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一、干部人事檔案審核整理的重要性
《干部檔案工作條例》第二條指出：干部檔案是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業務能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據。同時，干部的人事檔案審核主要包括年齡、工齡、黨齡（三齡），學歷、工作經歷等。由于這些檔案資料對干部升級、職稱評比有著非常重要的作用，同時由于我國機關事業單位落后的人事檔案管理隊伍和檔案管理工作人員的能力欠缺，從而使得干部人事檔案審核整理變得越來越重要。
（一）干部人事檔案管理的重要性。干部檔案管理工作是一項重要的工作內容，也是認識和了解干部的基本依據，只有認真管理好干部人員的檔案，才可以為干部所在的機關事業單位帶來便利。但是，有的機關事業單位對干部檔案管理中，雖然設立了專門的檔案管理室，但是并沒有給檔案管理室配備專業的檔案管理人員，其中的許多檔案管理人員都是招聘的退休人員或者是沒有相關知識經驗的工作人員。這些人員由于沒有專業的檔案管理知識素養，并不能很好地去管理檔案相關工作。比如，檔案管理人員認為只要檔案內容不丟失、不泄露就認為他們的工作做的夠好了，但是，對干部檔案資料內容不丟失、不泄露是檔案管理人員必須具備的工作素質，此外，還需要保證管理人員對干部的檔案管理熟悉，如果需要找某個領導的相關資料，而不用去隨便翻找，直接就可以知道所需資料的具置。因此，整理和管理好干部人事檔案變得越來越重要。
（二）干部人事檔案審核的重要性。檔案可以說幾乎包含了一個人的所有信息，不論是領導干部還是普通人，檔案材料都是重要的。同時，對于干部檔案中干部的學業經歷、工作經歷等，這些材料對于后期干部的升遷有著非常重要的影響。特別是對于干部尋找新的工作崗位時，用人單位便會根據該干部以前的工作經歷、學習經歷等確定干部以后的工作方向。但是，由于檔案管理工作人員沒有接受檔案管理相關專業的學習，對檔案中材料的填寫規范或填寫要求不是很清楚，從而導致，很多干部檔案資料的內容填寫不規范，內容填寫也不完整，更有甚者發生比較嚴重的問題。因此，為了避免發生比較嚴重的問題，對于干部的檔案資料必須進行嚴格的審核，只有審核通過才能進行檔案的存檔。從而，干部人事檔案審核對檔案的正常管理起著非常重要的作用。
二、如何進行人事檔案審核整理
（一）如何進行人事檔案整理。人事檔案整理的好壞對干部本人和用人單位都有著很重要的影響，因此，為了使檔案管理工作規范化，可以從以下兩個方面人事n案整理研究。一方面，人事檔案的整理可以通過不同省份進行整理，這樣不僅可以獲取同一機關單位的干部人員各省份的分配，同時也給檔案管理工作人員帶來了很大的便利性。另一方便，由于檔案管理工作人員專業水平較差，如果不能從根本上提高檔案管理人員的能力，也會給以后的檔案管理埋下不必要的麻煩，因此，需要通過對檔案管理工作進行相關方面的培訓，只有這樣才可能在根本上解決問題。
（二）如何進行人事檔案審核。由于干部人事檔案填寫不規范、不完整將會對干部以后的工作帶來一定的影響，因此，需要對人事檔案審核。同時，干部人事檔案的審核可以從以下兩個方面介紹：一方面，對于干部的檔案資料填寫需要檔案管理相關的領導審核，若領導審核通過后需再次找到檔案管理相關的專家審核，最后檔案管理部門的最高領導審核，只有全部通過才可以認為該干部的檔案信息填寫完整、規范、正確。另一方面，干部的檔案資料進行審核時，須嚴格執行審核的要義：嚴、細。只有嚴格地審核所有檔案，才能使檔案不會出錯，并且審核檔案時還要保持一定的耐心，認真仔細地一條條審核，特別是“三齡二歷一身份”中每一項內容都要嚴格審核。
三、結論
干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作，工作人員根據檔案的分類進行分省管理。本文主要介紹人事檔案審核整理的重要性及如何進行人事檔案審核整理兩個方面的內容。只有做好檔案管理人員培訓、加強對檔案管理工作的監督檢查，才會實現檔案管理的規劃化。
【參考文獻】
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（二）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系
在整理原則中，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規律，提供檔案為社會主義現代化建設服務，并產生良好的社會效益和經濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
（三）要便于保管利用
這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。
二、不斷規范文書檔案管理途徑
（一）做好分類，嚴格登記
對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內在聯系，便于系統地提供利用，而且對將來館室的系統化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環節，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質量。各單位要根據自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發文件進行登記，保證本單位主要文件的系統齊全。本單位發文，應編號發出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據可查。
（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力
檔案人員要練就過硬的業務技能，檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。
（三）要提前布置、完善機制
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一、政府采購檔案的基本內涵及意義
（一）政府采購檔案的基本內涵。政府采購檔案主要就是對政府進行采購活動的整個過程和相關決策內容的詳細記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關采購工作人員、各個采購部門在政府采購活動中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實現各個政府部門公平、公開地進行采購活動。
（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強化管理、提高采購管理和規范采購行為的重要工作內容。它可以為政府的采購行為進行詳細記錄、統計分析、結果總結、財政支出的節約、接受監督部門的檢查、處理各項采購活動的問題提供有力證據，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規范政府的各種采購行為，對維護社會穩定發展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機制，有利于推進政府的清正廉潔建設，幫助政府樹立良好的采購形象和社會公眾形象。
二、建設規范化的政府采購檔案管理工作的方法
（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負責采購檔案的管理工作，對政府的采購活動和相關決策進行詳細的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時間的順序或者是特征進行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學化的方向發展，防止各種不良因素對采購檔案的破壞，強化對政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時還可以對政府采購過程中的具體行為進行全面反映。
（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進政府采購檔案的可持續健康發展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關借閱制度，對于那些已經整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領導的批準和允許不得私自進行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請書或者填申請表，并在其中詳細說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關部門或領導審核后才可以進行借閱。但是，對于那些關于商業的機密投標文件卻不能隨意進行借閱，防止政府的機密文件發生泄露。
（三）要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理工作人員的業務水平。在當前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業素養和職業水平不高的現象，大部分檔案管理工作人員身兼數職，很多甚至沒有相關的工作經驗以及沒有經過檔案知識培訓，對我國當前政府采購工作的相關程序和法律規范并不了解，進而無法有效地對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業素養和能力還有待進一步提高和加強，需要檔案管理人員不斷學習檔案管理方面的新知識、新技能，熟練掌握當前我國政府存在的相關法律法規和工作要求，加強自身對政府采購檔案工作的認識和了解。同時，政府還應該對檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環節，提高檔案管理工作人員的業務水平和職業技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。
（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性。政府采購檔案管理人員在對相關資料進行建檔時，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進行標記，例如劃線、折疊、圈點、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項目的負責人在完成工作之后，需要立刻將項目資料交給檔案管理工作人員進行建檔，然后檔案管理人員在對各種資料進行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實性。
三、結語
總而言之，政府采購檔案的相關管理工作是政府采購工作中的一項非常重要的環節，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規范政府的各種采購行為，對維護社會穩定發展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理人員的業務水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
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1、專業性。路政檔案是在公路的巡查和執法過程中產生的，具有行業特點的專門檔案。
2、需長期保存。路政事案從發生到處理再到結案，整個過程中既有基層公路部門獨立辦案結案的，也有和法院聯合執行的案件，還有和公安等部門配合勘查和取證的案件。所以有的路政事案時間跨度長，辦案環節復雜。相應的路政案件檔案就會整理時間長，保存時間久。
3、連續性。隨著我國基層政府新建道路的增加和舊道路的改建，公路的產權和附屬設施會發生相應的改變，這就需要在原來路政檔案的基礎上，不斷增加和完善路產和路權，以保證路政產權檔案的連續性。
（二）基層路政檔案的作用。
基層路政檔案是路政人員維護路產路權，嚴格執法的第一手資料，是公路管理的憑證，更是路政管理工作的重要法律憑證，真實記錄和反映了基層路政機關依法辦案客觀情況；路政檔案可為當地政府的道路規劃和改擴建提供原始依據。在涉及道路規劃、公路建設拆遷用地和用地賠償等工作，以及公路控制區的穿埋管線、增設平交道口等項目時，都需要以路政檔案中的許可檔案為依據；規范路政檔案管理工作，提高技術含量，有助于加快基層路政管理科學化和現代化進程。
2 基層公路路政檔案管理工作存在的問題
（一）路政檔案管理的相關規范制度不健全。由于基層路政檔案管理的相關規章制度在系統性和規范性方面還比較欠缺，路政?n案管理沒有統一的歸檔標準，實際工作中檔案歸檔不及時、檔案管理不系統、檔案不完整、檔案分類不明晰、檔案保管不規范等問題普遍存在，如一些檔案屬于多個部門進行管理的情況，有些保存于公路管理機構的檔案室，還有些則存于路政執法部門的檔案室；路政執法檔案包括大量的影像資源和電子文檔，而基層管理部門則為路政檔案的管理機構，這些基層部門分散于各個公路沿線上，導致了檔案信息不對稱、缺乏系統性有的基層路政部門雖然建立了電子業務管理系統，但電子檔案數據與紙質文件的數據卻存在出入，電子系統的錄入工作存在著明顯的滯后現象。
（二）領導的重視程度和檔案從業人員的綜合素質不能滿足實際工作需要。基層路政部門領導對檔案工作不夠重視，業務部門對檔案管理工作也不夠支持和配合，甚至本應由外業干的事也推給內業人員，造成互相扯皮、工作不協調。基層從事路政檔案管理工作的人員普遍綜合素質偏低，沒有專業的專職人員，一般都是兼職，檔案管理工作相對枯燥乏味，基層業務骨干都傾向于從事外業工作，工作性質導致檔案管理從業人員以對工作也缺乏積極性和主動性。
（三）基層路政檔案管理服務的手段較為落后。在省市級的交通系統，辦公自動化已經普及，檔案管理業務系統軟件和信息化手段也都得到了大力的推廣和應用。但基層路路政部門對基礎設施的投入力度比較小，尤其是路政檔案管理設施還是較為落后，路政檔案管理人員要整合各類信息，并要把信息進行電子化歸檔，其工作量相對繁雜；路政檔案管理的信息軟件缺乏通用性，信息技術設備型號不統一、檔次參差不齊，硬件環境也不具有規范性，導致案卷歸檔、信息使用缺乏系統性，這在很大程度上阻礙了基本路產和路權的維護水平，不利于提高公路執法人員依法辦案的水平和實效。
3 進一步規范基層路政檔案管理工作的幾點建議
（一）完善制度，推行統一的管理機制。首先，我們應加大對公路路政檔案的宣傳力度，明確內業和外業的職責分工，并且獲得外業工作人員的支持和理解，將公路路政外業工作的處理情況也錄入到電子信息系統中，保證歸檔材料的完整性；其次，要在基層路政部門推行執法工作與檔案管理同步進行、相互融合，使執法工作和檔案管理的流程相互銜接。要明確執法工作和檔案管理的責任分工，使工作人員明白檔案管理是路政執法的重要環節，必須要把檔案管理工作納入相關路政執法負責人的職責內，改變以往路政執法負責人只執法、不負責檔案的情況。要對路政執法人員實行“一崗雙責”，要讓一線路政執法人員認識到既要執法又要收集檔案信息，在執法的同時要認真收集和整理信息資料，把檔案管理納入路政執法人員的考核評價之中，真正做到執法和歸檔同步。
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二、認證檢查的特點
1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。
3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。
三、認證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。
2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。
四、認證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
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二、統一內容。卷宗封面內容統一由年度、單位名稱、收費項目、許可證號碼、承辦人姓名、辦證日期、保管期限、案卷號八項內容組成；卷內內容統一由辦證文件依據、單位組織機構代碼證、法人證書或身份證、其他補充資料（含執業資質）、申請表、《收費許可證》正、副本復印件六項內容組成。
三、統一程序。審批發證程序分四個階段：第一初審，由經辦人對申領單位填寫的《收費許可證》申請表和提供的文件材料的合法性、真實性、完整性進行初審登記；第二復審，由收費股負責人對經辦人移交的初審文件材料是否準確齊備、初審意見是否正確進行復審，并簽名；第三審核簽發，由分管局長對移送的通過復審的文件材料進行全面審核，對符合條件的進行簽發，并加蓋物價局公章；第四印制發證。
四、統一編號。對辦理遠價費證類的《收費許可證》將嚴格按照省物價局規定的編號方法統一編號；對醫療機構統一編號辦理遠價費備證類《收費許可證》；對短期培訓的機構或單位統一編號辦理臨時《收費許可證》。
實行“四個標準化”?？h物價局為達到發放的《收費許可證》既有嚴肅性、權威性又美觀大方的目的，實行了“四個標準化”運作。
一、標準化的收費文件為依據。申領單位必須提供合法有效的收費文件依據，或是國家法律法規，或是國務院、省政府文件，或是省物價部門下發的文件，或是省授權市、縣物價部門印發的文件。除此之外，任何材料不得作為辦證的文件依據。
二、標準化的證件為辦證要件。申領單位必須提供組織機構代碼證、法人資格證書和權威機構批準的執業資質證。
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二、檔案室該為誰整理檔案
檔案室應該為本單位整理檔案，還是應該為檔案館整理檔案？從《機關檔案工作業務建設規范》內容看其規范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規定的。它對檔案整理的案卷質量要求完全是按照進館要求來規范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標準的《規定》或《辦法》。這些《規定》中都對檔案整理的質量和規范有詳細的要求，并按要求整理好，達不到標準的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限?！边@足夠引起我們的深思！
檔案室是機關的內部組織機構，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織。檔案室的重要任務是服務于本機關。顯而易見，它的服務方向、對象、范圍必然基本局限于機關單位內部，它的基本功能是為本機關單位收集、整理、保管、提供利用本機關單位產生的檔案。當然它也有為國家積累檔案的義務。但是，它首先為本機關單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關檔案室和檔案館也只是移交檔案的關系。機關檔案室在整理檔案時是以方便單位內部的保管利用為標準的，檔案室完全有權選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經算是經過規范整理了。很顯然，檔案室應該為本機關單位整理檔案。
我們不得不承認：有相當多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設計的由文書（業務）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應該是為本單位了。文書（業務）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。
三、幾點思考
（一）理清幾個問題
1.標準的問題。要認清檔案部門的標準性質，檔案部門的標準基本上都是推薦性標準，而不是強制性標準。《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》，《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》中第六條明確規定：“機關檔案工作規范化管理認證工作，……等級認證采取自愿申報、逐級認證的方法。”在任何時候、任何情況下，都不能把推薦性標準當作強制性標準來執行。在指導檔案室整理檔案中業務指導人員應當是推薦推薦性檔案整理標準，在檔案館接收檔案時也不能以此為標準來接收檔案。
2.檔案室與檔案館的關系問題。檔案室與檔案館的關系就是一個移交檔案和接收檔案的關系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認清檔案室與檔案館的關系，并且處理好這種關系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應該尊重檔案室的選擇。
3.檔案整理方法問題
（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設計的。
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二、基本原則
（一）堅持統一領導、分級實施。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯合監督指導，各鄉鎮是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉鎮本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規范和完善專項扶貧檔案。
（二）堅持系統收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發的《關于進一步規范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發的《省扶貧開發項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。
（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉級各類精準扶貧檔案由各鄉鎮集中統一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉鎮政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。
三、工作任務
（一）建立精準扶貧檔案規范管理工作機制。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統一協調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯合對專項牽頭部門、鄉鎮和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監督檢查。
（二）配備適應精準扶貧檔案規范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備?？h級扶貧專項部門、各鄉鎮要為精準扶貧檔案規范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。
（三）建立文件材料齊全完整、整理規范的精準扶貧檔案。
精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。
四、工作要求
（一）時間節點
縣、鄉、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規范管理工作自本方案下發日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。
（二）分類管理
精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽章手續完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。
精準扶貧檔案應按照相關標準規范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t18894-2016)和《數字檔案室建設指南》進行整理。
特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規范整理，并與關聯紙質檔案建立檔號對應關系。
戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。
以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。
五、保障措施
（一）加強組織領導
縣、鄉、村三級必須明確精準扶貧檔案規范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯合檔案部門抓好業務指導和監督檢查工作,各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。
（二）加強監督考核
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我在檔案統計中發現，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時。歸檔范圍里面明確提到的應歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現3年的斷檔，運營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規范整理；檔案的頻繁翻閱對原件會造成較大破損，借出信息不全面，導致原件歸還時錯位；對檔案庫房也缺乏檔案安全防護措施和實施規范，導致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時間，但是在利用信息這一塊占的時間也與整理占有同樣的比重，因為檔案保管均為紙質的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費了時間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時間來收集信息，20%時間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規范化和歸檔率提升計劃。結合文件規范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經過近一年的持續努力，檔案規范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經驗主要有以下幾點。
一、明確目標，堅持信念，突破重點。
原始檔案具有維護企業經濟利益和法律權益，同時檔案是承載企業信息、提供精準經營數據和業務拓展、科技活動的數據依據。所以說檔案管理無小事，任何一點缺失，對某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進中始終堅守著要把這項重要工作做好的信念。根據現狀設定了非常明確、具體的目標，充分設想到了各種困難，劃定了工作重點，并為此做了精心的任務分解。我們首先解決了其中最為關鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負責檔案分級管理的人員并非專業檔案人員，往往對于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結合本公司的業務特點和公司的架構體系重新完善了《檔案管理程序》等多個檔案制度。為了使制度既有指導性和實用性，又符合公司的架構體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構、職位、文件產生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經理和檔案人員溝通確認，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實證明，擬定更全面的《檔案密級分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時也讓檔案管理人員在操作時有了準確的依據。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個檔案部門、一個專業檔案管理員的力量，是無法應對的。為此我們組建了檔案規范化和歸檔率提升的項目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進小組，發動、建立起了一個覆蓋全公司各個檔案使用、搜集部門的項目推進網絡。這為我們下一步推進實施工作奠定了充分的人力基礎。
四、充分理解各部門的難處，在推進過程中，更多采用的是培訓、幫扶的辦法，而不是簡單地跟催。
在檔案管理的整個過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點，按照實際的難度系數來制訂檔案收集整理計劃，遵循計劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學習檔案相關制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進行。同時采取比、學、趕、幫的工作方法，充分調動每個參與者的積極性，讓檔案基礎較弱的同事到檔案室參觀學習，逐一分步講解，對已移交的檔案反復核查指導。短短不到一年的時間，接收檔案500卷（不含財務檔案），整理檔案共334卷。這些成績是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業務部門帶來增益服務的原則來實施。
結合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對于經常查閱的合同檔案和工程檔案都按規范模式整理，減少了查詢文件的時間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達到了增益的效果，同時也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強交流與溝通。
千方百計建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對檔案知識、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對檔案工作推進進度及情況進行實時跟蹤公布，進一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識；組織分級檔案管理員去做得好的分級管理部門學習參觀，分享他們的檔案整理經驗，讓大家在相互交流中互幫互學，形成良好的比、學、趕、幫的工作氛圍。
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照片檔案是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成的、具有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄。作為一種信息記錄，照片檔案以其特殊的載體形式，生動具體的形象，清晰的畫面，真實地記錄了人們從事政治、經濟、文化生活的全貌，再現了歷史的精彩瞬間，具有珍貴的歷史價值和經濟價值。隨著科學技術的迅猛發展,照相器材也在不斷更新換代。從黑白照片到彩色照片,從膠片成像到數碼拍照,照片載體由紙質轉換為光盤,產生了質的變化。這樣,照片檔案的歸檔工作隨之而來出現了新的問題?？茖W、規范地管理照片檔案，對于保存和研究歷史以及促進檔案工作的全面發展都具有十分重要的意義。下面筆者就高校照片檔案的特點和管理中存在的問題提出解決問題的一些粗淺看法和建議。
一、照片檔案的特點
照片檔案以其特殊的載體形式決定了它不同于其他紙質檔案的特點，主要表現在以下幾個方面。
（一）真實性。照片一般都是現場直拍的、反映當時當地的情景和人物的情況，有較強的時間和空間感，具有客觀的真實性。
（二）形象性和生動性。照片給人以直觀的感受，既可以看到它的外形特征，又能使記錄的事物形意結合，把轉瞬即逝的情景真實、形象地記錄下來，既可以記錄宏觀世界的各種事物，又可以記錄微觀世界的諸多現象，生動而具體，給人留下深刻的印象，從而加深了人們對事物的認識和了解。
（三）廣泛的交流性。照片檔案信息豐富，其內容直觀能夠吸引較多的利用者，有一些珍貴的照片檔案常常被反復利用。底片和照片可以復制和翻拍，進行廣泛的交流、滿足各類利用者的需要。
二、照片檔案管理中存在的問題
隨著社會不斷進步和科學技術的飛速發展，照片檔案在高校工作中多層次、大范圍地產生。而當前照片檔案工作中卻存在許多問題，抑制了照片檔案的保管和利用主要體現在以下幾個方面：
（一）材料收集不齊全，且收集到的材料質量不高。當前在高校照片檔案工作中存在一個普遍問題，就是許多會議和活動檔案工作人員不能直接參與，多數檔案工作人員不是照片檔案材料的直接形成者,對照片檔案材料歸檔的質量控制力不足。而個別攝影者由于不了解照片檔案的重要性和攝影水平不高的問題，不能及時完整地向檔案室移交照片檔案材料，就算移交了也難以保證照片檔案材料的質量，存在圖象大小不一，模糊不清。要么就是有名片無底片或無文字說明，由于檔案工作人員不在現場，不了解當時的情況，所以不能正確擬寫文字說明。有些攝影者或是將數碼照片僅保存于本人計算機硬盤中,未定期進行刻錄光盤及異地保管,數據安全存在極大隱患，數據一旦丟失，將無法彌補。
（二）檔案整理不夠規范。檔案工作人員不能嚴格按照《照片檔案管理規范》進行整理，主要體現在以下幾個方面：一是對收集到的照片檔案材料不能正確鑒別。不會收集具有代表性和典型性,反映工作活動全貌,主題鮮明、影像清晰、畫面完整的照片檔案材料歸檔，而是將收集到的照片檔案材料通通保存，這樣不僅影響保管也不利于利用。二是照片未進行規范化整理與著錄。未按規范重新進行命名管理,且沒有反映照片時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等確切內容的說明。目前，在照片檔案的整理過程中，存在較為普遍的現象：一是底片未歸檔，有的是收集時已經遺失，有的則是整理過程中，因個別人員業務知識膚淺，誤認為照片檔案只是保留照片，底片沒有用處，因而將底片擅自處理；二是文字說明不規范，文字說明是照片檔案的重要組成部分，是對照片所反映的事件、時間、地點、人物等加以注釋、補充的資料，沒有它，許多照片就無從考究。文字說明由事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素構成，編寫時要綜合運用這六要素簡明扼要，要著重揭示照片的主題。
三、做好照片檔案工作的幾點建議
（一）提高認識，加強學習和宣傳。為做好照片檔案的收集工作，必須從以下幾個方面入手。一是檔案工作部門要按照《高校檔案管理規定》、《照片檔案管理規范》，結合實際制定本單位切實可行的照片檔案歸檔制度并組織管檔人員和攝影人員認真學習，提出具體明確的歸檔范圍和歸檔要求。二是加大宣傳力度，提高對照片檔案的歸檔意識。目前，高校師生對照片檔案的認識比較淡薄，他們不了解照片檔案歸檔的范圍和要求，因此檔案部門應大力宣傳照片檔案的價值和重要性，使他們了解照片檔案在高等教育、科研中的重要地位和作用，擴大照片檔案在高校的影響，使照片檔案收集工作獲得校內外各界的支持。作為檔案工作部門，應時刻關心學校大事，對學校開展的一切重大活動所形成的照片進行跟蹤收集，以保證照片檔案信息的完整和齊全。
（二）加大收集力度。完整的照片檔案要求底片、照片、文字說明三部分齊全，缺一不可。收集時要注意檢查，發現遺漏或底片與照片的影像不相符、缺文字說明等，應找有關部門或相關人員核對補齊。并且要保持照片及其他文件材料的有機聯系，原則上與其對應的文字材料的保管期限一致，便于保管和利用。與其他門類的檔案工作一樣，收集照片檔案材料是照片檔案工作的第一步,是開展整理工作的基礎,沒有這一步工作,整理工作就無從談起。檔案工作者應當轉變照片檔案的收集方式,由被動收集轉為主動收集。
（三）進一步規范照片檔案整理工作。按照《照片檔案管理規范》進行規范整理，一是對底片進行分類、編號、裝袋、上卷、案卷排列與編號；其次，對照片進行分類、組卷、上卷、編號、填寫文字說明、填卷內目錄備考表、案卷封面編目、案卷排列與編號、編制照片檔案案卷目錄。
（四）適應技術更新,數碼攝影技術的發展,使攝影成本大為降低,攝影者可以在一次拍攝任務中產生大量的照片,雖然降低了成本，但攝影者要對大量的照片進行鑒定和篩選，給攝影者增加了工作量。因此，不但對攝影器材要及時給予更新，而且對攝影者要給予支持和鼓勵。
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成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設
為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。
四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務
為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。
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二、收集齊全、整理規范
文件材料收集齊全完整是做好檔案工作的前提和基礎，關系到文件材料的存毀。各單位要進一步加大文件材料的收集力度，從文件材料形成的源頭作為檔案工作的起始點，明確各部門的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，并將其納入各部門及專兼職檔案人員的崗位責任制，加大考核力度，嚴禁應歸檔文件材料滯存在部門或個人手中，確保本單位在履行職能活動中形成的對國家和社會有保存價值的文件材料收集齊全完整，得到集中統一管理。在做好文件材料收集工作的同時，還應注重文件材料保管期限的判定工作，將反映本單位主要職能活動和人員情況、涉及重大活動和維護公民權益的文件材料列入歸檔范圍并確定較長的保管期限，保證歸檔的文件材料所確定的保管期限劃分準確。
