引論：我們?yōu)槟砹?3篇城建檔案管理論文范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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2.改革檔案管理服務(wù)，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務(wù)平臺。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關(guān)部門通過建設(shè)網(wǎng)站對檔案網(wǎng)頁進行建設(shè)，將檔案資源管理和實施單位結(jié)合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務(wù)。當(dāng)前的城建檔案管理現(xiàn)狀，大量檔案館在因特網(wǎng)開展了網(wǎng)頁服務(wù)，服務(wù)模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網(wǎng)站服務(wù)，加快信息資源的建設(shè)力度，尤其是重要文件的資源建設(shè)，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創(chuàng)新，加快城建檔案管理的數(shù)字化進程，并朝著服務(wù)化的方向發(fā)展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構(gòu)點。在館內(nèi)查閱資料顯得落后而復(fù)雜，館內(nèi)檔案的數(shù)量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應(yīng)該盡量減少翻閱次數(shù)，延長資料的使用壽命。當(dāng)今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案館內(nèi)的資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過現(xiàn)代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務(wù)。尤其是近期我國社會發(fā)展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應(yīng)時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設(shè)與項目建設(shè)。第一，要注重城建檔案的管理建設(shè)，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎(chǔ)，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項目建設(shè)和相關(guān)會議及科研問題做監(jiān)督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創(chuàng)新管理建設(shè)。第二，培養(yǎng)建設(shè)出一批高素質(zhì)的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術(shù)的支持，還需要高素質(zhì)人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團隊的管理意識，進而促進管理服務(wù)水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓(xùn)，提高人們的創(chuàng)新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業(yè)知識，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，強化為人民的觀念，將服務(wù)程度與現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，進一步實現(xiàn)人才隊伍的高素質(zhì)建設(shè)，促進現(xiàn)代社會和諧發(fā)展。
二、創(chuàng)新城建檔案管理工作的重要內(nèi)容
城市建設(shè)的迅速發(fā)展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，涌現(xiàn)了一批電子文件和數(shù)字資料，導(dǎo)致新型的城建檔案管理不能在傳統(tǒng)的管理模式與創(chuàng)新手段中實現(xiàn)。因此，創(chuàng)新城建檔案的管理與服務(wù)，應(yīng)該建設(shè)現(xiàn)代化系統(tǒng)，可從以下幾個方面入手：
1.促進城建檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將城建檔案館進行數(shù)字化建設(shè)，需要從庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊伍建設(shè)和服務(wù)職能方面加強建設(shè)工作。而且，還應(yīng)該把城建檔案的現(xiàn)代化硬件與軟件設(shè)施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)。特別是推動網(wǎng)絡(luò)管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。
2.強化城建檔案的數(shù)字化資源。城建檔案的數(shù)字化資源是城建檔案建設(shè)信息化資源的重要部分，相關(guān)部門正在努力建設(shè)城建檔案信息化。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現(xiàn)城建檔案的信息化儲存。
3.強化城建檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，努力實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進網(wǎng)絡(luò)信息資源，通過數(shù)字城建檔案館來加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。按照軟件系統(tǒng)將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統(tǒng)計，實現(xiàn)計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發(fā)展，進而覆蓋館內(nèi)的應(yīng)用系統(tǒng)。強化文件的數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該先要制定目錄，并開展數(shù)字化建設(shè)，提高城建檔案的創(chuàng)新質(zhì)量，促進信息數(shù)據(jù)庫的高效、高標準發(fā)展，擴大檔案館的信息數(shù)字化。因此，穩(wěn)抓城建檔案部門的信息化建設(shè)，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當(dāng)前社會相適應(yīng)，徹底開發(fā)城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創(chuàng)城建檔案管理工作的新現(xiàn)象。
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挑選優(yōu)秀的城建檔案管理人才是確保城建檔案管理取得積極效果的保證。首先，我們要根據(jù)城建檔案部門的具體實際情況，制定出具體的管理人員守則，做到管理的有理有據(jù)。再次，我們應(yīng)加大人才的招募，吸引高素質(zhì)人才投身建城建檔案的管理工作，同時注意培養(yǎng)年輕員工。
1.2極開展專業(yè)技能培訓(xùn)，努力提高城建檔案管理人員素質(zhì)。
在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，城建檔案工作也面臨著新的環(huán)境和挑戰(zhàn)，所以必須加強對城建檔案工作人員進行有關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保證城建檔案管理工作能夠適應(yīng)更好的社會的發(fā)展。同時由于城建檔案工作涉及重大，城建檔案管理不當(dāng)發(fā)生錯誤可能會決定城建工作的成敗，所以在對員工進行專業(yè)技能培訓(xùn)的同時也要加強對員工進行職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)、工作認真負責(zé)的品質(zhì)。
1.3宣傳貫徹法律法規(guī)，明確城建檔案管理的重要作用。
城建檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點，為此我們在城建檔案管理中也要宣傳和貫徹法律法規(guī)，使城建檔案管理人員能夠熟知城建檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，保證城建檔案管理的有效性和合法性。因此，對城建檔案管理人員的法律法規(guī)意識的培養(yǎng)十分重要。
1.4加強對基層城建檔案管理人員的管理和引導(dǎo)，使其明確城建檔案管理的重要性。
基層的城建檔案管理者的素質(zhì)是保證最終管理效果的保證，如何激發(fā)基層員工的工作積極性和主觀能動性，引導(dǎo)其不斷提高自身的服務(wù)意識，灌輸城建檔案管理的重要性，是全面提高城建檔案管理質(zhì)量的重要保證。
2做好城建檔案管理工作要有明確的服務(wù)管理理念
在城建檔案的實際工作中，要想做好任何工作，必須具備明確的服務(wù)意識，從某種角度來說城建檔案管理業(yè)屬于一種特殊的服務(wù)行業(yè)。服務(wù)管理理念的選擇是管理者必須面對的問題，可以從以下幾個方面入手：
2.1確定主動服務(wù)的理念。
主動服務(wù)的對象是城建檔案的利用人員，服務(wù)的內(nèi)容很多元化，各類城建檔案都包括其中。可以用查詢、復(fù)制等方式對城建檔案信息進行推廣，使可利用城建檔案者擁有高效、便捷的服務(wù)。主動服務(wù)是一個創(chuàng)新理念，是新形勢城建檔案工作的必經(jīng)之路。當(dāng)前城建檔案工作的首要任務(wù)，就是要確立全新的服務(wù)理念，強化城建檔案工作人員的服務(wù)意識，要從傳統(tǒng)的城建檔案管理向城建檔案信息系統(tǒng)管理過渡，改變以往僅限于提供城建檔案原件的低層次的被動服務(wù)狀態(tài)。
2.2確定運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)的理念。
隨著計算機技術(shù)、電子信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，城建檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，由實體化管理向信息化管理發(fā)展成為必然趨勢。對我國目前的城建檔案工作現(xiàn)狀來講，網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的興起，既是挑戰(zhàn)，也是機遇，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伟盐諜C遇，迎接挑戰(zhàn)，在新的社會環(huán)境中重新定位，做好過渡時期城建檔案信息利用工作。實踐證明，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于城建檔案信息資源的開發(fā)，就根本談不上科學(xué)合理地利用城建檔案信息資源。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)城建檔案信息，可以極大地提高開發(fā)能力和效率，從而提高城建檔案信息資源的利用率和城建檔案管理部門的服務(wù)水平。3.3確定提供優(yōu)質(zhì)的城建檔案信息的理念。城建檔案信息的好壞直接影響著其服務(wù)的基礎(chǔ)，在新環(huán)境下工作人員應(yīng)該拋棄傳統(tǒng)的檔案管理機制，積極的開發(fā)、大膽的應(yīng)用新的檔案管理方法，搜集有價值的信息，用優(yōu)質(zhì)的信息資源回饋社會、服務(wù)社會。
2.4做好城建檔案管理工作既要分析現(xiàn)有問題也要制定具體解決措施。
在現(xiàn)階段城建檔案管理工作雖然得到了一定程度的重視，但是由于一些體制原因和管理手段的制約，導(dǎo)致城建檔案管理人員流動性太低，新鮮血液基本很難輸入。由于管理制度很難在根本上得到改善，在一些城建檔案所，看管疏忽，甚至無人看管的情況非常嚴重，這就需要國家制定相關(guān)政策，加強對城建檔案管理的投入。
2.5城建檔案管理體制不成熟，城建檔案管理制度需要統(tǒng)一和細化。
在目前城建檔案管理中，受到城建檔案管理體制的制約，城建檔案管理體制還不成熟，城建檔案管理制度也沒有做到統(tǒng)一和細化，由此導(dǎo)致了城建檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時甚至還出現(xiàn)沖突。為此，我們必須對現(xiàn)行的城建檔案管理體制進行改革，必須要建立完善統(tǒng)一和細化的城建檔案管理制度，保障城建檔案管理的有效進行，使城建檔案管理能夠發(fā)揮積極作用，取得預(yù)期的效果。
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（一）引入目標管理思想目標管理即基于既定目標，把握以人為本的原則，將成果視為標準，令組織內(nèi)部與個人獲取到優(yōu)秀業(yè)績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標管理思想，推行目標責(zé)任制，可進一步促進城建檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。基于現(xiàn)代化管理理念，城建檔案館應(yīng)以目標管理為根本，夯實內(nèi)在基礎(chǔ)，令檔案工作再上新臺階。應(yīng)加強真實性管理，確保檔案資料的原始性，數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性，使檔案報送更加快速高效，流程更加科學(xué)，實踐管理更為完整。
（二）創(chuàng)新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學(xué)性對整體工作質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。為此應(yīng)積極探討契合當(dāng)前時代特征的城建檔案工作程序，嚴把人口關(guān)，優(yōu)化質(zhì)量驗收以及報送等處理環(huán)節(jié)。應(yīng)將簽署的竣工檔案責(zé)任材料、終身責(zé)任方表格引入之報建流程之中，而后在項目施工前期針對建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方技術(shù)員工、資料管理人員做好檔案技術(shù)交底，細致的闡釋檔案要求。施工階段中則應(yīng)積極同監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等機構(gòu)進行橫向合作，體現(xiàn)聯(lián)動性，定期做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。城建檔案工作人員還應(yīng)參與竣工驗收有關(guān)會議，就項目檔案編訂狀況做進一步講評并細化后續(xù)工作要求，保證按時竣工并進行驗收備案。完成上述環(huán)節(jié)后還應(yīng)督促建設(shè)方及時報送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關(guān)手續(xù)，令城建檔案管理更為科學(xué)有序。
（三）創(chuàng)新城建檔案工作模式新時期，城建檔案管理應(yīng)解放思想，全面創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)工作方式，跟上新時代步伐。應(yīng)由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統(tǒng)工作中在項目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業(yè)務(wù)上，應(yīng)從被動接收積極向著主動提供服務(wù)的方向發(fā)展。方式方法上，應(yīng)從指導(dǎo)管理主體向著積極主動服務(wù)的主體發(fā)展，扭轉(zhuǎn)機械式的傳統(tǒng)管理，真正開創(chuàng)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)。城建檔案管理過程中，有關(guān)管理對象單位應(yīng)加強聯(lián)系與合作，構(gòu)成上級與下屬良好協(xié)調(diào)的關(guān)系，使實踐工作更加順暢，預(yù)防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進而對管理工作效能產(chǎn)生負面影響。另外，應(yīng)積極應(yīng)用信息化平臺，推動城建檔案管理工作更加科學(xué)有效?？蛇M一步擴充軟硬件設(shè)施的經(jīng)費投入，推動檔案管理由以往的手工作業(yè)向著自動化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展變革，進而全面提升實踐工作效率，降低工作強度，使有價值的城建檔案信息能夠充分的得到應(yīng)用。應(yīng)積極引入現(xiàn)代化、設(shè)計成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計算機實踐管理流程之中，實現(xiàn)各項流程的緊密銜接與互相配套，降低重復(fù)性勞動。
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城建檔案管理工作是一項不斷發(fā)展的工作，它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經(jīng)驗和總結(jié)，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎(chǔ)。但是，隨著城市現(xiàn)代的不斷發(fā)展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對城建檔案管理工作的完善和發(fā)展帶來了不良影響。其中主要體現(xiàn)在：
1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍偏低。
2）人們對城建管理工作的重要性認識較低。應(yīng)該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關(guān)注度。
3）城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，這方面的人才匱乏，嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發(fā)展。
4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理等。
5）對編排工作不夠重視，與城市化的快速發(fā)展相比，該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態(tài)。使得城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，它是城市發(fā)展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應(yīng)該不斷加強城建檔案管理工作，使其在城市發(fā)展中起到推波助瀾的作用。
3提高城建檔案管理工作水平的建議
3.1加強城建檔案管理工作的規(guī)范化要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水準就要實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點：
1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實施計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)以及低效率的情況。
2）計算機管理工作的基礎(chǔ)是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同，且計算機技術(shù)更新較快，所以每個城建檔案管理單位都要依據(jù)自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》，以便實現(xiàn)檔案著錄的標準化和規(guī)范化，提升工作水平。
3）合理組合案卷，使其實現(xiàn)標準化，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。
4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況發(fā)生。
5）使檔案分類實現(xiàn)規(guī)范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度，要細心、耐心的糾正分類時出現(xiàn)的錯誤。
3.2提高檔案管理的思想意識要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時，要有長遠的謀劃，要認識到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發(fā)展。在城市建設(shè)日益完善的基礎(chǔ)上，使得檔案管理工作也不斷發(fā)展和完善。與此同時，要加大檢查監(jiān)督力度，一切工作的落實都要在監(jiān)督檢查基礎(chǔ)上進行，另外，在整體部門的考核體系中也應(yīng)該包含監(jiān)督檢查，并用實事求是的科學(xué)態(tài)度認真的考核工作人員的績效，對工作優(yōu)異者要給予適當(dāng)?shù)莫剟钸M行激勵和鼓舞。
3.3應(yīng)用先進技術(shù)提高工作水平隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，促使先進的信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，同時使得檔案管理工作更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。要想運用先進信息技術(shù)，就必須實現(xiàn)信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，不斷完善自身的專業(yè)素質(zhì)，并要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和大膽的創(chuàng)新意識，來運用科學(xué)技術(shù)手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設(shè)要求。
3.4建立系統(tǒng)化管理機制城建檔案是社會發(fā)展和國民經(jīng)濟的重要戰(zhàn)略資源。系統(tǒng)化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關(guān)鍵。在城建檔案管理工作中系統(tǒng)化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面，這些方面的系統(tǒng)化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業(yè)形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創(chuàng)新性有很大的作用，總之，建立系統(tǒng)化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。
3.5培養(yǎng)優(yōu)秀人才培養(yǎng)優(yōu)秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育，使其具備良好的專業(yè)素質(zhì)，同時，要有組織的對管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩(wěn)定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續(xù)有效的進行。
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二、城建檔案管理創(chuàng)新
（一）城建檔案收集工作創(chuàng)新檔案作為人類勞動創(chuàng)造的一種特殊知識產(chǎn)品，是人類社會精神文化與物質(zhì)文化進步與發(fā)展的一種重要的智力資源。城建檔案館在每年按規(guī)定正常收檔案之外，應(yīng)主動收集或征集一批富有特色和文化底蘊的檔案，比如去年包頭市城建檔案館借規(guī)劃會議東風(fēng)，利用改善、優(yōu)化居住環(huán)境的有力時機，擴大對原始風(fēng)貌檔案征集和收集，收集存檔中突出文化特征和地域特色，加強對名人故居、名勝古跡、風(fēng)土人情，以及具有社會普遍利用價值的檔案資料的收藏力度，增強城建檔案文化積累的層面和層次，以滿足知識時代社會對城建檔案文化信息方面的需求，在館藏檔案的基礎(chǔ)上有的放失、拾遺補漏，收集并建立完整的檔案資料，既豐富了館藏，又可以為政府，社會民眾做好歷史建筑保護工作提供良好服務(wù)。通過整理、挖掘、綜合開發(fā)，傳播館藏檔案文化信息，以各種途徑參與城市文化建設(shè)，積極探索城建檔案文化建設(shè)的形式和途徑，不斷擴大文化輻射力，提高文化影響力，努力把城建檔案館建設(shè)成為獨具特色的先進文化建設(shè)基地傳播基地。
（二）城建檔案服務(wù)功能創(chuàng)新城建檔案具有一定的文化功能，開拓城建檔案文化價值，是城建檔案開發(fā)利用后被日益擴大的功能之一，這一功能在20世紀50年代就被許多國家所認可，并且已經(jīng)作為發(fā)揮檔案文化屬性和實現(xiàn)檔案文化價值的重要手段。其二是充分發(fā)揮城建檔案的歷史信息作用。城建檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現(xiàn)實的紐帶。因而，檔案館應(yīng)該通過各種有效的手段，為歷史學(xué)、社會學(xué)等研究提供歷史信息，以充分發(fā)揮檔案延續(xù)社會記憶的功能。城建檔案編研在實現(xiàn)以上兩個方面有許多工作可以進行，一方面對館藏檔案做到心中有數(shù)，順應(yīng)社會各方面的工作需要，根據(jù)新形勢新要求，用創(chuàng)新思路對館藏檔案進行重新分類的排擋，更大程度地提供人性化服務(wù)，提高檔案的利用率，對館藏檔案的重新排列組合可以大大提高利用空間，同時，可以摸清家底，分清檔案的保存價值，把城建檔案保管工作做大做活。另一方面挖掘館藏檔案的文化底蘊的內(nèi)涵，比如，從縱向上，通過研究過去老建筑的圖紙資料，了解建筑師的設(shè)計理念，做到古為今用，洋為中用，把死檔案變成活檔案。從模式上，通過多種形式創(chuàng)造條件，加強檔案館間的溝通和交流，去年包頭城建檔案館照片征集活動就進行了很好的嘗試，包頭作為近100多年歷史的西部城市，不少有價值反映城市建設(shè)的檔案流失嚴重，老包頭那些歷經(jīng)了漫長歲月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到這些不免讓人惋惜，通過廣泛征集，收集了不少老照片，效果很好。
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多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓(xùn)。
2.1建立學(xué)習(xí)考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機制。首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請專業(yè)的教師團體對檔案員工進行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習(xí)，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學(xué)不會和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學(xué)不會、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設(shè)施的運行，改建，設(shè)備升級，企業(yè)自身經(jīng)濟效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業(yè)經(jīng)濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設(shè)備廠商，每一個材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細化責(zé)任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應(yīng)對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔(dān)。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關(guān)工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
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1.2建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。
作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。
因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進度、技術(shù)等方面進行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負起責(zé)任。嚴把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。
當(dāng)前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識與認識，糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應(yīng)有組織、有計劃地進行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí)，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標準、工作要求，強調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責(zé)任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識，明確法人的職責(zé)，構(gòu)建職責(zé)明確，科學(xué)嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機制。
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負責(zé)。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責(zé)人，并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關(guān)制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機構(gòu)，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機制，進一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大，這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關(guān)規(guī)定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進行相關(guān)法律的學(xué)習(xí)，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續(xù)的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團隊。
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關(guān)專業(yè)人士進行培訓(xùn)，成立相關(guān)的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關(guān)的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標準進行規(guī)劃。
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1．促進了城建檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展
在計算機信息技術(shù)運行下，計算機信息系統(tǒng)可以對城建檔案的所有資源和數(shù)據(jù)信息進行綜合統(tǒng)一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關(guān)鍵的是，使用先進的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，可以實現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)兩者的有機聯(lián)系，在系統(tǒng)集成作用下確保了資源數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，從這一層面上講，計算機信息技術(shù)的應(yīng)用可以充分地實現(xiàn)城建檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細化程度
計算機信試析計算機信息技術(shù)在城建檔案管理中的實施要點文/呂艷萍息技術(shù)是社會發(fā)展的先進技術(shù)，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點進行的。因此，它在城建檔案管理中的應(yīng)用是在電子技術(shù)的支持下，把檔案資源按照電子數(shù)據(jù)的形式進行合理分類保存。
3．?dāng)U大了城建檔案的資源開發(fā)范圍
傳統(tǒng)的城建檔案管理資源的開發(fā)，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎(chǔ)上開展的，這主要是因為在資源的存儲以及傳輸技術(shù)上存在不足。在現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的條件下，可以構(gòu)建出一套強大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量以及其所發(fā)揮的效用。
三、城建檔案管理的計算機信息技術(shù)條件
1．設(shè)備的配置方面
實行計算機信息技術(shù)，就必須要有完善的相關(guān)設(shè)備的配置。在整個系統(tǒng)中，最基礎(chǔ)的配置設(shè)施就是軟件、硬件系統(tǒng)，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構(gòu)成要素。軟件方面主要包括數(shù)據(jù)管理、編制排版、檢索查詢、實體管理、安全保密以及系統(tǒng)的維護等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統(tǒng)計等部分；軟件系統(tǒng)要有一定的實用性、通用性和可擴展性；在硬件方面主要有計算機和必要的網(wǎng)絡(luò)周邊設(shè)備、打印機、掃描儀、照相機等部分。這樣可以充分地滿足網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化模式的城建檔案管理服務(wù)的日常需要。
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2建筑工程施工難度提高
施工檔案數(shù)量增多隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求越來越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數(shù)量。如果建筑企業(yè)沒有做好工程項目施工檔案管理準備工作，依然采用原有施工檔案的收集整理辦法，必然降低建筑工程施工檔案管理質(zhì)量。建筑工程的施工檔案包括施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設(shè)難度的不斷增加，施工檔案的數(shù)量也在不斷增多，需要建筑企業(yè)根據(jù)具體施工檔案的收集整理要求，采取相應(yīng)措施，保證建筑工程檔案收集質(zhì)量。建筑工程的檔案管理，因為檔案數(shù)量的增多，造成檔案管理難度加大，一些沒有保存價值的建設(shè)資料，也被保存在施工檔案中，而工程總結(jié)、竣工驗收等重要資料卻沒有被完整保存在施工檔案中。
3施工檔案資料的有效性缺乏
保證施工檔案的收集、整理和保存是一項周期性長的工作，在實際的工程建設(shè)中，建筑工程的檔案資料因為復(fù)印份數(shù)少或保管措施不到位，施工檔案資料沒有真正受到保護監(jiān)管，難以保證其有效性。建設(shè)施工過程中，因為某些項目的負責(zé)人并不是時時都在施工一線，一些重要的現(xiàn)場資料填寫，會出現(xiàn)代簽現(xiàn)象，難以保證施工檔案的有效性。因為施工檔案管理人員的檔案意識薄弱，沒有及時將施工檔案轉(zhuǎn)交給業(yè)主，或在完成施工檔案的轉(zhuǎn)交之后，并不及時對施工檔案重新進行收集整理，錯過了施工檔案交付后的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型造成無法挽回的損失。在檔案的利用過程中，一些建筑單位并沒有真正意識到施工檔案的重要性，對施工檔案的利用也僅限于工程驗收證書、工程最終預(yù)算等方面的查驗，其他價值性更高的技術(shù)文檔并沒有真正利用，給施工人員造成施工檔案實效價值并不大的錯覺。
二建筑施工檔案管理主要問題的成因
1施工檔案管理制度落實效果不夠
目前，在建筑工程中，施工檔案管理工作的具體落實，還缺乏相關(guān)管理制度，實際工作中，各建設(shè)單位根據(jù)自身的實際需求，對施工檔案管理的方式方法存在差異，影響了施工檔案的統(tǒng)一管理。由于沒有健全的施工檔案管理制度，導(dǎo)致建設(shè)施工過程中，施工檔案的管理隨意性大，難以保證檔案管理工作質(zhì)量。隨著建筑工程建設(shè)難度的提升，檔案資料數(shù)量越來越多，沒有科學(xué)、有效的檔案管理制度為檔案管理工作做支撐，導(dǎo)致檔案管理效果難以落到實處。
2建筑建設(shè)單位和建設(shè)人員重視程度不夠
一些建筑建設(shè)單位對檔案管理工作的認識程度不夠，僅僅把工程施工檔案管理工作當(dāng)做建筑工程中的一般臨時性工作，沒有制定企業(yè)內(nèi)部的施工檔案管理工作制度，缺乏專職施工檔案管理人員，難以保證施工檔案管理質(zhì)量。施工檔案的收集和管理，在一些建設(shè)人員看來是一項苦差事，導(dǎo)致檔案管理積極性不高，施工檔案的收集整理中，沒有做好鑒定驗收工作，材料歸檔范圍沒有明確，影響了施工檔案管理工作效果。
三加強建筑施工檔案管理工作的措施
1明確建筑工程施工檔案的收集整理范圍
要加強建筑工程施工檔案管理工作的質(zhì)量，首先要保證建筑工程現(xiàn)場施工檔案的收集整理范圍，在明確了施工檔案的收集整理范圍之后，才能保證建筑工程施工檔案的整理效果。目前，建筑工程施工檔案的收集內(nèi)容主要包括施工前期的準備資料、施工過程中產(chǎn)生的文件材料和項目竣工驗收過程中的所有文檔資料。項目施工前的準備資料主要包括工程建設(shè)規(guī)劃許可證、開工審批表、設(shè)計圖紙等；施工過程中產(chǎn)生的文件資料主要包括設(shè)計變更、工程質(zhì)量檢測報告、工程定位測量等資料；竣工驗收過程中產(chǎn)生的文檔資料包括項目竣工圖、工程竣工驗收報告等。在明確了項目施工檔案的收集整理范圍后，嚴格按照范圍要求完成檔案收集整理。
2加強建筑企業(yè)的制度建設(shè)
提高檔案管理人員的認識程度企業(yè)根據(jù)我國對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，并結(jié)合企業(yè)實際情況，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，保證建筑企業(yè)在具體的檔案管理工作效果落實過程中有章可循。建筑企業(yè)要積極通過開辦培訓(xùn)班等形式，提高建筑工程人員對施工檔案的重視程度。建筑企業(yè)在施工檔案管理工作中，要克服傳統(tǒng)管理經(jīng)驗，對施工檔案管理人員進行明確，保證建筑工程施工檔案的質(zhì)量。
3保證施工檔案的真實有效
對于建筑工程的施工檔案，必須保證施工檔案的真實有效，從檔案形成的源頭開始，把建筑檔案的形成融入到工程建設(shè)過程中。在具體的實施過程中，建筑企業(yè)必須根據(jù)檔案管理制度要求，對檔案形成進行有效跟蹤，保證施工檔案的真實有效。
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1加強檔案管理制度建設(shè)
檔案管理制度的建設(shè)是公路工程建設(shè)項目檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有完善了檔案管理的相關(guān)制度，才能促進檔案管理工作的實施，提高公路工程項目中檔案管理的效率。根據(jù)公路工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，檔案管理制度的建立要從以下3個方面開展。
2要提高對檔案工作重要性的認識
檔案管理工作量大，內(nèi)容煩雜，持續(xù)時間長，需要有專業(yè)的管理人員長期且固定的進行系統(tǒng)管理，才能保證檔案工作質(zhì)量。并且此項工作相對枯燥，不太容易出成果，只有長期堅持才能獲得良好的回報。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設(shè)檔案。因此，我們首先要提高對檔案這項工作的復(fù)雜性和重要性的認識，只有了解了其負責(zé)程度和工作的重要性，才能重視此項工作。在實際工作中，建議成立多部門聯(lián)合管理機構(gòu)或小組，分工協(xié)作，共同促進此項工作。我們在建設(shè)杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負責(zé)，但成立了由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負責(zé)人。明確各部門涉及的資料由部門負責(zé)人及時收集，然后由我統(tǒng)一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責(zé)任制度在公路工程建設(shè)中，檔案資料相關(guān)要求政府管理部門已經(jīng)明文要求，但如何落實依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此要針對檔案管理人員建立合理的崗位責(zé)任制度。通過這一制度，對檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進行有效規(guī)范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責(zé)任感。
3完善檔案管理的監(jiān)督制度
在公路工程建設(shè)項目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進行。在公路工程建設(shè)項目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設(shè)過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設(shè)程序類，以工程預(yù)可、工可、施工圖設(shè)計、招投標等類別;其二是建設(shè)管理類，是建設(shè)過程中各參建單位根據(jù)檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現(xiàn)場發(fā)生的各類施工及監(jiān)理的第一手資料，包括項目中每一個標段根據(jù)單位、分部及分項工程劃分規(guī)定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復(fù)雜的。根據(jù)現(xiàn)行《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》，一般項目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環(huán)保工程、交通安全設(shè)施、機電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋為主體的建設(shè)項目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構(gòu)造制作與防護(鋼結(jié)構(gòu));上部構(gòu)造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設(shè)施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項工程?，F(xiàn)將土建工程分部分項工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時，要將上述每一個分項工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項可能有大量的同項內(nèi)容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個分項，但一個標段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數(shù)量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項目開始之前，項目管理人員要將文件材料進行合理的歸檔，將項目前期每個環(huán)節(jié)實施過程中產(chǎn)生的資料及時歸檔。前期資料往往是工程建設(shè)的依據(jù)，及時歸檔將為建設(shè)過程中各級部門的相關(guān)檢查及時提供材料。同時，在建設(shè)期間也要做到及時收集、及時歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴格驗收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項目是一項浩大、長期性、復(fù)雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項目的性質(zhì)決定了公路項目工程的檔案管理也是一項較為浩大的工作，因此，在加強檔案管理的督查過程中，要根據(jù)工期及實際情況進行分階段定期的檢查方式，在一定周期內(nèi)加強對相關(guān)資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設(shè)過程中，往往工程負責(zé)人將關(guān)注點集中在工程項目實施的工地中，忽略了對后期資料整理的工作，在需要資料時往往出現(xiàn)資料不全、資料不準確、資料找不到等現(xiàn)象，因此，在對檔案管理進行定期檢查的基礎(chǔ)上也要創(chuàng)新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點檢查等，通過檢查工作的進行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個大型交通基礎(chǔ)設(shè)施過程中，我們一般每季度進行一次專項檔案檢查。檢查基本采用抽調(diào)各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對前一階段的工作重點，核查相應(yīng)的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學(xué)習(xí)、相互促進，有效提高整個項目的檔案管理質(zhì)量。
5重視相關(guān)檔案開發(fā)利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實發(fā)揮檔案資料的價值，對本項目建成后的管養(yǎng)及類似項目的建設(shè)都有良好的利用和參考價值。這種開發(fā)利用可以從以下2個方面進行開展。
5.1開展借閱交流活動
檔案管理工作作為一項為公路工程項目服務(wù)的工作，其工作成績與作用體現(xiàn)在利用價值。公路工程作為一項長期性的技術(shù)工作，在項目進行的過程中往往會面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學(xué)習(xí)類似工程建設(shè)管理資料，使每一個項目工作人員吸收相關(guān)類似工程的管理經(jīng)驗，提高自身管理能力，為公路項目的工程實施提供幫助。
5.2加強重點檔案編研
在公路工程項目檔案的管理過程中，重點檔案的編研工作也是對項目檔案進行開發(fā)利用的一種形式，通過編研能夠?qū)⒁恍┯杏玫馁Y料歸納整理起來，也能夠加強對原始不完整項目資料的整理。隨著科技不斷發(fā)展，全電子檔案的建設(shè)是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項目提高有效幫助。
6結(jié)語
總而言之，做好公路工程建設(shè)項目中檔案管理的工作對公路工程的開展、使用、管理等活動都起著極為重要的作用，面對我國現(xiàn)階段公路工程建設(shè)項目檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設(shè)項目檔案真正對公路工程各階段的工作起到積極的推動作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
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一、工程勘察檔案的特點
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理
當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。
（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。
（三）圖紙、資料的標準化歸檔
當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認真進行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點，更加嚴格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責(zé)編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
篇12
對于人類社會來講，檔案能夠幫助人們把握事物的客觀規(guī)律，能夠詳細的記錄并真實的反映人類的活動。通過檔案，我們能夠更好地了解過去，為現(xiàn)在的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)并可以展望未來。由此可見，加強檔案管理是我國的一項重要事業(yè)。對于城市建設(shè)檔案來說，它能夠促進城市規(guī)劃、管理和建設(shè)等工作，為相關(guān)的科研工作提供重要的研究依據(jù)。基于這樣的情況，就必須要加強城市建設(shè)檔案的管理工作，有效地發(fā)揮城市建設(shè)檔案的社會化功能，提高城市建設(shè)方案的利用率。
一、當(dāng)前在城市建設(shè)檔案管理中存在的問題
（一）檔案的信息化建設(shè)的力度不能夠滿足社會的需要
檔案的信息化建設(shè)力度不能夠滿足社會的需要的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在信息化的建設(shè)中，系統(tǒng)或軟件的開發(fā)過慢。對于軟件和系統(tǒng)的開發(fā)來說，其是對傳統(tǒng)檔案管理工作的管理手段的升級，這項工作需要從橫向和縱向兩個方面去分步實施，即必須要從地區(qū)和整個系統(tǒng)進行統(tǒng)籌安排，但是就目前的情況來看，其開發(fā)工作沒有積極的應(yīng)對。第二，信息化建設(shè)中的硬件水平較低。要想實現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化，就必須要是資源能夠進行共享并可以快速的流轉(zhuǎn)。但是通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在硬件的配置和網(wǎng)路的組建方面仍舊存在著滯后嚴重的問題。當(dāng)前，僅僅依靠人力來完成城建檔案的收集、整理、保管等工作是不能夠滿足信息化發(fā)展的需求的。第三，管理的理念落后陳舊。對于信息化的檔案管理工作來說，其與過去的管理工作有著本質(zhì)的區(qū)別，因此，必須要加強管理理念的轉(zhuǎn)變，加速管理知識和手段的更新。但是，這方面恰恰是當(dāng)親城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。
（二）檔案資源的收集和處理缺乏必要的規(guī)范
首先，當(dāng)前收集檔案的方式過于單一。目前檔案檔案的收集主要還是以紙質(zhì)檔案為主，特種載體的檔案的收集較少，不能夠滿足社會的需要。其次，對檔案資源的處理不夠規(guī)范。這一問題主要有兩個方面：第一，只重數(shù)量而不重視質(zhì)量。收集檔案較為盲目，范圍粗放，致使收集的檔案中具有價值的檔案較少；第二，檔案的整理和分類工作不到位，造成了大量的物力資源和人力資源的浪費。
（三）有關(guān)城建檔案的行政執(zhí)法的落實力度不夠
這個問題主要體現(xiàn)在兩個方面：城市建設(shè)檔案的執(zhí)法細則不夠完善；行政執(zhí)法過于緩慢。當(dāng)前，伴隨著我國法治社會建設(shè)的不斷完善，我國已經(jīng)制定了相關(guān)的法律法規(guī)來為城建檔案的相關(guān)工作提供法律支持，同時也對其服務(wù)的領(lǐng)域進行了有效地拓展，但是卻缺乏相應(yīng)的實施細則。此外，對于因城市建設(shè)檔案管理工作不到位而造成的檔案散失和不移交檔案等情況，執(zhí)法單位常常是聽之任之，執(zhí)法過程過于緩慢。
三、解決城市建設(shè)檔案管理中存在的問題的有效措施
（一）要采取有效措施加快城市建設(shè)檔案管理的信息化發(fā)展
根據(jù)在這方面反映出的問題，我們可以以下辦法，通過這些針對性強的方法來加快檔案管理的信息化發(fā)展:首先，要合理的增加硬件的投入。要想推動檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要有效地利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)計，構(gòu)建檔案資源的利用和流轉(zhuǎn)的平臺，減少檔案的歸檔周期，提高承建檔案的時效性、準確性和利用率。其次。要加快相關(guān)的軟件和系統(tǒng)的開發(fā)，對橫向檔案管理和縱向檔案管理實施分布開發(fā)，以滿足小區(qū)域的檔案資源需求為主，并要兼顧大區(qū)域的信息化開發(fā)。
（二）加強對目標的管理，強化檔案的收集和處理
1、要積極的收集不同載體的檔案。當(dāng)前，紙這種載體已經(jīng)不再是檔案的主要載體了，因此必須要加強對特種載體的檔案的收集，構(gòu)建微機化和網(wǎng)絡(luò)管理的平臺，并以此為基礎(chǔ)加強對資源的收集，提高手機的效率，做好資源的使用和服務(wù)的保障，同時還要加強對紙質(zhì)資源的載體轉(zhuǎn)換。
2、要加強對檔案資源的收集工作的統(tǒng)籌規(guī)劃。首先，要把資源收集納入目標的管理之中，對收集的對象、層次和結(jié)構(gòu)進行統(tǒng)一的規(guī)劃，制定與之相關(guān)的目標，并要分階段達標。其次，要按照城市建設(shè)檔案管理工作的分類大綱，逐步增加所收集資源的種類，豐富所藏資源的內(nèi)容，增加資源的覆蓋面，要加強對資源分布結(jié)構(gòu)的分析，努力解決資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。最后，要對檔案資源實施規(guī)范化管理，最好檔案的分類研究，優(yōu)化檔案的收集和處理工作的工作流程，加強對其管理工作的監(jiān)督。
（三）要加強對城市建設(shè)檔案管理的執(zhí)法管理，規(guī)范檔案管理
首先，要細化、完善承城市建設(shè)檔案管理的管理辦法，完善實施的細則，明確權(quán)利和義務(wù)，只有這樣才能夠為城市建設(shè)檔案管理的行政執(zhí)法工作提供強有力的法律依據(jù)。其次，要切實的履行行政執(zhí)法的職能，要有針對性開展執(zhí)法宣傳，加強執(zhí)法機構(gòu)和管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)和合作，加強對責(zé)任的追究和處罰的力度。只有做好這些工作，才能夠有效地強化對城市建設(shè)檔案管理的執(zhí)法管理，才能夠通過執(zhí)法管理規(guī)范檔案管理，確保檔案的完整。
結(jié)束語：
城市建設(shè)檔案是我國研究政治、經(jīng)濟和歷史等方面的重要信息資源，而且其所提供的信息資源具有很強的真實性和可靠性，在實踐生活中具有很強的利用價值。因此，必須要加強對城市建設(shè)的檔案的管理。對于當(dāng)今的管理工作來說，其必須要與時俱進，要符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，并城市建設(shè)、發(fā)展的實際需要為基礎(chǔ)有針對性的完善檔案管理工作。只有這樣才能夠更好的解決當(dāng)前檔案管理中的問題，才能夠使城市建設(shè)檔案所蘊藏的豐富資源在各個領(lǐng)域發(fā)揮出不可代替的作用，才能夠有效地推動城市建設(shè)的發(fā)展。
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