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一、中學檔案管理工作存在的問題
隨著現代社會中的信息技術不斷迅速發展，檔案管理工作相較存在滯后現象，不能滿足現代社會對檔案信息資源的要求。主要表現在：一是學校領導除了關注教學，沒有重視檔案管理的問題，對于檔案管理的認識欠缺。二是管理制度建立不完善，在傳統檔案的形式上也存在變化問題，管理工作出現前所未有的缺陷。三是管理人員工作能力偏低，有些是兼職人員，根本不懂得如何管理檔案，專業素質較低，整理、收集及保管方面的能力也存在一定程度的欠缺，甚至給檔案管理工作帶來阻礙，導致無法推進先進檔案信息管理技術。四是中學領導忽視了學校管理制度要求和檔案管理工作規范，沒有添置信息化設備，造成檔案管理信息化程度偏低。
二、相關改進措施
（一）建立健全檔案管理制度。為了讓學校檔案管理工作能在正常的條件下運行，要重視檔案管理的制度建立健全。管理人員對學校的實際情況進行全面的調查，經過調查得知；為了檔案的管理工作能夠順利進行，事前充分理解（檔案法）的重要性及規定中的合理科學規章制度的原則。在管理檔案中保證要遵從已制定規章制度的原則，一是收集檔案信息、歸檔、整理、保存、篩選……按照制定的環節標準進行。二是管理檔案時，通過有序化來進行有序移交檔案、改編、接收等，并按照工作中的需要辦理手續，做好入檔記錄。三是為了進行檢索，需要對檔案管理進行索引，在管理檔案中做好過程匯總，且配合相關的檢索進行管理檔案工作，以提高查看檔案的效率。
（二）提高管理人員技能素養。為了更好地進行檔案管理工作，提出了重要條件，要求相關部門定期對工作人員進行培養。尤其是派遣管理檔案的人員，并給予一些相關學習的資料，要求學習過程中能夠充分理解管理檔案的重要知識；同時提高工作人員的實踐技能（計算機技術）、維護網絡及管理數據，加強管理經驗的提高，并讓檔案管理人員了解管理檔案方面的重要性；加強培養相關人員的管理及監督專業水平，減少難點，運用現代網絡技術收集管理中的相關信息，把現代信息技術融入新時期檔案管理工作的發展當中。
（三）管理檔案中的注意事項。檔案管理人員在整理或保存檔案時，對于從前的紙質化檔案用日常的處理方式接手即可，因為在檔案管理當中很少存在重紙質文件。但是屬于特殊性的數字化文件，如果采取處理方法出現失誤，會導致大量文件丟失，最后也很難以找回原處。所以，建議在保存及整理檔案時，要認真核對是否屬于數字化文件，再進行收集。為了方便使用計算機網絡（Computer）來發送相關郵件及文件，相關單位該為中學校提供“網絡”（Theinternet），通過先進網絡技術來把文件安全發送給檔案管理人員。此外，在收集檔案資料時注意一些方面：進行檢查資料的質量保證，避免出現破損或水漬的痕跡，對于不合格的資料一概拒絕接收。
（四）現代化管理方式的應用。隨著現代社會信息資源的不斷推進，檔案資源利用率及開發較為廣泛，將其在管理中成為了不可缺少的重要部分。因為，每年各個中學的競爭力不斷加強，為了在一定程度上提升目標，采取相應的手段對信息資源及企業信息進行程度上的競爭。然而科學技術利用高速發展的時代提高了生產力，所以，在社會管理及經濟建設當中信息技術已成為了其中不可缺少的基本部分，而且在一定程度上不斷刺激與提高信息化，將檔案管理工作促進先進技術發展上。但隨著時代的發展要求對傳統的（方式方法、管理理念及管理機制）不再被廣泛利用，對此方面需要加強提高。為了擴大信息溝通的渠道，在檔案信息的開發上加強優化，并建立一種相應的開發機制，使信息管理技術及傳統檔案配合所謂方式進行改進。同時讓豐富的形式滿足現代信息的要求，加強重視收集檔案方面工作的重要性，例如：正確保存檔案（電子、紙質），也要把相關資料一同收集（文字、錄像），并確保收集檔案工作的質量。
三、總結
檔案管理對于現代高中學校來說是在工作中非常重視的部分，用先進信息技術使學校的檔案管理工作能力得到提高，起到促進的作用，同時提供更多的相關信息并給予一些支持。如果中學的檔案管理工作能力，能得到相關部門的認可，可提高教學管理水平，并為未來的發展做好鋪墊。
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二、相關改進措施
（一）建立健全檔案管理制度。為了讓學校檔案管理工作能在正常的條件下運行，要重視檔案管理的制度建立健全。管理人員對學校的實際情況進行全面的調查，經過調查得知；為了檔案的管理工作能夠順利進行，事前充分理解（檔案法）的重要性及規定中的合理科學規章制度的原則。在管理檔案中保證要遵從已制定規章制度的原則，一是收集檔案信息、歸檔、整理、保存、篩選……按照制定的環節標準進行。二是管理檔案時，通過有序化來進行有序移交檔案、改編、接收等，并按照工作中的需要辦理手續，做好入檔記錄。三是為了進行檢索，需要對檔案管理進行索引，在管理檔案中做好過程匯總，且配合相關的檢索進行管理檔案工作，以提高查看檔案的效率。
（二）提高管理人員技能素養。為了更好地進行檔案管理工作，提出了重要條件，要求相關部門定期對工作人員進行培養。尤其是派遣管理檔案的人員，并給予一些相關學習的資料，要求學習過程中能夠充分理解管理檔案的重要知識；同時提高工作人員的實踐技能（計算機技術）、維護網絡及管理數據，加強管理經驗的提高，并讓檔案管理人員了解管理檔案方面的重要性；加強培養相關人員的管理及監督專業水平，減少難點，運用現代網絡技術收集管理中的相關信息，把現代信息技術融入新時期檔案管理工作的發展當中。
（三）管理檔案中的注意事項。檔案管理人員在整理或保存檔案時，對于從前的紙質化檔案用日常的處理方式接手即可，因為在檔案管理當中很少存在重紙質文件。但是屬于特殊性的數字化文件，如果采取處理方法出現失誤，會導致大量文件丟失，最后也很難以找回原處。所以，建議在保存及整理檔案時，要認真核對是否屬于數字化文件，再進行收集。為了方便使用計算機網絡（Computer）來發送相關郵件及文件，相關單位該為中學校提供“網絡”（The internet），通過先進網絡技術來把文件安全發送給檔案管理人員。此外，在收集檔案資料時注意一些方面：進行檢查資料的質量保證，避免出現破損或水漬的痕跡，對于不合格的資料一概拒絕接收。
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（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息
正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。
（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理
的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。
（四）住房補貼的摸底調查工作
住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。
（五）職稱的評定
教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。
二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題
（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展
人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。
（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要
目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。
（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全
各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。
（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的
長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。
三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作
（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識
在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。
（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平
傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。
（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度
完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。
（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式
提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。
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1. 提高重視程度， 健全規章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。
2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業，愛崗敬業，認真學習檔案法律法規，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，熟練使用計算機等現代化管理設備，與時俱進，優化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業心和責任感。學校要努力創造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。
總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發展和社會發展的需要。
主要參考文獻
［1］ 李玉萍． 高校學籍檔案管理的問題與對策分析［j］． 齊齊哈爾醫學院學報，2008，29（17）．
［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［j］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．
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（一）實現傳統底片、照片檔案的數字化。傳統底片檔案的材質為銀鹽膠片，是經過照相機拍照后保存在膠卷上的原始圖片信息。傳統照片檔案是對底片進行化學沖洗后所形成的成型品。實現傳統底片、照片檔案的數字化工作需要使用的設備為：高分辨率的專業底片掃描儀、A4幅面的專業照片掃描儀等數據轉換設備，光盤、硬盤等存儲設備，具有刻錄光盤功能的計算機設備。實現傳統底片、照片檔案的數字化工作流程為：確定掃描分辨率（找到分辨率與電子文件大小的平衡點），掃描檔案，處理圖像，存儲圖像（光盤存儲的為TIFF格式，上傳到網絡服務器的為JPEG格式）四個程序。
（二）實現音頻檔案的數字化。音頻檔案是以聲音為信息表達方式的檔案材料，包括以唱片、錄音帶為材料載體的純音頻檔案和含音頻檔案。實現音頻檔案的數字化管理需要一些必備的電子存儲設備，包括錄音機、唱機等播放設備，聲頻采集卡、音頻采集編輯軟件等數據轉換設備，光盤、硬盤等。此外，還有具有刻錄光盤功能的計算機設備也是音頻檔案數字化管理必不可少的設備。在具備以上設備的前提下，可以進行音頻檔案的數字化工作，其共有五個基本流程，首先是處理音頻檔案，其次連接音頻設備，然后采集音頻，接著編輯音頻文件，最后存儲音頻文件（光盤存儲的為WAV格式，上傳到網絡服務器的為MP3格式）。（三）實現視頻檔案的數字化。視頻檔案是指以磁帶、磁盤和光盤等為載體，利用錄像設備和技術，記錄下來的運動圖像(或稱視頻圖像)檔案。目前，以磁帶為載體的錄像檔案，大多數是模擬信息，而以磁盤和光盤為載體的視頻檔案，本身就是數字化信息。實現視頻檔案的數字化工作需要使用的存儲設備有錄像機等播放設備，視頻采集卡、視頻采集編輯軟件等數據轉換設備，以及光盤、硬盤等，此外還需要具有刻錄光盤功能的計算機設備。視頻檔案進行數字化的工作流程為：處理視頻檔案，連接視頻設備，采集視頻，編輯視頻文件，存儲音頻文件（光盤存儲的為WAV格式，上傳到網絡服務器的為MP3格式）五個程序。
二、高校聲像檔案數字化管理的實現路徑
（一）高校聲像檔案數字化管理的實現目標。高校聲像檔案數字化管理的目標是基于數字化校園信息管理平臺，設計與實現一個信息安全可靠、安裝方便快捷、操作簡單易學、且易于擴展的聲像檔案數字化管理系統，系統可以實行管理員和普通用戶分層管理，可以實現照片、音頻、視頻三種類型聲像檔案的統一管理，不僅可以完成聲像檔案的收集、整理、著錄，還可以完成保管、利用、統計，以及打印、銷毀等管理工作的全部功能。此外，還可以滿足用戶在一定范圍內對與聲像檔案有關的相關信息進行查詢的需要。
（二）高校聲像檔案數字化管理系統設計與實現。主要有以下幾點：
1.基本流程。高校聲像檔案數字化管理系統將用戶分為管理員和普通用戶。其基本流程是：用戶訪問高校聲像檔案數字化管理系統，進入用戶登錄的界面，系統在用戶登錄成功以后會進行身份判別，身份判別是按照訪問者的身份和權限進行的，身份得到判別的用戶自動進入相應的操作界面。系統最高權限的用戶則是管理員，他對整個系統負責。當管理員進入管理員界面后，他不僅具有添加、刪除用戶的權限而且還具有修改普通用戶信息的權限，此外還具有發表聲像檔案、修改聲像檔案、刪除聲像檔案的權限，以及批復用戶申請，進行用戶權限分配等等；普通用戶登錄驗證進入普通用戶界面后，既可以查看或預覽聲像檔案，又可以檢索或下載聲像檔案，還可以經管理員授權申請聲像檔案，修改個人信息等。
2.系統結構及其功能。高校聲像檔案數字化管理系統由五個模塊組成，分別為檢索模塊、管理模塊、用戶模塊、申請模塊和權限模塊。各模塊擁有各自的控制器和功能頁面，系統遵守高內聚低耦合的模塊設計原則，正因如此，系統里模塊與模塊之間，彼此既相互聯系，又獨立運行。（1）檢索模塊。該模塊業務是本系統的核心業務，因此本系統中的首頁面被設置為檢索頁面。當用戶登錄成功，進入檢索界面以后，可以實現對聲像檔案的檢索，每頁顯示的檢索條目數可以進行設置。檢索頁面還可以與其他頁面進行超鏈接，檢索結束后選擇退出窗口等。檢索模塊主要有以下可實現的功能：第一個可實現的功能是對文檔進行全文檢索，主要包括：元數據全文搜索，系統儲存文檔內容的全文搜索。第二個可實現的功能是高級檢索，主要包括：檢索詞自行聯想提示，同音詞檢索，同義詞檢索，對象分類檢索，以及根據時間、創建修改時間、格式、大小等條件對資源進行高級檢索。第三個可實現的功能是結構化搜索功能，即針對搜索結果進行二次篩選，它是根據搜索類別資源進行屬性篩選。第四個可實現的功能是基于位置的檢索功能，基于位置的檢索表示，系統每個目錄結構導航都有一個路徑索引，可把搜索限制在某個文件夾范圍內，這樣不僅搜索速度更快，而且搜索效果更佳。（2）管理模塊。該模塊是本系統賦予管理員的獨有功能，在此管理員可以對整個系統進行管理。管理模塊可實現的主要功能有：第一，可實現用戶管理的功能，主要包括添加新用戶、刪除用戶、修改用戶信息。第二，可實現聲像檔案管理的功能，主要包括添加聲像檔案、刪除聲像檔案、修改聲像檔案。第三，可實現用戶管理的功能，即查看和批復用戶申請，授予各級用戶權限。（3）普通用戶模塊。普通用戶登錄成功后進入該模塊，此模塊可實現的主要功能有：第一，可實現查看聲像檔案的功能，主要滿足普通用戶查閱聲像檔案。第二，可實現檢索聲像檔案的功能，用戶可以檢索到所需要的視頻、音頻、圖像等檔案信息。第三，可實現申請聲像檔案的功能，用戶對于搜索到的視頻、音頻、圖像等檔案，可以向系統管理員提出申請下載，等待管理員授權。第四，可實現聲像檔案在線預覽的功能，用戶對檢索到的視頻、音頻、圖像檔案可分別進行閱覽。第五，可實現聲像檔案下載的功能，用戶向系統管理員提出的聲像檔案下載申請，須經管理員授權后，才可以進行下載操作。第六，可實現修改個人信息的功能，主要滿足普通用戶對本人相關信息的修改操作。(4）申請模塊。該模塊的主要功能是：用戶在檢索聲像檔案成功以后，可以通過在線預覽所檢索到的聲像檔案資源，如果符合用戶需要，則用戶需填寫申請此聲像檔案資源下載原因，填寫完下載理由就可以向系統管理員提出下載申請。只有在管理員通過在線對用戶申請進行批復，即通過管理員批復授權后，用戶才能下載此聲像檔案資源；經批復但未獲授權，則不能實現對此聲像檔案資源的下載。
三、結語
高校聲像檔案既是記載學校發展歷史、也是服務學校現實工作、更是承接學校未來發展的重要載體，在高校教學管理過程中發揮著不可替代的作用。對這些寶貴的聲像檔案信息資源，實行數字化管理，以達到最大化的社會資源共享，是高校檔案管理工作順應時代進步和社會發展的客觀選擇，是加速高校檔案管理現代化的現實要求，是提升高校檔案信息服務水平的必由之路。
作者:梁驍 單位:賀州學院校長辦公室
參考文獻:
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隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現。如何通過現代化高科技管理手段科學、規范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。
一、高等學校會計檔案管理現狀
（一）對會計檔案管理的認識不足
長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續工作、內務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現遺漏和重復歸檔的現象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數據的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質量和服務水平。
（二）會計檔案管理制度不健全
高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業務標準和技術規范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數據共享。
（三）會計檔案管理信息化程度不高
目前，高校財務檔案管理還未全部實現利用計算機進行處理和存儲，傳統的儲存及歸檔方式很難適應現代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質的檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入到數字檔案的數據庫，依托數字化校園平臺，經過各個系統間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數據的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態的關注等。
（四）缺乏專職的會計檔案管理人員
目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質整體不高。
二、加強高等學校會計檔案管理的對策
（一）提高對會計檔案管理的認識
高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據。只有觀念轉變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現高校檔案保管的標準化和現代化。
（二）建立健全會計檔案管理制度
在大數據時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統的互聯互通和數據信息共享，都是基于網絡傳輸信息而實現。要想系統得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統自身功能建設，保證數據庫數據的真實性和完整性。面對客觀的數據相關人員不能隨意操作,篡改數據。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。
（三）提高對會計檔案管理的信息化程度
傳統檔案大多以紙質為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發展相比，高校檔案信息化發展則相對滯后。信息化條件下，要實現高校檔案現代化管理，必須依托現有檔案，逐步建立完善財務檔案數據庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉換進入高校檔案管理數據庫，實現公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數據匯總分析、財務檔案信息網絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。
（四）設置會計檔案管理專職崗位
高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質高、相對穩定的檔案管理專業化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規范化。
總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創新發展，合理規避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發展。
參考文獻：
篇7
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2012）08-0115-02
高校檔案是高等學校教師的教學與科研、學生的學習與實踐以及各項管理工作直接形成的對學校、對社會具有保存價值的歷史記錄，它不僅是學校教學評估、教師職稱晉升、學生報考第二學歷及補辦畢業證書等活動的直接信息資料來源，同時也是學校制定規劃和教學改革的重要依據。隨著社會主義市場經濟改革的不斷深入和信息科技的飛速發展，高校檔案管理已成為高校管理工作中的重要內容。檔案管理人員的綜合素質的高低將會直接影響檔案業務工作的效率、水平和質量，對檔案管理工作整體效能的發揮起著關鍵的作用。為了適應社會發展的趨勢，全面提高檔案管理人員的綜合素質，已成為高校迫在眉睫的事情。本文分析了高校檔案管理人員的素質現狀，提出了一些提升檔案人員素質的對策，期望與同行一起商酌探討。
1 高校檔案管理人員的素質現狀
（1）部分檔案人員的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。
隨著改革開放和社會主義市場經濟建設進程的加快，人們的思想觀念和價值取向發生了深刻的變化。部分檔案人員的人生觀、世界觀和價值觀也發生了較大的變化，自認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些行業相差甚遠，思想上出現了極大的反差，道德觀念也發生了動搖。對生活失去激情，對工作缺乏熱情，更不會自覺參加科研、技改活動，嚴重影響了高校檔案工作的正常開展。
（2）檔案人員專業知識欠缺，業務素質不高。
近幾年，高校檔案管理人員隊伍中具有專科或本科學歷的人數在不斷增多，但真正有檔案專業學歷的人微乎其微，大多數是“半路出家”，要通過自學和實踐才對檔案專業知識有所了解。大多數地方本科院校由于有引進人才解決家屬工作的政策，有的家屬甚至只有初中或高中文化程度也被安排在檔案管理部門工作，他們的業務素質高低可想而知。由于高校領導對檔案管理人員隊伍的重視度不夠，使得檔案人員隊伍中具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。檔案管理人員的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，嚴重影響著高校檔案工作質量的提高，極大地妨礙了高校檔案事業的持續發展，更談不上檔案的信息化管理及開發利用。
（3）檔案人員流動頻繁，隊伍結構不穩定。
一是高校檔案人員專業人才偏少，一部分人是兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學習檔案管理方法和檔案專業知識，檔案意識薄弱，加上所做的檔案工作又沒有任何待遇，使他們對檔案工作缺乏責任感和奉獻精神，只要有機會就想把自己所兼的檔案工作移交給別人，使得檔案材料收集不齊全，分類不清晰，責任也難以明確。二是高校檔案人員待遇普遍都偏低，沒有教務處、學生處、招生就業處等部門的待遇高，而且發展前途也沒有這些部門大，使得部分檔案人員難以忠于職守，有機會就會想調到別的部門，造成了人員流動頻繁，新人不斷，影響了檔案人員隊伍整體素質的提高。
（4）管理觀念陳舊，缺乏創新意識。
由于檔案工作得不到領導重視，很少有外出學習交流的機會，使得檔案管理方法無法更新，服務效率持續低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計算機知識與操作技能，大多數還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。部分檔案管理人員固步自封、因循守舊、不思進取，對工作產生了倦怠情緒，使得高校檔案工作舉步維艱。
2 高校檔案管理人員素質的提升對策
（1）加強檔案管理人員的職業道德教育。檔案管理人員具有良好的職業道德是高校檔案工作穩步發展的前提，也是當前高校檔案工作的首要任務。學校可以通過開展講座或其他方式來提高檔案工作人員對本職工作的性質、地位和作用的認識，培養他們的事業心和責任心，引導他們樹立為人民為社會服務的思想，培養他們吃苦耐勞、無私奉獻的精神。為了調動檔案管理人員的工作積極性，學校在年終考核時，在檔案人員中評出最佳服務獎，作為提拔晉升、發放獎金的依據，確保檔案人員具備良好的道德素養。
（2）建立培訓機制，提高檔案管理人員的業務素質。學校領導要對檔案管理人員予以足夠的重視，要制定相應的培訓計劃，在經費上要保證檔案人員參加多層次、多形式的繼續教育。為了保證培訓效果，可以采取培訓后考試的制度，考核成績記入年終考評，作為評先評優的依據。
（3）加強專業人才的引進與培養，穩定檔案管理人員隊伍。高校對教學人才的引進都愿意投入大量的精力和成本，而對檔案管理人才的引進缺乏力度。首先，高校領導在思想上和行動上要重視檔案管理工作，要引進和培養一些信息技術人才、高水平的檔案管理人才和研究型人才，提高檔案人員隊伍的學歷層次，改進檔案管理人員的知識結構，從而全面提高檔案管理人員的綜合素質。其次，要保障檔案人員的權益，適當提高檔案人員的待遇，特別要對高層次專業人才予以重視，避免人才流失，堅持做好“感情留人，待遇留人”工作，確保檔案管理人員隊伍的穩定。
（4）轉變陳舊觀念，培養創新能力。在知識經濟飛速發展的今天，檔案管理工作面臨著新的挑戰，也對檔案管理人員提出更高的素質要求。檔案管理人員要改變以往落后的工作方法，實現由封閉管理型向開放服務型轉變，服務態度也應從消極被動向積極主動轉變。檔案人員要不斷補充和更新自己現有的知識，深入研究檔案工作中出現的新特點、新情況，為學校領導決策提供可靠的依據。檔案人員要認真學習計算機知識和操作技能，把信息技術和網絡技術應用到檔案管理工作中，可以大大提高檔案工作的效率及利用水平，使高校的檔案管理工作得到不斷的改革和創新。
參考文獻
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高校檔案是伴隨著高校的發展而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對高校自身的建設和發展起著重要的作用，同時也為國家經濟建設的發展與社會的進步做出應有的貢獻。知識經濟時代的到來，給高校檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰，同時，高校檔案管理工作者也面臨著轉變工作觀念的考驗。本文擬分析新時期檔案工作的幾個變化和檔案管理人員隊伍存在的問題，提出了應該轉變的幾個觀念。認為應觀念先行，促進高校檔案管理工作水平的提高。
1檔案工作管理隊伍的現狀
1.1整體文化程度水平偏低
目前，高校檔案工作者大專以上文化程度的約占三分之二，研究生更是鳳毛麟角。整體文化水平偏低導致現有的高校檔案管理隊伍難以適應新時期工作的要求，難以擔負高校檔案信息工作的重任。
1.2專業水平偏低
由于長時期以來，我國培養的檔案管理專業人才數量過少，導致高校檔案工作中檔案專業人才一直比較缺乏。其他接受過檔案工作短期專業培訓的人員數量也不過整體數量的一半，在專業水平上也難以適應檔案工作的要求。
1.3專業技術職稱結構不合理
一是檔案工作高級職稱的比例過小，一般的普通高校甚至沒有；二是中級職稱的獲得者所持有的大多不是檔案管理工作系列的技術職稱。
1.4知識構成老化
現代科學技術的發展突飛猛進，日新月異，知識更新的周期也變得越來越短。檔案管理學科也得到了飛速的發展，出現了許多新的理念和實踐知識。然而，大多數的高校檔案管理者還停留在傳統的管理方法和管理模式中，對于現代化管理知識、電腦知識、微縮攝影和光盤等等了解不多。
1.5檔案工作者的積極性未得到充分發揮
由于高校檔案管理工作相對于高校的教學、科研工作而言，不能及時體現它的服務功能和經濟效益，所以長期以來在高校中未能得到足夠重視，檔案工作者的地位和待遇問題沒有得到妥善解決，挫傷了部分檔案工作者的積極性。
2相關對策――轉變工作觀念
高校檔案管理模式的轉變，給檔案管理工作帶來全新的變化，這種變化必須促使檔案管理者思想觀念的轉變。只有實現思想觀念上的轉變，才能有實踐上的根本轉變，樹立新的價值觀念是今后相當時期的重要任務。
2.1要樹立現代檔案信息服務社會化觀念
現代信息服務業的出路是向社會化方向發展，單一、封閉的服務模式已不能適應現代檔案信息服務以社會、市場為導向，面向經濟建設主戰場的要求。因此，迫切需要轉變觀念，加快高校檔案信息服務原有體制、機制的改革步伐，擺脫傳統的服務模式，盡快建立起廣泛的開放性的社會化的新服務體系，樹立起全局觀念、整體觀念、開放觀念和面向社會化發展的全新觀念。在面向高校教學科研及管理服務的同時，向社會開展全方位的信息服務。
2.2樹立現代檔案信息服務網絡化、資源共享觀念
隨著網絡的普及，要樹立起網絡化服務的觀念，積極利用網絡技術、計算機技術及多媒體技術，抓好檔案數據庫建設，加強館際協作，建立完整的社會信息系統，充分發揮整體優勢，實現檔案信息資源共知、共建、共享、共開發的觀念。
2.3樹立服務創新的觀念
當前，高校檔案信息服務的方式方法大多還比較單一，被動性大。要改變落后的工作方式，滿足各方面對檔案信息的需求，首先要樹立創新的服務觀念。結合高校檔案信息工作不僅體現服務性，更要富有創造性的新特點，要有超前意識，預測利用者需求，捕捉信息，把握時機，采用不同媒體形式，對原始檔案分析研究再創造，及時推出系統、集中、對路和超前的編研結果，使檔案信息服務工作真正體現出信息資源加工、服務創新性的工作。
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一、高職院校檔案管理工作的現狀
高職院校的檔案管理是為了方便學校進行各方面的資源管理、信息記載、人員管理等工作，為學校提供一個良好的信息管理工作環境。然而伴隨著整個教育事業和高職院校的快速發展，當前，高職院校的檔案管理模式已經顯得陳舊和落后了。因而，改革并創新高職院校檔案管理工作模式，提出管理檔案的解決途徑就十分必要了。
那么高職院校檔案管理工作現在是怎樣的一種狀況呢？
首先，在部分高職院校中存在檔案管理制度不完善、不規范的現象。
1.檔案管理被輕視。相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄寫、保管之類的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益。這種輕視檔案工作的思想導致檔案管理人浮于事，工作不力。
2.管理制度不健全。部分高職院校的文件管理部門和檔案管理部門有各自為政的現象，學院缺乏有效的指導和督查的制度，以致文件的形成和文件歸檔的脫節。檔案資料的收集、整理及歸檔工作滯后。
3.日常管理不規范。部分高職院校檔案管理人員工作經驗不足，方法不當。有的甚至連起碼的保密意識都沒有，如查閱檔案資料時，不履行登記手續，從而造成泄密事故。
第二，檔案管理的方式落后，程序繁瑣。部分高職院校的檔案工作還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，管理人員的工作量大，效率低。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，安全性不高，且易受潮受損壞。
第三，部分高職院校檔案管理工作人員素質較低，專業管理水平不高。檔案的管理需要專業人才進行操作設計，但是在實際的檔案管理工作中，管理人員大多非科班出身，專業知識匱乏，工作能力不強，這將制約學校檔案管理工作的正常運行，以致不能及時、準確地給學校提供相關信息而貽誤學校的工作。
二、改進高職院校檔案管理工作的策略
1.完善檔案管理工作制度
一般來說，高職院校在檔案管理事務中要減少相關工作人員因個人原因而產生的人為失誤，要規范檔案管理人員的行為，以避免對學校造成的資源損失。高職院校在制定檔案管理制度前，應該先對檔案管理進行合理的價值定位，也就是說，高職院校要認識到檔案管理工作對學校工作的運行、管理的完善起著很重要的作用。檔案管理工作是衡量一個學校教學水平的重要參照標志，也是學生選擇學校的一個關鍵的參考標準。總而言之，檔案管理工作代表著高職院校的軟實力，因此，高職院校要不斷加強和完善檔案管理工作制度，提高高職院校的事務管理能力和水平。
檔案工作是一項具有很強的專業性和保密性的工作。沒有規矩不成方圓。高職院校要將國家檔案管理的有關法律、法規落到實處，營造依法治檔的良好氛圍，使學校的檔案工作在新的歷史時期做到有法可依、有章可循、有據可查。
在高等職業技術教育快速發展的今天，探索高職院校檔案管理的新思路、新辦法是時代的需要。要致力于自主創新，與時俱進，做好檔案信息資源體系建設、檔案信息服務體系建設、檔案信息化體系建設和檔案信息安全體系建設，規范學院檔案實體分類法。使學院檔案管理與全國高校檔案管理接軌。要參照《高等學校實體分類法》和《高等學校檔案管理規范》，結合高職院校自身的特點，因校制宜地編制本院校《檔案實體分類實施細則》，使其更具操作性和合理性，以提高學校檔案實體管理的科學化、規范化水平。
2.加強檔案管理的人才培養和軟硬件建設
檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。信息化為檔案的資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持。高職院校應加大投入，配齊檔案軟、硬件設備。檔案是由人來建立和管理的。所以檔案部門應配備素質高、業務精、作風硬的專職檔案人員，各部門宜配備一名固定的兼職檔案員，專兼職結合，以形成學院檔案工作的全方位管理。檔案部門要負責制定全院專兼職檔案員的培訓計劃，采取請進來，送出去，舉辦培訓班等多種形式，定期對其進行業務培訓、指導，切實提升檔案管理的水平，為檔案管理工作的正常運作和良性發展提供人才上和技術上的保障。
3.設立檔案管理監察機制
制度與監察是管理工作的兩個重要方面，二者相輔相成，要想把制度落實到實處，就需要有人來監督。因此，高職院校除了完善檔案管理工作制度以外，還要加強檢查和督促檔案管理人員的日常工作行為，要讓他們在平時的工作中就要養成良好的工作習慣。學校可以通過制定高職院校檔案管理條例、建立獎懲制度等來有效地進行檔案管理。把檔案工作納入領導的議事日程；納入各級領導和有關人員的崗位職責和工作考核內容；制定相關的考核評比獎罰辦法，要求人人關心檔案工作，人人參與檔案工作，樹立檔案為學院各項工作服務的大局觀念。在具體操作過程中，高職院校要在內部公開學校檔案的基本情況，讓全體檔案管理人員及時地了解高職院校的檔案動態，對他們進行愛崗敬業的職業道德教育、遵紀守法的紀律教育。對思想政治表現好，工作積極肯干，業務突出拔尖的檔案管理人員要予以獎勵，對違紀違規、經常曠工犯錯誤的人員要給予批評教育或者處罰。做到令行禁止，賞罰分明，使學校的檔案管理工作正常而有序地運行。高職院校在制定以上制度時，可以吸取其他高職院校檔案管理工作的經驗，并結合自身的情況制定相應的獎勵、處罰制度，使其實用，有效，利于學校的檔案管理工作。
4. 改革、創新檔案管理途徑與方式
（1）完善和建立新的檢索工具。在管理手段上，檔案部門要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，開展檔案信息平臺建設，創新現有檔案管理流程，研究解決文檔一體化問題。高級的檢索工具能夠保證檔案信息資料的共享以及信息傳輸的高效性，實現檢索工具的創新并滿足檔案管理工作的需求。利用現代計算機技術和信息科學網絡技術不斷的完善，建立新的檢索工具，從而逐步實現檔案管理工作檢索體系的自動化。
（2）開展網上利用服務。隨著檔案部門內部局域網的建立，檔案部門應充分利用本學院的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
（3）自動收集、上傳電子文件。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案部門的服務器上歸檔。
（4）建立檔案數據管理中心。檔案部門與單位信息管理部門可密切配合，建立檔案數據管理中心。 該中心應設在單位檔案館部門，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。
使用現代技術手段對高職院校檔案管理工作效率的提高、管理質量的改善都有著重要的意義。因此，高職院校要充分利用計算機來改革、創新檔案管理途徑與方式，這不僅可以節省檔案管理工作人員的時間和精力，利于快速、高效的進行檔案管理，極大地提高檔案管理的工作效率，而且還能在和其他單位交流檔案管理信息、實現資源共享等方面開拓一條快速通道。
總而言之，高職院校在檔案管理工作中不僅要完善檔案管理制度，健全檔案管理監察機制，而且還要充分利用現代高科技和現代化的管理手段，科技興檔，讓學校的檔案管理工作更加合理、更加科學，以更好地服務于學校的行政工作和教務工作。
參考文獻：
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作者簡介：陳娟（1966―），女，漢族，江蘇省淮安市人，大學本科，淮陰師范學院繼續教育學院教學科科長，中學高級教師，主要從事教育管理研究。
成人高等教育檔案是成人高校學生在學習期間反映各項教育管理實績的真實而又原始的記錄，也是衡量高校成人教育管理水平和教育質量的重要標志之一，還是高等學校發展成人教育和開展成人教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此，科學管理成教檔案，既是成人教育管理的重要內容，也是提高教學與學生管理水平的需要。作為專職成教管理工作者，科學、規范、嚴謹、及時地搜集和歸納各種成教檔案，是我們應盡的責任和義務，也是我國成教規模迅速擴大形勢下迫在眉睫的首要任務。
一、盡早從傳統的純手工操作狀態中解脫出來，實現成人教育檔案的現代化管理
近年來，雖然計算機的使用越來越普及，但在成教檔案管理領域，有些學校還未能擺脫或完全擺脫手工操作的狀態。隨著現代化進程的不斷邁進，很多成人高校已充分意識到運用現代化的計算機信息處理手段可以更準確、更系統、更及時、更省時地管理檔案，于是以計算機為核心的管理系統已逐步建立，成教檔案管理也將進入一個全新的境界，許多以前不可能或者難以辦到的事情，通過計算機信息處理后，就可以輕而易舉地解決。從某種意義上說，檔案管理的過程就是信息處理的過程，管理者及工作人員每天都在運用信息、加工信息、傳遞信息、儲存信息。所以，成教檔案管理工作要上新臺階，就要充分利用計算機來管理。
具體地說，運用計算機進行包括學籍在內的檔案管理，可以彌補純手工操作的書面材料易錯、易損、費時、費力等缺陷。比如說學籍檔案管理，必須以完整的原始信息、原始數據為依據，而原始材料的管理在學籍管理中一直是一件很令人頭疼的工作，既要防止出現手工的添加錯漏和人為的損毀，又要避免自然的損毀，如蟲蛀、霉爛、缺頁等，使用計算機管理以后就可以有效地避免這些問題。同時，為了防止原始材料的遺失，一般總要多備幾份以防不測，或者只需摘錄其中的部分信息以供不同人的需要，而完全靠工作人員手工抄寫。但使用計算機處理就不同了，它可以保證你隨時備份而前后材料完全統一，它也可以保證你篩選出所需要的信息而不需要花時間花精力去查詢、去核對。再如，成教生由于其特殊的工學性質常常需要變更學習材料，如轉學、轉專業、免修免考、休學退學等等，這就意味著我們要不停地改動學籍材料，書面上的修改固然必要，但它卻無法承受反復修改而造成的書面的涂改，一次又一次的重新排列組合。使用計算機就簡單多了，你只需輕點鼠標，或插入或刪除或拖拽或計算，一切在瞬間就實現了新的排列組合，清清爽爽，井然有序。又如年年要組織的英語計算機省級統考，本是一件相當繁雜的工作，從學員報名、考場安排、準考證制作到考試結果的查詢登記公布，單憑手工操作是又費時又費力，且極容易張冠李戴，但運用了一套計算機軟件自動生成系統則使一切問題迎刃而解。
二、盡快適應計算機操作的熟練化、專業化和規范化，提高成人教育檔案管理的現代化水平
盡管我們已充分意識到成教檔案工作要上新臺階必須利用計算機來管理 ，但也必須認識到，計算機畢竟是一個工具，它最終要由人來操作，它不可能代替人。具體地說，進入計算機的所有原始數據必須由人來提供和輸入，如果管理人員在操作過程中存在這樣那樣的不熟練或不專業的問題，導致在輸入或倒入過程中出現數據錯誤或數據丟失等問題，則會造成原始數據庫不真實、不準確，從而發生錯誤的連鎖反應，使現代化的手段不能發揮其應有的效用。另外，如果管理人員不懂計算機的操作知識，面對計算機手足無措、手忙腳亂，那再先進的科技手段到這里也只能是“英雄無用武之地”，延誤“戰機”不說，還勞民傷財。所有這一切，都會造成不能有效地發揮計算機效應反而給檔案管理工作帶來諸多不便的嚴重后果。所以，作為成教管理人員，必須盡快學會一整套計算機操作和管理的知識，并以科學、規范的態度對待計算機管理，以提高現代化管理水平。具體應做好以下幾方面工作：
1.定期組織有關工作人員參加系統的計算機辦公自動化的輔導和培訓，特別是加強計算機、信息、網絡等知識和技術的培訓以及電子檔案的接收、保管等方法和技術的學習，并明確提出要求，所有管理者必須通過相應的考核，取得相應的專業證書，持證上崗。
2.辦公室需配齊配足必要的計算機辦公系統，特別是一些新軟件的引進和開發要舍得投資，并要保證及時到位。
3.工作人員的科學意識要到位，不能過度依賴計算機。工作人員必須加強對計算機操作的監督和檢查力度，要反復核對每個信息項，保證做到準確無誤。
三、提高管理人員的綜合素質，提高成人教育檔案管理的專業化、規范化水平
一直以來，人們普遍認為高等院校中的成人高等教育只是普通高校的附屬品，盡管它在很大程度上滿足了大量成人再學習、再提高的需求，但與普通高校相比，它在師資條件、環境設備、經費投入上相差甚遠。也正因如此，一方面，成人教育成了普通高校創收的手段；另一方面，成人教育的檔案管理隊伍也良莠不齊。人們普遍認為，成教檔案管理工作者不需要太高的文憑和學識，這種觀念導致了一批缺乏專業知識和專業技能的人員涌進了成教隊伍，造成成教管理隊伍素質滑坡、知識水平落后、管理意識不強。而成教檔案管理畢竟是一項越來越重要的工作，沒有一支過得硬、高素質的專業管理隊伍顯然不能適應新形勢的需要。
過去人們一直認為成教檔案就是學籍檔案，比較單一，其實成教檔案的內容非常豐富、形式也多種多樣，這些都需要系統地搜集和整理，而且平時就要做好歸類立卷工作。其中有一部分材料是要交給學校綜合檔案室集中保管的，像學生的學籍卡、錄取名冊、驗印名冊、學位審批表、轉學轉專業材料，其他材料則需要由成教主管部門或系部自己保管。一些管理人員主動服務意識不強，管理方法欠缺，不失時機地收集整理檔案的意識淡薄，不懂得合理安排好填寫、搜集、歸類、立卷、造冊登記的流程，不懂得哪些材料應該歸檔、何時歸檔、歸在何處、歸檔期限，現有的材料不懂得及時歸類存放，甚至漫不經心地丟失材料，到了歸檔時才發現好多材料不完整，該收集的沒收上來，不該收的倒收上來了，結果是亂七八糟地堆在一起，那么檔案的錯漏缺損、亂七八糟的現象就在所難免了。特別是計算機處理信息的時代，對檔案管理人員的要求更高了，能否熟練操作教務管理的軟件，及時接收、保管電子檔案，是擺在我們面前的嚴峻的考驗。
綜上所述，成教檔案管理工作必須大量引進政治素質高、業務能力強的專業管理人才，對現有的參差不齊的人員要加強教育和培訓，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》，要引進激勵機制，落實崗位責任制，要多鼓勵那些既熱心成教檔案事業又甘于寂寞、不計得失、不辭辛苦，既懂得檔案業務知識又熟悉信息處理技術的優秀檔案管理工作者。
四、加強檔案管理的硬件建設，改善配套設施，努力改善成人教育檔案存放的條件
運用現代化的計算機管理檔案的手段是今后成教檔案管理工作的主要手段，但同時有些檔案材料必須以紙質形式出現，比如加蓋印章的重要通知或文件、原始的查課記錄、學員的入學及畢業登記表、學位申報表、發給任課教師的教學任務書、教學進度表、班主任日志、原始的考勤表等等，都必須形成紙質檔案；有些材料是既需要歸電子檔案，也需要保存紙質檔案。所以，紙質檔案的分類立卷、裝盒入柜存放就顯得特別重要，而計算機硬件設備也更需優化。
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1.1檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。
以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展;90年代以來，我國先后筑起中國互聯網(Chinanet)、中國教育科研網(caep.cetinnet)、中國科技網(CSTnet)和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。 轉貼于
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后;
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
3高校檔案管理現代化的初步構想
篇12
會計憑證：是一種記錄經濟業務和明確經濟責任，并且按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務最初發生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。
會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經濟業務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環節就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經濟管理具有非常重要的意義。
財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。
其他：包括上級主管部門下發的有關財會文件，高職院校內部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調整表、國庫統一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。
會計檔案的重要性
會計檔案是單位總結經驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經濟犯罪的重要依據之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經濟活動史料。對本單位進行經濟前景預測，并由此預測作出實際經營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。
會計檔案管理問題
對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。
會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數都已經超過法律規定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。
會計檔案管理問題的解決措施
會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業修養素質，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。
高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。
加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質和財務人員職業能力，確保會計檔案的正確管理。
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收錄日期：2015年10月23日
高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來高校不斷擴招，其基礎設施的建設也比較頻繁，所以存在著大量的高校基建檔案需要管理。然而，目前我國高校基建檔案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開展。因此，本文在論述高校基建檔案特點的基礎上，提出了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而針對這些問題出現的原因，提出了促進高校基建檔案管理工作發展的重要措施。
一、高校基建檔案主要特點
高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點體現在以下幾個方面：第一，獨立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨立性，每個高校基建檔案都需要進行分開裝卷，同時需要根據工程的不同階段，將相關的資料準備完善；第二，廣泛性。由于我國高校基建項目的種類比較多，同時規模大小也不盡相同，所以說高校基建檔案的來源比較廣泛，參與高校基建項目的人員比較多，資料相對來講比較復雜；第三，實用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對于促進高校的發展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時也記錄著重要人員的信息等等；第四，長期性。高校基建檔案的管理工作持續的時間比較長，從高校基建工程的開始到基建工程的結束，這一時期的資料都需要進行整理，所以是一個較為長期的過程。
二、目前高校基建檔案管理中存在的問題
高校基建檔案的內容比較復雜，而且管理的信息也比較多，這就對高校基建檔案管理工作提出了較高的要求。然而，通過本文的調查和研究得知，目前我國高校基建檔案管理過程中還存在很多問題。
（一）沒有認識到高校基建檔案管理工作的重要性。對于很多高校來講，并沒有充分認識到基建檔案管理工作的重要性，主要體現在以下幾點：第一，缺乏對高校基建檔案管理工作重要性的宣傳，使得相關工作人員沒有充分意識到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設施不全，由于高校沒有對高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開展。
（二）缺乏完善的高校基建檔案管理制度。雖然很多高校都在對高校基建檔案進行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現在以下方面：第一，部分高校缺乏相應的管理制度，從而無法對高校基建檔案管理工作進行約束，因此造成了高校基建檔案管理工作的混亂，無法保障高校基建檔案管理工作有序正常地開展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關的規章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無法在實際工作中對高校基建檔案管理進行指導；同時，很多高校在開展高校基建檔案管理工作的過程中，沒有完全按照規章制度進行，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展。
（三）管理人員素質有待提高。高校基建檔案管理工作的開展，離不開管理人員的用心工作。但是，通過本文的調查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質有待提高，主要體現在以下幾點：第一，高校基建檔案管理工作對于管理人員的專業技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業技能的人才對高校基建檔案進行管理，從而無法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對高校基建檔案的管理采用系統化的管理程序，但是很多管理人員不具備計算機等相關知識，無法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。
三、完善高校基建檔案管理工作的相關措施
通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點，同時也使得針對高校基建檔案的管理工作更加復雜。所以，在高校基建檔案管理工作中仍然存在很多問題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展，因此為了更好地完善對高校基建檔案的管理，可以參考以下幾點：
（一）重視高校基建檔案管理工作。對于很多高校來講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問題的重要因素，所以為了更好地促進高校基建檔案管理工作的開展，必須要重視高校基建檔案管理工作，為此可以做到以下幾點：第一，積極宣傳高校基建檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，能夠在實際工作中更好地約束自身的行為，促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，增加對高校基建檔案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進的管理設備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進行服務。
（二）完善高校基建檔案管理規章制度。建立完善的高校基建檔案管理制度，能夠更好地指導高校基建檔案管理工作的開展，同時對管理人員的行為進行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規章制度，也是促進管理工作順利開展的重要措施，為此可以做到以下幾點：第一，補充高校基建檔案管理工作的重要細節，在進行高校基建檔案管理工作的過程中，很多細節如果不注意就可能影響管理工作的正常開展，所以將這些細節寫入高校基建檔案管理工作的規章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不同高校在進行完善高校基建檔案管理工作的過程中，由于學校自身的特點其側重點有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不斷彌補高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進高校基建檔案管理工作的開展。
（三）促進高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國信息化的時代已經到來，信息化進程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進一步促進高校基建檔案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點：第一，需要為高校基建檔案管理工作投入更多的信息資源，例如：計算機設備、辦公設備、網絡設備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎；第二，在對高校基建檔案進行管理的過程中，除了需要保留紙質版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對檔案進行復制和存儲，有利于更好地進行高校基建檔案的保護。
（四）進一步提高高校基建檔案管理人員素質。高校基建檔案管理人員的素質是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進行高校基建檔案管理工作，需要進一步提高管理人員的素質，為此應做到以下幾點：第一，對檔案管理人員進行培訓和教育，使其能夠充分認識到高校基建檔案管理工作的重要性，同時能夠使其熟悉相關的規章制度，在實際工作中按照規章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進管理人員信息技術的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進一步促進高校基建檔案管理工作的順利開展。
四、小結
通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案對于高校來講是非常重要的，是保證高校有序發展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點的基礎上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而提出了促進高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國高校基建檔案管理工作的不斷完善，能夠更好地對高校基建檔案進行管理，從而促進高校管理工作的進一步開展。
主要參考文獻：
