出有利于企業(yè)的責(zé)任方式，這樣能最大限度地彌補(bǔ)企業(yè)的損失。但違約金條款是把雙刃劍，要合理運(yùn)用。
4.建立合同糾紛處理制度。合同在履行過程中發(fā)生糾紛應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。經(jīng)協(xié)商無法達(dá)成一致的，應(yīng)向企業(yè)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。法律部門會(huì)同有關(guān)部門研究仲裁或訴訟方案，報(bào)企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)，不得向?qū)Ψ阶鞒鰧?shí)質(zhì)性答復(fù)。
總之，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其合法性、嚴(yán)密性和完備性是企業(yè)管理規(guī)范化、制度化的相應(yīng)要求。規(guī)范合同管理，建立完善的內(nèi)控機(jī)制，有利于提高企業(yè)的管理水平和運(yùn)營效率，使企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展。
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篇6
一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料，隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來越多，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動(dòng)，這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益，另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。
調(diào)查顯示，由于種種原因，當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化，保護(hù)措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔，可能導(dǎo)致信息遺失；還有工作人員變動(dòng)時(shí)對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實(shí)際的消極影響，給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級單位要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性，在國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂患防范意識(shí)，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識(shí)，提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識(shí)。首先，要進(jìn)行分級培訓(xùn)。對檔案管理法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級培訓(xùn)，加深大家對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí)，促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn)，以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。
2.明確管理責(zé)任，嚴(yán)格依法歸檔
各級單位對土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對對象和責(zé)任，明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能落實(shí)依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外，土地流轉(zhuǎn)過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。
一般來說，目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營權(quán)登記申請書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經(jīng)營權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺(tái)賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村民委員會(huì)歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責(zé)任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量，規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標(biāo)識(shí)性和合法性；紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求，不易損壞和失散。
及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理，完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應(yīng)編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管，完善信息管理
合同和檔案的原始材料一般都是紙質(zhì)媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會(huì)完全損壞，所以檔案管理要切實(shí)做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉(zhuǎn)檔案管理設(shè)置專櫥，分專人負(fù)責(zé)，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實(shí)做好防蟲、防火、防水、防化學(xué)藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權(quán)限的檔案盒材料應(yīng)及時(shí)交由相關(guān)法定部門進(jìn)行保管，不具備保管條件的單位，應(yīng)及時(shí)完善條件或暫交由上級部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時(shí)、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。
以上是筆者對農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案規(guī)范化管理必要性的認(rèn)識(shí)及策略要點(diǎn)。筆者認(rèn)為檔案管理除了科學(xué)、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，尤其要加大對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規(guī)反紀(jì)行為要依法追究民事或刑事責(zé)任。
參考文獻(xiàn)：
[1]南京市檔案局.加強(qiáng)土地承包經(jīng)營權(quán)流轉(zhuǎn)合同檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2010（09）.
篇7
合同準(zhǔn)備階段的管理主要從合同策劃、調(diào)查、談判、合同文本、審核等方面入手。
(一)合同策劃管理：在合同策劃階段存在不能滿足企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。我們要從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)管理：一是要審核合同策劃目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性；二是在合同管理制度中明確規(guī)定不得將需要招標(biāo)管理的重大合同拆分為不重大的合同，并建立相應(yīng)的責(zé)任追究制度。
(二)合同調(diào)查管理：在合同調(diào)查過程中對被調(diào)查對象做出不當(dāng)評價(jià)會(huì)給合同管理工作帶來風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在對被調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽(yù)給予過高評價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)。要控制這類風(fēng)險(xiǎn)，我們要從是提高合同調(diào)查人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰當(dāng)?shù)呐袛嗉敖⒑贤瑢ο蟮纳虡I(yè)信用檔案等方面加強(qiáng)管理。
(三)合同談判管理：加強(qiáng)合同談判管理的主要方法是組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)，如要求談判團(tuán)隊(duì)中除了有經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)務(wù)人員外，還應(yīng)當(dāng)有談判經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)、法律等方面的人員參與談判，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)聘請外部專家參與合同的相關(guān)工作；在談判過程中，談判團(tuán)隊(duì)及時(shí)總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判的策略等，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的智慧；在整個(gè)過程中，強(qiáng)調(diào)并做好保密工作。
(四)合同文本管理：要嚴(yán)格執(zhí)行合同審核制度，規(guī)避合同文本內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。合同內(nèi)容和條款存在的不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確或表述不當(dāng)，可能導(dǎo)致重大誤解的現(xiàn)象要杜絕；合同內(nèi)容不違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策等。
(五)合同審核管理：要提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì)；劃分合同起草人員和審核人員的責(zé)任；制定合同審核操作指南；建立合同審核工作底稿；實(shí)施合同管理責(zé)任追究制度等。在合同審核過程中要提高合同審核人員專業(yè)素質(zhì)和端正其工作態(tài)度，發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)；發(fā)現(xiàn)了的問題要提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖姡缓贤鸩萑藛T要充分考慮合同審核人員提出的改進(jìn)意見或建議。
二、加強(qiáng)合同簽署階段的管理，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)
合同簽署階段的管理主要包括合同正式簽署、合同分送相關(guān)部門等方面的管理。
(一)合同正式簽署管理：我們要嚴(yán)格劃分各類合同的簽署權(quán)限，嚴(yán)禁超越權(quán)限簽署合同；嚴(yán)格合同印章管理，確保只為符合管理程序的合同文本加蓋合同印章；要堅(jiān)持合同必須由雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂；并采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對合同內(nèi)容加以控制，防止對方單方面改動(dòng)合同文書等。
(二)合同分送相關(guān)部門管理：要實(shí)施合同簽收制度，并指定專人負(fù)責(zé)合同的日常保管，并為合同保管提供相應(yīng)的條件；建立合同管理的責(zé)任追究制度等。
三、加強(qiáng)合同履行階段的管理，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)
合同履行階段的管理主要包括合同履行過程管理、合同變更或轉(zhuǎn)讓管理、合同糾紛處理管理等。
篇8
中圖分類號：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：
1 建筑施工企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因
1.1歷史根源
當(dāng)今的建筑施工企業(yè)，特別是老的國有企業(yè)，大多數(shù)人是從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期走過來的，不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想方法和管理方式以及管理制度都帶有濃重的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)色彩。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，建筑施工任務(wù)是上級下達(dá)的，建筑施工企業(yè)只管生產(chǎn)，無須講經(jīng)營，更不講什么效益。發(fā)包方給任務(wù)只需一紙“委托書”，雙方根本不講什么合同不合同，只要有“委托書”就行，甚至委托書也沒有。同樣總分包之間不講什么合同。因此，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代里，建筑施工企業(yè)基本上沒有合同這回事，因此也就不存在什么合同管理了。
隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟(jì)，出現(xiàn)了市場競爭，施工任務(wù)的取得是通過招標(biāo)投標(biāo)，中標(biāo)的施工單位與發(fā)包單位簽訂施工合同。建筑業(yè)的廣大從業(yè)人員開始接觸合同，引入合同意識(shí)和合同管理，目前，建筑施工企業(yè)的合同管理進(jìn)一步完善，可以說基本到位。但受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的殘余影響，至今在合同與合同管理上仍然存在諸多問題。
1.2法律根源
主要指的是合同的法律根源存在兩個(gè)滯后：合同法律滯后和我們的合同法律意識(shí)滯后。從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場經(jīng)濟(jì)，我國的合同法律是滯后的。我們所處的合同法津環(huán)境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上上述的歷史根源，我們建筑企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識(shí)更為滯后，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識(shí)合同與合同法律的關(guān)系，訂立和履行合同往往離開合同法律，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識(shí)，造成不少失誤和損失。
1.3制度根源
企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫龋瑢贤芾砦茨荏w現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求。企業(yè)合同管理制度滯后，跟不上合同管理的客觀要求。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各項(xiàng)法律法規(guī)的不斷完善，合同管理制度才不斷補(bǔ)充完善，由合同的洽談、簽訂、履行、變更到中止或終止、解除全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，用制度規(guī)定下來。到目前為止，企業(yè)的合同管理，可以說基本上有章可循，但由于諸多原因，加上舊的習(xí)慣勢力的影響，有章不循的現(xiàn)象還不時(shí)出現(xiàn)。
在實(shí)際的合同管理工作中，制訂制度很重要，執(zhí)行制度更為重要。無章可循不行，有章不循也不行。而且，隨著市場的規(guī)范運(yùn)作和市場形勢的發(fā)展變化，合同管理上也會(huì)不斷產(chǎn)生新的問題，提出新的要求，這就需要我們不斷完善原有的合同管理制度。
2 完善建設(shè)工程施工合同管理的主要方法
2.1 建立合同管理機(jī)構(gòu)與制度，做好施工合同交底
由于施工過程的長期、復(fù)雜，投資大、風(fēng)險(xiǎn)高，施工合同管理是非常專業(yè)化且要求相當(dāng)高的一種工作，必須要由專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員來完成，而不應(yīng)兼任，甚至是臨時(shí)管理。
在建立合同管理機(jī)構(gòu)與制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)對項(xiàng)目管理人員和各工程小組負(fù)責(zé)任進(jìn)行合同交底，組織大家學(xué)習(xí)合同文件和合同總體分析結(jié)果，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解施工企業(yè)的合同責(zé)任和工程范圍、各種行為的法律后果等。使大家都樹立全局經(jīng)濟(jì)中，必須把“按圖施工”轉(zhuǎn)變到“按合同施工”，特別是在工程中使用非標(biāo)準(zhǔn)合同文本或本項(xiàng)目組不熟悉的合同文本時(shí)，合同交底工作就顯得格外重要。
2.2 規(guī)范處理合同中施工條件、地質(zhì)條件改變和施工方案的改變
合同中提供的施工條件及地質(zhì)資料，是施工單位編制投標(biāo)文件、確定投標(biāo)方案、編制施工組織設(shè)計(jì)和確定投標(biāo)報(bào)價(jià)的重要依據(jù)【2】。由于設(shè)計(jì)階段的不同、設(shè)計(jì)深度不同、外部環(huán)境的變化等，工程實(shí)施階段合同中提供的施工條件及地質(zhì)資料變化是不可避免的。所以，工程實(shí)施階段，正確區(qū)別和處理施工條件、地質(zhì)條件變化及其導(dǎo)致的施工方案改變，按照合同規(guī)定公平、公正、科學(xué)、合理的方法去處理，是合同管理中不容忽視的一項(xiàng)工作，正確區(qū)分變化和改變的性質(zhì)，是實(shí)施階段成本控制的組成部分。
合同中規(guī)定應(yīng)提供施工企業(yè)的施工條件，業(yè)主沒有按合同規(guī)定提供，地質(zhì)資料由于設(shè)計(jì)階段和設(shè)計(jì)深度不同引起的變化或設(shè)計(jì)方案的重大變更，屬于業(yè)主責(zé)任，由此引起施工企業(yè)施工方案改變和增加的費(fèi)用，應(yīng)由業(yè)主承擔(dān)【3】。當(dāng)然，由于施工企業(yè)的原因引起的施工條件的改變、施工方法不當(dāng)增加的工程投資、完善合同中施工方案不足或改變合同中的施工方案和方法、施工企業(yè)原因延誤的趕工方案等增加的費(fèi)用，應(yīng)由施工企業(yè)承擔(dān)。在正確區(qū)分這些變化和改變的同時(shí)，各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定去履行，屬于業(yè)主的原因引起的，就應(yīng)按照變更或索賠給予施工企業(yè)補(bǔ)償；屬于施工企業(yè)原因引起的或應(yīng)由施工企業(yè)承擔(dān)的，就應(yīng)由施工企業(yè)承擔(dān)。不能把施工企業(yè)合同中規(guī)定的施工方案或工藝流程改變作為合同外項(xiàng)目。如果業(yè)主隨意改變合同中提供的條件，或要求施工企業(yè)必須改變合同中的施工方案時(shí)，施工單位應(yīng)按照合同規(guī)定的程序進(jìn)行申訴或索賠。
2.3 規(guī)范工程變更和索賠
工程變更和索賠是建筑工程實(shí)施階段不可避免的，也是合同管理的核心工作，作為一名企業(yè)合同管理人員，對此問題不應(yīng)回避，但是，如何規(guī)范工程變更和索賠，不僅是維護(hù)合同各方的權(quán)益，同時(shí)也是保證工程按期、保質(zhì)、保量建成的關(guān)鍵。所以，我建議，應(yīng)在工程實(shí)施階段規(guī)范工程變更和索賠。
2.4 規(guī)范合同中各方關(guān)系
業(yè)主、監(jiān)理工程師、施工企業(yè)在工程建設(shè)中是相互聯(lián)系、相互約束的三方，如何公平、公正處理三方的關(guān)系，不僅關(guān)系到工程能否按期建成，工程質(zhì)量能否保證，并將直接影響工程投資。
2.4.1 規(guī)范各方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)關(guān)系
各方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)關(guān)系，在合同的商務(wù)條款和技術(shù)條款中均有明確規(guī)定。在工程建設(shè)中規(guī)范處理各方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)的前提是：業(yè)主、監(jiān)理工程師、施工企業(yè)三者之間是平等的。只有在這一前提下，才能夠正確處理三方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)之間的關(guān)系。如果在工程建設(shè)中不能按照合同規(guī)定的各方權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)去執(zhí)行，合同將無法執(zhí)行，必將造成權(quán)責(zé)不明，工程的工期、質(zhì)量、投資無法控制。
2.4.2 規(guī)范各方的工作程序關(guān)系
按程序進(jìn)行合同管理，是合同中規(guī)定的，也是工程建設(shè)需要的。按程序進(jìn)行各方的工作，實(shí)質(zhì)上就是各方在履行各自的權(quán)力、責(zé)任和義務(wù)。所以，在工程建設(shè)中規(guī)范各方的工作程序是保證合同履行的重要因素。按合同規(guī)定應(yīng)該按程序報(bào)批各類文件，需報(bào)批的項(xiàng)目應(yīng)報(bào)批后才能實(shí)施；工程建設(shè)中重大問題的處理和重大變更由施工企業(yè)報(bào)送監(jiān)理工程師審查后，應(yīng)由業(yè)主批準(zhǔn)后才能實(shí)施；施工圖紙和設(shè)計(jì)變更通知單應(yīng)由監(jiān)理工程師審查后加蓋工程師審查印章，才能發(fā)送施工企業(yè)進(jìn)行實(shí)施等。
2.5規(guī)范爭端解決方式
如何規(guī)范爭端解決方式，首先依據(jù)合同規(guī)定，正確理解合同條款的內(nèi)容，查明爭端產(chǎn)生的原因；其次由爭端的雙方確定爭端解決方式，按照雙方達(dá)成的解決方式進(jìn)行處理。
爭端解決首選方式應(yīng)為協(xié)商。因?yàn)閰f(xié)商既節(jié)省費(fèi)用和時(shí)間，又有利于雙方合作關(guān)系的發(fā)展，保證合同順利執(zhí)行。其次是調(diào)解，在調(diào)解不成的情況下才能采用仲裁和訴訟的方式。不論采用哪種方式，都應(yīng)根據(jù)合同的規(guī)定或雙方達(dá)成的協(xié)議去解決爭端，維護(hù)各方的權(quán)益，保證合同的執(zhí)行。
2.6 加強(qiáng)合同法律意識(shí)，減少合同糾紛產(chǎn)生
由于缺乏法律和合同意識(shí)，在簽訂合同時(shí)，施工企業(yè)或承包商對其中合同條款往往未做詳細(xì)推敲和認(rèn)真約定，即草率簽訂，特別是對違約責(zé)任，違約條件未做具體約定， 都直接導(dǎo)致了工程合同糾紛的產(chǎn)生。因此，在簽訂合同過程中，我們要對合同合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行認(rèn)真審查， 減少簽訂合同時(shí)產(chǎn)生糾紛的因素，把合同糾紛控制在最低范圍內(nèi)，以保證合同的全面履行。【4】
結(jié)語：
總之，企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開展。在企業(yè)合同管理中，將合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權(quán)利義務(wù)。這樣才使合同管理真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)。通過加強(qiáng)合同管理，一方面能使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力；另一方面是企業(yè)在履約過程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。實(shí)現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)更牢固地立足市場，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
【1】黃倫亞 《淺述施工企業(yè)合同管理》，科技信息(科學(xué)教研)，2007
篇9
引論
建筑工程合同是指發(fā)包方與承包方之間為實(shí)現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的或完成工程建設(shè)任務(wù)，通過簽訂合同的形式，將雙方相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系明確規(guī)定下來的一種經(jīng)濟(jì)契約。合同管理則是為了使合同當(dāng)事人的合法權(quán)益得以保障，建設(shè)行政主管部門、工商行政部門、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及承包單位等按照相關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章制度，利用法律、行政手段，組織指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督其合同關(guān)系，以解決合同糾紛，并對違法違規(guī)行為進(jìn)行制裁，從而保證合同內(nèi)容得以實(shí)施的一系列活動(dòng)。
一、合同管理的重要意義
隨著市場制度改革的不斷深化，以及經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善, 我國合同管理工作正逐步走向法制化、正規(guī)化。由以前的政府下達(dá)指令性工程建設(shè)計(jì)劃的經(jīng)濟(jì)制度, 過渡到工程招投標(biāo)管理制度及工程合同管理制度。市場經(jīng)濟(jì)在某種意義上說是法制經(jīng)濟(jì)，是契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì)。現(xiàn)代社會(huì)可以講是合同社會(huì)。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同與合同管理有密切關(guān)系。因此，必須十分重視合同及合同管理。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時(shí)對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。
二、目前合同管理存在的問題
（1）風(fēng)險(xiǎn)合同現(xiàn)象嚴(yán)重。由于迅速成長的建筑市場存在的激烈競爭和不規(guī)范的行為，發(fā)包方常常提出一些苛刻的條件和不平等條約，如過多地強(qiáng)調(diào)了承包方的權(quán)利義務(wù)，對發(fā)包方的制約條款相對較少，特別是對發(fā)包方違約、賠償?shù)确矫娴募s定不具體、不明確，也缺少行之有效的處罰辦法。
（2）不重視對合同文本分析，合同文本存在眾多缺陷。國家工商局和建設(shè)行政主管部門為規(guī)范建筑市場的合同管理，制定了《建筑工程施工合同示范文本》。少數(shù)建設(shè)項(xiàng)目在簽訂合同時(shí)為了回避發(fā)包方義務(wù)，采用一些自制的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約。在工程實(shí)施過程中常常因?yàn)槿鄙倌承┲匾臈l款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異以及合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問題而發(fā)生爭執(zhí)。
（3）存在著陰陽合同的現(xiàn)象，嚴(yán)重?cái)_亂了建筑市場秩序。有些發(fā)包方以各種理由、客觀原因，隨意違反招標(biāo)文件和投標(biāo)文件中的內(nèi)容，修改合同或違背約定，除按招標(biāo)文件簽訂“陽合同”，供建設(shè)行政主管部門審查備案外，還私下與施工單位簽訂一份與原合同相悖的“地下合同”或增補(bǔ)條款，形成一份違法違規(guī)的契約。這種工程承發(fā)包雙方責(zé)任、利益不對等的“陰陽合同”，違反國家有關(guān)法律、法規(guī)，嚴(yán)重?fù)p害承包商利益，為合同履行埋下了隱患。
（4）缺乏有效的分包合同管理，違法簽訂轉(zhuǎn)包、分包合同情況普遍存在。目前，我國缺乏統(tǒng)一的分包合同示范文本，總承包方和各專業(yè)分包方之間及各分包方之間經(jīng)常因合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確，而互相推諉，影響工程建設(shè)的順利進(jìn)行；有的承包方將工程非法轉(zhuǎn)包給一些沒有資質(zhì)的小的施工隊(duì)伍。這些承包方缺乏對承包工程的基本控制步驟和監(jiān)督手段，進(jìn)而對工程進(jìn)度、質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。
（5）合同管理的執(zhí)行力度不夠。工程雙方都沒有按照合同辦事，又不進(jìn)行及時(shí)必要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)簽證，以致工程不能如期完成，工程款項(xiàng)不能及時(shí)撥付，合同管理知識(shí)流于形式。而且目前我國的施工企業(yè)大多是由經(jīng)營科或市場科負(fù)責(zé)合同管理的相關(guān)事項(xiàng)，他們對合同的審查、監(jiān)督和檢查力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，做事不夠仔細(xì)，也導(dǎo)致了合同的執(zhí)行力度不夠。因此應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)人員的合同管理培訓(xùn)，減少不必要的人為損失。
三、加強(qiáng)合同管理的措施
( 1) 加強(qiáng)合同管理的基礎(chǔ)工作。合同管理的基礎(chǔ)工作十分重要, 沒有扎實(shí)、全面、正確的基礎(chǔ)工作和準(zhǔn)備工作, 合同管理是不能成功的。基礎(chǔ)工作做得細(xì), 漏洞必然減少, 雙方糾紛也就減少。基礎(chǔ)工作主要是了解國家政策和行業(yè)規(guī)定, 對工程量、設(shè)備原材料價(jià)格等資料收集齊全, 對市場研究深入, 對國內(nèi)外技術(shù)了解清楚, 各方面的情況掌握得及時(shí)。這些工作是長期的、繁瑣的, 但也是十分重要的, 沒有這些基礎(chǔ)工作, 合同管理將會(huì)舉步維艱。
( 2) 合同管理需設(shè)專門管理人員, 定期培養(yǎng)。合同管理需要有一定的相關(guān)法律知識(shí)和專業(yè)技術(shù), 經(jīng)過培訓(xùn)后的專業(yè)技術(shù)人員才能對合同管理有比較系統(tǒng)、全面的了解, 做到依法參與市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。不僅合同管理專業(yè)人員需要培訓(xùn), 對建筑企業(yè)其他相關(guān)人員, 尤其對企業(yè)法人代表, 進(jìn)行合同管理培訓(xùn)更是十分重要, 因?yàn)樵谟喠⒁豁?xiàng)合同的過程中, 他將最終代表企業(yè)親自或委托他人簽訂合同。工程合同管理是使建筑市場走向法律化、規(guī)范化的措施之一, 加強(qiáng)合同管理可使建筑市場逐步與國際市場接軌, 能提高國內(nèi)施工企業(yè)自我保護(hù)意識(shí)與競爭.
( 3)重視招標(biāo)階段的合同管理。目前，我國國內(nèi)市場在不斷的完善和成熟當(dāng)中，同時(shí)與國際市場的接軌，也使我國的建筑業(yè)市場面臨巨大的壓力，這就要求我們必須完成由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的徹底轉(zhuǎn)變, 實(shí)行招投標(biāo)合同管理, 形成建筑市場的競爭機(jī)制和法制機(jī)制, 這是規(guī)范建筑市場的關(guān)鍵。一般來說，建筑工程合同都是通過招標(biāo)和投標(biāo)的方式來委托和承接的。工程承包合同的形成是建立在招標(biāo)投標(biāo)的基礎(chǔ)之上的。在承包工程中，影響利潤最大的因素就是合同，而在市場經(jīng)濟(jì)下，招標(biāo)投標(biāo)是工程各方爭取獲得更多利潤的絕佳機(jī)會(huì)。如何充分的把握這個(gè)機(jī)會(huì)，簽訂一個(gè)對本方有利的合同，是所有承包方都關(guān)注的焦點(diǎn)。在合同簽訂前，參與工程建設(shè)的合同當(dāng)事人，可以在法律規(guī)定的范圍內(nèi)，進(jìn)行協(xié)商談判。當(dāng)雙方的合理合法的合同簽訂后，，就具有了法律效應(yīng)，受到法律保護(hù)。此時(shí)，合同也就成了工程中合同雙方的最高行為準(zhǔn)則，合同決定了雙方的權(quán)利和義務(wù)。假如在工程施工中出現(xiàn)問題，發(fā)生糾紛，合同就是解決問題的關(guān)鍵。所以，作為合同雙方都必須十分重視招標(biāo)投階段的管理工作。
( 4) 做好合同的實(shí)施管理。工程合同一經(jīng)簽訂，確定了合同價(jià)款和結(jié)算方式之后，影響工程造價(jià)的主要因素便是工程設(shè)計(jì)變更或簽證，以及工程實(shí)施過程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個(gè)條款，切實(shí)加強(qiáng)日常管理，使管理行為正規(guī)化、規(guī)范化，作好處理合同糾紛的各種準(zhǔn)備，特別是索賠與反索賠的研究在工程造價(jià)控制管理中是非常必要，也是非常重要的。
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二、建立規(guī)范性文件定期清理制度。各部門（單位）應(yīng)當(dāng)從本年度起，每年第三季度對以本部門（單位）名義實(shí)施的部門規(guī)范性文件以及由本部門（單位）起草的縣政府規(guī)范性文件進(jìn)行清理，并對有下列情形之一的規(guī)范性文件，依法提出“擬廢止”或“擬修改”建議：
（一）文件內(nèi)容不適應(yīng)形勢發(fā)展和公共管理需要，不利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的，要予以廢止；
（二）文件的主要內(nèi)容與現(xiàn)行法律、法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)政策的規(guī)定相抵觸的，或者已被新的法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件所代替的，要予以廢止；
（三）文件調(diào)整對象已消失的，要予以廢止；
（四）文件的個(gè)別條款與現(xiàn)行法律、法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)政策的規(guī)定不一致的，要予以修改；
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一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進(jìn)行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對合同進(jìn)行編號，方便了合同的收集工作。或者實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
篇12
Wang Bao-min
(Qinghai Highway Construction Authority Xining Qinghai 810008).
【Abstract】.The authors point out that the normal management of the temporary employment of norms and institutions a long-term mechanism to promote the orderly management of temporary staff employed specification. The article points out that the management situation, the problems and how to solve..
【Key words】.The highway contract staff;Management;Issues;Management mechanism
隨著青海高速公路事業(yè)的快速發(fā)展，高速公路管理單位人員編制與承擔(dān)的工作任務(wù)之間矛盾越來越突出。近年來，青海省高速公路管理局組織人事部門根據(jù)有關(guān)工作需要，公開招聘了一批合同制工作人員，但相應(yīng)地在人員管理方面也出現(xiàn)了一些新情況、新問題。為此，必須規(guī)范事業(yè)單位臨時(shí)聘用人員常態(tài)化管理的長效機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)臨時(shí)聘用人員的工作積極性、主動(dòng)性，促進(jìn)臨時(shí)聘用人員的規(guī)范有序管理。.
1. 合同制人員管理現(xiàn)狀及存在的問題.
根據(jù)建設(shè)管理工作需要，省高管局現(xiàn)設(shè)有六個(gè)職能處室，下設(shè)21個(gè)收費(fèi)站，5個(gè)路政大隊(duì)，3個(gè)監(jiān)控分中心，2個(gè)隧道監(jiān)控所及2個(gè)業(yè)主駐地項(xiàng)目建設(shè)管理辦（臨時(shí)機(jī)構(gòu)）。現(xiàn)有事業(yè)編制職工143人，合同制職工2123名，占全局人員總數(shù)的93.7%。
高速公路管理合同制工作人員，主要是為了適應(yīng)日益繁重的收費(fèi)工作任務(wù)。隨著青海高速公路的快速發(fā)展，沿線各收費(fèi)站的數(shù)量及工作量進(jìn)一步加大，工作職能不斷拓寬，而現(xiàn)有的在編人員又比較緊缺，嚴(yán)重制約著各項(xiàng)工作的正常開展。基于這種情況，近年來，高管局按照省交通廳的部署，根據(jù)需求，規(guī)范程序、嚴(yán)格把關(guān)，從社會(huì)上聘用大量的工作人員，補(bǔ)充到各收費(fèi)站、分中心、路政大隊(duì)，較好地解決了諸多崗位人員緊缺的問題，同時(shí)也促進(jìn)了畢業(yè)生穩(wěn)定就業(yè)，有效緩解了畢業(yè)生就業(yè)難的問題。從調(diào)研和平時(shí)掌握的情況看，畢業(yè)生聘用到新的崗位上，基本實(shí)現(xiàn)了穩(wěn)定就業(yè)，工作積極性較高，工作熱情飽滿，在各自的崗位上發(fā)揮著重要的作用，對推動(dòng)單位的工作起到了一定的促進(jìn)作用。
盡管合同制職工在工作中發(fā)揮了積極作用，但在合同制職工的日常管理、考核激勵(lì)、今后出路等方面還存在著一些問題，應(yīng)引起高度重視，不斷健全完善相關(guān)制度，促進(jìn)事業(yè)單位合同制職工管理的規(guī)范化和制度化。
1.1 合同制職工隊(duì)伍不穩(wěn)定。合同制職工不是編制內(nèi)人員，一部分人只是把現(xiàn)在的崗位作為今后實(shí)現(xiàn)更高層次就業(yè)的一個(gè)過渡，許多人員在聘用期未滿甚至剛招聘上不久就通過公務(wù)員考錄、事業(yè)單位編內(nèi)人員招聘及其他途徑，實(shí)現(xiàn)再就業(yè)，影響單位工作的穩(wěn)定性和延續(xù)性。其中一些人出于這種心理，在工作時(shí)不夠安心，也給的管理帶來不便。
1.2 合同制職工在現(xiàn)有崗位上的發(fā)展途徑較窄。按照崗位定崗，在人員的評先評優(yōu)、獎(jiǎng)勵(lì)懲戒方面也尚未建立專門的、有較強(qiáng)針對性的工作機(jī)制，在編人員與合同制職工不管在工資待遇上還是在教育培訓(xùn)、職務(wù)晉升、職稱評聘方面不能在編人員相提并論。個(gè)人發(fā)展的機(jī)會(huì)較少、途徑較窄，在工資待遇方面始終享受偏低工資水平，與編內(nèi)人員在政治待遇、工作待遇仍然存在著不一致的現(xiàn)象。
1.3 合同制職工出口不暢。招聘收費(fèi)工作人員，目的是為了緩解收費(fèi)站人手不足問題，同時(shí)促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)，幫扶畢業(yè)生成長，并形成靈活的用人機(jī)制，增強(qiáng)干部職工隊(duì)伍的活力。大部分合同制職工比較珍惜來之不易的工作崗位，能夠勤奮工作。但還有部分人員卻不思進(jìn)取，不努力鉆研業(yè)務(wù)，并且隨著其年齡的增長，今后就業(yè)的途徑會(huì)越來越窄，合同期滿后的去留也成為問題。長此以往，勢必會(huì)影響到單位職工隊(duì)伍的活力。
1.4 人員整體素質(zhì)有待提高。從總體上看，各單位合同制人員隊(duì)伍知識(shí)水平和基本素質(zhì)較高，但缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)與所從事工作不盡吻合，而且由于個(gè)人發(fā)展、未來去留等方面因素的影響，思想波動(dòng)較大，許多人員在思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和業(yè)務(wù)能力方面與還有較大差距，有待于進(jìn)一步提高。.
2. 建立健全常態(tài)化管理機(jī)制是重中之重.
篇13
1 合同檔案的收集
1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時(shí)間較長，需要幾年甚至更長的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時(shí)將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅⒖萍嫉阮愋蜋n案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.
[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.
