引論：我們?yōu)槟砹?3篇文書檔案管理范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
2.文件和文字信息得到充分交流與共享在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
1.電子文件保密性受限制電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題我提出了幾點方法
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
篇2
1測繪文書檔案管理中文在的問題分析
1．1檔案管理崗位職責(zé)不夠明確
文書的工作方向是文案工作的基礎(chǔ)，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理在工作上一般是按照職責(zé)分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會出現(xiàn)由于新老員工交替，導(dǎo)致文文書方面的質(zhì)量參差不齊，甚至在文書交接方面，會出現(xiàn)文書的遺失、脫節(jié)等問題。大多數(shù)傳統(tǒng)的存儲方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現(xiàn)各種各樣的問題。比如，長時間的工作讓眼睛干澀，造成頁碼標(biāo)題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒有正式的統(tǒng)一，傳統(tǒng)的歸檔紙張是16開，現(xiàn)在的是4開，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現(xiàn)象也不會馬上察覺。
1．2文書檔案管理不夠現(xiàn)代化
在測繪的文案管理上，沿襲過去到現(xiàn)在常用的做法，除了當(dāng)前的用計算機(jī)對文案進(jìn)行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒有全面的去運用計算機(jī)技術(shù)去管理和儲存，發(fā)揮出檔案現(xiàn)代化的儲存方式［1］。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及可以說到了工作生活的方方面面，大多數(shù)房產(chǎn)公司沒有利用好現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)流行的這種機(jī)會，讓計算機(jī)更方便的為我們的工作進(jìn)行編排，傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)不能跟上現(xiàn)在時代的潮流。現(xiàn)在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲存量，還用過去的方式去管理，在遇到問題時，不能及時的找出檔案，影響員工的工作效率。
1．3組織領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠，設(shè)施也不夠完善
由于房產(chǎn)測繪方面以檢測生產(chǎn)為中心，文書檔案管理方面得不到很好的重視，領(lǐng)導(dǎo)層面也很少去管理或者去了解文書檔案這方面的內(nèi)容。個別的房產(chǎn)還會認(rèn)為檔案就是公文，當(dāng)成公文的方式整理歸檔，對檔案的信息化建設(shè)工作沒有一個到位的認(rèn)識。很多高層人士，領(lǐng)導(dǎo)部門都將房產(chǎn)行業(yè)看做掙錢的一種方式，很少去關(guān)心房產(chǎn)測繪方面文書檔案的管理，也沒有向這方面進(jìn)行投資，導(dǎo)致沒有完善的設(shè)施，領(lǐng)導(dǎo)對工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會阻礙當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
1．4專職業(yè)務(wù)的工作人員水平問題
就大多數(shù)房產(chǎn)公司而言，文書檔案的管理工作是由人事部門來負(fù)責(zé)保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業(yè)的新手，沒有專業(yè)的檔案管理者去負(fù)責(zé)。其中的管理人員也不是專業(yè)畢業(yè)，有的甚至沒有上崗證書。由于上述的領(lǐng)導(dǎo)不重視的問題，導(dǎo)致在員工聘請方面也沒有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業(yè)的學(xué)生或者臨時的兼職，很少有人學(xué)這方面的專業(yè)，更不要說在這方面的工作經(jīng)驗。這樣就會出現(xiàn)前文寫過的員工流動性大，對檔案的交接工作容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案不全。
2解決問題的措施
2．1解決檔案本身存在的問題
從測繪文案的材料入手，層層遞進(jìn)，扎實的打好文書檔案形成的基礎(chǔ)。明確做到文書管理與檔案管理的互通和學(xué)習(xí)，使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求，來形成對文書管理工作的重視。文書管理工作還要規(guī)范文字的格式、紙張的規(guī)格、書寫工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規(guī)范有規(guī)矩的來進(jìn)行對文案進(jìn)行及時的整理，保證文案的完整，從而達(dá)到文書文案一體化［2］。同時檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業(yè)務(wù)的要求、科學(xué)決斷、嚴(yán)格把關(guān)，實現(xiàn)檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質(zhì)量，以及文書檔案的管理和利用率。在員工之間轉(zhuǎn)換的時候，一定要保證檔案的完整性，對有些紙張破損，文字不清晰等問題頁面，可以進(jìn)行臨摹或者再復(fù)印，讓交接工作時，不會出現(xiàn)文件的丟失等情況。
2．2提高文書檔案的現(xiàn)代化管理水平
對管理水平的提高，是個漸進(jìn)的過程，要根據(jù)單位的實際情況，來制定相關(guān)的計劃和措施，制定合理的規(guī)劃，力所能及的去引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段來完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，使整個檔案管理處于一個規(guī)范、有序的范圍中。同時，建設(shè)和維護(hù)好檔案室和對檔案進(jìn)行儲存的基礎(chǔ)設(shè)施，從而保證檔案保存的質(zhì)量問題。加強(qiáng)對文案的管理工作，讓文案管理進(jìn)入現(xiàn)代化水平，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)被當(dāng)前社會的進(jìn)程所淘汰，現(xiàn)代化的趨勢將會取代傳統(tǒng)的方法，在管理方面，現(xiàn)在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。將現(xiàn)代化水平引入到文案管理中，不僅能保證文案的安全，也會讓管理方面顯得更加的輕松。
2．3加強(qiáng)文書檔案的管理，完善管理設(shè)施加強(qiáng)
對文書檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財力方面的投入，教育手下員工對房產(chǎn)測繪檔案管理認(rèn)識的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會議中去，從而解決檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)問題，重視和培養(yǎng)年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計算機(jī)，然后將這三點全面認(rèn)識的支援配置到崗位上來。建造一支擁有良好的職業(yè)道德和較高專業(yè)能力的檔案管理隊伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來滿足測繪方面的需求。在過去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書館，雖然有編號和特定的位置，但是空間有限。當(dāng)有新的資料時，就會將一些舊的沒有到期限的檔案丟掉，這樣就會對房產(chǎn)的客戶服務(wù)方面產(chǎn)生影響。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和完善的管理設(shè)施，就會對檔案的管理持續(xù)更多的時間進(jìn)行保存工作，同時，也會使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。
2．4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
在合配備專業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，有步驟有計劃的進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)計劃，注重新技術(shù)和新知識的相互結(jié)合，努力增加新知識注重新的管理方法和技術(shù)，努力增加綜合素質(zhì)，提高管理人員的整體素質(zhì)。房產(chǎn)部門應(yīng)該進(jìn)一步的完善工作上的流程，立于現(xiàn)狀，吸收個借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作，建立全文見歸檔等相關(guān)的檔案管理制度［4］。逐步推進(jìn)辦公室自動化和文檔一體化的建設(shè)步伐，實施了電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理，實現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前社會，管理學(xué)畢業(yè)的人也越來越多，可以在大學(xué)、高職等院校進(jìn)行管理方向人才的招聘，然后在公司進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，讓他們更加適合文案管理這個位置，把這份工作做到完善。
3總結(jié)
從當(dāng)前大多數(shù)房產(chǎn)測繪文書檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了當(dāng)前急需解決的問題。客觀的提出了問題出現(xiàn)的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見。在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速的今天，測繪文檔管理工作對房產(chǎn)的發(fā)展也有至關(guān)重要的作用，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，必須改進(jìn)房產(chǎn)測繪文書管理工作，不斷地進(jìn)步，服務(wù)于國家的建設(shè)，在知識經(jīng)濟(jì)及信息時代中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
［1］馮清玲．淺談如何做好房產(chǎn)測繪質(zhì)量管理［J］．工程技術(shù)(全文版)，2016(6):65．
［2］李建珍．淺議房產(chǎn)測繪的技術(shù)及質(zhì)量控制要點［J］．工程技術(shù)(引文版)，2016(84):225．
篇3
（二）一人多職
為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細(xì)心，導(dǎo)致的資料不完整錯亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。
（三）領(lǐng)導(dǎo)片面思維不重視檔案管理
檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領(lǐng)導(dǎo)的心中對檔案管理工作認(rèn)為是無關(guān)緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考③。
（四）單位其余部門對檔案工作不配合
在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。
二、文書檔案的管理特點及趨勢分析
（一）文書檔案豐富多彩
文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關(guān)部門印發(fā)的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣，豐富多彩。
（二）檔案與文書工作相聯(lián)系
文書工作從開始到結(jié)束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進(jìn)行完成的，文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。
（三）文書檔案最重要的兩點：收集、保存
文書檔案就是利用紙張實質(zhì)性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強(qiáng)調(diào)資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。
篇4
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。
二、電子檔案是近幾年的新生事物，以及電子檔案的發(fā)展、保存
首先，我們一定要樹立電子文檔時代的到來是一個“過程”的觀念。
從理論上來說，任何事物的產(chǎn)生都要經(jīng)歷一個從孕育到誕生的過程。單純地確定一個準(zhǔn)確而具體的時間來區(qū)別傳統(tǒng)檔案時代與電子文檔時代，雖然也有一定的學(xué)術(shù)價值，但它與對電子文檔時代產(chǎn)生發(fā)展過程的認(rèn)識相比要次要一些。原因在于，沒有對電子文檔從孕育到產(chǎn)生過程的正確認(rèn)識，就不可能有傳統(tǒng)文檔時代與電子文檔時代的準(zhǔn)確的時間劃分；對電子文檔時代從孕育到產(chǎn)生的過程的認(rèn)識，對深化電子文檔概念與特性的認(rèn)識、深化電子文檔管理原理與方法的認(rèn)識，指導(dǎo)電子檔案事業(yè)建設(shè)的實踐，都具有重要意義。我們要做的，不是單純地告訴人們電子文檔時代產(chǎn)生的時間，而是要告訴人們電子文檔時代是怎樣產(chǎn)生的。
其次，樹立電子文檔時代到來是一個過程的觀念，具有更為重要的實踐意義。我們常常說“迎接”電子文檔時代的到來，這里面存在著一個錯誤的認(rèn)識：所謂“迎接”，是在電子文檔時代已經(jīng)到來的情況下，我們歡迎它、接納它。而事實上這樣是不行的，我們必須參與這個時代的創(chuàng)造。通過我們的參與、我們與相關(guān)部門的相關(guān)人士共同的工作把這個時代帶給人類社會。現(xiàn)在，檔案界的大好多數(shù)人士是以這種“迎接”的態(tài)度來對待電子文檔時代的到來，他們是說的多，做的少。人們大多是在等待著這個時代到來，而對身邊產(chǎn)生的電子文檔視而不見、見而不管，使大量的電子文檔資源沒有得到積累。每一個檔案工作者，特別是已經(jīng)產(chǎn)生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對推進(jìn)電子文檔時代到來負(fù)有重要歷史責(zé)任的檔案行政管理工作者，要積極主動地參加到電子文檔時代產(chǎn)生、發(fā)展的“過程”中去，這就是我們強(qiáng)調(diào)電子文檔時代的產(chǎn)生是一個過程的實踐意義。
第二我們現(xiàn)在仍處于以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)文檔時代，對紙質(zhì)檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是，這個重心已經(jīng)發(fā)生了傾斜，并逐漸地過渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時代――電子文檔時代。如果社會中現(xiàn)存的傳統(tǒng)文檔多于電子文檔，我們就說它仍然是傳統(tǒng)文檔時代；而如果電子文檔的數(shù)量已多于傳統(tǒng)文檔，我們就說電子文檔時代已經(jīng)到來。這個判斷標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵是檔案管理工作的量化標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)文檔與電子文檔哪一種數(shù)量多，管理工作量大，那一種檔案的管理工作就是整個檔案管理工作的重心，也就規(guī)定了檔案工作的時代屬性。
由于傳統(tǒng)檔案經(jīng)過長期的歷史積累，電子文檔在數(shù)量上超過它需要的時間較長，這個標(biāo)準(zhǔn)不利于檔案工作的未來發(fā)展。
電子文檔的發(fā)展要經(jīng)歷一個自上而下的過程，以時間的先后經(jīng)歷兩個階段――檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實踐中產(chǎn)生。因此，我們首先解決的是檔案室階段的問題。目前，由于許多機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)使用了計算機(jī)，有的還建立了局域網(wǎng)。因此，電子文件與電子檔案在這些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)大量產(chǎn)生。在這些單位中加強(qiáng)電子文件與電子檔案的管理已經(jīng)是“當(dāng)務(wù)之急”。
3如何保存、維護(hù)電子審計檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是基層審計檔案工作者急需解決的問題。1）要保證電子審計檔案載體物理上的安全。2.）要保證電子審計檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子審計檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子審計檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。3）.要堅持電子審計檔案和紙質(zhì)檔案保管的“并存”制度。 4）.要保證電子審計檔案的可理解性。要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子審計檔案名稱、存儲位置及相互關(guān)系；與電子審計檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。5）.要對電子審計檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。電子審計檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子審計檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子審計檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜。
三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
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二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎。’”
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（一）轉(zhuǎn)變思想，提高重視
思想是行動的先導(dǎo)和指引，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書檔案管理工作而言，領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)認(rèn)識和高度重視是做好此項工作的重要前提。因而，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要從原先對文書檔案管理工作可有可無的思想中走出，加大對此項工作的關(guān)注和重視。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要樹立明確的思想，將文書檔案管理工作置于重要位置，適當(dāng)傾斜對此項工作的投入，設(shè)置專門的文書檔案管理室，并安排專門的管理人員；另一方面，檔案管理人員要積極主動地做好文書檔案的宣傳匯報工作，加大領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，也努力獲取相關(guān)部門的支持和理解。
（二）加強(qiáng)部門協(xié)作，建立高效的管理制度
各部門間的密切協(xié)作和有機(jī)配合是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的重要保證，文書檔案中許多利用價值較高的檔案往往來源與各部門。但當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門間忙于各自的工作和檢查，疏于對文書檔案管理配合思想的重視。為此，就必須打破現(xiàn)狀，妥善處理好部門之間的關(guān)系，并不斷強(qiáng)化和完善文書檔案的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。
（三）建立高素質(zhì)的文書檔案管理人員隊伍
文書檔案管理人員素質(zhì)和水平的高低直接關(guān)乎檔案管理的效果，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。因而，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要改進(jìn)現(xiàn)有的管理人員隊伍，通過提高管理人員水平、提升管理人員素質(zhì)來促進(jìn)和推動此項工作。一方面，在人員的選擇上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要注意將專業(yè)符合的人員安排到文書檔案管理中，明確專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格落實相關(guān)待遇；另一方面，要加大對文書檔案管理人員的培訓(xùn)，尤其在檔案管理信息化的發(fā)展趨勢下。
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一、企業(yè)檔案管理基本情況
無錫供電公司企業(yè)檔案管理工作歸屬辦公室，由公司總經(jīng)理總負(fù)責(zé)，由辦公室副主任具體分管負(fù)責(zé)。辦公室檔案中心負(fù)責(zé)公司檔案工作的組織、規(guī)劃、協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)管理全公司科檔、文檔、會計、照片聲像及實物榮譽等各類載體檔案；負(fù)責(zé)對直屬單位檔案工作的業(yè)務(wù)檢查和指導(dǎo)。
公司檔案最早形成于1947年。多年來，公司重視檔案工作，按照“早介入、早發(fā)現(xiàn)、早整改”的工作思路，建立統(tǒng)一的管理模式，較好地履行了檔案工作的協(xié)調(diào)管理職責(zé)，切實加強(qiáng)過程控制和管理，通過運用國網(wǎng)信息系統(tǒng)平臺進(jìn)行系統(tǒng)整理，檔案分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂美觀，案卷質(zhì)量符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求。
公司檔案于1989年通過省級驗收；1990年晉升國家二級；1999年高分通過企業(yè)檔案國家一級認(rèn)定；2006年首批通過江蘇省企事業(yè)檔案“特一級”企業(yè)評定；2011年通過省檔案星級評定復(fù)查，并連續(xù)多年獲得無錫市檔案先進(jìn)榮譽稱號。
二、文書檔案管理的現(xiàn)狀
文書檔案，是指企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件，又稱管理性檔案。
1.文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”，管理手段主要是用載體（紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分門別類地存放于辦公室檔案中心。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目造冊”、“保存”、“借閱”等工作，保證它的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理起到最大的作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。
2.與公司文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦及文件的收集、整理。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案管理工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行再整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案管理工作的前提條件和基礎(chǔ)；檔案主要來自于文書。文書人員把企業(yè)活動中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案中心歸檔，文書工作的質(zhì)量對檔案管理有重大的影響。
3.賬外文件也是文書檔案的重要來源。即指本企業(yè)未經(jīng)文書處理部門編號、登記的，在收發(fā)文登記簿上無“賬”可查的，由各單位（部門） 在其職能活動中形成、使用或上報， 自行保留的具有保存、利用價值的各類載體文件。相關(guān)職能單位是賬外文件的主要來源，負(fù)責(zé)賬外文件的收集、整理、預(yù)立卷和移交，并接受檔案中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)、督促、檢查和考核。
三、文書檔案管理存在的問題
文書檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，企業(yè)文書檔案管理水平的高低直接關(guān)系和影響到企業(yè)文書檔案的質(zhì)量與完整性，只有樹立企業(yè)文書檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能切實發(fā)揮文書檔案的作用，真正實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。目前，文書檔案管理工作中，或多或少存在著一些問題，影響著文書檔案立卷的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)。
1.企業(yè)文書工作與文書檔案管理工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。同時，辦公信息系統(tǒng)通道擁堵等原因造成系統(tǒng)不夠穩(wěn)定，這就不可避免地造成了文書工作與檔案工作銜接存在脫節(jié)，即公文的格式和處理辦法方面存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象，如附件不齊全、編號不規(guī)范，有漏號、重號等情況，影響了文書檔案質(zhì)量的高低，也直接影響了文書檔案人員收集工作的質(zhì)量、進(jìn)度和檔案利用，對文件鑒定價值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系等也都存在一定的影響。
2.“賬外”文件收集力度不足。一是“賬外”文件是企業(yè)各內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)形成的內(nèi)部文件材料，大都未經(jīng)收發(fā)文登記的文件，文件材料涉及面廣，隨時隨地在每項工作和活動過程中產(chǎn)生。而文書檔案人員的職責(zé)和身份決定了他們不可能直接參與到各職能部門的工作和活動之中，無法清楚有哪些文件材料正在形成或已經(jīng)形成。這些文件材料的形成過程難以控制，事后收集困難重重。二是辦公自動化帶來了“賬外”文件材料的收集困難。由于部分向上請示、向下通知和答復(fù)的事項，都可以通過電話直接聯(lián)系，因此，只有口頭答復(fù)，沒有做到及時的電話記錄而成了無法考查的歷史，這些無疑使文件材料的原始記錄性大打折扣。
3.各部門對檔案管理工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。由于一些部門人員對文件材料應(yīng)由誰保管概念不清，只考慮方便利用、文件保密等問題，從而模糊了這部分文件材料的保管權(quán)限，有些人甚至不愿意送交檔案管理部門供大家查閱參考， 最終造成一些有價值的文件材料因得不到及時歸檔而散失，或流散于個人手中增加了事后征集的難度。
四、提高文書檔案管理水平的對策與措施
1.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，提高隊伍素質(zhì)
檔案隊伍建設(shè)是做好檔案工作的根本和保證，因此，創(chuàng)新學(xué)習(xí)交流機(jī)制，才能不斷增強(qiáng)檔案專職的業(yè)務(wù)能力。一是通過堅持一年兩次的專題網(wǎng)絡(luò)活動，組織研討工作中的經(jīng)驗與不足；二是通過定期或不定期組織專兼職檔案人員參加省市級檔案部門的理論業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、專題講座、千人知識競賽及其它繼續(xù)教育途徑，堅持把文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化知識和應(yīng)用技能作為檔案專職苦練基本功的重要內(nèi)容，經(jīng)常有針對性地開展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使文書檔案專職成為適應(yīng)崗位、熟悉業(yè)務(wù)、勝任職責(zé)的行家里手，成為懂專業(yè)、懂技術(shù)、會指導(dǎo)、會編研的全能人才；三是以文書檔案管理為載體，以同業(yè)對標(biāo)為抓手，與兄弟單位進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，開展調(diào)研，討論熱點、重點、難點問題，提出對策措施，有效指導(dǎo)業(yè)務(wù)實踐。
2.建立檔案工作機(jī)制，保證有效執(zhí)行
加強(qiáng)文書檔案管理制度建設(shè)，從制度和機(jī)制入手，結(jié)合電力企業(yè)發(fā)展對文書檔案的要求，明確原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等要求。規(guī)定文書檔案資料的收集、編制的范圍，保證文書檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.實現(xiàn)文檔一體化管理，提升檔案質(zhì)量
文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件，文書工作的好壞直接關(guān)系到文書檔案管理的水平。因此，文書人員樹立較強(qiáng)的檔案意識，在實際工作中認(rèn)真執(zhí)行立卷歸檔制度，確保文件收集完整、及時和準(zhǔn)確，通過科學(xué)分類、組合，使文件材料形成有機(jī)的聯(lián)系。文書檔案專職嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理制度，密切關(guān)注年度文件資料的收集、整理工作，按時接收檔案，對新接收的文書檔案資料嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真核對，嚴(yán)格把好文書檔案質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格按照檔案保管期限表對檔案的價值進(jìn)行鑒定，同時，認(rèn)真履行檔案查、借閱審批手續(xù)，對未按時歸還的檔案及時催還，對歸還的檔案及時歸位，并認(rèn)真做好檔案的保護(hù)和統(tǒng)計工作。
4.優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，推進(jìn)實體化運作
規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化得辦公環(huán)境下，重新調(diào)整組卷流程，進(jìn)行文書檔案業(yè)務(wù)流程改造，是提高檔案工作效率的有效手段。即由各部門根據(jù)相關(guān)依據(jù)性文件及立卷模板進(jìn)行預(yù)立卷，文書檔案專職按照“以我為主”的原則，對預(yù)立卷內(nèi)容進(jìn)行檢查，然后由預(yù)立卷單位修改、調(diào)整、著錄、掛接電子文件，并組卷裝訂，再由文書檔案專職鑒別、審核、把關(guān)，最后由文書檔案專職進(jìn)行檢查，確保高質(zhì)量完成立卷工作。
具體操作流程參見下圖所示：
5.注重賬外文件材料收集，強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)
按照省公司、市檔案局的要求和部署，檔案管理要從制度和機(jī)制入手，通過年初制訂工作計劃，將檔案工作納入單位工作目標(biāo)管理，切實保障檔案工作的規(guī)范性和有序性。通過定期或不定期組織檔案人員開展資料的收集、整理、歸檔工作，突破傳統(tǒng)檔案接收范圍的局限性。針對文書檔案文件材料收集的重點、難點， 根據(jù)國家《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的有關(guān)規(guī)定，在制訂《公司歸檔文件整理實施細(xì)則》的基礎(chǔ)上，重新起草賬外文件的《補(bǔ)充規(guī)定》，明確職責(zé)分工、工作流程、修訂歸檔范圍、考核措施等，并進(jìn)行現(xiàn)場討論，聽取意見，加大了對重要活動、重大事件等資料的收集力度，力爭把與企業(yè)、社會、群眾利益息息相關(guān)的檔案信息資源收集齊全，努力建設(shè)面向企業(yè)的多元化館藏體系，構(gòu)建完整反映歷史、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系，在館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上實現(xiàn)新突破。
6.創(chuàng)新主動參與機(jī)制，加強(qiáng)協(xié)作溝通
由于企業(yè)文書檔案中的檔案往往來源于重要的業(yè)務(wù)部門，因此，建立文書檔案管理的互動協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)文書檔案管理工作與部門業(yè)務(wù)之間的鏈接，才能形成良好的發(fā)展互動。例如：文書檔案管理可采取“年度―組織機(jī)構(gòu)―保管期限”分類模式，由部門立卷，從過去繁瑣的分類、鑒定、整理、裝訂、裝盒、上架、排架等立卷環(huán)節(jié)簡化為按“一事一件”立件整理、不銹鋼夾簡單裝訂、計算機(jī)直接錄入文件級目錄等環(huán)節(jié)，達(dá)到了簡化整理、方便檢索、快捷服務(wù)、簡化部門歸檔工作程序等預(yù)期目的。通過部門業(yè)務(wù)發(fā)展帶動文書檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)文書檔案管理工作服務(wù)職能和指導(dǎo)功能的發(fā)揮。
7.深化文檔專題管理，實現(xiàn)實時服務(wù)
專題檔案是指企業(yè)及個人在某項專題工作、某項重大活動（事件）中直接形成的各種載體檔案，是文書檔案不可缺的部分，是企業(yè)作出科學(xué)決策時的重要借鑒材料。目前，企業(yè)開展的種類專題活動越多，形成的材料也越多，由于專題檔案形成領(lǐng)域的廣泛性、形成時間的偶然性、文件材料載體的多樣性及分散性等，專題檔案的收集管理方法不同于企業(yè)一般形成的檔案。根據(jù)專題檔案的管理原則和特點，應(yīng)采取不同的整理方法。各項重大活動中形成的種類專題檔案可獨立構(gòu)成全宗，一個專項活動構(gòu)成一個獨立的全宗，劃分全宗后由檔案管理部門按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行專題活動檔案的編目、鑒定等工作；全宗內(nèi)重大活動檔案的組卷，應(yīng)根據(jù)重大活動文件材料的形成規(guī)律和成套性原則，按問題特征進(jìn)行分類。同時，根據(jù)利用者的需要，有針對性地對專題檔案進(jìn)行編研，合理開發(fā)利用，通過各種媒介，例如設(shè)計企業(yè)網(wǎng)頁歸檔功能，對專題進(jìn)行實時歸檔，向企業(yè)公布開放的專題檔案，最大限度地為企業(yè)文書檔案信息的開發(fā)利用服務(wù)，使專題檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價值，提升檔案文化品牌。
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工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對事業(yè)單位的管理工作來說文書檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用，但是在這一過程中需要注意的是，由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問題，從而使得事業(yè)單位文書檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理教育知識結(jié)構(gòu)越來越落后，并且培訓(xùn)工作也無法跟上工作的實際進(jìn)度，這導(dǎo)致了文書檔案管理無法得到進(jìn)一步的有效提升。
1.2 重視程度不夠
重視程度不夠是導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作難以進(jìn)步的重要因素。一般來說在文書檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類和歸檔工作。但是隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，不同種類的文件給文書檔案管理帶來了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外，重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無法將文書檔案管理的功效發(fā)揮出來，也無法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無法從思想上提高對文書檔案管理工作的認(rèn)識，與此同時也無法在人員和配置等各個方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)手段，因此無法幫助文書檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。
1.3 管理方式陳舊
管理方式陳舊對于事業(yè)單位文書檔案管理工作的影響是非常深遠(yuǎn)的。通過對于事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前文書檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級領(lǐng)導(dǎo)重視以及工作人員知識、思想均非常落后，跟不上單位發(fā)展所需等方面的問題。除此之外，管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無法引起上級領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致了其整體的管理模式較為落后，不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關(guān)系人員。無法提供更加科學(xué)的資料管理。以前筆者單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案人員重視程度不夠，覺得文書檔案工作無關(guān)緊要，筆者曾經(jīng)多次與相關(guān)公司溝通試圖建立一個檔案系統(tǒng)，但需要資金投入，很難得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書類的相關(guān)資料沒有專業(yè)的人員及系統(tǒng)管理，兼職人員也沒有出去學(xué)習(xí)檔案管理的機(jī)會，靠自己的摸索去完成文書類的整理，使得文書檔案工作不夠科學(xué)化、規(guī)范化。
2 新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策
2.1 堅持以人為本理念
堅持以人為本理念是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。隨著國家的進(jìn)步，“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中，事業(yè)單位自身也應(yīng)當(dāng)注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念，并且加大對于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅持以人為本理念的過程中事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，文書檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外，在堅持以人為本理念的過程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重促使文書檔案管理工作受到各科室以及更多領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可并且能夠在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。
2.2 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)
應(yīng)用結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，事業(yè)單位的文書檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，并且注重增強(qiáng)文書檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，從而能夠構(gòu)建起新型管理模式同時使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外，在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過程中，事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)行還應(yīng)當(dāng)能夠為決策者提供更加科學(xué)化的信息資料。并且通過信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項工作均統(tǒng)一管理，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的有效提升。
2.3 優(yōu)化人員配置
優(yōu)化人員配置是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重加大人員配置，并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時，健全管理工作激勵體制。除此之外，在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重合理的激勵能夠激發(fā)人潛在的動力，這對于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊伍素質(zhì)有至關(guān)重要的作用。另外，在優(yōu)化人員配置的過程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重進(jìn)一步完善激勵機(jī)制，并且按照有關(guān)制度嚴(yán)格落實，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的持續(xù)提升。
2.4 完善管理制度
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一、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題
1.文書檔案管理重視程度不夠工作人員長期受醫(yī)院傳統(tǒng)經(jīng)營模式的影響，對于文書檔案管理不夠重視，在管理的過程當(dāng)中比較重視業(yè)務(wù)輕視檔案。許多工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作非常簡單，其中涉及不到技術(shù)含量的工作，在實際工作當(dāng)中的應(yīng)用價值不大。文書檔案工作缺乏嚴(yán)格的考核機(jī)制，在管理過程當(dāng)中，對于文書檔案信息資源的開發(fā)程度明顯不足，整體導(dǎo)致文書檔案資源的利用率下降。就目前的文書檔案發(fā)展形勢來看，我國文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，欠缺專門維護(hù)文書檔案權(quán)益的法律法規(guī)，沒有法律做強(qiáng)有力的后盾，檔案信息不受保障。計算機(jī)應(yīng)用于文書檔案信息化管理，主要依靠計算機(jī)法規(guī)保護(hù)，但是由于文書檔案管理容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾，導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專門維護(hù)文書檔案權(quán)益的法律法規(guī)，就會使文書檔案處于一個被動的狀態(tài)，如果文書檔案的權(quán)益受到了威脅，很難依靠法律的支撐進(jìn)行維權(quán)。2.文書檔案管理人員素質(zhì)不高醫(yī)院在對人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程當(dāng)中，大多數(shù)都會重視醫(yī)療技術(shù)人員的相關(guān)培訓(xùn)，對于醫(yī)院文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)不夠重視。大多數(shù)從事醫(yī)院文書檔案管理工作的人員，在最開始都是從事相關(guān)的護(hù)理和計算機(jī)工作，就職之前并沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)。工作人員缺乏相應(yīng)的文書檔案管理知識，不能勝任對文書檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置的工作。對于相應(yīng)的檔案工作管理技能掌握不熟練，在工作的過程當(dāng)中造成了工作效率降低，也會對于文書檔案的收集范圍不明確，對檔案進(jìn)行立卷管理時不規(guī)范。醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)的工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對于管理過程當(dāng)中的一些理論知識不能夠得到很好的認(rèn)識，在具體工作開展的過程當(dāng)中就會出現(xiàn)一些錯誤，在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院文書管理工作整體效率下降。3.文書檔案管理制度不完善醫(yī)院制訂了比較完善的管理制度，但是對于文書檔案管理工作沒有進(jìn)行明確的劃分，沒有對文書檔案管理工作制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。許多有價值的文數(shù)檔案在工作的過程當(dāng)中沒有得到重視，長期就會造成文書檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節(jié)，導(dǎo)致文書檔案工作失去了系統(tǒng)性和完整性。醫(yī)院文書檔案管理沒有建立較為完善的體系，對于工作具體的職責(zé)沒有進(jìn)行明確的劃分，在工作的過程當(dāng)中還應(yīng)該設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，這樣才可以在整體上確保醫(yī)院文書檔案管理工作得到有序地進(jìn)行。
二、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作的對策
1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)增強(qiáng)意識增加醫(yī)院文書檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)機(jī)會，定期組織文書檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷的去強(qiáng)化文書檔案管理意識。通過不斷的學(xué)習(xí)可以提高工作人員在文書檔案信息管理當(dāng)中的業(yè)務(wù)水平，提高文書檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。強(qiáng)化文書檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的重要性，對文書檔案管理工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的基礎(chǔ)知識，更新工作人員的工作理念和知識內(nèi)容。隨著醫(yī)院文書檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案應(yīng)該確定保密的安全防護(hù)到位，加大醫(yī)院文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，完善醫(yī)院文書檔案信息管理的管理體系。我國醫(yī)院文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，而醫(yī)院檔案制度的順利推廣和實施，可以推動醫(yī)院文書檔案工作的持久開展，所以我們要建立健全的制度體系，保障醫(yī)院文書檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展。信息管理中的電子文檔、信息數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及文檔的操作系統(tǒng)都需要不斷的完善，才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫(yī)院文書檔案計算機(jī)信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案應(yīng)該確保訪問網(wǎng)站的安全防護(hù)到位，加大醫(yī)院文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，完善醫(yī)院文書檔案信息管理的管理體系。工作人員應(yīng)充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規(guī)則，加大醫(yī)院文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全。醫(yī)院文書檔案管理很容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾，導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理使用的防偽加密，實行嚴(yán)格的醫(yī)院文書檔案登記防偽驗證碼。每一個工作人員都應(yīng)該擁有自己唯一的登入賬號，且此賬號無法進(jìn)行復(fù)制粘貼，隨著時代和科技的快速發(fā)展，我們應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案登記管理人員的計算機(jī)管理水平。2.建立健全的規(guī)章制度科學(xué)技術(shù)在快速的向前發(fā)展，利用科技水平的提高可以提高文書檔案管理的水平，建立符合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責(zé)任范圍，對醫(yī)院不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，建立較為健全的規(guī)章制度。對文書檔案管理工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，制定嚴(yán)格的文書檔案保密制度，對相關(guān)的文書檔案進(jìn)行鑒定。對借閱文書檔案要進(jìn)行仔細(xì)的記錄，根據(jù)記錄來尋求每一份文書檔案的來源。充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規(guī)則，加大文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，針對不同的數(shù)據(jù)電子檔案、簽名設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)癱瘓維護(hù)。對相關(guān)工作人員進(jìn)行有關(guān)的保密宣傳教育，開展法律常識基礎(chǔ)知識教育，讓文書檔案管理的工作人員清楚地認(rèn)識到保密的重要性。同時完善文書檔案信息管理的管理體系，保證檔案信息不會外泄，規(guī)定文書檔案方案的記錄格式，防治被其他人濫用。3.加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量審核，確保檔案的格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范。將計算機(jī)技術(shù)引入到檔案資料的收集過程當(dāng)中，可以有效提高醫(yī)院文書檔案管理自動化水平。對于醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)平臺一定要加快建設(shè)的步伐，將檔案信息充分的匯集在醫(yī)院的信息中心，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束，確保可以更高效的服務(wù)于醫(yī)院的各個部門。醫(yī)院文書檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，通過長期的培訓(xùn)和管理才可以提高管理的水平。醫(yī)院整體的管理水平是通過文書檔案管理水平來衡量的，通過建立較為健全的規(guī)章制度，可以解決醫(yī)院文書檔案管理中存在的一些問題。不斷的去提高文書檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，引進(jìn)新的管理技術(shù)和理念，提高文書檔案管理工作的整體水平。隨著時代和科技的快速發(fā)展，計算機(jī)的廣泛應(yīng)用提高了文書檔案管理的工作效率，將計算機(jī)技術(shù)與文書檔案信息管理相融合，既可以高效的動態(tài)管理文書檔案，又可以提高文書檔案工作人員的工作效率。同時將文書檔案業(yè)務(wù)過程中的信息轉(zhuǎn)化為電子信息，可以全面提高文書檔案工作者的工作效率，同時也可以保障醫(yī)院檔案的信息安全。
參考文獻(xiàn)
[1]李嬌.醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].中外醫(yī)學(xué)究,2015,13(02):150-151.[2017-08-28].
篇10
隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院也逐步加入市場化的經(jīng)營模式，這就使得醫(yī)院更重視醫(yī)院的?I務(wù)經(jīng)濟(jì)效益，而容易忽視文書檔案的管理工作。由于醫(yī)院管理層對于文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，就導(dǎo)致大多數(shù)工作人員都認(rèn)為檔案管理工作不重要，文書檔案管理工作因而也不被重視，文書檔案管理體系疏于健全，檔案管理制度不夠科學(xué)合理，以致文書檔案管理工作者在工作時缺乏規(guī)章制度的約束，僅僅跟隨自身意愿來進(jìn)行文書檔案的管理工作。這就會導(dǎo)致文書檔案管理工作人員在收集、整理檔案的時候不認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，檔案的管理水平較低，無法保證檔案的安全性和完整性[1]。
此外，隨著社會價值觀的改變，檔案管理工作由于工作單調(diào)、枯燥而無法得到人們的認(rèn)可。很多醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員，或者認(rèn)為檔案管理工作較為簡單，檔案管理人員較少，導(dǎo)致檔案管理工作不能正常的完成。而且，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也比較低，職業(yè)技能不足，很多不能夠勝任檔案管理的工作，以致于醫(yī)院文書檔案管理水平較低[2]。
部分醫(yī)院也存在將文書檔案的管理工作進(jìn)行外包處理，將文書檔案交由專門的檔案管理人員進(jìn)行整理、分類和歸檔，然后在交由醫(yī)院進(jìn)行管理，這種方法雖然在一定程度上減少了醫(yī)院文書檔案管理員的工作強(qiáng)度，而且有專業(yè)檔案管理人員整理出來的檔案文件質(zhì)量比較高，工作效率也很高，但是，由于進(jìn)行外包檔案整理工作的人員不是醫(yī)院內(nèi)部人員，而在文書檔案中可能會存在一些機(jī)密文件，這就很難保證檔案的安全性。且醫(yī)院的檔案具有一定的特殊性，檔案管理人員不具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識，有的檔案文件分類或歸類可能存在錯誤。
二、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的對策
（一）提高醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重視程度
為了使醫(yī)院文書檔案的收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層明確認(rèn)識到醫(yī)院文書檔案的重要性[3]。醫(yī)院管理人員要認(rèn)識到醫(yī)院日常運營管理中文書檔案的重要性，還應(yīng)該清楚地了解文書檔案對于醫(yī)院未來發(fā)展的積極作用，加大在文書檔案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，提高文書檔案的管理水平。
（二）建立科學(xué)的文書檔案管理制度
在醫(yī)院文書檔案的管理工作中，必須要建立起科學(xué)合理的文書檔案管理制度，明確醫(yī)院文書檔案管理人員的工作職能，只有這樣才能夠保障醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠正常開展，做到有章可循[3]。此外，還應(yīng)該結(jié)合《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院文書檔案工作的實際情況，制定檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定相關(guān)文書檔案的保密制度，建立健全的檔案保管制度、查閱制度以及檔案鑒定制度等，并且要求文書檔案管理人員在進(jìn)行日常的管理工作的時候嚴(yán)格按照相關(guān)的管理制度來進(jìn)行，同時，文書檔案管理制度對管理人員的管理行為具有一定的約束和規(guī)范作用，使醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠井然有序的開展。
（三）加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)
由于醫(yī)院的文書檔案在長期的收集和管理過程中累計數(shù)量較大，導(dǎo)致紙質(zhì)文書檔案需要占據(jù)非常大的空間來進(jìn)行儲存，而且查找、借閱等操作都極不方便，而且紙質(zhì)文書檔案都具有唯一性，在存儲的過程中容易受到損毀。因此，醫(yī)院可以建立完善的文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化的文書檔案管理。將紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，存儲在醫(yī)院文書檔案數(shù)據(jù)庫中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存保管，既能夠節(jié)省檔案的儲存空間，保護(hù)原始檔案文件，還可以讓使用者在進(jìn)行查閱的時候更加的方便快捷，提高檔案的利用率，提高文書檔案管理人員的工作效率。
（四）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理隊伍的建設(shè)
篇11
文書檔案內(nèi)容是單位工作的真實記錄，內(nèi)容包括黨群管理、行政管理、會計檔案、科技檔案、特種載體檔案等，涉及的內(nèi)容多種多樣。文書檔案載體的多樣性，主要體現(xiàn)在文書檔案包含有單位以及上級部門印發(fā)的“紅頭文件”，同時還有民主選舉時選民的登記以及選票，各類合同、協(xié)議、責(zé)任書以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。
1.2文書檔案與文書工作聯(lián)系非常緊密
文書工作的全程是檔案的形成過程。文書工作主要是進(jìn)行文件收藏、登記、轉(zhuǎn)運、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書工作做完之后開始進(jìn)行的，是在之前的工作上繼續(xù)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研以及提供利用。因此可以說，文書工作是檔案的主要來源，檔案工作的前提和基礎(chǔ)是文書。文書部門與檔案部門的工作有一定的聯(lián)系，文書部門定期將本單位形成的具有價值的文件材料整理歸檔到檔案部門。因此，文書檔案的質(zhì)量一定要好，因為這影響到檔案的質(zhì)量和檔案工作的進(jìn)行。
1.3文書檔案管理的重點在于收集文件及完善保存資料
文書檔案多以發(fā)生的人、事、物、過程作為管理對象，如對事件中的文件、書報、合同進(jìn)行管理，管理時主要使用紙質(zhì)的載體記錄，最后歸檔到不同的檔案室，有用到相關(guān)檔案的時候，就可以進(jìn)行查閱。檔案管理的最大作用就是記錄歷史，這不僅可以供后人查閱，了解事件發(fā)生的緣由結(jié)果，同時也可以讓后人在這些記錄中領(lǐng)悟到一些有益的道理，解決實際問題。
2文書檔案中存在的問題
2.1文書工作與檔案工作銜接方面存在問題
文書工作和檔案工作是不同的兩種工作，但文書工作和檔案工作又有一定的相同性，既有區(qū)分、又有聯(lián)系。既然是文書檔案管理，文書工作和檔案工作就應(yīng)該在實際運轉(zhuǎn)中相互配合，形成合理的管理體系。在實際運行中，文書工作與檔案工作實行的是分塊管理，這是一種比較科學(xué)、有效的管理方式，但也在無形中拉大了文書管理與檔案管理之間的距離。主要體現(xiàn)在文書的檔案意識淡薄，不能夠及時有效地進(jìn)行檔案的收集整理，而檔案管理也不能很好地同文書進(jìn)行檔案的交流。這就導(dǎo)致這兩個管理之間的銜接不夠及時，很多地方未能有效地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)；同時在進(jìn)行交接管理的過程中，還會出現(xiàn)很多的錯誤，不利于文書檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書檔案管理工作的檔案收集是一項較難進(jìn)行的工作，檔案收集工作的進(jìn)行一般來說遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門與部門之間的聯(lián)系不緊密、溝通工作進(jìn)行的不及時，或者是由于部門的拖延、敷衍情況發(fā)生較多，導(dǎo)致檔案在收集的時候遇到難以按時收集的難題。
2.3文書檔案管理人員素質(zhì)不高
文書檔案管理人員的專業(yè)知識是非常重要的，如果專業(yè)水平較高，就會提高單位的文書檔案管理水平。但有的單位出于其他原因，沒有雇用具有專業(yè)知識和水平的文書檔案管理人員，工作者對文書檔案的管理知識一知半解，不能靈活運用、進(jìn)行創(chuàng)新，或者是工作者具有文書檔案的上崗資格證，但由于時間久遠(yuǎn)，后期也沒有進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，沒有及時地進(jìn)行知識更新，跟不上時展的腳步，特別是在計算機(jī)發(fā)展運用如此廣泛的今天。因此，要著重提高文書檔案管理人員的素質(zhì)水平，這是現(xiàn)今檔案工作發(fā)展的重要要求，也是必需條件。
2.4各部門對文書檔案的收集工作配合力度不夠
文書檔案的收集工作主要是收集各個部門重要的文件，由于有的部門為了自己部門的方便，不愿意將部門較為重要的、經(jīng)常使用的文件上交。雖然責(zé)任心較強(qiáng)的文書檔案管理人員會經(jīng)常催交，但隨著時間的拖延，檔案管理人員也會妥協(xié)，進(jìn)而導(dǎo)致一些重要的文件丟失，影響檔案的后期調(diào)用，同時也會拖慢檔案的收集水平。
2.5文書檔案保存方法滯后
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，各個單位的文書檔案管理方法也在不斷地更新。計算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理方面的應(yīng)用，讓文書檔案管理的效率不斷地提高。計算機(jī)辦公無紙化與以往的紙質(zhì)辦公有很明顯的不同，然而這些差異也會對檔案管理工作造成不便，如計算機(jī)保存的電子版文件沒有打印成紙質(zhì)版并進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４妫自斐杀４婀ぷ鞯牟煌暾⒉灰恢拢沟梦臅鴻n案管理陷入困境。
3提高文書檔案管理水平的方法
3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接
文件是檔案的基礎(chǔ)，要搞好文書的質(zhì)量水平，必須建立高質(zhì)量的檔案。文書部門規(guī)范處理文件是建立高水平文件的基礎(chǔ)，因此，文書人員要具有很強(qiáng)的檔案意識，做好自己的本職工作。首先，工作人員在工作中要保證文書的質(zhì)量，包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次就是及時、準(zhǔn)確地處理文件，做到按時收發(fā)文件、按時查找文件，將缺失的文件及時地進(jìn)行查找、補(bǔ)充。
3.2加強(qiáng)文書檔案收集工作的部門協(xié)作
文書檔案的主要來源是各部門的重要文件，因此，加強(qiáng)與各部門的協(xié)作是必不可少的。檔案管理人員要經(jīng)常與各個部門進(jìn)行溝通，及時了解各部門的最新信息，保證檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)識到檔案管理能夠揭示一個單位的歷史，具有很大的價值，可以為單位的將來提供很大的指導(dǎo)。
3.3加強(qiáng)文書檔案的收集工作
文書檔案收集工作的加強(qiáng)，需要注意3方面的內(nèi)容。首先是嚴(yán)格把關(guān)。統(tǒng)一管理檔案的收集工作，將文件的選用、文號編發(fā)、標(biāo)題制作、標(biāo)題字形、附件等各方面的細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。其次是明確范圍、分類收集。按照單位文書檔案的類目進(jìn)行統(tǒng)一分門別類的整理、組卷，保證案卷質(zhì)量。第三是建立科學(xué)的目錄編號、檢索系統(tǒng)。在不斷完善案卷目錄、專題目錄、計算機(jī)等檢索外，還要不斷完善光盤等高科技檢索工具，不斷地加強(qiáng)和完善檔案的收集工作，提高檔案的收集管理水平。
篇12
1.1電子檔案的便于檢索，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機(jī)來查詢。計算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題。
1.2信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理。
1.3電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。
2.文書檔案歸檔存在的問題
2.1文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低
目前，文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低是很多檔案單位及大中型事業(yè)單位中普遍存在的問題，主要體現(xiàn)在：案卷名稱、卷宗分類、文件檔號不規(guī)范等，還經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件的卷宗組卷不規(guī)范，缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。除此之外，普遍存在的問題是文件檔案檢索的效率較低，目前大多數(shù)單位主要采用兩種類型的檢索方式：即電子檢索和人工檢索，而目前多數(shù)單位選擇的是人工檢索的方法。 2.2文書工作與檔案工作的銜接不夠緊密
文書工作與檔案工作是對立統(tǒng)一，密不可分的，二者是相互獨立又相互聯(lián)系的，要確保文書與檔案管理工作正常有序開展的方法就是進(jìn)行分體式管理模式。從目前來看，很多單位對文書檔案工作的管理方式是分塊式管理，這種方式在過去的工作中存在一定的優(yōu)勢，但是在實際工作中會使文書與檔案管理之間的距離越來越大。這就導(dǎo)致很多矛盾和問題出現(xiàn)在文書檔案管理工作中。
2.3 文書檔案管理的配套設(shè)備不到位
一些單位的文書檔案設(shè)備沒有配備齊全，造成硬件設(shè)施服務(wù)不到位、質(zhì)量差，而且相關(guān)部門沒有想辦法去解決，甚至個別單位還沒有設(shè)立專門的檔案室。此外，文書檔案還存在丟失、銷毀和霉變等情況，這是由于沒有及時采取防潮、防濕的舉措，不但影響了檔案的整潔、美觀，還會困擾今后的工作。因此，相關(guān)部門有必要高度重視文書檔案管理的設(shè)施問題，并及時改進(jìn)。
2.4文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高
文書檔案管理人員是該項工作的直接執(zhí)行者，他們的素質(zhì)直接決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而，我國現(xiàn)有從事文書檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就進(jìn)入檔案部門工作，他們對立卷、檔案分類等基本知識都了解不足；一部分檔案管理人員雖然具備相關(guān)的上崗資格，卻不注重自身知識結(jié)構(gòu)和實際檔案管理水平的提升，特別是隨著辦公自動化的普及，這些檔案管理人員還未意識到掌握計算機(jī)技術(shù)對提高自身檔案管理水平的重要性。文書檔案的工作人員不僅需要提高自身的工作素質(zhì)，思想素質(zhì)也有待提升。
3.加強(qiáng)對文書檔案歸檔要求方面的管理
為更有效的對文書檔案進(jìn)行管理，及時歸檔是必不可少的前提條件。文書檔案歸檔要求主要是指對歸檔文件鑒定與整理質(zhì)量的要求。
3.1建議將歸檔章位置蓋在文件左上方
最佳歸檔章加蓋的位置應(yīng)以左上方為宜，并應(yīng)定量規(guī)定其上邊距及左邊距，建議以1.5厘米左右為佳。如此改進(jìn)之后，當(dāng)要調(diào)取某件檔案時，只需要將該盒檔案從盒內(nèi)抽出三分之一寬度就能輕松地查到件號，不但能在短時間內(nèi)準(zhǔn)確地找到所要查找的文件，而且只需要將該件單獨抽出即可，不必抽出整盒檔案。同時也符合《歸檔文件的整理方法》第6條規(guī)定。對于部分特殊的歸檔件，建議：塑裝、皮裝的會議記錄本，盡量保持其原貌，不必拆裝，歸檔章加蓋在扉頁上端適當(dāng)位置即可；需要折疊的大規(guī)格圖表，按A4規(guī)格折疊，將歸檔章蓋在左上方指定范圍；橫向排版的A4型圖表，建議歸檔章加蓋在表頭右上端，方向與表格方向平行，保持歸檔章的文字方向與表格文字方向相一致，使得版面統(tǒng)一，裝盒時表頭齊左，因而其歸檔章也在左上方，雖然歸檔章的方向發(fā)生90度的轉(zhuǎn)向，但不影響整體效果和查閱利用。
3.2建議推廣紙封套袋裝法
文件的裝訂方式采用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)D無酸紙封套袋裝法值得推廣。此方法有以下優(yōu)點：以件為單元，無論文件厚薄，一件一袋，層次分明；不損傷文件，復(fù)印掃描都很方便；成本低，比較于不銹鋼夾而言占據(jù)空間較少；便于以后數(shù)字化時的拆裝掃描，有利于保護(hù)檔案原件不受損害。若對此無酸紙封套袋裝法稍加改進(jìn)，這種方法值得借鑒與推廣。一是將歸檔章統(tǒng)一印制在封套的左方固定位置，填寫完整的歸檔文件信息；二是設(shè)置相應(yīng)的格式，將歸檔文件屬性標(biāo)示清楚，以便查閱時只需要將文件抽出一部分就能看清歸檔文件的件號及其它基本信息，便于快速查找。特別要注明“件”內(nèi)總頁數(shù)，以便核查，防止利用過程中發(fā)生丟失張頁現(xiàn)象。在具體實踐中，在歸檔文件上也應(yīng)加蓋歸檔章，填寫的信息與封套上相一致，這樣一一對應(yīng)，就能保證文件調(diào)出后能準(zhǔn)確放回原封套，防止在利用后出現(xiàn)裝錯袋現(xiàn)象。
3.3建議細(xì)化檢索工具
推行的文號查對表由歸檔文件的文號、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號等四個主要特征編制而成。在文號查對表中，以歸檔文件的文號作為主要特征，按同一發(fā)文機(jī)構(gòu)同一類型文件的序列號由小到大排列，其保管期限、機(jī)構(gòu)、件號等基本特征注明在相應(yīng)的表格中，查找時，只需要知道被查文件的文號，就能從表中快速找到該歸檔文件所處的準(zhǔn)確歸檔位置。編制文號查對表應(yīng)該注意的是，不能漏號，對于本部門的行文，文號一般應(yīng)該是連續(xù)的，個別特殊情況空缺的文號必須作特別備注，以示該文件不存在。其它部門的來文，文號不具有連續(xù)性，但要保持由小到大的排列順序，其空缺的文號即說明此文件沒有在本全宗內(nèi)歸檔。所以，利用文號查對表檢索，還可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下歸檔，以節(jié)省查找過程。
4.結(jié)束語
隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，作為檔案工作人員必須順應(yīng)時代的發(fā)展，為檔案的管理打下堅實基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1]湖南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處.公文辦理與歸檔整理. 2001.
篇13
一、文書檔案管理中存在的主要問題
（一）文書檔案管理意識薄弱，重視力度不夠
由于很多單位自上而下對文書檔案管理工作的重要性缺乏必要的認(rèn)識，所以對文書檔案管理的重視力度不夠，缺乏應(yīng)有的檔案管理意識。一方面，要的高層領(lǐng)導(dǎo)沒有傳達(dá)有效的指示，部門與部門之間也對文書檔案管理工作缺乏強(qiáng)有力的配合；另一方面，有些領(lǐng)導(dǎo)層目光短淺，只是考慮到眼前利益，對文書檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，沒有聘請或培訓(xùn)專業(yè)的管理人員，在培訓(xùn)理念上觀念落后，使得單位文書檔案管理的整體質(zhì)量偏低。另外，由于對文書檔案管理上的忽視，在人力、物力、財力上的投入也就相對較少，這都直接限制了文書檔案管理水平的提升。
（二）文書檔案管理的規(guī)范性不強(qiáng)
檔案是由文件構(gòu)成的，文件質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，檔案管理工作就無法順利的開展。但是，有些文書檔案管理人員缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，沒有認(rèn)真做好對相關(guān)材料的整理歸檔，使文件、檔案不統(tǒng)一，很難保證檔案管理的規(guī)范性、完整性。同時，有些單位沒有要統(tǒng)一規(guī)范文件格式，文件用紙也相對混亂，沒有對字體等方面也應(yīng)加以規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)不合規(guī)定的文件。如在書寫相關(guān)資料時，沒有使用黑色碳素筆或鋼筆，對文件的起稿、整理、修訂等各個方面沒有嚴(yán)格遵守文書檔案處理流程，對于缺頁少頁的資料，沒有及時發(fā)現(xiàn)并給與完善，對會議材料的收集整理相對混亂、滯后等。
（三）電子文書檔案管理的安全意識相對缺乏
隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，方便快捷的電子文件日益受到追捧。但是，科技是把雙刃劍，互聯(lián)網(wǎng)的使用對于電子檔案的管理卻存在著很大的風(fēng)險。由于電子檔案對電子設(shè)備的要求極高，稍有不慎，很有可能發(fā)生數(shù)據(jù)無端丟失，反復(fù)的病毒入侵和電子內(nèi)容的隨意篡改等情況發(fā)生。再加上部分檔案管理人員對電子文檔的安全性缺乏有效的認(rèn)識，電子管理專業(yè)水平不足，使得電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)很容易陷入癱瘓，造成電子文書丟失等情況，極大的降低了文書檔案管理的安全會水平。
（四）文書檔案人員的綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
文書檔案質(zhì)量的高低很大程度上取決于管理人員的綜合水平，但是，就目前的情況來看，大部分的管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，對檔案管理方法知之甚少，使檔案管理的難度進(jìn)一步加大。例如采集信息時間延遲，采集的范圍過于狹窄，沒有采取行之有效的辦法對文書檔案進(jìn)行分門別類的管理以及，文書檔案管理時間模糊不清等等，這都在很大程度上反映了文書檔案管理人員綜合素質(zhì)上的缺陷。
二、促進(jìn)文書檔案管理的有效對策
（一） 樹立科學(xué)的文書檔案管理意識
文書檔案管理部門應(yīng)從上而下重視檔案管理工作，尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)該增強(qiáng)對文書檔案管理的認(rèn)識，明確劃分文書檔案管理的職責(zé)。對于檔案管理工作人員而言，有責(zé)任向單位內(nèi)部人員大力宣傳文書檔案管理工作的重要性。必要時，可以開展相應(yīng)的專題講座，積極宣傳相應(yīng)的企業(yè)制度和法律規(guī)范，力求使單位內(nèi)部全體成員都主動參與到文書檔案管理工作中來，爭得他們的理解與支持；也可以向領(lǐng)導(dǎo)建議，將文書檔案工作管理提入到單位內(nèi)部的重點工作上來，使文書檔案工作向著高水平、優(yōu)質(zhì)量的方向前進(jìn)。同時，要增強(qiáng)文書檔案管理的主動性和預(yù)見性，主動提供決策意見，使文書檔案工作的預(yù)見性和主動性更強(qiáng)。此外，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求文書檔案工作管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，給自己提出更高的要求，不斷為自己補(bǔ)充新的知識，用科學(xué)武裝頭腦，確立一個終身學(xué)習(xí)的目標(biāo)，變被動接受為主動學(xué)習(xí)，提高對文書檔案的信息化管理能力。
（二） 規(guī)范文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作
只有把文件整理等基礎(chǔ)工作做足做好，才能使文書檔案管理朝著規(guī)范化、有序化的方向發(fā)展。這就要求相關(guān)人員要全力做好本職工作，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，本著科學(xué)管理的理念，把文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作做足做好，比如信息的采集、選擇、管理、使用和最終的歸整等。同時，各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)合作與聯(lián)系，尤其對個別重要的部門而言更應(yīng)該如此，以便于檔案信息的及時采集與準(zhǔn)確存檔。此外，檔案管理人員應(yīng)該負(fù)責(zé)其他部門的宣傳與培訓(xùn)，定期的為其他部門的檔案負(fù)責(zé)人舉辦培訓(xùn)，并積極地監(jiān)管各部門的文書檔案處理過程，以求使采集信息的過程變得順利，使文書檔案管理工作能夠更加有序的開展。
（三） 提高文書檔案管理的數(shù)字化、安全化水平
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應(yīng)緊跟形勢，朝著數(shù)字化的方向前進(jìn)，但為求方便的同時，我們也應(yīng)該了解其中存在的危險，加強(qiáng)電子文書信息的安全化管理。電子技術(shù)的在文書檔案管理中的合理應(yīng)用，無疑使文書檔案管理愈加方便快捷，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，從信息的采集到加工處理過程的完成，用時越來越短，使檔案管理的過程得到最大限度的簡化。同時，通過計算機(jī)技術(shù)，檔案需求人員也可以省時省力的獲取信息，簡化了繁瑣的手動翻閱過程，使查閱手段朝著多方向、多種類方向發(fā)展。但需要注意的是，為保證數(shù)字化檔案管理的安全性，要加強(qiáng)安全技術(shù)的投入力度何管理力度，如登錄時應(yīng)借助有效的身份驗證信息，加大對周圍網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度，提升計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性能等，防止文書檔案信息被竊取、被破壞，最大限度的保證文書檔案管理的安全化水平。
（四） 增強(qiáng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)
要提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，就應(yīng)該掌握檔案管理的專業(yè)知識，對檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)性工作做到游刃有余，比如對各種文件的分門別類，采集信息時的精準(zhǔn)到位等。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該加大培訓(xùn)資金的投入力度，尋求專業(yè)人士的指點，安排公司相關(guān)人員的定期培訓(xùn)，努力培訓(xùn)出綜合素質(zhì)過硬的員工，更好的服務(wù)于單位內(nèi)部文書檔案管理工作的需要。同時，在培訓(xùn)工作期間，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)督促管理人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，適度的進(jìn)行培訓(xùn)反饋和工作考核，不斷豐富管理人員相關(guān)的專業(yè)知識，切實增強(qiáng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
三、結(jié)語
總之，文書檔案管理水平的提升，需要及時糾正“檔案無用論”的錯誤觀念，各部門之間加強(qiáng)聯(lián)系與合作，實現(xiàn)文書檔案的全員參與、全過程管理，使文書檔案的歸整更加精準(zhǔn)、及時、有效。同時，要對文書檔案管理的制度進(jìn)行不斷完善，使文書檔案管理工作朝著先進(jìn)、有序、規(guī)范的方向發(fā)展，充分提高文書檔案管理的規(guī)范化和高效率。
參考文獻(xiàn)：
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