引論：我們?yōu)槟砹?3篇檔案管理員崗位范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
（一）程度深
檔案員在工作中接觸到的信息涵蓋了軍、政、后、裝等業(yè)務內容，涉及文字、圖表、聲音、圖像、視頻等多種形式的載體。從信息流向看，這些信息既有上行的，又有下行的，還有平行的。從程度看，檔案員知悉的多為秘密和機密，也有絕密級信息。除了個人親啟件以外，其他所有文書原則上保密士官都可根據(jù)工作需要進行拆閱處理。正是基于這個原因，有單位規(guī)定，檔案員干滿5年以上必須調離，且轉業(yè)（復員）前3年必須換崗進行脫密處理。
（二）工作強度大
檔案員的崗位職責大體分為文件管理、檔案管理及保密管理三類。其中，文件收發(fā)、傳遞，檔案整理、立卷、歸檔和存儲介質管理要占去絕大多數(shù)正課時間。雖然每天處理的具體對象不同，但業(yè)務流程和相關要求沒有太大變化，基本上屬于簡單重復性勞動。近年來，全軍各部隊對保密檔案工作日益重視，文件及其他載體的管理也越來越規(guī)范。檔案員除了正課時間必須在崗，8小時之外或節(jié)假日也需要隨叫隨到，很多人把加班加點視為崗位正常需求，而一些單位更要求檔案員住在保密檔案室或附近區(qū)域，以便隨時處理業(yè)務。
（三）保密要求高
保密檔案室作為機關文件運轉的樞紐、載體管理的中心和檔案工作的基礎單元，是我軍各級機關不可或缺的重要場所。面對嚴峻的隱蔽戰(zhàn)線斗爭形勢，各單位紛紛加強了保密檔案室的安全管理，對檔案員的選用標準和日常管理提出了更高的要求。政治審查、行政管控、法制教育等手段貫穿保密士官管理的全過程，形成一道道預防安全事故和消除泄密隱患的重要防線。
二、崗位管理現(xiàn)狀與潛在風險――安全大掃描
全軍在崗檔案員數(shù)以千計，但一個團級單位里只有一到兩名，所以，如何科學管理檔案員的確是個重要而特殊的問題。和其他專業(yè)技術兵相比，檔案員對我軍的安全發(fā)展起著非常特殊的作用。該群體的職業(yè)素養(yǎng)、純潔穩(wěn)定性等，直接影響機關公文運轉水平和軍事秘密的安全管理，因此，檔案員職業(yè)失范行為所造成的危害具有隱蔽性、滯后性、全局性等特點，由此帶來的損失難以用金錢衡量。從這個意義上說，檔案員崗位管理的安全性要求更高。
由于檔案員是我軍近幾年出現(xiàn)的崗位，總部對其職責暫未做統(tǒng)一規(guī)定。實際工作中，檔案員往往因所在單位的性質、級別、任務等不同而履行著各自的崗位職責。各大單位或同系統(tǒng)的檔案員職責較接近，而不同部隊系統(tǒng)的業(yè)務內容甚至會相差較大。在行管方面，各單位針對檔案員的管理方法、手段、標準也不盡一致，其管理狀況往往和本單位對保密檔案工作的重視程度以及保密檔案室的正規(guī)化建設水平高度相關。
需要指出的是，從全軍而言，當前的檔案員隊伍政治可靠，思想穩(wěn)定，工作態(tài)度積極勤懇，在素質能力上適用而高效。但從以往的泄密教訓來看，某些單位以強調自身特點為名，貌似嚴格管控的做法，實則缺少科學的理論指導和必要的制度約束，暗含著不同程度的安全風險。主要表現(xiàn)為：一是選人不當。檔案員屬于重點人員，其工作具有較強的專業(yè)性和政策性。有的單位在人員選配時只重視政治審查，有的單位過于看重科學文化素質，而有的單位或礙于人情關系或貪圖方便，對檔案員的崗位特殊性不管不顧、任人唯親，使不適當?shù)娜藛T走進保密檔案室，埋下了事故的種子。二是管理失察。檔案員多是20歲出頭的年輕人，興趣廣泛，思想活躍，對這個群體的崗位管理需要一個全面而長期的過程。有的單位在管理過程中滿足于視線管理，對檔案員8小時以外的生活圈、社交圈不聞不問，出現(xiàn)了管理盲區(qū)。有的單位將嚴格管理簡單化，以行政管理替代思想教育，忽視了檔案員的思想改造，制造了風險炸彈。三是用人無度。檔案員在崗期間正處于職業(yè)發(fā)展的黃金時間，他們中的多數(shù)人在離開軍營時，正是重新選擇職業(yè)道路的關鍵時刻。部分單位在檔案員管理方面，重“管”輕“理”或只“管”不“理”的現(xiàn)象頗為嚴重，對他們正當?shù)陌l(fā)展需求重視不夠，不愿正視其職業(yè)發(fā)展中遇到的問題，久而久之，形成管理上的安全陰影。
三、完善模式與創(chuàng)新機制――風險早防范
應該說，很多單位已經(jīng)意識到現(xiàn)有管理模式潛在的風險，采取了改進措施，有的單位為安全起見甚至取消檔案員，以干部代之。筆者認為，前述安全風險是基于檔案員的任職特點和崗位管理現(xiàn)狀而產生的，不會隨人員身份的轉換而自動消失。從長遠看，努力提高檔案員的職業(yè)化程度和宏觀的管控水平才是消除安全風險的治本之策。當然，在這個過程中，檔案員崗位管理要完成從粗放管理到精確管理、從“有管理”（有制度無手段）到“可管理”（有制度有手段）的兩個轉變。
（一）完善管理模式，建立崗位準入制度
目前，我軍的檔案員尚未實行嚴格統(tǒng)一的準入制度，有些部隊在人員選用上存在一定的隨意性。從崗位需求和工作環(huán)境的特殊性來看，檔案員必須具備全面過硬的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，包括：文書處理素養(yǎng)、檔案管理素養(yǎng)、軍事保密素養(yǎng)、學習發(fā)展素養(yǎng)等。2007年總參辦公廳下發(fā)的《關于進一步加強保密檔案室工作和建設的意見》，對檔案保密士官隊伍建設提出了原則性指導意見。結合2007版《預防犯罪工作條例》的有關規(guī)定，筆者認為，總部機關或大單位有必要就檔案員的崗位任職特點提出明確的基本要求，進一步規(guī)范檔案員的選用工作。基本要求可分為政治素質、專業(yè)背景、心理特征以及最終學歷等方面。前三項可以參照《條例》中政治考核的要求來實施，而最后一項則可選定一個適當?shù)臉藴首鳛槌醮紊蠉彽谋匾獥l件。
（二）加強發(fā)展規(guī)劃，實施在崗繼續(xù)教育
職業(yè)發(fā)展包括職業(yè)道德和專業(yè)素（下轉第91頁）（上接第103頁）養(yǎng)兩方面。從時間順序看，檔案員的職業(yè)發(fā)展要經(jīng)歷培養(yǎng)對象、合格檔案（保密）員、優(yōu)秀檔案（保密）員等3種角色的轉換。對檔案員實施統(tǒng)一的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和管理，既可引導和規(guī)范個體發(fā)展訴求，使之處于可控狀態(tài)，又能使人力資源的綜合效益得到持續(xù)增值。2004年四總部聯(lián)合下發(fā)的《關于加強士官隊伍建設的意見》規(guī)定，到2008年，選取為專業(yè)技術士官的，初級士官必須獲得初級以上專業(yè)技能資格，中級士官必須獲得中級以上專業(yè)技能資格，高級士官必須獲得技師以上專業(yè)技能資格。根據(jù)《意見》精神，2009年在全軍各專業(yè)正式開展職業(yè)技能鑒定工作，獲得相應的《職業(yè)資格證書》也將成為士官套改和晉級的必要條件。加快推進資格認證工作，一方面將不稱職者淘汰出局，另一方面，開展以獲得專業(yè)技能資格為目的的在崗繼續(xù)教育，亦可大大提升士官檔案員崗位的職業(yè)化程度。當然，繼續(xù)教育既要包括業(yè)務知識的傳授，還須有職業(yè)道德培訓和必要的軍事及體能訓練，以此提高士官檔案員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)忠誠度和戰(zhàn)斗精神。
篇2
一、身體表現(xiàn)
米歇爾?福柯認為，身體總是卷入了政治領域中，權力關系總是直接控制它，干預它，強迫它完成某些任務、表現(xiàn)某些儀式和發(fā)出某些信號。而檔案管理員日常工作中的高度而又低技術性的重復性和節(jié)奏性在專業(yè)技術人員中是不多見的，與此同時，其工作量化的可操作性和準確性也是相對較高的。
目前，陜西職業(yè)技術學院檔案管理員的主要日常工作可以分為兩大塊，一是常規(guī)的檔案工作，包括檔案收集、整理、歸檔等，二是將檔案中的文字、圖片輸入電腦，使檔案由紙質版轉化為電子版，即文字、圖片信息數(shù)字化，三是統(tǒng)一使用規(guī)范的檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，并與辦公自動化OA系統(tǒng)鏈接，實現(xiàn)文檔一體化管理，如辦公自動化OA系統(tǒng)內的文書材料經(jīng)過篩選、甄別后可直接銜接歸入學院檔案管理系統(tǒng)，以便于在全校范圍內實現(xiàn)檔案資源的全面利用。其中，后兩項工作是當前檔案工作的主要內容，這也是高校檔案工作這一時期以來的重點。
因此，檔案管理員日常工作的身體呈現(xiàn)就以掃描、輸入為主。掃描、輸入的主要特點是就是獨立、持續(xù)時間長、反復。長期的“掃描”“輸入”等身體表達，使作為個體的檔案管理員不用時常處于他人面前，也就更不用引起他人的注意。而其他工作崗位的人員顯然比檔案管理員更多地需要互動，并在互動過程中表達出他所希望傳遞的內容。也因此，檔案管理員不僅不需要表現(xiàn)出自己所聲稱的各種能力，也不需要在互動的過程中追求自身能力與舉止一致來迎合或反差來糾正他人對自己的主觀印象。
可以說，教授、醫(yī)生、財務等工作崗位的活動被允許有多種多樣的戲劇性的自我表現(xiàn)，以致他們當中一些模范的實踐者得以被賦予一些特殊的位置。相較之下，檔案管理員幾乎是最不需要以某些身份進行戲劇化表演的工作。
二、身份表達
目前，高職院校的檔案管理員崗位普遍設置在黨政辦公室之內，黨政辦公室是學院的行政管理的中心，而檔案工作與中心相去甚遠，也因此，檔案管理員的身份呈現(xiàn)出一個既重要又不重要的尷尬狀態(tài)。
身份，指個人在社會中的位置，即地位。每個人都有一種身份的焦慮存在。即擔憂自身處在無法與社會設定的成功典范保持一致的危險中，從而被奪去尊嚴和尊重，這種擔憂的破壞力足以摧毀我們生活的松緊度，以及擔憂我們當下所處的社會等級過于平庸，或者會墮至更低的等級。
這種焦慮由同事間的聊天中提到的晉升、職稱評定、退休等消息引起，而承認這種焦慮的存在如同承認自己嫉妒別人一樣，由于表現(xiàn)出自己焦慮的程度在社交中是一種輕率之舉，這種對自身身份的焦慮通常會被隱藏起來。
檔案管理員同樣也有身份的焦慮，一方面，其遠離高校教學、行政管理，偏安一隅，處于與世隔絕的狀態(tài)中，其身份焦慮或者淡然、或者濃郁。淡然者，由身份帶來的影響很小，或許連物質意義上的不如意都談不上，相反，他們主要在于他們意識到了自己身份的低下危機自尊感；濃郁者，渴望被他人注意、被他人關懷、渴望得到他人的同情、贊美和支持，而這都是檔案管理員不易得到的。
檔案及檔案工作的價值毋庸置疑，檔案管理員不必妄自菲薄。它會體現(xiàn)在每個領導、同事、學生急需的時刻，它是職工工作的查考憑據(jù)、參考依據(jù)，是教工科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材，又是維護國家、集體和個人權益的有力武器。而高校檔案還具有更明顯的文化特征，是校園文化建設的重要組成部分。高校文化因檔案而有效積淀，凝聚為系統(tǒng)，并最終成為高校文化傳統(tǒng)；高校文化歷史可借助檔案而重演，使高校文化歷史活化、鮮化，成為教育教學研究資源；高校檔案還連接其歷史、現(xiàn)在與未來文化，可以為整個高校文化體系的容納與壯大提供支撐。
盡管，檔案管理員對身份的需求是毋庸置疑的，但在滿足對身份的需求時面臨著諸多選擇，其有自由認識到身份焦慮完全取決于一定的社會群體，檔案管理員應該可以充分理解和尊重這個社會群體的判斷方法。身份的焦慮只有在一種情況下才是成問題的，那就是遵循這些導致焦慮的價值觀念，僅僅是因為異常膽小怕事、循規(guī)蹈矩，或僅僅因為思維已經(jīng)被完全麻痹，以至于認為這些價值觀念是天經(jīng)地義的，或因為周圍的人對此心醉神迷，或因為想象力變得局限，而想不到還有其他的選擇。
參考文獻：
[1]歐文?戈夫曼.日常生活中的自我呈現(xiàn)[M].北京大學出版社，2008
篇3
在我局辦公樓內配備面積約30平方米的業(yè)務檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計、濕度計，配備了專用計算機、打印機等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質量符合國家要求。
三、注重日常科學管理
加強檔案庫房日常管理，嚴格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發(fā)生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業(yè)務檔案受損情況，并作詳細記錄，對受損的檔案按時檢查、修補，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴守檔案保密制度，嚴格履行崗位責任制度，建立借閱登記薄，認真落實借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發(fā)生過違反規(guī)定行為。嚴格保管，做到檔案進出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業(yè)務檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數(shù)量利用情況統(tǒng)計表。
四、加強檔案工作的組織領導
業(yè)務檔案管理工作納入單位年度計劃之中，制定了檔案管理工作計劃。檔案管理員定時對檔案達標工作進度和存在的問題專門進行匯報，及時解決檔案中存在的問題。分管領導不定時對業(yè)務檔案工作進行督導檢查，使檔案工作在我局的各項業(yè)務工作、精神文明建設中發(fā)揮了積極的作用。
五、加強檔案管理員的業(yè)務素能培養(yǎng)
我局配備了專職檔案管理人員，現(xiàn)任檔案工作人員具有大專文化程度、較強的業(yè)務素質和文字表達能力。同時，我局高度重視檔案管理員業(yè)務培訓，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業(yè)培訓，并進行《檔案法》《社會保險法》等法律法規(guī)學習。
篇4
1基層農業(yè)科研單位科技檔案的重要性
農業(yè)科技檔案是廣大科技人員在平時的試驗研究中積累和保存起來的寶貴經(jīng)驗、生產試驗技術，是基層農業(yè)科研單位管理工作的重要組成部分，是農業(yè)科技人員辛勤勞動創(chuàng)造的智慧結晶，科學合理開發(fā)利用科技檔案，將有利于促進農業(yè)生產、科研技術研究，有利于農業(yè)農村經(jīng)濟發(fā)展，有利于幫助農民提高農業(yè)產量、脫貧致富。
2基層農業(yè)科研單位科技檔案管理現(xiàn)狀
2.1農業(yè)科技檔案管理制度不完善
基層農業(yè)科研單位制定的檔案工作管理辦法中絕大部分都是對檔案管理員提出的要求及職責，沒有一條是規(guī)范科技人員的，即便是在單位日常管理規(guī)范中出現(xiàn)也只是蜻蜓點水似的一帶而過；科技人員移交科技檔案完全靠自覺自愿，沒有獎懲，缺乏責任心。
2.2農業(yè)科技檔案資料流失嚴重
廣大科技人員對檔案管理認識不到位，沒有認識到檔案對農業(yè)科技發(fā)展的促進作用，一些應該歸檔的核心材料自我保管，遺失、損壞現(xiàn)象嚴重，特別是一些科技人員因工作崗位變動或退休后，帶走或遺失自行保管的檔案，影響了科研推廣工作的延續(xù)性，科研檔案的完整性。
2.3農業(yè)科技檔案管理工作不受重視
2.3.1 檔案管理意識弱。基層農業(yè)科技檔案是農業(yè)科研人員從事科學研究的重要依據(jù)和必要條件，然而一些科技人員不愿意將自己記載的原始資料移交檔案室，還有一部分科技人員對單位檔案管理工作不信任，應付性的上交一些檔案資料，致使科技檔案的收集非常困難，檔案管理員無法整理出完整而有價值的信息；其次基層農業(yè)科研單位科技檔案管理沒有具體的分管領導負責監(jiān)督與指導。2.3.2 檔案管理工作人員缺乏自信心。檔案管理工作平凡而枯燥乏味，是一項消磨性子的活。基層農業(yè)科研單位科技檔案管理工作與科研工作相比，領導的重視往往傾向于科研工作，對科技檔案管理工作存在不重視的思想；即便重視也僅停留在口頭上、會議上，沒有落實到實際行動中，導致部分基層單位檔案管理員缺乏自信，認為自己付出的辛勤勞動得不到肯定。
2.4檔案管理員業(yè)務素質不高
基層農業(yè)科研單位檔案管理專職人員較少，缺乏檔案管理專業(yè)人才，大多數(shù)都是兼職，工作繁忙而瑣碎，經(jīng)常是心有余而力不從心。部分檔案管理員缺乏農業(yè)科技知識，對農業(yè)科研工作也是一知半解，所以科技檔案管理工作只是一般的收集資料、整理歸檔。2.5農業(yè)科技檔案管理工作缺乏創(chuàng)新基層農業(yè)科研單位檔案管理工作思想守舊，大部分只停留在你上交，我保管的工作狀態(tài)，工作不積極主動，欠缺創(chuàng)新意識，墨守成規(guī)，按經(jīng)驗辦事，沒有充分發(fā)揮主觀能動性，局限于按照上級檔案管理部門和單位領導的要求及指示來完成單位檔案管理工作，有時產生新的想法也只是停留于心動而無行動。
3促進基層農業(yè)科研單位科技檔案管理工作的對策
3.1完善農業(yè)科技檔案管理制度
明確職責和要求，采取切實可行的措施，把科技檔案管理工作納入崗位責任制考核范疇，明確具體責任和要求，隨時監(jiān)督，定期考核，在檔案管理制度中明確寫入科技人員移交檔案資料的規(guī)定，并實行歸檔與年終評獎、評優(yōu)、科技成果申報等掛鉤，從而在制度上得到保證。首先基層農業(yè)科研單位科技檔案應在下達科研計劃或工作安排時就同時向課題組下達建檔任務，并以此作為項目驗收、考核的依據(jù)。課題組負責人要分階段進行科研文件、試驗材料的收集、積累，在每一項研究工作結束后及時整理成冊，審查簽字后上交檔案室進行歸檔，從而保證所移交檔案的真實性、完整性和成套性；其次要指定一名領導負責監(jiān)督，對沒有按要求及時上交檔案資料的課題組給予相應的處罰，對于完成較好的給予獎勵。
3.2加強宣傳，增強檔案意識
大力宣傳農業(yè)科技檔案的重要性，使廣大科技人員進一步認識科技檔案工作的重要意義和作用，積極自覺支持檔案室工作，提高科技人員主動歸檔的自覺性；加強對檔案法及國家關于科技檔案管理辦法的宣傳，增強科技人員的檔案意識。
3.3加強培訓，提高科技檔案管理人員的綜合素質
目前基層農業(yè)科研單位要全面引進檔案管理研究專業(yè)人才的可能性較小，因此加大現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓顯得尤其重要。加強檔案管理專業(yè)技能培訓，盡量為科技檔案管理員創(chuàng)造學習機會，強化檔案管理專業(yè)知識，通過培訓提高檔案管理業(yè)務水平，提高個人綜合素質；加強農業(yè)科技專業(yè)知識培訓，熟悉本單位科技研究工作的任務；加強計算機應用知識培訓，掌握檔案管理系統(tǒng)應用操作技能和科技成果信息檢索方面的知識，使農業(yè)科技檔案管理更加高效規(guī)范。
3.4解放思想，開拓創(chuàng)新
基層農業(yè)科技檔案管理員，要解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，改變工作方式，變被動為主動，走出檔案室，適時參與或了解本單位、本部門的各項活動，主動跟蹤課題研究進展，與科技人員合作互動，及時收集相關資料；科學合理開發(fā)利用檔案資源，盡力為科技人員做到雨前送傘，雪中送炭，從而增強科技人員上交檔案的積極性；不斷更新知識，加強學習檔案管理綜合知識，增強創(chuàng)新意識。總之，農業(yè)科技檔案管理工作是基層農業(yè)科研單位健康發(fā)展的需要，是單位各項研究工作的有力證據(jù)，是單位工作不容忽視的部分，做好基層農業(yè)科研單位科技檔案管理工作將會更好的為農業(yè)、農村經(jīng)濟發(fā)展服務，為農民脫貧致富做貢獻，然而基層農業(yè)科技檔案管理工作是機遇和挑戰(zhàn)并存，希望和困難同在，只要領導重視，全體科技人員積極參與，檔案管理人員正視現(xiàn)實、抓住機遇、知難而上，基層農業(yè)科研單位科技檔案管理工作將會邁上新的臺階！
篇5
一、引言
實驗室檔案是在實驗室進行儀器采購、設備論證和實驗教學等活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，可以真實地、客觀地總結和反映實驗室各項工作的執(zhí)行狀況和完成情況。[1]
實驗室檔案，記錄著大量儀器信息、設備詳單、使用狀態(tài)和實驗教學情況等，是評價實驗室運行狀態(tài)的重要依據(jù)，是衡量實驗室管理優(yōu)劣的重要標準，是完善實驗教學師資隊伍的重要支撐，是實驗室建設的重要保障，是學科建設的重要支柱。做好實驗室檔案管理工作，可以推動實驗教學和科研工作的順利進行，有助于提高實驗室儀器設備的利用率，有利于實驗室儀器設備優(yōu)化配置，有益于為學生實踐創(chuàng)新能力的培養(yǎng)提供優(yōu)質服務，為實驗室持續(xù)發(fā)展提供經(jīng)驗借鑒和歷史依據(jù)。無論采用何種方法、何種途徑來提高高校實驗室檔案的管理水平，其中，不可回避的是對存在的問題進行充分的認識和必要的分析，進而提出解決問題的措施和方法。發(fā)現(xiàn)問題并解決問題是高校實驗室檔案建設的驅動力和健康運轉的增強劑。
二、存在的問題
1.檔案意識比較薄弱
實驗室建設過程中，領導的工作重點主要放在儀器采購、實驗室規(guī)劃、實驗教學等方面，檔案管理工作很難擺上議事日程。領導對檔案管理意識的淡薄，導致了實驗室檔案管理人員配置得不到重視，基礎設施得不到建設，檔案收集困難，歸檔不夠及時，分類不夠科學，檔案利用率低下，檔案工作的開展受到嚴重的阻礙。[2]
實驗室的檔案管理員一般為兼職工作，學校對兼職檔案管理員的檔案宣傳和培訓工作力度不足，導致了檔案意識普遍比較薄弱。而且，兼職檔案管理員同時肩負著實驗設備的采購、實驗室規(guī)劃和實驗教學等工作，對檔案管理工作重視不夠。
2.檔案管理員的業(yè)務素質有待提高
勝任高校實驗室檔案管理工作，除了需要從業(yè)人員具有良好的職業(yè)道德、合理的知識結構和基本的檔案知識等業(yè)務素質之外，還要求其具有一定的英語水平，掌握一定的計算機技能。一些進口的儀器設備，操作說明書為英文，為了能夠妥善處理這些外文資料，就要求檔案管理員掌握一定的外語知識，至少能夠讀懂說明書或者認證文件。與高校信息化建設相對應，實驗室檔案資料除了紙質版外，大多為電子文檔，這就要求檔案管理員具有較強的辦公軟件應用能力和扎實的網(wǎng)絡應用知識，能夠熟練地處理多媒體資料，掌握信息管理技術，提高信息服務能力。[3]
3.檔案保存分散
一般的實驗室都是由多個實驗室分室組成，每個實驗室分室都會形成各自的檔案，這些原始資料由實驗室分室的專職負責人管理，僅僅有較少部分資料會提交給檔案室。從儀器設備的論證、立項、標書制作、合同簽署到最終的驗收工作，各個階段負責人可能存在變動，導致了工作的協(xié)調性不到位，資料收集困難，從實驗教學大綱的制定、實驗指導書的修訂到實驗教學指導等過程，可能存在較長的過程，導致了資料比較零散，資料收集的完整性欠缺。
4.檔案信息服務方式單一
目前實驗室檔案的服務類型，一般為查詢、復印和借閱等，基本沒有檔案編研這一項，缺乏對后續(xù)檔案交接的意識。實驗室雖然保存有大量的電子版信息資源，但是沒有進一步地開發(fā)利用，沒有納入網(wǎng)絡版的數(shù)據(jù)庫。檔案信息資源沒有形成一個科學、完整和系統(tǒng)的體系，與較為成熟的圖書館檔案信息資源相比，差距較大。
5.缺乏良好的檔案管理制度
實驗室檔案涉及的資料多，數(shù)量大，例如，儀器使用操作說明、材料采購清單、固定資產明細等。這些種類繁多的資料迫切要求實驗室建立適應的檔案管理制度，來保證實驗室資料的完整性。由于檔案管理制度的缺失，導致了檔案資料缺乏真實性、原始性和完整性，檔案的分類、編目、內容和格式缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，使得檔案信息的通用性和共享性達不到一般檔案管理的要求，數(shù)據(jù)的規(guī)范性、一致性和準確性難以得到保證。
6.專項資金投入不足
實現(xiàn)實驗室檔案信息化管理，需要的硬件主要有WEB服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、備份管理文件服務器、高速掃描儀、縮微膠片掃描儀等，需要的軟件有音頻、視頻等處理系統(tǒng)。對檔案進行的開發(fā)利用、科學的歸檔和數(shù)據(jù)集成等工作，均需要一定的資金支持。[4]
三、解決問題的措施
1.增強崗位責任感
實驗室檔案是實驗室建設、管理和運行過程中直接產生的文件，是確鑿的原始材料和歷史記錄，客觀地記錄了實驗室發(fā)展的過程，具有無可置辯的證據(jù)作用；以信息原載體的形式，凝聚了實驗室建設過程中的經(jīng)驗教訓、勞動成果，可以為今后處理類似事情和解決類似問題提供借鑒，為實驗室總體規(guī)劃和發(fā)展方向做出科學的預測。[5]實驗室檔案的憑證價值和參考價值對推動教學改革具有重要的輔助作用，對提高教學質量具有重要的影響，對學科建設具有不可或缺的地位，是衡量實驗教學業(yè)績和管理水平的重要指標。明確了檔案的重大作用和重要價值，檔案管理員應該認識到崗位的神圣職守和光榮職責，從而促進自身職業(yè)道德的培養(yǎng)，以為實驗室發(fā)展建設服務為核心，恪盡職守，堅定信念，愛崗敬業(yè)，遵守規(guī)章制度，嚴守機密，開拓創(chuàng)新，博學弘德。
2.提高職業(yè)素養(yǎng)
檔案管理員的職業(yè)素質和工作能力對檔案管理工作具有直接的影響，因此，檔案管理員應該提高對檔案工作的認識水平和職業(yè)技能。實驗室檔案涉及實驗室發(fā)展規(guī)劃、學科建設、儀器采購、實驗教學等各個環(huán)節(jié)，對檔案工作人員的知識結構和基本能力有較高的要求。檔案管理員應該具備的知識結構有，專業(yè)的檔案理論知識、相關學科理論知識、文史知識、法律知識和現(xiàn)代科技知識；應該具備的基本能力有，文字表達能力、信息開發(fā)能力、溝通協(xié)調能力、駕馭現(xiàn)代科技設備能力、開拓創(chuàng)新能力和綜合分析能力等。提高檔案管理員的職業(yè)素質是順應實驗室發(fā)展規(guī)劃的客觀要求，也是檔案學發(fā)展的內在要求。健全知識結構、提高職業(yè)技能，是一個長期過程。為了能夠建立扎實的檔案知識結構，提高基本的檔案管理能力，檔案管理員應該堅持“以學促用，以學立行、以學固本、以學凝神”的精神，切實遵守學以致用的原則，加強業(yè)務學習，練就運用自如之功。
3.做好收集工作
實驗室檔案的收集范圍是由其性質和任務決定的，既要著眼原始資料的保存，又要為實驗室長期的發(fā)展服務，因此檔案資料的收集原則應以價值原則、專業(yè)原則、分級管理原則和綜合性原則為指導，實行檔案資料無償建檔制、相關業(yè)務主體的主送制和檔案室的補送制等接受制度，嚴把檔案收集的質量關，制定切實有效的收集方案，做好檔案的驗收工作，辦理檔案交接手續(xù)。實驗室檔案應以排他性、同一性為原則，做好檔案分類方案，創(chuàng)建類目體系。
4.健全管理制度
制度建設是基礎性工作，是長期性的過程，需要相互借鑒，與實驗室實際情況相適應，建立實驗室檔案管理制度，需要對已有的制度根據(jù)形勢的發(fā)展來修訂，根據(jù)實驗室發(fā)展而新增或健全。檔案管理制度需要涵蓋歸檔制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計制度、分類編號制度等。[6]做好檔案管理制度，使檔案管理員在工作中有章可循，有據(jù)可依，也使檔案使用者遵照程序，有效率地解決與檔案相關的問題，從而促進檔案工作走向規(guī)范化、有序化、優(yōu)質化、科學化和系統(tǒng)化。在良好的規(guī)章制度的指導下，實驗室檔案的收集與整理等工作，列入檔案管理員的工作職責范圍內，責任明確，權限清晰，從而保障實驗室檔案運轉機制的完善。
5.加強現(xiàn)代化建設
利用計算機技術管理檔案，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，是提高工作效率的重要手段，可以高效、準確和方便地滿足檔案管理的需求。隨著電子文件的增多，檔案管理工作走向科學管理化、智能化，已成必然趨勢。因此，除了保存原有的紙質版文件外，還應將紙質版文件轉化為電子版，創(chuàng)造和改善檔案的保護條件，提高信息采集、傳輸和服務效率，擴大信息量、擴展服務范圍。
6.進行開發(fā)利用
實驗室檔案的開發(fā)利用，既體現(xiàn)了檔案的使用價值，又反過來推動檔案工作的完善化。通過實驗室檔案使用對象的反饋意見，結合檔案管理員在工作中的工作經(jīng)驗，做好實驗室檔案的查閱服務、借出服務、復印供應、咨詢服務、信息交流和數(shù)字化網(wǎng)絡服務。建立科學適用的文件歸檔、保存和應用的管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平。
7.改善基礎設施
實驗室應該設置專門的檔案管理室，劃撥專項的資金用于檔案室硬件的配置和軟件的購置與開發(fā)，為檔案管理員提供必要培訓、學習的資金支持，為實驗室檔案工作提供可靠的物質保障。
四、結束語
高校實驗室檔案是開展人才培養(yǎng)和科學研究的重要記錄，又是實驗室工作人員勞動的紀實和智慧的結晶，具有一定的經(jīng)濟意義、憑證作用和參考價值。針對高校實驗室存在的問題進行了較為全面的總結和分析，就存在的問題給出了相應的處理方法和對策。
實驗室檔案工作的完善需要提高管理意識、做好收集工作、健全規(guī)章制度、加強現(xiàn)代化建設和改善基礎設施。這是一個長期的過程，需要不斷地總結，日積月累地探索，從而發(fā)揮實驗室檔案在高校實驗室建設、學科發(fā)展中的重要作用，為教學改革、科研工作做出積極的貢獻。
參考文獻
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文章編號:1004-4914（2012）03-150-02
《信息與檔案管理》是廣東女子職業(yè)技術學院文秘專業(yè)率先建設的一門綜合性專業(yè)核心技能課程。本課程也是根據(jù)當前許多企業(yè)的信息管理和檔案管理工作需要而開設的。近年來，廣東女子職業(yè)技術學院文秘專業(yè)在創(chuàng)建省級示范專業(yè)過程中，從現(xiàn)代秘書崗位需要入手，以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心，以實際工作過程為主線，對《信息與檔案管理》課程教學內容進行了認真的選取與重構。
一、教學內容的選取：以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心
高職課程在教學內容的選取上要體現(xiàn)以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心。《信息與檔案管理》作為文秘專業(yè)一門必修的職業(yè)技能核心課程，從確定培養(yǎng)目標到教學內容的選取都體現(xiàn)了以秘書職業(yè)能力培養(yǎng)為核心的理念。根據(jù)對廣東經(jīng)濟區(qū)域秘書人才需求的調查研究表明，大量的企業(yè)需要秘書人才，所以將文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標定位于企業(yè)秘書方向。基于對企業(yè)秘書人才需求的調研與分析，明確了企業(yè)秘書崗位群的能力要求，見表1。
在上述企業(yè)秘書的8個主要職能中，信息管理和檔案管理是其中兩個主要職能。由于檔案管理和信息管理兩者有著天然聯(lián)系，因此將兩者整合成一門綜合課程――《信息與檔案管理》。課程目標定位是：“以高職文秘專業(yè)培養(yǎng)目標為依據(jù)，融知識性、規(guī)范性、實踐性為一體，重在培養(yǎng)學生規(guī)范化管理信息和檔案的操作技能。”根據(jù)企業(yè)秘書職業(yè)崗位完成信息管理和檔案管理工作任務的要求，將其分解為9大工作項目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的傳遞和反饋”“信息的存儲”；檔案管理工作的“檔案的收集”“檔案的整理”“檔案的鑒定”“檔案的保管”“檔案的利用服務”，圍繞這9大工作項目來選取必需夠用的知識點作為課程內容。這樣，本課程在教學內容選取上，符合企業(yè)秘書崗位職能的需要，充分體現(xiàn)以秘書職業(yè)能力培養(yǎng)為核心的理念。
二、教學內容的重構：以實際工作過程為主線
根據(jù)職業(yè)能力培養(yǎng)的需要選定的必需夠用的知識點，它們還只是一個無序的集合，還不能直接應用于教學，必須按照一定的規(guī)律來組織，使之符合教學的需要，從而保證職業(yè)能力培養(yǎng)的落實。《信息與檔案管理》教學內容的構建緊緊圍繞工作過程系統(tǒng)化的需求，主要采取如下三個策略。
1.知識點的例化。所謂“例化”，就是在確定了教學內容的基礎上，進一步對就業(yè)崗位實際工作進行梳理，歸納或創(chuàng)設出一些能承載學習和訓練內容的工作任務即典型工作，“基于典型工作再進一步創(chuàng)設相應的學習情境，將完成任務所需的相關知識點融入到相應的典型工作任務中去，通過完成具體的工作任務來習得相互關聯(lián)的職業(yè)知識，從而使知識點的安排服從于所要解決的工作問題。”《信息與檔案管理》課程針對工作任務歸納出相應的知識點，見表2。
2.知識鏈的序化。所謂“序化”，就是“在宏觀層面，根據(jù)學生的認知心理規(guī)律并結合職業(yè)活動順序，以學習情境為單元構建課程內部結構”，每個學習情境就是一個完整的工作任務，把相關的知識融匯在相應的學習情境中，“按情境的遞進順序來序化知識”。通過對信息管理和檔案管理工作過程的分析，將其分解為9大工作任務，完成這9大工作任務需要20個技能，兩者對應起來構成9個教學單元，再按工作順序來排列教學單元。其序化方案見表3。
3.知識面的活化。所謂“活化”，就是依據(jù)學生未來就業(yè)的適應性及可持續(xù)發(fā)展來充實課程內容，使教學內容與學生今后的職業(yè)崗位需要靈活對接。依據(jù)現(xiàn)代秘書崗位群的職能分析，信息管理與檔案管理既是綜合型秘書必備的兩項職業(yè)技能，又分別是信息管理員和檔案管理員崗位的專業(yè)技能。《信息與檔案管理》課程的教學內容，既針對中小企、事業(yè)單位秘書“一職多能”的特點，體現(xiàn)教學內容的“全”，又針對大型企、事業(yè)單位秘書分工較細的特點，體現(xiàn)教學內容的“專”，并結合國家秘書崗位能力和知識鑒定的要求，體現(xiàn)了教學內容的“實”。因此，本課程的教學內容兼顧了各類秘書崗位職能及國家秘書職業(yè)資格三級秘書證書考試的需要，符合綜合型秘書、信息管理員、檔案管理員職位能力的要求，為學生今后就業(yè)的適應性及可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎。
以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心、以實際工作過程為主線，對《信息與檔案管理》課程教學內容進行選取與重構，這只是實現(xiàn)本課程教學目標的第一步。要達到本課程的教學目標，還必須在課程實施過程中，采取理論教學、實操訓練、現(xiàn)場實習等多種形式的教學方法和手段。希望通過不斷探索與實踐，完善教學內容和教學方法，使培養(yǎng)對象更符合職業(yè)崗位及社會發(fā)展的需要。
參考文獻：
1.林蘇.《信息與檔案管理》課程建設探討.秘書,2006(11)
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二、檔案管理人員需具備的素質
1.專業(yè)技能。檔案管理作為一門管理科學，具有較強的綜合性，不僅要求管理人員具有較高的工作熱情，還學要一定的專業(yè)知識和業(yè)務技能；同時還需要一定的理論知識作為支撐；此外隨著計算機技術在檔案管理中的應用，還學要檔案管理人員對計算機技術、多媒體技術等現(xiàn)代技術有較強的認識和運用。此外，還需要數(shù)字化檔案管理、計算機操作、縮微技術、復印技術、錄像、照相、視聽資料的使用及保護技術等。
2.較好的工作能力和態(tài)度。檔案管理工作因為其工作的特殊性，不僅要求檔案管理員有較好的工作能力，還學要較強的工作認識，首先是較好的保密意識，檔案是涉及工作、個人信息的重要內容，檔案管理員對檔案內容掌握程度和調取工作比較容易，因此個人要有較高的保密意識，才能勝任；其次是協(xié)調能力，檔案工作是與多部門相關聯(lián)的工作，要求檔案管理人員與多部門溝通，收集材料，保證工作的順利完成；再次是創(chuàng)新能力，檔案工作瑣碎復雜，在工作中如果墨守成規(guī)，缺乏對新技術的應用和創(chuàng)新思維的利用，難以將檔案工作便捷化。
三、提高檔案管理人員素質的必要性
1.信息技術更新快。隨著信息社會的到來，信息技術已經(jīng)應用到各個方面，在檔案管理中也應用廣泛，例如電子檔案和音像檔案，因此需要提高檔案管理人員的信息技術來滿足工作需要。
2.檔案工作語言多元化。經(jīng)濟全球化必然帶動各個行業(yè)流動頻繁，因此檔案管理中單一的語言模式已經(jīng)不能滿足需要，作為國際性的交流需要其他語言在檔案管理中得到應用，因此加強檔案工作人員的外語水平勢在必行。
3.檔案管理工作需要便捷化。檔案管理工作涉及單位各方面資料，信息繁多而復雜，如果采用傳統(tǒng)方法對檔案的存儲、提取、利用等，不僅費時費力，還會導致血多珍貴資源無法開發(fā)和利用，所以需要對管理人員和設備進行更新升級。
4.檔案管理工作人員素質亟待提高。由于部分單位對檔案管理的作用不被重視，對檔案管理工作重視程度不夠，導致了在檔案管理人員的招收上很隨意導致了工作人員出現(xiàn)多方面的問題，首先是責任意識不強，由于認識不夠，在工作過程中馬虎拖沓；其次是能力不夠，檔案管理人員為非專業(yè)認識，缺乏專業(yè)知識和培訓，對檔案管理工作操作不規(guī)范，影響工作質量；最后是工作能力不全面，在信息化時代，信息技術日新月異，部分檔案管理人員技能單一，對信息技術認識、學習、利用不夠，大大降低了檔案工作質量。
四、提高檔案管理人員綜合素質的途徑
1.端正工作態(tài)度。通過強化檔案管理人員的工作態(tài)度來端正職業(yè)道德素質，首先要讓工作人員認識到做好檔案工作是管理工作的重要內容，其次鼓勵工作人員具有奉獻精神，能夠在平凡崗位上做出卓越成績；最后增強責任心，培養(yǎng)檔案管理人員認真負責的態(tài)度。
2.加強崗位培訓。崗位培訓通過對進行業(yè)務知識集中學習來提高檔案管理人員素質，不僅能補充工作人員的業(yè)務知識還要對人事檔案及其基礎理論、工作任務、要求、程序、方法進行系統(tǒng)的學習。同是在崗位培訓過程中需要在時間和內容上進行科學的設置，將培訓內容通過理論聯(lián)系實際、突出重點達到學以致用的目的，最后采用實際操作與理論考核并行的考核方式，對培訓效果進行檢驗。
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2、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文本、崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件一覽表、職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)等。
3、職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業(yè)病危害人員勞動合同、產生職業(yè)病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業(yè)病危害的設備、材料等。
4、職業(yè)病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)病防護設施、應急救援設施配置表、職業(yè)病防護設施及定期檢定證書、職業(yè)病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。
5、工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)病危害因素濃度（強度）日常監(jiān)測記錄、職業(yè)病危害因素檢測整改一覽表、職業(yè)病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業(yè)病危害因素檢測報告與評價報告、職業(yè)病危害現(xiàn)狀評價（檢測）報告回執(zhí)表等。
1.衛(wèi)生計生局檔案室管理的模式
檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現(xiàn)有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：
（1）衛(wèi)生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。
（2）衛(wèi)生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。
（3）負有某一行業(yè)檔案監(jiān)管職能的專業(yè)管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛(wèi)生計生局的檔案管理工作，履行行業(yè)檔案行政管理工作職能，指導和監(jiān)督行業(yè)內檔案工作，稱為專業(yè)檔案室模式。
2.衛(wèi)生計生局檔案管理工作存在的問題
檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發(fā)展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：
（1）制度建設和執(zhí)行力度不足現(xiàn)階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現(xiàn)象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、科學的管理。
（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。
（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。
（4）專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人才資源緊缺。
3.衛(wèi)生計生委檔案管理模式面臨的改革環(huán)境
隨著社會的發(fā)展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經(jīng)濟效益。因此，衛(wèi)生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。
（1）社會經(jīng)濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。
隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人員的構成發(fā)展跟大的變化。不同時期，衛(wèi)生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數(shù)據(jù)，以便社會發(fā)展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會政策的制定等等。
（2）政府信息公開推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識的提高
由于檔案的發(fā)展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛(wèi)生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監(jiān)督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識提高。
（3）檔案信息化發(fā)展，給檔案集約管理提供可能。
隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發(fā)展，計算機的普及，使衛(wèi)生計生委檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應的變化。檔案載體從紙質，發(fā)展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發(fā)展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛(wèi)生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。
4.改進衛(wèi)生計生委檔案管理工作的措施
針對衛(wèi)生計生委檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)將整改措施如下：
（1）完善制度建設，強化執(zhí)行實效
在新的環(huán)境下，衛(wèi)生計生委檔案管理工作要實現(xiàn)質的突破，要實現(xiàn)科學的可持續(xù)發(fā)展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛(wèi)生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執(zhí)行效率。
（2）創(chuàng)新管理模式，提高衛(wèi)生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現(xiàn)代科技水平，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理的手段，提高衛(wèi)生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛(wèi)生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現(xiàn)代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。
（3）拓展管理平臺，構建衛(wèi)生計生委檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。衛(wèi)生計生委的檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設是利用數(shù)字信息技術，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉型的一個重要舉措。
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1.檔案管理仍然采用傳統(tǒng)管理辦法。一些農業(yè)科研院所雖然對歷年檔案進行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機構檔案資料少的情況下，這種傳統(tǒng)歸檔方法對日后工作利用無可置疑。但隨著農業(yè)科研事業(yè)的日益發(fā)展，不斷開拓業(yè)務范圍，業(yè)務量逐日逐年增長，應歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統(tǒng)歸檔方法，已經(jīng)不適應科研院所不斷擴大業(yè)務發(fā)展的利用需求。檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。
2.各類檔案未統(tǒng)一管理。農業(yè)科研院所涉及綜合辦公、人事、財務、科研管理、行政管理、業(yè)務一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會計、基建、影像、實物等檔案。這些類別的檔案在相關部門分散管理，沒有由辦公室統(tǒng)一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質量標準歸檔，有些文件到了要用時才發(fā)現(xiàn)不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。
3.檔案管理庫房設備落后。科研院所檔案管理部門沒有規(guī)劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調、溫濕度儀等基礎設施設備，達不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎條件，導致檔案管理實現(xiàn)不了檔案質量控制標準。
4.檔案管理員流動性大。科研院所檔案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數(shù)職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔了其他工作職能，崗位變換與調整的概率很大。對檔案知識剛開始有點熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統(tǒng)、完整管理檔案。總之，檔案管理員的流動性不利于檔案管理工作的穩(wěn)定性、延續(xù)性、科學性與系統(tǒng)性。
5.檔案管理員綜合素質不高。科研院所檔案管理人員一般是由其他專業(yè)技術人員兼任，不是檔案學專業(yè)人員，屬半路出家。同時，由于身兼數(shù)職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業(yè)技術培訓，沒法及時更新檔案專業(yè)技術知識。由于檔案整理與保管等專業(yè)知識的欠缺，導致整理檔案流程不規(guī)范、不標準，出現(xiàn)文件資料缺失現(xiàn)象，達不到檔案歸檔質量控制標準。由于整理不規(guī)范、不標準，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現(xiàn)惡性循環(huán)。
二、農業(yè)科研院所檔案管理意義
做好文書、會計、科研項目、音像、基建、人事檔案的規(guī)范管理，對農業(yè)科研院所的內部規(guī)范管理起到重要作用，對農業(yè)科研院所的長遠發(fā)展具要重要意義。
1.有利于科研業(yè)務發(fā)展。一是有利于促進農業(yè)科研項目的研發(fā)力度。由于每一項科研項目的立項、可行性報告、項目進度、驗收、鑒定、績效評價等資料得到了完整歸檔，為開發(fā)新項目提供了借鑒與參考。二是有利于農業(yè)科研院所對科研項目的統(tǒng)計與匯總。三是有利于實驗室建設，促進基礎研發(fā)。四是有利于知識產權保護。
2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規(guī)范管理，有助于農業(yè)科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業(yè)情況特點、專業(yè)技術水平，及時摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對本單位人員有一定的清晰了解與認識，有幾方面好處：一是有助于職工培訓與職業(yè)生涯規(guī)劃，利于干部培養(yǎng)與鍛煉；二是有助于合理調整人員崗位，實現(xiàn)人盡其才，使人的潛能發(fā)揮到最大化；三是有助于有目的有計劃地培訓高層管理人員；四是還能更好地定位引進人才的需求設置，招聘到更加適用的專業(yè)人才；五是有利于干部隊伍建設。
3.有利于內部規(guī)范管理。由于各類檔案規(guī)范管理，一方面，有助于農業(yè)科研院所內部流程的控制管理，及時掌握單位內部規(guī)章制度運轉情況，淘汰不適用的，根據(jù)最新情況制訂和修訂一批適用性強、可行性高、可操作性強的規(guī)章制度，使各項運轉流程更加規(guī)范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查、績效考核檢查，等等。
4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規(guī)范管理，各類資料得到規(guī)范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內外信譽度提高，形成高效而內涵豐富的農業(yè)科研機構企業(yè)文化。第二，音像檔案的有效、高質量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農業(yè)科研院所的品牌建設，有利于產品宣傳，提升農業(yè)科研院所的內外部形象。5.有利于各項業(yè)務的順利開展。農業(yè)科研院所各部門開展業(yè)務的資料及上級和同級部門的來文通過規(guī)范整理后，使單位能夠更進一步總結以往年度所開展的各項業(yè)務完成情況，找出創(chuàng)新點、亮點以及需要突破的瓶頸項目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點工作任務計劃，從而更加有條不紊地推進各項工作。
三、提升農業(yè)科研院所檔案管理水平的建議
針對農業(yè)科研院所檔案管理存在的問題，結合農業(yè)科研院所的業(yè)務職能特點，可從以下幾方面提升農業(yè)科研院所的檔案管理工作水平。
1.增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。農業(yè)科研院所領導層要重視檔案管理工作，安排具體分管領導，對檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃和部署，把檔案工作與業(yè)務工作放到同等位置，列入每年工作重點，年初制定每年檔案工作重點計劃，年終做好每年檔案工作總結。同時努力強化全員檔案管理意識，具體到每個部門、每個崗位、每一位業(yè)務經(jīng)辦人都要樹立檔案整理意識，認識到檔案管理的重要性，每經(jīng)辦一項業(yè)務就完成該項業(yè)務資料的整理，按照事項、時間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時間移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。
2.完善檔案管理制度。農業(yè)科研院所根據(jù)國家《檔案法》、檔案管理質量控制標準及相關政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會計、人事、基建、科研、音像等檔案整理標準或整理工作指引、管理細則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項。農業(yè)科研院所各部門不僅是負責檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財務管理部門、科研管理部門及業(yè)務部門，都要統(tǒng)一意識，遵從本單位檔案管理制度，強化檔案管理的意識和基本知識，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個部門每個人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規(guī)范性，使單位檔案管理規(guī)范、統(tǒng)一、整齊。
3.設立檔案統(tǒng)一管理部門。農業(yè)科研院所的業(yè)務范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會計、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會因業(yè)務不交叉或相互間有隔閡而不會資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。農業(yè)科研院所要設立職能部門，如綜合辦公室，統(tǒng)一管理文書、會計、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統(tǒng)一規(guī)劃庫房，統(tǒng)一按規(guī)范、標準整理，使檔案整齊劃一。統(tǒng)一管理和利用，包括整理歸檔、維護、查閱、借閱、復印、掃描等，迎接審計和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。
4.使用現(xiàn)代檔案管理軟件。農業(yè)科研院所要結合數(shù)字農業(yè)發(fā)展形勢，順應現(xiàn)代辦公軟件的使用形勢，結合現(xiàn)代化計算機科技，安裝和使用現(xiàn)代檔案管理軟件，運用現(xiàn)代化管理手段，簡化檔案管理辦法，改善檔案管理條件。使用現(xiàn)代檔案管理軟件有幾方面的優(yōu)點：一是簡化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統(tǒng)上直接調取需要的文件掃描件以及相關數(shù)據(jù)，減少了翻閱紙質檔案的幾率，紙質檔案也因此不易受損，一定程度上保護了紙質檔案的完整性；四是有利于推進檔案管理數(shù)字化建設，迎合數(shù)字農業(yè)的發(fā)展需求，助力農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展。
篇10
一、新形勢下人事檔案管理的核心價值
在高職院校中進行人事檔案管理，它取決于人事檔案管理彰顯的核心價值，體現(xiàn)在其對于高職院校、教職員工和行政管理等一系列管理措施上，主要從以下幾個方面進行：
1.1妥善保管和歸檔教職員工的個人信息
高職院校的人事檔案真實客觀地記錄了高職院校教職員工的履歷、升遷、考核、學歷、資格培訓、專業(yè)技能等個人信息，它是對于教職員工學習、工作和成長的真實反映，也是對于教職員工在學院人事管理活動中形成的記錄和德才表現(xiàn)。目前，我國的社會人事檔案管理工作還很落后，教職員工的檔案管理都是依托于高職院校的人事檔案記錄與保持的。同時，人事檔案管理能夠真實地反映教職員工的工資待遇、福利保障、業(yè)績考核、科研獎勵、職務升遷等信息，這樣就為高職院校的各部門競聘人才和崗位流動提供了依據(jù)，也凸顯了人事檔案管理的信息價值。
1.2凸顯教職員工的個人價值和綜合素質
目前，我國的新高職院校大多是從多個中專院校合并而來，高職教職員工大多是從舊的院校轉化而來，在應聘和競崗過程中，高職院校需要通過筆試、面試和復試等層層篩選，而人才選拔的重要依據(jù)就是人事檔案記載的個人信息。檔案信息中記載的教職員工信息能夠真實地反映個人履歷、學歷證明、學術記錄和科研成果，可以真實反映一個人的專業(yè)水平、教研能力和敬業(yè)精神；檔案信息中記載的職務變遷和任職經(jīng)歷，可以真實反映一個人的道德品質和業(yè)務能力。高職院校的領導者通過全面衡量教職員工的人事檔案材料，可以充分了解員工的成長履歷，也可以充分掌握教職員工的綜合素質，為人員招聘和崗位晉升提供重要的人事參考數(shù)據(jù)。
1.3輔助高職院校的教職員工行政管理
隨著國家越來越重視職業(yè)技術教育，高職院校的規(guī)模日漸龐大，所涉及到的專業(yè)科系也越來越多，這就給高職院校的行政管理工作帶來了非常大的壓力。當高職院校開展一系列的崗位考核、職務晉升、工資調整、崗位輪換和獎金發(fā)放的時候，行政主管部門需要建立起一套嚴謹、系統(tǒng)和科學的考核方案，真正做到公開、公平和公正，真正符合高職院校教職員工的切身利益。在院校開展一系列的行政管理工作，一方面需要人事檔案的歸納和總結，另一方面也需要教職員工人事檔案基礎資料的不斷總結和完善，從而能夠為行政管理工作的開展提供佐證，也能充分滿足行政管理人員的工作需要。
二、新形勢下人事檔案管理的有效途徑
在新的社會形勢和發(fā)展需求下，在高職院校開展有效的人事檔案管理，凸顯人事檔案管理的核心價值，需要保證檔案材料的嚴謹性，提高檔案管理員工的崗位素質，建立完善的人事檔案管理體系。
2.1加強科學引導，強化檔案材料的嚴謹性和權威性
當前社會已經(jīng)進入到飛速發(fā)展的信息化時代，每天都會產生大量的信息數(shù)據(jù)，也對于人事檔案的搜集和整理提出了非常高的要求，也對人事檔案的管理提出了迫切的要求。在高職院校的人事管理過程中，檔案是高職歷史的積累，人事檔案工作是為高職院校的行政改革和教育改革提供服務性、建設性的工作，而其基礎就需要強化檔案材料的嚴謹性和權威性。在實際操作過程中，開展完善有效的人事檔案材料收集政策，深化對于高職院校干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業(yè)技能等需要入檔案材料的認真搜集，做到準確無誤。檔案管理人員必須對收集與人事檔案有關的各種材料進行鑒別篩選，做到檔案材料取之有據(jù)，存之有物。在搜集整理、鑒別篩選過程中，對不符合高職院校人事檔案管理的材料及時進行更正、退回和銷毀，手續(xù)不齊全的材料要退回原部門進行補充和完善，充分確保檔案材料的手續(xù)齊全，材料完整，保證檔案材料的嚴謹性和權威性。
2.2提高科學管理，提高檔案管理員工的綜合素質
檔案材料真實地反映了高職院校的人事狀況和組織架構，它也是高職院校歷史演變的見證，這樣就對檔案材料的安全性提出了非常高的要求，也對檔案管理員工的綜合素質提出了非常嚴的要求。首先，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，從硬件設施上加強檔案室建設，每個部門都要配備專門的人事檔案專柜，人事檔案室應該獨立健全，認知做到防火防盜、防塵防潮等措施。其次，我們的高職院校領導應該充分認識到人事檔案管理的重要性，牢固樹立人事檔案意識，將人事檔案納入到全面了解和選拔黨員干部的工作軌道上來，提高人事檔案的人員編制，也充分改善人事檔案員工的工資水平和生活狀況。最后，檔案管理員工需要充分加強自身專業(yè)素質的培養(yǎng)，積極參加專業(yè)技能培訓，多與兄弟單位的人事檔案管理人員溝通和交流，充分學習先進的人事檔案管理技術，倡導和提高人事檔案工作績效的提高，從而為全面開展科學的人事檔案管理工作提供保障。
2.3加強信息化建設，建立完善的人事檔案管理體系
當人類社會進入21世紀，我們也步入到信息化時代，網(wǎng)絡信息技術、電腦多媒體技術和移動通訊技術已經(jīng)越來越深入到高職院校的人事檔案管理中，它體現(xiàn)在人事檔案資料的輸入，人事檔案材料的調閱和整理，也體現(xiàn)在高職院校的人事檔案管理中。它滿足了檔案調閱管理的便利，節(jié)省了檔案存儲的空間，保證了檔案保存的安全，也方便了學院各部門、兄弟單位之間的調轉和便捷。
通過倡導檔案實體的信息化管理，建立人事檔案的電子版，可以建立完善的人事檔案管理體系，其突出表現(xiàn)在兩點：一是可以實現(xiàn)人事檔案管理資料的原始文件電腦化、數(shù)字化，這樣可以及時保存和歸檔檔案資料，能夠充分保護人事檔案紙質載體，真實記錄新建高職院校的人革和崗位升遷，充分提高人事檔案的利用率，減少材料的人為磨損。二是把數(shù)字化的人事檔案信息網(wǎng)絡化，從而實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、資源化和信息化，實現(xiàn)教育體系內人事檔案信息的接收、歸納、傳閱和共享。
三、總結
綜上所述，隨著我國高職院校的不斷涌現(xiàn)，高職院校的辦學規(guī)模也隨之不斷擴大，進一步加劇了高職院校內部的人事檔案管理工作壓力的大增，針對這一現(xiàn)實狀況，我們的高職院校應該充分認識到人事檔案管理的重要性，開展切實有效的歸納、整理和保持工作，實現(xiàn)人事檔案的有序流通和共享，真正實現(xiàn)人事檔案在高職院校管理中應盡的責任，提高人事檔案管理的規(guī)范性與合理性。
參 考 文 獻
篇11
1.檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應滿足本集團的實際工作需要，并適應本集團信息化建設發(fā)展需要。
2.檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應功能。
3.檔案管理系統(tǒng)應與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
二、檔案管理系統(tǒng)操作制度
（一）組織管理
1.集團檔案室負責本檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，并通過本系統(tǒng)來開展日常業(yè)務辦公，同時促進本系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。
2.集團有關部門應負責配合檔案室保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行和管理、制定網(wǎng)絡管理的標準規(guī)范，幫助檔案室及時解決應用過程中出現(xiàn)的技術問題。同時有計劃地進行計算機知識培訓，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。
3.各級主管領導要重視檔案管理系統(tǒng)建設工作，積極檔案信息化工作。
（二）系統(tǒng)管理
1.檔案系統(tǒng)各模塊的使用均由集團檔案室系統(tǒng)管理員所分配的使用權限來控制，如果用戶對使用權限有疑問，應及時聯(lián)系。
2.所有用戶必須按照使用手冊中的規(guī)范要求來填寫數(shù)據(jù)和操作軟件，以免出現(xiàn)錯誤或不可讀信息；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，當前用戶應該負責。
3.對檔案管理系統(tǒng)有調整和優(yōu)化意見，可先提交信息中心，待信息化領導小組會議討論通過后協(xié)調軟件商統(tǒng)一修改。
（三）用戶管理
檔案管理系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員、應用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責：
1.系統(tǒng)管理員。
（1）負責檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺的參數(shù)設定和日常運行管理與維護，并做好日志管理。
（2）管理和檢查檔案管理系統(tǒng)日志。
（3）負責密碼管理，以及為檔案管理系統(tǒng)用戶設置賬號和授權。
（4）負責檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺的升級工作。
（5）發(fā)現(xiàn)并及時向有關領導反映檔案管理系統(tǒng)故障，診斷并排除一般性故障，確保系統(tǒng)處于良好的運行狀態(tài)。
（6）負責對相關使用人員（主要為檔案室人員）進行技術支持。
2.應用操作員。
（1）負責對相應功能模塊數(shù)據(jù)的錄入和日常維護，并確保數(shù)據(jù)的有效性和及時性。
（2）及時發(fā)現(xiàn)并向系統(tǒng)管理員反映檔案管理系統(tǒng)故障。
（3）確保對檔案管理系統(tǒng)進行授權以內的合法操作。
3.一般用戶。
（1）遵守檔案管理系統(tǒng)的密碼管理。
（2）遵守應用系統(tǒng)操作使用手冊的規(guī)定，按照相應授權進行信息查詢與借閱，不得進行授權以外的非法操作。
（四）使用規(guī)范
1.每個用戶在系統(tǒng)管理員開通賬號和授權后，必須及時更改自己的密碼，以保障自己密碼的安全性；用戶應該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數(shù)量不應太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數(shù)字。
2.用戶如果忘記密碼，要及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；用戶不得把自己的賬號密碼告訴其它任何人，因此所導致的所有后果均由自己承擔。
3.檔案室人員應及時錄入檔案信息、及時處理歸檔信息（包括收發(fā)文、工程技術資料等）、及時處理借閱申請。
4.用戶對企業(yè)相關檔案資料的查看與借閱必須通過系統(tǒng)發(fā)起申請流程，并在自己的職權范圍內，應盡快處理待辦文件，以免出現(xiàn)超時情況，如果超時應由自己承擔相關責任。
（五）數(shù)據(jù)管理
1.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理員負責，應履行下列對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的維護職責：
（1）保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
（2）負責數(shù)據(jù)的交換和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的匯總。
（3）監(jiān)督、檢查數(shù)據(jù)質量和更新情況。
（4）及時、準確地對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份、核對。
2.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬于公司機密，要保證和維護數(shù)據(jù)的嚴肅性、準確性、完整性和權威性。錄入的數(shù)據(jù)要真實反映數(shù)據(jù)的原始情況，不得隨意更改數(shù)據(jù)。
3.系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期進行備份，并檢驗備份數(shù)據(jù)的正確性和完整性。
（六）安全管理
1.檔案室對檔案管理系統(tǒng)實施安全和保密管理，建立并落實責任制，采取有效的安全和保密預防措施，避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，防止發(fā)生涉及企業(yè)安全、保密信息丟失和泄密事件。
2.安全操作
（1）建立完整的檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權限管理體系，并登記備案。
（2）采取嚴密的安全措施防止無關人員進入服務器系統(tǒng)，嚴禁用自帶的U盤或移動硬盤等設備連接到檔案管理系統(tǒng)的服務器上。
（3）操作人員應有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時及時推出系統(tǒng)或關閉電腦，不允許其它人代為操作。
（4）各崗位操作權限要嚴格按崗位職責設置，系統(tǒng)管理員應定期檢查操作員的權限，由相關領導進行審定。
（5）對數(shù)據(jù)備份等記錄建立定期查驗制度。
（七）相關責任
1.相關單位和部門應嚴格執(zhí)行本暫行規(guī)定，出現(xiàn)以下情節(jié)將追究有關人員的相應責任。
（1）軟件系統(tǒng)上線后由于各單位各部門未按進度要求進行相關模塊和節(jié)點的測試或數(shù)據(jù)初始化錄入，造成工作延誤，由責任人及所屬部門或單位承擔相應后果。
（2）各單位各部門應按信息中心要求提交軟件修改和調整意見，超出時間的由責任人及所屬部門或單位承擔相應后果。
（3）各單位各部門未按要求保質保量完成數(shù)據(jù)錄入，造成系統(tǒng)運行延誤的，由該單位或部門承擔延誤責任。
（4）各單位各部門應保證進入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，因數(shù)據(jù)錯誤造成的危害追究該單位主要負責人或直接責任人的責任。
（5）應用軟件功能上線后，業(yè)務單位沒有按時使用，造成程序變更、修改或驗收延期的，由該單位承擔相應責任。
（6）因下列行為致使檔案管理系統(tǒng)感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障的，根據(jù)造成的危害程度追究該部門或單位主要負責人、直接責任人的責任：
①未及時安裝、使用、升級防病毒軟件的。
②未及時安裝系統(tǒng)補丁的。
③業(yè)務系統(tǒng)申報等環(huán)節(jié)所需介質未查殺病毒的。
（7）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統(tǒng)主機服務器或數(shù)據(jù)庫的，將追究單位負責人或直接責任人的責任，直至追究其法律責任。
（8）權限、口令等系統(tǒng)資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)資源受損的，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。
（9）的系統(tǒng)資源如因管理不善造成泄漏，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負責人和直接責任人的責任。
（10）業(yè)務人員操作失誤造成嚴重后果或多次操作出現(xiàn)非正常問題的，將予以通報批評。
篇12
Key words: power system, files, program
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
1 前言
管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產經(jīng)營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。
3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措
電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規(guī)范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴格按照規(guī)范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。
3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。
4 結束語
總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。
參考文獻
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篇13
（一）管理人員思想素質不高
在施工項目當中，企業(yè)員的管理觀念意識比較單薄，個別的項目部和一些私人單位當中管理制度不完善，并沒有設置一定的崗位責任制，大部分工作人員屬于兼任的狀態(tài)，對于施工中的一些主要文件資料還是采用比較傳統(tǒng)的手工收集的方法，有些員工對一些領導存在一定的偏見，認為他們在檔案管理上沒有投入大量的財力和物力，在一定程度上阻礙了管理水平的提高。
（二）檔案管理服務不是很規(guī)范
現(xiàn)在，在施工項目部當中，對檔案的管理要求不是很規(guī)范，像工程檔案的案卷缺少卷內的目錄，檔號不規(guī)范，組卷比較混亂，案卷標題、數(shù)字使用不規(guī)范，影響了公文轉化為立卷和歸檔。檔案資料的分類級別比較少，其中，對聲像和音頻有關的資料保存不是很好，缺少一定的收集，相反大都還是注重文字的收集和整理。
（三）檔案管理人員的觀念淡薄
在現(xiàn)在的施工企業(yè)檔案管理處，管理員單單認為只是一名文件收集和整理的負責人，只是想著資料能夠有效的保存，針對現(xiàn)代化的檔案管理缺少一定的創(chuàng)新意識，總是遵循守舊，加上落后的管理手段，使施工企業(yè)不能有效利用資料信息，而且他們的工作狀態(tài)十分的懶散，嚴重影響了檔案管理的規(guī)范化進程。最重要的是工作人員容易產生消極的心理，不能正確的認識管理的重要性，責任不到位。
二、施工企業(yè)檔案管理的相關對策
（一）努力提高管理人員的觀念和文化素質
首先，施工企業(yè)應該給予管理員一定的重視程度，培養(yǎng)管理員的管理責任意識，同時檔案管理員應該有較強的管理悟性，施工企業(yè)應該對員工進行組織培訓，學習討論交流專業(yè)知識，提高大家的職業(yè)能力水平。針對在業(yè)外的施工項目部，為了能夠對工程進度信息情況清楚的了解，應該及時和建設單位保持聯(lián)系，詳細具體問清楚，在施工企業(yè)竣工前期，必須進行集中的管理培訓工作，深入了解檔案的有關技術規(guī)范和法規(guī)，爭取把每一份文件管理工作做的足夠的完善。
（二）提高檔案管理規(guī)范
施工企業(yè)的檔案管理工作需要一定的科學管理和統(tǒng)一的操作流程，施工企業(yè)在進行檔案的類型劃分時，應該盡可能的具體全面，靈活調節(jié)每一個管理程序步驟。不同的檔案級別按照工程建設、管理技術等不同的類別進行管理，建立相應的檔案人員崗位責任制，規(guī)定各項檔案管理的規(guī)章制度，原則上應該嚴謹明確，針對特殊的檔案，應提高檔案管理的工作，進行一定的保密，檔案管理人員必須明確施工企業(yè)檔案管理范圍，對各項檔案進行分類整理，裝訂，入盒，編目錄等一系列步驟程序設置。施工企業(yè)安排合理的工作流程，使檔案管理的各項工作有條不紊的進行，充分提高檔案管理工作的效率。
（三）完善施工過程的公文材料，不斷收集
在施工過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)上級部門的發(fā)文，項目部在公文最初的歸檔時候要形成一系列的材料，材料必須齊全才可以，因此，管理人員必須在平時應該重視，及時收集相應的文件，如果管理不當?shù)脑挘@可能會影響到施工企業(yè)最后的竣工成果，針對上級下達的發(fā)文，檔案管理人員必須對每一份文件進行核對和審查，做一定的登記，一部分入檔案，另一部分為了供以后的人參考或者使用之類的，按檔案整理規(guī)范要，用釘子裝訂，供平時查閱。還有一點需要特別的注意，對于本單位一些領導簽發(fā)的文件，應該將材料收集完整，按照正式文件，簽發(fā)，定稿，終稿等一定的順序集中規(guī)整，統(tǒng)一裝訂。初步做好檔案入庫前的一系列工作。利用現(xiàn)代電子的信息功能，形成電子信息檔案管理，更加方便查閱和選用，實現(xiàn)檔案工作信息化的管理。
三、總結
