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醫院文書檔案管理措施研究:醫院文書檔案管理措施探析

[摘要]醫院文書檔案管理水平直接關系到醫院檔案資料的完整和質量，只有對其進行規范化管理才能成為醫院可持續健康發展的重要一環，本文在分析了醫院文書檔案管理的現狀、特點及原則之后，淺談了提高文書檔案管理的幾項措施。

[關鍵詞]檔案管理 文書檔案 醫院 醫療 文書檔案

文書檔案管理是醫院檔案管理工作的重要環節，其承載著醫院重大資料的分類、傳遞、歸整等工作。作為醫院檔案管理的見證者，文書檔案在醫院現代化和醫療衛生事業大踏步進步的進程中發揮著舉足輕重的作用。我國正處于快速轉型階段，醫院的現代化不能沒有檔案管理工作的現代化，而檔案管理的現代化又離不開文書檔案管理的規范化、標準化。

一、醫院文書檔案管理工作的現狀分析

我國正處于社會轉型和產業調整的關鍵時期，當前醫院文書檔案管理工作還存在諸多不完善的環節，現對其現狀總結如下：①重病案、輕文書。這是醫院在進行檔案管理過程中的普遍問題，醫院最為重視的是病案管理，而病案管理也的確是醫院檔案管理的中心環節。但疏于對文書檔案的管理，只能讓醫院管理工作大打折扣，許多醫院對文書檔案管理工作投入力度有限，很多檔案管理人員都是兼職人員，文書存儲空間不足，以至于不能達到文書檔案管理的標準；②文書檔案管理模式亟待升級?！胺稚⒒芾怼蹦Ｊ绞钱斍搬t院進行文書檔案管理時采用的模式，所謂“分散化模式”是指文書材料歸整、分類、送達等由各科室分散負責，這就會導致文書材料不統一、不整齊，經常雜亂無序的放置在各科室，文書檔案管理工作效率有待提高；③手動為主、自動化不足。多數醫院文書檔案管理依然采用手動管理模式，而“自動化”手段欠缺，文書檔案管理若缺少計算機等先進手段的輔助，效率會大為降低。所以，醫院文書檔案管理的升級措施將會重點體現在信息現代化方面；④管理人員不整。醫院文書檔案管理還面臨著相關人員綜合素質不高的尷尬局面，檔案建設必須以人才建設為基礎，而當前我國醫院其管理人員并非專業人員，缺乏必要的專業知識、綜合素質欠缺，醫院也不重視培訓工作。這就導致檔案管理進展緩慢，缺乏創新動力。

二、醫院文書檔案特征及管理原則剖析

文書檔案對于醫院的重要程度有其獨特性，它與其他普通機關的文書檔案相比，在數量、門類等方面都呈現出復雜性。具體來說，由于醫院科室級別多、類別多，相關醫療指導性資料就顯得異常繁雜，再加上新病種、新疫情的出現，醫療文件就更加呈現出數量多、更新快的特點；另外，由于醫院醫務人員規模比其他機關單位要大，醫務人員內部的流動空間較大，因此，醫院內部因晉升或聘任產生的文書資料數量較大；除此之外，當前醫院醫患糾紛呈逐年上升趨勢，隨著患者維權意識的提高，醫患之間的醫療事故調查報告、鑒定報告等文件資料數量也呈逐年上升趨勢。以上這些態勢都顯示著醫院文書檔案復雜化以及管理不規范化等特點。

鑒于此，醫院文書檔案在管理過程中需遵循一定的原則，及時，醫院文書檔案管理的前提是進行公文管理，而公文管理的成效是建立在標準化基礎上的，這其中包括了公文用紙的質量規格要高、公文用紙大小要統一、排版方式為橫式、公文標題要標準、公文字跡清晰等等；第二，保密性是醫院文書檔案必須要遵守的原則，無論是紙質文書還是電子文書都要重視其保密工作，紙質檔案要重視其原始性，電子檔案要注意密鑰的更換及加密技術的升級等等；第三，醫院文書檔案管理的流程要標準化，嚴格把控文件搜集、鑒定、歸檔、使用等流程，確保其系統化。

三、探討醫院文書檔案管理的策略與途經

1、理念先行，醫院高層要重視文書檔案管理工作

沒有理念就沒有行動，多年來醫院疏于對文書檔案資料的管理，醫院領導層未能充分認識到文書檔案管理對醫院現代化的重要性。新時期的文書檔案管理工作不能再抱有粗放式的管理理念，要嘗試注入一種生態文明服務理念，即將其作為一項健康的、穩定的、可持續的事業來抓，力求從陳舊的封閉式管理轉向開放式管理，從傳統手工性轉向電子信息化管理，從強調保管轉向強調利用。醫院文書檔案管理過程中應全方面配合好各環節利益，不能分而治之，要把文書檔案工作視為醫院可持續發展的重要一環。

2、硬件、軟件建設“雙管齊下”

醫院文書檔案管理工作要想有所突破必須要以基礎設施的投入為后盾，設施建設包括硬件和軟件兩方面，只有做足兩方面的投人才能滿足醫院健康有序的發展。一方面是硬件設施的建設，醫院文書檔案管理要有最基本的辦公環境，比如資料庫房建設、辦公室建設等，還要有計算機、打印復印設備、掃描儀、檔案密集架等辦公設施，監控器、除塵器、測濕儀、消防器材等保護設備也是必備設施，以上所列舉這些都將作為醫院文書檔案管理辦公自動化的基礎保障；另一方面則是軟件的建設，醫院要立足于自身的需求進行文書檔案管理軟件系統架構建設、維護、升級等。當前醫院信息化建設正值快速發展期，醫院有必要將現代化的電子信息技術帶入文書檔案管理中，電子信息技術對檔案管理的好處不言而喻，不僅可以提高文檔資料搜集、歸整、歸檔的工作效率，還可以給檔案人員提供網絡信息檢索的捷徑，增強了文書檔案借閱的快捷性，除此之外，醫院要重視文書檔案保密性的電子化管理，要通過電子化措施做好防損、防消磁，還要對電子文書檔案做好備份和留存，對那些高機密的文書檔案必須要采取加密處理。

3、文書檔案規范化管理須貫徹到底

醫院文書檔案工作必須要實施規范化管理，而實現規范化管理的重點就是要降低相近公文的重復率和增加立卷組臺的有序性。更具體的講，就是將醫院檔案保管利用價值的較大化、卷宗的完整化以及檢索利用的快捷化發揮出來。這其中要用到一個“以我為中心”的歸檔原則，即歸檔的資料要以本單位形成的文件為主，這是在我國文書立卷歸檔工作中一貫的原則。

在該原則基礎上需要做好以下幾方面的工作，及時，文件立卷歸檔的時效性很重要，為避免給醫院檔案管理帶來混亂，必須要及時的將完成的文件歸檔，而未完成的文件不歸檔；第二，文件歸檔工作要有的放矢，做到重點突出，主次分明，哪些文件要重點歸檔，哪些文件不能歸檔，相關人員做好“把關人”的角色，并且歸檔的文件要保持同類性、關聯性和完整性，這樣能一定程度上避免文件的遺失和分散，提高管理效率；第三，文件歸檔過程中要做到具體問題具體分析，在“以我為中心”原則基礎上要做好文件與文件的區分工作，適時降低文件間的重復率，進而提品質案利用率。

4、把檔案管理人員的培訓工作提上日程

醫院文書檔案管理工作離不開專業人員的辛勤投入，醫院在做好文書檔案管理工作本身的投入時一定要加強人力資源的優化工作。具體來講，醫院提升檔案人員素質的手段很多，例如引進專業培訓機構定期給內部人員培訓，培訓包括了管理理念培訓和操作技能培訓，還可以定期舉行醫院業務交流活動、現場觀摩活動，把檔案管理心得體會在醫院內部各科室之間分享，使科室之間有專人負責收集整理科室內部形成的原始資料，便于醫院檔案室的文書檔案管理更。人員培訓要立足實際，不能紙上談兵，從基礎、細節、操作人手，明確檔案搜集、整理、歸檔等環節的細則和規范要求。另外，醫院還要抓檔案管理人員的計算機培訓，通過熟練操作文書檔案管理軟件系統，讓檔案人員盡快融入到現代信息化管理體系中。

醫院文書檔案管理措施研究:醫院文書檔案管理問題與完善措施分析

[摘 要]在新時代下，醫院的發展已步入到一個新的階段。在醫院管理過程中，文書檔案管理是一項重要工作。尤其在醫院自身建設與發展方面。因此，本文以醫院文書檔案管理為基點，對其存在問題進行分析，并提出了完善醫院文書檔案管理的措施。

[關鍵詞]醫院;文書檔案管理;利用率

從某種意義上說，文書檔案是醫院在發展過程中形成的一種資料。在醫院管理方面，文書檔案是一種憑據，能夠為對應的管理工作提供支撐。目前，醫院文書檔案管理還存在一些問題。因此，根據醫院的現實情況，具體分析文書檔案管理存在的問題，并提出行之有效的改善措施，提高文書檔案的管理水平。

1 醫院文書檔案管理概述

在新時代下，“制度化、科學化、規范化”是醫院文書檔案管理向前發展的關鍵性標志。在醫院檔案管理方面，文書檔案管理是衡量其水平高低的關鍵性指標之一。

1.1 醫院文書檔案管理的特點

首先，醫院文書檔案的內容以及載體呈現出多樣化特點。比如，醫院工作計劃、總結、統計資料、會議記錄等。同時，它也是醫院很多方面的重要歷史依據，比如，醫療護理管理、行政管理、財務檔案，這些都是對醫院各方面工作真實地記錄與反映。其次，對于醫院文書檔案管理來說，對資料進行“收集、保存、記載”是它的核心部分，為醫院工作者對相關信息的查找做好鋪墊。，在醫院方面，文書檔案與文書工作緊密相連，因為對于檔案工作來說，它是以文書工作為紐帶，對檔案進行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文書工作是檔案管理能夠得以進行的前提條件。

1.2 醫院文書檔案管理的特殊性

醫院文書檔案管理不同于一般文書檔案管理，其特殊性主要體現在以下幾個方面。及時，以業務類的文件為主，以黨務類文件為輔。主要是因為醫院工作主要是以臨床醫療服務為核心，所涉及的黨務類文件也和它息息相關。第二，在文書檔案管理中，醫療業務方面的指導性文件比較多。同時，這些文件更新的速度比較快。主要是因為在綜合性醫院中，科室或專業的分類多而細。隨著醫療事業的飛速發展，醫院還設有一些不同類型新疾病的科室。因而，這些醫療業務指導性的文件也隨之增加與更新。第三，在職務聘任以及晉升方面，對應的文件也比較多。據有關數據分析，一所醫院每年在職務聘任和晉升方面，少則幾百人，多則上千人。由于醫院人員在職務聘任和晉升方面變動比較大，對應的文件資料也會隨之增加。

2 醫院文書檔案管理存在的問題

醫院文書檔案管理不完善將導致對應的文書檔案存在一系列問題，比如，保存的文書檔案不具備規范性，文書檔案的保密性較低，降低了文書檔案的使用價值。要使這些存在的問題得到有效解決，必須從實際出發，對醫院文書檔案管理存在的問題進行深入分析。

2.1 醫院文書檔案管理人員綜合素質低

總的來說，在醫院文書檔案管理方面，很多工作人員都不是從事檔案管理的專業人員。同時，他們也沒有豐富的工作經驗，沒有經過專業培訓，影響了文書檔案管理的工作效率。具體說來，一是在醫院文書檔案管理方面，其工作人員不具備本專業素質，無法勝任對應的工作崗位;二是該工作崗位上的管理人員文化程度較低，已有的檔案管理知識結構比較落后;三是在檔案管理方面，醫院沒有對管理進行相應的進修培訓。

2.2 醫院文書檔案管理制度機制不健全

首先，醫院管理者沒有建立獨立的檔案管理部門，未能明確檔案管理人員的工作職責。在文書檔案管理出現問題之后，沒有及時采取有效措施解決，致使問題進一步惡化。其次，醫院管理者沒有建立合理的檔案管理標準以及操作流程，管理工作效率低下。，醫院管理者沒有建立科學的考核制度，挫傷了檔案管理人員工作的積極性與主動性。

2.3 醫院檔案管理方法比較落后，文書檔案利用率不高

一是關于醫院文書檔案管理方法方面。在科技飛速發展的新時代下，一些醫院還在以落后的手工方式對醫院文書進行操作。比如，文書檔案的整理、編寫、歸檔。這不僅工作效率低下，檔案管理的率也比較低。同時，這種手工形式的檔案管理方法已無法滿足新時展的要求。二是關于文書檔案的利用率方面。醫院管理者對文書檔案的管理沒有引起重視，致使其利用率極其低下。同時，“重管輕用”是文書檔案管理存在的主要問題，文書檔案資源經常處于閑置狀態，沒有得到充分利用。

3 醫院文書檔案管理完善的措施

針對醫院文書檔案管理存在的問題，采取可行的策略予以解決已成為當下迫在眉睫的事情。同時，這也是順應時展潮流，有利于促進醫院整體水平的提高，為醫院可持續發展做好鋪墊。對于醫院文書檔案管理來說，應根據其多樣化特點，尋求相應的解決辦法。

3.1 提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質

從某種意義上說，提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質是做好醫院檔案管理工作關鍵的環節。一是要對檔案管理人員定期進行專業技能培訓，培養其檔案管理的能力，提高其專業素質。比如，安排專業講座，到的檔案管理單位進行觀摩學習，定期安排檔案管理人員進修學習等。二是要對檔案管理人員進行再教育，對檔案管理人員已有的知識體系予以更新和完善。三是要對檔案管理人員進行思想教育學習，使他們意識到檔案管理工作的重要性，增強自身的服務意識。

3.2 提高醫院文書檔案資源的利用率

在醫院文書檔案管理方面，提高文書檔案資源利用率非常關鍵，也是醫院檔案管理的最終目標。首先，檔案管理人員需要樹立服務意識。在實際工作中，檔案管理人員通過各種渠道和手段對檔案資源進行開發，進而為醫院各方面工作的開展提供支撐，比如，臨床、教學、科研。其次，檔案管理人員需要對那些使用價值較大的檔案資料予以合理的深加工，為醫學工作的進一步開展提供重要的依據。比如，在文書檔案管理的過程中，管理人員可以對其檔案資料進行客觀地統計與分析，在此基礎上，對檔案資料進行歸納整理，以供醫院決策者使用。，檔案管理人員需要對不同類型的專題進行合理地編制，及時為醫學工作者提供“多方面、多層次”的重要資源信息。

3.3 以現代技術為媒介，完善醫院文書檔案管理

在提供醫院文書檔案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽視的部分。一是需要以檔案管理具有的特點為紐帶，選擇適宜的系統軟件。在此基礎上，以計算機為橋梁，把所有的文書檔案資料錄入到電子系統中，為醫院工作者對檔案資料信息的查找提供便利。二是需要對已有的檔案管理資源系統予以合理地開發。提品質案資料電子檢索的速度，縮短檢索時間，提高醫院工作者的工作效率。三是要對檔案管理人員進行對應系統操作能力的培養，使他們在工作中，能夠對這些現代化管理系統進行規范操作。

3.4 促進文書檔案管理與文書工作的協調

從某種意義上說，醫院文書檔案管理與文書工作之間存在著某種聯系。文書工作的質量會對直接影響醫院文書檔案管理水平。因此，在醫院文書檔案管理方面，需要對文書工作引起重視。一是要加強文書人員的檔案管理意識。同時，在工作中，要對檔案管理人員進行適當地指引和監督。二是文書人員需要嚴格遵守立卷歸檔制度。在實際工作中，文書人員要對文件資料及時地收集。在此基礎上，對文件進行正確的分類、歸檔。三是醫院檔案管理科室要嚴格遵循檔案歸檔管理制度。在日常工作，檔案管理人員要對歸檔的文件資料進行核對。在檢查的過程中，一旦發現有不符合規定的文件，要及時返給文書人員，對該文件重新進行整理，使文書檔案的質量得到保障。四是關于使用文書檔案方面。相關人員需要辦理檔案查詢、借閱方面的審批手續。在檔案歸還之后，檔案管理要及時對檔案進行歸位。在使用的工程中，對沒有如期還回的檔案要及時催還，使各類檔案處于完好的狀態。

3.5 明確歸檔范圍，保障醫院文書檔案的完整

一是需要對醫院文書檔案的歸檔范圍重新進行劃分。在重新修訂的過程中，要對文書檔案歸檔的重要部分引起重視，使其明確化。此外，還要和相關部門進行交流、溝通，明確醫院文書檔案歸檔的范圍。二是在日常工作中，檔案管理人員要從歸檔文件、資料的形式、內容等方面出發，對它們進行區分。三是在對文書檔案管理的過程中，要以保管的年限為基礎進行劃分。這樣，方便對到期文件的銷毀，避免過期文件長期積壓，對檔案資料的查詢造成影響。四是在實際工作中，各個部門的檔案管理人員都需要對文件資料進行收集。同時，還要對文件資料進行跟蹤。在此基礎上，按照相關規定，對文件資料進行歸檔，為保障文件資料的完整做好鋪墊。此外，在文書檔案管理的過程中，要把文書檔案的歸檔范圍發放給不同部門的檔案管理人員，使不同部門的檔案管理人員對文書檔案的歸檔范圍有清晰地認識，在對文件、資料整理的過程中，能夠嚴格參照其歸檔范圍，對它進行正確地歸檔。

3.6 采用現代化的手段，對醫院文書檔案進行管理

在網絡技術飛速發展的今天，實現文書檔案管理的現代化已成為時展的必然趨勢。一是在醫院文書檔案管理方面，需要檔案管理設備的應用引起重視。各個醫院需要根據自身發展的實際情況出發，引進一些先進設備，提高文書檔案管理的工作效率及率。同時，減少設備故障的發生。二是要把文書檔案管理工作和醫院發展的實際情況相融合，對醫院文書檔案進行現代化管理。三是在醫院日常運作中，需要定期對文書檔案管理的內容加以總結，并對它進行對應的檢查。同時，醫院管理者要根據文書檔案管理的情況，建立合理的考核制度，對文書檔案完成的情況適當考核，使其不斷完善。

除此之外，還有一些其他方面的策略。比如，需要對醫院文書檔案管理制度、責任制度予以完善，建立完善的管理體系，使不同部門、不同崗位職責予以明確化，使檔案管理人員更好地履行本職工作。與此同時，需要對醫院已有的文書檔案管理制度予以健全，如檔案資料的借閱。進而，使文書檔案管理工作井然有序。

4 結 語

在新時代，完善醫院文書檔案管理有著非常深遠的意義。它的完善有利于提高醫院檔案管理的工作效率，降低錯誤率，使文書檔案資料得到優化利用。同時，也有利于醫院檔案管理質量的提高。更重要的是，它的完善是我國醫療事業步入更高發展階段，走上可持續發展道路的重要基石。

醫院文書檔案管理措施研究:醫院文書檔案管理的有效措施分析

摘 要：有人將文書檔案作為與科學技術檔案相比較而言的各種檔案的統稱，這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。醫院文書檔案是醫院在行政管理事務活動中產生的，對由醫院通用文書轉化而來的那一部分文書檔案的習慣稱謂。包括醫院的命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。本文就醫院文書檔案管理的有效措施展開分析。

關鍵詞：t院；文書檔案；管理；有效措施

醫院文書檔案是醫院管理工作的重要憑證?？赡苡行┽t院的領導不夠重視該項工作，認為這種工作只是在收集和整理文書檔案，毫無技術含量，但是當醫院出現了大家都在推卸的責任問題時，為了公平起見，查文書檔案的記錄就是解決問題的關鍵所在。醫院文書檔案的有效管理可以避免醫生少犯錯誤，推進醫院的可持續發展。

1 醫院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫院文書檔案的工作人員思想意識淡薄

對醫院文書檔案管理的思想意識普遍淡薄[1]。醫院的領導堅定性不夠強，有的員工缺乏對醫院的高度忠誠，有的醫院文書檔案管理工作評頭論足，有的工作人員在發現文書檔案管理出現問題后不批駁、不亮劍、不報告，如此種種都是醫院對文書檔案整理不重視導致的。有些醫院的領導認為文書檔案只是一個整理工作，沒有技術含量，于是不去理睬。由于文書檔案意識淺薄，文書檔案沒有一個合理的儲存室。文書檔案管理雖然不是醫院的核心工作，但是鏈接各科室的一個紐帶，這個紐帶沒有做好傳遞工作，醫院的凝聚力就會大打折扣。甚至有些醫生對檔案管理工作呈現一種歧視的態度，世界上的任何工作都是光榮而偉大的，只要是工作就沒有高低貴賤之分，醫院文檔管理工作人員的工作相當于一篇文章當中的中心句，具有承上啟下的作用。這些都是醫院對文書檔案管理不重視的表現[2]，需要從醫院領導出發，改善這種態度。

（二）醫院文書檔案管理環境有待提高

在一些醫院，文書檔案管理受人冷落，于是就給這些文檔找了一個藏在角落的房間，這些紙質文書檔案，在潮濕的房間會變色，久而久之這些紙質的文書檔

案會化為塵土，在醫院急用時，出現的都是殘缺不全的文檔，嚴重影響了醫院的工作。有些房間在夏天會有蚊蟲，這些蚊蟲會破壞文書檔案的紙質，對于紙質文檔，破壞了紙質，就相當于破壞了文書檔案。醫院的文書檔案書放置的時間長后會發生霉變，醫院的文書檔案在潮濕的房間里放久了，書的紙張吸收了空氣中的水份，然后長期氧化，這樣的文書檔案如果在以后的工作中使用，將會產生嚴重影響，因此，這是一問題需要高度重視。

2 醫院文書檔案管理的有效措施

（一）增強醫院領導對文書檔案管理的重視程度

一個醫院的發展是在領導的帶領下前進的，既然在上文中提到，文書檔案管理在醫院工作中發揮著不容小覷的作用，那么醫院領導就要對文書檔案管理工作加大重視力度。因為醫院領導的重視會影響到醫院的每一位工作人員對文書檔案意識觀念的轉變，在醫院進行宣傳工作時，增加一分力量，減少在執行過程中的障礙。醫院領導重視文書管理工作，就可以為存放文書檔案選擇適合的庫房、以及配套設施。醫院每個時期都會有高校畢業的實習生，醫院也要做好這一部分的文書檔案管理工作[3]。醫院可以利用開會、廣播的形式對《文書檔案》、《國家檔案法》等法規性、綱領性的文件的進行大力宣揚，文化對人具有潛移默化的影響，這樣的話，醫院的所有工作人員在無聲無息當中增強了對文書檔案管理的思想意識，同時也為工作人員科普了文書檔案的專業性知識。提高醫院工作人員文書檔案意識，就可以避免文書檔案的丟失，就可以為醫院文書管理工作人員減輕負擔，就可以營造一個溫馨的工作環境。

（二）醫院要建設良好的文書檔案儲存環境

文書儲存要注意濕度和溫度的調節，太濕容易氧化，太熱容易滋生微生物，太冷容易結冰，這樣都會損壞文書檔案。為了更好的整理文書檔案，就必須注意文書檔案環境的清理工作，不管是存放文書檔案的柜子，還是文書檔案的房間，應該保持干凈的位置必須干凈，應該密封的文件必須密封，要做到萬無一失。在文書檔案管理時，工作人員要仔細查看，文書檔案中是否有小洞、蚊蟲、縫隙之類的問題。文書檔案的紙質偏薄，容易受到水分等外界因素的侵蝕，為了避免這樣的問題，醫院文書檔案的工作人員可以定期的將文書檔案曬在太陽下，也可以給文書檔案存儲室通風，還可以利用對文書檔案沒有影響的殺蟲劑進行殺蟲，這樣不僅可以蒸發水分，而且可以延長文書檔案的壽命。在醫院文書檔案管理工作中，工作人員要嚴格遵守我們國家的檔案保護法，治理好文書檔案儲存的房間的環境衛生。

3 結語

醫院是一個救死扶傷的地方，不管是哪方面的工作，都不容馬虎，醫院的工作人員不能用患者的生命開玩笑。為了將醫院的任何通知、命令傳達到位、記錄標準，這要引起醫院領導對文書檔案管理的高度重視，醫院要積極建設文書檔案管理的標準化，積極響應國家的號召，順應時代的發展，使文書檔案管理更上一層樓。在科學飛速發展的今天，醫院文書檔案管理可以采用先進的科學技術，進行文書檔案管理，同時還要有創新意識，積累經驗，從而達到醫院管理文書檔案的管理目標。

醫院文書檔案管理措施研究:醫院文書檔案管理措施

前言

醫院文書檔案肩負著醫院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉遞、分類、歸檔等工作，是醫院管理的有效憑證。同時，對醫院的文書檔案進行科學化的管理，能有效提高醫院的管理水平，有利于醫院可持續發展。然而，目前大部分醫院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。

一、醫院文書檔案管理工作所存在的問題

1、領導重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄

醫院大部分領導認為，醫院只要做好教學、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫院文書檔案管理質量好壞不會對醫院的發展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫院投入經費較少，設備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發展。由于領導重視程度不夠，導致部分檔案管理者對醫院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫院的文書檔案管理工作就是將醫院來文進行收集、整理而已，無任何技術含量。

2、檔案管理人員素質低

目前，多數醫院將文書檔案交由醫院辦公室人員進行管理。然而，醫院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業性管理人才，且學歷水平低，相關專業知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養，進而影響文書檔案管理工作的效率和質量。同時，醫院在文書檔案管理人員培訓方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。

3、無健全的文書檔案管理制度

目前，我國醫院文書檔案管理一般設置醫院辦公室里面。然而，由于以往檔案設置管理存在一些嚴重的問題，導致患者病例資料、醫院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發造成了嚴重的影響，出現管理松散、檔案使用率低等現象，這種現象致使醫院各部門之間相互推諉，不利于醫院對文書檔案的管理。

二、改進措施

1、增強醫院檔案管理者意識

醫院的文書檔案管理對醫院的管理具有非常重要的作用，故醫院領導應特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫院文書檔案管理工作對于醫院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫院文書檔案管理制度，以促進醫院文書檔案管理的規范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫院文書檔案管理工作主要是為醫院相關人員、患者提供相關資料。隨著現代計算機技術廣泛應用于醫院管理工作中，因而需要醫院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質水平，同時還要學會運用計算機技術對文書檔案進行管理，便于相關管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質量和工作效率。因此，醫院檔案管理者要提高自身的服務意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫院的使用者和相關管理者提高較為便利的服務。

2、提高醫院檔案管理者的綜合素質

想要提高醫院文書檔案管理人員的工作質量和工作效率，并充分提高醫院的社會效益、經濟效益，就必須提品質案管理者的綜合素質、專業知識技能。醫院文書檔案管理工作不僅影響著醫院的管理水平，而且還影響著醫院的發展。因而醫院需健全相關規章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫院的發展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質也能對醫院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫院要設置對檔案管理者考核、培訓方面的項目，進而有助于提高其綜合素質和專業技能，使醫院檔案管理者適應新時代的管理方法，能運用電子技術對醫院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質量和效率，有助于促進醫院不斷發展。

3、健全文書檔案管理制度

檔案管理制度內容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應該納入醫院考核方法和崗位責任制當中。由于醫院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫院實際的管理模式。目前，多數檔案管理機構并不是設立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自主權，大多數處于被動狀態。

三、結語

各醫院應加快標準化建設步伐，積極努力創造條件，除此之外，還需要國家檔案主管部門的大力支持，使醫院檔案標準化建設更上一個臺階，以順應時展的步伐。

作者：劉學 單位：瀏陽市婦幼保健院黨政辦

醫院文書檔案管理措施研究:醫院文書檔案管理的現狀及改進措施研究

摘 要：醫院文書檔案工作是醫院管理工作中的主要內容，但由于受多種因素的影響，醫院文書檔案資源無法充分得以利用。為了使管理工作符合醫院的發展需求，醫院不僅要形成新的認識，促進制度的完善性，還需要加強相關人員的培訓，以保障實現現代化建設，提高文學檔案的利用效益。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理現狀；改進措施

醫院中的文書檔案主要包括醫院中各種重大事件，是檔案管理工作中最為主要的部分。隨著醫院的不斷進步和發展，文書檔案資源的合理利用，文書檔案的管理質量與醫院的整體發展水平存在較大關系。所以，保障醫院文書檔案管理工作的良好發展，能夠促進醫院的可持續建設。

1 醫院文書檔案管理的現狀

醫院文書檔案管理工作在現階段實施過程中，還存在一些問題，主要表現在：其一，缺乏領導的重視，醫院領導一般認為，只有做好醫院的醫療工作、教研工作以及科研工作，才能促進醫院經濟效益的有效提升。他們認為，醫院文書檔案管理工作質量與醫院的整體發展沒有較大關系，所以說，醫院領導沒有認識到文書檔案工作的重要性，影響了醫院的現代化建設與發展。其二，醫院檔案管理人員的綜合素質不高，在醫院日常工作中，工作人員都較為繁忙，沒有充足時間對其嚴格管理。同時，檔案管理人員不夠專業、自身水平較低，從而降低了文書檔案檔案管理工作的質量和實施效率。其三，制度不夠完善，醫院在長期發展與建設過程中，雖然形成了一套管理制度，但關于文書檔案管理工作體系還不夠健全，工作人員的自身職責不夠明確，不僅影響了醫院文書檔案的良好運用，還降低了文書檔案的使用價值。

2 醫院文書檔案管理改進措施

2.1 大力宣傳

醫院需要做好宣傳工作，保障醫院工作人員在管理中形成新的認識。檔案管理是醫院最為主要的部分，所以，領導需要予以更多重視。大力宣傳文書檔案管理工作，醫院中的相關工作人員不僅能將該工作放在主要位置，還能使醫院得到更多支持。在具體工作過程中，文書檔案人員需要主動向上級匯報相關情況，及時將關系文書檔案的更新消息、政策法規進行傳輸。同時，還需要做好檔案服務工作，促進文書檔案服務工作的良好發展，這樣不僅能為領導提供更為有利的信息，還能使檔案部門認識到文書檔案的重要性。并且，醫院的相關管理人員還需要通過培訓、講座等形式，提高自身認識，更新自身觀念，從而使文書檔案管理工作人員積極參與到管理工作中[1]。

2.2 完善制度

促進制度的完善性，保障管理工作的規范運行。為了實現醫院工作的有序性與規范性，需要加強制度的完善性，并為其提供有效保障。因此，醫院需要建立相關的規章制度，根據醫院的實際發展情況，促進文書檔案管理工作的完善性。并且，還需要為其制定相關的實施標準，保障在收集文書檔案信息過程中，能夠更、更規范，這樣才能促進文書檔案管理質量的有效提高。同時，為了保障醫院文書檔案管理工作的正常運行，還需要為檔案的收集、整理、保管等各個環節的工作建立完善制度，并對檔案工作人員進行嚴格考核，以促進工作人員行為的規范性，從而促進文書檔案管理工作的高效實施[2]。

2.3 加強培訓

加強ξ氖櫚蛋腹芾砣嗽鋇幕極培訓，保障能夠提高工作人員的素質。醫院在現代化社會發展中，為其提供更高要求，檔案管理人員不僅提高自身的專業性，熟練掌握計算機技術、法律法規知識等，還需要提高自身的服務意識。所以，在對其培訓過程中，醫院需要構建相關的培訓計劃，并使相關人員都能主動參與到工作中，以提高自身的專業能力和工作水平[3]。并且，還需要為工作人員提供更多的外出學習機會，這樣，工作人員不僅能了解到檔案管理工作中的相關信息，還能掌握到更多的理論知識與技能知識。再次，還需要引導工作人員努力學習計算機、法律知識等，不斷擴展自己的知識面，是其符合醫院的現代化發展需要。

2.4 增強服務

增強工作人員的服務意識，提品質案人員的工作效率。其中，檔案人員需要了解文書檔案管理工作，使工作人員具有高度的責任心，并在工作中充分發揮自己的主動意識。在實際工作中，還需要工作人員養成主動服務與奉獻意識，不僅要堅持各項工作執行的相關規章制度，促進工作的創新性發展，還需要在服務工作中促進效率的提升，使其形成良好的服務形象[4]。

2.5 加大投入

加大資金投入，促進文書檔案管理工作的現代化發展。利用大量資金，能夠為醫院的文書檔案管理工作提供相關設備。在具體工作實施過程中，首先，對文書檔案管理工作中使用的相關設備條件進行勘察，并更新一些關鍵設備，保障設備能夠在良好環境下有效保存。還需要增加一些檔案柜、空調以及監控設備等，以促進設備利用的專用性[5]。同時，還需要實現醫院的信息化建設，并利用計算機網絡等手段對檔案中的信息實施采集、收集、傳輸等工作，以促進工作效率的有效提升。

2.6 更新觀念

更新文書檔案管理工作觀念，促進文書檔案資源的更好利用。醫院檔案管理人員需要提高自身的服務意識，利用多種渠道開發資源，保障在以后工作中能夠為醫院的臨床工作、科研工作提供有效依據。檔案管理人員還需要提供自身認識，并促進檔案資源的多方位利用，保障能夠對文書檔案進行加工、統計、分析等工作，從而為其提供有效參考。并且，還需要在多層次、多方面促進檔案信息資源的深化發展，保障在提高醫療質量基礎上，實現醫院的可持續建設。

3 結語

醫院的文書檔案是醫院中最為寶貴的文化基礎，所以，為了使醫院符合現代化發展需求，需要做好文書檔案管理工作，不僅需要保障制度的完善性，工作人員服務意識的創新性，還需要實現管理工作的科學性發展，以保障醫院實現良好的社會效益與經濟效益。