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1.高校人事檔案管理存在的問題

（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統計。這種分散管理破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。

（2）材料內容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內容基本都是相同的，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領導”，“努力鉆研業務”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現不出個性特色。

（3）部分材料不規范、不完整。應該歸檔的材料檔案里沒有，不應該歸檔的材料卻出現在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規范，形式不統一，有的材料還是復印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現年齡越填越小，工作時間越填越早，學歷越填越高等現象，使檔案材料的真實性大大降低。

（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環節缺乏一整套系統的規章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環節均為手工操作，工作效率低下，準確性較差，利用率較低，與科學化、現代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設備等現代信息技術手段尚未在學院人事檔案管理中廣泛應用，難以適應現代社會發展的需要。

（5）缺乏深入精神。長期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業的“保管型”思維方式，開拓創新意識欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動服務”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續，為個人因辦理入黨、升學、深造、提干等事宜出具有關證明材料，而很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發匯編，將檔案信息轉化成可被利用的檔案信息。

2.高校人事管理的特點

（1）人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

（2）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員，以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

（3）人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

3.高校人事管理新模式的探索

（1）抓好隊伍建設，提高人員素質。人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性極強的工作，既涉及國家，又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質、專業文化知識、科學技術知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時，首先要注重選拔具有高度的責任心、強烈的事業心、愛崗敬業和默默無聞、無私奉獻精神、黨性好、作風正、守紀律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計算機操作技術的黨員干部從事檔案工作。其次要經常進行業務培訓，使其掌握科學的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規律性和科學性。最后，各級領導要關心檔案管理人員的思想、學習和工作，努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個新的臺階。

（2）健全工作制度，加強科學管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執行，使其真正落到實處。尤其要建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉遞、查閱、保管制度要進一步嚴格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學全面完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象，使檔案工作逐步達到規范化、標準化、制度化和科學化，為高校干部人才隊伍建設提供更好的服務。

（3）檔案客觀真實，突出個性特色。學校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應補充新時期形成的材料，例如將人事調動、養老保險、醫療保險、失業保險、公積金等與個人利益密切相關的材料納入個人檔案之中。其次，應以收集客觀材料為主，如教師教學、科研、學術研究和反映教師思想品德、敬業精神、業務水平、技術專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內容材料。人事檔案收集的渠道不應是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學校機關各相應管理部門收集當事人的教學情況、科研成果及其他業務方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（4）人事檔案的科學化、信息化和網絡化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現實記錄轉化為“活”信息，建立一個豐富強大的數據庫，利用計算機技術對人才隊伍進行統計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領導決策提供依據。人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎數據，不僅能夠重復使用，提高數據的利用率，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況，以現實需要為前提，對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化，例如學歷、學位證書，近期的干部履歷，干部職務任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。

完整、真實的人事檔案才能全面、準確地反映人的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學校各項工作服務。因此，學校人事檔案工作必須積極探索、大膽實踐，不斷創新，把工作推上新的臺階。

參考文獻：

［1］黃小斯.高校人事檔案的價值及其管理.集美航海學院學報，1998，（4）.

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桂林市第一中學是一所歷史悠久的學校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學生，著名文史學家、詞曲學家、教育家任中敏先生于1937年在南京創辦了漢民中學，并擔任校長。抗戰爆發后，學校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數千里，輾轉永福壽城，最后到貴州榕江繼續辦學，1945年抗戰勝利后再度遷回桂林重建學校。現屬于桂林市教育局直屬單位。現擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。

1.人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

2.人事檔案管理與利用存在的問題

2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關于干部人事檔案培訓的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。

2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學校辦公室人事工作人員兼職監管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經常參加市局關于檔案管理的培訓，但是學習不夠系統完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業務能力、管理水平培訓與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展都受到限制。

2.4單位人事部門檔案意識不強。為規范各學校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發了由桂林市檔案監督指導科唐志紅科長編寫的《小學校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。

2.5信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我們學校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續、工資變動審核、干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

2.6檔案管理手段落后。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施

3.1領導重視，組織得力。單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。為切實做好"干部人事檔案改版"任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期國家教育發展事業對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本校現有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案"見證歷史"的作用。

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引言

在當今社會的發展中，隨著全面深化改革的進程在不斷推進，信息技術以及網絡技術的普及，逐漸進入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創新以便更好的適應信息化環境的發展，這就必然導致了學校在人事檔案管理工作上也需要進行適當的改革，從而更好的實現學校人事檔案資源的優化管理，促進學校不斷的發展。

一、信息時代下學校人事檔案管理的現狀

（一）管理制度不完善

人事檔案管理制度是學校對人事檔案進行管理的前提，也是組織管理系統中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學校的經濟發展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學校已經按照國家或者教育部的相關規定制定了教學檔案管理辦法和報關方式等制度，但是對于學校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關調查中，只有一半的院校建立的有關的人事檔案管理制度，很多學校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學校根本不清楚人事檔案相關管理制度。

（二）管理標準不統一

人事檔案是對人才的使用、開發、利用的過程進行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學校對人員進行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學校檔案資源的整合和共享還不夠科學合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標準化的程度不夠高，無論是在當前的學校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發的方面，都缺乏了統一、規范的標準。這就必然導致許多學校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應當前信息化教育環境的工作，具有一定的滯后性。

（三）人事檔案管理的人員隊伍素質較低

在信息化時代的環境下，學校的人事檔案管理是比較復雜且乏味的工作，在對檔案信息進行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環節包括檔案數字化、檔案管理手段的現代化以及信息傳輸的網絡化等內容進行整合和分類管理，這就說明在各個工作環節中要求管理人員的素質能力較高。但是，在大多數學校，進行人事檔案管理的管理人員隊伍素質不夠高，其中大多數工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應信息化環境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發揮。

二、學校進行人事檔案管理工作的改善對策

（一）完善人事檔案的管理制度

學校在對人事檔案管理制度完善之前，學校領導一定要加強對人事檔案管理的了解，明確的認識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進一步完善人事檔案管理制度，因此，學校領導需要經常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發現人事檔案管理工作中出現的問題，來表明學校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現的問題進行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現代化社會的發展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導致相對應的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學校才能更好的對人才進行合理配置、合理使用、合理流動，從而發揮人才最大的社會價值。

（二）促進人事檔案管理標準的統一

學校如果希望能夠有效的對人事檔案進行整合和共享，就需要合理的運用計算機管理系統，同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點，制定出適合本學校實施的標準化體系。通過對人事檔案管理進行標準化建設，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標準進行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機系統將人事檔案進行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務。

所謂的標準化是指學校人事檔案資源整合技術的標準化、人事檔案整合的總體標準、人事檔案整合的管理標準以及人事檔案管理的工作標準，但是在目前學校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標準的設立不夠重視，沒有對其進行統一的管理和組織，因此，學校需要制定出標準要求，才能夠發揮出檔案資源的整合和應用價值，促進人事檔案管理標準的統一，最終提高人事檔案的利用率和效率。

（三）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案掌握著人才的信息，所以，學校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術快速發展，學校可以利用先進的科學技術設備，對人事檔案進行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實現了人事檔案管理工作的現代化，并且學校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現代化設施的基本操作，并且有效地運用到管理工作中，通過對管理工作人員進行定期或者不定期的培訓，讓管理工作人員熟練掌握和使用現代化設施設備，不僅要從理論上進行了解，還需要從實踐中獲得效果，這樣才能夠為學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。

三、結語

綜上所述，在當今信息化的時代中，教育領域也逐漸實現信息化，在這樣的背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學校對人事管理工作進行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標準的統一、加強人事檔案管理現代化和信息化建設等有效措施，可以適應現今社會信息化的發展需求，促進學校的發展，最終提高人事檔案的利用率和效率。

參考文獻：

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1.2檔案材料單一。

傳統的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內容為主。記載教職工平時工作表現、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。

2創新人事檔案管理工作的措施

2.1充分認識人事檔案管理工作的重要性

我國自改革開放以來，經濟生活水平有了很大的提高。企事業單位的用人形式也發生了極大變化，人們就業的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變為可自由選擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產生錯誤的看法。認為檔案已經起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發展及其不利，不能真正發揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學校間教師和學生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經歷，德才表現及發展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據。因此我們必須提高對人事檔案的認識。

2.2改變以往的靜態式人事檔案管理，增強服務意識

學校的人事檔案是記錄學校教師在平時教學、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經歷，也反映了學校辦學質量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據。因此學校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務的“人性化”服務理念，并為教職工德、育、體全面發展提供保障。建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學歷程度、所學專業、教學課程、論文獲獎情況、學生對教師的滿意度、有無研究課題等為內容。教師成長目標以鄰近相關學校或本地區教師發展水平作為參照物，制定相應的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優勢，那些是老師的斷角，那些是本學校大部分教師都欠缺的，并以動態形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業技術人才的成長、發展規律，滿足學校教職員工的專業發展需求。

2.3人事檔案應轉變功能定位，實現“績效化”

傳統的人事檔案管理方式已經不能順應時代的發展了，現在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發揮不出應有的“績效”作用。現在我國高中以下義務教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發揮檔案的實用性。

2.4強化檔案服務意識，發揮檔案功能的多樣性

國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案反映了學校教職工和領導的個人的成長歷史和業績，是選撥人才的重要依據。所以，管好學校人事檔案對于人力資源開發起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應發揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發利用轉變。人事檔案怎樣才能更好地為學校師生服務需要我們檔案管理者不斷探索和發現。由傳統的簡單的收集整理，向多元化的開發利用轉變。人事檔案的開發主要包括：一是對人事檔案信息來源的發掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學校教學、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態化加工和重組，滿足現代化建設對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態化管理。

2.5提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度

隨著電腦及網絡的普及，網上教學、網上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設作為戰略重點在《全國檔案事業發展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務和落實情況。人事檔案作為檔案事業的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務。人事檔案信息化可實現干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓，加強業務技能訓練，提高自己的業務水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學校、社會單位服務。

2.6健全人事檔案的管理制度

健全的、規范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質量的高低直接對學校其他職位的穩定產生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現管理制度的規范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規章制度來制約，我們人事檔案管理者要依據《干部檔案工作要求》并根據本學校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學校各項工作的順利開展做貢獻。應明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節，建立電子人事檔案信息，實現人事檔案網絡共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現代化水平。

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摘要： 學校檔案工作是中小學教育事業的重要組成部分，是記錄教學發展歷史，收集存儲教育教學活動信息的手段，其中人事檔案是重要的組成部分。人事檔案反映了教師教學的過程和成果,是學校選撥優秀教職工的考核依據。

Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.

關鍵詞 ： 教師人事檔案保管；服務意識；傳統管理模式；信息收集

Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）02-0246-02

0 引言

人事檔案是以記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的。以紙質文件、電子文檔形式保存起來以備考察的歷史記錄。準確的人事檔案信息是知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案在國家機構、學校、企事業單位在人事管理活動中起著重要的價值和作用，尤其在學校的教育管理中發揮著重要作用，是學校教師評定職稱、提撥學校教師的重要依據。由于傳統人事檔案不能滿足現階段教育發展的需要，所以我們要改進在人事檔案管理中的方式和方法。

1 傳統人事檔案管理存在的不足

1.1 傳統人事檔案模式比較僵硬，屬于靜態式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學校領導批示。只有少數學校領導可以查看，成了領導管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學習沒關系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務”功能發揮出來造成的。

1.2 檔案材料單一。傳統的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內容為主。記載教職工平時工作表現、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。

2 創新人事檔案管理工作的措施

2.1 充分認識人事檔案管理工作的重要性 我國自改革開放以來，經濟生活水平有了很大的提高。企事業單位的用人形式也發生了極大變化，人們就業的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變為可自由選擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產生錯誤的看法。認為檔案已經起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發展及其不利，不能真正發揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學校間教師和學生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經歷，德才表現及發展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據。因此我們必須提高對人事檔案的認識。

2.2 改變以往的靜態式人事檔案管理，增強服務意識 學校的人事檔案是記錄學校教師在平時教學、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經歷，也反映了學校辦學質量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據。因此學校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務的“人性化”服務理念，并為教職工德、育、體全面發展提供保障。

建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學歷程度、所學專業、教學課程、論文獲獎情況、學生對教師的滿意度、有無研究課題等為內容。 教師成長目標以鄰近相關學校或本地區教師發展水平作為參照物，制定相應的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優勢，那些是老師的斷角，那些是本學校大部分教師都欠缺的，并以動態形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業技術人才的成長、發展規律，滿足學校教職員工的專業發展需求。

2.3 人事檔案應轉變功能定位，實現“績效化” 傳統的人事檔案管理方式已經不能順應時代的發展了，現在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發揮不出應有的“績效”作用。現在我國高中以下義務教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發揮檔案的實用性。

2.4 強化檔案服務意識，發揮檔案功能的多樣性 國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案反映了學校教職工和領導的個人的成長歷史和業績，是選撥人才的重要依據。所以，管好學校人事檔案對于人力資源開發起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應發揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發利用轉變。人事檔案怎樣才能更好地為學校師生服務需要我們檔案管理者不斷探索和發現。

由傳統的簡單的收集整理，向多元化的開發利用轉變。人事檔案的開發主要包括：一是對人事檔案信息來源的發掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學校教學、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態化加工和重組，滿足現代化建設對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態化管理。

2.5 提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度 隨著電腦及網絡的普及，網上教學、網上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設作為戰略重點在《全國檔案事業發展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務和落實情況。人事檔案作為檔案事業的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務。人事檔案信息化可實現干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓，加強業務技能訓練，提高自己的業務水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學校、社會單位服務。

2.6 健全人事檔案的管理制度 健全的、規范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質量的高低直接對學校其他職位的穩定產生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現管理制度的規范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規章制度來制約，我們人事檔案管理者要依據《干部檔案工作要求》并根據本學校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學校各項工作的順利開展做貢獻。應明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節，建立電子人事檔案信息，實現人事檔案網絡共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現代化水平。

2.7 提高人事檔案工作者的業務素質 隨著我國經濟、社會的高速發展，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應社會需要了。學校人事檔案服務對象已從過去單一的服務“少數人”，發展成為一個為全體教職工、學生等各個群體。學校人事檔案的任務、工作環境、管理模式等都發生著變化，這些都對人事檔案管理工作者提出了更高的要求，因此，廣大人事檔案工作者要學習專業知識，提高業務水平，順應檔案信息化，功能多樣化的需求。信息化不僅要求人事檔案管理者具備良好的專業素質、道德素養，還要有較強的創新能力、創新意識。

參考文獻：

[1]賀焱.改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008（03）：11.

篇6

高中學校人事檔案是存儲教職員工信息以及學生個人信息的重要歷史記錄，其內容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學生的人生具有憑證、依據和參考的作用，同時對學校的教學活動也具有重大的影響。因此，完善高中學校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學校人事檔案的內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權威性、可靠性的檔案信息服務。

一、高中學校人事檔案管理的基本現狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因為學校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關系，加之學生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學校忽視學生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實質性內容，值得一提的表面管理工作也就是為了應對上一級部門的檢查而進行簡單的檔案規整和衛生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準性也令人擔憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業度。在某些高中學校會存在著這樣一種現象，即從事學校檔案管理的工作人員所學專業與檔案管理無關。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學、規范、有效的管理體系，從而使得學生的在校檔案模糊、無實際意義，甚至出現學生檔案信息被隨意篡改的現象。

（3）學校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業性不強，直接導致學校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現在以下幾個方面：首先檔案歸類不細致，過于簡單；其次對于檔案的實效期限管理失當，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應當銷毀檔案的處理沒有嚴謹的流程；最后，檔案室的日常工作缺乏明確的責任制度。長此以往，就會出現管理者對檔案疏于管理的情況，從而導致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內容損壞，造成嚴重后果。

二、完善高中學校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識。學校應當把檔案管理工作納入到日常管理工作內容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導等形式，增強工作人員對檔案管理內容的認識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認知去處理檔案收集、整理、歸類等相關工作事項，能夠在一定程度上避免出現檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數字化、網絡化，增強管理人員的專業素質。信息數字化是當今時展不可逆轉的大趨勢，也就是說現代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應潮流，形成數字化、網絡化管理模式。這樣，一方面加強了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學術要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因為只有具備良好專業素質的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學、規范、細致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導致檔案操作規范不明確、問責制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經驗來處理檔案，短期內問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學性的處理方法，很容易導致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點操作不科學，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發利用，讓管理者有據可依，有章可循，有責可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學校應當格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴謹、客觀、科學的態度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實際意義。切實提高檔案管理人員的綜合素養，改善檔案管理水平，從而推動高中學校教育事業的可持續性發展。

參考文獻：

篇7

學校人事檔案管理信息化主要是指對學校檔案信息資源的數字化、檔案管理過程的網絡化，對于學校的各類信息尤其是教職工的科研信息、職位調動等信息的存儲、處理、檢索、傳輸，以實現學校人事檔案管理工作的高效化，最終實現檔案資源的科學化管理。學校人事檔案管理工作設計人事檔案數據庫的建設、以及網絡信息的建設、人事檔案管理工作的信息化人才建設工作等實現人事檔案資源的合理開發和利用。

2.人事檔案管理信息化的重要意義

加強學校人事檔案管理信息化建設的重要意義主要表現適應教育體制改革和發展自身的需要、加快學校的人事檔案管理工作方式的轉變、實現人事信息的高效利用、為學校領導決策的制定提供信息依據三個方面。

（1）適應教育體制改革和發展自身的需要。隨著教育體制改革的不斷深化，學校教學模式已由傳統的教師為主的學生參與轉化為學生為主教師參與的自主式學習模式，教學管理工作也要做出相應的轉變以適應教學模式的轉變，人事檔案的信息化轉變正是這一轉變下的產物。信息化技術的發展和應用使得學校人事檔案管理工作更加高效，信息的收集和記錄更加及時。學校在進行教師人才招聘時借助于學校的建立的網絡信息平臺招聘信息，并將教師的申請信息進行自動保存，因此人事檔案管理的信息化實現了將傳統的紙質形式的人事檔案的管理轉變為網絡的信息管理，實現了學校檔案管理人員對教職工信息的全方位的了解，使得管理工作更加及時、高效。

（2）加快了學校的人事檔案管理工作方式轉變。傳統的學校的人事檔案管理工作的工作重心主要是對教師職工的約束和管理，屬于行政事務管理，隨著學校規模的不斷擴大，教職工人數也逐年增加，這就使得管理的工作難度增加。現代化的人事檔案管理工作是將資源的優化配置作為重點，對人力資源有效開發和利用。這就使得學校的人事檔案管理工作必須實現信息化，這就可以實現繁雜事務處理的簡單化、標準化、高效化。

（3）實現了人事信息的有效利用，為學校領導決策的制定提供信息依據。人事檔案的信息化管理將學校人事信息通過計算機平臺以數據庫的形式呈現，其中用于公開化的檔案信息通過信息化平臺直接共享，實現了信息的公開化、學校管理工作更加透明化。此外通過共享的信息資源，人事部門可以快速了解教師及學生的最新信息，為領導制定決策提供依據。

二、學校人事檔案管理信息化建設中存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱

當前學校人事檔案管理工作中存在發展不均衡、資金投入不足、人才隊伍不合理等問題，歸根到底是學校對于人事檔案管理意識不足，對人事檔案管理工作不重視，這一系列問題會嚴重制約學校的人事檔案管理信息化建設的速度，影響學校管理水平的提高。教育改革過程中充分強調檔案信息化管理的重要性，因此在學校進行教育改革過程中，要高度注意人事檔案管理工作的信息化建設，充分合理利用人事檔案的信息資源加強人力資源的優化配置，以更好的指導學校的各項管理工作。

2.人事檔案管理現代化、信息化水平有待提高

由于學校的人事檔案管理方法的單一性致使學校人事檔案管理的信息化、現代化管理水平受到嚴重制約。其中主要表現在：首先，管理方式受傳統管理方式的局限。傳統學校人事檔案管理工作主要是以紙質檔案的利用和管理為主，雖然在利用范圍上具有一定的優越性，但是紙質檔案的收集和記錄以及管理工作都由人工操作完成，大大加大了管理在工作人員的工作量，未能實現現代的信息化技術與管理工作的有效連接，管理效率較低。其次認識檔案管理缺乏高素質的復合型人才。人事檔案管理工作的信息化，實現了信息的更新的迅速性，同時教職工數量的增加，使得工作量大大增加，工作人員的開展難度增大，當前學校的人事檔案管理人員專業知識不足，對于計算機技術的了解較少，為了加快學校人事檔案信息化建設的速度，應加快人才隊伍建設。

3.人事檔案管理制度缺乏系統性

目前大部分學校沒有形成完善的認識檔案管理規章制度，管理責任制未得到有效落實，管理工作的規范化難以實現，部分高校具有檔案管理制度，但是缺乏一定的系統性，當對人事檔案進行查閱、借閱時人事檔案存在雜亂無章的問題。

三、人事檔案管理信息化建設存在問題的應對策略

檔案管理信息化建設具有十分重要的意義，然而當前學校人事檔案管理信息工作中還還存在部分不足，針對問題進行深刻剖析，筆者根據自身多年工作經驗，提出以下三種有效應對措施，旨在推動學校人事檔案管理的信息化建設。

1.轉化人事檔案管理工作理念，提高管理工作的重視度

工作理念的轉變是加快人事檔案管理工作信息化重要推動力量。校領導對人事檔案管理工作的重視是學校人事檔案信息建設工作開展的重要保障。因此在人事檔案管理信息建設過程中，一方面要強化領導對于檔案管理工作重要性的認識，加大對管理工作的扶持力度、加強各部門之間的協調配合，調動學校師生全體為人事檔案管理信息建設工作貢獻力量。另一方面，人事管理部門加強對人事檔案管理信息化建設的重要性的宣傳力度，提高教職工全體對人事檔案管理意識，從思想角度加強教職工對于人事檔案管理的重要性的認識，在工作開展中使得大家積極參與，同時檔案管理人員 需要進一步強化自身服務意識，推動信息價值的實現過程。

2.加強學校人事檔案管理工作的投入

人事檔案管理的信息化建設還需要學校加大資金投入，為工作順利開展提供物質保障。信息化建設的推進需要學校配備專用的計算機、掃描儀、打印機等以提高檔案信息的搜集、存儲、管理、維護的速度，學校可以采用多種方式進行籌資，推動學校的信息化建設，以實現人事管理信息的科技化呈現。學校可以將自身教學科研成果作為推進人事檔案管理信息領域的經濟增長點，充分利用學校的高能力高素質科技人才，樹立學校良好教育形象，并推動學校的人事檔案管理信息化建設。

篇8

一是學校人事檔案內容信息量少。

學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。

二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。

體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制

我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。

篇9

二、中職學校人事檔案管理現狀及存在問題

1.工作制度不健全，落實不到位

部分中職學校對相關管理人員的崗位職責沒有進行明確的規定，相關的管理規章及制度缺乏完整性、具體性、系統性，導致制度不健全的情況時有發生。有些中職院校則是相關的制度健全、完備，但是對相關的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現實的工作中，許多制度都沒有得到落實，對檔案管理工作的規范發展產生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規范

各單位的管理人員對國家的有關的法律法規與政策，缺乏足夠的認識，沒有予以高度重視，在關于執行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關管理人員也不固定，經常發生更換的現象，這就導致各個中職學校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴重的完整性、系統性與規范性。

3.新建材料多，失真情況嚴重

在人事檔案中，確保材料的真實，這是院校生存的前提條件。然而，在實際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫的信息不真實現象時有發生，這就極容易導致檔案材料的失真，部分單位為了發展與競爭，普遍存在著新建檔案的現象，使中職學校人事檔案的部分功能被削減，無法實現對人員考察的全面性。

三、加強中職學校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學校的人事檔案管理工作中，對于《檔案管理責任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關的制度，在建立的同時要不斷進行完善，使中職學校的認識到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關檔案登記方面，必須要做到規范化和系統化，人事檔案管理的工作，必須依據相關的管理制度，嚴格依據對檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關規定來開展人事檔案的管理工作。與此同時，對于現行的人事檔案管理制度，也要注重加強其規范化建設工作，不斷推進與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統化、科學化、合理化的方向發展，促使認識檔案管理制度更加的完善，在服務體制的轉變方面，要注重突破傳統的服務體制，使服務體制朝著以人為本的方向發展，使人事檔案管理建設工作朝著規范化、制度化、科學化的方向發展。

2.及時跟進，做到檔案的齊全完整

在中職學校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開展收集工作，與此同時，也要不定期的開展人事檔案的整理，并注重將二者結合起來，在人事檔案的收集過程中，要不斷加強相關的監督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規范的開展與進行，對于人事檔案的收集范圍也要進行進一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進人事檔案管理建設的動態化發展。此外，計劃的指定也非常重要，結合收集計劃對一些相關資料進行收集，這些資料包括工資普調、表彰獎勵、職稱評定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門對檔案查閱工作的開展，對于零散的材料，要不定期對其進行收集整理，對于相關的信息要做到及時地掌握，在對這些信息進行歸檔之前，必須注重開展相關的鑒定工作，鑒定工作一定要認真嚴格進行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實性，才能為相關查閱工作提供切實可行的依據。此外，要定期?Σ牧系牡羌怯氪?遞制度進行檢查，使監督機制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強信息化建設，提高檔案利用率

篇10

在信息化越來越成熟的今天，辦公自動化成為一種潮流，并且使得手動辦公的缺點無限放大，然而，由于檔案管理領域的特殊性，許多部門單位的檔案仍然停留在手動辦公、紙質存檔的階段，這種傳統的管理方式不僅效率低下，管理成本高，而且存在著容易丟失，存放不安全，檢索慢等缺點。學校的人事檔案屬于學校內部的重要資料，相比較學校的其他部分，如圖書教材管理、教務管理、財務管理、行政績效管理等還處于信息化的初級階段，檔案中反映的年齡、工齡、職稱等要素直接影響到學校各教師或教輔人員的切身利益，一旦丟失或發生錯誤將會造成很嚴重的后果。因此加大力度加快進程實現學校人事檔案的自動化高效安全管理，勢在必行。

2.問題解析

2.1傳統方式的弊端

現階段很多學校的人事檔案是按部門放入相應的資料箱（柜），然后在紙質上統計，這種方式屬于純人工操作，極易發生投放失誤、丟失、信息不對等、查找不易等問題。而檔案是反映學校教工各方面信息的重要甚至是唯一依據，涉及教工的工資、保險、稅務、職稱、醫療等方方面面，所以一旦發生問題，后果十分嚴重。另外，隨著學校教職員工人數的不斷增多，信息量大幅度增加，檔案管理成本不斷攀升，如果遇到需要批量處理的問題，就需要讓相關人員自行上報資料，然后人事部門核實，而每年都存在教職員工多次上報相同或相似信息的情況，人事部門的核實統計工作量也很大。

2.2實現目標

使用計算機平臺和Web技術，設計搭建一個網絡平臺，在學校范圍內共享訪問，由人事部門初始化錄入各教職員工的個人信息，并批量分配教職員工個人專屬賬號和密碼，信息錄入完畢之后由教職員工本人憑賬號和密碼登入系統進行信息核實，核實無誤后確認。設計統計模塊，可實現按照多條件查詢統計，以便學校進行信息批量處理。設計后臺管理模塊，可實現教職個人信息更新等操作。

2.3主要功能

2.3.1人事部門相關通知和查看。

2.3.2個人信息核實和報錯。

2.3.3教職員工的檔案信息查看和統計。

2.3.4各單位和個人的信息更新。

2.3.5教職員工的考勤、考核、獎勵和懲處管理。

2.4相關技術

本系統采用由Orical公司旗下的Java語言作為系統開發的軟件程序設計語言，使用JSP技術作為Web的顯示層，使用開源免費的MySql數據庫作為數據庫后臺，并在Apache公司的Tomcat6.0服務器上進行管理，其中還涉及Java Bean技術、JDBC數據庫訪問技術、JavaScript腳本技術、Struts2.2框架技術等。上述一套技術均開源免費，最大限度地節省了學校使用本系統所需支出的成本，技術細節成熟完善，在電子商務、電子政務等領域廣泛應用，安全性也可以得到很好的保障。

3.系統設計

3.1系統功能設計

經分析和走訪，本系統分為以下五個模塊：人事信息模塊、信息查看和報錯模塊、后臺管理模塊、查詢統計模塊和人事考核模塊。其中，人事信息模塊主要是針對學校人事部門的各種通告、新聞的和查看，可以參照各信息實例中設置置頂、重要、懸浮滾動、普通等級別；信息查看和報錯模塊主要實現個人信息、部門信息的查看，如果發現信息有誤可以提交糾錯申請，由人事部門核實后進行更新；后臺管理模塊主要是實現信息的更新、刪除冗余等操作，另外也加入維護系統的功能。查詢統計模塊可以實現檔案信息的單個查詢和多條件綜合檢索，并可以實現分類匯總統計。人事考核模塊主要實現學校內部各項人事考核指標的個人完成程度，是學校行政信息化公開的重要體現。

功能模塊圖如下：

3.2數據庫設計

良好的數據庫設計對于一個高性能的應用程序非常重要，就像一個空氣動力裝置對于一輛賽車的重要性一樣。如果一輛汽車沒有平滑的曲線，將會因阻力太大而無法疾馳。關系沒有經過優化，數據庫無法盡可能高效地運行。應該把數據庫的關系和性能看作是規范化的一部分。

本系統采用MySql5.5作為數據庫后臺，共設計20個數據庫表，表內主外鍵設計以及觸發器的設置都嚴格遵循關系型數據庫的第三范式。

3.3關鍵技術設計

3.3.1采用唯一碼來作為教職員工的個人編號代碼，放置信息冗余重復和同名員工的信息重疊，并且，由于該唯一碼由系統自動生成，和個人的身份信息并無任何關系，從側面保護了員工的個人信息。

3.3.2如遇到個人信息有誤，需要填寫糾錯申請，然后等待人事部門審核更新。有效防止個人密碼丟失后被惡意篡改個人信息的發生。

3.3.3對于需要批量檢索的數據，可以按照多個條件聯合檢索，并支持模糊查詢技術。

3.3.4信息分頁，當遇到檢索的內容條目很多時，可以自動分頁實現多頁顯示。

4.總結

本系統通過軟件技術和網絡平臺實現了學校人事檔案的自動化管理，在系統中加入人事考核和人事新聞模塊，使得人事部門的辦公可以在本平臺上實現一體化。本系統具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特點，可以大幅提高學校的信息化、自動化進程，提高辦公效率，增強檔案信息的安全性，降低由于重復填報個人信息所帶來的額外的工作量。相信本系統的應用可以給學校的檔案管理工作帶來更多的效益和價值。

參考文獻：

［1］Kathy Sierra.Bert Bates，Head First Java.中國電力出版社，2007.

［2］李相國等.Java實例精通.機械工業出版社，2009.

篇11

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和調配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發展歷程，客觀記錄和反應了個人成長經歷、家庭基本情況、社會關系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，高校對教職工的考核、調動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設、教學科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養、選拔人才、建立人才信息庫提供數據基礎。然而醫學院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫學院校不僅是由院系組成，還有附屬醫院、教學醫院，教職工不僅承擔各院系的教學工作，還承擔各附屬醫院、教學醫院的醫療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業性等特點。醫學院校的人事檔案實現信息化管理不僅對學校科研、教學人才的建設、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫院、教學醫院醫療人才的梯隊建設、醫療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫學院校人事檔案實現信息化存在的困難

信息化作為當今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進的科學技術和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學校的人事工作服務。然而，大多數醫學院校對人事檔案的管理還處于傳統的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了大量涉及人事的數據統計工作只能依靠手工完成，造成了反復勞動和人力資源的極大浪費。醫學院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫院、教學醫院人數龐大，分布分散，要實現信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫學院校對人事檔案的管理還處在傳統的手工保管模式，跟不上信息化時代的發展。雖然學校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數的統計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫學院校這種比一般院校要人數龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統的管理模式已不能適應學校快速發展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設施投入不夠

實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應龐大的檔案數，配備的人員嚴重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業務，也要求掌握現代信息技術，利用計算機等現代化設備對人事檔案進行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設備等這類檔案信息化必備的硬件設施。實用的檔案信息系統軟件的開發和利用更為缺乏，無法實現對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實現人事檔案信息化管理其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為學校人事檔案工作提供即時、高效的服務。只有實現了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數、人員數的統計等，缺乏檔案信息軟件對信息進行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現對人事工作提供信息化的基礎數據支持。

3.醫學院校人事檔案實現信息化的途徑及辦法

3.1轉變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現代化意識

要實現人事檔案信息化管理的目標，必須轉變當前傳統的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質量和效率，需要學校及人事檔案管理人員提高現代化意識，利用現代信息技術，如計算機技術、數據庫技術、信息儲存技術、多媒體技術、安全保護技術、網絡通訊技術等對人事檔案進行信息化管理；用信息管理的理念創新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發，進一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數據庫建設成為學校組織、人事等相關部門的信息庫和參謀部，并實現信息資源共享。

3.2培養檔案業務和信息技術復合型人才，加大軟硬件設施的投入

要實現人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質和扎實的業務知識，更需要掌握現代信息技術、熟練運用信息化設備的能力。醫學院校要重視復合型檔案人員的培養，這是推進醫學院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設的關鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設施投入，營造現代化檔案管理平臺，把傳統的手工保管模式轉變到服務現代人事管理和助力學校各項事業發展的重點上來，實現人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數據庫，提高資源利用率，同時加強保密安全

人事檔案信息化管理系統的最重要的部分是建立人事檔案信息數據庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務和職稱情況，學習培訓情況、表現情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎數據，利用率高，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫學院校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。但是，人事檔案信息一旦實現了資源共享肯定存在著一定的風險，常發生在傳輸、錄入、存儲、調用等等過程中。因此，進行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護、傳輸以及利用要制定統一嚴格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權限的控制，采用授權驗證入庫制度，防止無關人員的隨意進入；按照相應訪問者的身份，設置對人事檔案資料相應的訪問權限。另一方面，要加強安全技術和開發安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應的網絡技術，加大了人事檔案信息泄密的風險，所以必須采用相應的安全技術，例如加密技術、防火墻技術、VPN技術、跟蹤監測技術、網絡病毒防治技術、數據資源備份等對資源數據進行安全保護，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫學院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現人事檔案信息化管理的目標，為學校的發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

篇12

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術的發展及其在各領域的發展和應用，檔案管理也隨著傳統的紙質管理發展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優化管理方法，促進檔案的科學管理。尤其在教育行業，檔案電子的管理顯示出明顯的優勢，是未來發展的趨勢之一。本文主要探討學校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統的紙質材料變為電子形式，以此方便使用者對材料進行查閱、修改、復制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯網進行檔案文件的查閱、修改、復制、傳送等工作，摒棄了傳統的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質文件的繁瑣，只需要網絡傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現共享。電子文件不再是傳統的紙質文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數據的人可以利用，其它數據信息可以共享，在單位內部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數據，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學校擁有數據庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數據對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數據僅編輯一次便可多次重復使用，降低傳統的紙質檔案文件出版經費成本。傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。②而今管理人員只需要將數據整理好，便可作為藍本多次重復使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學校人事檔案管理的現狀

學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。

學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。

檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜取;數據可能丟失和無法復原;數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。③紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理中的運用

針對以上幾點現狀，分析不足，加強檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要;同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發展的新里程碑，未來還有很大的發展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設備和軟件的投入，以及專業人才隊伍建設，科學管理和考核，提高檔案專業人員知識水平和操作技術，創新發展和研發新的應用功能和領域，通過檔案科學管理發展質量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發展。在電子信息化時代的學校教育中，加快學校檔案信息化管理工作，促進檔案科學管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學校管理的規范化，進而創造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業務，2013（1）：108-109.

篇13

一.景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的現狀及問題

1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學府——景德鎮陶瓷學院就在這座千年古鎮誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章。現在，學院設有材料科學與工程學院、陶瓷美術學院、設計藝術學院、機械電子工程學院、工商學院、信息工程學院、人文社科學院、成人教育學院、科技藝術學院和思想政治理論課教學科研部等10個院部近40個專業，有碩士、本科、高等職業技術教育等多層次的培養形式，并向海外招收攻讀學士學位和碩士學位的留學生。截止2012年3月，有在校本專科、研究生、留學生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。

通過景德鎮陶瓷學院保衛處全體人員的共同努力，學校的學生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細致、從單一到全面，逐步發展起來，取得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的不足和問題，主要體現在以下幾個方面：

1、缺少科學的管理方法

目前，景德鎮陶瓷學院的學生戶籍管理還處于比較初級的階段，雖然嚴格按照《檔案法》和公安部門有關戶籍本文由收集整理管理的法規來進行，但是管理方式、管理手段和管理技術都比較落后，學生的戶籍資料還是以戶籍卡片和簡單的excel電子表格的形式存管，至今沒有實現與景德鎮市新廠派出所管理系統的完全對接。導致在查詢和檢索學生戶籍檔案和信息時，如補辦身份證、查詢原始戶籍資料等，辦理人要先到學校新校區戶籍室查詢，沒有的話，還要到老校區進行查詢，如再無的話，則再到景德鎮市新廠派出所查詢手工檔案底存；即便是在學校新校區一次性查詢到，也仍需到老校區開具相關手續再到新廠派出所辦理最后的手續，整個辦理的過程十分繁瑣，且需要在多個地點往返和詢問，費時費力。

2、沒能適時完善管理制度

如今，學生戶籍檔案管理工作中不斷出現新的變化，首先，我國現行的大中專院校學生戶籍管理辦法規定與前幾年的已經有了質的變化，新生入學時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學期間，學生戶籍檔案不在學校，畢業時也無需再遷出；其次，景德鎮陶瓷學院的在校生規模與前幾年相比呈現倍數遞增的趨勢，相應的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各種原因轉學、退學、休學、開除的學生也逐年呈現上升態勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業生在戶籍檔案掛靠學校2年后沒有及時遷移，導致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應作出調整，如在學生入學前，除了在入學通知中重點標注戶籍遷移實行自愿原則之外；將是否進行戶籍遷移對大學生將來畢業、就業、工作等的優缺點進行對比列表；尤其是戶籍遷移后，大學生的城市戶籍身份是無法回轉為農村戶籍身份，因而可能喪失很多惠農政策的優惠；以供學生和學生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上扭轉農村籍學生“跳龍門”的戶籍概念。而景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理制度還是上個世紀制定的，沒有及時根據當前的工作環境的變化適時作出調整和完善。

3、全程化管理程度低淺

高校學生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環節：入學檢查，入戶審批，查詢、補辦、檢索等，畢業檢查派遣。在第一、二個環節上，景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理已經完全到位，而在學生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業后的查詢、補辦等環節還處于比較低淺的水平階段，甚至有的環節還處于缺失狀態，不能更好的服務于在校生和畢業生。以往離校2年以上的學生需要調出個人戶籍檔案，由于學生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的老師，由其代為去學工處畢業分配辦公室和保衛處戶籍管理詢問。而畢業2年以上學生的戶籍檔案在新校區是無法查詢，既無電子檔案又無紙質檔案，故要回到老校區保衛處；老校區主管該項工作的人員不是只承擔此項工作，若因其他事項外出，則使得查詢人或辦理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調離戶籍檔案的清理，導致戶籍檔案越壓越多，管理成本和問題增加。

4、不能及時創新管理

高校學生戶籍檔案的管理如何適應當前大學生就學和就業的需要是景德鎮陶瓷學院還沒有全面思考的問題，因此在創新方面就更談不上。如新校區處于浮梁縣湘湖鎮，而戶籍管理又歸屬于珠山區新廠派出所，辦理相關工作需要先在新校區確認相關基本手續后，再到新廠派出所辦理后續的手續，給學生以及學校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的麻煩。如能在管理屬地和權限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮派出所，則能有效的化解這一問題。又如景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理科設在保衛處，而學生人事檔案管理設在招生就業處，如能實現類似政府辦證大廳的辦公模式，將學生戶籍檔案和人事檔案的辦理設立聯合辦公室，將有效提高管理效率和辦事效率，也能更好的為廣大學生服務。

二.對景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理改革的思考

基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經驗，結合景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理的情況，做出如下的思考：

1、加強高校學生戶籍檔案管理政策的宣傳

為了讓學生便于自己戶籍檔案的遷移和相關利益的維護，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學生不用將戶籍檔案遷移到學校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮陶瓷學院保衛處戶籍管理科應主動與招生畢業處直接聯系，在招生宣傳材料、新生報道須知、學生離校須知等材料上，通過紙質和網絡等形式，對學生和學生家長宣傳高校學生戶籍檔案管理政策，告之學生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學校是否有利于學生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理注意事項；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學生及家長全面認識和了解我校對學生戶籍檔案的管理工作。

2、逐步運用信息化管理的方式方法

在依法嚴管的同時，一定講究科學管理。科學有效的管理，不但是高校學生戶籍檔案工作順利進行的必要條件，而且也是提高工作效率和服務水平的有效途徑。可逐步對現有的戶籍檔案管理工作實現電子化管理，將每年新進的學生戶籍檔案必須實現紙質檔案掃描入檔，并借助學校信息工程學院的師資力量，開發自用性的學生戶籍檔案管理系統，將學生紙質檔案的內容進行實時的錄入，這樣可以保證紙質戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統的三位一體，以提高工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學生畢業的年份，逐年電子化，改變現有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學生戶籍檔案管理走上現代化的軌道。

3、建章立制，規范管理

（1）收集制度

新生在到校報到的過程中往往會出現材料不全或材料遺失等情況，當前還出現了冒名頂替入學、學生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因而必須有嚴格的收集制度來保證所收集的學生檔案是真實可靠的，如果這第一步沒有做好，勢必影響到后面各個環節工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在收集環節來加強對檔案識別的力度。

（2）立檔和整檔制度

結合景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的特點，可以以學年度來分階段實施相應的立檔和整檔管理。學年初，對新生進行立檔，實行分學年度按院系分卷建檔制度，學年末，對本屆畢業生的畢業生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學期期間，對中途退學、轉學者的戶籍檔案進行及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。

（3）使用制度

在具體的工作中還常遇到學生需要戶籍檔案辦理相關事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強使用制度的建立非常必要。尤其是學生出國深造、畢業后需要結婚生子或是貸款買房、考公務員等的需要，學校可以在使用過程中開設“綠色通道”，為學生提供使用上的便利。

4、加強全程化管理

在入學檢查、入戶審批、畢業檢查派遣等環節之外，加強查詢、補辦、檢索等環節的工作，利用各種政策條件和技術手段，實現在景德鎮陶瓷學院新老校區內，學生戶籍檔案辦理、查詢、辦理等的“一站式”管理，強化全程化管理。如在新校區戶籍管理科設置遠程身份證辦理系統，由學校戶籍管理人員對學生進行基本的確認和照片拍攝，通過網絡傳輸照片和相關基本信息到新廠派出所的服務平臺，減少辦證學生來回辦理的時間，也減少辦理資料的丟失和錯誤的概率。