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1.檔案信息電子化的現狀

我國檔案管理應用信息電子化得時間不是很久，在應用上仍存在著很多問題。

1.1 軟件缺少通用性

在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設備的型號完全是根據自己的喜好而配置的，缺乏統一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴重阻礙了信息電子化的進程和發展。

1.2 無法實現檔案信息資源共享

我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，我國現有的電子信息規范性、開發性、服務性、共享性較差，無法到達用戶的共享要求以及同行業之間的共享。

1.3 基礎工作的標準化、規范化有待提高

要想實現檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎工作必須達到一定的規范和標準，但由于社會、經濟、技術等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統一標準，都是各自的系統適應各自的工作或者適應某一個專業，無法全面的實施、推廣。

1.4 管理方法意識有待提高

部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應檔案信息電子化的發展要求。

1.5 管理人員的素質仍需提高

檔案信息電子化仍需要專業的人去管理，只有專業素質的人才才能實現電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業素質以及對計算機知識達到一定的水平，從我國目前的電子信息化發展來看，需要的是專業型的復合知識人才，實現真正的檔案信息電子化。

2.檔案信息電子化的發展

隨著電子信息不斷的進入各個行業的管理，現在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質閱讀到現在的機讀文件是一個很大的進步。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

3.檔案信息電子化出現的必然性

3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率

檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統的檔案管理均為紙質的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現，改變這一現狀，一切實現網上辦公，利用電子設備提高應用信息的利用率。

3.2 提高信息的時效性

相較于傳統的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.3 經費限制的障礙消失了

檔案信息電子化投入的經費是一次投入，多次產出，與傳統手工編研信息成果出版相比節省了很多的經費。

3.4 檔案信息電子化的傳播速度快

檔案信息電子化的電子信息結果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節約成本的同時擴大了社會的影響，增加了服務的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 縮短與國際化接軌的進程

檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關技術接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業都應該意識到他是社會發展的總方向，要做高提前的應對措施，適應這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應對。

4.檔案信息電子化的建議

面對檔案信息化進程的不斷加快，伴隨出現的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議

4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

具體的操作就是通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

4.2 正確面對電子文件的保存

從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統性的文件，電子文件不存在磨損等傳統的問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

4.4 重視人員的結構調整

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一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

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在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

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一、檔案信息電子化基本現狀

1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。

1.3 檔案信息電子化經費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務社會。

1.4 檔案的技術標準和工作程序標準滯后。由于現行的檔案管理標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎。

1.5 檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化對策探討

2.1 建立合理的歸檔方法

2.1.1 是建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統一管理。

2.1.2 是由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動，開發集中統一的信息管理系統，提高檔案管理質量。

無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔業務指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

2.2 建立歸檔管理質量體系

2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。

2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。

2.3做好電子檔案保密工作

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。因此，要多部門協同，共同做好電子檔案保密工作。

2.4提高電子檔案管理人員綜合素質

電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區傳染病醫院）

參考文獻：

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檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學完整的體系

作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。

二、優化措施

1.根據檔案的類別與級別區別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

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隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當。對此，檔案信息化有著獨特的優勢，可以發揮重要的作用。第三，實現檔案管理信息電子化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現檔案管理信息電子化

首先，要實現檔案部門基礎設施建設。主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工。并要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

其次，要實現檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規范、聯通各局域網絡，并選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點，并提供相應的資金和技術資源支持。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

第三，要實現檔案管理信息電子化標準規范建設。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。第四，要實現檔案管理信息電子化人才素質培養。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，因此針對檔案管理信息電子化人才應積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓，使其掌握信息技術的新知識。檔案人員還要邊學習邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》中提出“以檔案信息化建設為重點”的工作任務，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術應用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統的檔案管理信息電子化理論研究。

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1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要

檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。

2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。

二、當前檔案信息電子化管理存在的問題

隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：

1．硬件和軟件設施有待完善

目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。

2．缺乏標準化、規范化

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。

目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法

全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。

3．檔案人員素質有待提高

實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。

三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。

1．完善硬件和軟件設施

檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。

2．提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。

3．提高檔案人員素質

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。當前，許多檔案人員素質不高，提高檔案人員的知識素質迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓，讓他們綜合學習檔案學、信息技術、計算機技術、網絡技術等知識，掌握信息化技術。

總之，檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統工程。要進一步完善硬什和軟件設施，加強管理，提高檔案人員素質，不斷拓展服務領域，提升檔案事業發展質量和水平，促進檔案事業科學發展。

篇8

所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業務管理工作的影響是深遠的。 

在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設的發展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面： 

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。 

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。 

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。 

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。 

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎。 

鑒于人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策： 

1、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。 

篇9

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案電子管理的現狀

隨著我國辦公自動化逐步普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，完全實現電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現在以下方面：

1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當單位的在內部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關單位辦公自動化則要求一體化，行政機關事業單位的業務往往與上下級密切聯系，對上履行職責任務，匯報上級下達任務的完成情況，答復上級機關或管理部門的業務范圍的問題；對下達任務和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業務聯系也相當密切。而業務信息在很大程度上還需依賴紙質文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。

1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

1.5標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.6文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

二、關于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，將如何應對日益增多的電子文件進行更科學、更準確及時地歸檔并保證其安全性呢？我認為必須把握好幾個環節：

2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調閱使用。

2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.3嚴格執行電子文檔的安全管理制度，及時進行預防和保護，消除風險。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

2.4針對安全性問題，積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，防止文件流向外網。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。

2.5分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

2.6建設專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據利用者要求提供大量的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。

3、結 語

文書檔案電子信息化平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性。針對在文書檔案管理信息的電子化應用中實際出現的問題，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，有效規避風險和降低損失。隨著現代科學技術的進步，實現文書檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把文書檔案管理提升到一個全新的水平。

【參考文獻】

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011（01）.

篇10

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程當中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程當中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程當中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

篇11

一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

四、結束語

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5

篇12

一直以來，在社會主義現代化建設發展中，事業單位文書檔案管理工作發揮的作用是不可忽視的。作為事業單位檔案管理工作中的重點核心組成部分――文書檔案電子信息化管理，不僅客觀地記載著社會發展的整個歷程，更記載著事業單位做出的很多重要決定離不開文書檔案電子信息化管理的幫助。現今的社會是科技信息與知識快速同步發展的時代，各企、事業單位要想持續穩定的發展與生存，必須重視電子信息技術的應用。隨著信息時代的到來，人們進入了網絡快速發展時代，很多數據信息通過電子信息網絡數據進行傳輸和管理。國家經濟的迅猛發展促使事業單位改革體制不斷的完善與深入，做好文書檔案電子信息化管理，進一步提升文書檔案管理工作水準，加強信息電子化的應用，為事業單位能夠提供及時的、準確的、完整的信息檔案資源，以此來達到信息資源的需要。筆者根據實踐工作經驗對文書檔案電子信息化管理的優勢作了簡單陳述，并針對于文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題做了幾點分析，最后給出了加強與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措。希望對各位同行有所幫助。以下是具體陳述與體現。

1 文書檔案電子信息化管理的優勢

1.1 有利于提高工作效率

W絡信息的發展，使人們迅速的進入了計算機信息網絡時代。不論是在生活中還是在工作中，都離不開計算機的應用。計算機不僅運算速度快，而且還能將很多數據信息進行一個有效的處理。大家都知道，電子檔案主要是通過光盤作為一個數據傳播的載體，把很多數據信息儲存在里面。這也是文書檔案電子信息化管理的一個主要優點。在傳統的文書檔案管理工作中，人們通過用手來操作各種信息的保管，因此，會浪費很多時間，有些時候甚至會漏掉一些重要信息數據，不僅會需要很多人力，更主要的是長時間手抄下去，影響工作質量與工作效率。電子信息化管理不僅改變了傳統文書檔案管理模式，大大的提升了工作效率與工作質量。

1.2 確保文件信息資源傳輸的安全性提升

過去以往文書檔案管理工作中，辦理檔案的傳輸方式都是靠手工抄寫，因此會導致很多重要檔案信息的流失，甚至經常會出現信息傳遞的不及時，導致需要的信息資源延誤時有發生，安全性也不高。而計算機網絡信息的應用，對于傳統文書檔案辦理人員手工抄寫中出現的所有問題都一一給予了解決，不僅能夠確保文檔信息傳輸的安全性，更加的及時。根本就不會出現檔案信息的延誤和丟失現象。

與此同時，文書檔案電子信息管理的優勢還有很多，例如：電子傳輸，實現資源的共享，信息易于保管等。不僅時效性高，而且檔案信息還可以多份復制，真正的拓寬了服務范圍。

2 文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題簡析

2.1 文件信息資料的保密性降低了

相對與傳統文書檔案管理來說，辦理人員手工抄寫雖然浪費時間，同時也浪費了很多人力。但是卻不易于更改。電子信息的介入，辦理人員不僅可以對檔案信息資料進行隨便的進入和更改，最主要的是沒有留下任何痕跡。傳統檔案管理模式下，人們可以通過字體來辨別檔案信息資料的變動，可以來判斷檔案資料的原貌。而電子信息化管理中每一份電子文件都沒有相關單位的蓋章和親筆簽名，因此無法辨別真偽。所以說，電子資料的真實性不能保證，而且保密性也大大的降低了。

2.2 電子信息檔案管理人員業務素質不高

計算機網絡時代的到來，致使傳統文書檔案管理模式不能適應社會發展，而計算機技術的應用也是事業單位改革的一個立足之身。因此，在社會主義新的社會形勢發展下，對文書檔案電子信息化管理人員提出了更高的要求。他們不僅要具備專業的知識層次，更要通曉計算機技術的應用和一些信息數據的傳輸與管理。只有具有先進的計算機技術水平和不斷的豐富自身的計算機技術知識，才能勝任這項工作。但實際卻遠不是如此，很多管理人員只是懂得一些計算機基礎的操作知識，缺乏現代先進的計算機技術知識，嚴重缺乏檔案管理計算機信息處理復合型人才。為此說，就算有在先進的現代化計算及設備，也未能發揮用武之地。

3 加強與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措

3.1 加強與提升檔案管理人員的綜合素質

首先，增加硬件設施的投入力度，硬環境是做好檔案建設的重要基礎，唯有創建良好的硬環境，工作人員才有工作的信心，業務人員的水平才能得到提升。從具體的實踐來看，唯有強化管理部門的硬件設施，檔案人員方可通過這些設備才能實現管理水平的提高，增強業務水平，提高檔案管理的效率。

其次，豐富檔案管理人員的知識水平.在日常的教育中要采取“自學為主、培訓為輔”的方式進行檔案人員的培訓，建立終身教育機制，促進檔案人員知識能力的提高，與時展相適應。在日常工作中不斷學習，豐富專業知識，提高自身知識能力，在單位內部建立激勵約束機制，將檔案的專業水平作為業績考核的一項指標，激發員工的積極性。

最后，增加檔案部門與區域間的合作。想提高檔案管理的水平，必須要加強系統間與區域間的合作，互相學習，揚長避短，運用現有的資源進行知識的更新，同時采用現代化的科技手段促進檔案人員專業水平的提升。

3.2 加強檔案保管穩定性，確保檔案信息安全。

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權限，只能給相關人員查看。針對保密文件，為確保其安全性，還需對其作加密處理，并限定加密的時間，保密期后相關人員才可對其進行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動硬盤等保存檔案的載體，同時在數據備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務器存儲及本機備份。兩臺服務器運用RAID5磁盤陣列技術，儲存全部檔案數據及數字化影像。PC機每天進行本機數據備份，每半月所有PC機數據庫進行數據同步，保持各數據庫數據一致，防止由硬盤損壞無法恢復導致數據丟失現象的發生；二是通過實物介質存儲備份。將全部檔案數據及數字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數據及數字化影像儲存在移動硬盤中。

4 結語

隨著科技信息網絡時代的到來，文書檔案的電子信息化管理已成為事業單位發展與生存的必然趨勢。同時，電子信息化管理也是事業單位文書檔案管理的一個主要便捷途徑。文章已通過對文書檔案電子信息化管理的優勢作了簡單陳述，同時也對電子信息化管理中存在的問題進行了闡述與簡析，我們不能忽略其當下存在的問題，一定要通過各種途徑來找出更多的解決對策。在這里，筆者真誠的呼吁，讓我們大家共同關注事業單位文書檔案電子信息化管理工作。在該文的論述與分析中，又不對或是不完善的地方，請各位同行勇于給予修改意見或建議，筆者會表示真心的感謝。最后，感謝大家的認真閱讀與觀賞。

參考文獻

[1] 楊勇，劉晶.關于“文書檔案一體化”的若干認識[J].大學圖書情報學刊，2003，21（1）：80-82.

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1 檔案信息管理電子化的優勢和問題

在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關心的當然是最終呈現在他們面前的信息內容 ，而這些信息可能是來自于各個不同的文檔，而把這些檔案信息進行有效的綜合，再系統地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責任。檔案的管理事實上是一個去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現必須具有系統性、真實性和價值性等多種特點，這樣用戶才能得到較為完善的服務。檔案的電子化是檔案管理的發展趨勢。

1．1 檔案信息管理電子化的優勢

檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優勢。其一，它可以發揮現有計算機的潛能，提高計算機的利用率。經調查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計算機，但是這些計算機的開發功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發揮其現有的潛能，提高工作效率，并節約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長，也會對檔案應有價值的發揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關的信息加工，快捷地出版二次文獻。其三，實現檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產出，可以從根本上擺脫信息加工受經費限制的不利局面。

1．2 檔案信息管理電子化過程中存在的問題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應用與推行，但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規格上存在很大的差異，時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統，檔案信息管理的進度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數據交換機讀目的的檔案系統，檔案管理和網絡管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實現標準化和規范化。檔案信息自動化系統的功能并沒有得到充分的發揮，而檔案業務基礎工作的標準化和規范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下。檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關的復合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進行計算機知識方面的學習，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進了現代化的計算機系統，但卻沒有人靈活運用，也沒能發揮其應有的實際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2 檔案信息管理電子化的應用策略

2．1 轉變思想，提高領導者的現代化意識

在進行檔案信息電子化的過程中，領導者的現代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領導具備一定的現代化管理意識，積極引進檔案管理的電子化處理系統，而且也想方設法吸引相關的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領導，眼光狹隘，認識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現代化的辦公應用系統，工作手段落后，人員素質低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉變思想，切實提高領導者的現代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進程。

2．2 謹慎選擇技術路線