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1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3、加強檔案信息化管理的措施

《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

3.1加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.2檔案信息資源建設

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

3.2.2加強檔案目錄數據庫建設

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

3.3檔案信息化人才的培養

從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。

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企業檔案的信息化管理是信息時代企業發展的必然要求。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業管理的信息化是企業生存與發展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業管理的一部分，在企業發展過程中發揮著極其重要的作用。隨著企業OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發生了變化，傳統的檔案管理模式已不能適應時代和企業發展的需要，必須運用現代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發展的必然趨勢，其終極目標是建立數字化檔案室。

企業檔案的信息化管理是企業加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業的競爭力和企業的信息化程度有著很大的關系，企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業的市場競爭力。

2檔案信息化管理的意義

提高工作效率。傳統的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據統計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節約40%，檔案利用率將比傳統檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業的檔案資產。

提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業生產發展提供高效優質的檔案服務，企業整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業的信息中心。

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2.財務檔案信息化的特點

隨著財務信息化的進程，財務人員日常工作大多在計算機上完成，使財務信息化檔案管理的特點日益明顯：載體多元化，利用效率高，信息量大等，同時也有易受電腦病毒的侵害等不足之處，但財務管理信息化是一種必然的趨勢。

A.財務檔案的信息化

作為各種工程建設項目管理的重要內容，財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中，并達到節約建設投資的目的。財務管理需要進一步提高管理的科學化、精細化水平。隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，財務檔案信息化管理是當務之急。

B.財務檔案信息化的特點

一方面可以將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。例如：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于、提交和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外是隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，可以方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。極大地提高了工作效率和工作質量。

3.財務檔案管理信息化的主要內容

A.搞好數據的挖掘和整理，建立數據庫，及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案就是財務檔案的數據采集基地，是數據存儲、處理、查詢和管理的數字化信息服務作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立財務檔案數據庫，并依據財務檔案的內容分類建立若干個主要數據庫，如標準制度、原始憑證、會計賬簿、工作資料等等，數據庫一經建立．應立即著手數據的錄入，將本單位的財務資料存儲于數據庫。

電子財務檔案是指存儲于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料，它具有無可比擬的優越性，能夠很好地適應財務檔案的發展需求。與傳統的財務檔案相比，電子財務檔案有許多優點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印成紙質材料；電子財務檔案便于計算、分析、快捷獲得所需信息。

B.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用，財務檔案管理信息化的實現將為財務檔案信息的充分利用提供廣闊空間，建立完善的財務檔案信息網絡，一方面將上級的文件、本級各單位的棚關文件直接錄入或轉換錄入檔案數據庫，減少檔案人員的重復采入工作，保證檔案信息的完整性；另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊?，財務檔案在線管理和使用功能，可實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越。

C.搞好財務檔案管理輔助決策系統建設

科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和使用。由于信息量大，僅憑有關人員的經驗來處理總是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統，以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。

4.財務檔案的科學管理

A.規范財務管理

財務管理的規范方面，首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質有待提高。一些單位尤其是機構較小的單位沒有獨立的管理體系，也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序需協調。某些項目在管理中欠缺注重自身規范性，會給項目違規使用資金提供方便之門，也對財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便，直接影響賬目的可靠性和有效性，為日后的信息化處理埋下巨大隱患，所以需嚴格規范管理。

B.加強財務信息化管理的實效

電子化逐步取代紙質化的過程中，電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數據統計不夠權威和有效。其次，財務信息化不能促進科學化和準確化，信息化程度還有待提高。

C.財務檔案的信息化管理

首先，部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求領導團隊本著對國家、對集體以及對個人負責的態度，重視單位財務管理工作，嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容，確保財務信息的可靠性。另外，培養財務管理人員的信息化素質，提高財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在財務管理過程中，自身要有信息分辨和處理的素質，需要專業而持續的學習和培訓，才能在財務管理信息化的應用中發揮實效。

D.信息網絡建設安全

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科研項目檔案管理是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，也是保護知識產權的一項重要舉措。檔案管理與計劃管理、項目管理、成果管理緊密結合，納入到科研計劃、規劃，納入到科研管理制度。其特點也較為明顯。

（一）檔案收集、整理的復雜性

科研檔案涵蓋了科研項目活動的整個過程，每個環節都需要多次的試驗和研究。有的科研項目還是多個科研團隊的合作項目，致使科研檔案的收集管理較為復雜。

（1）數據量大?？蒲许椖靠梢苑侄鄠€不同的子課題，每個課題和主項目一樣需要階段性管理，對形成的階段性成果、目標進行檢驗考核。同時一個科研項目可能涉及多個立檔單位，多個專業學科。這樣就形成了大量的檔案資料需要存檔。

（2）時間跨度大?？蒲许椖繌捻椖可暾垺⒘㈨椪撟C、組織實施，到檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫整個過程一般需要1-3年，如果有其他客觀因素，導致項目延期則周期更長。

（二）檔案管理的安全性

科研項目在研究過程中形成的具有保存價值的各種載體，可能是具有創新性的技術設計及專利內容，這些資料體現了較為高、精、尖的科學技術水平，形成的成果擁有知識產權，因此對于檔案的內容就要嚴格的保密，檔案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研檔案管理信息化的意義

科研檔案管理信息化平臺的設計有利于加快科研檔案現代化管理水平，改進科研檔案管理模式?？蒲袡n案信息化平臺的設計就是把科研檔案資源轉化為電子化的信息，這些資源包含項目整個活動過程中產生的文檔、多媒體資源、創新成果等，形成一個分類明確的科研檔案資源信息庫，安全快捷地提供檔案服務，增強檔案科學性管理，實現科研檔案信息資源共享。

首先，檔案管理電子化利于科研檔案的長期保存，紙質的檔案保存期限有限，同時查找翻閱不方便。其次，規范化的數據信息可以規范操作，提高數據質量及信息處理的效率，同時縮短了項目決策周期，通過檔案的管理實現項目的動態跟蹤管理。第三，檔案的信息化促進研究人員的相互交流，在信息資源共享和有效利用的基礎上，更能促進科研成果的轉化。

三、合理利用信息化的科研檔案及科學化管理

（一）加強基礎設施建設，培養信息技術人才

對實施科研檔案信息化管理投入專項經費，配置必須的軟硬件設施，提高計算機和網絡應用程度。

檔案管理人員承擔著具體實施的工作職責，不僅要熟練地運用數字化技術、信息儲存技術、網絡通訊技術及多媒體技術，還要有加工提煉有效檔案信息的能力，對項目的檔案信息進行判斷分析，保證科研項目檔案的系統性和完整性。因此要加強檔案信息化管理的培訓，普及信息化技術知識。

（二）建立更有效的電子檔案管理制度

科研機構要建立符合自己的完善的檔案信息化管理制度。制訂電子文檔、多媒體資源收集、整合和安全管理等方面的標準。明確科研檔案的信息化操作方式，明確在科研檔案管理過程中涉及到的各個單位個人的職責權限，使各個操作環節都要有章可循。

（三）提高科研項目電子檔案的安全性

加強對檔案管理信息化平臺的管理，確保檔案資源庫的安全。提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案管理信息化平臺的安全和網絡的安全。平臺的安全性設計主要包括以下幾個方面：

（1）系統數據庫的安全性。設置驗證用戶的權限，增加用戶訪問控制。以確保只有合法授權用戶才能訪問檔案資源庫，防止惡意破壞或修改。通過數字簽名技術對立檔單位進行安全性檢驗，同時檢驗文檔資源在傳送過程中是否丟失或不完整。對數據庫中相關數據表的字段、相關文檔進行加密處理。

（2）系統的網絡安全。建立平臺操作日志，通過記錄各個時間點、每個用戶進行的任何操作，使管理員可以監控系統的運行狀態。同時，不定期對數據資源庫進行備份。

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（二）管理制度不健全

在當前醫院發展過程中，沒有完善的信息整合制度，在檔案信息收集工作中存在效率低的問題，而且信息資源缺乏整體性和系統性。一些重要檔案文件材料由于得不到有效的重視，從而存在丟失及毀損的問題，同時檔案信息化管理與醫院管理工作存在著脫節的現象，檔案信息的重要性無法有效的發揮出來。

（三）醫院檔案開發利用率較低

長期以來我國檔案工作都存在著重管輕用的問題，檔案基本處于封閉環境下進行保存和管理，一味的對檔案信息進行收集和管理，而對檔案信息的利用較為忽視，這就導致醫院檔案并沒有醫療服務中發揮其重要價值。

（四）檔案工作硬件投入不足

在當前醫院檔案信息化建設過程中，由于經費缺乏，檔案信息化管理中所需要的設備及技術都得不到及時更新和替換，檔案管理環境無法有效的支持檔案的信息化建設，硬件上投入的不足嚴重制約了醫院檔案信息化建設的步伐。

二、醫院檔案管理信息化的優勢

（一）檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件

醫院檔案利用計算機來對原件進行掃描，并對檔案以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，經過信息化手段處理后，能夠更好的實現對檔案原件的保護，在使用和借閱過程中不需要再使用紙質原件，避免了貴重資料丟失和毀損的風險發生。

（二）檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

醫院檔案管理人員需要及時對各類文件進行歸檔，在手工操作方式時，在檔案整理和目錄登記過程中需要花費較多的時間，而在檔案信息化實現后，檔案管理人員可以從手工勞動中解脫出來，檔案經過信息化處理不僅工作效率得以提高，而且在信息有改運時，只需要輸入指令不可以完成整個系統的調整，使檔案管理人員工作條件有了較大程度的改善。

（三）檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案收集、整理和保管等一系列工作都是為了檔案的有效利用，檔案整合工作也是為了進一步對檔案使用范圍進行提高而且在，通過整合后的檔案具有較好的有效性、共享性和系統性。檔案原件與電子檔案相比，電子檔案的應用程度和應用范圍要遠遠高于檔案原件，而且醫院各部門及各科室可以在計算機上按需對電子檔案進行瀏覽，而且能夠按需要進行存取，這不僅有效的提高檔案的利用率，而且對于檔案資源共享的實現起到了極其重要的促進作用。

（四）有效的改善了信息需求的管理措施和優化配置方法

在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。

三、推動醫院檔案信息化管理的途徑

（一）確定檔案管理信息化的標準

目前，雖然檔案管理部門還沒有明確規定檔案管理信息化、規范化的標準，但教育主管部門、各醫院至少要以超前的戰略眼光，制定本地區、本部門、本醫院檔案管理信息化系統的所必須具備的基本條件和基本標準，并隨著信息技術的發展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創設良好的條件。同時嚴格要求醫院各職能處室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協作，互相促進，共同提高的醫院檔案管理信息化建設新局面。

（二）建立醫院檔案管理數據庫

目前醫院檔案管理信息化系統建設仍處于起步階段，其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統的過渡。教育主管部門或醫院應抓住這一有利時機，加快醫院數據庫建設。只有數據庫建設好了，才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。

（三）努力提升檔案工作的服務質量

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醫院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫院人才建設，實施科教興院戰略的重要基礎。如何根據醫院科技檔案的基本特征，在醫院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為了醫院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1 學科技檔案的基本特征

醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1 源廣泛

醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等；檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2 利用價值高

醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2 充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。

根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。 本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。

醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：

2.1醫技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

2.2科研管理

在醫院科研管理方面，醫院科技檔案系統可對各類科研檔案進行信息化管理，如學術論文的投稿管理、會議論文的登記、科技成果管理、學術交流管理（外請專家來院講座信息管理、外出參加學術交流活動管理）、學術著作及發明專利管理，并可利用檢索功能進行查詢、統計。

2.3 教學管理

教學管理主要針對醫院教學管理對象進行各類常規管理，它主要分三部分：研究生管理、教務管理、學籍管理。醫院科技檔案系統通過根據不同的管理對象（研究生、七年制、五年制、大專班……），對各層次各級學生的信息進行管理。應用查詢及統計功能對管理的學生各項情況、授課教師情況以及課程安排等各類常規管理有一個全面和深入的控制，從而推動醫院教學工作的規范化。

2.4 培訓管理

培訓管理主要包括：各級繼續教育項目外出培訓的審批與登記、各種培訓授課的管理、住院醫師的系列管理、全科醫師的管理與考核。通過醫院科技檔案系統，可統計出醫院某時間段內醫生、護士、技術員、管理及后勤人員的參加培訓情況，各種職稱級別人員參加培訓情況；作為授課人員舉辦的各種培訓及授課情況。同時按照市衛生局的規定進行住院醫師輪轉考核成績及評定記錄，及全科醫師的各種考核統計。

3 醫院科技檔案管理系統的信息查詢和維護

關于以上五個科技檔案管理子項的信息查詢方面，本院醫技人員具有一定權限各種科研、教學情況進行查詢；科主任可對科技檔案信息進行統計，但不能做任何修改。信息管理方面，這一系統可由不同管理部門根據劃分的權限分別對以上各種信息進行管理和維護，包括人事基本信息、職稱變動情況、黨團關系維護、教育背景、工作經歷、出國經歷、職業資格認證、護士資格的各種信息、社會榮譽及各種獎勵等等。這樣既保證了信息庫的數據的動態更新，又可作為一種有效的管理工具，使管理者掌握詳細的人才基本信息，給醫院優秀科研工作者評選工作提供數據支持。

總之，醫院可充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統醫院科技檔案管理系統，將一定程度上促進檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，并更好地實現科技檔案資源在醫院內部互聯網上共享，讓科技檔案服務于民，方便本單位廣大科技人員的需要，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用。

參考文獻：

[1].張偉，郝桂蘭. 醫院科技檔案應實施開放式管理模式. 中華醫學科研管理雜志. 2006，（19）：239-240.

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（二）檔案信息化的內容。內容包括了檔案信息資源的有序整理、檔案數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息人才隊伍的建設等。

二、信息化過程中的主要問題

（一）規章制度還不是很健全。雖然醫院檔案信息化發展迅速，但是國家關于檔案信息化的制度還比較不完善檔案信息化管理獎懲措施和制度還不足，檔案管理人員的積極性和工作效率不高，制度的不完善影響檔案信息化的健康有序發展。

（二）部門間獨立性強，缺乏共享平臺。醫院各部門都是相對獨立的，很多醫院信息系統不是一體化的，如醫務部有醫務管理系統，護理部門有護理管理系統，科研管理部門有科研管理系統，多個系統一方面造成醫院成本的提高和資源的浪費，增加了運行成本，同時各自獨立的系統導致部門間無法共享檔案信息，增加了相互間的溝通困難，最終不利于廣大醫務人員利用醫院檔案信息。

（三）檔案管理人員素質有待提高，觀念要進一步開放。醫院檔案信息化發展要求檔案管理人員有比較高的業務素質和管理素質，如要求管理人員不斷地吸收和學習先進的業務知識理，掌握計算機及網絡技術，不斷提高自身的業務素質。當前檔案管理人員以中專生和大專為主，檔案專業能力不強，計算機能力還比較差，檔案信息化意識不強。目前檔案管理人員積極性不是很高，以被動管理服務為主，等人上門，觀念還比較傳統和保守②。

（四）檔案信息化管理的安全問題。網絡系統的結構具有開放性、分布廣域性和資源共享性等特點，使得網絡攻擊、計算機病毒等安全問題比較突出。信息化安全還存在以下常見問題：1.在檔案數字化的生過程中，每一個工序都需要用到實體檔案，而對檔案過多的利用與移，無形中將會增加檔案安全的隱患。2.硬件破壞和不合格電源導致的數據丟失。3.移動硬盤、U盤等移動設備的使用，增加了計算機感染病毒的可能性，檔案的安全遭到威脅③。

三、對策

針對醫院檔案信息化過程中存在的問題，提出以上對策建議：

（一）加強領導重視，完善相關制度。領導的重視是檔案信息化的前提和重要基礎。因為檔案信息化意味著要投入更多的資金，要協調多部門的工作，要建設更為完善的科學信息系統，而這些都必須只有領導重視才能完成，此外還應該積極完善檔案信息化管理相關制度，做到檔案管理信息化建設有法可依。

（二）加強醫院各部門協調，建立一體化的檔案信息平臺系統。醫院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系醫院檔案資源豐富，包含醫院科研、人事、會計等綜合檔案。④醫院在檔案信息化建設過程中要整合這些信息資源，加強各部門的協調和配合，統籌考慮，避免重復建設。因此在檔案信息化過程中需要加強不同部門間的協調，建立信息資源共享意識，作為醫院層面通過溝通和協調，建立一體化的檔案管理信息平臺系統，實現檔案信息資源在全院的共享。

（三）加強培訓，進一步改變管理人員觀念。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。為適應醫院檔案信息化管理，要加強檔案管理人員的專業知識培訓，同時也應該加強他們的管理知識學習、計算機知識學習，同時建立檔案人員考核制度，提高其工作積極性⑤。我們應轉變檔案管理模式，調整醫院檔案的服務方式，進行超前跟蹤服務，變被動為主動，更積極的去迎合醫院各類人員對醫學檔案利用的需求，推動醫院檔案管理工作和檔案服務理念的發展。

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一、企業檔案信息化管理的特點

經過長久的發展和積淀，我國的企業數量出現了大幅度的增長，為國家所做出的貢獻是非常積極的。檔案管理工作是企業的重要組成部分，在很大程度上直接關系到企業的長久進步，因此不能通過簡單的模式來完成。在現階段的發展中，信息化技術得到了很大的鞏固，并且在執行效果上、操作方法上都表現出了多元化的趨勢，基本上可以結合企業本身的規模和相關內容，將檔案信息化合理的過渡。

（一）企業檔案信息化管理的開展，能夠針對各個部門的多項信息、數據予以有效的保留，作為日后工作的依據和不良事件的判斷標準。現下的企業在市場競爭當中，需要面臨很多的壓力和外部、內部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴重，則很容易造成強烈的隱患。信息化的開展，幾乎可以將所有的檔案進行分類管理，相關系統及平臺的搭建，也為工作的落實提供了足夠的支持，基本上很少出現嚴重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。

（二）對于企業檔案信息化管理而言，其在積極的落實當中，得到了檔案部門的認可。信息化處理方法的速度非?？?，m然在最開始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數據、信息，全部轉變為信息化的狀態后，后續的工作將會更加的便捷，很少出現嚴重的問題。階段性的檔案優化工作，也能夠在規定時間內完成，企業由此走向了上升的道路。

二、企業檔案信息化管理對策

（一）統籌規劃，夯實基礎

從客觀的角度來分析，現下雖然已經進入到了信息化的時代，但是想要在企業檔案信息化管理層面上得到理想的結果，并不是一件容易的事情。很多企業僅僅是看到了信息化管理的優勢，但卻沒有看到過程中需要應對的挑戰，以至于企業檔案信息化管理僅僅在表面上開展，未產生實際的效果。建議在今后的工作中，應積極按照統籌規劃、夯實基礎的內容來完善。

1.企業檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統和平臺。現如今的信息化研究機構較多，企業應該慎重的選擇，同時積極開展調查分析，了解到信息化檔案管理需要采購的設備、技術，需要聘請的人才，需要成立的部門等等，要將所有的準備工作完成以后，才能將后續的企業檔案信息化管理合理的落實。

2.從傳統的檔案管理過渡為企業檔案信息化管理，勢必需要花費一定的時間，但絕對不能表現過長。以往的部分企業，總是以過渡的借口，將傳統檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現了很多的矛盾狀況，不僅沒有達到兼得效果，還針對固有的工作造成了很多的不利影響。多數企業都可以在較短時間內完成過渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應該積極推廣。

（二）科學配置軟件、硬件

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疾控檔案;信息化;大數據

信息化是檔案管理的前景。信息化時代疾控檔案價值的充分發揮，亦有賴于檔案的信息化建設與管理，由此可以充分發揮其價值，滿足疾控事業的發展之需。疾控檔案對于疾控事業的發展具有至關重要的作用，尤其是在“大數據”背景下，能否發揮疾控檔案的價值直接關系到疾控事業的發展。本文將提出一些措施和方案，提出疾控檔案應信息化管理、滿足“大數據”背景下信息化要求的相關觀點，希望能夠起到一些積極意義。

一、信息化時代疾控檔案的價值

疾控檔案是疾控工作成果的組成部分，包含著國家在疾控管理中所獲取的一些重要信息。信息化時代疾控檔案的價值包含如下幾個方面:一是疾控檔案的資料價值。疾控檔案的資料價值是疾控檔案最基本的價值，能夠使疾控工作實現溯源、存檔、留證、管理;二是數據價值。疾控檔案的數據價值是疾控檔案信息化以后的一項重要價值，通過現代化的數據管理如數據挖掘、數據清洗等，將使控檔案中的有效價值得以充分發揮，滿足疾控事業的需要;三是社會和經濟價值。疾控檔案數據通過挖掘和清洗，剔除隱私信息和其他敏感信息后，能夠形成數據信息產品，對社會醫療衛生事業和國民經濟產生重要的作用，甚至能夠在數據交易市場上掛牌交易，以實現疾控數據信息的“物盡其用”。當然，疾控檔案上述價值的發揮，很大程度上取決于疾控檔案能否實現信息化管理。在大數據時代，只有通過信息化的管理方法和手段，才能充分發揮疾控檔案的各項價值。

二、發揮疾控檔案信息價值的障礙

信息化是發揮疾控檔案價值的重要途徑。當前發揮疾控檔案信息價值的障礙主要有如下一些因素:一是觀念障礙。疾控檔案信息化的必要性特別是大數據時代的數據管理模式，還沒有得到疾控檔案管理者的充分重視。人們還停留在傳統的檔案管理模式中，缺乏大數據思維，或者僅僅認為信息化管理就是電子存檔，而忽略了數據挖掘、數據清洗以及大數據的流通價值。二是技術障礙。疾控檔案信息化管理必然要求以大數據的方法和手段充分發揮檔案價值，但是數據的收集、挖掘、清洗和流通還需要大數據技術的不斷進步以及大數據流通基礎設施的構建。當前“大數據”一詞雖然已經成為熱門話語，但是大數據產業如何發展，則依然眾說紛紜。更何況，疾控檔案的信息化特別是大數據管理，還需要一大批精通數據挖掘、數據清洗的人才作為智力保障。疾控檔案數據化的軟硬件架設也需要花費大量的成本。這些都將成為信息化時代疾控檔案價值發揮的障礙。三是法律障礙。疾控檔案中必然包含一些個人隱私信息和其他敏感信息，我國法律對個人隱私信息的保護有所規定，因此疾控檔案信息化需要注重個人隱私信息的保護。疾控檔案數據化后流通價值的發揮也存在一些法律障礙，包括如何定義疾控檔案數據的產權屬性和經濟價值以及產權流通中的權益歸屬，都有賴于法律制度作出回應。

三、疾控檔案信息化管理的舉措

當前疾控信息檔案化管理工作應著重做好如下幾個方面:

一是加強思想保障，革新觀念。疾控檔案管理人員應在思想上充分重視信息化建設，同時還應前瞻性地對大數據產業有所了解，能夠就疾控檔案的“大數據化”提出自己的觀點和見解，善于吸收大數據研究的新觀點、新成果。疾控檔案管理人員還應注重疾控檔案信息化管理工作的一些合規要求，加強對個人隱私信息及其他敏感信息的保護，嚴格遵守法律法規和技術操作規程。當然，疾控檔案管理人員還需要在觀念上拋棄陳舊的檔案管理模式，自覺學習信息化管理的知識和方法，善于鉆研信息化技術。

二是加強技術保障，儲備人才。信息化時代疾控檔案的管理不能停留于靜態化的管理模式，而是需要通過檔案的信息化管理，充分發掘疾控檔案的各項價值，甚至要通過動態化的管理使疾控檔案在信息流通中發揮更多的附加值。這就要求疾控部門能夠加強技術保障，抓緊培養和儲備人才。結合大數據產業的發展需求，當前應加強對大數據技術和產業發展趨勢的研究，培養數據挖掘、數據清洗的專業人才。

三是加強制度保障，規范運行。疾控檔案的信息化管理要求規范化、標準化、責任化，必須通過嚴格的制度實現疾控檔案的信息化管理。規范化是指疾控檔案信息化必須做到有章可循，用嚴格的制度確保疾控檔案信息化管理符合規范要求;標準化是指疾控檔案信息化管理必須遵循一定的標準尤其是技術標準，這樣才能為信息流通消除障礙，實現更大范圍內的信息流通與管理;責任化是指疾控檔案信息化管理必須責任到人，管理人員不但要以高度的責任感做好疾控檔案信息管理工作，還要通過責任機制保障責任的落實。疾控檔案信息化管理的實現有賴于通過嚴苛、完善的制度，推動規范化、標準化、責任化的實現。

總之，建議疾控檔案管理人員革新觀念，把握大數據時代的檔案管理趨勢，自覺運用信息化手段提高檔案管理工作的成效，充分發揮檔案價值。

［參考文獻］

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Key words: file; informatization; management

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編碼：

隨著社會信息化的飛速發展和廣泛應用，信息化對檔案發展產生越來越重要的影響，全國各級各類的檔案部門紛紛加入了檔案信息化建設工作。

檔案信息化管理的優勢

就是把公司以紙張、膠片、影像等載體保存的模式通過掃描、拍攝等方式轉化為數字信號檔案存入檔案信息化系統里，建立目錄數據庫和全文數據庫。充分利用計算機等信息化技術方法提高管理水平和效率，可以有效的保護檔案原件，避免檔案原件被過多的使用、借閱等造成檔案載體的磨損，也可以有效的降低和避免重要資料的丟失的風險。

手工查閱檔案資料，往往是費時費力，有時還達不到一定的目的，檔案信息化以后，采用了電子目錄和電子文檔文件歸檔，加快查閱速度，檢索和使用更方便快捷，使用時只需輸入關鍵詞，相關的資料信息就出現在計算機屏幕上。為利用者提供多層、多反面、有實效的信息。

檔案信息化的基礎建設

檔案信息化軟件設施：通過檔案信息化系統軟件來實現目錄數據庫和全文數據庫，需要運用多專業配合，多部門協作，多環節配套，多檔案人員信息輸入，組成縱向和橫向的各個節點都應到達一定的水平，通過網絡加以聯通，發揮整體優勢，提高檔案系統綜合能力。

檔案信息化硬件設施：硬件設施建設時信息化建設的基礎，主要包括檔案系統軟件、微機、服務器、網絡設施、存儲設備等。

檔案信息化工作的開展

檔案信息化工作必需符合檔案管理標準化、規范化，在符合相關標準規范基礎上，具備一定的靈活性，實用性?？焖?、高效、有序、合法的把檔案信息資源數字化，大量提高檔案信息化系統的信息量，檔案信息化系統最基本的信息提示是檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。在設置檔案系統字段類型時，要注意從利用者的角度來考慮，本著方便利用、查閱，又能滿足工作需要的原則，同時注意檔案信息化系統結構的設計，建設有特色的檔案信息系統，重視已輸入檔案信息化系統數據的校隊審核工作，以減少錯誤，確保數據質量文件。

檔案部門與信息管理部門加強配合，為檔案信息管理提供技術保障的部分。檔案信息化系統是一個電子化信息的倉儲，集中了各部門各公司歸檔文件，提供有限性或非保密電子文件查詢、利用服務、實現電子文件信息資源共享。

檔案部門制作檔案的專用網頁，組織上網數據和信息，公開部分檔案文件目錄或電子文件全文，實現檔案信息的網上查閱、檢索，檔案信息有保密和公開之分，在一定的登陸權限設定的條件下，實現各類檔案文件的上傳、瀏覽、下載、修改等功能。公司各部門檔案文件以網絡化方式將檔案數據傳遞到檔案系統平臺，并在檔案系統服務器上自動歸檔。（檔案的信息來源）電子文件歸檔和電子檔案的接收，

要求檔案管理人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機運用操作能力。

檔案信息化安全性與管理

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1.檔案的信息化管理內涵及內容

1.1檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理的內涵包括兩個方面：一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新[1]。

1.2檔案信息化管理的內容

（1）數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機，以備處理。

（2）工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調控和干預。為保證文檔一致性，醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。

（3）檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

2.實現醫院檔案管理信息化的必要性

2.1飛速發展的社會信息化決定了必須加速醫院檔案管理信息化的進度。現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息需求量越來越大，傳統的檔案管理模式正經受著巨大的沖擊和挑戰。面對這種沖擊和挑戰，各級醫院只有順應時勢，加快檔案信息化建設，盡快實現檔案管理現代化，進而使檔案管理工作適應新形勢發展的要求。

2.2實現醫院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級醫院在實現檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設備和技術方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

2.3實現醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要。醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才，而只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發揮人才的作用，確保實現醫院事業的可持續發展。實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

3.醫院檔案信息化所面臨的現實問題

3.1需要大量資金投入

醫院檔案信息化的初期建設需要整體規劃，包括整個硬件平臺和網絡基礎設置，如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經費投入。另外，這些電子產品更新換代速度快，生命周短，其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展[2]。

3.2任務繁雜，工作量大

醫院檔案的信息化管理有很多優勢，但其工作量并不輕松，檔案的信息化建設需要完成的工作很多：（1）對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉換成電子文件。（2）要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用。（3）要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺，搞好遠程服務。 3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能，有獲取判斷運用信息的能力，要有精通的檔案業務知識。那種既會檔案管理、計算機操作，又懂衛生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化。

4.實現醫院檔案管理信息化的建議

4.1檔案綜合管理是醫院現代化管理的重要組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要醫院各級領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要有領導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現醫院檔案管理信息化指日可待。

4.2要實現信息化檔案管理，網絡設備建設是基礎。目前，醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現檔案資料的在線利用。

4.3信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作?，F代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業人才的培養也顯得日益重要。只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是實現檔案管理信息化必須要解決的問題。

參考文獻

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一、前言

傳統的房產是以手工處理為主，這樣的處理方式復雜而且工作效率低，信息的共享非常困難，需要很大的人力、物力、財力。信息化的房產檔案已經成為了一種趨勢，特別是《全國檔案信息化建設實施綱要》出臺后，為房產檔案的信息化發展帶來了良好的契機。在《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確地指出了全國的檔案建設的目標和主要任務：在建設房產檔案信息化的同時要本著統一標準、分級建設、安全保密等等原則。房產檔案管理的重要組成部分理所應當是信息化，而不是手工化，以高效，快速，安全的原則保證房地產業的健康發展。

二、房產檔案信息化管理的概念及特點

房產檔案是國家檔案的重要組成部分，是政府職能部門依照《中華人民共和國檔案法》及相關法律規定，代表國家管理房地產在所有權及相關權利進行交易、登記、確權等管理活動中形成的，反映權利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產行政管理法定職責的體現物，能合法地證明權利人與房屋土地之間權利關系，具有法律憑證價值。從而成為房地產產權界定的有利存證，為實施產權管理和產權保護提供了可靠的法律保障。房產檔案也是房產行政管理部門在工作活動中自然形成并具有一定保持價值的歷史記錄。房產檔案信息化管理是利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產檔案資源轉化為數字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息系統，及時有效進行管理、提供利用，實施資源共享。隨著房產檔案信息化管理的深入，計算機在房產檔案管理領域的普及應用，使得信息能夠隨時隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產檔案信息化管理優越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1．檔案資料存儲的數字化。房產檔案信息化管理就是要使各種房產資源轉化成數字化電子信息，這些信息能夠直接被計算機的程序識別和讀取。大量的資料在經過整合處理之后，形成相關的信息數據庫，建立信息管理系統，對這些信息進行收集、分類、整理、存儲，這樣在需要信息的時候可以方便、及時的查閱到。

2.檔案信息傳輸的網絡化。房產檔案信息化的核心就是利用計算機網絡進行信息傳遞和交流。通過借助互聯網的平臺，房產檔案信息可以在世界各地進行異地傳輸，隨時隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產管理部門、房產開發商、需求者之間更好地交流，房產檔案的價值也能到充分發揮。

3.查詢應用智能化。由于房產檔案信息存儲都是數字化，這使得檔案信息網上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節省了很多人力物力。城市建設飛速發展,特別是加快中小城鎮開發的政策支持,房地產業呈現出強勁的增長勢頭,房產檔案的數量急劇增加,檔案的利用率也大幅度提高,這使得傳統的以手工處理為主的房產檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題,龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發展的需要.因此以計算機技術為核心的現代信息處理技術與現代檔案管理理念相結合,提高房產檔案的利用價值,成為目前迫切需要解決的問題.我們要充分利用計算機系統信息化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務快捷化、資源共享化的顯著特點,實現房產檔案管理的電子信息化建設。

三、房產檔案信息管理存在的問題

建設高質量的檔案信息數據庫房地產檔案管理主要包括兩個方面:檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式，房地產檔案網站作為一種紐帶和橋梁,，是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點，為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網上，對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面，利用者可將自身的相關問題留在網頁上，房地產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求，解答問題，搞好服務，方便群眾。

四．加強房產檔案信息管理的對策

1.加大投入建立信息化管理的支撐體系要保證房產檔案工作現代化的實現，政府應有計劃、有步驟地投入，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟、硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。

2.建立集中統一的檔案管理網絡加強對房產檔案工作的集中統一管理，是房產檔案齊全、完整、規范的重要保證。完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明、層層把關。都能保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

重視人才培養，提高檔案隊伍素質檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這樣的人才有著很強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作內涵的需要，因此，必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。

3.通過開發利用房產檔案信息，促進檔案管理工作做好房產檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存房產檔案是為了利用而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進房產檔案管理工作。房產檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我國在近幾年來實施電腦化管理，將房產檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，每當業務人員從利用檔案中獲得信息時，更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了房產檔案的完整性，促使房產檔案管理更上新臺階。

4.要突出服務理念。就現代管理科學而言，房地產市場管理同時也是一種服務，是一種由我們管理部門提供給社會層面的服務。當前，社會層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產市場信息服務，也越來越渴望通過房地產市場管理信息系統來獲取房地產咨詢服務和房地產政策指導，因此，我們只有及時、主動、積極地向新型管理服務職能轉變，才能夠順應社會的呼喚，滿足公眾的需求。

四、結束語

現在的信息化社會超速發展，信息和信息技術的普及也越來越廣，信息化逐漸改變著我們的生活。由此可見，房產檔案信息化管理逐步建立開放型、科技型、主動型的房產檔案管理新局面的措施，房產檔案信息化管理搜索是替代傳統手工作業很多的缺點，日漸成為一種管理主流的形式，它不但可以改變房產檔案管理手段，使使房產檔案信息順利地與最新技術接軌，也勢必是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。

參考文獻：

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一、醫院檔案管理存在的不足

1、檔案管理信息化意識相對淡薄

目前，我國醫療事業發展呈現蓬勃之勢，但是，大部分醫院并未重視到檔案管理的重要性，單純的認為檔案管理與營運沒有關系，造成檔案管理沒有效果，也使得醫護人員檔案管理意識淡薄，而且沒有樹立起檔案管理信息化的概念。例如：日常檔案管理中，相關工作人員在收集檔案資料時沒有重視資料的全面性，忽略了一部分檔案的收集及管理，導致一些檔案憑空消失；除外，檔案整理時，記錄的方式缺乏合理性，隨意勾畫，削減了檔案的壽命。

2、檔案管理信息化設施不足，檔案管理復合型人才匱乏

檔案管理部門的設備相對簡單，新型檔案管理軟件及配套硬件配備不全，使電子檔案容易丟失或是損毀，不利于長期的保存。有的醫院沒有配備翻拍設備或是掃描儀，實現電子及紙質檔案存檔上存在一定的阻礙。而且，檔案管理人員的年齡普遍偏大，知識結構相對陳舊，掌握計算機知識及先進檔案管理知識的復合型人才比較匱乏。

二、醫院檔案管理中電子信息技術的相關論述

我國的電子信息技術主要是用來儲存和處理相關信息的先進網絡技術，把信息技術運用到醫院檔案管理工作中，能夠有效提升檔案信息的收集、加工、保存與運用效率，建立醫院檔案電子信息庫和電子信息調用平臺，選擇具有專業技術能力的檔案管理人員進行管理操作，使醫院檔案電子化、信息化，提高檔案信息的利用率和檔案管理價值。

電子信息具有比較明顯的優勢，它的使用范圍比較廣泛，能夠較好的分析處理檔案信息，且擁有較強的信息傳播能力，通常用來管理較為復雜的醫院檔案資料。

為了確保醫院檔案的自身安全，我們可以運用電子信息安全技術科學處理一些信息安全問題，還可以為醫院檔案管理的信息保密工作提供技術性支持。但是電子信息技術更新速度快，也會不斷面臨新的安全風險，能否掌握最前沿的信息安全技術，成為信息保密工作的關鍵。另外，電子信息技術對計算機軟硬件條件有一定要求，要完善醫院基礎設施建設，以滿足開展電子信息檔案管理的需求。

三、關于如何做好醫院檔案信息化管理的有效策略

3.1 運用信息安全分級管理方式提升醫院檔案管理水平

信息技術與醫院檔案管理之間是相輔相成、缺一不可的，為了不斷提升醫院檔案管理水平，我們應該有針對性的制定信息安全機制，結合不同需求落實檔案管理工作。建立院長――科室主任――檔案管理員的三級管理體系，由院長或副院長直接劃分檔案管理職責和信息安全責任，針對醫院檔案分散管理的情況，由科室主任負責主管一個科室或一個部門的檔案管理工作，將具體工作分配到具體檔案管理員，由上至下規范檔案管理結構。不同安全級別的檔案調動應經過相應管理人員的批準，提高檔案調動的安全性。

3.2 通過培訓增強醫院檔案管理人員的安全意識，提升綜合素質

信息保密與檔案管理都是需要人們長期堅持的工作，檔案管理人員的自身素質直接關系到檔案管理及信息保密工作的質量。因此醫院應該定期培訓檔案管理人員，讓管理人員積極學習先進的信息安全管理理念和管理辦法，及時更新信息安全管理模式，對新出現的檔案形式和檔案類型進行妥善處理，逐漸形成日常化管理。特別是在電子信息檔案檔案管理過程中，電子信息技術的更新速度快，對管理人員的技術更新速度提出了更高要求。應定期開展檔案管理培訓，為管理人員提高自身專業技能提供方便。

3.3 做好電子信息建設及安全管理工作

伴隨著我國科學技術的飛速發展，信息技術得到了廣泛應用，檔案管理工作的未來發展趨勢就是電子信息化檔案。與傳統的紙質檔案相比，電子信息檔案能夠在很大程度上節省資源，降低檔案建設成本和存儲維護成本，同時也能提高檔案利用率和調用效率，是時展的必然產物。

3.4提高管理人員個人素養

作為一名合格的醫院檔案管理人員要時刻保持清醒的頭腦，不斷學習新的安全知識，包括防火墻技術和病毒查殺技術等，讓電子信息安全技術成為醫院信息保密技術的一部分。使用計算機進行檔案信息存儲時，注意備份和對設備的定期維護，避免因設備損壞造成檔案信息丟失。如果涉及到使用外部存儲設備，要對外部存儲設備進行妥善保管，明確保管責任，避免檔案信息通過這種途徑遭到泄露。在電子檔案信息的建設過程中，繼續保證檔案信息的安全性。

四、t院檔案信息化建設給信息保密工作帶來的影響

伴隨著我國信息技術的飛速發展，醫院檔案建設也朝著信息化方向發展，其中醫院檔案的存在方式也逐漸由傳統的紙質檔案過渡到電子信息檔案，這是醫院檔案發展的必經之路，充分發揮計算機和信息技術的作用提升醫院檔案的管理水平，認真落實醫院檔案的記錄、儲存與運用，提高檔案的利用率和利用效率。但是電子信息檔案的出現也給醫院信息檔案管理工作帶來新的問題。首先，檔案形式的改變引起檔案管理方式的改變，電子信息技術成為檔案管理工作的必備技術。再者，電子信息和網絡本身的安全問題也成為信息保密工作要處理的新內容，電子信息安全技術成為信息保密技術的重要組成部分，管理人員只有熟習電子信息安全技術才能在信息時代繼續做好醫院檔案信息保密工作。

五、結語

綜上所述，隨著醫療體制及醫療保險制度的不斷改革，對于醫院檔案管理也提出了更高的要求，對傳統的檔案管理模式進行改革勢在必行。信息社會的發展，使現代檔案管理必須體現出信息化，提升檔案管理水平的同時提升醫療團隊的服務質量，并且具備良好職業素養及專業知識的檔案管理隊伍，能夠對醫院的檔案信息化管理起到推進作用。因此，信息化在醫院檔案管理工作中發揮著非常重要的作用，要想成為一名合格的檔案管理人員，首先應該給予信息化保密工作足夠的關注，定期學習新的信息保密技術，充分發揮信息技術的作用提升醫院檔案管理質量，提升醫院檔案的安全性。

參考文獻：