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城建檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，是對紙質(zhì)檔案和電子檔案實施管理并提供利用服務(wù)的工作總稱。海口市城建檔案管理還停留在傳統(tǒng)的觀念上，而現(xiàn)今的城市發(fā)展和建設(shè)涵蓋了非常多而復(fù)雜的內(nèi)容，同時海南自由貿(mào)易港建設(shè)總體方案、智慧海南建設(shè)總體方案對于海南省信息化建設(shè)提出了更高要求，而且在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的時代，促進城建檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型既是外部大環(huán)境的客觀要求，也是城建檔案館內(nèi)部尋求突破的內(nèi)在要求。海口市城建檔案館信息化建設(shè)的目標，以強化條塊結(jié)合、用活用好數(shù)據(jù)為出發(fā)點，促進互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)開放、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，充分利用和整合各種信息網(wǎng)絡(luò)資源，支撐城建檔案業(yè)務(wù)改革和海口市管理的政務(wù)信息化項目，實現(xiàn)以服務(wù)公眾為目的，有效解決政府工作中的難點以及老百姓關(guān)心的熱點問題。
一、海口市城建檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀
城建檔案數(shù)字化不僅包括存量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，還包括新接收檔案的數(shù)字化，以及電子文件按照規(guī)范要求直接歸檔，形成電子檔案。海口市城建檔案館信息化建設(shè)項目，其中一個重要任務(wù)就是將檔案庫房里約17萬卷的紙質(zhì)檔案通過掃描儀掃描后，生成數(shù)字文件存儲到硬盤、光盤等信息化載體中，然后將掃描生成的電子文件集成到城建檔案管理系統(tǒng)中，為檔案利用提供便捷查詢、統(tǒng)計等服務(wù)。目前海口市城建檔案館接收的主要還是紙質(zhì)檔案，與能夠完全移交電子檔案還有差距，紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存在。海口市城建檔案館信息化項目，已經(jīng)被列入海口市“城市大腦”計劃，隨著智慧城市的發(fā)展以及海南自貿(mào)港建設(shè)要求的提出，電子檔案的移交、管理、利用是適應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求。對于城建檔案而言，引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠強化檔案管理人員對數(shù)字化技術(shù)的認知，加大對數(shù)字技術(shù)運用于城建檔案管理的研發(fā)力度。現(xiàn)階段海口市的政務(wù)服務(wù)工作已經(jīng)在向智慧政務(wù)方向轉(zhuǎn)變，智慧檔案管理工作也會是其中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，用一臺連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦就可以直接實現(xiàn)檔案錄入、查詢、保存、調(diào)卷以及資源共享等功能，這是有效提高城建檔案管理效率和服務(wù)水平的最佳方式，同時電子文件歸檔從雙套制轉(zhuǎn)到單套制，是信息時代檔案工作的必然方向。
二、海口市城建檔案信息化建設(shè)的迫切性
海口市城建檔案信息化建設(shè)項目，包括信息基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源庫、信息應(yīng)用系統(tǒng)、信息技術(shù)服務(wù)等的建設(shè)。根據(jù)海南自由貿(mào)易港建設(shè)和智慧海南建設(shè)總體方案，以及海南省、海口市政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型的明確要求，同時依據(jù)海南省大數(shù)據(jù)管理局提出的信息化建設(shè)堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、集約建設(shè)、系統(tǒng)整合、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、安全可靠的原則，通過海南省構(gòu)建“大系統(tǒng)、大平臺、大數(shù)據(jù)”，海口市城建檔案信息化建設(shè)項目充分利用和整合各種信息網(wǎng)絡(luò)資源，有效支撐城建檔案業(yè)務(wù)改革和海口市管理的政務(wù)信息化項目，實現(xiàn)以服務(wù)公眾為目的，有效解決政府工作中的難點以及老百姓關(guān)心的熱點問題。
三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
（一）有效提升檔案管理效率利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在檔案的登記錄入環(huán)節(jié)，就可以將各種類型的文件，比如文本、圖片、圖像、視頻、表單等進行電子轉(zhuǎn)化，同時系統(tǒng)也對這些電子文件進行分類管理，這樣能夠擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理復(fù)雜、查找困難的缺陷。隨著計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸廣泛應(yīng)用，檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化和信息化的步伐已經(jīng)勢不可擋，利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠快速實現(xiàn)檔案的查詢、檢索、調(diào)閱以及分析等。
（二）實現(xiàn)信息共享和高效檢索傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要耗費大量的紙張，需要購置打印機等設(shè)備，還需要一定的檔案庫房，人工管理耗費巨大。利用數(shù)字化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，可以將紙質(zhì)文書檔案采用拍照、掃描的方式轉(zhuǎn)換成數(shù)字化電子檔案，這些數(shù)字化電子檔案可以上傳到政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)專門的云服務(wù)器上，并將電子檔案按照規(guī)范分類，組建成一個云端檔案資源庫，人們可以直接上網(wǎng)通過關(guān)鍵詞查找、時間篩選等方式隨時隨地搜索調(diào)閱相關(guān)檔案，大大提升了檔案的管理利用效率。采用數(shù)字化檔案管理方式，可以根據(jù)檔案的外部類型特征進行分類管理，還可以根據(jù)檔案的內(nèi)容進行分類管理，存儲起來方便快捷，二次利用也非常便利。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、移動通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲技術(shù)等共享城建檔案資源，會使得城建檔案管理工作越來越高效。
（三）電子檔案更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案大多采用物理保存的方式，容易受到外界不良因素的干擾，比如火災(zāi)、水淹、霉變等都會對檔案文書造成破壞，而且這些檔案要占據(jù)一定的場地，容易造成數(shù)據(jù)丟失和資源的浪費。而數(shù)字化檔案的優(yōu)勢是，只需一臺連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦，就可以實現(xiàn)大量的檔案文件的云存儲，受不良因素干擾的風(fēng)險大大降低。現(xiàn)在的云傳輸、云存儲等技術(shù)越來越成熟，電子檔案的存儲方式不斷更新，存儲和讀取數(shù)字化文件的速度越來越快。人們通過網(wǎng)絡(luò)就可以讀取云空間存儲的檔案資源，實現(xiàn)了隨時隨地查找和檢索檔案。
（四）文件安全性大大提升傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在存儲、運輸、查閱等過程中存在諸多風(fēng)險，比如物理存儲環(huán)境的溫度高、濕度大、梅雨季節(jié)等會讓紙質(zhì)檔案產(chǎn)生霉變。此外，檔案查閱翻找起來比較困難，需要耗費一定的人力和時間。而數(shù)字化電子檔案直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，很大程度上避免了數(shù)據(jù)丟失和泄露的風(fēng)險，且傳輸速度非常快，幾秒鐘就可以送達。隨著保密技術(shù)的逐漸成熟，電子文件的保密性能也大大提升，通過設(shè)置加密程序可以保護電子檔案的安全。權(quán)限管理作為一種安全手段，等于給電子檔案增加了一道安全門，通過設(shè)置讀取電子檔案的權(quán)限，沒有獲得授權(quán)的人員則無權(quán)查看相關(guān)檔案資料，這樣可以有效提升電子檔案的安全性。
四、當今互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)背景下海口市城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考
（一）提高認識，轉(zhuǎn)變觀念在互聯(lián)網(wǎng)時代，思想要緊跟時代潮流，數(shù)字化轉(zhuǎn)型最先要改變的就是思想觀念，這就需要所有檔案工作人員要從自我思想上發(fā)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變，認識到互聯(lián)網(wǎng)時代采用數(shù)字化信息技術(shù)管理城建檔案是大勢所趨，這樣才能更好地指導(dǎo)城建檔案管理工作。正確看待數(shù)字化和信息化給城建檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，樹立起融合新發(fā)展趨勢的觀念，強化自身的學(xué)習(xí)意識、責(zé)任意識以及使命擔(dān)當意識，讓海口市城建檔案管理工作逐步融入數(shù)字化建設(shè)潮流中。
（二）培養(yǎng)“雙專業(yè)”高素質(zhì)的檔案管理人才要實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，必須依靠一批既有城建檔案專業(yè)知識，同時又兼具數(shù)字化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專業(yè)知識的人才，使得檔案管理的方法論和技巧，與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識和技能達到完美結(jié)合。因此，海口市城建檔案館的工作人員需要加強自身數(shù)字化技能的培養(yǎng)，通過參加主題培訓(xùn)、研討會、學(xué)習(xí)其他城建檔案館先進經(jīng)驗等方式，逐漸將城建檔案專業(yè)知識與現(xiàn)代化信息技術(shù)融會貫通。
（三）建立城建檔案信息管理系統(tǒng)平臺海口市城建檔案館信息化建設(shè)項目的另一個重要任務(wù)，就是開發(fā)一套符合自身業(yè)務(wù)流程與城建檔案管理的系統(tǒng)平臺。作為海口市城建檔案館統(tǒng)一的檔案采集、管理、查詢、統(tǒng)計分析及展現(xiàn)的平臺，主要要實現(xiàn)以下功能：
第一，統(tǒng)一并規(guī)范電子檔案上傳入口。城建檔案信息管理的平臺系統(tǒng)需要支持影像拍照、二維碼掃描、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)，進而實現(xiàn)對不同物理介質(zhì)和不同類型文件的檔案進行電子化和標準化的封裝處理工作，將上傳入口進行規(guī)范統(tǒng)一后，能夠?qū)﹄娮訖n案進行統(tǒng)一格式的存儲，確保電子檔案不可篡改和可追溯性。
第二，統(tǒng)一管理數(shù)字化電子檔案。在城建檔案數(shù)據(jù)庫或者云存儲空間，設(shè)置好查詢、下載、查閱、打印等權(quán)限，按設(shè)置分配權(quán)限，按權(quán)限實現(xiàn)電子檔案的各種操作。同時，按照檔案生命周期管理原理，要將檔案的登記、歸檔、整理以及轉(zhuǎn)移、鑒定銷毀、查閱、備份恢復(fù)等功能貫穿整個檔案的生命周期，每個環(huán)節(jié)要留痕，實現(xiàn)操作記錄可追溯。
第三，建立流程化管理模式。檔案管理平臺系統(tǒng)要實現(xiàn)流程化管理，區(qū)分工作流程和業(yè)務(wù)流程，同時支持流程的可修改性，可以自定義工作流的各個環(huán)節(jié)和審批人以及操作路徑，如果滿足流程，操作人員可以實現(xiàn)對流程的增刪改查。同時也可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求，為每個環(huán)節(jié)設(shè)置不同的角色，方便不同的人對該業(yè)務(wù)流程發(fā)表審批意見。第四，支持新的業(yè)務(wù)加載。城建檔案管理平臺系統(tǒng)要實現(xiàn)新業(yè)務(wù)加載功能，方便所有操作人員在同一個平臺系統(tǒng)中實現(xiàn)對不同類別檔案進行管理，比如不同角色的人可以對檔案進行添加、修改以及篩查等。第五，實現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。隨著保密技術(shù)的逐漸成熟，電子文件的保密性能也大大提升，通過設(shè)置讀取電子檔案的權(quán)限，非相關(guān)人員無權(quán)查看相關(guān)文件，這樣可以有效提升文件的安全性。比如可以引入人臉識別、電子證書技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，相關(guān)人員訪問文件要進行人臉識別或個人信息認證。權(quán)限體系可以根據(jù)不同組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)模式，實現(xiàn)權(quán)限分級、分組管理，支持權(quán)限共享和臨時發(fā)放。五、結(jié)語隨著城市的快速發(fā)展，城建檔案管理在實際工作中會遇到各種困難，工作難度也會逐漸增加。不斷完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以提高城建檔案管理工作效率，提高城建檔案管理水平。總而言之，相比較傳統(tǒng)城建檔案管理而言，依托數(shù)字化信息技術(shù)的城建檔案管理具有保存便捷、資源共享、高效查詢、電子文件安全穩(wěn)定等優(yōu)勢，能夠有效提升檔案管理的效率和服務(wù)水平。
作者:周德雄 單位:海口市城建檔案館（海口市建設(shè)信息中心）
檔案管理研究2
一、智慧城市背景下城建檔案管理的重要意義
隨著我國現(xiàn)階段城市化建設(shè)進程的加快，城建檔案管理不能按照傳統(tǒng)的模式進行，應(yīng)該加強對城建檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化。在智慧城市背景下，要想保障城建檔案管理工作順利進行，需要城建檔案管理人員按照新的思路和方式管理城建檔案，提升城建檔案管理的成效。并且，城建檔案管理人員還應(yīng)該充分結(jié)合以往工作經(jīng)驗和智慧城市建設(shè)對城建檔案管理工作的要求，更好地開展城建檔案管理工作。第一，在智慧城市建設(shè)背景下，城建檔案管理人員應(yīng)該盡快落實城建檔案管理工作要求，將信息技術(shù)與城建檔案管理工作相結(jié)合，最大程度提升城建檔案管理工作的效率。例如，智能化檔案儲存模式能夠在城建檔案管理過程中，為信息的輸入和應(yīng)用提供一定的參考依據(jù)，幫助工作人員更好地解決數(shù)據(jù)查找困難以及信息交互不足的問題。第二，在城建檔案管理工作開展過程中，如果能夠結(jié)合實際情況進行管理創(chuàng)新和改善，就能使城建檔案管理工作順利進行。例如，在不同的城市中，城建檔案的內(nèi)容存在一定的差異，城建檔案管理人員在檔案管理方面應(yīng)該充分應(yīng)用自動化和模擬化模式，對城建檔案管理工作進行預(yù)判和分析，為各類特殊情況的處理奠定堅實的基礎(chǔ)。
二、智慧城市背景下城建檔案管理工作的創(chuàng)新要求
（一）推動城建檔案管理的信息化在智慧城市背景下，對城建檔案管理工作進行創(chuàng)新和優(yōu)化，最重要的就是推動城建檔案的信息化管理。要充分利用先進的信息技術(shù)構(gòu)建城建檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化管理和儲存，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獲取更加全面和系統(tǒng)的城建工程以及項目信息，實現(xiàn)對城建檔案管理信息和數(shù)據(jù)的在線查閱，全面顛覆傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式，實現(xiàn)智慧城市背景下城建檔案管理的信息化。
（二）推動城建檔案管理的高除了要推動城建檔案管理的信息化，還應(yīng)該重點關(guān)注城建檔案管理的高效化以及便捷化。隨著我國城市化建設(shè)的提速，很多城建項目也逐漸投入到建設(shè)中，在這個過程中涉及很多的管理和施工部門，從而產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)和信息。因此，在智慧城市背景下城建檔案管理最困難的地方就在于對檔案信息的收集和整理，城建檔案管理人員應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，使各部門之間的信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，工程檔案資料以及信息可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時上傳，這樣不僅可以提高城建檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能為城建檔案管理工作開展提供便捷性。
三、傳統(tǒng)城建檔案管理工作存在的問題
（一）城建檔案信息收集整理困難隨著我國現(xiàn)代化城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)工作逐漸朝著多樣化的方向發(fā)展，再加上城市工程建設(shè)項目的快速增長，無形中加大了城建檔案管理的難度。如果工作 人員仍然采用傳統(tǒng)的城建檔案管理模式，不僅會導(dǎo)致我國現(xiàn)階段城建檔案管理工作滯后，還會降低城建檔案管理工作的準確性和有效性。對于數(shù)量龐大的城建檔案信息，信息收集和整理的過程更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)，檔案管理人員難以高質(zhì)量完成檔案信息收集整理工作。
（二）城建檔案管理模式落后在傳統(tǒng)的城建檔案管理工作中，檔案建檔、移交、歸檔以及利用組成了檔案管理工作的全過程。然而，隨著城市化規(guī)模的不斷擴大，城建檔案資源量急速增長，以前的檔案管理流程已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理工作的需要，城建檔案管理人員應(yīng)該運用更加先進的管理理念和信息技術(shù)，構(gòu)建新的城建檔案管理模式。但從我國現(xiàn)階段城建檔案管理工作的實際情況來看，城建檔案管理人員對城建檔案信息化管理缺乏足夠的認識和了解，這就導(dǎo)致了城建檔案管理工作中的電子檔案管理存在一定的安全隱患，極易造成建城檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者信息泄露的情況，不利于建城檔案管理工作的順利開展。
四、智慧城市背景下城建檔案管理工作存在的問題
（一）城建檔案管理體系不健全從我國現(xiàn)階段城建檔案管理工作的實際情況來看，城建檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有足夠重視，缺乏對城建檔案建設(shè)內(nèi)容的認識和了解。再加上在城建檔案管理工作中，檔案資料較為繁瑣復(fù)雜，一旦管理人員出現(xiàn)工作失誤或者管理意識降低，就會導(dǎo)致城建檔案管理工作出現(xiàn)問題，比如城建檔案資料不完整、城建檔案整理不規(guī)范、城建檔案保管分散等。在實際的城建檔案管理工作中，由于城建檔案管理人員的管理意識和管理理念不能及時更新，使得智慧城市理念不能夠與城建檔案管理工作相結(jié)合。現(xiàn)階段我國大多數(shù)城建檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，綜合素質(zhì)較低，造成城建檔案管理領(lǐng)域缺乏高水平的管理人才，再加上缺乏科學(xué)合理的城建檔案管理制度，檔案的收集、保存等環(huán)節(jié)沒有明確的執(zhí)行標準，使得城建檔案管理人員不能及時處理城建檔案管理工作中遇到的問題，直接影響了城建檔案管理的效率和質(zhì)量。
（二）缺乏城建檔案信息化管理體系的支持在智慧城市背景下對城建檔案進行管理，需要完善城建檔案信息化管理模式。但是，在城建檔案實際管理過程中，面臨著信息化管理體系不完善的問題。第一，一些城建檔案管理機構(gòu)沒有開展電子檔案建設(shè)，也沒有完善城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。第二，城建檔案網(wǎng)站維護工作滯后，在城建檔案網(wǎng)站建設(shè)的過程中缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才，不能根據(jù)相應(yīng)人群的使用需求對城建檔案網(wǎng)站進行優(yōu)化和維護，造成了城建檔案網(wǎng)站的管理和建設(shè)水平滯后。第三，檔案管理人員在對城建檔案進行管理的過程中，缺乏數(shù)字化管理意識，不能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對城建檔案進行科學(xué)化、規(guī)范化管理。在實際的城建檔案管理過程中仍然以實體檔案管理為主，沒有實現(xiàn)城建檔案從實體管理到電子管理的有效轉(zhuǎn)變。而且，一些城建檔案管理人員缺少服務(wù)意識，眼中只有管理沒有服務(wù)。而城建檔案管理的最終目的就是提供利用，提供利用離不開服務(wù)，服務(wù)水平的高低直接體現(xiàn)著檔案管理水平的高低。在城建檔案管理過程中，檔案管理人員沒有對城建檔案信息服務(wù)路徑引起足夠的重視，造成很多區(qū)域的城建檔案管理和信息服務(wù)開發(fā)工作仍處在初級階段，不能真正發(fā)揮出城建檔案的重要作用。
五、智慧城市背景下創(chuàng)新城建檔案管理模式的措施
（一）建立以公共信息服務(wù)平臺為基礎(chǔ)的檔案管理服務(wù)模式在智慧城市背景下，城建檔案管理公共信息服務(wù)平臺逐漸優(yōu)化，管理人員在進行城建檔案管理時可以將公共信息服務(wù)平臺作為支撐，創(chuàng)新城建檔案管理模式。現(xiàn)階段我國的公共信息服務(wù)平臺類型主要包括收集歸納數(shù)字資源以及多元化信息數(shù)據(jù)服務(wù)。收集歸納數(shù)據(jù)資源是公共信息服務(wù)平臺中最常見的類型，它將混亂的數(shù)據(jù)信息進行有效的收集、歸納和整理，使各類數(shù)據(jù)信息變得井然有序，逐步建立數(shù)據(jù)信息庫。在我國現(xiàn)階段城建檔案管理工作中，管理人員可以使城建檔案數(shù)據(jù)與公共信息服務(wù)平臺相結(jié)合，不僅能提高工作人員對城建檔案的利用率，還能滿足公眾對城建檔案資源的需求。
（二）建立智能化、信息化的城建檔案數(shù)據(jù)庫在智慧城市的背景下，城建檔案管理信息系統(tǒng)是通過數(shù)據(jù)處理和交換來完成城建檔案管理各項工作的，因此，為了能夠更加快速科學(xué)地進行數(shù)據(jù)處理工作，就必須將分散的數(shù)據(jù)進行歸納整合，針對公眾需求建立面向問題的數(shù)據(jù)模型，使管理人員能夠?qū)τ脩粜枨蟾用鞔_。并且，根據(jù)數(shù)據(jù)需求以及目標，信息化的城建檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)該通過并行和分布式兩種計算方式，不斷完善相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型以及分析指標體系。與此同時，還應(yīng)該對數(shù)據(jù)進行有效的分析，加強客戶端與城建檔案數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系，使大數(shù)據(jù)充分發(fā)揮出自身的作用。智能化的城建檔案管理信息系統(tǒng)能夠使城建檔案資源面向更加廣泛的用戶群體，使城建檔案資源更具開放性，為城市的建設(shè)和發(fā)展提供一定的參考依據(jù)，使其在城市建設(shè)和管理中充分發(fā)揮信息綜合的作用。
（三）加強平臺績效管理，推動智能化評估系統(tǒng)建設(shè)對于城建檔案管理工作來說，科學(xué)規(guī)范的績效管理能夠有效推動城建檔案管理服務(wù)平臺的建設(shè)。績效管理需要充分檢測用戶、服務(wù)以及可見性的質(zhì)量和效果，從用戶感受以及平臺服務(wù)兩個維度綜合評價城建檔案服務(wù)平臺的質(zhì)量和效果。第一，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理服務(wù)平臺評測機制。這一機制主要包括評估指標、過程、方法以及結(jié)果四個主要部分，在評估指標中，將供給與用戶充分結(jié)合，主要包括內(nèi)容、功效以及效果三個方面；在評估過程中，主要實施動態(tài)化的城建檔案服務(wù)績效管理；在評估方法中，通過定性與定量的有效融合，多個角度呈現(xiàn)出管理效果；在評估結(jié)果方面，將傳統(tǒng)的信息模式與可視化進行充分地結(jié)合，對傳統(tǒng)的信息發(fā)布進行優(yōu)化創(chuàng)新，使其能夠在硬件設(shè)備的支持下對平臺績效進行實時地展示。第二，構(gòu)建管理服務(wù)績效智能評估系統(tǒng)。管理服務(wù)績效智能評估系統(tǒng)使用了大數(shù)據(jù)以及云服務(wù)的原則，通過對用戶數(shù)據(jù)信息的匯總和分析，充分運用可視化技術(shù)檢測數(shù)據(jù)信息動態(tài)的變化。
（四）推動城建檔案工作的立體化發(fā)展對于城建檔案管理工作來說，城建檔案歸檔保存是為了進行有效利用。當前，城建檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作已經(jīng)基本完善，因此，城建檔案管理工作需要重點關(guān)注服務(wù)方面。而服務(wù)是否優(yōu)化又完全取決于對檔案資源的開發(fā)和利用程度。目前為止，在城建檔案管理過程中，檔案的查詢和利用方式是采用關(guān)鍵字分類分級查詢檢索方式，但這種方式存在一定的局限性，容易造成因?qū)﹃P(guān)鍵字掌握信息不全面，或者存檔錄入的關(guān)鍵字與現(xiàn)階段掌握的不一致的情況，導(dǎo)致有檔案卻查不到。因此，為了推動城建檔案管理工作立體化發(fā)展，管理人員可以將城市地理信息系統(tǒng)與城建檔案管理工作充分結(jié)合，實現(xiàn)城建檔案管理工作中空間關(guān)系的可視化，帶領(lǐng)城建檔案管理進入全新的領(lǐng)域。與此同時，還應(yīng)該給予城市建筑物以及構(gòu)筑物等所有單位工程身份識別碼，使其與城建檔案的資料編號相關(guān)聯(lián)。并且對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行采集和積累，逐漸完善檔案空間數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。通過檔案空間數(shù)據(jù)庫信息應(yīng)用服務(wù)平臺的建設(shè)，能夠推動城建檔案的查詢可視化、信息綜合化以及獲取便利化。只要用戶指定一個區(qū)域或者劃定一個區(qū)域，城建檔案信息系統(tǒng)就能夠快速將建筑物按照分類、層數(shù)、建筑高度、面積、建設(shè)年代、有無電梯設(shè)施等條件進行篩選，形成各類所需的統(tǒng)計、分析信息表。綜上所述，智慧城市背景下，城建檔案管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)，要想創(chuàng)新城建檔案管理工作，就必須結(jié)合城建檔案管理工作的相關(guān)特點，深化智慧城市的相關(guān)理念。只有不斷強化城建檔案管理人員信息化管理理念，并通過先進的硬件技術(shù)和軟件技術(shù)，建設(shè)更加綜合的信息化城建檔案管理系統(tǒng)，才能夠有效提高現(xiàn)階段我國城建檔案管理工作的水平和創(chuàng)新能力，推動智慧城市建設(shè)向更高水平發(fā)展。
作者:朱楠楠 單位:臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心
檔案管理研究3
0引言城建檔案是指過去和現(xiàn)在在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。由于它是城市建設(shè)過程中直接形成的、真實全面的記錄，所以它既可以科學(xué)指導(dǎo)城市建設(shè)，又可以成為總結(jié)以往城市建設(shè)經(jīng)驗教訓(xùn)的例證，因此它具有很強的實用價值，而討論它的收集保管（以下統(tǒng)稱歸檔）范圍也就具有現(xiàn)實意義。本文旨在回顧和梳理重慶市城建檔案歸檔范圍、歸檔措施及時間的演變，探討其完善、改革、發(fā)展對城市建設(shè)的作用與意義，詳細討論了重慶城建檔案歸檔范圍的變革與發(fā)展，總結(jié)了其歷史動因、進程、成效等，可供相關(guān)人員參考[1]。1城建檔案歸檔范圍確定的依據(jù)城市的建設(shè)管理活動會產(chǎn)生很多的文件資料，大的如設(shè)計圖、地質(zhì)勘察報告、施工組織設(shè)計，小的像一張財務(wù)發(fā)票、一份混凝土抗壓強度檢驗報告等，這些文件資料分布在政府的審核驗收部門、建設(shè)單位、施工單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位以及原材料或質(zhì)量檢測單位手中，具有體量大、分布廣的特點，所以要將這些文件資料全部收歸城建檔案管理部門保管是不現(xiàn)實的。因此，在浩如煙海的信息中，哪些資料必須收歸城建檔案管理部門保管成為城建檔案以備查，哪些資料由各單位自存即可，是個值得探討的話題。對于這個問題，我們?nèi)詰?yīng)該回到城建檔案管理部門收集保管城建檔案的初衷，即城建檔案在管理過程中發(fā)揮的作用，具體來說就是四個依據(jù)：城建檔案是工程質(zhì)量終身負責(zé)制的依據(jù)；是建（構(gòu)）筑物維修、改建、擴建的依據(jù)；是城市防災(zāi)減災(zāi)、戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建和突發(fā)事件處理的依據(jù)；是土地征用、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)與產(chǎn)籍的依據(jù)。按照這四個依據(jù)，城建檔案管理部門從本地的實際情況出發(fā)，根據(jù)自己城市的戰(zhàn)略地位、城市規(guī)模、城市特點、城市性質(zhì)等來確定城建檔案歸檔范圍[2]。
2重慶市城建檔案歸檔范圍的變革
重慶城市建設(shè)檔案管理部門成立于1981年。在這四十余年中，根據(jù)城市建設(shè)發(fā)展的需要，管理部門對城建檔案的歸檔范圍不斷進行調(diào)整和優(yōu)化，如對于建設(shè)工程項目，初期主要接收施工單位形成的文件材料，現(xiàn)在對建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位相關(guān)文件材料均要接收；檢驗批資料從接收到由建設(shè)單位、施工單位自行保存；建筑材料質(zhì)量證明與進場檢驗從不接收到要接收，再到現(xiàn)在不收紙質(zhì)件只收電子件，紙質(zhì)件自行保存等等不一而足。1999年以前，重慶城建檔案歸檔范圍是參照國家標準執(zhí)行。1999年重慶市建設(shè)委員會（現(xiàn)重慶市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會，以下簡稱“市建委”）出臺的《重慶市建設(shè)工程檔案專項驗收辦法》文后所附的《建設(shè)工程竣工技術(shù)文件材料一覽表》中，首次形成了重慶房屋建筑工程施工過程文件歸檔范圍基本架構(gòu)。2000年又出臺了《重慶市市政工程竣工技術(shù)文件材料歸檔內(nèi)容一覽表》，對重慶市政工程施工過程文件歸檔范圍進行了統(tǒng)一規(guī)范，再加上1999年印發(fā)的《重慶市建設(shè)工程檔案進館（室）范圍及歸檔內(nèi)容》中對建設(shè)工程準備階段文件、竣工驗收文件及聲像檔案的歸檔要求，以及1998年印發(fā)的《重慶市城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》，至此，重慶房屋建筑工程、市政工程完工后，建設(shè)單位需要向城建檔案管理部門移交歸檔的文件資料范圍，包括工程準備階段文件、施工文件、竣工驗收文件及聲像檔案就有了獨立完整的地方標準，同時對歸檔的城建檔案的組卷、排列、編目、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求也有了統(tǒng)一規(guī)定[3]。這一系列標準在實行幾年后，2005年市建委又出臺了渝建發(fā)［2005］226號文，將監(jiān)理文件和部分紙質(zhì)文件掃描形成的電子檔案納入移交歸檔范圍。2008年為了配合建筑節(jié)能相關(guān)要求，市建委又制定了《建筑節(jié)能工程文件歸檔內(nèi)容一覽表》，后作為一個分部并入《建筑工程文件歸檔內(nèi)容一覽表》；同時管線工程檔案歸檔內(nèi)容并入《市政（含管線）工程文件歸檔內(nèi)容一覽表》。2011年針對房地產(chǎn)市場成品住宅（精裝修住宅）的出現(xiàn)，市建委制定了《重慶市成品住宅裝修工程文件歸檔內(nèi)容一覽表》。同年，市建委將以上規(guī)范標準梳理后，發(fā)布了《重慶市建設(shè)工程檔案編制驗收標準》,自當年11月1日起實施。至此，重慶建設(shè)項目城建檔案歸檔的范圍、案卷質(zhì)量要求有了全面、詳實、可行的一整套地方標準。2018年對老地標進行修訂完善，發(fā)布了新一輪的《建設(shè)工程檔案編制驗收標準》，自2019年2月10日起實施至今。
3歸檔的建設(shè)項目范圍及歸檔措施的變革
對具體的一個房屋建筑工程或市政工程需要歸檔的文件資料，有了完整的標準，而在實際中，會碰到各種各樣、大大小小的建設(shè)項目，到底哪些類型的工程所產(chǎn)生的資料需要交給城建檔案管理部門歸檔，也就是明確的城建檔案管理服務(wù)對象，目前還不是很清楚。比如一個農(nóng)村自建房需要交檔案嗎？一個臨時建筑需要交檔案嗎？根據(jù)《重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》的規(guī)定，重慶城建檔案管理部門重點接收以下城建檔案資料：一是各類建設(shè)工程檔案，包括工業(yè)與民用建筑工程檔案，市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，抗震、民防、城市防洪工程檔案，地下管線工程檔案，軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖，國家和本市規(guī)定的其它應(yīng)當歸檔的建設(shè)工程檔案；二是業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、市政等行政主管部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)文件材料；三是基礎(chǔ)資料檔案，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理的政策、法規(guī)、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、人文、經(jīng)濟等方面的基礎(chǔ)資料。對建設(shè)工程檔案歸檔措施及時間要求方面，重慶也經(jīng)歷了一個逐步完善的過程。1998年之前，由于沒有地方標準，而當時參照執(zhí)行的國家《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》對歸檔時間也沒有明確要求，所以當時建設(shè)工程檔案移交得不是很及時，移交項目的覆蓋量也不理想。直轄以后，重慶市政、房地產(chǎn)建設(shè)數(shù)量猛增，各方對建筑質(zhì)量、檔案查閱有了新的要求，在這種大背景下，重慶市人民政府在1998年出臺了市政府38號令《重慶市城市建設(shè)檔案管理辦法》，當中對歸檔時間的要求是，建設(shè)工程竣工驗收合格后6個月內(nèi)將資料移交城建檔案管理部門歸檔。政府令的實施，促使建設(shè)項目向城建檔案管理部門移交的檔案數(shù)量大幅提升。
但實行一段時間后，又出行了新的問題，一是社會法律意識增強，購房者接房后因各種原因第一時間到城建檔案管理部門查閱所購房屋的檔案，但由于38號令要求的是工程竣工驗收合格后6個月內(nèi)移交，所以會出現(xiàn)服務(wù)對象來查時，這個項目的檔案還未交來不能及時查閱的情況；二是個別建設(shè)單位對檔案工作不重視，竣工驗收6個月后也未向城建檔案管理部門移交檔案，由于這些項目已竣工驗收備案，城建檔案管理部門無措施強制要求建設(shè)單位移交，導(dǎo)致個別項目城建檔案始終未能收歸城建檔案管理部門。因此2010年出臺的新的政府令《重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》要求建設(shè)項目要在竣工驗收備案前移交檔案，將檔案移交作為竣工驗收備案的前置環(huán)節(jié)，這樣所有的建設(shè)項目檔案都能按時移交給城建檔案管理部門。同時市建委下發(fā)［2010］590號文要求，凡是在本市行政轄區(qū)范圍內(nèi)報件的建設(shè)工程，建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程施工許可證前，要同城建檔案管理部門簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書，否則不能辦理建設(shè)工程施工許可證，進一步確保建設(shè)項目完工后檔案能按時移交。近十多年來，重慶城建檔案管理部門接受的檔案數(shù)量逐年遞增，2021年市城建檔案館全年接受1229個建設(shè)項目的檔案，總卷數(shù)為190458卷，建設(shè)項目個數(shù)和總卷數(shù)都創(chuàng)了建館以來的最高值，基本做到了應(yīng)收盡收，為以后的利用服務(wù)奠定了很好的基礎(chǔ)。這些都得益于重慶對城建檔案工作的重視和形成了較完善的歸檔機制。
4城建檔案收集存在的問題及應(yīng)對措施
4.1提高檔案管理人員素質(zhì)城市建設(shè)的不斷發(fā)展對城建檔案管理從業(yè)人員提出了更高的要求，但是從目前重慶城建檔案管理工作的實際來看，部分城建檔案管理人員并不具備足夠的管理意識和城建檔案專業(yè)知識，長遠來說會阻礙城建檔案事業(yè)的發(fā)展。要解決這一問題，首先要定期組織城建檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)范標準，熟悉房屋建筑工程、市政工程的各種表格、歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求，對新的規(guī)定要求要實時更新，從而打造一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)性強的城建檔案管理工作隊伍。其次，要培養(yǎng)城建檔案管理人員的主動意識，鼓勵大家不僅能熟練運用現(xiàn)有的規(guī)范標準，還要在城建檔案管理過程中，根據(jù)建設(shè)形勢的變化，去聽取最基層服務(wù)對象的聲音，去主動思考如何調(diào)整完善現(xiàn)有的歸檔標準、案卷質(zhì)量要求等等，然后將這些意見建議反饋給建設(shè)管理部門，以便制定出更適合的歸檔規(guī)范，使城建檔案歸檔行為始終適應(yīng)不斷發(fā)展變化的城市建設(shè)。第三要加強人員交流學(xué)習(xí)，不定期組織本地城建檔案管理人員到其他省市學(xué)習(xí)交流，開拓眼界，了解別的城市在歸檔范圍和裝訂整理方面的特點，取其長處用在重慶的相應(yīng)標準中[4]。
4.2城建檔案收集范圍的取舍由于城建檔案承擔(dān)著建設(shè)項目質(zhì)量終身負責(zé)制的依據(jù)的作用，所以重慶經(jīng)過二十多年形成的歸檔規(guī)范非常龐大，在歸檔要求上比較多而細。但在實踐中，歸檔內(nèi)容繁雜就會導(dǎo)致體量較大的建設(shè)項目歸檔的紙質(zhì)資料過多，形成檔案的成本增高。同時，大量的紙質(zhì)檔案交來后也增加了城建檔案管理部門的管理成本。截至去年底，重慶市城建檔案館館藏檔案225萬余卷，是直轄市中館藏量最大的城建檔案館。九十年代修建的庫房早已裝滿，后陸續(xù)建立的兩個過渡庫房目前也接近飽和狀態(tài)。眼下，保管檔案消耗了大量的人力、物力，如何解決應(yīng)收盡收和管理成本高的矛盾迫在眉睫。2021年市城鄉(xiāng)建委對建設(shè)工程歸檔移交資料進行了調(diào)整，即施工組織設(shè)計、施工方案、會議紀要、原材料合格證只交電子版，不交紙質(zhì)版；施工過程資料除涉及結(jié)構(gòu)安全部分的資料按原要求交紙質(zhì)版外，其他的施工、隱蔽、檢查記錄只交電子版，不交紙質(zhì)版。這樣既保證了后期查閱的要求，也一定量減少了紙質(zhì)檔案的數(shù)量。今后，隨著城建檔案著錄軟件的優(yōu)化、掃描文件和電子簽章的法律認可，用電子檔案代替紙質(zhì)檔案是大勢所趨，而保管體積龐大的紙質(zhì)檔案所帶來的防火安全隱患、人工成本都將成為歷史[5]。
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作者:劉潔 單位:重慶市城市建設(shè)檔案館