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i.施工圖延期對計劃招標周期的影響；ii.工程量清單編制、招標控制價編制（工程預算）延期對計劃招標周期的影響。

（3）之后進行的是專業分包與重要設備材料采購招標，招標周期35天—65天不等。該階段工期影響因素有：

i.專業分包招標：施工圖二次設計延期對計劃招標周期的影響、工程量清單編制、招標控制價編制（工程預算）延期對計劃招標周期的影響；ii.完善設計選型及技術需求，以達到招標采購深度要求及對計劃招標周期的影響。

2.招標采購成本對工程建設成本的影響

建設單位的招標采購工作一般委托招標機構進行，招標機構收取一定的服務費，該項費用在設計概算中以二類費形式出現的有勘察、設計招標服務費；施工、監理招標服務費；沒有專業工程分包和重要設備材料采購招標服務費。實際工作中，專業工程分包和重要設備材料采購招標多采用中標人付費的方式。在整個工程建設成本中，招標服務費所占比例不高，對工程建設費用的影響不大。需要說明的是，工程建設項目采用工程量清單計價方式報價，還需編制招標控制價，該項費用一般由建設單位支付。在工業項目中，工藝設備的招標服務費也多采用中標人付費方式，大多建設單位在設備采購前進行市場調研和詢價，未考慮招標服務費，在招標投標階段，當標的額不高時，容易影響供應商參加投標的積極性。

3.不同階段招標采購需求對工程建設質量的影響

企業在工程建設涉及的不同采購需求中，勘察招標的技術要求直接關系到勘察成果質量、工期要求，影響著工程設計。設計招標中的設計任務書是將項目可行性研究落實到圖紙的重要過程，是施工圖設計的最根本要求，是整個工程建設的綱領性、基礎性文件。所有專業工程分包和重要設備材料采購，均以施工圖（設計圖紙）為依據，編制采購內容、采購范圍和技術要求。不同的采購內容、采購需求承上啟下、環環相扣，搭建出整個項目的雛形。

4.某項目專業分包和重要設備材料采購招標實務操作

某項目自2013年啟動第一包設備招標，至該工程專業分包及設備材料采購全部完成，招標周期14個月，計25項，累計中標金額22663.48萬元，每一子項招標周期30天—80余天不等。

（1）招標與進度控制

企業在施工總承包招標結束后，即根據里程碑計劃編制專業分包和重要設備材料采購招標計劃，該計劃編制時不僅考慮招標工作的實際完成天數，還應全面考慮合同談判、技術交流、供貨周期（設備制造和運輸）、安裝調試、試運行和驗收，以期符合工程總體工期安排。計劃的工作節點應詳盡，工作職責清晰，在實際運行中，確保節點工作完成。在具備條件時，計劃中可適當考慮彈性空間，以規避可能的延誤風險。對計劃采用動態控制，在不影響總體進度的情況下，對進度計劃及時進行修正、調整。在該項目專業分包招標中，也存在因完善二次設計造成施工圖未按原計劃一次提供，工程量清單和招標控制價修改等，但因計劃采購周期遠遠早于該分包工程的開工日期，故未對總體工期造成實質性的影響。

（2）招標與質量控制

企業在招標階段，工程質量控制重點體現在招標文件的技術要求。以設備招標為例，除明確技術規格、參數（工藝）要求外，還應明確檢驗檢測標準、必要的圖紙等。招標文件中，技術標評標分值的設置直接影響到合格供應商（中標人）的選擇，應設置合理的評價元素和體系。

（3）招標與成本（造價）控制

企業投標人的投標報價在中標后即成為中標價亦為合同價，從而成為項目成本。作為招標人，通過市場調研或者通過設計公司、造價咨詢公司、招標公司等進行咨詢，從而了解供應商的技術水平、同類設備的市場價格水平，做到心中有數。在評價體系中，定制評標辦法時經濟標評標分值的設置可采用平均價、或最低價（或次低價）得高分、或經評審的最低評標價法等。考慮不同的采購內容和采購特點，結合市場情況，設置不同的評價體系，可以引導投標人的報價策略，形成有效競爭，以達到合理低價采購的目的。

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一、大數據在招標采購管理

中的應用規劃研究思路由于大數據在物資管理領域的研究處于起步階段，缺乏成熟的應用理論，現有理論無法直接應用于招標采購大數據分析中。根據招標采購管理業務的特點，大數據在招標采購管理中的應用需實施“四步走”戰略。第一步，歷史采購數據挖掘和診斷。基于信息化平臺和歷史采購數據，對大量無序、雜亂的數據進行梳理診斷，包括數據分類整合、數據質量分析、數據應用需求分析、數據應用價值分析，為大數據分析提供數據基礎；第二步，根據招標采購業務的特點，結合實際業務需求調查情況，提出大數據可能應用的方向，甄選出大數據應用點，并將其系統性、體系化地在招標采購業務流程中串聯，隨業務流程進行場景化應用；第三步，對甄選出的大數據應用點進行評估分析，運用定性與定量分析兩種方法判斷大數據應用點的優先順序；第四步，對招標采購大數據應用點的開展進行規劃和分析，提出大數據在招標采購管理中的實施方案。

二、規劃制定方法和過程

（一）歷史采購數據挖掘和診斷

招標采購業務流程中，涉及需求預測、計劃申報、招標采購、專家管理、供應商管理等不同的業務環節，每項關鍵業務環節都有豐富的數據基礎，這為數據分析提供了基礎。將所有歷史采購數據進行匯總、梳理，站在物資供應鏈條的高度，將零散雜亂的字段歸類整理成若干類別。在數據整合分類的基礎上，對數據質量進行分析。通過資料分析、訪談調研、問卷調查等多種途徑，了解招標采購管理人員對于大數據分析方向的潛在業務需求，為大數據應用點的提出建立基礎。

（二）大數據在招標采購業務中的應用

結合招標采購業務的特點，甄選相關大數據應用點，在招標采購業務場景中進行串聯，隨業務流程進行場景化應用，進而提高招標采購業務的管理水平。結合調研訪談、問卷調查結果，招標采購業務流程共包括物資分析、招標分析、供應商分析、專家分析四個分析范疇，甄選出十四個大數據應用點，分為事前和事后兩個時間階段。具體見圖1。事前階段，通過一系列大數據分析點，為物資采購準備基礎參考。通過集采物資范圍分析和策略性物資分類分析，優化物資分類方法；通過招標分包策略分析和評標方法分析，確定最優的分包策略和評標方法；通過供應商分類管理、供應商綜合評價、供應商行業對標分析、潛在供應商及產品信息分析，為供應商的最優選擇和快速匹配提供基礎；通過評標專家綜合評價，為評標專家的選取提供依據；將物資分析與招標分析相結合，通過物資類別與招標方式匹配分析，為每個物資品類提供最合適的招標方式。事后階段，通過一系列大數據分析點，總結和分析物資采購規律。通過重點物資報價規律分析，總結重點物資的投標報價規律，優化價格評分公式；通過中標率分析和中標占比分析，對中標結果進行總結分析；通過供應商投標行為分析，根據供應商投標歷史行為判斷疑似違規現象，為圍標、串標行為提供預警判斷。

（三）大數據應用點評估

對于招標采購業務流程中的每一個大數據應用點，運用定性評估分析和定量評估分析兩種方法，評定該應用點的優先地位。在定性評估分析中，對于每一個大數據分析點，基于對業務流程的了解和對數據現狀的梳理，從應用價值、數據需求、可行性分析、優先級評價四個角度進行評估分析。綜合考慮應用價值和可行性兩個維度，將全部大數據分析點劃分為四個優先級：應用價值高、可行性高的，屬于第一優先級；應用價值低、可行性高的，屬于第二優先級；應用價值高、可行性低的，屬于第三優先級；應用價值低、可行性低的，屬于第四優先級。在定性評級分類的基礎上，運用層次分析法對大數據應用藍圖中的數據分析點進行定量評價分析。層次分析法是將與決策有關的元素分解為目標、準則、方案等層次，通過定量分析確定層次權重的多目標綜合決策方法。在運用層次分析法對國網物資全供應鏈大數據應用藍圖中的數據分析點進行評價排序時，按照以下步驟流程進行：構造層次結構模型、專家打分、構造成對比較矩陣、計算權重向量并進行一致性檢驗、計算組合權重向量并進行一致性檢驗。

（四）大數據在招標采購管理中的實施方案

通過對大數據應用點進行全面的評估分析，結合定性分析和定量評估的結果，確立大數據應用實施方案。依據四個優先級的劃分和權重數值高低，將大數據應用分為三個實施階段，確定開展實施大數據的首要目標、短期目標和中長期目標。首要實施目標對應于第一優先級，共有五個應用點；短期實施目標對應于第二優先級，共有兩個應用點；中長期實施目標對應于第三和第四優先級，共有七個應用點。在每個實施階段，參照定量評估結果確立的優先順序開展實施。電網公司招標采購業務大數據應用點實施規劃，如表1所示。大數據應用的首要目標是第一優先級中應用價值高、可行性強、實施周期短的分析點，以此作為切入點，預期能在最短的時間周期內實現物資業務管理水平的提升。短期目標是第二優先級中可行性較強、難度不大、應用價值也比較高的大數據應用點，預期通過5年的大數據應用實施。中長期目標是第三和第四優先級中實現難度大、實施周期長的大數據應用點，通過未來若干年的數據改進、技術積累和人才培養，爭取在10年內實現大數據應用點全部落地，全面推廣實施招標采購業務大數據應用。

三、大數據應用規劃實施的保障

體制機制建設、標準化建設、人才隊伍建設是物資管理三項基礎體系建設，大數據工作的開展實施，也應當落實到三項基礎體系建設中，分別從數據應用需求、業務數據質量、技術攻關能力三個方面加以改進。

（一）重視體制機制建設，提高數據應用需求

體制機制建設是保障大數據應用工作持續順利開展的基礎，在物資業務管理實踐中，應當建立起基于數據分析的常態化績效考核，設計專門的考核指標，對各層級單位、部門通過大數據應用輔助業務執行的情況進行考評，并與單位、部門的工作業績直接掛鉤。通過這樣的體制機制建設，提高大數據應用的工作需求，為各單位、部門的大數據開展實施提供動力。

（二）重視標準化建設，提高業務數據質量

大數據分析的實現是以數據支持作為基礎，業務數據質量的提高離不開數據管理體系的標準化建設，大數據應用體系的構建也必然以標準化的數據管理體系作為基礎。大數據分析屬于數據的應用層面，是建立在數據收集和數據加工的基礎之上的。在物資數據的管理流程中，通過對數據的一步步挖掘，數據的利用深度逐級加深，最終通過可視化呈現手段，為物資決策提供輔助參考信息。

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很多工程施工企業大部分采用的是項目管理方式，這種方法主要是從工程項目處成立項目經理部門，然后由企業進行授權管理，對工程項目中所需的物資管理和采購等工作進行全面統籌兼顧。但是，隨著時代的發展和工程投資的不斷擴大化，對于工程施工管理的范圍也在不斷的擴大，使得企業的物資采購和管理比較龐大，而依靠工程項目部進行物資管理和采購等工作，已經顯示出諸多的弊病，這種管理模式的缺點主要有：在物資進行采購的同時，議價能力較低，特別是對于單一項目中的物資采購沒有形成系統的規模，使得項目在議價問題上沒有更多的籌碼。項目采購的管理水平較低是另一缺點，由于項目采購的議價水平較差，對于項目采購的有關計劃和管理水平也較難控制。物資供應的質量跟不上，使得工程項目部的管理出現一定的困擾，加上各方的采購物資，使得供應的質量出現參差不齊，況且項目所在地的地域原因對項目物資的采購具有較大的影響。最后，在進行物資的使用和管理方面，也出現比較難以管理的缺點，在工程項目逐漸增多的同時，企業的管理工作大幅上升，對于物資的使用過程中出現了大量消耗和各種浪費等情況，以及閑置物資等處理能力明顯不足。針對企業實施物資集中采購和管理的模式中，主要運用的方法是利用企業進行大宗物資采購和供應管理，并有效控制物資在使用中的管理工作和閑置物資和廢舊物資管理工作。同時，在物資的采購和一些物資處置的同時，進行科學的集中管理，能夠使企業的物資采購成本有效降低，然后建立完整穩定的保障體系，來確保物資的供應，使物資管理具有較多的規范性，減少物資采購環節和消耗、處置等各種環節中的浪費現象。這兩種模式中，第一種已經明顯不能適應現代化的施工規模要求，利用第二種物資集中招標采購管理方式，能夠有效地降低施工和采購的成本。但是僅僅是降低一些采購成本和管理成本，對于工程施工企業來說，還有更高的要求，要能夠利用物資集中管理的方式使項目管理中的閑置物資和廢棄物資進行高效的利用，從而為企業提高經濟效益。

3物資集中招標采購管理模式的有效措施

這種管理模式需要有利的措施和手段，主要是要明確物資集中管理的經營范圍。由于工程施工企業的物資所需求量較大，且需要的種類繁多，使得物資的各種價值都不一致，在實際的操作中出現一定的困難。因此，要選擇集中管理的方式以及集中經營的理念，明確其范圍，根據企業自身的實際情況選擇價值較高、使用廣泛和通用性比較強的物資進行集中管理。其次，要對物資管理部門以及工程企業物資管理的有關職能進行清晰的定位。有關工程施工企業要建立起專門的物資管理部門，對其部門進行明確清晰的職能定位，使物資的管理和有了明確的責任和義務、權利。針對物資管理部門主要負責的是企業的物資等業務，對于一些規章制度和項目工程中的實體物資都要有一個全面的管理和監督。同時，物資管理部門要針對各種情況，協調和處理一些部門關于物資糾紛等方面的問題，需要注意的是物資管理部門不需承擔經濟責任。然后，成立有關物資公司，界定經濟關系，加強制度層面的保障。成立獨立的物資經營實體，物資公司和工程施工企業進行項目和其他方面的業務聯系和指導。同時物資公司要明確公司以及物資公司和項目三者的經濟關系，對于物資的采購權以及經營權和所有權進行清晰的劃分，明確經濟關系。同時，在制度上給予保障，要推行完善的集中經營管理，就需要獨立自主的管理經營以及完善的制度保證，使有關物資的違法行為得到制止。最后，還要進行績效考核，成立物資公司后，要想對企業的閑置物資進行經營和改善，使企業最大限度的增長利潤，就尤其重視對績效的考核。要建立必要的考核體系，對物資公司的經營范圍進行必要的明確，對于物資公司的一些資產進行科學合理的評估和量化，使得企業的物資資產明確清晰。制定明確的物資經營目標，還要簽訂相應的經營責任書，使經營的獎懲制度得到有效的貫徹和執行。按照物資的市場行情來進行投入資產和管理，使企業資產得到有效的增加，鼓勵有關項目到物資公司進行租賃或者購買等措施。

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一、項目管理決策及其內容

（一）項目管理決策的內涵

項目管理決策就是項目管理者對招標采購項目進行決策的行為。國內管理學界將項目管理決策定義為“管理者將知識、技能、工具與技術等科學地應用到項目各項決策活動中，以實現或超過項目利益相關方要求和希望的過程”。管理決策涉及項目管理的信息對稱性、優先序、管理權重、價值觀、利益平衡、風險預防等，是一項復雜的系統工程。

（二）招標采購項目的管理核心

因為“項目”具有的特定性、臨時性、不完善性與不確定性等特點，使得“項目”的實施與一般的“運行”相比具有更大的風險，項目管理也較一般的運行管理具有更大的困難。招標采購項目管理者要做好這一管理就必須對項目管理的定義、基礎、環境與必備條件等有清晰地了解與分析,把握好項目決策的關鍵點。招標采購項目一方面涉及相關方多、關系利益復雜，另一方面自身風險明顯、管理難度大，因此適宜有效的管理決策當然成為招標采購項目管理的核心。

（三）招標采購項目管理決策的基本內容

從20世紀80年代開始，項目管理的應用從建筑工程、科學研發擴展到其他工業領域（行業），如制藥行業、電信部門、軟件開發業、乃至招標采購等。項目管理者也不再被認為僅僅是項目的執行者，要求他們能勝任并準確地決策其他各個領域更為廣泛的工作，同時具有一定的經營技巧。其中招標采購項目決策具體包括 ：

1. 招標采購的目標決策 ；

2. 招標采購管理方案決策 ；

3. 招標采購的實施推進決策 ；

4. 招標采購的檢查與糾偏決策 ；

5.招標采購的持續改進與創新決策。

上述決定招標采購項目實施成效的核心在于項目管理者在不同階段的正確決策。

二、與項目決策有關的基本項目管理流程及分析

流程是管理活動的基礎。只要招標采購的流程界定清晰，項目管理者就能保證招標采購項目的決策正確，使項目的發展方向與最終目標相契合。要掌控各種類型招標采購項目的發展，保證招標采購項目的決策正確，管理者應該關注六個關鍵的流程。

（一）生命周期與方法論

項目的生命周期與方法論，是項目的紀律，為項目開展劃出了清晰的界限，以保證項目進程。生命周期主要是協調相關項目，而方法論則為項目進程提供了持續穩定的方式方法。招標采購項目方法往往不是由項目團隊自行確定，而由企業為其項目設定。采用與否，其實項目團隊沒有太多選擇。企業管理層設定的方法本身代表權威，也是作為項目領導獲得項目控制權的一個途徑。考慮項目方法某方面的作用時，始終要把握其對項目人員管理的效率，即在可能出現問題的地方爭取正面效應。企業應該為項目管理者的決策提供適宜的管理條件，包括在不同的項目周期提供一些支持和引領項目決策的適宜方法等。

（二）項目定義

清晰的項目描述決定了項目管理者的項目控制能力，因為接下來所有工作都在描述范疇之內。不管管理者如何并為何要進行描述，管理者要對自己的項目進行書面定義，讓項目各方和項目組隨時參考。項目定義的形式和名稱各式各樣，包括 ：項目章程、提案、項目數據表、工作報告書、項目細則。這些名稱的共同點在于，項目主管方和其他相關各方從上而下地傳達了他們對項目的期待。清晰的項目定義還包括以下方面 ：

1. 項目目標陳述 ( 對項目交付成果、工期、預期成本或人力進行高層次的描述)；

2. 項目回報 ( 包括商業案例或投資分析的回報) ；

3. 使用中的信息或客戶需求 ；

4. 對項目范圍進行定義，列出所有預期的項目成果 ；

5. 成本和時間預算目標 ；

6. 重大困難和假設 ；

7.描述該項目對其他項目的依賴；

8. 高風險、所需的新技術、項目中的重大問題。

努力將盡可能多的具體信息，囊括在項目描述或章程中，并使其在項目主管方和相關方面獲得認可，進而生效。

（三）項目規劃、執行、跟蹤

作為項目管理者，可以通過制定有力的規劃、跟蹤、執行流程，來建立項目控制的基礎，爭取各方面的支持，進而在項目內全面推廣。

讓項目團隊成員參與規劃和跟蹤活動，這可以爭取大家的支持并提高積極性。睿智的項目管理者往往大范圍地鼓勵參與，并通過流程匯聚大家的力量。當大家看到自己的努力以及對項目的貢獻被肯定的時候，項目很快就從“他們的項目”變成“我們的項目”。當項目成員視項目工作為己任的時候，項目控制就會簡單得多。較之于漠不關心的團隊，此時的項目管理成功概率更大。運用項目管理流程也會鼓勵項目成員的合作，這也讓管理者的項目控制工作更加輕松。

（四）變化管理

招標采購是一項技術性比較強的項目管理過程。技術性項目中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個問題，需要在項目的各方面啟用有效的變化管理流程。

解決方法可以很簡單，例如繪制被項目團隊、項目發起人、相關方認可的流程圖。這提醒了招標采購項目人員，變化在被接受之前會進行細致地考察，并且提高了變化提案的門檻。

審查變化提案的時候，要注意該提案是否對招標項目變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對變化所帶來的益處進行定量評估。對于那些僅局限于技術解決方案的變化提案，要多打幾個問號，因為提案人也許不能全面地判斷問題。如果變化提案過多地關注問題的解決，而不注重整體實際，應打回去并要求關注具體的業務形勢。最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據。而且，對項目時間、成本、精力等其他相關因素所受的影響，進行合理估計。

（五）問題管理

招標采購項目開展過程中問題的出現不可避免。處理待解決問題的流程很簡單，包括列出新問題的流程、定期復查待解決的問題、處理老問題的方法。對于沒有太多組織管理權的項目管理者而言，問題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問題狀態和進度的實時信息。一旦問題責任人承諾了問題解決的時限，你可以任意公布問題解決過程中的變數。不管問題責任人是本項目成員，還是其他項目或部門的成員，誰都不樂意隨時將自己的大名置于人們質疑的目光中。問題清單的公開使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

（六）及時決策

招標采購項目管理時時有決策，快速得當的決策對于項目控制至關重要。即使項目領導掌握了控制權，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內部支持，效果自然會更好。該流程應該包括以下步驟 ：

三、招標采購項目若干決策的管理

在分析項目決策有關的基本項目管理流程的基礎上，招標采購項目的管理決策具備了具體的實施條件。

（一）招標采購項目質量、成本和進度目標的決策目標決策是項目管理決策的關鍵。質量、成本、進度是項目管理的三大主要管理目標，招標采購項目同樣如此。招標采購項目的最終結果與項目本身的質量、進度和成本控制緊密相連。因此，招標人(或機構)對項目的質量、進度和成本的控制結果不僅體現了招標人或招標機構的工作質量和水平，而且是保證項目招標采購成功、降低項目風險的重要標志。

招標采購項目的質量、成本、進度之間相互制約、相互作用，因此合理協調三者之間的關系、科學確定適宜的管理方法，是招標采購項目管理決策的重要環節。招標采購項目質量、進度和成本控制的目標實際是集成化的目標群，目標群是必須進行協調的。具體包括 ：

質量目標 ：招標程序合法 ；價格合理低價；合同完善無歧義；中標、合同、結算價格基本一致。

進度目標 ：在規定時間內完成招標采購，滿足項目整體進度目標要求。

費用控制目標 ：在滿足質量、進度要求前提下，使采購成本最低。

（二）招標采購項目實施的控制點決策

確定項目目標以后，項目實施的控制點往往是項目管理的重點。一般情況下，針對影響招標采購實施的關鍵因素設置控制點也是招標采購項目的決策基點。

項目管理者設置控制點的內容應考慮招標實施過程中的風險預防需求，其控制的目標要求是合法和合規，同時必須考慮招標采購項目的效率。即，一方面在程序中的每一環節步驟包括 ：招標方案策劃，委托合同評審(機構)，組織機構組成，資料收集，招標、投標、開標、評標、中標(定標)和簽訂合同過程中的程序控制等，不僅應該符合法規的要求，而且應該符合招標采購目標、項目管理方案的規定 ；另一方面應該考慮項目的效率，具體包括委托合同評審，組織結構設置，團隊人員配備，資料收集，招標公告，招標文件及資格預審，標底或控制價編制，投標、開標、評標、中標、合同談判與簽訂等，這些過程之間不僅應該保持銜接可靠，而且必須確保每個過程是增加價值而不是浪費效率。

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1.物資采購管理創新知識研究

招標采購工作創新知識成果是指各單位運用現代管理思想及理論，借鑒國內外先進經驗，在招標采購實踐中行之有效、可持續產生出色成果、有一定管理創新和特色的、具有推廣價值和借鑒作用的工作方式和方法。招標采購工作創新知識庫知識分類構成研究如下：運用安德森的知識分類理論，結合先進的招標采購管理理論及實踐，提出具有國網公司招標采購工作特色的知識分類維度和各維度下的具體類別,包括：根據知識屬性，考慮以下分類維度：

（1）按照業務模塊、業務屬性分類，包括采購機制和管理體系、采購策略管理、采購標準執行、電子化招投標、招標機構管理、采購工作模板、質量監督及供應商管理結果與招標采購聯動等；

（2）按照招標采購流程環節分類，包括需求計劃、招標準備、招標文件編制與審查、發標、開標、評標、定標；

（3）按照成果形式分類，包括研究報告、管理流程、操作手冊、策略標準、工作模板等；

（4）按照采購對象分類，包括物資類、非物資類；

（5）按照適用的采購方式分類，包括招標采購（公開招標、邀請招標）、非招標采購（競爭性談判、詢價、單一來源等）；

（6）按照適用的采購模式分類，包括批次集中采購、協議庫存采購、超市化采購；

（7）按照評審結果分為A級、B級，A級主要為入圍和入選作品。

2.物資采購管理創新知識庫評審體系設計

（1）評審方法研究

①評分法。優點是能夠客觀、定量地反映方案在各個影響因素維度上的優劣情況；缺點是由于評價體系設計和計算方法的局限性，對成果的總體效果評價容易出現偏差。

②論文盲審、答辯法。優點是由于不署作者名的成果材料送給不可能知道作者的人審核，這樣打出來的分數，最為客觀；結合選手答辯，整個環節有組織、有準備、有計劃、有鑒定，適用于比較正規的論文評審。

③投票法。優點是該方法是基于投票人對所有成果的總體效果進行比較后作出的評價，經唱票后能夠以比較合理、公正地選出最佳成果。建議初審盲審和投票相結合，盲審結果為推薦入圍、不推薦入圍；復審中結合企業答辯，采取評分法對企業成果進行評價。

（2）評審因素權重

①加分項法。優點是能夠激勵選手在加分項方面的表現，給予加分項表現突出的選手更多優勢以彌補評分體系中其他指標方面的不足，甚至在評分中勝出，缺點是各種不同類型的加分容易影響評分體系原有的公平性，對加分值設置維度的要求較高。

②序列晉級法。優點是兼顧不同的序列，并根據不同序列的特點量身定制晉級標準，確保了不同類型成果均得到適當的評價，序列內及序列間評分均具有一定的可比性。

3.知識入庫管理方案設計

（1）關鍵字索引

建立知識庫索引功能，支持對成果材料中的亮點關鍵字進行索引搜索。（2）動態評價

①動態評價管理。對創新知識庫進行動態管理，如因政策法規變更、外部環境改變、實施條件不再具備等因素，已入庫的創新知識實效性與時效性受到影響的，可適當調整管理級別。

②復制淘汰機制。對在庫滿一年，因政策法規變更、實施環境改變、實施條件改變等因素，已失去實用性或時效性的，經評審認定，可進行“已淘汰”標識。

（3）成果共享及推廣應用

①定期/不定期成果共享。半年度和年度成果入庫后，定期開展庫內成果的學習推廣。各企業在實際工作中，由于業務需要，按照分類、關鍵字等檢索庫內成果，滿足業務管理提升的需要。

②建立知識交流學習平臺。活用信息系統功能，參照知識地圖理念，建立企業知識共享的平臺，推進招標采購創新知識信息、成果宣傳推廣、交流和反饋。

③循序漸進經驗推廣。鼓勵企業通過對庫內成果的學習，結合自身實際，提出知識庫成果在本單位的推廣應用設想，并組織資源形成具體的推廣應用方案，開展落地實施，將實施情況提報至知識庫-推廣應用記錄中。

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一、項目物資招標采購概述

（一）物資招標采購定義及優勢

所謂的物資招標采購，主要是指在市場競爭激烈的環境下，通過招標的方式獲取物資，并給物資供應商提供更加公平、公正、有序、合法的競爭機會，最終確保企業所采購的物資成本更低，質量更佳，最大化企業的經濟效益。

通常企業項目物資招標采購都是面向全社會的企業經營行為，采購的相關信息、宗旨、要求都將公布于眾，實現信息透明化，大大增加了企業物資采購的渠道，便于開發新的市場。同時，物資招標采購對于物資質量的要求更高，很好的限制了企業采購中的資金管理，避免了企業采購腐敗現象的出現。從市場經濟學原理來說，采用物資招標采購模式實行管理工作是符合市場經濟價值規律的，往往能夠用最合理采購成本完成企業項目的物資采購任務，無限的接近物資本身的價值。對于企業而言，利用物資招標采購模式能夠很好的規范企業的物資采購行為，并確保物資的質量，進而提升企業整體的經濟效益。

（二）物資招標采購存在的問題

隨著現代社會各大企業規模效益的不斷提升，物資招標采購已成為實行采購管理工作的重要模式，然而在實際的操作過程中，仍然存在一定的問題。

首先，缺乏系統完善的物資招標采購制度。許多企業在項目物資招標采購上，沒有明確的制度要求、管理辦法與實施細則，使整個工作流程形同虛設。同時企業領導和工作人員不適應物資招標采購的新要求，偏重使用傳統的采購管理方式，在招標采購管理上缺乏一定的執行力。例如：國家電網公司要求基建項目超過50萬的設備，或是其他材料費用20萬以上的需通過省網或是國網公開招標完成。而在實際操作中，許多公司將競標項目拆分，盡量滿足自行采購的權限要求。

其次，招標采購工作人員整體業務素質不高。由于企業項目物資招標采購工作周期較短，所需人力也相對較少，因此往往沒有專業的招標采購團隊。在有項目需要進行物資招標采購時，臨時安排工作人員參與，缺乏專業物資管理與采購經驗，難以滿足物資招標采購管理需求。同時，許多招標采購工作人員缺乏專業的業務素質，對市場調研不充分，設計的采購方案不全面，會大大影響項目物資招標采購工作的效率。

最后，企業物資招標缺乏相應的監督，也會出現許多問題。例如：企業在公開招標信息前，內定中標供應商，出現虛假公開招標的情況；或是在對參加招標的供應商的物資質量監督不嚴，出現盜用相關證書、偽造信譽的現象；還有的企業過分注重物資采購的標價，使得供應商為了中標，大幅降低標價而忽視物資質量考量，使得企業招標采購的物資質量不佳。

二、優化項目物資招標采購管理工作的措施探析

（一）建立完善物資招標采購制度，提高執行度

以往的企業項目物資采購管理多以職能部門合同方式呈現，在確定好采購物資數量后，重點考察價格，對物資質量要求并不嚴格，大大影響了企業物資的質量，很容易出現因該請采購與關系采購而導致的采購腐敗現象，形成采購漏洞，造成企業資金損失[4]。因此，在實行物資招標采購管理的過程中，必須依照相關招標法律法規來建立與企業相符的物資招標采購制度。對企業物資招標采購的業務內容、職責范圍、工作流程與問題處理進行規定，在物資招標采購中嚴格執行。

（二）配備專業的物資招標采購人員，提升整體業務素質

項目物資招標采購管理對于企業具有重大影響，為了進一步提升管理工作成效，必須建立專業的招標采購機構，配備富有現場經驗的人員，并對招標采購工作人員的個人素質、業務技術、綜合素質等進行嚴格考察，確保職能與崗位相匹配。同時，要加強對物資招標采購工作人員的培訓鍛煉，盡量增加相關理論知識與實踐經驗，從而提升工作人員的采購水平，便于正確掌握物資招標采購的要領，完成企業項目的物資采購。當然，在進行物資招標采購過程中，還需要工作人員本著科學嚴謹、實事求是的態度，做到面面俱到，并要不斷學習優化自身知識結構，更好的履行相關工作職責。

（三）加強對物資招標采購的監督，確保物資的質量

企業項目物資招標采購是一個涉及范圍廣的項目，為了確保各個環節的順利完成，必須建立嚴格的監督機制，最終確保企業所采購的是價格合理，質量滿意的物資。首先，需要對招標整個過程進行完善監督，進一步增加招標過程的透明度，嚴格依照相關法律法規招標信息，資質審查公告，避免出現虛假公開招標的情況。其次，為了避免出現供應商偽造參與競標，需要嚴格審查供應商的資質，尤其是對其物資質量進行嚴格監督，并公開供應商的資質與采購單價。最后，企業要通過物資招標采購相關制度，公開公平公正的實行集中招標采購，并嚴格監督各個環節，尤其是物資質量。同時建立招標工作內部考核，對招標工作進行監督檢查，確保招標采購操作規范，物資數量、質量、價格與市場行情相符，最大化的提升企業的經濟效益。

三、結語

綜上所述，在現代企業中采用物資招標采購模式對于物資管理工作具有一定的優勢，通過不斷的優化創新措施，能給企業帶來更大的經濟效益。

參考文獻：

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1.1招標采購是地方高校圖書館的大勢所趨

近年來，原版外文期刊價格成幾何級數的增長，有的原版外文期刊是影印期刊的10倍以上。各地方高校圖書館訂購外文期刊的購置資金嚴重不足，不得不年年追加購置經費。黃岡師范學院圖書館采購外文期刊的經費也逐年增加，由2010年的9萬到2019年的60萬，還是不能滿足學校教學和科研的需求。為了使圖書館在外文期刊采購中用有限的資金購得滿意的期刊，爭取合理的價格，享受更多優質的服務，最大限度地發揮資金的使用效率，必須進行采購招標[1]。

1.2政府采購為外文期刊招標采購提供了保障

隨著會計事務的改革，報賬流程的規范，要求地方高校圖書館的資金支出一律由政府采購。政府采購實行集中采購和分散采購相結合的模式，其中公開招標是政府采購的主要采購方式。政府采購規范了地方高校圖書館的外文期刊招標采購的形式，形成了圖書館采招的方法和步驟。同時，黃岡師范學院也成立了采招處，負責全校的采購招標工作，指導圖書館的采購招標工作。外文期刊采購行為可以有章可行，有法可依，保障了圖書館采購招標工作順利進行。

2地方高校圖書館外文期刊招標采購的意義

2.1用有限的資金購得更多更好的期刊，發揮文獻購置費最大的效益

因為外文期刊的特殊性和局限性，為了在外文期刊的采購購置中處于有利地位，必須選好供應商，保證期刊價格合理，做好規范售后服務。但很多期刊供應商在制訂的訂刊合同中，只是單方面對作為采購方的黃岡師范學院圖書館進行約束，而供應方違約則推卸責任，不認真履行合同的內容，需要提高地方高校圖書館在外文期刊采購中的合法權益。招標采購無疑是一種有效途徑，有助于真正提高供應商服務質量，降低期刊價格，有利于發揮文獻購置費的最大效益[2]。

2.2在新形勢下有利于圖書館的形象建設

由于外文期刊價格昂貴，地方高校圖書館每年外文期刊采購費少則幾十萬，多則幾百萬，以往的采購方式不完善，存在一些漏洞。招標采購方式的改變，使外文期刊采購工作增加了透明度。有各職能部門共同參與，有關部門嚴格監督，外文期刊采購中拿到的價格優惠就變得明明白白，一目了然，從源頭上杜絕了不正直之風。

2.3規范了采購和供應各自的責任，理清了采供的關系，有利于工作的開展

由于招標采購的招投標文件規定了對參與競爭的外文期刊供應商提出配套服務方面的要求，供應商必須提供的規定的服務。諸如館藏章的加蓋、貼磁條、UCMARC數據的免費提供等，大大減輕了期刊工作人員的工作量，節省了人力物力，有更多的時間來研究圖書館的藏刊建設，更好地為讀者服務，有利于圖書館工作的開展。

3黃岡師范學院圖書館外文期刊招標采購的程序

3.1組建本館外文期刊采購工作組

黃岡師范學院圖書館成立了工作組，由分管校長任組長，圖書館館長和國有資產管理處處長任副組長，以及審計處、財務處、圖書館工作委員會成員和圖書館的專業技術人員組成。工作組的主要職責是：在全校師生中征集訂購及薦購期刊，確定本館外文期刊采購的刊名及訂購數量，討論、制定招標文件的基本要求和售后服務的規定。

3.2黃岡師范學院圖書館外文期刊采購招標的實施

圖書館外文期刊是館藏重要文獻，對接教學，服務科研。黃岡師范學院圖書館外文期刊的購置費年年增加。為了保證外文期刊資源建設質量，圖書館在外文期刊采購方面應更加合理、更加規范，享受更全面的信息服務，以有限的資金購得更多的文獻資源，最大限度的發揮資金的使用效率，從而為圖書館的文獻資源建設提供有力的保障[3]。外文期刊對于高校教學科研質量具有舉足輕重的作用，長期以來，由于外文期刊的特殊性和重要性，專業性和學術性較強。為了確保外文期刊采購質量，提高外文期刊的利用率。我們開展了全校范圍里師生進行自薦和互薦，利用微信、QQ等平臺進行薦購。在充分薦購的基礎上，黃岡師范學院圖書館分別就邀請函、投標須知、招標書、主要合同條款及售后服務情況和承諾開展工作，制定了招標文件。

3.3確定本館外文期刊采購招標方式

政府采購方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購詢價等，由于外文期刊的特殊性和局限性，湖北省和外省的同類學校在采購招標方式走了許多彎路，經常流標，只能走單一來源途徑，黃岡師范學院圖書館在時間緊、任務大的情況下，避免走彎路，采取單一來源。目前與黃岡師范學院圖書館長期合作的世界圖書出版公司進行招標，其中世界圖書出版公司北京公司負責外文社科期刊，世界圖書出版公司上海有限公司負責外文自科期刊。黃岡師范學院圖書館采用了單一來源方式進行外文期刊的采購招標。

4黃岡師范學院圖書館外文期刊招標情況

4.1單一來源采購邀請函

世界圖書出版公司是我國唯一一家經國家新聞出版總署批準可以從事購權重印或與國外出版機構合作出版外文期刊的出版社。世界圖書出版公司自2002年以來以一定優惠價格購權引進數千種外文期刊，這些期刊在各自學科領域具有廣泛的代表性和權威性，系廣大專業人員經常使用和利用的核心刊物。黃岡師范學院委托湖北保都招標公司對外進行外文期刊采購招標工作，根據要求邀請了中國圖書進出口集團北京公司和中國圖書進出口集團上海有限公司，分別進行黃岡師范學院圖書館外文期刊中社會科學和自然科學項目的采購。對供應商的資質要求、響應文件的組成有相關的要求，對投標人進行了嚴格審查。

4.2項目實施要求

黃岡師范學院圖書館制定了采購的內容及基本要求。包括采購目錄，要求供應商提供訂購當年的外文期刊檢索，所有期刊必須是影印正版，規定所到期刊無任何質量問題，無償提供標準的UCMARC數據，應采取及時、準確、可靠、快速的發貨渠道，并辦理書面交接手續，提供所發期刊包裝內應附有發貨清單[4]。到貨期刊如有破損、裝訂問題、印刷質量問題或嚴重污跡，應負責退換服務。如遇期刊出版變化（停刊、分刊、合刊、改變出版頻次等），及時通知甲方，以便甲方告知讀者。規定98%的到刊率，100%的投遞率，保證自出版日2月內送到指定地點。

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0.引言

改革開放多年來，我國國民經濟得到持續穩定的發展，特別是二十世紀九十年代以后，中央又相繼出臺了“西部大開發”、“振興東托老工業基地”、“西氣東送”，構建包括青藏鐵路、京滬高速鐵路在內的全國鐵路運輸網以及全國公路運輸網建設等政策，給建筑業帶來了大發展的機遇。跨入二十一世紀以后，施T企業更面臨新挑戰和新課題，施工機械化水平進一步提高，專業化、大型化機械設備比重和進口設備比重進一步增人，加上施工項目一般都是工期緊、質量要求高、任務重等特點，市場競爭更趨激烈，給企業設備管理提出新的挑戰和新的壓力[1,2]。設備管理必須突破傳統，形成市場化運作，才能完成歷史賦予的使命。本文主要提出了完善企業設備管理的幾點建議。

1.加強設備裝備規劃與采購管理

1.1 加強設備裝備規劃管理

企業裝備水平是構成企業核心競爭力的主要內容。施工設備是支持企業機械化施工水平的基礎。企業裝備規劃是合理配置施工設備的依據．對企業資產、施工生產成本和效益、企業長期發展具有重要的影響。企業裝備規劃是企業發展計劃的重要組成部分。

企業技術進步和資質管理對企業裝備水平也提出了更高的要求。國家推行的企業績效評份評議指標參考標準中“技術裝備更新水平”主要考察企業的技術裝備情況、設備利用情況，分為A、B、C、D、E五個等級，考核內容主要有：設備先進水平、設備利用率及技術投入水平3個方面。論文參考網。編制裝備規劃應充分考慮設備社會化配置，以提高專業配套的機械化施工能力和技術水平、提高企業整體市場競爭能力為目的，滿足企業施工資質標準要求為目標。逐步形成專用設備和通用設備的合理比例、設備合理梯次分布和可持續發展的裝備體系。

1.2 加強設備采購管理

加強設備采購管理，必須強化設備招投標采購制度，充分發揮集團設備采購優勢。推行設備招標采購，領導重視是關鍵。掌握設備招標的范圍，確定哪些必須招標采購，什么情況可以比質比價采購，基本操作程序及本級權限有哪些，只有做到這一點．決策時才不會違背有關規定，不至于盲目決策。從嚴要求業務部門及人員提高業務素質．并選配得力人員主抓招標采購。保持各級設備人員相對穩定，并實行持證上崗，項目經理的直系親屬不得擔任本單位設備物資主管和從事采購工作。（2）搞好規范運作，努力降低采購成本。凡具備設備招標采購條件的備基層公司(項目部)，必須實行招標采購。（3）保證招標采購的真實性；（4）設備招標采購工作要實事求是，不能弄虛作假。論文參考網。為確保招標采購統計T作真實可靠，集團公司業務部門應在公司范圍內實行統計責任制，誰統計誰負責，每個統計人員要對其提供的數字負責。（5）同等條件下關系單位優先的原則等等。

2.加強進口設備的管理

隨著我國不斷引進國外先進的施上技術與施上j二藝，進口設備不斷增加。在一些關鍵控制工程的施工中，進口設備的使用已經占相當大比例．做好進口設備管理對于維護好、使用好進口設備，促進科技進步和企業的發展，使先進設備發揮最大的效能，都具有重要的意義[3]。

2.1高度重視進口設備的前期管理

進口設備的前期管理包括調研、選型、安裝、調試與人員的培訓工作，加強這方面的上作將為以后的設備使用與維護奠定基礎，特別是技術人員的培訓是這些設備能否發揮其最佳效能的關鍵。

2.2做好原始資料的翻譯與設備的檔案管理工作

原始資料對于進口設備的管理、維護及人員的培訓有著非常重要的作用，每臺進口設備的隨機資料都要移交到設備資料管理處，并組織人員翻譯，在認真篩選后歸檔，然后分門別

類裝訂成冊。

2.3建立新的進口設備維修制度

我國傳統的維修體系是采用集中維修體系，由設備部門負責設備維護，這種體系易發生互相推諉現象，不能及時處理出現的問題，影響維修效率。論文參考網。建立機(包括)、電、儀、操作人員四位一體的新的維修體系易于解決這一問題。

2.4加強進口設備現場管理

保證進口設備安全、穩定、有效運行，必須做好進口設備的現場管理；大力推行5S管理；領導重視是實現有效管理的關鍵。

2.5 強化進口設備備品配件管理與國產化工作

備品配件的供應是保證進口設備正常運行的重要環節，但這些備品配件往往國內不易購到，很多還須進口，而進口備品配件存在著很多問題，如價格昂貴、供貨周期長等，這也是很多進口設備長期停機的原因。所以做好備品配件的管理與國產化，對于降低成本、保證進口設備正常生產等都有很重要的意義。主要包括：根據經濟合理、集中管理原則加強備品配件的計劃管理；根據實際情況，尋求多種備品配件國產化途徑。

3.加強設備的資產經營管理與維修管理

隨著企業改制工作的進一步深化，企業的機械化施工程度不斷提高，機械設備投入越來越人、機械使用費在工程造價中逐年增加．如何使設備資源得到合理配置，充分發揮其效力。加強設備資產經營管理，把設備作為一種有形資產，按照市場經濟的價值規律、供求規律及利益驅動規律去進行設備資產經營，提高設備經營的經濟效益，是企業十分關心和認真探索的問題。

其中，設備維修費用的控制與考核是一個重點問題。施工設備是企業的主要生產工具，也是固定資產的重要組成部分。在現代市場經濟條件下，企業的設備管理應以經濟效益為中心，因此如何做好設備經濟管理T作，特別是如何合理地控制與管理設備維修費用已成為許多企業關注的問題。

降低設備維修費用的途徑很多，應因地制宜。建議從如下幾個方面著手：(1)加強設備的維護保養，杜絕以修代保、缺項維護等不良現象，樹立維護重視修理的觀念：(2)適時檢修，爭取修理的最佳時機；(3)加強檢修管理，做到保安全、保工期、保質量、保費用；(4)加強培訓工作，不斷提高工人的設備維護技能，不斷采用新技術提高設備維修水平；(5)大力推行改造性設備維修；(6)做好備件修舊利廢工作，充分利用資源；(7)適度地控制委外檢修。衡量委外與否的標準在于其質量和經濟性；(8)做好備品配件、檢修用材料的采購管理。質量、價格是備件等采購管理的主題，合理的性能價格比是采購追求的目標。片面追求高質量將以高昂的價格為代價，教條地追求低價格將會帶來低劣的質量，而兩者都是應該摒棄的。合理確定維修費用的控制指標，應結合本單位的設備狀況、工藝流程、歷史數據、生產負荷等因素綜合考慮、科學預測，在執行中進行跟蹤、評估、不斷完善。考核指標的下達應與設備檢修計劃相結合，考核周期也應結合設備檢修實際來制定。

4.結語

企業的設備管理是一項系統上程，如何作好從規劃、設計起到制造、采購、使用、維護、修理、改造、報廢的全過程的管理，提高社會效益和經濟效益，是設備管理的中心任務。加強企業設備管理，關鍵是要加強領導，解放思想，按照“三個代表”與時俱進的要求，以人為本，充分調動企業設備管理人員積極性．實現體制和制度創新，推進管理創新，同時搞好設備裝備規劃與采購管理，進口設備管理，資產經營管理，租賃管理，使用、維護、維修管理全面提高設備管理綜合水平，以適應時展的需要，增強企業競爭力，提高企業經濟效益。

【參考文獻】

[1] 王衛兵. 淺談加強對企業設備管理的幾點建議[J].魅力中國,2009,(25).

[2] 汪學峰. 談石化企業設備管理模式創新[J]. 設備管理與維修, 2009,(10).

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特價書是出版社或經銷商為解決庫存壓力，大幅降價處理的滯銷或有瑕疵的圖書，近年還出現了一些高定價低折扣的特價新書。正價書是指出版社正規出版，在銷的新書，一般是3年內出版的圖書，尤其以專業書居多，往往是作者花費巨大精力完成，知識含量較高。特價書總體上質量較差，有的一掰就散，有的印刷模糊等等。值得注意的是，原來做盜版書的大多數已經改為做特價書了，出一本特價書比做一本盜版書成本還低，合法且高利潤。這種特價新書很薄，但定價幾十元，如果是正價書定價不過幾元;要么做成很厚的“大部頭”“工具書”，定價動輒數百元，甚至數千元。特價書批發一般1-2折，低的可以是0.5折。正價書的出版社批發價一般不低于6折，自然科學、名社專業書往往達8折以上，圖書館正價圖書采購招標價一般在7-7.5折，特價書招標價一般在2-3折，假如圖書館采購100萬元定價的特價書當成正價書付款，額外差價不少于40萬元！

特價書冒充正價書并不違法，因為是否特價是由銷售方確定的，這也是館配市場“活躍”的重要因素。正是這些暴利的驅使，少數民營書商不擇手段低價中標，然后以特價書冒充正價書履行合同。

（二）政府招標采購最低價中標

一般圖書館大額圖書采購都采用招標方式進行，招標模式分為圖書館自主招標、圖書館所屬單位后勤公司負責招標和政府招標三種。一般來說，后兩者模式圖書館失去主導作用，基本沒有話語權。目前，根據政府采購法，圖書館大宗采購基本是政府招標采購。為追求經濟效益最大化，最低價中標也成為政府采購的基本規律，因此不少圖書館認為“業務資質優良、進貨渠道正規、配套服務完善的供應商，因為運營成本相對較高，往往卻不能在招標中勝出”[1]。結果，往往“依賴折扣中標的供應商為實現自身利益的最大化，只能提供‘大路貨’文獻，或以特價書充全價書（正價書），以盜版書充當正版書，甚至對出版量少，出版社優惠率低的科技書索性不購進。直接導致圖書館入藏圖書質量下滑”[1]。這給社會一種印象：政府采購導致圖書館無法控制采購質量，似乎圖書館自行確定書商不會出現這些問題。

（三）有些書商不講誠信

事實上，無論政府招標采購，還是圖書館自主招標采購，圖書館總會遇到這樣的書商：（1）所提供的書目質量差，其實就是正價書目里大量充斥特價書信息。（2）拒配好書。不良書商往往不把好的圖書信息放在書目里，如果圖書館選中，則拒配，理由往往是“包銷”、“脫銷”、“絕版”……（3）“塞書”，即把圖書館未訂購但利潤高的圖書（包括特價書）塞進圖書館配貨中，牟取暴利。（4）黑色現場采購。如果圖書館不采用或采用其自家的書目太少，往往會出現“采購合同難以完成”的情況，于是邀請圖書館帶選書專家進行現場采購成為書商的一張王牌！

二、以不變應萬變的圖書采購策略

（一）流程公開，陽光采購

圖書采購招標過程往往是透明的，尤其政府招標，給人的感覺是非常公平，競爭殘酷！然而，圖書館要買什么書，復本量是多少，要什么服務，而這些問題往往是圖書館說了算。這正是圖書館緊握住圖書采購質量的日月旋轉！為防止圖書館采購腐敗發生或被供應商欺騙，需要成立圖書館圖書采購領導小組，擬采取透明操作的措施，訂單提交供應商同時發送采購領導小組成員郵箱，到貨驗收請采購領導小組成員現場抽查，再把發貨清單電子版發送給采購領導小組成員，接受訂到核查。這樣，從機制上杜絕或減少采購腐敗的可能性。

（二）合同完善，依法采購

“圖書招標采購是圖書館將書刊采購的要求、方式、條件、程序等向有潛力的書商公告、通告或邀請函，然后由招標人對投標人的應標書進行公正、公平的評價，最后選定中標人，并與之簽訂采購合同的一種采購方式”[2]，顯然，無論什么招標模式，采購合同都是由圖書館擬定的，圖書館的各種訴求均在合同中體現。為防止棄標、違約等情況發生，應當要求2家以上中標，至少保留第2中標商（即，如果第1中標商違約或棄標，則由第2中標商接替履約）。

（三）抓好采購過程控制

1.科學收集書目確定訂單

書目質量是采購質量的前提，沒有優質的書目信息源，何談優質圖書采購呢？遺憾的是，圖書館很難輕松在一個書目信息源拿到全部的圖書信息，尤其是正價書信息。匯總各書目應由讀者推薦，最好是專家與廣大讀者推薦相結合。有條件的圖書館采用圖書薦購系統更為方便、準確。

2.依法應對拒配圖書

本來，供應商中標價是所有采購圖書的平均價，部分采購價高于中標價是非常正常的，是應該采購配送的，但現實中，不良書商因出版社進貨量太小而拿不到批發價，或因出版社批發價高于中標價，找理由拒配這些圖書的配送。針對這種情況圖書館應在招標合同中明確“凡中標商反饋‘脫銷’、‘包銷’無法配送的圖書，經圖書館向出版社核實，如果出版社有書可供，則為拒配。

3.嚴格控制驗收

中標商圖書發貨前，須將發貨電子版清單發送圖書館，圖書館將該批供貨清單發送給圖書采購領導小組所有成員，要求與提交的采購清單抽查核對。

4.嚴格控制現場采購

（四）依法應對違約

通過上述采購流程與嚴格控制，可能使得能力差的中標商或不盈利的中標商中途違約，終止合作。一旦出現這樣的情況，必須啟動應急預案：（1）嚴格按照招標合同處罰違約行為。（2）立即啟用第2中標商，或轉移其他中標商繼續采購。為防止第一中標商把訂單里利潤高的、容易采購的圖書配送后，放棄“硬骨頭”，招標合同里，對這種行為應有足夠的處罰規定，以震懾不良書商。

篇10

隨著高等教育的發展，高校圖書館空前繁榮，圖書經費大幅增加，以前分散、零星采購方式已經不適應圖書采購需要。為搞好圖書采購工作，增加采購的公正、公平性，杜絕腐敗行為發生，圖書實施招標采購勢在必行。

一、我院圖書館的基本情況

我院是由多所學校合并組建的地方綜合性本科院校，近幾年招生規模不斷擴大，辦學水平不斷提高。從2001年以來每年用于圖書購置經費都在100萬元以上，現有紙制圖書就有200萬冊，圖書館規模不斷提高，在教學、科研中的作用越來越大，已經成為魯西北最大的文獻中心。

二、地方高校校圖書采購的特點和傳統采購模式的主要問題

1．圖書采購的特點

作為一所綜合性地方院校，涉及文、理、工、農、醫、管理等49個本科專業，需要圖書涉及面廣，種類繁多；采購分期、分批進行，學術性圖書多；對圖書的連續性、到書速度和到書率要求高。

2．傳統采購模式的問題

采購隨意、分散，采訪人員的主觀判斷起決定作用。現在出版社、書商、圖書種類大幅增加，憑采訪人員個人掌握發行信息，了解出版社和供應商情況，開發高效的采訪渠道，難度很大。采購工作不透明，容易產生腐敗現象；長期從固定書商進貨，圖書種類單一。雙方關系松散，合作建立在互信基礎上，一旦產生糾紛，受損失的是學校。圖書折扣挪作它用，浪費十分緊缺的圖書經費。

三、招標采購的優勢

(1)可以擴大采購范圍，有助于選擇技術、經濟實力強的書商；

(2)通過合理競爭，降低價格，提高服務質量和使用效益，按實樣付款，保證圖書經費專款專用；

(3)增加采購過程的透明度，避免盲目決策和腐敗現象的發生，減輕采訪人員壓力。

四、圖書招標工作的探索與實踐

要做好圖書招標工作，必須從館藏和教學科研出發，從計劃制定―招標采購―驗收入庫三個環節入手，制定科學合理的計劃，嚴格招標程序，加強驗收入庫。

1．提高認識，加強制度和機構建設

把圖書采購作為一項關系到人才培養和高校發展的大事，宣傳館藏建設對教學科研的重要作用，加強圖書采訪工作研究；制定了《圖書經費使用管理辦法》、《圖書招標采購辦法》等規章制度，使圖書采購有法可依。成立圖書采購工作委員會，由分管院長、圖書館館長、系（部）負責人。負責：（1）制定招標制度和辦法；（2）組織領導招標工作；（3）監督招標結果執行情況。

2．制定科學的采購計劃

采購計劃是招標工作的基礎和前提，是采訪的依據，制定計劃必須以圖書館文獻建設為依據，避免隨意性、盲目性和結構、種類的不合理性，考慮圖書與一般物資的區別。成立由院領導、圖書館、學科帶頭人、教師代表、學生代表組成的圖書采購計劃工作小組，負責計劃制定、論證、審批。利用校園網開通了網上圖書申報系統，公布書目信息，通過圖書網絡系統申報所需圖書，對申報情況及時反饋：可以購買的確定購買時間、數量，不能購買的說明原因。

3．盡早、廣泛招標信息

根據法律規定，公開招標的公告時間不得少于20日。我院處于欠發達的德州市，當地缺乏實力強大的書商，為吸引更多外地書商，我們的公告時間為30日，并對已經合作過的和從其他途徑了解的書商發出邀請，爭取盡可能多的書商參加投標。

4．編制招標文件

招標文件作為招標和投標的依據，包括項目名稱、內容、要求，對投標人和投標文件要求，開標與評標、合同簽定、付款方式等。核心是招標項目內容和要求：（1）明確規定書商應根據《社科新書目》、《科技新書目》組織書源，對重點出版社圖書及采到率提出明確要求；（2）明確采購進度。書商中標后，合同履行時間的增長會使圖書折扣增加，有些書商故意拖延采購進度，必須對采購進度和金額作出規定，如每月8%―10%；（3）嚴格圖書及附屬品質量。如不得增大復本量，光盤等附屬品必須保質保量，杜絕盜版書及不健康圖書。（4）服務質量。書源提供能力、執行定單能力、差錯率、定單反饋、互動情況、MARC數據提供提出明確要求。對于圖書的加工服務，根據我院實際情況要求適當服務。鑒于我院圖書經費緊張，對圖書貼條碼、蓋章、防盜磁條、編目分類、書簽等盡量自己完成，以降低成本。

5．制定合適的評標辦法

圖書招標的評標辦法既要克服“重折扣，輕服務”，也不要過分強調全面、高標準的服務，使招標失去經濟效益。按百分制評分：折扣占40分，服務占40分，資質、信息占20分。評標重點包括：文獻提供能力，文獻訂到率，到貨周期，訂購數據的反饋，編目數據的反饋，實力、業績和誠信度，信息、網絡技術，如不滿足定書種類、定準率、到書時間、到書率要求，可以否決；明確不保證最低折扣或最全面服務中標。

6．加強對圖書市場和供應商的考察

現在我國出版社有500多家，出版物類型和價格多樣，圖書品種已年14.8%的速度增長，圖書發行形成新華書店、出版社、民營書店競相發展的態勢。要從如此眾多的出版物中選擇合適的圖書，必須對圖書市場有全面、深入的了解，可通過現場考察、側面了解、參加定貨會等方式，深入調查了解供應商基本情況、綜合實力、經營傾向、信譽等，正確判斷其投標承諾。

7．評標

（1）評委組成

根據《中華人民共和國招標投標法》及有關法律規定，評委為5人以上單數，要求技術專家不少于2/3，我院圖書招標的評委組成為：院領導1人，圖書館館長、分管副館長各1人，圖書采訪2人，教師代表2人、資產、紀委各1人共9人。為做好評標工作，可選派一些圖書館工作人員列席會議，提出意見，但沒有投票權。

（2）采用綜合評標法

書商的圖書和服務質量應作為評標的首要標準。“最低價中標法”不適合圖書招標。綜合評標法比較合適，根據制定的評分辦法，評委獨立對每個有效投標人標書進行評價、打分，然后匯總每個投標人各項因素的得分相加得出總分，分數高者為預中標單位。根據所購圖書的數量、種類和書商經營特色選擇2到3家書商。

8．合同的簽定

合同是供需雙方明確權利和義務的書面協議。合同必須符合國家法律，條款要嚴謹、嚴密，具可操作性。要有違規賠償和終止合同條款，用來約束雙方行為，考慮雙方利益，杜絕“霸王合同”。我院合同由招標辦組織圖書館、紀委、財務、法律顧問與商家共同簽定。明確：（1）采訪數據、編目數據、到書率、加工服務等有具體的條文；（2）明確各學科中核心出版社的圖書訂到率；（3）寫清合同終止條款及賠償條款，要求其交納履約保證金；（4）合同內容經學校法律顧問審查同意；（5）付款方式，圖書驗收合格后付90%款項，經6流通、使用6個月無質量問題付余款。

9．加強驗收工作

圖書招標不能列出詳細的書目，驗收工作尤為重要。圖書館采訪人員要按照合同要求選擇圖書。（1）確保購進教學、科研所需圖書；（2）嚴把圖書質量關，杜絕盜版書；（3）嚴禁隨意增加復本量；（4）不得隨意拖延圖書到貨時間；（5）存在質量問題，廠商及時、無條件換貨或退貨；（6）不購進實效性強的過期圖書。

10．加強與中標書商的協調和溝通

高校圖書館需要訂購的圖書種類繁多，雙方的溝通、協調影響圖書的招標的最終結果，圖書館對供貨商的特色、能力有所了解；供貨商對圖書館所需書目信息、服務項目、工作目標有詳盡的了解，以增強服務的針對性。出現問題要及時協調，避免推委、扯皮，以免給雙方造成更大的損失。

11．留出部分資金，用于零星采購

留出少部分資金用于零星采購，以滿足教學、科研的特殊需求。采購招標不能購到的地方志、論文集、年鑒和內部出版物；折扣很高的大型從書、工具書；教學、科研急需的文獻資料等。

圖書招標最終目的是用有限的資金采購盡可能多的優質圖書，以服務教學和科研，招標只是一種形式。要把圖書質量放到首位，以構建圖書館科學藏書體系為目標，積極探索和實踐圖書招標采購工作。

作者單位：德州學院

參考文獻：

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一、房地產企業采購現狀和常存的問題

前幾年，對于大多數的房地產企業來說，也許“錢”不是問題，如何花錢、把錢花好卻是問題；但目前宏觀調控下的房地產企業，利潤越來越低，對成本的控制成了企業生存和發展的關鍵。所以花好錢對于房地產企業來說都是最重要的工作，位于整個價值鏈較前端的采購管理就是如何花好錢的重要一環。

采購管理是從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽訂，一直到采購材料進場為止的過程管理。為了控制成本，降低產品價格，不同規模的企業的采購管理有很大的差異，萬科、中海、招商、綠城等大型企業集團公司，一般在公司總部成立材料采購中心，對電梯、設備、裝修材料、衛生潔具、貴重苗木、石材等實現集中采購以降低成本，統一控制材料質量，對鋼材、水泥、砌塊、石子等材料由施工企業采購，公司工程部門對材料質量進行驗收。規模較小的企業，沒有實行跨地域開發項目，其材料管理形式通常是由公司采購主要材料，如鋼材、水泥、混凝土等，承建施工方采購輔助材料，如磚、沙、石子等。

縱觀國內房地產企業采招管理現狀，整體仍處于較粗放階段，主要表現為重進度、輕管理，電話傳真多、電子信息化少，事情做得多、知識積淀少等。綜合到實際工作中所接觸到的各種案例及對采購管理的理論知識的分析，傳統的物資設備采購管理主要存在以下幾個問題：

1、企業沒有合理的采購計劃，沒有將近期及長期的采購計劃納入統籌規劃；

2、企業沒有戰略采購的意識，沒有將采購管理上升到戰略的高度；

3、缺乏明確的采購目標要求，沒有有效分析采購需求及供應商資源；

4、個別企業一味尋求低價，不重視與供應商建立長期的合作伙伴關系；

5、采購過于分散，不能達到企業利益的最大化的目的；

6、缺乏對次采購結果的有效跟蹤評估；

7、缺乏對采購過程的績效監察。

二、相關企業在采購管理的方法研究與對比

針對以上的問題，現在普遍推行招投標采購。招標采購已是目前各房地產企業普遍采用的采購方式，但其效果差異很大，有的也僅僅是一種形式，并未真正通過招標采購過程尋找合適的供應商；而有的企業又一味的通過最低價中標和不斷壓價的方式選擇供應商，結果造成供應商工程實施中配合度低，提出變更、簽證多，用工期和拒交房與開發單位討價還價的等，最終對工程質量和進度造成不良影響。

為了確保論文的研究有計劃，有深度，出成效,并對昆山CEC公司有借鑒作用，我選取蘇州附近的在招標或物資采購控制領域較有經驗，或成本控制較好的三家單位進行調研,分別為蘇州A公司、江蘇B集團和浙江C公司。通過對上述三家企業的物資采購制度和實際操作經驗的調研,分析昆山CEC公司目前采購制度中存在的漏洞和瑕疵。

蘇州A公司為一家民營房產企業，所有采購招標工作均勿需經過當地招標管理部門，該企業招標制度中明確根據標的金額確定招標方法及審批權限，其中50萬以下的采購項目采取邀請招標方式，中標結果由總經理終審；50萬以上的采購項目均采用公開招標方式，但是審批權限不同，1000萬元以下的公開招標項目按程序由總經理終審，1000萬元以上的公開招標項目在推薦承包商及設置招標條件時，預先報董事會批準。同時制度還明確各部門在采購過程中的職責，清晰分工，明確流程，確保采購工作的順利進行并且取得了良好的成效。顯然對于采購管理僅有制度還不完全，還需要有一個有效的監督機制，為此，該公司專門成立一個監察部，對各項采購工作的流程、權限、采購過程進行監督，同時還及時進行各項目采購成果、效率的評估，總結經驗和得失，并將與采購相關的信息內容進行公布，接受全體員工的監督。從而形成一個高效的良性循環，為高效的工程進度提供基礎。

江蘇B集團在采購制度上與蘇州A公司較為相似，但是該集團有一個特色就是在多年開發經經驗的基礎上建立一個合作良好的長期供應商數據庫，同時建立一套行之有效的合作單位評價系統，利用這套評價系統及時調整數據庫信息，確保數據庫信息的準確性和有效性。在有長期供應商數據庫的前提條件下，在確保價格在同等條件、招標程序符合法律和公司規定的保證下，優先選擇數據庫中的企業，確保中標單位的素質和施工質量，達成預期選取優質合作企業的招標目的。

浙江C公司作為一家集團式企業項目公司，該集團公司采用項目制開發方式和集團集權式的招標方式，各項目公司不設立招標和成本控制部門，10萬元以下采購項目由項目公司自行確定，報集團公司備案，10萬以上采購內容項目公司負責在年初制訂招標計劃報集團招標部門，由集團招標部門根據時間先后、標的金額確定合適的招標方式，充分運用集團公司強大的資源和信息平臺，選取優質合作企業，確保項目的順利進行。過程中項目公司除需根據工程進度情況對招標計劃實時進行調整外，還在招標過程中參與采購項目的考察工作對入圍單位有推薦和建議權，為與中標單位的后續合作提供基礎。

相對于上述三家企業各有特色和各有側重的采購制度和方式，昆山CEC公司原有的采購程序就顯得有些單薄和無力，或者說未有嚴格意義上的采購制度，只要是招標采購管理部門有要求的采購項目均根據要求進場招標，而不要求公開招標的項目就具體情況具體分析，根據各項目的要求及上級公司的相關規定執行，這種情況使得昆山CEC公司各部門在采購時沒有明確的制度指導，各項采購工作均要進行一事一問，造成采購工作時的困擾和采購工作的有所滯緩，對工程的進度有一定的影響。同樣在原有的制度和方式上，昆山CEC公司根本談不上對招標采購的效能進行監察和提升，這也是論文探索和研究的目的之一，也將為企業今后的工作提供參考。

三、昆山CEC公司采購管理的探索和實踐

1、探索和實踐

“不以規矩，不成方圓”。昆山CEC公司通過對上述公司的調研和對自身經驗的總結，結合法律法規制訂出一套符合自身發展需求的《招標比選管理辦法》，該辦法明確采購工作的組織機構及職權：采購工作的發起部門為各職能部門，職能部門提出采購計劃，并根據各項目采購進度提供招標所需的基礎資料，包括招標范圍、質量等級、招標工期、資格條件、招標控制價（建議）、報價要求、技術要求、合同（付款方式、違約責任、工期節點、現場管理要求等）。招標工作小組由公司經營團隊和提出招標的職能部門負責人以上人員組成,負責招標工作的全過程管控。同時成立了由公司黨支部、工會等相關部門人員組成的招標監督小組，負責對招投標全過程進行監督管理。這樣就有了一個完整的采購組織機構和清晰的職權，為后續采購工作的開展提供了一個良好的基礎。

然后，針對采購方式界限不明確的問題，清晰的界定了所有采購項目標的在10萬元以下的，均采用職能部門內部比選的方式確定中標單位；采購項目標的在10萬元以上50萬元以下的，均采用公司比選的方式，由招投標部門負責，職能部門配合，委托中介機構在社會公共媒介上招標公告或在公司公共平臺上公告，并由招標工作小組負責管控；采購項目標的在50萬元以上的，采用公開進場招標的方式進行招標，這就清晰了招標的范圍，同時規定了確定入選單位、開標、評標的流程。

這個制度清晰了采購工作的整體脈絡，為各項采購工作的開展提供了良好的制度支撐，為工程進度打下堅實的基礎。

2、比較和結論

在此制度開始實施后，根據制度開展的各項采購工作均取得了良好的成效。比如說昆山產業園二期景觀綠化工程，預計工程造價400萬元，按照規定須采用公開進場方式招標。采用資格預審方式，因工程造價在500萬元以內，資格條件只能設置城市園林綠化施工叁級（含）以上資質，昆山地區滿足資格條件的綠化單位有四、五十家，資格預審情況下評標辦法采用昆山市招標辦通用的的四種方式。開標時隨機抽取評標辦法和R值，根據以往進場招標項目的投標報價測算，第三種方式下R%的取值抽取到83%時評標基準價最低，但是R%抽取到83%的幾率只有六分之一，經多次探討，對于此類工程造價不是很大，投標單位較多又無法預測中標單位綜合實力的項目，可以采用資格后審方式下“合理造價區間隨機抽取中標人法”，資格后審方式下資格審查在開標后評標前進行，招標時間可以縮短至20天（資格預審方式下從發出公告到確定入圍單位至少10天，發售招標文件后20天開標，整個招標過程至少30天）；采用“合理造價區間隨機抽取中標人法”招標人可以直接確定工程下浮率及中標價格，在發包人確定的投標報價的前提下抽簽確定中標單位。

結合當地市場價格，與標辦商議后，確定本工程發包價為321萬元（下浮率為17%），并據此擬訂招標文件及發包價，嚴格按照公司招標管理制度審批流程，開標時邀請了招標監督小組人員監督執行開標全過程，順利完成了工程招標工作。本次招標過程嚴謹、有序，提高了招標時效，減小了成本管控的風險。

另外，從管理效能來看，借助財務數據，項目的最終能效體現為項目的各項主要指標，以已完工項目作為選取對象進行項目對比，見下表。

項目對比表

縱向角度來看，一期和二期采用的是滾動式開發模式，工期整體跨度5年，由于工程項目的特性，其有效成本的時間性較強，比如土地（采用出讓的方式分期取得）、主要材料-鋼材、水泥、黃沙、石材等在此期間均有一定的上漲幅度；人工成本同樣有大幅度的漲幅等等，基于以上這些因素的影響，在此對兩個項目不作縱向的對比。

橫向角度來看，在此就兩個項目的概算與決算進行對比。基地一期總建筑面積3.85萬平方米，建設期17個月，超出概算43.33%，項目總投超概算0.94%，項目收益率低于概算10.25%，從各主要指標看基本是超概算的。

二期總建筑面積6.1萬平方米，建設期17個月，項目建設已有一期的建設經驗積累。同時 實施上述《招標比選管理辦法》,從制度執行結果，在2013年完成二期項目建設，比概算節約了31%，項目總投比概算節約5.98%，項目收益率比概算高15.56%，財務角度看，二期各項主要指標基本是比概算節約的。

總體來看，二期在一期的基礎上，總結經驗，完善制度，通過采購管理將成本控制放在指導性的位置上，做到了有效控制。

四、展望

在2013年，通過采購管理及效能監察工作的研究，結合在采購管理尤其是工程項目采購方面的實際情況，逐步建立和完善了適合公司自身發展相配套的招標比選管理制度，經過一年多的運行，已經初見成效，所以在近期的重點主要是制度的建立和完善。而以后的重點就是側重于制度的深入細化和對制度監督流程的規范和執行，充分抓住效能監察的核心，掌握效能監察即“管理的再管理,監督的再監督”,是對管理對象履行職責及依法管理的效率、效果、效益情況進行的監督檢查，建立采購管理效能監察的長效管理機制，在具體項目建設的工作中做好責任落實、督促監督檢查、問題整改等環節，將采購管理及效能監察真正落到實處,才能使采購管理更加精細,經營運作更加規范,確保各個建設項目在按時、保質保量、在可控的成本范圍內順利完成，為公司整體經營計劃的完成保駕護航，同時也是懲防腐敗體系建設向企業生產經營領域的延伸。

參考文獻：

[1]金義合.房地產采購管理[M].中國建筑工業出版社，2008，

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一、高校采購檔案管理中存在的問題

（一）檔案機構與采購職能脫節

目前大多數高校單位的文書和檔案管理是兩個相對獨立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標項目量小、時間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認為招標結果產生后即表示招標工作已經完成。而各級領導、項目負責人及工作人員的檔案意識都不強，對招標檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標檔案工作實質性地列入專項管理，招標檔案沒有被作為一種重要信息來認識和保護，致使招標工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。

（二）采購檔案的信息化程度不高

由于編制、開發計算機管理檔案軟件的大多數是計算機專業人員，他們對檔案管理中的一些特殊規律缺乏明確的認識，而檔案管理人員對計算機技術的掌握又缺乏深度，因此實際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點就是，紙質資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標文件都講究權限和時效性，在規定的時間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術高速發展的今天，有些學校甚至還未使用計算機進行相關數據錄入，更談不上專業軟件管理。

（三）采購檔案管理目標不明確，缺乏配套的管理制度

有的高校對反采購檔案要達到什么沒有明確目標，不能根據現有的軟、硬件條件和單位實際工作的需要提出合理的工作目標，也缺乏相應的規章制度。招標項目往往涉及的人員多，檔案收集不規范。同時會涉及貨物、工程、服務等多方面，項目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統一標準和制度進行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現象等。但高校對這方面工作也缺乏相應的責任制度。另外由于招標工作人員及項目負責人多是兼職，沒有額外的報酬和獎金，也沒有相應的管理制度，責任心不強，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質量不高。

（四）采購檔案保存存在安全隱患

與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達15年以上。在信息化程度比較高的學校，會形成大量電子數據。電子文件的存儲材料容易受材料變質和外來磁場的影響導致數據被破壞，造成數據的丟失。由于計算機系統出錯造成數據庫系統和文件系統故障；錄入或更新的數據不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數據非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等都會導致數字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質檔案大的多。

二、改進高校采購檔案管理的建議

（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業管理人員

招標檔案工作對于高校的權益保障有著至關重要的作用，高校應加強重視此項工作。鑒于招標檔案的重要性，應建立學校招標檔案工作領導小組和明確檔案管理專職人員，并且應保證一定的穩定性。專職工作人員應利用現有的資源，采取科學的方法和手段從各方面及時、廣泛地搜集現有招標相關檔案，并對照歸檔范圍進行系統的整理、檢查分析，確保招標檔案符合原始、完整、準確的要求。

（二）加大采購檔案的信息化程度

檔案是一種信息產品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發編制檔案檢索管理系統。此外，在服務技能上要有自動控制技術等手段的支持，對檔案進行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監控。高校招標工作的階段性和時效性特點確定單獨開發編制檔案檢索系統的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統檢索方法的實現可利用學校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺上進行再次開發利用或者利用學校人才資源開發簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機構需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，通過構建網上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。

（三）完善采購檔案的專項管理制度

高校招標檔案資源建設涉及學校貨物、工程、服務等各方面，也是一項系統工作。做好招標檔案管理工作的重要基礎和保證就是建立健全檔案管理規章制度。

建章立制，完善各項招標檔案管理辦法，并認真貫徹實施。根據學校設置招標組織的情況制定招標檔案管理規章制度，明確招標檔案管理人員的具體職責，按照問責機制原則進行管理和監督，同時設定一定的獎懲制度，提高工作人員的責任心和積極性，保障招標檔案的連續性和完整性，使招標檔案工作進一步制度化、規范化。

（四）構建采購檔案的保密及安全防護體系

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備件經濟管理思考

1、加強備件的計劃管理，更新理念，發揮備件子系統的潛能，努力降低庫存

備件采購和倉庫的集中管理，為設備系統確立備件計劃管理為主導的備件管理體制奠定了基礎，并且取得明顯的成效。2000年至今，通過設備部計劃部門審核否決的備件需求計劃約7000萬元，避免了更多的備件庫存積壓。但是，這只是一種比較粗放的管理模式，2002年元月，鋼鐵公司備品備件管理信息系統(簡稱備件子系統)的投用，為設備系統備件管理實施精細化管理提供了可能。

(1)樹立新的現代備件管理理念，從粗放管理，向精細管理轉變。

首先，要樹立合理儲備的理念。什么是合理儲備?從生產的角度來說儲備齊全是最放心的，但是，如果儲備的面面俱到，則總體上設備的生產效率大大下降，因此以最少的儲備，最低的成本保證穩定生產是非常重要的。其次，要充分考慮備件儲存的時間成本，正確掌握并處理好備件儲存導致流動資金積壓與備件緊急采購而產生附加費用的關系。再次，主作業線與輔助作業線設備備件儲備的差異，有備機與無備機設備的備件儲存差異也是要考慮的重要因素。

設備管理人員必須要通過科學的測算，確定儲備品種，設定合理的最高和最低庫存額;設備點檢人員要在強化現場點檢，掌握設備動態的前提下，自下而上合理申報備件需求計劃;要通過加強對技改投資和改善性維修設備備件的選型管理，通過優化設備備件選型，增加通用性或者相似的設備備件數量，減少需要儲備的備件的品種和數量;設備管理人員只有更新理念，加強科學管理才能避免大量備件庫存積壓浪費。備件計劃部門再輔以一定的管理手段，通過開展維修備件上機率考核、一般性維修備件定期強制入成本以及庫存備件金額增長率的考核等方式，促使備件管理由粗放向精細管理的轉變。

(2)擴大零庫存備件的品種和數量，繼續按照市場換效益的原則，通過為供方設庫和在供方設庫的方式，推進備件零庫存管理，減少資金占用。

設備部零庫存備件的價格一般比市場價低10%左右。2000年實現進口軸承、皮帶機備件2個品種的零庫存，降低庫存約200萬元;2001年實現液壓軟管、拆爐機刀片、開鐵口機鉆頭、鉆桿和船用電纜、硅橡膠電纜6個品種的零庫存，降低庫存約250萬;2002年實現聚氯乙烯電纜的零庫存，正在進行高壓電纜，金屬軟管，液壓接頭，中、低壓通用閥門，鑄鐵襯板，風口小套和鋼廠爐修專用件的零庫存談判，可以減少庫存350萬元。到2002年底，預計實現零庫存的備件金額將達到800多萬元。備件子系統投入使用后，所有這些零庫存備件，鋼鐵公司各單位的用戶都可以通過備件子系統查詢到可以使用的品種和數量，直接領用，設備部每月依照消耗清單，與各零庫存供應商結帳，可以較好地提高資金的使用效率，減少資金占用。

(3)及時清理無效的庫存備件。由于設備更新、改造、改善性維修或者儲備時間過長，庫存備件會有一部分成為無效的備件。無效的備件放在倉庫中，盡管從帳面上來說流動資產沒有損失，但是它占用了大量的資金和倉庫空間，需要人們進行維護保養，仍在繼續消耗資金。因此，在科學論證的基礎上，謹慎更新、改造，在嚴格控制儲備，慎密評價、篩選的基礎上，適時、合理的調撥和報廢備件，盤活資金，也是降本增效的一個重要方面。

(4)發揮備件子系統的潛能，有效地利用現代化的管理工具。目前，生產單位可以通過備件子系統及時了解備件的庫存、計劃申報、有關合同簽訂、在途數量、到貨及出人庫及其價格情況。生產單位結合設備的實際運行狀況，可以合理申報備件需求計劃，及時對消耗的備件進行結算和預算。通過生產廠對備件貯備和采購情況的了解，減少非必需的計劃。通過組織各廠設備管理人員科學的測算，設定備件子系統內各類備件合理的最高和最低庫存數量標準，合理儲備備件。

2、繼續規范采購行為，為降低采購成本提供保證

(1)加強業務流程管理，建立制約機制，規范經濟行為。

經濟行為很大程度上受人的因素所制約，必須在內部形成制約機制，規范經濟行為。設備系統采購行為的制約機制是分層次的，在各類制度和備件子系統中，明確了業務員、科長、部長等分級管理工作流程和權限。生產單位根據設備的狀態和技術要求申報需求計劃(可以推薦采購的供方)，設備部計劃部門根據實際需要、庫存情況和經驗，再形成采購計劃報分管部長審批。

采購部門招標或者比質比價采購，進行商務談判，然后按照計劃核價、科長審核，部領導審批的管理流程進行審批。業務員和倉庫保管員對到貨的備件進行驗收，重要的備件進行檢測，2002年對直接影響最終產品質量的軋輥等開展到貨質量檢驗，合格的才入庫。采購產品到貨使用后，設備部還要與使用單位的設備部門一道對產品質量和使用壽命進行跟蹤，對質量和壽命不能滿足合同規定的進行索賠處理。

為了使業務人員責任心不斷增強，增加采購業務的透明度，設備部定期交流管理干部和業務人員，備件子系統同時對各廠用戶以及監審、財務、企劃、公司工會等部門和公司各級領導開通，引人外部監督，使得采購業務更加公開、透明。通過幾年的努力，設備部逐步形成了技術、業務與管理人員、科室與科室、使用單位和管理部門、下級和上級、部內與部外之間相互制約、相互監督的制約機制。

(2)積極組織開展備件功能壽命計價工作，把備件的使用壽命與采購價格直接聯系起來，優質優價，從而進一步降低備件消耗和檢修工程及材料費用;目前，功能計價的重點是生產中消耗數量多的工藝備件，首先從結晶器銅板、風口套等開始做起。

(3)深人開展招標和比質比價采購，加大公開招標的力度。