引論：我們?yōu)槟砹?3篇黨建信息化建設(shè)范文，供您借鑒以豐富您的創(chuàng)作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發(fā)您的創(chuàng)作靈感，讓您的文章更具深度。
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（一）信息交流平臺建設(shè)滯緩。第一，一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的黨建信息服務(wù)平臺在設(shè)計(jì)上過于雷同單一，缺乏新意，無法滿足服務(wù)對象的要求；第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理人員對黨建工作的信息化不夠重視，導(dǎo)致信息服務(wù)平臺內(nèi)容更新緩慢，過期信息沒有得到及時的管理，違背了黨建信息服務(wù)平臺的時效的特色，無法吸引到用戶的訪問，就會造成資源過度浪費(fèi)的現(xiàn)象；第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息服務(wù)平臺大多數(shù)都只是局限于單純的宣傳語信息公布，沒有引入交流的機(jī)制，就會導(dǎo)致黨員或群眾無法及時的發(fā)表意見，互動性不夠。（二）缺乏專業(yè)人才。機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建工作由于其自身保密性高、原則性高等特色，與網(wǎng)絡(luò)自身的開放性高、隨意性大、虛擬性強(qiáng)的特點(diǎn)形成很強(qiáng)烈的對比，為新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的黨建信息化的建設(shè)提出了更高的要求。要想加強(qiáng)黨建信息化的建設(shè)，就需要既能夠熟練掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)知識，由擁有高超的計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對信息科學(xué)技術(shù)的接觸很少，對其相關(guān)的專業(yè)知識了解的可謂是少之又少，嚴(yán)重缺乏相關(guān)的專業(yè)人才，很嚴(yán)重的制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息化的建設(shè)。（三）信息化意識低下。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位對黨建信息化建設(shè)了解不夠透徹，對其重要性的認(rèn)識度不高，甚至有些基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位還沒有開始利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來輔助黨建工作的開展，會存在由于黨建信息化建設(shè)的復(fù)雜性，而對其存在一定程度的畏難心理，在工作的過程中缺乏必要的創(chuàng)造性與主動性。
三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息化建設(shè)的對策
（一）提高認(rèn)識，統(tǒng)籌規(guī)劃。要想加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息化建設(shè)，就必須高度認(rèn)識黨建信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)工作的緊迫感，全面提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建工作的信息化程度。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要將其當(dāng)作重點(diǎn)工程來抓，建立健全的責(zé)任制，將黨建信息平臺建設(shè)成為一個能夠真正發(fā)揮實(shí)效的服務(wù)交流信息平臺。優(yōu)化資源配置，在黨建服務(wù)交流信息平臺上，提供出常用的數(shù)據(jù)庫、教育平臺、黨代表工作平臺等，加大信息共享的力度，暢通與老百姓交流的渠道，為加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（二）組建專業(yè)隊(duì)伍，加快黨建信息化建設(shè)的進(jìn)程。高校、科研機(jī)構(gòu)等是培養(yǎng)人才的重要基地，通過將機(jī)關(guān)事業(yè)單位與高校、科研機(jī)構(gòu)等進(jìn)行合作溝通，培養(yǎng)一批高水準(zhǔn)、高素質(zhì)的軟件研發(fā)人員。組建專業(yè)隊(duì)伍，結(jié)合工作特點(diǎn)，研發(fā)出符合機(jī)關(guān)事業(yè)黨建工作管理的系統(tǒng)軟件，并對其進(jìn)行日常的維護(hù)與監(jiān)管，及時更新信息，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息交流平臺的高校、安全的運(yùn)行。（三）建立健全的保障機(jī)制，引導(dǎo)黨建信息化建設(shè)的良性發(fā)展。首先，要確保黨建信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)來源，充分保證網(wǎng)絡(luò)黨建的及時維護(hù)與更新等。其次，成立專門的工作機(jī)構(gòu)，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件設(shè)備等進(jìn)行管理，并組建專業(yè)的團(tuán)對，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位黨建信息進(jìn)行收集、整理、更新等，同時還要重視機(jī)密的保密性。最后，要建立健全的管理制度，確保各項(xiàng)制度能夠落實(shí)到位。
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3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費(fèi)將成為加快社會信息化進(jìn)程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著把握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻(xiàn)信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運(yùn)作模式。
4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特征是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面摘要：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費(fèi)需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的功能隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務(wù)售貨員、檔案學(xué)科探究人員以及其他和檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責(zé)任感日益增強(qiáng)。而當(dāng)他們作為信息的消費(fèi)者，感覺到信息消費(fèi)的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進(jìn)。
二、信息時代檔案工作的新思路
1、加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，和緩政府要值得投入財(cái)力，配置和檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。
2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場上各種檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)很多，國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場管理；二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特征，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)；四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
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一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則摘要:
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1、引言
檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的長期發(fā)展過程，需要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，加快檔案信息化建設(shè)，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。如何進(jìn)一步加強(qiáng)和完善檔案現(xiàn)代化建設(shè)是擺在檔案管理工作人員面前的首要問題。
2、檔案信息化建設(shè)的重要性
檔案對人類認(rèn)識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越重要的作用。檔案信息化建設(shè)使檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力，檢索查詢方便能夠提高整個部門的工作效率。在我國檔案工作的未來發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)是一個十分重要的趨勢。研究檔案信息化建設(shè)的一系列基本理論，對指導(dǎo)我國檔案信息化建設(shè)的具體過程具有重要意義。
因此，加快檔案工作落實(shí)到現(xiàn)代化生活中，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉，其重要性不容忽視。
3、目前檔案信息化建設(shè)存在的不足
（一）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
在建設(shè)檔案信息化過程中往往容易出現(xiàn)只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的狀況，以至于投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。各地信息化建設(shè)采用的硬件平臺、軟件平臺和應(yīng)用系統(tǒng)等不相同，形成了信息資源共享技術(shù)上的壁壘，無法形成信息互訪機(jī)制，難以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐應(yīng)建立相同的檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。
（二）檔案工的信息化意識不強(qiáng)，認(rèn)識不到位，重視度不夠高。
老檔案工作者不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多。這已是一個普遍存在的共同問題。缺少一批專門從事檔案檔案信息化的建設(shè)和治理的信息技術(shù)人才。
（三）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在
檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)，很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用。另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。
4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對策
(一)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
應(yīng)建立相同的檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。①檔案信息著錄的規(guī)范化。具體內(nèi)容有如下：
（1）規(guī)范檔案信息著錄。通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。可參考我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。
（2）規(guī)范檔案信息存儲，研究統(tǒng)一的存儲載體
（3）規(guī)范檔案信息管理軟件的開發(fā)技術(shù)，構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫，若干專題的信息資源數(shù)據(jù)庫，同時引進(jìn)或直接利用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫。
（二）加大培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)檔案骨干隊(duì)伍建設(shè)的新突破
檔案信息化是一種全新的思想觀念，這必然要求檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念。檔案工作者需要按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，自覺學(xué)習(xí)和更新知識,運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實(shí)踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。要盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點(diǎn)的高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
2010年是我街道簡政強(qiáng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)改革的關(guān)鍵年，9月份佛山市檔案局舉辦了為期10天的檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識培訓(xùn)班，街道綜合檔案室的檔案員積極參加學(xué)習(xí)了檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)考試，取得了《檔案專業(yè)崗位資格證書》，繼而參加了全省檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)班（檔案信息化管理），使檔案工作人員適應(yīng)日趨激烈的競爭，用知識不斷武裝自己的頭腦，并根據(jù)工作實(shí)際情況，努力用理論指導(dǎo)實(shí)踐，解決自己在工作中出現(xiàn)的問題，為今后開展檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。
（三）重視信息資源建設(shè)
加大信息資源建設(shè)，滲透資源信息建設(shè)設(shè)備相關(guān)知識，加強(qiáng)信息化軟件推廣力度，突破原有局限性，尤其是推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金預(yù)算，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，增加人員將歷年檔案的紙質(zhì)文件一一掃描成為電子文檔，并掛接到科怡文檔管理系統(tǒng)，做到紙質(zhì)件與電子文檔相對應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。
以大良街道辦積極推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)為例。2010年以前，大良街道使用科怡檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版，隨著數(shù)據(jù)的不斷增大和業(yè)務(wù)需求，該產(chǎn)品已不能滿足當(dāng)前檔案實(shí)際工作的需要。因此，針對街道簡政強(qiáng)鎮(zhèn)事權(quán)改革后檔案管理現(xiàn)狀，同時也結(jié)合本街道檔案工作的實(shí)際情況，已將科怡檔案單機(jī)版系統(tǒng)升級至網(wǎng)絡(luò)版，可延伸到各辦（局）、各行政服務(wù)站使用，從而使檔案信息資源共享。
5、結(jié)語
總而言之，做好檔案信息化建設(shè)工作在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為檔案信息化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。通過改善和完善管理，推進(jìn)對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，合理開發(fā)和利用檔案管理資源，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，為社會做出更大的貢獻(xiàn)和創(chuàng)造更高的價(jià)值。
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(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時，需要花費(fèi)很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)卷號再去庫房查找，費(fèi)時、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存，而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫，但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會利用檔案的意識
首先，檔案人員要抓住有利時機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
篇6
一、增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識
在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。還要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。
二、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備
加快檔案信息化的建設(shè)，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。要舍得投入財(cái)力，當(dāng)前，各級檔案部門的財(cái)力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。
三、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制
篇7
Keywords : file management; informatization; construction
中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
檔案信息化就是在檔案活動中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，用信息科學(xué)技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和提供利用。究其實(shí)質(zhì)，是檔案管理模式和利用方式，從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主，向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送，以信息的形式為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。但是，由于該項(xiàng)技術(shù)在我國發(fā)展時間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。
一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設(shè)的重要性：
1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．
3、檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。
（二）檔案管理信息化建設(shè)的必要性1、檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像等，現(xiàn)在連政府機(jī)構(gòu)的信息都放到網(wǎng)上，政府與公眾的互動處理也放到網(wǎng)上實(shí)施電子政務(wù)了，網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展？保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實(shí)體，如何最大限度地發(fā)揮作用？這些問題就使開發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。 3、檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案價(jià)值的要求 提出控制論的數(shù)學(xué)家維納，在其飽含人文關(guān)懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價(jià)值的。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是要通過對檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來實(shí)現(xiàn)的。檔案部門作為一個信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實(shí)時化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用。
4、檔案信息化建設(shè)是檔案館自身發(fā)展的要求 隨著社會文明進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案案卷數(shù)量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢，檔案館自身建設(shè)必須加強(qiáng)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息化管理，要求檔案館在自身建設(shè)上要從網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數(shù)據(jù)獲取與更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數(shù)據(jù)與信息傳播體系、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)體系、檔案咨詢服務(wù)體系、檔案數(shù)字化專業(yè)人員體系、數(shù)字化檔案館用戶體系以及檔案標(biāo)準(zhǔn)與操作體系等方面著手實(shí)施，改變現(xiàn)有管理手段相對落后的現(xiàn)狀。
二、檔案管理的現(xiàn)狀 檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，但在實(shí)際工作中，檔案管理與社會的進(jìn)步相比，仍然存在很大的問題，表現(xiàn)在：1、檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊(duì)伍不穩(wěn)定；2、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。
三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的途徑
(一) 制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作
檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該首先破除對信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識誤區(qū)，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點(diǎn)，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，做到建一個成一個，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。
(二) 重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。
第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)自動分類、自動標(biāo)引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對外提供服務(wù)。第三，檔案指導(dǎo)、編研從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。
（三）增強(qiáng)保密意識，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系
檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，堅(jiān)持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認(rèn)真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時，在現(xiàn)代信息社會中應(yīng)樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（四）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)的核心工作
作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、與更新。
（五）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件
檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。
（六）調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)
篇8
檔案信息化是檔案工作的一場革命,是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個重要標(biāo)志。
二、檔案信息化建設(shè)的益處
檔案信息化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；信息化電子檔案能夠代替原件使用，保護(hù)檔案原件，避免因頻繁的整理、調(diào)閱對原件造成的損壞，同時可以對原始檔案進(jìn)行永久性真空密封保存，更好的保護(hù)檔案原件。縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用計(jì)算機(jī)的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息化建設(shè)的必然性
檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案信息化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的信息化建設(shè)。
第三，社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作
（一）檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。
1.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到
①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。
②能捕捉檔案信息。檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。
③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。
④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。
提高檔案管理人員的思想素質(zhì)
①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識和政治信念。
②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。
④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。
篇9
檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托，以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。
1.2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義
由檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵得知，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不僅包括醫(yī)院檔案信息資源的有序整理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資源開發(fā)利用、人才隊(duì)伍建設(shè)，還包括工作的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的制定。當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重在利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行綜合管理、開發(fā)并提供利用[2]。
伴隨著醫(yī)院日常工作的開展，大量有關(guān)醫(yī)療、科研、黨政、基建、外事、財(cái)務(wù)等檔案形成，利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將檔案數(shù)字化并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳至檔案管理系統(tǒng)，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫(yī)院內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，查閱者通過網(wǎng)絡(luò)可以快速、便捷地查詢到所需要的檔案資料；第三，實(shí)行檔案信息化管理，通過對醫(yī)院檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)備份，有利于提高檔案保管的安全性。
2.目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題
2.1傳統(tǒng)檔案管理方式受空間局限性較大
傳統(tǒng)模式下的檔案資料多由紙質(zhì)檔案構(gòu)成，這就對庫房的存儲空間有一定要求，然而由于近年來歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫房的空間有限，紙質(zhì)檔案的保管受存放空間的限制影響越來越顯著，這一問題阻礙了檔案管理工作的有序開展。
2.2傳統(tǒng)檔案管理手段與信息化技術(shù)發(fā)展已不相適應(yīng)
傳統(tǒng)的檔案管理從分類、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時間與人力，工作效率過低。且由于人工操作的隨意性和差錯率高，降低了檔案查找的準(zhǔn)確率，容易出現(xiàn)查詢遺漏的情況，再次利用時需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。
2.3傳統(tǒng)檔案管理增加檔案保管成本
涉及不同內(nèi)容不同種類的醫(yī)院檔案都有各自的保存期限，根據(jù)規(guī)定，超過保存期限是需要進(jìn)行銷毀的，但受到傳統(tǒng)檔案管理方式的制約，很難較完整準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出需要銷毀的檔案數(shù)量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費(fèi)，增加檔案保管工作的成本。
2.4檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺
檔案管理工作者相當(dāng)部分都不是專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)對檔案手工操作比較熟悉，但是對信息技術(shù)的應(yīng)用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設(shè)帶來了一定的阻礙。
3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實(shí)施意見
3.1思想上要重視檔案信息化建設(shè)
重視對檔案信息化的建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。只有摒棄舊的思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，明確醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展目標(biāo)并認(rèn)真落實(shí)，才能做好檔案的信息化建設(shè)。
3.2加強(qiáng)檔案信息化的設(shè)施建設(shè)
檔案信息化建設(shè)需要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備。良好的硬件設(shè)施是醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務(wù)器來支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎(chǔ)設(shè)施才能開展信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，因此需要具備一個完善的檔案管理系統(tǒng)軟件，將經(jīng)過信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門與其他部門之間的檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的信息共享，提高工作效率。
3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
轉(zhuǎn)變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務(wù)模式，重視檔案工作人員業(yè)務(wù)知識的培養(yǎng)，為檔案工作者提供良好的學(xué)習(xí)條件，安排他們接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)及現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，提升檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。
篇10
檔案信息化主要任務(wù):一是館藏檔案的數(shù)字化,二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在設(shè)計(jì)過程中形成的有查考和利用價(jià)值的電子文件,要按照有關(guān)要求及時歸檔,而且要做到齊全完整,真實(shí)有效。檔案信息化建設(shè)最終將實(shí)現(xiàn),一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;三是檔案信息高度共享;四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。這就意味著,設(shè)計(jì)人員將來利用檔案,不用再親自到檔案館來查閱卷宗,而是可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案,不受時間、地域和文件數(shù)量的限制,可以在任何時間、任何地點(diǎn)瀏覽檔案全文,設(shè)計(jì)人員面對的將是"永不關(guān)門"的檔案館。
1介紹掃描情況
檔案原件經(jīng)過掃描以后生成數(shù)字化的影像文件,存儲在大容量的硬盤或者光盤上,采取數(shù)字方式進(jìn)行處理并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,方便對檔案原件的保護(hù)和檔案信息資源的開發(fā)利用。掃描技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)有:(1)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,檔案數(shù)字化以后不再受“孤本”的限制,在網(wǎng)上一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空間”和“時間”的限制。數(shù)字影像文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸,使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講,利用者可以不用到檔案館來,通過任何一臺上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦,更大的好處在于擴(kuò)大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。“時間”不再是限制,利用者可以隨時使用自己需要的文件。數(shù)字化以后,將已開放的檔案上網(wǎng),所有的利用者都可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。除此之外,利用大容量的硬盤或者光盤可以達(dá)到海量存儲;利用計(jì)算機(jī)管理可以實(shí)現(xiàn)檢索的自動化。主要不足之處是采取光盤或硬盤存儲,信息保管期限短;數(shù)字化檔案信息的安全性低;沒有法律憑證作用。
2縮微技術(shù)簡介
縮微技術(shù)最早誕生于1839年,商業(yè)應(yīng)用已有近百年的歷史,1941年開始較多地應(yīng)用于設(shè)計(jì)圖紙保存,在國外檔案行業(yè)已較為普遍使用,國內(nèi)解放初國家圖書館開始應(yīng)用,現(xiàn)在政府檔案館、高校圖書館、城建檔案系統(tǒng)、航空檔案系統(tǒng)、大企業(yè)檔案部門等均有較多使用。縮微影像本身屬于模擬影像,具有與紙張相同的長期保存與信息可靠的優(yōu)勢。相對于紙質(zhì)檔案,縮微膠卷因其占用空間小,其長期保存所需的環(huán)境條件(特別是溫濕度)更容易實(shí)現(xiàn)和控制。相對于電子檔案(包括CAD電子文件和掃描文件),縮微膠卷依靠光學(xué)放大設(shè)備即可識別閱讀(在最困難的情況下,用放大鏡就可以讀出,甚至對著陽光也可讀出),所需設(shè)備和技術(shù)均十分成熟,而電子檔案受硬、軟件環(huán)境及技術(shù)發(fā)展淘汰的影響和制約。通常都認(rèn)為縮微膠卷最宜于大量檔案的長期、安全、經(jīng)濟(jì)地保存大規(guī)模數(shù)量檔案。縮微膠片檔案具有法律憑證作用。縮微影像的模擬特性、縮微品保存永久性、記錄真實(shí)性等優(yōu)點(diǎn)決定了它的法律憑證作用。縮微技術(shù)還有諸如拍攝速度快、存儲量大等優(yōu)點(diǎn)。縮微技術(shù)的不足主要有檢索自動化程度低,利用與傳播不方便。
3檔案縮微之利弊
3.1檔案縮微之利
⑴信息存貯量大,節(jié)省空間。普通縮微攝影的縮小比率為1/7-1/48,超縮小比率可達(dá)1/90―1/250,按面積算可將原文件縮小1/49-1/62500,足以和當(dāng)代存貯密度最高的光盤存貯器相媲美。
⑵精度高,速度快,適應(yīng)于各種原件的全文存貯。不論被拍攝原件是圖形、照片、數(shù)據(jù)或是文字,也不管其復(fù)雜程序如何,均可在曝光的瞬間將其記錄下來,被拍攝原件數(shù)量越多越能顯示出其優(yōu)越性。
⑶記錄準(zhǔn)確,質(zhì)量好。因縮微攝影方法可將原件的形狀、格式、顏色等真實(shí)記錄下來,并且有較高的解像力和清晰度,可讀性強(qiáng),具備法律憑證作用,可長期保存使用。
⑷規(guī)格統(tǒng)一,便于信息的交流、傳遞和收集。縮微品促進(jìn)了世界信息與知識的傳播,其作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過除紙質(zhì)以外的任何媒介。
⑸可以更好地保護(hù)檔案原件。由于檔案原件經(jīng)常被利用,原件的機(jī)械磨損比較大,如果檔案保護(hù)條件達(dá)不到要求,易出現(xiàn)檔案原件字跡褪變、紙張霉變,鼠咬蟲蝕等情況,會嚴(yán)重是損害檔案原件。及時縮微復(fù)制檔案,能有效地保證檔案的安全。因此,以縮微品代替原件提供利用,可使檔案原件得到保護(hù),延長檔案原件的壽命。
3.2檔案縮微之弊
⑴縮微設(shè)備成本較高。縮微設(shè)備泛指一切用于縮微拍照、沖洗、檢查等機(jī)械設(shè)備,其中常用的有縮微拍照機(jī)、縮微沖洗機(jī)、拷貝機(jī)、閱讀機(jī)、接片機(jī)、密度儀等。購買成套設(shè)備需要一定的財(cái)力支持。
⑵縮微拍攝工作要求高。縮微拍攝工作的各個環(huán)節(jié),雖然都有相對的獨(dú)立性,總的來說是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。無論是編排、拍攝、沖洗、檢驗(yàn),還是調(diào)卷、還卷、整理、裝訂,都是互相關(guān)聯(lián)、互相制約的,哪個環(huán)節(jié)出了問題,都會影響縮微工作的質(zhì)量。
⑶ 縮微膠片利用過程較麻煩。縮微膠片本身是無法提供利用的,必須經(jīng)過一定的技術(shù)處理,對其進(jìn)行拷貝和還原(放大顯示及復(fù)印)。利用印片(或鏡頭成像)的方法,把縮微品上的影像轉(zhuǎn)印到另一感光膠片上,制出縮微品副本的過程,通常將被拷貝的縮微膠片稱做“母片”,拷貝后產(chǎn)生的縮微品副本則稱作“拷貝片”。拷貝片的質(zhì)量主要取決于母片的質(zhì)量,同時也與所使用的拷貝片與拷貝機(jī)的類型、性能及工作人員的操作技能、環(huán)境條件等有關(guān),但不管如何改變上述條件,拷貝片影像的清晰度和解像力總會隨著拷貝片的"代"數(shù)的增加而下降,直至某一代拷貝片的影像處于可分辨的臨界狀態(tài)成為最后一代縮微品。通過借助閱讀器把縮微影像放大投射到屏幕上進(jìn)行閱讀查看。如果查到所需信息,要借助特殊裝置將縮微影像放大復(fù)印到紙張上提供人們利用。
⑷縮微品的檢索速度較慢。要從高密度存貯的大量縮微影像中查找出特定的信息需要一定的時間和過程。縮微品的檢索不同于其他類型載體信息的檢索,由于它是極度縮小的信息,用肉眼無法直接辯認(rèn),因此必須借助于特殊的檢索設(shè)備和方法。
⑸檔案縮微品的保管條件要求高。檔案縮微品與紙質(zhì)檔案要分開存貯,需要建造符合縮微品保管要求的專用庫房。庫房的溫度保持在15~25℃,相對濕度保持在25~40%。庫房內(nèi)要防塵、防光,保持空氣的潔凈度。檔案縮微品的裝具不宜采用含酸、硫及硫化物過高的材料。
總之,將檔案縮微利弊俱存,因此檔案館在進(jìn)行檔案縮微時要解決的關(guān)鍵一點(diǎn)就是掃描對象的選擇,可依據(jù)文件、檔案的利用頻率和保存價(jià)值來確定哪些內(nèi)容需保存于縮微介質(zhì)中。此外,將縮微設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備有機(jī)結(jié)合,縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合,是檔案部門解決檔案長期保管問題,解決檔案快速檢索利用問題的最佳途徑。
4實(shí)物檔案逐步實(shí)現(xiàn)掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)的必要性
實(shí)物檔案掃描達(dá)到一定量時可以考慮縮微技術(shù)。
4.1縮微品適于長期保存的特性,滿足工程檔案長期保管的需要
(1)國家法規(guī)規(guī)定工程檔案必須長期或永久保管。
(2)公司自身參考利用需要檔案長期保管。
根據(jù)統(tǒng)計(jì)和經(jīng)驗(yàn),入庫保存期限在30年以內(nèi)的公司檔案占到設(shè)計(jì)參考利用檔案的95%以上,30年以上的約占5%。
(3)公司服務(wù)長期客戶(如泰鋼、馬鋼等)競爭改造項(xiàng)目,需要檔案長期保存一些原為我公司設(shè)計(jì)/承擔(dān)的項(xiàng)目在10年20年甚至更長期以后需要改造時,我公司因擁有長期保存完好的檔案,參與競爭時倍添方便,承擔(dān)/設(shè)計(jì)改造工程時也不需要甲方提供很多外部資料(特別是工藝、設(shè)備等外部資料),設(shè)計(jì)周期因而可以縮短。
4.2安全保管的需要
對于以設(shè)計(jì)為龍頭的工程公司來說,檔案是最重要的資源和財(cái)富,所以檔案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部檔案毀于一旦,這個責(zé)任誰也承擔(dān)不起的。檔案縮微品本身作為檔案的復(fù)制件,即是大大提高了檔案的安全性,而且縮微品的低成本復(fù)制并異地保管,則基本上可以認(rèn)為檔案就有了絕對的安全性。“9•11”恐怖事件中,世貿(mào)大廈里的大公司因檔案縮微品的異地保存而受損較小。1995年日本阪神大地震,經(jīng)強(qiáng)磁場和劇烈震動,縮微品上影像沒有損失,卻造成大量計(jì)算機(jī)、光盤上儲存的信息的完全丟失。
4.3節(jié)省庫房和保管成本的需要
一般認(rèn)為,縮微膠卷代替紙質(zhì)檔案后,庫房節(jié)省90%以上。我公司現(xiàn)有檔案庫房面積近1000平方米,全部檔案若以縮微膠卷保存,算上縮微工作空間和縮微膠卷保存空間合計(jì)所需最大也不超過100平方米。若以10年時間完成全部檔案的縮微化保存,且為利用方便文字檔案、藍(lán)圖檔案、非土建結(jié)構(gòu)底圖的保存期限為10～30年,土建結(jié)構(gòu)底圖保存50年,那么10年后開始檔案庫房空間最少可縮至現(xiàn)在的2/3到一半。當(dāng)然,公司檔案保管的成本必然相應(yīng)地降低。
4.4有利于公司更好地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和參與市場競爭
與國外技術(shù)工程公司相比,國內(nèi)公司實(shí)際上是以技術(shù)勞務(wù)掙錢,且短期內(nèi)難以改變這一點(diǎn)。而現(xiàn)在越來越多的甲方要求提供CAD電子文件(多數(shù)不另收費(fèi)),由于技術(shù)原因公司尚無可靠手段來保護(hù)知識產(chǎn)權(quán),更無法避免甲方或其它單位利用我們提供的電子文件無償侵占公司CAD電子文件繪制的勞動時間,對公司不利影響較大,特別是可能使公司今后對同一項(xiàng)目的改造的競爭優(yōu)勢降低了。甲方要求我們提供電子文件的借口,其檔案管理的需要占有很大因素。若我們按國外慣例向其提供縮微膠卷或掃描電子文件光盤,我們就可不提供CAD電子文件而滿足一些甲方的要求。在其它行業(yè),也已有建設(shè)單位要求承包單位在工程結(jié)束時同時提供紙質(zhì)文件和縮微膠卷的,如廣東大亞灣核電站項(xiàng)目。對以設(shè)計(jì)為龍頭的工程公司來說,減少了CAD電子文件的對外提供,就有利于對于公司保護(hù)知識產(chǎn)權(quán),保持改造項(xiàng)目的競爭優(yōu)勢。
5關(guān)于公司掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)組成的考慮
公司檔案縮微工作擬選擇掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)的考慮因素是:
(1)公司老檔案多,已有底圖達(dá)145萬張以上,且卷放多年,若采用平板式光學(xué)拍攝縮微,則縮微前整理工作量太大、難以承受,采用掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)則整理工作量小;
(2)平板式光學(xué)拍攝縮微方式需用人力多、人員技術(shù)要求高、效率較低,掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)自動化程度、勞動生產(chǎn)率均較高;
(3)掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)最適宜于擁有大量的紙張文件檔案或電子文件檔案處理,而且數(shù)量日益增多;文件檔案需要長期保存;文件檔案需要進(jìn)行有效管理,能夠較快地查詢的優(yōu)勢,切合我公司檔案的特點(diǎn)和對檔案縮微工作的要求。
參考文獻(xiàn):
篇11
（一）各級領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)負(fù)責(zé)，抓好政策落實(shí)工作成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，街道辦事處的主要領(lǐng)導(dǎo)要擔(dān)任小組的組長，大力推進(jìn)街道辦事處的檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)責(zé)任制。領(lǐng)導(dǎo)小組要具有創(chuàng)新意識，大膽改革，組織街道各個部門共同做好檔案建設(shè)工作。對于做好的決策，要切實(shí)抓好落實(shí)工作，不斷解決各級部門之間的矛盾，集中力量處理街道辦事處檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的各種困難，保證各個部門順利完成檔案建設(shè)任務(wù)。
（二）大力宣傳檔案信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)認(rèn)識組織街道宣傳部門做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，幫助檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，自覺學(xué)習(xí)新型檔案管理技術(shù)，增強(qiáng)創(chuàng)新教育內(nèi)容，督促全體檔案工作人員共同做好街道辦事處的檔案信息化建設(shè)工作，鼓勵檔案管理人員大膽創(chuàng)新，保證檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定推行。
（三）建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性第一，嚴(yán)格依據(jù)法律規(guī)定的電子文件格式進(jìn)行檔案整理工作，比如我國對于電子文件的條文規(guī)定，在進(jìn)行檔案整理工作時要盡可能地應(yīng)用通行的較少幾種格式，利用減少電子文件的種類，來使電子文件的格式達(dá)到統(tǒng)一，用以保證電子文件的真實(shí)性。第二，利用對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中關(guān)于電子文件的要素進(jìn)行規(guī)范和控制，來確保電子文件的實(shí)用性和真實(shí)性，主要有背景數(shù)據(jù)的記錄工作和信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的控制工作。第三，存儲電子文件的介質(zhì)要選擇優(yōu)質(zhì)材料，保證介質(zhì)的使用壽命，對電子文件做好備份工作，保證電子文件的應(yīng)用和實(shí)時傳遞。第四，利用分離數(shù)字信息的語義來保存電子文件，從而使得電子文件不再依附特定的通用信息才能存在，這種保存方式使得電子文件在數(shù)據(jù)格式不同或者軟硬件環(huán)境不同的情況下也能夠安全打開，順利應(yīng)用，比如把XML作為標(biāo)識規(guī)范的辦法等。
（四）檔案信息化建設(shè)要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要條件就是檔案建設(shè)必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作人員在進(jìn)行檔案管理時要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲、保存等工作。為了規(guī)范電子檔案的建設(shè)工作，國家制訂了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了當(dāng)前和紙質(zhì)檔案共同使用的標(biāo)準(zhǔn)外，還制訂了關(guān)于電子檔案管理的專用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理信息化建設(shè)保駕護(hù)航。
（五）吸引復(fù)合型專業(yè)檔案管理人才，加強(qiáng)人才培訓(xùn)工作街道辦事處在選擇檔案管理人才時，要選擇專業(yè)知識能力強(qiáng)、文化功底深、具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛樗麄兲峁┝己玫墓ぷ鳝h(huán)境，使他們有施展才華的機(jī)會。對檔案管理內(nèi)部人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。街道辦事處要依據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，走出去尋找人才，果斷引進(jìn)具有信息技術(shù)特長，熟悉檔案管理的人才，并要做好這部分人員的安撫工作，從而保證街道辦事處的檔案信息化建設(shè)具有充足的人才儲備。
篇12
1 檔案信息化建設(shè)存在的問題
1.1 信息化建設(shè)中缺少規(guī)劃
從整體來看，我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀是都根據(jù)企業(yè)或者各個行政部門自身建設(shè)的需要來進(jìn)行檔案的管理，所以缺少統(tǒng)一的規(guī)劃。而且許多檔案管理部門也不會對自身的信息化建設(shè)進(jìn)行全面的規(guī)劃，往往是針對一項(xiàng)問題進(jìn)行分析，也就使哪里出現(xiàn)問題，解決哪里。這樣的建設(shè)管理方法一定程度上制約著整個檔案信息化建設(shè)的發(fā)展【1】。另外，各個檔案館使用的數(shù)據(jù)格式以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來了一定的障礙，同時影響信息的集中統(tǒng)計(jì)以及管理。
1.2 信息化建設(shè)管理落后
檔案的信息化建設(shè)的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在其利用最新的信息技術(shù)，對檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化的管理，提高了管理的效率，省時省力。但這種信息化的管理并不是完全沒有缺點(diǎn)的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)，他們覺得高效率的電子科學(xué)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對這項(xiàng)工作的管理。管理人員的責(zé)任意識淡薄，過分的依賴于科學(xué)技術(shù)，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒有及時將過時和有錯誤的檔案進(jìn)行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建設(shè)資源短缺、人才缺失
當(dāng)檔案的管理向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，其對于專業(yè)人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關(guān)知識的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業(yè)理論知識有掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)相關(guān)知識的人才。由于檔案的管理工作是一項(xiàng)較為基本的，沒有太大發(fā)展的職業(yè)，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于對紙質(zhì)文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設(shè)之初，我們的基礎(chǔ)資源相對短缺，而且建設(shè)之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設(shè)帶來一定的難度。
2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施
2.1 統(tǒng)一設(shè)置規(guī)劃
從根本上來看，我們對檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理最主要的目的就是實(shí)現(xiàn)對檔案資料的整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享。這樣的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就要求我們各個檔案管理部門對檔案的信息化管理有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的應(yīng)用中應(yīng)該從大局出發(fā)，采用統(tǒng)一的建設(shè)管理方法，有利于對信息資源的統(tǒng)一整合。當(dāng)然，這種標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一就需要上級有關(guān)部門加大重視，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 加強(qiáng)技術(shù)人才的培養(yǎng)
上文我們提到過，檔案管理的信息化建設(shè)工作對于相關(guān)人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識基礎(chǔ)，而且還要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)。所以，加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)也是檔案信息化建設(shè)的一個重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是年紀(jì)較大或者已經(jīng)退休的老職員，但自動信息化技術(shù)發(fā)展以來，他們工作起來就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)?shù)臏p少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業(yè)知識的新一代人才。另外，我們也要加大對在職人員的培訓(xùn)，一方面加強(qiáng)他們的工作責(zé)任意識，另一方面實(shí)現(xiàn)其知識的更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化技術(shù)。
2.3 加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)
對于檔案管理的信息化建設(shè)我們的法規(guī)還不是很健全，其主要體現(xiàn)在兩個方面，一是缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的完善，也就是指，檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也就使我們在之前提到過的，不利于對信息資源的整合。另一方面就是對于信息化建設(shè)的管理方法的法規(guī)不健全。所以，國家有關(guān)部門應(yīng)該加大注意力，加強(qiáng)對檔案管理相關(guān)法規(guī)的建設(shè)。對建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定兩方面作出明確的規(guī)定，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)管理
在相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)較為完備的基礎(chǔ)上，我們就要依據(jù)規(guī)定，加強(qiáng)對檔案信息管理工作的管理。當(dāng)然，在相關(guān)法規(guī)建設(shè)不完備的時候，各個檔案管理部門可以根據(jù)自身發(fā)展的需要，對相關(guān)工作者的工作進(jìn)行明確的要求，使所有的工作項(xiàng)目都做到有標(biāo)準(zhǔn)可依，這樣就使得整項(xiàng)工作更加系統(tǒng)化和統(tǒng)一化。
2.5 完善安全維護(hù)體系
檔案管理工作的信息化建設(shè)是以電子計(jì)算機(jī)作為主要的載體，這就會有一定的安全問題，所以我們在進(jìn)行信息化建設(shè)的同時，也要注意對整個信息化建設(shè)的系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)。具體表現(xiàn)為：采用多種先進(jìn)的技術(shù)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應(yīng)該掌握對電子信息的備份以及恢復(fù)的技術(shù)，防止不當(dāng)?shù)牟僮髟斐蓴?shù)據(jù)的丟失。條件允許時，我們可以聘用相關(guān)的安全維護(hù)的技術(shù)人員對整個信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。這是保證整個信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵保障。
3 結(jié)語
綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是當(dāng)代檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，針對現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問題，我們應(yīng)該加大重視，從轉(zhuǎn)變思想觀念，積極引入技術(shù)人才入手，對信息化建設(shè)進(jìn)行多方面的調(diào)整，在加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)的基礎(chǔ)上，完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施，從根本上促進(jìn)檔案管理信息建設(shè)的發(fā)展。
篇13
1.2缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范目前，檔案部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視先進(jìn)的通信設(shè)備及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備的購買，從而忽視檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)果導(dǎo)致通信設(shè)備及計(jì)算機(jī)難以滿足檔案的發(fā)展需要，且將大量資金投入到檔案信息系統(tǒng)中，不能轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，軟件不具有通用性、實(shí)用性等。（2）計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備因型號不同，難以適應(yīng)相同的硬件環(huán)境，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一分類編碼不完善，以及對其使用的設(shè)備要求也很高。（3）由于缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持和系統(tǒng)管理的規(guī)范性，在實(shí)際檔案信息化建設(shè)中憑借其主觀意愿對其進(jìn)行建設(shè)管理，不能從客觀實(shí)際出發(fā)，這些因素都將制約著信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的發(fā)展范圍及影響效用。
1.3檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠?qū)τ诩堎|(zhì)媒介的檔案管理者來講，他們對于檔案管理的存儲方式及原理方法都有著極豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。但是相比較而言，對于電子檔案管理并不是很熟悉，甚至不了解，尤其是對于檔案信息的存儲、檢索、利用等，并沒有形成一套完整的認(rèn)知體系。然而現(xiàn)階段，檔案管理者并不是專職的檔案管理人員，他們或許對信息化技術(shù)有著足夠的了解與認(rèn)識，但對于整個檔案業(yè)務(wù)卻不熟練，需要長時間的掌握與學(xué)習(xí)，只是單憑經(jīng)驗(yàn)及對網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的熟悉，來為專業(yè)檔案人員解決信息化技術(shù)上的一些問題，長此以往并不利于檔案的發(fā)展。也有一些管理人員對檔案的管理，缺乏必要的認(rèn)識，沒有把檔案信息化的建設(shè)足夠的重視起來，依舊使用傳統(tǒng)的管理方式對檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致檔案信息化難以接收到新的管理理念及信息技術(shù)，同樣制約了檔案信息化的發(fā)展。
1.4數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)目前，數(shù)據(jù)安全的安全性主要依賴于技術(shù)的不斷升級，建立復(fù)雜的密碼和防火墻，僅從技術(shù)角度看只能被動地解決其存在的風(fēng)險(xiǎn)，而不是一個長期、全面、規(guī)范、保護(hù)數(shù)據(jù)安全的問題。此外，從防范數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的能力來講，在信息環(huán)境復(fù)雜多變的環(huán)境下，數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案已跟不上時代的步伐，技術(shù)不能完全防止計(jì)算機(jī)潛在威脅的發(fā)生，從這個角度來講，信息數(shù)據(jù)存在很大風(fēng)險(xiǎn)。
2檔案信息化建設(shè)的實(shí)施措施和途徑
2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)如何有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案管理規(guī)范化是重中之重。檔案信息化若想充分發(fā)揮其效用就必須建立完善的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對其檔案工作進(jìn)行細(xì)致的分工合作，并針對其特點(diǎn)制定科學(xué)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。隨著信息時代的到來，檔案資源共享一定程度上不僅僅可以增強(qiáng)檔案部門的建設(shè)發(fā)展，更能有效的提升整個檔案建設(shè)的管理質(zhì)量，從長遠(yuǎn)角度來講，必須在檔案信息資源、應(yīng)用軟件等技術(shù)方面增強(qiáng)其建設(shè)，依據(jù)制定檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)、技術(shù)手段和設(shè)備的統(tǒng)一性原則。這樣就可以將資源進(jìn)行分享，避免不必要的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。
2.2檔案信息的數(shù)字化傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要是基于紙質(zhì)媒介對其加強(qiáng)管理，其管理勞動強(qiáng)度大，查詢難度也很高，占用了大量的倉庫空間，且容易損壞，如紙黃、易碎等。數(shù)字檔案管理卻克服了傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。數(shù)字檔案可以被大量復(fù)制，可以節(jié)省大量的存儲空間，將檔案因需要而存儲在不同設(shè)備中，而且還克服了檔案的唯一性。檔案信息是以數(shù)據(jù)庫的形式組織起來的。使用應(yīng)用軟件可以方便地對檔案進(jìn)行排序和分類。如果在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的數(shù)字檔案信息資源中查找相關(guān)信息，那么此信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，在世界各地傳播，任何人通過網(wǎng)絡(luò)任何終端都可以訪問自己的檔案信息，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。
