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事業單位中的重要文件較多，并且數量大。單位之間的往來文件中也包括一些重要文件。這些文件及公文不僅對事業單位當前的業務起到重要作用，日后，若需要此文件也需要及時調出查看。因此，事業單位的歸檔文件整理具有十分重要的意義。

事業單位文件整理的目的在于使紛繁復雜的文件變得井井有條，不僅保留文檔的原件，更重要的是在日后的文件利用中，能夠及時找到相關的文件。這樣有利于提高事業單位的工作效率，對于日后的文件研究也能提供較完整的文件資源。

事業單位中的文件主要包括以下幾個部分：綜合類文件、組織人事類文件及業務類文件。綜合類文件主要包括事業單位之間的公文往來、上級事業單位對下級事業單位的通知、批復及業務上的指導等文件，甚至節假日放假通知等。組織人事類文件包括事業單位工作人員的人事檔案、對于事業單位工作人員的任命、工作調動、罷免辭退等的公文。業務類文件包括事業單位出臺的與其業務相關的工作實施細則、具體的業務流程、事業單位的職責要求等內容。業務類中最為重要的則是與群眾息息相關的業務經辦類等資料文件。如在社會保障局會對參保人的參保資料進行存檔，這種存檔的準確性和完整性關乎參保人的待遇享受問題。

二、事業單位檔案歸檔文件整理的過程及注意事項

現階段，我國很多事業單位都建立了與其業務相匹配的歸檔文件整理系統。我國檔案局也了一些相關命令來完善歸檔文件的整理工作。如檔案局2009年第8號令就對事業單位的文檔整理中機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限作出規定。因此，事業單位檔案歸檔文件的整理應當在這些規定的指引下進行，并且事業單位歸檔文件的整理應當在《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》下進行。總結來說，事業單位通用的歸檔文件整理可以分為以下幾個步驟：

（一）對事業單位的文件進行分類

事業單位檔案歸檔文件的分類是對文件整理的基礎性工作。事業單位的文件可以分為如下三類：綜合類文件、組織人事類文件及業務類文件。將事業單位的文件分為三類主要是依據其文件內容的不同。這三類文件具有其鮮明的特點。

綜合類文件包括的內容較多，除了組織人事類及業務類文件外都可以將其歸入到綜合類文件中。從利用的頻率上來說，綜合類文件的利用率較低。一般情況下，綜合類文件的時效性較強，很少會有工作內容涉及其文件內容。但是為了文檔整理的完整性，應當對綜合類的文件進行整理。首先可以依據文件年份的不同來對文件進行標注以完成初次整理。對于綜合類文件中存在關鍵詞及主要特征進行整理、登記。

組織人事類文件的利用率處于三類文件的中間，組織人事類文件主要用于事業單位員工的五險一金的繳納，退休的辦理、對于事業單位員工的等級確定及職位的確定提供書面的依據，員工在日后填寫履歷、變更職位、參與競選等事情上起到證明其身份的作用。此外，組織人事類文件還能夠證明事業單位員工與事業單位之間的勞動關系，對于事業單位員工的勞動權益的保障起到重要作用。組織人事類文件同時還發揮著考察事業單位員工工作等級的重要依據，事業單位員工的表現及每年的工作情況都會體現在組織人事類文件中。組織人事類的檔案的整理應當按照入職的年份及文件發出的年份進行初步劃分，為接下來從細節上的整理提供條件。

業務類的文件是事業單位文檔整理中數量較多的一類文件，也是事業單位中文件利用率最高的一類文件。業務類文件中利用率最高的則是與業務相關的操作指引及規范，對于這類文件應當保存好其原件，若無內容，其復印件則可以發放到事業單位員工手中，并且還應當對廣大民眾公開。對于涉及公民權利確認或者權利變更的這類業務文件則應當做好保密工作，同時對于此類文件的整理應當十分仔細認真，防止出現文件丟失、被盜等情形。如在社會保障局的經辦業務中，參保人的姓名或身份證號碼變更時所需戶籍管理部門出具的證明資料、醫保報銷時所需的收費收據（發票）和疾病診斷證明等資料，這些資料屬于原始資料文件，丟失后難以補辦，因此應當仔細整理保存。同時，業務類的文件應當按照年份的不同進行初步整理。

（二）對事業單位的文件進行編碼、存檔

對事業單位的文件進行分類后，還應當對文件進行編碼及存檔。綜合類文件、組織人事類文件及業務類文件都可以依據年份進行編碼，這也是文件整理的基礎性工作。如2016年的人事任命則在編號第一位寫2016。

除了依據年份進行編碼外，如業務類文件可以依據業務內容的不同進行再次細致的分類，除了依據年份進行編碼外，如業務類文件可以依據業務內容的不同進行再次細致的分類，如社會保障局的經辦業務分為關系類、醫療類、工傷類、養老類等，可以將業務類的文件資料依據具體業務不同進行二次分類，關系類可以簡寫為GX，醫療類可以簡寫為YL等。二次分類甚至三次分類的目的在于對利用率較高的文件在查找過程中可以提高查找的效率，便于事業單位工作人員查找文件。

對文件完成編碼后要及時將文件保存在檔案室中，文件的保存應當注意對文件的保護。文件的保護主要包括以下幾個方面：首先，防止文件的遺失，對于文件的查看及借閱應當做好登記，特別是對于文件原件及無法補辦的文件應當做好登記，對借閱人借閱時間歸還時間做好詳細記錄，防止文件的遺失。其次，防止文件的損壞，有些文件存檔時間較長，可能會出現紙張損壞的情況，應當做好檔案室溫度及濕度的控制工作。定期更換檔案室中的除濕防潮設備。此外還要注意防止文件被動物損壞，及時排查檔案室中是否存在老鼠等動物。最后，文件應當存放于牛皮紙盒中，這樣不僅美觀，在紙盒封皮處填寫文件編號，查找文件一目了然，并且防止文件被動物損壞。

（三）對事業單位的文件的利用

對事業單位的文件的利用主要體現在對歸檔文件的查詢與借閱。歸檔文件的查詢與借閱要求查詢的準確與效率上，在借閱問題上主要是對借閱記錄的準確以及及時歸還問題上，防止文件的丟失。

有些事業單位在歸檔整理的過程中通過對文件的掃描形成電子文件，電子文件的優勢在于在不需要原件的情況下，借閱方便，不需要去檔案室親自查詢，提高了文件的利用效率。此外，還防止多次借閱對原文件的磨損，對于原文件的保存也起到積極作用。除了借閱與查詢功能外，事業單位還可以將需要公開的文件上傳到事業單位網站，增加工作的透明度。

對原文件的掃描是一項工作量較大的任務，要求檔案室工作人員具有較高的工作責任心及耐心，對原文件紙質版編碼與電子版編碼相一致。除了掃描之外，檔案室工作人員還要做好電子檔案的維護工作，按時抽查電子檔案，出現電子檔案破損情況時應當及時對原文件掃描上傳。

對于原文件的借閱，檔案室應當設立專門的文件借閱冊，對于借閱文件的名稱，借閱單位，借閱人聯系方式、借閱目的、預計歸還時間等內容進行登記。對于逾期未歸還的文件應當及時催還。

三、總結

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事業單位在開展檔案整理工作的過程中，應該明確檔案整理的具體內容，只有明確內容才能夠保證事業單位檔案整理工作的方向，切實提升事業單位檔案整理實踐質量。具體而言，事業單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個項目組成[1]。其中排列和編目能夠結合實際情況進行具體的劃分，具體工作流程為對檔案進行分類、對檔案加以組卷、對檔案文件加以排列、對卷內文件進行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫房中排架等，保證這些環節的工作質量，事業單位檔案整理工作實踐就能夠取得良好的成果。

同時，按照我國相關法律的規定，事業單位檔案整理工作實踐一般涉及到兩個主要的工作環節，即第一環節應該在形成檔案文件的部門對檔案文件進行組卷、排列、編目等，第二環節則應該在檔案管理部門對檔案進行分類整理和排架，這樣，在不同環節分工開展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強。

此外，事業單位的檔案整理人員應該認識到，檔案整理工作質量對檔案使用者的檢索結果以及檔案資源的有效利用產生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實踐中應該明確自身崗位責任，加強對檔案整理工作的重視，通過合理的整理逐步提升檔案整理工作質量，為檔案資源的有效利用創造條件[2]。簡言之，在當前檔案資源得到廣泛應用的社會背景下，事業單位以及事業單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強對檔案整理實踐的重視，才能夠促使檔案整理實踐質量得到逐步的提升，為事業單位檔案管理水平的整體性強化創造條件。

2 事業單位的檔案整理原則

事業單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數量龐大，并且檔案資源也相對重要，因此在對事業單位檔案進行整理的過程中應該堅持科學的管理原則，即按照檔案的形成規律，保持檔案資料的有機聯系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業單位檔案整理人員在工作中應該注意檔案與各個工作環節之間的聯系，然后按照檔案的形成規律對不同形式的檔案加以區分，為檔案管理工作創造條件[3]。同時，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開展檔案整理工作的過程中應該明確不同檔案的保密等級、應用范圍以及管理條件等，促使檔案管理人員能夠結合檔案整理結果對檔案實施科學的管理，為事業單位檔案資源的有效利用創造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅持科學的整理原則，檔案整理質量必然能夠得到顯著的提升，促使事業單位檔案管理工作在新時期獲得新的發展。

3 對事業單位檔案整理工作進行合理創新的措施

新時期社會的發展以及信息技術在各行各業中的廣泛應用促使事業單位的檔案整理工作發生了一定的變化，事業單位中的檔案管理人員要想加強檔案整理質量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應該結合先進的技術和理念探索檔案整理工作優化創新的措施，進而借助科學的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業單位檔案管理工作的優化開展創造良好的條件。具體而言，在信息時代背景下，檔案工作也逐漸開始迎來了信息化、現代化和數字化時代，并且隨著信息技術在檔案工作中的廣泛應用以及電子文件、數字檔案的產生，檔案信息化和現代化建設逐漸開始對檔案整理工作產生一定的影響，傳統的檔案整理工作已經無法滿足新時期檔案信息化、現代化建設發展需求，因此檔案整理工作人員必須結合時代要求以及事業單位檔案整理工作的實際情況對檔案整理工作進行合理創新，為事業單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來說，在對檔案整理工作進行創新的過程中，檔案整理人員應該在堅持傳統的基礎上引進先進的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創新能夠在新時期取得良好的發展成效。

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一、現階段行政事業單位檔案管理當中存在的問題

（一）行政事業單位對于檔案管理工作重視程度不足

我國對于檔案管理工作制定了相應的法律法規，主要包括：《檔案管理辦法》、《檔案法》等，相應的行政事業單位要按照這些法律法規進行檔案管理工作。但從實際工作中能夠看出，行政事業單位對于這些法律法規沒有給予足夠的重視，實際工作中沒有認識到檔案管理工作的重要性，執行不到位，這就造成了檔案管理工作沒有發揮應有的作用，并且造成檔案管理工作混亂，對于單位的發展造成影響。

（二）檔案管理設施相對滯后

由于對檔案管理工作重視程度不夠，所以行政事業單位的檔案管理部門缺少現代化的管理設施，檔案管理環境較差，例如某些單位沒有設立專門的檔案管理室，有些檔案管理室的設施簡陋、空氣污濁，甚至在檔案室存在易燃易爆物品，某些檔案管理部門辦公條件過于簡陋，沒有實現現代公開辦公等，這些都會對檔案管理工作造成影響。

（三）檔案管理人員素質相對較差

人是任何事物的根本，行政事業單位檔案管理工作最主要的問題還在于人，管理人員的專業水平以及綜合素質相對較差，對于檔案管理人員沒有進行相應的培訓。同時，檔案管理人員的流動性較大，就算經過一定的培訓，在出現工作調整時就會影響到整體檔案管理工作的正常進行。

（四）檔案管理工作中的基礎業務相對較弱

從現階段來看，行政事業單位中檔案管理工作的基礎業務相對較弱，雖然某些單位建立起了檔案管理制度，但是在具體的工作過程中并沒有嚴格執行或落實這些制度，造成檔案管理過程缺少規范性，沒有嚴格按照相應要求進行檔案的整理和規劃，從而造成檔案混亂。另外，對于行政事業單位來說，缺少必要的檔案鑒定以及監督工作，很多工作并沒有嚴格遵照法律法規的要求進行，從而造成檔案管理工作方面的問題。

二、提升行政事業單位檔案管理水平的相關措施

（一）從根本上加強對檔案管理工作的重視程度

第一，行政事業單位要按照國家制定的相關法律法規嚴格執行檔案管理工作，要成立專門的檔案管理機構來從事檔案管理工作，要根據相應的標準（例如類型、日期等）進行檔案的整理以及歸檔，保證檔案管理工作具有比較完整的臺賬，增強檔案利用的便捷性。

第二，要按照國家規定和單位的實際情況建立起相應的檔案管理制度（主要有檔案的收集、鑒定、保管、利用制度等）以及檔案的借閱臺賬，保證借出檔案能夠按時、完整的歸還。

第三，加強檔案信息的利用率。行政事業單位的檔案管理部門要加強檔案編研、咨詢服務方面的工作力度。檔案管理人員一定要具有積極的工作態度，要加強和單位其他部門的溝通，以促進檔案應用的高效性和靈活性，從而發揮出檔案的最大價值。

（二）提升檔案管理的現代化手段

計算機技術和信息化技術已經應用到了各個領域，對于現代化辦公提供了充足的技術保證。所以行政事業單位也要緊跟時代的發展，不斷進行檔案管理的現代化改革。行政事業單位要設置專門的款項來推動檔案管理工作向著現代化、信息化、網絡化、多載體的方式轉變。要將傳統人工收集、整理、錄入檔案的方式轉變成為利用計算機進行信息錄入的方式，同時要充分利用互聯網進行檔案管理，使檔案信息更加數字化，最終形成信息化的檔案管理系統。

要通過計算機所具有的超級計算能力來進行檔案的收集、整理以及檢索等方面的功能，加強檔案管理方面的現代化水平。另外，也可以利用互網技術將檔案管理和區域信息中心實現連接，通過互聯網來實現檔案的共享服務，相應資質的機構和人員能夠利用互聯網輕松實現檔案的查閱，從而能夠進一步發揮檔案的價值，滿足各方面對于檔案的不同需求。

（三）提升檔案管理工作人員的素質

首先，嚴格控制檔案管理人員的入職資質。在選擇檔案管理人員時要參考其專業背景以及從事檔案管理的經驗，要從人員選聘的源頭把好關。

其次，要制定出較為完善的崗位培訓制度，要對檔案管理人員進行定期的專業培訓，培訓的方式主要包括：講座、交流會等等，從而滿足越來越高的檔案管理工作需要。

最后，檔案的管理人員要逐漸樹立并深化服務意識，要將市場需求作為工作的方向，樹立起與社會經濟發展相適應的觀念，積極主動的與相關部門尋求合作，以便充分的開發和利用檔案資源。同時，檔案管理人員在有可能的情況下，要對檔案的具體內容進行必要的學習和研究，以便能夠發現某些可以轉化為生產力或者能夠深入開發利用的信息，推動檔案的深層次發展。另外，相關管理人員要解放思想，充分適應市場需求，將檔案的管理工作由傳統的只是面對特殊機構或者機關開放的方式，轉變成為面向全社會開放的方式，服務于社會需求，充分利用所具有的豐富資源向社會各方提供全方位、深層次的服務。

（四）明確檔案管理工作的機構以及職能

上級部門要將檔案管理工作情況作為行政事業單位工作考核的重要組成部分來看待，要對行政事業單位的檔案管理給予相應的指導和監督。行政事業單位也要加強自身檔案管理工作的能力，要形成檔案工作領導小組，明確檔案管理工作人員所具有的職責，以此作為人員考核的依據之一。同時，行政事業單位要將檔案管理工作作為單位發展的重要組成部分來看待，確保檔案管理工作和單位整體工作進展的一致性。

總的來說，隨著國家整體改革進入到全新的發展時期，行政事業單位的檔案管理工作水平也要進行全面的提升。現階段我國的行政事業單位檔案管理工作在很多方面還存在著不足，不但影響到檔案管理工作的發展，也不利于社會經濟的進一步發展。所以在全新時代，行政事業單位的檔案管理工作一定要符合時展要求，使其成為推動行政事業單位工作順利開展的保障。

參考文獻

[1]蔡麗華.關于提高行政事業單位檔案管理水平的分析[J].科技展望，2015（13）：15-17.

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一、會計檔案管理存在的主要問題

（一）對會計檔案管理的思想認識不夠第一，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經過專業培訓，缺乏檔案管理工作基本知識，不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，整理出來的會計檔案達不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業務部門或科室都只負責保管本部門或科室的檔案資料，會計檔案一直都是由單位會計直接負責保管。在舊版的《會計檔案管理辦法》中規定“未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。”但新修訂的《會計檔案管理辦法》明確指出:“當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不得超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。”第三，一些行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務管理制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時根據國家政策進行更新，更沒有嚴格執行。

（二）電子會計檔案管理不完善在傳統的會計檔案管理中，大多數單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等紙質會計專業資料的歸檔，卻忽視了對電子會計檔案數據及軟件讀取平臺及時、有效、完整的備份和存儲。有些雖然備份了，卻忽視了對文件格式的轉換和對磁存儲介質的保管，使存儲在其上的信息丟失或無法讀取，造成數據庫丟失。新《會計檔案管理辦法》明確指出：電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

（三）會計檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續不齊全、程序不規范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數，也不愿銷毀，導致積案過多、毀損嚴重。

（四）會計檔案管理監管力度不夠在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財務管理工作的全過程，作為單位財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

二、規范會計檔案管理的對策與建議

（一）提升會計檔案人員素質，規范會計檔案管理首先，單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，切實把會計檔案管理列入領導工作議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員和會計檔案管理人員的崗前培訓的重要內容，同時還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。再次，健全會計檔案管理制度。要根據財政部2016年修訂的《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等法規的規定，結合自身實際，建立和健全一套會計檔案管理制度。包括財務檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實檔案保管工作責任制，明確各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管工作落到實處。

（二）加強電子會計檔案的管理第一，要建立電子會計檔案備份制度，及時做好電子會計檔案的備份，特殊格式的網絡財務檔案應當與其讀取平臺一并備份并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護工作。第二，要使用能夠準確、完整、有效接收和讀取的電子會計資料；能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料；設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序的會計核算系統，并配備具有高清晰度打印功能的打印機，作為輸出紙質會計檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案檢索關系的電子檔案管理系統。第四要強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護。同時要利用計算機技術完善相關內控制度，比如電子簽名，禁止未經授權的訪問，防止篡改，建立災后恢復的應急方案。

（三）規范會計檔案的整理歸檔一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封貼、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會計賬簿、財務報表和其他類會計檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項填寫檔案盒上的內容。二是規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會計人員交接會計檔案時，要認真辦理交接手續。三是嚴格執行會計檔案查閱審批制度。未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；同時利用借閱登記手續，做到借出、送還、移交各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。四是要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。在銷毀會計檔案時，單位檔案管理機構要編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應嚴格執行相關部門監銷制度。對于保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止，并應在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

（四）強化會計檔案管理的監督管理財政、審計等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要使用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。

參考文獻：

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一、行政事業單位檔案管理工作的重要性

行政事業單位是國家機構的組成部分。國家機構正常的運轉與行政事業單位的健康發展有著密切的關系。而行政事業單位對檔案進行科學有效的管理，是保證行政事業單位健康發展的有效措施。行政事業單位檔案記載著本單位各項業務活動的全部信息資料。也記載著本單位內部人員的文檔信息資料。行政事業單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對本單位的歷史、現狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對單位工作的順利健康發展有著十分重要的作用。

二、行政事業單位檔案工作中存在的問題

（一）檔案工作還沒有提高到一定的重視程度。行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。

（二）行政事業單位檔案管理人員的素質參差不齊

由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。

（三）行政事業單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要

隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。

（四）行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新

近年來，隨著社會的進步，計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的簡單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。致使行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作不能夠很好的開展。其結果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。

三、搞好行政事業單位檔案管理工作應采取的對策

（一）加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識

行政事業單位領導有決策權，領導的意志決定走向。單位的領導如果對檔案工作重視了，那就會在人力、財力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會在領導的關懷下做的有神有色。反之，如果領導對檔案工作不太重視，那這一工作就會停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強學習，提高認識。只要領導的認識提高了，檔案的順利開展就不是一個問題了。

（二）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質

針對一些行政事業單位檔案管理人員的專業素質不高，業務不精，提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質的方法有三。一方面，要引進一批優秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調離檔案工作崗位。另一反面，加強檔案工作的培訓工作，全面提升在職檔案工作人員的業務素質。第三，作為行政事業單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質工作，應主動加強檔案業務技能的自身學習，以便在行政事業檔案管理工作中做出自己應有的貢獻。

（三）加強行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設

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一、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合概述

事業單位辦公系統與智能檔案管理工作的整合是基于大數據環境下，事業單位內部成熟的信息管理系統，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統實現無縫化聯接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優勢，也實現了商業單位內部的資源優化組合，強化了事業單位資源的配置優化和增值。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的內容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術標準的整合、系統運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術標準的整合是對智能檔案管理系統中信息的計算方法、數據結構、數據庫類型和文檔格式；系統的整合是針對辦公系統和智能檔案管理系統之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應的信息技術知識，又要保證其擁有檔案管理知識。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的目標是在保證“統一領導”和“分級管理”的形式下，優化單位內部的資源結構，完善辦公系統與檔案系統的功能，保證人才的供應，實現資源的充分利用。由于目前事業單位多數檔案管理信息與辦公系統沒有實現融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現象。在互聯網時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業單位信息的交流，消除辦公系統與智能檔案管理的隔閡是提升事業單位工作效率，使其更好地為人民服務的基礎。

二、事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的原則

（一）規范性原則。事業單位OA辦公系統的信息儲存格式、數據結構類型、信息加工算法、數據庫等與智能檔案管理系統有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉換和交流。因此事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須以規范化為前提，二者只有實行統一的格式標準，實行統一的數據算法，配置統一的數據庫，在格式、操作和程序方面實行統一的規范，不同的部門之間采取的操作規范相同，才能實現信息的交流。

（二）信息安全性原則。無論是辦公系統還是智能檔案管理系統，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區別其保密分級。只能在保密級別范圍內實現信息的流轉，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。

（三）操作簡便性原則。事業單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統已經應用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是為了實現資源的共享，以達到增強事業單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應用程序上與之前的系統一致或者區別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發揮整合的作用。

三、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合所需要解決的問題

（一）標準化建設問題。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術語》等相關標準為事業單位信息交流提供了依據，然而其中的相關標準多為推薦標準，事業單位不同的部門之間可根據自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設問題。

（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設置系統的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。

四、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合實施

（一）基礎設施的整合。事業單位中辦公自動化系統已經普及，智能檔案管理系統的建設實現了基礎設施的升級。在兩者的整合中，服務器、計算機設備、掃描設備等屬于管理的基礎設施，基礎設施的整合是二者整合的前提。二者在基礎設施方面的差異通過技術升級、設備升級的方式進行統一。提供基礎設施的升級、更新，為信息交流平臺的建設提供了基礎，也為信息安全加大了保障。

（二）人才的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術性要求。在互聯網發展的背景下，只有擁有計算機技術、辦公知識和檔案管理專業知識和法律知識，才能勝任事業單位的辦公工作。因此，事業單位必須加強對工作人員的培訓力度，通過外出學習、同業交流和參加培訓班等形式，不斷提升自我的素質能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質提升，信息之間的溝通才能實現無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。

（三）系統的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業單位應積極與專業的軟件開發公司聯合研制符合自身需求的整合系統，通過技術升級、技術補充等形式實現資源的有序整合。

（四）制度的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業單位辦公系統的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據事業單位內部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規范、標準、操作流程和監督工作，充分保障檔案信息的安全。

【參考文獻】

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1 檔案管理的基本性質

檔案管理工作按基本性質來說，是一項管理性、服務性、政治性的工作。首先，檔案管理工作不能直接產生經濟效益，檔案管理的文件資源不能被利用而產生物質財富，而是專門管理各部門原始檔案實體和檔案信息的一種系統工作；其次，檔案管理系統并不是孤立存在的，而是和其它各項管理系統相互依存、互相影響的，檔案管理通過信息化管理服務于其它管理系統，目的最終還是為了更好地服務于社會；再次，在社會歷史發展的進程中，檔案管理工作是一定的階級關系和階級利益的根本體現，所以對檔案管理必須具有保密的要求，這是檔案管理工作政治性的重要表現。進行檔案管理工作，要遵循集中統維護檔案的完整與安全和便于利用的原則。

2 行政事業單位檔案管理的普遍問題

2.1 檔案管理工作中的基礎業務薄弱

目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些行政事業單位己經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。

2.2 檔案管理的設施比較落后

行政事業單位由于對檔案管理沒有引起足夠的重視，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態。檔案管理的硬件配套設施相對落后。上級領導在檔案管理上資金投入不足，資金短缺使得硬件配套管理設施比較落后。有些單位辦公條件較差，集辦公室、檔案室、接待室于一體，檔案的保護設施配置落后，缺乏一些防盜的鐵門、鐵窗的基本設施，檔案管理上不夠整齊、統一和規范，檔案柜不能統一整齊，比較紛雜零亂，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。

2.3 檔案管理人員整體素質不高

行政事業單位檔案管理工作是一項專業性很強的系統工作，但是目前來看有些單位檔案管理人員身兼多職，疲于應對其它的口常事務，使得管理檔案工作相對比較薄弱，另外很多從事檔案管理的人員自身的素質和專業水平不高，再加上未經過相關的系統培訓，由于缺乏相關的理論知識和先進的信息技術經驗，導致在檔案工作中文件管理工作把握不準確，一些管理人員經常會進行變動使得檔案管理工作出現混亂不堪的局面。

2.4 沒有完全開發與利用檔案資源

行政事業單位檔案對于一個國家來說，是寶貴的文化財富，但是在行政事業單位中進行檔案管理工作時，單位只是關注了檔案資料的收集、保管與整理工作，對于檔案資料的開發和利用力一而還不夠完善，這樣就導致檔案應有的作用沒有完全發揮出來。

3 行政事業單位檔案管理的創新思路和措施

3.1 加強管理，使檔案管理的水平有所提高

為了保證行政事業單位檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加利一學化、規范化。

3.2 引進信息化管理，有效提高工作質量

信息化時代的發展使各種高科技技術都得到飛速的發展，尤其是計算機技術在各個領域中得到廣泛的應用，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質量。

3.3 提升管理服務，促進檔案的利用率

當前行政事業單位在檔案管理白舫}病是管理方式單一、成效差，整體管理水平太低因此，建立完備的檔案管理服務機制，更新服務方式，加強信息化服務建設，有效的提升在線服務管理能力是唯一的途徑單位領導必須高度重視檔案管理工作，通過優化資源配置，提供有利條件，修正科學合理的管理措施，才能夠強化提高行政事業單位的檔案利用率，更好的發揮出檔案的應用價值。

3.4 建立檔案信息共享，提升應用價值

檔案管理的最終目的是通過完整、細致的數據資料、信息資料管理給使用單位提供專業、科學、準確的數據資料，提高行政事業部門的整體管理水平和綜合實力然而，檔案管理的技術落后會對檔案管理的科學發展起到牽制作用，影啊到其應用和創新價值必須采用高科技的管理技術，實現檔案資源的更新共享，才能夠從本質上實現管理檔案的目標，滿足社會發展的需要檔案管理的資源共享不僅能夠促進行政事業單位本身的發展，也能夠進一步加強各部門之間的溝通和交流，促進單位內部之間對檔案資源的了解，提升工作效率檔案管理采用聯合目錄的方式并引人互聯網技術，就可以方便地形成網絡間的互動和信息資源的共享，有助于檔案管理的各項應用價值的開發和利用。

結束語

總之，行政事業單位中的檔案管理工作在整個事業單位的發展過程中具有十分重要的作用，為了確保檔案管理能夠發揮其應有的作用，行政事業單位的檔案管理要開拓創新，必須沖破落后的思維限制，不斷完善和改進管理模式和方法，建立科學的先進的管理方案，最大可能地發揮出檔案管理的社會價值和經濟價值。對事業單位提高整體管理能力有積極促動作用，應依據市場發展的規律，創新檔案管理的新思路、新途徑，促進事業單位的整體協調發展。

參考文獻

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2 行政事業單位會計檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視不高。一是不少單位領導和財務人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，認為“費時費力不討好”，會計業務與會計檔案管理相脫節。二是許多單位會計檔案管理人員沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，由于不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求。三是部分行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。特別是對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，還沒有及時制定相應的管理辦法。

（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件資料和磁性介質等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會計檔案的齊全性和完整性。有的單位將會計信息存入磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。二是個別單位會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。三是由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

（三）檔案管理不細。一是有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里，或者不按照規范的要求進行裝訂。二是活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里。四是不少單位過分強調保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，會計檔案長期沉睡在檔案室，沒有最大限度發揮其作用。五是會計檔案鑒定銷毀難，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，會計檔案越堆越多。

（四）監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。

3 加強行政事業單位會計檔案管理的建議

（一）健全會計檔案管理制度。要根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合單位實際，建立和健全一整套會計檔案管理制度。一是建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實會計檔案管理工作責任制，明_各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。四是對會計檔案管理人員設立獎懲措施，定期組織對會計檔案管理工作的檢查，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步。

（二）提升會計檔案人員素質。一是單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。二是加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。三是加大投入，改善會計檔案工作的硬件設施，及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。

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會計檔案是行政事業單位眾多資料檔案中較為重要的一種。它由會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料組成。會計檔案是各單位以前經濟活動的真實記錄，是評價一個單位、一個領導者的真憑實據。因此，會計檔案工作引起了各部門、各單位的高度重視。但是我們也應清醒地看到，在相當多的部門和單位中，會計檔案的管理還存在著許多這樣那樣的問題，領導不重視，管理制度不健全，建檔資金不到位，缺乏必要的管理設施等是諸多問題中較為突出的幾個問題。隨著我國社會主義市場經濟發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題不斷出現，經濟建設對會計檔案的要求也越來越高。所以，加強會計檔案管理工作勢在必行，刻不容緩。

1 建立健全規章制度是保證會計檔案工作健康發展的重要保障

會計檔案管理工作繁紛復雜，健全的規章制度從程序、內容上規范了會計檔案的整理、保存、查閱、銷毀等一系列行為，為會計檔案管理工作提供了制度上的保障。各單位制定的會計檔案管理規章制度，應以國家頒布的《會計檔案管理辦法》為基礎，結合本單位實際情況，既能保證會計檔案及時、安全地歸檔，又便于操作，便于管理。同時，隨著現代科學技術的發展，會計電算化得以不斷發展，因此，會計檔案規章制度也應適應新形勢、新情況的不斷變化，涵蓋會計電算化資料的管理制度。

2 準確立卷，及時歸檔

《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照貴黨要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。”會計機構熟悉本部門的業務，熟悉檔案的內容、用途和形成過程，能更好地保證會計檔案的收集完整和保持檔案之間的關系，做到準確立卷。會計檔案作為一種社會資源，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何單位或個人不得據為己有或拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。”還明確規定：“出納人員不得兼任會計檔案保管。”這些重要內容，不僅體現在制度上，而且要落實到實際工作中。移交手續要完備，簽名、蓋章、日期等各項要齊全、真實，責任界限要明確，真正做到及時、完整、清晰、完全，保證會計檔案的安全保管和有效利用。

3 嚴格保管、查閱制度、確保安全

會計檔案保管是會計檔案管理工作中重要的一環，是決定會計檔案安全、完整的重要手段。各級會計部門和檔案管理部門都應重視對會計檔案的保管，按規定要求選配政治政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員。同時，要配置適當規模的管理設施，為會計檔案的管理創造物質條件，配備防火、防曬、防潮、防蛀的設施，實行電算化的單位會計檔案管理還要做防磁等工作，逐步實現會計檔案保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管，有序存放，方便查閱，安全保密。會計檔案涉及本單位的經濟秘密，要嚴格查閱制度，以防本單位經濟秘密外泄。《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位保管的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。”因此，在平時查閱利用時，必須嚴格執行檔案查閱、復制登記制度，防止毀損、散失和泄密，確保檔案的安全和完整。

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一、行政事業單位檔案管理過程中存在的問題分析

（一）行政事業單位對檔案管理工作缺乏重視性

國家對檔案管理工作已經進行了明文的規定，已經出臺了《檔案管理辦法》《檔案法》，這些法律條款需要事業單位進行學習和貫徹，并且在實際工作中加以運用，但是現在存在的問題是很多事業單位并沒有對此法律進行重視，對檔案管理重要性的理解也不夠，執行和貫徹的力度不足，由此就引發了檔案管理對實際工作沒有發揮作用的事實，長期如此，非常容易產生檔案管理工作混亂的問題，對事業單位的長期發展產生不利的影響。

（二）檔案管理工作基礎薄弱

當前的行政事業單位檔案管理工作基礎比較薄弱，盡管一些單位已經建立了檔案的管理制度，但是這些制度在實際工作中并沒有完全落實，很多檔案在管理中不是非常規范，并沒有按照相關的檔案進行歸檔管理，因此比較容易出現嚴重的組卷混亂情況。在此過程中，行政事I單位還沒有對檔案鑒定和監督工作進行有效的落實，很多工作都沒有按照相關的程序進行歸檔管理，由此引發多種工作上的問題。

（三）檔案管理設施落后

行政事業單位在當前管理中并沒有使用現代化信息技術，并且檔案管理設施也比較落后，基本應用的時間都非常長，處于障礙狀態下。例如，一些單位的檔案管理室，空氣非常渾濁，房屋也非常簡陋，一些檔案室中還存放了依然以爆炸物品，辦公室非常簡單，并沒有做到開放性的管理，這些因素對行政事業單位檔案的創新有嚴重的阻礙性影響。以下對檔案管理的創新和問題的改變進行具體的研究分析。

二、行政事業單位檔案管理創新的途徑

（一）建立完善的行政事業單位檔案管理制度

要想讓檔案管理制度更加明確，讓管理更既有創新性，需要建立起相對合理和科學的檔案管理制度。行政事業單位要按照自己的發展情況進行制度的建立，使其更具有操作性，使用簡單、明了。可以在檔案管理過程中發揮出更加實際性的作用，保障制度在約束地位上是平等的，這對一些檔案管理人員的行為的約束會起到非常重要的作用。整個事業單位都要按照嚴格的制度進行，提升執行力，建立起工作的獎懲制度，嚴肅管理，對于一些不公平的現象要嚴格的制止，以此保障制度在執行過程中的有效發揮。

（二）實施分卷立冊的檔案管理模式

此種管理模式從干部檔案管理模式發展過來的，將檔案管理的相關材料進行劃分，主要有六個部分，分別是登記材料的設立、登記材料的變更、登記材料的注銷還有行政事業單位的年檢以及媒體材料的等等，這些有價值的參考資料可以按照目錄打印成冊，按照單位的性質以及不同的使用用途進行副本的裝訂。這樣的檔案管理才不至于過于混亂，單位不匹配的現象也減少了很多，讓行政事業單位的檔案管理走入正常的軌道上，避免混亂性問題的出現。

（三）強化資金投入，提升檔案資源的開發和利用

行政事業單位在創新檔案管理的過程中需要強化資金的投入，這樣才能讓檔案的創新管理有資金方面的保障，對更新辦公設備，整治辦公環境有非常大的促進性作用。對此，強化資金的投入，可以向政府的部門進行申請，找到資金的支持途徑，強化基礎設施建設，強化資金的有效投入，讓檔案管理工作能夠向著更好的方向前進。除了要保障檔案資料的完整性還需要建立起責任體制，各司其職，關注檔案管理人員素質的提升，關注檔案管理人員責任意識的強化。在對檔案管理信息資源進行挖掘的過程中，要充分的發揮檔案管理的作用和價值，使用多種宣傳方式，例如，使用現代化科學技術的網絡平臺、電視、廣播等等對檔案管理的重要性進行宣傳，以此提升事業單位檔案的有效性和經驗值。

（四）檔案管理的現代化建設

我國已經進入到現代化信息社會，那么檔案管理也需要有更多更好的發展，在信息化的時代背景之中，關注檔案管理的信息化建設就是要提升管理的信息化、智能化水平。使用計算機技術、網絡技術以及進行相關的軟件開發，借鑒其他單位先進的管理經驗，使用聲像技術和光盤技術對檔案進行存儲，使行政事業單位的檔案工作向著數字化方向發展，強化此過程中的檔案資源使用力度。廣大職工不斷的學習信息化技術和信息化知識，為以后的管理升級以及自我技能的強化打下堅實的基礎。

三、結語

綜上所述，本文對行政事業單位檔案管理創新思路進行了分析和研究，首先提出行政事業單位檔案管理中存在的問題，進而對問題進行了不同路徑的分析找出創新檔案管理的對策。事業單位在檔案管理工作中還會面臨新的挑戰和機遇，因此要不斷的尋求新的發展路徑，強化對檔案的管理，提升管理水平，為事業單位檔案管理創新和改進工作提供建設性的建議和支持。

參考文獻：

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[2]尤麗.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014，（06）.

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一、行政事業單位檔案管理實現信息化建設的必要性

檔案管理的信息化實際上就是指改變以往單純保存檔案實體的形式，實現以檔案實體的信息化建設向人們提供服務的方式。對檔案實體進行信息化建設，能夠有效的對檔案信息資源進行分析、分類、加工和提取，從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統的檔案資料相比，它能夠實現檔案的修改、保存和查詢，并且可借助于計算機實現快速傳遞，大大提高了檔案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了檔案的管理成本。

但是，當前的行政事業單位還沒有真正將檔案管理的信息化建設工作落實，還是比較習慣于傳統的手工操作，部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統”但經常習慣性的只把一個人的資料輸入計算機中，在進行資料檢索和調閱檔案時，仍然是手工操作。因此，我們現在經常所提及的“無紙化操作”只是流于形式，而未得到真正落實。所以，新形勢下，為了順應時展的要求，行政事業單位在對檔案的管理上必須改變以往的單一傳統模式，必須朝著信息化的方向建設發展。

二、目前我國行政事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的規劃、管理平臺的有效建設以及

對檔案內容的數字化處理。但在當前我國的行政事業單位檔案信息化管理中，許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質不高等問題，從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發揮。

（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢

目前我國許多行政事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響行政事業單位人才的優化管理。

（二）檔案管理信息化建設平臺使用率較低

行政事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發揮。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低

在行政事業單位檔案管理的信息化建設中，許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機技術缺乏足夠的認識使得他們的知識貯備和專業技能較低，同時由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。

三、行政事業單位檔案管理信息化建設的總體規劃

在制定檔案管理信息化建設的總體規劃時，應該立足實際，應最大化程度的滿足行政事業單位的發展需求，從行政事業單位自身的特點和發展目標出發，經過不斷地調查和研究，從而制定檔案管理信息化建設的長遠規劃和近期目標，從而能夠在網絡模式下，促進檔案管理信息化的建設發展。

（一）實現檔案管理信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化是檔案信息化建設的的重要內容，也是對檔案文件進行保護的重要方式。檔案的數字化應該通過利用先進的科學手段，將檔案的物質載體形式轉化為數字化的信息，從而建立檔案的目錄數據庫，以提供服務。檔案的數字化管理辦法應與傳統的檔案管理辦法相結合，通過相互補出的形式，以此來推動檔案的信息化建設發展。

（二）檔案信息化應做到標準化和規范化

標準化和規范化是衡量當代檔案管理水平的重要標志，它是檔案信息化建設中的一項重要內容。因此，行政事業單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家頒布的信息化管理標準，然后根據實際的發展需求來制定內部的管理標準體系，通過不斷的實踐來完善檔案的管理制度。其中，檔案目錄數據庫的建立不僅應該滿足實際操作的簡便性，還應該符合國家的標準。其中，應該對檔案及單位文件的著錄項目、內容、數據庫架構和格式等作出統一的規定，同時還應統一規范檔案數據庫管理的軟硬件的數據指標、文檔格式等。

四、加強和推進我國事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加強檔案管理人員與網絡技術人員二者之間的合作與工作協調性

要保證高效的檔案管理的信息化建設不僅需要網絡技術人員對檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對信息平臺建設的及時維護以及為他人提供優質化的服務。因此，在事業單位的檔案管理信息化建設中要通過有效互通機制的建立

來加強檔案管理人員與網絡技術人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及

時性，促進信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中，還要加強對管理人員服務意識的培養，讓他們在工作中更加注重信息管理的規范化，從而為他人提供更好的服務。

（二）加強信息化建設平臺推廣模式的構建

事業單位檔案管理信息化平臺的建設目的在于為廣大的信息需求者提供更優質化的服務，因此，在實際的工作中，事業單位的相關管理部門要加強對檔案管理信息建設平臺的推廣與宣傳，以提升信息化建設平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業檔案信息管理的先進經驗，通過信息化建設平臺使用效率的提高來更好地促進事業單位的人才檔案管理信息化建設。

（三）加強對工作人員專業技能的培訓，促進他們綜合素質的提高

檔案工作人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設

進程。因此，事業單位在進行職工檔案的信息化管理中要加強對相關工作人員專

業技能的培訓，讓他們在計算機和信息平臺使用技能的不斷提升中促進自身綜合

素質的提高，從而有效地推動檔案管理的信息化建設。

（四）強化服務意識，提高檔案檔案管理服務水平

檔案管理人員應樹立檔案管理的服務意識，把“主動服務”作為工作的出發點和落腳點。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設過程中，要把檔案管理系統與行政事業單位的管理系統緊密的聯合起來，構建一個一體化的管理系統，將各個部門的信息綜合的統籌進去，實現資源的共享，使得檔案的管理能獲得來良好的系統效益和綜合效益。同時，對于一些較為復雜的檔案信息要做到合理的分類、標引和管理，使檔案信息能夠最大程度的發揮其利用價值。此外，工作人員應注重檔案的數字化管理，才能滿足當今社會科技和發展的需求，進而提高服務水平。充分發揮好檔案信息資源的作用，提高服務質量，已成為當今檔案管理工作者職業發展的必然要求。

結語

綜上，在新時期內檔案管理工作必須緊跟時展的步伐，轉變管理觀念，提高服務意識，采取創新的手段，積極的探索新的管理模式，從而來不斷提高我國檔案信息化的建設水平。

參考文獻

[1]于明明. 淺論事業單位人事檔案管理創新[J]. 城建檔案. 2013（01）

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(二)提高檔案的利用率

在傳統的檔案管理模式中，檔案基本都是以紙質作為載體的形式存放在檔案保管室及檔案管里，這在一定程度上實現了檔案的保管，但是，卻存在著很大的弊端，由于檔案數量較多，一旦需要緊急使用檔案時，將很難在有限的時間內找到，從而浪費了不必要的時間，而新時期下檔案的數字化管理能夠更加快速準確地找到所需的檔案，從而大大消除時間和空間上的束縛，提高了檔案的利用率。

二、新時期行政事業單位檔案數字化管理的強化措施

(一)樹立檔案數字化管理的意識

作為行政事業單位的管理人員，應該緊跟信息時展的步伐，不斷地學習新知識和新技能，摒棄以往的檔案管理模式，轉變檔案管理觀念，采取新的檔案管理手段，樹立數字化的檔案管理意識，在工作過程中，以自身扎實的專業技能，來做好檔案數字化管理的工作，提高檔案管理的效率。

(二)制定科學的管理體制和體系

行政事業單位的檔案管理人員應根據檔案管理的自身特點，從單位檔案管理的實際需求角度出發，建立符合單位辦公并與單位需求相符的檔案管理機制，因此，這便要求檔案管理人員必須對檔案的工作制度、檔案的保密機制、檔案安全機制及檔案使用機制做充分的了解并把它們有機的聯系起來，從而建立一個科學的、可行性的檔案管理體系。

(三)實現文書及檔案處理的數字化

文書作為一項基本工作，是行政事業單位工作中必不可少的重要工作。檔案管理的整體效果直接與文書管理的執行力度及文書工作的質量有關。行政事業單位經常要對大量的電子文件進行處理，有時在收發文件的過程中還必須借助于網絡，為了滿足工作的需要，行政事業單位應親自讓擬稿人輸人所需的稿件，然后依次經過工作流程進行，從而節省文書歸檔所需的時間，最大程度的減少檔案管理人員的日工作量和勞動負荷強度。

(四)提高檔案信息的安全程度

在行政事業單位中，其檔案的信息及重要的數據在特殊時刻對于單位和個人來說非常重要，在檔案數字化的管理模式下，檔案管理管理人員應該立足實際，多角度、全方位的做好電腦軟件的更新殺毒、重要數據及檔案的備份、后續防火墻的設置訪問等工作，從而減少意外情況的發生。在我們的檔案中，多多少少會涉及到我們的隱私。作為檔案管理人員來說，應該做好檔案的保密工作，在數字化的檔案管理模式下，應該有效預防黑客的攻擊，減少文件破損的發生幾率，從而來提高檔案信息的安全管理程度。

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（一）在檔案管理方面缺乏標準與規范。我國從事檔案管理工作者現狀：對檔案管理工作熟練的人，信息化技術方面卻比較薄弱；而精通信息化技術的人，對檔案管理工作卻知之甚少。具備檔案管理與信息技術兩方面知識的專業人才匱乏，這一現狀，尤其突出地表現在基層檔案管理部門。由于這類人才的缺乏，導致檔案查閱、管理、保密等方面存在不便和漏洞，管理信息軟件的運用技術普及率低，更無法統一檔案信息化管理工作的標準，即便有一定標準也無法做到全面推廣，只可以在某一部分或某一專業應用。為保證檔案管理工作健康有序地發展，有關部門亟待出臺相對統一的檔案信息化管理的標準，開發兼容性較強、易于操作的相關軟件，組織相關人員培訓，逐步完成檔案管理信息化的進程。

（二）對檔案管理的重要性認識不足。檔案管理是日常管理工作中的有機組成，其主要功能是為工作單位提供有關的資料管理服務。但現今的檔案管理工作伴隨社會的發展、市場經濟的進步，檔案管理人員大都存在著服務意識以及保密觀念不強的問題。不少單位對檔案管理工作的具體內容、工作性質以及工作內容也較為陌生，把管理文件的工作思路妄加于檔案管理，這就導致了其按照統一原則與辦法管理檔案的不可能性，工作單位也會因此導致在資源充分開發及合理利用上的短板。

（三）檔案管理的信息化水平偏低。轉變檔案管理模式，引入計算機、網絡等信息技術，對管理資源進行數字化轉換，就是當代檔案管理的信息化理念。目前，我國基層檔案管理的信息化程度普遍偏低，甚至有的還是許多年前的水平，給檔案的閱檔等帶來了極大的不便。雖然我國在許多領域高度信息化，但是由于檔案的特殊性，我國的檔案管理信息化水平與國外的相比較為落后，尤其是基層組織的檔案管理，更是如此。而且我國的檔案管理信息化水平的發展還不夠完善，導致我國的檔案管理軟件與很多工作機構的工作性質不適配，無法在檔案管理中體現出來，這種情況在一定程度上限制了檔案信息化在各工作單位的實行。

二、構建行政事業單位檔案信息安全保密管理的創新思路

（一）健全完善并落實檔案信息安全保密管理工作制度，加強檔案審查管理，提升行政事業單位檔案管理的水平。現階段，國內很多行政事業單位因缺乏創新思維，致使?n案管理方式和模式都相對滯后。因此，行政事業單位必須要對本單位現存的信息保密制度進行深入分析研究，然后找出現存制度中存在的漏洞和缺陷，有針對性地制定完善單位檔案管理制度、健全檔案管理措施和保密工作制度，嚴格的制度和相應的懲戒是提高檔案保密度的“兩把并行快刀”，所以還要安排專人負責后期制度的執行和落實，一經發現存在與制度不符或者危害制度進行的行為，立刻懲處。只有這樣，才能夯實事業單位檔案信息保密工作的制度基礎。當事業單位相關保密工作制度得到完善與落實之后，還需要加強對檔案的審查與管理，檔案有絕密和非絕密之分，對絕密檔案就要制定更加嚴格的保密制度和保密時間，當保密時間過了以后，就沒有必要浪費過多的人力、財力進行管理。