引論：我們為您整理了13篇人事檔案用途范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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由于事業單位的人事檔案詳細的記錄了員工的工作情況、獎懲情況、工資情況等方面的內容，形成了具體、全面的員工工作檔案，是一種員工個人信息記錄的資料庫，因此，事業單位了以通過人事檔案對員工的具體情況進行了解。
2、現實性
員工的人事檔案資料記錄了員工的業績能力等方面的內容，通過人事檔案的具體情況，工作單位可提供給員工適宜的工作崗位，并據此對員工發放薪資，因此事業單位的人事檔案具有現實性。
3、真實性
由于事業單位的人事檔案記錄著員工的基本信息以及工作資料等內容，因此，對員工的人事檔案進行客觀的真實評價是人事檔案的一個基本條件，這樣才能夠保證事業單位領導合理的用人為事業單位的發展創造條件。
4、動態性
事業單位的人事檔案具有一定的動態性。人事檔案伴隨著員工的工作一直存在，是對員工的具體的工作能力以及業績情況的具體記錄，會隨著員工的工作狀況而進行修改。因此，在事業單位的人事檔案的管理過程中，需要有專業的人員對人事檔案進行動態管理，將員工的實際情況詳細的記錄到人事檔案中，以便對人事檔案的具體管理。
5、流動性
事業單位的人事檔案會隨著員工的工作變動而流動，具有一定的流動性。在事業單位發展過程中管理者必須要將人事檔案與人事管理有機的結合起來充分發揮人事檔案的作用。
6、機密性
事業單位的人事檔案是我國檔案的重要組成部分，受我國法律的保護。而且人事檔案中記載了員工的個人信息以及員工在工作單位的具體表現，不得擅自泄露人事檔案信息，具有機密性。根據我國的相關法律的規定，擅自透露他人的人事檔案信息屬于違法行為。
二、事業單位人事檔案的作用
1、人事檔案對事業單位的作用
事業單位人事檔案是我國的檔案以及事業單位的重要組成部分，在事業單位管理工作中占有非常重要的地位。對于事業單位，人事檔案能夠為單位的人事部門提供大量員工的個人情況的具體記錄，單位可通過人事檔案對員工的個人資料以及以往的就業信息進行詳細的了解，有助于單位領導對員工進行全面的了解。對于已在單位工作的員工的人事檔案，單位領導可根據員工的人事檔案對員工進行全方位的了解，便于對員工進行合理的崗位安排，從而能夠對單位人員進行良好的管理，避免管理不當導致的人才流失等現象的出現。因此，在現今的事業單位聘用員工的工作過程中，首先需要對員工的認識檔案進行了解，將人事檔案的作用更加全面的發揮出來。
2、人事檔案對個人的作用
人事檔案對個人而言，同樣占有十分重要的地位。人事檔案是評價個人的真實工作能力的十分客觀、有效的資料，通過人事檔案可以幫助單位合理的安排員工的工作崗位，并且有助于個人尋找合適的工作。人事檔案具有一定的法律效力，具有真實性與原始性的特點，是其他資料所無法代替的，是單位用人的主要依據，因此人事檔案對個人就業有十分重要的影響。另外，人事檔案在一些個人手續辦理過程中也占有十分重要的作用。
三、提高對事業單位的人事檔案管理
1、提高檔案管理人員的綜合素質
人事檔案作為人力資源管理部門對人員管理重要憑證、依據，在人力資源管理中占有十分重要的地位。而且隨著信息化時代的不斷推進，對于人事檔案管理的需求越來越高，因此加強對事業單位的人事檔案管理十分重要。加強對事業單位的人事檔案管理首先要提高檔案管理人員的基本素質，加強對人事檔案管理人員的管理。高素質、高技能的人才能夠在檔案管理工作中發揮十分重要的作用，能夠為檔案管理工作做出更多的貢獻。其次，通過對檔案管理人員的素質的提高，有助于加強對各個部門之間的聯系，及時的補充人事檔案信息，而且在檔案整理的工作中，有助于向各部門人員普及檔案管理在知識以及檔案的重要性，這樣可以間接避免員工在工作中出現違法亂紀的現象。
2、建立健全合理的人事檔案管理制度
在人力資源管理的發展趨勢下，我國人事檔案管理必須遵循制度化、規范化的兩大基本原則，并且要做到真實性、保密性，只有這樣在面對時代潮流沖擊時，更加有生命力。面對我國人事檔案管理的新的趨勢，事業單位應當對檔案內容進行更加合理的整理分類工作，同時對檔案的內容進行及時的更新、優化，以保證人事檔案的時效性。在對待人事檔案的查閱、傳閱，應當在保證正常的服務工作同時制定相關規則，以防檔案的丟失、泄露。
3、加快人事檔案工作現代化進程
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1.2保證人事信息的權威性、及時性、準確性和真實性
為準確地評價一個人，及時反映個人的真實情況，要重視研究人事檔案用戶的多方位需求，除收集考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等常規材料外，盡力收集能反映人事人員業務能力、科研、教學、行風、信用等富有個性特征、有科學的定性描述和定量分析的個性化材料。加強檔案材料的鑒定，完善審核制度，保證人事檔案的權威性、及時性、準確性和真實性。檔案整理的清晰化、有序化，可為快速、準確、及時利用檔案提供保障。
1.3采用先進的數字技術來存儲人事檔案信息
充分利用現代科技，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。充分利用新媒體來實現人事檔案信息存在形態與傳播形式的創新，提供優質高效的人事檔案信息服務，確保方便快捷準確地利用人事檔案信息。
2幾點體會
2.1建立人事檔案管理監督機制我國檔案服務
政策體系的內容框架尚未形成，現有政策整體上“管理性”十分強勢，“服務性”卻相對弱勢，應盡快建立和完善檔案利用服務政策體系，明確人事檔案管理的責任、義務、服務對象、方式與內容，制定開放范圍和程序，同時要制定、完善有關獎懲制度和量化考核指標。不斷優化人事人員的檔案管理程序，引導合理、高效、準確地利用檔案。做到有章可循、有法可依，科學合理規范雙方工作流程和操作程序，建立高效靈敏的信息反饋和檢索系統，使人事檔案工作步入科學、有序的發展軌道。
2.2積極借鑒國外人事檔案管理的先進經驗
隨著社會的進步，人事工作越來越民主、公開、透明，我們應當適度、有效地借鑒人事檔案管理的先進經驗。改變傳統的封閉、單一的管理模式，樹立人事檔案管理的服務宗旨，完善人事檔案管理的服務功能，提高人事人員檔案管理水平。為單位、組織部門或個人提供快速、便捷的利用方式，以便其及時、準確地利用人事人員檔案。
篇3
人事檔案鑒別工作應當本著“取之有據，棄之有理”的原則來進行，即凡要確定有關材料應當歸檔就要符合有關規定；要嚴格按照有關政策和規定辦事，不該歸檔的材料，一份也不能歸檔；應該歸檔的材料，一份也不能銷毀。人事檔案鑒別工作的內容范圍大致包括以下幾個方面。
一、判斷材料是否屬于本人
鑒別這個問題的主要方法是：1、辨認姓名的異同。（1）同姓同名，這是最容易混淆也最難發現的一種情況；對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成分、人黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同，主要經歷是否一致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結論有可靠的依據和基礎。（2）同姓異名或異姓同名，這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相向之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。（3）一人多名，有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名（或叫小名），上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等，如果不認真辨認，就很容易使一個人的檔案材料分散保管。辨別這種情況的方法有三種：第一，核對后期材料姓名欄內留用名，是否有與前期原名相同的名字；第二，清查檔案內是否有更改姓名的報告和審批材料；第三，將不同姓名的材料內容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經歷等情況是否相同。2、辨認材料的內容和作用。（1）看內容，即審核材料的內容是否與該人員的問題有關，比如政審材料中所反映的內容與該人員的結論是否有內在聯系、是否是結論的依據。（2）看用途，例如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰。如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所證明他人問題的材料，由于它的用途不是讓明該人員的，所以不該歸入該人員檔案。
二、判斷材料是否屬于人事檔案
一個人的檔案材料包括人事檔案內存的材料及非人事檔案內容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業務考績、案件等檔案內容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉送有關部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內容的材料另加處理。下面是一些常見的人事材料：1、政審材料，審查結論、復審結論、甄別結論或決定，通知、批復、組織批注意見，帶結論性的調查報告，證明材料，本人交代和本人對組織結論簽署的意見和對有關問題的主要申訴材料。2、紀檢案件材料，處分決定、批復、通知、調查報告、復查、甄別、決定，個人檢討、申訴，本人對處分決定簽署的意見的復制件或打印件。3、任免、調動材料，職務任免、調級、出國人員審查材料、調動登記人、調級審批表、出國人員審查表。4、入黨入團材料，入黨志愿書、入團志愿書、入黨申請書、入團申請書（也括自傳材料）、轉正申請書以及入黨入團時組織上關于其本人歷史和表現以及家庭主要成員、社會關系情況的調查材料。5、司法案件材料，判決書復制件及撤銷判決的通知書。6、晉升技術職稱、學位審批表以及業務考績資料，晉升技術職稱、學位審批表，技術人員登記表，考試成績表，業務自傳，技術業務方面的個人小結以及組織評定意見，創造發明和技術革新的評價材料，考核登記表，重要論文篇目和著作書目。7、獎勵材料，授予先進模范稱號的決定、通知、批復、授勛申批表、事跡材料。8、考核及考察材料，組織正式的考核、考察材料，考核登記表。9、離退休材料，退休、離休審批表和有關工齡、參加革命工作時間的調查審批材料，個人申請材料。10、履歷、自傳或鑒定材料，各種履歷表、登記表、本人或組織寫的個人經歷材料，本人寫的自傳，以及各種鑒定表。11、其他材料，個人與的思想、工作、學結或檢查，近期的體檢表，殘廢登記表，死亡報告表，悼詞。
三、判斷材料是否真實、準確
人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其辭，由此要求人事檔案資料所記述的內容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發現內容不屬實、觀點不明確、言詞不達意或詞義含含糊的情況，應立即退回原單位重新改正。
四、判斷材料有無重復
要保持人事檔案的精練，重份材料或內容重復的材料必須請出。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以清出。
五、確定材料是否有保存價值
歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業務能力、工作成績、專長愛好等方面情況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模梭兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內容不真實、不淮確其至誣蔑陷害等材料更不能歸入。
檔案工作是一項細致的工作，容不得馬虎，這就要求工作人員按要求和規定來處理檔案，杜絕錯誤。
作者單位：伊春職業學院綜合檔案室
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認識檔案管理的安全問題一直備受相關工作人員關注，面對信息化時代網絡安全等方面的影響，如何提高安全管理水平，還需要認真分析存在的安全因素，這樣才能以此為基礎，重視對應策略的提出，實現網絡檔案管理過程中的安全保密工作高效率完成，以此推動檔案信息化建設檔案信息水平，也給人們提供更加安全可靠的檔案信息利用空間，下面具體分析：
1.人事檔案信息化建設現狀及存在的安全保密問題
1.1安全保密意識薄弱
目前，一些單位認為人事檔案工作不是工作的重中之重，是一項輔工作，在思想上還沒有引起足夠的重視，安全意識往往不夠。在進行檔案信息化建設時，對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性、存儲材料及載體的易損毀等問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失，導致檔案信息的泄密。
1.2管理規章制度不健全
人事檔案資料的管理工作需要由多位同事共同合作，既能保證大量信息存儲的安全，又可以在使用的過程中縮短調取時間，提高利用價值。多數資料信息內容豐富，但管理者個人管理意識不強，或不按照人事部門的相關規定進行管理，直接導致資料內容不完整或資料滯后的狀況發生，讓原有的人事檔案資料的利用價值降低。建立完整的規章管理制度，確保人事檔案管理人員對重要信息加強重視，不可以因個人疏忽而導致數據前后不一，最終讓資料失去利用價值。
2.人事檔案信息化建設中的安全保密措施
2.1提高安全保密意識
管理人員應加強對保密檔案資料的管理。資料的管理工作是一種輔工作，要求管理人員在思想上足夠重視，才能確保資料信息的安全。為節省資料保存空間，加快資料的調取和使用速度，建立電子檔案保存庫，既能降低人工成本，又能避免占用過多的儲存空間。電子文件在保存的過程中，應不斷對保存檔案進行更新，確保最新版本可以滿足資料的存儲和使用需求。提高資料的可讀性，并針對易損毀或丟失資料加強保護，以免重要的機密或寶貴檔案資料丟失，對人事工作造成影響。資料管理系統的完善，需要從事其工作的人員加強重視，并不斷提高對資料的安全保密意識，讓資料的調取、使用和保管等過程不會出現意外，提高現有人事資料的利用價值。
2.2強化人事檔案數據庫安全管理
網絡系統的不斷升級，是保證人事檔案信息數據庫系統安全的重要手段。利用現代信息化技術，加強對人事檔案的管理，并可以做到高效、快捷的調取和使用人事檔案信息，避免出現管理上的安全隱患問題。首先，檔案管理人員應加強對資料的調取和完善，在對重要信息進行傳遞、加工和補充的過程中，應提高安全意識，并具有篩選可利用價值信息的能力，讓完善以后的人事檔案信息具有更多的使用用途，保證人事檔案資料的真實與完整。其次，在利用網絡對人事檔案資料進行管理的過程中，應確保網絡系統的安全。不斷對現有的管理系統進行升級和維護，避免被外界電腦病毒或黑客入侵，提升現有安全防護軟件的維護能力，是保證人事檔案資料完整的基礎。最后，人事檔案管理人員應簽署保密協議，在他人進行檔案資料調取和使用時，同樣需要簽署保密協議，如有違反，應按相關規定進行賠償或處罰。為避免檔案資料的安全性和保密性降低，及時對現有系統進行更新和維護，并聘請專業的電腦維護人員，研發獨立自主的電腦防火墻，提高資料的安全性，讓資料的使用、存儲既快捷方便，又安全可靠。定期對人事檔案數據庫系統進行更新和維護，保證人事檔案數據的完整和安全。
2.3加強對信息介質的管理
對平時不用的密碼、密鑰或有關載體應配備保險柜或密碼文件柜存放。對的各種介質載體標明密級標志，進行登記注冊并有專人管理。工作需要攜帶載體外出必須經單位領導批準，并采取有效措施確保載體的安全。計算機硬盤及其他設備發生故障需要請社會上的人員維修時，應有人在現場監督進行，需要更換器件的，原器件中屬有存儲記憶的功能的不得帶走，應由本單位按規定銷毀，與非介質不能在與非計算機上交叉使用。
2.4規范管理制度，健全管理內容
為提高對現有資料的利用效率，也為了保證人事檔案資料的安全，將紙質資料輸入電子檔案存儲庫中，可以節省紙質檔案的存儲空間，降低人員成本和物質消耗，又能提高現有檔案的利用率。在對重要檔案進行調取和使用的過程中，相關人員應提供有效憑證，并按規章制度進行資料的調取和使用，使用完畢后應在一定時間內歸還，并填寫使用途徑和使用時間。不完善、不健全的規章制度，將直接導致信息的外露。對現有人事檔案信息管理程度不足，會制約人事檔案的利用率，對人事檔案等相關工作造成影響。
綜上所述，不難發現，只有健全的管理制度和規章制度，才能保證人事檔案資料的安全，并在最短時間內提供最有效的人事檔案數據，讓重要信息不被損毀和遺漏，并讓機密信息在重要場合發揮巨大的作用。結束語綜上，在檔案信息不斷發展前提下，人們越來越重視檔案管理過程中的安全性，同時，在檔案安全保密工作實施階段，要結合本單位具體情況，制定更加細化的工作內容，這樣才能做到因地制宜，才能結合實際與時俱進，相關管理人員更要充分提高認識，以此推動檔案管理效率，也為國家以及個人提供安全、有效的的檔案服務。
參考文獻：
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二、開放式管理模式
（一）開放式管理模式的含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的―種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關。這種模式的含義有以下四點。
第一，人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。
市場經濟的建立，產生了許多經濟組織形式，這對人才的吸納、流動與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制度應運而生，使人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
第二，人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜吐。
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單―，僅限本機構人員，內容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也是豐富多樣。
第三，利用者對人事檔案需求的多樣性。
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才、選拔合格式優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用者用途等多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用。但人們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
第四，人事檔案管理方式和服務方式的開放性。
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度;與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式，可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
（二）人事檔案開放式管理模式的意義
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，即便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理、與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化和開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
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檔案對醫療工作者的意義
醫務人員的業務檔案是醫務人員本人在臨床醫療工作中形成的反映工作過程、職稱職務、科研成果的文字材料，這是醫務人員自身價值的一種體現，也是用人單位在選用人才時的一個考量資料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。其實在日常工作中，工資調級、職務晉升，專業技術職稱評定都是以本人的檔案材料為憑據。如果自身檔案有著很大的不確定性，比如參加工作時間、出生年齡不確切，就會給制定工資標準和退休時間帶來麻煩，事實上也是給自己帶來許多不必要的麻煩；還有的檔案缺少干部任免表和相關的考察考核材料，晉升職務就無憑據，甚至參與考試考核的資格都無從說起。檔案還是組織人事部門全面考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據，試想如果一份檔案中各項材料漏洞百出自相矛盾，即使考察對象有極高的素質，組織部門也是難以著手錄用的。因此，醫務人員業務技術檔案、人事檔案的收集管理和開發利用不僅僅對醫務人員有提供信息的作用，對促進醫院醫療、教學科研以及干部選用也具有十分重要的意義。
如何提高對人事檔案的重視
1提高認識，加強專業隊伍建設與管理
檔案工作者多為兼職人員，一人分管多項工作且人員流動頻繁，不利于檔案工作的穩定[2]。領導應重視人事檔案工作，設定專人管理，建立人事檔案管理達標升級考核機制，推進人事檔案規范化建設，比如使用計算機管理。隨著現代企業制度的建立與信息化的發展，檔案工作正在由以手工為手段、以實體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內容為對象的檔案管理轉變[3]。定期組織舉辦人事檔案工作者技術學習，完善新知識和有關知識的補充，使人們對檔案工作人員的工作認識不再是抄一抄、寫一寫、借一下、收一下，提高了專業檔案管理人員的素質也就必然提高了檔案的質量，使檔案的信息收集全面準確，真實反映出衛生人員的德能績勤，也就凸顯出了檔案的意義，使人們對于檔案的價值不再小視。
2加強檔案保護設施，提高檔案質量
隨著“大部制”改革的實施和“大機關”的發展趨勢，辦公用房嚴重不足[4]，檔案用房就更加緊張。目前大多醫院人事檔案硬件保護方面設施陳舊落后，很多檔案庫都是廢棄的庫房改建，防火、防潮措施幾乎全無。部分檔案紙張損壞嚴重，字跡模糊不清，紙張殘缺不全，完全失去提供信息的價值，變成無任何參考價值的廢紙，直接影響到檔案的完整性；更有甚者，調閱紀律沒有得到嚴格執行，檔案室可隨便進出，檔案也可隨意翻閱，使檔案的機密性完全喪失，甚至發生檔案被改動或者丟失的情況。所以，加強檔案保護硬件設施，建立獨立規范的檔案室，實現人事檔案管理工作規范化勢在必行。同時，嚴格阻止虛假材料進檔，對不符合要求的材料堅決退回，手續不全的材料要及時補辦，保證人事檔案的權威性、準確性、真實性，不斷提高人事檔案質量，全面反映出個人能力。
篇7
一、事業單位人事檔案管理中存在的主要問題
1.對檔案管理不夠重視。在部分事業單位的人事檔案日常管理中，存在著一些領導不重視人事檔案管理的現象。傳統的人事檔案管理觀念認為，人事檔案管理的內涵就是信息的有效可查。并且，相當一部分工作人員也認為人事檔案只是簡單的收集材料、整理、裝訂、保管，沒有更多的用途，因此使得很多檔案管理人員養成了散漫、安于現狀的思想，普遍缺乏改革、創新意識。
2.缺少穩定專業的檔案管理人員。社會的發展和檔案管理的革新對檔案工作者素質和文化程度也提出了更高的要求，但是在現階段的檔案管理人員普遍學歷低，檔案專業的工作人員更是少之又少。由于檔案管理比較清閑，常常由即將退休的工作人員或者其他工作人員兼職。因此，檔案管理工作人員變動頻繁，并不穩定，缺乏對檔案管理的深刻認識，使得人事檔案管理難以得到更大的革新和突破。
3.檔案管理基礎設施落后。現階段大部分的事業單位所采用的人事檔案管理辦法和技術手段都很陳舊，距離現代化管理的水平還相差很遠。主要表現在沒有規范的檔案室和先進的信息技術。面積、溫濕度等指標也遠遠達不到檔案室標準化的要求，直接使得檔案管理現代化難以正常實現，并在一定程度上給人事檔案的長期保存帶來了隱患。部分單位則是缺乏計算機技術方面的人才，使得一些現代化的管理設施處于癱瘓狀態，浪費了資源。
4.缺乏健全有效的檔案管理制度。由于人事檔案管理制度的不健全，使得一些單位無法制定適合自身實際、合理有效的實施細則和規章制度，并且不能及時系統地收集相應的檔案管理材料。長此以往，直接導致事業單位人事檔案信息失真的情況。
二、事業單位人事檔案規范化管理的策略
1.加強對檔案管理工作的重視。提高認識，更新相關領導和檔案管理人員對檔案管理工作理念，將人事檔案管理工作的規范化放到事業單位人才隊伍建設的高度去認識和思考，堅持和履行人事檔案管理工作的原則并進行督導、檢查。通過這樣一種方式來全面系統地更新大家對于檔案管理工作的認識和定位，切實做好事業單位人事檔案管理的規范化工作。
2.提高檔案管理人員的綜合素質。在現階段的事業單位人事檔案管理中，絕大部分的工作人員學歷并不高，專業職稱和檔案專業畢業的工作人員更是寥寥無幾，這在一定程度上直接影響了檔案管理的綜合質量，使得檔案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事檔案管理人員的基本素質和業務能力，培養檔案管理工作人員多層次、多形式的業務技能，是做好事業單位人事檔案管理的迫切要求。
3.完善基礎設施建設。事業單位人事檔案管理變革的目的在于實現檔案管理的規范化和現代化，這就要求具備實現這一目標的基礎設施。按照檔案規范化管理標準，檔案室需要具備通風、采光、防潮、防蟲、防火等條件。除此之外，還需要配備必要的計算機、掃描儀等現代化的基礎管理設施，從而達到提高工作效率、利用信息化達到檔案規范化管理的目的。
4.規范完善檔案管理規章制度。加強事業單位人事檔案規范化管理，首先要明確檔案管理工作和檔案管理人員的工作職責，使得人事檔案管理做到有理可依，有理必依。《檔案法》的公布和實施為事業單位人事檔案管理規范化提供了有力保證和依據，根據《檔案法》對規范檔案管理的相關要求和標準，制訂更為詳細、完善、靈活、科學、合理的“規章”和“制度”等細則。
總而言之，檔案管理工作想要得到不斷的發展，必須要在保證和鞏固現有成果的基礎之上，堅持實行人事檔案管理的規范化的探索和改革精神。另外，還要不斷豐富和培養人事檔案管理工作人員的科學文化水平，提高相應的管理能力和業務處理能力，完善制度，使檔案管理改革的成果成為推動檔案管理規范化的不竭動力，為檔案工作的科學化和現代化做出貢獻。
參考文獻
[1]安勝男.淺談人事檔案管理存在的問題及改進對策[J].黑龍江檔案，2010，3
[2]章華艷.關于高校人事檔案建設的思考[J].南昌高專學報，2002，1：43-45
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1.不夠重視信息安全建設
傳統型的檔案管理會產生泄密的狀況，并且黑客、電腦病毒的侵入，使得檔案的安全性遭到了極大的威脅。
2.落后的人事檔案管理方式
當下的高校人事檔案管理中，無法有效的應用計算機技術，所應用的一部分硬件在配置上會顯現出落后的趨勢，需要不斷的提升現代化的管理水平。此外，還存在較低的信息化檔案管理，缺失無紙化的閱檔體系，不能夠和信息化的管理需求相符。
3.缺乏綜合素質型管理人才
現如今，大部分的高校人事檔案管理人員，因為對知識的嚴重缺乏，限制了管理人員的業務水平，對檔案信息利用的深度有所影響，同時對檔案利用率上也會直接受到影響。一方面能夠對業務知識精通，另一方面又對計算機管理了解的人才較為缺乏，導致人事檔案的創建受到延遲[2]。
4.不夠深入的檔案資源開發
因為開發檔案信息資源的意識薄弱，對信息的內在意義不能夠得到有效的發揮，局限了人事檔案資源的有效利用，與檔案管理發展規律的相關需求不能夠有所適應。在保障信息安全的條件下，怎樣強化檔案資源的利用，成為了高校檔案管理的重要課題。
5.較差的信息數據庫質量
高校人事檔案信息的數據庫是進行檔案管理的重要組成部分。現如今，大部分高校中，人事檔案數據庫在建設過程中會產生或多或少的問題，例如：形式化的應付了事、將較為基本的數據臨時性錄入、不夠完整的數據體系等。還會存在審核環節的忽略，不能夠根據自填的內容進行檔案的錄入，以及不夠準確的檔案數據。其中數據還會存在不夠新穎的局面，導致數據庫的質量方面不能夠得到確保，將檔案信息的可信度和使用效率降低。
二、高校人事檔案信息管理所存在問題的解決對策
1.檔案信息數據的管理需要嚴格關注
安全管理檔案信息方面，擁有的信息化程度在較高的情況下，就更加要多角度統籌檔案的信息安全與實體安全。也就是要將保密意識相應樹立，實施優質的信息技術方法，有效將數據的加密技術提升，有效根據制度進行檔案管理，合理的將泄密、失密狀況有所防范。針對較為縝密的檔案材料，提倡實施紙質文件和電子文件的共同歸檔，對于系統服務器的管理一定要和計算機等信息網開展相應隔離，并要在數據庫當中將備份做出，從而將檔案信息安全有所保證[3]。
2.建設檔案信息化管理團隊需要強化
建設檔案管理團隊在檔案管理方面是非常核心的成分。不同形式的檔案部門需要嚴格關注觀念的不斷更新，關注培訓檔案管理隊伍的綜合素質，尤其需要強調的是信息安全、網絡技術、計算機技術等要素的提升，也就是要對人才成長的規律要有所遵守，引用、培養高校人事檔案人才，對擁有潛質的青年人才更要相應挖掘，用最快的速度培養出一批遵守制度、堅持原則的管理團隊。在進行系統維護和開發的過程中，若擁有綜合素質型人才，能夠在一定程度上給予檔案信息化管理有效的人才支撐。
3.檔案信息化建設需要加大投入力度
對于高校的人事檔案管理和建設工作需要嚴格關注，要把工作的進展融入到學校的預算以及議事日程中，同時要強化檔案信息的設施創建，并將經費投入增強，對信息的技術設備妥善添加，從而將人事檔案的網絡化、信息化管理系統建立健全，并建立起檔案網絡的應用型平臺，對信息的傳輸、加工、存儲、收集等環節要加大其相關力度，同時對現代化建設和檔案信息化加快開展[4]。
4.對檔案信息的數據庫建設標準要有所規范
檔案數據中的真實性、完整性以及標準化，會直接影響到數據庫的總體質量，同時能夠讓信息化轉化為網絡化的共享模式。同時，有必要對檔案信息的技術保護、安全傳輸等問題嚴格解除，并對人事檔案材料的相關歸檔和收集不斷強化，就能夠將檔案的著錄有所規范。通過數碼照相、計算機掃描等方式，能夠在建設全文數據庫以及目錄數據庫方面加快速度，還會將開發進程和人事檔案的數據化建設不斷加快。
三、信息時代高校人事檔案安全管理的現實意義
1.能夠永恒的保護高校人事檔案載體
最為傳統型的證據材料就是紙質的人事檔案載體，其中所記錄的主要內容，會與高校教職工的個人發展有著密切的聯系，具備著法律性、證據性等特點，在處理人事糾紛、工資晉升、評審職稱方面都會擁有一定的參考作用。所擁有的必要性展現出其使用的較大頻率，因此對人事檔案紙質的載體需要嚴謹的保存。那么，最為便利的方式就是運用檔案信息化建設作用在利用率頗高或者易損的紙質檔案中，會將人為的磨損情況有效減少，便于利用和保存紙質人事檔案載體[1]。
2.能夠對高校人才的潛在優勢充分開發
高校人事檔案的管理，主要是高校教職員工作業績、業務能力、品德作風、政治思想等方面的實際寫照，能夠反映出個人的綜合素質與成長經歷，是作為主要的憑證存在的，同時也能夠在挑選干部中作為具體的依據，是高校建設師資團隊以及人才開發的重要資源。對高校人事檔案進行信息化的管理之后，利用相應的檢索方式，能夠有效的對數據信息有所樹立，在有效的分析之后能夠成為直觀的信息分析圖表。
總結：
信息化在當今社會占據著重要的地位，對高校人事檔案的信息化管理變得尤為重要。進行充分的管理一方面能夠創新傳統型的人事檔案管理，另一方面還能夠和高校人事制度信息化的發展需求相符。要力求做好檔案信息的利用和開發，從而將自身競爭力有所提升。
參考文獻：
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人事檔案管理工作是一項平凡瑣碎的工作，不直接產生經濟效益，更不容易干出工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領導對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，認為人事檔案工作無非就是“修修補補、抄抄寫寫、查查看看”的事務性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家”，缺乏應有的專業知識。許多用人單位尤不愿在人事檔案管理方面投入人員和財力。許多畢業生意識不到檔案的重要用途，工作后流動性強，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學校或人才交流中心置之不理，導致大量“死檔”。
由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導致人事檔案管理工作常常處于被動應付狀態，難于充分發揮其服務功能。
2.檔案管理內容不能與時俱進
目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個人履歷、自傳、鑒定考核、學籍和職稱、政審情況、黨團關系、獎勵與處分、職務任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個人的歷史面貌和靜態情況，很難全面、完整地將個人的特點和才能表現出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德能勤績廉表現、具有長期查考價值的材料（如年終測評分數、個人特長、信用記錄等）未能及時補充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進行全面深入的考核，對用人單位的參考價值也就非常有限。
3.檔案材料不夠規范
一是檔案材料沒有及時更新，造成材料缺失現象嚴重。現代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責任心不強，檔案轉出和轉入單位檔案管理人員缺乏溝通協調，沒有及時提供新的材料，造成很多檔案材料不連續，出現空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現象較多，影響檔案的保存。
4.檔案材料失實現象嚴重
有些檔案材料如考核鑒定、個人總結、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優點，不寫缺點，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實事求是地反映一個人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來發現的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當前人事檔案誠信缺乏的嚴重程度。這些現象，嚴重影響了檔案的權威性和公信力。
5.檔案管理的信息化程度不高
大多數單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱、職務等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進行檔案管理，沒有實現檔案數字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實現資源共享。
二、加強人事檔案管理工作的對策
1.加大宣傳培訓力度，真正重視人事檔案管理工作
領導干部要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強，保密意識強、兢兢業業、甘于奉獻的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進行專業、系統的培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作并掌握檔案管理方面的相關軟件應用技術。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業素質。
同時，要向廣大企事業單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續性。向各單位員工和高校畢業生宣講檔案在就業、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現象。
2.完善豐富檔案內容，提升檔案利用價值
在檔案內容上，要與時俱進，除了現行規定收集歸檔的材料外，還應逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機制，收集平時工作業績材料（包括工作實績、獲得獎勵、科研成果、培訓學習等）、個人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽記錄等）、繳納養老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等，提升人事檔案的社會服務功能。
3.統一檔案材料要求，促進檔案材料規范化
一要規范檔案材料收集途徑、內容、時間，確保及時歸檔、更新；二要督促用人單位和相關部門及時收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴格把關，規范檔案材料的手續，對于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關部門和人員及時完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。
4.加大教育和懲處力度，增強人事檔案的公信力
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1、滯留在高校
如今高校畢業生自主就業，部分畢業生因沒有落實工作單位把檔案暫時留在了學校；找到工作后因身在外地或忘記等各種原因，沒有再回學校辦理檔案轉移手續。也有畢業生認為，檔案轉移手續復雜，放在人才市場每年需繳240元管理費，不如丟在學校安全省事。
2008年11月底，從"2008年高校畢業生就業工作總結會”上獲悉，目前北京市高校京外生源畢業生戶口和檔案滯留學校的達到2，2萬余名。據北京市教委的數據顯示，在這2，2萬余戶檔滯留高校的京外生源中，本科生占七成。這些學生滯留戶檔的目的明確，其中就業、考研和出國留學的超過83％。期滿后繼續滯留的戶檔數量逐年增加。超過兩年期限的達到9200余人，其中有3800人甚至已經超過了6年。
2、棄之人才市場
最近，北京市人才檔案公共管理服務中心對失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案進行了網上公示。公示檔案中，僅北京市市區就超過5000份；加上各區縣，此次公示的檔案份數超過了3.5萬份，規模堪稱龐大。2008年11月底，北京市人才服務中心有關部門負責人表示30天公示期滿后，即解除對原檔案的托管關系。
江西人才市場是江西省最大的人才流動管理機構，截至目前，該市場已存放兩萬多份人事檔案。然而，許多檔案從放進之日起就成了“死檔”。該市場工作人員介紹，有的檔案甚至已經有十幾年無人過問了。
二、大學畢業生為何漠視檔案
目前，人們的擇業模式越來越多元化，自主擇業已成普遍情況。無論是對于企業用才，還是個人擇業，已經不再受戶口和檔案的限制，不再“惟檔案是尊”，這是整個社會對于市場運轉的一種自我調控，但也引發了大量的“棄檔”現象。
1、企業不看重檔案
近幾年，隨著人事制度改革的深化，人事檔案已不再是企業考察個人能力和選拔人才的惟一標準。
現在深圳某企業工作的黃某曾說：“我換了七八次工作，從來沒有人問我檔案問題。現在企業看重的是能力，檔案有沒有，作用不大。”這代人的職業觀較以前更追求自由和個性，流動也相對頻繁，用處弱化的人事檔案便容易被輕視。
某高校畢業生曾說：“自從大學畢業后，我的人事檔案就一直放在學校，反正也用不著。很多同學都將檔案留在學校，除非有正規的接收單位才想起檔案，否則檔案就永遠地留在學校或人才市場。”還有學生喜歡頻繁調槽，在工作單位變動后，由于嫌轉檔手續煩瑣，便在流動或工作轉換中放棄了檔案。
市場經濟的發展需要生產要素的流動，人力資本的流動也是必然。市場理性對人的要求不再是個人的政治地位和政治身份，而是專業和技能。用人單位在考察人時，也必然把個人能力與企業發展結合起來，從而謀求利潤的最大化，這就是所謂的“考察檔案不如考察現實的人”。
2、對檔案的用途知之甚少
盡管檔案作用的弱化在一定程度上減少了人事檔案中不客觀紀錄現象的發生，杜絕了個人生活被他人主觀操縱的可能性，可以看作是一種社會和公眾理性的選擇。但畢竟目前是社會轉型時期，人事檔案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些剛畢業的大學生們對于檔案的用途知之甚少，不少畢業生甚至不知檔案與自身有何關系。
廣西某職業學院大四學生張某已與湖南一家公司簽訂了就業合同，現正在該公司見習。當檔案調查人員問他打算如何處置自己的檔案時，他表示根本沒有想過此事，并發出了“檔案不是存在學校嗎，還需要遷出來嗎”的疑問。
三、長期漠視檔案有何不妥
盡管檔案的作用現在有很多大學畢業生還知之甚少，但是大學畢業生無論是考公務員，還是到企業就業，或是自主創業，都應該重視并妥善安置自己的檔案，否則，將來會產生許多不必要的麻煩。
1、檔案滯留高校影響計算工齡
畢業生如果沒有及時地將檔案從學校轉出，用人單位將不能為其計算工齡。按照有關規定，未就業的畢業生，檔案放在學校期間不算工齡；須在人才交流服務中心辦理人事，中心才能為其辦理轉正定級、年度考核、檔案工資審批等手續，這樣才能連續計算工齡。學校代為保管畢業生檔案，只是延長了畢業生的擇業期，而畢業生與學校之間并不存在人事隸屬關系，學校不能為畢業生出具涉及人事關系的證明。根據相關政策規定，單位只能按應屆畢業生標準為其辦理就業手續，而工齡也就相應的從“零”開始。檔案滯留學校還將影響今后的轉正定級和職稱評定。
2、無法報考公務員
已畢業多年的饒某這段時間頗為懊惱，年前他本來打算報考國家公務員。但當年畢業時他沒有理會自己的人事檔案，結果人事檔案被學校轉回原籍，自己也渾然不知。由于和原籍檔案管理部門從未聯系過，這幾年他的人事檔案上沒有任何新增記錄，導致沒有地方及時給他出具報考公務員的政審材料，考公務員的事也因此落了空。
3、落不了戶
孫某4年前畢業于遼寧某學院，不久前跳槽去了南寧一家房地產咨詢公司。然而，讓她郁悶的是，到南寧上班，沒想到才過了幾天她就不得不飛回遼寧調檔案。原因是公司要幫她落戶口，而她一直不知道沒有檔案就落不了戶口這個道理。聽孫某講述說，她大學畢業后，把檔案放到人才市場，第一年交了幾百元的檔案管理費，后來逐漸覺得檔案對自己沒什么用，就再也沒有理會過，再到后來根本就忘了有檔案這么一回事，直到遷移戶口要用檔案，才知道它的重要性。
4、辦不了身份證
劉某幾年前從某職業技術學院畢業，當時他揣著檔案輾轉于沿海各城市打工，沒有及時將檔案掛靠在人才市場。今年因為需要辦理第二代身份證，這才想起，戶口從學校轉出后一直沒有落戶。為此，小金在省城和原戶籍所在地的派出所折騰了近一年，費了諸多周折，可至今手續還沒能辦好。
人事部門一負責人曾經在一次訪談中指出，現在很多以檔案為依據的個人證明等手續還是繞不開檔案這一關的，如：工齡、研究生考試、公務員考試、職稱申報、養老保險辦理以及出國、結婚生育等都離不開檔案。
四、大學生畢業后檔案該何去何從
隨著越來越多的大學畢業生選擇進入私企或者自主創業，“棄檔”現象也越來越突出。如何妥善處理自己的人事檔案，成為這一群體必須面對的問題。
目前，我國的人事管理實行雙軌制：一種是用人單位直接管理職工檔案；一種是縣級以上人才市場人事檔案。這兩種是平行運行、且能對接的制度。也就是說，假如你畢業后進入私營企業工作了兩年，再考上公務員進入國家機關，你的工齡是從你的檔案進入人才市場的時間開始算起。換句話說，是從進入私營企業工作的時間開始計算。因為檔案放在學校只是學籍檔案，轉到人才市場才成為人事檔案，才能證明你進入社會參加了工作。 那么，大學生畢業后檔案該如何妥善處理呢?專家介紹，對于畢業后找到接收單位的學生，檔案可以直接轉到單位或者單位主管部門，如果單位不接收檔案，畢業生可以將檔案存入當地人才市場，由其進行代管。對于畢業后沒有找到接收單位的，最好是將檔案轉入下列部門之一。
1、生源地人事部門
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這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才世界秘書網版權所有,的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
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隨著信息技術的發展與社會經濟的發展，人們對計算機系統在人事檔案信息化管理中應用效果的關注度變得越來越高，這給人事檔案的管理工作帶來了很大的挑戰與機遇。因此，在新時期加強對計算機系統在人事檔案信息化管理中應用的研究，是當前擺在人們面前的一項重大而又緊迫的任務。
一、關于人事檔案管理的研究
所謂人事檔案管理，就是指將人事檔案的收集、保管、整理、鑒定、統計以及利用的活動，是個人學歷、經歷、社會關系、業務能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況等多個方面的原始記錄。
但傳統的人事檔案管理主要采用手工進行檔案資料的檢索與整理，不僅不能有效地保障檔案資料的準確度與完整性，而且無形中加重了檔案管理人員的工作量。
二、針對計算機系統在人事檔案管理中應用的研究
（一）應用之一——有效提升人事檔案的利用效率
要有效提升人事檔案的利用效率，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將傳統的手工查閱人事檔案資料方式進行改革，轉換為利用計算機系統查閱檔案資料的模式，并按照檔案資料不同的用途與不同的性質進行分類；二是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于快速地調閱職工的檔案信息，了解并掌握職工在簡歷、自然情況以及德行方面的信息，為人員的升職提供專業的信息資料。
（二）應用之二——有效延長人事檔案資料的使用壽命
要有效延長人事檔案資料的使用壽命，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統將原有的人事檔案管理資料輸入計算機的數據庫中并進行分類整理，將人事檔案的原始文件進行科學化保存；二是在檢索人事檔案管理資料的過程中，需要堅持計算機信息查詢為主，人事檔案原始文件查詢為輔的原則，進而降低由于重復的調閱檔案、摘抄檔案資料信息等多項工作而對原始人事檔案文件的磨損，從而有效保障了人事檔案資料的使用壽命。
（三）應用之三——科學任免干部職工
要科學任免干部職工，需要做到以下兩點：一是傳統的人事檔案管理在任免企事業單位的干部時，更多地是采用口頭匯報加文字材料的方式，而利用計算機系統進行人事檔案信息化的管理，可以充分結合干部職工在日常工作與學習過程中的聲像與文字資料進行考核；二是利用計算機系統進行人事檔案信息化管理的操作。
（四）應用之四——有效提升人事檔案管理工作的效率與質量
要有效提升人事檔案管理工作效率與質量，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于豐富人事檔案管理的內容，使其具有極強的分析與統計功能；二是利用計算機系統對人事檔案管理進行改革，使得各種文字、數據資料轉變成各種報表、圖表以及名冊，并可以備份保存，以有效降低人工操作可能會產生的錯誤。
三、針對建立并完善人事檔案信息化管理系統的研究
（一）措施之一 —— 采取措施強化對人事檔案信息化系統的維護
要強化對人事檔案信息化系統的維護，需要做到以下三點：一是要采取措施將人事檔案的資料信息準確地錄入到計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的基礎與前提；二是要將人事檔案的核心信息完整地錄入計算機系統中，這是人事檔案信息化系統進行維護的動力與基礎；三是要充分發揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性與創造性，將計算機系統中的人事檔案信息進行實時更新，有效保障計算機系統中人事檔案信息的時效性、準確性與真實性。
（二）措施之二 —— 采取措施增強企事業管理層對人事檔案信息化管理的重視
要增強企事業單位管理層對人事檔案信息化管理的重視，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期組織企事業單位管理層參與計算機系統應用到人事檔案信息化管理中的作用與意義的培訓與教育活動；二是要加大對計算機系統與人事檔案信息化管理有機結合的研發支持力度，為人力資源管理的發展創造良好的外部環境。
（三）措施之三 —— 采取措施增強人事檔案信息的安全性
要增強人事檔案信息的安全性，需要做到以下三點：一是要根據計算機系統在人事檔案管理中的運用狀況，制定嚴格的人事檔案信息化管理制度與工作紀律以及獎優懲劣制度，對于工作態度認真、工作效率高的工作人員要給予精神與物質雙重的獎勵，而對于工作態度懶散、工作效率低下的工作人員，要給予嚴厲的處罰措施；二是要根據職工的工作地位與職權，制定人事檔案檢索信息的范圍與內容，嚴禁外網絡與企事業單位內部管理人事檔案信息的計算機進行連接；三是要采取措施對人事檔案資料管理工作人員進行網絡信息安全與保護等理論的教育與培訓，逐步提升本企事業單位內部人事檔案信息化管理的安全防護水平。
（四）措施之四 —— 采取措施提升人事檔案管理工作人員的專業素質
要提升人事檔案管理工作人員的專業素質，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對人事檔案管理的相關理論知識與計算機系統相關的技術知識進行培訓與教育，逐步拓寬他們的知識面以增強他們的專業技能；二是要定期邀請計算機系統與人事檔案信息化管理的專業人員在企事業單位開展演講與講座等活動。
（五）措施之五 —— 采取措施加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設
要加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設，首先要充分利用網絡通訊技術與計算機技術推動以多媒體與檔案全文為核心的數據庫建設，逐步推進人事檔案數字化與信息化的發展進程；其次是利用各種宣傳媒介強化對符合國家規范的人事檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為人事檔案信息的資源共享與信息交換創造良好的外部條件。
結語
人事檔案管理作為企業事業單位人力資源管理中的重要內容與手段，在提升企事業單位的人事管理水平與用人質量等多個方面發揮著至關重要的促進作用。但傳統的人事檔案管理已經不再適應當前市場經濟的發展。因此，利用計算機系統對人事檔案管理進行信息化改革，有助于降低人事檔案管理工作人員的工作量與時間，提升人事檔案管理的質量與水平。
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1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、特點
1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、意義
