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第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料以及其他與財務管理、會計核算業務有關的各種資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，分類如下：

1．會計憑證。

（1）現金憑證。

（2）銀行存款憑證。

（3）轉賬憑證。

（4）材料領用單等單獨裝訂的憑證附件。

2．會計賬簿。

（1）總賬、明細賬：包括日記賬及各種明細分類賬。

（2）備查賬：包括應收應付票據備查賬以及銀行結算單據傳遞登記簿等各種備查賬、登記簿。

3．報表。

（1）會計報表：包括快報、月報、季報、年報等。

（2）成本報表。

（3）基建報表。

（4）預算報表。

（5）納稅申報表：包括各種稅費及出口退稅的納稅申報表。

（6）各子公司會計報表。

4．發票。

（1）發票存根：包括專用發票、普通發票、稅務收據等已開具發票的存根。

（2）抵扣聯。

5．合同。

（1）借款合同：包括基建借款、技改借款、流動資金借款、銀行承兌匯票等各種銀行貸款合同、抵押合同。

（2）技術合同：包括技術開發、轉讓、咨詢、服務等合同。

（3）購銷合同及加工、勞務合同。

（4）運輸合同。

（5）財產租賃合同。

（6）其他合同。

6．計算機軟件、數據盤。

（1）計算機安裝盤、說明書。

（2）應用軟件：包括“用友”財務軟件、預算軟件、決算軟件、企業基礎信息填報軟件、出口退稅填報軟件等各種應用軟件。

（3）數據備份：會計電算化數據備份、財務預算決算數據備份、企業基礎材料數據備份等各種計算機數據備份。

7．其他資料。

（1）工資表。

（2）應收、應付款項對賬資料。

（3）銀行存款對賬單及余額調節表。

（4）企業基礎材料。

（5）產權登記、變動、年檢資料。

（6）會計工作移交表。

第三章會計檔案的整理和裝訂

第三條“計算機軟件、數據盤”類中的計算機安裝盤、說明書，以及各種應用軟件由財務部門系統管理人員保管。

第四條會計報表、年度成本報表、預算報表除按保管期限交公司檔案室歸檔保管外，財務部門經辦的各崗位會計人員還應留存一份。

第五條以下資料各經辦人可以留存，并應報送會計主管留存保管。

1．上報集團公司、三線辦等外單位及上級單位的各種材料。

2．各種債權債務訴訟糾紛的復印件。

3．各項資產財務會計制度，包括財稅部門、集團公司以及公司的各項資產財務會計制度。

4．除貸款、抵押合同之外的各種與銀行貸款有關的資料，以及銀行貸款停計息掛賬優惠政策等各種貸款資料。

5．涉稅文件，包括企業稅收優惠政策、出口退稅政策等各種文件資料以及納稅檢查的各種資料。

6．各子公司除會計報表外的各種資料。

7．審計資料，包括集團公司對工廠審計、內部審計、工程審計以及其他專項審計材料。

第六條每年形成的財務資料應及時匯集、整理，財務部門應分門別類立卷裝訂成冊。

第七條原始憑證大于記賬憑證，應將原始憑證逐張折齊于記賬憑證，防止原始憑證破碎損壞。

第八條根據記賬憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應寫明憑證的起迄號、裝訂日期，并由會計主管蓋章。

第九條裝訂成冊、總賬、銀行和現金日記賬都應有編號，在年度終了后，必須檢查有無缺頁或漏頁、錯號和重復號。

第十條在年終了后，活頁賬必須另行裝訂，裝訂前由記賬人員認真檢查有無缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。

第四章會計檔案的移交

第十一條當年財務檔案在年度終了后，暫時由財務部門保管一年，至第二年第一月，由財務部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。

第十二條財務部門與檔案室交接檔案時，必須認真核對，做到賬物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。

第十三條財務部門必須按時將應歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點收，不得推諉拒絕。

第十四條檔案室接收保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時，需經財務部門領導同意后，會同原經辦人共同拆封，以分清責任。

第十五條尚未履行完畢的合同，仍由經辦會計人員保管，待履行完畢后交檔案管理人員保管。新晨

第五章會計檔案的查閱

第十六條查閱會計檔案，應在專設的登記簿上登記，查閱完畢，查閱人應按原歸檔位置放置。

第十七條凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，應做好登記，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱協議、合同及其他重要技術資料必須經總經理同意方可查閱。

第十八條本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦好手續，當天歸還，如超過兩天以上者，須經領導批準簽字后才能借出，但須如期歸還。

第十九條向外單位（包括公司其他部門）提供時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須經會計主管批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

第二十條經會計主管批準，可以向外單位提供原始憑證復制件，并應當在專設的登記簿上登記，由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。借出的檔案不得擅自復制、涂改、拆散、損壞，不得轉借他人或外單位，如有違反者，視情節輕重嚴肅處理。

第二十一條凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件，一律不外借。

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一、前言

當前，我國的醫療衛生行業競爭日益激烈，加之醫療體系的改革與優化，使得醫院需要進一步提高自身管理工作、財務工作的有效性，增強自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發展空間，這樣才能為我國醫療衛生事業的完善與進步起到推動作用。而醫院管理與財務工作的主要參考依據又來自醫院檔案，再進一步來講，醫院財務檔案管理又是整個醫院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要，其財務檔案的完整性、準確性、真實性，對醫院的未來發展決策起著舉重輕重的作用。

二、加快電子檔案信息化建設

隨著先進的計算機網絡技術的飛速發展，醫院的財務檔案管理的電子化、信息化和現代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫院在財務檔案的管理工作中必須充分運用現代化的高科技術成果以及先進的管理手段，最大限度地提升財務檔案管理工作的效率。

電子財務檔案是一種具備較強的保存價值的、可以由計算機系統來進行處理并存儲的材料。在產生電子財務檔案之后，必須對其加以整理。傳統的檔案整理工作僅僅是整理紙質的卷宗，而電子財務檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務檔案，就必須對于所接收到的電子文件進行科學合理地分類，并且合理有序地設計目錄，同時形成適當的備份文件，從而為將來的電子財務檔案檢索工作打下堅實的基礎。在進行電子財務檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關規定，同時根據電子財務檔案自身的特征以及醫院的具體狀況來建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確保可以從制度方面來更加科學有效地規范電子財務檔案的管理工作。與此同時，電子財務檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應制度的同時，也必須明確不同的工作環節的責任人，采取責任人制度。對于不同的工作環節的流程，必須結合醫院的具體財務流程來制定，確保有較強的針對性。

三、健全檔案庫房建設

醫院必須投入一定的資金，改善其財務檔案保管保護的硬性條件。根據醫院檔案管理的有關規定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內必須安裝空調、去濕、滅火等一系列的設施，對于庫房設施，必須確保實現“十防”，也就是說，防潮、防蟲、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當地安裝計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設施，以便保證檔案保管保護設備達到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學有序地進行。

四、提升醫院財務檔案管理人員的業務素質

醫院必須高度重視財務檔案管理人員的綜合素質的提升，從而為醫院財務檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎。可以借助于職業培訓，來實現醫院財務檔案管理工作的水平。另外，應該引進一批具備較強的專業技術水平的財務檔案管理專業人才，形成一個具備較強的綜合業務素質的財務檔案管理工作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優質的財務檔案管理工作人員來參與到相關的工作中來，切實提升醫院財務檔案管理工作的效率。另外，醫院財務檔案管理層人員也必須加強對于財務檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務檔案管理工作的重視程度。

五、建立健全醫院財務檔案的管理制度體系

良好的財務檔案管理制度體系對于醫院財務檔案的開發和利用發揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規章制度必須真正具備較強的科學性與合理性，一定要符合醫院財務檔案管理工作的具體情況，以便符合醫院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫院財務檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務檔案的管理制度，必須細化，保證其具有較強的可操作性，從而切實保證醫院財務檔案的管理制度的規范和指導作用能夠得到最大限度地體現。此外，醫院財務檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫院財務檔案管理風險的出現。為了確保醫院財務檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發現違反制度的行為，必須予以嚴懲，從而切實維護好制度的權威。具體來說，必須嚴格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利用、嚴守機密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規范化、制度化和標準化。

六、提升醫院財務檔案管理使用的效率

進行醫院財務檔案的開發和利用的根本目的就是為了提升醫院財務檔案管理使用的效率，這就要求全面實現醫院財務檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫院之前所產生的紙質檔案都實現數字化轉換，將其整體錄入到數據庫之后，就能夠最大限度地減輕醫院財務檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務檔案信息的完整性。另外，也能夠通過遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務來更加方便、快捷地做好醫院財務檔案管理工作，并且能夠通過電子郵件來實現對于財務檔案信息的咨詢服務。由此看來，借助于信息化的醫院財務檔案管理方式，能夠將醫院財務檔案管理從靜態管理轉變成為動態管理，能夠更加科學有效地整合相關的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫院財務檔案管理的質量和效率。

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新型農村社會養老保險檔案是對農民參保過程真實有效的記錄，是在農民參保業務辦理過程中形成的專業性的文件、紙質文檔、電子文檔、圖像等，這其中與財務內容有關的信息記錄材料總稱為財務檔案。新型農村社會養老保險財務檔案主要包括與養老保險繳納明細，支取明細、申領明細、記賬憑證等有關的信息資料。財務檔案是對財務收入、財務支出等財務信息的有效記錄。財務檔案管理對于財務的統計、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我國新型農村社會養老保險參保人數多，涉及范圍廣，養老保險財務檔案管理還存在一系列的問題，需要我們不斷地去分析與探討，找出我國新型農村社會養老保險財務檔案管理發展的新路子。

二、我國新型農村社會養老保險財務檔案管理面臨的困境

（一）新型農村社會養老保險財務檔案管理存在意識缺失

新型農村社會養老保險財務檔案是對養老保險繳納、申領等信息的有效記錄，是解決財務糾紛的重要憑證，同時還是打擊經濟違法犯罪，對養老保險金進行監督管理的重要依據。盡管隨著我國農村社會養老保險事業規模的擴大，新型農村社會養老保險財務檔案管理有所進步，但是目前我國有關單位卻依然沒有對財務檔案管理給予充分的重視，也沒有加大對財務檔案管理的投入力度，沒有能夠真正意義上意識到財務檔案管理的重要性，部分人員思想比較保守，認為財務信息是保密的，所以對于一些財務票據等資料進行了封存，并沒有建立財務檔案。

（二）新型農村社會養老保險財務檔案管理存在制度缺陷

完善的財務檔案管理制度是做好新型農村社會養老保險財務檔案管理的重要保障。然而目前我國新型農村社會養老保險財務檔案管理制度卻有所缺陷。一方面，雖然我國相關法律法規對財務檔案管理做出了明確規定，但是有關單位卻并沒有嚴格按照法律法規的內容建立財務檔案管理體系，農村社會養老保險財務檔案管理標準不一，管理缺乏統一規范，沒有明確的賬目分類規則，財務信息記錄標準等，這使得財務檔案的記錄顯得雜亂無章；另一方面，財務檔案管理規章制度不完善，管理人員職責不明確，多數單位缺少專門的財務檔案管理部門，缺少檔案室，檔案管理制度，財務檔案管理人員缺口也較大，并且財務管理人員管理技能與水平有待提升。

（三）新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平較低

隨著社會的發展以及信息技術的進步，當前社會已經進入到了信息化時代，財務檔案管理也進入到已信息化為主的階段，但是目前我國新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平卻相對較低，財務檔案仍以紙質檔案為主，電子檔案相對較少，這極容易造成財務檔案的損壞與丟失，并且財務紙質檔案內容與電子檔案內容不同步，無法便捷的通過電子檔案查找所需信息，造成時間上的浪費。此外，財務檔案信息化管理人員存在不小的缺口，并且有關單位對財務檔案管理人員信息技術培訓力度不夠，財務檔案管理人員信息技術能力與水平不高，綜合素質相對較低。

三、我國新型農村社會養老保險財務檔案管理的對策與出路

（一）強化新型農村社會養老保險財務檔案管理意識

新型農村社會養老保險財務檔案管理意識是做好財務檔案管理的思想保障，所以有必要對此進行強化。一方面，有關部門要加大對新型農村社會養老保險財務檔案管理的宣傳力度，強調財務檔案管理的重要性，使相關領導與工作人員在思想上對此重視起來，充分認識到財務檔案的重要價值；另一方面，要加大對新型農村社會養老保險財務檔案管理的投入力度，使相關人員在思想上重視起來，并積極引進優秀的檔案管理人才充實財務管理隊伍，著力提升財務檔案管理質量，使相關人員時刻保持高度的責任感與檔案管理意識。

（二）完善新型農村社會養老保險財務檔案管理制度

完善新型農村社會養老保險財務檔案管理制度可以從以下兩個方面著手：一是要嚴格按照有關法律法規之規定，建立統一規范的檔案管理標準與規范，包括財務信息的記錄標準、養老金的繳納記錄規范、養老金的支取記賬憑證、財務信息的立卷和歸檔等都要進行嚴格的分類規范等；二是要建立財務檔案管理室、檔案管理部門，優化財務檔案管理人員結構，重新規劃財務檔案管理部門職責，將責任落實到人，保障財務檔案管理工作的有序開展。

（三）提高新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平

財務檔案管理信息化是新型農村社會養老保險事業可持續發展的有力保障。提高新型農村社會養老保險財務檔案管理信息化水平，一是要將先進的信息技術，包括計算機信息存儲、數據維護等引入到財務檔案管理當中來，以此來提高財務檔案管理的信息化、數字化技術水平；二是要加大對財務檔案管理信息化建設的投入力度，包括計算機硬件、計算機軟件的投入等，為財務管理信息化建設提供基礎保障；三是要加強對財務管理人員信息技術的培訓力度，提高他們的信息技術水平與能力，為提高財務檔案管理信息化水平做好人才保障。

四、結語

新型農村社會養老保險財務檔案管理是保證我國新型農村社會養老保險事業有序發展的重要保障。但是目前我國新型農村社會養老保險財務檔案管理還存在意識缺失、制度缺陷、信息化水平低等問題，仍需要我們不斷探索，不斷強化新型農村社會養老保險財務檔案管理意識，完善財務檔案管理制度，提高信息化水平等，保障我國強化新型農村社會養老保險事業健康有序發展。

參考文獻：

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企業財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經濟監督部門有權調用財務檔案之外，企業財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經過企業負責人批準，并按照管理規定辦理相關手續，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業內部人員查閱財務檔案也要經過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業經營管理秘密的還要經過企業負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業在具體執行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業的財務管理和經營管理留下了很多安全隱患。而一些企業在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業經營管理和財務管理提供檔案服務。

三、企業財務檔案管理信息化問題的對策建議

1.提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業財務檔案管理中的問題，很大程度是企業的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發展過程中企業應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。企業要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規定，結合企業自身的財務管理狀況，健全和完善企業財務檔案管理控制程序和業務操作規范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創造良好的條件。

2.強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。

3.規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準。

4.搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

5.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。

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一、現階段財務檔案管理工作的基本狀況

隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。

二、財務檔案管理方存在各方面的問題

1、財務檔案管理意識淡薄

財務檔案工作是保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。

2、財務檔案沒有專人負責

除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。

3、會計檔案內容不全、不規范

應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。

4、檔案室的設施不完善

有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。

5、管理制度不健全

多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。

三、提高財務檔案管理水平的措施

1、加強財務檔案管理組織建設

1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。

1.2根據單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。

1.3提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩定。

1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續教育，多途徑、多形式的參加各種專業學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業素質與能力，適應和跟上時展的步伐。

2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力

良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業負責人應該帶頭執行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規定。

3、實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升

企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。

4、搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現代化管理水平

在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產力高速發展的驅動力之一。以電子計算機技術、網絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產生重大的變革與深遠的影響，并業已產生出巨大的社會效益和經濟效益。

財務檔案管理信息化是現代信息管理系統的重要子系統，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據，具有很大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產生出可觀的效益。

6、財務檔案管理由專人負責

對于一些小型企業可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。

負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。

7、加強硬件設施建設

不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。

結束語

財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。

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一、基建會計檔案收集管理范圍

根據我國的《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：第一，會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；第二，會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿；第三，財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；第四，其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、基建會計檔案管理的現狀及存在問題

與企業會計、行政事業單位會計等一般的專業會計相比，基建會計具有其特殊性。最主要的特殊性體現在會計主體的特殊上。一般專業會計的會計主體一般均為法人主體，但基礎建設會計則以一個獨立會計核算的建設項目作為會計主體，來反映和監督投資項目的資金來源、項目資產的形成和運用情況。基建會計核算的特殊性及有些單位的主管財務人員對基建項目的業務核算掌握不透徹，對基建會計的核算工作無從下手。根據基建會計檔案管理的收集范圍，會計核算工作的障礙也會給會計檔案的管理工作帶來問題

（一）忽視收集與管理

根據我國的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。然而在實務操作中，一方面由于部分財務人員對基建會計知識、規定較為陌生，一旦企業發生了基礎建設項目，對會計核算業務就無從下手，不能及時與施工隊伍核對往來賬目；另一方面由于財務人員意識上沒有跟上，對檔案管理的重要性認識不足，未能及時收集材料，更談不上最資料進行認真歸檔，對發生的混亂現象聽之任之。兩方面的原因造成基建會計的檔案管理的混亂、不規范，嚴重影響了基建會計的正確反映。

（二）檔案管理不規范

在上文中已經提到大多數企業都沒有專職的會計檔案管理人員，一般均為企業會計來兼任檔案管理人員。一人分擔兩職，導致會計檔案整理歸檔不及時、管理滯后和混亂，欠缺規范性。檔案管理的混亂，最嚴重的后果就是查找困難和會計憑證丟失，對于基礎建設來說，業務支出多數都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項目的真實核算，造成的經濟影響是十分慘重的。另外，《辦法》規定各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密。這對大部分企業來說，也是沒有做到的。

（三）檔案管理制度不健全

企業基建會計的檔案管理制度主要是參考2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理方法》。雖然《方法》中對我國企事業單位的檔案管理作出了詳細的規定，但在實際運行過程中，許多企業的財務部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個專業的檔案管理人員，會計人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設定專門的檔案室。而對會計檔案電算化管理，也沒有制定相應的管理方法，電子文件、數據等散落在各部門人員的計算機中，沒有形成磁介質的會計檔案。

（四）檔案管理人員業務素質不高

財務人員對基建工程情況了解較少，導致基建工作于財務的鏈接不揭秘，直接影響了基建會計核算的質量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財務人員還沒有收到該項目的工程批復、設計批復、施工合同等材料，那么就只能根據經驗來進行核算，這必然會使得平常的核算與竣工時“工程概預算執行情況表”的概算項目核算不能完全匹配，報表的準確性得不到保證。根據錯誤的報表編制的會計檔案準確性肯定會受到影響，結果并不能準確反映真實情況，項目建設中財務監督的作用沒有得到發揮。

三、加強基建會計檔案管理的措施

（一）提高思想認識，安排專人負責基建會計檔案的管理工作

對企業來講，不管做什么事情，領導重視關鍵。基建企業會計檔案管理工作之所以會出現管理混亂、不規范、業務人員素質低等問題，歸根結底是企業領導對檔案管理的重要性認識不夠，在人力、財力、物力、時間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態。所以，做好基建會計檔案管理工作的當務之急就是提高企業領導和財務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負責檔案管理，同時根據基建項目的規模分配相關責任人的工作，保證會計資料的收集、整理、歸檔有序進行，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領導重視財務檔案的管理工作，底下的財務人員的檔案意識才能得到強化，工作態度才能更加認真負責，才能自覺的按照企業檔案管理規定，積極主動地做好檔案收集整理工作。因此，提高領導及財務人員對會計檔案管理工作的認識，增強對其的重視程度，是會計檔案管理工作順暢進行的重要保證。

（二）建立內部相關職能部門網絡平臺，實現基建會計檔案信息化管理

隨著計算機的高速發展，電算化會計在企業的應用越來越普遍，財務檔案信息化和檔案工作現代化是現代檔案工作的大勢所趨。對基建會計而言，規模大、工期長，資金往來頻繁，會計核算不同于一般企業會計，會計核算對基建項目起到關鍵的財務監督作用，因此，做好基建會計的檔案管理是非常重要的。首先，應明確基建會計信息化管理的主要內容：1監督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強會計信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權限設置，要明確哪些人進行維護操作，防止數據和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對檔案的使用情況，一方面可以監督、控制非法操作，另一方面對發生的錯誤進行追蹤，以便對破壞的數據進行及時修復。

（三）根據實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間 [2]

根據我國的《會計檔案管理方法》規定，財務檔案在財務處存放時間滿一年后就應該進行檔案移交，而基建項目的特點之一就是工期較長，一般來說一個基建項目兩年之內基本上完工并決算完畢，原財務處可臨時申請檔案室延長基建會計檔案的保存時間，筆者認為基建項目會計檔案在財務處的保存時間可以適當延長至兩年。基建會計與事業會計實行不同的會計準則，在會計處理上表現為分開的兩套賬，在裝訂成冊、編號等問題上兩者互不影響，并且延長基建會計檔案的移交時間也不會對事業會計檔案的移交期限產生影響。這樣一來，不但沒有對企業造成不好的影響，反而方便了基建會計人員的查賬工作，大大提高了基建會計的工作效率，為企業領導提高及時、準確的基建項目財務信息。

（四）建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業務素質

對檔案管理而言，最重要的就是準確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會計檔案管理制度，理應從做好這幾個方面的工作著手。在遵守相關法律、法規規定的基礎之上，基建會計根據基建項目的特點制定適合本企業發展的基建會計檔案管理制度，如基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱保管期限、移交時間等。原則上，基建會計檔案不得隨便對外借閱，未經負責任同意，更不能對外泄露基建會計檔案的內容，否則，應追究相關人員的法律責任。如果由于司法需要或者經負責任同意，需對外借閱基建會計檔案時，必須履行登記手續。

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2 醫院財務檔案管理的困境

2.1 信息收集不規范，無法實現綜合利用

首先，由于我國大部分醫院財務檔案管理制度還不健全，所以尚未建立起一種相對便捷和規范的財務檔案收集方法。目前，很多醫院在財務檔案的收集上的不規范主要由以下兩方面表現出來：一是醫院的部門與部門之間缺乏溝通，有的部門并沒有嚴格按照相關規定移交檔案；二是許多醫院的財務部門并沒有對收集的財務檔案仔細進行鑒別和細化，也沒有進行?Y選和分類。這些現象的存在導致收集的檔案信息無法在各部門之間共享，無法綜合利用，使得醫院財務檔案的利用價值極低，進而影響了整個醫院財務檔案管理工作的質量。

2.2 缺乏專業的財務檔案管理人員

首先，很多醫院的財務檔案管理工作人員不是專業人員，大部分是醫院的會計人員或是一些從臨床一線退下來的醫護人員。這樣必然會出現工作態度不端正、思想滯后、知識面狹窄等問題，從而導致現有的檔案管理人員整體水平低下。而且還會經常出現由于檔案管理人員不足而臨時配備的現象，這些人不具備專業的檔案管理知識，流動性大，無法承擔起管理人員的本職工作。其次，在當今這個信息化時代，財務檔案管理工作已經發生了變化，工作中的任何環節都離不開計算機，而這些人大部分缺乏計算機應用技術，很難較好地利用計算機管理檔案，而這會嚴重阻礙檔案管理工作的進展。

2.3 財務檔案管理意識淡薄

檔案管理這一項重要的工作，對于醫院而言，承擔著保存歷史、服務現實的責任。但是這一重要的工作卻沒有受到醫院領導的重視，而財務負責人也對檔案管理工作缺乏實質性的落實。都說政策是行動的指向標，但沒有行動也不可能體現政策的可行度。因此，領導的忽視以及監管的不到位使財務檔案管理工作常常流于表面形式，而沒有實際效果。正是因為如此多的人對財務檔案管理意識淡薄，醫院財務檔案工作也常存在經費不足、設備陳舊以及專業人員缺少等嚴重問題，不利于工作的有效開展。

2.4 財務檔案宣傳工作未能完全放開

當前醫院財務檔案宣傳工作還僅僅限于局部或就檔案宣傳檔案，由于長期以來存在的自我封閉問題尚未得到解決，醫院工作與到當前社會實際的結合度還比較弱。此外，人們對醫院的性質和地位等方面的認知能力還比較欠缺，一定程度上也制約著醫院財務檔案的宣傳。

3 解決醫院財務檔案管理的措施

3.1 建立和完善管理制度

管理制度的建立和完善是醫院財務檔案管理工作能否有序進行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，讓相應的工作人員做到有章可循，才可能相對規范工作人員的工作態度。在建立財務檔案管理制度時，醫院應該根據國家的相關法律法規，結合自身的實際情況，制定出讓工作人員明確權責、有法可依的制度。同時，醫院領導以及相關負責人應該認清形勢，提高支持力度，讓每一件財物建檔歸檔，確保每件財物發揮出其最大的價值。此外，在建檔歸檔的時候重視檔案信息的準確性、真實性及完整性，確保檔案本身的價值。

3.2 努力提升檔案管理人員的職業素質

醫院財務檔案管理人員良好的專業技能與職業道德修養有助于財務檔案更真實、準確、完整地收集。任用財務檔案管理專業人才，努力提升檔案管理人員的職業素質，建立更為科學的約束機制。財務檔案管理人員真正重視提高職業道德修養，才不會使職業道德教育流于表層。醫院應該結合自身的實際情況，充分考慮個體差異性，利用“鼓勵機制”并實施相應的獎懲制度來幫助工作人員建立一種自律的職業道德，使工作人員養成自律的習慣，自我約束、自我完善，促進財務管理人員職業素養的提高，進而提升工作水平和效率。

3.3 增強醫院財務管理意識，實現規范建檔

在當前的新形勢下，醫院工作者尤其是醫院領導應當認清形勢，轉變只重視醫療技術、醫療設施、醫生服務等的陳舊思想，轉而對財務檔案管理給予更多重視。更新舊的基礎設施，翻新檔案室，配備計算機協助工作。管理負責人應該向工作人員強調確保檔案工作的真實、準確和完整，實現每件檔案的價值最大化，充分發揮醫院財務檔案的服務功能。同時，各個崗位的財務人員必須明確自身的管理責任與內容。制定出科學有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料等進行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在此過程中，發現有遺漏或錯誤現象應在第一時間與當事人聯系或是采取一些必要的措施補救。只有這樣，財務檔案的收集才能基本得到開展。

3.4 加大財務檔案管理的宣傳工作，促使公眾全面了解檔案知識

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會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。

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一、加強事業單位財務檔案管理的意義

1.提升依法治檔水平

在實際工作中，事業單位時常面臨一些新情況、新問題，而財務檔案管理工作作為事業單位整體工作的重要組成部分，是其有效開展各項活動的基礎。加強事業單位財務檔案管理，依法對財務檔案管理工作進行調整與規范，對于貫徹執行《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規、健全完善財務運轉機制、提升財務檔案管理依法治檔水平具有積極作用。

2.推進審計工作開展

事業單位的財務檔案可以為主管部門開展財務管理與審核工作提供必要依據。加強事業單位財務檔案管理，建立健全財務監督監控體系，確保財務檔案資料的真實性、準確性與完整性，讓審計人員可以通過調閱財務檔案，了解單位的以往財務信息，進而防止審計工作斷章取義，及時發現經費挪用、亂用等違紀行為，有效推進審計工作扎實開展。

3.提供科學決策依據

財務檔案真實記錄事業單位在各種社會活動中的收入與開支，是事業單位日常社會活動的客觀反映。目前，各事業單位正在朝著建立現代化管理模式、提高管理水平的方向邁進，加強事業單位財務檔案管理，如實記錄、分類歸檔財政檔案資料，可為今后編制預算、制定計劃、研究問題等提供第一手資料，為單位領導做出科學決策提供依據。

二、財務檔案管理工作存在的主要問題

1.重視程度有待提高

檔案工作的目標是為了保存歷史，服務現在，維護單位的正常運轉，但部分檔案管理人員法律意識較為薄弱，對檔案工作的重要性和責任性認識不足，有的甚至抱著無所謂的態度，或多或少的導致財務檔案管理流于形式，檔案資料的收集、整理往往被忽視，造成不少重要的財務檔案信息流失或失真。此外，有些事業單位的有關領導對財務檔案管理工作的重視程度不夠，在人員配備及財力方面沒有給予足夠的支持。在他們看來，單位的財務信息是屬于機密文件，需采取相關保密措施進行管理，認為僅要將票據和賬簿封存，有的甚至把財務的賬單捆成一堆，然后隨意地堆放，既沒有建立相關檔案，也沒有進行管理。

2.管理人員不夠專業

財務檔案管理工作應當依據法律規定的工作規范進行實施全面歸檔，確保能夠對財務信息進行全面具體的管理，然而有些單位的領導認為財務檔案管理工作無足輕重，對檔案管理崗位未給予足夠重視，把一些無法勝任其他崗位工作需要的老弱病殘或者是需要照顧的關系戶安排到檔案管理工作崗位。這些管理人員法律意識淡薄，應用計算機和網絡技術能力較弱，既沒有專業的檔案知識，也沒有必須具備的財務知識，無法適應新時期下的財務檔案管理工作，容易在檔案管理工作中出現錯誤，造成單位的財務信息混亂，嚴重時還會導致機密資料外泄，直接影響單位的經濟活動。

3.缺少系統管理制度

國家立法部門制定的《會計法》、《會計檔案管理辦法》和《檔案法》對財務檔案管理工作做了宏觀上的規定，已頒布實施多年。然而許多單位的財務檔案管理人員乃至領導對上述法規的認識和遵守的自覺性還比較差，造成法律執行流于形式，且許多單位沒有制定系統的財務檔案管理制度，造成單位內部日常性的財務檔案管理工作無章可循，僅僅依靠經驗辦事，導致財務檔案管理工作滯后。有些單位雖已制定財務檔案管理制度，但與法律法規有很大的沖突，造成部分經濟項目執行混亂，給財務管理、會計核算等實際工作造成極大不便，進而影響財務檔案管理工作的順利開展。

4.管理方式尚需完善

當今科技發展日新月異，各行各業在建設和管理中逐漸運用一些現代化的管理工具及手段，極大地解放了生產力，提高了工作效率。但在當前許多事業單位的財務檔案管理工作尚不能與現代化接軌，未能全面實現財務檔案管理的數字化和網絡化。有的管理人員仍然采用手工記賬，有的配有微機但缺乏輸出設備，有的雖設備先進，但人員老化。此外，有些單位的財務檔案電算化管理不規范，容易出現財務信息遺漏、丟失或泄密，甚至出現隨意操作客觀數據、篡改數據，或將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅。這些行為都表明事業單位仍需完善財務檔案管理方式，逐步實現財務檔案管理工作的規范化。

三、提升財務檔案管理工作水平的建議

1.提高認識，樹立管理意識

要做好事業單位財務檔案管理工作，需要從提高認識入手，逐漸樹立財務檔案管理工作意識。財務檔案管理人員要認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強自身管理意識，在做好財務檔案管理工作的同時，還要成為財務檔案的監督者，形成主人翁意識，盡職盡責為單位的財務檔案管理工作服務，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，發揮財務檔案部門的監督和協調能力。同時，要引起領導的重視，讓領導層認清財務檔案管理工作對于整個單位持續健康發展的關鍵作用，深刻體會財務檔案管理工作對提高科學決策的積極影響，充分了解財務檔案對單位經濟活動和生產經營的重要意義，進而提高全體人員的檔案管理意識，為財務檔案管理工作奠定一個良好的環境基礎，確保單位財務檔案管理工作的順利開展。

2.合理配置，提升管理素質

隨著社會的發展和科技的進步，許多單位的財務檔案管理工作實現了電算化，越來越多的財務檔案將以電子形式存在，財務檔案管理工作正逐步向網絡化、信息化發展，進而實現資源共享。因此，事業單位要根據工作實際，對崗位的設置、人數、人員要求等做出合理的規劃，確保人力資源的合理配置。同時，要把好財務檔案管理人員素質關。一方面要選用那些原則性強、可信度高，嚴謹求實，不畏權勢，甘于寂寞、不圖浮華的管理人員。另一方面要選用具備財務人員從業資格和檔案人員從業資格雙重標準的管理人員。在此基礎上，加強與財政部門或檔案部門合作，定期組織財務檔案管理人員參加相關業務培訓和學習新技術，注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務能力，掌握和提高應用計算機及運用網絡技術的能力，注重在學習過程中把理論與實踐有機結合起來，有效提升單位財務檔案管理人員素質。

3.抓好落實，健全管理制度

為切實提升事業單位財務檔案管理工作水平，各單位要動員財務檔案管理人員及有關領導深入學習《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規，認真抓好法律法規的貫徹落實工作。在此基礎下，結合單位實際，建立健全各項財務檔案管理制度。首先，要制定《財務檔案歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案移交制度》、《財務檔案安全保密制度》、《財務檔案期滿銷毀制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等管理制度，規范財務檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用等環節，確保財務檔案不丟失、不損壞、不泄密，讓財務檔案管理工作有法可依，有章可循。其次，要建立健全財務監督監控體系。讓監督監控貫穿于經濟活動的事前、事中和事后，要消除財務監督的“死角”，包括預算編制、物資采購、資金結算、財產管理等諸多方面，促進單位各項工作和活動的順利開展。

4.改善硬件，轉變管理方式

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管理手段落后電算化會計檔案不光存儲于紙質檔案上，還高度集中在電腦磁盤、光盤等磁性介質上。這些存儲介質，是需要有專業人員對其日常維護和管理的。但財務管理人員大多都是會計專業，而電算化會計又是計算機領域和財務會計領域的交叉學科，同時具備兩種學科知識的并從事高校財務工作的從業人員并不多，所以，學院的財務檔案管理方法和手段上沒有得到真正的完善。這易造成檔案形成的過程冗長，或是在某個環節積壓沉淀，歸檔不及時，并最終造成檔案的散亂、遺失。已經存入本部門檔案室的檔案，沒有進行嚴格控制，檔案借閱管理混亂，這也容易造成檔案遺失或者殘缺。

3人員配備不足

相關專業素質不高雖然已有很多非藝術院校開設了藝術專業，但還是無法消化如此多報考藝術的學生。為了容納和培養出更多優秀的藝術學生，提供給學生一個更好的學習生活環境，我院在2009年提出建設相思湖新校區的宏偉藍圖。建設一個新校區，伴隨著大量的基建項目，眾所周知，建設是需要花費大量的人力、物力和財力的，由此我院財務處就承擔著越來越多的財務工作。任何地方的建設，都伴隨著資金流動，我院也不例外。大量的資金流動，使得我院財務日常工作迅速增加，財務會計檔案也隨之成倍增加。財務工作的成倍增加，讓已配備的人員應接不暇。數年前學院規模較小，每年招生不足2000名考生，所有學生加起來也沒有達到萬人大學的標準。現在我院招生人數已突破3000人大關，全校學生包括研究生已超過萬人。如今已經配備的財務人員是學院數年前核定的標準，已經無法適我院如此快腳步的發展。沒有按要求配備專職并且專業的會計檔案管理人員，造成財務檔案管理未能及時按要求分類歸檔并制成電子化材料。

4加強領導對會計檔案管理的重視程度

所謂萬事起頭難，財務負責人是我們財務團隊的領頭羊，領導的重視是保障工作持續、有效開展的關鍵。領導重視后，整個財務團隊才會上下一心，才可以真正的努力去尋找和制訂解決方案，并論證方案的可行性，最后是很好的執行方案。

5通過學習考察，制訂自身的會計檔案管理制度

制訂一個好的管理制度不是靠我們憑空想象，也不是靠某幾個人依靠工作經驗而制訂出來的。它是經過一個漫長的過程，即提出、試行、修改、再試行，再修改，一直到改無可改，這樣得出的制訂才是完美的。但是，時至今日的我們并不需要如此麻煩，因為我們不是第一個提出建立財務會計檔案管理制度的學校。我們要做的是，首先應該去兄弟院校考察，借鑒兄弟院校先進的財務檔案管理經驗。選定幾所區內的大型院校，如，廣西大學、廣西財經學院，對其財務機構進行考察。其次，依據考察得來的先進經驗，對比自身財務運作情況，建立會計檔案管理制度。最后，在執行中不斷修改，以適應我院財務檔案管理的發展。

6實行全面電算化會計檔案管理

隨著人類社會的不斷進步，信息技術的充分運用，人們的生活已經慢慢地從有紙向無紙化前進。電算化的財務管理不僅是要實現傳統會計的功能，更是要利用計算機海量的存儲功能來存儲大量的會計檔案。購買會計檔案管理軟件以及相關的配套硬件，設置電算化檔案管理崗位，專職負責電算化檔案管理，負責系統內各類資料的存檔、安全保管和保密工作。通過細化和制訂與會計電算化檔案管理相關的規章制度，如《電算化會計檔案管理辦法》《電算化會計檔案操作管理制度》《電算化會計檔案管理崗位責任制度》等，為有效管理會計電算化檔案提供保障。

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1.1 總體情況對比

新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

1.2 管理要求對比

新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應與其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定，對于特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

1.3 管理期限對比

為便于單位檔案的統一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。

2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理制度不健全

高校缺乏學校內部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務管理基本已實現會計電算化管理，但是卻沒有相應的電子會計檔案管理辦法，沒有根據自己的實際情況將會計電算化產生的程序文件和數據庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經驗

高校會計檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與經驗，對會計檔案人員及設施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求缺乏系統的認知，再加上會計檔案的數量逐漸增多，高校會計檔案的質量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經費投入，導致會計檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理

大部分高校都已實現會計電算化，有相應的財務核算軟件進行會計核算和結算。這些會計軟件可以實現對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現電子化管理。各高校使用的財務軟件全套文檔資料及財務原始數據和備份數據也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設施等。

3 規范并優化高校會計檔案的建議和對策

3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識

高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應受到相關部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度

各高校應根據新的《會計檔案管理》辦法的要求，結合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內部治理范圍，促進會計檔案管理規范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監督制度。由高校財務部門和檔案管理部門的主要負責人聯合，開展會計檔案檢查，并將檢查結果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數據元，特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并保存，應實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內部牽制制度。應建立以內部管理、會計控制和審計監督為核心的內控體系。以經濟責任制度、不相容職務和崗位為風險點，具有相互牽制和監督作用的會計檔案的內部牽制機制。

3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設

高等學校的會計檔案管理人員大都是專業的會計人員，缺乏檔案管理的經驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應配備專業的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統的培訓，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關知識，又懂得檔案管理的專業知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。

3.4 加大會計檔案管理工作的投入

高校應提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環境，既要適應安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現代化管理設備，方便查閱。

3.5 提高會計檔案管理的信息化程度

篇12

引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。

1、房地產企業項目公司檔案管理現狀

1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。

1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。

2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法

2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。

3、總結

針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。

參考文獻：

[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

篇13

檔案是黨和國家的寶貴財富，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。做好檔案管理標準化，不但有利于檔案的科學管理，更是實現檔案工作現代化的重要環節。無數事實證明，標準化透于檔案管理現代化的進程之中，標準化工作是實現檔案管理現代化的前提和基礎，沒有標準化就無法實現檔案管理的現代化。當然標準永遠不可能是一成不變的，它必然要在一種動態的管理中，定期得到修改，以滿足實踐的需要。而標準實施的結果，必將推動各項業務工作的規范化，同時造就了一批復合型人才，為實現檔案管理現代化奠定堅實的基礎。

2 檔案管理標準化存在的問題

2.1 傳統的檔案管理方式的影響仍然存在，檔案管理標準化缺乏統一操作性

檔案管理標準化本身的標準并不統一，缺乏規范、系統的制度和機制。因此，各個單位或者參考其他部門的管理制度，或者在網上下載、復制，各不一致，又不符合本單位自身實際，導致基層檔案管理標準化實施難度大，有的流于形式。

2.2 一些部門為了應付上級部門的考核或者評比而弄虛作假，在自我評價上努力夸大成績，隱瞞問題，使上級的調研和改進都缺乏真實性和針對性。有的單位檔案關了只是關注考核和評比涉及的內容，不認真關注檔案管理工作本身的意義和效率。

2.3 許多單位的領導管理理念沒有與時俱進，不重視檔案管理標準化專業人才的培養，許多基層單位的檔案管理人員，不具備檔案標準化管理的素質和水平，缺乏數字化、現代化的管理知識和能力，導致檔案管理標準化的實效性不強。

3 檔案管理標準化問題的解決措施

3.1 建全檔案管理標準化管理機制

針對檔案管理標準化過程中單純模仿、照搬照抄的問題，檔案管理執行機構應加快現代農場基礎情況的調研與分析。結合單位管理的實際情況等建立完善的檔案管理標準化管理體系。以此為基礎指導檔案管理標準化的實行，促進檔案管理標準化實施目標的達成。在標準化管理體系的建立中應以財務檔案管理方法與重點為基礎，結合單位項目特點以及經營內容等需求建立健全的、完善的檔案管理標準化管理體系。以針對性、適用性為中心，結合相關法規要求建立真正能夠指導檔案管理標準化實施的，能夠滿足單位現代化建設需求的管理體系，促進檔案標準化目標的實現。建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。制度上墻，操作人員有章可循。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料， 要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

針對現代檔案管理標準化工作對檔案管理人員的專業技能需求，檔案管理標準化建設中還應加快檔案管理隊伍的建設。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進檔案管理標準化實施。

3.3 抓住檔案管理標準化的工作重點――財務檔案管理

在現代財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響基層單位經濟活動的重要內容。而且，作為檔案管理的核心，財務檔案管理工作對單位檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代檔案管理標準化實施中應以財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。

3.4 推進數字化檔案管理模式在現代檔案管理數字化的今天，檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現數字檔案管理標準化。針對經營內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在基層單位經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代檔案管理能力的提升。強化執行監督管理，促進檔案管理標準化的實施。