引論：我們為您整理了13篇公文寫作與處理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。

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課程背景：

即便不是文字工作者，也會時常碰到文字煩惱。面對領導的要求，往往不知如何下筆？用語得體嗎？書本是怎么寫的？經驗是怎么說的？企業內部又有什么特殊的規定？

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環境， 為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意用方言土語，十分規范。

課程目標：

1、了解公文寫作的重要性

2、掌握基本的公文寫作要點及規范

課程內容：

第一部分：概述

1、公文寫作的概念與作用

2、公文寫作的種類和特點

3、公文寫作的基本原理

第二部分：公文寫作過程

1、公文寫作的一般步驟

2、公文寫作的主題與材料

、 公文寫作的結構和語言

第三部分：請示、報告以及批復

1、什么情況下用請示？報告？批復？（講授）

2、如何寫請示、報告、批示（練習，改錯）

3、請示、報告的分類（講授）

第四部分：計劃和總結

1、了解計劃的多種“變體”和時間限定（講授）

2、熟悉計劃和總結的寫法（練習，改錯）

1、辨析這幾類常見公文，結合受訓單位性質確定講授重點（講授）

2、熟悉通知的幾種類型和寫法（練習，改錯）

第六部分：會議紀要

1、學會在會議記錄的基礎上寫作會議紀要（講授）

第七部分：命令、決定、意見、公告、函

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一般文體的寫作往往是站在“自我”的角度，表達自己，或者抒發自己的感想心緒，或者闡述自己的觀點，或者按照自己的理解去說明，即使新聞、紀實文學之類的文體，也往往是以作者自己的視野，去所觀、所思、所感，再進而付諸筆端。

應用文寫作一般（除了個人總結、書信）是要站在某一群體、某一組織、某一集團的位置上，它所傳達的是被代表的單位的發出的信息，接受者也往往是集團性質的或者眾多個體的。所以在寫作時不要總想著自己，而要多考慮文中所代表的單位的立場，因為表達的是“非我”，而非“自我”。比如：給領導草擬文件，一定弄清楚他的意圖，不然急急忙忙去寫，接著恐怕要經歷多次“返工”的痛苦經歷。因為你是給領導寫的，領導又是從單位和自己的行政思想出發來共同完成這份文件。

再比如寫請示、公函、報告、簡報等，一定要弄清楚本單位與所發的單位之間的關系，如隸屬關系、行政級別關系、業務工作關系等等，據此才能采取合適的文體，在文中使用相應的語氣和措辭，這樣才能作到文如其事、恰如其分。否則可能一個細小的疏忽，可能會釀成大錯。在課上老師舉了很多例子，正說明了這一點，應用寫作所站的角度的重要性。

二、應用寫作的“樸實”文風

我們很多人包括我自己，都喜歡文辭華美、韻味雋永的文學作品，因為這些作品往往能給我們帶來極大的藝術享受和精神愉悅，但應用寫作不太追求辭藻的華麗，它的文風相對來說就要樸實無華一些，基本上很少在詞句上粉飾雕琢。我們很多人，特別是原來文學功底較深的，往往有唯美主義的傾向，總喜歡寫東西寫得很藝術化，文中使用大量的修辭手法，什么比喻、夸張、擬人等等，堆砌許多優美的詞句和典故。如果這樣來寫小說、詩歌、散文，只要使用適時適地，自然是很好的。但應用寫作追求一個“實”字，應用文不是供人們把玩鑒賞的藝術品，它和人們的社會生活結合得非常緊密，它是一種應用文體，是為了實際工作、實際生活而使用，是傳遞交流信息、商洽處理問題的一種工具。因此，寫應用文時一定要避免那種不合適的文風。切記洗盡鉛華、天然雕飾也是一種好的文風。

在講到這一點時，老師以自己的親身經歷為例：他剛參加工作時，領導讓寫材料，他為了“顯擺”自己的文字功底深厚，于是查閱大量資料，能用的華麗辭藻全用了，然后滿心歡喜的把文章交給領導審閱，結果領導說重寫。老師幽默風趣的講解讓大家印象深刻。

三、材料多樣、真實、有力

材料是構成文章內容，形成、支撐并表達主旨的各種事實與理論。善于從材料出發，注意讓材料說話，才能言之有據，言之有物，寫出內容充實、豐富，有較強的說服力的文章。

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寫作的過程就是不斷組合素材、斟酌文字、整合思維、境界提升的過程，作者在字詞句篇中自由發揮，在起承轉合處洞察世事。既然寫作是初中語文教學的極為重要的一部分，學生語文知識水平的高低也能在寫作中體現的淋漓盡致。不少學生對作文“無話可說，無事可寫，無靈感可言，作文難，難于上青天”的觀念已根深蒂固，因此，寫作老師更要大膽創新寫作的教學方式，幫助學生克服寫作的恐懼心理，激發他們的創作熱情，從而提高初中生的寫作能力。針對以上問題，結合多年語文教學經驗，筆者就如何提高初中生的寫作水平談談自己的見解。

一、灌輸正確寫作觀，培養寫作興趣

初中作文寫作教學出現高耗低效，學生拒絕寫作的現象很大程度上因為我們對學生作文寄予了太多功利性的因素，缺乏了對學生寫作的真正照顧和寫作靈感的真誠培養。為了應付各種考試，大部分老師就會給學生進行大量的寫作練習，并且缺乏對學生進行科學性寫作教學理念指導，更使學生厭倦寫作課程，佳作何以出現?

寫作作文的關鍵就是培養學生的寫作興趣，無可否認，興趣是最好的老師。而在寫作教學中，教師成功的前提就是學生具備自己所追求的興趣和能力，而鼓勵便是老師激發學生寫作興趣的捷徑。教學者應引導學生正確的寫作觀，告訴學生寫作并不僅僅是為了應付考試，也是提升自身綜合能力的一個過程。筆者認為，每個學生的作文都有其亮點，都有其值得贊揚和鼓勵的地方，在作文的批改過程中，教師們不應該吝嗇他們的評語，筆者會特別注意尋找每個學生的優點，都會在他們的進步之處批上贊語，或是在課堂上范讀他們的優秀之作，或是投稿到學校廣播站，甚至和學生們討論之后寄至某些網站、報刊雜志等等。這些看似為微不足道的“老師賞識”其實很大程度上使學生喜歡寫作，他們的作文得到了老師的認可，寫作的自信心悠然而生，寫作水平也會隨之逐步提高，熱愛作文之后，佳作也會隨之誕生。

二、勤于素材積累，開闊寫作視野

既然已經培養了學生的寫作興趣，接下來的一步就是要學生打下扎實的語言文字功底了。漢代哲學家王充說過：“工欲善其事，必先利其器”，這里的“利其器”我們可以理解為寫作素材的積累。一個初中生寫作能力的高低，大多數由他閱讀的信息量多少決定，“讀書破萬卷，下筆如有神”,可以看出，閱讀大量的作品對學生提高實際寫作能力的重要。只有積累豐富的素材，孕育豐富的情感，才能在空白紙頁上妙筆生花。

值得注意一提的是，語文學科不同于其他學科，光靠教材上知識和課堂上老師的講解，學生能積累到的東西是非常有限的。因此，學生必須注重閱讀時的積累，有效地將課堂知識和課外積累結合起來。如何積累呢？教師們不妨引導學生在以下兩個方面進行積累：

第一、積累優美字詞，在《荷塘月色》一文中，作者所描繪出來種種景象都讓讀者身臨其境，作者之所以能夠達到這一效果在于他對每個景色甚至每個動作的用詞都細細斟酌，如一句“月光如流水一般，靜靜地瀉在這一片葉子和花上”，我們認為這句話之所以優美，在于“瀉”字用得傳神，那為什么呢？這時候教師便要引導學生進行思考，并好好在以后的寫作中運用。第二、積累優美文段，不僅繪聲繪色的美景描述或者惟妙惟肖的人物描寫需要積累，那些充滿哲理光輝的警句名言更是我們語言材料的好素材。例如，在課外閱讀中，張愛玲的散文也是學生酷愛的閱讀書籍，“愛情猶如一場奢華的盛宴，每每盛裝出席，結果卻總是滿杯狼羈。而下一次盛宴到來，卻依然又要盛裝出席”，張愛玲對人生以及愛情的透徹表達，往往觸及人的內心深處，如此深邃的人生感觸對學生的寫作甚至其生活態度都有著深刻的影響。

三、捕捉寫作靈感，賦予寫作生命力

作文的本質是人類用來抒發內心真實感受的一種形式。如果學生只是單純地將寫作素材硬搬到作文上，只能算是語言的堆積，只是一副空架骨，沒有血肉，沒有情感，感受作者靈感的源泉，這樣的文章是不可能打動讀者的。藝術源于生活，而生活的每個瞬間都可能觸動作者的心靈，教師要幫助學生培養捕捉靈感的瞬間，留心身邊小事，使每個觸動“蓄”于心中，每一個生活體驗都能為學生的寫作增色。

古人就是捕捉住“飛蛾撲火”這一瞬間的感動，既升華出“自取滅亡”的歷史警句，也有“心甘情愿”的感動凄美。學生在寫作中能賦予文章生命力，使內容真實富有情感，定能寫出個性化的文章。

綜上所述，要改變學生對語文寫作的抗拒，教師們必須從激發學生的寫作熱情入手，加以正確教學方法指導，開闊自身視野，使學生增加對寫作的信心，最后要培養學生寫作的靈感，讓學生寫出屬于自己內心真實感受的佳作，語文寫作能力水平自然而然會得以提高。

參考文獻

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目前，公文寫作不僅是一項為滿足社會發展需求的文字處理工作，而且還是每一個辦公室工作人員必須具備的能力和素質。在實際中，很多辦公室人員對于公文寫作總是有許多的抱怨，例如抱怨文件起草難度大、抱怨工作方案難寫等。這主要是由于他們對公文寫作中的主體角色意識轉換不好而造成的，因此培養公文寫作的主體角色意識，是提高公文寫作質量和能力的基本條件和重要途徑。

一、公文寫作的主體角色分類

公文寫作的主體角色主要分為以下三種類型。

（一）領導角色意識

在領導述職報告、領導講話和工作總結的過程中，都會帶有鮮明的個性色彩。因此，公文寫作主體在寫這些方面文章的時候，必須從領導的職務、地位、身份、語氣等領域出發，正確體現出領導的意志。

（二）單位角色意識

公文寫作也是企事業單位處理文字的重要手段，因此寫作主體需要充分考慮到單位的整體情況，站在單位的角度思考、看待問題。當公文寫作主體的思維與單位的價值傾向相符合的時候，這樣的公文才能算是寫作成功的。

（三）創作者意識

雖然公文主體在寫作的時候需要站在領導或企事業單位的角度出發，表達出領導意志或是單位意志。但是公文是通過主體的創作而成的，因此這就需要主體在進行公文寫作的時候，充分發揮自己的主觀能動性，努力拓展自己的思維，從而使公文的內容符合領導或單位的意識。

二、公文寫作實踐中的主體角色意識的現實意義

隨著社會發展規范化的不斷提高，各個政府機關、企事業單位以及社會團體開始利用公文處理事務。培養公文寫作實踐中的主體角色意識，撰寫出準確表意的公文對政府機關、企事業單位和社會團體都有著非常重要的現實意義。

首先，培養公文寫作實踐中的主體角色意識，有利于公文寫作主體明白自己的身份是一個代言人，在寫作的過程中需要站在對方的角度去思考、看待問題，不能摻雜著個人的情感，從而準確地表達出對方的意志。

其次，培養公文寫作實踐中的主體角色意識有利于公文寫作主體找到所代言的政府、單位或領導的社會地位，根據公文中的受體措辭表意，選擇合適的文種行文，從而達到公文的受體期望要求。

最后，培養公文寫作實踐中的主體角色意識有利于公文寫作主體將個人的情感移位到政府、單位或領導的角色上，增加文章的感染力，引起公文受體的強烈共鳴，從而有利于貫徹落實領導意圖以及解決處理公共事務。

三、培養公文寫作實踐中的主體角色意識的措施

（一）加強理論知識的更新

加強理論知識的更新，首先就是要跟隨著時代的腳步，學習當代的政治理論。由于公文寫作具有時代性的特征，因此公文的寫作背景必須與國家和黨的政策以及法律法規基本一致，寫出的公文才能滿足時代精神和公文受體的要求。如果公文的政治觀念比較落后，與時代不符，就會導致決策錯誤、盲目行文的結果；其次，就是要不斷提高公文寫作的專業理論知識，并不斷優化改善。根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，對公文的格式、種類以及要求都做了相應的約束與改變。公文寫作主體的專業理論知識水平低下，那么就會導致公文的錯誤百出。因此，只有不斷提高公文寫作的專業理論知識，才能為公文質量提供保障。

（二）重視調查研究

重視調查研究首先是要對基層進行深入的調查研究，從而了解基層的實際情況，獲取真實準確的有效信息，為公文寫作主體提供充足的寫作依據及素材；其次，就是要重視公文知識的研究，對公文的寫作方法、格式種類、寫作技巧進行認真的揣摩、梳理，從而提高公文的寫作能力。

（三）積極做到換位思考

首先，是要養成換位思考的習慣。因為公文寫作主體的身份是一個代言人，因此在寫作過程中需要把自己的個人情感、主觀意識等隱藏起來，用政府、單位或個人的角色去思考、看待問題，自覺養成換位思考的習慣，從而才能使公文令單位或領導滿意；其次，就是要積極參謀進諫，公文寫作主體站在單位或領導的角度思考問題的同時，還要提出有效可行的建議。換位思考有利于公文寫作主體樹立正確的全局意識，準確把握公文意志。

（四）加強寫作訓練

加強寫作訓練有兩種方法，包括模擬訓練和公文寫作訓練。模擬訓練就是需要公文寫作主體認真學習政府的工作報告，領會其的語言特色和結構特點，并在寫作過程中加以借鑒與運用；公文寫作訓練就是由于公文寫作的理論知識只能對公文進行理論指導，為了提高公文寫作能力，公文寫作主體還需要通過實踐，并在其中總結經驗教訓，從而實現提高自己公文寫作能力的目的。只有不斷加強公文寫作訓練，才能形成以單位或領導思維寫作的能力，寫出符合要求的公文。

【參考文獻】

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公文寫作是公務文書的擬稿工作。公文寫作從某種意義上講是個人工作能力、工作風采最基本的體現。

一、公文的性質

性質是一事物最根本的東西，是一事物與另一事物的根本區別。就其公文的性質，公文首先是一門實踐性學科；然后是體力與腦力結合的勞動；最后寫作的產品是一種特殊“商品”，其價值在于讀者的閱讀與認可。

二、公文的要素

在公文寫作前，應該明確公文的要素。公文的要素包括寫作的目的、作者、讀者、內容以及方法和技巧。具體體現為首先應該弄清楚為什么要寫這篇公文。其次，由于公文的嚴密性、嚴謹性等特點決定了公文作者只有對相關政策、法律、法規具有清晰的判斷力，才具備資格寫作這篇公文。再次，根據不同的讀者，行文的架構和方式也應該產生相應的變化。然后，公文具體應該闡述什么內容。最后，公文應該怎么寫，這體現公文寫作的方法和技巧。

三、商業銀行公文的種類

商業銀行的公文包括11種，分別是：內審結論和處理決定、決定、公告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

此外，對于中國人民銀行總行，除了以上11種公文，國務院給予了一個更高的公文：命令。

四、商業銀行公文的寫作程序

沒有程序就沒有一切，世界將是混亂的。商業銀行公文寫作的程序需要體現科學性和高效性。

（一）商業銀行公文寫作程序的科學性

商業銀行公文寫作的科學性體現在公文寫作需要依次包括以下主要程序：接受指示、分析意圖、提煉主旨、查找行文依據、確定行文材料、設計行文結構、實施行文寫作、修訂文稿、部門主管審核、報送審批。

（二）商業銀行公文寫作程序的高效性

金融市場訊息萬變，公文需要迅速傳達制度、方針、政策，這也就要求寫作者高效地完成公文的寫作。

五、商業銀行公文的寫作格式

商業銀行公文主要由17個部分組成，依據公文的不同，有不同的要求。這17個部分體現在公文3部分中，分別是眉首、主體、版記。

（一）眉首

眉首包含6個主要要素，分別是：印數序號、秘密程度、緊急程度、公文名稱、公文編號、簽發人。

印數序號標注在公文的左上角，是上級行對下級行發送的公文。一個印有印數序號的公文隱藏的含義有三層，一是該公文非常重要；二是該公文下級行必須認真執行；三是該公文必須做好存檔，嚴禁銷毀。公文的秘密程度包括商密、機密、秘密3個級別。公文的緊急程度包括加急、特急2個程度。簽發人有3個注意事項，一是對于往下簽發的公文不需要標明簽發人；二是對于往上報送的公文需要標注簽發人，以示對此文檔負責；三是簽發人不允許標注職務。

（二）主體

主體包括6個主要要素，分別是：標題、收文單位、正文、附件、日期、印章。

標題需要注意以下：一是對于往下發送的公文需要標注發文機關，以示公文的嚴肅性；二是對于往上發送的公文，不需要標注發文機關。附件需要注意以下：一是需要空一行、空兩格；二是不能添加書名號；三是對于多個附件直接用1、2、3表述，數字后面直接用圓點，每個附件單獨一行。日期使用中文日期。印章的使用必須騎年蓋月。

（三）版記

版記包括5個主要要素，分別是：發放范圍、主題詞、抄送單位、印發部門、印發日期。版本的印發日期使用數字日期。

六、商業銀行常用公文寫作方法

（一）通報

通報包括表彰、批評2種形式。通報類公文需要存檔。通報寫作包括以下：一是通報的緣由；二是通報的主要事實；三是對通報的事實從理論、政策角度進行評論；四是通報的決定，需要具體說明；五是對通報單位或者個人提出希望、要求；六是通報日期和公章。

（二）請示

請示類公文寫作的原則是先運作、后寫作。在寫作請示類公文前需要先與領導口頭請示、溝通，再進行公文請示。請示應注意以下：一是不允許多頭主送；二是不允許越級請示。請示的內容有收文單位、請示緣由、請示事項、結束語。請示事項只能一事一議，對于有多個事項需要請示，需要撰寫多個請示。

（三）會議紀要

會議紀要包括前言、主體、結束語。前言包括召開依據、時間、地點、參加單位、議題、成果、會議評價。結束語主要是對會議提出希望，發出號召。會議紀要不需要標注收文單位，也不需要蓋章。會議紀要的行文可以采用發言順序、發言者身份、設小標題，分層展示等方式進行。

七、結語

本文是對商業銀行公文寫作長期探索和實踐的結果，用于指導商業銀行常見公文的寫作。隨著商業銀行公文寫作隊伍的壯大，加強人員間相互溝通與交流，才能取長補短，切實解決公文寫作中的具體問題以及進一步合理、規范、高效地提高商業銀行公文質量。

參考文獻：

[1] 閔庚堯.談公文寫作中的“六要”和“六忌”[D].中央財政金融學院學報，1984（03）.

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一、對主體寫作內驅力方面的影響

（一）對寫作主體寫作興趣方面的影響。公文寫作主體對于公文寫作的興趣并不是一開始就存在的，它是隨著公文寫作主體逐漸接觸這個領域，了解其中的內容才逐漸開始形成的。并且寫作興趣的產生主要就是基于公文寫作主體的文學素養以及公文寫作能力，三者之間是一個循環的過程，優秀的寫作素養可以提高寫作能力，同時寫作能力可以積累豐富的寫作經驗，當寫作經驗越發深厚時又可以強化公文寫作主體的寫作興趣，寫作興趣的提升可以使公文寫作主體更加愿意進行公文寫作，從而在大量的寫作中提升文學修養。

（二）對寫作主體寫作態度方面的影響。如果公文寫作主體具有良好的文學素養，那么公文寫作主體在從事公文寫作的過程中就以認真負責的工作態度進行公文寫作，并且全身心地投入到寫作當中。主要原因有以下兩點：一是良好的文學素養意味著公文寫作主體具有扎實的文學知識基礎，而且具有良好的文學欣賞以及文學寫作經驗，并且可以很好地對文學寫作方面的知識進行運用，這也就使得公文寫作主體在寫作過程中具有較高的自信心。二是對于文學的尊重，具有良好文學修養的人一般都是喜愛文學的人，他們充分地尊重文學的各種體現方式。

二、對主體寫作意志方面的影響

對于公文寫作主體意志方面的影響主要體現在對公文寫作質量的方面，由于公文寫作的特性，對公文寫作主體的語言能力要求較高，并且公文寫作還需要公文寫作主體自行收集資料，并且對資料進行總結提煉，不斷地進行修改，從而形成一完整的公文作品。所有在寫作的過程中經常會遇到各種難題，如果沒有堅定的意志力是很難出色地完成公文。文學修養可以讓公文寫作主體在文學的影響下形成一個健全的人格，并且樹立起崇高的人生理想，公文寫作主體受到意志力的影響，所以在面對困難時公文寫作主體不是退縮，而是想辦法克服困難。

三、對主體綜合素質方面的影響

（一）提高寫作主體的審美觀。審美是對藝術的追求，公文寫作雖然不同于文學創作，但是也是一種藝術的體現，在公文寫作中同樣也包含審美的標準，即是公文寫作的基本標準，語言凝練、聯系實際、格式規范、內容清晰等都是公文寫作的審美要求。公文寫作從開始出現直至現在，雖然沒有得到人們的廣泛關注，但是在長期的公文寫作的過程中也逐漸形成其獨特的審美觀。文學修養與公文審美觀在公文寫作領域是相輔相成的，文學修養越高，對于公文寫作的水平則越高，同時也就促進審美觀的提高。

（二）提高寫作主體的觀察能力。良好的文學修養可以提高寫作主體的觀察能力，其主要的表現為良好的文學修養可以為公文寫作主體在觀察事物時提供全面的、科學的、發展的以及寬容的等角度去看待事物。文學來源于日常的生活，是生活事物的藝術體現，所以文學修養與主體觀察能力的提升是一個相互促進、共同提高的過程，文學修養在開闊公文寫作主體的視野與思路的同時，也可以加深公文寫作主體對文學的感悟，獲得深層次的情感體驗，從而進一步實現二者相互促進，共同發展。

（三）提高寫作主體的想象能力。大多數人對于公文寫作的第一印象可能是結構嚴密，語言直接，過于官方刻板的感覺，但其實不然，雖然公關寫作沒有文學創作那么富有感情，富有想象力，可以對故事的情節等進行虛構。但是公關寫作同樣需要想象力所帶來的創造力，只有通過想象才可以充分地展現出創造力的優勢，所以具有優秀文學修養的公關寫作主體的思路開闊，可以根據自身的知識儲備充分地提高自身的想象能力。

（四）提高寫作主體的語言能力。文學素養最主要的構成就是需要大量的閱讀和思考，在對公文寫作主體進行大量閱讀充實自己的同時也就是借鑒和學習優秀的表達能力的過程，通過學習別人的表達方式，在實際的公文寫作中進行有效的運用，充分展現出公文寫作對于語言規范、精煉、扼要等特點。

四、結論

無論是文學創作還是公文寫作，在其作品當中都可以充分的體現出作者的思維特點以及心理特點，所以研究探討文學修養對于公文寫作主體的影響至關重要。可以通過對文學修養和公文寫作主體二者之間的研究，尋找到提升文學修養的途徑，從而幫助公文寫作主體身心健康地發展，并且從本質上提升公文寫作主體的公文寫作能力。

【參考文獻】

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一、提高職業院校學生公文寫作能力的意義

1.公文寫作能力是養成職業素養的需要

規范、得體、流暢的公文寫作能力彰顯著職校生良好的職業情感、職業道德和職業價值，是學生通過書面語直接、完整、全面地反映思想、交流信息和促進工作的重要工具，更是拓展終身學習能力，挖掘發展潛能和提高核心競爭力的基礎。

2.公文寫作能力是提升職業技能的需要

公文寫作與文學寫作是人們生活及工作中必不可少的兩大并列文章樣式，沒有高低貴賤之分，好比汽車左右的兩個輪子，各不相讓又缺一不可。這兩種寫作技能，是寫作的兩條腿，不可偏廢，更是除了專業技能之外，又一重要的職業技能。

3.公文寫作能力是掌握職業話語的需要

公文語言是一種獨立的語言系統，與其他文體是兩種分類標準不同的文體體系，不是并列和歸屬關系。公文語言具有特殊性，從文章的社會實用功能上分，不僅是寫作語言，更是職場上的職業話語。

二、提高職業院校學生公文寫作教學的新途徑

1.教師重點講透三個問題

第一，用對文種是首要。首先要講清每個文種的概念涵義，準確界定適用范圍，做到最基本的“用對文種”。2012年新的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）中重新規定了15種公文。要結合《條例》講解教材，特別是將容易混淆和用錯的放一起對比和類比地講。例如，命令和令，實為同一文種，區別在標題中有沒有事由；通告和公告，公告級別較高，經常被“大材小用”；通報和決定，區別在于獎懲職能；請示和報告，區別在于請批性和陳述性時的不同；會議紀要與會議記錄、會議決議，區別在于整理還是提煉；議案和提案，具有提出主體的差異；決議和決定，則是宏觀和微觀的區別。一字之差、本質之別。要將應用文的特征講透，如意見是最委婉的文種，通知是最常用的文種，紀要是唯一的紀實性文種，函是唯一的平行，公報是唯一的新聞屬性公文。

第二，格式規范很重要。格式就是公文的“肖像”，解決好外觀上“像不像”的問題，注重“形象”，講究形式。新《條例》中作了硬性規定，教師講清，寫作多練習，學生能牢固記住。

第三，語言轉換有必要。掌握公文語言，必然要解決兩個問題。一是打破語言習慣的力量，區分公文語言與文學語言。這點較難把握，因為中小學長時間學習的是文學色彩濃厚的作品和練筆，公文是獨立語言，學生剛接觸時較難轉過彎。二是掌握公文本身固定用語，如關聯詞、過渡句、結語等。這點容易把握，學生只要加強背誦記憶，不需死記硬背，在寫作中靈活掌握即可。

2.學生認真理順三個步驟

第一，抄寫例文。抄例文、抄文件，原原本本、一字一句地抄寫，邊抄邊記，記住格式、記住語言，在腦海里有初步的印象。這和剛開始練書法相似，必須經過痛苦的、甚至長期的“抄帖”“臨帖”過程，才能為將來的創作奠定基礎。第二，仿寫范文。著重處理好讀與寫、想與寫、改與寫的關系，重點是量與質的關系，不提倡多寫，要以質取量，道理和練字一樣，多花時間扎實掌握好每個文種，寫得多又寫不好起逆反作用，影響寫作心情，放慢寫作腳步，多自我總結和反思，更有益處。

第三，自己寫公文。先要寫得多，運用發散思維，多角度去分析；接著寫得高，站在領導的角度，運用領導視野宏觀思維來寫；最后寫得活，靈活自由地運用公文語言來寫，寫出思想獨特和靈魂深處的公文。

3.師生共同講改三次作業

第一次，作業后改。先留存好第一次作業，與最后一次對比，讓學生感到明顯的進步和提升，幫助學生樹立寫好公文和繼續寫的自信心。

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與以往歷次的《公文處理辦法》不同，2000年8月24日的新《辦法》提升了發文機關的級別，直接以國務院的名義，這樣就進一步提升了新《辦法》的法律效力和固有的權威性。對此，省會各家金融機構也高度重視，省工行、農行、農發行和鄭州交行、鄭州市商業銀行等都相應地制訂并印發了各自的公文處理辦法或實施細則，其中省農行還進一步明確了公文處理操作規程。而省中行和省建行則未另行制定新的規定，它們都是以各自上級主管部門印發的相關《辦法》或《細則》為根本依據，并在一定范圍內予以補充和完善。由于各家金融機構對公文處理的重視程度非常高，使他們在公文處理與寫作上就有規可依，有范可守，為更好地進行公務活動奠定了良好的基礎。

(二)獨立性強

基于各家金融機構在內部管理上自成系統和相對獨立的特性，它們制訂或遵照執行的公文處理方面的“辦法”或“細則”等，也都具有明顯的獨立性。這種獨立性不僅體現在制訂相關“辦法”的自由上，而且也體現在公文處理的我行我素上。從調查對象在公文處理上的特征就可以看出，它們之間確實存在各自為政、互不關聯的現象，都依據各自的有關規定行之有效地運行著，別人的東西哪怕非常正確與可行，也不足以打動他們或進行大的變革。

(三)個性突出

既然是“關進小樓成一統”，那么個性的彰顯就是不可避免的了。筆者在調查過程中發現，省會各家金融機構在公文處理上的個性特色十分突出；一是充分細化了公文處理規則，如省農行專門發文對省分行機關公文處理有關問題進行了明確規范(豫農銀辦發[200212號)，從行務發文的類別、適用范圍到行務發文的辦理程序和簽批等都提出了具體要求。二是重點突出了公文審核和簽發，如省農發行就明文規定“發文實行核稿把關制度”，明確專門部門和專職人員對公文進行審核和把關，并對公文的簽發權限做了具體規定。在收文辦理中則明確了應如何擬辦、批辦以及具體的辦文時限等。三是嚴格執行了上報公文的處理要求，如鄭州市商業銀行等金融機構就將上報公文和下發、平級交流公文區別對待，嚴格執行國家有關上報公文的處理要求。四是廣泛運用了“簽報”、“翻印”等公文處理新形式，如省中行、省工行等金融機構在機關內部進行公務活動中，就廣泛運用“簽報”、“翻印”等簡潔有效的公文處理方式，并制定相應的操作規程加以明確。

(四)管理嚴格

作為公文處理的重要一環，省會各家金融機構在公文管理上可謂嚴格規范，保密性強，警惕性高。這是值得稱道的一面，盡管它給這次調查帶來諸多不便。一份成品公文，即使是最簡短明白的某一事項“通知”，從事文秘工作的有關人員也是思慮再三，才能借出一閱，借走甚至是復制一份是根本不可能的，更談不上更深層次的處理“決定”、任免“通知”、情況“通報”和“審計結論”了。有的還嚴格執行公文查閱借閱登記制度、翻(復)印制度和有關公文銷毀規定等。

二、金融機構公文寫作存在的問題

盡管省會各家金融機構在公文處理上都花費了不少工夫，公文處理水平和公文質量也較過去有了長足的進步，但存在的問題也是有目共睹的!

(一)格式不統一，我行我素現象嚴重

由于各家金融機構之間在公文處理上的獨立性，在個性張揚的同時，也不可避免地出現了公文寫作格式上的各有千秋，有的甚至是在明明知道在某些方面有欠缺，卻仍然我行我素。具體表現在：一是上報公文的格式缺乏規范和統一，有的仍然沿用過去的公文眉首標識，有的“請示”后無聯系人的姓名和電話，即使有此標識也未按要求置于“附注”處，而是放在抄送機關之下；二是公文版記格式各不相同或版記中要么沒有主題詞、要么繼續使用“抄報”術語、要么缺少“反線”等；三是發文字號書寫不準確、不規范，特別是“發文機關代字”歸納得不好。我們知道，在選用發文機關代字時，除了能夠反映發文機關的本質屬性以外，還應避免與相近機關混淆。如工業局和工商行政管理局在選用機關代字時就可分別用“工”和“工商”來加以區分。有的機關代字還綴以部門代字或公文用途，但總體要求是不能過于復雜。筆者在調查中發現，省農行、省中行、省建行、省農發行等機關的“代字”分別寫成“豫農銀”、“豫中銀”、“建豫”和“豫農發行”，與省工行的“工銀豫”、鄭州交行的“交銀鄭”和鄭州市商業銀行的“鄭商銀”相比，前面列舉的寫法盡管在所轄系統或一定范圍內不至于產生歧義，但與他們各自套紅的“發文機關標識”對照起來，其排列順序還是值得商榷的。

(二)處理程序千差萬別，操作困難

省會各家金融機構都有屬于自己的一套公文處理程序，它們要么沿用上級主管部門的既定方案，要么是以主管部門的相關規定為參考，并輔以其他類似的處理辦法而重新制定，用心之良苦可見一斑，這就勢必造成它們在公文處理上的千差萬別。互不相同并不可怕，重要的是一定要有利于公文的處理與寫作，否則，便達不到提高公文質量和工作效率的預期目的。在這些公文處理程序中，有的明確了字、詞、句、行、篇，有的規定了具體的操作規程，有的則細化到“毫米”、“1度”甚至紙重、色譜等，操作起來讓人無所適從。其實成品公文只要格式合乎標準、美觀大方、內容準確、處理及時、方便實際工作即可，量化至微則更有可能因小失大。

(三)缺乏交流

事實證明，省會各金融機構在公文處理與寫作等內部管理體制上的交流遠沒有他們在金融業務上的往來和溝通那樣頻繁，這或許可以用他們中一位辦公室主任的話加以概括——“這就是商業機密的需要”。當然，在人才競爭和任用、內部考核和獎懲等方面有必要保護商業機密，但在公文處理與寫作上“不聞窗外事”卻是十分有害的。我們知道，公文處理方面的知識總是處于不斷變化之中，保持自身特色固然重要，攝取他人之長并進而達到知識互補也是必需和有效的舉措。筆者在調查中欣喜地看到，一些金融機構已經開始走出去、請進來，并組織文秘人員進行集中培訓學習，以博采眾家之長，不斷促進公文質量的提高。

(四)墨守成規有余，合理創新不足

公文的處理程序和寫作格式、方法技巧等都是在實際工作中逐步形成并廣泛應用的，因此，公文寫作中運用約定俗成的模式是非常普遍的。如命令格式及其發文字號的特殊要求、請示和報告的語言環境、公文審核和傳閱的技巧等都有其慣用的操作規則，遵守這些“規則”對于公文的撰寫和處理是十分必要的。與此同時，公文寫作還要在一定范圍內不斷創新，惟有創新才是公文發展的源動力。否則，國家也不會三番五次地出臺新的“公文處理辦法”，省會各金融機構也不必緊跟形勢制訂出自己的一套又一套的公文處理操作規程，公文中“請示”、“議案”、“意見”等文種也不會應運而生。當然，創新和“守規”應該是互為補充、相輔相成的，不能有所偏頗。綜觀省會各金融機構的公文寫作可以看出，他們在公文創新上普遍顧慮重重，大多是前有車、后有轍，緊跟上級，不敢越雷池半步，使公文寫作上的創新成為一句空話。

(五)公文質量參差不齊

俗話說：千人千面。省會各金融機構的公文質量也是良莠不齊，但總體還是較過去有明顯提高。有的單位的公文稿本齊全，程序完備，成品美觀大方；有的僅在個別細節上有所疏漏；有的則未按國家規定的公文格式標準操作，完全依賴自己系統的慣例運行；有的甚至還出現了較大失誤；等等。這些問題的出現，不僅僅是辦公室或具體文秘人員的責任，一些金融機構領導的長官意識也在有意無意中束縛了機關公文的擬制，這是公文發展過程中的正常現象，相信通過不斷地工作實踐，這些單位的公文會有更快捷、更明顯的進步。三、金融機構公文寫作存在的問題原因分析針對省會各金融機構在公文寫作中出現的諸多問題，筆者走訪了從事文秘工作的機關負責人及有關工作人員。比較一致的看法認為，公文寫作出現的問題主要是由于計劃跟不上變化、專職文秘人員崗位更換頻繁以及自身素質偏低等因素造成的。

(一)上行下效

這是公文處理中最為快捷而有效的途徑。很多單位為了讓半路出家的“新手”盡快適應形勢的發展，公文寫作的創新姑且不論，照搬照抄上級的有關精神總不至于出錯受訓吧，于是“拿起雞毛當令箭”也就成了不得已而為之的辦法了。殊不知，“外國的月亮并不比中國的圓”，自己上級主管機關在公文處理方面也不都是正確無誤的。照抄過來的東西盡管有時可以當作“擋箭牌”，但對于公文處理與寫作本身而言是沒有任何好處的。比如“簽報”這一公文處理方式，從字面就可以明白其精神實質——一種純粹的向上行文方式，在“照搬”過程中，就不能因為上級主管機關的內部各部門之間也頻繁使用而完全效仿。

(二)孤芳自賞

可以理解，經過充分醞釀和廣泛實踐而制訂出來的公文處理辦法，對于從事這一工作的具體文秘人員而言，它就像是自己的孩子一樣讓人愛不釋手，哪怕它自身也有這樣或那樣的缺點。在調查中筆者發現，省會大多數金融機構都對自己的公文處理辦法或實施細則表示滿意，并沒有打算在短期內予以廢止或修訂，有的甚至還沾沾自喜，認為本單位的一套方法是最完美的。更有甚者是在照抄了上級主管機關的公文處理實施細則后，便自認為“尚方寶劍”在手，哪怕出現明顯差錯又徒奈我何?并堂而皇之地以“權威人士”自居，這是公文寫作中最令人擔憂和可怕的地方。

(三)心有余而力不足

從事公文處理與寫作的專門人才匱乏不僅僅是省會幾家金融機構面臨的問題，而是一個普遍現象。有的金融機構明顯意識到在公文處理與寫作中存在諸多亟待解決的問題，但囿于文秘人員的整體素質，只能是心有余而力不足，“望洋興嘆”。因此，正是由于專門人才的欠缺或人才綜合素質低下才導致公文寫作的因循守舊和公文質量的進步緩慢，進行公文處理與寫作的改革和創新也便成了一句空話。

四、金融機構公文寫作對策研究

面對省會各家金融機構在公文處理與寫作上存在的諸多問題，我們又該如何加以正確引導和合理解決呢?

(一)加強對外交流，取長補短

毋庸置疑，省會多家金融機構在公文處理與寫作上普遍存在唯我獨尊的心態，正是這種工作態度造成了公文處理的固步自封和公文寫作的裹足不前，只有內引外聯、加強交流，才能取長補短和相得益彰。對此，可以經常組織召開經驗交流會，使各家從事文秘工作的有關領導和具體工作人員有機會彼此相互切磋技藝，交流心得體會，并把最新鮮、有效、實用的方法介紹給大家，進而提高各自的公文處理水平和公文質量。

(二)逐步向統一、規范、科學的方向發展

解決公文處理與寫作我行我素的根本方法就是使公文逐步向統一、規范、科學的方向發展，摒棄各自為政而發展成為統一體例、格式規范和方法科學的操作平臺，使省會各金融機構的公文處理與寫作在一個平臺上進行。當然，這并不是說，所有的公文處理與寫作從內容到形式都是完全一樣的。具體的就是在內容上保持現有的體系和方法，在形式上整合成一個統一體，便于公開和監督，促進公文質量的普遍提高。鑒于目前(僅僅是“目前”)國家制訂的公文處理辦法只是一個參照執行規章制度，而不是必須執行的法律條款，這種小范圍的統一未免不是一種創新。

(三)大量使用電子公文

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DOI：10.16657/ki.issn1673-9132.2016.19.161

公文是黨政機關、企事業單位廣泛使用的一種文章體裁，是處理各種公務和個人事務的重要工具，對于剛剛走上工作崗位的青年干部來說，寫好機關公文是他們的一項基本功。筆者從多年的教學實踐出發，對機關公文的寫作實踐進行了深入的探究。

一、青年干部寫好機關公文的必要性

（一） 機關公文的主要特點

機關公文有很多非常突出的特點，如政治性、政策性強，具有權威性、約束性、程序性等。同時，機關公文的主要目的是解決問題，所以必須要根據實際情況書寫，要注重客觀真實性，語言要簡潔、清晰，敘述要直截了當，避免重復渲染。尤其要注意的是，機關公文有特定的閱讀群體，要按照保密原則嚴格做好保密措施。

（二） 青年干部在機關公文寫作中出現的問題。

青年干部在入職前后，雖然也接受了一定的培訓，但是公文寫作能力仍然不能滿足工作所需，具體存在的問題有：

1.公文寫作基礎知識掌握不牢固。很多青年干部雖然學習過公文的基本寫作知識，但是卻沒有熟練掌握，導致在具體實踐中屢屢出錯，以最常見、使用頻率最高的通知來說，有的人對其常規性寫法不甚了解，不能在一句話中涵蓋全部要素，有的人干脆就將其中的要點遺漏一二，既不嚴謹，也沒有達到下發通知的目的。

2.沒有扎實的理論基礎。政治理論是機關公文中經常使用的重要內容，只有掌握了理論，才能避免政治立場出現偏頗，才能在寫作中思維清晰、言辭得力。由此可見，扎實的理論基礎對于青年干部來說是非常重要的。但是，一些青年干部對此并不重視，沒有全面地掌握或是不能及時更新理論知識，缺乏主動學習的意識，導致理論功底不強，在寫作中不會用理論知識去理性思考、分析問題，理論指導的實踐性不強。

3.對本職工作不熟悉。機關公文實用性非常強，作為一種信息傳遞的載體，要求青年干部在寫作的時候要準確表達、全面概括，但是有一些青年干部對本單位、本職工作情況熟悉程度不高，雖然有一定的了解，但在很多方面沒有透徹理解、全面掌握，導致在機關公文寫作中出現疏漏或是不準確。

4.缺乏豐富的寫作經驗。很多青年干部雖然對本職工作很熟悉，但是對工作思考的不多，沒有注重寫作方面技巧和經驗的積累，搜腸刮肚地寫出來，處處都是生拼硬湊的痕跡，或是不能貼合題意，或是主題不明確，或是內容有疏漏，或是文字不通順、不簡潔，等等，不一而足。這都是因為缺乏寫作經驗而造成的。

機關公文，是發揮機關職能作用的重要載。因此，青年干部必須在思想上重視，多方練習，切實提升機關公文的寫作能力。

二、青年干部寫好機關公文的具體策略

機關公文寫作，需要我們開動大腦、遵循規律，在具體實踐中不斷地積累、沉淀，進行創造性的寫作。

（一） 加強學習，掌握機關公文基本寫作常識

機關公文雖然屬于實用文體，但有其自身的寫作特點和要求，必須從以下三點入手：一是多閱讀相關書籍，多學習。青年干部要加強自我學習，在掌握基本的寫作知識的基礎上，還要有針對性地閱讀一些機關公文寫作書籍，多看一些范文，準確地把握各種公文種類的寫作要領。二是舉辦專門的培訓講座。可以將經驗比較豐富的同志請來，定期開辦專題講座，傳授一些常用公文的寫作技巧和寫作經驗，青年干部經過這些培訓，能夠盡快地掌握具體的寫作方法。三是在實踐中加強鍛煉。在日常實踐中可以經常性地開展一些活動，如寫作比賽、文章征集等，讓青年干部多參與，既能提高思想深度，又能提高寫作技巧。

（二） 端正思想，熟悉本職工作

對于一些青年干部來說，思想上的懈怠是其寫好機關公文的“攔路虎”。因此，我們必須要加強思想教育，使其不產生錯誤的想法，具體要做好三點：一是認識到機關公文寫作的重要性。青年干部要重視機關公文寫作，將其作為一項政治任務來完成，不能在思想上輕視。二是提高機關公文寫作的主動性。青年干部或多或少都能接觸到公文寫作，必須要端正思想，用積極主動的心態去寫作。三是熟悉本職工作。“緊跟形勢、結合實際”是機關公文寫作的關鍵。

（三） 精心思考，廣泛收集材料

要想寫好機關公文，首先要做的就是廣泛地收集各種材料，靜心思考，篩選出有用的材料，寫出具有思想性的文章。具體到實踐中，青年干部要盡可能地收集相關素材，既要吃透上級文件和思想，也要了解基層部門的工作進展，深入調查各方面的情況，認真思考，保證寫出的公文有的放矢、針對性強。

（四） 勤寫苦練，提高個人素質

機關公文寫作需要不斷地反復訓練，才能磨煉出“大手筆”。因此，青年干部必須要勤寫苦練，一次寫一部分，或是每次多加修改，一回不行兩回，慢慢地錘煉，不要怕失敗、不要怕丟面子，腳踏實地地一步一步提高自己的寫作水平。同時，還要嚴格要求自己，廣泛涉獵，掌握多方面的知識，如歷史知識、經濟知識、科技知識、法律知識等，以備寫作中的不時之需。只有在自身綜合素質不斷提高的基礎上，機關公文寫作才能得心應手，寫得越來越有水平。

總而言之，機關公文寫作水平的提升不是一朝一夕就能做到的，這是一個長期積累、沉淀，不斷地實踐、不斷地提升的過程，青年干部要認識到自己的不足，不斷地鉆研、探索，反復磨煉，一步一個腳印地提升自身的寫作水平。

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正確理解意圖，包括了解熟悉上級領導機關意圖，準確把握本級領導意圖。上級領導機關和本級領導意圖，是指上級機關和本級領導關于某項工作的指導方針、總體部署、基本要求和大致思路，是各級機關履行職能、開展工作的基本依據。起草公文要完整準確地體現領導意圖，必須注意以下三點：一是要完整準確地把握領導意圖。要做到這一點，平時就要注意學習領會上級機關的有關指示精神，熟悉有關工作部署和要求，善于站在上級、領導和全局的角度觀察問題、分析問題、思考問題。二是要創造性地體現領導意圖。由于上級機關的指示精神有時是指導性、原則性的，加之領導在考慮成熟某個問題前，其意見想法有時還不連貫、不集中、不清晰，因此，起草公文時要善于把握領導意圖的精神實質，進行必要的提煉、概括、完善、拓展、創新，做到融會貫通。三是要善于拾遺補缺。“拾遺補缺”是指在起草公文和整理領導講話時，要完整準確地歸納整理領導意圖。尤其是整理領導的即席講話，有的沒有明確的標題，有的只是要點，這類講話往往有的是“半截子話”。這就需要整理者提煉標題，調整結構，補充內容，修正語句，規范口語，做到既不偏離領導講話的主旨，又要高于領導即席講話的“水平”，這才是寫作者的高招。

三、重視寫好提綱，是提高公文寫作質量的“關節點”

公文的構成與寫作通常包括“四大要素”、“五大步驟”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、結構、語言；“五大步驟”，即精心設計提綱-認真擬制標題-劃好層次段落-巧設過渡照應-斟酌開頭結尾。其中最重要的是“精心設計提綱”。寫提綱，就是搭建公文構成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要點的文字體現形式，是公文的間架結構和思想內容的“藍圖”。提高公文寫作質量，強調重在寫好提綱，目的是便于在寫作時按“綱”行文，一氣呵成，形成邏輯性較強的文脈。寫提綱好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌磚和裝飾就不難了。寫好提綱猶如“編筐與裝糧”，只要把“筐編好”，按順序擺放整齊，再往里面“裝大米、小麥”就很方便了。根據不同的時限和文種要求，公文寫作提綱可分為三類：

（1）粗綱，只簡略標出公文的層次段落和各部分之間的大致關系。

（2）細綱，除粗綱所標內容外，還要標出開頭結尾、過渡照應、層次段落的安排與處理；

（3）粗細綱，就是兩者的結合，將某些部分詳細列明，有些部分只用簡略語句加以概括。

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一、結構化思維的概述

(一)結構化思維的概念及特征

所謂結構化思維（Structured Thinking）是指一個人在面對難題或者工作任務時可以從多個側面進行思考，深刻分析造成問題的原因，系統地制定行動方案，同時采取恰當地手段，高效率開展工作，并且取得高績效。當你這樣做事的時候，你就具有了結構化思維，這將對你的職場晉升起到巨大的幫助作用。結構化思維有三個特征，包括：目標清晰；實現目標所需資源的分析，高度概括而且全面；具有資源達成的具體方法與計劃。

(二)結構化思維的定位

結構化思維有三種定位，在事物的發展過程中，原因、決策、計劃涵蓋時間維度的過去、現在與將來，針對其三種時間的狀態，可以概括為“視角多元性、影響跨期性、層級互適性”。視角多元性要求拓寬與提升“當下”問題分析的角度與維度；影響跨期性涉及問題過程的“時序”關聯；層級互適性闡明現實解決問題的人因其角色不同所反映的不同的思維要求。

二、結構化思維的作用

結構化思維，是一項重要的管理技能，掌握了這一管理技能，將使你在職場競爭和市場競爭中，獲得以下優勢：

(一)能夠快速完成方案，而且條理清晰，重點突出，獲得老板的賞識，客戶的青睞；

(二)能夠制作出周密的商業計劃，從而牢牢地控制住企業生命線；

(三)能夠有條不紊地處理各種復雜問題，在紛繁的市場上，先人一步走向成功；

(四)能夠有效地安排好學習與工作，快速掌握新崗位、新工作所需知識，獲得更多的發展機會。

三、公文寫作的特征

公文寫作是腦力勞動者依據公文寫作形式與內容的固有規律性，從事的一種創造性勞動的過程，體現出人腦對客觀事物的規律性與一般性的一種概括反映過程，屬于一種特殊的人類勞動。公文寫作過程中，自始至終都伴隨著強烈地思維活動，從立意謀篇到寫作，縱觀公文寫作的過程，思維活動貫穿始終。就寫作特點而言，公文寫作都有其共性，就是寫作過程的及時性、思維活動的邏輯性、現實的針對性等。公文寫作作為一類特有的法定文體的寫作，與其它公務應用寫作不盡相同，有其自身的個性特征，在思維活動、表現形式、表現手段上受到更多的限制，這些限制，是不能改變的，所以，公文寫作就表現出非常顯著的被動性特征。

四、結構化思維在公文寫作中的應用

(一)掌握情景分析法，提高寫作針對性

寫作的目的是為了解決社會生活中的各種問題。而分析問題、定義問題是解決問題的第一步，因此要明確寫作目的。怎樣明確寫作目的？是否有成熟的途徑或辦法對問題進行分析與定義？情景分析是一種有效的方法。通過程序化、形象化的思維方法分析出指導原則與寫作動機，現有工作和寫作目標的切合點，可利用的工具與資源，可能面臨的問題與意外等，將寫作主題通過變換角度的思維方法變成材料，進而達到突出主題的目的。

（二）合理組織材料，使寫作內容清晰易懂

注意結構化地呈現文章整體是結構化思維模式的第二個要求，采取自上而下、逐步細化的方法在具體到寫作中。這是用工程的方法進行文章寫作。先設想好整篇文章分幾部分，再考慮每部分分幾節，每節分幾段，將問題求解由抽象逐步具體化。

抓住文章的線索組織材料，是合理構建文章結構的一種有效方法。常見的方法有：按事情的發展順序、空間順序或時間順序來組織材料，例如按照定義問題、分析問題與解決問題的結構來統一文章的框架。定義問題可以展開為目標說明、問題與需求描述、現狀分析等；問題分析就是重點分析現狀與目標之間的差距，包括定量與定性分析；問題解決則是解決方案的提出，解決方案可提出多個，對比選擇最佳的解決方案，最后是具體實施解決方案。

（三）靈活運用典型邏輯法使觀點更具說服力

提高寫作質量還要求我們具有較高的認知水平。如果沒有高深的認識與分析能力，文章的思想觀點就不可能切中事物的本質，也就不可能寫出深刻的文章。提高我們靈活運用邏輯方法的能力，是提高認識水平的關鍵。

根據已有的認識，邏輯思維能幫助我們科學地推導出新的認識；能幫助我們對大量的共性問題進行正確分析和判斷；能幫助我們面對錯綜復雜的現象，從個別中找出一般，進而概括出具有普遍意義的東西與體現事物發展趨勢，推導出科學的結論。在具體寫作中，我們可采用構成分析、因果分析、程度分析與過程分析等幾種方式對事物進行分析與思考。通過靈活運用歸納、比較、演繹等思維方法，將零散的東西系統化，同時由感性轉變為理性，達到認識事物規律與本質的目的，提高寫作的廣度與深度。

五、公文寫作中出現的問題

（一）選擇文體不合理造成邏輯思維混亂

公文內容應該表現寫作者正確的邏輯與清晰的思路。一旦公文選擇文體不合理，就算語言把握得再好，也很容易導致公文內容邏輯思維混亂，使得上傳下達的效果大打折扣。比如向非上下隸屬關系的有關部門請求批準，就應用“函”而不能用“請示”，否則便是搞錯對象，很不得體。

（二）信手拈來造成文章質量不高

“信手拈來皆文章”的境界不是人人能做到，在撰寫公文時許多同志隨寫隨想，隨想隨寫，過于隨心所欲，導致文章容易層次混亂、條理不清，或顛倒了材料的順序，或出現詳略不當的毛病，或遺漏了某些重要內容，或發生節外生枝的情況，這樣寫出來的公文毫無質量可言。

（三）口語使用的“度”把握不準

新時期，公文寫作并沒有要求完全是一板一眼的模式，也可引用一些時尚、潮流的詞匯。因為公文要避免文學性，保持語言的莊重、平實、簡明是寫作的整體基調，所以口語的運用應有“畫龍點睛”之感，否則寧可不用。

六、創新是公文寫作與時俱進的重要表現

（一）在公文主題上創新，來體現公文寫作的與時俱進

撰寫公文第一步就是要確定主題，為了提高文稿質量，體現所撰寫公文的時代性和理論性，將主題融入創新思想更能貼合時代脈搏，進而將原本顯得可讀性不強卻嚴謹的文字，例如：黨的政策、方針、路線、法律、法規、條例、條令等，轉變得更能引起大家的興趣。公文主題的創新需要在日常工作中作者勤思考、善積累，正所謂“事事留心皆學問，生活無處不文章”，只有學會用發展、辯證的眼光分析問題時，才能撰寫出創新性主題的公文，從而更好地發揮公文的作用，來深入開展本部門或本單位工作的。

在公文結構上創新，來體現公文寫作的與時俱進

公文的結構大都有程式化的安排，然而，雖然大部分公文都有確定的結構，但是寫作者還是可以結合實際情況進行結構創新，在求“變”時既要有靈活性，又要有針對性。所以，應依據撰寫的場景，靈活結構，打破一成不變的寫作套路，來寫好公文。

（三）在公文語言上創新，來體現公文寫作的與時俱進，

運用到公文中的創新語言，能使簡單的公文變得更加生動活潑，可以通過恰當的修辭手法來體現寫作者的水平。在公文中可以使用一些具有正面思想的廣告語、行業術語、流行語等“新鮮”語，既能用質樸實在、通谷易懂的語言來說清楚問題，又能使文章更具有感染力。

公文寫作是需要嚴謹性的，思維模式在公文寫作中的應用，是十分必要的，但是隨著時代的發展，社會的進步，在公文寫作原有基礎上，加以創新，將與時俱進的精神貫穿到公文寫作中，可以提高公文寫作的質量。

參考文獻

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為提高黨政機關公文的規范化、標準化水平，2012年6月29日，國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會了《黨政機關公文格式》（下稱《格式》）國家標準（GB/T 9704-2012）。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修訂，是黨政機關公文規范化的重要依據，適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。 新標準施行后，省政府和省政府辦公廳，市政府和市政府辦公室先后下發了一系列有關規定和辦法，明確了公文起草、報送和辦理的基本原則與具體要求。但不少單位和部門在制發文件時，并沒有嚴格按照規定、要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規范，甚至出現了一些常見的錯誤。

一、企業公文普遍存在的錯誤

（一）文種的選擇不當

企業公文中最常用的主要文種有“決定”、“決議”、“通知”、“請示”、“報告”、“批復”、“指示”、“函”、“會議紀要”、“公告”、“通告”、“條例”、“制度”、“規定”、“辦法”等。而在平時的工作中，較常見的文種選擇不當主要是，應該用“公告”的文件用“通知”，應當用“函”的文件，卻使用了“通知”或“報告”。如：企業與平等的或不隸屬的單位之間的聯系工作，應當用“函”，而不能用“報告”或“通知”；如xxx社區選舉委員會面向本社區的關于組織參選居民登記工作事項的公文，應該用“公告”而不是“通知”。

（二）文件格式不規范、得體

企業公文格式的不規范、不得體，應該根據企業公文格式一般包括：公文編號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關、單位印章、發文日期、主題詞、注釋、抄報（抄送）機關、簽發人等要素。最常見的主要問題有：

1.標題沒有準確、簡要地概括公文的主要內容和標明公文種類。俗話說：“看報看題，看書看皮。”“標題引人看，新聞活一半”，這些都充分說明了標題的重要性。而企業中的很多公文都僅用“通知”兩字，使閱讀公文與收文登記者要看了內容后才能了解公文的主題，甚至于讓受文者無法直觀判斷公文的重要性。

2.未標注公文編號。在《格式》中明確指出公文編號的作用，其在于統計發文數量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。公文編號的使用，在企業中不但起到便于歸檔的作用，同時起到文件發文單位或部門的標識作用，這樣有利于在第一時間區分發文性質和更好的理解發文內容。

3.簽發人的標注。日常企業公文中，并非所有的公文都要明確簽發人，但是請示或報告類的公文則必須明確印有簽發人名，其主要作用在于讓上級審批領導了解下級單位誰對上報事項負責，起降低疑問和提高審批速度的作用。

4.單位印章使用混亂。印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證，必須按規定正確使用。在現在的企業中，由于有很多是集團公司的下屬單位，而在日常的公文中，我們不難發現公文的表頭有集團公司與下屬公司名稱同時存在。而在發文中，有些企業用集團公司的印章來發下屬公司的一般性公文的情況時有發生。單位印章使用的不規范，不但會讓員工陷入混亂，同時也可能為企業帶來不必要的麻煩。

5.公文的附件標注亂。公文的附件,是附在主件、正件之后,對文件內容起輔助說明和補充作用的圖文材料,是整個公文的有機組成部分。公文如有附件的應當附注在正文之后，發文單位名稱之前，并注明附件的名稱和件數，且名稱應為全稱并與附件名稱一致。而企業公文中對附件的標注常常是五花八門，無論是位臵，字體，還是方式都具有隨意性，不合規范。

（三）公文寫作不規范

企業公文寫作的不規范，最突出的問題體現在公文結構、內容、版面的不完整上。

1.結構缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主體、版記的完整，在這三項中缺一不可。在平常的工作中，不少企業時常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少發文號；有的文件沒有紅色下劃線；有的附件項被臵于版記部分，

或被臵于生效標識之后；有的附注項則臵于生效標識之前，或臵于版記的范圍內；有的甚至就沒有使用頁碼，等等，這些錯誤導致公文的執行過程中產生了許多不必要的麻煩。

2.內容缺乏完整性。公文內容完整性主要是指公文的主體部分要闡述明白、清晰，前后呼應，上下連貫，表述完整。例如，公文人名（如：用“劉總”的簡稱代替“劉xx總經理”）、日期不完整或漢字與阿拉伯數字混用（如：把“二零一三年”寫成“二0一三年”）、單位名稱不全或錯誤（如： 以“粵錦集團公司”代替“廣東粵錦集團有限公司”）等問題也應予以避免。

3.版面缺乏完整性。公文版面是否規范化直接影響企業管理水平的規范程度。在很多日常企業公文中，常常忽略了這一點。例如：有些“通知”公文的“通知”兩字用的是一號或小初的字體，正文用的第一段是二號字體，第二段用四號字，甚至于把部分字眼著重用粗體等，這樣都讓公文各部分顯得格格不入。而有的公文，沒有對文字進行兩邊對齊，各行的最后參差不齊；有的序號采用自動格式，數字與文字相差幾個空格；有的各個段落的單元格不一致，或單元格過大（如使用1.5倍行距等）；有些公文中的標題部分未作加粗及用黑體字使之醒目：有的正文與落款相距十幾行，且全靠在右邊，等等，此類問題不同程度地影響了公文的美觀、整齊與清晰，也應引起注意。

（四）語言表達不規范

企業公文的語言表達不規范，最突出表現在兩個方面。

一是公文的語言不夠準確與完整。所謂準確性，就是指表意清楚明白，確切無誤，不產生歧義。企業公文語言之所要求準確性和完整性，是因為公文寫作的目的就是要使受文者準確接受作者的旨意，以便指導實際行動。因此，我們在公文寫作時，必須反復推敲，仔細斟酌，精心挑選詞語和分辨詞義，尤其是一些關鍵詞，一個字也不能差，必須表述準確到位。

二是公文的標點使用不符合標準。在企業文書中，對于標點符號使用的不恰當普遍存在于冒號、頓號、逗號的使用。如：段落中的第1點應該為“1.”而不是“1、”或“1：”；而在一些公文中，因沒能正確使用標點符號在句子中的位臵，而讓受文者產生歧義，造成意思理解完全不同的情況也時常出現。因此，我們在公文寫作時，一定要注意用詞的準確與完整，以及標點符號的正確使用，以免造成不良后果。

二、提高企業公文處理水平的建議

企業公文出現上述問題，主要有以下幾方面的原因：一是對企業公文文種的正確使用認識不深，二是審核把關不嚴格，三是辦文人員公文寫作水平有限。為規范公文文種使用，

提高公文處理質量，應著重從以下三方面深化認識，改進工作，提高水平。

一是嚴格區分企業公文文種的使用。辦文人員應掌握如“決定”、“決議”、“通知”、“請示”、“報告”、“批復”、“指示”、“函”、“會議紀要”、“公告”、“通告”、“條例”、“制度”、“規定”、“辦法”等企業公文中常用文種的正確使用能力，區別它們的不同，以免錯用文種。

二是辦文人員的公文處理能力。從一定意義上講，辦文人員的公文處理能力直接決定公文質量。企業要重視辦文人員的選定及培養工作，選擇具有專業的公文寫作能力的人員從事該項工作，而辦文人員也應在工作中時刻保持加強公文寫作水平，不斷提高公文處理能力。

三是審核人員的嚴格把關。各層級的審核人員在公文審核中要嚴格把關、精益求精，糾正公文處理工作中存在的不規范、不細致、不嚴謹的問題。對于不符合規范的公文要給予退回，要求重新擬定，把好公文質量關。

三、結論

企業公文是生產經營、改革發展中形成的具有法定效力和規范體式的文書，對內貫徹企業經營方針政策、指導部署和商洽工作、反映和報告情況、施行管理措施、總結和交流經驗的重要工具，對外代表了企業的臉面，體現企業的形象與管理水平。所以，任何企業都應重視本企業中公文處理的問題，尋求改善的方法，提高公文處理質量。

參考文獻：

1.李春樹，企業辦公室文書寫作規范與經典范本大全，中國紡織出版社（2011.01.01）

2.肖文鍵，辦公室寫作精要與范例實用大全，中國華僑出版社 (2012-03)

篇13

On the Way to Standardize Document Writing Language

DAI Zelan

（Armed Police Academy， Chengdu， Sichuan 610213）

Abstract Document plays a role as a bridge to upload in government work； the language specification documents more accurately reflect the intent of this level， to dispatch purposes. The article discusses the document writing， from "capturing the essence， accurate representation，" "delete the complicated， good generalization"， "plain and simple， cautious rhetoric"， "serious and solemn， strict norms，" four start， effectively regulate the document writing language.

Key words document； language； standardize

1 抓住本質，表述準確

1.1 尊重客觀事實

公文是各級開展各項工作的重要依據，所以在寫作過程中，所涉及的實例必須以實際的情況為依據，不能有任何的夸大或縮小，更不能歪曲和捏造事實。試想，如果上行文請示情況不真實，上級一旦發現，以后要再請求上級解決或批準事項就較為困難。如果下行文通報情況不實，下級一旦知道，很容易挫傷部屬的工作積極性和主動性，不利于各項工作的開展。

1.2 語言表達準確

公文要求運用最準確、最精煉的語言來表達發文機關的真正意圖。只有將發文機關的真正意圖如實地傳達，才能順利地貫徹執行或及時得到批復。公文一旦出現不準確、含糊、混亂，發文機關的意圖就不能很好地為受文者所理解，從而在依照辦理公務時就會消耗更多的人力和物力，而上級在根據獲取的有關信息也可能會做出錯誤的決策。要做到公文的語言表達準確應從以下三個方面著手：

一是用詞精確無誤。如果要表明某一事物的屬性，只有一個最恰當的名詞；要描寫它的發展，只有一個最準確的動詞；要形容它的狀態，只有一個最貼切的形容詞。這話可能并不完全適用于文學創作，但是對于公文寫作要求倒是非常切合的。公文寫作必須在選詞用語上下功夫。辟如，擬寫通知對下級提要求時，有“遵照”、“按照”、“參照”等詞，它們所表達的輕重程度是不一樣的。同為結果則有“后果”、“成果”、“結果”、“效果”，但它們所表示出來的含義卻褒貶不一；“光榮”、“榮譽”、“殊榮”意義相近，用法顯然不同。在政府的政策法規性公文中，更是要狠下功夫，逐字逐句都要仔細斟酌，務必做到確切，無懈可擊，不然因一字或一詞之誤導致公文某一關鍵點含混不清，或可作歧義解釋，則具體執行者對文件精神吃不透，把握不定，或各人按自己理解實施，結果一個政策，多種抓落實，各單位都有自己的版本，則可能為禍之烈，猛過于虎了。

二是造句合乎規范。其中包括造句合乎現代漢語普通話的語法規范以及符合事物的發展規律兩方面。否則就會令人費解，不知所云，貽誤工作。如某武警總隊向其總部寫了一份報告，標題為“參與‘12?8’ 劫持人質事件的情況報告”，此標題意為武警官兵去劫持人質了，并且還公然地向上級報告，這顯然有違武警的職責使命。這是由于語句不完整造成的，缺少了關鍵詞“處置”二字。正確的應該是“關于參與處置‘12?8’劫持人質事件的情況報告”。公文語言中應以典型的書面語為主。公文代機關立言的性質決定了公文語言應當使用規范的書面語言，盡量避免口語，忌方言土語，因為方言土語不具備通識性、共用性，會妨礙公文信息的準確傳達和交流，容易導致誤解甚至錯誤，同時也嚴重影響了公文的莊重嚴肅。

三是用字要防錯，數字要精確。在中國近代史上曾有這樣一個真實的故事：1930年，、閻錫山、馮玉祥混戰中原，馮、閻擬聯合閥蔣，準備在河南沁陽會師。馮玉祥部下一參謀在起草作戰命令時，誤將“沁陽”寫成“泌陽”，而在河南鏡內恰巧有一“泌陽”。導致馮軍誤入了泌陽，錯失有利時機，致使聯合作戰以失敗告終。史稱“敗在一撇的戰爭”。因此，我們在公文寫作時，必須做到小心謹慎，盡可能避免此類疏忽錯漏的現象。

2 刪繁就簡，善于概括

2.1 內容精要，不冗贅

具體要求為結構嚴謹，布局合理，不搞前后呼應，也不隨意穿插。當公文主旨確定之后，要抓住其主要事實，主要矛盾。絕不可不分輕重主次，平均著墨，甚至本末倒置。每一份公文要解決什么問題，必須先確立一個中心，然后圍繞這個中心去組織材料。除綜合性報告外，其它文種一般都是“一文一事”，特別是請示，在行文規則中明確規定：“請示必須一文一事”。這樣既便于承辦，又便于立檔歸案，有效地縮短行文篇幅。如若一文數事，極有可能形成“多中心”，受文者難以領會，進而影響行文目的。

2.2 語言簡明，不虛飾

具體從以下三方面考慮：一是通過概括、簡稱來達到文字精練。這需要我們平時練字練句，通過多讀、多寫、多改、善悟等逐步提高。二是適當使用單音節的文言詞達到文字簡潔。為了使自己的公文顯得簡潔、精練，常使用一些單音節文言詞。如“望、希、按、擬、須、悉、茲、系”等等，長期以來保持著豐富的表現力，其中不少還完全融入了現代漢語中，適當使用這些文言詞，可以使語意貫通，文句自然，妥帖而又精練。三是注意使用習慣用語達到文字簡約。公文寫作中，長期以來形成了一套常用的事務性詞語，如某些文言詞語、特定用語等，這些詞語結構較穩定，位置較固定，使用較規范，人們稱為習慣用語。如開端用語：為、為了、據、根據、由于、鑒于、茲、茲定于等；如表態用語：同意、準予、照辦、執行、不宜等等，恰當地運用習慣用語，可使公文結構緊湊，過渡自然，文字簡潔，準確地表現發文機關與受文單位的關系。

2.3 善于運用數字圖表，適當采用縮略語

在公文寫作中，有些用文字描述太過繁冗的事物特征介紹，倘若能列舉數字進行說明，則不僅能讓受文者更容易了解表述內容，還能讓行文簡潔凝練，說服力強。圖表顯示內容集中、條理分明，也能讓人一目了然。

縮略語是語意的高度概括和濃縮，含義明確，使用相對規范。在長期的使用過程中，表現出了強大的生命力。例如“三個代表”、“四項基本原則”、“兩個確保”，這些既概括精煉，為大家所熟知便于記憶，又能避免徒增筆墨，浪費篇幅。

3 平實質樸，謹慎修辭

3.1 避“虛”就“實”，不溢美

制發公文的主要目的是用來指導工作或是為處理相關問題提供依據。其所承載的內容，一般關系到具體工作或政策法規，因此其行文無需追求跌宕起伏，只要簡潔明了、通俗易懂，能使受文者盡快理解。否則，就會失去原有的本色信息，嚴重的甚至延誤工作。因此在公文寫作中，以敘述、說明、夾敘夾議為主要表達方式，盡可能避免描繪性語言行文，要用平實的語言直述事實和講清道理。做到樸實無華而不崇尚辭藻華麗，嚴肅得體而不虛夸矯情，語氣平穩而不大起大落，始終保持不含不隱，不張不揚，客觀冷靜，平鋪直敘的風格。

3.2 慎用修辭，不造作

公文寫作語言從修辭手法上講，以消極修辭為主，少用或不用積極修辭。消極修辭是指以明確、通順、平勻、穩密為標準的語言調整。比如，排比、對比、對偶、引用、設問、借喻。積極修辭是為追求形象、生動、新鮮、活潑的表達效果而對語言作出的積極修飾。比如，夸張、擬人、雙關、通感、象征、渲染等等。這些積極修辭的手法在公文中很少使用，因為公文是以處理公務為目的的，講求辦事效率。因此，在語言上不講求外在的形式美，而是追求明確、簡潔、通順、樸實而莊重的修辭效果，修飾的重點放在詞語的運用和句式的調整上。

3.3 引經據典，不過濫

在公文寫作過程中，一些人喜歡引經據典地說明問題、闡述主張，這在一定條件下是允許的，有時可以增強語言的表達效果。但是過多則會給人一種賣弄文采的感覺，往往達不到應有的效果。一般說來，引經據典只適合于領導講話稿、調查報告等事務性文書。在通用公文中要盡量避免引經據典，尤其是那些態度嚴肅的文種，如請示、命令、通告、批復等是絕對不能使用的。

4 莊重得體，規范嚴謹

4.1 注意措辭得體

措辭要得體，就是指用語要與所寫的公文文種體例相符。頒布政府法令應莊重嚴肅，報喜祝捷要熱烈歡快，批駁錯誤觀點要有理有力，提出希望要求應平和委婉等。報請性公文，用語要謙恭，講究禮貌，以表示下級對上級的尊重；命令體公文，其用語則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現模棱兩可的毛病。

4.2 準確選用文種行文

行政公文文種多達十三種，而不同的文種的使用時機是不一樣的。特別要注意區分有相似點的兩種不同文種。如函與請示都具有請求對方幫助解決事項之義，但二者的行文方向不同，請示是上行文，函是平行文。所以選取文種一定要以制度為依據，公文寫作工作絕對不允許隨心所欲的，什么情況應該用什么文種，都應該根據制度來定奪。如果不明白，就應該去找依據、查制度。只有行文者嚴格按照制度進行公文的撰寫，才能組織規范的行文語言，才能寫出切合制度要求的公文。