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（二）藝術檔案對發展藝術事業有重要作用

藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創新，創造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業的不斷發展，提高藝術人員的專業技能和創新思維，使他們能創造出更好的文藝作品。

二、加強藝術檔案管理工作的措施

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（二）檔案館的危機管理是全程管理而非某一階段的管理

危機生命周期理論指出，危機從出現到結束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點。檔案館應根據各種征兆來辨別危機，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機后的救治及恢復工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機管理應是事前、事中、事后全程監控處理的連續鏈條，是一個系統工程，絕不等于危機后的救治，也不僅是危機前的預防。

（三）檔案館危機管理是全員管理而非某部門的管理

危機管理作為檔案工作的重要內容，各級檔案行政管理部門應將其納入到所制定的法規、制度、方針、政策中。檔案館領導者是危機管理中主要的管理主體，領導者的危機意識、創新管理能力、專業技能以及對技術發展和外界環境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業務工作的主要承擔者，要對檔案信息資源進行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關信息技術、正確操作各種信息系統，時刻注意保護檔案實體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機管理的組織文化。除此以外，檔案館危機管理還涉及檔案界研究人員、學術團體、學會、協會、社會公眾以及相關部門工作人員（有關政府部門、電信管理部門、交通運輸部門等），實現這些主體在分工基礎上的通力合作是進行有效危機管理的基本策略。

二、改進我國檔案館危機管理的策略

（一）優化檔案館管理危機的管理

管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標準等原因而造成的危機，實現檔案館的可持續發展，必須在管理理念和管理方法上與時俱進，不斷創新。首先，提升戰略規劃水平。戰略規劃是在全面了解檔案館所處環境及發展趨勢的基礎上，制定面向未來的使命、遠景、目標、戰略及其實施計劃的思維過程與框架。提升戰略規劃水平，檔案館應主要從以下三點入手：一是準確定位，即根據本館的組織結構、人員素質、服務能力、館藏狀況、研究與開發能力、設備與財務狀況、檔案館外部環境特征等，制定其長期與短期發展目標。二是在戰略規劃中要突出數字資源管理開發與創新檔案館服務，以更好地滿足用戶需求。三是強化評估體系，監督戰略規劃的實施過程，以確保其戰略目標的實現。其次，創新檔案館組織結構。傳統的檔案館組織結構，是根據檔案在檔案館的流動而進行的分工，因為部門與部門之間缺乏溝通而不免會存在重復勞動、責任推諉現象。在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機關檔案機構和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。”創新組織結構是在檔案業務流程重組的基礎上，對檔案館組織結構進行的改革，使檔案館成為一個緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度。“無規矩無以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全危機、資源危機、服務危機等都需要通過制定、執行完善的制度而減免。

（二）優化檔案館資源危機的管理

首先，優化館藏資源建設。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會分工不同，在資源建設方面側重點也應有所不同。檔案館應根據本館定位建設館藏，如綜合檔案館作為社會記憶保存的主要場所，其資源體系也應是多維的，要能反映社會活動的方方面面。另一方面，應將數字檔案資源與傳統檔案資源進行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會生活的產物，在構建社會記憶中起著不可替代的作用。可喜的是，數字檔案資源的建設在上海、青島等地的檔案館已經取得了較大的進展。其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價值，然而，大多數檔案組織是專業性有余而可用性不足。筆者在訪問國內大多數檔案信息網站時發現，各檔案館能夠從多個角度組織檔案信息，進而提供多個檢索途徑，如分類號、檔號、關鍵詞、責任者、發文時間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發，很少用戶能真正了解這些術語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優化檔案著錄效果、優化電子文件元數據標準、采用XML等資源描述方法等方面入手。

（三）優化檔案實體及檔案管理信息系統運行安全危機的管理

檔案實體及檔案管理信息系統運行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災人禍等突發事件致使庫房及檔案實體遭遇滅頂之災的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當操作等對檔案管理信息系統造成的損失有時也是致命的。應對這些危機，檔案館需從以下幾個方面入手：首先，加強檔案館基礎設施的安全建設。檔案館建筑設計及分區布局必須嚴格按照《檔案館建筑設計規范（JGJ25-2000）》以及相關標準進行，在日常管理工作中要根據實際情況配備相適應的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設備設施，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。其次，確保檔案管理信息系統運行的安全。信息系統環境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業務活動中有一大部分是通過管理信息系統來實現的。在可以預見的將來，檔案工作對信息系統的依賴性還會增強。因此，應注意以下三點：第一，保證機房的安全。在《電子信息系統機房設計規范》（GB50174-2008）中，根據機房所承載服務的重要性將其分為A、B、C、D四個等級，并對各級機房制定明確的設計規范。檔案館應為本館機房選擇合適級別并嚴格執行設計規范。除此之外，還應從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風、供電、防火、排水以及安全保衛系統等方面確保機房的安全。第二，保證計算機服務器、網絡交換設備、存儲設備、通信設施等硬件的安全。除了要采用質量合格的產品外，還必須要做好日常的監測、維護工作，以及時將問題解決在萌芽狀態。第三，保證軟件系統的安全，可以從定時升級、殺毒、合理劃分使用權限、制定并執行嚴格的管理制度、用戶培訓等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統造成的損害。

（四）優化檔案館服務危機的管理

為了避免在網絡時代慘遭淘汰，檔案館必須轉變服務觀念，提升服務能力、創新服務方式。首先，提高服務意識和服務能力。檔案在支持決策及業務運營方面價值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業務水平，還應該有較強的服務意識，多維的知識結構、較強的專業素養及溝通能力，主動將檔案信息及信息產品推送出去，實現檔案多元的價值。在天津、浙江等省市實施的《天津市檔案工作人員持證上崗實施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規定，就有利于提高檔案實踐工作者的專業素質及理論素養。其次，利用信息技術創新服務方式。數字環境下，用戶需求個性化越來越強，但檔案館的個性化信息服務還有待進一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時交流的方式整合到檔案館服務體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應承擔起社會教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實現的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網站中，有“數字化教室”這一板塊，并根據用戶類型（如教師、學生、科研人員、軍人等）提供不同的內容，這對我國檔案館服務領域的拓展是非常有借鑒意義的。

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二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎。’”

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2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識

醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。

2.2優化文書檔案管理工作

在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。

2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量

文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

2.4提高醫院文書檔案管理者的素質

醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。

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發展文化藝術檔案事業，有利于將文化藝術活動各領域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發揚。完整、準確、系統地收集、整理、保護好文化藝術檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業持續健康發展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術檔案在促進文化大發展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術檔案所面臨的形勢、任務和文化藝術檔案工作者的責任，認識文化藝術檔案的發展規律，更加主動地推動文化藝術檔案工作在新的起點上加快發展。

三、切實增強做好新時期文化藝術檔案工作的責任感和使命感

文化藝術檔案工作是文化事業的一項重要基礎性工作,文化藝術檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術檔案，文化工作的基礎就不牢靠，文化藝術活動的經營、管理和持續發展就會受到影響。抓好文化藝術檔案建設與管理,是保存、傳承和發展優秀文化遺產的重要內容和具體體現，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產，“功在當代、利在千秋”的事業。文化藝術檔案作為文化單位在生產、經營和管理等各項文化藝術活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發展的真實記錄，是文化單位的重要資產和信息資源，是今后研究總結文化藝術改革發展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術檔案工作者應進一步增強做好文化藝術檔案工作的責任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設“十二”規劃》關于加強藝術檔案工作有關要求，強化管理，完善規章制度，抓好隊伍建設，加強資源整合，改善服務，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術檔案事業健康發展。

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一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規劃或專項規劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業生產和生態環境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此研究和探討如何規范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發揮土地整理檔案在現代社會經濟發展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優先，服務至上的原則，最大限度地發揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業務性很強的專業性工作，因此要加強檔案工作者職業道德建設，培養檔案工作人員愛崗敬業的精神；工作中嚴格遵守職業道德規范，尊重檔案資料的真實性；培養埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態度，樹立扎實干，服務優，守紀律，創一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發揮檔案資料在后期土地規劃、利用環節的重要作用，是土地資源長期發展的歷史依據。

（四）將檔案資料數字化管理是土地整理檔案管理發展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現數字化管理的技術保障。隨著網絡技術的大力發展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統后，要邀請業內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現數字化管理的技術保障。2.檔案資料數字化管理是社會經濟飛速發展的必然需求。當前正處于推進“四城同創、提升耕地質量、打造美麗鄉村、建設生態宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發揮檔案資料的利用價值，實現檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網上備份、分類，建立數字化管理體系，因此，土地整理檔案數字化管理是現代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發展，在社會經濟建設中發揮較大效用，最大限度的發揮國土檔案的使用價值，為土地的開發利用提供最真實的依據。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

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為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強。

三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。

嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對于各基層單位的檔案管理，我們經常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統現藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。

局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發揮了很大的優勝。1992年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。

四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。2005年已經接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區水利建設做提供了重要依據和可使節借鑒的資料。

六、今后檔案工作設想

今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：

1、繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。

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2農機檔案規范化管理的建議

2.1認識農機監理檔案管理工作的重要性農機監理檔案客觀反映了農機監理機構執法規律，對今后農機監理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農機監理檔案具有重要的社會價值，是農機監理機構的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農機監理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農機監理檔案管理工作的開展。

2.2農機檔案管理實現信息化、現代化隨著計算機網絡媒體的迅猛發展，農機檔案管理系統日趨信息化、現代化。今后，建立電子檔案將是今后農機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現具有農機監理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結合；要積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監理業務檔案的優化管理。

2.3充分調動檔案管理人員的工作積極性結合地方工作開展實際情況，通過制定《農機方案管理辦法》、《農機檔案保密制度》等等規章制度，加強檔案管理的規范化，明確工作責任，建立業務檔案規范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調動檔案管理人員的積極性、創造性。

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制定科學合理的管理制度

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2．體育教學大綱、課程標準、體育課本、及相應的體育教學參考書。

3．體育專業用書，如體育理論、運動生理、運動心理等教學理論書籍；體育詞典、運動競賽規則等工具書。

4．學校有關體育的各項規章制度和體育工作計劃。體育法規包括《學校體育工作條例》、《學校衛生工作條例》。

5．各年級常年體育教學計劃、學期體育教學計劃、教師教學教案和教學筆記，體育課成績質量分析匯總表等。

6．學生身體素質和達標檔案冊。

7．學生參加早操、眼保健操、課外活動等考勤登記表。

8．學生體檢表及病免、請假證明材料。

9．體育課教案及器材出借、成績考核和出勤情況資料等。、

10學校運動隊訓練檔案，包括：運動員檔案、訓練計劃、考勤、競賽成績等。

11學校每年舉辦的各類競賽資料，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。

12教師自編的教育教材內容。如體育理論試題、大課間操資料等。

13教師各類獲獎情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓證書等。

14學校體育組的科研檔案。

作者簡介：邱海龍（1976-），男，浙江鄞州李關弟中學教師，現任中國體育科學學會會員，國家一級社會體育指導員.

15體育教學相關報刊、雜志及摘抄、復印文獻資料和網絡資料。

16學校體育領導小組、體育組及其各有關部門的工作職責和要求。

17其它，如學校對體育場地改善和維修、學校器材配置、學期體育經費的開支、體育教師的待遇等。

二．體育檔案的整理和分類

由于學校體育所收集的材料內容廣、教材大、數量大，加上各個學校的實際情況不同，因此，必須根據學校與教學的實際需要加以整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級領導各部門的檢查、參觀。根據我們學校的實際情況和教師教學需要，我校是從以下幾方面進行整理和分類的。

1．按材料內容分，如校內同一運動競賽類（學校運動會、各種小型競賽）、活動類（早操、課外活動）等。

2．按時間順序，對不同類型材料進行整理，一般學校以一學期或學年為一單元進行材料整理。這類檔案可參加《兩個條例》的要求進行分類整理、建檔。

3．按實際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎上，根據需要對經常要使用或較有參考價值、可重復使用的資料進行單獨組卷。如達標、合格表的成績冊、教師的教案及教學記錄、摘抄的圖片資料或剪輯的網絡資料、照片等。

4．按上級部門的要求來分，如：按兩個《條例》的備查目錄分類建檔。

三．建立體育檔案應注意的問題。

1．學校體育教育是學校教育工作的一個重要部分，牽涉的內容廣、影響的面大，因此，做好體育檔案工作是一項細致、復雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅持長期性、整體性、有序性、創造性的原則。

2．檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子

內，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。

3．合理使用并及時更新或充實內容。對有時限的或不再適合當前教學形式的內容應及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。而對那些理論性知識或政策法規、計劃要注意當前教育動態和形式變化結合本校、本教研組的工作特點及時調整，以便能更好的指導學校體育工作，以適應新的體育教學要求。

4．保存檔案要規范，材料要完成。通常學校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規范、清晰、可避免不必要的重復。也有利于查找和收集，整理。

四．建立學校體育檔案的意義

1．使學校體育教學工作正常化、規范地開展，有利于宏觀調空學校體育工作。

2．體育檔案的建立把學校領導的辦學思想、體育教師的工作情況以書面形式體現出來了，同時也推動了學校體育的不斷發展，促進了體育教師能力。

3．有利于體育教師將零散的材料系統化、將實踐的經驗理論化，同時隨著檔案內容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經驗資料。

4．有利于促進學校開展各項體育活動，檔案的建立可促使各項體育活動長期、規范地開展下去，從而一方面不斷豐富學校體育活動，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學活動。

五．運用體育檔案應注意的問題

1．要及時、經常性地把收集、整理的材料進行科學分析，并建成檔案，運用時要結合教學、訓練等，以參考為主，以推動為目標。

2．要以檔案為準繩，規范學校體育工作，全面深入地推動學校體育工作的開展。

3．要把學校體育工作檔案作為指導學校體育工作、督促體育教師不斷提高業務能力的指揮，不要把它做一種擺設或作為應負上級部門檢查的內容

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二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展

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1.2來源分散。不同普通教育，成教為社會組織、全民參加。成教學歷有四種主要形式，分別是成人高考（學習形式有脫產、函授、夜大）、高等教育自學考試（自考）、廣播電視大學（電大現代遠程開放教育）和遠程教育（網絡教育）。成人高校多辦學點并存的辦學模式，使得學生來源和分布分散，使學生學籍檔案形成的時間規律性不強，來源不一，導致學籍資料的產生和形成比較分散。

1.3異動頻繁。成教招生對象主要是已經走上工作、生產崗位人員，對他們所不具備的履行崗位職責所必需的文化知識、專業技術和實際能力的教育。成教學生大多數容易受家庭、工作、社會等因素的影響，容易出現轉學、轉點、轉專業、休學、退學等異動情況，具有極強的不穩定性，故學籍流動性特別大，學籍異動頻繁等特點，更加凸顯學籍檔案管理工作的重要性和復雜性。

2成教學生檔案管理存在的問題

成人高校聯合辦學點多，學生數量大且來源分散，特別是異動頻繁待特點，給管理工作帶來一系列的問題，目前管理人員素質跟不上時展的要求，對教學點管理不夠規范，管理手段基于過去，管理效益、效率低，主要表現在：

2.1檔案管理人員素質不高。目前成教檔案管理人員結構失調，具備高學歷的少，具備檔案專業背景的少，掌握全面的檔案理論的少。檔案管理中普遍存在因循守舊、滿于現狀，管理水平低下，缺乏創新意識等通病。缺少既掌握現代管理思想，具備堅實檔案專業理論基礎和高超專業技能，又掌握計算機基本知識，并能將二者有機結合起來的復合型人才。

2.2管理不夠規范。成人高校因校外多教學點并存，往往存在管理不夠規范的現象。管理思想難以統一，成一種無形的隔閡，工作難以形成默契。雖然高校建立健全檔案管理制度，例如：《成教檔案管理辦法》、《文件材料的收集與歸檔辦法》、《檔案保管制度》等，但管理制度能夠在每個教學點真正執行的不多。一些檔案管理工作流程在教學點能真正全面運用的不多。

2.3管理手段滯后。存在許多成人高校檔案管理依然停留在起步階段，使用傳統的人工管理，管理方式落后，或采用單機版進行計算機輔助管理，缺乏統一規劃，數據的完整性和一致性差，數字化程度低，無法實現數據共享，工作效率低。或是采用基于單一的C/S（客戶端/服務器）模式，應用較小的局域網絡環境，與其它用戶交互能力差、可擴展性差，不容易進行系統升級，維護困難等。

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1.2信息時代檔案管理的特點。

信息化檔案管理是檔案管理工作的現代化發展，其迎合了單位內部工作的實際需要，與傳統檔案管理相比較，其具有著以下幾個方面的特點：首先，各單位實現檔案管理信息化所依照的規章制度，法律法規趨于統一，制定這些規章制度、法律法規的是具有專項權力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標志，通過信息化的管理，檔案的形式由實體檔案轉化為了電子檔案并可以通過互聯網絡達到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發展奠定了良好的基礎。最后，檔案管理信息化應用了大量的現代科技，在信息技術的支持下促進了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統模式。

2.信息時代檔案管理工作存在的問題

2.1管理理念陳舊，缺乏服務意識。

目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績，并已經開始在全國范圍內進行普及，但是在實際應用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點與弊端，嚴重影響著我國檔案管理信息化的進程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現代信息科技對檔案作用充分的發揮。同時，缺乏服務意識也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因為服務方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個新的階段。

我國在檔案管理信息化方面還有待進步，在進行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費大量的時間在檔案的編輯方面，并且隨著實體檔案數量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發掘與應用。

2.3缺乏統一規劃，信息管理遲緩。

檔案管理工作普遍存在于政府企業之中，由于不同單位在工作內容、經濟條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會呈現出一些個性化的發展，因此影響了檔案管理工作的統一規劃，不利于檔案管理工作的規范化。同時，系統設計上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現遲緩，不利于實現檔案信息的共享。

3.信息時代檔案管理工作的創新

3.1改變管理思想，豐富服務內容。

檔案管理的信息化發展，需要在思想層面進行徹底的改變，認識到傳統檔案管理的不足，并積極的對檔案管理工作進行創新，注重對檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內部的閑置資源。同時，從事檔案管理的工作人員也應樹立新的工作意識，積極的豐富服務內容，提升檔案管理工作的質量。

3.2依靠網絡平臺，強化信息管理。

檔案管理信息化最突出的特點是對現代網絡技術和計算機技術的應用，因此信息時代對檔案管理工作進行創新的過程中，有關工作人員應充分的依靠網絡平臺，建立起電子檔案管理系統。并改變傳統檔案的編輯方式，通過計算機對檔案信息進行錄入，提高檔案編輯的效率。同時，在互聯網絡的支持下，電子檔案信息還可以實現在單位內部的共享，單位內部工作人員僅需登錄部門網頁進行身份驗證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動化檔案管理已經成為檔案管理工作發展的新方向，通過系統自動處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質量和效率，節省了人力方面的投入。

3.3搞好信息錄入，做好數據管理。

信息的錄入以及數據的管理等都與信息數據庫的建設密不可分，因此要想做好上述工作就需要進行檔案管理工作的過程中加強信息數據庫的建設，制定出詳細的建設方案，按部就班的對信息數據庫進行完善。為了使得信息數據庫的作用更好的得到發揮，管理人員還應加大科技方面的投入，并適當的豐富信息數據庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補檔案管理中的不足。例如，數據庫與目錄庫相結合等。