引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案文獻(xiàn)管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時(shí)的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。

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2 統(tǒng)計(jì)結(jié)果與分析

2.1 篇均引用及普賴斯指數(shù)（整體）。《管理》2343篇論文中被引總數(shù)660篇，引文總量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文統(tǒng)計(jì)的同期《通訊》和《研究》的篇均引用7.49與6.74次[1]。根據(jù)表1中的年度變化，除2010年外，整體上《管理》呈現(xiàn)穩(wěn)健上升趨勢(shì)。普賴斯指數(shù)（引用文獻(xiàn)中5年內(nèi)引文量與總引文量之比）是評(píng)價(jià)期刊新穎度的數(shù)量指標(biāo)[2]，10年《管理》總引文量5679次，5年內(nèi)引文量2619次，普賴斯指數(shù)平均值為46.12%，其中2005年達(dá)到64.05%，說明2005年引用文獻(xiàn)的內(nèi)容新穎度最高，《管理》作者在檔案學(xué)領(lǐng)域新信息的吸收與使用，引文新穎度的提高方面仍是今后努力的方向。

表1 2004年～2013年載文被引及引文量情況

2.2 文獻(xiàn)類型分布（整體）。《管理》的引文按照中文、譯文、外文劃分，統(tǒng)計(jì)出中文5332次，譯文171次，外文176次，占比分別為94.3%、2.6%、3.1%，說明《管理》的主要參考來源也是中文參考文獻(xiàn)。比較而言，《管理》譯文外文5.7%的引用低于《通訊》《研究》12%與14%的引用量[3]。根據(jù)GB3469-83《文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼》規(guī)定，將無法歸類和未說明的文獻(xiàn)統(tǒng)一歸為“Z”，并將中文參考文獻(xiàn)單獨(dú)統(tǒng)計(jì)。表2可見，中文與整體，其J、M、OL的比例和均超過了92%，其他類型差別不大，這與《通訊》《研究》的比例相當(dāng)。在中文中，期刊文章和專著占比85.18%，明顯主導(dǎo)著參考文獻(xiàn)的比例。此外，網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)OL占比8%左右，明顯高于除J和M外的其他類型，說明網(wǎng)絡(luò)在文獻(xiàn)引用中的作用逐漸顯現(xiàn)。

表2 文獻(xiàn)類型分布

2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，為便于與王文比較，排名前15見表3，排名前10高被引論文見表4。從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可知，一是《管理》對(duì)排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性強(qiáng)，其中對(duì)《通訊》《研究》《中國(guó)檔案》的引用占比30.7%，雖略低于《通訊》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用總量的三分之一。二是在463本期刊引用中，僅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通訊》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，僅占7.6%，略高于《通訊》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通訊》的20.96%和《研究》的11.29%之間[7]，同時(shí)，排名前10高被引期刊論文有7篇來自《管理》，自引率高。四是《管理》對(duì)《通訊》《研究》的引用高達(dá)13.52%和8.13%，但《通訊》《研究》對(duì)《管理》的引用僅為3.16%和3.03%[8]，互引率不對(duì)等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均為檔案學(xué)專業(yè)期刊，且與《通訊》《研究》有12本期刊相同，學(xué)科獨(dú)立性強(qiáng)。

表3 高被引期刊分布（前15）[9]

表4 高被引期刊論文（前10）

2.4 圖書（中文）。中文圖書被引1074次，涵蓋492本圖書，其中僅被引1次的圖書有343本，占69.72%，高于王文圖書被引1次的66.11%[10]。其中，馮惠玲、周雪恒、吳寶康、何嘉蓀、陳兆?、鄧紹興等6人7本專著位列《管理》《通訊》《研究》高被引專業(yè)書籍的前10，說明此6人的書籍在檔案學(xué)領(lǐng)域影響力很大；非專業(yè)書籍排名前10的無一相同。詳見表5。

表5 高被引圖書（前10）

2.5 學(xué)位論文、報(bào)紙、報(bào)告等其他類型文獻(xiàn)（中文）。學(xué)位論文、報(bào)紙、會(huì)議集、標(biāo)準(zhǔn)等在參考文獻(xiàn)中有372次，占6.98%，詳見表2。（1）學(xué)位論文。涵蓋30所高校，僅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的數(shù)據(jù)；被引5次以上的集中在蘇州大學(xué)（18），黑龍江大學(xué)（7），安徽大學(xué)（6），中北大學(xué)（5），其中蘇州大學(xué)與安徽大學(xué)在王文統(tǒng)計(jì)中亦位列前六[11]。（2）報(bào)紙。涉及24份報(bào)紙，其中，中國(guó)檔案報(bào)（19）、中國(guó)青年報(bào)（9）、光明日?qǐng)?bào)（8）、人民日?qǐng)?bào)（8）排名前四，僅被引1次的報(bào)紙有15份，占62.5%，與王文61.22%相差無幾[12]。（3）會(huì)議論文集。54次被引涉及35個(gè)會(huì)議，其中17個(gè)涉及歷屆檔案工作年會(huì)，9個(gè)屬于檔案工作文集、文選，9個(gè)無法核實(shí)到具體會(huì)議；被引頻次最高的是“曾三檔案工作文集”，其次為2010年全國(guó)檔案工作者年會(huì)。（4）標(biāo)準(zhǔn)。排名前2的是GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》與GB/T20988-2007《信息安全技術(shù)――信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》。其他類型數(shù)據(jù)甚少，不再贅述。

2.6 網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)（整體）。《管理》網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)引文有507篇，占8.93%，篇均數(shù)不到0.4，低于《通訊》《研究》的23.34%、24.48%[13]，雖所占比例很小，但整體數(shù)量上在逐年增加。按照丁敬達(dá)的檔案學(xué)期刊網(wǎng)絡(luò)引文類型分類[14]，《管理》10年間網(wǎng)絡(luò)引文以靜態(tài)類網(wǎng)頁(yè)（244）為主，占48.13%，其他網(wǎng)站類（164）占32.35%，動(dòng)態(tài)類網(wǎng)絡(luò)（99）最少，占19.52%；整體可訪率為41.8%，而動(dòng)態(tài)類網(wǎng)絡(luò)可訪率最低僅為21.21%，說明動(dòng)態(tài)類網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和持久性較差，作者在引用時(shí)要更加審慎[15]。從網(wǎng)絡(luò)引文域名來看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，與丁敬達(dá)統(tǒng)計(jì)的2002年～2011年《通訊》《研究》的數(shù)據(jù)一致[16]。

2.7 譯文、外文文獻(xiàn)（整體）。在171次引用中，圖書引用 121次，涵蓋50本，只被引1次的有36本，最高被引的為謝倫伯格的《現(xiàn)代檔案：原則與技術(shù)》，高達(dá)52次；期刊35篇，僅被引1次的有13篇，高被引前3的均為（加）特里?庫(kù)克

表6 網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)引用年度變化表

的文章，即：“銘記未來――檔案在建構(gòu)集體記憶中的作用”“檔案學(xué)與后現(xiàn)代主義：舊意新解”“電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會(huì)里信息與檔案管理中面臨的一場(chǎng)革命”，與王文統(tǒng)計(jì)一致。

表7 譯文類型分布

外文被引共176次，表8可見。整體上外文引用呈上升態(tài)勢(shì)，平均篇引用為0.07次，低于《通訊》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)（88）和期刊（43）上，說明作者對(duì)外文的獲取主要依靠網(wǎng)絡(luò)渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊與王文統(tǒng)計(jì)相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。

表8 外文引用年度變化表

3 結(jié)論與探討

3.1 加強(qiáng)參考文獻(xiàn)著錄規(guī)范性。參考文獻(xiàn)作為一種引證憑據(jù)和對(duì)他人成果尊重的表達(dá)，其著錄規(guī)范性可在一定程度上反映作者的學(xué)術(shù)研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺標(biāo)題（178次）、缺來源（124次）、缺時(shí)間（250次）；“五錯(cuò)”，即：作者名字錯(cuò)，如“劉東斌”標(biāo)成“劉斌東”，類型錯(cuò)，如“N”標(biāo)成“J”，文獻(xiàn)標(biāo)志碼與期刊位置放錯(cuò)，出版時(shí)間標(biāo)錯(cuò)，刊名寫錯(cuò)；“兩不規(guī)范”，即：多名作者間的標(biāo)注符號(hào)用“、”“，”不一，文獻(xiàn)標(biāo)志碼“M”“C”“G”混用。

篇2

2.專業(yè)法規(guī)。我國(guó)缺乏明確專指的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)法律法規(guī)，與之相關(guān)的法律包含在現(xiàn)有的《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》中。雖然國(guó)家檔案局和各地方檔案局也了一些檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)管理辦法或條例，但是這對(duì)于全國(guó)不同地域的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的全方位保護(hù)來說還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在當(dāng)今建設(shè)民主政治、法制社會(huì)的時(shí)代，法律法規(guī)的欠缺，會(huì)給檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)造成法律上的空缺或空泛，缺少執(zhí)法的依據(jù)。各地區(qū)檔案館應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案法和相關(guān)遺產(chǎn)保護(hù)法等上位法健全和完善檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的系統(tǒng)管理規(guī)章，對(duì)所有檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的界定、分類、分級(jí)、保護(hù)措施、經(jīng)費(fèi)來源和利用原則、保護(hù)人員資格、責(zé)任、應(yīng)急措施、搶救辦法等等制訂具體的標(biāo)準(zhǔn)或做出明確規(guī)定，把瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)和搶救工作結(jié)合實(shí)際進(jìn)一步細(xì)化，為瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)提供強(qiáng)有力的組織保障， 做對(duì)它的保護(hù)法制化，使之真正納入法制軌道。

3.保護(hù)政策與標(biāo)準(zhǔn)化。在政策導(dǎo)向上，國(guó)家和地方政府應(yīng)適當(dāng)考慮向檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)領(lǐng)域傾斜，鼓勵(lì)科技工作者積極參與瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)科技研究和實(shí)踐。同時(shí)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的科學(xué)化、規(guī)范化管理。研究瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)體系的總體構(gòu)成，研究各標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的適用范圍、主要內(nèi)容及與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)關(guān)系，將先進(jìn)的共用關(guān)鍵保護(hù)技術(shù)和普遍認(rèn)可的保護(hù)材料轉(zhuǎn)化為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；重點(diǎn)開展瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保存環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、檔案館功能設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)等通用標(biāo)準(zhǔn)研究；進(jìn)行不同類型瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)搶救與保護(hù)規(guī)范以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)研究，推進(jìn)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)的發(fā)展及成果推廣，推進(jìn)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)體制、管理體制、運(yùn)行機(jī)制的調(diào)整與完善。

二、 管理的微觀層面

加強(qiáng)對(duì)瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的管理，根據(jù)檔案館自身特點(diǎn)對(duì)其實(shí)施特殊的管理方法，可以從一定程度上有效地提高瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)效率，達(dá)到預(yù)防性保護(hù)效果。

1.為信息瀕危的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)提供特殊保管形式。通過提供特殊的保管形式，使得瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)對(duì)諸多影響因素具備更強(qiáng)的抵御能力，延緩其老化的速度，預(yù)防損壞的發(fā)生。而特殊保管形式的提供可依靠微氣候法實(shí)現(xiàn)。“微氣候法是指為價(jià)值重要、較為珍貴的文化遺產(chǎn)營(yíng)造一個(gè)小環(huán)境，通過加強(qiáng)對(duì)其周圍微氣候的控制，達(dá)到重點(diǎn)預(yù)防的目的。”2001 年由國(guó)家檔案局召開的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)工作會(huì)議提出：“各級(jí)國(guó)家檔案館，尤其是副省級(jí)市以上檔案館可以嘗試建立‘檔案特藏室’，將特別珍貴、重要檔案集中保管，采用先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備，對(duì)重點(diǎn)檔案實(shí)施特殊保管和提供利用。”檔案特藏室的建立是加強(qiáng)全國(guó)重點(diǎn)檔案搶救工作，改善重點(diǎn)檔案保管條件，保護(hù)我國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的重要舉措。檔案特藏室的建立和微氣候法的理念正好契合，即對(duì)最珍貴、急需保護(hù)的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)提供特殊的管理方式和更加嚴(yán)格的環(huán)境控制，減緩其損壞的速度。建立特藏室的心問題是如何選擇特藏檔案，而正如第二章中論述的大多數(shù)信息瀕危的檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)均較為珍貴，具有較好的文化和研究?jī)r(jià)值，因此，可將信息瀕危檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)放入特藏室中進(jìn)行保護(hù)。

篇3

1.檔案行政指導(dǎo)的積極性可彌補(bǔ)私人檔案管理中的法律缺憾隨著所有制的多元化,《檔案法》也以法律條文的形式將檔案所有權(quán)的多元化確定下來。部分私人檔案作為法定檔案的一個(gè)部分,其管理在檔案法規(guī)中也有所規(guī)定。但是相對(duì)于復(fù)雜的且處于動(dòng)態(tài)形成與流轉(zhuǎn)的私人檔案現(xiàn)狀而言,相關(guān)法規(guī)仍有待建設(shè),諸如私人檔案的法定含義及法律責(zé)任、相關(guān)的制度建設(shè)與權(quán)益保護(hù)等問題。但是法律法規(guī)的制定是個(gè)嚴(yán)肅慎重的過程,其完善也有待時(shí)日,在法學(xué)界就有“立法文件永遠(yuǎn)落后于社會(huì)生活”一說。而在私人檔案管理中存在法律空白和法律低效地帶的情況下,檔案行政指導(dǎo)體現(xiàn)了積極行政的精神,可以及時(shí)靈活地予以調(diào)整,彌補(bǔ)法律手段的不足。此外,它也可使檔案行政管理部門在私人檔案管理的實(shí)際操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,探索經(jīng)驗(yàn),從而為法規(guī)的制定與完善提供有益的實(shí)踐依據(jù)。

2.檔案行政指導(dǎo)的非強(qiáng)制性體現(xiàn)了私人檔案管理中的權(quán)益保障檔案行政指導(dǎo)多采用如示范、引導(dǎo)、敦促、建議等柔性的非強(qiáng)制性形式,行政相對(duì)人有自主抉擇的權(quán)力。有時(shí)雖然已有可以做出行政命令行為的情況如強(qiáng)制代管等,可先以檔案行政指導(dǎo)的方式進(jìn)行調(diào)整,如予以告誡等,這比刻板地徑行采用強(qiáng)制性措施的效果可能會(huì)更好。這樣也有利于私人檔案所有者的權(quán)益保護(hù),從而排除抵觸情緒,消除摩擦和沖突,取得私人和私人組織的自覺合作。而且很多私人檔案所有者缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)與保管條件,也需要一定的指導(dǎo)。基于此,甚至可以發(fā)展一種增進(jìn)雙方溝通與合作的良好行政關(guān)系,這對(duì)于雙方都有積極的意義。特別是行政領(lǐng)域也逐漸關(guān)注人文精神,開始從命令到服務(wù)行政觀念的轉(zhuǎn)變。檔案行政指導(dǎo)以其民主性、柔和性較大程度地代表了服務(wù)與合作、信任與溝通這一行政領(lǐng)域新的人文精神,這點(diǎn)對(duì)于強(qiáng)化人本管理的私人檔案管理也有著重要意義,從而真正實(shí)現(xiàn)對(duì)人的尊重與激勵(lì)。

3.檔案行政指導(dǎo)的靈活性符合私人檔案管理中的效能原則檔案行政指導(dǎo)有多種方法,如會(huì)議與文獻(xiàn)指導(dǎo)、咨詢與示范指導(dǎo)、集中與個(gè)別指導(dǎo)等,還有各種方式如通知、建議、勸告、鼓勵(lì)等,操作程序簡(jiǎn)便,能及時(shí)靈活處置相關(guān)檔案事務(wù),不直接產(chǎn)生法律后果,可以避免因行政責(zé)任而引起的法律糾紛與行政訴訟,實(shí)現(xiàn)了行政成本的節(jié)省。而且私人檔案管理涉及因素復(fù)雜,管理難度大,行政指導(dǎo)的靈活性優(yōu)勢(shì)在這方面顯露無遺,從而實(shí)現(xiàn)有效靈活的調(diào)控,將微觀管理引到一個(gè)健康有序的發(fā)展軌道上來,這在某種意義上也就達(dá)到了私人檔案宏觀管理的目的,實(shí)現(xiàn)了行政效率的提高。

二、檔案行政指導(dǎo)在私人檔案管理中的具體運(yùn)用

從上述檔案行政指導(dǎo)對(duì)私人檔案管理的意義可以看出,它在私人檔案管理中是大有可為之地的。它從作用上又可以分為規(guī)制性指導(dǎo)、授益性指導(dǎo)和調(diào)整性指導(dǎo)三類。規(guī)制性指導(dǎo)是指為了維護(hù)和增進(jìn)公共利益,對(duì)違反檔案法規(guī)的行為加以規(guī)范和制約的指導(dǎo)。授益性指導(dǎo)是指以幫助和促進(jìn)相對(duì)人自身利益和檔案工作的發(fā)展而進(jìn)行的指導(dǎo)。調(diào)整性指導(dǎo)是調(diào)整相互對(duì)立的當(dāng)事人之間利益關(guān)系的指導(dǎo)。這三類指導(dǎo)形式在私人檔案管理的不同方面有各自側(cè)重和結(jié)合的地方。它們?cè)谒饺藱n案管理中的運(yùn)用具體體現(xiàn)在以下幾方面:

1.對(duì)私人檔案微觀管理的指導(dǎo)這包括對(duì)私人檔案的形成、整理、保管、流轉(zhuǎn)等各方面。在形成方面,應(yīng)有意識(shí)地引導(dǎo)、勸告、說服一些私人或私人組織加強(qiáng)對(duì)所形成檔案的重視,其中尤其要克服私人或私人組織中存在的短期行為,以免造成有價(jià)值檔案的流失;在整理方面,應(yīng)針對(duì)私人檔案形式多樣、不規(guī)范現(xiàn)象突出的情況進(jìn)行建議、引導(dǎo)與示范,可制發(fā)相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以供參考;在保管方面,可借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)開展建議幫助制度,向私人檔案所有者包括私人、私人組織提出技術(shù)或經(jīng)濟(jì)上的意見、建議和幫助,如澳大利亞就規(guī)定公共檔案館長(zhǎng)可以以書面通知的形式對(duì)他認(rèn)為必須保存的檔案提出安全保管的意見。此外,由于私人檔案意識(shí)的增強(qiáng),我國(guó)私人檔案館有增多的趨勢(shì),對(duì)私人檔案館的指導(dǎo)也應(yīng)成為檔案行政管理部門的一個(gè)工作方面。如芬蘭、意大利就以法律的形式做出以下規(guī)定“根據(jù)私人檔案館向研究界的開放情況,由國(guó)家提供財(cái)政幫助用以保護(hù)這些私人檔案。”①;在流轉(zhuǎn)方面,可通過建議、勸告、協(xié)商、鼓勵(lì)、表彰等方式確認(rèn)相關(guān)的權(quán)利與義務(wù),消除私人檔案所有者的顧慮,促使其向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)、寄存、代管、出售私人檔案,并通過規(guī)勸、告誡、勸阻等方式避免私人檔案的非法買賣與流動(dòng)。

2.對(duì)私人檔案申報(bào)登記的指導(dǎo)私人檔案管理中應(yīng)考慮逐步建立檔案的申報(bào)登記制度,這可以確保法定檔案的完整與安全,這也是對(duì)其保管、流轉(zhuǎn)等方面進(jìn)行針對(duì)性監(jiān)控的重要條件。國(guó)外諸多國(guó)家包括發(fā)達(dá)國(guó)家與發(fā)展中國(guó)家,如法國(guó)、意大利、斯里蘭卡、黎巴嫩等都規(guī)定了私人檔案的申報(bào)登記制度。我國(guó)目前已有一些地方將屬于非國(guó)家所有的“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案,也即部分私人檔案列入了檔案行政管理部門的監(jiān)管范圍,要求依法予以登記。如《上海市檔案條例》就有相關(guān)規(guī)定,它通過有關(guān)部門提供信息,通知保管屬于重點(diǎn)收集和保管的檔案的法人、其他組織或者個(gè)人,自接到通知之日起六十日內(nèi)向檔案行政管理部門登記,檔案行政管理部門接受登記后,應(yīng)當(dāng)將登記認(rèn)定情況通知相關(guān)的檔案館和檔案保管者。在這一過程中尤其要充分利用行政指導(dǎo)的勸告、建議、鼓勵(lì)、告誡等方式引導(dǎo)所有者依法登記,在登記前及時(shí)將登記手續(xù)通知檔案所有者,并可考慮對(duì)經(jīng)過登記的檔案,國(guó)家可提供相關(guān)的代管、咨詢等服務(wù),確保相關(guān)權(quán)益,從而以一定的利益誘導(dǎo)來激勵(lì)所有者對(duì)這一制度的切實(shí)執(zhí)行。

3.對(duì)檔案館接受寄存、捐贈(zèng)、出售私人檔案的指導(dǎo)《檔案法》賦予了國(guó)家檔案館在私人檔案流向中的優(yōu)勢(shì)地位,因而對(duì)檔案館的檔案行政指導(dǎo)成為私人檔案管理中不可或缺的一環(huán)。具體可在兩方面發(fā)揮作用:一是可對(duì)檔案館接受寄存、捐贈(zèng)、征集、購(gòu)買、復(fù)制、利用私人檔案等方面的檔案事務(wù),進(jìn)行政策法規(guī)、方式方法的指導(dǎo);二是可以發(fā)揮檔案行政指導(dǎo)的協(xié)調(diào)規(guī)范作用,就當(dāng)事雙方的利益問題進(jìn)行協(xié)商,諸如私人檔案價(jià)值的判定及所有者的各種權(quán)益保護(hù)包括所有權(quán)、利用權(quán)、隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。這也可以應(yīng)用到對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)方面,如私人檔案的寄存、代管等。

4.對(duì)下級(jí)檔案行政管理部門進(jìn)行私人檔案管理時(shí)的指導(dǎo)檔案行政管理部門實(shí)行的是分級(jí)管理,上級(jí)檔案行政部門對(duì)下級(jí)檔案行政部門開展關(guān)于私人檔案的管理活動(dòng)時(shí),也需要進(jìn)行必要的指導(dǎo)。這主要是對(duì)涉及私人檔案管理的各項(xiàng)職能工作的指導(dǎo),如對(duì)下級(jí)檔案行政部門和人員在私人檔案的組織協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、監(jiān)督和指導(dǎo)等方面進(jìn)行指導(dǎo),明確指導(dǎo)、監(jiān)督的對(duì)象、依據(jù)與方法,以確保相關(guān)的檔案行政行為符合法治原則。此外,還可通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行培訓(xùn)、召開會(huì)議、典型示范等方式,提高檔案行政人員在私人檔案這一涉及私人利益眾多的復(fù)雜管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)能力。

三、在私人檔案管理中實(shí)施檔案行政指導(dǎo)應(yīng)注意的問題

檔案行政指導(dǎo)盡管在私人檔案管理中具有應(yīng)用面廣,運(yùn)用及時(shí)靈活等優(yōu)勢(shì),但作為一種行政權(quán)力同樣是不能濫用的,必須遵循一定的原則和要求,以確保其實(shí)施的有效性。也惟其如此,檔案行政指導(dǎo)才能發(fā)揮其真正的作用和意義。具體需要注意以下幾方面問題:

1.要完善檔案行政指導(dǎo)相關(guān)制度目前主要應(yīng)考慮完善三方面制度:一是檔案行政信息、告示制度。這方面可考慮將檔案行政指導(dǎo)所依據(jù)的政策法規(guī)公開化,強(qiáng)化信息服務(wù)功能,并將指導(dǎo)的相關(guān)程序、內(nèi)容、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等科學(xué)化、條文化,這也可實(shí)現(xiàn)相對(duì)人的監(jiān)督。如2000年成都市檔案局就與市工商局聯(lián)合印發(fā)了《成都市私營(yíng)(民營(yíng))企業(yè)檔案管理暫行辦法》,內(nèi)容涵蓋了相關(guān)管理體制與職責(zé)、文件材料的歸檔與要求、檔案的管理與開發(fā)利用等方面。此外,還可考慮在召開檔案工作相關(guān)會(huì)議時(shí)邀請(qǐng)私人和私人組織參加,這也更符合民主自愿原則。二是檔案行政協(xié)調(diào)制度,通過與其他部門的配合來增強(qiáng)指導(dǎo)力度。如安徽省蕪湖市就建立了市非國(guó)有企業(yè)檔案工作聯(lián)席會(huì)議制度,成員由工商局、工商聯(lián)和檔案局組成。三是行政獎(jiǎng)勵(lì)制度。檔案行政指導(dǎo)本身就要求有一定的利益誘導(dǎo)機(jī)制為前提。在私人檔案管理過程中,也要充分利用獎(jiǎng)勵(lì)表彰(包括精神上和物質(zhì)上的雙重獎(jiǎng)勵(lì))對(duì)人的激勵(lì)作用。《檔案法》及實(shí)施辦法就將向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)重要或珍貴檔案作為一種獎(jiǎng)勵(lì)條件。此外,還可以通過對(duì)私人檔案工作進(jìn)行如目標(biāo)考評(píng)、職稱評(píng)定等來調(diào)動(dòng)相對(duì)人的積極性。

2.檔案行政指導(dǎo)要有針對(duì)性,注重指導(dǎo)實(shí)效這是形成私人檔案管理工作良性互動(dòng)局面的保證。而且用指導(dǎo)的實(shí)例作為示范,更容易收到指導(dǎo)實(shí)效。主要有兩方面要求:一是在指導(dǎo)對(duì)象的選擇方面,要求建立在充分的調(diào)查研究之上,有的放矢地進(jìn)行,具體可考慮實(shí)行分類指導(dǎo)和重點(diǎn)指導(dǎo)。二是在指導(dǎo)方式方法的選擇方面。管理不僅是一門科學(xué)也是一門藝術(shù),行政指導(dǎo)也是如此。由于私人檔案牽涉更多的是私人利益,而私人利益很多時(shí)候并不是主動(dòng)與公共利益相一致的,實(shí)施中更要講求方式方法,而檔案行政指導(dǎo)本身靈活的方式方法也提供了多種選擇。超級(jí)秘書網(wǎng)

3.將行政指導(dǎo)與檔案執(zhí)法監(jiān)督結(jié)合起來運(yùn)用由于兩者的實(shí)施主體相同,都是檔案行政管理部門,可謂是“政出一門”,而且實(shí)際工作中很多時(shí)候也是配合進(jìn)行的。因而兩者的結(jié)合運(yùn)用不僅是可行的,也是必要的。通過檔案行政指導(dǎo)可發(fā)現(xiàn)私人檔案中存在的與檔案法規(guī)相違背的問題,并先以行政指導(dǎo)的非強(qiáng)制性方式加以調(diào)整,再執(zhí)行剛性的執(zhí)法監(jiān)督檢查,共同達(dá)到行政目標(biāo)。同時(shí)也可以通過行政執(zhí)法監(jiān)督發(fā)現(xiàn)實(shí)際中需要檔案行政指導(dǎo)行為介入的各個(gè)方面,從而推動(dòng)檔案行政指導(dǎo)的進(jìn)行,此外,在這一過程中還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案行政指導(dǎo)的監(jiān)督,防止將檔案行政指導(dǎo)異化為行政命令、行政處罰的情形。而這與強(qiáng)調(diào)國(guó)家對(duì)私人檔案適度干預(yù)的原則也是一致的。

4.注意行政成本效益原則相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間以來,在檔案工作實(shí)施達(dá)標(biāo)升級(jí)的過程中,檔案行政部門對(duì)有關(guān)單位進(jìn)行指導(dǎo)時(shí),過于具體以至陷入瑣碎的事務(wù)中,影響了宏觀管理的進(jìn)行。這對(duì)開展私人檔案管理中的檔案行政指導(dǎo)時(shí)也應(yīng)當(dāng)引以為戒,應(yīng)逐漸弱化微觀管理,強(qiáng)化宏觀管理。要改革檔案行政指導(dǎo)模式,適當(dāng)將事務(wù)性指導(dǎo)如私人檔案微觀管理中整理、鑒定、保管等方面的技術(shù)性事務(wù)外包給社會(huì),交給檔案中介組織來做,從而實(shí)現(xiàn)行政效率的提高與行政成本的降低,而這也更符合政府“小機(jī)構(gòu)、大社會(huì)”的行政改革方向。

參考文獻(xiàn):

篇4

作者簡(jiǎn)介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉(cāng)人，蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院工程師，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用。

隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，電子文檔成為政府部門和企事業(yè)單位體現(xiàn)數(shù)據(jù)流的主要表現(xiàn)形式，其流程中的瀏覽、復(fù)制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國(guó)內(nèi)對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究正在深入，經(jīng)過，對(duì)于電子文件的風(fēng)險(xiǎn)類型和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)研究》一文中提出。目前，國(guó)內(nèi)對(duì)于信息化平臺(tái)中電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究停留在比較初級(jí)階段，在《識(shí)別電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件風(fēng)險(xiǎn)》一文中，分析了電子文件管理平臺(tái)的特點(diǎn)及各階段存在的基本風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)安全調(diào)查機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業(yè)內(nèi)部，追溯源頭發(fā)現(xiàn)，電子信息的明文存儲(chǔ)和無控流轉(zhuǎn)是泄密事件頻發(fā)的根本。檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，對(duì)電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認(rèn)識(shí)不足。電子文檔安全管理中具體的保護(hù)實(shí)施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護(hù)的特點(diǎn)

電子文檔的使用頻率已經(jīng)超過了紙質(zhì)文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內(nèi)容信息和保存描述信息的元數(shù)據(jù)二者共同構(gòu)成，以計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、U盤等物理存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子掃描版、記錄活動(dòng)的影音文件等。但與紙質(zhì)印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復(fù)制、更易修改、更易刪除和損壞的特點(diǎn)。電子檔案文件具備三個(gè)特征：(1)電子文檔真實(shí)一致性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與電子文件形成時(shí)的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規(guī)的保障，應(yīng)用電子簽名與數(shù)字證書，嵌入國(guó)家認(rèn)證的數(shù)字證書中心頒發(fā)的證書，實(shí)現(xiàn)文件和載體的完好。根據(jù)電子檔案的特征，應(yīng)從三個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)應(yīng)的文件保護(hù)措施：(1)從電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、消亡的整個(gè)生命周期，加強(qiáng)電子文件運(yùn)行環(huán)境的保護(hù)；(2)從電子文件的載體角度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤、網(wǎng)盤等電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)；(3)從電子文件信息內(nèi)容的保護(hù)出發(fā)，加強(qiáng)電子文件信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的可獲得和可讀取性保護(hù)。

二、電子檔案文件管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，電子檔案文件在數(shù)據(jù)的訪問控制和存儲(chǔ)管理等方面存在諸多問題，其安全風(fēng)險(xiǎn)問題越來越受到重視。

(一)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的在線利用是通過網(wǎng)絡(luò)開展，在提供便捷利用的同時(shí)，也存在各種安全風(fēng)險(xiǎn)。目前網(wǎng)絡(luò)上用戶管理權(quán)限漏洞導(dǎo)致存在許多不可預(yù)測(cè)的安全風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被盜取等諸多安全事件越來越多。

(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子檔案利用權(quán)限方面，給用戶授予的權(quán)限過大，導(dǎo)致權(quán)限劃分不清、越權(quán)行為的發(fā)生。失去對(duì)電子檔案的監(jiān)護(hù)控制行為，產(chǎn)生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲(chǔ)中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中的存儲(chǔ)格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經(jīng)過嚴(yán)格的加密防范措施，在信息存儲(chǔ)和利用過程中就可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子檔案文件的安全存儲(chǔ)管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實(shí)施電子文件登記檢驗(yàn)制度，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集。電子文件拷貝至耐久性的介質(zhì)載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲(chǔ)

在電子文件的媒介存儲(chǔ)方面，應(yīng)采用帶有備份功能的文件存儲(chǔ)服務(wù)器、磁帶、光盤等。存儲(chǔ)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)及包裝盒上要貼上包含編號(hào)、保密級(jí)別、名稱、軟硬件環(huán)境、保管期限等描述性標(biāo)簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲(chǔ)安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行安全歸檔

嚴(yán)格按照我國(guó)指定的《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國(guó)家檔案局令第6號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(國(guó)標(biāo)GB/ti18894－2002)等法規(guī)，規(guī)范用戶角色分配、介質(zhì)存儲(chǔ)管理和文件訪問控制等手段對(duì)電子文件進(jìn)行過程控制。在政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員三種角色，符合三員權(quán)限及職責(zé)的有效分離，實(shí)現(xiàn)三方管理的相互制約機(jī)制及監(jiān)督機(jī)制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統(tǒng)—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進(jìn)行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續(xù)完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護(hù)

對(duì)電子文檔提供數(shù)字標(biāo)密，并生成電子標(biāo)簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時(shí)，進(jìn)行實(shí)施審批手續(xù)制定秘密等級(jí)。標(biāo)密后的電子文檔可識(shí)別電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、秘密等級(jí)等信息，能夠記錄文件的復(fù)制、打印和刪除等行為，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤保護(hù)。在設(shè)置文件的授權(quán)訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個(gè)維度，建立二維矩陣式的內(nèi)部權(quán)限控制體系，提供文件的標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)、文件的定向授權(quán)和文件的向上授權(quán)這三種授權(quán)方式，給予用戶相應(yīng)的權(quán)限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復(fù)管理

在電子文檔的兩個(gè)關(guān)鍵階段：文件定密階段和文件外發(fā)階段，引入流程審批管理手續(xù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案?jìng)鬟f過程中，引入數(shù)字指紋技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)實(shí)現(xiàn)的安全傳遞管理。在數(shù)字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)跟蹤監(jiān)控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲(chǔ)技術(shù)目前正應(yīng)用于電子文檔的保護(hù)中，當(dāng)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失時(shí)，可以使用備份文件完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障檔案文件的安全。

五、結(jié)束語

總之，電子文檔的安全環(huán)境是信息安全范疇的薄弱環(huán)節(jié)，是防范的重點(diǎn)。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識(shí)、數(shù)字指紋物理技術(shù)等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

參考文獻(xiàn)：

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［3］楊鳳梅．關(guān)于電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法探討［J］．才智，2013(16)：121－123．

篇5

作為一項(xiàng)實(shí)際要求較高的實(shí)踐性工作，地下管線檔案管理問題的特殊性不言而喻。該項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升對(duì)地下管線檔案管理問題的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進(jìn)一步優(yōu)化該項(xiàng)工作的最終整體效果。

二、地下管線檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析

（一）建設(shè)單位對(duì)地下管線檔案重視程度不夠。建設(shè)單位對(duì)地下的管線建設(shè)重視程度不夠：一是不注重自身建設(shè)項(xiàng)目管線檔案的形成歸檔移交，往往是形成時(shí)間嚴(yán)重滯后，影響后續(xù)工程的利用。二是不注重對(duì)地下管線檔案的利用，往往因?yàn)椴涣私庠泄芫€的位置而造成管線的損壞。三是建設(shè)單位不完全按照設(shè)計(jì)圖紙施工，并缺乏后期監(jiān)管，導(dǎo)致管線設(shè)計(jì)圖與實(shí)際管線的位置不符，現(xiàn)狀與規(guī)劃不符，無法利用。

（二）權(quán)屬單位眾多協(xié)調(diào)困難。由于各個(gè)地下管線權(quán)屬單位幾乎都為行業(yè)壟斷單位，獨(dú)享各自單位的信息資源，對(duì)管線信息封閉管理，各自封鎖測(cè)繪數(shù)據(jù)信息，加之沒有有效的管理機(jī)制制約，很難實(shí)現(xiàn)管線數(shù)據(jù)的共享，使得“拉鏈馬路”現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（三）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一缺乏監(jiān)督。地下管線的權(quán)屬單位在建設(shè)和測(cè)量中均采用自己的標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成管線數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一使用。同時(shí)，地下管線施工缺乏第三方監(jiān)督管理，使施工要求難以得到保障。

（四）數(shù)據(jù)更新不及時(shí)。地下管線檔案資料管理必須是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，而目前由于各單位普遍采用人工方式進(jìn)行管理，一些管線權(quán)屬單位沒有設(shè)置專門的管線檔案管理人員，導(dǎo)致管線數(shù)據(jù)的更新困難。

三、提升地下管線檔案管理的有效對(duì)策探討

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步強(qiáng)化

政府可以指定建設(shè)或規(guī)劃管理部門成立城市地下管線檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的地下管線檔案工作管理體制和工作程序。做好各地下管線的產(chǎn)權(quán)單位、參建單位的組織、協(xié)調(diào)、管理工作，實(shí)施有效控制，相互配合，保證各地下管線檔案統(tǒng)一管理工作有序推進(jìn)。

（二）法制建設(shè)的進(jìn)一步完善

依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案的專門法律，制定部門規(guī)章，完善管理制度，規(guī)范備案程序。約束所有管線權(quán)屬單位，以法律手段規(guī)范市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的行政行為，使城市規(guī)劃、建設(shè)和管理部門在城市地下管線工程的整個(gè)建設(shè)過程中依法管理，部門協(xié)調(diào)，各盡其責(zé)。也使各專業(yè)管線權(quán)屬單位依法、依規(guī)建設(shè)，履行其應(yīng)承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任和義務(wù)，為地下管線工程檔案管理提供良好的法律環(huán)境。

（三）管理措施不斷加強(qiáng)

一是做好宣傳和培訓(xùn)工作，各級(jí)建設(shè)、規(guī)劃行政管理部門要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)子孫后代負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真履行管理職責(zé)，采取各種有效措施。加強(qiáng)檔案管理。收集、管理、開發(fā)和利用好城市地下管線工程檔案信息資源，對(duì)實(shí)現(xiàn)地下管網(wǎng)的科學(xué)管理，避免各種管線事故的發(fā)生，確保各項(xiàng)建設(shè)的健康、快速、持續(xù)發(fā)展和社會(huì)的和諧穩(wěn)定。二是加強(qiáng)組織與協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)地下管線工程檔案的科學(xué)管理。城市地下管線工程檔案信息管理涉及面廣、業(yè)務(wù)量大，各地建設(shè)、規(guī)劃行政管理部門要把地下管線工程檔案管理工作列入議事日程，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立綜合動(dòng)態(tài)管理協(xié)調(diào)機(jī)制，要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，由政府或建設(shè)行政主管部門委托城建檔案管理部門組織協(xié)調(diào)各專業(yè)管線管理單位、產(chǎn)權(quán)單位、建設(shè)單位、勘察測(cè)量單位資料利用單位等，各部門要密切合作，積極配合。三是加大檢查與監(jiān)督力度。各地城建檔案管理機(jī)構(gòu)要依法認(rèn)真履行職責(zé)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行城市地下管線工程檔案管理工作的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等規(guī)程，檢查、指導(dǎo)全市的地下管線工程檔案工作，協(xié)助市建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門依法查處地下管線工程檔案工作的違法行為，城建檔案管理部門依法做好地下管線工程檔案的統(tǒng)一驗(yàn)收和保管工作。

（四）監(jiān)督體系的有效保障

在城市建設(shè)高速發(fā)展的今天，城市地下空間的變化越來越大，地下管線錯(cuò)綜復(fù)雜，點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)，因此，城市地下管線工程檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜工作，要建立長(zhǎng)效機(jī)制，健全機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)。同時(shí)需要有管理措施和辦法，規(guī)范程序，科學(xué)管理。為確保實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理、信息共享，要有以下監(jiān)督體系的有效保障。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是城市地下管線建設(shè)的指揮員，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，切實(shí)履行工作職責(zé)。二是部門配合。政府及政府所屬的規(guī)劃、建設(shè)和管理的各職能部門是城市地下管線規(guī)劃、建設(shè)和管理的主體，地下管線施工、監(jiān)理、產(chǎn)權(quán)單位和城建檔案管理部門要加強(qiáng)組織與協(xié)調(diào)，建立綜合動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)地下管線工程檔案的科學(xué)管理。三是社會(huì)監(jiān)督。城市地下管線工程檔案的管理要引取全社會(huì)的關(guān)注、支持，廣大人民群眾要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)輿論監(jiān)督和法制教育，加大政策、法規(guī)的宣傳力度，理解城市建設(shè)――地下管線――工程檔案――信息資源與可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)系，不斷增強(qiáng)城市發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)地下管線檔案管理問題與對(duì)策的研究分析，對(duì)于其良好管理效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的地下管線檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點(diǎn)要素的重視程度，并注重其具體實(shí)施策略的科學(xué)性。

參考文獻(xiàn)

篇6

首先，要正確認(rèn)識(shí)檔案的地位和價(jià)值。

檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。信息化檔案，一方面擔(dān)負(fù)信息資源的建設(shè)重任，另一方面要為網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化，是檔案管理進(jìn)入高層次的表現(xiàn)形式。檔案自動(dòng)化經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化改造，打通信息與外界進(jìn)出口通道，增加計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與處理的力度。

增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國(guó)家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

其次，大力開發(fā)檔案信息資源。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來，社會(huì)對(duì)檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，這是時(shí)代賦予檔案工作的重要內(nèi)容。

利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻(xiàn)等新載體的大量出現(xiàn)，人們需要采取先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲(chǔ)方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理可以進(jìn)行全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)細(xì)微保存及全屏幕自動(dòng)檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時(shí)空限制，為實(shí)現(xiàn)資源共享及遠(yuǎn)程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進(jìn)的、符合國(guó)情的、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的應(yīng)用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎(chǔ)上繼續(xù)擴(kuò)展，延續(xù)開發(fā)，使系統(tǒng)在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)保持其先進(jìn)性和穩(wěn)定性，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

盡快介入電子文獻(xiàn)的收集和管理。電子文獻(xiàn)的特性：（1）依賴性和不可識(shí)別性；（2）技術(shù)更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩(wěn)定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制、可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動(dòng)態(tài)與虛擬文件特征。由于電子文獻(xiàn)的上述特點(diǎn)，傳統(tǒng)的保存和管理文件方法不再有效。應(yīng)建立電子信息管理系統(tǒng)，從它的產(chǎn)生之初就開始業(yè)務(wù)監(jiān)督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規(guī)章制度，同時(shí)還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案保存部分或全部文件進(jìn)行保存，以免檔案流失。

再次，強(qiáng)化對(duì)檔案的信息管理。

建立集成系統(tǒng)，豐富檔案儲(chǔ)藏，增加信息的儲(chǔ)存量。增強(qiáng)綜合開發(fā)功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實(shí)行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案的完整。

注重檔案信息的質(zhì)量，努力使各門類檔案齊全，結(jié)構(gòu)合理，完整精煉，為開發(fā)檔案信息資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)。

篇7

（一）提高全體員工的檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫(yī)院的首要內(nèi)容來抓，和醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平同步策劃，同步實(shí)施。堅(jiān)持做其他工作時(shí)都不忘檔案工作，堅(jiān)持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。提高所有人員對(duì)檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，并采取多種方法，利用各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)全員學(xué)習(xí)；聘請(qǐng)專家進(jìn)行知識(shí)講座，并進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)指導(dǎo)；利用各種報(bào)欄和宣傳模式宣傳、印發(fā)資料；各科學(xué)習(xí)，提高全員的檔案管理制度的認(rèn)識(shí)，使所有醫(yī)護(hù)人員深刻意識(shí)檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護(hù)的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平

檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量，所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)和教育，同時(shí)可以適當(dāng)?shù)钠刚?qǐng)專家或權(quán)威人士進(jìn)行講座，對(duì)于表現(xiàn)出色的員工為其提供更好的發(fā)展平臺(tái)，并且鼓勵(lì)員工不斷地學(xué)習(xí)，從而提高管理水平。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備并且重視檔案管理信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)對(duì)檔案管理已是勢(shì)在必行，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)在的形勢(shì)，，努力為檔案管理創(chuàng)造有利條件，力爭(zhēng)用反應(yīng)敏捷、方便查閱的計(jì)算機(jī)作為管理工具，建立系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，并在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上編制與之匹配的自動(dòng)化應(yīng)用軟件，構(gòu)建醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)。從而提高辦公的速度和質(zhì)量，便于相關(guān)人員查閱，實(shí)現(xiàn)檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共同利用，該系統(tǒng)方便使用者快速準(zhǔn)確的查找所需資料，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資料一體化管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給檔案管理提供了新的發(fā)展平臺(tái)，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。

篇8

1.2操作化尚未實(shí)現(xiàn)

相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)對(duì)檔案管理的認(rèn)知出現(xiàn)問題。他們認(rèn)為要做好檔案管理就只需要被動(dòng)的收集和整理資料，這些工作不需要有很大的技術(shù)性，于是他們將不能勝任第一線的工作人員調(diào)到檔案管理辦公室讓他們繼續(xù)發(fā)揮余熱。然而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)節(jié)奏的加快，人們對(duì)檔案管理的質(zhì)量要求越來越高，人們要求檔案管理人員能夠主動(dòng)了解如何才能做好檔案管理工作、如何才能收集到更多檔案資料、如何才能使檔案被更有效的利用。以醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)來說，人們要求醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的工作人員要熟悉網(wǎng)絡(luò)，以信息化的思路看待醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)的問題；要求他們熟悉計(jì)算機(jī)操作，能夠準(zhǔn)確的錄入檔案資料；能夠從醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)據(jù)中提煉出更多的有用信息等。

1.3共享化尚未進(jìn)行

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案資料是帶有隱私性質(zhì)的檔案資料，在未經(jīng)持有人允許的情況下，接觸檔案的人不能泄露醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的資料。然而隨著我國(guó)信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息安全的不足也成為人們憂慮的問題。如果不能給予醫(yī)療保險(xiǎn)檔案共享平臺(tái)一個(gè)安全的保障，那么醫(yī)療保險(xiǎn)檔案共享化就難以持續(xù)。

2做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1完善信息化檔案的標(biāo)準(zhǔn)

要讓醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化實(shí)現(xiàn)，就要在全國(guó)的范圍內(nèi)統(tǒng)一一個(gè)科學(xué)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建立標(biāo)準(zhǔn)備，它必須要能準(zhǔn)確的記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標(biāo)準(zhǔn)的、錄入的格式必須是統(tǒng)一的、使用的標(biāo)簽必須是科學(xué)的。如果不能做好這一系列的基礎(chǔ)建設(shè)工作，那么醫(yī)療保險(xiǎn)信息化建設(shè)的根基會(huì)非常薄弱。要確保這個(gè)環(huán)節(jié)能夠順利進(jìn)行，我國(guó)相關(guān)的部門要統(tǒng)一建設(shè)意見，督促執(zhí)行過程、嚴(yán)格審核結(jié)果。

2.2培養(yǎng)現(xiàn)代化管理的人才

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)能不能順利進(jìn)行，與執(zhí)行該建設(shè)的一線工作人員的素質(zhì)有很大的關(guān)系，為了讓醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)能順利的推進(jìn)，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)必須拋棄陳舊的觀念，用現(xiàn)代化信檔案管理的方式看待醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)的工作。為了確保一線工作人員的素質(zhì)，相關(guān)部門的管理人要從招聘、培訓(xùn)、考核這三個(gè)方面確保人才的素質(zhì)。即人力資源管理部門要招聘具有現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)、具有較大發(fā)展?jié)摿Φ臋n案人員；錄取適當(dāng)?shù)娜诉x以后，人力資源部門要定期為工作人員培訓(xùn)，讓他們能擁有現(xiàn)代化的管理意識(shí)和管理手段；人力資源部門要擬訂合理的指標(biāo)考核工作人員的成績(jī)，讓他們的成績(jī)與經(jīng)濟(jì)收入掛勾。

2.3做好安全化平臺(tái)的建設(shè)

雖然信息化和共享化即意味著要做好檔案安全工作會(huì)比較困難，可是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，依然能夠提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的保密性。比如醫(yī)療保險(xiǎn)檔案建設(shè)部門要使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)杜絕有人入侵信息檔案建設(shè)的平臺(tái)；要求醫(yī)療保險(xiǎn)檔案持有人牢記調(diào)閱醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的密碼，并用多重驗(yàn)證的方式確保其機(jī)密性。

篇9

前言

工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、安裝、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄。對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。

一、建設(shè)工程與檔案管理關(guān)系

1建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

一般來說，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。也就是說，在工程開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這個(gè)文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測(cè)合格才能使用，這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用過程中，應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等，在實(shí)施過程中還有監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等。

2建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個(gè)生活化的概念，是一種感受性評(píng)價(jià)，是對(duì)建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格定義，即：建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。它包括：適應(yīng)性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個(gè)方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系。當(dāng)我們的評(píng)價(jià)有感受性的經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時(shí)，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)就不在是以工程現(xiàn)場(chǎng)看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)了。實(shí)際上，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為重要依據(jù)全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。

二、建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

1工作職責(zé)劃分不明確，工作中容易出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象

工程檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負(fù)其責(zé)。由于城建檔案管理人員編制不全或?qū)I(yè)分工等方面的原因，導(dǎo)致各級(jí)城建檔案管理部門在管理城建檔案時(shí)出現(xiàn)分工不明確，職責(zé)不清的現(xiàn)象。出現(xiàn)了問題互相推諉，誰也不承擔(dān)責(zé)任。有些檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉，沒有認(rèn)真地系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握城建檔案管理工作所需要的專業(yè)知識(shí)和技能。城建檔案管理是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既需要管理人員懂得工程建設(shè)方面的知識(shí)，還要懂得檔案管理方面的知識(shí)，二者兼?zhèn)洌币徊豢伞Ｎ覀兊臋n案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握好系統(tǒng)的城建檔案管理知識(shí)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，開展好各方面的工作。而管理者應(yīng)按工作流程，按每個(gè)人所掌握的專業(yè)知識(shí)和特長(zhǎng)來進(jìn)行合理分工，理清職責(zé)。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協(xié)同的統(tǒng)籌。

2施工單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

施工單位的檔案管理人員是負(fù)責(zé)收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質(zhì)量，會(huì)直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動(dòng)大，工作職責(zé)分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數(shù)職，施工單位對(duì)工程檔案資料的管理工作不夠重視等導(dǎo)致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)施工單位的管理，制定合理的法律法規(guī)對(duì)施工單位進(jìn)行約束，同時(shí)要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對(duì)于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應(yīng)的資格資歷或者在上崗前必須經(jīng)過系統(tǒng)的城建檔案管理方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過考核合格后方能持證上崗。

3工程檔案資料收集不全

工程項(xiàng)目要進(jìn)行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、采購(gòu)、安裝、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)到最后報(bào)廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實(shí)，齊全。經(jīng)驗(yàn)表明，工程前期的資料、監(jiān)理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現(xiàn)象普遍存在。尤其是前期資料，立項(xiàng)之初，人員不到位，資料遺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。監(jiān)理和施工階段相對(duì)較好，但缺失也時(shí)有發(fā)生。目前，我國(guó)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案管理法規(guī)多止于工程竣工，對(duì)于工程后期的運(yùn)營(yíng)維護(hù)基本沒有相關(guān)政策法規(guī)，因此工程后期檔案資料管理只停留在運(yùn)營(yíng)單位層面，運(yùn)營(yíng)維護(hù)單位根據(jù)所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會(huì)出現(xiàn)重視施工資料的收集，輕視工程準(zhǔn)備階段文件資料和監(jiān)理資料收集的現(xiàn)象。

這些容易缺失的資料包括：

（1）工程準(zhǔn)備文件，例如工程征地文件、工程的招投標(biāo)文件、工程的項(xiàng)目建議書等

（2）工程設(shè)計(jì)文件，尤其是初設(shè)文件，包括初設(shè)和擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、批準(zhǔn)概算書等。

（3）工程施工文，如開工批復(fù)，質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

（4）監(jiān)理文件，有的監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)缺失等。

（5）運(yùn)營(yíng)維護(hù)檔案資料：小型技術(shù)改造升級(jí)資料、設(shè)備維護(hù)資料等。

工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，必須從各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)這一基礎(chǔ)且重要的工作。

4工程檔案整理不規(guī)范

工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化。工程檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用，在檔案管理環(huán)節(jié)中具有重要意義。在實(shí)際工作中，整理不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如文件材料編目不規(guī)范，不按專業(yè)進(jìn)行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業(yè)人員精心立卷，確保案卷質(zhì)量，在整理過程中做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，保證建設(shè)工程檔案材料的系統(tǒng)性完整性。定期組織檢查驗(yàn)收，確保整理質(zhì)量。

5工程檔案電子化水平極低

在我國(guó)，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的利用平臺(tái)，檔案只會(huì)成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術(shù)規(guī)范工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施。還有檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。這些都嚴(yán)重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。

工程管檔案信息電子化的建設(shè)和實(shí)現(xiàn)存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發(fā)展方向。數(shù)字時(shí)代的大勢(shì)所趨，檔案館室不可能獨(dú)立其外。不過我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案信息電子化管理的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過程也是漫長(zhǎng)的。

三、對(duì)策

1依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，制定操作性強(qiáng)的地方規(guī)范性文件，嚴(yán)格執(zhí)行。建立、完善自上而下的法規(guī)、規(guī)范體系,是保障建設(shè)工程檔案工作正常運(yùn)行的基本條件。近年來我國(guó)加大了對(duì)建筑工程的管理力度，陸續(xù)出臺(tái)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，使建設(shè)工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺(tái)地方規(guī)范性文件與之配套。目前全國(guó)大部分省、市都出臺(tái)了城市建設(shè)檔案管理辦法，各市應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、規(guī)定,結(jié)合本地實(shí)際，出臺(tái)具體的、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，為建設(shè)工程檔案管理提供政策保障。同時(shí)加大對(duì)城建檔案管理者和施工企業(yè)的執(zhí)法和監(jiān)督力度，強(qiáng)化職能，分清責(zé)任。建設(shè)工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執(zhí)法資格,應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)法力度，對(duì)不按規(guī)定報(bào)送工程檔案的建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，予以處罰，維護(hù)法律的嚴(yán)肅性。

2將建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)管理程序,建立并認(rèn)真落實(shí)建設(shè)工程檔案責(zé)任制。為確保建設(shè)工程檔案的齊全、真實(shí),必須將建設(shè)工程檔案整理報(bào)送納入規(guī)劃或建設(shè)施工許可程序和工程質(zhì)量備案程序。建設(shè)單位在與城市建設(shè)檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》后,方可辦理《規(guī)劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗(yàn)收前,必須由城市建設(shè)檔案館對(duì)該項(xiàng)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,檔案驗(yàn)收合格,由城建檔案館發(fā)放《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》,工程質(zhì)監(jiān)部門憑證予以辦理工程質(zhì)量備案。這一作法目前在全國(guó)許多省、市已經(jīng)實(shí)行，效果較好。

建立建設(shè)工程檔案責(zé)任制，明確由建設(shè)單位對(duì)建設(shè)工程檔案負(fù)全面責(zé)任，各責(zé)任單位按照各自職責(zé)范圍對(duì)建設(shè)工程檔案承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。督促建設(shè)單位嚴(yán)把合同關(guān)，建設(shè)單位在與各參建單位簽訂相關(guān)合同時(shí)，必須在合同中明確勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位形成并應(yīng)提交的有關(guān)文件材料的內(nèi)容及整理要求，確定竣工圖的編制責(zé)任及相關(guān)費(fèi)用，在條款中要明確建設(shè)工程檔案的相關(guān)違約處罰。

3城建檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳、督促和指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)工程檔案工作實(shí)行超前控制。建設(shè)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的依據(jù)，是工程質(zhì)量的可靠依據(jù)和真實(shí)鑒證。鑒于建設(shè)工程檔案的重要性及目前社會(huì)上對(duì)該項(xiàng)工作還認(rèn)識(shí)不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會(huì)議、培訓(xùn)等，有針對(duì)性地對(duì)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位及城市建設(shè)管理部門宣傳城市建設(shè)檔案工作，擴(kuò)大影響，提高檔案意識(shí)。其次，應(yīng)提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設(shè)工程進(jìn)度，了解建設(shè)單位的需要，切實(shí)幫助建設(shè)、施工等單位解決實(shí)際問題。

4加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)。由于工程建設(shè)的專業(yè)性和復(fù)雜性,檔案人員的素質(zhì)直接決定了建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，建立一支具有高度責(zé)任心、事業(yè)心、業(yè)務(wù)精、技術(shù)強(qiáng)的檔案專業(yè)隊(duì)伍至關(guān)重要。城建檔案管理部門首先要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)，重點(diǎn)講解建設(shè)工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設(shè)工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設(shè)主管部門的檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，參加上崗培訓(xùn)，自覺鉆研專業(yè)業(yè)務(wù)以勝任本職工作。

5成立城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)。針對(duì)目前不少建設(shè)單位缺少檔案專業(yè)人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現(xiàn)狀，建設(shè)單位可聘請(qǐng)城建檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)代為編制，實(shí)行有償服務(wù)； 城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)應(yīng)配合城建檔案館檔案業(yè)務(wù)工作。這樣既可滿足部分建設(shè)單位的需要，又可彌補(bǔ)城建檔案館的經(jīng)費(fèi)不足。

6加強(qiáng)監(jiān)督檢查

工程檔案的管理部門要建立并健全相關(guān)檢查機(jī)構(gòu)，配置人員，組織監(jiān)督、檢查工作，按程序辦事，認(rèn)真負(fù)責(zé)。對(duì)在工程檔案工作上操作不規(guī)范的建設(shè)單位及其相關(guān)負(fù)責(zé)人隨時(shí)提出意見建議或批評(píng)，并要求限期改正，真切的起到監(jiān)督、檢查的相關(guān)作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設(shè)單位的通力協(xié)作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設(shè)的行政管理部門與相關(guān)部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應(yīng)做到：提前介入、全程參與、確保質(zhì)量、有效落實(shí)、加強(qiáng)培訓(xùn)。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關(guān)措施切實(shí)執(zhí)行，才能真正發(fā)揮出工程檔案管理工作所應(yīng)有的價(jià)值。

7加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高建設(shè)工程檔案管理效率

跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，工程建設(shè)檔案管理要應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)。適應(yīng)工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據(jù)建設(shè)工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行工程建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規(guī)范、有序。建立和共享電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高建設(shè)工程檔案管理效率。

結(jié)束語：

工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2] 李玉山;;論工程檔案在工程建設(shè)中的作用[J];山西建筑;2008年28期

篇10

Keywords: enterprise personnel files; information; management modernization

中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)

0前言：企業(yè)在人事管理活動(dòng)中，形成了人事檔案。它是以個(gè)人為單位，以文字的形式組織起來的一種材料，用于今后企業(yè)對(duì)個(gè)人的一些考察活動(dòng)。人事檔案能夠全方位真實(shí)的記載員工的基本信息，反映員工的個(gè)人經(jīng)歷和綜合能力。

人事檔案主要包括以下幾方面的內(nèi)容：?jiǎn)T工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、家庭情況和社會(huì)關(guān)系；學(xué)歷和專業(yè)技能等材料，得到的獎(jiǎng)勵(lì)和處分的材料；員工在職務(wù)提升或工作調(diào)動(dòng)的時(shí)候得到的一些評(píng)價(jià)或鑒定；政治身份的一些證明材料；聘用情況、工資待遇、離退休情況等材料。對(duì)企業(yè)來說，完整的人事檔案是考察和評(píng)價(jià)員工的依據(jù)。對(duì)人事部門來說，管理好人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)合理任用員工提供依據(jù)。對(duì)企業(yè)員工而言，檔案很好的反映出自己的人生軌跡，真實(shí)的記錄著自己過去的一切。所以說，人事檔案的管理工作，不管是對(duì)企業(yè)還是對(duì)個(gè)人都有很重要的意義。

一、人事檔案管理面臨的問題

多年來我國(guó)的人事檔案由于一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)工作薄弱的局面，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

（一）企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。企業(yè)以追求最大利潤(rùn)為價(jià)值取向，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。

（二）企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這樣的內(nèi)容顯然已不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，不能為選人、用人提供全面、詳實(shí)、可靠的依據(jù)，進(jìn)而影響人員正常晉升與輪換，挫傷員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價(jià)值。另外，長(zhǎng)期以來，人事檔案的管理和利用局面分散。人事部門主要掌握個(gè)人履歷、學(xué)歷、工資任免等方面的材料，而反映員工不同崗位工作業(yè)績(jī)的材料在檔案中卻沒有收集和體現(xiàn)，在使用中缺少員工工作能力評(píng)估等方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且影響檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。

二、解決人事檔案管理面臨的問題的辦法

（一）強(qiáng)化人事檔案管理法規(guī)建設(shè)，完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、人事組織部門領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作制度化、規(guī)范化。檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，防止更新人員信息時(shí)沒有可靠的材料依據(jù)。只有維護(hù)了人事檔案的真實(shí)、嚴(yán)肅和有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理的流動(dòng)、配置和使用，為企業(yè)人事檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)，完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)，依托專業(yè)人才是信息化的有力保證。人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，封閉意識(shí)較強(qiáng)，要改變這種局面，關(guān)注企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)新問題，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，應(yīng)從重管理輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)。

由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚徽莆諅鹘y(tǒng)管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。隨著信息時(shí)代到來，人事檔案管理人員必須由實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，這對(duì)檔案工作者提出了更高要求。管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，提高文字和分析能力，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又懂得計(jì)算機(jī)管理的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

三、建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)

（一）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作水平。計(jì)算機(jī)作為高效處理復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代工具，首要特征是要求輸入的原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確科學(xué)的，否則輸入的是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行信息化管理的前提是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足管理的技術(shù)要求，這就要求檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和方法來進(jìn)行。

一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事檔案多年來未做全面清查加之來源復(fù)雜、鑒別不準(zhǔn)，存在許多重份或無查考價(jià)值的材料，所以首先要剔除無用的材料，才能避免計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)低效的情況。

二是重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷，對(duì)無頁(yè)碼、無目錄、無材料標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫以保證案卷更加規(guī)范。這樣既可科學(xué)保管亦可提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

三是結(jié)合實(shí)際，規(guī)范著錄工作。一般來說掌握以下重點(diǎn)便基本可以取得“多”、“快”、“準(zhǔn)”兼而有之的效果。首先分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。根據(jù)內(nèi)容重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放等情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將可開放的檔案內(nèi)容和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理；其次，分級(jí)著錄，省時(shí)省力。將反映問題單一或參考價(jià)值不高的檔案內(nèi)容進(jìn)行目錄級(jí)著錄，對(duì)一卷內(nèi)幾個(gè)材料涉及同一主題的檔案內(nèi)容進(jìn)行概覽級(jí)著錄，而對(duì)重要材料或反映問題龐雜的檔案內(nèi)容則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理就可以加快檔案管理信息化的進(jìn)程和提高利用的效率。

（二）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。。人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)結(jié)構(gòu)顯示：企業(yè)使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，按照訪問快捷準(zhǔn)確、安全可靠的原則，建成數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)體，通過實(shí)用、良好的操作界面，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、提取、查詢，方便用戶對(duì)有關(guān)材料的查借閱和使用，同時(shí)可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為人事決策提供參考，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。

總之，通過該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，檔案人員通過系統(tǒng)隨時(shí)了解文書、業(yè)務(wù)部門管理動(dòng)態(tài)，掌握員工任免、技術(shù)職務(wù)變動(dòng)、培訓(xùn)等人事動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理。

三 小結(jié)：總之，企業(yè)管理者應(yīng)該深諳人事檔案管理的意義，按照人事管理工作的規(guī)律來處理工作中的一些問題，使得人事檔案管理工作向信息化邁進(jìn)，為企業(yè)在用人方面提供準(zhǔn)確真實(shí)的依據(jù)。我們應(yīng)該在企業(yè)中大力的推行人事檔案管理工作，使得人力資源的配置更為合理，并給企業(yè)帶來一定的效益。

篇11

引言 檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學(xué)化管理，并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價(jià)值的參考意義。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

 其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文書檔案工作由于其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，決定了從事該項(xiàng)工作的人員缺乏活力，一般都是長(zhǎng)時(shí)間枯燥乏味地工作，正因?yàn)檫@樣，往往職員從事該項(xiàng)工作時(shí)間不長(zhǎng)，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時(shí)由于麻痹較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯(cuò)誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

四、結(jié)束語

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計(jì)算機(jī)管理[J]．平頂山師專學(xué)報(bào)，2001，5

篇12

醫(yī)院的文書檔案客觀記錄了一個(gè)醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的重要活動(dòng)，重大事件及工程進(jìn)展，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的廣度與深度，直接反應(yīng)醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開各項(xiàng)活動(dòng)和工作提供了寶貴的資源和經(jīng)驗(yàn)，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分[1]。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段不斷應(yīng)用于工作和生活的各方各面，醫(yī)院文書檔案文件繁多，如何利用現(xiàn)代化技術(shù)將其進(jìn)行分類及管理成為目前的重大課題。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對(duì)文書檔案管理重視程度不夠

由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對(duì)其管理意識(shí)薄弱，而多集中如何提高醫(yī)院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，有人認(rèn)為對(duì)醫(yī)院文書管理的工作簡(jiǎn)單，不需要技術(shù)含量，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展并沒有什么意義，沒有存在意義。長(zhǎng)期存在的觀念抑制了在現(xiàn)代化背景下文書檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，造成了醫(yī)院文書檔案資料缺失或分類不當(dāng)，降低其的利用率。

（二）醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院的人才培養(yǎng)中多關(guān)注引進(jìn)高端醫(yī)療技術(shù)人員，忽略了管理方面的人才引進(jìn)；在人才培養(yǎng)方面，注重療效知識(shí)的教育培訓(xùn)，卻忽略了對(duì)醫(yī)院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫(yī)院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業(yè)的學(xué)生，來自計(jì)算機(jī)、護(hù)理等專業(yè)的人員通過自學(xué)相關(guān)知識(shí)，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業(yè)背景，難以投入到文書檔案管理復(fù)雜的工作當(dāng)中。此外，醫(yī)院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動(dòng)，為醫(yī)院的文書檔案管理也加大了難度。

（三）文書檔案管理制度存在缺陷

由于缺少與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的管理制度，多數(shù)醫(yī)院并沒有對(duì)文書檔案建立完善的管理制度，使得相關(guān)的資料收集、整理、儲(chǔ)存不當(dāng)；各部門對(duì)醫(yī)院文書檔案適應(yīng)分散管理，對(duì)其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質(zhì)量層次不齊，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，除了紙質(zhì)版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復(fù)保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）文書檔案管理硬件設(shè)備投入不夠

醫(yī)院對(duì)于先進(jìn)的治療設(shè)備投入加大，但在文書檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備上投入較少，一些醫(yī)院對(duì)于單獨(dú)文書檔案室的設(shè)立，管理管理設(shè)備及消防設(shè)備達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；此外一些醫(yī)院并沒有將計(jì)算機(jī)設(shè)備及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)引進(jìn)文書檔案管理中，多數(shù)管理還集中于手工管理，自動(dòng)化管理程度小；且在自動(dòng)化檔案管理中，工作人員無法很好的應(yīng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理、信息安全以及防御計(jì)算機(jī)病毒、修復(fù)技術(shù)等，知識(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的開發(fā)和利用與其他管理領(lǐng)域存在很大差距[2]。

三、提高醫(yī)院文書管理檔案的對(duì)策

（一）加強(qiáng)醫(yī)院管理人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度

通過對(duì)醫(yī)院各層人員培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，尤其要增強(qiáng)管理人員的重視意R。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視意識(shí)提高，才能提高管理在醫(yī)院地位的提高，才能增加對(duì)檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫(yī)院醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)能力，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，為檔案管理提供必要的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。文書檔案管理工作不是分散的，而應(yīng)作為統(tǒng)一管理的，因此要加強(qiáng)各部門的交流與溝通，推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大文書管理檔案高端管理人才的引進(jìn)投資，招收具有檔案管理背景或有經(jīng)驗(yàn)的工作人員；定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其接受更專業(yè)、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的知識(shí)體系，從而不斷提高自身的素質(zhì)；加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用能力；此外減少檔案管理崗位的流動(dòng)性也有助于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程。

（三）完善檔案管理的各項(xiàng)相關(guān)制度

建立健全文書檔案管理制度，對(duì)文書檔案的范圍準(zhǔn)確定義，并明確檔案管理人員職責(zé)，對(duì)整個(gè)醫(yī)院不同部門的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理；建立關(guān)于文書檔案管理的考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，確保其業(yè)務(wù)水平，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于業(yè)務(wù)能力較差的檔案管理人員，對(duì)其進(jìn)行二次培訓(xùn)，實(shí)行考核上崗等。此外還應(yīng)對(duì)文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。

（四）推進(jìn)文書檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著我國(guó)人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢(shì)，單純通過手工完成對(duì)其記錄、分類及儲(chǔ)存以不能滿足人們的需求，因此必須引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)、云技術(shù)等運(yùn)用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設(shè)備的投入，完善資料室的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施；其次重視紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，并對(duì)檔案中重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行整理，缺失的內(nèi)容予以標(biāo)記，并對(duì)已有文書檔案進(jìn)行分類，便于之后的檔案統(tǒng)計(jì)，有利于提高工作的自動(dòng)化程度；此外要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，將各類檔案信息納入其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作復(fù)雜，需要長(zhǎng)期的投入，是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。因此醫(yī)院各層必須對(duì)該工作予以重視，加大投資人才和設(shè)備，解決好目前存在的問題，發(fā)揮其在醫(yī)療工作、教學(xué)科研及醫(yī)院管理中的作用，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]紅.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2013，12（02）：126.

篇13

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）不穩(wěn)定的機(jī)體特征導(dǎo)致文書檔案易流失。文書檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在較前的歷史時(shí)期還未普及，紙張是文書檔案最常見、也是最主要的物質(zhì)載體。但紙張本身的物理與化學(xué)特征均較不穩(wěn)定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)。從物理特征來看，文書檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風(fēng)化等；從其化學(xué)特征來看，文書檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學(xué)腐蝕。

還需注意到的是，手寫檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風(fēng)險(xiǎn)。無論是鋼筆書寫抑或是碳素筆寫就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風(fēng)干、墨水凝華、墨水蒸發(fā)等的可能，無論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書檔案記載內(nèi)容的識(shí)別、確認(rèn)與精讀。

（二）繁浩的文書數(shù)量導(dǎo)致檔案檢索較困難。縱然圖書館學(xué)與檔案管理學(xué)已經(jīng)為管理和檢索文書檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個(gè)方面的問題。

第一，在按照非自動(dòng)化索引法進(jìn)行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會(huì)在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，到圖書館借閱書籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時(shí)間、將自己所要找尋的書目對(duì)號(hào)入座需要一段時(shí)間、找到自己書目所在的索引區(qū)需要一段時(shí)間、在堆疊的各式相近書籍中找尋到自己所需要的書目又得花費(fèi)一定的時(shí)間，如此通過經(jīng)驗(yàn)對(duì)照，該論點(diǎn)不言自明；這僅是檢索過程，回照初始的人工編排，更加可想而知。

第二，人工編排、取閱后復(fù)原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書還書的例子，我想我們都有如是的經(jīng)驗(yàn)，即，將書目歸還柜臺(tái)后，下次再借閱相同書籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)書目并不在同一檢索區(qū)；甚或借閱其他不同類型書籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)上次所借書籍竟在附近書架。這大抵是由于復(fù)原工作疏誤造成的，如此會(huì)造成一定程度的檔案混亂，若聯(lián)結(jié)成片甚至成為常態(tài)，則檔案的檢索、管理工作將會(huì)陷入無序狀態(tài)。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制的構(gòu)建

（一）引入數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫(kù)管理，與之相匹配的文書檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索。