引論：我們為您整理了13篇信貸檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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1.控制信貸風險源。通過對借款企業經營狀況、管理水平、盈利能力、發展前景及信用狀況等資料的科學整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風險與單筆信貸風險程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長短等提供科學決策依據，堵住信貸風險源頭。
2.有效預警信貸風險。一是科學規范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時采取措施，防范信貸風險的發生二是健全的信貸管理資料，可對企業經營業務量、資金運營狀況、償債能力、盈利能力等進行分析與預測 ，測評企業貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風險概率三是翔實的借款企業經營資料，可掌握企業原材料、產成品占用情況，分析產品的銷售動態、市場行情和銷售貨款的回籠及應收賬款情況，從而及時發現信貸資金運行中潛在風險。
3.防范企業經營風險。一是完善采購環節管理檔案，加強對企業采購原材料或商品質、價、量 “三控制” ，促進企業“以銷定購、以效定購”，減少盲目采購引起的經營風險二是健全庫存管理檔案，隨時檢查商品庫存數量、成本情況，保證賬實、賬賬、賬表相符并可掌握庫存商品質量情況，促進庫存勤進快銷，減少庫存潛在風險三是健全銷售資料檔案，及時掌握企業銷售實績與市場態勢，尋找誠實守信的客戶，促進順價銷售及時掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時貸款本息足額收回，特別是對形成的銷售結算資金，通過及時、詳細記載發生的時間、金額、付款單位、形成原因等，及時采取催收措施，有效防范銷售環節的信貸風險。
4.規避企業改制風險。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業改革，堅持“債隨資產走、資產與負債相統一”的原則，及時有效落實貸款債務可對企業改革成本來源進行甄別，掌握企業實施人員分流的具體方案，制止企業人員帶錢、帶物分流，嚴防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關經濟問題，落實拖欠的各類補貼與債權債務，減少企業改制風險。
5.提供依法管貸依據。一是利于貸款實行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴格按照法規和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴格按照地規和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴格按照合同規定執行，依法加強對企業經營全過程的監管、二是有利于保證訴訟時效。對到期貸款及時通知，對不良貸款及時催收，并收回回執，有利于保證訴訟時效三是依法收貸依據。通過對信貸資料的分析，并以借貸資料為依據，實施對不良貸款及時實行依法訴訟對資不抵債、喪失發展空間、通過普通訴訟程序無法收回的，及時提出破產申請對依法破產的，及時申報債權，積極參與和監督企業資產的清算、評估 、變現和分配，最大限度地減少信貸資產的損失四是翔實的信貸資料也是呆賬認定及核銷申報的依據與條件。
可見信貸檔案在信貸風險管理中地位和作用日益凸現基層機構必須提高認識 ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無法充分發揮其管理與防范風險方面的作用。在日常工作中，主要應作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對企業信貸監管過程中形成的有關資料。三是企業經營資料。主要是企業法人營業執照復印件、企業資產負債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時要制定系統的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實信貸檔案專兼職人員，實行信貸檔案集中統一管理，切實解決以往信貸資料由經辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開發檔案信息資源，為防范風險提供全方位服務。一是改革信貸檔案利用傳統的“坐等查閱”服務方式，建立新型的“快速服務、跟蹤服務、系列服務、全程服務”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現有借貸資料、信貸管理資料、企業經營資料、政策導向資料等，進行科學整理、歸類與分析，編研系統性的信息網絡數據庫，為防范信貸資產風險提供信息依據。三是開發挖掘市場信息資源。利用金融機構點多、面廣的特點，加強系統內外的聯系，建立市場行情、價格等市場信息網絡，幫助企業聯系誠實可信的客戶，擴大購銷業務，提高經營效益，實現銀企雙贏。
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第二種模式是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式。該模式的典型代表城市是上海市。它主要是由第三方中介管理機構一一上海資信有限公司按企業機制運營、理事會模式來管理。該資信機構也是上海市政府批準建立并由中國人民銀行核準的專門從上海市個人信用檔案管理的非金融服務機構。理事會由巧家商業銀行、上海資信有限公司、中國人民銀行上海分行等單位組成，隨后稅務、司法、社保、工商等部門也加入其中。這也標志著上海資信有限公司的征信范圍已經不僅僅局限于銀行與金融機構的信用信息，它已經把征信范圍擴展到了社會的各個領域與部門。
2 個人信用檔案管理模式存在問題分析
隨著社會的發展，特別是在快速發展的中國社會，“信用”顯得尤為重要。它既是一種無形的資產，也是每個公民、城市、機構、企業、甚至一個政府的另一張“身份證”。良好的個人信用體系建立能夠提高交易效率，促進資源優化配置。既是經濟順利發展的重要紐帶，也是誠信體系的重要組成部分。個人信用行為約束機制的缺失，使得坑蒙拐騙、合同違約、借貸不還等現象很普遍的存在在中國。在中國目前還沒有一個健全完善的個人信用制度，這是造成上述現象的主要原因，滯后的個人信用制度已經成為嚴重制約我國社會發展的重要原因。我們可以從以下幾點來分析我國個人信用檔案發展滯后的原因：
（1）具有局限性
中國人民銀行是我國銀行的“銀行”，在我國每個轄區都有支行同時也是我國的職能部門。從表面看選擇中國人民銀行作為我國個人信用檔案管理的牽頭機構似乎符合情理。但是深入分析，它的管理是具有局限性的。這種局限性主要表現在兩個方面，第一個方面是業務上的局限性，第二個方面是征信范圍的局限性。
首先我們來談業務方面的局限性，中國人民銀行的主要職能是起草有關金融機構運行的法律法規、制定和實施貨幣政策、維護國家金融穩定、發行人民幣并管理人民幣流通等的。它對于管理我國金融有關方面的事情是行家，但是對于管理專門檔案的個人信用檔案的確是外行。作為牽頭或管理機構，該機構應該負責制定個人信用檔案的管理標準、相關法律法規和征信范圍等規定。顯然選擇中國人民銀行是具有局限性的，我們應該選擇一個對管理檔案比較在行的行家來作為我國個人信用檔案的牽頭或管理機構。
其次我們來談征信范圍的局限性，在早期中國人民銀行就開始我國“銀行信貸登記系統”的建立，系統以各城市支行信貸數據庫的信息為基礎而建立，在當時該系統主要局限于銀行五大類信貸業務方面個人信用信息。顯然在當時中國人民銀行建立該系統的本意是為本機構或商業銀行等金融機構服務的。它所征集的有關個人信用檔案的內容只局限于信貸或金融相關信息。根本沒有涉及例如司法、稅務、通信等社會各個領域，雖然在隨后的幾年里中國人民銀行把例如通信、稅務、司法等領域逐漸納入它的征信范圍，但是從數量上來講也明顯少于信貸檔案。中國人民銀行作為管理國家金融行業的職能部門來管理個人信用檔案，這勢必將具有征信范圍的偏向性。所以從征信范圍的角度來考慮，中國人民銀行也不能成為我國個人信用檔案的牽頭或管理機構。
（2）缺乏對個人信用檔案的宏觀管理
我們可以把我國個人信用檔案的管理分為宏觀管理和微觀管理，宏觀管理是指為了維護個人信用檔案的完整與安全，使其充分發揮作用而對個人信用檔案工作進行指導、決策、監管、制定統一標準的過程。微觀管理是指對個人信用檔案的具體管理，例如征集、整理、鑒定、保管、統計、數據庫的建立與數據更新等具體管理過程。我國現有的兩種管理模式，第一種模式是純粹的政府主管模式，另一種是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式。這兩種管理模式對個人信用檔案都缺乏宏觀角度上的管理，中國人民銀行成立的“建立個人征信體系專題工作小組”它主要負責實現各商業銀行間有關個人信用檔案的共享工作，它沒有從宏觀的角度來對全國個人信用檔案工作進行指導、決策、監管、制定統一標準。同時中國人民銀行是一個管理專門檔案的外行部門，即使對個人信用檔案有宏觀上的管理，該管理也是不專業不科學的。另一種是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式，該管理模式本身就缺少一個對個人信用檔案宏觀管理的部門，上海資信有限公司只是能完成對個人信用檔案的微觀管理工作，對個人信用檔案的宏觀管理應該由政府的某個職能部門來負責。所以綜上所述，我國現有對個人信用檔案的管理模式缺乏宏觀上的管理。
（3）缺乏網絡技術支持
個人信用檔案資料的分散性使得征集環節要借助網絡技術來支撐，網絡是個人信用管理模式建立的技術載體，傳統的匯總或登記式辦法已經不能及時準確地征集檔案了，和發達國家比，我國網絡技術的還相對落后。網絡建設基本集中在大中城市中，上網用戶有限、許多中小城市網絡建設還處于剛剛起步階段，在我國公民的社會保障號、證券開戶賬號、身份證號等賬號之間沒有沒有內在聯系，個人信用檔案共享系統要創立，必須將這些賬號統一起來，這樣才方面利用者查詢，這就對網絡技術提出挑戰。落后的網絡技術已經對我國建立個人信用檔案造成障礙。
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檔案管理是一項復雜的管理工作，其內涵了文件資料、歷史文獻、數據資源等多項管理與服務內容，是企事業單位數據資源價值的核心所在，當前，隨著現代信息技術的發展與進步，電子文件、視聽資料、信息化資源等新型檔案管理內容不斷涌現，自動化、智能化管理手段更新發展，這給傳統檔案管理模式帶來了巨大的沖擊，尤其是對機構龐大、下屬單位分散的企業，其檔案管理內容、形式多樣、管理手段存在較大差異，存在的檔案管理問題更多，面對此種形勢，如何緊跟信息時代的步伐，緊抓機遇、攻克難關成為檔案管理創新發展的關鍵所在，具體而言，其應該重塑檔案管理理念，加速信息化建設、提升管理人員素養、創新管理模式，以此抓住信息化時代的發展機遇，將檔案管理工作推向更高層級。
二、信息時代下傳統檔案管理面臨的新挑戰
1.管理理念落后，尚未充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理主要是對文獻資料、數據資源及信息資源等多項內容進行收集、歸整、分類，從而為檔案內容的共享和查詢提供便利，這是檔案管理工作的根本價值體現，其內容作為企業數字資源價值的集成體，能夠為企業優化發展提供有效借鑒和參考，但是傳統的檔案管理狀態較為混亂，管理層對于檔案管理工作的重要性和實用價值認識不足，存在嚴重偏差，認為其只是文字材料的歷史記錄，缺乏統一的規劃設計，管理體制不健全、尚未形成系統的、規范的管理體制，致使管理分散、效率低下，使得檔案管理工作流于形式，極大的削弱了檔案管理效益，制約了管理效能的有效發揮，并成為阻礙企業發展的最大障礙。2.信息化建設相對落后，嚴重制約了檔案管理手段的更新發展。檔案管理是一項復雜、系統的管理過程，其管理內容、形式多樣，這增加了管理的難度性，傳統的檔案管理模式中多采用手工形式對文獻資料、數據信息等內容進行搜集、分類、整合、歸檔，對于勞動力的依賴性較高，管理及維護成本較高，這在很大程度上降低了管理的經濟效益，更影響了檔案內容精準、快速查詢，而且，紙質檔案內容很容易被篡改、損毀，增加了加檔案內容鑒定困難性、縮短了檔案文件的生命周期，為此，加速檔案管理手段的創新發展是當前的迫切之需，但是因為管理理念、資金、設備等條件的限制，檔案管理的信息化建設一直較為落后，尚未跟上信息技術發展的步伐，并成為影響管理創新的主要瓶頸。3.管理體制缺失，影響了檔案管理的規范化發展。檔案管理是企業運行發展的關鍵支撐，其內容與企業的經營管理理念、經營策略、人事管理等存在較大關聯性，規范、系統的內容管理能夠為企業運營管理的創新發展提供有效借鑒和參考，但是這必須以標準、統一的管理體制為基礎和前提，但是從目前檔案管理現狀來看，其尚處于一個無序管理狀態，管理制度建設的滯后性，使得檔案管理工作無章可循，管理秩序混亂、管理人員素質低下、管理方法不規范，致使檔案管理彈性較大、漏洞百出，降低了管理效能，而且檔案管理作為一個動態發展過程，其范圍和規模均在不斷擴展、延伸中，這就增加了管理的難度性，加之沒有系統、規范的管理制度作為有效依據，使得檔案管理難上加難，無法實現規范化發展。
三、信息時代下檔案管理工作的新路徑
1.重塑管理理念，強化對檔案管理重要性的認知。檔案管理內容是企業信息資源的核心所在，其集成了企業運營發展的管理理念、行為規范、價值取向等內容，是企業提升管理效率，增強核心競爭力的關鍵支撐，正是基于檔案的這種效用價值，使其成為企業管理工作的主要著力點，但是鑒于傳統管理理念的局限性，人們尚未認識到檔案管理的重要性和根本價值，致使管理效能低下，未發揮檔案管理的真正價值，而隨著信息技術的進步和發展，新型檔案管理內容和管理手段不斷涌現，這給傳統管理帶來了前所未有的沖擊，而管理人員作為檔案管理的直接接觸者，也面臨著諸多挑戰，尤其是其管理理念的落后性成為制約管理模式創新發展的根源所在，為此，信息時代下，要實現檔案管理手段的創新、管理效率的提升，首要的任務就是重塑管理理念，深化思想認知，通過管理培訓、新理念引入等方式，突破傳統管理理念的束縛性，強化對管理理念的延伸教育，讓管理人員從思想認識上高度重視檔案管理工作，進一步增強管理、服務意識，從而緊跟信息時展變化，創新管理模式，并根據主體的不同需求，提供有針對性的、規范化的服務，真正發揮檔案管理工作的價值。2.創新管理模式，推進檔案管理效能的提升。當前，信息時代下，檔案管理的內涵和外延都發生了根本性的變化，傳統的管理模式逐漸凸顯其自身弊端性，已經無法適應新時期的管理要求，而且國家“十二五”規劃早已經將管理模式的信息化發展作為工作的重點，在此政策引導下，未來檔案管理的主要著力點管理模式的創新發展，首先，要加速推進檔案管理機制的完善發展，要制定一個系統性的管理制度，將檔案內容的收集、分類、整合及歸檔等都納入細節規劃，制定統一的規章制度及流程，明確管理人員的職責分工和工作要求，由此，便能將檔案管理推行規范化、統一化管理方向；其次，強化信息化建設，傳統檔案管理模式多采用紙質載體，在遭遇不可抗力或人為篡改時，檔案內容的完整性和生命周期都容易受到威脅，而采用現代信息化手段，將其內容通過電子掃描、視頻拍攝、數字存儲等融入到信息化管理系統中，不僅能夠確保檔案原始數據文件的完整性和安全性，而且便捷了檔案內容的快速、精準查詢，降低了管理成本、提升了管理效率，是檔案管理效能充分發揮的必要前提。3.提升檔案安全管理意識，促進檔案管理安全機制的完善。檔案管理內容與企業運行機制、管理理念、商業機密等存在多種關聯性，為此，其管理的安全性對于企業的生存發展至關重要要，當前，隨著計算機及網絡信息技術的發展，其便捷性、共享性、即時性及高效性給檔案管理帶來了諸多便利，對于管理手段的創新發展和管理效率的提升都有積極的影響，為檔案管理帶來了新的發展思路，但是也伴隨著一些負面效應，一些投機分子，借助檔案管理系統的漏洞，利用木馬程序、病毒及黑客手段攻破系統防護，非法侵入系統進行破壞性操作或遠程操控，竊取檔案管理內容，這給企業造成了極大的威脅和損害，針對此種問題，管理人員要樹立網絡安全防范意識，強化檔案管理系統的操作技能，加強系統的防護功能，對重要數據內容進行加密、備份，以避免遭受不必要的損失，同時，要加速推進安全管理機制的建設，強化安全管理教育，建立安全監管部門，明確其監管范圍和職責內容，并制定安全預警機制，在發現安全隱患時及時報警、采取防范措施，將安全風險控制在最小范圍內，從而為檔案管理工作營造健康可持續的發展環境。
四、結語
當前，現代信息技術已經滲透到社會生活的各個方面，而檔案管理作為企業運行發展的重要內容之一，自然也面臨著信息技術帶來的沖擊和機遇，而且我國“十二五”期間，已經將檔案管理的信息化發展列為主要工作內容予以重點推進，為此，為了使得檔案管理工作更加科學、規范，并確保其安全性和有效性，需要結合其現存問題，利用信息技術創新管理手段、轉變管理觀念、完善管理機制，從而充分發揮檔案管理工作的根本效用。
作者:吳明清 單位:欽州市國土資源局
參考文獻：
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首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。
美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。
其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。
校園網中各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，使各類歸檔的數據能非常及時、準確。學校內的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業、教職工的調離與退休等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網上計算機管理的數字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。
許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展
90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（CER?鄄net）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET，800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
1.3.3經費緊張狀況得到初步緩解
經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身通過多種創收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質低弱
在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器(Client／Server)體系結構模式
客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C／S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行，共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數據時，工作站向被稱為后臺的數據庫服務器（Server）發出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶（Client）。
C／S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，它必須依賴網絡系統而存在，并且充分利用了網絡的資源優勢，但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構造起實用C／S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2建立基于Web的服務體系
在學校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式，通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式，因此為利用者提供的信息組織結構應是網狀的，用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽，而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應建立自己的Web服務器，向校內外檔案利用者提供檔案信息服務。目前，計算機技術的發展，使得在PC機上Web建立站點變得相當的簡單，只需選用適當的Web服務器軟件，有些操作系統，如WindowsNT，已把建立Web服務器的功能內置在系統之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機而是有無Web服務器。
3.3檔案信息的管理離不開數據庫系統
數據庫管理系統的選擇要建立在Internet／Web技術基礎上，也就是說，選擇數據庫系統不僅要支持C／S體系結構，還要支持分布式處理。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase，FoxBASE，FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
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1 改革傳統檔案的管理模式
為了實現信息化條件下檔案管理現代化需要從以下幾個方面對傳統的檔案管理內容進行改革。
1.1 將傳統的紙質檔案信息轉變為電子信息
傳統的檔案管理工作主要是對實質的檔案進行管理，主要保管內容包括紙質、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內容更加繁瑣，并且這些實質資料還會占據一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。
因此需要將原有的實質檔案資料進行數字化轉換，檔案的數據化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負擔，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發展。
1.2 實現檔案存儲方式的轉變
新科技的不斷進步，也改變了檔案存儲的方式。傳統的檔案在進行存儲管理中，需要花費較多的人力和時間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現，使檔案資源能夠在較小的空間內實現對較多內容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實現數字化的轉換。將電子信息資源進行數字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實現了資源的合理配置與優化，進而對于實現檔案資源的現代化管理。
2 建立現代化的檔案信息管理系統
檔案信息管理系統是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實現現代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統的使用，提高檔案管理工作信息化及現代化的程度，在建立現代化的檔案信息管理系統中需要注意以下內容。
2.1 建立科學的管理程序
計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。
2.2 建立健全的安全防護系統
檔案中包含著許多機密資料及數據，一旦泄露所產生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護系統，并對其進行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護工作，防止系統漏洞造成數據泄露，保證檔案資料的機密性。
3 完善檔案管理體制
在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理現代化的需求，因此需要依據現代化管理手段對原有的檔案管理體制進行改革，其可以從以下兩個方面進行管理體制的完善。
3.1 強化檔案管理體制的作用
相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量。
3.2 加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視
當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。
4 提高檔案管理人員的自身素質
信息化條件下檔案管理的現代化的實現主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當前的檔案管理人員在現代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關部門加強對該方面內容的管理，從而推動檔案管理現代化的實現。為此，需要檔案管理的相關部門從以下幾個方面著手進行：
4.1 加強檔案管理人員的專業知識積累
現代化的檔案管理也需要現代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結構，從而更好的推進工作的開展。為此，要求相關部門通過培訓等方式，為檔案管理人員學習先進的管理理念，豐富自身的專業知識創造條件。同時，要求檔案管理人員要自覺的對當前新的知識與內容進行了解與掌握，從而實現對自身素質的完善。
4.2 加強檔案管理人員專業技能的學習
檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計算機水平并且可以使用相關的技術與設備，因此需要對其管理技術及專業技能進行培訓，根據管理人員自身的素質水平及檔案管理工作中的需要進行相關的培訓，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。
4.3 增強檔案管理人員的安全意識
由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業道德素養的培訓與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達到保證檔案管理工作安全性的目的。
結束語
綜上所述，為了實現在檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化，需要從改革管理模式、建立管理系統、完善管理體制、加強人員素質幾個方面入手，通過對傳統管理模式的改進與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎上，使檔案管理工作走向現代化。在信息化時代，檔案管理工作只有走向信息化與現代化才符合時展的要求，因此需要協調好二者之間的關系，從而保證檔案管理工作的有效展開。
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1 檔案管理信息化的特點及內容
1.1 檔案管理信息化的特點
在實施檔案管理信息化過程中，相關管理政策等均有上級管理部門統一規劃并實施。檔案管理引入信息技術，標志著電子檔案管理模式的形成，同時也是政府、企事業單位信息化管理的重要轉變標志。利用信息技術優化檔案管理，能夠充分發揮信息管理優勢，實現資源的有效整合和利用，從而實現檔案管理數字化，并依托網絡優勢實現網絡化管理，對于提高檔案管理質量有著積極的促進作用。
1.2 檔案管理信息化建設的內容
1.2.1 構建起完善的全國性統一平臺
檔案管理信息化需要一定的硬件設施為基礎，硬件建設也是實現信息化管理的物質基礎。這就需要在地方檔案管理信息化建設中與國家檔案建設保持同步，只有這樣才能發揮電子信息平臺的整合作用。
1.2.2 實現規范化建設
檔案管理向信息化的轉變，必須有相應的建設標準，相關組織需要進行充分調研，根據既有規范標準逐漸探索與時展相適應的信息化管理模式。
1.2.3 完善檔案資源建設
信息資源是檔案管理的重要內容，同時也是制定組織發展戰略的重要依據。為了保證信息資源的實效性和實用性，在檔案管理中需要充分整合數據庫資源，建立數字檔案基地，從而實現公共檔案數字資源的有效補充。
1.2.4 應用系統建設
應用系統的檔案信息化管理的技術支持，通常來說應用系統需要具備良好的兼容功能，能夠保證常規檔案應用需求，在軟件選擇上需要注重通用化和操作性。
1.2.5 培養信息化管理人才
檔案管理信息化的發展，關鍵因素在于與之相適應的人才。因此，檔案管理單位需要切實把好人才培養、引進觀，為檔案信息化管理創造更優越的人才環境。
2 信息化時代檔案管理工作面臨的問題
2.1 管理信息規劃和體制落后
根據調查分析發現造成我國檔案管理工作信息規劃設計滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權限等因素無法在全國范圍內統一設計和規劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因為檔案的數字化信息化正在建設中，處在不斷的發展變化過程中，這樣就不好設計檔案數字化管理的系統，所以導致信息化檔案不夠全面和真實。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統，但是要實現信息檔案的共享還有一定的困難。
2.2 檔案管理服務手段落后
進入信息化時代以來我國認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術落后，無法達到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經常出現檔案資料不按時歸還的現象，影響了檔案信息的完整性和安全性。
2.3 缺少高素質的檔案管理人員
檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強烈的責任心，因為檔案管理枯燥乏味，需要良好的職業道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業性，需要檔案管理專業知識和一定的信息技術才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業知識和信息技術，影響了檔案管理信息化的創新工作。
2.4 檔案管信息化創新缺少制度保障
檔案資料復雜、繁多，檔案管理需要科學制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標準化的制度保障，同時部門溝通不暢，導致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息化時代檔案管理工作的創新，甚至導致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業的發展。
3 信息化時代檔案管理工作的創新途徑
3.1 創新信息化檔案管理理念
要創新信息化檔案管理工作理念，為信息化時代下檔案管理工作的創新發展奠定重要的理念基礎，并對其日常管理工作作出正確的思想指導，引導檔案管理工作朝著數字化、現代化和質量化的方向發展。在日常檔案管理工作過程中，相關管理人員要以科學發展觀為指導思想，對檔案信息化管理工作給予高度重視，充分認識到信息化對提高檔案管理工作質量的重要作用。同時，相關工作人員要樹立創新意識，敢于拼搏和研發，管理理念要不斷與時俱進，提升管理工作的實效性，以便更好地為人民服務。
3.2 檔案管理服務手段的創新
首先在檔案收集和上傳方面要實現自動化。信息化時代檔案管理的重要一環是收集和錄入信息，和紙質檔案資源相比，信息化的檔案Y源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個過程中出現問題就影響了檔案信息的真實性，所以工作人員必須充分利用信息技術，利用程序軟件實現資源的自動化管理，確保檔案信息的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務，信息技術的發展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術帶來的便捷性和時效性。傳統檔案管理必須去檔案館室查閱文獻，耗費時間，檔案管理服務創新就是要利用信息技術開放檔案查詢端口，讓人們隨時隨地使用檔案資源。
3.3 提高檔案管理人員素質
第一，每個勞動者都需要具備一定的職業道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業、一定的事業心和責任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結工作經驗，發現工作中的問題并研究解決辦法，推動檔案管理的創新發展。第二，檔案管理有一定專業性，管理人員必須具備專業知識和一定的信息技術，關注社會變遷和檔案工作的發展，這樣才能勝任新時代的檔案管理工作，才能有創新管理的能力。另外，現代社會各界普遍對人才提出了創新要求，檔案管理人員也要有一定創新意識和創新能力，破除陳舊觀念和成規，用創新的方式解決工作中遇到的各種問題。
3.4 加強制度管理，確保檔案安全
檔案管理工作因為制度不完善，管理不規范，容易造成檔案機密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進行檔案信息化管理創新的同時必須高度重視檔案資源的安全問題。相關部門要建立科學嚴密的管理制度，加強網絡平臺的安全建設，確保我國檔案信息的安全。
4 結束語
在信息化時代，檔案管理部門應該加強對檔案的信息化管理，加強檔案資源的信息化建設，建立完善的檔案信息安全體系和檔案數據庫，提高檔案信息化管理的安全性和規范性，提高檔案信息化管理的質量，把創新成果變成實實在在的產業活動。
參考文獻
[1] 白小薇.淺議信息時代下檔案管理工作的創新[J].內蒙古科技與經濟，2015，09：23+25.
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1 “大數據”時代有關檔案信息安全問題概述
1.1 計算機網絡安全不穩定問題
計算機是人們日常生活中都會使用的一樣工具，起著幫助人們學習娛樂和生活的作用，但它的安全性一直都不能得到保證，而大數據時代，數據的傳輸、數據的儲存、數據的查閱都離不開計算機，這樣就給檔案的信息安全帶來了隱患，雖然現代計算機和網絡不斷的在進步，但依然存在很多安全問題，因為網絡環境錯綜復雜，計算機的硬件雖然及時更新，但也抵擋不住網絡上的人為攻擊，比如黑客和一些不法分子，利用病毒的入侵獲取檔案資源和各種信息數據，給檔案資料庫帶來嚴重的損失，導致檔案資源被泄露，網絡管理系統崩潰的現象。
1.2 信息存儲安全問題
在改變傳統檔案儲存的紙質結構后，我們使用最多的就是電腦磁盤，光盤，硬盤儲存，雖然給信息的儲存帶來方便，提高了檔案的便攜性，但是和紙張對比說，電子產品的壽命并不是永久的，它有一定的磨損率，在耐用性上面也不是很樂觀，對儲存的環境要求也相當的高，在不適的環境中，有時候一杯水，或者一次磕碰都會帶來不可挽回的數據損失，如今科技發展快，生產計算機的商家因為競爭關系，幾乎每天都在有所變化，我們固有的檔案資料儲存框架格式在計算機新科技的不斷更新中，可能會失效無法操作更改，數據庫的升級跟不上計算機的腳步，導致很多檔案的信息變成亂碼、破損甚至丟失。
1.3 非法訪問問題
從前的檔案安全管理，因為是檔案的實體性，只需要提防有不法分子偷偷進入檔案館竊取檔案信息資料，或嚴格規定檔案管理者提取檔案必須進行登記和寫清詳細情況便可，現在的檔案管理與網絡對接，網絡的范圍之大，背后的每個網民都可以使用其資源，用計算機進行操作，非法訪問數不勝數，網絡上的不法分子通過網絡對檔案資料庫進行攻擊，從而竊取其中的檔案信息，有些重要的檔案信息也在其中不保，非法入侵的頻繁得手，究其原因，主要是因為管理人員有些對計算機操作不熟練，電腦不安裝殺毒軟件，防火墻未開，管理系統的密碼過于簡單，權限用戶的分配不合理，等諸多問題。導致不法分子可以輕松攻破電子檔案數據庫，隨意對其中的檔案資料進行更改、竊取、閱讀，在防治非法訪問的問題上，也采取了辦法，但也都只是可以堅持一段時間，不能長遠防治，防治在進步，黑客等不法分子的手段也在跟著變化，目前我國對徹底抑制網絡攻擊還沒有研究出完全的辦法。
1.4 風險的種類
1.4.1 自然環境風險。計算機機房不符合規范要求，存在環境風險因素。
1.4.2 硬件系統風險。網絡、服務器、客戶端、存儲設備等損壞、故障、老化風險。
1.4.3 應用系統風險。應用系統架構、應用系統功能、應用系統性能等方面，不完備、設計存在缺陷。
2 提高“大數據”時代檔案信息安全的手段
2.1 制定目標，減少風險
在“大數據”時代，明確我們要運用檔案來做什么，只有明確了目標，才能高效地進行檔案管理，妥善保留有用的檔案信息，銷毀沒用的檔案信息，從而有效地節省查找檔案信息的時問。確定了目標，才能把人力資源和時問資源利用在有用的檔案信息的查找和管理上，以提高服務質量。此外，還應該把檔案信息安全分類管理，可以將檔案信息管理安全分為檔案數據采集安全、檔案信息管理系統安全、檔案數據提供利用安全，設立專門的檔案部門，安排專門的檔案人員負責各個檔案部分的管理工作，每個環節都設立問責制，以提高檔案信息安全管理的質量和效率；在“大數據”時代，由于數據內容過于龐大，造成了檔案信息失真和不規律，一些錯誤的信息參雜進來使信息混亂，這對于檔案信息數據分析人員來說無疑是一個很大的挑戰，這就要求檔案信息數據分析人員在檢驗和查詢時要注意信息的真實有效性。因此，在收集檔案大數據信息之后，檔案管理人員應該積極進行分析和效驗，成立不同的數據模型，將數據分類存放，刪除不準確的檔案信息，確保保管的檔案信息真實有效。
2.2 掌控“大數據”進展，隨大數據的發展而發展
運用“大數據”信息改變了各行各業的運營模式的同時，也提高了工作效率。“大數據”時代的信息具備數據量大、運作速度快、更新速度快的特點，當然還具備隨機性和復雜性，一般以文字、音頻、視頻為載體進行儲存和傳播，但是很多文字、圖片、音頻、視頻會出現格式不符的問題，這是一大挑戰，信息的傳遞應該更具便捷性。隨著人們對信息的處理工具要求更高，檔案信息應該不斷借鑒“大數據”中非結構化數據庫的處理方法，應避免因為非內容性問題導致的檔案信息流失的現象。
2.3 建立檔案數據庫，保證檔案信息安全
保障檔案信息安全的最重要內容是完善信息數據庫的建設，用戶通過網絡信息平臺進行交流和溝通，在“大數據”時代，信息數據庫的信息內容直接關系到檔案信息是否安全。由于檔案信息具有數量繁多、種類繁多、構造復雜等特點，增加了建設檔案信息數據庫的難度，檔案管理人員對于數據庫的精準篩查是保障數據庫準確性、穩定性和完整性的前提條件。此外，建立檔案數據中心也是保障檔案信息安全的必要手段，隨著檔案數據信息的累計，檔案數據問題的不斷涌現，以往的檔案數據中心由于設備落后、空間狹小、監控缺乏，己不足以支撐檔案數據信息的安全，因此，檔案數據中心的建立應該以運用現代化技術為標準，以提供快速化、自動化、管理集中化的服務。
結束語
檔案的信息安全工作，在大數據的時代下，顯得十分重要，檔案信息安全工作從不是一蹴而就的，它需要在多方面的下，長久堅持陣地，在管理工作上制定上完善的管理機制，工作人員在檔案的安全信息管理方面認真負責，只有這樣才能提高整體數據庫的管理，不能在出現安全問題時才想到挽回，確保檔案信息安全的穩步向上發展路線，循序漸漸的完成，慢慢積累出安全問題的對策，長久的堅持才能做到更好。
參考文獻
篇9
企業檔案客觀地記錄了本企業的歷史情況，是最可靠、最為直接的信息，是企業各職能部門在經營、生產、管理等活動中直接形成的，而非編造和加工的，是第一手信息。從檔案的本形態來看，它保留著最真實的歷史痕跡，為后人提供了重要的依據。就說文書檔案在按件裝訂、分類、編號、編目、裝盒排架等基礎工作中，每一份批示單、正本、附件、發文稿、有關人員修改的手稿等等都是構成元素的原貌，是最基礎的，也是最重要的，同時也是后人的參照物。這些檔案收集的工作是企業生產、經營、科研等活動中的真實記錄，是企業信息產業的組成部分，相當于樹的“根”，房屋的“地基”，在現代化企業管理的過程中起到至關重要的助推作用。正因為檔案是根基、是參照物，這更要求管理者要有很強的管理意識和責任感。只有這樣才能保證資料的原始性，以及復核的準確性和查證的正確性。嚴格按照《檔案法》的相關規定執行，根據國家檔案局的相關管理辦法及其他有關檔案管理工作的規定，結合企業實際進行歸檔工作。檔案管理是現代化企業的管理基礎工作的重要組成部分，是促進企業各項事業科學發展和維護企業及職工根本利益的一項十分重要的工作。
2.強化檔案是企業資產的觀念。
在現代化企業中，無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案，都是全體成員從事生產、經營、管理等活動的勞動累積和智慧結晶，是企業發展歷程中的真實憑據。日積月累的檔案一旦丟失，后期就會動用許多人力、物力、財力去尋找或補救相關事宜。從經濟觀的角度來看，這些時間成本和經濟成本都是非常重要的，所以檔案是企業的財富、是非常重要的資產。只有認識到這點，我們才會更認真的去收集、整理、保護、利用這些資產，才會用心做好檔案管理工作。
3.強化檔案在現代企業建設中具有唯一性的觀念。
企業檔案真實地記錄著企業從事生產經營管理、科技創新和企業文化建設的全部情況，映證了企業成長的歷程。企業檔案從企業的創建開始產生，通過真實的記錄、收集（有缺陷的盡快修訂），耐心的整理，精心的鑒別、安全的保存，才達到有效的利用。這些是獨一無二的，唯一性的原始記錄為今天的企業建設起到更好的憑證支撐和信息支撐作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盜、不防潮、不保密等，任其流失在市場中，那企業的損失是無法估測的，又何談建設、發展？
4.強化檔案具有實用效益的觀念。
每份檔案都是有價值的，只有精心整理好檔案資源，才能更好地利用。只有認真的“收”、科學的“管”才能有效的“用”。曾經有人說檔案是真金白銀，我覺得很有道理，因為從中查找的某一個數據可以為企業節約很多資金，減少很多不必要的環節……因為它的存在，就避免再投資大量的時間和資金等，無形中高效的參與了企業新的建設，其實用性更體現其經濟效益。
二、體制創新，才能適應現代企業的高速發展
只有對企業檔案管理工作的機構、制度和機制更新才能適應現代企業的發展。
1.擴大企業檔案工作內涵深化外延。
企業要發展，檔案工作就的調整思路，加快步伐跟上節奏。檔案資源的建設和整合工作需要開拓新思路。必須加快落實最新的國家檔案局10號令，明確歸檔范圍和期限，以及對照片、光盤等實物的歸檔……爭取達到與時俱進，在實體整合的基礎上向信息整合轉變。整合不同的資源、資料、信息等等，采用現代化的管理手段，使檔案能靈活的、高效的利用。
2.制定完善企業檔案管理制度、創新機制。
企業要發展，就需要建立和完善適合本企業的檔案管理制度。集中保管檔案，明確管理職責。制定檔案工作流程，使其操作規范和安全。有了相關的制度的規范和約束，才能健康而有序的發展。明確檔案管理的職能部門和管理人員，制定企業文件材料歸檔的基本要求、歸檔范圍、歸檔期限、歸檔時間等，并依據制度對其他部門進行指導和監督，以達到對檔案目錄匯集和使用調控。充分調動大家的工作積極性，這樣有利于提高職工的檔案責任意識和義務意識，確保檔案的完整、準確和安全。促使辦公有序化、以便于文件材料的形成、積累、管理、歸檔良性運行，才能給企業創造最大的經濟效益。
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檔案管理工作中，包含大量的信息資源，在信息時代背景下，相關工作人員在采集、保存以及傳遞相關信息資源的過程中，可以加大對信息技術的應用力度，通過信息技術，促使檔案信息資源更加充分的利用具有重要意義。傳統的檔案管理工作開展過程中，信息資源的記錄、保存等工作都是人為操作的，而信息時代背景下，信息技術和數字化管理取代了傳統的檔案管理工作流程，極大地提升了工作效率，同時工作中的誤差現象減少。[1]值得注意的是，在應用信息技術和數字技術進行檔案管理的過程中，必須統一由行政部門監督和規劃下展開。
在信息時代背景下，檔案管理工作主要呈現出以下特點：首先，信息時代背景下，我國在積極進行檔案管理工作的過程中，相關部門應針對相關工作內容以及性質，制定健全的法律法規，對檔案管理工作流程以及內容進行明確的規范；其次，信息時代背景下，信息技術在檔案管理工作中的應用，促使電子檔案取代了傳統的實物檔案，這成為各個領域在進行檔案管理信息化建設過程中的一個重要標志；最后，同傳統的檔案管理方式相比，數字化和網絡化的檔案管理極大地提升了工作效率。[2]
2 傳統檔案管理中的不足
檔案管理工作是一項復雜性和系統性的工作，在對檔案進行全面搜集的基礎上，進行詳細的整理，工作人員針對整理以后的檔案應當進行專業的鑒定，將具有價值和應用意義的檔案進行妥善的保管，接下來是對大量的檔案進行編目和檢索處理，在充分的統計基礎上，針對檔案不同的用途對其進行編輯，最后提供給相關部門和工作人員進行利用。收集到的全部檔案是檔案管理工作開展的主體，而利用檔案展開工作的人員是檔案管理的服務對象。[3]
然而，在傳統的檔案管理工作中，存在很多的不足：首先，運輸困難。同單純的紙制品不同，檔案還包含絲帛等材質，這導致檔案在運輸過程中，如果產生碰撞等現象將造成其發生嚴重的損傷。因此，傳統的檔案管理方法對運輸提出了較高的要求。其次，保存困難。針對傳統的檔案管理工作來講，對信息資源的保持常應用紙質檔案的方式，少數檔案在保存的過程中，需要對影響、照片、絲織品等方式進行利用，這些材質對存放環境的要求較高，如果將其長期存放于潮濕或者陽光過于充足的地點，將造成其發生氧化和腐爛現象，從而導致信息資源的缺失。與此同時，在應用這種方式進行檔案管理的過程中，工作人員需要定期的對其進行護理，而護理的過程也是非常復雜的，需要耗費大量的人力和物力。最后，利用難度高。檔案管理過程中，需要面對較多的信息資源，工作人員對其進行整理以及編輯的過程中，雖然耗費了大量的時間，然而也不可能將其完全進行分類，因此使用者在對其進行利用的過程中，通常也需要花費大量的時間進行查找。[4]同時，還有很多檔案在保存過程中是孤本，只有在謄寫以后才能夠進行利用等，這一過程中耗費了大量的時間，同時檔案資源的利用率嚴重降低。
3 信息時代下檔案管理工作的創新策略
3.1 管理方面
在信息時代背景下，信息技術以日新月異的速度飛速發展，能夠滿足人們日常工作及生活中各個領域的不同需求。因此，現階段針對我國檔案信息化管理相對分散的現狀，在進行檔案管理信息化建設的過程中，應當從檔案管理的需求出發，積極構建專門的檔案管理系統。更重要的是，促使檔案信息化管理能夠實現集中統一性。在這一管理模式當中，必須全面登記造冊全部的檔案，將所有的信息資源規范記錄到總系統當中，提升檔案整體利用效率。同時，這一過程中，如果個別單位在運行過程中，因技術或自然環境等客觀因素導致信息系統發生故障或者信息文件發生損壞和丟失的現象，也可以利用總系統當中的文件繼續開展各項工作，不會造成更加嚴重的損失。[5]在實現統一集中化檔案管理的過程中，應保證各個相關部門能夠應用統一的軟件和技術進行檔案管理，促使檔案管理更加具有規范性，同時對于有效保護各項信息資源具有重要意義。
3.2 信息共享方面
信息技術應用過程中，最大的優勢就是拉近了人與人、部門與部門之間的距離，能夠進行更加快速的信息傳遞和共享。針對檔案管理工作來講，由于我國始終存在各部門分散管理的特點，因此信息的交流和應用程度也相對較低，信息資源的利用程度低，不利于相關領域提升工作效率，并實現快速發展。在這種情況下，新時期我國在積極進行檔案管理工作創新的過程中，不僅要構建統一的檔案管理系統，還應當創建獨立的平臺，促使檔案信息資源實現高度的共享。該平臺運行過程中，工作人員應對各種資源進行分類，平臺使用者可以及時找到有助于自身工作的信息，有條理的選取和應用資料。在這種情況下，檔案管理總部門在運行過程中，應積極制定相關措施，鼓勵下屬各部門在日常工作中加大交流力度，各部門在明確自身工作重心的基礎上，加大合作力度，提升對資源的利用率，從而為各項工作更加高效的開展奠定良好的基礎。同時，各部門在日常上傳資料的過程中，也應當對資料的名稱、來源等進行清晰的標注，從而為使用者的查詢提供便利。
3.3 工作人員方面
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檔案是一種借助紙質形式和電子形式幫助人們記錄文字、聲像等信息的社會資源，它既保留了歷史的變革與發展歷程，又為人們利用信息提供了條件。隨著信息時代的到來，現代信息技術逐步滲透到了檔案管理工作之中，對此，我們應順應時代的變化積極探索有效措施以促進檔案管理工作的創新。
2.檔案管理工作創新的必然性及意義體現
信息時代下，傳統檔案管理方式的缺點日益顯現，總結起來有如下四點：第一，檔案管理工作理念落后。傳統的檔案管理理念為“重視收藏，忽視實用”，是一種相對狹隘的理念思想，無法適應信息時代“信息量大，實用性強”的檔案管理要求。第二，檔案管理方式落伍。傳統的檔案管理工作是通過手工編輯及檢索實施的，無法及時并完整地對檔案資料進行歸檔。在信息時代下，這種傳統的工作方法已經無所適從[1]。第三，工作隊伍整體素養較低。信息時代下的檔案管理工作要求相關工作人員掌握更多的檔案管理知識，并掌握相關計算機使用技能。第四，檔案資料的保密措施有待改善。傳統的檔案資料基本是以紙質形式保存的，而信息時代下則增加了電子信息的形式，所以傳統的保存及保密措施已難以適應當前的檔案管理工作。這些缺點的出現在客觀上要求檔案管理工作順應時展，及時進行創新與改革。
現代信息技術的應用促進了電子信息的出現，尤其是電子檔案的自動化收錄與管理實現了對于傳統檔案管理方式的突破，有效提高了檔案管理工作人員的工作效率及檔案使用人員的利用效率。另外，信息時代下檔案管理工人員不斷更新管理方式及服務方式，在客觀上實現了信息的時效性、服務的效率性、檔案使用的有效性。
3.信息時代檔案管理工作的創新
3.1促進檔案管理工作理念的轉變
傳統的檔案管理工作重視檔案的收藏意義，卻忽視了檔案的實際使用意義，這樣的管理理念無法實現信息時代下檔案資源的功能價值，對此，我們必須努力革新檔案管理的工作理念，既重視其收藏價值，更注重其實用價值。具體來說可從如下兩個方面著手：第一，促進檔案管理工作人員形成現代創新意識。思想意識的創新是檔案管理工作創新的首要前提，是創新效果實現的必然要求，另外信息時代的到來促進了檔案管理工作網絡化及社會化的轉變。所以工作人員必須順應時代要求，及時摒除傳統的重藏輕用思想，敢于探索、敢于嘗試，努力實現檔案資料的電子信息化，為日后的便捷管理及使用提供基礎。第二，促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態、嚴謹的態度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實用價值，在工作中努力提高自己的效率意識[2]。
3.2促進檔案管理服務方式的創新
檔案管理工作創新的基本承載體是服務方式的創新。對服務方式進行創新的途徑有如下三種：第一，要努力加強對電子檔案資料的自動化管理。信息時代下檔案管理工作的一個關鍵性問題就是電子檔案資料的自動化上傳與整理，這種電子檔案資料通過簡單的下載便可實現科學及有效的使用。對此，必須努力加強對于電子檔案資料的自動化管理，以實現檔案管理人員及檔案使用人員能夠在第一時間上傳、接收、收集并整理電子檔案信息[3]。第二，積極構建網絡服務平臺。傳統的檔案利用方式需要由專人到檔案部門進行搜索和查詢，耗時較長，且工作效率相對較低，難以適應信息時代對于信息實效性及有效性的要求。對此，我們應有效利用計算機及網絡技術，努力構建具有開放性、廣泛性的網絡服務平臺。第三，促進檔案部門之間的“十字聯合”，有效實現資源共享。所謂“十字聯合”是縱向聯合與橫向聯合的結合體。隨著社會的不斷發展，人類所積累的信息量與日俱增，對于這些豐富的資源，單靠某個或某幾個檔案部門是無法實現對于所有信息的收集與管理的，這就要求檔案部門打破傳統的“各自執政”局面，積極開展橫向和縱向聯合，以有效實現資源的共享。
3.3有效加強檔案資料的保密工作
現代信息技術就像一把雙刃劍，一方面給檔案管理工作帶來便利及機遇，另一方面給檔案資料的保密工作帶來隱患。在使用計算機的過程中，隨時都會出現設備故障、病毒感染、操作失誤、存儲丟失、人為破壞等問題，不利于檔案信息的保存與保密。對此，必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，第一，檔案管理部門應啟用安全性能高的軟件系統以保障系統安全。第二，禁止在檔案管理及使用過程中與外網鏈接，以避免黑客入侵。第三，對計算機進行周期性的全面檢測、及時殺毒。第四，對于重要檔案資料及絕密檔案，應采用專業保管設備及措施。第五，對檔案室的進入權利進行設置，避免人為破壞狀況的出現。
4.結語
檔案管理工作在日常生活中發揮著重要作用，我們必須順應信息時代的發展要求，積極探索更多有效措施促進檔案管理工作創新。
參考文獻：
篇12
信息化時代的檔案管理是一個對管理的機構以及人員要求較高的工作，但是從目前的狀況來看，檔案管理工作的人員并沒有“與時俱進”，他們依舊停留在檔案的收集、分發查詢階段，并沒有深刻的了解信息化時代下檔案管理的精髓，而且他們對現代化的檔案管理的基本知識和操作技能比較缺乏。其次在檔案管理的基礎方面，一些單位做得也不好，他們沒有認真的進行檔案的歸檔、編目，甚至對于一些中小型企業來講，由于他們對于檔案管理工作的不重視，他們甚至無法進行檔案的檢索。還有一些企業根本就是將檔案管理工作當作是公司可有可無的一部分，他們經常選擇性的“遺忘”檔案管理工作，或者是雇傭一些兼職人員去解決這些工作，敷衍了事。他們的這些做法已經表明了他們對檔案管理工作的不重視，他們認為只要做好檔案文件的歸檔、保管、無泄漏即可。但是他們卻不知道在信息時代的檔案管理工作非常重要，員工往往可以通過網絡獲取檔案中的一些知識從而達到豐富自己學識、提高自己的能力的目的，而檔案管理部門的領導卻沒有認識到這一點，這使得他們投入到檔案管理工作的資源少，而檔案管理的一些必備設備也處于緊缺狀態。
篇13
一、信息時代人事檔案的管理要求
信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機制最基本的真實性、公信力設為基礎職能，還將基于當前社會信息科技發展的大背景，全面推行人事檔案管理的網絡化和信息化建設設置為根本目標。而究其原因，一是便于當地政府部門在進行相關的財政預算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設的相關投入，從而鼓勵相關研發部門更為積極地開發有利于全國聯網查詢、調檔、保證信息安全的計算機信息應用系統；二是在相關管理體系當中，全面推行信息化和科學化管理和業務辦理流程，為現代化科技融入人事檔案管理工作當中提供廣泛的社會基礎。當然，這一切手段的實施，還應當借助穩定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據。
此外，還應遵循動態性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應該及時根據時代的變化、員工狀況的變化、現實情況的變化，將最新的員工資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態記錄與動態管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預見性的決斷。
二、信息時代人事檔案的安全要求
概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環境及人為的各種介質因素。當網絡和計算機技術成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質在遭遇不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其固有的信息數據便很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭受嚴重損害；又如，人事檔案管理人員出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作，是維護檔案安全的重要因素和環節。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，如果這些數據在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動人事檔案信息化進程工作構想
（一）科學設計檔案信息管理系統
傳統人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應該充分利用現代信息技術，設計科學化的認識檔案管理系統，加強人事檔案管理現代化建設，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務；同時，應在建立內部局域網平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當前人事檔案管理工作現代化設施不足所引發的有關信息化進程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現代化的檔案管理設施，來構建積極完備的信息管理系統。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統一、高效地信息檢索系統，實現網絡資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務；另一方面則要加強對于原始紙質文字資料的收錄與編輯，將其統一納入網絡管理系統，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強化檔案信息技術安全定位
只有保障網絡電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態發展，為廣大民眾提供更好的服務。而信息技術在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質檔案信息的保存環境，防治蟲蛀或因自然環境而毀壞；其次，要注意在紙質檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進行必要的網絡監控維護以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進行網絡系統的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而給檔案所有人造成難以彌補的損失和危害。
（三）構建立體化的人才服務體系
信息化時代展開的有關人事檔案管理工作人員培訓，應當圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業務能力之余，要強化其對數據庫管理和操作、計算機應用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓；其次，要將信息操作和網絡技術應用學習能力作為競爭上崗的重要考評依據之一，以此促進工作人員不斷提升專業能力和綜合素質；第三，要以創新的思維、學習的理念不斷吸收新知識、新內容，促進工作和服務質量的提升，培養檔案管理人員樹立強烈的責任感來保障檔案信息安全。
（四）積極開展信息安全業務培訓
在信息化、數字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質，讓業務能力與現代化、科技化、信息化的社會發展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發展所需。首先，要建立健全人才培訓制度，以實際需求與現狀為參考作出調整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數據至云端，及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼，避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現。而在數據的備份時，還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設備投入，以完善對于人事檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。
四、總結與建議
人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎上進行認真清查，詳細準確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數據庫，為企事業單位人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據。
目前，我國現行法律規定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務中所面臨的問題以書面形式反映到有關法制部門，再由法制部門呈送給國家權力機關，以此依據目前的發展現實不斷完善管理規范，為此，人事檔案管理在信息化進程中，還應以完善的立法體系作為保障，系統地整理所面臨的共性問題，例如網絡系統共享、信息資源公開等方面內容，報送給有關部門報備，使之將其制度化、規范化，再通過構建有效的法律制度和規劃來進一步保障人事檔案更趨向于規范化管理。
參考文獻：
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