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作為醫院基建中的一項重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關方面的高度重視。該項課題的研究，將會更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫院基建的順利進行。本文從介紹基建檔案特點著手該課題的研究。

二、基建檔案的特點

1.基建涉及的部門多，情況復雜。醫院每一次做出建設一個工程的決定，就要和很多部門打招呼。先是要在城建部門獲得批準，之后進行規劃設計，通過環保和消防部門，實地進行勘察，聯系承包單位，進行物資采購，對工程進行監督等環節非常多，涉及到的單位也多，經手的人員更是成千上百。由于情況復雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質參差不齊，沒有及時上交檔案的意識，各人員的文化程度，辦理業務的水平也不近相同，基建的檔案不能及時收齊，材料存在缺失。

2.基建的項目時間長，材料丟失嚴重。基建的工程要經過提出方案，成立項目，審核批準，實地勘察，施工建設，完成項目等環節。在實際的過程中常常遇到問題影響進程，例如資金周轉不靈，設計方案的變更等。這樣就使得需要很長的時間確認，檔案在這期間就容易丟失，但是負責人員眾多，項目分散，一時找不到責任人。

3.基建的項目專業性強，容易發生誤差。基建的工程涉及到很多的專業性知識，很多資料也是專業術語，有工程的設計圖紙，預算的資金分析報表，合同的簽訂書，承包商的投保書等各種文字、照片、圖標等不同題材的資料。收集人員沒有經過專門的訓練，不熟悉工程的運作，很容易出現錯誤，把重要的資料丟掉。

三、基建檔案在醫院管理中的作用

1.對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。

2.為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。

四、當前醫院重點工程基建檔案存在的問題

1.重點工程基建檔案收集不全

有的工程缺工程改動聯系單，有的工程項目缺監理審核，一是工程內業檔案資料收集、積累不及時，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質檢認定書等。二是工程檔案資料收集、積累過程中存在無人負責的混亂狀況；各種文字材料、表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不確切，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工：圖上沒有作相應的修改和注明變更年號碼，使竣工圖紙失去準確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質量沒保證。

2.書寫材料不規范。

重點工程檔案材料是反映該項目建設各個環節的真實原始記錄，具有永久保存的價值。但卻存在著圓珠筆書寫，以復印件充數的現象。而材料的質量往往也得不到保證，醫院基建檔案歸檔材料不規范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書寫材料不規范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質量大打折扣。

3.竣工圖整理不規范

竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實反映工程竣工后的實際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內容不準確等問題，有的竣工圖以復印件代替藍圖等，這為以后利用留下隱患。竣工圖必須與實際施工中變更圖相結合整理繪制而成的圖紙。

4.移交不及時

竣工驗收后，施工單位往往不能及時遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫院的基建工程哪怕是省重點工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗收后幾年中才能收集完全。這種現象很可能導致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。

五、做好醫院基建檔案管理的對策

1.按基建程序控制好基建檔案的每一個收集環節

基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可行性研究、評價、決策，到計劃的審批，基建部門的檔案工作人員就應及時地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質量。因為工程建設周期長、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設同步進行。要求檔案管理人員對工程項目的各個細節、各個環節進行跟蹤收集，要對工程項目的流程非常熟悉，對工程進展情況心中有數，對各種資料進行核實，對不符合規范的要及時更正、完善、補充，保證文件材料的可靠性、完整性、準確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術資料一定要完整、齊全。從項目的建議書、立項報告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個設計、施工、竣工驗收等所有技術、管理資料都要一一收集齊全。

2.立卷歸檔科學管理

建立電子信息平臺，資源共享。隨著計算機的普及應用，基建檔案管理在新形勢下也應加大硬件投入，引進現代化管理技術。我們可以將三級目錄全部錄入計算機，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項工作，提高工作效率。還可以要求設計單位在交付施工檔案的同時，提供電子化檔案，這可以為數據錄入節省大量的時間和精力。

3.推進基建檔案管理工作的數字化

先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便，查詢搜索快捷，統計功能強大，存貯安全等優點，能提高工作效率和質量。作為處于科技前沿的醫院，應該率先實現檔案管理的現代化，采用先進技術，充分利用計算機網絡平臺，切實把綜合檔案室建成醫院的文件、文獻資料信息利用中心，把檔案管理從傳統的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為檔案中的重要的組成部分，醫院基建檔案的管理也應順應時代的需求，向信息化、數字化管理快步邁進。

六、結束語

通過對醫院基建檔案的重要性及有效管理的相關研究，我們可以發現，在當前各種條件下，基建檔案的重要性極為關鍵，有關人員應該從醫院基建工作的客觀實際出發，利用優勢因素，制定最為符合實際的基建檔案有效管理方案。

參考文獻：

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一、管理基建檔案的重要性

在很大程度上，檔案信息都可以記載真實的工程發展狀態。作為歷史性的記載資料，電力基建檔案應當體現出自身的重要價值。電力基建涉及到多類型的電力建筑物，在基建進程的各環節中都需要配備齊全的手續，例如產權證、工程設計規劃、審批圖紙以及相關文件。基建檔案可以反映出真實的基建項目質量，在檔案中收錄了各項文件以及圖紙。依照電力基建的檔案，相關人員就可以查證項目開工和竣工對應的時間，在這種基礎上也可以明確基建項目的總體面積、建筑物總面積、預期的年限等。由此可知，妥善保管電力基建相關的項目檔案，利于后期查看檔案，同時也提供了后期工程開發以及維護的參考資料。

從基建工程來看，檔案形成于各階段的基建過程中，這種過程包含了各步驟的電力建設。實質上，電力檔案包含了聲像、圖紙以及相關的文字。相比于其他類型的項目，電力領域的基建工程通常都會耗費較長時間，參與方也較多。例如：與基建相關的部門就包含了建設單位、工程勘察單位、設計及施工單位、項目監理單位。通常情況下，電力基建都會消耗3年至5年才能夠建成。作為檔案材料，電力檔案可以用來記載全程性的建設信息和數據。

相關人員如果能夠妥善保留項目檔案，那么也更加便于后期開發新的電力設施。在后期階段中，電力設施還會繼續增值。一般來看，電力基建只是作為基礎工程，后期還會繼續拓展總的建設規模。如果能夠參照原始圖紙來決定后期擴建的具體內容，那么將會節省更多成本，同時也節省了珍貴的電力建設資源。

二、具體完善思路

如果要有序管理基建檔案，那么根本點就是健全配套性的檔案保存和管理機制。檔案部門只有設置了更完善的配套機制，才可以妥善應對電力基建檔案在具體管理中的各種問題。應當明確的是：檔案管理并非單一性的歸檔操作，這種管理涉及多樣的復雜環節，同時也包含了各環節中的技術操作。電力基建保存下來的檔案通常較多，因此需要擬定體系化的成套規定，只有這樣才可以在根本上提高基建檔案的整體質量。截至目前，相關部門已經擬定了管理檔案所需的配套規范，檔案管理人員有必要從嚴遵循這些規程。詳細而言，完善電力基建中的檔案管理應當考慮如下要點：

（一）提高整體的管理水準

最近幾年，電力體系正在深化改革，與之相應的檔案管理也不斷深入。從管理的角度看，電力基建工程中的檔案管理人員通常并不專業，因而也沒能掌握各流程的檔案管理要點。針對檔案收集、基建檔案的保存、組卷和整理等，相關人員通常也很難予以掌握。要克服這種困難，電力企業就有必要強化針對性的管理培訓，為檔案人員提供日常的培訓。在培訓過程中，檔案人員就能夠熟識現存的法規，掌握日常管理所需的技術。這樣做，可以從根本上提升整體的檔案管理水準。

（二）引入新式的管理技術

推行科學化的基建檔案管理，電力企業應當引入檔案管理的新式技術。這種基礎上，不斷更新現有的管理方式。信息化形勢下，電力檔案也不再停留于單一的紙質檔案，而是逐漸轉變為電子檔案。例如：在檔案管理時，可以借助計算機來加快整體的檢索速度。同時，企業也可以選擇針對性更強的檔案選編方式。在檔案管理這個領域中引入先進手段，這樣做符合了新時期的技術進步趨勢。

（三）落實配套的標準

檔案管理的全程都需要加以規范約束，電力基建相關部門需要擬定嚴格的規定，以此來約束日常的檔案管理。依照工程進展的階段性狀態，企業可以設置相應的流程規定。只有健全了配套的檔案管理規程，才能夠形成有序的約束，切實確保檔案管理活動的正常展開。

三、結論

相比于其他行業，電力行業具備獨特性，因此尤其有必要重視電力基建。針對基建工程，應當妥善保留相應的檔案信息，這樣做才可以為后期驗收以及擴展性的建設提供參照。基建檔案包含了較多層次的內容，檔案管理也應當依照特定步驟和程序。嚴格依照程序，做好各步驟的檔案存放以及日常管理。重視基建檔案管理，相關人員應當不斷摸索檔案管理的經驗，服務于電力基建項目總體質量的提升。

參考文獻

[1]王芳.規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2012（23）：102+106.

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一、建設工程信息檔案的重要性

建設工程信息檔案是建設過程中形成的技術成果和管理成果，是建設工程項目的重要組成部分，對其特點及重要性分析如下：

1、建設工程信息檔案承載了各參建方依照國家及地方相關法律法規、工程規范及合同等規定簽署的意見，在工程建設過程中發揮著憑證的作用，具有真實性、連續性、規范性、可追溯性等特點。

2、工程項目在建設開工前，已經積累并形成了大量的文件材料，包括前期階段的策劃、設計及評審文件、批文、招標及合同文件等，通過這些文件材料的支撐完成建設項目立項、報建等工作；開工后，建設過程中對工程質量、進度、安全、環保、投資及驗收等各方面的控制管理過程信息，通過各類文件進行承載并形成記錄，如實地反映了項目施工狀況及最終的項目建設成果。因為建設工程項目信息檔案是參建者對建設活動過程中產生的信息，在規定時間內按一定規則進行收集、整理、保存的成果，故它是對項目建設活動過程的直接的記錄和真實反映，通過它可以把整個建設過程完整地鏈接起來。

3、建設工程作為一種特殊的產品，除具有一般產品共有的質量特性外，還具有特定的六個內涵：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性及與環境的協調性。工程建設不同階段的工作，對工程項目質量的形成發揮著不同的作用和影響，由于工程信息檔案能夠如實記錄整個建設活動過程，可真實、直接地反映工程項目的建設管理水平和工程質量，政府的建設工程質量監管機構在對工程質量的監管過程中，需要依據相關的設計圖紙及質量過程檢驗檔案性文件結合對現場施工質量的實體檢查對建設工程質量進行。

二、做好建設工程信息檔案管理工作的措施

在項目建設活動過程中，各參建方對建設工程信息檔案管理工作的質量良莠不齊，如果對信息檔案管理工作的重視程度不夠，信息檔案管理工作質量出現偏差，在實際工作的實施過程中往往會發生諸如工程施工圖紙缺失、合同變更依據缺失等狀況，造成錯誤施工及返工、獲取工程費用補償困難、工程無法驗收合格等不利后果。總結多年建設工程信息檔案管理的經驗和教訓，以下措施有助于做好工程信息檔案的管理工作值得借鑒：

1、設立專職部門、提供管理工具

針對參建工程項目，設立專職信息檔案管理部門，負責工程信息的收發、整編、歸檔、保管等工作。該部門須配備專職工作人員、辦公場所和文檔保管的場地及設施。從提高信息檢索工作效率和準確性角度出發還應配備電腦、掃描儀、數碼相機等現代辦公設備及相應計算機軟件。

2、建立健全管理制度

在工程項目啟動時就應建立工程檔案管理工作領導責任制，建立、健全信息檔案管理制度，付諸實施直至工程項目完全完結。信息檔案管理制度的建立還應結合工程項目的特性形成便于操作的流程，把信息檔案管理的基本要求與工程項目的建設活動有機地結合起來。

3、建立信息檔案管理制度需要關注的重點

根據工程信息檔案管理最終需要達到的目的，在建立相關管理制度時應關注如下重點：

1）統一進出窗口，避免多頭管理導致混亂。只要是與工程項目建設活動相關的正式信息、文件、圖紙、聲像資料等，均統一由窗口部門的專人接收和發出。所謂窗口部門，即是前述需設立的信息檔案管理專職部門。

2）確保信息檔案安全。信息檔案的存放安全必須得到有效保障，須采取相應的防火、防盜、防潮措施；電子文檔應盡量轉化為紙質文檔，同時電子文檔必須定期進行安全備份，且原件與備份件必須分存在兩個相互獨立的載體上，同時做好計算機及數碼載體的病毒防范工作；同時紙質文檔也需要轉化為電子文檔，便于傳輸和使用。

3）建立原始檔案（俗稱“死檔”）。窗口部門收發的所有資料，須留存一份原始檔案，并在檔案柜中妥善保存，不作為流轉件使用，工作中的流轉件可使用復印件。

4）分類管理。針對每個信息檔案的不同屬性，結合工程建設活動中的使用情況，應分類編號及存放，便于查詢和使用。通常分成接收件類和發件類兩大類，在上述兩類的級別下，可按對方單位名稱或信息文件的屬性劃分成小類，與流水編號配合使用。

5）確立信息檔案流水號使用規則。要求在對所有正式文本信息的歸納整理過程中，每個信息賦予特定流水號。信息檔案的流水號可按“發件單位簡稱（或代表字母）/收件單位簡稱（或代表字母）/流水號/日期”進行編制。例如：本單位（簡稱“BDW”）收到監理單位（簡稱“JL”）發來的一個通知，流水號可編為“JL/BDW/001/2014-6-18”；本單位發給監理單位的文函，流水號可編為“BDW/JL/001/2014-7-18”。

6）進行收、發登記。對接收和發出的工程資料名稱、數量、收發單位、日期及經手人逐項進行書面登記，并有獨立的流水號對應，取得原始的信息收發記錄。之后應將上述特征信息全部錄入計算機數據庫中（簡單的做，可利用微軟OFFICE辦公系統中的EXCEL軟件實現），為將后工作中信息檔案的檢索查詢提供方便。

7）對信息的處理工作進行閉環管理。信息檔案管理的根本目的之一是要促使文件、圖紙等信息資料在工程建設活動中及時發揮作用，這就需要對每一項信息的使用、處理情況進行跟蹤，確保不產生遺漏。

8）信息檔案電子化。利用目前的計算機技術手段，實現信息檔案的電子化管理，將獲取的書面文件通過照相、掃描及其他轉換手段，轉化為數碼檔案，并與數據庫信息進行鏈接，有利于信息的歸檔、快速檢索及傳輸，提高管理工作效率和工作質量。

9）周期性督促開展信息檔案資料的整理檢查。由責任領導負責，定期對信息檔案資料的管理情況按照制度規定進行逐項檢查，督促對問題的立及時整改。

4、督促落實

針對信息檔案管理工作設立專職部門，配備專職人員及設備，制定管理規章制度，最終需要落實到實處予以實施。作為參建單位領導層，應督促上述工作逐項落實，為開展良好的信息檔案管理工作提供管理保障。

三、結語

建設工程項目從策劃、評估、決策、設計、施工、竣工驗收到投入生產或交付使用需經歷很長時間，其間凝集了組織者、設計者、建設者及監管者等諸多單位及人員心血。建設過程中由各參建單位形成并保留的文件、圖紙、圖表及聲像資料等各種形式的信息資料，按照國家、地方及項目的相關規定經過整編，并通過相關檢查驗收后，形成一套完整的建設工程信息檔案，以及依法提交地方建設主管部門的竣工檔案。建設工程信息檔案管理工作，對建設工程各參與方及工程本身，具有重要的作用和意義。

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一、檔案管理在農村的重要性

村級檔案不僅涉及范圍較廣、內容十分豐富，還是我國農村政策、農業產業、農村各項工作多年發展情況的重要見證。村級檔案主要包括了民主選舉、農村黨建、經營承包、村務公開、教育衛生等方面的內容，是我黨和國家有關農村和農業工作的各項方針政策貫徹落實情況的重要歷史記錄，其全面的記載了農村地區各項工作的真實情況。因此，村級檔案的收集也應當以上述講解的各項活動和工作期間形成的文件資料為重點，以此為更新農村政治、社會、文化、黨政建設工作的進行提供完善的資料參考。但就目前來看，我國大部分農村地區的有關村級檔案的材料收集不健全，歸檔率相對較低，導致很多村級檔案中只有一些由上級所下發的文件資料、統計報表、工作記錄等，且這些資料的時間也基本都是最近幾年的，無法為建設新農村提供一定的現實保障。

二、村級檔案管理的具體方案

（一）完善層級管理網絡建設。首先，我國負責檔案行政管理的部門需要通過深入調查來制定村級檔案管理的具體辦法，通過成立市/縣、鎮、村三級檔案管理工作小組，明確各個管理小組的工作職責。而各級管理小組也需要將村級檔案管理列入自己的工作計劃之中，并成立領導小組，將分管檔案工作規劃到每個領導小組的工作職責中。其次，檔案管理部門需要結合其所在地區的實際情況，針對村級檔案管理制定出統一的管理辦法和標準，通過劃定檔案歸類范圍和保管期限的方式，盡量將村級檔案管理工作納入到行政部門日常工作中，對其管理內容進行部署、管理效果和水平進行檢查與考核。為了確保這一管理策略的實效性，政府部門可以先在一些整體水平相對較高的農村地區建立管理試點，在試點成功后，通過總結其管理經驗的方式，在各個地區推廣。其次，強化對村級檔案管理人員的培訓力度，通過提升此類人員業務水平和綜合素質的方式，使其能夠更好地適應村級檔案工作的各項任務要求。最后，我國各個鄉鎮檔案管理部門需要定期到其轄區內各個村莊進行檔案管理效果的初步檢驗，確保轄區內各地區村級檔案管理水平不會存在較大的差異性，從而在轄區內形成完整、連貫的檔案管理工作網。此外，對于我國針對村級檔案管理提出的各項工作要求，要確保其能夠自上而下逐級傳達、貫徹落實；而對于基層提出的各項管理要求，也可以通過這一工作網絡由下而上的提出，由各個上級部門通過層層把關的方式解決，以此來確保村級檔案管理工作可以科學規范的展開。

（二）施行因地制宜的管理方案。對于一些經濟水平較高、發展速度快的農村地區，應該建立其“一步到位”的系統化檔案管理體系，對該地區的所有村級檔案施行集中管理；對于經濟水平較差、經濟發展過于平穩的地區，則應當先提出村級檔案的基本管理要求，建立健全的檔案管理工作機制，明確各管理人員的職責，完善基本管理設置的配置。而后在結合該地區經濟發展速度，逐步創造各類對提升村級檔案管理水平有利的條件，最終實現對檔案的統一集中管理。特別是對于那些處在貧困山區的農村，不僅不能夠提出過高的檔案管理要求，還需要從各個方面給予其足夠的照顧。在管理村級檔案時，我國相關政府部門和基層機構只有從各個地區的實際情況出發，因地制宜地制定相應的管理政策，才可以確保村級檔案管理工作的順利展開和整體管理水平的穩步提升，從而為推動我國建設社會主義新農村提供有效幫助。

三、結束語

總而言之，我國農村地區只有建立完善的檔案層級管理體系和網絡，才可以為農民提供更加完善的社會服務，從而為我國建設新農村帶來極大的推動力。

【參考文獻】

[1]張艷玲.加強村級檔案管理為社會主義新農村建設服務[J].檔案天地,2012(12):43-44.

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近年來，在社會經濟飛快進步的背景下，我國城市化進程加快，這是城市建設發展的基礎。而城市記憶是承擔城市文化傳承的主要媒介，現階段城市記憶已經成為支撐我國社會整體進步的關鍵，它能夠對城市的文化、經濟以及政治等多個角度產生重要的影響，因此城市發展中需要大量地保存城市記憶。在大量的信息在保存過程中，單純依靠單獨的部門來保存海量的信息，無法實現信息的永久和完整保存，而城建檔案相關部門的協同運行，對城市記憶的保存至關重要。

2城市檔案以及城市記憶概述

2．1城建檔案

首先，城市建設方面。其中包括重要的圖表以及數據等形式，能夠詳細描述城市建設的歷史。在進行城市的整體建設和規劃過程中，一定會產生大量數據和信息，這就是城建檔案當中城市建設方面的內容［1］。其中包含城市當中的地形、地質、水文等勘測中產生的數據;城市詳細規劃過程中應用的基礎資料數據;城市土地以及建筑工程管理過程中產生的各種資料數據。其次，環境以及名勝古跡方面。這方面內容主要指的是城市綠化以及名勝古跡建設過程中產生的數據和資料內容，在對這些城建檔案進行應用的過程中，可以有效保護城市當中的歷史文物和綠化現象，如名木古樹、古建筑、環境監測和保護等。

2．2城市記憶

構成城市記憶的因素較多，通常情況下有主體和客體之分。記憶主體指的是在一座城市當中長期生活的人們。他們是創造以及傳承城市歷史的主體。記憶的客體指的是在城市長時間的存在過程中發生的一切變遷，以及因此產生的各種景物，這些事物是能夠被人們所感知的。記憶客體通常還包含兩方面內容:一方面，事物內容，譬如文化古跡以及民間藝術等可以被人們所感知的事物;另一方面，特定的文化內容，如方言、傳說以及音樂等。兩種記憶客體，一種是有形的，一種是無形的，但是在城市的發展過程中是相互作用、相互影響的，是城市記憶當中的重要組成部分［2］。

3城建檔案在城市記憶工程建設中的作用

3．1城建檔案在城市記憶工程建設中發揮基礎性作用

在對城市記憶工程進行構建的過程中，城建檔案可以準確的提供城市發展中的第一手基礎資料。城市記憶工程中包含的城市建設方面相關資料，都是由城建檔案來保存的，其中還包含城建規劃等。在城市記憶工程施工過程中，應對城建檔案進行充分的利用，綜合了解城市在最初建設時所遵循的規律，并分析未來的規劃。城建檔案對舊建筑以及重要城市地段的標記，可以有效應用于城市記憶工程當中，同時提供的古跡環境類檔案具有重要的應用價值。例如，我國遼寧省大連市在進行城市記憶工程建設的過程中，城建檔案當中對城市建筑群進行了明確而詳細的記錄，在處理勝利橋以北的建筑群時，為了明確其性質以及建造時間，可以利用大連市城建檔案提供的信息，從而判斷出這一建筑群構建于近代，是當地最早的城區［3］。再如，城建檔案當中包含大量的城市地名，這些名稱在應用過程中不僅代表了某一地區的名稱，同時還擁有大量的內涵和文化背景，根據城市地名可以對城市的歷史發展以及便簽本進行一定的記錄和推斷。

3．2城建檔案具有資料備份的作用

近年來，我國在積極進行城市建設的過程中，城市逐漸向現代化方向發展，這一過程中拆除了大量歷史悠久、具有一定歷史內涵的建筑，損壞了重要的文物，同時嚴重破壞了周邊的環境。這種現象雖不利于我國實現長期可持續發展，但卻是積極開展城市記憶工程的關鍵［4］。這一過程中，可以充分利用城建檔案，對城市記憶工程進行引導，對重要的歷史建筑以及擁有文化內涵的建筑進行恢復，同時也可以構建縮小版的城市記憶工程，例如公園廣場等，促使城市發展過程中歷史文化、地區風俗得以傳承，并有效改善城市的周邊環境。例如，我國北京市的城建檔案管在運行過程中，就積極實施了多項胡同文化活動，將老北京胡同文化中的名人景色展現處出來，如西交民巷的“勝景再現”等活動，以檔案展的形式舉辦，促使城市記憶工程在開展的過程中更加有據可依，在傳承我國老北京文化以及保護胡同文化具有重要意義。

3．3城建檔案有利于城市記憶庫的構建

城建檔案中包含的內容能夠為城市記憶庫的構建提供大量可靠的資源，可以為城市記憶工程建設奠定良好的基礎。利用城建檔案記錄的先后順序，能夠將城市歷史發展中的脈絡縷清，在對城建檔案中包含的視頻、文字和照片進行利用的過程中，可以整合利用所有的資源，數字化技術能夠有效加工處理這些資料，促使城市記憶庫的構建得以實現［5］。例如，在城市記憶當中，各個地區的名稱是一個重要的組成成分，它在反映實際地理名稱的過程中，同時還呈現出了一定的歷史文化內涵，甚至是城市、地區發展以及變遷的真實描述。由此可見，在有效構建城市記憶庫的過程中，城建檔案的功能不容忽視。

4結語

綜上所述，城市記憶工程是現階段我國積極進行城市建設的重要內容，而該工程實施過程中，城建檔案的重要地位不容忽視。在對城市記憶檔案進行總結和編輯的過程中，應對城建檔案信息資源進行深入的挖掘和應用，促使城建檔案信息內容呈現出全新的應用價值，與此同時，還應當積極結合先進的信息和傳媒技術，大力廣泛宣傳編輯后的城市記憶工程信息，在引起相關部門的重視基礎上，確保城建檔案的功能得到最大程度的發揮。

作者:陳文朝 單位:中山市城鄉規劃局火炬開發區分局

參考文獻:

［1］李愛萍．用城建檔案銘記城市的發展與歷史———對城市記憶工程的思考［J］．城建檔案，2013，16001:23～26．

［2］黃新星．淺談城建檔案管理在城市建設中的地位和作用［J］．四川檔案，2013，17505:60～61．

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（1）查證參考作用。農村合作經濟審計檔案真實地記錄與反映了農村審計實踐中的具有法律效力的證明文件和資料，為“續審”、“復審”或“備查”提供依據。

如我們1988年受市政府委托辦理的一件石巖鎮愛路村村民上告村干部貪污的案件中，上告信中所言村干部“、貪污成性、傾國害民、無法無天”，經詳細調查、核實，取得大量證據，證明該村干部沒有貪污行為，并做出了審計結論，公布于眾。上告信中所言沒有事實依據。而上告的村民不服上訴到市政府又轉到市人民檢察院對此立案復審，經查閱審計案卷，進一步核實、復查，認為我們的審計結論正確，證據充分，認定上告村民犯有誣陷罪，判處其三個月拘役。

（2）作為歷史見證，預防反復。農村合作經濟審計工作的客觀公證性反映在農村審計檔案里，應經得起歷史的推敲。1985年，我們對臥龍鄉紅林村進行了財務審計，查實了當時的黨支部書記有貪污問題。經批評教育，進行了退賠，在支部大會上作了檢查。到1986年整黨時，他怕受黨紀處分想翻案，整黨工作組到市經管站查閱了審計檔案材料，見證據、證言、承認書等充分俱全，無可置疑，予以撥回。

（3）、為改進農村合作經濟審計工作提供參考。農村審計檔案中記錄了各種形式的檔案，反映出農村合作經濟管理實踐中所存在的問題及其違紀者的作案手段。找出這些問題的普遍性、特殊性和規律性，就能“對癥下藥”，采取不同的措施進行解決和整頓。

如我市1985年開展了一年的農村合作經濟審計之后，發現有經濟問題的農村干部多、時間集中、性質略同。感到有一種突發性、普遍性。經分析，是由于1983年以來農村實行改革，落實“大包干”生產責任制時，在下放財產、物資、撤隊并帳，農村財務出現一度混亂的情況下，有些人乘機侵占公款、公物，進行貪污作弊。由于工作的面廣、量大、審計人員又少，很難一下子徹底解決。經研究，利用一冬春的時間，集中全力，發動群眾，搞了一次“兩清”，采取了自查與工作組查相結合、一般與重點相結合的方式，共查處貪污的46人，金額4萬多元；侵占公款公物的251人，金額為32萬多元。為了防止前清后亂，舊問題解決新問題再出現，又建立了市、鄉兩級定期常規審計制度，對經濟違紀問題防患于未然，從而達到對農村合作經濟的財務管理實行經常性、制度性的有效監督。

（4）、起宣傳教育作用。農村合作經濟審計檔案中的大量生動的經濟違紀案例，可作為宣傳黨和國家的財經紀律、制度、經濟法規的反面教材，教育廣大干部、群眾自覺抵制違反財經紀律的行為。我市利用簡報的形式，把審計檔案中的突出的典型案例摘錄下來進行刊登。收到了較好的宣傳教育作用。

（5）、是進行農村合作經濟審計科學研究的依據。農村合作經濟審計檔案中保存著豐富的實踐資料，有事實、有數據、有經驗、有教訓、有調查、有結論。把它總結起來作為農村合作經濟審計科研工作的依據，這對于我們在改革過程中誕生的沒有經驗的農村合作經濟審計工作，對于發展與完善具有中國特色的審計學來說，都具有十分重要的現實意義。

二、建立農村合作經濟審計檔案，是開展農村審計工作的需要，是農村審計工作中不可分割的重要組成部分。

農村合作經濟審計工作起步晚、進展慢，真正形成制度化、專業化、規范化的還不太多。它不象國家審計機關那樣，有專門的機構、專門的人才、標準的程序、規范的制度等，而是由農業經營管理站的沒有經過專門學習和訓練的會計輔導人員兼管此項工作。農村合作經濟審計工作的范圍和內容是由小到大，由單一到復雜逐步發展起來的。農村合作經濟審計檔案也是隨著農村審計工作的發展，從無到有，從小到多，從零星分散到集中統一，逐步地建立起來標準的農村審計檔案。它是適應農村審計工作的需要而建立的，是隨著農村審計工作的發展而逐漸完善起來的。

我市的農村合作經濟審計工作是從1985年開始的，首先是從哪求哪到的應聘審計，逐步擴大到接受、紀檢、組織等部門的委托審計、干部調轉離任審計、企業經濟效益審計等多種形式和項目。所取得的大量審計記錄、證言、詢問筆錄、對帳單、復制憑證、承認書、工作底稿、審計結論和審計報告等繁多的，十分重要的審計資料，都必須妥善、長期地保管起來。作為真實的、客觀的、具有法律效力的歷史證明。這就必須建立嚴密的、專業性的農村審計檔案，它既是依法辦事不可缺少的程序和手段，又是改善經營管理，提高審計工作質量的保證。如農村合作經濟審計案件中的證據是否充分、真實，定性是否合理、處分是否得當，結論是否準確，這在審計檔案中都有實事求是的記載。通過對檔案資料的分析，不僅可以了解案情的客觀公證性，也可以看出審計人員的工作質量和盡職盡責的程度。如果沒有農村審計檔案，在評價被審單位和考核審計工作時，就會言之無據、斷事無力。因此說，只要開展審計工作就必須建立農村合作經濟審計檔案，建立農村合作經濟審計檔案是開展農村審計工作的重要組成部分。沒有農村合作經濟審計工作就不會有農村合作經濟審計檔案資料；沒有農村審計檔案，農村審計工作就不完善，二者是相互依存，共同發展的。

三、建好農村合作經濟審計檔案是實現檔案管理現代化的重要標志。

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其一，可以作為進行檔案考察的依據，檔案主要是用于記錄過去的事物以及還原歷史的，所以它與其他的文獻有很大的區別，根據檔案的特征和形成方式，可以使得檔案的記錄更具有一定的客觀性，并且可以作為讓別人信服的參考依據和保障，因此，檔案可以作為真實憑證而存在。

其二，可以對檔案管理提高一定的參考作用，由于檔案具有參考性和內容復雜性的特征，所以在進行檔案管理中，如果遇到問題，可以在檔案館查找到自己需要的答案，同時，在檔案館的資料是沒有進行改動的，還有很大一部分還有親筆簽名或是手稿以及照片或是錄音帶等，這樣就能反映歷史資料的真實性，

根據以上兩點，我們知道檔案管理工作是至關重要的，所以，作為檔案管理人員，就必須定期對檔案進行檢查，并且妥善保管，并且在管理中具有一定的法制觀念。

二、檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作的規范化

在進行檔案管理中，由于其具有保密性的特點，為了保證檔案的質量以及確保其不被泄露，這樣就必須要對檔案管理工作運用集中式的管理方式進行管理，并且在管理中的每一個環節都要進行嚴格的控制，主要包括對于裝檔案的袋子一定要進行統一的印制、對檔案管理的工作人員進行定期的培訓以及對檔案整理和驗收的方式進行統一的制定，這樣才能促使

檔案管理工作更加規范化，也為日后進行檔案管理工作提供了一定的保障。在進行檔案基礎工作時，一定要進行檔案服務創新，并且高效的開展，這樣就使得檔案館的檔案接收、檔案整理以及檔案編目等工作都更加規范，也有效的促進了檔案學的理論研究。

（二）檔案管理工作的信息化

相比較與傳統的檔案管理工作，現代的檔案管理工作更加信息化，并且可以將紙質檔案與現代的電子檔案進行相結合管理，同時還可以運用科學合理的管理方式，實現其信息化。

此外，由于其具有檔案錄入的及時和靈活的優勢，這樣既提高了檔案管理工作的效果，也提高了檔案管理工作的工作效率，從而更加促進社會的進一步發展。

（三）檔案管理工作的安全性

在進行檔案管理工作過程中，無論是在檔案和查找和閱讀方面，還是在檔案建立方面，都需要檔案管理工作人員進行嚴格的監督，才能保證檔案的完整和完全。所以，在檔案管理工作中，一定要保證其具有安全性的特征。現階段，由于檔案管理工作實行了集中式管理，這樣檔案管理的安全性就得到了很大程度的提高。此外，在建立檔案時，一定要采取嚴格的監督機制；在查找和閱讀檔案方面，一定要制定嚴格的檔案查閱制度，沒有經過批準一律不能進行檔案館。

三、提高檔案管理工作的策略

通常情況下，我們應要高度重視檔案管理工作，并且還要科學合理的改變檔案管理人員的綜合素質以及增強他們的專業管理知識，這樣才能夠有效的實現檔案的共享和價值，從而促進社會的不斷進步。

首先，由于檔案管理工作的質量與管理人員專業知識和職業素質有著直接的關系，這樣就必須加大對檔案管理者專業知識和職業素質的培訓。主要是加強管理人員對檔案材料的及時歸檔工作，這樣就可以提高他們的歸檔和管理意識，并且可以及時準確的進行檔案的收集和整理以及保管和統計等一系列工作。從目前的發展形勢來看，檔案管理工作向著現代化和多樣化的方向在發展，因此，作為管理人員就必須要對檔案管理方式進行深化和改革，只有不斷的提高綜合素質，才可以順利的實施現代化的檔案管理工作。

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1、前言

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。檔案管理盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。

2、企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。

3、電火企業檔案管理存在的問題

3.1 歸檔不齊全，管理不規范由于一些電火職工對《檔案法》不甚了解，對電火檔案也不夠重視，存在重安全生產，輕管理的現象，所以電火檔案管理的檔案工作仍存在有法不依、有章不循管理不規范現象。 近年來，在企業資產重組、單位轉制、項目招投標、質量體系認證、產權登記過戶等工作中產生了各種門類的新型帳外檔案資料，而檔案人員對新型檔案資料不了解以及收集的滯后性使這些檔案在收集過程中容易遺漏，從而導致檔案資料收集不完整。

3.2 檔案管理人員素質不高由于大部分檔案員不是檔案專業畢業的， 對檔案管理比較陌生，部分檔案員由于年齡大或身體欠佳由其他部門照顧到檔案部門，致使造成知識結構不合理，年齡結構也趨于老化。 當前，電火部門實行垂直管理，工作環境較以前都已有很大的改變，在舒適的環境里工作，圖安逸，因循守舊、不思進取現象較為普遍。

3.3檔案意識不強。 在電火企業的生產經營過程中，一部分企業對檔案工作的重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在電火企業管理中的重要性和必要性。 應該打破“輕檔案”的傳統思維模式，將檔案工作完成情況與全員績效考核掛鉤，從而強化全員的歸檔意識和責任意識， 確保公司在生產經營和管理活動中形成的，對企業具有保存價值的各種形式的文件材料及實物及時歸檔。

4、加強電火檔案管理對策

4.1提高檔案工作者的業務素質

檔案工作是一項專業性很強的企業基礎工作， 檔案人員政治、業務素質的提高，是保證檔案工作順利進行的根本保障，也是檔案管理水平得以提高的重要條件。 所以檔案人員應具有較高的、相應的專業知識，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術。 對電火企業的檔案工作人員，企業應該經常把他們送出去培訓專業知識，同時也培訓相關的計算機以及企業管理知識，讓他們既懂檔案業務知識，又知道企業管理知識，更明白如何運用計算機去管理檔案。 當然，電火企業檔案工作者也應主動努力提高自身的業務素質和休養，積極主動去學習專業知識。 同時也要利用業余時間去學習相關的專業知識，完善自己的知識結構體系， 切實提高自身的整體素質和綜合能力，做到電火企業檔案分類，歸檔準確，規范、標準，同時對于檔案信息的開發和編研起到促進和推波助瀾的作用。

4.2加強檔案的信息開發利用，為企業發展決策提供可靠依據。

電火企業檔案管理的目的就是開發利用檔案信息資源，為企業經濟建設服務。 企業檔案工作的服務由過去的封閉型轉換為開放型，改變了以往重視管理，忽視開發利用工作的弊端。 增強了信息的開發意識，積極開發檔案信息資源，真正體現檔案的實際價值，為企業發展和建設提供及時、準確、系統、全面的服務。 企業檔案打破傳統服務方式，更新觀念、轉變作風、主動出擊，把握市場動態、預測企業要求，了解捕捉市場經濟和企業所需的檔案，從而主動地、有針對性地做好服務工作。 企業檔案部門要及時了解企業各階段中心工作和重點工作開展情況，擴大充實檔案資料的信息量，為企業發展決策提供可靠依據，以增加企業的經濟效益。

4.3規范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

數字化技術的應用和普及，推動了檔案工作的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。 在工程建設過程中，施工單位對紙質檔案要按照規定統一載體、統一格式，在歸檔的同時，也需將電子文檔歸檔，才能提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現在企業各部門之間實現資源共享，對檔案編研工作也起到整合作用。 一份真實、完整的工程檔案是一個電力建設工程全過程的反映， 而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須從一點一滴做起，以求真務實的工作作風，加強電火企業施工工程技術檔案管理工作，有效利用好檔案資源。

5、檔案案卷質量的控制

從檔案形成到檔案移交，積極、主動地尋找改進機會進行質量改進，檔案人員除了參加工程質量監督檢查、竣工驗收外，還要組織檔案案卷質量的檢查，做到“三查三整改一驗收”。

5.1在單項工程進入時，由檔案工作小組組織對各單位形成的文件、記錄、圖紙資料的格式、簽名、蓋章等是否符合規定進行全面檢查。

5.2在檔案立卷前，對照分類大綱查檔案的分類是否科學，初擬的案卷標題是否準確，卷內目錄編制是否便于日后查找，以及文件資料是否用正本、原件歸檔。

5.3檔案立卷完成準備移交前，再次抽查檔案整理立卷的案卷質量，如裝訂是否牢固，有無去釘等。每次檢查發現的問題都用檔案整改通知單發送相關單位進行整改；在下次檢查時同時檢查前次發現問題的整改情況。最后在工程竣工驗收后一個半月中，立卷全部完成并具備驗收條件時，對照案卷目錄和卷內目錄組織驗收并辦理移交手續。通過不斷循環的改進，使案卷達到高質量，從而創建出精品工程檔案。

6、火電企業工程檔案管理的突破及其實施效果

5.1工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。

5.2工程項目文件的整理方法

編制火電施工工程檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有火電施工建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。

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1 引言

企業科技隨著社會科學技術的不斷發展，眾多的科技成果、科技資料也不斷涌現出來，從而為企業科技檔案增多了很大的數量，像過去傳統的科技檔案管理模式，遠遠已不能滿足當前科技檔案管理工作的要求，更談不上再轉化為生產力了。企業科技信息化管理作為一種現代化的管理模式，也越來越顯示出它的重要性和必要性。

2 企業科技檔案信息化管理的重要性和必要性

1）企業推進科技進步的需要。當今科學技術的發展實質上就是一種連續的社會活動，其科學研究離不開參考、借鑒已有的科研成果；同時社會的進步離不開科學技術的推廣與普及，而科技檔案卻蘊含著豐富的科學知識、科學思想、科學方法、科學態度和科學精神，以及它向公眾傳遞的知識和信息。所以，至于科技檔案信息化的研究，它對科技檔案的開發利用和促進科技進步都具有著非常重要的現實意義與深遠影響。

2）企業科技檔案信息化建設是自主創新的需要。在企業科技活動中，繼承和創新則是科技活動永恒的主題，而創新又是知識經濟的核心與關鍵。信息則是創新的誘因，科技檔案則是一種重要的科技信息資源，它在科技創新中具有奠定基礎、啟迪思維和激勵人們不斷探索的作用。因此，我們充分利用科技檔案信息資源，對于避免科研的低水平重復、降低科研成本、提高科研效率和建設新型的自主科技創新體系，這都具有十分重要的現實意義，這也是自主創新的迫切需要。

3）企業科技檔案信息化建設是加速科研成果轉化的需要。企業將科技檔案信息化、數字化、網絡化，并建立科技檔案信息資源共享體系，則能充分體現科技檔案“管理在于利用”的目的，也是提高科技成果轉化率和產業化率的重要手段。只有依靠科技進步，才能加快企業經濟發展的速度，提升企業經濟效益效。

3 企業科技檔案信息化管理的主要內涵

1）科技檔案的概念與內涵。它是指在自然科學研究、生產技術和基本建設等活動中所形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡捷的說，科技檔案就是在科技、生產活動中產生的一種科技信息及其載體；科技檔案直接記述和反映科技、生產活動過程和實體，是一種真實的歷史記錄。在如今知識經濟時代，也是信息化時代，如何充分開發科技檔案這個基礎性的、原生性的信息資源，使其產生更好的經濟效益和社會效益，不僅需要做好科技檔案信息資源的開發工作，也要做好科技檔案管理的信息化工作，以便為企業再利用。

2）科技檔案信息化管理的主要任務和目標。實質上，它就是將計算機技術、信息技術、通信技術等充分運用于科技檔案的整理、保存、管理和提供利用等環節中，以實現科技檔案管理的標準化、數字化、系統化和網絡化。而其中的科技檔案數據庫建設，則是實現檔案信息化管理的基礎。只有加強檔案數據庫的建設與應用，才能加快推進檔案信息資源的整合與共享，以滿足企業科研工作者對科技信息的需求，這也是當前科技檔案管理工作的最重要的任務和目標。

4 企業科技檔案數據庫建設的措施

企業在檔案數據庫建設上，也是一個長期的而又復雜的系統化工程。它包括各類標準規范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數據存儲服務器和提供數據檢索服務的軟硬件平臺的建設，以及開展基礎數據庫建設的組織和團隊，甚至長效服務機制的形成等。

1）標準規范體系的建設措施。在企業標準規范體系建設上，其包括元數據格式規范、管理規范和業務工作制度。①要制定數字化檔案的存儲標準與格式規范，并明確檔案數據庫的存儲與訪問方法。其中包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式、著錄規則與要求；各種類型檔案內容（其包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結構化信息）的描述方法、格式要求、存取方式，以及訪問機制等；檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求。②要制定檔案數據庫建設的管理規范和制度，并確數據庫建設過程中的程序化和規范化操作方法。它主要包括數字化數據庫的建設步驟、方法和要求；數字化檔案信息的網絡存儲、離線備份和災難備份與恢復的功能、性能、技術規范和管理規定；數字化檔案信息的安全管理規范、備份方式和要求；備份的數字化檔案信息的管理方法等；檔案數據庫的原始性保障措施，并規定如何采用身份認證、數據加密、電子簽名等技術確保檔案的真實、完整、有效和憑證性作用；數字化檔案信息的授權訪問制度，并定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權管理與訪問制度。③要制定檔案數據庫建設的業務規范和制度。就是說明確接收數字化檔案信息和開展檔案數字化加工的工作要求。它主要包括數字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內容、范圍、方式、方法，以及安全保障等。

2）企業科技檔案信息資源滾動建設措施。在科技檔案信息資源滾動建設上，主要包括數據庫平臺的建設，以及數據著錄、數據處理、數據整合與數據備份系統的建設方面。①數據庫平臺則是指存儲檔案數據的軟硬件存儲系統，包括網絡存儲設備的選型、安裝、調試和使用。而數據庫管理系統，存取數據的軟件平臺，多門類檔案數據存儲方案的確定和實施，以及數據存儲系統的升級、維護與持續服務的計劃和工作要求等。至于檔案數據存儲系統的建設，主要涉及需求分析、方案確定、設備的購買，以及與服務器的連接等內容。網絡存儲設備一般應與服務器的購買同步來考慮。多數服務器供應商可提供存儲解決方案，并能提供服務器與存儲設備之間的集成和互聯。②數據著錄系統則是獲取檔案信息的門戶應用，它包括檔案內容信息、檔案目錄和標引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內容。對于著錄系統的建設，主要是將標準規范加以實施，在數據入口處將不合規范的數據進行預處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數據捕獲到數據庫存儲系統之中。③系統是實現批量數據導入、導出、掛接和規范性校的自動化數據著錄系統，它由技術支持人員完成的，系統的建設需要根據檔案業務工作的需求，總結和預先定義數據處理的標準及自動處理規則。④數據整合系統則是在數據處理前，根據檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進行分門別類的整理和規范化處理，這便于實現檔案信息資源的集成與共享。⑤數據備份系統建設的目的就是提高數據的安全性。所以，根據備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機備份兩種模式。在數據備份系統建設中，一要建立實施備份的軟硬件支撐平臺系統，二要制定備份的策略和計劃，并在工作中實施和維護。與此同時，還需要對備份的數據實行全面的管理，其內容不可缺失。

5 結束語

綜上所述，隨著社會信息化程度的提高，企業科技檔案管理工作也就要融入先進的服務手段和良好的服務效果。科技的飛速發展，科研工作再對信息資源共享的要求也就越來越高、越強烈，科技檔案的利用也就會越來越多。而數據庫技術的應用，這就可以使科技檔案在科技發展中發揮越來越重要的作用和效果，倍顯更加重要。

參考文獻

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[2] 劉俊鳳.關于檔案管理現代化建設的幾點思考[J].中國成人教育，2006（7）.

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收錄日期：2015年10月23日

高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來高校不斷擴招，其基礎設施的建設也比較頻繁，所以存在著大量的高校基建檔案需要管理。然而，目前我國高校基建檔案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開展。因此，本文在論述高校基建檔案特點的基礎上，提出了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而針對這些問題出現的原因，提出了促進高校基建檔案管理工作發展的重要措施。

一、高校基建檔案主要特點

高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點體現在以下幾個方面：第一，獨立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨立性，每個高校基建檔案都需要進行分開裝卷，同時需要根據工程的不同階段，將相關的資料準備完善；第二，廣泛性。由于我國高校基建項目的種類比較多，同時規模大小也不盡相同，所以說高校基建檔案的來源比較廣泛，參與高校基建項目的人員比較多，資料相對來講比較復雜；第三，實用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對于促進高校的發展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時也記錄著重要人員的信息等等；第四，長期性。高校基建檔案的管理工作持續的時間比較長，從高校基建工程的開始到基建工程的結束，這一時期的資料都需要進行整理，所以是一個較為長期的過程。

二、目前高校基建檔案管理中存在的問題

高校基建檔案的內容比較復雜，而且管理的信息也比較多，這就對高校基建檔案管理工作提出了較高的要求。然而，通過本文的調查和研究得知，目前我國高校基建檔案管理過程中還存在很多問題。

（一）沒有認識到高校基建檔案管理工作的重要性。對于很多高校來講，并沒有充分認識到基建檔案管理工作的重要性，主要體現在以下幾點：第一，缺乏對高校基建檔案管理工作重要性的宣傳，使得相關工作人員沒有充分意識到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設施不全，由于高校沒有對高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開展。

（二）缺乏完善的高校基建檔案管理制度。雖然很多高校都在對高校基建檔案進行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現在以下方面：第一，部分高校缺乏相應的管理制度，從而無法對高校基建檔案管理工作進行約束，因此造成了高校基建檔案管理工作的混亂，無法保障高校基建檔案管理工作有序正常地開展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關的規章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無法在實際工作中對高校基建檔案管理進行指導；同時，很多高校在開展高校基建檔案管理工作的過程中，沒有完全按照規章制度進行，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展。

（三）管理人員素質有待提高。高校基建檔案管理工作的開展，離不開管理人員的用心工作。但是，通過本文的調查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質有待提高，主要體現在以下幾點：第一，高校基建檔案管理工作對于管理人員的專業技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業技能的人才對高校基建檔案進行管理，從而無法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對高校基建檔案的管理采用系統化的管理程序，但是很多管理人員不具備計算機等相關知識，無法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。

三、完善高校基建檔案管理工作的相關措施

通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點，同時也使得針對高校基建檔案的管理工作更加復雜。所以，在高校基建檔案管理工作中仍然存在很多問題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展，因此為了更好地完善對高校基建檔案的管理，可以參考以下幾點：

（一）重視高校基建檔案管理工作。對于很多高校來講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問題的重要因素，所以為了更好地促進高校基建檔案管理工作的開展，必須要重視高校基建檔案管理工作，為此可以做到以下幾點：第一，積極宣傳高校基建檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，能夠在實際工作中更好地約束自身的行為，促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，增加對高校基建檔案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進的管理設備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進行服務。

（二）完善高校基建檔案管理規章制度。建立完善的高校基建檔案管理制度，能夠更好地指導高校基建檔案管理工作的開展，同時對管理人員的行為進行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規章制度，也是促進管理工作順利開展的重要措施，為此可以做到以下幾點：第一，補充高校基建檔案管理工作的重要細節，在進行高校基建檔案管理工作的過程中，很多細節如果不注意就可能影響管理工作的正常開展，所以將這些細節寫入高校基建檔案管理工作的規章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不同高校在進行完善高校基建檔案管理工作的過程中，由于學校自身的特點其側重點有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不斷彌補高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進高校基建檔案管理工作的開展。

（三）促進高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國信息化的時代已經到來，信息化進程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進一步促進高校基建檔案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點：第一，需要為高校基建檔案管理工作投入更多的信息資源，例如：計算機設備、辦公設備、網絡設備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎；第二，在對高校基建檔案進行管理的過程中，除了需要保留紙質版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對檔案進行復制和存儲，有利于更好地進行高校基建檔案的保護。

（四）進一步提高高校基建檔案管理人員素質。高校基建檔案管理人員的素質是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進行高校基建檔案管理工作，需要進一步提高管理人員的素質，為此應做到以下幾點：第一，對檔案管理人員進行培訓和教育，使其能夠充分認識到高校基建檔案管理工作的重要性，同時能夠使其熟悉相關的規章制度，在實際工作中按照規章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進管理人員信息技術的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進一步促進高校基建檔案管理工作的順利開展。

四、小結

通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案對于高校來講是非常重要的，是保證高校有序發展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點的基礎上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而提出了促進高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國高校基建檔案管理工作的不斷完善，能夠更好地對高校基建檔案進行管理，從而促進高校管理工作的進一步開展。

主要參考文獻：

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合并中的高職院校領導大多都把學校工作的重心放在教學管理和招生就業上，認為基建方面只要把工程的質量關把好就行了，對于基建檔案的重要性認識不足，重視程度不夠。

2、管理人員素質不高，責任心不強

大數多的基建檔案管理人員都是臨時指派的，不但沒有專業工作能力而且沒有責任心，更談不上和學院檔案館檔案管理工作的統一。

3、管理制度不規范，管理手段落后

目前基建檔案管理大多沒有明確的管理制度，多是進行最基本的材料收集、整理與保管，沒有按制度對基建檔案資料進行分類、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高職院校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領導的重視程度不高，現代化的管理工具也不能及時配備，手工管理模式仍是目前管理的常態。手工管理效率低，不能完全體現基建檔案的參考價值和使用價值。

二、高職院校基建檔案管理規范化的途徑

1、提高重視程度，增強全院師生的基建檔案意識

首先要積極主動的通過學院網絡、廣播、報紙等媒體大力宣傳基建檔案在學院建設發展中的重要作用，引起全院師生對基建檔案的重視;其次，要求各部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時交給基建檔案管理人員讓及時歸檔;再次，要在各部門明確1名基建檔案管理工作的對接人，對這些對接人要定期實行培訓，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務。

2、做好基建檔案制度建設，強化執行力度，提高基建檔案服務水平

要根據本院的實際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時期高職院校的基建檔案管理機制，來保障基建檔案管理工作的常態化開展。一是要做好保密制度，確保基建檔案不失密、不泄密;二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴格的標準，借閱有特定的制度，保密有條例，庫房管理有合理的措施，開發利用有明確的方向和目標。三是各項制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建檔案監督管理機制

基建檔案是學院建設過程中形成的第一手資料，在學院以后的建設發展中起著至關重要的作用，所以基建檔案的監督管理機制一定要完善。完善的監督管理機制能有效地發現、制止、糾正基建檔案使用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。

4、對基建檔案管理人員要不斷進行再教育，提高其創新服務能力

學院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質都有待提高。要不斷對基建檔案管理人員進行繼續教育，提高基建管理人員的業務水平和思想境界。在新形勢下，傳統的檔案管理模式和服務方式已經不能滿足時代的需要。通過繼續教育學習使得基建檔案管理人員掌握現代化管理手段，把基建檔案管理由原來的手工管理變成現在的數字化管理。通過學習，讓基建檔案管理人員從思想深層認識到基建檔案在高職院校檔案管理中的重要性，以促使其發揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。

5、拓展基建檔案的信息來源，提高基建檔案收集的完整性

高職院校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據基建檔案形成的規律和特點，有效的指導和組織各相關部門做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進行。

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一、基建檔案的作用

基建檔案作為檔案的一種，其中包括文字、圖表、圖紙以及相關的音視頻文件等，基建檔案的出現是在工程項目開始建設到結束的整個過程中，涉及到多個部門的施工管理文件。基建檔案作為施工建設管理的重要內容，是施工過程記錄的重要數據，對于工程項目的施工、檢驗、竣工驗收以及日后的維修等具有重要的價值，更是相關部門管理的重要檔案。對于基建工程而言，是社會發展、單位水平提高的重要提現，同時也作為一項重要的基礎工作。在基建項目建設的過程中通過檔案的形式對建設過程進行規律、系統、規范的記錄存儲，可以為以后工程項目的發展以及過程中問題及時的解決起到不可忽視的作用。系統完善的基建檔案作為作為技術人員成果的提現，有助于增強相關人員的技術水平，推動單位技術水平的提高，有助于單位自身檔案管理以及施工水平的規范化、合理化發展。

對于基建工程而言，項目的開始都是根據統一的建設任務書以及總體設計進行的，整個項目作為幾個單體項目的綜合，在項目預算上進行統計評估，行政管理上具有獨立的組織形式。由于不同的基建項目具有不同的特點，因而相應的基建檔案本身的技術水平、技術要求以及檔案管理的難度都有區別。基建檔案作為工程初期階段招投標、文件編報、工程施工、竣工檢測等不同階段的最為完整的記錄，是工程建設的重要資料依據，更是有關建設單位維權以及相關單位維護合法利益的保障。為了促進基建工程的順利開展，需要對基建檔案進行統一管理，并且定期對其進行收集、分類以及整理，從而有效加強基建檔案的實用性，為后續基建工程的開展提供必要的服務。在基建項目開建的初期，需要對項目整體情況進行考察審核，在項目前期需要作出符合需求的可行性研究，做好選址以及土地規劃等工作，這些工作的開展需要用以往的基建檔案作為建設依據。此外，基建檔案更是工程后期竣工驗收的重要依據和材料憑證。因此，加強基建檔案的管理工作，對于基建工程建設有著重要的作用。

如上所述，基建檔案作為基建工程最為完整詳細的記錄，對于工程后期的完善以及使用過程中的維修、改造具有重要的意義。基建檔案真實有效的體現了基建工程在施工以及管理中的全部過程，加強基建檔案的管理和歸檔，不僅僅有助于后期工程建設，更有助于促進對基建工程的監督。對于工程事故的處理，基建檔案有著重要的作用，可以為事故問題的解決提供數據以及技術依據。因此，加大對基建檔案的管理力度，是提高基建工程質量、管理水平以及維護人民財產權益的重要保障。

二、基建檔案管理存在的問題

首先，基建檔案管理工作的重視程度有待加強。為了抓住新時期的發展機遇。國家提出了一系列的改革發展政策，不斷完善國家基建工程的管理體制，明確工程建設、管理的法律法規，制定了基建檔案的管理標準，這也是對傳統基建檔案管理的挑戰。基建檔案本身具有工期長、環節多以及涉及部門較多的特點，因而基建檔案也就比一般的檔案復雜，只有將基建檔案的管理系統化，才能有效完整的做好基建檔案的管理工作。在實際檔案管理中為了追求經濟利益以及工程進度，很多單位沒有給予基建檔案管理足夠的重視，進而出現了基建工程建設與基建檔案歸檔不協調，甚至由于工程管理水平不高導致的基建檔案的遺失和損壞的情況。

其次，基建檔案管理意識有待加強。在對基建檔案進行管理的過程中，相關分管領導以及材料管理員的重視程度以及管理意識有待提高，對于基建檔案重要性的思想認識不夠，在對基建檔案進行管理的過程中管理人員不固定，從而造成基建檔案管理的不連續，檔案管理責任沒有具體到人，缺乏完善的檔案管理機制。同時，需要加強對基建檔案重要程度的宣傳力度，明確檔案管理責任人，提高對基建檔案管理責任人專業水平的要求，定期對其進行檢查監督，對于出現的問題及時處理，從而完善基建檔案管理程序，做好基建檔案的歸檔工作。因此，提高基建檔案的管理意識非常重要。

再次，傳統的基建檔案管理模式需要優化完善。新時期的基建工程與傳統的基建工程存在很大的區別，不僅僅在于基建工程的規模，工程建設周期以及相關配套設施也存在很大區別。要滿足新時期國家開發建設的需求，就要不斷及時的完善相關規章制度，加強對基建工程的質量管理。設立專門的基建檔案管理工作崗位，明確檔案管理人員的工作職責，提高檔案管理工作者的工作水平，設立專門的檔案室，提高對基建檔案管理的重視程度，促進檔案管理體制的不斷完善。建立統一完善的檔案工作管理標準，統一有關檔案管理部門的工作要求，提高基建檔案管理的規范性，加大對檔案管理的監督指導，制定完善有效的措施，是當前需要解決的重要問題。

三、加強基建檔案管理的方法對策

首先，樹立科學的檔案管理理念，不斷提高檔案管理意識，進而實現現代檔案管理的市場化和信息化，加大對《檔案法》的宣傳力度，保證新時期檔案管理人員充分理解基建檔案管理的重要性。同時，提高基建工程建設各級領導以及相關檔案管理人員的主動性，有效提高基建檔案的管理水平。加強檔案管理有關部門之間的平衡、協調，促進建設單位、設計單位、施工單位以及監理單位之間的配合。明確新時期檔案管理工作的重要性，盡快提高有關工作人員的責任感以及科學管理意識，保證基建檔案管理的規范性和完整性。

其次，完善基建檔案管理體制。對于傳統的基建檔案管理體制而言，存在很多不完善的地方，基建檔案管理相關的規章制度不夠健全。在現代基建檔案管理中，需要根據基建項目的實際情況以及特點，建立合適的工作標準以及管理制度，設計專門的基建檔案管理檔案，明確基建檔案管理人員的工作職責，建立完善基建檔案管理網絡體系，促進各相關部門之間的合作和配合。根據國情和單位基建工程情況以及國際先進管理模式，實行基建檔案現代化專業管理模式，制定基建檔案各項規章制度，依法治檔，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理。

再次，做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機制。基建檔案業務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。加強基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環節連著一個環節，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展以及日后的維修工作。所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態度，貫徹落實基建檔案工作的規定和措施。基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。

最后，加強檔案人員的業務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化等素質。檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業知識，優化知識結構，拓寬知識面。充分利用信息化，建立完善新時期的檔案管理體系，提高基建檔案管理水平。

總之，在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，做好基建檔案管理工作，實現基建檔案工作自身價值，才能提升單位管理水平和基建工程建設水平。

參考文獻：

[1]張梅. 如何做好基建檔案管理工作[J]. 咸寧學院學報，2009，02：124-125.

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二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不強

項目主管領導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學習宣傳落實的主動性不高，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩定，檔案管理職責沒有落實到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。

2.基建檔案管理體制不完善,檔案質量、安全得不到有效保障

出于工程項目建設成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，基建檔案設施設備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現代化程度與工程建設快速發展的需求不匹配，缺乏相應的工程檔案管理軟件，計算機管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。

三、加強基建檔案管理的對策

1.轉變觀念，增強對檔案重要性的認識

基建工程檔案管理正逐步由企業內部管理向信息化、市場化、社會化管理轉變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認識基建檔案是提高基建工程管理質量的關鍵和保證。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領導和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規章制度

根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責權限，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國工程建設中，更應主動借鑒國際先進管理經驗，建立符合國情和自身運作特點的現代化基建檔案專業管理模式。比如，目前國內工程建設一般采取項目經理承包責任制的方式，由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等，對工程項目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項目承包合同時，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標準中，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準時才能兌現項目承包獎，就能保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎設施配備

檔案人員應主動向領導匯報基建檔案工作出現的問題以及配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。積極協調建設符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設備，改善基建檔案工作環境條件。

4.實現過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項目管理中

一是基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。二是建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，并規定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監督、規范基建檔案的質量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進行。

5.規范基建檔案立卷標準，提高立卷質量