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根據國家檔案局2006年頒布的8號令《機關文件材料歸檔和文書檔案保管期限規定》，結合我院實際情況，我們重新制定了歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔辦法和要求，把立卷歸檔工作納入各職能科室和業務部門的職責范圍和考核目標，下達歸檔計劃和歸檔任務書，并做好監督、指導工作，以確保每年形成的各種文件材料齊全完整，定期歸檔。

對兼職檔案員進行業務培訓。因醫院綜合檔案所涉及的面廣，如科研檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案等，這些檔案資料的形成沒有規律性，無法參照其他門類的檔案進行有計劃、有目的收集，收集和管理起來難度較大。而檔案管理人員大多是兼職，常因其他工作較忙而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，檔案業務知識掌握較少，管理技能相對不高。針對這種情況，我們邀請檔案主管部門的專業人員進行授課和培訓，定期組織檔案管理人員進行參觀考察，不斷學習各兄弟單位的好作法、好經驗。

2 推進檔案收集工作的規范化

我們在文件形成階段就對文件結構、紙張規格、書寫材料和規則等加以規范，并對區分全宗、分類立卷，劃分檔案保管期限，案卷編目裝訂與排列等一系列工作都推行了標準化，這使我們接收的檔案有了明確具體而統一的質量要求。如紅頭文件的形成，我們規定必須到醫院辦公室填寫文件簽署單，分管領導簽批后再發行。為使全院書寫墨跡統一，我們檔案管理人員到保管室進行講解，對不符合檔案管理要求的墨水不予采購。對不符合要求的檔案，我們采取退回原科室，修改后再上交的辦法。實施檔案標準化大大改善和提高了歸檔檔案的質量，為實施現代化管理創造了條件。

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正文 油田企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，是提高油田工作質量和工作效率的必要條件。只有更好地發揮油田企業檔案管理在油田建設發展中的作用，最大限度地實現油田企業檔案的價值，才能更好地為油田企業經濟的持續發展和相關工作服務。如何做好油田企業檔案管理工作，也是目前工作中的重點。

一、油田檔案管理的重要性

許多人輕視檔案管理工作，認為作用不大，可有可無。實際上，檔案對于企業管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進企業資源的開發，可以提供各種有價值的信息。同時，企業檔案也是文化建設的有機組成部分，一個企業從它創立之初就不斷地積累著企業檔案，企業的文化思想忠實可靠地記錄在企業的全部檔案之中。它不但記錄著企業產生、發展和企業文化建設的歷史，它還能為企業文化建設、生產提供依據和參考。油田企業檔案管理主要是油田生產、開發、經營活動的原始記錄和重要憑證，記錄著油田發展的重要歷史階段，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發展極其重要的無形資產，是油田勘探開發和經濟活動的基礎，是油田尋求長期發展的保證。因此，我們必須重視油田檔案管理工作，使檔案管理工作在油田勘探開發和生產建設中發揮更大的作用。

二、油田檔案管理工作中的問題

1、領導對檔案管理工作重視程度還不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要保留好，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，很少有人檢查考核落實。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應現在的管理需求。

2、檔案標準化程度低。這個問題是我國檔案管理的普遍問題。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。同樣，油田檔案管理工作表面上也都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也存在很大問題，結果導致檔案收集從一開始就不規范，少數部門和單位對于需要歸檔的資料重視程度不夠。在檔案整理的過程中，缺乏統一的工作標準，存在著井號混亂、類別不清，卷內目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，檔案管理輸入以及入庫費時費力，影響了檔案利用的價值。

3、缺乏高級管理專業人員。現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。而油田檔案管理人員群體中學歷一般，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題，在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

4、檔案管理工作不具備自動化管理水平的基本要求。實現自動化管理油田檔案的口號在油田企業中已經喊了好多年了，但是檔案管理工作仍然沒有取得實質性的進展，也遠遠沒有達到網絡自動化管理的要求。很多檔案室的所謂自動化設施僅僅是具備了幾臺計算機，但是檢索方式和錄入方式仍然需要人工進行操作。

三、建議和措施

1、油田企業各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業發展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導。尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。同時，領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，發揮各自優勢，加強各部門檔案管理上的聯系，從而全面提高檔案的管理工作水平。

2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3、目前油田企業嚴重缺乏檔案管理高級人才，要提高檔案管理工作水平，加強對檔案管理人員的培訓力度，使檔案管理人員的工作技能全面提升上來。對員工的培訓要具有一定的科學性，結合實際工作案例，為員工講解在工作過程中主要的問題以及類似問題的解決措施，提高員工的愛崗敬業意識，增強管理團隊的專業技能等。

4、強化管理意識，加大投入力度。要關心和支持檔案管理工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施， 有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

5、紙質檔案與電子檔案共同發展。增設電子歸檔系統，運用現代化技術對檔案管理體制進行改革，對于信息量大又不便于用紙質檔案保存的檔案歸檔到電子檔案中，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，使紙質檔案和電子檔案共存，盡快使檔案管理工作與現代化科技接軌。

6、加強檔案信息的后期利用和學習。檔案資源是每個單位十分寶貴的一筆財富，加強它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續發展。同時，把其中有價值的部分作為新員工進入單位的一堂學習課不失為一個很好的辦法。

參考文獻

[1] 任曉云，李金萍，，淺析油田檔案管理工作的重要性[J]，中國科技博覽，2013年第7期.

[2] 張建國，淺談油田企業檔案管理工作[J]，企業技術開發，2013年第3期.

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檔案管理工作科學化水平的提高是隨著信息化發展而催生出的一個課題。科學技術水平的不斷提高對檔案管理工作提出了新的更高要求。檔案管理的傳統模式已經不能適應當前檔案管理工作的日常要求，在創新并完善當前的檔案管理模式的同時，還要對檔案收集、收藏和傳播等不同流程進行全面優化，才能使檔案管理的科學化目標得以早日實現。

檔案管理工作的科學化水平提高是檔案管理事業發展的重要途徑。日常的檔案管理中，由于檔案的種類增多，年份較長，使得檔案的整理工作難度較大，而且影響檔案的科學分類和有效傳輸。正因為此，檔案管理科學化水平的提高，有利于簡化檔案管理工作復雜流程，從而有利于推進檔案管理事業現代化發展。

檔案管理科學化水平提高深刻體現了科學發展觀的必然要求。科學發展觀提到統籌兼顧的工作方法和全面、協調、可持續的要求都對檔案管理工作提出了指導性的作用。檔案管理是我國文化建設中的一個重要方面。因此，提高檔案管理科學化水平是找尋民族文化根源，實現文化自覺的一種重要方式。更是順應科學發展觀，使檔案充分發揮其重要性必然途徑。

2目前檔案管理工作存在的問題

2.1重視程度不足

雖然一直以來，黨和政府高度重視檔案管理工作，但仍存在著某些機關單位檔案不重視檔案管理工作的現象，這主要表現在在對一些文獻資料保存不夠及時，對很多檔案資料的留存和保護沒有建立一套科學的管理機制。這些都是造成檔案資料的保存不當，檔案建設和發展較為遲緩的重要原因。

2.2檔案管理工作制度不夠健全

在一些機關單位中，存在著這樣一種現象，檔案管理工作缺少制度上的保障，使得檔案管理工作形式不正規的現象較多。檔案管理工作的標準化水平全憑檔案管理人員的工作經驗決定，對需要歸檔的內容，歸檔的操作形式，歸檔之后的保存等都缺乏合理有效的定義與操作程序。這也是對檔案管理工作的科學化、規范化的阻礙之一。

2.3檔案管理工作者素質偏低

很多單位工作中，檔案管理工作處于邊緣化的地位，主要表現處理很多單位對檔案管理工作重視程度不夠導致檔案工作不甚正規外，還表現為檔案管理工作者的素質較低不能跟上信息化發展要求。一些單位的檔案管理人員在運用先進技術與更新知識等方面仍稍顯不足。還有一些檔案管理工作者對此工作的重視性有所偏差，不重視檔案知識和檔案管理技術管理手段的更新。這些也對檔案工作的科學化發展造成一定影響。

2.4檔案利用率較低

檔案的價值在于能夠用過去的記錄為現代的生活提供幫助。但目前檔案管理工作中，存在著檔案只是保管而不加以利用的普遍現象。檔案館的相對封閉性使得檔案作為一種社會資源而不能發揮其應有的價值和作用。但是較低的利用率使得檔案的價值不能夠充分發揮。

3提高檔案管理工作的科學化水平路徑

3.1切實轉變傳統檔案管理思想

提高檔案管理工作的科學化水平，首先要進行觀念上的轉變，要切實轉變傳統的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員要充分理解自己的工作職責并了解提高檔案管理科學化水平的重要意義，以科學發展觀為指導，樹立正確的檔案管理工作觀念。這也是檔案管理工作科學化水平提高的堅實基礎。

3.2強調管理方式的改變與創新

一直以來，檔案管理方式屬于館藏型，檔案管理工作主要集中于檔案保管方面，強調檔案的安全保密性工作。在人事和管理上的變動時，才會進行“調檔”。這種管理方式明顯不適應辦公室工作的信息化建設，不利于推進檔案管理科學化發展。因此，必須創新傳統的檔案管理方式，建設利用型的信息化檔案管理方式，加強對檔案的信息的利用，實現機關資源的共享，更好地提高檔案管理科學化水平。

3.3加強檔案管理人員的素質建設

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2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”高校檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動。目前我國高校檔案管理已經進入信息化、電子化階段，計算機技術和信息技術的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰。如何適應新形勢，對檔案工作進行科學化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個新的課題。本文根據我校檔案工作的現狀談談個人對新時期提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。

1 加強組織領導，建立健全各項檔案管理規章制度

高校檔案管理工作是一項綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學、科研、基建、財務、校產設備、學生學籍管理等多個方面，它的發展變化，是隨著高校的發展一路走來的。要做好這項工作，應該從以下幾方面考慮：

1.1 領導重視，加大資金投入 2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”，并賦予其4項主要職責。辦法還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把其作為學校管理工作的重要事情來抓。檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視，應把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學校的計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

1.2 建立完善的檔案管理工作制度 建立系統有序的管理制度，是檔案工作實現規范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會導致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規矩辦事。第一，高校檔案機構要在貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規的基礎上，綜合規劃全校檔案工作，擬訂和落實本校檔案工作規章制度，如歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標等，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。第二，高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。第三，強化檔案行政部門對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查，提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護檔，依法用檔。

2 加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作

2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》》明確提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的藩籬，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦理，文件管理幾乎可以不使用紙和筆，多采用大量的電子文件。高校電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。

2.1 適應文件載體的變化，做好電子文件歸檔工作 以紙質為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工年歸檔。經過長期實踐，它已形成一整套嚴格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時間，歸檔的案卷質量要求，歸檔手續，為高質量檔案的形成打下了堅實基礎。對于電子文件的歸檔，我校采用的方法是：電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質文件歸檔范圍，并應包括相應的背景信息和元數據。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統的設計之初，檔案工作者必須對電子文件生成系統的軟硬件和數據結構及歸檔、維護等做出明確的規定，以使電子文件能有效地進行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據電子文件內容與性質的不同選擇網絡傳輸歸檔方式或介質傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時進行與紙質檔案相對應的電子文件的歸檔，并按照檔案網絡管理系統中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網將電子文件全文傳輸到“南大之星”檔案網絡管理系統，專職檔案員再進行全校檔案系統整理，編目上架以及開發利用工作。

2.2 適應文件載體的變化，做好電子檔案的安全防護工作 紙質檔案的安全防護工作，只要在檔案庫房內做到排列整齊，按規定借閱，杜絕丟失，防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫，修表加固和字跡恢復等，一般室溫控制在攝氏14度—24度，濕度控制在45%—60%既可。利用計算機技術產生的電子文件歸檔后即形成電子檔案。而電子檔案的載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。做好電子檔案的安全防護工作首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝，對長久保存的電子信息應該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射，遠離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。一般室溫控制在14oC—24oC，濕度控制在45%—60%。對于經常產生新數據的電子檔案系統，可選用性能較穩定、費用較低的磁帶介質作為數據載體。二是做好數據備份工作，采用軟件備份與人工保護相結合，保證信息安全。三是保證計算機網絡系統運行安全，實行內部網與一切外網的物理隔離，設置登錄限制和使用文件權限的限制，這樣，就可以既保證數據共享，又保證數據的安全。四是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。在計算機系統安裝高可靠性的防火墻，經常更新殺毒軟件，預防病毒入侵。

2.3 做好檔案信息資源的開發利用工作 檔案是一種信息產品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。根據時展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案利用工作是檢驗檔案管理各項工作的試金石。傳統的檔案利用方式有到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件。現代的檔案利用工作的方式多種多樣，既有以館內閱覽為主體的接待利用，又有檔案展覽、檔案公布、二次文獻出版、網上查閱等利用方式。網絡檔案管理使檔案利用率大大提高，利用計算機及網絡所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點，給高校檔案的利用工作帶來新的飛躍，利用率提高，范圍也以校風為主逐步向立足校園面向社會轉變。高校檔案館建立了自己的網站，其主要功能是：文件上傳、網上查詢、網上閱覽，實現檔案信息網絡化服務；建立了必要的專門數據庫，如：建立“電子文件(檔案)數據管理中心”，它集中管理網站內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數據庫”、“學生成績檔案數據庫”、“學生檔案數據庫”、“人才數據庫”、“重大科研成果數據庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務，也符合2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規定的高等學校檔案機構應該面向學生開展服務的重要體現。

3 提高業務素質，加強檔案管理人員的自身建設

檔案管理是一門綜合性的學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術方面的知識。2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》要求高校檔案工作人員應當“具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能”，突出了國家人才興檔、科學管檔的決心。在當今飛速發展的信息時代，作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統的手工操作管理模式上，就不可能滿足現代檔案工作的要求。只有把工作著力點放在數字化管理和網絡化資源建設上，才能使檔案工作越來越科學高效。因此，檔案管理工作者必須做到：

3.1 加強高校檔案工作人員的職業道德教育 檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為高校的全面建設事業服務的，檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。首先，在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規范。熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，又有不斷更新知識的意識和行動；既有不斷創新的意識，又能全面掌握辦公自動化技術，將現代化科技手段和先進操作管理技術熟練運用于高校檔案管理工作中。同時，檔案工作工員要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創造性地開展工作，充分發揮檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平。服務過程中要做到態度熱誠，細心周到，百問不煩，用滿腔熱情做好自己的工作。

3.2 提高檔案管理工作人員的業務素質 檔案管理工作專業性強，同時也是一門科學。處于信息化社會的今天，要提高高校檔案管理水平，關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍。作為學校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。這就要求檔案管理工作人員應該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構的高素質“通才”。這就要求檔案工作人員的素質培訓工作應該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力上下功夫。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育，要將培訓內容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的培訓力度，強化與圖書館學、情報學等相關學科的聯系，重視網絡知識的運用，并適當設置檔案專業的課時，傳授有關檔案工作的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態、檔案工作的發展趨勢及現代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構。

綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業人員無論是在職業道德、業務素質方面，還是在管理、服務工作等方面，都能做到人無我有，人有我優，人優我新，使高校檔案工作始終順應時展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。

參考文獻

[1]鄭登文，王薇.新時期提高高校檔案工作管理能力探析[J].《北京教育：高教版》2005.（3）.

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高校大學生檔案管理是一項重要并且艱巨的工作，大學生檔案管理的好與壞直接關系到學校的聲譽，也影響到學生的就業，甚至會影響到學生今后的前途。大學生檔案材料當中記錄了大學生在校期間的生活、學習以及各種社會實踐鍛煉，這都是學校教育、考察和對大學生進行培養的第一手材料，這也更是各個用人單位在招聘人才當中的一個重要參考資料。目前，在我國社會主義市場經濟的大背景下，各大高校的大學生檔案管理工作出現了很多新的情況、新的問題。所以，對高校大學生檔案管理進行認真的探討是十分有必要的。

1.1相關法律、法規不完善、不健全

在我國所制定的法律當中，雖然一部分內容涉及到了檔案方面，但是這些內容很多都十分抽象，也就是說，我國沒有針對高校大學生檔案管理而專門頒布相關的法律法規。因缺少相關條文的約束，導致了建檔標準不能實現統一，最終導致了多數高校的大學生檔案不規范、不完整。

1.2學生檔案管理工作未實現規范化、標準化

目前，我國各大高校的大學生檔案管理機制仍然不健全、不完善，在缺少“標準化”或者“公權力”的約束之下，導致檔案的“權威性”遭到了多方面的挑戰與質疑，總的來說主要有以下幾個方面：(1)歸檔材料的手續不完整；(2)檔案材料頁面沒有表面確切的日期；(3)頁面設置格式不統一；(4)書寫用筆也存在不規范等等。

1.3檔案管理形式單一，管理技術落后

各大高校的在校大學生的檔案是其今后社會人事檔案的基礎。目前，檔案電子化、信息化得到了不斷的發展，多數高校的學生檔案依舊使用的是紙質檔案。據一些高校的工作人員來講，因目前還沒有出現一套權威的，適用的、統一規范的學生檔案管理系統，所以，很多高校的學生檔案管理模式、管理體制、管理技術手段都相對落后。

1.4檔案信息不完整

目前，我國各大高校的學生檔案信息不完善。一方面是由歸檔時間及歸檔制度不完善所導致的。由于檔案信息不能及時得到歸檔，會造成檔案材料當中大學生信息不完整；另一方面是由歸檔材料不完整所導致的，歸檔材料一般只是涉及到學生在校期間的入學登記表、入學成績、在校成績、學籍、黨(團)材料等，這些內容在今后學生發展當中用途是很小的，并且這為用人單位所提供的參考依據也不是很全面。

2改進和加強高校學生檔案管理的對策與措施

2.1加強我國高校大學生檔案管理工作的法制建設

伴隨著我國高等教育的進一步擴招，大學生人數在逐年的攀升，進而使得大學生檔案成為高校人事檔案管理工作的重中之重。對每個大學生來講，在校期間的檔案是個人檔案的基礎，也將成為其就業，甚至以后評職稱等一系列事情的前提和基礎。所以，我國相關部門需要從大學生檔案管理工作的實際情況出發，盡早出臺一些關于大學生檔案管理方面的法規與政策，從而使大學生檔案管理實現有法可依，這也為大學生檔案管理工作的不斷完善打下了堅實的基礎。

2.2對大學生檔案信息及時收集、整理和歸檔

大學生的檔案所記錄的信息包括了該學生在校期間的成長經歷，由于大學生的檔案材料在其就業當中的起到了重要作用，并且考慮到大學生就業推薦和招聘工作的超前性，因此，檔案管理工作人員應當及時對學生在校期間的所有表現材料進行全部收集，并進行認真的核對和填寫，這收集、整理等工作應當完全符合檔案收集的正常順序，從而保證了檔案材料在整個收集過程當中的保密性、安全性，這不僅是對學生負責，而且也是對學校負責，對用人單位負責，更是對社會的一種負責。

2.3加大歸檔信息范圍

目前，應當根據大學生生活和學習的特點，擴大對高校大學生檔案的歸檔范圍，這樣，不僅可以記錄學生在校期間學習方面的成績，而且還可以實現學生的個性特征、思想品德、發展潛能、心理素質等多個方面信息的歸檔。比如：(1)誠信記錄。講求信用、為人誠實，這是做人的一個基本原則。大學生是社會各階層的精英分子，應該認真地做到誠實守信，并且這也是多數用人單位在選擇大學生的前提條件；(2)創新能力。創新是一個民族得以進步的靈魂，它是一個國家興旺發展的不竭動力。大學生的檔案材料不僅需要關注學生的學習情況，而且還應當詳盡地記錄學生的實踐能力和創新能力等。

綜上所述，大學生的檔案管理工作是關系大學生成長以及今后事業發展的重要工作，應當引起黨和政府的高度重視，有關部門應當與各大高校攜起手來，進一步加強對各大高校在校大學生檔案管理工作的指導。作為高校的檔案管理工作人員，應當以高度的使命感和責任心，大膽探索，不斷創新，逐步做好大學生檔案管理工作，從而更好地為在校大學生服務，為用人單位提供可靠的選取人才的依據。

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一、新形勢下檔案管理工作面臨的難點

1.傳統檔案管理工作觀念

傳統檔案管理注重檔案的存儲和保管，不注重檔案的利用。新時代的發展對知識要求比較高，對信息需求比較大，知識和信息可以轉變為財富，因此檔案的潛在價值就提升了，檔案要被利用才能夠發揮出價值。以往將檔案深藏的做法已經不符合時代的需求，需要從觀念上進行轉變，通過對信息資源的利用來激活檔案的價值，通過服務來將檔案信息資源為社會發展所利用。

2.傳統檔案管理手段和方式

現階段仍然有很多的檔案工作者使用者傳統的檔案管理模式和方法。盡管計算機已經被這些單位所使用，但是卻仍然沒有將信息檔案管理帶入檔案部門，計算機和網絡化的實現只是檔案信息化的一部分，因為這些都是利用檔案信息的工具和載體，真正發揮出價值的仍然是檔案信息本體，網絡上可以傳輸和使用的檔案信息少之又少，因此不能夠為社會提供知識信息服務，改變檔案管理手段是目前加速檔案管理工作進程的主要突破口。

3.檔案工作者自身素質

勞動力不再是新時代的主要社會結構，知識取而代之，因此高技術的人才比較重要，而不再是采用人海戰術來完成工作，要求檔案管理工作者少而精，他們除了要具備檔案管理專業知識之外，還需要涉獵其他領域的知識，否則無法勝任檔案管理工作，終將會被淘汰。

二、新形勢下檔案管理應采取的對策

1.屢建立適應新形勢檔案管理的新思路和新方祛

（1）要樹立新的管理思想

我國長期的傳統檔案管理環節讓檔案管理工作從思想上就已經有了根深蒂固的不正確觀念。因此在現代社會檔案管理工作很難引入新的思想。目前社會的快速發展，科技的更替，讓計算機成為了檔案管理的必要工具，可是思想上如果不進行轉變，那么本質仍然不會改變，所以要樹立新的思想，解放思想，將現代化的思想融入到工作當中，以發展的眼光來看待檔案工作的發展。

（2）要引入新方法的新手段

計算機、軟件、網絡這些都是現代化檔案管理的基礎設施。檔案管理現代化不僅僅是從設備上進行革新，應該要從管理和服務上同樣進行革新。檔案資源是信息資源的來源，計算機管理檔案不能夠還停留在計算機檢索的基礎程度，而是應該要延伸到服務領域，通過對計算機功能的開發，結合網絡來實現多樣化的便捷服務。而且社會對信息資源的需求是我們檔案事業發展的基礎，在市場經濟環境下對檔案信息資源的價值挖掘成為了重要工作，需要我們用探索而規范的科學管理模式來實現，將檔案管理對內服務的模式轉變為對外開放，和市場經濟相聯系，為社會大眾提供服務。

（3）要積極拓展檔案館藏的新資源

檔案信息資源是現代檔案管理的基礎，龐大的數據需要建立數據來對其進行管理和調用，這是現代化檔案管理的象征。建立檔案館信息化和數字化工程，將檔案轉變為信息資源和數字檔案，提升檔案的利用率，拓寬檔案的利用渠道，保持檔案信息的生命力。

2.推行檔案管理標準化以適應新形勢下的要求

檔案標準化是實現檔案管理現代化的重要前提。在當前和今后一段時期，積極推行檔案管理標準化應是各級檔案館的重點工作。

（1）推行檔案標準化

國家和省級檔案管理部門應制定和完善各項標準，使檔案管理的各個環節都有標準可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標準化工作。

（2）加強檔案業務基礎建設規范化

這是各級檔案館的一項經常的任務。近幾年來，我們各級檔案館通過定級升級活動，檔案業務基礎建設有很大的改觀，特別是對新接收征集進館的檔案，要做好整理編目規范化工作，為檔案現代化管理創造良好的條件。

（3）積極開展檔案著錄標引工作。

檔案數據準備的關鍵是檔案著錄和標引。這是應用電子計算機技術的重要的前期處理工作，也是一項十分艱巨和細致的工作。在著錄標引工作中，要堅持著錄與標引的標準化，按科學方法辦事，為檔案檢索和自動化打下堅實的基礎。

3.要大力推進檔案管理的信息化進程

（1）建立“需求―開發―利用”的科學開發機制。

首先，要立足自身資源，增加傳統的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化。

（2）以電子文件歸檔為管理重點

目前的檔案數字化技術標準并沒有一個統一的說法，因此數字化工作的開展存在一定的未知風險性，對以后的信息資源的管理和利用以及共享可能會產生不可以預計的后果。而且，盡快的進行電子檔案歸檔工作，是為了可以盡早的實現電子檔案與電子政務相融合的目標，給各單位帶來更加便捷、個性化的服務，這是電子政務平臺發展的一個基礎。

（3）有效整合檔案信息資源

合理整合檔案信息資源是充分發揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發工作的必須。檔案信息化建設作為一項新興事業，并無多少經驗可循，理論指導又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發時難免各自為政，缺乏溝通，出現信息資源開發的“孤島”現象。

4.要為檔案管理人員建立多元化的繼續教育培養體系

（1）對現有的檔案管理者進行深入教育和培養，將他們固有的知識結構進行重塑，能夠加入更多的現代化科學技術，提升他們的知識儲備，改善知識結果老化的現狀。目前的職工很多都沒有時間去自我深造，也不愿去改變現狀，因此企業單位就需要通過講座、培訓等等活動來督促員工進行學習和自我提升，將自己的素質變得更高，能夠吸收信息技術知識。

（2）繼續教育必須多元化，規范化

員工的教育和培養不應該是統一的、片面的開展，個人專業素質不同，因此要有針對性，針對各部門、各職員工作時的欠缺內容來進行教育開展工作，對于教育的結果建立完整的考核機制，讓教育能夠規范化、科學化。

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近年來，我國的農業機械化程度不斷加深，農機檔案管理事業蓬勃發展，農機信息在社會上發揮著越來越重要的作用。這對農機檔案管理水平提出了新的要求，對此，相關機構和人員應從以下幾方面提高農機檔案的管理水平。

一、提高農機檔案管理人員的綜合素質

（一）提高管理人員的政治素質。在農機檔案管理工作中，人是管理過程中最基本和最重要的因素，只有提高檔案管理人員的素質，才能真正提高檔案管理水平。在管理人員的綜合素質要求中，政治素質的要求是由于檔案管理工作中的政治性，即檔案管理人員要具有較高的政治素質和高度的黨性原則，在工作中具有強烈的社會責任感。

（二）提高管理人員的專業技能。農機檔案的管理工作涉及較為專業的知識，因此，農機檔案人員要具備相應的檔案管理知識，可以通過多種形式對檔案管理人員進行相關業務知識的培訓，提高其工作技能和工作能力，使檔案管理工作更為科學化。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員也要具備相應的計算機工作能力，在業務處理中運用現代化技術，提高檔案管理工作水平。

（三）提高管理人員的宣傳工作能力。農機檔案管理工作是為了更好地服務農業機械化，檔案工作離不開相關的宣傳工作，為了貫徹落實《檔案法》中的相關規定，檔案管理人員要具備一定的宣傳工作能力。尤其是在部門工作人員向領導宣傳匯報檔案管理工作時，積極宣傳檔案管理工作，贏得有關部門的支持和理解，方能及時解決檔案管理工作中出現的問題和難點。

二、加強農機檔案管理的基礎設施建設

在農機檔案管理中，基礎設施建設是決定農機檔案管理水平的重要方面，為提高檔案管理水平，必須要從以下兩點出發，做到加強農機檔案管理的基礎設施建設。

（一）完善農機檔案管理制度。農機檔案的收集整理工作是檔案管理工作的基礎，要建立健全完善的檔案管理工作機制，從檔案的收集、歸檔、鑒定和銷毀等階段都有章可循，根據相關制度要求，嚴格管理檔案管理的日常工作，防止出現弄虛作假的現象。農機檔案管理制度的規定要以實事求是為原則，依據檔案的范圍進行檔案的收集和整理工作，提高檔案管理的工作水平。

（二）改善農機檔案的管理環境。相關檔案管理部門和人員要注重改善農機檔案的保管條件。農機檔案的保管條件要求要具備相應的配套設施，例如檔案室、檔案柜、檔案盒以及計算機等基礎設備。通過改善農機檔案管理的環境，做到檔案室防塵、防盜、防蛀、防潮等，提高農機檔案的管理水平。

（三）加強農機檔案管理的系統安全。隨著信息化時代的到來，農業檔案管理工作中越來越依靠計算機網絡，因此要進一步完善檔案管理中的系統軟件標準，及時更新軟件的技術參數，保證系統內容的安全性和可靠性。在日常工作中要注意系統軟件的安全性，例如，盡量使用全國統一的農機檔案管理軟件以及檢索工具，檔案管理人員不要隨意下載不明信息，防止出現病毒入侵等問題。

三、完善農機檔案的日常管理工作

（一）加強農機檔案的建設。農機檔案的收集整理工作要依據相關的檔案管理規定，對要求建檔的農機檔案文件進行歸類整理，嚴格按照建檔的流程及要求，對符合規定的農機檔案文件進行建檔處理并立卷。

（二）加強農機檔案的鑒定。對于已經建檔完畢的農機檔案，農機檔案管理部門要及時對新建檔文件進行審核和復查，對建檔文件及其資料進行鑒定。一旦發現不符合規定的檔案和文件，要找出相關責任人，要求對檔案進行完善和更正，及時補充缺失的的文件，經審核無誤后才能接收并存檔。檔案管理人員要遵循實事求是的原則，定期對檔案進行審核工作，以便及時發現解決問題。

（三）加強農機檔案的保管。農機檔案的保管要由專人進行處理，以保證農機檔案的安全性和保密性，嚴格按照檔案保管要求進行檔案的處理。未經檔案保管人員同意，農機檔案一概不得外借，檔案保管人員也不得擅自公布農機檔案的內容。相關人員經同意借閱檔案后，要對檔案進行妥善處理，不得擅自涂改和破壞，未經允許不能復制和摘抄檔案內容。檔案的借閱要有嚴格的規章制度，借閱人員要嚴格遵守登記手續，一旦出現農機檔案的丟失和損壞，要追究相關人員責任。除了以上3 個方面可以提高農機檔案管理水平外，隨著現代科學技術的飛速發展，計算機以及互聯網在農機檔案管理中也發揮著越來越重要的作用。計算機具有存儲信息容量大，處理信息速度快等特點，能彌補傳統手工農機管理的缺點和不足，大大提高農機檔案管理的效率和水平。

參考文獻：

[1] 初良堯. 提高檔案管理水平的新思考[J]. 蘭臺世界，2014(01)

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一、提高檔案管理科學化水平的重要性和需求分析

（一）提高檔案管理科學化水平的重要性。提高檔案管理科學化水平有利于提高檔案的利用價值，促進經濟建設的良好發展，并最終有助于和諧社會的構建，為我國經濟社會的全面發展提供有力的支持。

（二）提高檔案管理科學化水平的需求分析。提高我國的檔案管理科學化水平，各行各業都有著其實際的需求。當前已經入信息化社會，各行各業信息化程度都在不斷提高，傳統的檔案管理工作模式存在諸多問題，已經明顯滯后于社會整體進程，只有提高檔案管理科學化水平才能為各項工作的開展提供相應的高效服務。提高檔案管理的科學化水平是當前時展的必然要求。

二、檔案管理的現狀以及科學化管理的策略探究

（一）檔案管理的現狀分析。從當前我國的檔案管理現狀來看，在諸多層面上還存在著許多問題有待解決，這些問題主要體現在檔案資料歸檔過程中對信息的歸集缺乏重心等。一些檔案管理人員對檔案的價值還缺少充分的認識，如完整地收集檔案的信息，就必然會影響檔案自身的價值。

對檔案進行管理沒有注重相應管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科學的檔案管理機制，使得具體的檔案管理工作缺少理論的指導，對檔案管理人員的工作規范性目標就很難有效實現。沒有了完善的制度就會制約檔案管理人員的責任意識培養，并很難提高工作人員的工作積極性。這些層面的問題的存在對檔案管理效果有著很大影響。

再者，沒有注重檔案管理人員自身的水平提高。檔案管理工作的實施需要有專業化的人員，但是在實際中檔案管理人員自身的專業水平有限，沒有注重自身專業知識技能的加強，在文化素質以及思想道德水平上都相對比較低，這些都會影響檔案管理的整體效率。還有就是檔案管理理念相對比較落后，這些也會影響管理工作的效率。

另外，在檔案管理工作的實施過程中，沒有注重檔案管理的信息化建設工作。在信息技術廣泛應用的情況下，檔案管理沒有注重信息化的建設，這會從根本上影響管理水平和效率。檔案信息化建設過程中，在數據上缺乏完整性，檔案的共享度不高，以及軟硬件的設備建設方面還沒有得到有效完善，這些都會影響檔案管理水平的提高。

（二）檔案科學化管理的策略探究。加強對檔案科學化管理水平的提高，就要從多方面加以重視。

第一，加強對檔案管理科學化觀念的轉變。要想將檔案管理的質量水平提高，就要充分注重從思想觀念上及時轉變。理念是行動的先導，所以在檔案管理的工作實施過程中，就要充分注重理性的分析，在思想觀念上跟上時展步伐，要創新檔案管理體制，及時更新管理制度，不斷優化檔案管理服務意識，實現檔案服務的公益性以及社會性。

第二，對檔案管理的科學化目標的實現，就要從檔案管理人員專業化水平的提高上進行落實。檔案管理人員在自身的專業化水平素養上要不斷提高，不斷加強檔案管理理論以及業務技能的學習，注重專業化的培訓，熟練掌握檔案管理的一些基礎知識技能。在對檔案的編目以及文書立卷等方面都要做到熟練操作。要不斷提高檔案管理人員的職業道德素養和政治素養。

第三，加強檔案管理的標準化目標的實現。在對檔案的管理發展過程中，要從多方面重視檔案管理的標準化發展目標。在對檔案的移交以及檢查審批的工作實施過程中要注重優化檔案資料的保管環境以及保管條件。在檔案管理的基礎設施的建設方面要加強投入，保障信息化的檔案管理業務的正常運轉。

第四，檔案管理質量水平的提高。檔案管理信息化是檔案管理發展的重要方向，只有實現了檔案管理的信息化目標，才能與時代的發展要求相適應。在傳統的紙質檔案的管理過程中，管理的效率相對比較低，影響了檔案管理整體水平的提高。而信息化技術的應用，通過計算機技術對檔案信息進行處理，就能促使檔案信息共享功能的充分發揮。

第五，完善檔案管理制度。沒有規矩不成方圓，在對檔案的實際管理工作過程中，要注重管理制度的完善制定，結合實際細化管理措施，形成良好的檔案管理氛圍。這些措施的實施將有助于檔案管理整體水平的提高。

三、結語

綜上所述，在檔案管理過程中只有充分注重檔案管理的效率的提高，才能保障檔案管理的整體質量。在具體的管理工作實施中，要緊密地結合實際情況運用相應的管理方法。

【參考文獻】

[1]楊麗艷.淺析做好企業檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（13）.

[2]計曉麗.提升設備檔案管理水平的理論思考[J].科學中國人， 2016（24）.

篇9

管理的創新是新時期一切社會工作創新的組成部分，提高檔案管理水平能夠促進我國信息化的發展。隨著社會主義現代化的發展，科學技術水平有很大的突破和提高，人們的生活逐步過渡到信息化的水平，信息技術已經滲入到生活的各個領域，提高檔案的管理水平能夠使檔案的管理向著健康的方向發展。檔案管理能夠為相關部門的統計數據帶來了一定程度的便利，它是隨著科學技術的發展而不斷進步的，但是目前我國的檔案管理還存在一定的問題，還遇到了前所未有的挑戰，日常的檔案管理種類繁多，這就給檔案管理帶來很大的麻煩，在檔案的統計和計劃方面的難度也加大，對財務管理方面的檔案整理難度也加大，這樣會大大影響檔案的分類和傳輸。所以，提高檔案的管理水平能夠推進檔案事業的發展。

二、事業單位檔案管理要堅持的原則

1.規范與靈活相統一

事業單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執行的標準化、規范化。規范化不是僵化，要有所創新，尤其是在信息化建設方面，更要與時俱進，實現檔案管理的信息化，實現一些檔案資源的共享。事業單位不僅規模不同，更有工作特點的差異，其管理方式與制度規范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。

2.職責與權益兼顧

在制度的制定過程中，要把“職責”這一部分調整到崗位標準中，明確職責范圍及權限。在具體的實踐中，一個事業單位檔案部門的分管領導可以主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等工作。在明確責任的同時，應注意保護工作人員的合法權益。當前事業單位忽視工作人員權益的問題時有發生，這極大地影響了工作人員的工作熱情，也必將影響到整個事業的發展。

篇10

新時期，隨著檔案管理水平和服務質量的提升，再加上信息技術的應用，創新管理方式，推動檔案管理數字化是十分必要的。這樣不僅順應時展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創造便利。但不能忽視的是，目前檔案數字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規章制度，促進檔案管理水平和服務質量提高。

1新時期檔案數字化管理及其創新的意義

在信息技術被應用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數字化趨勢越來越明顯，其重要作用表現在以下幾點。

1．1順應時展趨勢

當前，信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中，有力的推動檔案管理的創新發展，也為檔案管理創新發展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創新管理方式，健全完善管理規章制度，實現檔案管理數字化，這是順應時展趨勢的必然要求，對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。

1．2提高檔案管理水平

當前，在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上，實現管理數字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質量提升。數字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

1．3提升檔案工作服務質量

在檔案管理數字化的趨勢下，通過創新管理方式，構建檔案信息資源數據庫，對檔案資料進行數字化處理，然后編號并存儲，構建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質量，有效滿足人們日常生活需要的重要意義是不言而喻的。

2新時期檔案數字化管理及其創新的策略

當前，在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質偏低，相關制度沒有嚴格落實，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創新與發展。為彌補這些不足，順應檔案管理數字化趨勢，促進檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創新策略。

2．1做好宣傳工作，重視檔案數字化管理

新時期，要充分認識檔案管理數字化的重要意義，創新思維，革新管理理念，順應時展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質，進而推動檔案管理數字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應時展趨勢，把握檔案管理數字化的要求，加強自身學習，掌握檔案管理專業知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經驗，努力適應新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。

2．2健全完善檔案數字化管理的規章制度

根據檔案管理數字化需要，健全完善管理規章制度，并嚴格執行和落實，為各項活動順利開展提供制度保障，推動檔案管理規范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環節的管理，從而提高管理工作的規范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務質量高的部門和個人實施獎勵。從而激發他們的主動性，更好順應檔案管理數字化趨勢，努力提升檔案管理和服務質量。

2．3重視數據庫建設，提高數字化管理水平

構建檔案管理數據庫，對檔案信息資源進行統一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統。同時還要采集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。利用掃描儀、數據壓縮等技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數據信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。

2．4構建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強安全管理，構建安全保障體系也是不可忽視的內容。應該重視檔案管理安全保障技術應用，綜合采用密鑰技術、訪問控制技術、加密存儲和傳輸技術等有效措施，提高數據庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進而有效確保檔案信息資料的安全。對于紙質檔案，也要及時整理和歸檔，保證室內環境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進而實現對檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創造便利。

2．5提高檔案管理工作人員綜合素質

加強檔案管理工作隊伍建設，注重引進基礎扎實，檔案管理技能強的工作人員，建立素質高的工作隊伍。在此基礎上，還要做好管理人員的培訓工作，讓他們熟練掌握信息技術和檔案管理技巧，有效開展各項工作，順應數字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。

3結語

新時期，隨著信息技術在檔案管理工作的應用，檔案數字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應該注重現代信息技術應用，創新思想觀念，健全完善管理規章制度。從而有效約束和規范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務質量提升。

主要參考文獻

［1］王麗勇．探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題［J］．赤峰學院學報：自然科學版，2014（2）：164－165.

［2］李惠華．高職院校教學檔案數字化管理的現狀分析及改進措施［J］．湖南大眾傳媒職業技術學院學報，2012（4）：80－82.

［3］季軒．高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索［J］．產業與科技論壇，2016（15）：209－210.

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【關鍵詞】

現代化檔案；管理水平；管理方法

為針對現代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。

1 檔案管理現代化的含義

我國的檔案發展形式在世界信息化發展的步伐上，不斷更新檔案形式，發展成越來越多樣化和現代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發展，而對這些現代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統性和多樣性有效整合，只有針對現代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發展水平。

2 進程中存在的問題

2.1檔案標準化程度低

隨著國家經濟的不斷發展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統的檔案管理方式，必定無法完成現代化檔案資料的管理工作。

2.2缺乏檔案管理專業人才

檔案管理是一項需要重點研究、系統分析的極富專業性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保證了檔案管理人員的專業水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現，只有足夠的專業檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業程度上能夠適應現代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現狀，除了工作人員數量不足，管理水平不專業之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。

3 提高檔案管理現代化水平

傳統的檔案管理模式專業水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統管理方法和管理現狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業化和現代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態度，將專業人員和資金投入結合，使檔案管理在現代化發展方面有足夠的物資保證。

4 結束語

經過對傳統的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。

參考文獻：

［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現代化水平的措施［J］.現代婦女：理論前沿，2014（1）：206

篇12

（一）政治素養和職業道德素養

檔案管理人員必須有一定的政治素養，要在實際工作中不斷提高政治素養，建立正確的人生觀、價值觀，真正做到為人民服務，在任何場合、任何人面前都不能泄露檔案的有關內容。檔案的收集整理工作是一項非常復雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認真細致的工作。高校應通過一定的教育培訓、講座、座談會等提高兼職檔案管理人員的職業道德素養，使其以高度責任感和榮譽感做好每一天的工作，把關文件的進出，把握文件的運轉和走向，及時收集整理各類文件資料。

（二）創新意識

檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時俱進，不斷創新的。兼職檔案管理人員要有創新意識和大膽開拓的精神，將自己所學的理論知識運用到實際工作中，實現知識的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。

（三）業務素質

檔案管理是一項專業性很強的工作，不能有一絲一毫的差錯，否則就會帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其專業知識水平，并促使其不斷將理論知識轉化成實踐能力，提高檔案管理效率和質量。

（四）服務素質

兼職檔案管理人員是為教學工作和學生服務的，因此，要不斷加強服務意識建設，提高服務意識，踏踏實實做好本職工作。在態度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。

（五）社交素質

兼職檔案管理人員在進行檔案的收集整理工作時，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協調溝通能力、公關能力和社會適應力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質量。

二、提高高校兼職檔案管理人員素質的建議

當前，我國高校兼職檔案管理人員的素質偏低，他們的專業知識水平低，責任心不夠，保密意識不強，經常出現檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學工作和社會建設服務，必須提高兼職檔案管理人員的素質。

（一）制定完善的培訓計劃

基于高校檔案管理工作的重要性，高校領導者應認識到兼職檔案管理人員素質對檔案管理水平的重要影響，并根據各個部門兼職檔案管理人員工作特點及其素質層次制定出完善的培訓計劃，提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其科學文化水平。

開辦檔案管理業務培訓班，聘請專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學理論基礎》、《檔案法規知識基礎》等課程，并帶領學員到檔案管理中心去參觀和學習，看別人的檔案管理工作是如何進行的，并在參觀的過程中向學生講解這些工作中包含了哪些理論知識，使學員更好將理論知識與實踐結合起來。在開闊學員視野的基礎上提高其檔案管理業務素質。

開設計算機培訓課程，提高兼職檔案管理人員的計算機水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計算機水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。

（二）定期開展政治教育和法律教育

政治素養和法律意識是兼職檔案管理人員的必備素質。在進行業務培訓的同時，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識和法律意識，提高其職業道德修養，在實際工作中做到今日事今日畢。以高度責任感面對每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業心，使其能在做好本職工作的基礎上積極主動的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創新，提高工作效率，促進學校整體檔案管理水平的提高。

（三）營造良好的學習環境

除了學校的培訓外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學習新知識、新技術，實現檔案管理工作的創新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學習環境，在各個部門中構建出學習型社會，使所有教職工都能主動學習新知識、新技術。

第一，改善兼職檔案管理人員的工作環境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強部門之間的交流和溝通，實現資源的共享，提高工作效率。第三，在各個部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動去學習新知識、新技術。第四，對優秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎勵，在各個部門中形成人人創先爭優的工作氛圍。第五，建立終身學習制度。兼職檔案管理人員只有不斷學習新技術、新知識，才能適應社會發展的需要。所以說，學校可以在各個部門中建立起適應性強的終身學習制度，使兼職檔案管理人員形成終身學習的思想觀念，并不斷自主學習新知識，提高自己的科學文化水平，實現檔案管理工作的創新。

（四）建立科學的兼職檔案管理人員素質評價體系

為兼職檔案管理人員量身定做一個科學的素質評價體系，綜合評價兼職檔案管理人員的各方面素質。而素質評價體系包括基本素質評價、職責評價和績效評價。其中，基本素質包括：職業道德素養、服務水平、社交能力、政治素養、工作態度、文字表達能力等。職責評價則是其是否認真完成了每一天的工作任務。績效則是檔案管理和利用活動的結果。因此，必須建立起能夠評價兼職檔案管理人員職責完成的情況以及績效有效性的多層評價標準，并在素質評價中嚴格執行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵約束機制和考核機制，提高其工作積極性和主動性，提高工作效率。

（五）進行文化交流活動，提高工作積極性

為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應積極開展相應的文化交流活動，既可以是與兄弟院校的交流活動，也可以是各個部門之間的交流活動。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內容豐富的文化交流活動，使大家能在輕松活潑的氛圍中進行文化交流，討論文件收集整理經驗，在相互的交流中正確認識檔案管理工作，并在接下來的工作中進行改革創新，提高工作效率。同時，學校還應提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優秀兼職檔案管理人員，激發他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。

（六）邀請專家開展講座

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[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0132- 01

檔案管理是一項專業性和機密性都比較強的工作。因此，相關人員應該充分認識到檔案管理工作的重要性，解決好檔案管理工作中遇到的問題，充分給予人力、物力和財力扶持，提高檔案管理的質量和效率。作為信息的重要載體，檔案管理工作對資源開發也有著重要作用。因此，應該提高檔案管理人員的管理水平，建立健全高效的檔案管理制度，改進檔案管理手段，切實做好新時期檔案管理工作。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員管理能力不強

由于從事檔案管理工作的大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，因而大都對檔案的重要性認識不足，對檔案管理的具體工作還不夠了解，業務能力不強，不能適應新形勢的發展要求。再加上很多檔案管理人員身兼數職，無法全心投入檔案工作中，在日常的檔案管理工作中往往容易敷衍了事，嚴重影響了檔案管理水平。

1.2 硬件設施不齊全

現在很多檔案室中還缺乏必要的檔案管理硬件設施，甚至個別單位沒有專門的檔案室，或者有的檔案室狹小潮濕，不利于檔案的保存，使得很多檔案發生霉變和蟲蛀，不僅影響檔案的美觀整潔，也使得很多檔案殘缺不全。此外，還有很多檔案管理單位沒有配備齊全統一的檔案袋，不利于檔案的保存。

1.3 對檔案管理工作不夠重視

一直以來，很多檔案管理人員甚至是部分領導干部都對檔案工作存在一些錯誤認識。他們認為檔案管理工作不能給公司創造經濟效益，且平時的工作也就是抄抄寫寫和整理文檔，只要檔案不丟失、不泄密，能夠應付外調或查檔就萬事大吉。他們沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案工作也缺乏足夠的了解，因而無法適應新時期檔案管理的要求。

2 新時期做好檔案管理工作的建議

2.1 提高員工業務素質

隨著信息技術和計算機網絡的迅速發展，在檔案管理工作中應用信息技術已經是大勢所趨，新的發展與變化必然給檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理和操作能力帶來新的挑戰。因此，檔案管理人員要適應這種新的發展形勢，必須加強培訓，促進業務素質的提高，使之既能掌握新技術，又能熟悉檔案管理的專業知識。首先，要開辟多種渠道對員工進行培訓，為檔案專業人員提供全面系統的培訓，根據員工的不同崗位和不同業務水平盡可能采取多種形式對員工進行針對性培訓，做到學用結合、按需施教，重視培訓的時效性。其次，加強對檔案管理人員的監督和教育。檔案人員應該充分認識到檔案工作的重要性，加強員工的工作責任心；加強對檔案工作領導的檢查和考核，尤其是那些機密文件的檔案管理人員，要增強保密意識，確保檔案管理安全可靠。最后，完善繼續教育制度和員工激勵制度。要提高檔案管理人員的業務素質，就應該鼓勵員工進行繼續教育，通過繼續教育，員工能夠更新自己的理論知識和業務知識，從而做到理論與實際相結合，提高業務素質與業務能力。

2.2 提高檔案管理水平

新形勢下，面對日益復雜的檔案管理工作，必須提高員工檔案管理水平。首先，要提高檔案管理水平，就必須讓員工掌握科學、規范的管理技能。計算機技術已應用于生產和工作的各個方面，為生產和工作提供了極大便利，提高了工作效率，檔案管理工作也應該與時俱進，推進檔案管理工作的數字化和信息化。這既是新時期對檔案管理工作的要求，也是檔案管理人員努力的方向。因此檔案管理人員必須學習和掌握現代科技手段和先進管理技術，適應檔案管理工作的新要求。其次，要提高檔案管理水平，還必須學會使用現代信息技術。檔案是信息資源的集合，是歷史的真實記錄。要對浩如煙海的檔案進行管理，就應該積極采用計算機等現代科技手段，對檔案資料進行整理和保存。既能夠降低員工的工作量，充分發揮計算機的管理優勢，還能夠提高員工工作效率，促進管理水平的提高。