引論：我們?yōu)槟砹?3篇財會檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

篇1

信息化財會檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會計數(shù)據(jù)以及財務軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實現(xiàn)查閱，計算機系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財會檔案由于實現(xiàn)了會計信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實現(xiàn)了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質(zhì)上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會計數(shù)據(jù)的真實可靠性。電子化財會檔案的優(yōu)勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財會檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業(yè)對內(nèi)部基礎資料進行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網(wǎng)絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網(wǎng)絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財務系統(tǒng)中調(diào)出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優(yōu)化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設施配備齊全后，若能研發(fā)出和財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對接的財會電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴格保密，權(quán)限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)進行了融合，身份認證系統(tǒng)得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規(guī)范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責任務是加強流程的監(jiān)管，這對系統(tǒng)運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應積極構(gòu)建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅實的基礎，并安排專業(yè)的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質(zhì)及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業(yè)，相關(guān)領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業(yè)，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經(jīng)驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數(shù)據(jù)標準接口，實現(xiàn)財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統(tǒng)一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關(guān)鍵在于實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標準化。通過數(shù)據(jù)格式標準XBRL，能提供數(shù)據(jù)標準接口，促進了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運用XBRL可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術(shù)、不同平臺及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財務報表，達到現(xiàn)代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發(fā)生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了財務報告數(shù)據(jù)的標準統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了財會信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、結(jié)語

信息化財會檔案和傳統(tǒng)的財會檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財會規(guī)范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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一、會計電算化的特點分析

會計電算化的實現(xiàn)是基于計算機信息技術(shù)發(fā)展而來的，計算機技術(shù)與會計核算的結(jié)合產(chǎn)生了會計電算化，計算機技術(shù)取代了原來的手工記賬、報賬、信息處理等工作，使得財務工作變得更加簡潔，減輕了工作人員的負擔，而財務檔案管理工作也變得更加規(guī)范起來，工作效率得到了提升。會計電算化主要具有幾個方面的特點，一個就是它對數(shù)據(jù)信息處理方式進行了革新，在會計電算化技術(shù)的應用之下，財務核算實現(xiàn)了人機交互管理的新模式，具體的使用過程非常簡單，只要將數(shù)據(jù)成功輸入到核算機制之中，通過財務軟件作用的發(fā)揮就可以直接對會計分錄進行計算與處理了，最后在機制憑證審核完成之后對數(shù)據(jù)信息進行輸出，這樣會計報表就制作完成了。另外，原有的財務檔案是由人工管理的，其具有可視性的特點，而電算化檔案只能在相應的財務管理平臺進行觀看查閱，如果安全措施不到位，那么財務信息就容易被別人隨意入侵修改。財務檔案管理工作人員也需要符合會計電算化的應用要求，需要具備豐富的工作經(jīng)驗，熟練掌握會計核算工作內(nèi)容，同時對計算機的相關(guān)操作也需要學習了解，這樣才能確保財務檔案的安全性，達到較好的檔案管理效果。

二、基于會計電算化下的財務檔案管理工作的完善策略

1.完善財務檔案管理的軟硬件設施

基于會計電算化下的財務檔案管理工作的開展，主要選擇具有檔案管理功能的計算機軟件，確認其管理功能是否健全，同時還需要對計算機系統(tǒng)進行定期的安全維護，為電算化檔案管理營造一個更加安全的運行環(huán)境[1]。在計算機的應用過程中，還需要采取定期的殺毒處理，避免財務檔案信息被隨意篡改。在財務檔案管理的硬件設施上，也應該配備相關(guān)的先進設備，，比如激光打印機、噴墨打印機等，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)財務信息載體的質(zhì)量的提高，對紙質(zhì)檔案進行存放，需要選擇整潔，溫度濕度都比較合適的地方，延長紙質(zhì)檔案的保存期限，確保檔案的完整性。

2.提高財務檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

會計電算化下的財務檔案管理屬于人機交互的管理模式，人們能夠?qū)τ嬎銠C的安全性進行自主的控制，因此，財務檔案管理人員的素質(zhì)在財務檔案管理工作的開展就顯得尤為重要了[2]。一方面需要根據(jù)具體的職位要求對工作人員的崗位進行劃分，對不同崗位的工作職責進行明確的規(guī)定，使得每一位財務檔案管理人員都能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髫撠煛Ａ硗猓褪切枰⒅貙芾砣藛T進行相關(guān)的培訓，將軟件操作、網(wǎng)絡財務安全等知識作為培訓的重點內(nèi)容，提高管理人員的電算化核算水平，培養(yǎng)更多的復合企業(yè)發(fā)展需要的復合型人才，促進財務檔案管理水平的提升。

3.建立完善的會計電算化財務檔案管理機制

基于會計電算化背景下，為了增強財務檔案管理的規(guī)范性，就需要實現(xiàn)相關(guān)管理機制的不斷完善，對不同管理環(huán)節(jié)的制度加強重視[3]。一方面，為了實現(xiàn)財務檔案管理工作效率的提升，需要形成完善的立卷歸檔制度，財務檔案管理人員需要對產(chǎn)生的財務報表等數(shù)據(jù)進行及時的打印，根據(jù)審計部門提出的具體要求去進行賬簿的打印，處理結(jié)束后立卷，形成紙質(zhì)的檔案。另一方面，需要對電子財務檔案管理制度進行確立，在對財務檔案進行備份的時候，最好選擇質(zhì)量合格的磁盤進行信息的存儲，對存儲磁盤與備用內(nèi)容進行分開存放，對電子檔案的存儲還需要注重后期的保養(yǎng)，要滿足電子檔案防光、防塵的要求。在存放之前還需要對電子財務檔案進行分類，按照不同的類別進行編號儲存，將建檔的詳細日期以及檔案的主要內(nèi)容進行明確的標注，也可以制作成小卡片的形式，這樣方便后期對檔案的查找，減少不必要的時間上的浪費。對財務檔案的借用也需要形成完善的管理機制，財務檔案中包含的信息內(nèi)容是非常復雜廣泛的，檔案中記錄的信息非常重要，不能隨意的進行借用，否則容易造成信息的無故泄露[4]。所以，在進行財務檔案的借閱的時候，需要根據(jù)一定的借閱步驟去規(guī)范的進行操作，企業(yè)內(nèi)部人員如果需要借閱財務檔案，則需要先去財務部門進行申請，經(jīng)過審批允許之后再進行借閱。如果是企業(yè)外部人員需要借閱檔案，則需要持有企業(yè)開具的介紹信或者相關(guān)的審批文件才能成功借閱，通過遵守這樣的借閱制度，能夠大大的提升財務檔案管理的安全性，有效的避免了信息泄露問題的發(fā)生。基于會計電算化的應用，財務檔案管理工作中還需要注意對檔案進行定期的備份，形成比較完善的檔案備份管理制度，財務檔案管理人員需要對相關(guān)的檔案信息進行定期的備份，將所有的備份檔案單獨的儲存在一個專門的數(shù)據(jù)庫之中，對檔案備份的主要內(nèi)容、備份時間等信息進行完整的記錄，加強管理，防止出現(xiàn)備份檔案損壞的問題。

三、結(jié)語

在財務檔案管理工作的開展中需要不斷的適應新時代的要求，進行工作上的改革創(chuàng)新，會計電算化技術(shù)的應用推廣，滿足了財務檔案管理創(chuàng)新的要求，同時也面臨著很多新的挑戰(zhàn)，新時期，財務檔案管理工作需要不斷提升自身的安全性，積極培養(yǎng)更多優(yōu)秀的會計電算化管理人才，完善管理制度，使得財務檔案管理過程中的軟硬件都符合會計電算化的發(fā)展要求，這樣會計電算化就能夠發(fā)揮出更大的效用了。

參考文獻：

[1]梁艷.淺析實行會計電算化環(huán)境下的財務檔案管理[J].群文天地,2012,12:117.

[2]張惠霞.探析會計電算化條件下的企業(yè)財務檔案管理[J].財會研究,2012,21:51-53.

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高校檔案是高等院校活動的直接記錄，是學校科學研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業(yè)生報考第二學歷、補辦畢業(yè)證書等教學活動直接的信息資料來源，隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設工作中的重要內(nèi)容。

高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。高校日常工作有其固有的自然規(guī)律，所以形成的檔案系統(tǒng)而又完整。學校的教育工作是圍繞著培養(yǎng)人才而展開的，從新生入學到畢業(yè)，都要經(jīng)過基礎課、專業(yè)課、教學實踐課、畢業(yè)設計及論文答辯和嚴格的考核，同時還有貫穿始終的思想政治教育，以上內(nèi)容形成了一套系統(tǒng)而又嚴密的教育培養(yǎng)程序。檔案是由人們在社會實踐活動中所形成的文件轉(zhuǎn)化來的，用以傳遞信息，指導人們的社會實踐活動。作為一種知識，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導人們的社會實踐活動，使人們創(chuàng)造出更豐富的物質(zhì)精神財富。

高校檔案是記錄和傳承學校辦學歷史的主要載體，是反映一所大學的文化內(nèi)涵、辦學特色不可缺少的部分，反映了全校師生各個不同層面的活動，是時間與空間的匯合，更是學校創(chuàng)造與發(fā)展的凝聚。在我國高等教育實現(xiàn)跨越式發(fā)展的新形勢下，高校檔案工作是不可缺少的一部分，要抓住機遇，以創(chuàng)新求發(fā)展，充分開發(fā)利用檔案資源，對傳承和培育豐富的大學文化，推動校園文化建設發(fā)揮了重要作用。如果沒有檔案，我們的工作就不可能在傳承中發(fā)展，在前進中創(chuàng)新。

高校檔案中的財會類檔案是指財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資清冊等材料。

二、高校財會檔案的管理辦法

財會類檔案按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）自2008年9月1日起實施[1]。《辦法》分為總則、機構(gòu)設置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布、條件保障、獎勵與處罰、附則七章，共四十三條。在《會計檔案管理辦法》中規(guī)定，各單位形成的會計檔案，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當有會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時需直接主管人、主管領導以及上級分管領導確認無誤后簽字。《高等學校財會檔案管理工作規(guī)范》中規(guī)定，高校財會檔案必須實行集中統(tǒng)一的管理，以確保其完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。[2]根據(jù)上述規(guī)定，高校的財會檔案實行集中統(tǒng)一的管理。《高等學校財會檔案管理工作規(guī)范》與《會計檔案管理辦法》[3]中規(guī)定的保管期限對照表：

表1-5中，《會計檔案管理辦法》和《高等學校財會檔案管理工作規(guī)范》中有關(guān)高校財會檔案名稱已全部列出，而表中只有“決算報表”、“上級有關(guān)部門財務會計工作的文件材料”、“涉及外事會計賬薄”、“涉及外事會計憑證”和“財會檔案移交保管清冊”的保管期限為永久是相同的。

三、高校財會檔案管理的改進措施

1.財會檔案管理人員應具備復合型知識結(jié)構(gòu)

加強人們對財會檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有當人們認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。其實這是一件相輔相成的事，意識決定于對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識。[4]由于人們對檔案價值認識不夠的情況下，管理者應加強對財會檔案管理人才的建設，配備一支具備復合型知識結(jié)構(gòu)的檔案管理隊伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導，積極開發(fā)，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而加強其對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

2.配備專人管理，實現(xiàn)財會檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。依據(jù)法規(guī)，考慮實際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計檔案，是加強會計檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)會計檔案管理的有效性的根本保證。

3.加強財會部門與檔案管理部門的溝通

財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用。[5]只有溝通，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

4.財會檔案管理工作應根據(jù)財會制度體制的調(diào)整及時調(diào)整

加強檔案管理，財會制度體制的調(diào)整不能忘了財會檔案管理制度的調(diào)整，會財檔案管理工作應始終作為財會人員職能的一部分。加強財會人員業(yè)務的學習不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的財會人員，才能有了實行檔案管理的基礎。同時學校檔案管理部門應主動介入，加強同財會部門的合作，進行業(yè)務指導與監(jiān)督。

參考文獻：

[1]會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號）[z].

[2]高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范 [z].

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企業(yè)建立財務共享模式必然導致企業(yè)財務體系、企業(yè)會計檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導企業(yè)會計基礎工作、特別是企業(yè)會計檔案管理工作進行變革。

一、會計檔案管理環(huán)境：基于財務共享模式下的變化分析

一般認為，財務共享是成立專門內(nèi)部機構(gòu)（即財務共享服務機構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標準化、高效率的財務服務――基于企業(yè)集中處理規(guī)模化交易的成本效應。吳一平（2009）進一步認為，除了提供基于規(guī)模成本效應的事務性處理功能為主的服務外，財務共享所提供的服務內(nèi)容還應包括以提高價值為主的專業(yè)建議，如稅務、資金管理等。財務共享模式的運用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。

2005年，由于急劇擴張帶來的管理壓力，國內(nèi)大企業(yè)集團中興通信等開始推行財務共享模式，財務共享服務理念開始風行。財務共享模式在企業(yè)財務組織中的推行，為會計基礎工作，特別是會計檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。

1.從會計檔案的管理體系上看，財務共享模式的建立往往導致財務管理體制重心從原來依賴經(jīng)營實體的屬地化財務管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標準化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財務共享模式可能會對傳統(tǒng)的屬地化財務管理體系、特別是屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。

2.國內(nèi)大部分FSSC建立的財務共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設影像系統(tǒng)遠程提供的影像資料（電子會計檔案）進行操作，紙質(zhì)會計檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預算約束。財務共享模式下的會計檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗。

3.從會計檔案形成過程上看，會計檔案形成鏈條正在加長。推行財務共享模式的大企業(yè)集團財務管理模式從橫向的屬地化財務管理體系過渡到縱向的FSSC標準化流程管理體系，會計檔案的形成從單純在屬地變成從屬地一直延伸到FSSC，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責任開始模糊，甚至隨著財務變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風險問題往往到會計檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。

4.會計基礎工作、會計檔案質(zhì)量控制和責任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會計檔案形成過程中，并對會計檔案質(zhì)量承擔整體責任，會計檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。

5.除紙質(zhì)媒介外，會計檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會計檔案。生成電子會計檔案可以為會計檔案信息存儲、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點設置、會計檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲利用合法合規(guī)性、大量自動或半自動生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。

二、環(huán)境變遷條件下會計檔案管理工作的特點與內(nèi)涵

（一）會計檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導致財務共享模式下的會計檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點

1.從工作地點上看，由于財務共享模式建立是變橫向的屬地財務管理體系為縱向的FSSC標準化流程管理體系，為符合《會計基礎工作規(guī)范》的會計檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會計檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會計檔案會從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時間是會計檔案發(fā)生當期還是以后各期。

2.從工作范圍上看，財務共享模式下的會計檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會計檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風險控制、成檔等多項工作。會計檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會計檔案管理相比，又向前延伸到會計檔案成檔前的多個環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進一步延伸到FSSC提供財務共享服務的全范圍。

3.從工作內(nèi)容上看，財務共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標準制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會計檔案流轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)對會計檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。

4.從政策條件配合上看，財務共享模式下的會計檔案管理對管理觀念、歸檔手段、存儲方式等的改革要求與現(xiàn)行相對滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時期的磨合；政策方面對財務共享模式下的會計檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認識，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。

5.會計檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會計檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會計檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財務共享模式下工作的流程化、標準化，日趨分離的會計檔案并行流轉(zhuǎn)流程實際上成為會計稽核體系和會計檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。

（二）財務共字模式下，會計欄案管理工作的內(nèi)涵

根據(jù)對財務共享模式下會計檔案管理環(huán)境變遷的認識，以及會計檔案管理工作的特點，筆者認為會計檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實質(zhì)變化。財務共享環(huán)境下的會計基礎工作應該跳出傳統(tǒng)會計檔案管理觀念，從會計檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風險控制、質(zhì)量保證和會計檔案基礎服務三方面重新確定會計檔案管理工作的內(nèi)涵。

1.財務共享模式下，原來屬地財務管理體系下的會計稽核責任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會計依賴影像系統(tǒng)會計資料進行局部會計稽核，進入FSSC的各種紙質(zhì)會計檔案的真實性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對原來不相一致的業(yè)務處理和會計檔案標準重新標準化等問題成為財務共享模式下需要面對的新的內(nèi)控防范點，不加以防范可能會影響核算整體質(zhì)量并造成支付風險。

因此，風險控制成為財務共享模式下會計檔案管理工作內(nèi)涵的第一項，主要解決隨會計檔案流轉(zhuǎn)進入FSSC的外部風險。

2.財務共享模式是基于流程化、標準化的基礎業(yè)務規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標準化差異的會計檔案進入FSSC進行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對外輸出時不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標準化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會計檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風險，最終保證財務共享整體服務質(zhì)量。

因此，質(zhì)量保證是財務共享模式下會計檔案管理工作內(nèi)涵的第二項，主要解決FSSC內(nèi)部會計檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風險。值得一提的是，財務共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會計檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認可成為日后推廣以電子會計檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會計檔案調(diào)閱為補充的檔案使用模式的基礎。

3.剔除和控制會計檔案外部風險和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會計檔案服務質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會計檔案基礎和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調(diào)閱及遠程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化問題等。

會計檔案基礎服務屬于傳統(tǒng)會計檔案管理工作范圍，但結(jié)合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢，這項工作被賦予新的內(nèi)涵。

究其實質(zhì)，財務共享模式下的會計檔案管理工作其實就是財務共享實施過程中各類會計檔案信息的標準化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會計檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會計稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。

三、未來之路：基于共享模式的判斷

20世紀80年代，西方經(jīng)濟發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設立第一個財務共享服務中心。從那時起，財務共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國公司、500強企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟全球化及網(wǎng)絡經(jīng)濟推動了這一趨勢不斷增強。

中國企業(yè)推行財務共享模式對節(jié)約企業(yè)成本、增強企業(yè)集團財務管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國企業(yè)推行財務共享模式的同時也面對國家對會計基礎工作、特別是會計檔案工作更加嚴格的管理，構(gòu)成了中國推行財務共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化。可能路徑有：

（一）擴大處理規(guī)模

在財務共享的基本模式下，進一步整合與會計檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會計基礎工作，在綜合平衡寄送、存儲、溝通的成本基礎上，建設統(tǒng)一的會計檔案標準化、數(shù)字化處理平臺，通過規(guī)模效應平衡與會計檔案處理工作相關(guān)的會計基礎工作成本；而在規(guī)模基礎上的標準化形成國家及行業(yè)標準后，大型企業(yè)FSSC會計檔案基礎處理能力甚至可以考慮對外承接更多會計檔案標準化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設FSSC所投入的成本。

（二）增加處理事項

在財務共享的基本流程上，綜合利用會計檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計、風險控制、其它業(yè)務管理等部門所需要的基礎信息或事項并進行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日常基礎檢查工作成本及頻繁調(diào)用會計檔案導致的成本。比如在檔案形成后進行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會計基礎工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計手段和標準化方式提取、記錄、整理會計檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務風險點，并定期出具檢查結(jié)果報告提供給相關(guān)職能部門進行共享。

在中國特定國情下推行的財務共享模式，企業(yè)會計檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會計檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財務共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會計檔案基礎工作行業(yè)標準。

【參考文獻】

［1］ 上海國家會計學院.成為勝任的CFO

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提到創(chuàng)新，每個時代都賦予著不同的內(nèi)涵，最根本的一條是“吐故納新，標新立異”，一部人類文明史，就是一部人類不斷創(chuàng)新，不斷進步的歷史，沒有創(chuàng)新就沒有整個社會的發(fā)展和進步，只有創(chuàng)新才能給人類帶來活力，只有創(chuàng)新才能使社會繁榮，只有創(chuàng)新才能使檔案管理步入一個暫新的時代，做為一名現(xiàn)代的大慶石油檔案管理人，我們應該不斷突破舊觀念的束縛，不斷戰(zhàn)勝自我，肯定自我，以大慶人精神、鐵人精神，以及檔案法和相關(guān)的科學知識鞭策自己，不斷在檔案管理領域探索嘗試，開拓進取，只爭朝夕，一往直前，用進取精神、奮斗精神和創(chuàng)造精神的復合精神，構(gòu)鑄新時期檔案管理的創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮新時期檔案管理員的最少保守，最具活力，最有奮斗精神。在檔案管理的實際工作中，求知、求實、奉獻。只有這樣才能成為創(chuàng)新的主體和先鋒；為投身新時期檔案管理做好充分準備。

二、 新時期檔案管理人才，必須提高創(chuàng)新能力

提高檔案管理能力，是做檔案管理創(chuàng)新人才的重要基礎，“萬仗高樓平地起”，靠的是堅實的基礎，一個人的創(chuàng)新能力不是與生俱來的，而是建立在一定的知識儲備基礎上的，知識積累到一定程度才能達到，由量變到質(zhì)變的飛躍，這是一種驚奇、是一種沖動、是一種希翼。

日本著名企業(yè)家大橋武夫先生，在二戰(zhàn)后，面對企業(yè)的瀕臨倒閉，而他卻潛心研究中國的《孫子兵法》積累知識，推陳出新，用《孫子兵法》制定企業(yè)重振的用人規(guī)劃，把歷史的檔案歸納起來，去指導企業(yè)的發(fā)展，最后獲得成功。古人云：“書是自有黃金屋”，這就是知識積累豐富了，知識功底扎實了，特別是掌握和學習現(xiàn)代檔案管理科學技術(shù)知識，對檔案管理的創(chuàng)新，才有了基礎的保證。創(chuàng)新能力的高低，一是取決于知識的積累；二是個性的發(fā)展；創(chuàng)新是體現(xiàn)獨特性而不是普遍性，是突破常規(guī)，而不是墨守成規(guī)。是標新立異，而不是因循守舊。所以作為新時期檔案管理人員，要真正成為檔案管理的創(chuàng)新人才，就必須大膽來試驗、探索，敢為人先，發(fā)揮我們的特長潛能，展示個人的特色和風格。為爭做檔案管理的創(chuàng)新人才奠定基礎。

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電子環(huán)境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：

1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網(wǎng)絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權(quán)限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設置多級權(quán)限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統(tǒng)計，進行系統(tǒng)化管理，方便外部對數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對電算化系統(tǒng)的安全性進行強化。網(wǎng)絡的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A，電算化中財務檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計算機安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計算機系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數(shù)據(jù)進行加密或者限制訪問權(quán)限，對網(wǎng)絡安全進行強化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對數(shù)據(jù)的影響，導致數(shù)據(jù)丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統(tǒng)中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計算機系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。

2.內(nèi)部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標準執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時相關(guān)部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規(guī)范，并嚴格對制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應進行必要的責任追究。還要對管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行分析，動態(tài)化地對制度進行調(diào)適。第二，強化對數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實時化出現(xiàn)的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現(xiàn)故障則會導致數(shù)據(jù)丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統(tǒng)中都應明確實時化備份的要求，即根據(jù)財務數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲介質(zhì)，因為介質(zhì)的質(zhì)量會直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質(zhì)檔案進行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因為打印或者條件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養(yǎng)和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規(guī)范向會計電算化系統(tǒng)的各個崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統(tǒng)檔案等，實現(xiàn)對電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數(shù)據(jù)進行導出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權(quán)限而導致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）

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一、干部人事檔案管理存在的主要問題

管理是檔案工作的手段，開發(fā)利用檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)服務，充分發(fā)揮檔案的作用，才是檔案工作的目的。干部檔案是我國人事檔案的主體，時展要求人事檔案工作與時俱進。自第三次全國干部檔案工作會議召開至今，干部檔案已增加了考核、任免、工資調(diào)整和職稱評聘等方面的內(nèi)容，檔案的使用價值和利用率得到了明顯提高。但還存在一些問題，并在一定程度上制約了人事檔案的提供利用。主要表現(xiàn)在：

（一）材料不齊全，手續(xù)不完備。

材料是檔案管理工作的對象，是開展各項業(yè)務工作的物質(zhì)基礎。沒有材料，就沒有檔案管理工作。人事檔案是個人在各個時期各個地方所形成的有關(guān)材料的集合體。要發(fā)揮人事檔案的依據(jù)作用，材料齊全、內(nèi)容充實、能全方位地反映一個人的歷史與全貌是首要條件。隨著我區(qū)交通事業(yè)的不斷改革和發(fā)展，人才流動空前活躍，影響了干部檔案資料的連續(xù)性。

（二）檔案材料失真，嚴肅性削弱。

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案賴以生存的前提，是發(fā)揮其有效作用的基礎。內(nèi)容失真的檔案材料會給人事工作造成嚴重的后果。由于有的單位的組織（人事）部門在審查材料時把關(guān)不嚴，致使一些虛假的材料順利進入個人檔案。

三、加強干部人事檔案管理工作的措施

新時期的干部人事檔案不僅能全面反映干部整體素質(zhì)，為選拔任免干部、調(diào)整工資、解決待遇等工作提供依據(jù)，而且能為有關(guān)部門編史、修志、撰寫人物傳記提供大量珍貴的史料，能為開發(fā)人才資源提供準確可靠的信息。要使干部人事檔案工作與時俱進，更好地開發(fā)干部人事檔案的信息資源為組織人事工作服務，就必須做好以下工作：

（一）增強全民檔案意識。

檔案意識已成為制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，不增強全民的檔案意識，尤其是單位領導的檔案意識，我國檔案事業(yè)的發(fā)展就難以落到實處。要增強全民檔案意識，首先，要認真執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，進一步完善檔案法律體系。法律是增強全民檔案意識的有力武器，只有加強立法、完善法律體系，才能促進全社會檔案意識的形成，規(guī)范干部檔案工作，推進檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）增強職能部門的責任意識。

干部人事檔案具有權(quán)威性，重在真實可靠。真實是檔案的生命，確保干部人事檔案的真實性是干部檔案工作的意義所在，也是干部人事檔案材料形成部門的神圣職責。職能部門責任意識的強弱直接關(guān)系到干部檔案材料的質(zhì)量，要維護干部人事檔案這片凈土，就必須從形成干部人事檔案材料的源頭抓起。干部檔案中所出現(xiàn)的一些問題與職能部門的干部不無關(guān)系，如有的檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備，甚至有的檔案材料內(nèi)容失真等問題，與有的職能部門干部的責任意識息息相關(guān)。干部檔案材料來源于各職能部門，因此，增強職能部門的責任意識是確保干部檔案材料真實的重要前提，尤其是組織人事部門的干部更要增強辦事的責任意識。

（三）要加強自身建設。

新世紀干部檔案工作任重而道遠。首先，要加強學習。干部檔案工作的政治性、政策性很強，要求檔案工作人員運用馬列主義的立場、觀點和方法，正確理解和自覺貫徹黨和國家的干部路線、方針政策，并用以指導工作實踐。檔案工作人員只有勤奮學習，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，才能在錯綜復雜的矛盾中排除各種干擾，堅定立場，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。目前的首要任務是認真學習貫徹黨的十六大精神，結(jié)合干部人事檔案工作實際，認真實踐同志的“三個代表”重要思想。干部檔案是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，有檔案專業(yè)知識、歷史知識、人事工作知識、管理學、情報學、系統(tǒng)學知識及計算機應用、縮微、復印等技術(shù)。要做好檔案工作，必須努力學習、掌握科學管理的原則和方法。在科技迅猛發(fā)展、日新月異的信息時代更要勤奮學習，不斷更新知識，拓寬知識面，掌握現(xiàn)代技術(shù)。解放思想，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，從思想觀念、工作思路、管理方式、方法上創(chuàng)新，變革一切不合時宜的觀念和做法，創(chuàng)造性地開展工作。

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改革開放以來，我國確定了市場化經(jīng)濟為我國主要的經(jīng)濟模式，經(jīng)濟迅速增長，實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，在經(jīng)濟發(fā)展的同時，也意味著財務的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。我國的財務工作從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法，并隨著一系列的政策出臺，為我國的財務管理工作提出了新的要求和標準，也使會計工作能力和效率有了很大的提高。此外，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)的財務管理也有了升級和革新，企業(yè)的財務組織開始擺脫了原油的狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價值創(chuàng)造為基礎并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導向、面向經(jīng)營提供服務支撐、優(yōu)化財務組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡的企業(yè)財務組織。而財務共享模式正式在財務轉(zhuǎn)型的指引下，形成的以信息技術(shù)為主要手段，實現(xiàn)財務信息共享的管理模式。

財務共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響

會計檔案管理工作是企業(yè)財務工作中非常重要的一部分，根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案是指會計憑證會計賬簿以及財務報告等專業(yè)材料，記錄并反映了單位的經(jīng)濟狀況，一般來說，一個企業(yè)的會計檔案都要進行正式的立卷、歸檔以及保存的工作，以備以后的使用和查找，同時，要安排專人進行負責，保證檔案能夠被妥善的管理，防止造成失竊秘的情況。當檔案已經(jīng)確定不再使用之后，我們要及時進行銷毀。傳統(tǒng)的財務檔案管理主要是依托于紙質(zhì)版，其管理難度和保存難度都比較大，而隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，我們將計算機和網(wǎng)絡技術(shù)逐步運用到了會計檔案的管理當中，形成了目前的財務共享模式，同時，企業(yè)的財務工作量變得越來越大，很多企業(yè)建立的了財務共享服務中心，這樣，大部分的財務職能就都集中到了一起，使財務工作效率大大的提高，同時，電子化和集中化的會計檔案管理，也極大彌補了紙質(zhì)檔案管理的不足。

財務共享模式的建立使企業(yè)的財務有了更加精細化的管理模式，為會計檔案管理環(huán)境帶來了很大的變化。首先，是管理體系的變動，財務管理的集中使以往較為混亂的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱艘载攧辗罩行臑橹黧w的新型管理模式，同時，傳統(tǒng)的會計檔案管理也由分散變?yōu)榱思泄芾恚⒗秒娮訖n案的形式彌補了紙質(zhì)版檔案的不足。其次，是支撐系統(tǒng)的變遷，目前，我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)形成了電子會計檔案的系統(tǒng)，將以往紙質(zhì)版的檔案通過掃描或者是拍照的形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，其良好的可查找和處理性為會計的工作提供了極大的便捷。第三，就是流程管理變得越來越復雜。在財務共享的模式下，會計檔案的產(chǎn)生鏈條變得越來越長，同時，會計答案的形成也從單純在經(jīng)營單位所在地延伸到了財務共享服務機構(gòu)，這就使檔案管理工作的過程變長，環(huán)節(jié)變多。第四，是責任主體的變更，從原來的單一財務部門的管理，到目前的財務共享服務中心的共同管理，使財務責任的主體發(fā)生了變更，也就對監(jiān)理工作提出了更高的要求。

財務共享模式下會計檔案管理的建議

針對目前的財務共享模式，我們要采取一些更好的手段，對會計的檔案管理進行優(yōu)化。我們要利用當前的先進技術(shù)手段，對關(guān)鍵的關(guān)節(jié)進行控制和管理，并建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，不斷提高管理能力和水平，做好會計的檔案工作。

建立統(tǒng)一的會計檔案標準化、數(shù)字化的處理平臺。財務的共享模式從根底上將就是要實現(xiàn)財務信息的統(tǒng)一化管理，并利用數(shù)字化和媒體化的技術(shù)實現(xiàn)更為便捷和快速的管理。這就要求我們要建立統(tǒng)一的會計檔案標準化和數(shù)字化的處理平臺，建立檔案的接受、傳遞和處理儲存為一體的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。目前，我國的檔案管理工作已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)型到電子檔案的管理上，但是由于各類企業(yè)的要求不一，所以，標準化和數(shù)字化的推進并不夠深入。在接下來的工作當中，我們要結(jié)合當前的會計檔案管理規(guī)定，推動國家或者地區(qū)的檔案統(tǒng)一管理標準，并將這一標準與數(shù)字化的管理系統(tǒng)充分的結(jié)合起來，不斷加深會計檔案管理工作水平。

建立系統(tǒng)化的管理制度體系。隨著我國對會計答案管理工作的越來越重視，逐步出臺了一系列的管理規(guī)定，對檔案管理進行了統(tǒng)一的要求。但目前數(shù)字化的技術(shù)和手段不斷深入，對會計檔案的管理工作形成了很大的沖擊力，也促進了管理制度體系的建立。第一，是要建立會計檔案的歸檔制度，所有的檔案要以統(tǒng)一的標準進行歸檔工作，并進行記錄和副本的保存，防止出現(xiàn)丟失的問題。第二，是要建立嚴格的使用手續(xù)制度，如果需要查看和使用檔案，要嚴格的落實手續(xù)制度，保證安全。第三，是要對檔案進行定期的備份。

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（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當前情況看，在醫(yī)院很多財會檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。

二、加強財務會計檔案管理的相應措施

（一）提高檔案管理意識。為了保證醫(yī)院財會檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識。首先，領導層要對財會檔案對于醫(yī)院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當作財務管理工作中的一個重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務并不只是對檔案進行管理，還要對醫(yī)院中的財務工作進行監(jiān)督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關(guān)管理工作，對財會檔案進行嚴格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。

（二）對相關(guān)管理制度進行完善。當前，社會處于不斷發(fā)展之中，從財會檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對相關(guān)管理制度進行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對其進行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進行操作，承擔自己的責任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責任落實到每個人以及每個崗位，對分工進行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。

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二、企業(yè)會計檔案管理范圍及種類內(nèi)容

（一）會計檔案的管理范圍包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關(guān)會計核算專業(yè)資料。它是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

（二）會計檔案種類和內(nèi)容

1、按照內(nèi)容分類。（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。（3）財務報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，查賬報告、驗資報告、其他財務報告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、票據(jù)，存儲財務資料的光盤、磁盤、

U盤，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他應保存的會計核算與管理資料，以及合同、章程、董事會紀要等與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件資料。

2、按照保管期限分類。會計檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各種會計檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。

3、按照密級分類。分為秘密、機密、絕密三類。

三、加強會計檔案管理的措施

（一）規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表”。

（二）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務部門暫保管

1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。

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1會計檔案的特點及作用

1.1會計檔案的特點

會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展，經(jīng)濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。

2會計檔案科學管理工作中存在的問題

2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2會計檔案管理制度不夠健全

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。

2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提高

就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會計檔案管理工作的對策

3.1統(tǒng)一思想，加強領導，提高認識

各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構(gòu)中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機關(guān)，社會團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度

要做好財務檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用

3.3規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止。

3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財務檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

參考文獻：

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1.加強組織領導，建立健全各項規(guī)章制度。根據(jù)國家會計法律法規(guī)的要求，各學校必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。要使學校會計檔案規(guī)范化，必須將會計檔案工作作為學校檔案工作的重要內(nèi)容，制定相應的會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全檔案管理制度，如《會計檔案管理工作人員職責》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項工作程序。使會計檔案管理工作有章可循，促進會計檔案工作規(guī)范化。

2.加強會計檔案人員上崗培訓。建議進一步明確會計檔案管理兼職人員。會計檔案管理人員既要有豐富的會計專業(yè)知識，又要有檔案管理專業(yè)知識。因此，業(yè)務主管單位要加強對會計檔案管理人員尤其是首次接觸會計檔案管理的人員培訓工作，使他們認識到檔案的價值，只有當他們認識到檔案管理有價值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學校決策者提供決策有用信息為主導，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而強化對會計檔案的管理，提升檔案管理的力度。

3.加強日常會計資料收集，保證會計資料完整。除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業(yè)務密切相關(guān)的資料，這部分資料是會計核算、財務管理、內(nèi)部審計等所需的資料，人員的調(diào)入調(diào)出產(chǎn)生的工資變更，公積金、社保基數(shù)調(diào)整，職務晉升、薪級工資調(diào)整，年度預算追加等發(fā)生的會計資料。為保證會計資料的完整性，應按業(yè)務內(nèi)容整理歸集為財務報告類和其他會計資料，為日后會計核算、查詢和檢查提供真實的原始依據(jù)。

4.加強財會部門與檔案管理部門的溝通。財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。在各項業(yè)務檢查中，應將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容之一。業(yè)務主管部門應根據(jù)年度工作安排，根據(jù)國家有關(guān)會計法規(guī)對學校的會計檔案管理工作進行考核，通過評優(yōu)爭先促進學校會計檔案管理逐步走向規(guī)范化、科學化管理的軌道。

5.強化對電子會計檔案的管理工作。要提高單位領導對電子會計檔案開發(fā)利用工作重要性的認識，單位領導的重視是基礎和關(guān)鍵，只有建立和落實工作責任制，明確每個人的工作職責，才能保證此項工作的落實。積極組織有關(guān)人員認真學習檔案管理的法規(guī)，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發(fā)利用工作重要性的認識，通過提高業(yè)務素質(zhì)，保證電子會計檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質(zhì)量。

6.以人為本、提高開發(fā)利用能力。要選拔專職的電子會計檔案管理人員，對管理人員進行專業(yè)培訓。電子會計檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計學、管理學以及計算機相關(guān)知識，熟練使用相關(guān)的財務會計軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計職業(yè)道德和業(yè)務技能，保證電子檔案開發(fā)利用工作的順利開展。

7.改善硬件設施。良好的硬件設施，是順利開展電子會計檔案開發(fā)利用工作的重要物質(zhì)保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配

備專門的電子計算機以及適配的軟件系統(tǒng)；會計信息的網(wǎng)上查詢、對賬等功能的實現(xiàn)，需要配置大容量的服務器；為保證電子會計檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時升級。

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(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、會計檔案管理中存在的問題

(一)會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

(二)會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

三、會計檔案管理存在問題的解決措施

(一)加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

(二)規(guī)范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表” 。

(三)規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。

(四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領導。

(五)加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

(六)完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

(七)加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》.