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1電子檔案與紙質檔案

紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現良好的保密工作。所以，企業或者事業單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數據庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發展。

2電子檔案與紙質檔案發揮的優勢

在企業與事業單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數據完整性。促進原始內容的完整性，保證其價值的充分發揮。當檔案數據產生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數據信息也更穩定。當單位、企業內領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。

3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時期發展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優勢都處于獨立發展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發過程中，實現了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發與備份保存。電子方式的實現是一個不斷發展的過程，在該階段，實現紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現良好的發展需要。在目前建設與發展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現文化歸檔的統一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現紙質檔案的數字化發展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現的相互依存，它們隨著業務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時期不斷進步與發展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業與事業單位在內部也建立了相關辦公網絡系統，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環境下實現融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統方式下，基層檔案都是從外部、自身內部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現代檔案管理中，需要實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，在執行工作中，不僅在歸檔工作中更統一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時期發展趨勢下，為了實現檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環節產生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標準

在新時期發展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現信息的規范性與標準化。檔案信息系統的使用質量與數據信息質量存在緊密聯系，所以，要為數據信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統計標準、規則標準等。還需要為計算機數據庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環節充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規，確定出電子檔案的法律地位。

結束語

電子檔案成為當今發展的主要趨勢，其含有的豐富內容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發利用，實現長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現電子檔案與紙質檔案的充分融合。

參考文獻

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[2]吳雨珊.電子檔案與紙質檔案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]趙暉.城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析[J].城建檔案,2012(7):38-39.

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1紙質檔案和電子檔案的特點

紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀

在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。

3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。

4結語

電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。

參考文獻：

[1]紀曉群，等．電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺世界．2013，(29)．

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底圖是工程項目檔案的重要組成部分。工程項目底圖的一個特點是為施工現場服務，即使是在科技發達的美國，它在現場服務時也以紙質圖紙為主，以國內目前的條件，還不可能拎著一臺筆記本電腦，帶著一張光盤在現場解決各種問題， 況且施工圖變更圖還得要打印后簽上名才有效[1]。紙質底圖是藍圖的母版，是工程項目建設過程中不可缺少的依據。在工程項目建設過程中需要反復添曬圖紙，離開了設計底圖，工程項目建設就失去了方向。因此它的一個重要特點是利用的頻繁性，同一份底圖反復要曬幾十份，甚至上百份的藍圖，為工程項目建設服務。此外，工程竣工驗收、質量評定、設計參考咨詢、建筑物裝修和改擴建等都需要大量地調閱和復用底圖檔案。底圖檔案的另一個重要特點是唯一性。工程底圖往往只有一份，尤其是以前用手工繪制的底圖，更是“孤本”。底圖一旦丟失或是破損嚴重，其利用也就無從談起，也將給施工和科研帶來無法彌補的損失。因此，加強紙質底圖檔案管理，顯得十分重要。

二、底圖檔案的管理

加強紙質底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個環節有規可依，有章可循。其重要環節：一歸檔驗收；二臺帳登記；三底圖修改；四分類排放；五現場利用；六底圖鑒定；七保管和保護。

（一）、歸檔驗收

由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質量，嚴把底圖歸檔入口關。底圖歸檔驗收，一查底圖質量。重點查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，沒有好的底圖質量，也就談不上高質量的藍圖。二查簽署。簽署不齊全的底圖，不能充分發揮其檔案憑證作用。三查文件號是否與工程名稱一致。項目文件號是每張圖紙的身份證號，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統計中起到關鍵作用。若多份底圖共用一個編號，會給底圖日后查找利用帶來很多麻煩。因此，在底圖歸檔驗收時，要嚴把質量關。

（二）、臺帳登記

臺帳登記是檔案查詢利用的信息平臺。隨著公司發展壯大，每年都有上百個工程項目同時運行。底圖年歸檔數千個檔號，文表達20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個項目的底圖，紙質臺帳，以歸檔時間登記流水賬。驗收合格的底圖，雙方互簽字確認，作為歸檔驗收憑證永久留存。在《綜合檔案管理系統》中詳細著錄歸檔日期、項目文件號、題名等三十多項信息內容。《系統》能夠對這些信息進行單項或多項組合查詢、統計，提高了底圖檔案利用的查全率和查準率。

（三）、底圖修改

由于甲方的需要發生變化，或因施工條件的變化，歸檔發圖后的底圖隨時可能修改。底圖修改院采用版次遞進的方式管理。因此，在底圖檔案中就會出現同一工程項目文件號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號和圖號。多版設計文件增加了底圖的協調難度。因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項任務的執行者采用的都是有效版本的底圖。否則，底圖管理的混亂，也會給工期帶來影響。

（四）、分類排放

對底圖實體進行科學分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項目通常有基礎設計、詳細設計、竣工圖三個階段。項目從開始到竣工，跨度時間長。一個全廠性的大的工程項目就有幾十個，甚至上百個單元，文表有六、七萬頁，圖紙兩、三萬張，圖紙量大且利用頻繁。現階段公司的底圖編號是由一組數字加字母組合而成，涵蓋工程項目號、階段、單元號、專業及目錄級別等信息。為了保存一個工程項目底圖的連續性和完整性，在項目運行中，底圖處于動態管理。已經完成的項目，檔案實體與計算機排序同步。即按年代―項目―階段―單元―專業―圖號進行分類排序上架，并在柜架上寫明工程名稱、單元、專業、圖號等信息。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項目、單元抽圖時，只需點擊鼠標，或到庫房找到這個項目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。

（五）、現場利用

歸檔后的底圖，不能直接用于現場，需曬制成藍圖，并加蓋單位資質章，發圖章等才能為施工現場服務。底圖請曬，有嚴格的審批程序。必須有文控填制出版委托單，填寫圖號及曬藍圖份數，項目經理簽發。底圖人員根據委托內容，調配齊底圖，送交出版室，出版人員當面簽收。曬完后的底圖，由出版室送還底圖崗。底圖人員再次清點回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時進行補缺、修補，保證底圖再次利用的完整性和完好性。

（六）、底圖鑒定

底圖檔案的鑒定是檔案管理工作中至關重要的環節。對底圖檔案進行鑒定，就是確定底圖檔案科學的、歷史的和現實的價值，決定檔案的存毀，對提高檔案的內在質量、優化館藏結構、緩解庫房及設備的緊張狀況，充分發揮底圖檔案的作用都有著重要意義。因此公司成立了檔案鑒定工作小組，檔案部門制定了檔案鑒定和銷毀制度。對已制成電子檔案且破損嚴重的底圖；裝置報廢，年份較長且利用較少的工程底圖；有高版次替代的低版次底圖，在臺帳中做好標識，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認作廢的底圖，實體下架，按檔案銷毀程序處理。

（七）保管和保護

底圖材料特殊，易發黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、清點、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責任心，更要珍惜和愛護底圖。取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴防圖紙磨損和撕裂。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保底圖檔案長期的保管和再次利用。

三、數字化管理

底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質產品，有著紙質檔案的弱點，就是容易磨損、發黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統的檔案管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導致人力、物力、財力浪費。要解決這些問題，有必要建立數據庫，對其進行數字化管理。當前已實現電子簽名的項目，紙版底圖、PDF版電子文件同時送交檔案部門存檔。對近期沒有實行電子簽名的設計文件，做到即存即掃。在條件具備時，將早期手工繪制的底圖 “孤本”檔案，也進行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復底圖檔案的同時，也是將早期的死檔案變為活檔案。掃描后的圖形文本，在公司《檔案管理系統》網絡中掛接，便于需求者查找、利用。電子版檔案再按項目整理，儲存在光盤中異質備份。電子化文件作為紙質檔案的備份進行保存，一是紙質檔案多一層保險；二是實現底圖檔案借閱、利用桌面化。通過網絡等現代技術實現異地遠程利用，也可以滿足多人同時使用。為需求者提供方便、快捷優質服務，同時也減少了紙質檔案的磨損，最大限度地保護了紙質檔案。三是為底圖的存放提供了便利。對已制成電子檔案且破損嚴重、年份稍長利用較少的工程底圖可以卷放，也可以異地存放。供利用的藍圖不再存檔，大大緩解庫房存放壓力，現有庫房資源能得到高效利用。

檔案原始性、證據性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續必須最大限度的保護好檔案。電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性相對于紙質文件，都有其獨自的特點[2]。電子文件數據保存密集，電子檔案具有占用空間小，提供方便、快捷服務途徑等優點，但受技術所限，容易受到病毒侵害，具有不穩定的缺點。其次，電子工程圖紙在電腦上可以任意修改、復制，或存儲在其他載體上，雖然能采取一些技術手段，如數字簽名、電子指紋、水印等，但很難保證其真實性與原始性[1]。紙質檔案具有悠久的歷史，還是有其自身的優勢。其唯一性、原始性、證據性和憑證性的作用，是電子圖紙檔案取代不了。因此加強紙質底圖檔案管理，還是一項長期的任務。

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一、紙質檔案的特點及缺陷

紙質檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關注和青睞，但傳統的、具有原始性質的紙質檔案也不容忽視。據了解，紙質檔案具有以下特點：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質檔案對檔案安全的影響及優勢

（一） 紙質檔案可以較為獨立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質檔案可以獨立地完成信息的記載。在紙質檔案的記錄中，紙質檔案的閱讀、調閱和使用都可以單獨完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機技術、光盤技術等高科技，信息與設備結合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質檔案載體穩定、可較長期地保存資料。紙質檔案相比其他檔案記載方式有更加穩定、耐用的特點，因為檔案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達到這個要求。因為電子信息會受到多種因素的影響，如環境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。

（三）紙質檔案記載方式傳統而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調閱方式，而電子檔案相比紙質檔案來說，運用的是更為先進的記錄技術和調閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業的培訓，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當今科技發達的年代，科技發達給現代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現象也更普遍了。所以紙質檔案在這一點上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質檔案的存在，很大程度上保護了原始數據，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數據而達到其特有目的的幻想，維護了檔案的權威。同時，紙質文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數據進行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質檔案。可以說，辦公自動化系統中的不安全因素，充分體現了紙質檔案存在的重要性，同時也穩固了紙質檔案在檔案中的地位。

三、紙質檔案管理的對策研究

（一）與電子檔案相結合。既然紙質檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質檔案各自的特點，可以將紙質檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨立又相互聯系的系統。應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學性和集中性。建立集中管理的紙質檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續使用性造成的破壞。

（三）建立科學的管理制度。由于紙質檔案的無法更改性和永久性，應必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質檔案的科學管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應該為每一份檔案建立相應的記錄制度。實施檔案保管和整理的責任制，確保發生業務之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強檔案管理人員素質。最后也是最重要的一方面，就是必須加強檔案管理人員的相應素質。第一，檔案管理人員應當了解紙質檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應記錄在編，防止自管自盜的現象發生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現代檔案管理的制度，從而使紙質檔案管理更加科學化。

四、結語

雖然在信息科技大力發展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質檔案的研究仍然十分有必要。在紙質檔案管理建設中，我們也應該跟上科技發展的步伐，在紙質檔案建設上搶占制高點，這樣才能使紙質檔案與電子檔案在發展中交相輝映。

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根據“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創建更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連接人類生活的發展。隨著電子檔案的興起，傳統的檔案管理受到沖擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網絡信息技術的發展，文件信息的使用，無論其內容和方式方法都發生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢？對此，本人談一點自己的看法：

一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區別

所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區別

紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，通過網絡歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件；二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。

2、在檔案鑒定工作上的區別

紙質檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理；電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區別

紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區別

（1）、檔案利用需求方式的差異

紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網絡傳輸實現快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

（2）、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網絡的開放檔案，電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等。

二、電子檔案與紙質檔案的特點

電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；它可以直接由計算機等現代辦公設備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；而且保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩定、不積極、靜態、永久、固定的特點；而電子檔案則是不穩定、非永久性、動態、積極、流動的特點。

三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系

目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點 。既有相對性和獨立性，又有統一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案。基于這樣的出發點，我們隨著科學技術的發展，創建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續發揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。

目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據目前電子檔案管理的技術和實際發展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續并存。

所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案．又要保存紙質檔案．就是在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案．及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存。繼續用傳統的文件形式來保持其原始性．證據性和權益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯網的已開放的紙質檔案錄入．轉化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要

參考文獻：

河南廣播電視大學學報 2005年第四期

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電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

三、技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

篇7

1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異

當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。

而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。

因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異

在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。

而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。

4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異

電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。

5、結語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。

參考文獻

[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質檔案在保護技術上的差異[J].內蒙古氣象,2006,(2).

[2]謝維麗.淺析加強電子文件的管理[J].中國科技信息,2005,(9).

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紙質檔案和電子檔案本質上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發揮各自的優勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質檔案共存發展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質檔案的保管工作，使電子檔案和紙質檔案都能夠發揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質檔案，同時更好的發揮電子檔案的優勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

當前信息技術取得了較快的發展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網絡信息辦公平臺。現代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統檔案管理模式主要針對的是紙質檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質檔案共存的形勢下，現代化檔案管理也需要對紙質檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質檔案進行有效的整合，有效的提高現代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對于收集的紙質文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

三、電子檔案與紙質檔案并存的管理模式

紙質檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優勢。相較于電子檔案的這些優勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質檔案共存是檔案無紙化實現過程中一個重要的過程，二者共存發展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環境，有可能實現“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結束語

在當前檔案事業發展過程中，無紙化是檔案工作未來發展的必然趨勢，而電子檔案和紙質檔案共存發展是無紙化實現過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質檔案進行整合，使電子檔案和紙質檔案在歸檔、整理及開發利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發揮電子檔案和紙質檔案的優勢，以便于更好的推動我國檔案事業的健康、有序發展。

參考文獻

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隨著現代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質及其采用的技術和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質檔案和以數字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環節的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統記錄方式為特征的紙質檔案，使整個檔案管理工作發生著深刻的變化。根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協調發展的狀況將會在檔案管理工作中持續相當長的一段時期。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。

1 電子檔案與紙質檔案的各自特點分析

1.1 電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現代化的顯著標志。電子檔案以其現代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優越性，主要表現在如下幾方面。

（1）檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環節。

（2） 檔案信息生動形象性

隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化

再現。

（3） 信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

1.2 紙質檔案的特點

紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發明造紙以來，這種傳統的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

（1） 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統一，構成了紙質檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現在檔案信息的原始真實性方面，也體現在其存儲介質的原始依附性上。在傳統介質上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

（2） 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。

2 并存時期檔案管理工作的發展策略

2.1 更新觀念，提高職業素質。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案

管理工作，習慣于傳統的管理方法和管理模式，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業素質，調整專業知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質外，同時對他們的專業素質和知識素質提出了相應的要求，在以往的檔案專業人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業務環節的應用。

2.2 改進、創立檔案管理標準與制度

新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規范、標準。檔案信息系統的質量取決于數據的質量，要求設立數據格式標準，如已頒布的《檔案著錄規則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業務方面的標準已是刻不容緩，如統計標準，著錄標準，標引規則標準等； 計算機數據庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創立適合于新型載體檔案的管理制度、法規已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環節； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規來維護與

確定。

2.3 創新檔案管理體系

吸收與創新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質檔案，其管理方法與模式，是經過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內容與方式上都會發生重大變化。

（1） 在管理方式上，許多管理環節可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現。其次，在管理內容上，電子檔案收集要根據其形成規律，應全面進行階段的、系統的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

（2）電子計算機的軟硬件環境，表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真偽是電子檔案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環節在機上操作，所以在具體環節銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

參考文獻

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所謂紙質檔案,就是以紙張為信息記錄載體的檔案,它具有獨特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價值。

一、原始性。檔案具有原始性,這是檔案和其它文獻的根本區別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點,紙質檔案完美體現了檔案這一本質特征。紙質檔案的原始性體現了紙質檔案的真實性和純潔性。

二、安全性。紙質檔案相對于電子檔案來說,其安全性更穩定。紙質檔案形成后,原件中的內容和形成的特征不會發生變化,在保密方面紙質檔案更容易保守秘密,只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到,另外,紙質檔案相對電子檔案來說,如果保管妥善的話其保存時間更長。

三、利用的直接性。紙質檔案一目了然,無需借助任何輔助手段,這種利用的直接性,使紙質檔案和利用者之間沒有任何障礙。

四、憑證作用。紙質檔案是以符合證據性要求而產生并得以保存的,存在唯一性使紙質檔案的原始性容易被確定,這也是作為憑證作用的根本原因所在。

電子檔案獨有高新技術的價值

電子檔案是指利用計算機技術形成的,以代碼形式存儲于特定介質(如磁帶、磁盤、光盤)上的檔案,作為高新技術產物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視。電子檔案獨有信息的可變性、信息的共享性、信息的復用性、信息傳遞的快捷性等高新技術特點。

一、信息的可變性。電子檔案相對于紙質檔案而言,可以直接由計算機進行處理,省去了傳統檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節,使檔案信息的處理快捷、方便,又能節省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活,讓它們為自己的各種需要服務。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統計、匯總、打印或復制,將這些信息轉換成自己需要的形式,而紙質檔案在這些方面不具備這些優點。

二、信息的共享性。電子檔案的可共享性,使得檔案可能供所有需要它的人共享,這就打破了紙質檔案利用傳統方法實現信息共享的局限。

三、信息的復用性。對電子檔案的重復利用不會在它身上留下老化的痕跡,一份電子檔案無論多少次在計算機屏幕上被顯示,或者有多少次被打印在紙上,都不會導致它的信息受到任何損失和破壞,正當的利用活動不會對電子檔案的信息壽命產生一絲一毫的傷害。

四、信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸,使異地快速利用電子檔案內的信息。電子檔案在現代信息傳播技術條件下,利用極為方便,利用者不用到檔案室來,在任何地方一網的計算機上,都可以利用檔案館的開放檔案,這樣大大提高了檔案的利用率。

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紙質檔案是應用筆和紙對于事件進行記錄的形式，通過文字或者圖標的方式來表達，應用紙張記錄成檔案進行保管。紙質檔案在我國存在已久，對于歷史文化以及不同階段的經濟發展研究做出了重要的貢獻。

1.2 紙質檔案優勢分析

（1）信息以及載體的依附性較強。在紙質檔案中，信息以及載體較為統一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質存儲介質的依附性上表現良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩定性，是信息與載體得到了充分的結合，并且在對于檔案信息進行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進行信息的獲取，實現信息的應用。

（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質檔案的記錄是對于歷史發生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。紙質檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲的介質耐久性較強。在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。雖然紙質檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進行保管的過程中較少其化學反應發生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。

1.3 紙質檔案劣勢分析

隨著計算機技術的出現，電子檔案出現在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質檔案更加簡單，所以也就導致紙質檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）?質檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進行紙質檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進行管理和利用的時候應用計算機就可以完成，所以就更加顯得紙質檔案管理的落后。在進行紙質檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現階段的管理模式也不能滿足社會需求。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現數字化和網上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況，這種做法對于有效保存和發揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質檔案穩定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

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一、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的優勢

1、管理效率提升

電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。傳統紙質檔案信息的保存和傳遞方式有天然限制，易分散，不便集中統一管理。電子檔案信息的承載介質發生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機系統內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優勢，大大改善了紙質檔案不便于集中統一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質檔案收集好，并在全國各地的范圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網上查閱到，極大地提高了管理效率。

2、存儲空間的壓縮

紙質檔案雖然穩定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統、科學、及時地服務于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當于一個中等規模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。

3、資源共享的實現

傳統紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們為了查閱某項資料，只有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。

二、電子檔案管理相對于紙質檔案管理的劣勢

電子檔案與紙質檔案都是人類在社會實踐活動中用來指導現實工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。

1、載體壽命有待驗證

紙張是紙質檔案的主要載體，人類對保護紙張壽命的技術已很成熟。紙質檔案的壽命可以達到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質和光盤。磁性物質材料易出現退磁、消磁等現象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。

2、環境的要求嚴格

電子檔案與紙質檔案載體都會受到自然環境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現霉菌、色斑或紙張老化，但科學的防范措施能減輕水解和氧化反應的危害程度。相對于紙質檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發生氧化反應而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質、磁粉脫落導致電子檔案載體上紀錄的信息無法被計算機系統讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。

3、安全保護困難

紙質檔案的安全保護實際上就是對紙張的保護。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復擴散字跡、進行一些必要的縮微復制等工作，紙質檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環境因素、系統本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯機狀態時，上網的載體沒有處于嚴密的保護狀態下，很容易受到網上黑客的攻擊。

4、原始性保存不易。紙質檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內容有所變化。比如，文本檔案經過不同的格式復制轉換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、傳統檔案與電子檔案的互補與管理方法總結

1、做好傳統檔案與信息檔案的轉化工作

在傳統紙質檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉化為紙質檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。

2、培養全面的檔案管理人才

傳統檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業的全面型的檔案管理人才。現階段，我國檔案相關工作人員想要適應檔案事業與信息技術的發展，就必須積極的學習新的知識結構，引進學習消化新的信息技術。在熟練掌握傳統檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關存儲設備的使用，具備全面的管理水平，擔負起將傳統檔案與電子檔案完美結合的重任。

3、對電子檔案運行過程科學控制

電子檔案的運行都是通過電子技術、計算機設備來實現的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關工作人員的安全意識，加大所有相關計算機設備的安全管理力度，設立一套對電子檔案運行全過程的記錄監管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩定與正常運行。

4、現代檔案實行雙套制

想要達到傳統檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統檔案與電子檔案之間是可以互相轉換的，所以我們必須建立兩套相互聯系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據傳統檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯系的兩套不同的管理制度。

結語：

紙質檔案和電子檔案都是歷史事實的記錄方式，因此價值和作用是一樣的，在記錄方式與保存方式上卻差異甚大，基于檔案應用效率的需要，傳統紙質與電子檔案兩者之間需要達到一種合理的共存關系，這是檔案工作者工作中的重點之一。

參考文獻：

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1.2檔案收集和存儲不及時

一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學校發展變化、教學、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導致無法準確反應學校發展業績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。

1.3檔案管理制度和程序不規范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學校檔案利用規范缺失，檔案管理部門權責不清，存在脫節情況。還存在歸檔材料規格不統一，紙張不統一，分類和裝訂不統一，不便于整理的問題。

1.4檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實現了信息化、網絡化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質管理層面，沒有進行電子文檔和網絡化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現代化的管理技術和手段沒有被普遍應用于檔案管理工作中，這與現代教育事業的發展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統化建設內容

高職院校檔案管理工作要想形成系統化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學的、整體性強的制度管理建設內容體系，筆者認為，至少包括以下幾方面：

2.1機構設置

要做好高職院校檔案管理制度的建設工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應歸屬于校辦或領導授權的教務處分管，同時在學校隸屬教育局辦公室的指導、監督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學校檔案工作的綜合部門，要負責收集、整理、分類、統計、保管、催收、存檔學校的各級各類檔案和相關資料，并及時為需要部門提供檔案服務。

2.2人員配備

檔案室要配備專業對口、素質高、業務能力強的專職檔案人員，如需人員調動，要按照先配后調的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責，學校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓和送出學習，并按國家規定，實行專業技術職務聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質和業務能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設置室內寬敞、門類齊全、高效運轉的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎上要加大資金投入力度，將檔案工作經費列入學校預算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復印機等管理裝置和設備并引入檔案管理電子系統。

2.4制度體系

無規矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎上，要加強軟環境建設，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統的文件材料。（2）學校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張號以及備考表，裝訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個人的教學、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經不具備保存價值的檔案文件要征得領導批準后，及時銷毀。

2.5獎懲措施

要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應列入各高校獎勵評優范圍之內，對工作效率高，表現優秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設的有效效措

3.1提高對檔案工作信息化建設的重視

檔案工作信息化和現代化發展是計算機網絡技術應用的必然產物。因此，要加大經費投入，配備必需的現代化設備，加快檔案室的數字化建設。各高職院校對除紙質版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現代信息處理技術進行數字化存儲，建立全文數字庫和多媒體數據庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質量。

3.2引進先進的信息技術

電子檔案要采取辦公系統傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關注和掌握電子文件的傳輸動態，避免信息存儲不完整等情況和問題的發生，加強電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統生成的電子文件同時轉化為紙質檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉化為紙質檔案的過程中，要增加相關責任人簽署意見的環節，保證檔案管理過程規范，權責明確，萬無一失。