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在全國檔案系統內樹立“大檔案”的觀念，即國家檔案資源體系既包括國家檔案館已經和準備接收的檔案，也包括各級國家檔案館尚未和不準備接收的檔案，既包括黨政機關、團體、國有企事業單位的檔案，也包括民營企業、各種經濟與組織以及家庭的檔案；既包括“紅頭文件”之類的檔案，也包括大量的各類專門業務檔案；既包括反映黨和國家重點工作及各單位基本職能的檔案，也反映個^各方面權益的檔案；既包括紙質檔案，也包括錄音、錄像、電子等磁介質檔案，從而全面收集、全面管理。2011年開始，國家檔案局調研起草“專門業務檔案框架體系”，規范業務檔案的歸檔與管理。各級國家檔案館也同時擴大接收范圍，調整接收時限，以民生檔案資源為重點，進一步豐富檔案內容，完善館藏結構。《基本目錄》的出臺就是全國檔案事業發展“十二五”規劃的一個部分。
三、“求基不求全、求熟不求新、求實不求理、求高不求低、求穩不求急“是《基本目錄》的編制原則。所謂“求基不求全”是指現在檔案的種類越來越多，《基本目錄》只列入“最基本的”國家級專業檔案目錄，就是各項事業發展和人民群眾基本需求必須建立的檔案種類。第一批50種里面就包括早期的專門檔案，如上世紀50年代就出臺了有關會計檔案的管理規定，最早的是1956年財政部、國家檔案局首次出臺的《預算會計帳簿、憑證、報表保管銷毀暫行辦法》。改革開放后，80年代出臺了一大批專門檔案管理辦法，如地名檔案、藝術檔案、審計檔案、人民法院訴訟檔案、人民檢察院訴訟檔案、商標檔案、公證檔案等。新世紀之后，又有普查檔案、社會保險業務檔案等一大批專業檔案管理辦法出臺。“求熟不求新”就是強調已經成熟的專業檔案列入《基本目錄》，如婚姻登記檔案、城建檔案、氣象檔案等；這里還包括經過多次修訂的許多專業檔案管理辦法，如會計檔案、藝術檔案、訴訟檔案等。列入《基本目錄》的，有些是一直就存在，需要制定管理辦法進一步規范的，如病歷檔案、地質檔案。“求實不求理”就是強調在實際工作中已經存在，可能在邏輯關系上不一定完善。如公安業務檔案與戶籍檔案，按邏輯上的從屬關系戶籍檔案應屬于公安業務檔案的一種，沒有必要單列，但戶籍檔案在基層公安派出所一直是獨立存在的，不僅數量大，而且保存時間長，與其他公安業務檔案存在明顯的不同特點，“戶籍檔案”一詞也已應用多年，深入人心，因此在《基本目錄》中將戶籍檔案單列。城建檔案與房屋產權登記檔案也是類似情況，許多地方既有城建檔案館，同時也存在房地產檔案館。“求高不求低”是指在《基本目錄》中有些內容強調由較高類目的檔案綜合出臺，不單一出臺，如社會保險業務檔案就包含了養老、醫療、失業、工傷、生育等多個險種內容，不再單一出臺醫療保險檔案的管理辦法。現已出臺的一些專業檔案管理辦法經過一定時間運行，在一定時期后經過修訂可以合并，如城鄉居民最低生活保障檔案，傷殘撫恤人員檔案、殯葬服務單位業務檔案等可以合并為民政業務檔案。“求穩不求急”是指《基本目錄》的編制力求穩妥。根據《基本目錄》編制前的調查，我們了解到現實中存在大量不同種類的專業檔案，粗略統計就有300余種，這其中許多還需要進行大量的甄別、論證工作，不能急于求成，我們將分批推出，這次《基本目錄》的50種，都是最成熟、爭議最少的專業檔案。
第一批專業檔案大部分是比較成熟，或是原來已有，或是剛剛修訂過的，如2006年新修訂的《婚姻登記檔案管理辦法》，就創新地提出保管期限為100年；2010年國家廣播電影電視總局與國家檔案局新修訂的《電影藝術檔案管理規定》，為適應電影體制的多元化，提出向電影資料館移交檔案，給予一定的補償。有些是需要或計劃要修訂的，如會計檔案；有些以前已有專業主管部門制定的管理辦法，現在要專業主管部門與國家檔案局聯合制定管理辦法；有些是在基層已經存在，群眾生活也急需規范管理的。
四、《基本目錄》的出臺，將引領、規范專業檔案的管理，加強專業主管部門和檔案行政管理部門進一步合作，加大對重點專業檔案項目的監管力度。《基本目錄》對當前檔案工作也提出了具體工作要求：中央國家機關各專業主管部門應根據本目錄會同國家檔案局負責編制相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。在國家出臺相應制度前，各省級機關專業主管部門可以會同省級檔案行政管理部門編制本地區的相應種類的專業檔案歸檔范圍和管
理辦法。要求對于已有管理辦法的專業檔案，超過5年的，專業主管部門要啟動審查程序，需要修訂的，分批進行修訂。
各級檔案部門應積極聯系、協商、推動專業主管部門聯合編制相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。各級檔案部門尤其是省級檔案行政管理部門，在國家出臺相應制度前，要積極探索、總結本地區已經出現的專業檔案種類，會同專業主管部門編制本地區相應種類的專業檔案歸檔范圍和管理辦法。實際上，以前出臺的管理辦法，也是地方先出辦法，國家總結地方經驗，再出臺國家辦法。如社會保險業務檔案，就是總結了天津、山東、浙江、上海、廣東等地的經驗，再由人力資源社會保障部與國家檔案局制定《社會保險業務檔案管理規定(試行)》。同時，也是為了更好地發揮地方在這方面工作的積極性、主動性。而且許多專業檔案只產生在地亢最終也主要是移交給地方國家綜合檔案館保存，中央、國家機關并不一定形成這方面的檔案，檔案的產生和利用主要在基層。
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(二)區縣專業檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。
2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。
4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。
存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。
二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。
2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。
(二)設計專業檔案歸屬流向的原則
規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶
區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，
部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。
2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作
專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。
(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。
(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。
三、加強專業檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業檔案監督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。
普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。
2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。
要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。
(二)關于專業檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。
1、設立若干專業檔案館
專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。
目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。
2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。
目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。
可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。
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專業實踐教學體系有廣義和狹義之分。廣義的專業實踐教學體系是由專業實踐教學活動的各要素構成的有機聯系整體。具體包括實踐教學活動的目標、內容、管理和條件等要素。狹義的專業實踐教學體系則是指專業實踐教學內容體系,即圍繞專業人才培養目標,在制訂教學計劃時通過合理的課程設置和各個實踐教學環節(實驗、實習、實訓、課程設計、畢業設計、創新制作、社會實踐等)的合理配置,建立起來的與理論教學體系相輔相成的教學內容體系。通常在教學中我們對專業的實踐教學是從狹義來理解的,也就是說與理論教學相對的實踐教學[1]。每次實踐教學的經驗與成果對以后的實踐教學和系部學科建設都具有重要意義,因此,建立實踐教學檔案是必不可少的。
眾所周知,信息化已是當今世界經濟和社會發展的大趨勢,它在各個領域展現出其獨特的魅力,成了現代社會和現代生活不可缺少的工具。實踐教學的檔案管理也應該與時俱進,實現實踐教學檔案管理的信息化,充分發揮其為專業的師生服務應有的作用。
一、專業實踐教學檔案管理信息化的重要性
實踐教學檔案管理信息化是指運用現代化信息技術加強高校實踐教學檔案資源的收集、整理、開發和利用,是同一種教學信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程[2]。將信息技術應用于高校教學檔案管理的各個環節,采用計算機技術處理和保存檔案信息,利用計算機網絡技術提供更好的服務方式,進一步提高檔案的利用價值,為高校的教學改革服務,已經成為教學檔案管理必然的發展趨勢。伴隨著信息量的不斷遞增,如何利用信息技術提高教學檔案管理工作效率,創新高校檔案管理模式,是高校檔案管理工作者應當關注的問題。
1.實踐教學檔案管理的規范化能促進教學的日益規范化。信息技術強大的數據儲存功能和完善的數據庫系統為教學檔案管理的高效、規范、準確與安全提供了可靠保證,大大提高了檔案管理工作效率。實踐教學檔案信息化管理有利于將各種實踐教學資料按照教學管理目錄進行分檔歸類管理,特別是電子數據的易保存、易核對的特點,有利于對電子數據進行及時更新和修改,保證整個實踐教學資料規范管理。同時有助于檢查實踐教學及其活動過程的工作是否完善,對現在的理論教學進程起到隨時的監控作用,并根據監督的結果進行及時的補缺填漏、揚長去短[3]。
2.實踐教學檔案的充分利用,能豐富專業的教學內容和教學手段。完善的實踐教學檔案管理的信息系統,能夠滿足學生、學校和社會不同群體對檔案的需求,只要權限許可,通過檔案的信息檢索、查找,就能實現高校教學檔案資源的共享。將各種資料、數據以電子數據的方式存貯,并借助電腦進行加工整理,加大了教學內容信息量,同時可以將各種動作和要領攝錄下來,借助現代化的多媒體視頻技術和網絡工具向學生展示,使整個枯燥的講解變成了精彩的多媒體演示。將室外教學和室內教學、現場演示和視頻展示有機地結合起來,滿足學生對現代職業技能學習的要求。
3.加強實踐教學檔案管理有助于培養學生的職業能力和創新能力。專業實踐教學檔案管理有助于培養學生的職業能力和激發創新精神,是培養學生創新能力的有效形式。如學生在酒店實踐教學環節中,從親自動手的過程中,掌握了基本技能的操作手段,加深了對理論知識理解和實際操作的應用,提高了他們的實踐操作技能水平,就可以自覺地去發現問題,對酒店服務實踐中出現的問題提出大膽的猜想,提出解決問題的思路和見解并付諸實施,能更好的促進酒店服務業的良好發展。
二、當前專業實踐教學檔案管理信息化過程中的主要問題
1.檔案管理人員的素質不夠高,不能勝任現代檔案管理信息化的要求。檔案管理現代化需要高管理水平和高素質的專業化檔案人才隊伍。但從檔案管理人員狀況來看,檔案管理現代化意識不強,普遍缺少現代化管理的基本知識和缺乏操作現代化設備的技能,導致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上,不能從信息化的角度去提高檔案管理水平。有些地方還是停留在保存紙質檔案的基礎上,對實踐教學的檔案管理更是缺乏。另外,很少有專職的實踐教學檔案管理人員,通常是由教學秘書兼任,而檔案管理工作十分煩瑣,這自然影響到對實踐教學檔案的有效利用。
2.領導不夠重視,缺乏對實踐教學檔案建設的重要性、緊迫性缺乏認識。從現今的現狀來看,很多的學校的領導對實踐教學的檔案管理僅僅是停留在應付教學評估的層面上,通常是在評估檢查組來臨時隨便拿幾個紙質的實踐教學檔案應付評審組成員,對實踐教學檔案的重視管理程度不夠,對實踐教學檔案的信息化的更是欠缺戰略性的眼光。
3.缺乏必要的財力物力支撐。要把實踐教學檔案信息化需要有大量的財力物力的投入。首先是用于檔案信息化軟硬件設備及輔助設施的投入,但現實是用于這方面的經費緊缺,基礎設施建設無法加強,因而要實現實踐教學檔案的信息化便無從談起。另外,檔案信息不能真正實現資源共享,而且建成的數據庫在與外界網站聯網時很少從信息安全的角度考慮,未采取保密措施和檔案數據庫的信息安全管理措施[4]。
4.實踐教學的檔案歸檔制度不健全、不系統。系統、完整是實踐教學檔案工作的基本要求,只有完整的檔案材料,才能真實準確地反映歷史、延續歷史,否則只能是一些支離破碎的記憶。這些問題具體表現在,一是文件材料收集不及時,從而導致材料遺漏、材料收集不全面、不系統。二是各種教學檔案中的記錄不一致。比如,統計數據出處甚多,不一致現象嚴重。三是收集、歸檔制度未能落實到教學、科研等各個環節。如在實踐教學檔案積累中,實踐教學日志是一個重要組成部分,它能全面、準確、具體地反映教學情況,包括實踐教學課程安排的形式、實踐教學內容和效果、學生的參與程度和動手能力、實踐教學的進程、實踐教學單位反映意見、存在的問題等等。四是實踐教學檔案的編研工作滯后,很多院校根本沒有意識到這項工作的重要性。
5.許多實踐教學的檔案應當信息化的而沒有信息化或者是信息化的資源相對分散。由于工作人員的計算機技術水平參差不齊,因而存在著一些教師不能把應該電子化的檔案電子化,還有的教師對檔案電子化認識不足,沒有及時把應該電子化的檔案電子化,這就給檔案館工作人員加重了工作負擔,遲滯了教學檔案信息化的進程,甚至丟失掉珍貴的檔案資料。另外,隨著教學辦公自動化系統的建設,產生了大量的電子公文,這些都需要及時、準確、有效地被檔案管理系統所接收,但是很多教學檔案館的檔案管理系統無法與學校的整體自動化系統兼容,其結果是各部門產生的越來越多的電子文件資源分散在各個部門,致使信息化檔案接收的任務變得越來越重,那些電子文件資源不能在檔案館保存和共享。
三、實現專業實踐教學檔案管理信息化的途徑
1.在思想上高度重視,建立專門的檔案管理機構,健全相關的檔案管理信息化的制度。實踐教學檔案管理是教學管理的重要組成部分,學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中,作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先是領導要重視實踐教學檔案的信息化管理,對檔案管理工作中的實踐教學管理工作要落實到專門有人負責,同時擬定出相關的制度,便于規范化管理。專業教師應該嚴格遵循相關的制度,及時對相關實踐教學資料和內容進行信息化歸檔,要求資料翔實完整。檔案管理人員更要重視對實踐教學資料的信息化管理,明確自己的責任,嚴格按照規范和標準對相關資料進行編碼、輸入、貯存、借出歸還登記。同時對部分內容進行有效的保密工作。
2.加大對檔案信息化的基礎設施的投入力度,完善檔案信息化必要的硬件設施和軟件設施,做到檔案管理信息化裝備的現代化。加快硬件設施建設,實現裝備和技術的現代化即實現實踐教學檔案信息的數字化、實踐教學檔案工作的網絡化、實踐教學檔案管理技術的自動化[5]。
3.提高實踐教學檔案人員的專業素質。教學檔案管理人員是系部的重要資源,在檔案工作中應高度重視人的因素,必須盡快培養出既懂專業知識,又懂信息技術,具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才,為加速檔案管理現代化提供人才保障。因此,檔案工作人員首先需要提高科學素質,熟練掌握檔案專業知識,時刻關注檔案管理的新動向、新趨勢,掌握一定的檔案現代化管理知識,不斷更新管理技術和方法;其次是努力提高檔案管理人員的人文素質、政治素質和具備較強的責任感,這是做好檔案工作的根本保證。
4.利用現代化管理手段和科技技術推進實踐教學檔案管理信息化建設。抓好檔案信息化建設的基礎性工作,盡快建立實踐教學檔案信息資源數據庫。實踐教學檔案業務工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源數據庫。對于專業而言,相關技能操作與運用,實習基地的基本情況,以往學生的實踐表現等一系列的信息必須趕緊建立一個內容全面方便可查的信息數據庫,可為學校節約不少的信息搜集費用,同時將不可控因素盡量降到最低。只有加快檔案數據庫建設,盡快形成數據規模,使計算機檢索系統實用化,才能對館藏檔案信息作進一步深入開發,從而提高師生的實踐教與學的能力。當前,應重點解決信息化建設的“瓶頸”問題,廣泛開展檔案的文件級著錄標引并錄入微機,以建立檢索系統為突破口,實現實踐教學檔案信息的深入開發利用,實現實踐教學檔案由實體管理向信息管理轉變。
參考文獻:
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篇4
會議管理、事務管理和文書擬寫與處理是《秘書國家職業標準》對文秘人員的基本要求，其中檔案管理是文書擬寫與處理的重要組成部分[1]。不論是在任何企事業單位，都需要由文秘負責單位的檔案管理工作，這也是文秘工作重要職責之一。因此，高職院校開設檔案管理課的目，就應該是使學生能夠掌握檔案管理的基本知識和技能，為學生盡快適應工作單位的檔案管理工作奠定堅實的基礎。
一、教學過程中存在的問題
高職院校文秘專業在檔案管理教學過程中存在著諸多問題，主要有以下幾點：（一）高職院校專職教師的實踐經驗不足。高職院校是以培養技能型和應用型人才為主要目的的職業院校，然而文秘專業的教師大多中文或管理出身，即使是檔案管理專業的教師，也相對缺乏實踐經驗，因此，在高職院校檔案管理教學過程中較容易出現重理論輕實踐的現象。此外，多數高職院校已形成了“以講為主”的教學模式和“考試靠背”的考核模式，直接導致了學生被動的學習，難以真正將所學的知識用到實處[2]；（二）高職院校教材編制缺乏針對性。現行的關于檔案管理的教材較少，且大部分是按照國家機關、專業檔案管理對文檔的管理內容與要求編制的教材，理論化較明顯，與實際的企業檔案管理差距較大[3]。同時，高職院校使用的教材注重實踐的內容較少，這也在一定程度上降低了教材編制的適用性，因此，高職院校學生難以在課堂中學會如何真正的實際完成檔案管理工作；（三）高職院校檔案管理教學理論與實踐失衡，出現了重理論輕實踐的現象。由于專職教師實踐經驗不足以及教材編制缺乏針對性和實踐性，使高職院校檔案管理教學出現了理論與實踐脫節的現象，致使高職院校喪失了以學為用的教學特點，最終導致了高職院校學生實踐技能與操作能力的下降。
二、課程改革的思路
（一）改革傳統的教學和考核模式。在教學模式上，我們應改變傳統的僅僅依靠教室的教學方法，而是采用教室教學與實訓實習相結合的教學模式，從而加強學生的實際操作能力。如在檔案管理課程教學中可通過與學院的檔案室建立合作關系，從而為文秘專業學生的檔案管理實踐課程建立實訓基地。雙方可根據協議制定相應的實習內容、實習指導和實習考核等。這不僅改變了傳統的以講為主的教學模式，而且也使學生在實習的過程中對檔案管理工作有了清楚的認識，并在此基礎上提高了學生的實際操作技能。同時，還應根據實際情況對課程表做出相應的調整，使學生的實踐課與理論課更好地結合在一起。在考核模式上，應加入實踐考試并作為文秘專業檔案管理課程考核的重要部分。檔案管理是一門對實踐能力要求較高的課程，然而傳統的考試方法卻很難對學生的實踐能力做出考量，因此，我們在理論考核的基礎上應增加實踐考核，以對學生的實際操作能力做出考量。
（二）在教材的編制中應加入實訓教材的內容，增加教材的實踐性和適用性。由于現有的文秘專業檔案管理教材較少，且缺乏針對性，所以僅依靠現有的文秘專業檔案管理教材難以完成文秘專業檔案管理教學任務。加之檔案管理教材多以國家機關、專業檔案管理對文檔的管理內容與要求編制，實際適用性較低。因此，高職院校檔案管理教學中應擴展教學范圍，將針對性、實踐性以及規范性的教學經驗融入教學課程之中。同時還應編寫實訓教材或手冊作為對理論教材的補充，從而更好地指導高職院校檔案管理教學。
（三）在校外建立實訓實習基地或組織學生進入企業進行實地參觀，提高學生對檔案管理工作的實際操作能力。為提高學生對檔案管理工作的實際操作能力，高職院校應為學生創造良好的實踐環境。如通過與校外的其他企事業單位建立合作關系來建立校外實訓基地，這樣不僅為學生創造了良好的實訓環境，且可以讓學生更形象的了解社會其他單位檔案管理的現狀以及實際操作流程，從而提高學生適應以后檔案管理工作的能力[5]。此外，如果沒有與其它企事業單位建立合作關系，高職院校也可通過組織學生進入企業進行實地參觀，來提高學生對檔案管理工作的認識，使學生對企業的檔案管理工作有一個大概的了解，這不僅可以開闊學生眼界，同時也可以提高了學生的實踐能力。
（四）加強對檔案管理課程教師隊伍的建設。在教學過程中，由于專職教師的實踐經驗不足，在教學過程中形成了以講為主的教學模式，這樣較容易在教學過程中出現重理論輕實踐的教學結果，使理論與實踐出現脫節的狀況。因此，為了提升專職教師的實踐經驗，我們應對專職教師進行實踐培訓，教授教師將實踐經驗更好的運用到教學過程中去，確保教學內容理論與實踐的結合，從而不斷提高教學質量。同時，高職院校也可以采取外聘的方法，聘請企業有經驗的檔案管理人員作為高職院校的兼職實踐指導老師，確保學生學到更多的實踐經驗。此外，我們還可以通過舉辦講座或做專題報告的形式，邀請富有實踐經驗的檔案管理人員與學生面對面的座談交流，介紹其工作方法以及經驗，使學生更全面的了解檔案管理工作需要的技能，以提高學生的自我認識能力。
三、結論
綜上所述，因高職院校在檔案管理課程教學過程中存在著一定的問題，所以高職院校在實際教學過程中應根據自身的實際情況，在堅持科學的基礎上對教學過程中存在的問題進行改革，并針對問題提出相應的改革措施。高職院校在檔案管理課程教學過程中應在建設實訓基地的同時，積極改革教學和考試模式、擴展教材編制，并建設專職教師隊伍，使高職院校的檔案管理課程教學實現理論與實踐的結合，便可不斷提高高職院校學生的檔案管理實際操作能力，提升高職院校綜合教學質量。
參考文獻：
篇5
事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業單位專業技術人員檔案特點
事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業單位專業技術人員檔案管理現況
（一）專業技術人員檔案管理意識較弱
目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業技術人員檔案收集范圍不全
部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。
（三）專業技術人員檔案歸類不規范
在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。
三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施
（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識
要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。
（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新
要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
篇6
隨著我國經濟的不斷發展,很多事業單位具有更貼近廣大百姓的服務,所以如果事業單位不具備先進的、過硬的技術,那么事業單位將會經營慘談,直接導致單位和員工的利潤收到損害,這樣必然導致人才的流失等一系列的問題,所以事業單位必須正視市場競爭。事業單位要想在激烈的市場競爭中占有一定的市場份額,首先是要重視人才的培養和使用,特別是要注重對技術人才的管理。完整的檔案信息能幫助單位對專業技術人員進行合理管理,所以我們應加強對事業單位專業技術人員的檔案管理,從而促進單位的發展。
1、事業單位專業技術人員檔案管理存在的問題點
1.1 檔案管理的現代化設施落后
很多事業單位的檔案管理室還是舊的,沒有進行改造,相關的現代化設施需要的線路也沒有。同時很多事業單位對檔案管理沒有采用現代化設施或者升級不夠,沒有配備電子化的檔案管理設施。因此在對專業技術人員的檔案進行管理時,便不能形成完善的數據庫系統,從而不能進行優化管理。
1.2 檔案管理人員專業素質不高
很多事業單位的檔案管理人員一般沒有通過專業的檔案管理培訓,不具備系統的檔案管理思維。特別是隨著社會的不斷發展,專業技術人員的流通加大后,很多事業單位的檔案人員便不能對各類技術人員的檔案進行系統、有效的管理,建立不同的功能模塊。
1.3 單位領導重視程度不夠
檔案管理能否適合當今社會發展的需求,更好的為本單位服務,在很大程度上決定于單位的政策以及單位的領導是否給予足夠的重視。
2、事業單位專業技術人員檔案的特點
2.1 較強的機密性
專業技術人員的檔案清晰記錄了專業技術人員整過歷程的資料,包括其個人基本信息和所具備的專業技術能力。這些資料如果被競爭對手知道的話,他們便會采取一些不利于單位戰略發展的行動。
2.2 真實性
如果專業技術人員的檔案不具備真實性,那么事業單位將對該技術人員所具備的能力不能正確掌握,那么在對該技術人員進行工作分配的時候不能做到人盡其才,同時還有可能會起到一定的負面效果。
2.3 完整性
因為技術人員在事業單位中發揮著舉足輕重的作用,所以我們對專業技術人員的檔案要求便是盡量完整,只有這樣我們才能對專業技術人員的前部分人生歷程有充分的了解,也才能充分意識到他們的優點和缺點,從而最合理的對他們進行工作分配。
2.4 專業性
因為技術人員掌握著一種或幾種的專業能力,所以他們的檔案應該明確體現出他們所具備的專業技術能力,這樣才能區別管理,才能體現他們的優勢。
3、如何加強對事業單位專業技術人員檔案的管理
3.1 完整的記錄專業技術人員的信息
一個完整的技術人員檔案應該包含以下信息:
(1)個人基本信息:出生年月、籍貫、身高、視力、民族、健康、家庭狀況等。
(2)教育培訓經歷:學歷、畢業院校、畢業證與學位證、培訓課程、培訓證書等。
(3)科研成果資料:資料、創造發明、獲獎專利、科研成果鑒定等資料。
(4)獎懲資料:學生時代的獎懲情況、工作期間的績效考核資料、表彰與嘉獎、行政單位的處罰等。
(5)工作經歷:所服務的工作單位、所從事的工作崗位、原工作單位的基本信息等。
(6)其它:有無海外工作經歷等。
只有將以上的信息全部完整的記錄了,才能對專業技術人員進行合理分析,從而合理的進行工作安排。
3.2 提高單位領導對專業技術人員檔案管理重要性的認識
一個事業單位檔案管理工作是否能夠順利、有效的開展,首先是要單位領導能充分意識到檔案管理的重要性。
如果單位領導能充分意識到專業技術人員的檔案管理能幫助單位更好的對技術人員進行工作分配的話,他們便會從政策、資金、人來等方面給予盡可能的支持,使得檔案管理工作能夠很好的服務于單位。
3.3 加強對檔案管理室現代化設施的配備
由于當今市場競爭不斷加大,各方面的人才流動也加大,同樣,事業單位也不例外。技術人員也不再像以前那樣是終身制了,也會隨著市場行情而流動。所以這個時候,檔案的信息量較以前就更多、更復雜了。我們對專業技術人員的檔案所存儲的時間也要求更長,如果還是按傳統的方式進行管理的話,很多檔案信息在一定年限后,便會受到損壞。
4、結語
21世紀是一個充滿競爭的時代,知識管理的應用顯得非常重要。同時,各類人才的流動頻率也越來越大了,所以檔案管理工作的重要性也越來越明顯了。
專業技術人員的檔案管理是事業單位人事檔案管理的重要和關鍵部分,加強了專業技術人員的檔案管理工作,便能逐步完善整個事業單位的人事檔案管理工作。另外,專業技術人員的檔案管理工作的完善,也能幫助單位更好的挖掘專業技術人才的潛力,并且對其進行合理的工作安排,從而更好的服務于單位,為單位創造更大的利益,也更好的促進我國社會主義現代化的建設。
參考文獻
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篇7
專業技術人員科技檔案的建立和管理，是專業技術人員管理工作的一項基本工作，是人事檔案的補充和完善。建立專業技術人員的科技檔案，對合理地開發利用人才資源，充分發揮專業技術人員的作用，具有重要的積極意義。
一、專業技術人員科技檔案的必要性
職稱改革工作是落實知識分子政策的一項重大舉措，圍繞著這一項工作，為切實做好專業技術人員的職務晉升、晉級作好堅實的后盾，客觀地提供考績材料，確保職改工作的順利進行，確保知識分子政策落到實處，建立專業技術人員科技檔案是非常有必要。
二、專業技術人員科技檔案的內容
科技檔案是反映專業技術人員從事專業技術工作的經歷，是其思想、品德、業務能力、工作業績的客觀反映，真實記錄了專業技術人員在科研、教學、學術、技術活動中的全過程。記錄了各類專業技術人員的個人基本情況，包括專業技術人員學歷，培訓、進修、繼續教育情況，專業資格取得狀況以及從事科研活動取得的成果及獎勵等，它是反映專業技術人員業務經歷和工作實績的一類專門檔案。專業技術人員個人科技檔案的內容主要包括以下幾方面：
（一）專業技術人員的基礎材料：主要包括專業技術人員的履歷表，學歷、學位畢業證書復印件（包括學歷變動）、繼續教育學分證書、進修、培訓的成績單或結業證書的復印件；各種專業技能考試、考核合格證書、資格證書、實驗室考核登記表等，反映專業技術人員個人資歷和業務技能水平的各種材料。
（二）專業技術人員任職資格評聘材料：主要指專業技術人員職稱晉升中形成的文件材料。包括歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書以及聘任證書。
（三）專業技術人員從事科研技術的成果材料：主要包括反映專業技術人員業績的專業工作總結、技術報告、發表的學術論文、主持或參與的科研項目完成者證書和獲獎證書等。
（四）專業技術人員的考核材料：主要是每年度對專業技術人員考核的考核登記表。內容有：本人述職、培訓、進修學習情況；學術論文及重要技術報告情況；完成主要專業技術工作情況；工作獎懲情況；部門領導評定意見、考核小組審核意見；主管部門領導意見及被考核人意見等。
（五）專業技術人員的其他材料：這類材料指專業人員參加社會各種學術團體及其他兼職的證明材料，社會兼職的聘書以及榮譽證書。
三、專業技術人員科技檔案的收集
為了使科技檔案能成為反映專業技術人員近期學習、工作狀況的活材料，我們應采取平時收集與定期收集相結合的方式，及時將應歸檔的材料歸檔，避免該歸檔的材料散失在部門或個人手中，確保各類文件材料的真實性和完整性，維護專業技術人才成長的歷史面貌。開展檔案社會宣傳，解決檔案中遇到的實際困難和問題，以身說教，以案說法，提高社會檔案意識，充分發揮專業技術人員自身的能動作用，讓專業技術人員主動配合，積極投入。走出戶外，深入到部門或專業技術人員科技活動中去，掌握一手資料，及時、準確地收集材料，進行鑒定、整理、歸檔、保管。配備檔案兼職員，充分發揮和調動他們的積極性，平時收集，集中歸檔。
四、加強專業技術人員科技檔案的管理
1.提高認識，愛崗敬業。知識經濟正以信息化為先導在世界范圍內迅速發展，信息處理技術和辦公自動化的普及，檔案載體涌現出多種多樣的前景，光、電、磁這些新型載體檔案具有紙質檔案無可比擬的優勢，信息存儲量大，檢索方便快捷。這些新型檔案的形成，無疑對我們基層檔案工作者是一個巨大的沖擊與挑戰。但從知識經濟時代的要求來審視檔案，我們應有新的認識，檔案工作是一項知識管理工作，知識管理是信息管理的延伸與發展。不能只重視人事檔案，而忽視職稱檔案。我們要珍視專業技術人員的知識成果，把職稱檔案納入目標管理范疇，嚴謹求實，尊重科學，加強縱向管理，甘于奉獻，甘于寂寞，默默無聞地愛崗敬業，不斷提高自己的思想觀念和智力水平的現代化。
篇8
對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）
篇9
1．在高校建立房產檔案信息化管理的困難
1．1領導重視不足
重視程度不足是目前影響我國高校房產檔案管理信息化進一步發展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。
1．2技術手段落后
目前很多高校房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度等都遠低于其它行業。大多數高校的房產管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。
1．3檔案管理人員專業素質不高
目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。
2．如何建立高校房產檔案管理的信息化建設
2．1提高對檔案管理信息化建設的認識
要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。房產檔案信息化是現代社會進步發展的客觀要求，房產檔案作為社會信息業的組成部分也必須朝著現代化的方向發展，否則就不能適應社會發展的要求。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。
2．2推進房產檔案館數字化進程
實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。
2．3完善房產檔案信息歸集、檢索系統
為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2．4建立準確的房地產檔案數據分析系統
房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
3．小結
房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入．降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
[1]玄藝蘭．論房產檔案室的數字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．
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一、藝術類專業教學檔案包括范圍
藝術檔案包括的范圍很廣，加之藝術類別的不同，內容繁雜。
（1）藝術類專業學生的學籍檔案。從學生一進校后，就產生了相關的學籍檔案材料，學生高考檔案、進校后新生學籍核對、電子注冊學籍信息、各類等級考試成績、期末考試成績、學籍變化相關材料、作弊違紀處分材料等。
（2）藝術類教學管理檔案。在教學過程中產生的與教學有關的檔案材料，比如相關的教學實踐活動材料、教師教學活動的材料、教學進度計劃、教案、教學大綱、課程標準、學生考試產生的試卷、記分冊、畢業論文、畢業設計等。
（3）藝術類學科競賽作品。各類參加學科競賽的活動檔案，報名表、指導教師指導過程、參賽作品、照片、獲獎證書等；教師和學生公開發表的論文；教師和學生在公開場合進行的藝術展演活動檔案。
二、藝術類專業檔案管理現狀
1.檔案管理的意識不強
長期以來，教師、領導都將大部分精力用于教學、科研活動過程上，而忽略了對教學檔案進行收集和歸檔。在思想上對檔案工作沒有引起高度的重視，同時教學檔案是一個長期形成的過程，需要時刻保留好檔案。人們往往意識不到教學檔案的重要性，同時部分二級系院領導對于教學檔案管理工作比較懈怠，沒有意識到完善檔案管理的重要性，很多藝術專業檔案往往都保存在創作者手中，沒能及時歸檔到各檔案管理部門。
2.檔案管理員專業性不高
各二級學院的檔案管理員往往是由各學院的教學秘書擔任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關專業的學科背景，學科背景的缺失意味著從結構上就決定了檔案管理人員的專業性不足。而且相對于其他專業的檔案而言，藝術專業的檔案內容更加繁瑣，保存方法更加細致，工作難度更大，需要注意的細節更加繁雜，而藝術專業的檔案有著自身的特殊性，因此對檔案管理員的職業技能和專業素質要求更高。藝術專業檔案有別于其他類別、傳統意義上的單純文本檔案。教學秘書大多時候已經忙于教學工作，很少有精力來系統地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術修養，缺乏藝術檔案的鑒別能力，容易發生分類錯誤的問題。
3.藝術專業檔案管理難度大
由于藝術專業的特殊性，產生的藝術檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術專業的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規格，舞蹈專業學生跳舞的視頻，播音專業的音頻檔案，影視專業的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對溫度、濕度等都有要求，這就對存放這些檔案的地點有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術高校，藝術檔案的保存地點和存放設施不能符合要求。
三、加強藝術專業教學檔案管理的措施
1.對藝術專業教學檔案歸檔建章立制
從制度上，應該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因為藝術專業的特殊性，所以在對檔案管理員進行培訓的時候，應該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應該有具體的實施指導方案。明確領導、教師、檔案管理員的職責，在整個過程中應承擔的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要動態和定點兩個時間點收集相結合。加大對藝術檔案管理的監督和指導的力度，培養教職工自覺保存和上交檔案材料的意識。
2.藝術教學檔案的數字化管理
目前處于大數據時代下，傳統的檔案管理模式已不能適應時展，數字化的管理方式應該應用到對藝術教學檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長藝術檔案的生命，使得查閱資料變得簡單輕松，有利于避免藝術檔案隨著時間的流逝而消失，也提高了藝術檔案信息資源的利用率，避免了藝術檔案處于沉睡的狀態。
3.培養一支高素質的管理隊伍
注重提升檔案管理員的職業素質和職業技能，通過各種渠道，如邀請藝術專家來講座、外出培訓等方式，提升管理人員的藝術修養和文化素養，提升他們在工作中的鑒別能力。在當前所處的大數據時代背景下，由于互聯網的普及，對教學檔案人員的計算機使用水平也提出了要求，而傳統的檔案管理方式已經不能適應時代的發展，現在很多教學檔案都是通過互聯網傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術是必然的要求。教學檔案管理人員應加強這方面的培訓，提升自身的計算機水平。
藝術教學檔案內容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護好檔案是學校教學工作的重要部分，應最大限度地對師生開放，發揮藝術教學檔案數字化的作用。
參考文獻：
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Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments
Feng Tao
（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）
Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.
Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration
《實驗室資質認定評審準則》明確要求，“實驗室應有與其從事檢測和/或校準活動相適應的專業技g人員和管理人員”“實驗室保存人員的資格、技能和經歷等檔案”。為了符合實驗室評審要求，提高環境監測的管理水平，筆者單位于2003年建立了環境監測人員專業技術檔案。專業技術檔案基本滿足了監測工作的需要，在實驗室認可和計量認證評審考核、監督檢查、執法、驗收監測等工作中發揮了重要作用。為了進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案的價值，必須加強專業技術檔案的管理。
1 專業技術檔案管理現狀
1.1 檔案意識不強，領導重視不夠
從2003至今，專業技術檔案管理工作一直是由辦公室負責管理。由于領導重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負責專業技術檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專業知識、沒有管理經驗，檔案工作缺乏有效的管理，致使專業技術檔案管理工作不規范。在每年收集、整理專業技術檔案過程中，部分同志檔案意識不強，不愿積極主動地配合工作，不認真整理個人專業技術檔案。
1.2 案卷整理不規范，檔案管理水平落后
專業技術檔案是人事檔案的一部分，是對人事檔案的補充和完善。在實際工作中存在檔案收集難、卷內材料沒有系統鑒別和整理、案卷質量不規范等問題。部分同志對專業技術檔案的作用缺乏認識和重視，不及時歸檔、歸檔材料不齊全、內容不完整、分類不準確、各類別之間無標識、無頁碼、無卷內目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫備考表等問題。檔案工作缺乏監督檢查，檔案管理工作有待提高。
1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設滯后
檔案管理人員服務觀念守舊，服務手段落后，缺乏主動服務意識，檔案利用率低。每年借閱專業技術檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實驗室認可和計量認證檢查工作、執法監測等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱評聘、評先評優等檔案材料幾乎沒有。由于利用檔案的人數少，檔案管理人員缺乏創新服務意識，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開發利用及信息化建設，致使檔案的作用和價值未充分發揮出來。
2 加強專業技術檔案管理的工作思路
2.1 制定專業技術檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整
（1）建檔范圍。凡從事環境監測工作的管理人員和專業技術人員都要建立專業技術檔案，包括干部和從事監測工作的工人。
（2）歸檔范圍。根據實際工作情況，專業技術檔案文件材料大致可分為11類。
第一類，履歷材料：干部簡歷表、干部履歷表等。
第二類，學歷材料：學歷證書、學位證書、結業證書、繼續教育證書等。
第三類，專業技術材料：專業技術職務任職資格申報表、推薦表、評定表、資格證書、外語考試合格證、專業技術職務聘任文件等材料。
第四類，科技成果材料：課題技術報告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗收證書、課題獲獎證書、專利證書等材料；
第五類，材料：發表學術論文、論著、書籍及獲獎論文證書等材料。
第六類，年度考核材料：專業技術年度考核評價表、年度個人總結、述職報告等材料。
第七類，獎懲材料：各種先進人物登記表、先進事跡表彰、嘉獎、通報表揚及榮譽稱號等材料。紀檢、監察等部門工作中形成的有關個人檢查、受處分方面材料。
第八類，任免材料：干部人事任免文件、關鍵崗位任命文件、授權文件等材料。
第九類，人員能力確認材料：培訓證書、持證上崗資格證書、國內（國外）學習鑒定材料、培訓資料、培訓報告、研修報告等材料。
第十類，人員監督記錄材料：質量監督員在日常工作的各項監督檢查記錄。
第十一類，其他材料：職務競聘演講材料、演講比賽材料等。
2.2 加強專業技術檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規范化管理
檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓工作，各科室和專業技術人員要重視檔案工作，要認真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補充工作，確保專業技術檔案的內容不斷更新、完善。
2.2.1 專業技術檔案的收集
根據專業技術檔案的特點和來源渠道，主要采取以下兩種收集方法。
（1）集中收集。
圍繞單位的例行工作進行集中收集。根據單位工作安排，辦公室等部門每年都在固定時間開展專業技術職稱評聘、評先進評優秀、年度專業技術考核、年度工作總結等工作，人事勞資部門和專業技術人員負責收集上述檔案材料。人事勞資部門需對檔案材料真實性、完整性進行認真審核，合格后在材料上加蓋公章，專業技術人員負責將材料移交檔案室歸檔。
（2）隨時收集。
針對某項工作任務和活動進行隨時收集。為了及時補充檔案材料，凡已結束的工作任務隨時收集隨時歸檔。如課題結題材料、培訓證書、持證上崗考核證書、出差報告、干部任免文件、獎懲文件、新進人員檔案等材料。專業技術人員、人事勞資部門和相關部門負責檔案材料的收集，檔案材料需經相關部門審核確認，加蓋公章后，由專業技術人員移交檔案室歸檔。
2.2.2 專業技術檔案的整理
專業技術檔案參照《干部檔案整理工作細則》進行整理，實行一人一檔，集中統一管理。檔案人員協助專業技術人員將收集齊全的材料進行分類、排序、編目、裝訂，文件材料經過系統整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。
（1）卷內文件的排序。
卷內文件材料要按類別進行排序。每一類中的檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。新補充的材料要根據材料內容放入相應的類別后排列。
（2）類號和頁碼的編寫。
卷內文件材料排列好后，應在每份材料的右上角編寫類號和順序號，如第三類第一份文件在材料右上角寫三-1。每份材料的右下角編寫頁數，以件為單位編寫頁數。
（3）卷內目錄的編寫。
文件材料整理好后，要對每類文件材料編制卷內目錄，放在卷首方便查找。卷內目錄包括：類號、材料名稱、材料形成時間、份數、頁數、備注等欄目。
（4）案卷號的編寫。
為了迅速、準確地查找檔案，要對專業技術檔案案卷進行科學的排列和編號。根據單位的實際情況，按內設機構、職稱排序。按單位內設機構排列，將同一部門的專業技術檔案，按其職稱由高到低進行排列。
2.3 開展專業技術檔案數字化建設，加大檔案的開發與利用
為了適應環境監測工作的需要，更好地開發利用專業技術檔案，運用網絡版檔案管理軟件，建立專業技術檔案數字化信息庫。兼職檔案員可利用掃描儀、數碼相機等設備將紙質檔案進行數字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統中，實現專業技術檔案網絡化、動態化管理。
專業技術檔案能夠全面、翔實地記錄一個人的德、能、勤、績等信息，檔案人員要充分發揮專業技術檔案的價值和作用，要利用專業技術檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名緣缺嘌泄ぷ鰨積極主動地為領導決策以及監測工作提供服務，為選拔人才、培養人才、職稱評聘、評先評優及實驗室認可評審等工作提供依據、憑證和參考。
當前，中央決定對省級以下環保監測機構實行垂直管理。各級監測部門應充分認識環境監測工作的重要性，要以此次機構改革為契機，加強專業技術檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強職工的檔案意識，各部門要積極配合檔案人員做好專業技術檔案的收集、整理工作，為環境監測系統人才隊伍建設提供服務。
3 結語
隨著環境保護工作的深入發展，環境監測隊伍在不斷地發展壯大。由于環境監測工作涉及多領域、多學科，各個專業的環境監測人員眾多，管理好、利用好專業技術人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創新服務觀念，努力提高專業技術檔案管理水平，在監測工作多為專業技術人員提供優質服務，讓每一位專業技術人員充分發揮自己的優勢和潛力。
參考文獻
[1] 宋炳政.檢測機構人員技術檔案管理的實踐[J].蘭臺世界，2016（S1）：128.
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專業的檔案管理人員缺乏,現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人,而且是臨時配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高,缺乏系統培訓,對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握,很難使檔案工作走上規范化道路。
(二)檔案信息載體結構單一。
目前中等專業學校檔案館(室)的管理方式陳舊落后,有些還是手工作業,在文件立卷歸檔后,檔案工作人員還需對其進行加工,如調整與編目。這種機械的手工抄寫,不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢,而且極大地限制檔案的處理速度。這樣的管理模式,致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效的開發利用,查閱檔案也因管理方式落后,案卷調動頻繁而造成磨損嚴重,且檢索速度慢,查找準確率低、查全率低。
(三)收集資料不夠完整。
外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔,而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度,認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果,屬于私有財產,若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產,容易抹殺個人的成績,并且再利用時借用手續繁瑣,還是自己保管放心、方便。
(四)硬件設施不達標。
有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,檔案材料隨處散放,造成極大隱患。檔案保管設備不齊全,部分學校檔案保管箱不規范,影響保管使用效果。
二、檔案管理工作對策探究
(一)強化檔案管理意識,完善檔案管理機制。
提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識,是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認真學習《檔案法》,深入進行檔案法律知識的學習和宣傳,使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義,樹立和增強全民的檔案意識,堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。首先要扎扎實實地搞好學校檔案工作,建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度,按《檔案法》要求,規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。其次要加強對檔案工作的領導,主要領導應親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實際問題,促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。最后要按上級檔案管理部門的要求,建立綜合檔案管理機構,集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。另外,各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員,負責收集和職能管理本處室的檔案資料,形成檔案工作齊抓共管的局面,以保證學校的各種資料齊全完整。
(二)加強人員配備,搞好檔案實施建設。
為了不使那些奠基性材料缺失,學校教學檔案要實行統一保存和科學管理,首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責,并健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度,嚴格按規章辦事。其次,硬件建設是提高檔案水平的基礎,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段,要專門設立檔案室,教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥,配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。
(三)加強檔案信息化建設,提高現代化管理水平。
檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分,是現代檔案工作的基礎,是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念要現代化,即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進,正確確立中等專業學校檔案管理的理念,制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。最后在檔案管理中要實現技術現代化,即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施,收集、處理、傳遞檔案信息資料,提高檔案的服務質量。
(四)穩定檔案隊伍,提高業務素質。
學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則,著重收集本單位形成的文件材料,上級針對本單位制發的文件材料,本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等材料。文件材料收集齊全后,要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
學校檔案人員必須從雜業型轉向專業型,保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續地發展。學校要著力提高整支隊伍素質,創造條件,有針對性對不同工作崗位的知識進行更新,加強對外指導工作和內部基礎管理工作;建立競爭機制,克服人的惰性,充分發揮入的主觀能動性,創造有他們的用武之地和舒展才能的機會;建立激勵機制,合理設置崗位。工作科學量化,體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣,有利于工作人員的積極性和創造性的充分發揮。
建立健全學校檔案,實行檔案管理,有利于對學校的正確評估,有利于對教師和學生的全面考核,有利于查找和使用歷史資料,有利于學校進行科學管理,有利于提高教育教學質量。只要努力把學校檔案建好、管好、用好,就一定能把學校辦出成績,辦出特色,辦出水平。
參考文獻:
