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一、實行工作管理責任制

（一）建立法律追究責任制。單位領導干部負責人要擔負起本單位檔案基本工作管理全面責任制，重視和關心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規范的領導干部實行責任追究制。還要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節輕重，依法追究法律責任。

（二）落實行業內部責任制。在水文部門提供給各行各業的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎資料進行數據分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業內部責任制，加強規范化管理。

二、健全檔案管理制度。

（一）常規制度。結合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務制度：一是水文檔案資料的性質確定、變更和解除制度；二是信息及網絡載體管理制度；三是信息系統和信息設備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領導干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業務知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責任考核制度等常規性制度。

（二）日常制度。在單位內部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復印、摘抄、錄制等日常管理制度。

三、完善檔案管理防護措施

（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發生，加強人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。

（二）技術措施到位。加強對整個水文系統計算機網絡信息技術的管理：一是要實行分級保護，信息系統要按照規定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術防護，設施、設備要按照國家標準及水文行業信息系統同步規劃、同步建設、同步運行。三是要明確在計算機操作規程中禁止事項。四是明確網絡運營商、提供儀器設備服務商雙方的法律責任，建立規范審查，嚴防因網絡、儀器設備問題損壞檔案資料事件發生。

（三）人防措施到位。水文行業內部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設施、設備放置場所要符合水文行業標準，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯接過互聯網的，最好是國產的，這樣才能做到萬無一失。

（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設施、設備技術防護沒有達到高標準要求，存在的安全隱患和漏洞的要責令停止使用。

四、開展檔案管理宣傳教育

（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經過很多道工序環節，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業技術規范》的相關規定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。

（二）加強檔案管理工作教育培訓。單位應定期對工作人員特別是領導干部和人員進行新形勢下的法律法規、專業技術防范知識等方面的教育培訓，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關法律法規的培訓和學習，或講解一些實際案例作為教育學習材料，利用集中授課方式、個人自學方式等多種學習方式開展檔案管理宣傳教育培訓。讓傳統檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。

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1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質要求

檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。

檔案管理的最大意義在于檔案的憑據作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態上看，不管是紙質的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質屬性，決定了檔案管理的重要意義。

檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經驗，吸取教訓。

公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據。反之，公墓檔案管理不當，出現檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產生墓穴糾紛。

公墓檔案反映了殯葬改革與發展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現實負責，也是對歷史的貢獻。

2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的基本要求

《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規的具體體現， 也是建設法治國家的基本要求。

圍繞國家檔案管理的規定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結合本部門、本地區實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規范。這些具體的管理規范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據。

為規范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據政府的法律法規加強公墓檔案管理，不僅體現了國家法制化的本質要求，也符合公墓管理工作的基本規律。

公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規法規，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。

公墓檔案管理機構要結合本地區本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規定。

加強對公墓檔案管理的檢查和監督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。

3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要

加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。

隨著社會經濟的發展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產生大量的檔案資料，檔案管理的數量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。

首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。

其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。

此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。

4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施

公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環節。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。

做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規范，做到制度上墻，公開透明，規范服務；嚴格按照檔案管理的相關規定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。

做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯親屬的基本信息，都是公墓檔案的內容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案

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血站是負責轄區內血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻血事業的蓬勃發展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質量體系認證后，血站獻血檔案管理的制度化、系統化也進入了規范發展的軌道。同時，隨著血站計算機網絡管理的普及，也給獻血檔案管理的安全問題注入了新的特點和內容。

1 基本要求

1.1 保障血液質量安全：保障血液質量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質量安全方面不容出現任何閃失。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。因此，獻血者檔案的完整、準確，將成為考量整個采供血流程中“質量第一”原則的最初保障。

1.2 保存獻血過程的記錄 ：目前階段，醫患矛盾日漸突出，各類醫療糾紛層出不窮，作為醫療衛生單位的血站也勢必無法避免的面臨醫患沖突的危險。隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站在糾紛中如何免責是一個非常現實的問題，一份完整、翔實、準確的獻血者檔案必將成為分辨各方責任的重要依據依。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價值。

1.3 篩選安全血源的依據：從經血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻血者、受血者身體健康的基本要求，獻血者檔案的各項記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻血的安全血源，也有助于及時掌握獻血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻血周期提供依據。

2 獻血檔案材料歸檔范圍

獻血者檔案的歸檔范圍應包含整個無償獻血的過程，即從體檢化驗獻血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業務科室，應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、證件號碼、從事職業、聯系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運輸記錄、各環節質控等。

3 如何管理獻血檔案

3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業務過硬、具有良好職業道德，還要不斷加強自我修養,自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業道德,從黨和國家的利益出發做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業知識常識，能及時與相關科室溝通，為如何更完整的保存獻血檔案出謀劃策。

3.2 獻血檔案的正確采集是保障獻血檔案完整安全的前提，其具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點。這就要求各相關科室人員各司其職，及時準確的記錄整個過程。同時，需各科時間交接的各類原始檔案和數據信息要進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數據來源的準確。

3.3 建立獻血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負責收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時根據根據不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。

總之，要提高血站獻血檔案管理工作水平，還必須借助血站計算機信息化、網絡化管理的優勢，以及相關工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理提供優質高效的服務。

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一、 檔案管理人員素質的提升

古人有一句話說得好：“工欲善其事必先利其器”。檔案管理者作為檔案管理工作的關鍵，要做到檔案管理工作就必須提升檔案管理者的素質。

在這里我們需要先介紹一下檔案管理者現今所面臨的狀況與問題。其問題表現以下方面，1、在以前檔案管理不是如此重視，檔案管理被看成是一件無關重要的事，管理者相對文化素質低下，到現在許多管理者更不能適應新形勢下科技信息化要求。2、在一些企業、事業單位缺乏對管理資金投入，造成管理者本身輕視管理這項工作，對新知識缺乏學習精神與創新。

以上兩點可以說造成管理者素質低下重要原因，如何提升管理者素質，一般應從以下方面入手，首先應加強管理者基本素質的提高，其基本素質應從政治素質、業務素質、基本技能三方面，使管理者首先成為一個合格的管理者。其次還應加強管理技能，認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理技能，特別是高新技術管理手段在檔案管理工作中的具體運用，實現科學管理現代化。

在檔案管理人員做到檔案工作的基本前提下，還應從以下方面不斷提高檔案管理人員業務素質。1、作為一個檔案管理者應牢牢樹立一個做好檔案工作的信念。要從意識里把檔案工作作為其人生一件大事去做，用平靜的心態去迎接工作中遇到的各種難題。同時檔案工作者必須有清醒的認識，要在日常工作中注重培養自己的工作興趣，使枯燥的工作充滿情趣。2、樹立服務意識。檔案管理的最大價值就在于為工作決策提供應有服務，使一個決策盡量科學化、合理化。應積極發揮自身主觀能動性，熱愛本職工作，忠于職守，積極開展職業道德的教育，明確服務方向，端正服務態度，周到的為檔案使用者服務。3、加強對檔案工作的重視。作為一個國家機關、事業單位、企業的領導不但應注重本職工作的加強，也不能忽略檔案管理工作。4、加強學習與開拓創新能力培養。創新是任何事業進步的必然要求，檔案管理自然也不例外，創新作為檔案事業發展的永恒主題。要善于從工作中、學習中、其它專業的知識中吸取有益的經驗，活學活用的應用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創新能力，才能在檔案管理工作當中開創出新局面。

二、 加強保密工作的基本要求和注意事項

保密工作對于檔案管理人員是頭等大事。這就需要檔案管理人員在保密工作中要做到保密工作的基本要求。其基本要求應從以下方面入手。1、要有較強的保密意識。2、以身作則，防止泄密。3、保守機密，不亂對人尤其家屬談及屬于保密的材料內容。檔案管理人員加強好友親屬的叮囑，同時自己也要做到不該說的不說，不該做的不做。4、落實制度，加強檢查，規范保密工作。按照“控制源頭，加強檢查，明確責任，落實制度”的原則，國家機關、事業單位、企業應加強對部門人員的監督和管理，進一步規范保密制度。5、認真履行自己分內工作。在這里就需檔案管理者做到誰管理，誰負責。業務做到哪里保密工作就做到哪里。6、檔案管理者要站穩立場，堅持原則，警惕和抵制不良圖謀，作為企業檔案管理工作人員還應做到“富貴不能、貧賤不能移、威武不能屈”的境界。

在保密工作中還應加強保密注意事項，盡量做到細致入微使保密工作不留一絲漏洞。保密工作應注意以下事項，1、檔案管理工作者對待外界人員既要做到熱情友好，以禮相待，又要內外有別，提高警惕，防范各種情報竊密活動。2、檔案管理工作者不得攜帶屬于企業秘密的文件、資料和其他物品。如確需攜帶，應經批準，并嚴加保管。3、檔案管理者在外出期間應當保持高度警惕，嚴格遵守其所保守的秘密，不在不利于保密的場合談論或處理本單位秘密事項。4、檔案管理者在公文的接件、起草、醞釀、處理、簽署、復印、存檔、銷毀過程中，嚴格依據《保密法》的規定做好保密保管工作。不得私自竊藏檔案文件。5、檔案管理人員向外界投寄論文、稿件和其他資料，不得涉及本單位秘密。6，在現代信息化工程中，檔案信息很多要經過電腦處理，這就需要注意加強電腦保密工作學習，防止黑客襲擊本單位電腦資料，竊取本單位秘密。

三、 結尾

檔案保密管理工作現在對一個單位至關重要，檔案管理人員素質提高以及加強檔案管理工作基本要素與注意事項是一件非常艱巨的事，這需要檔案管理人員不斷在工作中總結經驗深入學習，尤其不斷掌握一些高科技技術，使檔案管理工作不斷完善。如此企業信息才有一個安全環境。

參考文獻：

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[5]宋蕓. 新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策[J]. 才智，2011，（26）：331.

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人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發生了深刻的變化，人事檔案從紙質向電子化的轉變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉型，職業人才培養與社會發展需求的雙重作用促使學校積極調整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。

1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統檔案管理理念與現代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現。當前社會經濟發展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優勢建立動態化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統管理中來，并實現自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。

2建立檔案管理標準，推動信息資源共享

在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規范統一的檔案管理標準，高職院校在優化人事檔案管理模式的過程中，應根據國家相關標準，對電子檔案進行調整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規定建立信息管理標準化體系，加強信息系統安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業務性標準規范。業務性標準規范是基于業務處理要求形成的基本規范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式等，高職院校在人事檔案優化的過程中，應根據業務需要，對檔案內容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據。（3）建立技術性標準規范。在信息化技術飛速發展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規范化處理，并通過加密處理，形成規范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網絡技術，完善檔案網絡服務平臺

以單機和局域網組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網絡技術，打造開放性的網絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯系，推進人力資源優化配置。高職院校在檔案網絡服務平臺建設中，應依托網絡技術，制定完善的發展規劃：（1）明確網絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據高職院校人事檔案管理特點，明確網絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業資格等建立邏輯結構，并形成網絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結合市場競爭以及企業人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內用戶通過界面指導實現身份錄入，進而啟動人事檔案網絡服務平臺，實現檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據用戶身份，提供不同類型信息，根據開放與非開放的區別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統根據用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠實現信息處理，同時呈現更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數據庫管理系統，構建大數據管理平臺

在信息化檔案管理過程中，依托“互聯網+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數據處理技術實現對大數據資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優勢，但是在傳統管理模式中，這一資源優勢難以轉化為實際的應用價值。在大數據背景下，學校可以利用網絡系統平臺，將檔案轉化為開發的數據資源，而數據處理系統通過對大數據的分析，建立可視的數據模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優勢，并預測發展方向。這無論是對于高職院校的人才培養，還是企業的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數據庫管理系統的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數據庫。從人事檔案到大數據資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經成為高職院校人事檔案存儲的主要方式。基于此，學校可以將電子信息錄入網絡平臺，并根據相應標準建立數據庫，形成內容完善，邏輯清晰的大數據庫，以供信息開發與利用。（2）建立網絡安全管理體系。在數據資源利用過程中，高職院校應注重信息質量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統漏洞，提高數據庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數據庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統計、編研等功能，打造自動化數據處理平臺，以挖掘大數據資源，提高大數據分析與利用效率。（4）完善數據處理與開發體系。立足高職院校以及社會發展需求，對人事檔案信息進行大數據開發，形成具有指導意義的信息模型，為相關發展決策提供依據，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強人才培養，提高檔案信息化管理水平

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（二）轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質

提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質。管理人員的素質直接決定了管理的效果。現代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數據庫的錄入、數據庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發展。

（四）健全科學化檔案管理制度

每個單位的內部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規范指導，嚴格的執行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發展。

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一、高校檔案與檔案管理的概述

1.高校檔案管理的內容

高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學檔案、學生檔案、產品檔案、財會檔案、基建檔案、設備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。

檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理,也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研等內容,通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系,為檔案的現代化管理打下基礎。

2.高校檔案管理的性質和特點

(1)高校檔案管理工作的性質

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理學院各部門檔案的一種獨立的業務工作,是國家科學文化事業的組成部分。與此同時,針對學院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分。

(2)高校檔案管理工作的特點。檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣,包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統。但由于檔案原始記錄性的特點,又使得檔案管理活動區別于圖書、情報等其他文獻信息工作,主要表現在4個方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動對檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對社會的相對封閉性。

3.高校檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學性要求;規范性要求;經濟性要求;現代化要求。

二、我國高校檔案管理存在的問題

隨著社會主義建設的不斷發展,特別是與發達國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:

1.檔案意識不強,領導重視不夠

檔案意識不強具體表現在:高校對檔案的重要性認識不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認為既沒有經濟地位、沒有社會地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動,沒有什么意義。

2.檔案工作人員素質偏低,隊伍不穩

在安排工作時,一般不會由工作能力強的人員擔任兼職檔案員;檔案管理人員大多數量身兼數職,半路出家,沒有經過業務學習和培訓上崗;有些高校甚至不注重學歷、業務、素質,即使學歷較高,也不是學檔案專業的;有的高校檔案人員是內部調劑上崗,從未給在崗人員進行崗位培訓,更沒有進行正規的進修或學習檔案專業知識。凡此種種,致使檔案人員業務知識缺乏,業務不精通。

3.經費不足、設備不全,硬件建設差

檔案工作要有必不可少的物質基礎,必須安排一定的專項經費,一是用于檔案庫房設施的不斷完善,保障檔案保管的基礎條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學校過分強調科研建設,科研經費比重大,不重視檔案工作,對于檔案事業的經費投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經費列入規劃中,有的即使列入了規劃,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陳舊,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當今電子技術的飛速發展,特別是網絡技術的發展已覆蓋各行各業,檔案管理技術跟不上時代的步伐,很多高校檔案部門硬件設備落后,軟件還使用單機版,更新不及時。

5.對檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會上影響不大,知名度不高,很多人對檔案不了解,檔案工作的內容、性質、人物、檔案利用產生的社會效益和經濟效益,還沒有被廣大群眾所認識。

三、加強高校檔案管理的措施建議

高校檔案建設面臨挑戰的同時,也面臨著機遇,高校檔案工作也要順應時代的發展變化,制定自己在知識經濟中的戰略對策。

1.更新觀念,提高檔案管理意識

高校檔案界必須及早認識知識經濟、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機遇,解放思想,更新觀念,樹立并強化與知識經濟發展相適應的新的思想觀念和意識形態。

2.轉變高校檔案管理模式

知識經濟時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進檔案管理的轉變。主要包括由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉變;由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變。

3.推進高校檔案管理的現代化

面向知識經濟時代的檔案工作必須加快現代化步伐,必須因勢利導,與現代化建設接軌。運用信息技術改造傳統的檔案工作,實現檔案管理、檢索、利用的信息化、網絡化、數字化,加速檔案應用信息高速公路建設。進一步加強高校檔案管理標準化建設,充分利用檔案信息資源為經濟建設服務。

4.培養適應知識經濟要求的高校檔案人才隊伍

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1 加強檔案工作建設的基本方針

1.1 加快對檔案信息化的基礎設施建設

在進行檔案信息化建設前，檔案部門內部要建設數字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設、相關制度的建設、檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、以及專兼職檔案干部的隊伍建設等等。利用網絡化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設和網絡技術的應用程度，提高檔案部門信息化建設的程度。

1.2 促進檔案信息資源建設

要建設數字化檔案館，利用信息化技術對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內容主要包括紙質檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數字化館藏建設當中。

1.3 加強檔案目錄數據庫建設

加強檔案館的數字建設最重要的任務就是加強對信息資源庫的數據資源庫建設，數據資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網絡技術，加快對數字館目錄數據庫的建設，提高檔案管理中檢索服務質量，是檔案部門進行數字化建設的重要任務。

1.4 加強對電子文件的歸納管理

檔案部門要根據檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術方法，制定電子文件的管理方法，實現電子文件處理計算機化、信息服務利用網絡化。

1.5 加強對電子文件檔案化管理

電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統的紙質文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現代辦公設備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。

2 加強電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統的檔案管理有著本質上的不同，電子文件檔案化是基于傳統文件檔案化之上的，因此結合電子文件的本身特點，利用先進的網絡技術，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術型人才

傳統的紙質檔案是將已經處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產生的時間和內容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關技術達到一定的水平[1]。

2.2 加強對原有檔案工作人員的管理

在檔案部門內部，首先對一些學歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應的管理水平，再者，要及時很據知識的更新，來增強其對應的工作能力，在具體的工作中要結合實際情況和未來發展趨勢，與實際工作相結合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內部相關管理人員的業務能力、提高其綜合素養，保證檔案工作的高效運行[2]。

3 以科學發展觀為指導思想，推動檔案管理工作的建設與發展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作

首先，對于大多數檔案部門來說，檔案內部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導致此所高校失去相關的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對一個相關部門的中心任務進行檔案工作的服務，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態轉化為顯性狀態，圍繞高校的中心任務做好服務[4]。

3.3 加強檔案工作隊伍建設

以人為本是新時期下科學發展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質量的好壞，主要取決于檔案部門專業隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內部專業人才的建設，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎[5]。

3.4 推進檔案化信息建設是檔案部門的必要措施

檔案部門要利用當前信息化技術，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。

4 結束語

綜上所述，利用信息化技術的優勢可以推動檔案工作的建設，他們之間的關系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應時代的發展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設是檔案部門保證工作高效的重要途徑。

參考文獻

[1]王麾. 電子文件檔案化是確保檔案管理完整與安全的必由之路[J]. 中國新技術新產品，2011，03：387.

[2]蔡艷莉. 辦公自動化環境下高校電子文件的歸檔與管理研究[J]. 成都航空職業技術學院學報，2011，04：68-71.

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[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0147- 02

0 引 言

檔案管理工作是油田勘探開發研究院的重要組成部分，也是油田勘探開發研究院工作的一項重要內容，在油田勘探開發研究工作過程中，具有著不可或缺的作用，油田勘探開發研究院的檔案管理，促進了油田勘探開發工作的發展。為了將檔案管理在油田勘探開發研究方面起到的作用得到更好的發揮，將油田勘探開發檔案的價值得到最大程度的實現，服務于油田勘探開發研究院的各項工作和發展，筆者將之與油田勘探開發研究院的實際工作進行聯系，研究檔案管理工作的重要性。

1 油田檔案管理概述

油田檔案主要包含油田開發經營生產中，構成的原始記錄、行政文書、人事檔案和重要憑證等。油田檔案對油田發展方向來說，是一種無形的資產，因為油田檔案既將油田開發生產的過程進行記錄，又可以將油田在各個時期的發展情況進行縱向對比。因此只有有效管理油田檔案，才可以提供油田勘探開發的參考。統計檔案、編目檔案、開發利用檔案、檢索檔案、保管檔案、整理檔案和檔案價值鑒定等步驟構成了油田檔案管理的主要工作內容。

在開發油田檔案的過程當中，加工信息和輸出信息這兩項最基本的工作不可缺少。加工信息指的是交由填檔案目錄和文獻進行收集和編制。而輸出信息則指的是，油田檔案的展示、出版、借出和閱覽。

要將油田檔案管理效率進行提高，管理過程中就必須要遵守以下三個原則：

第一，使用現在科學技術手段一體化管理油田檔案，使得檔案利用率得以提高。

第二，管理模式應該根據市場環境變化進行調整。這樣，檔案管理工作可以更好的服務發展油田的企業。

第三，同時使用分布式管理和集中管理兩種模式，在管理過程中要做到細致化，才能使得檔案管理工作的規范和高效獲得保證。

2 油田勘探開發研究院檔案管理工作的重要性

2.1 有利于檔案管理工作隊伍的加強

隨著油田企業生產建O的持續發展，也對油田勘探開發研究院的管理工作提出了更深層次、更高標準的要求。全力實現規范化、標準化和科學化的檔案管理工作，有必要將檔案管理隊伍的綜合素質，在油田勘探開發研究院范圍內進行提高。所以，檔案管理人員要定期的接受油田勘探開發研究院領導的業務培訓，檔案管理工作要達到精通的程度，打好檔案管理工作的基礎。與此同時，還要將檔案管理工作人員的政治素質和覺悟進行提高，檔案人員的保密教育進行加強。這些工作的進行都有利于檔案管理工作隊伍的加強，檔案管理人員的業務素質還可以持續提升。

2.2 有利于檔案資料的規范

檔案管理水平得到提高的前提和基礎條件是公文制作。在檔案資料制作的過程中，首先要選擇較好的公文用紙，尺寸規格幅度都要遵循統一的規范標準。接下來，要統一排版的形式，合理的引用文字，規范使用字體，字跡一定要清楚。只有這樣進行檔案管理的工作，才能達到油田勘探開發研究院和國家規定的要求。油田勘探開發研究院積極開展檔案管理工作，對于檔案資料的規范性有著提高作用。

2.3 有利于檔案管理體制改革

統一且集中地將油田各部門、各層次和各單位形成的全部檔案進行管理，這是油田勘探開發研究院檔案管理工作的基本原則，也是將檔案工作做好的重要前提和基礎，更是檔案相關法律法規對于油田勘探開發研究院檔案管理工作的基本要求。所以，開展檔案管理工作，有助于目前檔案管理模式的改革，統一管理研究院內各門類形成的檔案，將職責進行明確，將崗位進行分配，使得管理得到強化，促進了檔案管理工作和檔案法律法規對油田勘探開發研究院檔案管理工作的相關要求達到符合，有利于檔案管理體制改革，將檔案進行統一管理的工作模式得到實現。

2.4 有利于檔案的收集和整理

檔案管理人員在檔案管理工作中的基本要求是將檔案資料整理工作和收集工作做好，檔案資料收集的方法和方式，是檔案管理人員必須掌握和精通的。全方位的檢查和監督形成檔案的過程，檔案資料要保證從根源上全面準確的收集，檔案管理工作只有這樣進行，才能夠實現比較優秀的檔案準確率、完整率和歸檔率。油田勘探開發研究院檔案管理工作的開展，有利于檔案的收集和整理，使得檔案資料的準確度和完整度都得到了保障。

2.5 有利于提高檔案管理工作的重視程度

油田勘探開發研究院工作的基礎是檔案管理，各級領導和相關工作人員要對檔案管理工作給予高度重視和支持，要有為職工負責、為油田行業發展負責和為歷史負責的責任感和使命感。對檔案管理工作的開展和進行要做到切實的增強，重視和投入檔案管理工作，對于檔案管理工作中的問題，要及時的進行充分的研究并解決，創造良好的工作環境，使得檔案管理工作可以順利的進行。與此同時，對檔案管理工作的資金投入要到位，檔案管理工作的相關硬件要及時進行改善，完備齊全的物質條件是檔案管理工作進行的重要條件之一。油田勘探開發研究院進行檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的重視程度。

3 結 語

綜上所述，做好油田勘探開發研究院的檔案管理工作，有利于檔案資料的規范、檔案管理工作隊伍加強、檔案管理體制改革、檔案的收集和整理。所以，在日常工作中，對于檔案管理工作存在的不足要及時進行注意，采用相應的措施積極的進行改善。除此之外，管理油田檔案還要采取多種綜合的方法，對當前的檔案管理經驗和方法進行不斷的總結和有效持續的創新，使得油田檔案信息的作用得到應有的發揮。

主要參考文獻

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1.1 高校檔案信息化管理能大幅提高檔案管理工作的質量和效率

體系的構建使得高校檔案管理的各個環節得以簡化，包括檔案資料的收集、歸檔、保存階段，還包括在使用階段對檔案的檢索、查詢階段等。不再局限于紙質版資料的查詢，而是將檔案電子化，簡化工作流程的同時提升了相關人員的工作效率。

1.2 使高校檔案資料中的科研成果實現共享

高校檔案中含有大量的學術、科研等成果。建立高校檔案信息化管理體系后，通過建立學術、科研研究成果的平臺，使資料共享，同時網絡信息的傳輸亦方便教師及學生查閱、檢索，促進高校學術科研活動的發展。

1.3 降低了高校檔案管理的工作量

高校檔案信息化管理體系的構建，通過使用信息網絡技術，將原有的工作模式改良為通過應用簡單的操作系統而進行檔案資料的管理，使檔案電子化，通過網絡檢索平臺快速的找尋到所需資料，因此檔案管理的工作人員最重要的任務就是將檔案資料的信息錄入正確，減少了原有的冗余的工作程序，降低高校檔案管理的工作量。

1.4 構建環境友好型、資源節約型社會的基本要求之一

檔案管理的信息化，不僅降低了工作人員的勞動量使檔案資料的電子化極大的節約了紙張，保護了環境，同時虛擬化的存儲方式為高校節省了大量空間，縮減了檔案管理的各項開支，因此高校檔案信息化管理體系平臺的建設是構建環境友好型、資源節約型社會的基本要求之一。

2 高校檔案信息化建設現狀

近些年，雖然我國高校在檔案管理信息化平臺的建設上有長足的發展，但相比于高校信息化的程度依然差距較大，建設的過程中仍然存在一些問題。

2.1 高校檔案管理之間具有差異性，檔案管理系統未能形成統一的標準，使信息化平臺的可用范圍降低

各高校間管理方式有差異導致了檔案管理工作的要求和標準也各不相同，因此建設高校共享的統一平臺的難度較大。同時，隨著信息技術的不斷發展，網絡系統的風險也隨之而生，有些高校往往忽視了網絡系統安全會給高校的檔案管理帶來巨大的問題。此外，系統升級所需的技術要求較大，必然的要求高校投入更多的資金給予支持。

2.2 受傳統案案管理模式束縛，忽視檔案信息化系統

高校檔案管理工作普遍由年齡較大的教師擔任，這類教師的思想受傳統檔案管理模式所束縛，忽視檔案信息化系統的使用，使原本簡單的工作程序變復雜。隨著信息技術的發展，高校構建檔案信息化管理的平臺就是為了轉變原有檔案管理的工作模式，隨著時間的推移，高校學術工作的開展，使得檔案管理工作的難度增加，檔案的數量增加，檔案的材質等為檔案管理工作都提出了新的要求，因此相關工作人員應當從傳統的檔案管理模向信息化的管理模式進行轉變，以適應不斷變化的檔案管理工作要求。

2.3 片面追求檔案資料數量會間接造成檔案信息化管理系統的浪費

高校檔案信息化管理為了應對學校或上級主管機關的檢查，通常會追求檔案的數量而忽視其質量，對高校檔案信息管理系統缺少分析和研究，這樣就會造成學校網絡信息資源的浪費，應用較高的檔案管理系統卻未真正的將其效能發揮出來，是一種間接資源浪費。

2.4 檢索功能未落到實處

即使高校檔案信息管理系統投入到日常工作中，但是多數高校僅僅是實現了檔案資料的電子化，將目錄、內容進行掃描和上傳，重要的檢索功能卻未落到實處，在查找使用方面還未處分的體現出高校檔案信息化的管理。實際上如果檢索功能未落到實處，在人們使用該檔案管理系統時，亦不便捷、易操作。

2.5 當今社會處在風險社會，高校的檔案信息管理系統也受到威脅

系統的設計并非毫無漏洞，若一旦被不法分子識別或被人進行惡意操作，那么高校的檔案將會面臨巨大的破壞危險，且這種破壞很難補救，因為檔案資料上傳后由于其的電子屬性，代碼被篡改或數據被改變，那么該檔案資料就很難進行修復，因此如何對高校的檔案管理系統進行維護是風險社會對體系構建提出的又一難題。

3 高校檔案管理體系信息化建設措施研究

3.1 強化高校檔案信息化管理基礎設施的建設

系統基礎設施的建設是構建高校檔案管理信息化體系的基礎，基礎設施包括硬件設施和軟件設施。硬件設施是：計算機、顯示器、顯示屏、存儲器、復印、掃描等。軟件設施包括：編程、代碼的維護、系統的升級等。不論是硬件設施還是軟件設施，都需要高校投入大量的人力、物力、財力。

3.2 完善高校檔案資料信息化的網絡建設

高校檔案管理系統的信息化的最終目的是簡化檔案工作流程，便于檔案資料的查閱，實現檔案資料的共享。因此，為了提高高校檔案資料的使用以及實現資源的共享，就應當不斷的完善高校檔案資料信息化的網絡建設。具體而言，將高校檔案管理系統主要分為三個部分：檔案數據庫管理系統，檔案查詢（檢索）系統，檔案管理維護系統。這三個部分就是綜合了存儲、查詢、維護于一體的高校信息化管理體系。

3.3 實現高校檔案管理信息體系建設的標準化

工作的開展應當履行一定的規范，管理系統的建設亦不能例外，高校的檔案資料管理，國家檔案局制定了相應的《電子文件歸檔與管理規范》、《公務電子郵件歸檔與管理規則》以及《磁性載體檔案管理與保護規范》等規范，各高校都應當嚴格履行，其次高校收集的科研、學術類的檔案資料較多，也應當遵守教育部對電子檔案管理而制定的相關規范，以實現高校檔案管理信息體系建設的標準化和檔案資料的共享。

3.4 加強高校檔案信息化管理的師資隊伍，對高校檔案管理的教師進行專業化的培訓

檔案管理信息化意味著相關的工作人員既能負責檔案資料的收集整理，又能熟練的使用信息化管理系統，在面對系統的漏洞時，能作出及時而必要的維護，從而防止高校電子檔案的不可挽回的損失，因此在檔案信息化管理體系下，對檔案工作管理人員提出了更高的要求，在上崗之前進行必要的培訓是不可或缺的。

4 結束語

高校檔案信息化管理體系構建是實現檔案資料共享的關鍵，各高校應當給予充分的重視，實踐中，高校檔案信息化管理體系還存在一些問題，針對相對應的問題，做好檔案信息化管理的基礎設施建設，對網絡系統的風險做好必要的預防措施，按照相關部門的規定履行檔案管理工作從而實現工作的標準化。提高檔案信息化管理的師資隊伍建設，上崗前進行必要的培訓等等，以此來不斷地加快高校檔案信息化管理體系構建的進程。

參考文獻

[1]劉薇.淺議信息技術與中職會計教學整合[J].教育學研究，2013（6）.

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二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展

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（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發展、科學發展。

（二）管理力量薄弱。目前，由于經費有限，大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發生。有的檔案室沒有必備的切刀、統一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規范。

二、檔案管理工作中的基本方法

提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節工作順利進行。

1、全面普查案卷。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。

3、規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。各檔案室應從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。

4、統一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

5、規范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

三、檔案管理工作中的主要措施

檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。

一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，

二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備，提高工作效率。

三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據國家法律法規和有關檔案管理的文件規定，結合實際情況，制定出嚴謹的規范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。

四是創新管理機制。創新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業型轉變。要強化檔案管理部門的業務指導、監督、檢查等宏觀管理職能，加強后續監管，促進檔案工作的制度化、科學化、規范化。要形成科學分析和創新研究的工作態勢，為檔案工作的發展提供堅實的保障。

四是進行科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據學校的實際情況，按部門、內容等，分成黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。業務類：包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用

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一、審計檔案的作用

（一）為證明、查考提供依據審計監督是審計機關的主要職能，查處違規犯法的現象是審計工作的重點。通常情況下審計工作的重要材料都包含在審計檔案里，在需要的時候作為查證復審的有力證據，供審計部門了解整個案情。（二）能積累材料，提高審計工作質量能夠從客觀、公正的角度反映本級審計機關的相關政策水平的是審計文件材料，它可以作為上級機關向下級機關檢查時的重要依據。深入研究審計文件材料不僅能夠使審計人員深刻了解審計工作的基本規律，還能從根本上提高審計工作的質量。（三）能提供信息，供審計工作綜合研究審計機構以及科研部門進行綜合研究的重要素材就是審計檔案中保存的各種案例，有計劃、有目的地對審計檔案中有價值的信息進行綜合研究以及開發應用，對宏觀經濟控制有著很重要的不可替代的作用。（四）為開展審計宣傳提供大量可用素材審計檔案可以向國家干部以及人民群眾對黨的國家財經法規以及國家財經政策進行大力宣傳，因為審計檔案包含著有關國家經濟效益、財務收支以及經濟規律的大量材料，進而提高社會效益和經濟效益，為經濟建設服務和深化改革起到良好的宣傳教育作用。

二、進一步提升審計檔案管理工作

（一）增強檔案管理意識審計工作的一個重要組成部分是審計檔案，它是審計人員辛苦勞動的成果，同時它也真實、全面地記錄著整個審計工作的過程。我們要始終堅持檔案工作的基本原則，重點把握檔案工作的基本環節，完全符合檔案工作的基本要求，為了保證檔案管理工作的有序進行，我們應該把檔案管理工作納入機關日常考核制度中，從而也能更好地推進審計檔案的現代化進程。（二）提高檔案工作人員素質為了使檔案管理工作能夠有效進行，檔案工作人員要不斷提升自身的業務素質，這就要求有關部門加強對他們專業知識的培訓。審計人員要嚴格按照要求對每個審計項目進行裝訂以及歸檔處理。此外，要把檔案管理和整理工作作為檔案人員業務評比與考核的一項重要內容納入績效考核制度中，讓檔案管理人員具有更強的責任意識。（三）使檔案工作制度進一步健全完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作法制建設，體現審計程序的規范性、審計定性的準確性、證據要素的可靠性、歸檔文件的完整性等特點，要使審計檔案的格式、核查、內容、借閱、管理、考核以及歸檔等一系列文件更加完善，要求檔案整理人員嚴把檔案形成關、收集關、檢查關以及歸檔關，促進檔案管理工作的科學化、法制化以及規范化。（四）加快推進審計檔案計算機運用進程，發揮辦公自動化技術效應審計機關管理檔案應當順應時展的要求使用計算機進行資料的整理，提高檔案管理的效率。應當加大審計檔案管理技術和物質的投入的力度，有條理地實現審計檔案管理工作。同時要加快推進檔案管理的手工操逐步向自動化操作轉化，利用計算機自動進行編目、檢索、借閱、立卷、統計，從而提高檔案管理工作的工作效率，達到利用辦公自動化技術的高效率推進審計事業健康蓬勃發展的目的。

作者：趙軼群韓璐單位：吉林省高速公路管理局伊通管理分局吉林省高速公路管理局長春管理分局