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二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

摘要：建設單位的檔案管理是建設單位管理工作中的重要部分。依靠傳統的檔案管理辦法已經無法適應當今時代的發展。隨著信息技術的發展，利用計算機和網絡技術管理建設工程檔案已經成為提高建設單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟，但在網絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設單位檔案網絡化的基礎條件以及存在的問題，勾畫出建設單位檔案網絡化建設的架構，并列出建設單位檔案網絡化的必要條件所需措施。

關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化

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0 前言

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

1 建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

（1）網絡硬件的發展。

20世紀90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，二十世紀90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

（2）建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

2 建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

（1）由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

（2）雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

（3）在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

3 建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

（1）建立建設單位檔案館網絡化協調機構。 建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

（2）加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

（3）開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

（4）培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

篇3

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

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項目檔案管理工作本身也是一項包含很多環節的系統工程，它包括建立檔案管理體系、內、外業資料收集、分類、歸檔等許多方面。作為項目建設業主單位，對檔案管理工作的各個環節，責無旁貸地負有領導、協調和督促的責任，必須自始至終予以高度重視。

本文結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目建設中檔案管理工作的幾點體會，談談項目建設單位應如何做好檔案管理工作。

一、加強領導，精心組織，建立高效的檔案管理工作體系

檔案管理工作必須領導重視，全員參與，盡早建立完善的檔案管理體系。

公司領導十分重視檔案管理工作，始終把檔案管理作為項目建設管理工作的重要組成部分，統籌規劃，規范管理。為確保內業資料的質量，項目從籌建開始，公司就指定由分管技術工作的總工程師牽頭成立了項目檔案管理工作領導小組，統籌、協調整個項目建設期間的檔案管理工作。各參建單位的檔案管理工作同樣實行項目經理分管、專（兼）職檔案員負責的管理體制。明確參建各方在檔案管理方面的責任，要求各施工單位必須配備足夠的人力、物力抓好檔案管理工作，監理單位則必須監督檔案文件材料的形成質量。只有領導重視，層層落實，才能使項目檔案工作取得較好的成績。

另一方面，我們依靠上級主管部門或行業管理單位，在他們的指導下積極開展工作。就檔案管理工作中出現的問題，我們及時向上級單位的檔案管理部門反映，他們多次派員深入現場了解情況，并給予及時指導和支持。實踐證明，領導的重視和支持是項目檔案管理工作最強有力的保證。

二、檔案管理工作必須與項目建設同步進行

檔案管理工作必須與項目建設同步進行，這是檔案管理工作的基本要求。

由于歷史的原因，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目均持續時間較長，這給項目檔案管理工作帶來了較大的困難。管理單位和人員更換頻繁，許多前期產生的資料收集起來相當困難。為此，公司專門抽調人手，花費大量人力、物力去有關單位收集、整理了與這兩個項目有關的內、外業資料，較好地保存了早期文件，這給后來的竣工文件編制工作等打下了良好的基礎。

此外，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）不僅參建單位眾多，而且，管理模式不同，建設期限也不同，這給項目檔案管理工作也造成了一定的困難。中江高速公路采取施工總承包模式，項目業主對工程建設各方面的控制通過對監理單位和總承包單位的管理來實行。江鶴高速公路（二期）則由業主直接進行施工招標和管理工作，但開工遲于中江高速公路一年多。為此，我們根據項目特點，分別建立了各自的檔案管理體系。在中江高速公路項目建設中，我們在檔案管理工作中依靠監理單位和總承包單位開展工作，以合同和有關法規為依據，以各項管理制度為手段，加強協調管理。在江鶴高速公路的項目建設中，我們則建立了以項目業主為主的垂直檔案管理體系，對檔案管理工作的每個環節均予以高度重視，對發現的問題及時處理。由于主觀重視，措施得當，基本上保證了這兩個項目的檔案管理工作與項目建設同步進行。

三、統一標準，規范做法，嚴格要求，確保檔案的內、外在質量

1、加強業務培訓，提高檔案管理人員素質

為了提高檔案管理人員業務素質，公司加強了檔案業務培訓工作。我司多次邀請省檔案局有關領導和專家對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制進行了分階段性的崗位培訓。我們還組織了資料員到兄弟單位參觀學習、交流，使全線檔案管理人員業務能力不斷提高。

2、及時制定標準，規范做法，確保內業資料的質量

項目建設初期，公司就及時下發了《廣東省公路建設有限公司高速公路竣工文件編制辦法》等上級單位關于建設項目檔案管理工作的文件，并結合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）的具體情況，規范了文件格式、題名、編號等，明確了各施工單位竣工資料管理的職責和編制要求，健全了本項目內業資料的質量保證體系，為項目檔案管理工作的順利開展奠定了基礎。

3、高度重視資料的及時收集工作

項目建設過程中，如果不及時收集各種內、外業資料，將給以后的編制竣工資料工作造成很大困難。為此，各施工單位應在平時及時整理好質檢資料，建設各方應設專人負責資料的收集和整理工作。該項工作應做到及時、完整、準確且格式統一，過程當中應加強協調、檢查工作。

4、堅持定期檢查，發現問題及時整改

為了做好檔案管理工作，公司非常重視內業資料的檢查和整改。除了堅持月度檢查外，還會同總監辦、總承包單位不定期進行檢查，發現問題及時指出并幫助施工單位整改，把問題消除在萌芽狀態。對施工單位提交的竣工資料，我司及時指定技術人員進行審查把關，確保施工文件齊全、規范。

5、配備完善的檔案管理設施，實施電子化管理

四、檔案管理工作中必須重視的幾個環節

1、設計單位必須同步提供電子版設計文件

根據交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》的歸檔分類要求，高速公路建設項目的竣工文件劃分為類，即：1、可行性研究及前期綜合文件；2、設計基礎文件、 設計文件；3、財務決算、工程結算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監理文件；7、竣工圖文件；8、科研文件等。

其中，竣工圖的編制是高速公路項目檔案管理工作中極其重要的一環，它是項目建設的真實反映，是后來查詢、利用者了解項目建設情況的重要工具。竣工圖編制工作的總體要求是真實、準確，如實反映設計變更情況，與施工實體必須完全相符；有關變更必須手續齊備，依據充足；圖紙質量必須規格統一，圖面整潔，字跡線條清晰、耐久，標注位置合理。

在竣工圖編制工作開展前，能否從設計單位取得完整的施工圖電子版設計文件，就成為做好這項工作的關鍵。

為此，在項目設計合同洽談中，項目建設單位須約定由設計單位同步提供完整的全套電子版設計文件，這既方便在日常施工中開展設計變更管理工作，同時，也將為日后的竣工圖編制工作打下良好的基礎。

2、應在有關施工合同中保證檔案資料的及時交付

前已述及，中江高速公路采取施工總承包模式，項目業主不與各施工標段直接簽署施工合同，項目業主對工程建設各方面的控制通過對總承包單位和監理單位的管理來實行。總承包單位和部分分包單位之間由于合同糾紛，在一定程度上不僅對工程進度、質量造成了不利影響，也影響了檔案管理工作的進展。具體表現為，個別標段由于與總承包單位之間存在合同糾紛，就以內業資料相要挾，拒不上交給業主，影響了整個檔案驗收工作的及時進行，這是今后值得注意的地方。為此，我們認為，在有關施工合同中，應將內業資料等檔案材料是否及時上交給業主單位，與該標段的計量支付工作聯系起來。對拒不提交資料者，應果斷地暫停其計量支付工作。只有這樣從合同條款上保證資料的及時歸檔、收集，才能使檔案管理工作高效、規范、有序地向前推進。

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榮譽檔案；建筑設計；管理措施

建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業發展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設計單位榮譽檔案的特點

（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業特色，由各級住房城鄉建設部門、勘察設計協會、土木建筑學會等評選出的優秀工程、優秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。

（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內教育、職稱評定，還是生產經營投標、編寫單位歷程，均發揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優秀工程、優秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業績的憑證，經常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現場，成為競標的重要得分內容。

（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產經營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽檔案管理工作中存在的問題

（一）對榮譽檔案重視不夠導致管理混亂。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。

（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或將獲獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽檔案種類繁多、材質不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。

三、加強榮譽檔案管理的主要措施

（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。

（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發揮其特有的價值。

（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量。具體應做好以下幾個方面的工作：

1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發的榮譽；四是單位參加上級或行業組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據材質分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發文單位、發文日期等；二是證書類，可根據證書上的內容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態各異，其存放的柜架需區別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規范化，加強檔案的收集、整理和統一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創造條件，建立一定規模的榮譽檔案陳列室，以更好地發揮其價值和作用。

參考文獻：

[1]崔愛民.加強企業榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.

篇6

1 建設單位工程檔案管理工作現狀

1.1 主管部門領導及檔案人員不夠重視，工程竣工檔案質量不高

《中華人民共和國檔案法》雖然一九八八年實施以來，人們的檔案管理意識有所提高，但一些建設單位的主管部門及領導“重建設，輕檔案”，對檔案管理工作在認識上存在誤區，認為檔案工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識，對工程竣工檔案的移交工作重視程度不夠；同時檔案人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德和辦事細心的工作態度，導致工程竣工檔案缺失，一旦建設項目竣工使用后城建檔案館催要工程資料時就突擊整理工程竣工檔案資料，這就是工程竣工檔案質量不高的重要原因。

1.2 缺乏制度約束，竣工檔案資料不完整

一些建設單位由于缺乏檔案管理工作的相關制度，沒有專門的檔案管理部門及人員，導致檔案管理不規范。在項目建設中，檔案的管理工作通常由項目管理人員兼職，而項目管理人員只重視項目的質量、進度管理，而忽略檔案的管理，將一些工程檔案資料隨意亂放，一旦工程結束調離崗位，資料也就不了了之，使檔案資料缺失；還有一些項目管理人員在項目實施過程中，一人多崗，工作任務繁重，沒有時間檢查、整理日常的工程檔案資料，導致工程竣工檔案不完整。

1.3 檔案管理人員專業素質低，檔案管理不規范

建設單位項目管理人員十分注意工程技術管理人員的“高配”，尤其重視專業技術能力，但對項目建設的檔案人員卻沒有專業要求，往往用非專業的人員來“湊合”。因此，盡管一些建設單位對檔案傾注了很大精力，一些資料員也盡心盡力，但由于不懂得建設項目的實施程序、不懂得檔案管理的專業知識、也不懂得及時收集、檢查設計單位、施工單位、監理單位的檔案資料，其工作成果很難達到專業水準和國家規范要求，導致工程竣工檔案不規范。

2 工程竣工檔案管理的有效措施

2.1 思想上重視是做好工程竣工檔案管理工作的前提

思想上重視要從領導做起，只有領導重視、管理人員重視、檔案員重視才能形成“合力”，認真督導檢查，定期或不定期地進行評比，避免檔案工作的大量堆積，確保建設項目實施過程中各個檔案部門都積極主動地做好檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理制度是做好工作的基礎

工程建設項目規模大、周期長、資料多，特別是涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等多家單位，所以要想工程竣工檔案規范化、標準化，僅靠檔案主管部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，建立健全檔案管理制度是必要的，也是必須的。要明確項目領導責任制和各級崗位責任制，將工程檔案管理納入項目建設管理程序。同時，在與施工單位、設計單位、監理單位簽訂合同時，將檔案資料的收集整理工作列入合同條款，并與合同價款支付掛鉤，使工程竣工檔案管理工作從項目立項開始，貫穿于項目管理全過程，與工程建設同步進行。

2.3 加強工程檔案人員的業務培訓，配備能勝任的工作人員

建設單位是工程竣工檔案移交工作的負責人，要組織參建單位項目管理人員、技術人員、檔案人員參加業務培訓，使工程人員了解檔案的管理知識，檔案人員了解工程建設程序和專業知識，學習檔案業務、管理理論、工作方法、計算機使用等相關知識，提高思想認識和業務水平，同時深入施工現場，對建設項目實施過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工檔案管理工作規范、有序、優質地完成。同時，在工程項目建設過程中，現場的管理機構中要有一位負責人分管檔案資料工作，配備能勝任工作需要的檔案管理的專門機構和人員，特別要注意設備、地下管網、煤氣、通信、供水等資料的收集整理工作，確保建設項目交付使用后，工程竣工檔案資料的完整性。

3 建設單位做好工程竣工檔案管理工作的意義

3.1 工程竣工檔案是工程建設項目全過程的最原始、最真實的記錄，是進行工程維修、改建、擴建、組織生產的寶貴的信息資源。管理工程的人員會變化、會調動、要衰老、甚至死亡，而工程竣工檔案則是城市建設領域資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程竣工檔案為依據，才能對工程項目進行科學的改、擴建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費和損失。

3.2 工程竣工檔案體現一個城市的建設規模和經驗。城市建設的成果有建筑實體和工程竣工檔案兩部分，工程竣工檔案詳實地記錄工程建設項目的全過程，體現建設者的思想水平、技術水平和一個時期的建設水平，是城市建設規模和經驗的總結。對城市的發展規劃和現代化建設起著積極的重要的作用。

4 小結：

檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的重要事業。建設單位的項目管理人員都要全面提高做好工程竣工檔案的思想認識，樹立為建設項目服務的正確理念，努力提高專業技術水平，積極主動地做好工程竣工檔案的管理工作，實現檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]《建筑工程資料管理規程》

[2]《新時期檔案學理論研究》

[3]周景偉;知識經濟時代高校檔案管理研究[D];大連理工大學;2002年

[4]趙云峰;對依法管理建設工程檔案的淺述[J];大家;2010年07期

篇7

我國事業單位檔案管理信息化建設的任務有兩個：一是事業單位目前存在的檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫的建設。具體來說，主要是加強對現有檔案資源的錄入、入庫和檢驗，以及對特殊檔案如使用較為頻繁、非常重要以及容易遭到破壞的檔案進行特殊處理。二是對事業單位電子檔案的管理以及對電子文件資源的錄入。目前我國大部分事業單位都存在大量的電子文檔，要實現檔案管理的信息化，就要對這些電子文檔進行有效保存。

二、目前我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

1.檔案管理者對檔案管理信息化建設的認識較為膚淺

目前我國部分事業單位的檔案管理者因為對檔案管理信息化建設工作的認識不夠明確，導致在實際的檔案管理信息化建設中出現各種問題，妨礙了檔案管理工作的正常有序開展。

2.資金短缺導致檔案管理信息化建設存在不足

因資金短缺導致的檔案管理工作出現問題主要表現在兩個方面，一是部分事業單位本身存在資金缺乏現象，因此無法對檔案管理信息化建設工作提供良好的硬件及軟件環境，致使檔案管理信息化建設工作出現問題。二是部分事業單位的領導及管理者對檔案管理信息化建設工作不夠重視，所投入的資金自然也相應較少，使得檔案管理信息化建設工作出現滯后現象。

3.管理軟件及管理人員中存在的問題

管理軟件欠缺，一方面表現為部分事業單位沒有與信息化建設相匹配且操作方法簡單、功能齊全的管理軟件；另一方面表現為部分事業單位在管理及使用軟件方面存在問題。管理人員中存在的問題主要是一些人員的軟件操作水平不高，對信息化的了解不夠專業，對檔案管理的信息化建設工作只停留在最初級的錄入、查找等階段。

三、我國事業單位檔案管理信息化建設的有效策略

1.加強對檔案管理者的思想意識教育

例如，開展座談會并提交心得報告，定期舉行教育會，購買相關書籍并指導其進行閱讀等，使事業單位領導及檔案管理人員在思想上對這一工作的價值有清晰而準確的認識，從而對這一工作加以重視，在平時的檔案管理工作中做到兢兢業業。

2.加大檔案管理信息化建設的資金投入力度

一方面，可在財政預算中適當擴大檔案管理信息化建設的資金比例，不斷完善檔案管理信息化建設所需要的各項設備，為檔案管理信息化建設工作提供有力的物質保障；另一方面，可根據自身的實際情況，向國家財政申請專項信息建設資金支持，并將其應用于信息化建設項目中去，不斷完善檔案管理信息化建設的軟件及硬件設備，促進檔案管理信息化建設工作的有效進行。

篇8

所謂檔案信息化管理，依靠科學的思想和組織管理力法，在滿足法律規章制度的要求前提下，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，在行政主管部門的指導下，來提高企業檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數據的安全問題是由于網絡環境、應用環境、操作系統、應用軟件等存在安全漏洞的隱患所產生。需要得到廣泛關注，并積極實現檔案信息化管理手段現代化。

1 信息化檔案管理安全隱患

1.1 檔案信息化建設基礎較薄弱

檔案網站建設質量重視不夠，且在開展信息化建設的部門、單位和企業中發展也不平衡，一些單位和企業的檔案信息化建設發展不平衡，技術、資金不足，重視不夠，基礎條件薄弱。

1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節

由于檔案工作與其他各生產管理環節相脫節，很難實現系統間的聯系，而且存在檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網絡化管理的發展方向，但是進行文檔一體化管理未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。

1.3 檔案信息建設管理人才缺乏

從目前看，檔案部門缺乏現代高技術、專業性人才，檔案信息化建設需要深厚的檔案學基礎理論，但因經濟原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。

2 檔案管理實行信息化建設的必然性

簡單來說檔案信息化就是為社會進行服務的一個過程。通過學習來滿足檔案管理發展的需要，并不斷改進和加強信息化檔案的服務意識和管理意識。必須要做到的轉變觀念、以檔案的相關數字化信息對實體進行保管的管理方式。檔案管理會隨著科技的不斷進步改變以往被動服務的模式，解放思想、再者就是加強檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時也對檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴大利用、提升檔案工作以及檔案的價值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應用和發揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關單位自身的信息化中，對于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進行數字化轉變，檔案管理中前后并進的理念，要堅持對于信息源頭的挖掘，將復雜轉變為簡單、將簡單轉變為規范，來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關需求。還要加快對于藏書目錄相關數據庫的建設，歸類總結基建檔案、會計檔案、實物檔案、照片檔案、設備檔案、文書檔案等，并進行質量監控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現代化、信息化的條件，要加強實際的系統應用效果實現，對于電子檔案進行電子文件的管理有效化保證長期可讀、完整、準確、真實性。檔案信息化建設總體規劃必須要對于本單位的實際發展目標和自身特點進行分析，有利于今后的發展建設。

3 進行檔案信息網站的有效建設

檔案網站是通過網頁的途徑來進行檔案信息的提供和服務，是對于檔案實行數字化轉變的主要目的，也就是企事業單位的在網絡上成立的信息站點，是信息化檔案發展的重要手段和目標，實施檔案資源的網上咨詢查找電子文件直接提供或者實時歸檔。

（1）對于本單位的相關部門的各項信息進行資源共享和統籌考慮，應該將檔案管理體系納入企事業單位的相關信息管理系統中，在進行信息化檔案建設的時候，實現系統一體化建設，實現系統管理中的綜合效益。

（2）選取適合的具有升級換代功能和開發功能才能夠對于計算機的實際優勢充分發揮，只有符合進行網絡管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實現檔案上網途徑的條件之一，夠使得相關檢索功能變得強大，為不同的用戶提供高效優質的服務。

（3）標準化相關網絡設備，要使未來發展或者現今的主流產品，選擇的產品要符合我國內外的相關標準，能夠確保產品進行及時的更新換代從而有效的提供服務。并且能夠獲得國內外有著雄厚實力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進行檔案管理過程中因為項目、格式、設備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數字化檔案是通過對于先進的技術手段的應用來將各個部門的實體檔案的相關載體進行數字化的加工，從而有效避免重新開發設備配置要科學合理。

（4）進行檔案信息數字化的逐步實現。檔案資源信息的數字化是進行檔案原件保護的重要手段之一，決定了傳統檔案館與熟悉檔案館的互補、共存。是進行信息化建設檔案的基礎和前提，同樣也是進行數字檔案相關業務信息管理體系構建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數據庫目錄，對于企事業單位有著各自不同的需求優勢，全文數據庫在相關網站上進行，進行檔案資源的相關數字化進行整體分析、重點挖掘、逐步解決。對于檔案資源館藏的全文數字化并不是將所有的都進行數字化處理，而是他們都發揮著自己獨特的功能，對于各個設立檔案的相關單位文件和檔案著錄格式、項目、內容和數據庫結構等進行了統一的制定規劃。數字化檔案建立并不會表示傳統檔案的消失。

（5）規范化、標準化是檔案數字化、信息化的主要內容。規范化、標準化對于現代化檔案管理的重要衡量標志。對于其檔案數據庫的文檔格式硬件、軟件數據指標等進行規范和統一，結合自己的實際發展需求和特點進行相關管理標準系統的制定，從而達到方便以后電子目錄實現檔案館管理之后的數據資源共享，并有效避免了因為軟件的差異而導致的數據不能讀取和轉換的問題。進行檔案信息化發展和建設的重要內容，是事業單位可以參考國家進行推薦的一些管理信息化標準。這樣通過實踐過程進行完善才能夠逐步的加強現代化的檔案管理發展速度，在建設檔案目錄數據庫時，要按照我國相關規定執行，并且要方便實際操作，從而有效的起到良好的防范作用。

4 結語

篇9

一、事業單位中人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才。現階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。

(三)檔案資源開發與利用不足

隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。

二、事業單位人事檔案管理的電子化建設

事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：

(一)提高檔案管理系統電子化建設速度

事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設

為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。

(三)引進檔案管理電子化專業人才

根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。

三、結語

綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。

參考文獻：

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[3]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理,2014(3):86-87.

篇10

一、檔案管理信息化的阻礙之處

1.對檔案信息化的建設關注度不夠。一般事業單位中檔案信息管理缺乏一定的參與度，涉及信息管理，很難引起關注與取得突出的工作業績。深受既有觀念的誤導，大多數人認為此類檔案信息的建設工作技術含金量低。此外，在一些高層管理者看來，單位的檔案信息管理屬于事務性操作，不能直接帶來經濟效益，有關單位重視不夠，甚至于相關領導層簡單地將檔案信息工作交給普通文員，以至于無法將檔案所具有的價值發揮出來，制約現如今檔案管理邁向信息化建設的加強。然而，在相當大的程度上，大家都忽略事業單位中的檔案資料是深受法律所保護的，帶有相當程度的法律效力，不僅僅要求有關檔案整理人員的嚴謹，而且要求相應管理高層在認識上有所轉變，重視資金與人才的扶持。

2.建設、管理信息化檔案針對性弱。在大趨勢下，已經有部分事業單位實施了檔案管理信息化建設，可是效果不盡如人意，在技術層面上來說，處于較低級的水準，自然檔案管理效率提高不顯著。同時，這種缺失體現在有關安全管理度上，一些本應由專業文員、專業部門監控的步驟都被簡化，最重要的安全管理步驟缺乏針對性與有效性的考慮和安排。隨著諸多單位信息化管理檔案的大勢，有關建設成效仍舊不容樂觀，現實是與電子信息技術連接性弱，多項工作管理深度不夠，針對性低，管理建設工作亟待革新。

3.管理員工自身素質的薄弱。一些中小單位，考慮到發展規模、經費限制等因素，在許多人動之時，就忽視對單位的檔案管理工作者的上崗考核與相關培訓，多數的人員都難以表述清晰檔案管理工作的知識與內容。也有些員工簡單地理解為是對人事信息的錄入，僅僅需要保證錄入的正確率即可，但是，這僅是對信息化管理檔案的最基礎的要求。問題還表現在其他地方，工作人員綜合素養偏低，很多具體管理工作進行時都未曾分類化、歸納化，任務完成水平低，嚴重制約事業單位檔案信息化管理工作的開展，特別是在諸多事業單位中檔案管理方向上的計算機型人才匱乏，這在一定方面是管理層的不到位所致。人員方面的工作效力不高，缺乏仔細、細致的整理監督流程，繼而讓諸多問題不能在第一時間反饋給上級部門，乃至于放縱不管，許多安全方面的疏漏都難以發現。因此，培養出專業性檔案管理人才刻不容緩。

二、探究與完善信息化建設的方略

1.建立健全有關事業單位檔案管理信息化建設的體制、機制。長期以來，檔案管理相關工作作為事業單位基本工作之一，卻沒有在發展與績效上有所注重。加強對檔案管理的信息化建設離不開有關制度層面的約束，必須在既有的體制上多下工夫，尋找與現代信息化管理檔案的切合點，并且注入新的思路，讓檔案管理與建設工作實現劃時代的飛躍。在完善管理制度的基礎上，應該在單位內組織各類培訓，將信息化管理檔案的理念、重要性潛移默化地滲透到檔案管理工作中，讓每一個員工及管理高層都意識到信息化管理手段的必要性。

2.突出在監督上的效力。檔案信息化管理工作亟待有效監督機制保駕護航，處于強有力的監督之下，方能調動有關檔案整理人員的工作積極性，提高信息化管理檔案高效率，繼而真正發揮檔案的價值與意義，保證檔案安全性的初衷。堅決杜絕有關領導及工作人士利用職務之便，篡改他人檔案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行為。真正有效的監督機制必須是事業單位內部與外部監管的協調一致、互相補充，在雙效的機制下，檔案管理信息化工作中存在的隱患無所遁形，可以為接下來解決方案的實施提供幫助，最終有利于整個事業單位管理信息化工作的高效運轉。

3.進行檔案信息管理硬件的打造。信息化管理檔案，顧名思義，需要各類的計算機、電子型存儲器、相關數據庫等皆是實現信息化管理路徑的基礎所在。如此一來，相應的事業單位便理應在長遠的立場上為單位的檔案信息化管理工作助力，加強關注，增加資金投入，使得有關硬件的配備逐漸齊全可靠。譬如，電子磁盤及多種硬盤是不可或缺的，在硬件設施完備的前提下，相關單位的檔案管理愈發科學化、合理化。

4.提高檔案管理人士的綜合素質水準。真正實施事業單位信息化的實踐者是這些檔案管理人員，這些工作步驟與流程全部都要倚靠他們實施，他們的工作能力與自身素養直接決定了相關工作的進程。于是事業單位必須開展定期的培訓活動，乃至是素質考核，憑證上崗，提升他們特定的獲取與處理訊息的能力，一旦事業單位檔案管理工作人員的綜合素養明顯提升，那么相關工作也會順利實施，信息化管理檔案將有條不紊地進行。

毋庸置疑，在這個時代的發展要求下，事業單位中的檔案資料管理信息化正如火如荼地進行，但是前路挫折頗多，事業單位只有牢牢把握住革新的關鍵要素，切實處理各種各樣的艱難險阻，才能夠披荊斬棘，遠航。

參考文獻：

[1]蘇紅.事業單位檔案信息管理建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2012，（24）.

篇11

一、行政事業單位檔案管理實現信息化建設的必要性

檔案管理的信息化實際上就是指改變以往單純保存檔案實體的形式，實現以檔案實體的信息化建設向人們提供服務的方式。對檔案實體進行信息化建設，能夠有效的對檔案信息資源進行分析、分類、加工和提取，從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統的檔案資料相比，它能夠實現檔案的修改、保存和查詢，并且可借助于計算機實現快速傳遞，大大提高了檔案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了檔案的管理成本。

但是，當前的行政事業單位還沒有真正將檔案管理的信息化建設工作落實，還是比較習慣于傳統的手工操作，部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統”但經常習慣性的只把一個人的資料輸入計算機中，在進行資料檢索和調閱檔案時，仍然是手工操作。因此，我們現在經常所提及的“無紙化操作”只是流于形式，而未得到真正落實。所以，新形勢下，為了順應時展的要求，行政事業單位在對檔案的管理上必須改變以往的單一傳統模式，必須朝著信息化的方向建設發展。

二、目前我國行政事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的規劃、管理平臺的有效建設以及

對檔案內容的數字化處理。但在當前我國的行政事業單位檔案信息化管理中，許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質不高等問題，從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發揮。

（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢

目前我國許多行政事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響行政事業單位人才的優化管理。

（二）檔案管理信息化建設平臺使用率較低

行政事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發揮。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低

在行政事業單位檔案管理的信息化建設中，許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機技術缺乏足夠的認識使得他們的知識貯備和專業技能較低，同時由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。

三、行政事業單位檔案管理信息化建設的總體規劃

在制定檔案管理信息化建設的總體規劃時，應該立足實際，應最大化程度的滿足行政事業單位的發展需求，從行政事業單位自身的特點和發展目標出發，經過不斷地調查和研究，從而制定檔案管理信息化建設的長遠規劃和近期目標，從而能夠在網絡模式下，促進檔案管理信息化的建設發展。

（一）實現檔案管理信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化是檔案信息化建設的的重要內容，也是對檔案文件進行保護的重要方式。檔案的數字化應該通過利用先進的科學手段，將檔案的物質載體形式轉化為數字化的信息，從而建立檔案的目錄數據庫，以提供服務。檔案的數字化管理辦法應與傳統的檔案管理辦法相結合，通過相互補出的形式，以此來推動檔案的信息化建設發展。

（二）檔案信息化應做到標準化和規范化

標準化和規范化是衡量當代檔案管理水平的重要標志，它是檔案信息化建設中的一項重要內容。因此，行政事業單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家頒布的信息化管理標準，然后根據實際的發展需求來制定內部的管理標準體系，通過不斷的實踐來完善檔案的管理制度。其中，檔案目錄數據庫的建立不僅應該滿足實際操作的簡便性，還應該符合國家的標準。其中，應該對檔案及單位文件的著錄項目、內容、數據庫架構和格式等作出統一的規定，同時還應統一規范檔案數據庫管理的軟硬件的數據指標、文檔格式等。

四、加強和推進我國事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加強檔案管理人員與網絡技術人員二者之間的合作與工作協調性

要保證高效的檔案管理的信息化建設不僅需要網絡技術人員對檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對信息平臺建設的及時維護以及為他人提供優質化的服務。因此，在事業單位的檔案管理信息化建設中要通過有效互通機制的建立

來加強檔案管理人員與網絡技術人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及

時性，促進信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中，還要加強對管理人員服務意識的培養，讓他們在工作中更加注重信息管理的規范化，從而為他人提供更好的服務。

（二）加強信息化建設平臺推廣模式的構建

事業單位檔案管理信息化平臺的建設目的在于為廣大的信息需求者提供更優質化的服務，因此，在實際的工作中，事業單位的相關管理部門要加強對檔案管理信息建設平臺的推廣與宣傳，以提升信息化建設平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業檔案信息管理的先進經驗，通過信息化建設平臺使用效率的提高來更好地促進事業單位的人才檔案管理信息化建設。

（三）加強對工作人員專業技能的培訓，促進他們綜合素質的提高

檔案工作人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設

進程。因此，事業單位在進行職工檔案的信息化管理中要加強對相關工作人員專

業技能的培訓，讓他們在計算機和信息平臺使用技能的不斷提升中促進自身綜合

素質的提高，從而有效地推動檔案管理的信息化建設。

（四）強化服務意識，提高檔案檔案管理服務水平

檔案管理人員應樹立檔案管理的服務意識，把“主動服務”作為工作的出發點和落腳點。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設過程中，要把檔案管理系統與行政事業單位的管理系統緊密的聯合起來，構建一個一體化的管理系統，將各個部門的信息綜合的統籌進去，實現資源的共享，使得檔案的管理能獲得來良好的系統效益和綜合效益。同時，對于一些較為復雜的檔案信息要做到合理的分類、標引和管理，使檔案信息能夠最大程度的發揮其利用價值。此外，工作人員應注重檔案的數字化管理，才能滿足當今社會科技和發展的需求，進而提高服務水平。充分發揮好檔案信息資源的作用，提高服務質量，已成為當今檔案管理工作者職業發展的必然要求。

結語

綜上，在新時期內檔案管理工作必須緊跟時展的步伐，轉變管理觀念，提高服務意識，采取創新的手段，積極的探索新的管理模式，從而來不斷提高我國檔案信息化的建設水平。

參考文獻

[1]于明明. 淺論事業單位人事檔案管理創新[J]. 城建檔案. 2013（01）

篇12

1．2使用功能建筑設計單位工作所涉及的工程量大、項目建設復雜，需要以往的其他建設項目的原始數據，從實際工程資料中加以驗證，以保證設計的可靠性和說服性。所以，設計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復利用性和參考價值。

2設計單位傳統檔案管理

設計單位的檔案資料是一種可以供相關人員長期查閱的信息資源，具有很高的使用價值，因為這些資料記錄了建設項目從立項準備到竣工驗收的全過程。

2．1歸檔內容繁雜因為工程項目的建設周期一般都超過一年，項目所涉及的企業單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協調和歸檔過程也比較復雜。

2．2檔案材料變更快工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設計、施工、質量上的風險。在項目建設過程中經常出現工程量的變化調整，需要設計方及時對原來的設計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現工程項目投資不足或者在建設期遇到政府政策性調整等情況造成項目停工維護。此時，設計單位就需要對相關資料及時收集補充。

2．3檔案應用程度高設計檔案記錄了設計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設計、施工以及竣工各個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰。

3設計單位傳統檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱由于設計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設計圖紙和編寫相關文件，因此許多設計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導致了檔案管理部門與其他相關部門之間的脫節，極大地影響了檔案管理工作的質量。檔案管理人員自身的技術缺乏以及態度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善設計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術設計說明等，這些資料共同構成整個建設項目設計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環利用遭到破壞。許多設計單位的檔案管理還停留在紙質管理的方式，這種方式的存儲介質單一，很容易因保管不善，造成紙質數據的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務單等資料依然采用手工紙質檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術缺乏目前，我國建筑設計單位的檔案管理方式，正在由傳統的手工紙質化管理轉為現代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設計單位檔案管理創新方法

隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統的檔案管理已經落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務化的方向發展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現代化。整個設計單位所有的工程項目和相關文件的管理，要統一而有序。首先，擁有檔案數據信息化的共享平臺，使用者能夠對檔案數據進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發圖進展和執行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規范工程項目的命名，建立具有系統性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環節的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現代化信息技術為了實現檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設計單位對檔案管理的重視，設計單管理者應加大信息管理軟件和硬件的優化，招聘相關的管理專業人才協同工作，最大限度地發揮檔案資料管理的水平，建立起現代化的檔案管理平臺。通過建立設計單位內部使用的檔案信息網絡管理平臺，一方面，將傳統的企業內部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當接收到重要的檔案時，可以利用該平臺共享給各專業相關的人員。現代化信息技術管理系統的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數據庫的人員必須經過公司相關領導認定的授權文件及訪問權限才可進入。當使用者需要下載具有保密性質的文檔時，應持有具有相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄。(3)建立知識管理服務在新的檔案管理模式下。設計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業內推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發，將各類設計單位的檔案和相關經驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續新進設計人員能夠便捷地獲取數據庫資料，并且廣泛推動了行業信息和知識的交流，可以全面提高企業內部設計人員的專業素質，為行業的進一步發展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓人員作為管理系統的核心，起到至關重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓，在學習和實踐中提高檔案管理的技術和能力。在不斷發展的同時結合科學的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領域，全面了解計算機技術，充分利用現有的信息共享平臺進行數據資料的處理與更新，這些工作關系到檔案數據的及時性和準確性，因此不可以懈怠。

篇13

在我國目前的事業單位檔案信息化管理中，許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，依然按部就班的遵循以前傳統的管理模式和管理方法，存在許多問題，例如：存放不當、檢索工具不全、手工抄寫失誤等問題，導致檔案管理工作繁瑣異常，需要耗費大量的人力、時間和精力。而且傳統的檔案管理需要不斷地投入資金來增添設備，譬如加蓋、修繕庫房，還要防止出現鼠類破壞、蟲蛀、氧化、霉變等問題。傳統的管理方式相比起計算機管理，存在較大的弊端和差距。

1.2缺少相關專業技術人才

在事業單位檔案管理的信息化建設中，需要大量相關的專業性高技術人才。然而，許多事業單位的檔案管理工作人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍有待提高。例如：許多檔案管理工作人員對計算機技術缺乏足夠的認識，這使得他們在知識貯備和專業技能方面都存在很多的不足。同時，由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。

1.3檔案管理信息化缺少安全性

將紙質檔案轉化為電子檔案的過程極其復雜而且工序繁瑣，在這個過程別容易丟失信息，使檔案的完整度大大減少。而且極易出錯，大大增加了檔案的錯誤率。將檔案轉化為電子版以后，對檔案的保護程度不足，致使檔案容易被他人盜取。

二、事業單位檔案管理信息化建設的途徑

2.1加大對檔案管理信息化的推廣

事業單位需要加大對檔案管理信息化的推廣，可以向工作人員展示計算機精度高、存儲信息量大、運算速度快，能夠將全面、準確的檔案信息資源快速地展示出來的特點，讓檔案管理工作人員充分認識到信息化管理的優勢，明白這樣管理可以大大提高他們的工作效率，可以極大程度地避免傳統檔案管理模式可能出現的問題。同時事業單位需要高度重視檔案管理的信息化建設，加大資金投入力度。

2.2加強對專業技術人員的培訓

針對事業單位檔案管理工作人員綜合素質和業務水平有待提升的問題，需要加強對工作人員相關專業技能的培訓，例如：可以通過聘請專家開展檔案管理講座，對日常工作中應該注意的問題展開多方面的詳細的講解，加強檔案管理工作人員解決問題的能力，拓寬檔案管理工作人員的視野。而且，由于科學技術、計算機技術的飛速發展和快速的更新換代，還要對工作人員進行要定期培訓和考察，讓他們能及時掌握最先進的技術。在事業單位檔案管理工作的進行中，檔案管理工作的單調性與復雜性難免會使一些工作人員產生懈怠的心理，想要使管理的工作熱情度進行一定程度的提高，就要建立相應合理的獎懲制度，可以在定期的考察時采取合理有效的獎懲措施，提高工作人員的積極性，推動檔案工作的可持續性發展。而且，檔案管理工作人員的工作素質是對會計工作有著重要影響的一項內容，管理工作需要交由細致認真的人來進行，認真的工作態度才能夠減少錯誤的產生。

2.3加強對檔案信息的保護