引論：我們為您整理了13篇人事檔案部門工作計劃范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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一、學校人事檔案管理的現狀分析

近年來，國家教育事業政策和人事管理制度不斷發展變化，而學校現行的人事檔案管理工作模式卻明顯滯后，不利于學校工作開展。當前，學校人事檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面。

（一）管理思想和體制落后，計劃性不強。

學校的工作重點是提高教育水平，改善教育條件和環境，提供更全面的優質教育。在中小學校工作中，普遍存在著注重升學而輕視學校管理的現象。在人事檔案的管理上僅僅是收集、整理、存放、保管檔案，很少在人事檔案管理中有目的、有計劃地開展階段性工作，人事檔案管理不能更好地發揮作用。

（二）管理設施建設落后，操作復雜。

人事檔案的收集、整理、編目、歸類等工作主要靠手工的操作。紙質的檔案在多次裝訂、整理后損壞嚴重，影響檔案的安全性和完整性。同時，人事檔案的管理缺乏辦公自動化技術和檔案管理軟件，電子化檔案管理經驗缺乏，技術跟不上實際工作需求。

（三）人事檔案內容不全面，難以規范。

學校普遍存在著人事檔案的材料不經過嚴格審查就歸檔的問題。有些檔案內容填寫過于簡單、不合規范，有的內容前后矛盾，有的檔案資料因為歸檔不及時、存放不規范造成殘缺不全，人事檔案管理缺乏系統性、規范性。

（四）個人檔案意識淡薄，歸檔處理難度大。

很多教職工個人不關心自己的人事檔案問題，有些重要的檔案資料遺漏，或者原始檔案無從查找，甚至在需要的時候匆忙補新檔案，這樣建立的資料一般內容匱乏，缺少系統性，也不利于基本情況的核實，真實性和可靠性也容易遭到質疑。

二、項目管理理論的核心觀點

項目管理是指“在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠實現或超過項目干系人的需要和期望。”其核心觀點是PCDA循環（Plan計劃、Do執行、Check檢查、Action處理）。

（一）PDCA循環的由來。

PDCA循環是一種科學的工作程序，最早是由美國貝爾實驗室的休哈特博士提出，后經戴明博士在日本推廣應用，又有人稱之為“戴明環”。PDCA循環--改善提升，本是產品質量控制的一個原則，但是它不僅僅能控制產品質量管理的過程，它同樣可以有效控制人事檔案工作質量和管理質量。

（二）PDCA循環的四個階段。

Pcda循環管理工作經過計劃、執行計劃、檢查計劃、對計劃進行調整并不斷改善這樣四個階段。

1.第一階段計劃，包括分析現狀，找出存在問題的原因，分析產生問題的原因，找出其中主要原因，擬訂措施計劃，預計效果五個步驟。

2.第二階段實施，這個階段是實施計劃階段所規定的內容，執行技術組織措施計劃，高效的執行力是組織完成任務的重要一環。

3.第三階段檢查，這個階段是把實施階段執行的結果與預定目標對比，檢查計劃執行情況是否達到預期效果。

4.第四階段處理，對總結檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定并適當推廣、力求標準化，對失敗的教訓加以總結，未解決的問題放到下一個PDCA循環里，實現階梯式上升。

三、項目管理理論在學校人事檔案管理中的實踐

筆者結合從事學校人事檔案管理的工作實際，針對人事檔案管理中存在的問題，嘗試將項目管理理論引入學校人事檔案管理中進行實踐運用，獲得了很好的效果。

（一）明確工作計劃。

在學校人事檔案管理中，每一項階段性工作開始前，人事檔案管理人員結合本學校的特點，認真制訂工作計劃。根據人事檔案內容的重要性程度，按需安排工作重點，突出學歷、學位及職稱在檔案查閱中利用率高的特點，保證人事檔案管理的實用性和可操作性，力爭科學、高效、便捷地服務下一步工作。

（二）強化過程控制。

檔案資料的收集整理和補充是人事檔案管理的過程實施工作。人事檔案管理人員按照階段性工作計劃，主動和教務、總務、后勤等部門聯系，做好經常性的收集歸檔工作。在該過程中，嚴格執行工作計劃，使計劃中明確的工作任務都能夠有效落實。

（三）規范檢查程序。

在完成收集工作以后，人事檔案管理人員加強檔案檢查，確保人事檔案收集手續完備，內容完整，表述準確，以維護檔案的完整性、真實性。并進一步加強和檔案材料提供部門的聯系和溝通，將不屬于歸檔范圍的材料及時退回有關部門，并將收集到的人事檔案資料及時裝訂，不散失，不積壓。

（四）不斷總結提升。

檔案管理工作人員根據檢查情況，不斷發現問題，總結經驗，不斷掌握切合本學校實際的、可行的方法和手段，與時俱進，提高了檔案管理技術，為學校管理、培養、使用人才提供信息，使人事檔案管理工作在外部條件不變的情況下更加科學，更為先進，保證檔案信息的真實性、時效性和準確性。

四、在人事檔案管理中運用項目管理理論的基本要求

對人事檔案管理者來說，采用PDCA理論可以使管理工作向良性循環的方向發展，實施并熟練運用該理論，能更加有效地駕馭工作。在實際運用中，要同步推進人事檔案管理的科學化、規范化、現代化建設，才能不斷提高管理效率。

（一）牢固樹立人事管理檔案質量意識。

檔案質量的提高，與人事檔案管理者的質量意識有著密切關系。只有認識人事檔案管理的重要性，才能體會到項目管理理論實踐與運用的重要作用。要高度重視本單位檔案工作的重要性，從事檔案工作的人員，必須要牢固樹立質量意識，用較高的計劃性、執行力、工作質量來提高檔案質量。

（二）全面提高人事檔案管理綜合素質。

良好的政治素質和業務素質是做好人事檔案管理工作的基礎。從事人事檔案管理工作的人員要有強烈的責任心和高度的使命感，要有良好的職業道德，要有敬業奉獻的無私精神。人事檔案管理工作同時也是一項業務性比較強的工作，工作人員業務素質的高低，對能否提高檔案質量起著至關重要的作用。要熟練運用項目管理理論，提高檔案質量，就要不停加強自身的業務學習。人事檔案管理部門要給從事專兼職檔案管理工作人員擬訂業務學習和培訓的計劃，提高人員業務知識水平，更好地適應新時期檔案工作的要求。

（三）建立健全質量檢驗標準。

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（二）人事檔案管理缺乏規范性、時效性

在一些企業、機關中，人事檔案的相關管理檔案的材料過于陳舊，事件的記錄時間較為久遠。長期擱置的且已經歸入人事檔案中的許多材料并沒有得到認真的鑒定，普遍出現信息過時的問題。同時，許多單位中的檔案材料只是應付、走程序工作，沒有進行有效的管理，對現實工作以及現實的人事反映較少，反而阻礙了人力資源管理部門工作的有效開展。與此同時，當前人事檔案管理缺乏完整的法律法規的規范工作，缺少人事檔案的管理小組，缺乏人事檔案管理工作的宏觀指導，缺乏系統完整的規范方法。此外，相關工作人員的培訓較少，導致其工作方法較為陳舊、老套，工作效率低。

二、提升人事檔案管理效能的對策

（一）建立健全人事檔案管理制度

高效能的人事檔案管理工作需要制度的支撐與保障。根據本企業、機關、組織機構自身的特點建立符合自身的人事檔案管理制度，并在運行中不斷進行修改與完善。在工作中，嚴格按照人事檔案管理的制度來辦事，要做到有章可循，有法可依、有法必依、執法必嚴。并定期對人事檔案管理工作進行督導檢查，成立工作領導小組，并制定工作小組的具體工作計劃，每年不定期地進行各管檔單位的抽檢，查看檔案管理工作的開展情況，并依據問題提出相關的詳細的的工作建議，進一步提高管檔單位的人事檔案管理水平。

（二）提升人員管理意識和人員素質

人事檔案管理工作需要得到領導者的重視，不能再被輕視。同時管理人事檔案的工作人員的素質也有待提高。人事檔案管理不是簡單的工作，它的開展需要工作理人員具備較高的工作素質。人事檔案管理工作要求工作人員具備較強的業務性、扎實的實踐經驗，人事檔案的管理人員要適應新時代要求，掌握先進且科學的管理方式，注重理論學習與實踐操作相結合，與時俱進，在學習中，不斷提升自身的素質。同時加強對工作人員的政治業務素質的培訓，“請進來”與“走出去”相結合，組織檔案管理人員到一些先進單位進行觀摩學習，同時積極組織工作人員參加一些檔案法知識競賽，不斷提高其業務素質和人事檔案的管理服務水平。

（三）夯實基礎，規范人事檔案管理

在人事檔案管理工作的開展過程中，要求各部門自身進行部門立卷制度，嚴格各部門間人事檔案的交接手續，從源頭上確保檔案的規范性和完整性。人事檔案相關材料的管理要嚴格執行責任分工制，將人事檔案的管理具體到各部門、各個人體。人事檔案的管理可以堅持“集中與分散”、“定期與不定期”的兩種方式，跟蹤收集信息、資料，資料分類編目、立卷保管。

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這種情況由來已久，在學校領導看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理只要做到不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了。這種錯誤的意識導致檔案管理無計劃、不規范、制度不健全，經常出現檔案管理設備短缺、經費不足、人員缺位現象。

2.學校人事檔案管理技術方法落后

墨守成規是電大人事檔案管理上的一個突出問題。目前，我們學校人事檔案管理還停留在用原始方法收集、紙質存檔和內部查閱上。

3.學校人事檔案信息量少，缺乏個性

學校人事檔案一般包括履歷、自傳及鑒定、考核、政審、入黨入團、獎勵處分、職務職稱、工資級別等十大類材料，內容信息量小、實用性差。在利用人事檔案時，只能提供一些簡單的個人情況，這遠遠不能滿足現代培養、選拔、使用人才的需要。

4.學校人事檔案管理分散化和非專業化

在電大，系統人事檔案管理大都分散在學校的多個職能部門進行，如教務處管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部管理教師教材開發、、科研立項的檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲與薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散化、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞、遺失，而且造成人事管理體制混亂，破壞了人事檔案的完整性。

二、解決電大人事檔案管理問題的對策

1.更新觀念，加強對人事檔案工作的組織領導

隨著科學技術的發展，電子儲存與檢索、檔案管理科學化、信息化、系統化已經成為很多高校人事檔案管理的基本手段。因此，廣播電視大學從領導到員工，必須改變傳統的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，強化現代人事檔案管理意識，以發展的眼光和時代要求對待檔案管理工作。在基礎建設、人員配備、基本設備上要結合發展的需要加以計劃安排，資金投入、設備更新、人員培訓都要認真組織好，做到設施規范化，人員專業化，管理科學化。收集好、管理好、使用好、開發好全體師生的人事檔案，才能充分體現人事檔案管理的價值，才能充分發揮廣播電視大學的社會教育功能。

2.實施學校人事檔案的規范化和信息化管理

對學校人事檔案實施科學化管理，主要體現在檔案管理的信息化和系統化上。要依靠現代科技手段實現檔案的科學化管理，將人事檔案的管理重心從實體管理轉移到信息化管理上來。利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，形成計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確、更有效地為教育管理工作提供全方位的服務。由于電大歷屆畢業生較多，為了支持管理目標的實現，要在校內建立檔案數字化信息網站，實現檔案信息網上咨詢、查找和電子文件的實時歸檔及有效使用，以網頁形式給教務、招生、辦證、就業、財務等部門提供人事檔案信息服務。

3.建立具有個性的學校人事檔案材料

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二、人才中心人事檔案的管理與利用措施

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1.2人事檔案管理的標準化、規范化程度低人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高，人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質不高數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2人事檔案管理數字化建設的目標

既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。

2.1日常業務管理實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。

2.2數字化檔案采集數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。

2.3數字化檔案網上查閱數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

3檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題

3.1應用軟件應統一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2應使用先進技術構建數字化系統建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3數字化信息系統建設的計劃與完善要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。

（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。

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現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。

二、是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業技術人才的流動日益頻繁，為企業人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業人力資源部門在我國境內招聘新的管理人才、技術人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經濟合作，謀求最大經濟效益的現代企業，深諳管理出效益的經商之道，而人才又是管理的關鍵因素。對一名優秀的企業人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業對聘員的信任程度和認可程度。而國內大中型企業管理人員、技術人員的聘用，也是如此。現代企業制度改革實施以來，企業實行專業技術人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎上建立了聘用關系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能的充分發揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業人力資源管理部門根據人事檔案進行統計分析，進而作出準確的人才預測，制定出長遠的人才培養計劃。

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現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。

2 是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業技術人才的流動日益頻繁，為企業人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

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2.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員，兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經過專業的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業技術職稱資格材料、工資調整材料、后續教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現個人經歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經歷產生空白的嚴重后果。

3、獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾

獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產生了矛盾。其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯系非常少，缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度，獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。其二，檔案管理與利用產生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提獨立學院人事檔案管理中的幾個問題的探討李青青廣西大學行健文理學院供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養、開發及預測上無法為獨立學院提供高質量的服務。

二、改進的意見和措施

1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規范化建設

獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發的重要資源，是個人經歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現，是發現人才、選拔人才的重要依據，在獨立學院發展中處于基礎性的地位。獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規為依據，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規范化和現代化的軌道。

2.加強人事檔案宣傳力度,提高教職工的檔案意識

獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。經過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發展軌道。

3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯系與溝通

人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現的問題進行研究與探討，互相交流經驗，共同把檔案工作做好。

4.加強人事檔案管理隊伍的建設

檔案管理人員的素質、專業水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業的發展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。人才交流服務中心檔案管理專業隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業人員。另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規和檔案業務知識的培訓，提高他們的業務水平，才能保證檔案收集、整理的質量。這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業務指導的過程中會發現新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協作把檔案工作做得更好。

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在運動員的人事檔案中，有些內容過于簡單，對某些登記表等填寫的過于草率，沒有完整填寫，且形式化嚴重；同時，運動員的表現及考核資料只流于形式，沒有真實的反應出運動員真實的特點；此外，由于運動員在日常中以訓練為主，相關的學習資料填寫不確切、不全面等。

（二）檔案利用率低

自運動員進隊起，其人事檔案就存于人事部門，只有在遇到比賽等事件時，才會進行人事檔案查閱，通常情況下只是被擱置，完全處于被動狀態。

（三）運動員人事檔案管理制度不完善

運動員的人事檔案在整理及傳遞的過程中都沒有遵循一定的制度及流程，查閱混亂。同時，在對運動員的人事檔案進行管理時往往只是依賴于人工管理，沒有將現代化的技術全面的應用于檔案管理中來，管理手段落后。

二、對運動員檔案管理工作幾點建議

（一）加強領導，提高認識

單位主要領導應高度重視檔案工作，正確認識運動員檔案工作的重要意義。一名領導主要分管檔案工作，將檔案工作納入年初工作計劃，檔案經費列入年度單位財務預算，檔案工作納入單位正常的議事日程，使檔案工作成為基礎性、常規性工作，單位從人力、物力方面對檔案工作給予大力支持。

（二）重視檔案管理人才培養

（1）建立學習、培訓、交流制度。單位應建立良好的學習、培訓、交流制度，并形成長效機制，每年都要有針對性地進行政策業務學習和集中培訓。除培訓檔案工作的基礎知識及政策外，還應培訓政治理論、管理學、領導學、圖書館學、情報學、寫作能力、計算機基礎等方面的知識，提高檔案管理人員的業務水平、政治素質和管理能力。可組織各單位進行檔案工作定期評比，形成良好的競爭氛圍；可堅持“走出去、請進來”的原則，定期組織學習其他部門比較好的工作經驗；可采用請專家授課或現場觀摩學習等方式，學習系統外其他檔案工作的先進管理經驗，提高本系統檔案工作人員的整體水平。

（2）物質獎勵與精神獎勵相結合，工作與職稱、績效工資掛鉤。檔案工作的重要性和特殊性需要檔案工作管理人員要具有很強的事業心和良好的職業道德修養。應支持本單位檔案工作達省級管理目標要求，鼓勵工作人員、進行業務交流，申報課題，宣傳和號召大家學習先進典型愛崗敬業、默默付出、無私奉獻的工作態度。

（三）加強制度建設，嚴格細化流程

檔案制度建設是檔案工作安全的重要保障，應實行集中統一和分級負責的管理體制，制定人事檔案管理暫行規定，對人事檔案查閱（借用）、保管整理、轉出接收等檔案工作程序進行明確規定。在日常工作中，應嚴格按照檔案歸檔、查閱、借閱、轉遞等工作程序工作；對查閱檔案人員堅決做到“五不查”“四不借”；上報、轉遞檔案要由專人送達或通過機要交通轉遞。遇有不明或緊急情況時，應及時向領導及上級分管領導請示匯報。

（四）擴大對外宣傳，提高社會影響力

近年來，我省運動員在各項大型比賽中取得了優異的運動成績，受到了國家及省級部門的多次表彰獎勵。運動員檔案如實記載了他們的榮譽，合理開發利用運動員檔案資源，通過報紙、媒介進行多方面宣傳，可以促進人們對運動員吃苦耐勞、頑強拼搏精神的學習，轉變對運動員的態度，更好地促進體育部門的文化建設。

（五）創新檔案工作管理方式

（1）集中整合，統一管理。目前，運動員檔案根據干部管理權限實行分散管理。因檔案專兼職管理人員較少，其大部分精力忙于運動隊Et常事務性工作，對檔案管理工作投入時間相對較少。針對這種情況，可根據檔案管理權限，集中整合人力物力進行集中管理。

（2）主動聯系各級人才交流中心，及時轉出檔案。運動員流動性較大，一般運動員的流轉周期為四年，運動員退役后可參加公開招考、招聘，或上大學、自主擇業。參加公開招聘、招考合格的及上大學的運動員，檔案可直接轉到錄用單位或學校；自主擇業運動員需將檔案轉到各級人才交流中心，檔案主管部門可主動與各級人才交流中心溝通聯系，建立檔案轉出長效機制，方便運動員檔案及時轉遞。

（六）建立電子檔案，根據權限查詢

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1.水利水電企業干部人事檔案管理的工作現狀分析

1.1企業干部人事檔案管理工作不完善

在筆者的調查中，目前，我國的水利水電企業中，管理人員對于企業干部人事檔案沒有充分的認知，并沒有把它列為工作重點。管理人員針對這個問題的意識較為落后、管理理念較為陳舊、管理水平很落后。這些原因也正是企業干部人事檔案管理的缺失要點。在我國的水利水電企業中，企業干部人事檔案收集工作、傳遞工作以及歸納整理存檔工作都出現了不同程度的延時現象。比如：在某企業中，干部入黨申請書、黨證資料、年度考核表和個人學歷證書資料都存在不同程度的缺失現象。長此以往，當干部出現轉崗、掉崗、離職等人動情況時，檔案的交接工作就成為了難點。

1.2企業不重視人事檔案部門

現階段，我國的水利水電企業工作的重點是在生產建設方面，一直以經濟發展為重心，忽略了企業人事檔案的工作。再加上水利水電企業中，管理人事檔案的工作人員的工作狀態基本上都是默默無聞，特別是與工程建設部門相比，檔案管理部門的工作效果就顯得不那么明顯了。這也正是企業領導層不重視檔案管理部門的重點原因，某個水利水電企業的負責人表示：本單位的領導團隊認為檔案管理部門就是“吃白飯”的部門，沒有實際作用。在這種認知誤區的影響下，人事檔案管理部門的日常工作受到諸多限制，久而久之就積累了許多問題。比如：企業的人事檔案管理人員是大多是兼職，沒有相關的檔案管理專業知識。還有，因為企業的不重視，對檔案管理部門的資金投入很少，相應的管理設備設施較差。有些企業則更為嚴重，根本就沒有設立相應的專職人員來管理人事檔案。這些問題累積起來就會影響檔案管理工作者的心態，降低了工作積極性。

1.3沒有規范企業人事檔案

這個問題比較普遍，而且影響較為嚴重。在立卷建檔方面就存在很多以往留下的檔案問題，無論是現在還是之前，我國對于人事檔案管理工作的扶持就較少。檔案管理人員并不具備相關的專業管理水平，并且在進行檔案管理工作后，企業鮮有對人員進行培訓。入職前的專業素質缺失，入職后企業又沒有及時進行補充，這就導致我國水利水電企業中，人事檔案管理人員的專業素質較低。再加上多數都屬于兼職人員，在工作要求上，無論是企業還是個人，并沒有對管理人員有嚴格的要求。

這個問題在立卷建檔時表現得較為明顯，工作人員在進行工作作業時比較粗心馬虎，領導在審核時也沒有進行嚴格的把關，基本上就是出于“走過場”的狀態。在整理人事檔案時，也是因為上述原因，工作人員很可能將不屬于人事干部的檔案歸在人事檔案中。有些企業干部的檔案沒有及時進行歸檔整理，有些企業干部的檔案雖然進行了歸檔整理，但是資料填寫程度較低，很多項目填寫不完善。雖然這個問題在近幾年中有些許改善，但是普遍意義上，對于人事檔案的管理工作還是處于較為落后的狀態。

1.4歸檔整理的形式較為單一

我國現階段，無論是國企、合資、外資還是民營，無論是大型、中型還是小型企業，在檔案管理方面，都是以紙質檔案為主。這種歸檔方式雖然適用范圍廣，但是不易保存，一旦出現了紙檔遺失的狀況，那么在人事檔案方面就會出現重大問題。在水利水電企業工作中，許多工作都會強調原始依據。也就是說紙質檔案出入檔案袋的次數會很頻繁，這種就容易出現檔案破損、檔案信息流失的現象。特別是干部的選定、評職稱方面，多數都會要求帶上原始憑證。對于那些復雜的評定而言，有時會持續好幾年，也就是說紙質檔案在幾年之間會反復使用。對于那些已經裝訂好的檔案來說，需要拆定；對于那些沒有裝訂好的檔案來說，就會延遲裝訂時間。無論是哪一點，都不利于檔案管理工作的開展。

2.企業干部人事檔案管理工作的優化措施

2.1加強領導對檔案管理的認識

在新時期的影響下，社會和企業需求對人事檔案管理提出了更高的要求，對于檔案管理工作來說，想要做好并不容易。在企業中領導的決策基本上指明了企業的發展方向，所以首先需要將企業領導的思想轉變過來，讓領導重視檔案管理工作。對于水利水電企業來說，在企業效益上，水利水電工程是企業的核心部門，但是也需要重視人事檔案管理，特別是企業干部人事檔案管理。

在檔案管理工作中，應當結合本企業的特點和市場需求，制定出切實可行的管理制度。要做到這點，首先需要有專職管理人事檔案部門的領導，讓領導帶領部門工作人員開展工作。因為檔案會隨著時間的積累而變多，所以整理檔案也是一項長期性的工作。對于這種工作要有相應的工作計劃，監察要點以及如何落實額措施。對于工作人員的選取也要提高要求，盡可能選擇有一定管理基礎、綜合素質較高的人員。對于已經選定的檔案管理人員，企業應當定時定量的進行人員培訓，充實管理人員的專業管理知識，培養管理人員的責任意識感。將需要進行整理歸類的檔案，領導應當按照相關規定仔細審查，慢慢地提高本企業干部人事檔案管理的水平。

2.2統一檔案管理標準

一個企業對檔案管理需要有統一的規范要求，通過統一的規范管理促使不同類別的檔案有統一的形式。這樣既方便檔案的裝訂工作，也方便檔案的監察工作，還能節省人力物力財力，可謂是一舉多得。

2.3利用新型技術實現檔案管理

首先，需要改變單一的檔案整理形式。在新時期的影響下，企業檔案管理同樣需要跟上時代的腳步，充分利用現代電子查閱機制，對人事檔案進行掃描入機。構建企業員工的電子數據檔案，促使水利水電企業的檔案管理工作走向數據化和信息化，最終達到提高企業檔案管理工作的目標。

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人事檔案是記錄一個人主要社會經歷、品德作風、政治面貌等個人情況的文件，并起著依據、參考和憑證的作用，在個人職稱申報、轉正定級以及辦理養老保險等各種事情的時候，都需要使用人事檔案。綜上所述，人事檔案管理就顯得尤為重要。但是隨著時代的不斷發展，在人事檔案的管理過程中出現了一些問題，因此為了解決這些問題，我們需要對其進行透徹的分析研究，從而找到我國人事檔案管理發展的新方向。

一、當前我國人事檔案管理存在的問題

1、管理制度落后據相關統計數據顯示，我國當代大學生的人事檔案通常都是存放在用人單位、政府人事部門或者是人才交流中心之中，從而使檔案管理呈現出一種極為分散的狀態。并且，還有部分不了解人事檔案管理制度的大學生將檔案放在自己手中，這樣不僅會不利于檔案的集中管理，還會發生檔案受損，或者是檔案丟失的情況，對學生今后的發展具有一定的不利影響。究其原因就是我國的人事檔案管理制度并沒有緊跟時展的步伐，從而導致管理制度相對落后。

2、管理理念滯后

就目前的社會現狀而言，許多學校以及個人并沒有意識到人事檔案的重要性，認為人事檔案說明不了什么實際問題，因此這就使得人事檔案沒有被充分重視，從而導致部分高校無法進行有效的人事檔案管理。其主要原因就是學校檔案管理部門的管理理念滯后，使得管理人對于人事檔案的理解不夠透徹，從而無法對人事檔案進行全面管理。

3、管理方式繁瑣

目前，我國的人事檔案管理方式與以往并沒有很大的差別，比如，人事調動或者是人事考察需要調檔，就必須要有調檔函或者介紹信才可以。這樣的方式不僅繁瑣復雜，而且還沒有什么實際意義，在提倡快捷、簡便發展的今天，這種辦事方式就顯得與周圍環境格格不入。此外，在人事檔案的管理過程中，只有校方的管理人員才可以將某一人的人事檔案進行查看以及轉移調度，并且在轉移的過程中，該人事檔案不得經由他手，這就使得檔案管理工作的工作效率難以提高，不利于管理工作的進一步發展。

二、我國人事檔案管理的發展方向

1、促進人事檔案管理的信息化管理

隨著時代的不斷發展與進步，我國的人事檔案管理工作也開始隨之發生變化，首先就是由傳統的紙質檔案管理階段轉變為現在的信息檔案管理階段，并且經過了多年的實踐，我國人事檔案管理工作者在管理過程中積累了豐富的管理經驗，并根據這些經驗積極創新人事檔案的管理方式，使其符合時展的要求，從而不斷促進我國人事檔案的信息化管理。在人事檔案信息化管理的發展過程中，不僅要確保人事檔案信息的完整性、有效性，還應該保證檔案使用的具體性，從而使檔案發揮其實際效用，為人們帶來幫助。我國高校進行人事檔案管理的主要目的并不是對學生資源的管理，而是為了實現人才資源的社會化，簡單來說就是實現人才信息資源的全面共享，從而為學生尋找工作機會帶來一定的幫助。此外，在高校的人事檔案管理的過程中，為了加快其信息化管理進程，就需要依靠相應的信息管理系統，從而為檔案的查詢帶來便利。因此，在信息管理的過程中，首先需要保證的一點就是網絡環境的通暢，這樣能順利安裝信息管理軟件和一些必備的硬件設備，從而建立一個系統、全面的人事信息檔案，為檔案信息的存儲、應用帶來便利。因此在檔案信息化管理的過程中，就應該將加強檔案信息管理功能作為首要目標，從而快速實現信息化管理的建設，為學生日后的良好就業奠定堅實基礎。

2、加強人事檔案管理的電子化、網絡化建設

在以往的人事檔案中，絕大多數的檔案信息都是以紙質的方式記載，因此在管理過程中，這些紙質檔案信息非常容易受損，對于長期的管理來說極為不利。近年來，隨著科學技術的不斷發展與普及，互聯網已經走入了我們的生活，并且逐漸被應用于各個領域，其中就包括人事檔案的管理。利用先進的計算機網絡技術，可以促進人事檔案管理工作的電子化以及網絡化發展，不僅可以建立方便調閱的電子檔案，在一定程度上還能夠進一步完善我國的人事檔案管理制度，從而有效促進高校人事管理改革與檔案管理工作的協調發展。就目前的管理情況而言，我國的各大高校的人事檔案管理部門應該根據時代的發展特點，對管理模式進行不斷的調整與創新，并將現代計算機技術應用到人事檔案的管理過程中，以此來加快我國人事檔案管理的網絡化、電子化建設。此外，融合計算機技術的人事檔案管理，不僅可以進行準確的信息錄入，還能夠方便人們的調閱，從而最大限度的節省校方人力資源以及財力資源的投入。同時，對于人事檔案的管理工作人員來說，檔案管理的電子化、信息化還是我國現代化管理的基礎與前提，因為只有這樣，人事檔案的完整性才能夠得以保證。近年來，根據我國人事檔案管理的發展過程可知，電子化、網絡化的檔案信息管理系統為各大高校人事檔案信息的查閱與管理帶來極大的便利，從而進一步提高了相關高校檔案管理的工作效率。綜上所述，加強人事檔案管理的電子化、網絡化建設，不僅可以加快我國人事檔案管理發展的信息化進程，還能夠不斷完善我國人事檔案的管理制度，從而促進我國各大高校開展有效的人事檔案管理工作。

3、創新人事檔案管理理念

人事檔案是記錄一個人主要社會經歷、品德作風、政治面貌等個人情況的文件，由此可見，人事檔案的管理工作與“人”密不可分，對于人的工作發展以及人生發展具有十分重要的意義。因此，在檔案管理的過程中，就應該重視對人主觀能動性的調動，為此各大高校的檔案管理人員就需要根據時代的發展，積極創新人事檔案管理的管理理念，并以增強服務意識為基礎，堅持“以人為本”的管理原則，從而為人事檔案的主人帶來幫助。由此可見，在我國各大高校人事檔案管理現代化的發展過程中，“以人為本”的理念尤為重要，因此我國各大高校的人事檔案管理工作就應該時刻遵循“以人為本”的管理原則，不斷提升檔案管理人員的服務水平，從而進一步落實檔案管理工作，滿足人們的需求。與此同時，為了提高人事檔案管理的工作效率，檔案管理人員還應該使用具有針對性的管理方式，為那些急切需要幫助的人提供有效途徑。所以說，在我國人事管理制度的改革過程中，首先就需要不斷調整和優化人事檔案管理的管理方式，并遵循“以人為本”的管理原則，從而為管理制度改革奠定一定的群眾基礎，以此來進一步推動管理制度改革的進程。就我國各大高校目前的人事檔案管理來看，管理過程中存在兩個挑戰，第一個是人事檔案具有很大的作用，因此我們就必須將其妥善保存，從而維護個人的真實面貌；第二個是人事檔案的“壽命”有限，為此我們就需要利用先進的信息技術來克服這個難題，從而落實好人事檔案的管理工作，為我國的人事管理帶來新鮮血液，以此來不斷促進我國人事檔案管理工作的發展。

4、提高人事檔案管理的規范化水平

為了進一步提升高校人事檔案的管理效率，就需要提高檔案管理的規范化水平。為此，首先就應該加大對于高校人事檔案管理工作的監察力度。上級主管單位根據實際工作需要，制定一個具有針對性的工作計劃，同時定期或者不定期抽查各高校的工作情況，以此來開展實地考察，并根據實地考察結果，對該學校的人事檔案管理工作提出相應的工作建議，從而促進高校人事檔案管理水平的不斷提高。其次，要進一步規范高校的檔案管理部門。為此學校領導就需要明確檔案管理的負責人，從而使檔案管理朝著規范化的方向發展，并且做到及時發現問題、快速處理問題。與此同時，各大高校檔案管理部門還應該與財政部門積極協調、溝通，加大人事檔案管理的資金投入，以此來保證管理工作的順利開展。最后是加強人事檔案調取的靈活性。盡可能的做到“檔隨人走”，從而不斷提高高校人事檔案管理的工作效率，減少不必要的人力投入以及資金投入。

三、結論

綜上所述，人事檔案對人的一生具有非常重要的作用，因此對于人事檔案我們就需要對其進行完善、系統、有效的管理，為人們帶來幫助。因此學校的檔案管理工作者應該對人事檔案管理過程中出現的問題進行透徹的分析研究，從而找出我國人事檔案管理發展的新方向，使檔案管理緊跟時代步伐，滿足新時期的客觀需求，更好的服務于人事工作。

參考文獻：

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人事檔案的管理工作與傳統的管理模式相比，已經今非昔比。但是，人事檔案的管理工作在提高中，仍存在一些問題。為了提高人事檔案管理工作，下面對人事檔案管理的現狀和存在的問題進行探討。

2.1人事檔案管理與檔案規范指導性

要提高人事檔案管理的應用功能，應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要應增強對人事檔案管理工作的檢查指導，盡快形成科學有效的規范管理方法。此外，還需要建立相關的領導小組，改變現在人事檔案管理工作的業務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的現狀。重要的是要加強對人事檔案管理人員的重視，要加強對檔案管理人員進行有效的培訓，徹底改變人事檔案管理工作低效，滯后的現狀。

2.2人事檔案管理與檔案管理意識

企業人事檔案管理是企業活動中最基本的工作之一，但許多事業單位中，確對檔案管理認識不足，一些單位領導對人事檔案管理的重視不夠，存在著落實不到位，應付了事，檢查隨意，更提不到監督執行。還有人認為現在只重視能力，不重視的歷史。這些都顯示現在許多企業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，也顯示出對人事檔案管理的意識不夠強烈。此外還有許多畢業生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，因此，棄檔現象非常多，導致人事檔案管理一直處在被動的狀態，很難實施高效的人事管理工作。

2.3人事檔案管理與檔案管理手段

人事檔案管理是一項耐心，細心的專業人事工作，人事檔案具有機密性，政治性，專業性特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理培訓。還有很多單位，還是利用手工整理檔案資料，即使是在這個計算機已經普及的時代，對人事檔案的查閱方式，竟然還是以人工為主，談不到無紙化辦公，更缺少適合人事管理檔案的計算機系統。導致了企業檔案管理水平和行業需求相差甚遠，這與科學的人事檔案管理要求更不符合。

2.4人事檔案管理缺乏時效性

在目前很多企業的人事檔案管理過程中，人事檔案存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料只是走個過場，沒有進行真正有效的管理，對企業真實人事管理的現狀和工作情況反映比較少，這些都可能阻礙人力資源部門的工作進展，也不利于有效的利用人才和使用人才。

3、如何提升人事檔案管理功能的措施

提升人事檔案管理功能的措施，是人才交流的重要措施，因此，要加大力氣，盡快采取措施，提升人事檔案的功能。

3.1規范化，信息化與檔案管理制度的措施

建立高質量，高水平的人事檔案管理，需要科學的方法和手段，由于傳統的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規范化，信息化的人事檔案管理系統，來提高人事檔案管理的功能。

3.2檔案管理的功能與應用措施

從企業科學選用人才的角度來看，企業為了能在激烈的競爭環境下站穩市場，需要對自身員工有充分的了解，知人善任，才具有針對性，才能更有效的給員工安排適合的工作。為提高企業人力資源部門的工作質量，在編寫和記錄人事檔案內容的時候，就要盡量把個人的工作經驗，工作經歷，專業特長，性格優勢，道德水平等都記錄在人事檔案內，這樣就可以提高人事檔案的價值，為企業用人決策提供可靠的依據，也可以增加個人特色的內容在里面，作為人事檔案的參考。

3.3檔案管理的功能與監督機制措施

在高科技時代人事檔案管理功能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來維護，用人事檔案的管理制度來保證檔案管理工作的質量，需要定期對人事管理工作進行監督指導，成立人事檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況，提出有效改進建議，提升檔案工作的管理功能。

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（一）缺乏檔案規范指導性。要提高人事檔案管理的效能，首先應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要缺乏對人事檔案管理工作的檢查指導，并沒有形成科學有效的規范管理方法。此外，也沒有建立相關的領導小組，存在業務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀指導。加上一些單位缺乏對于人事檔案管理人員的重視，沒有給這些員工進行有效的工作培訓，也是導致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（二）檔案管理意識淡薄。企業人事檔案管理是企業活動中最基本的工作之一，但許多基礎事業單位對于人事檔案管理的認識不足，一些領導對人事檔案管理的重視不夠，存在落實不到位，應付了事，檢查隨意，監督不及時等現象。還有一些工作人員認為現在提升干部只重視能力的德行，至于人事檔案沒什么用處。這些都顯示現在許多企業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，管理的意識不夠強烈。此外還有許多畢業生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，棄檔的現象非常多，導致人事檔案管理工作一直處在被動的狀態，很難高效的開展人事工作。

（三）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項需要耐心，細心的專業人事來負責的工作，有著機密性，政治性，專業性等特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理的培訓。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個計算機十分普及的時代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無紙化辦公還沒實現，缺少適合人事管理檔案的計算機系統。就是因為人事檔案管理信息化低下導致了企業檔案管理水平和行業要求相差甚遠，與科學的管理要求也不符合。

（四）人事檔案管理缺乏時效性。在目前很多企業的人事檔案管理過程中，存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料只是走個過場，沒有進行真正有效的管理，對真實人事現狀和工作情況反映較少，阻礙了人力資源部門的工作進展。

三、提升人事檔案管理效能的辦法

（一）建立規范化、信息化的人事檔案管理制度。高質量、高水平的人事檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規范化，信息化的人事檔案管理系統，提高人事檔案管理的效能。